Manual

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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
ORGANIZACIN Y SISTEMAS II
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPRESA INDUSTRIAL PLUMATEX S.A
AUTORES:
Carabal Pamela.
Pozo Lady
Toapanta Cynthia
Valdivieso Mara Jos
Velastegui Valeria
DOCENTE:
Dr. Miguel Snchez Msc.
CURSO:
CA6-3.
PERIODO ACADMICO:
MARZO- AGOSTO 2017
Quito, 12 de mayo de 2017

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INDICE
1. PERFIL DE LA ORGANIZACIN......................................................................... 4
1.1. PRINCIPIOS Y VALORES DE LA ORGANIZACIN ...................................... 4
ANTECEDENTES ....................................................................................................... 4
Misin ........................................................................................................................... 5
Visin ........................................................................................................................... 5
OBJETIVOS: .................................................................................................................... 5
General.......................................................................................................................... 5
Especficos .................................................................................................................... 5
TICA Y VALORES EMPRESARIALES ...................................................................... 6
Cdigo de tica: ........................................................................................................... 6
Principios ...................................................................................................................... 6
Valores .......................................................................................................................... 6
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL .......................................................................... 8
ORGANIGRAMA FUNCIONAL................................................................................ 9
ORGANIGRAMA POSICIONAL ............................................................................. 11
POLTICAS Y OBJETIVOS POR REAS/UNIDADES ADMINISTRATIVAS ....... 12
Departamento de Mantenimiento ........................................................................... 14
PROVEEDORES ....................................................................................................... 16
COMPETENCIA ........................................................................................................ 16
MERCADO ................................................................................................................ 16
PRODUCTOS ............................................................................................................ 17
1.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ................................................................. 19
Mapeo de Procesos ..................................................................................................... 19
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS ................................................................. 20
LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIN ........................................................ 23

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ANLISIS DE PROCEDIMIENTOS ........................................................................ 24
1.3. FLUJOGODIAGRAMACIN ............................................................................ 28
- Situacin Actual ....................................................................................................... 28
Situacin Propuesta .................................................................................................... 29
Diseo de los Procedimientos..................................................................................... 29
1.4 CUADRO DE COSTOS........................................................................................... 49
Definicin de rubros y desglose de costos.................................................................. 49
2. ELABORACIN DEL INFORME ............................................................................ 59
Antecedentes............................................................................................................... 59
Planificacin del Estudio ............................................................................................ 59
Planteamiento del Problema ....................................................................................... 59
Recopilacin de Informacin...................................................................................... 60
Anlisis de Datos ........................................................................................................ 60
Implementacin de Mejoras ....................................................................................... 60
Conclusiones: ............................................................................................................. 61
Recomendaciones: ...................................................................................................... 61
ANEXOS .................................................................................................................... 62
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PLUMATEX S.A.
1. PERFIL DE LA ORGANIZACIN
1.1.PRINCIPIOS Y VALORES DE LA ORGANIZACIN
ANTECEDENTES
Plumatex es una empresa 100% ecuatoriana que lleva trabajando 25 aos con el nico
propsito de satisfacer las necesidades de sus clientes con productos de calidad. La
dedicacin permanente a la calidad ha permitido que PLUMATEX S.A. elabore sus lneas
de productos bajo los lineamientos tecnolgicos ms exigentes en el Ecuador, certificando
la durabilidad, confort y facilidad en el cuidado en cada uno de sus productos, razn por
la cual es una empresa lder en el mercado. A diferencia de otras industrias dedicadas
exclusivamente a la confeccin, PLUMATEX S.A. genera su propio plumn, producido
a partir de materia prima importada de primera calidad.
PLUMATEX S.A se encuentra ubicado en la direccin:
AV.MANUEL CORDOVA GALARZA 161 BRR.SAN JOSE DE POMASQUI
Telfono:2351-253
Fax:2354-256
E-Mail:
info@plumatex.ec
plumatex@andinanet.net
gerencia@plumatex.ec
ventas@plumatex.ec
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Misin
Crear valor para nuestros clientes, accionistas, trabajadores, y para el pas, transformando
con eficiencia nuestros productos en moda con innovadores acabados textiles,
manteniendo la tradicin de estar siempre a la vanguardia en calidad y tecnologa, con
una gestin empresarial slida, transparente y socialmente responsable.
Visin
Ser una empresa lder basada en su solidez, experiencia, servicio, e innovacin con
infraestructura moderna, alta tecnologa y personal capacitado.
Que nuestros productos sean reconocidos a nivel mundial por su calidad, proteger el
medio ambiente y contribuir con el bienestar de sus trabajadores y el desarrollo de su pas.
OBJETIVOS:
General
Determinar la posibilidad de mejorar y ampliar la lnea de productos de la empresa

Plumatex S.A.
Especficos
Generar fuentes de empleo a nivel nacional.

Obtener un amplio grupo de clientes, siendo reconocidos a nivel nacional.
Desarrollar el crecimiento de calidad en la lnea de productos que ofrecemos.
Brindar elegancia, comodidad y estilo a todo nuestros clientes.
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TICA Y VALORES EMPRESARIALES
Cdigo de tica:
Todas las actuaciones de sus colaboradores, como consecuencia de su vnculo con la

organizacin y sus clientes, estarn guiadas por los valores ticos que rigen la filosofa
que nos caracteriza, recordando que nuestros actos y conducta son el reflejo de los que
somos como individuos.
Principios
Mejoramiento continuo: Establecer el mejoramiento continuo en todos los procesos de

la empresa. Ofreciendo productos de buena calidad y a precios competitivos.
Calidad: Enfocada a la excelencia en la prestacin de servicios ofertados.
Trabajo en equipo: Unin de fuerzas y conocimientos, que den cumplimiento a los

objetivos y solucin a los problemas de los clientes.
Atencin al Cliente: Es de vital importancia, ya que mediante un trato cordial, permitir

mantener y ampliar la cantidad de clientes.
Responsabilidad: Todos tenemos conciencia de la importancia de cumplir cabalmente

con las tareas asignadas.
Valores
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Integridad: Es la coherencia que permite mantenerse firmes en las convicciones y

compromisos. Slo se podr servir de modelo si se inspira confianza.
Honestidad: Demostrar transparencia y valorar la verdad en todos los mbitos del

proceder.
Respeto: Valorar la diversidad de las personas, aceptndolas con sus diferencias.

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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Junta General de Accionistas
Gerencia
Secretaria
Departamento de
Departamento Departamento Departamento de
Produccin
Recursos Humanos Financiero Contable Departamento de Compras y Ventas
Mantenimiento
Recepcin
NIVEL ESTRTEGICO Corte
Figura 1
Fuente: Empresa PLUMATEX
Confeccin Elaborado por: Grupo de investigadores
Empacado
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Determinar las polticas y programas generales as como
fijar los objetivos y metas para cada una de las ramas de
actividad de la empresa.
Aprobar los reglamentos internos y manuales operativos.
Conceder permiso al gerente cuidando de no perjudicar la
marcha normal de las actividades de la empresa.
Gerencia
Ejecutar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones.
Vigilar los cumplimientos de los programas
Determinar las polticas y programas generales as como fijar los objetivos y metas para cada una de las
ramas de la empresas
Aprobar los reglamentos internos y manuales operativos para el desenvolvimiento tcnico y administrativo
Secretaria
Responde las llamadas telefnicas.

Reparar hojas de datos, documentos de procesamiento de
textos, bases de datos y otros tipos de documentos, tales como
los formatos de la empresa.
Mantener y operar las fotocopiadoras, impresoras los sistemas
de telfono, de videoconferencia y de otro equipo de oficina.
Ayudar a crear presentaciones y reportes para conferencias o
reuniones.
10
Departamento Recursos Departamento de Produccin Departamento de Compras y

Humanos Departamento Financiero Ventas
Contable Transformar los recursos
Registro inmediato de todos
Planificar las plantillas de (energa, materia prima, Proporcionar todos los
acuerdo con la organizacin los ingresos generados.
mano de obra, capital, materiales necesarios para la
de la empresa, disear los Registro inmediato de todas
informacin) en productos produccin o las operaciones
puestos de trabajo
las Cuentas presentadas por
oportunos, definir funciones finales. diarias de la compaa o de la
y responsabilidades. los proveedores para su
Fabricar productos del organizacin gubernamental.
Atraer candidatos correspondiente pago.
hogar dependiendo de las Realizar una evaluacin
competentes para un puesto
de trabajo a la empresa. necesidades del cliente, continua de si los materiales
Gestionar todos los trmites utilizando de manera recibidos cuentan con el mejor
jurdico-administrativos que
eficiente y eficaz los precio posible.
comporta el personal de la
empresa, englobados en recursos asignados, Prestar atencin a la opinin
mbitos como la seleccin y evitando desperdicios y de los compradores y brindar
formalizacin de contratos, un excelente servicio.
costos elevados.
tramitacin de nminas y
seguros sociales y control de Buscar opciones de
Figura 2
los derechos y deberes del inversin con las que pueda Fuente: Empresa PLUMATEX
Elaborado por: Grupo de investigadores
trabajador.
contar el negocio.
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ORGANIGRAMA POSICIONAL
Dr. Felipe Burneo
Ing. Fernanda Burneo
Gerencia
Secretaria
Dra. Gabriela Burneo
Sra. Jacqueline Hernndez
Departamento de Compras y
Departamento Departamento de Produccin Ventas
Departamento Sr. Johnny lvarez
Recursos Humanos Financiero Contable Sra. Mara Fernanda Ormaza
Lic. Apolo Vsquez Ing. Wilson Martnez
Mantenimiento
Sr. Jorge Machado
Recepcin
Corte
Sra. Cristina Jurado
Confeccin
Sra. Mayra Lema
Figura 3
Empacado Fuente: Empresa PLUMATEX
Sr. Kleber Snchez Elaborado por: Grupo de investigadores
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POLTICAS Y OBJETIVOS POR REAS/UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Gerencia General
Objetivo
Definir las polticas, directrices y procedimientos (a travs de circulares) que se debern

aplicar en toda la empresa, para lograr la eficiencia administrativa, operacional y
financiera que se requiere para la rentabilidad y vigencia de la empresa en el tiempo.
Polticas
Programar, ejecutar y efectuar el seguimiento al presupuesto de ingresos y gastos

de la empresa, de manera eficiente y bajo los principios y la normatividad.
Adelantar en forma gil, oportuna y transparente, la adquisicin de bienes y
servicios de la empresa, con sujecin a los principios que rigen los acuerdos de
voluntades, sin ms requerimientos que los formalmente establecidos en la
normatividad interna.
Suministrar de manera oportuna y eficiente la informacin financiera y
administrativa de la empresa a travs del Sistema de Gestin Financiera.
Generar informacin financiera de la empresa bajo los principios de confiabilidad,
relevancia y comprensibilidad, de acuerdo a las polticas y normas que rigen en
materia contable y tributaria.
Administrar y custodiar los recursos financieros de la empresa de manera
eficiente, segura y eficaz.
Departamento de Financiero Contable
Objetivo
Obtener fondos y suministrar el capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa,

procurando disponer con los medios econmicos necesarios para cada uno de los
departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
Polticas
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El departamento de Financiero Contable deber mantener un seguimiento

constante del ejercicio del gasto con el fin de evitar sobregiros y en su caso, estar
en la posibilidad de transmitir las transferencias o ampliaciones presupuestales
requeridas.
Ser responsable de revisar que la documentacin prestada para amortizacin
propuesta cuente con requisitos fiscales y firma de autorizacin del empleado del
rea solicitante en su caso.
Es responsable de la conciliacin de Contabilidad, Cuentas por Pagar y Cuentas
por Cobrar, estableciendo los das 13 de cada mes para realizar la tarea.
El encargado de caja enviar mensualmente a Finanzas la relacin de depsito por
identificar, los cuales debern cotejar con las facturas pendientes de pago y las
que sean localizadas debern informar a Finanzas para su registro
correspondiente.
Departamento de Compras
Objetivo
Asegurar que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operacin del
negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa;
asimismo, tambin es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los
niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar buenas relaciones con los
proveedores.
Polticas
Toda compra ser tramitada nicamente di fue solicitada mediante la requisicin

de compra.
Todas las compras menores o iguales a $5,000.00 pesos sern adquiridas en
efectivo. nicamente se aceptaran facturas o remisin los martes de cada semana
de 4:00 a 6:00 p.m.
Para la adquisicin de los bienes se deber solicitar cotizacin por lo menos de
3 proveedores distintos.
Departamento de Ventas
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Objetivo
Distribucin y venta de los productos y dar seguimiento da a da de las diferentes rutas

de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales
comerciales. En este departamento se prepara da a da el pedido de ventas a manufactura
segn su requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para lanzamiento de
productos, promociones y ofertas.
Polticas para la administracin de cartera de clientes.
Los clientes de acuerdo al volumen de compra, se clasifican en:
A y B. Poseen exhibidores de alta capacidad y obtienen mayor cantidad de productos.
C. Baja capacidad exhibida
D. No tiene exhibidor y solo vende producto junior (RD$ 3.00)
Departamento de Produccin
Objetivo
Formular y desarrollar los mtodos ms adecuados para la elaboracin de productos, al

suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas
requeridas.
Polticas
El rea de Produccin deber tener un responsable quin supervise el trabajo y el

buen uso de los insumos, la maquinaria y el tiempo que necesitan para producir.
Los trabajadores debern tener la capacitacin necesaria para hacer uso de la
maquinaria de produccin.
En el rea de Produccin solo pueden trabajar e intervenir en la produccin, Ing.
Bioqumicos, Ing. Industriales, supervisores y operadores de la maquinaria.
Departamento de Mantenimiento
Objetivo
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Proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera el Centro en materia

de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, as como la contratacin de
la obra pblica necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones fsicas
de los inmuebles.
Polticas
La administracin de mantenimiento necesita contar con medios claros y precisos

para solicitar, autorizar y ejecutar trabajos; computar tiempo, materiales y costos;
saber qu acciones son necesarias para reducir al mnimo el costo de
mantenimiento y el tiempo de paro y, finalmente evaluar los resultados
comparndolos con lo planeado, estimado y programado.
Todo trabajo de mantenimiento debe originarse en un documento, a efecto de
evitar la realizacin de labores sin importancia, innecesarias o no autorizadas, y
para contar con un registro de la tarea efectuada por mquina.
La demanda de servicio puede provenir del personal de produccin o del de
mantenimiento. En este ltimo caso puede ser el resultado de inspecciones de
carcter preventivo o de problemas encontrados por un trabajador o sobrestante
(de produccin o de mantenimiento) o por el coordinador de mantenimiento
preventivo.
Las inspecciones, lubricaciones, limpiezas, etctera, tendrn que aprobarse en
rdenes de trabajo fijas, ya que el prorrateo de costo por mquina o pieza de
equipo no es necesario.
La prioridad del trabajo a realizar deber indicarse en la solicitud, haciendo
constar si se trata de una urgencia (hacer luego), de una rutina (a programarse para
su realizacin de acuerdo con el orden normal), o de algo deseable (labor de
relleno). Los trabajos, dentro de su categora respectiva, se efectuarn en el orden
en que se reciban.
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PROVEEDORES
La empresa Plumatex cuenta con diferentes proveedores como: Texprint, Sintofil,

Montgar, Modatex, IDETEX., Tejidos Pintex, Cortivis, Industrias Ponteselva, Garcontex
y Fibratex.
COMPETENCIA
Las empresas textiles constituyen el tercer sector manufacturero ms grande del pas y se
va visto afectada principalmente por la llegada de ms competencia internacional ya que
esta puede afectar al sector, porque son empresas que tienen costos de produccin mucho
ms bajos que los de la industria nacional.
Mejorar la competitividad es el principal desafo de la industria, hacerlo permitir ingresar

y posicionarse en mercados forneos, incentivar la produccin y por lo tanto generar
importantes plazas de empleo.
MERCADO
Los mercados que atiende Plumatex S.A estn orientados al rubro textil posicionado
principalmente en hilos, telas planas para lnea hotelera, lnea infantil, lnea ortopdica.
En el mercado abastecemos a confeccionistas directamente que se especializan en

confeccionar almohadas, protectores de colchn, cobijas, sabanas con nuestra
especializada asesora hemos logrado posicionar a nuestros clientes y nuestras telas en los
ms altos proyectos.
Somos lderes, nuestros clientes que son distribuidores autorizados y mayoristas nos
prefieren por nuestra calidad y variedad de diseos que renovamos constantemente
siguiendo tendencias y moda en el campo de la lencera de cama.
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En el 2017 estamos apostando por un mercado que no ha sido explotado anteriormente,

Tecnicahogar.es (consiste en la distribucin, venta, compra, marketing y suministro de
informacin de productos o servicios a travs de Internet) ha tomado un giro muy
importante y la venta on-line se ha posicionado como uno de los mercados en crecimiento
para este ao. Hemos colocado nuestros nuevos productos con variados diseos y
presentacin en estas plataformas; para poder tambin atender a un pblico ms extenso
que busca productos novedosos y de fcil acceso.
PRODUCTOS
La empresa Plumatex S.A. se dedica a fabricacin de artculos confeccionados con

cualquier tipo de material textil, incluidos tejidos (telas) de punto y ganchillo: frazadas,
mantas de viaje, sobrecamas, cobijas, edredones, ropa de cama, sbanas, manteleras,
toallas y artculos de cocina acolchados, edredones, cojines, pufs, almohadas, sacos de
dormir, artculos para el bao, etctera.
La empresa PLUMATEX S. A. es orgullosa proveedora de las grandes cadenas de ropa

y empresas textiles.
Distribuye los siguientes productos:

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19
1.2.PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Mapeo de Procesos
PLANIFICACIN ESTRATGICA
PROVEEDORES
CLIENTES
COMPRAS PRODUCCIN VENTAS
FINANZAS RECURSOS MANTENIMIENTO

HUMANOS
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INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO GOBERNANTE
PRESIDENCIA GERENCIA
Representacin legal de la empresa Administrar
Presidir las sesiones de la Asamblea y de Planificar, organizar, dirigir y controlar

la Junta Directiva, suscribiendo las las actividades que se realicen en la
respectivas actas. organizacin.
PROCESOS AGREGADORES DE VALOR
COMPRAS PRODUCCIN VENTA
Solicitar Preparacin de la Requerimiento

Adquirir materia prima Dirigirse a bodega
Recibir Blanqueo Verificacin del
Registrar Tintura producto
Enviar a Bodega Estampacin Cancelacin del
Aprestos producto
Acabado Entrega del
Empaquetado producto
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PROCESO DE APOYO
FINANZAS RECURSOS HUMANOS MANTENIMIENTO
Administrar y controlar los Reclutar al personal idneo Preservar la calidad del

recursos financieros que para cada puesto. servicio y el valor de la
utiliza la empresa y se infraestructura
plantea conseguir los evitando el deterioro
objetivos prematuro.
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LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIN
PROCESO DE COMPRA
Al momento en que el cliente solicita la materia prima a PLUMATEX S.A, las personas
encargadas de bodega se dirigen a la misma con el fin de verificar el producto que el
cliente se encuentra solicitando. El producto solicitado por el cliente debe encontrarse en
perfectas condiciones para satisfacer la necesidad del cliente.
PROCESO DE PRODUCCIN
En este proceso el personal que se encuentra en produccin debe de seguir los parmetros
establecidos por la empresa, como utilizar correctamente el uniforme asignado. En el rea
de produccin el personal debe de seguir los procesos de manera secuencial para la
elaboracin del producto.
PROCESO DE VENTAS
En este proceso implica que el cliente cuando requiere la materia prima, debe cancelar el
valor correspondiente de acuerdo al producto solicitado. Luego de la cancelacin del
producto requerido la empresa procede a entregar el producto al cliente
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ANLISIS DE PROCEDIMIENTOS
COMPRAS
SOLICITUD: PLUMATEX S.A se comunica con sus proveedores
ADQUISICIN: La empresa realiza la compra de la materia prima para la elaboracin

del producto y procede a la cancelacin de la compra
RECEPCIN: El proveedor procede a realizar el envo de la materia a la empresa
REGISTRO: La empresa se encarga de registrar la materia prima que ingresa.
Bodega: El personal que se encuentra en bodega procede a guardar la materia prima para
la elaboracin del producto.
PRODUCCIN
RECEPCIN
Cuando el algodn llega a la planta desmontadora, se

carga en el edificio por medio de conductos colocados
en los camiones y remolques.
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PREPARACIN DE LA MATERIA PRIMA
A continuacin, pasa a unas mquinas que separan del algodn

toda la materia extraa: suciedad, restos de hojas, semillas, tallos,
etc. El algodn limpio entra en las desmotadoras, que separan la
fibra de las semillas.
BLANQUEO
El blanqueo textil se lleva a cabo en telas que contienen fibras

como algodn, lana, lino, seda, etc. El cual requiere un alto
grado de brillantes, blancuras o que sern estampadas con
fondo blanco o en tonos claros
TINTURA
La tintura es el proceso en el que la materia textil, al

ser puesta en contacto con una solucin de colorante,
absorbe ste de manera que habindose teido ofrece
resistencia.
ESTAMPACIN
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El principal mtodo para estampar dibujos en algodn es

el huecograbado mediante rodillos; en este proceso el
dibujo se graba en rodillos de cobre (un rodillo para cada
color) y se llenan las depresiones de los rodillos con pasta
de estampado; a continuacin, se pasa la tela por los rodillos.
APRESTOS
Se refiere a conferir un acabado especial a un sustrato textil, como por ejemplo

darle rigidez, estabilidad, impermeabilizarlo o aumentar su peso.
ACABADO
Adems del teido y el estampado, la tela recibe otros

acabados para mejorar su aspecto y cualidades, como
por ejemplo tratamientos para mejorar la resistencia a
las arrugas en textiles como el algodn
EMPAQUETADO
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Finalmente, el producto es empaquetado y transportado por bandas especiales e

introducido en cajas, que son llevadas a la bodega de producto terminado,
para su posterior comercializacin
VENTAS
REQUERIMIENTO: En el cliente nace la necesidad de adquirir el producto para

satisfacer sus necesidades
DIRIGIRSE A BODEGA: Observar si se encuentra disponible lo requerido por el

cliente
VERIFICACIN DEL PRODUCTO: Se procede a la verificacin del producto para

poder entregar al cliente.
CANCELACIN DEL PRODUCTO: Despus de la verificacin se procede a la

cancelacin del producto
ENTREGA DEL PRODUCTO: Se entrega el producto al cliente

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1.3.FLUJOGODIAGRAMACIN
Situacin Actual
a. Diseo de los procedimientos
Actualmente, la empresa PLUMATEX S.A. no posee un manual de procedimientos para

las actividades que llevan a cabo, por lo tanto, se implementar uno para mejora del
desempeo de la empresa.
La empresa posee algunos procedimientos que normalmente aplican en la produccin son

los siguientes:
Toda la produccin genera un orden incluyendo las que se refieren a arreglos,

cambios y modificaciones.
Las rdenes deben emitirse los das lunes una vez establecido el cronograma de
trabajo en la reunin de planificacin mensual. Por excepcin se generan rdenes entre
semana siempre con la fecha de produccin y con numeracin que corresponda.
Las rdenes de produccin se generan nicamente con las rdenes de compra en

la que conste la aprobacin por escrito del cliente.
Las ordenes que se generan para el trabajo diario deben ser entregadas, realizando
la verificacin fsica de la produccin, a las 4:50 pm se dejaran en una bandeja de la
oficina destinada para ello, en la parte superior de la bandeja las ordenes que no han sido
terminadas y en la inferior las terminadas.
Las rdenes de produccin son recibidas por Jhonny Alvarez nicamente cuando
ha sido comprobado fsicamente el cumplimiento.
Las rdenes de produccin deben ser llenadas a tiempo y con informacin real, de
lo contrario no sirven. Se requiere de la colaboracin y creacin de conciencia de todos
los involucrados.
Los involucrados deben llenar las ordenes con los datos tanto de materiales como
de tiempos utilizados al trmino de cada actividad: no se debe esperar al terminar el da,
esta es la y nica forma de obtener datos reales y evitar olvidos y confusiones.
La produccin debe ajustarse a los tiempos establecidos, los cuales son reales, por
lo tanto no deben existir tiempos superiores a los fijados, los mismos que son alcanzables.
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Nunca se deben llenar almohadas que no se vayan a cerrar el mismo da y la fibra

debe estar siempre cubierta.
El control de calidad es responsabilidad de todos y cada uno los involucrados. Es

necesario su compromiso para llegar a la meta. Nunca se debe despachar un producto que
no cumpla las especificaciones establecidas por la empresa. Se debe tener claro que un
trabajo mal realizado, regresa y su correccin cuesta tiempo, dinero, y afecta la imagen
de la empresa.
La maquila se recibe siempre con factura. Ningn apuro justifica recibirlo sin lo
indicado, porque es una de las causas principales del desorden del proceso de la
produccin.
Situacin Propuesta
Diseo de los Procedimientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PLUMATEX S.A.
SISTEMA: Industria textil SUBSISTEMA: Presidencia

PROCEDIMIENTO 01: Toma de decisiones
UNIDAD O SOPORTES O
ACTIVIDADES TIEMPO COSTO
RESPONSABLE PRODUCTO
1. Anlisis del problema 240 $23,33
2. Detalles del problema 120 $11,67
3. Identificacin del problema 180 $17,50
Presidente 4. Diagnstico del problema 60 $5,83
5. Alternativas de solucin 180 $17,50
6. Evaluacin de opciones 150 $14,58
7. Mejor opcin 180 $17,50
Gerente 8. Implementacin Acta de resolucin 300 $22,92
9. Elaborar el acta con el orden del da Acta de orden del da 120 $4,71
10. Preparar los documentos tcnicos necesarios para el
debate 180 $7,06
Secretaria
11. Moderar el debat 300 $11,77
12. Seguir la toma de decisiones del problema 300 $11,77
13. Presentar el informe de lo tratado en el debate Acta de orden del da 120 $4,71
30
31
SISTEMA: Industria textil SUBSISTEMA: Gerencia

PROCEDIMIENTO 02: Administracin de la empresa
UNIDAD O SOPORTES O
Presidente 1. Programa de implementacin de mejora Informe 300 $29,17
2. Se rene con los representantes de cada departamento Informes 180 $13,75
3. Verifica si existen documentos pendientes 180 $13,75
4. Implementacin de mejoras para la empresa 360 $27,50
Gerente
5. Autoriza transferencias bancarias Cheques 210 $16,04
6. Supervisin general de la empresa Informes 240 $18,33
7. Anlisis de Estados financieros e ndices financieros Estados financieros 320 $24,44
32
33
SISTEMA: Industria textil SUBSISTEMA: Compra

PROCEDIMIENTO 03: Adquisicin de materia prima
UNIDAD O
ACTIVIDADES SOPORTES O PRODUCTO TIEMPO COSTO
RESPONSABLE
Cliente 1. Emitir solicitud de compra Solicitud de compra 60 $0,00
Jefe de compras 2. Solicitar cotizacin a proveedores Cotizacin 120 $8,17
Proveedor 3. Entregar cotizacin 90 $0,00
4. Evaluar las cotizaciones 90 $6,13
Jefe de compras
5. Crear orden de compra 30 $2,04
Gerente 6. Liberar orden de compra 120 $9,17
Jefe de compras 7. Imprimir orden de compra Orden de compra 30 $2,04
Gerente 8. Firmar orden de compra 60 $4,58
Jefe de compras 9. Entregar orden de compra al proveedor 120 $8,17
34
35

PROCEDIMIENTO 04: Recepcin de insumos
UNIDAD O SOPORTES O
1. Solicitud de insumos a compras Solicitud 60 $3,33
Jefe de Bodega
2. Recepcin de insumos 120 $6,67
3. Inspeccin y control de materia prima 180 $7,13
Bodeguero 4. Almacenaje en condiciones ptimas 320 $12,67
5. Uso de recursos adecuados 120 $4,75
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PROCEDIMIENTO 05: Almacenamiento
UNIDAD O SOPORTES O
1. Recibe facturas del proveedor y verifica si existe orden de
compra 60 $2,92
2. Concilia Orden Orden de compra 90 $4,38
Auxiliar Almacn
3. Anote en las facturas las diferencias e informa al jefe de
almacn 30 $1,46
4. Envia Facutra con copia al jefe de almacn 60 $2,92
5. Gestin de recepcin y orden de compra Orden de compra 120 $7,92
6. Ingresa en el sistema informtico los datos de la orden de
compra 60 $3,96
Jefe de almacen
7. Verifica el ingreso fsico de mercanca al almacn 120 $7,92
8. Emite reporde de entradas y enva documentacin al jefe
de compras. 150 $9,90
9. Recibe documentacin 120 $8,17
Jefe de compras 10. Factura del proveedor como validacin y tramita con el
rea financiera 150 $10,21
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39
SISTEMA: Industria textil SUBSISTEMA: Produccin

PROCEDIMIENTO 06: Transformacin de Materia Prima
UNIDAD O SOPORTES O
Jefe de produccin 1. Recepcin de insumos 90 $5,94
2. Preparacin de materia prima 120 $5,83
3. Blanqueo 150 $7,29
4. Tintura 170 $8,26
Auxiliar de
5. Estapacin 180 $8,75
Produccin
6. Aprestos 190 $9,24
7. Acabado 240 $11,67
8. Empaquetado 120 $5,83
40
41
SISTEMA: Industria textil SUBSISTEMA: Venta

PROCEDIMIENTO 07: Atencin al cliente y facturacin de compra realizada
UNIDAD O SOPORTES O
Cliente 1. Requerimiento de producto 20 $0,00
2. Solicitud a bodega Solicitud 10 $0,42
Vendedor
3. Verificacin de existencia del producto 15 $0,63
Cajero 4. Cancelacin del producto 20 $0,79
Vendedor 5. Entrega del producto 15 $0,63
Cajero 6. Facturacin Factura 20 $0,79
42
43
SISTEMA: Industria textil SUBSISTEMA: Finanzas

PROCEDIMIENTO 08: Control de cartera
UNIDAD O SOPORTES O
1. Generacin de base de cartera de clientes para
Base de datos de clientes 60 $2,92
gestin de cobranzas
Auxiliar de
2. Anlisis, segmentacin y asigancin de carter de 120 $5,83
finanzas
3. Regitro de gestin telfonica y dems estrategias
90 $4,38
de recuperacin y cobranza
4. Anisis, elaboracin y entrega de cartas de 120 $7,92
Jefe de finanzas 5. Anlisis, elaboracin de ttulos de crditos 120 $7,92
6. Monitoreo y Evaluacin 240 $15,83
44
45
SISTEMA: Industria textil SUBSISTEMA: Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO 09: Reclutamiento del personal
UNIDAD O SOPORTES O
Jefe Talento
Hunano 1. Reclutamiento del personal 180 $11,88
Entrevistador-
2. Recibir y revisar hojas de vidas recolectadas Currculum vitae 120 $0,20
Psiclogo
Psiclogo 3. Realizar pruebas psicotcnicas 120 $5,00
Entrevistador 4. Entrevistar 120 $4,75
5. Cumple con lo requerido 60 $3,96
Jefe Talento
6. Perodo de prueba 600 $39,58
Hunano
7. Contratar al personal Contrato 240 $15,83
46
47
SISTEMA: Industria textil SUBSISTEMA: Mantenimiento

PROCEDIMIENTO 10: Servicio tcnico de maquinaria
UNIDAD O SOPORTES O
Jefe Produccin 1. Necesidad de mantenimiento de maquinaria 60 $2,38
Jefe de 2. Verificar la garanta 60

$2,38
Mantenimiento
3. Realizar correspondiente cotizacin Cotizacin 120 $4,75
Auxiliar de
mantenimiento 4. Enviar la maquinaria a servicio tcnico 180 $7,13
Jefe de
Mantenimiento 5. Firmar ficha de entrega de maquinaria Ficha de entrega 60 $3,96
Auxiliar de
mantenimiento 6. Retirar maquinaria en ptimas condiciones 60 $3,96
48
49
1.4 CUADRO DE COSTOS
Definicin de rubros y desglose de costos
REA: PRESIDENCIA
PROCESO: TOMA DE DESICIONES
SITUACIN
ACTUAL PROPUESTA
# DE ACTIVIDADES 16 13
# DE PERSONAL 3 3
TIEMPO EN MINUTOS 3.420 2.430
COSTOS 200,85 171,90
COSTOS
SUMINISTRO
SUELDOS LUZ AGUA TELEFONO COSTO H. COSTO min
DE OFICINA COSTO TOTAL
PRESIDENTE 1.200,00 1.400,00 5,83 0,10
GERENTE 950,00 65,00 20,00 35,00 80,00 1.150,00 4,79 0,08
SECRETARIA 365,00 565,00 2,35 0,04
TOTAL 3.115,00 12,98 0,22
Para el clculo del costo total se suma el sueldo, luz, agua, telfono y suministros de oficina
En el clculo del costo hora procedemos a dividir el costo total para 240 ya que al mes un trabajador labora mencionados das, es decir 8 horas
diarias por los 30 das laborables al mes
En el clculo del costo minuto dividimos el costo hora para 60 minutos ya que es lo que contiene cada minuto
50
REA:GERENCIA
PROCESO: ADMINISTRACIN DE EMPRESA
SITUACIN
ACTUAL PROPUESTA
# DE PERSONAL 2 2
COSTOS 220,00 143,87
COSTOS
SUMINISTRO
PRESIDENTE 1.000,00 1.199,00 5,00 0,08
58,00 25,00 46,00 70,00
GERENTE 950,00 1.149,00 4,79 0,08
TOTAL 2.348,00 9,78 0,16
51
REA:COMPRAS
PROCESO: ADQUISICIN DE MATERIA PRIMA
SITUACIN
ACTUAL PROPUESTA
# DE PERSONAL 2 2
TIEMPO EN MINUTOS 800 720
COSTOS 70,00 42,30
COSTOS
SUMINISTRO
SUELDOS LUZ AGUA TELFONO COSTO H. COSTO min
GERENTE 950,00 1.185,00 4,94 0,08
60,00 50,00 45,00 80,00
JEFE DE COMPRAS 780,00 1.015,00 4,23 0,07
TOTAL 2.200,00 9,17 0,15
En el clculo del costo minuto dividimos el costo hora para 60 minutos ya que es lo que contiene cada minuto.
52
REA:COMPRAS
PROCESO: RECEPCIN DE INSUMOS
SITUACIN
ACTUAL PROPUESTA
# DE PERSONAL 2 2
COSTOS 60,00 53,22
COSTOS
SUMINISTRO DE COSTO
OFICINA TOTAL
JEFE DE BODEGA 830,00 1.020,00 4,25 0,07
50,00 35,00 30,00 75,00
BODEGUERO 750,00 940,00 3,92 0,07
TOTAL 1.960,00 8,17 0,14
53
REA:COMPRAS
PROCESO: ALMACENAMIENTO
SITUACIN
ACTUAL PROPUESTA
# DE PERSONAL 2 2
COSTOS 60,00 51,26
COSTOS
SUMINISTRO COSTO
DE OFICINA TOTAL
AUXILIAR ALMACN 500,00 731,00 3,05 0,05
JEFE ALMACN 750,00 70,00 30,00 45,00 86,00 981,00 4,09 0,07
JEFE COMPRAS 780,00 1.011,00 4,21 0,07
TOTAL 2.723,00 11,35 0,19
54
REA: PRODUCCIN
PROCESO: Transformacin de Materia Prima
SITUACIN
ACTUAL PROPUESTA
# DE PERSONAL 2 2
COSTOS 98,00 67,63
COSTOS
MATERIA SUMINISTRO COSTO
PRIMA DE OFICINA TOTAL
JEFE PRODUCCIN 750,00 1.005,00 4,19 0,07
100,00 50,00 25,00 50,00 80,00
AUXILIAR PRODUCCIN 500,00 755,00 3,15 0,05
TOTAL 1.760,00 7,33 0,12
55
REA:Venta
PROCESO: Atencin al cliente facturacin
SITUACIN
ACTUAL PROPUESTA
# DE PERSONAL 2 2
COSTOS 10,00 3,12
COSTOS
SUMINISTRO COSTO
DE OFICINA TOTAL
Vendedor 400,00 576,00 2,40 0,04
45,00 25,00 30,00 76,00
Cajero 370,00 546,00 2,28 0,04
TOTAL 1.122,00 4,68 0,08
56
REA:FINANZAS
PROCESO: CONTROL DE CARTERA
SITUACIN
ACTUAL PROPUESTA
# DE PERSONAL 2 2
COSTOS 79,00 44,22
COSTOS
SUMINISTRO DE COSTO
OFICINA TOTAL
AUXILIAR FINANZAS 500,00 689,00 2,87 0,05
60,00 37,00 28,00 64,00
JEFE FINANZAS 750,00 939,00 3,91 0,07
TOTAL 1.628,00 6,78 0,11
57
REA:COMPRAS
PROCESO: RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL
SITUACIN
ACTUAL PROPUESTA
# DE PERSONAL 6 4
COSTOS 80,00 86,94
COSTOS
SUMINISTRO DE COSTO
OFICINA TOTAL
ENTREVISTADOR 400,00 600,00 2,50 0,04
PSICOLOGO 600,00 65,00 20,00 35,00 80,00 800,00 3,33 0,06
JEFE TALENTO HUMANO 800,00 1.000,00 4,17 0,07
TOTAL 2.400,00 10,00 0,17
58
REA: MANTENIMIENTO
PROCESO: SERVICIO TCNICO MAQUINARIA
SITUACIN
ACTUAL PROPUESTA
# DE PERSONAL 3 3
TIEMPO EN MINUTOS 4.124 540
COSTOS 190,00 25,56
COSTOS
SUMINISTRO COSTO
DE OFICINA TOTAL
AUXILIAR MANTENIMIENTO 450,00 615,00 2,56 0,04
JEFE PRODUCCIN 750,00 55,00 25,00 16,00 69,00 915,00 3,81 0,06
JEFE MANTENIMIENTO 750,00 915,00 3,81 0,06
TOTAL 2.445,00 10,19 0,17
59
2. ELABORACIN DEL INFORME
Antecedentes
En la ciudad de San Francisco de Quito, el 09 de agosto de 1992, el seor Alberto Burneo y

la seora Frida Len de Burneo, fundada la Compaa Annima Plumatex S.A
Plumatex S.A. inicia su actividad industrial con un capital social de un milln doscientos mil
sucres (S/. 1200.000)
La misma que se dedicar a la actividad industrial, especialmente en la rama textil para la

fabricacin de cobijas, sbanas, orln y mezclas de fibras acrticas con los acabados
necesarios para la distribucin de su producto, con el proceso de cubrir las necesidades de
mercado del Ecuador. Gracias a su filosofa de calidad y permanente mejoramiento, en poco
tiempo logra posicionarse como una de las compaas textiles ms importantes del pas en el
rango de fibra larga.
La empresa fabrica artculos confeccionados con cualquier tipo de material textil, incluidos
tejidos (telas) de punto y ganchillo: frazadas, mantas de viaje, sobrecamas, cobijas,
edredones, ropa de cama, sbanas, manteleras, toallas y artculos de cocina acolchados,
edredones, cojines, pufs, almohadas, sacos de dormir, artculos para el bao, etctera.
Planificacin del Estudio

El objetivo del presente documento es presentar al docente la correcta distribucin del
espacio fisico de la empresa Industrial Plumatex S.A., la cual cuenta se encuentra ubicada en
la AV.MANUEL CORDOVA GALARZA 161 BRR.SAN JOSE DE POMASQUI.
Planteamiento del Problema

La empresa Industrial Plumatex S.A. ubicada en la Av. Manuel Crdova Galarza 161 BRR.
San Jos de Pomasqui tiene una adecuada distribucin de espacio fsico?
OBJETIVO
60
Mejorar la distribucin del espacio fsico para brindar un servicio eficiente y eficaz
al cliente con el fin de satisfacer sus necesidades
Recopilacin de Informacin
La informacin obtenida fue:
Visualizacin del espacio fsico en la empresa
Documentos obtenidos por parte de la empresa y por medio de pginas web.
Anlisis de Datos
La filosofa de la empresa PLUMATEX S.A es brindar un producto de calidad al cliente,

ampla sus lneas de produccin incursionando con xito en la fabricacin de telas planas,
tejidos de punto y cobijas cardadas, para poder satisfacer sus necesidades.
Observamos las siguientes deficiencias en la distribucin del espacio fsico.
Las puertas de la empresa se abren hacia afuera, lo cual es incorrecto.

Al momento de realizar la venta el personal de produccin ingresaba nuevamente por
el departamento de produccin para llevar el producto al rea de ventas.
El espacio de la bodega donde se almacena los productos terminados no es utilizado
eficientemente.
Existe una puerta en el rea de produccin y rea de ventas que se encuentran
cerradas.
Implementacin de Mejoras
Al visualizar la incorrecta distribucin del espacio fsico, hemos implementado mejoras.
Las puertas para una mayor seguridad de los trabajadores y de los clientes de la
empresa deben abrirse para adentro.
61
Aumentar estanteras para la ubicacin de los productos y mejor visualizacin para

los clientes.
Almacenar los productos terminados en la bodega utilizando eficientemente el
espacio del rea de produccin y rea de almacenaje.
Abrir las puertas del rea de produccin en caso de emergencia.
Abrir la puerta que se encuentra en el rea de ventas para que el personal al momento
de necesitar ms productos no tenga que cruzar por el rea administrativa.
Conclusiones:
No existi una adecuada distribucin del espacio en la empresa,
El departamento de administracin no tena un ambiente laboral adecuado ya que
haban interrupciones al ingresar el producto terminado.
No existen sealtica de emergencia.
Las puertas estn mal posicionadas.
Uso deficiente del espacio de bodega.
Recomendaciones:
Se recomienda realizar una adecuada distribucin del espacio fsico, en cuanto al
momento de salir el producto terminado al rea de ventas.
Crear un ambiente laboral adecuado en el departamento de administracin, debido a
las molestias causada por el departamento de ventas y bodega.
Utilizar las puertas de una manera eficiente.
Implementar la sealita para casos de emergencia.
Ejecutar un mejor orden en el rea de produccin y bodega.
62
ANEXOS
63
64

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1

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPRESA INDUSTRIAL PLUMATEX S.A

Valdivieso Mara Jos

Dr. Miguel Snchez Msc.

MARZO- AGOSTO 2017

Quito, 12 de mayo de 2017

1.1. PRINCIPIOS Y VALORES DE LA ORGANIZACIN ...................................... 4

TICA Y VALORES EMPRESARIALES ...................................................................... 6

Cdigo de tica: ........................................................................................................... 6

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL .......................................................................... 8

ORGANIGRAMA POSICIONAL ............................................................................. 11

POLTICAS Y OBJETIVOS POR REAS/UNIDADES ADMINISTRATIVAS ....... 12

Departamento de Mantenimiento ........................................................................... 14

1.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ................................................................. 19

Mapeo de Procesos ..................................................................................................... 19

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS ................................................................. 20

LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIN ........................................................ 23

ANLISIS DE PROCEDIMIENTOS ........................................................................ 24

1.3. FLUJOGODIAGRAMACIN ............................................................................ 28

- Situacin Actual ....................................................................................................... 28

Situacin Propuesta .................................................................................................... 29

Diseo de los Procedimientos..................................................................................... 29

1.4 CUADRO DE COSTOS........................................................................................... 49

Definicin de rubros y desglose de costos.................................................................. 49

2. ELABORACIN DEL INFORME ............................................................................ 59

Planificacin del Estudio ............................................................................................ 59

Planteamiento del Problema ....................................................................................... 59

Anlisis de Datos ........................................................................................................ 60

Implementacin de Mejoras ....................................................................................... 60

1.1.PRINCIPIOS Y VALORES DE LA ORGANIZACIN

PLUMATEX S.A se encuentra ubicado en la direccin:

AV.MANUEL CORDOVA GALARZA 161 BRR.SAN JOSE DE POMASQUI

Determinar la posibilidad de mejorar y ampliar la lnea de productos de la empresa

Generar fuentes de empleo a nivel nacional.

TICA Y VALORES EMPRESARIALES

Todas las actuaciones de sus colaboradores, como consecuencia de su vnculo con la

Mejoramiento continuo: Establecer el mejoramiento continuo en todos los procesos de

Calidad: Enfocada a la excelencia en la prestacin de servicios ofertados.

Trabajo en equipo: Unin de fuerzas y conocimientos, que den cumplimiento a los

Atencin al Cliente: Es de vital importancia, ya que mediante un trato cordial, permitir

Responsabilidad: Todos tenemos conciencia de la importancia de cumplir cabalmente

Integridad: Es la coherencia que permite mantenerse firmes en las convicciones y

Honestidad: Demostrar transparencia y valorar la verdad en todos los mbitos del

Respeto: Valorar la diversidad de las personas, aceptndolas con sus diferencias.

Junta General de Accionistas

NIVEL ESTRTEGICO Corte

Junta General de Accionistas

Responde las llamadas telefnicas.

Departamento Recursos Departamento de Produccin Departamento de Compras y

POLTICAS Y OBJETIVOS POR REAS/UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Definir las polticas, directrices y procedimientos (a travs de circulares) que se debern

Programar, ejecutar y efectuar el seguimiento al presupuesto de ingresos y gastos

Departamento de Financiero Contable

Obtener fondos y suministrar el capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa,

El departamento de Financiero Contable deber mantener un seguimiento

Toda compra ser tramitada nicamente di fue solicitada mediante la requisicin

Distribucin y venta de los productos y dar seguimiento da a da de las diferentes rutas

Polticas para la administracin de cartera de clientes.

Los clientes de acuerdo al volumen de compra, se clasifican en:

A y B. Poseen exhibidores de alta capacidad y obtienen mayor cantidad de productos.

C. Baja capacidad exhibida

D. No tiene exhibidor y solo vende producto junior (RD$ 3.00)

Formular y desarrollar los mtodos ms adecuados para la elaboracin de productos, al