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ETAPA 3 COMPETENCIA:

EL ALUMNO APLICA LAS HERRAMIENTAS DE


TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL 2010 EN
MLTIPLES CONTEXTOS, PERMITINDOLE
REALIZAR EL ANLISIS Y REFLEXIN EN LA
SOLUCIN DE PROBLEMAS A PARTIR DEL USO
CORRECTO DE LOS DIFERENTES TIPOS DE
DATOS, FUNCIONES Y FRMULAS.

Microsoft
Excel 2010 ACADEMIA DE TICs I
AMBIENTE GRFICO DE MICROSOFT EXCEL
ENTORNO DE EXCEL

Este software de aplicacion se utiliza para recopilar y


organizar los datos en filas y columnas que contienen
las hojas de calculo, la forma en que se muestran las
llamaremos tablas.
Se pueden crear graficos, bases de datos y otras
opciones que permiten visualizar toda la
informacion contenida.

ACADEMIA DE TICs I
A.- Iniciar Sesin
Procedimiento para iniciar una
3 sesin en EXCEL :
1.- Da clic al Botn INICIO
2.- Selecciona la opcin
Todos los Programas
3.- Escoge la opcin
Microsoft Office
4.- Da clic en la opcin
Microsoft Excel 2010

Doble clic al icono de


1 2
acceso directo
B.- Elementos principales de la
pantalla de Excel

1.- Men Archivo: Muestra los comandos basicos como Nuevo, Abrir,
Guardar, Guardar como, Imprimir y Cerrar entre otros.
2.- Barra de herramientas de Acceso Rpido: Es el area en donde se
pueden personalizar los botones de comando de mayor uso dentro de Excel.
3.- Cinta de Opciones: Son las diferentes fichas, que contienen grupos y a su
vez botones de comando que se utilizan en Excel, se dividen en: Inicio,
Insertar, Diseno de pagina, Formulas, Datos, Revisar y Vista.
4.- Hoja de clculo: Esta dividida en celdas, compuesta por columnas
(16,384) etiquetadas con letras y por filas (1,048,576 ) que se encuentran
etiquetadas por numeros.
5.- Cuadro de Nombres: Es donde se observa principalmente la Referencia
de la Celda en que se encuentra el cursor, sirve para asignarle un nombre a
un rango de celdas.

ACADEMIA DE TICs I
B.- Elementos principales de la
pantalla de Excel

6.- Barra de frmulas: Es donde se observa el contenido de la celda: Texto,


Numeros y Formulas
7.- Celda Activa: Es la celda que se encuentra seleccionada en la hoja de calculo, se
visualiza por medio de un recuadro que forma su contorno y su Boton de Relleno.
8.- Etiquetas de hojas: Las etiquetas se utilizan para identificar a las hojas, ademas
de asignar o cambiar el nombre a las diferentes hojas de calculo.
9.- Botones de navegacin: Los botones de navegacion se emplean para moverse a
las diferentes hojas de calculo que contiene el Libro de trabajo.
10.- Barra de Estado: En esta barra se observan las operaciones que se realizan en la
hoja de calculo, ademas de los diferentes botones de vista y el boton deslizable del
Zoom.

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ACADEMIA DE TICs I
ELABORACIN DE LIBROS DE TRABAJO
LIBRO DE TRABAJO

Al iniciar una sesion en Microsoft Excel se abre un archivo


completamente en blanco llamado Libro1, esta compuesto en forma
predeterminada por las hojas de calculo Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

Se pueden abrir varios Libros en Excel ya sean nuevos o Libros que


contengan informacion.

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A.- Abrir un Libro Nuevo B.- Guardar un Libro de trabajo
C.- Abrir un Libro de trabajo
existente

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D.- Visualizar varios libros abiertos
Con la finalidad de que se pueda intercambiar datos de un Libro a
otro, se utiliza la Cinta de Opciones Vista y el Grupo Ventana.

Procedimiento para Visualizar un Libro de Trabajo:


1.- Se da clic en la cinta de opciones Vista.
2.- Selecciona del grupo Ventana el boton de comando Cambiar
ventanas.
3.- Selecciona con un clic el archivo que se va a visualizar.

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HOJA DE CLCULO
El numero de hojas de calculo que contiene un Libro nuevo se puede
modificar dependiendo de las necesidades del Libro de trabajo. Lo
anterior se realiza con la Cinta de Opciones Inicio y el Grupo
Celdas.

A.- Insertar Hoja


Procedimiento :
1.- Se da clic en la cinta de opciones Inicio.
2.- Selecciona del grupo Celdas el boton de comando Insertar.
3.- Se selecciona la ultima opcion Insertar hoja.
Otro procedimiento alterno para insertar una hoja de calculo es dar
clic en el area de etiquetas de hojas con el boton derecho del mouse,
selecciona Insertar y da clic en la opcion de insertar hoja de calculo.

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B.- Eliminar Hoja

Procedimiento:
1. Se da clic en la cinta de opciones Inicio.
2.- Selecciona el boton de comando Eliminar del grupo
Celdas.
3.- Selecciona la ultima opcion Eliminar hoja.

Otro procedimiento alterno para eliminar una hoja de


calculo es dar clic en el area de etiquetas de hojas con el
boton derecho del mouse y seleccionar Eliminar.

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TIPOS DE DATOS

A.- Datos Numricos


Son los principales elementos que se emplean en
la hoja de calculo de Excel pueden ser numeros y
fechas y horas. Con ellos podemos realizar
operaciones aritmeticas, utilizarlosen funciones,
hacer un reporte de una base de datos, etc.

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C.- Frmulas
a.- Frmulas con referencia de celda

Referencia Relativa.- Se refiere a la posicion relativa de la celda que se incluye en la


formula. Por ejemplo: =A1+A2+A3+A4 (Suma el contenido de las celdas A1, A2, A3 y
A4).

Referencia Absoluta.- Se refiere a la posicion de la celda que permanece fija al ser


copiada movida a otras celdas. Por ejemplo: =A1*$F$5 (Multiplica el contenido de la
celda A1 y $F$5 cuyo valor se mantiene fijo al ser copiado o movido).

Referencia Mixta.- Es la combinacion en una celda de una posicion relativa y una


absoluta. Se utiliza el signo de $ antes de la fila o columna en la referencia de la celda.
Por ejemplo: =A1+$F5 (Suma el contenido de la celda A1 y $F5, cuyo valor varia en
cuanto a la fila pero se mantiene fijo en la columna).

Referencia Externa.- Son las celdas que se encuentran en otra hoja de calculo o en
otro Libro de trabajo. =A1+Hoja2!A2, (Suma el contenido de la celda A1 de la hoja activa
y la celda A2 de la Hoja2)

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b.- Funciones
Excel realiza operaciones con los datos
numericos y alfanumericos.

Captura en forma manual


Considerando los tres elementos de los que esta
compuesta: Simbolo de igual, Nombre de la
funcion y Argumentos o rango de celdas que
participan en la funcion:
Sintaxis: = Nombre de la funcin
(Argumentos)

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Cuadro de dilogo
Se elige de la cinta de opciones Frmulas, Insertar
funcin o del grupo Biblioteca de funciones el tipo de
funcion que se va a emplear y se seleccionan los
argumentos en forma manual o con el puntero del mouse.

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1.- Categora: Despliega los tipos de funciones que
se pueden seleccionar: Usadas recientemente,
Todo, Financiera, Fecha y hora, etc.
2.- Seleccionar funcin: Muestra las funciones que
contiene la categoria seleccionada.

ACADEMIA DE TICs I
Procedimiento para insertar una Funcin
1.- Se da clic en la celda donde
se va a insertar la funcion.
2.- Se da clic en la Cinta de
opciones Frmulas.
3.- Selecciona el boton de
comando Insertar
funcin.
4.- Elige la categoria.
5.- Selecciona una funcion.
6.- Selecciona los argumentos.
7.- Se da clic en boton de
Aceptar.

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c.- Ejemplos de funciones.

SUMA.- Suma el contenido de un rango de


celdas.Ejemplo: =SUMA(A1:A4)

PROMEDIO.- Calcula la media aritmetica de los


argumentos.Ejemplo: =PROMEDIO(A1:A4)

MAX .- Encuentra el valor maximo de un rango


de celdas.Ejemplo: = MAX(A1:A4)

MIN.- Encuentra el valor minimo de un rango de


celdas.Ejemplo: = MIN(A1:A4)

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c.- Ejemplos de funciones.

AHORA().- Muestra la fecha y hora actual. Ejemplo: Ahora()


Muestra la fecha y hora actual: 08/04/2012 20:54

SI.- Evalua si se cumple una condicion, y devuelve un valor


si es verdadero y otro valor si es falso. Ejemplo:
=SI(A4>69,APROBADO,REPROBADO) Si el valor de A4 es
mayor a 69 se imprimira APROBADO, si no, se imprimira
REPROBADO.

CONTAR.- Cuenta el numero de celdas que contienen


datos numericos de un rango de celdas Ejemplo:
=CONTAR(G8:G17) Cuenta el numero de celdas que contienen
numeros en el rango de celdas de G8 hasta G17

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c.- Ejemplos de funciones.

CONTAR SI.- Cuenta el numero de celdas que


contienen datos numericos de un rango de
celdas y cumplen con una condicion. Ejemplo:
=CONTAR.SI(B8:B17),>70 Cuenta los numeros que
dentro del rango de B8:B17 son mayores a 70

BUSCARV.- Busca en forma vertical un valor


numerico o alfanumerico en una matriz a tabla y
regresa el valor que se indique. Ejemplo:
=BUSCARV(A17,A8:G17,2,0) Busca el valor de la celda
A17 dentro del rango de celdas A8:G17, y asigna el valor
de la columna 2 de datos, el 0 significa que buscara una
coincidencia exacta.
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FORMATO DE DATOS
Para modificar el formato de cada uno de los
datos se utilizan los diferentes Grupos de la
Cinta de Opcion Inicio.

A.- Seleccin de datos


La seleccion de un rango de celdas, filas o
columnas es de suma importancia, ya que
permite modificarel formato de las celdas todas
a la vez, en lugar de hacerlo una por una.
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a.- Rango de celdas
Son un conjunto de celdas seleccionadas, estas pueden
estar contiguas (adyacentes)o no contiguas (no
adyacentes).}

Celdas adyacentes
Se coloca el cursor sobre una celda y presionando el botn
izquierdo del mouse se arrastra el puntero hasta la ultima
celda que se desea seleccionar. Se da clic en una celda, se
presiona la tecla Shift y se da clic en la ltima celda a
seleccionar.

Celdas no adyacentes
Se selecciona un rango de celdas adyacentes. Se presiona la
tecla Ctrl y se selecciona otro rango de celdas

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b.- Filas / Columnas
Filas / Columnas adyacentes
Se da clic en el encabezado de la fila/columna y se
arrastra el puntero del mouse hasta la fila/columna
deseada.

Filas / Columnas no adyacentes


Se selecciona un rango de filas/columnas adyacentes Se
presiona la tecla Ctrl y se selecciona otro rango de
filas/columnas adyacentes.

ACADEMIA DE TICs I
C.- Formato a Grupos
a.- Celdas
Puedes necesitar insertar celdas, filas o
columnas o, simplemente cambiarles el formato,
utiliza de la cinta de opciones Inicio, del grupo
Celdas los botones de Insertar,
Eliminar y Formato.

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IMPRESIN DE UNA HOJA DE CLCULO
A.- Configurar pgina

Despues de elaborar una Hoja de calculo se emplea la opcion


Configurar pgina para establecer el tipo de orientacion de la
hoja, el tamano de papel, los margenes, el encabezado y pie de
pagina, repetir filas a imprimir en la parte superior e inferior, etc.

Selecciona de la cinta de opciones Diseo de pgina, en el grupo


Configurar pgina la opcion que requieras.

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a.- Pgina.- Las opciones ms comunes son:
Orientacin de la pgina: Horizontal o Vertical
El Tamao de papel: Carta, Oficio, A4, etc.
Ajuste de escala: 100%, 80%, etc.

b.- Mrgenes.- Las opciones


ms comunes son:
Superior, Inferior, Izquierdo,
Derecho.
Encabezado y Pie de pgina.
Centrar en la pgina.
Imprimir.

ACADEMIA DE TICs I
c.- Encabezado y Pie de pgina

Las opciones ms comunes son:

Encabezado y Pie de pgina


predeterminado.

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Encabezado personalizado

Nota: Los botones senalados son los mismos que se


utilizan en el Pie de pagina.

1.- Aplicar formato al texto.


2.- Insertar numero de paginas.
3.- Insertar Hora.
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Pie de pgina personalizado

4.- Insertar numero de pagina.


5.- Insertar Fecha.

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d.- Hoja

Permite establecer el
area que se desea
imprimir, las filas que
se desea repetir en
cada hoja y la calidad.

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B.- Vista Previa

Permite confirmar que se cumplan con todas las caracteristicas de


diseno que se le aplicaron a la hoja de calculo.

Las copias que deseas


imprimir
La impresora a la que
enviaras a imprimir el
documento
Las hojas que deseas
imprimir o todo el libro
La forma de imprimirlas,
intercaladas, a una cara,
orientacion, etc.
Tamano del papel
Margenes

ACADEMIA DE TICs I
HERRAMIENTAS ESPECIALES
APLICACIONES EN LA HOJA DE CLCULO
Las aplicaciones en Excel de mayor uso son, entre otras, ordenar
datos en forma ascendente y descendente; rellenar datos hacia la
derecha, izquierda, arriba y abajo; series y borrar todo, contenidos y
formatos. Para lo anterior utiliza de la Cinta de opciones Inicio, del
grupo Modificar, la opcion que requieras.

ACADEMIA DE TICs I
A.- Ordenar
Se emplea para darle mayor presentacion a los datos que se
encuentra en una Hoja de calculo.

Procedimiento para Ordenar


1.- Coloca el cursor en la celda de la columna a ordenar.
2.- Se da clic en el boton de comando Ordenar y filtrar.
3.- Se selecciona la opcion Ordenar de menor a mayor u
Ordenar de mayor a menor.

B.- Rellenar
Para capturar datos que tienen una secuencia repetitiva o en un
formato determinado; los datos alfanumericos solo se pueden
rellenar en forma repetitiva, pero los datos numericos se pueden
rellenar de varias formas:

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Con un mismo nmero

Procedimiento para Rellenar con un mismo nmero:

1.- Se coloca el cursor en la celda del dato a rellenar.


2.- Se selecciona la celda y las celdas a rellenar.
3.- Se da clic en el boton de comando Rellenar.
4.- Se escoge la opcion de Hacia abajo, Hacia la
derecha, Hacia arriba o Hacia la izquierda.

ACADEMIA DE TICs I
Con incremento
Procedimiento para Rellenar con incremento:

1.- Se captura el dato a rellenar.


2.- Se seleccionan las celdas que se desean rellenar.
3.- Se da clic en el boton de comando Rellenar, en la opcion
Series
4.- En la ventana de dialogo escribe el incremento.
5.- Opcional, incluye el numero limite hasta el que llegara la
serie.

El relleno de celdas con incremento tambien se puede efectuar


con el boton de relleno, seleccionando previamente los dos
primeros numeros de la serie para indicar el patron de relleno
(incremento).

ACADEMIA DE TICs I
C.- Borrar
Para modificar o eliminar el contenido de las celdas en la Hoja de
calculo.
Procedimiento para Borrar el formato:
1.- Selecciona las celdas a Borrar el formato.
2.- Se da clic en el boton de comando Borrar.
3.- Selecciona la opcion Borrar formatos.

D.- Comentarios
Para colocar una nota en una celda que sirva para documentar su
contenido.Para lo anterior se utiliza de la Cinta de opciones
Revisar, del Grupo Comentarios, la opcion Nuevo
comentario.

ACADEMIA DE TICs I
Procedimiento para colocar un Comentario.
1.- Selecciona la celda en la que se desea colocar el comentario.
2.- Se da clic en la Cinta de Opciones: Revisar.
3.- Selecciona el boton de comando Nuevo comentario.
4.- Se escribe el texto que contendra el comentario.
5.- Se configura la visualizacion del comentario (Opcional).
Aparecera un pequeno triangulo de color rojo en la parte superior
derecha de la celda al colocar un comentario.

E.- Grficos
Permite realizar un analisis rapidamente de la informacion
contenida para facilitar la toma de decisiones.
Existen diferentes tipos de graficos:

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a.- Tipos de grficos

Columna: Se utiliza para mostrar comparativos de la


serie de datos en forma vertical.
Lnea: Se utiliza para representar mas de una serie de
datos y es utilizada para ilustrar tendencias.
Circular: Se utiliza para mostrar las proporciones de las
partes graficadas con respecto a un todo.
Barra: Se utiliza para mostrar comparativos de la serie
de datos en forma horizontal.

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b.- Diseo del grfico

Cada uno contiene diferentes


componentes, basta con dar un
clic sobre el grafico y aparecera
la Cinta de opciones
Herramientas de grficos
con las cintas de Diseno,
Presentacion y Formato.
En el grupo.

Diseno de graficos, selecciona


de entre los 11 disenos de
graficos que te ofrece Excel.

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d.- Ubicacin
Puedes seleccionar el lugar en donde se colocara, en una Hoja nueva
o como objeto en la Hoja de calculo, basta con dar un clic sobre el y
en la Cinta de opciones: Herramientas de grfico, en el
Grupo Ubicacin, selecciona el lugar en donde deseas
ubicar el grafico.

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f.- Componentes de un grfico
A continuacion se muestran los mas comunes con una breve
explicacion de cada uno de ellos.

1.- rea del grfico: Es toda el area que abarca


todos los componentes del grafico.
2.- rea de trazado: Es el area que contiene solo
el tipo de grafico utilizado.
3.- Ttulo del grfico: Es el titulo principal del
grafico, aparecera centrado en la parte superior.
4.- Titulo del eje horizontal (Categoras): Es
el titulo que aparecera junto al eje de categorias
X.
5.- Titulo del eje vertical (Valores): Es el titulo
que aparecera junto al eje de valores Y.
6.- Eje horizontal (Categoras): Son escala de
datos que se va a graficar en el eje X.
7.- Eje vertical (Valores): Son escala de datos
que se va a graficar en el eje Y.
8.- Series: Son las columnas de datos que se estan
graficando.
9.- Leyenda: Son los letreros que definen el
nombre de la serie se esta graficando.
10.- Lneas de divisin: Son lineas horizontales
que ayudan a visualizar los valores del eje Y.
11.- Etiqueta de datos: Son los datos que
representan las columnas de datos a graficar.
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a.- Conceptos

1.- Fila de encabezados: Es la


primera fila de la tabla que se
emplea para colocar el nombre de
cada uno de los campos que
forman el registro.

2.- Registro: Es cada una de las


filas que forman la tabla, esta
compuesto por varios campos y la
totalidad de registros en una base
de datos puede ser muy variada.

3.- Campo: Es cada una de las


columnas que forman la
tabla, en cada campo se
especifica de manera particular
los componentes del registro.

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b.- Filtros
Para hacer un Reporte de una base de datos, es decir, que de todos los
registros de un rango de celdas o de una tabla, unicamente se visualizaran los
registros que cumplan con una condicion de uno o varios campos que la forman. Para
realizar los filtros se utiliza de la cinta de opciones Datos, el grupo Ordenar y
filtrar.

Datos numricos: Para visualizar solo valores especificos dentro de un


rango de celdas o de una tabla, utiliza un filtro que te permite determinar una
condicion de busqueda. En los datos numericos las condiciones pueden ser las
siguientes:
- Por color de fuente
- Un valor exacto
- A partir de un valor
- Un rango de valores (Filtro personalizado)
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b.- Filtros

Datos alfanumricos: Para visualizar solo valores


especificos dentro de un rango de celdas o de una tabla,
utiliza un filtro que te permite determinar una condicion de
busqueda.

Procedimiento para realizar un Filtro.


1.- Se da clic en una celda de la tabla de datos
2.- Se da clic en la Cinta de Opciones Datos.
3.- Selecciona del grupo Ordenar y filtrar, el boton de comando
Filtro.
4.- Se selecciona la flecha del encabezado de columna que se va a
tomar como referencia.
5.- Se selecciona el valor o la condicion de busqueda.

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