Gesproy SGR Manual Usuario V - 2 19 - 17feb - 2016 NVA VERSIONIpdf

Manual de Usuario GESPROY SGR Fecha: 07/04/2016
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA EJECUCIN DE Versin: 3.01

PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 1 de 217
Departamento Nacional de Planeacin

Repblica de Colombia
Direccin de Vigilancia de las Regalas
Manual de Usuario
GESPROY - SGR
2016
Manual de Usuario GESPROY SGR SISTEMA DE GESTIN Y

Documento: MONITOREO A LA EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY-
SGR
Autor: Oficina de Informtica
Estatus: Versin actualizada
Control de Versiones
Versin Fecha Descripcin Autores
Actualizacin, se incorpora al manual la Paulo Gil
2.3 25/08/2014 funcionalidad de: Nayibe
Asociacin de usuarios-proyectos Fuentes
Actualizacin, se incorpora al manual la
funcionalidad de: Paulo Gil
2.4 23/09/2014 Aportes En Especies Nayibe
Funcionalidad consorcios / uniones Fuentes
temporales.
Actualizacin, se incorpora al manual: Paulo Gil
2.5 25/09/2014 Validaciones Ruta Crtica Nayibe
Fuentes
Actualizacin, se incorpora al manual:
Paulo Gil
Cambios Reprogramacin.
2.6 16/10/2014 Nayibe
Reportes Estandarizados de los
Fuentes
proyectos.
2.7 22/10/2014 Funcionalidad semforos Gesproy Nayibe
SGR Fuentes
2.8 06/11/2014 Alertas Masivas Nayibe
Fuentes
Actualizacin, se elimina del manual:
Aportes en Especie para fuentes
SUIFP
Cambios en los mdulos: Paulo Gil
2.9 16/12/2014 Nayibe
Fuentes de financiacin
Fuentes
Planeacin y Ejecucin
Gestin Precontractual.
Incorporacin presupuestal.
Actualizacin, se actualiza en el manual: Paulo Gil
2.10 18/12/2014 Anexo: Validaciones Ruta Crtica Nayibe
Fuentes
Actualizacin, se actualiza: Nayibe
2.11 26/12/2014
Esquema de soporte a usuarios Fuentes
Actualizacin: Se incorpora al manual: Paulo Gil
2.12 16/04/2015
Nayibe
Estados Proyecto Fuentes

Visitas Proyecto
Cierre Bienio
Cambio Valor de contrato
Cambio Parmetro Multiproyecto en
el Contrato
Entidad Ejecutora e interventora
Actualizacin: Se incorpora al manual:
Ingreso al Proyecto Paulo Gil
2.13 19/05/2015 Ingresar fuentes de financiacin de Nayibe
aportes en especies al detalle del Fuentes
contrato.
Actualizacin: Se adiciona en el manual: Paulo Gil
2.14 12/06/2015 Actualizacin de proyectos Nayibe
Fuentes
Actualizacin Se incorpora al manual
Validacin valor de las fuentes del Paulo Gil
2.15 24/06/2015 contrato Vs los valores pagados por Nayibe
fuentes de financiacin al contrato Fuentes
Actualizacin Ruta Crtica.
Actualizacin Se incorpora al manual
Pestaa Cierre del Proyecto
Estados.
Visualizacin imgenes.
Registro liquidacin contrato en cero Paulo Gil
y acta de liquidacin no requiere Nayibe
2.16 31/07/2015
Reprogramacin Actividades Fuentes
visualizar valores ejecutados. Ingrid Gmez
Programacin Inicial Vs
Programacin Actual.
Fuentes con aportes en especie para
contratos
Actualizacin o incorporacin al manual
de nuevas caractersticas en:
Paulo Gil
Pestaa Planeacin Ejecucin:
Nayibe
cargue de contratacin y cargue de
Fuentes
2.17 26/08/2015 ejecucin.
Ingrid Gmez
Inclusin de validacin en ruta
Rodrigo
crtica.
Motta
Pestaa Descripcin General.
Pestaa Cierre proyecto.
Actualizacin o incorporacin al manual Paulo Gil
2.18 07/12/2015 de nuevas caractersticas en: Nayibe
Actualizacin de correos de la mesa Fuentes
de ayuda y extensiones. Rodrigo

Inclusin de Anexo Reportes. Motta
Actualizacin Perfiles.
Actualizacin creacin y
actualizacin usuarios.
Actualizacin Asociacin proyectos.
Inclusin del estado Para Cierre en
estados.
Actualizacin de la descripcin del
estado Cerrado en estados.
Actualizacin Aprobacin
Informacin.
Reportes estandarizados de los
proyecto (PDF).
Actualizacin creacin y
Actualizacin Opcin Gestin
Precontractual.
Actualizacin Aspectos Financieros Paulo Gil
del Contrato. Nayibe
2.19 17/02/2016
Proceso Creacin Registros Fuentes.
Presupuestales,
Actualizacin de Notas del Acto
administrativo de Cierres.
Actualizacin Visitas del proyecto.
Registro de conceptos de calidad en
el acta de liquidacin de los
contratos con bienes y servicios.
Paulo Gil
Nayibe
2.20 23/02/2016 Actualizacin creacin y
Fuentes.
Cambio y actualizacin mejora Gesproy Paulo Gil

3.0 17/03/2016 V2 Ingrid Gmez
Mejoras y modificaciones de Paulo Gil

3.01 07/04/2016
Visualizacin Ingrid Gmez
ndice
I. CONTEXTO GENERAL ...................................................................................................................... 10
1. ESQUEMA DE SOPORTE A USUARIOS........................................................................................................ 10
Tabla 1. Contactos soporte tcnico por aplicativo ......................................................................................... 10
2. REQUISITOS TCNICOS ............................................................................................................................. 10
3. BANCO DE PROYECTOS SUIFP MGA Y MDULOS SGR .................................................................... 11
3.1. ACTORES .............................................................................................................................................. 11
3.2. APLICATIVOS ........................................................................................................................................ 11
4. NORMATIVA ............................................................................................................................................... 12
II. GESPROY SGR - CARGUE Y REPORTE DE INFORMACIN ...................................................... 14
1. INGRESO AL APLICATIVO ........................................................................................................................... 14
2. RECUPERACIN Y DESBLOQUEO DE CONTRASEAS ............................................................................... 18
3. ESQUEMA DE SEGURIDAD: USUARIOS ..................................................................................................... 19
4. CREACIN Y ADMINISTRACIN DE USUARIOS DE GESPROY SGR .......................................................... 19
4.1. CREACIN DE USUARIOS ...................................................................................................................... 20
Tabla 2. Ventana datos bsicos del usuario. ................................................................................................. 22
4.2. ADMINISTRACIN DE USUARIOS ........................................................................................................... 23
4.2.1. EDITAR USUARIO .............................................................................................................................. 23
4.2.2. HABILITAR / DESHABILITAR PERFILES ............................................................................................. 23
4.2.3. AGREGAR ROL ................................................................................................................................. 24
4.2.4. ASOCIACIN DE PROYECTOS .......................................................................................................... 25
4.2.5. ACTUALIZAR PROYECTOS USUARIO ............................................................................................... 26
4.3. HABILITAR USUARIOS QUE FUERON INHABILITADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 POR LA EMISIN
DE LA CIRCULAR 23-4 DEL 4/DIC/2015 ............................................................................................................. 27
5. FLUJO DE REPORTE DE INFORMACIN DEL PROYECTO EN GESPROY SGR ........................................... 31
6. INGRESO AL PROYECTO EN GESPROY SGR ............................................................................................ 32
7. GENERALIDADES GESPROY SGR ............................................................................................................ 32
7.1. ICONOS DE FUNCIONES EN LAS PGINAS ............................................................................................. 33
Tabla 4. Mapa de opciones men principal Gesproy SGR .............................................................................. 36
Tabla 5. Rangos de avance en semforos ...................................................................................................... 37
8. DETALLE DE OPCIONES DEL MEN PRINCIPAL ......................................................................................... 41
8.1. OPCIN PROYECTO .......................................................................................................................... 41
Tabla 6. Componentes opcin Proyecto ......................................................................................................... 43
8.2. OPCIN ENTIDADES ......................................................................................................................... 43
Tabla 7. Componentes Opcin Entidades ...................................................................................................... 44
8.3. ACUERDOS........................................................................................................................................ 44
Tabla 8. Componentes Opcin Acuerdos ....................................................................................................... 45
8.4. OPCIN REQUISITOS ........................................................................................................................ 47
8.5. OPCIN FUENTES .............................................................................................................................. 47
Tabla 9. Componentes Opcin Fuentes de Financiacin ................................................................................ 48
Tabla 10. Pasos Ingreso Recursos Fuentes Financiacin No SUIFP ................................................................ 49
8.6. OPCIN PRESUPUESTAL ................................................................................................................ 50
ESTA OPCIN TIENE AGRUPADO TRES TEMAS QUE CORRESPONDEN A PRESUPUESTAL:................................. 50
RUBROS..................................................................................................................................................... 50
INCORPORACIN PRESUPUESTAL ............................................................................................................ 50
CDPS. ...................................................................................................................................................... 50
8.6.1. RUBROS............................................................................................................................................ 50
8.6.2. INCORPORACIN PRESUPUESTAL ....................................................................................... 51
Tabla 11. Pasos diligenciamiento Opcin Incorporacin Presupuestal.......................................................... 54
8.6.3. SALDOS CIERRE DE VIGENCIA PRESUPUESTAL .............................................................. 56

8.6.4. OPCIN CDPS ................................................................................................................................ 57
Tabla 12. Pasos creacin CDP ........................................................................................................................ 59
Tabla 13. Pasos creacin Detalle CDP ............................................................................................................ 60
8.7. OPCIN PLANEACIN ...................................................................................................................... 61
8.7.1. CARGUE PROGRAMACION INICIAL .......................................................................................... 63
Tabla 14. Pasos proceso cargue Programacin Inicial ................................................................................... 64
Tabla 15. Pasos diligenciamiento archivo Programacin Inicial .................................................................... 67
Tabla 16. Pasos cargue archivo Programacin Inicial ................................................................................... 68
Tabla 17. Errores comunes cargue archivo Programacin Inicial .................................................................. 70
8.7.2. CARGUE CONTRATACIN ........................................................................................................... 70
Tabla 18. Creacin proceso cargue archivo Contratacin ............................................................................. 71
Tabla 19. Pasos preparacin archivo cargue Contratacin ........................................................................... 73
Tabla 20. Pasos cargar archivo Contratacin ................................................................................................ 74
Tabla 21. Errores comunes proceso cargue archivo Contratacin ................................................................. 76
8.7.3. CARGUE EJECUCIN .................................................................................................................... 76
Tabla 22. Creacin proceso cargue archivo Ejecucin ................................................................................... 77
Tabla 23. Pasos preparacin archivo Ejecucin ............................................................................................. 79
Tabla 24. Pasos cargue archivo Ejecucin ..................................................................................................... 79
Tabla 25. Errores comunes proceso cargue Ejecucin ................................................................................... 81
Tabla 26. Componentes Documento de ejecucin de bienes y servicios ........................................................ 83
Tabla 27. Datos solicitados Detalle del Documento de Ejecucin de Bienes y Servicios. ............................... 84
8.7.4. CARGUE REPROGRAMACIN .................................................................................................... 86
Tabla 28. Creacin proceso cargue Reprogramacin .................................................................................... 87
Tabla 29. Pasos preparacin archivo cargue Reprogramacin ..................................................................... 90
Tabla 30. Pasos cargue archivo Reprogramacin .......................................................................................... 91
Tabla 31. Errores comunes cargue archivo Reprogramacin ........................................................................ 93
8.8. OPCIN CONTRATOS ....................................................................................................................... 95
ESTA OPCIN TIENE AGRUPADO DOS TEMAS QUE CORRESPONDEN A CONTRATOS: ....................................... 95
PROCESOS ................................................................................................................................................ 95
CONTRATOS .............................................................................................................................................. 95
8.8.1. OPCIN PROCESOS ......................................................................................................................... 95
Tabla 32. Pasos creacin proceso precontractual ......................................................................................... 97
Tabla 33. Pasos relacionar CDP a Proceso Precontractual ............................................................................ 98
8.8.3. SECCIN CONTRATISTAS ....................................................................................................... 100

Tabla 34. Pasos creacin Contratistas ......................................................................................................... 101
Tabla 35. Pasos Crear, Modificar y/o Eliminar Contratistas. ....................................................................... 102
8.8.4. FUNCIONALIDAD CONSORCIOS / UNIONES TEMPORALES............................................................. 102
Tabla 36. Creacin del Consorcio / Unin Temporal. ................................................................................... 104
Tabla 37. Relacionar el Consorcio / Unin Temporal al Contrato. ............................................................... 104
8.8.5. SECCIN SUPERVISIN DE CONTRATOS........................................................................................ 106
8.8.5.1. SECCIN INTERVENTORES O SUPERVISORES ................................................................... 106
Tabla 38. Pasos creacin Contratistas ......................................................................................................... 106
Tabla 39. Pasos Crear, Modificar y/o Eliminar Supervisor. .......................................................................... 107
8.8.5.2. SECCIN RELACIONAR SUPERVISOR A CONTRATO ................................................................. 108
Tabla 40. Pasos Ingresar / Asignar Supervisores ......................................................................................... 108
8.8.6. SECCIN CONTRATOS OBRA INTERVENTORA .............................................................. 109
Tabla 41. Pasos Creacin Contratos ............................................................................................................ 111
8.8.7. SECCIN DETALLE PESTAA INFORMACIN DE CONTRATOS .................................................. 113
8.8.7.1. DETALLE PROYECTOS DESTINO POR CONTRATO .................................................................... 113
Tabla 42. Pasos Asignacin Contratos Multiproyecto ................................................................................. 114

Tabla 43. Pasos Generacin Contratos en otros proyectos ......................................................................... 115
8.8.7.2. ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO ................................................................................ 115
Tabla 44. Pasos relacionar Fuentes Financiacin a Contratos ..................................................................... 116
Tabla 45. Pasos relacionar Otras Fuentes Financiacin a Contratos ........................................................... 117
8.8.7.3. REGISTRO PRESUPUESTAL CUANDO EXISTE INFORMACIN EN ASPECTOS FINANCIEROS DEL
CONTRATO. 118
Tabla 46. Pasos Ingreso Registro Presupuestal Contratos ........................................................................... 120
Tabla 47. Pasos afectar CDP en Registro Presupuestal Contratos ............................................................... 121
8.8.7.4. REGISTRO PRESUPUESTAL CUANDO NO EXISTE INFORMACIN EN ASPECTOS FINANCIEROS
DEL CONTRATO.............................................................................................................................................. 125
Tabla 48. Pasos Ingreso Registro Presupuestal Contratos ........................................................................... 126
Tabla 49. Pasos afectar CDP en Registro Presupuestal Contratos ............................................................... 128
8.8.7.5. ACTAS CONTRATO ..................................................................................................................... 131
Tabla 50. Pasos ingreso Actas Contratos ..................................................................................................... 132
8.8.7.5.1. LIQUIDACIN DE CONTRATOS .................................................................................................... 133
8.8.7.6. PLIZAS CONTRATO .................................................................................................................. 135
Tabla 51. Pasos ingreso Plizas Contratos ................................................................................................... 135
8.8.7.7. MODIFICACIONES CONTRATO .................................................................................................... 136
Tabla 52. Pasos ingreso Modificaciones Contratos ..................................................................................... 139
8.8.7.8. CIRCUNSTANCIAS ...................................................................................................................... 139
Tabla 53. Pasos ingreso Circunstancias Externas Contratos ........................................................................ 139
Tabla 54. Pasos ingreso Circunstancias Excepcionales Contratos ............................................................... 140
8.8.7.9. CARGUE M ASIVO ....................................................................................................................... 141
Tabla 55. Pasos creacin proceso cargue masivo Contratacin .................................................................. 141
Tabla 56. Pasos actividades de cargue Contratacin .................................................................................. 142
8.8.8. SECCIN DETALLE PESTAA PAGOS DEL CONTRATO .............................................................. 142
Tabla 57. Pasos ingresar Pagos Contrato .................................................................................................... 143
8.8.9. SECCIN DETALLE PESTAA REGISTRO FOTOGRFICO .......................................................... 144
Tabla 58. Pasos para el cargue de imgenes ............................................................................................... 146
8.8.9.1. ESPECIFICACIONES TCNICAS DEL ARCHIVO FOTOGRFICO. .................................................. 147
8.8.9.2. GALERA DE IMGENES EN APLICATIVO M APA REGALAS. ...................................................... 147
Tabla 59. Publicar Fotografa en Aplicativo Mapa Regalas ........................................................................ 148
8.8.9.2.1. RETIRAR FOTOGRAFA DEL APLICATIVO M APA REGALAS ...................................................... 149
Tabla 60. Retirar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas .......................................................................... 149
8.8.9.2.2. REPUBLICAR FOTOGRAFA EN APLICATIVO M APA REGALAS .................................................. 149
Tabla 61. Republicar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas. ................................................................... 150
8.9. OPCIN PAGOS ................................................................................................................................ 151
Tabla 62. Pasos ingreso Reintegros y Recursos no ejecutados Contratos ................................................... 153
8.10. OPCIN INDICADORES .............................................................................................................. 153
Tabla 63. Pasos ingreso Avance Indicadores ............................................................................................... 157
8.11. OPCIN APROBACIN ............................................................................................................... 158
Tabla 64. Pasos registro Aprobacin de Periodos ........................................................................................ 159
8.12. OPCIN ALERTAS ....................................................................................................................... 160
8.13. PROCESO GENERACIN ALERTAS M ASIVAS ................................................................................ 162
Tabla 65. Periodos trimestrales para generacin alertas ............................................................................ 163
8.14. CONSULTA ALERTAS ........................................................................................................... 163

8.14.1. SUBSANACIN. ............................................................................................................................... 168
8.14.2. PERSISTENCIA DE ALERTAS. ......................................................................................................... 169
8.14.3. CATLOGO DE ALERTAS. .............................................................................................................. 169
Tabla 66. Catlogo de Alertas de Monitoreo. .............................................................................................. 172

8.15. OPCIN CIERRE ........................................................................................................................... 172
Tabla 67. Requisitos para el cierre del proyecto .......................................................................................... 177
Tabla 68. Pasos registro acto administrativo de cierre ................................................................................ 178
ANEXOS .........................................................................................................................................................181
1. REPORTES SMSCE .................................................................................................................................... 187
1.1. REPORTES ESPECFICOS (EXCEL). ................................................................................................................. 187
1.1.1. REPORTE: HISTORICO ALERTAS SMSCE. .......................................................................................... 187
Funcionalidad............................................................................................................................................... 187
Parmetros de generacin ........................................................................................................................... 187
Usuarios que pueden generar el reporte ..................................................................................................... 188
Estructura del reporte .................................................................................................................................. 189
1.1.2. REPORTE: SALDOS PROYECTOS CIERRE VIGENCIA PRESUPUESTAL. ................................................ 191
Funcionalidad............................................................................................................................................... 191
1.1.3. REPORTE: ALERTAS SMSCE. ............................................................................................................ 194
Funcionalidad............................................................................................................................................... 194
1.1.4. REPORTE: CARGUE INFORMACIN EN GESPROY-SGR: ................................................................... 198
Funcionalidad............................................................................................................................................... 198
1.1.5. REPORTE: PROYECTOS: ................................................................................................................... 202
Funcionalidad............................................................................................................................................... 202
1.1.6. REPORTE: RELACIN PROYECTO USUARIO: ............................................................................................. 206
Funcionalidad............................................................................................................................................... 206
1.2. REPORTES ESTANDARIZADOS DE LOS PROYECTOS (PDF). .................................................................................. 208
1.2.1. REPORTES PDF ................................................................................................................................... 209
Funcionalidad............................................................................................................................................... 209
A. PROYECTOS DETALLADOS POR ENTIDAD EJECUTORA. ............................................................................................ 209
Funcionalidad............................................................................................................................................... 209
B. PROYECTOS CONTRATADOS POR ENTIDAD EJECUTORA. ......................................................................................... 210
Funcionalidad............................................................................................................................................... 210
C. PROYECTOS POR OCAD................................................................................................................................. 211
Funcionalidad............................................................................................................................................... 211
D. FICHA RESUMEN DE ENTIDAD. ......................................................................................................................... 212
Funcionalidad............................................................................................................................................... 212
E. FICHA PROYECTOS (PDF). .............................................................................................................................. 212
Funcionalidad............................................................................................................................................... 212
I. CONTEXTO GENERAL
1. Esquema de soporte a usuarios

El DNP proporciona varios canales de soporte a usuarios de los aplicativos del SGR,
para apoyar y orientar en la solucin de inconvenientes presentados.
APLICATIVO EMAIL TELEFONO EXTENSIONES

SUIFP infosgr@dnp.gov.co (1) 381 50 00 3971 3972 3973 -
MGA 3974
Cuentas infosgr@dnp.gov.co (1) 381 50 00 3971 3972 3973 -
SGR 3974
Gesproy infosgr@dnp.gov.co (1) 381 50 00 3971 3972 3973 -
SGR 3974
Tabla 1. Contactos soporte tcnico por aplicativo
2. Requisitos tcnicos
Para la utilizacin de los aplicativos del Sistema General de Regalas SGR se debe
contar con los siguientes elementos:
Computador personal: De escritorio o porttil con las siguientes
caractersticas.
o Sistema operativo: Windows 2000, Windows XP, Windows ME,
Windows 7, Windows 8, windows 10
o Microsoft Office 2000 o Microsoft Office 2003 o Microsoft Office 2010 o
Microsoft Office 2013, con el modulo de Excel.
o Memoria RAM: 2 Gigabytes en adelante
o Disco Duro: 100 MegaBytes de espacio disponible.
Conexin a Internet: Disponer de una conexin a internet con un ancho de
banda recomendable de mnimo 1 Mega.
Navegador de Internet: El navegador de Internet es Internet Explorer
actualizado (versin 11), Chrome, Mozilla Firefox.
3. Banco de proyectos SUIFP MGA y Mdulos SGR

El siguiente diagrama presenta a modo general la forma en que los aplicativos del
SGR que contienen informacin de los proyectos se relacionan. Se evidencia que la
fuente de datos de los proyectos es el banco de proyectos o SUIFP-MGA, donde se
carga la informacin bsica o de formulacin de los proyectos y de ste ambiente el
aplicativo Gesproy SGR mediante un proceso automtico de sincronizacin de datos,
el cual se ejecuta diariamente, carga la informacin de los proyectos.
Imagen 1. Esquema General del sistema de informacin SGR.
3.1. Actores
Secretara Tcnica del OCAD: La secretara tcnica del OCAD es el ente

encargado de gestionar la formulacin de los proyectos aprobados por el
OCAD en el banco de proyectos SUIFP-MGA. Es el apoyo que tiene el ente
ejecutor para administrar la informacin y estados de sus proyectos frente al
banco de proyecto siguiendo la metodologa MGA.
Ente Ejecutor: El ente ejecutor es la entidad encargada de la ejecucin del

proyecto que le haya sido designado. As mismo reportar el avance en la
ejecucin del mismo sobre la plataforma tecnolgica dispuesta por el DNP.
3.2. Aplicativos
Banco de Proyectos SUIFP MGA: El banco de proyectos es una base de

datos y aplicativo en el cual se registran los proyectos que se ejecutan con
recursos del Sistema General de Regalas.
Los proyectos que el ente ejecutor tiene asignados y a los cuales les debe
reportar informacin de seguimiento en el aplicativo Gesproy SGR deben
haber sido formulados y cargados en esta plataforma previamente a su
visualizacin en Gesproy SGR. Los proyectos deben estar en estado
APROBADO, deben tener asignadas fuentes de financiacin del SGR y deben
tener ejecutor designado. Estos son 3 requisitos a cumplir para poder
visualizar los proyectos posteriormente en el aplicativo Gesproy SGR.
Gesproy SGR: Es el aplicativo o plataforma tecnolgica dispuesta para el

reporte y seguimiento de informacin de los proyectos ejecutados con
recursos del SGR. El ente ejecutor se encarga de reportar la informacin
correspondiente a programacin, contratacin y ejecucin de las actividades
de los proyectos.
Cuentas SGR: En el aplicativo de Cuentas SGR, las Entidades Territoriales,

Corporaciones e Instituciones que reciban recursos de regalas, deben
reportar mensualmente los movimientos realizados sobre las cuentas
bancarias donde residen estos recursos.
4. Normativa
La normativa que dicta los parmetros en cuanto a los aspectos legales y dispuestos
por el DNP se encuentra en Internet en el siguiente link:
https://www.sgr.gov.co/Normativa.aspx
Imagen 2. Pgina WEB Normatividad SGR.
Para el reporte y cargue de informacin de los proyectos, es importante tener

conocimiento de las siguientes circulares relacionadas con el reporte de informacin
de proyectos:
Circular 0062 del 11 Sept de 2013 "Herramienta informtica de gestin y

monitoreo a la ejecucin de proyectos GESPROY -SGR".
Circular 0063 del 20 de Sept de 2013 "Orientaciones para uso de los recursos
distribuidos por el DNP para el fortalecimiento de instrumentos de apoyo a la
gestin y la efectividad en el reporte de informacin requerida por el SMSCE
del SGR".
Circular 0069 del 30 de Dic. de 2013 "Mediante la cual se ampli el plazo que
estableci la circular 062 del 11 de septiembre 2013 para el cargue de
informacin en el aplicativo GESPROY SGR".
Circular 065 del 6 Nov. 2013 "Lineamientos para el uso del SUIFP- SGR en
proyectos de inversin presentados a la secretaria tcnica del OCAD del
Fondo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin".
Circular Externa 6 de 27 de septiembre de 2013 "Contratacin de actividades
de ciencia, tecnologa e innovacin".
II. Gesproy SGR - Cargue y Reporte de Informacin
1. Ingreso al aplicativo
En el navegador de internet digitar la direccin www.sgr.gov.co e ingresar por la
opcin del men: SMSCE \ Cargue y reporte de informacin.
Imagen 3. Ingreso portal WEB SGR.

En la siguiente pgina, ingresar dando clic en el botn naranja INGRESAR:
Imagen 4. Ingreso aplicativo SMSCE.
La siguiente pgina es la que permite el ingreso al aplicativo, para lo cual se debe

indicar usuario y contrasea y luego dar click en el botn CONTINUE.
Imagen 5. Ingreso SMSCE: usuario y contrasea.

Una vez el usuario ingrese cdigo y contrasea vlidos, ingresara a la pantalla

principal del sistema SMSCE, donde segn los perfiles que tenga asociados
(Cuentas SGR / Gesproy SGR), podr ingresar a los mdulos respectivos. Esta
pgina est dividida de la siguiente manera:
Imagen 6. Pgina principal SMSCE.
Mdulo Cuentas SGR: CARGUE REPORTE DE INFORMACION DE

CUENTAS Y EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR.
permite el ingreso de la informacin segn el botn que se seleccione en este
mdulo del aplicativo.
Imagen 7. Ingreso a mdulo Cuentas.
Mdulo Gesproy SGR: En el combo de seleccin se presenta la entidad a la

cual el usuario tiene habilitado el ingreso para el reporte de seguimiento de
proyectos, debe seleccionar la entidad y luego dar clic en el botn INGRESO
GESPROY SGR.
Imagen 8. Ingreso a mdulo Gesproy.
Mdulo de informes: Podr seleccionar y descargar los diferentes reportes de

acuerdo al perfil que tenga el usuario en el aplicativo.
Imagen 9. Ingreso a mdulo Informes.
Mdulo Usuarios seguimiento a proyectos: El usuario representante legal y

quien tenga habilitado el perfil Gesproy-Aprueba y Enva puede ingresar a
consultar, administrar y asociar proyectos a los usuarios de GESPROY SGR
mediante el botn USUARIOS.
I
Imagen 10. Ingreso a mdulo Usuarios.
2. Recuperacin y desbloqueo de contraseas

En caso que el usuario haya olvidado su contrasea o sta se haya bloqueado por
superar el mximo nmero de intentos de conexin, puede realizar el proceso de
recuperacin y/o desbloqueo dando click en el enlace Recuperacin de clave por
olvido o prdida que aparece debajo del botn CONTINUE de la pgina de
Bienvenido.
Al iniciar el proceso, se direccionar a un formulario donde se debe ingresar la

informacin bsica del usuario, la cual ser validada con los datos consignados en el
sistema SMSCE y una vez confirmados se enviar al correo electrnico de la
persona la nueva contrasea.
Imagen 11. Recuperacin y desbloqueo Contraseas.
3. Esquema de seguridad: Usuarios

Los tipos de usuarios del sistema se definen en la circular 062 del 11 de Septiembre
de 2013. sta describe 3 tipos de perfiles:
1. Usuario 1 Aprueba y Enva GESPROY: Corresponde al representante

legal de la instancia ejecutora de los proyectos aprobados con recursos del
SGR o a quien ste delegue.
2. Usuario 2 Elabora y Revisa GESPROY: Corresponde a la persona
designada como responsable del proyecto o proyectos conforme a la
estructura funcional de la instancia ejecutora.
3. Usuario 3 Consulta GESPROY: Este usuario permite revisar la informacin
de ejecucin del proyecto sin efectuar ningn tipo de modificacin en la
misma. Su asignacin se realizar por el ejecutor a las personas de la
instancia que adelanten labores de verificacin, anlisis, seguimiento y
generacin de reporte, as como, a la persona que ejerza la funcin de enlace
de la instancia ejecutora con el SMSCE. (Sistema de Monitoreo, Seguimiento,
Control y Evaluacin).
4. Creacin y administracin de usuarios de Gesproy SGR

Una vez el ente ejecutor tenga asignados sus proyectos y stos cumplan con las
condiciones mencionadas anteriormente en la seccin Aplicativos - Banco de
Proyectos SUIFP MGA, el representante legal del ente ejecutor debe verificar si la
entidad ejecutora cuenta actualmente con usuarios del aplicativo Cuentas SGR. Esto
en razn a que con el usuario del representante legal, el cual tiene asociado el perfil
Aprueba y Enva Cuentas Entidad se debe hacer el ingreso al mdulo de
administracin de usuarios de Gesproy SGR y proceder a asignarse el rol Aprueba

y Enva-GESPROY o delegar el rol a un usuario existente o proceder a crear el
usuario al cual le va a delegar el rol.
Notas:
1. En el caso que el representante legal no cuente con usuario del aplicativo
Cuentas SGR, se debe comunicar con la mesa de ayuda va correo
electrnico y solicitar la creacin de su usuario. Esto aplica igualmente para el
usuario del Tesorero de la entidad territorial si ste tampoco dispone del
usuario de aplicativo. La solicitud de creacin de estos usuarios debe ser
enviada desde un correo institucional al correo infosgr@dnp.gov.co
adjuntando:
o Acta de posesin (Representante legal, Tesorero/Secretario de
hacienda)
o Cedula de ciudadana usuario a crear.
o Cargo.
o Telfono Fijo donde se pueda localizar al usuario a crear.
o Nmero Celular del usuario a crear.
o Correo autorizado donde llegara el nombre de usuario y contrasea
creados para ingresar al sistema.
2. El representante legal con su perfil Aprueba y Enva Cuentas Entidad
solo podr crear usuarios con rol Aprueba y Enva GESPROY o en su
defecto asignrselo el mismo.
3. El usuario que tenga asociado el rol Aprueba y Enva GESPROY es quien
podr crear usuarios en GESPROY con roles Elabora y revisa GESPROY y
Consulta GESPROY.
4.1. Creacin de usuarios

El usuario que tenga el rol Aprueba y Enva GESPROY debe ingresar al aplicativo
en el vnculo USUARIOS y luego dar click en el botn Administrar Usuarios.
Imagen 12. Ingreso mdulo de Administracin Usuarios Gesproy SGR.

Una vez se ingresa al mdulo, la creacin de usuarios se hace dando clic en el botn
AGREGAR USUARIO.
Imagen 13. Ingreso creacin nuevo usuario.
Se despliega el siguiente formulario, donde se deben ingresar los datos de la

persona a quien se le va a crear un usuario para Gesproy SGR:
Imagen 14. Ventana ingreso informacin bsica del usuario.
ELEMENTO TIPO DESCRIPCION

Identificacin Campo Recibe el valor del nmero de identificacin de
la persona.
Validar Botn Al dar click verifica si la identificacin de la
Identificacin persona ya existe en el sistema.
Apellidos Campo Recibe los apellidos de la persona.
Nombres Campo Recibe los nombres de la persona.
Telfono fijo Campo Recibe el telfono fijo de la persona. Se debe
ingresar indicativo de la ciudad, guion y 7
dgitos del telfono fijo.
Celular Campo Recibe los 10 dgitos del nmero celular.
Correo Campo Recibe el correo electrnico de la persona.
electrnico Puede ser institucional o personal.
Confirmacin Campo Verifica el correo electrnico ingresado en el
correo campo anterior.
electrnico
Tipo de Lista valores Indica el tipo de contrato o vinculacin que
vinculacin tiene la persona con la entidad.
Cargo Lista valores Indica el cargo que tiene la persona en la
entidad.
Fecha Campo Indica la fecha de culminacin del contrato de
culminacin la persona en caso que sea tipo Termino Fijo.
Rol del usuario Lista valores Indica el rol (perfil) que tendr el usuario:
Aprobador, Elaborador o Consulta.
Tabla 2. Ventana datos bsicos del usuario.
Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Una vez ingresados, se
debe dar click en el botn GUARDAR para salvar los cambios. Al correo registrado al
momento de creacin del usuario se enviarn los datos de cdigo de usuario y
contrasea para el ingreso al aplicativo.
4.2. Administracin de usuarios

El mdulo de administracin de usuarios permite al usuario que tenga el rol
Aprueba y Enva GESPROY editar los datos del usuario, deshabilitar o habilitar
roles, asociar proyectos a otros usuarios.
Nota: Por entidad solo puede existir un usuario con perfil de Aprueba y Enva
Gesproy.
4.2.1. Editar usuario

Para editar los datos de un usuario, en el mdulo Administrar Usuarios se da click
en el icono con forma de lpiz, el cual desplegar un formulario con los datos bsicos
del usuario. Los campos activos son los que se pueden editar. Una vez realizados los
cambios se da click en el botn ACTUALIZAR.
Imagen 15. Icono Editar usuario.
4.2.2. Habilitar / Deshabilitar perfiles

Para habilitar o deshabilitar el perfil de un usuario se da click en el botn CAMBIAR
ESTADO PERFILES, donde se desplegar un formulario con los perfiles que tiene
actualmente el usuario y la opcin de habilitar o deshabilitar el perfil dependiendo del
estado en que se encuentre el mismo.
Imagen 16. Habilitar / Deshabilitar Perfiles.
4.2.3. Agregar Rol

Tambin puede asignar un nuevo rol al usuario dando click en el botn AGREGAR
ROL. Se despliega un formulario donde se selecciona el rol a asignar al usuario y
luego se da clic en el botn ACTUALIZAR.
Imagen 17. Agregar nuevo Rol a usuario.
Nota: Para los usuarios que tienen contrato a trmino fijo en la fecha de terminacin
el sistema automticamente bloquear la cuenta del usuario. Si se da una extensin
del contrato, para activarlo se debe ingresar por la opcin Editar Usuario y asignar
la nueva fecha de terminacin de contrato. En el caso que se desee terminar
anticipadamente, se deben deshabilitar los roles del usuario y actualizar la fecha de
terminacin del contrato.
Imagen 18 Actualizacin Fecha Contrato
4.2.4. Asociacin de Proyectos

Para asociar proyectos a un usuario se da clic en el botn ASOCIACION DE
PROYECTOS, donde se desplegar un formulario para ejecutar la bsqueda de los
proyectos asignados previamente a la entidad ejecutora, estos proyectos que
aparecen en el formulario son los habilitados para ser asociados al usuario. Para
realizar modificaciones en un proyecto el usuario debe tener asociado previamente
el proyecto de lo contrario, solo podr ejecutar consultas sobre los mismos.
Imagen 19. Asociacin de proyectos a usuarios.
4.2.5. Actualizar Proyectos Usuario

Para actualizar la asociacin de proyectos a un usuario se da clic en el botn
ACTUALIZAR PROYECTOS USUARIO, desplegando un formulario donde se
visualiza el listado de proyectos con los Apellidos, Nombres, e identificacin del
usuario asociado. En este formulario el administrador puede habilitar o deshabilitar
los proyectos asociados al usuario. Deshabilitar desasocia el proyecto, Habilitar
asocia el proyecto.
Imagen 20. Habilitar o Deshabilitar proyectos a usuarios.
4.3. Habilitar usuarios que fueron inhabilitados el 31 de diciembre de 2015

por la emisin de la circular 23-4 del 4/dic/2015
El mdulo de administracin de usuarios permite al usuario que tenga el rol
Aprueba y Enva GESPROY tendr la posibilidad de habilitar (activar) el perfil
Elabora y Revisa Cuentas Entidad y Elabora y Revisa Gesproy de la persona,
asignando fecha de vencimiento de su contrato, esta puede ser indefinida. La
funcionalidad de este formulario solamente permitir actualizar el estado del perfil del
usuario (Habilitado / Deshabilitado) y la fecha de vencimiento del contrato (Fecha
especfica o indefinida en nulo).
Pasos:
1. Ingrese con el usuario y clave del representante legal.
Imagen 21. Ingresar al mdulo Administrar usuarios.
2. Ubique al usuario que se va a habilitar en el listado y de click sobre el botn

usuario por bloqueo dado cambio de representante legal.
Imagen 22. Buscar usuario y dar click botn habilitar usuario.
3. Luego en la ventana emergente dar click sobre la frase Habilitar usuario por
bloqueo dado cambio de representante legal
Imagen 23. Confirmar activacin del rol inhabilitado.
4. Para finalizar la activacin se debe contestar la pregunta Esta seguro que

desea HABILITAR el usuario? Si la respuesta es positiva dar click en el botn
Habilitar en caso contrario puede dar click en el botn Cancelar.
Imagen 24. Confirmar habilitacin usuario.

5. Por ltimo se debe actualizar la fecha del usuario que acaba de habilitar, debe
actualizar el tipo de vinculacin y dependiendo de la seleccin de la entidad se
debe o no ingresar la fecha de culminacin del contrato.
Imagen 25. Actualizar cambio de tipo de contrato y fecha de culminacin del mismo.
6. La entidad puede realizar un filtro por estado para saber que usuario hace
falta activar por cambio de representante legal, el filtro se llama
DESHABILITADO CAMBIO DE MANDATARIO
Imagen 26. Filtro por estado de usuarios.
Excepciones:
Solamente se podrn crear usuarios en entidades ejecutoras e interventoras

que ya tienen proyectos asignados y que los proyectos cumplan con la
condiciones del SUIFP-MGA antes mencionadas. De lo contrario, al ingresar
al mdulo de ADMINISTRAR USUARIOS, se evidenciar un mensaje en letra
roja indicando que la entidad no tiene proyectos asignados.
No se puede asignar un perfil que el usuario ya tiene asignado.
En la entidad solamente puede existir un usuario con perfil Aprueba y Enva -
Gesproy activo. En caso que se intente asignar este perfil a otro usuario
mientras ya existe alguien que lo tiene y lo tiene habilitado, el sistema genera
un mensaje de error indicando que no es posible asignar el rol.
Cada persona solo puede tener un usuario a nivel de entidad ejecutora. Por
esta razn al crear el usuario e ingresar el nmero de identificacin se valida
que la misma no tenga actualmente un usuario creado en la entidad. Esto con
el botn VALIDAR IDENTIFICACION del formulario Agregar Usuario.
Se deben asignar proyectos a usuarios con perfil Elabora y Revisa, no existe
lmite de proyectos a ser asignados a un usuario.
Cada proyecto solo puede ser asignado a un usuario a la vez. si se trata de
asignar el proyecto habilitado a un segundo usuario, el sistema genera
mensaje de alerta indicando que el proyecto est asignado y vigente en otro
usuario.
Los proyectos en estado CERRADO no aparecen en el listado para
asociacin.
5. Flujo de reporte de informacin del proyecto en Gesproy SGR
Los proyectos de la entidad ejecutora que cumplen con los requisitos en SUIFP-MGA
para ser cargados en Gesproy SGR, requieren reporte de informacin en los
aspectos que se presentan en el siguiente grfico, los cuales coinciden cada uno con
una opcin en el men del aplicativo. Las opciones del aplicativo que no se incluyen
en el grfico corresponde a opciones de consulta de informacin, las cuales no
requieren que se ingrese informacin por parte del usuario.
Imagen 27. Flujo reporte de informacin de proyectos en Gesproy SGR.

6. Ingreso al proyecto en Gesproy SGR

Una vez los proyectos de la entidad ejecutora o interventora cumplen con los
requisitos en SUIFP-MGA para ser cargados en Gesproy SGR, se visualizaran y se
podr acceder a su diligenciamiento o consulta dando click en el cdigo BPIN del
proyecto, ya sea a travs de la lista de proyectos o consultando su cdigo exacto.
Imagen 28. Ingreso a los proyectos en Gesproy SGR
7. Generalidades Gesproy SGR

En esta seccin se explicar de manera general cmo se componen y cmo
funcionan las pginas o formularios del aplicativo.
Gesproy SGR es una aplicacin tipo WEB, por tanto se recomienda utilizar el
aplicativo en los navegadores Web Google Chrome, Internet Explorer y FireFox..
Imagen 29. Proyecto Interfaz de usuario Gesproy SGR.
7.1. Iconos de funciones en las pginas

En las pginas del aplicativo se presentan elementos de tipo botones e iconos. stos
se encuentran estandarizados de manera que siempre ejecutaran una accin en el
momento que se de click sobre los mismos. En las pginas o formularios, los campos
marcados con un asterisco al principio * quiere decir que son campos obligatorios y
no se pueden dejar sin valor.
ICONO DESCRIPCIN
Icono para ir a la ventana principal donde podr
ingresar a Cuentas, Gesproy y administrador de
usuarios
Icono para volver al buscador de proyectos.

Ingreso para la creacin de contratistas
Botn de Ingreso a la visualizacin de las alertas del

proyecto. Consulta de alertas generadas
automticamente por el sistema en cuanto al estado de
los contratos creados en Gesproy SGR y los pagos de
los contratos.
Ingreso para la creacin de Interventores y /o
supervisores.
Este cono representa un botn, el cual segn el
contexto muestra funcionalidad de Buscar, abre la
informacin para ingresar al detalle del formulario
actual, donde est ubicado el usuario.
Este cono tiene la funcin de editar o modificar los

datos del registro en el cual se presente.
Este cono tiene la funcin de eliminar los datos del
registro en el cual se presente.
Botn de lista de chequeo indica que NO APLICA el
proyecto para el tem correspondiente.
Botn de lista de chequeo indica que SI cumple los

requisitos para el tem correspondiente.
Botn de lista de chequeo indica que NO cumple los

requisitos para el tem correspondiente.
Con este cono se puede descargar a hoja de clculo la

informacin que se visualiza en esa seccin.
Se visualiza la informacin acerca del campo y/o tabla

que est visualizando
Cuando el botn tiene adicionada esta imagen, este
abrir un formulario para la creacin de los datos que
corresponda.
cono que selecciona que ser eliminada la informacin
relacionada al formulario
Icono en el que podr buscar la informacin en la tabla
por el filtro que desee el usuario
cono que selecciona el ingreso a la informacin de
auditoras Visibles
cono para que el usuario cierre la sesin en la que
est trabajando.
Tabla 3. Generalidades: Botones e Iconos Interfaz de Usuario Gesproy SGR.
Mapa de opciones
En el siguiente cuadro se presentan las opciones principales de navegacin en el

aplicativo.
OPCIN DESCRIPCIN
Proyecto Descripcin general del proyecto. Objeto, ejecutor,
fuentes de financiacin, la informacin es migrada
del SUIFP-MGA
Entidades Consulta y administracin de los contactos y
representante legal del ente ejecutor del proyecto
y de la entidad designada para contratar la
interventora
Acuerdos Consulta y administracin de los acuerdos de
aprobacin del proyecto y los ajustes del mismo.
Requisitos Consulta y administracin de certificaciones que
definen el cumplimiento de requisitos previos al
inicio de la etapa precontractual del proyecto.
Fuentes Consulta de las fuentes de financiacin del
proyecto y administracin de los recursos propios
y de especies del proyecto.
Presupuestal/ Consulta y administracin de rubros.
Rubros
Presupuestal/ Consulta y Administracin incorporaciones
Informacin presupuestales. Tambin se podr ver los saldos
Presupuestal de cierre de bienio
Presupuestal/CDPs Registro de los CDPs y el detalle de los mismos
Planeacin Consulta de actividades a ejecutar del proyecto,

valores de contratacin de las actividades y
valores de ejecucin de las actividades. Permite el
cargue de archivos con la informacin
correspondiente a la programacin contratacin y
avance de la ejecucin de proyectos.
Contratos/ Consulta y administracin de procesos
Procesos precontractuales y relaciones entre procesos y
CDPs.
Contratos/Contratos Consulta y administracin de contratos asociados
al proyectos para la ejecucin de las actividades.
Pagos Consulta de los pagos de las cuentas registradas
por la entidad en el DNP para manejo de recursos
del SGR y sus movimientos. Tipo reintegros de
rendimientos financieros y recursos no ejecutados.
Indicadores Consulta y administracin del avance de los
indicadores del proyecto.
Aprobacin Consulta y administracin del registro por parte
del usuario representante legal de la entidad de
las aprobaciones de la informacin del proyecto
reportada en un periodo.
Cierre Consulta y administracin del cierre del proyecto,
incluye las actas de cierre del proyecto.
Tabla 4. Mapa de opciones men principal Gesproy SGR
Una vez se ingresa Gesproy SGR, nos ubica en la pgina Buscador de Proyectos
donde se puede consultar por varios criterios de bsqueda los proyectos asignados a
la entidad. Las dos formas ms sencillas de filtrar son: 1. Hacer una bsqueda
general dando clic en el botn CONSULTAR o 2. Ingresando datos en cualquiera de
los filtros y dando clic en el botn CONSULTAR.
Una vez se ingresa a un proyecto, el aplicativo direcciona al usuario a la pgina

principal del proyecto. En esta ventana presenta un resumen general del proyecto
con los datos ms importantes de su identificacin y la ejecucin del mismo.
Adicionalmente, se muestra un diagrama de semforos el cual indica el avance fsico

y financiero del proyecto.
% Avance Color semforo

0% - 40% Rojo
40.1% - 79% Amarillo
80.1% - 100% Verde
Superior al 100% ?
Tabla 5. Rangos de avance en semforos
Mtodo calculo Avance Fsico:

Este semforo se presenta en la pgina principal del proyecto y en la opcin
PROYECTO. El objetivo es presentar el % de avance fsico del proyecto segn la
informacin ejecucin de actividades reportada a la fecha, el semforo solo mostrara
avance fsico del mes que est aprobado. El porcentaje de Avance Fsico del
proyecto se calcula de la siguiente manera:
% Avance Fsico = Sumatoria (% Ponderacin Actividad X % Ejecutado

Actividad)
Donde por cada actividad incluida en la programacin de actividades del proyecto, se

multiplica el % de ponderacin (columna % Ponderacin opcin PLANEACI
EJECUCIN) de la actividad por el % de avance fsico de la actividad (columna %
Avance opcin PLANEACI EJECUCIN), y se totalizan los resultados de todas las
actividades del proyecto obteniendo como resultado el % total de avance fsico del
proyecto.
Mtodo calculo Avance Financiero:

Este semforo se presenta en la pgina principal del proyecto y en la opcin
DESCRIPCIN GENERAL. El objetivo es presentar el % de avance financiero del
proyecto segn la informacin pagos al proyecto reportada a la fecha y/o migrada
desde Cuentas SGR. El porcentaje de Avance Financiero del proyecto se calcula de
la siguiente manera:
% Avance Financiero = Sumatoria (Pagos Ejecutados / Valor total del

proyecto)
Los pagos ejecutados corresponden a los pagos registrados en Gesproy SGR por la
opcin CONTRATOS PROYECTO / DETALLE / PAGOS DEL PROYECTO para
fuentes de recursos Propios con fecha pago mayor o igual al 31 de Marzo de 2013, y
los pagos del proyecto migrados del aplicativo Cuentas SGR a Gesproy SGR.
Imagen 30. Semforo avance financiero del proyecto.
Mtodo calculo Avance Cumplimiento: Este semforo se presenta en la

programacin de actividades del proyecto en la opcin PLANEACIN. El objetivo es
presentar el % de cumplimiento en la ejecucin de la actividad segn las cantidades
y periodo programadas y solo se ver reflejado su avance una vez la entidad tenga
aprobado el periodo respectivo. Se calcula de la siguiente manera:
% Cumplimiento = Sumatoria (cantidades ejecutadas actividad a la fecha) /

cantidad total programada actividad X 100
El valor obtenido se ubica en la escala de colores de los semforos
Notas:
Cuando la fecha programada de la actividad (periodos) corresponde a un
periodo futuro respecto a la fecha actual o del sistema, el semforo aparece
en color Gris.
Los semforos cambian de color y se observa el porcentaje de avance una

vez la entidad tenga aprobado el periodo correspondiente, los dems datos se
observan inmediatamente la entidad realiza el cargue de informacin en la
pestaa Planeacin.
Imagen 31. Semforo avance cumplimiento del proyecto.
Estado: Son los diferentes estados en que puede estar el proyecto
DESAPROBADO: Proyecto desaprobado desde SUIFP. En Gesproy no tiene

contratacin, ejecucin fsica ni pagos (ejecucin financiera). Cualquiera o
todas de las 3 condiciones anteriores. El estado se actualizar previa
confirmacin de SMSE, no es automtico.
EN PROCESO DE DESAPROBACIN: Esta desaprobado en SUIFP pero en

Gesproy tiene informacin en: Adjudicacin de contratos (tiene datos en No.
Acto Administrativo de Cierre Procesos precontractuales), Contratacin,
pagos o ejecucin. El estado se actualizar previa confirmacin de SMSE, no
es automtico.
SIN CONTRATAR: Proyectos aprobados y migrados a Gesproy SGR que

cumplen estas condiciones: Sin cargue de la gestin precontractual (procesos
precontractuales), Sin contratos cargados, Sin cargue del archivo de
contratacin, Sin registro de Egresos al proyecto en el mdulo de cuentas. La
fecha inicial del estado corresponde a la fecha de migracin del proyecto de
SUIFP-SGR a Gesproy SGR.
EN PROCESO DE CONTRATACIN: Proyectos que cumplen estas

condiciones: Tiene cargada la gestin precontractual (procesos
precontractuales), no tiene contratos cargados, su avance fsico es cero, Sin
registro de Egresos al proyecto en el mdulo de cuentas. La fecha del estado
corresponde a la mnima fecha de Apertura del proceso precontractual.
CONTRATADO SIN ACTA DE INICIO: Proyectos que cumplen estas

condiciones: Tiene acto administrativo de cierre (en el proceso
precontractual), o que todos sus contratos registrados se encuentran sin acta
de inicio y no presenta avance en ejecucin fsica, Sin registro de Egresos al
proyecto en el mdulo de cuentas. Todos los contratos del proyecto deben
cumplir con estas condiciones. La fecha del estado corresponde a la mnima
fecha del acto administrativo de cierre o la mnima fecha de suscripcin de los
contratos. La ejecucin fsica se mide a nivel del proyecto pero las
actividades estn relacionadas con los contratos en los cargues de
Contratacin. Esta definicin incluye los contratos de tipo Contratacin
Directa ya que actualmente en Gesproy SGR para asociar CDP y RPs al
contrato el mismo debe tener asociado un proceso precontractual que es el
que tiene los CDPS. Si existe ejecucin por actividades en Especies, el
proyecto pasa a estado CONTRATADO EN EJECUCIN.
CONTRATADO EN EJECUCIN: Proyectos que cumplen cualquiera de estas

condiciones: Al menos un contrato registrado con acta de inicio (O) presenta
avance en ejecucin fsica menor al 100% (O) tiene Egresos registrados en
Cuentas SGR. La fecha del estado corresponde a: La mnima fecha del
reporte de ejecucin en Gesproy SGR (se toma la fecha mnima del registro
de histricos de cargue de ejecucin), o la mnima fecha del acta de inicio de
los contratos asociados al proyecto o la mnima fecha del Egreso registrado
en el mdulo de Cuentas SGR para el proyecto, si la fecha no se encuentra
en el histrico de cargues, tomar el primer da del primer mes con reporte de
ejecucin en las actividades del proyecto.
TERMINADO: El avance fsico del 100%. (se toma la fecha mxima del
registro de histricos de cargue de ejecucin), si la fecha no se encuentra en
el histrico de cargues, tomar el ltimo da del ltimo mes con reporte de
ejecucin en las actividades del proyecto. La entidad tendr la posibilidad de
asignar el estado al proyecto, siempre y cuando el avance fsico del mismo
sea mayor o igual al 90% e inferior al 100%. En este caso, la fecha sera la
fecha del sistema del da que la entidad modifica el estado. Se Solicitara
justificacin del por qu est terminado el proyecto sin estar con ejecucin al
100%.
PARA CIERRE: Proyectos que cumplen con los requisitos de cierre (previa
validacin) en la opcin CIERRE PROYECTOS del aplicativo. El listado de
requisitos se puede consultar en el manual de usuario en el captulo titulado
Opcin CIERRE DEL PROYECTO, tabla Requisitos para el cierre del
proyecto.
CERRADO: El proyecto cumple con las siguientes condiciones: registro del

acto administrativo de cierre, aprobacin y envo de la informacin asociada
con dicho acto en el periodo en el cual se registra.
8. Detalle de opciones del men principal
8.1. Opcin PROYECTO

Presenta toda la informacin general del proyecto como se muestra siguiente
imagen. La informacin presentada en Gesproy SGR del proyecto, es importada del
Banco de Proyectos SUIFP-SGR.
Excepciones: En el caso que sea necesario modificar (corregir) datos del proyecto
que estn mal, por ejemplo: Valores del proyecto, tipo de fuentes de financiacin,
valor de las fuentes de financiacin, stas se deben hacer en la fuente de datos que
es como se ha explicado anteriormente en el banco de proyectos SUIFP-MGA que
es donde se carga inicialmente el proyecto y de donde Gesproy SGR trae la
informacin bsica del proyecto.
Imagen 32. Opcin Proyecto.
SECCION NOMBRE DESCRIPCION

1 Datos principales del Informacin principal del proyecto, como
proyecto localizacin, sector, nmero de beneficiarios,
valor del proyecto, objetivo del proyecto,

Entidad Ejecutora y Nit.
2 Estado del Proyecto Estado actual del proyecto.
3 Fuentes de Origen de los recursos para la ejecucin del
financiacin proyecto. Registrada en SUIFP-SGR y otras
fuentes de financiacin.
4 Mapa Regalas Botn que hace enlace con la plataforma de
Mapa Regalas.
5 Resumen Aportes y Resumen de la Informacin de las fuentes el
Pagos aporte que se tuvo al proyecto y los pagos por
la misma, aqu se incluyen las ejecuciones
fsicas de actividades en especie (bienes y
servicios) que afectan avance financiero del
proyecto.
6 Indicadores del Lista de Indicadores al detalle.
Producto
7 Observaciones a la En caso de existir observaciones al proyecto
Ejecucin el usuario con perfil Elabora y Revisa
GESPROY, las podr incluir y los dems
perfiles podrn visualizar las observaciones
en esta seccin.
Tabla 6. Componentes opcin Proyecto
8.2. Opcin ENTIDADES

Consulta de informacin de la entidad designada como ejecutora del proyecto en
contexto. El formulario se divide en 3 secciones. En algunos casos esta pestaa
mostrara las tres secciones dos veces clasificando los datos de la entidad en
Interventora o Ejecutora
SECCIN NOMBRE DESCRIPCIN ACCIONES

1 Detalle Informacin Identificacin del ente Consulta
Entidad Ejecutora o ejecutor, o de la
Entidad Designada entidad Designada a
a contratar la Contratar la
interventora Interventora
2 Informacin Informacin personal Consulta, crear
Representante del representante legal registro, actualizar y
legal de Entidad de la entidad y el eliminar.
Ejecutora o Entidad estado de la persona
Designada a en la entidad. Ejemplo:
contratar la Activo / Inactivo.
interventora
3 Contactos del Informacin Consulta, crear

proyecto de correspondiente a los registro, actualizar y
Entidad Ejecutora o contactos del proyecto eliminar.
Entidad Designada de la entidad que
a contratar la corresponda.
interventora
Tabla 7. Componentes Opcin Entidades
Imagen 33. Opcin Entidades.
8.3. ACUERDOS
El usuario debe ingresar los datos correspondientes al acuerdo de aprobacin del
proyecto por el botn Crear Acuerdo, los datos son: Nmero de acuerdo de
aprobacin, Fecha de Acuerdo, OCAD que aprob el proyecto. Solo se permitir la
creacin de un acuerdo por proyecto. Se divide en 3 secciones.
SECCION NOMBRE DESCRIPCION ACCIONES
1 Acuerdos de Corresponde a la Consulta, Creacin y
Aprobacin informacin de los acuerdos Eliminacin de
proporcionados por la registros.
Secretara Tcnica del
OCAD. Permite ingresar, el
acuerdo asociado a la
aprobacin del proyecto en
cuestin.
2 Acuerdos de Corresponde a la Consulta, y

Aprobacin de informacin de los ajustes Modificacin de
Ajustes realizados a los acuerdos registros.
esta informacin es migrada
del banco de proyectos
(SUIFP) y el usuario podr
complementar la
informacin
correspondiente a las
modificaciones realizadas
en el proyecto
correspondientes a los
acuerdos aprobados.
3 Actualizacin de Se muestran las Consulta. y
proyectos actualizaciones del proyecto Modificacin de
que son diferentes a las registros
permitidas por acuerdos
014 o 020 que se muestran
en la seccin anterior
Acuerdos de Aprobacin
de Ajustes. Esta
informacin es migrada del
banco de proyectos
(SUIFP). El usuario puede
complementar la
informacin de las
actualizaciones que el
sistema identifica y muestra
en esta seccin.
Tabla 8. Componentes Opcin Acuerdos
Imagen 34. Opcin Adicionar Acuerdos
Imagen 35. Opcin Eliminar Acuerdos.

8.4. Opcin REQUISITOS

En esta opcin se registra la informacin correspondiente a la certificacin del
cumplimiento de los requisitos previos al inicio de la etapa contractual, a que hace
referencia el artculo 2 del acuerdo 014 de 2013, se debe registrar solo la de
cumplimiento total, la cual es responsabilidad de la Secretara Tcnica del OCAD
respectivo.
Para ingresar informacin se hace clic en el botn CREAR CUMPLIMIENTO

REQUISITOS PARA CONTRATACIN.
Imagen 36. Opcin Requisitos.
8.5. Opcin FUENTES
Est opcin permite consultar la informacin de las fuentes de financiacin que tiene
asociadas el proyecto en el SUIFP-MGA, como las fuentes de recursos propios
creadas y asignadas en la parte de PRESUPUESTAL/INCORPORACIN
PRESUPUESTAL que se detallar ms adelante en este documento.
El formulario est compuesto por 2 secciones cuando solo tiene ente ejecutor,
descritas a continuacin, en caso de tener ente interventor se visualiza una seccin
adicional 3era seccin como se observa en la imagen adjunta.
SECCION NOMBRE DESCRIPCION ACCIONES

1 Fuentes de Presenta informacin de las Consulta
Financiacin fuentes de financiacin del
SGR proyecto correspondientes
Registradas en a nombre entidad, fuente,
SUIFP-SGR vigencia, valor fuente,
Porcentaje.
2 Otras fuentes de Presenta informacin de Adicionar, Modificar,
financiacin fuentes de financiacin Consultar, Eliminar,

distintas a Regalas o de fuentes NO SUIFP.
Rgimen anterior.
3 Fuente de El ente designado a Adicionar, Modificar,
Financiacin contratar la interventora Consultar, Eliminar,
Entidad diligencia la informacin,
Designada para solo si ya est cargada la
Contratar la programacin inicial por
Interventora parte del Ente Ejecutor con
unidad de medida
Interventora intv
Tabla 9. Componentes Opcin Fuentes de Financiacin
Imagen 37. Opcin Fuentes

Cuando se trata de ingreso de recursos de FUENTES DE FINANCIACIN NO

SUIFP los pasos a seguir son:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin FUENTES del men de opciones y ubicarse en el
bloque Otras Fuentes de Financiacin.
2 Dar click en el botn CREAR FUENTE NO SUIFP.
3 Ingresar Informacin Para Los Campos:
Tipo De Entidad: Se debe seleccionar el tipo de la entidad
dependiendo si es Departamento, Municipio, Otra Entidad.
Entidad: Buscar y Seleccionar en el combo la Entidad que
aporta el dinero.
Fuente No SUIFP: Seleccionar en el combo el tipo de fuente No
SUIFP.
Valor Fuente: Digite la cantidad de dinero que ingresara al
proyecto.
Dar click en GUARDAR.
Tabla 10. Pasos Ingreso Recursos Fuentes Financiacin No SUIFP
Imagen 38. Ingreso Recursos Fuentes Financiacin No SUIFP

En caso que la entidad tenga recursos en especies debe dar click sobre el botn de
modificar e indicar que valor de la fuente corresponde a especies; el valor restante
estar representado en dinero.
Imagen 39. Ingreso valor correspondiente tipo Especies que corresponde a la fuente.
8.6. Opcin PRESUPUESTAL
Esta opcin tiene agrupado tres temas que corresponden a presupuestal:

Rubros
Incorporacin Presupuestal
CDPs.
8.6.1. Rubros
Para ingresar la incorporacin presupuestal se debe registrar previamente los rubros

que maneja la entidad ejecutora de acuerdo a su sistema presupuestal. Para crear
un nuevo rubro, se selecciona la seccin PRESUPUESTAL/RUBROS. y se

selecciona el botn CREAR RUBROS. Si ya existen no es necesario ejecutar este
paso.
Imagen 40. Ingreso para creacin Rubros.
8.6.2. INCORPORACIN PRESUPUESTAL

Conforme a lo dispuesto en el artculo 44 del Decreto 1949 de 2012, una vez
aprobado el proyecto y designado como ejecutor a la entidad, sta deber incorporar
a su presupuesto los recursos del SGR aprobados por el OCAD.
Excepciones:
A) Ingreso de informacin de Vigencias Futuras para la asuncin de
compromisos que afectan presupuestos de bienalidades posteriores:
Para estos casos el usuario deber ingresar la informacin de las
incorporaciones presupuestales en la medida en que se vayan afectando los
respectivos presupuestos bienales autorizados y conforme a la programacin
de la ejecucin financiera del proyecto.
Posteriormente deber sealar en el ingreso de la primera incorporacin el
detalle por bienalidad, de las vigencias futuras autorizadas y su respectivo
valor mediante el botn DETALLE en la columna Detalle de Vig.

Futuras. Este botn se presenta en el caso que en la creacin de la
incorporacin presupuestal se indic que SI tiene vigencias futuras.
B) Ingreso de informacin de Vigencias Futuras para la recepcin de bienes y
servicios en bienalidades posteriores:
En estos casos el usuario deber ingresar la informacin de la incorporacin
presupuestal por el valor total del proyecto en la bienalidad respectiva,
teniendo en cuenta que para la ejecucin del mismo se dispone de
apropiacin suficiente con cargo al presupuesto del respectivo bienio del
Sistema General de Regalas, sealando el detalle por bienalidad, de las
vigencias futuras autorizadas para la provisin de bienes y servicios con su
respectivo valor mediante el botn DETALLE .
Imagen 41. Detalle Vigencia Futura.
Importante:
Se debe tener en cuenta que el presupuesto de la nacin es por bienios, por lo
tanto las vigencias de las incorporaciones presupuestales debe corresponder
al inicio de la vigencia del periodo, ejemplo: Si el periodo o bianualidad es la
de 2013-2014, la vigencia que se ingresara en la incorporacin seria 2013
(que incluye 2013-2014). Esto se debe tener en cuenta as mismo en la
creacin de los CDPs (Certificado de Disponibilidad Presupuestal) ya que la
vigencia que se asigne en el CDP debe coincidir con la vigencia asignada en
la incorporacin presupuestal.
No se hace incorporacin presupuestal, ni proceso precontractual para los
aportes en especies, pero si se permite incluirlos en detalle de Contratos en la
seccin Aspectos Financieros del Contrato cuando existe un contrato que
contemple valores en especies.
En el caso que la fuente tiene definido un porcentaje de aportes en dinero y

otro en especie en la opcin FUENTES, y est incluida en el detalle del CDP
del proceso precontractual del contrato, el valor asociado de la fuente en el
contrato puede ser hasta por el total de la fuente de financiacin (dinero +
especie).
Depende de la entidad si es Ejecutora o Interventora podr modificar la
seccin de la incorporacin que le corresponde a la entidad, la otra seccin
solo podr ser consultada.
Pasos para la creacin de incorporaciones presupuestales:
PASO DESCRIPCIN
1 Crear la incorporacin presupuestal dando clic en el botn
INCORPORACIN PRESUPUESTAL. Registrar la informacin de la
incorporacin presupuestal, con los siguientes datos:
Tipo de Acto Administrativo: Seleccionar de la lista desplegable
si corresponde a un Decreto (para las entidades territoriales),
Resolucin (para las entidades pblicas ejecutoras), Acuerdo u
Otros acuerdos administrativos.
Nmero Acto Administrativo: Por el cual se incorpora al
presupuesto de la entidad ejecutora.
Fecha Acto Administrativo: Se debe diligenciar en el formato
DD/MM/AAAA.
Confirma Incorporacin Anterior Aprobacin del Proyecto:
Seleccionar Si o No segn corresponda.
Incluir Fuente SUIFP: En caso que el proyecto tenga una
cofinanciacin con fuentes que no se cargaron en el banco de
proyectos por ser recursos propios, la entidad ejecutora deber
ingresar la informacin de la incorporacin presupuestal de dichos
recursos creando la respectiva fuente de financiacin diferente del
SUIFP indicando en este campo: NO.
Tipo Fuente: Este campo se diligencia en caso, que en el anterior
se respondi SI, se selecciona la fuente de financiacin
correspondiente a las fuentes asociadas al proyecto en SUIFP-
MGA En caso que en el campo Incluir Fuente SUIFP se
respondi NO, se habilita este campo con lista desplegable de las
fuentes para seleccionar la indicada.
Fuente no incluida SUIFP: Justificacin cambio
Incorporacin: En caso de que el valor de la fuente No SUIFP a
incluir sea mayor que el valor del proyecto se debe diligenciar este
campo con la justificacin para la fuente. Si la fuente si es SUIFP
este campo se debe dejar sin valor, es decir nulo o vaco.
Rubro: Seleccionar de la lista conforme a los rubros
anteriormente registrados en el men Rubros.
Vigencia o anualidad: Seleccionar la vigencia en la que se
realiza la incorporacin presupuestal.

Valor: Se registra el valor incorporado al presupuesto segn la
fuente de financiacin. Es importante precisar que la entidad
ejecutora incorporar el valor total del proyecto, si para la
ejecucin del mismo se dispone de apropiacin suficiente con
cargo al presupuesto del respectivo bienio del Sistema General de
Regalas; de lo contrario requerir la autorizacin de vigencias
futuras de acuerdo a lo previsto en los artculos 94 y 97 de la Ley
1530 de 2012 y en tal caso el usuario deber ingresar la
informacin de las incorporaciones presupuestales en la medida
en que se vayan afectando los respectivos presupuestos bienales
autorizados. NOTA: Para las fuentes de financiacin que son
recursos del SGR, solamente se podr incorporar por fuente y
vigencia hasta el valor resultante de la diferencia entre valor
aprobado de la fuente menos el valor asignado para recursos en
especies para su ejecucin por bienes y servicios.
Aplica Vigencia Futura: Seleccionar segn corresponda de la
lista desplegable Si o No.
Tipo vigencia futura: Seleccionar de la lista desplegable segn
corresponda.
Nro. Autorizacin Vigencia Futura: Corresponde al nmero del
documento de autorizacin de la vigencia futura si la respuesta
anterior fue afirmativa.
3 Dar clic en el botn GUARDAR.
4 En caso de seleccionar Si en el campo Aplica Vigencia Futura, aparecer
un Botn DETALLE en la fila de la Incorporacin Presupuestal

Registrada. Donde debe de registrarse la Vigencia y el valor que
corresponde a la vigencia futura.
Tabla 11. Pasos diligenciamiento Opcin Incorporacin Presupuestal
Imagen 42. Incorporacin Presupuestal
Imagen 43. Ingreso Vigencia Futura

8.6.3. SALDOS CIERRE DE VIGENCIA PRESUPUESTAL

Esta funcionalidad tiene como objeto permitir a las entidades ejecutoras de proyectos
conocer el saldo disponible para incorporacin de recursos a proyectos cuando se
presenta el cambio de Vigencia Presupuestal (bienio). Se debe recordar que las
vigencias presupuestales son bianuales, ejemplo: 2013-2014 y 2015-2016.
El Saldo Disponible para incorporaciones presupuestales en una nueva vigencia

corresponde a la sumatoria de: Recursos Aprobados no incorporados + Recursos
Aprobados incorporados no comprometidos + Recursos incorporados no
comprometidos No SUIFP + Recursos liberados + Recursos liberados No SUIFP.
La informacin de los saldos puede variar en la medida que la entidad ejecutora haga
cambios de la informacin reportada para la ejecucin de recursos de vigencias
anteriores. El Saldo Disponible se actualizar automticamente en la medida que la
entidad ejecutora haga incorporacin de recursos en la vigencia actual.
Definiciones:
Recursos Aprobados: Son los recursos del proyecto que fueron aprobados
por el OCAD y registrados en el aplicativo del banco de proyectos SUIFP.
Algunas veces se les referencia como recursos Si SUIFP.
Recursos No SUIFP: Son los recursos del proyecto que fueron no surtieron
proceso de aprobacin por el OCAD
En la seccin Saldos Cierre de Vigencias Presupuestales se muestran los saldos a

de las vigencias presupuestales anteriores a la actual, con los siguientes datos:
Vigencia: Corresponde a la vigencia presupuestal a la que corresponden los

saldos.
Vlr Aprobado: Corresponde al valor aprobado para el proyecto por el OCAD y
registrado en el aplicativo del banco de proyectos SUIFP.
Vlr Total Proyecto: Corresponde a la sumatoria de todas las fuentes
asignadas al proyecto tanto aprobadas como No SUIFP (ingresadas en
Gesproy SGR).
Vlr Total Comprometido: Corresponde al valor comprometido en RPs y
afectacin de los mismos en los Contratos del proyecto.
Recursos Aprobados No Incorporados: Son los recursos o fuentes de
financiacin del proyecto que fueron aprobados en el banco de proyectos
SUIFP y que no fueron incorporados en la opcin
PRESUPUESTAL/INCORPORACIN PRESUPUESTAL para el proyecto en
la vigencia presupuestal anterior a la actual.
Recursos Aprobados Incorporados No Comprometidos: Son los recursos
o fuentes de financiacin del proyecto que fueron aprobados en el banco de
proyectos SUIFP, que no fueron comprometidos en ningn RP ni afectacin

de RP en los Contratos del proyecto en la opcin CONTRATOS/CONTRATOS
Recursos Incorporados No Comprometidos No SUIFP: Son los recursos o
fuentes de financiacin del proyecto No SUIFP, que no fueron comprometidos
en ningn RP ni afectacin de RP en los Contratos del proyecto en la opcin
CONTRATOS/CONTRATOS.
Recursos Liberados: Son los recursos o fuentes de financiacin del proyecto
que fueron aprobados en el banco de proyectos SUIFP, que fueron liberados
en algn proceso de liquidacin de Contratos donde se liquid el contrato por
un valor menor al que se contrat inicialmente.
Recursos Liberados No SUIFP: Son los recursos o fuentes de financiacin
del proyecto No SUIFP, que fueron liberados en algn proceso de liquidacin
de Contratos donde se liquid el contrato por un valor menor al que se
contrat inicialmente.
Saldo Disponible: Saldo disponible para incorporar en siguientes vigencias
presupuestales. Corresponde a la sumatoria de: Recursos Aprobados no
incorporados + Recursos Aprobados incorporados no comprometidos +
Recursos incorporados no comprometidos No SUIFP + Recursos liberados +
Recursos liberados No SUIFP.

Imagen 44. Saldo Cierre Vigencias Pptales
8.6.4. Opcin CDPs
Se crean los CDPs (Certificados de Disponibilidad Presupuestal) que sern

relacionados al proceso precontractual. Como requisito para relacionar un CDP al
proceso precontractual, ste debe tener creado su respectivo detalle como se indica
ms adelante.
Imagen 45. Opcin CDPs.
Pasos para crear un CDP:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin PRESUPUESTAL subseccin CDPs
2 Ir a la seccin Certificado de Disponibilidad, y dar clic en el botn
CREAR CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
3 Ingresar datos:
Nmero: Corresponde al nmero del CDP.
Fecha: Corresponde a la fecha del certificado de disponibilidad.
Vigencia: Corresponde a la vigencia del CDP, ejemplo: 2013 para el
bienio 2013-2014.
Notas:
Esta vigencia debe ser la misma que se registr en la pestaa de
incorporacin presupuestal, de lo contrario no se podr visualizar
nada en el combo de vigencia al momento de seleccionar los datos
correspondientes del botn detalle CDP.
Para los aportes en especie no se diligencia informacin en la
opcin Gestin Precontractual
Maneja mltiples proyectos: En caso que el CDPs se vaya a utilizar
en varios proyectos y/o contratos, se debe indicar que SI.
4 Dar click en GUARDAR, para diligenciar el DETALLE del CDP, se debe
ingresar por el botn ingreso detalle el sistema abrir formulario

para el diligenciamiento del detalle del CDP, si la entidad tiene los
datos puede continuar el proceso o pulsar el botn Regresar y

continuar el proceso en otro momento.
Tabla 12. Pasos creacin CDP
Imagen 46. Creacin CDP.
Pasos para crear el detalle del CDP:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin CDPs , seccin Certificado de Disponibilidad
3 All se visualizar todos los CDP creados, para ingresar al detalle de
cada uno se ingresa por el botn se presentarn los Detalles del

CDPs creados en el proyecto.
4 Dar clic en el botn ADICIONAR CDP del CDP al que se le va a crear
el detalle.
5 Ingresar datos:
Proyecto: Se presenta automticamente en el combo de seleccin.
Vigencia: Seleccionar la vigencia del detalle para la fuente de
financiacin del CDP, creado previamente en la incorporacin
presupuestal.
Rubro: Se selecciona del combo de seleccin el rubro

correspondiente. ste se cre previamente en la incorporacin
presupuestal.
Incluir Fuente SUIFP: Si el CDP estar relacionado a las fuentes de
financiacin del proyecto que estn cargadas en el SUIFP, se deja
en SI. En el caso que la fuente de financiacin no sea una fuente
trada del SUIFP para el proyecto si no una fuente propia de la
entidad, se indica NO.
Fuente SUIFP: Si el campo anterior se respondi SI, se selecciona
la fuente del combo de seleccin de las fuentes que tiene el
proyecto asociadas en el SUIFP.
Fuente no incluida SUIFP: Si en el campo Incluir Fuente SUIFP se
respondi NO, se selecciona la fuente no SUIFP del combo de
seleccin.
Valor Disponibilidad: Ingresar el valor del CDP. Este valor se
verifica con el valor de la vigencia correspondiente en la
incorporacin presupuestal.
6 Dar clic en GUARDAR.
Tabla 13. Pasos creacin Detalle CDP
Imagen 47. Creacin Detalle CDP No Fuente SUIFP.

Imagen 48. Creacin Detalle CDP con fuentes SUIFP.
8.7. Opcin PLANEACIN

La metodologa para la formulacin de proyectos de inversin con recursos del SGR
es el Marco Lgico, el cual se fundamenta en la cadena de valor. Esta metodologa
ha sido recogida por la Metodologa General Ajustada MGA, en la cual se deben
presentar los proyectos de inversin a ser financiados con recursos del SGR y que a
su vez alimenta el Banco de Programas y Proyectos del SGR y el aplicativo
GESPROY SGR.
En esta opcin se permite a la entidad ejecutora cargar la programacin de las

actividades del proyecto, cargar la contratacin de actividades y cargar la ejecucin
de las actividades. En caso de existir entidad Interventora esta solamente podr
reportar la contratacin y ejecucin de las actividades con unidad de medida INT
Interventora, la programacin inicial seguir estando a cargo de la entidad
ejecutora.
Previo a la ejecucin de los cargues de archivos, se debe crear o ingresar la

informacin correspondiente a la programacin Precontractual, se registra la fecha
de los procesos globales que se van a desarrollar a nivel del proyecto.
Para efectuar la programacin de las actividades precontractuales para la ejecucin

del proyecto, se deben considerar los procedimientos internos de cada entidad para
llevar a cabo la apertura de los procesos, contemplar los tiempos de elaboracin de
estudios previos, estudios de mercado, de idoneidad, expedicin de CDP, la revisin
jurdica y sus ajustes, as como la elaboracin de los pre pliegos segn la modalidad
de contratacin.
Para ingresar la informacin de la programacin precontractual se hace clic en el

botn CREAR PROGRAMACIN PRECONTRACTUAL de la seccin
Programacin Precontractual.
Imagen 49. Opcin Planeacin.
Luego se registra la fecha del proceso de contratacin global a desarrollar a nivel del
proyecto. Hay que recordar que el formato de las fechas es DD/MM/AAAA. Se da clic
en el botn GUARDAR.
Imagen 50. Creacin registro Programacin Precontractual.
Cargue archivos de Reporte de informacin
En esta seccin se cargar por archivos de formato CSV de la informacin

relacionada con la programacin de las actividades necesarias para el alcance de las
metas y objetivos definidos en el proyecto. En la visualizacin de las actividades en
los periodos donde la cantidad programada, contratada o ejecutada es cero se
muestra vaco para que visualmente se identifiquen los periodos que tiene
cantidades diferentes de cero.
8.7.1. Cargue PROGRAMACION INICIAL

En esta seccin se registra la informacin relacionada con la programacin de las
actividades necesarias para el alcance de las metas y objetivos definidos en el
proyecto de acuerdo con la cadena de valor que estructura el mismo; cabe sealar
que estas deben ser consistentes con las registradas en la MGA.
Para el ingreso de la informacin el responsable de proyecto debe tener a su

disposicin la informacin del proyecto, en particular el presupuesto detallado por
actividades y la programacin (cronograma) de la ejecucin de dichas actividades
mes a mes.
Pasos creacin registro proceso cargue Programacin Inicial:

PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar la opcin PLANEACIN del men de opciones y ubicarse en
el bloque PROCESO DE CARGUE PROGRAMACIN FISICO
FINANCIERA.
2 Crear el proceso de cargue de tipo PROGRAMACIN INICIAL dando
click en el botn CREAR PROCESO DE CARGUE PROGRAMACIN
FISICO FINANCIERA.
3 Ingresar informacin para los campos:
Tipo de Cargue: Cargue programacin inicial.
Ao de Inicio de Programacin: Ao en el cual inicia la ejecucin
de las actividades.
Mes de Inicio de Programacin: Mes en el que inicia la ejecucin
de las actividades.
Duracin del Proyecto: Nmero total de meses que dura la
ejecucin de las actividades del proyecto.
Nota: Fecha mnima para inicio de las actividades programadas debe
ser mayor o igual a la fecha del Acuerdo de Aprobacin.
4 Dar click en GUARDAR.
Tabla 14. Pasos proceso cargue Programacin Inicial
Imagen 51. Creacin proceso cargue Programacin Inicial.
Una vez se crea el proceso de cargue, se habilita la seccin Cargue Archivos de

Reporte de Informacin para realizar el proceso de cargue del archivo con la
programacin de las actividades.
Imagen 52. Proceso cargue Programacin Inicial.
Pasos para preparar archivo de cargue de Programacin Inicial y proceso de cargue

del archivo.
PASO DESCRIPCIN
1 Descargar la plantilla de unidades de medida de las actividades dando
clic en el botn UNIDADES MEDIDA, luego dar clic en el botn
GUARDAR (SAVE) y definir la ubicacin en el disco duro del
computador donde se descargar la plantilla. Este archivo es la gua de
los cdigos de las unidades de medida de las actividades que se
necesitarn para documentar posteriormente la plantilla de
programacin inicial. Por defecto viene nombrado como:
SPR_UNIDADES_MEDIDA.xls
2 Una vez creado el proceso de cargue tipo Programacin Inicial, se
debe descargar la plantilla de cargue dando clic en el botn
PLANTILLA CARGUE, luego dar clic en el botn GUARDAR (SAVE) y
definir la ubicacin en el disco duro del computador donde se
descargar la plantilla.
3 Abrir el archivo recin descargado de las unidades de medida y tenerlo
presente y a la mano para consulta de informacin.
4 Abrir el archivo correspondiente a la plantilla de Programacin Inicial
recin descargado para proceder a diligenciarlo.
5 Diligenciar la informacin correspondiente a las columnas:

D- UNIDAD_MEDIDA: Dependiendo del tipo de actividad y

producto seleccionar la unidad de medida que aplique del
archivo de unidades de medida en la columna A que es el
cdigo de la unidad. Ejemplo: KM, para Kilmetros.
Nota: existen 4 tipos de unidad que pueden tener valor de cero
(0) en las columnas I, estas unidades son: INTV Interventora,
ADMON Costos A.I.U , PROYECTOS Y PRE_INVERSIN
E- FECHA_INICIO: Fecha de inicio de la actividad, ingresarla en
el formato DD/MM/AAAA.
F- FECHA_TERMINACIN: Fecha final de la actividad,
ingresarla en el formato DD/MM/AAAA.
G- CANTIDAD_TOTAL: Cantidad total correspondiente a la
actividad. Ejemplo: 20, para 20 Km de carretera.
H- VALOR_TOTAL: Valor total en pesos del costo de la
actividad.
I - PORC_PONDERACION: Porcentaje de ponderacin de la
actividad con relacin al 100% del proyecto. Ejemplo: la
actividad xxx pondera el 20,5% sobre el 100% del proyecto. En
este caso, se registra nicamente el valor numrico de
ponderacin en la celda de la columna, as: 20,5
J - APORTE_ESPECIE: Se digita N cuando no es aporte en
especie, S si es aporte en especie.
K - Periodo X: De la columna K en adelante, se encontrarn los
periodos o meses en que se ejecutar la actividad. En estas
casillas se debe incluir la cantidad proporcional de la ejecucin
de la actividad en ese mes. El nmero de meses que genera la
plantilla ser el nmero de meses indicado en el paso de
creacin del proceso de cargue de Programacin Inicial.
Notas:
En las columnas G, I se deben tener presente ingresar mximo
4 decimales
En la columna H se deben tener presente ingresar mximo 2
decimales.
Si la actividad es tipo Especies o bienes y servicios no se
digita cantidades en los periodos.
Si la actividad tiene unidad de medida: INTV Interventora,
PROYECTOS, PREINVERSIN ADMON Costos A.I.U, se
digita uno en cantidad y no se digita cantidades en los periodos.
Si es una entidad designada para contratar la interventora NO
podr realizar cargue de programacin inicial, esta actividad la
debe realizar la entidad ejecutora del proyecto.
6 Seleccionar la primera fila del archivo de la plantilla, correspondiente a
los ttulos de las columnas, seleccionar toda la fila dando clic sobre el
identificador o nmero de fila, luego dar clic derecho y seleccionar
Eliminar Fila.
7 Dar clic en el men Archivo \ Guardar como
8 Cambiar la extensin del archivo para que se guarde como CSV
(delimitado por comas) (*.csv). Ver la siguiente imagen ejemplo. Dar
clic en GUARDAR.
Tabla 15. Pasos diligenciamiento archivo Programacin Inicial
Imagen 53. Guardar Como, Plantilla Programacin Inicial.
Pasos para cargar el archivo CSV de Programacin Inicial al sistema:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin PLANEACIN
2 El proceso de cargue de programacin inicial debe estar previamente
creado.
3 Dar clic en el botn EXAMINAR (BROWSE en ingls) de la seccin
Parmetros Proceso y seleccionar el archivo CSV de Programacin
Inicial a cargar y dar click en abrir.
4 Dar clic en el botn PROCESAR CARGUE
5 Se inicia el proceso de cargue del archivo, donde en la parte derecha
de la pgina se va generando una serie de mensajes de estado del
proceso: LOG
6 Una vez el proceso termina, verificar los mensajes del log que hagan
referencia a errores generados en el proceso
7 Verificar los errores reportados en el archivo CSV
8 Si el proceso termina EXITOSAMENTE, dar clic en el botn
REGRESAR para ubicarse en la pgina de PLANEACIN y visualizar
las actividades de la programacin inicial cargada
9 Confirmar el cargue de la programacin inicial dando clic en el botn

CONFIRMAR PROGRAMACIN.
Nota: Una vez el cargue de programacin inicial sea confirmado, no
ser posible crear en el proyecto otro cargue de tipo programacin
inicial, En caso de no haber confirmado el cargue de programacin
inicial usted puede eliminar el proceso y realizar un nuevo cargue con
las respectivas correcciones. Si hay modificaciones que afectan la
ejecucin de lo programado, como cambio de fechas de ejecucin de
la actividad por no haberse ejecutado en el mes indicado y la cantidad
indicada, se puede modificar con un cargue de tipo Reprogramacin.
Tabla 16. Pasos cargue archivo Programacin Inicial
Imagen 54. Procesar cargue Programacin Inicial.
Imagen 55. Log proceso Programacin Inicial.

Se pueden verificar las actividades si son o no son aportes en especie en la columna

con su mismo nombre.
Imagen 56. Plantilla cargue programacin inicial indicando Recursos en Especies.
Errores comunes en proceso de cargue Programacin Inicial:
ERROR ACCION
Verifique estructura del Este error se genera cuando hay errores de
archivo todas las columnas estructura en el archivo CSV. Se debe asegurar
deben tener valores que todas las celdas de los registros o filas a
asignados. cargar del archivo tengan valor. No se permiten
celdas vacas o nulas.
Verificar que al final del archivo CSV no existan
filas sin valores. Esto lo hace abriendo el
archivo CSV con el Block de notas o Notepad
de Windows, se va al final del archivo y si
existen filas con puntos y comas (;;;), se debe
eliminar.
Revisar que en el archivo CSV se haya
eliminado en su totalidad la primera fila que
viene por defecto al descargar la plantilla que
corresponde a los ttulos de las columnas.

Valor : X debe ser una La X puede ser cualquier valor (ejemplo). Para
fecha valida las columnas que corresponden a datos de
fechas en el archivo de programacin inicial,
columnas E y F, inicio y fin de actividad, el
formato como se debe ingresar la fecha es
DD/MM/AAAA. Se debe asegurar que el dato
quede ingresado con este formato. Lo puede
verificar seleccionando la columna y asignando
el formato respectivo en las propiedades
Formato Celda.
Verificar que las fechas ingresadas sean
correctas. Ejemplo de una fecha incorrecta es:
31/02/2014.
La suma de los El porcentaje de ponderacin de actividades se
porcentajes de encuentra en la columna I del archivo CSV. Se
ponderacin del proyecto debe asegurar que la sumatoria de esta
no suman el 100% columna sea igual a 100 (100%). Se aclara, que
los valores que se ingresan en esta columna
son numricos y no en formato de porcentajes.
Ejemplo: Si una actividad pondera el 35,5%
sobre el proyecto, se debe ingresar 35,5.
Es importante que la columna no supere los 4
decimales.
Valor total de actividades Este mensaje ocurre cuando el valor en dinero
programadas: (cifra de la de las actividades programadas est por
sumatoria de las encima o por debajo del valor total del proyecto.
actividades programadas) Se debe verificar la sumatoria de las
no coincide con el valor actividades programadas que se est
total del proyecto: (cifra del intentando cargar en la plantilla.
valor total del proyecto).
Actividad: Interventora a Este mensaje ocurre cuando se ingresan
la contratacin de la valores en las columnas de periodos. Se
prestacin del servicio de soluciona colocando valor cero en las columnas
transporte escolar no de los periodos.
debe manejar cantidades
por periodo
Tabla 17. Errores comunes cargue archivo Programacin Inicial
8.7.2. Cargue CONTRATACIN

En la opcin PLANEACIN se reporta la informacin correspondiente a la
contratacin de la ejecucin de las actividades programadas, mediante los cargues
de tipo Contratacin. En el cargue de contratacin, se indicar la fecha en que se
contrat la ejecucin de una o varias actividades y el cdigo del contrato que

ejecutar la obra, el cual debi crearse previamente en el sistema como se explica
en la opcin CONTRATOS que se detalla ms adelante en este manual.
Se sigue el proceso similarmente al cargue de programacin inicial, donde se debe

crear un registro de proceso de cargue como se indica a continuacin.
Pasos creacin registro proceso cargue Contratacin:
PASO DESCRIPCIN
el bloque Crear proceso de cague Programacin fsico Financiera.
2 Crear el proceso de cargue de tipo CONTRATACION dando clic en el
botn CREAR PROGRAMACIN FSICO FINANCIERA
Tipo de Cargue: Cargue de Contratacin.
Ao de Reporte: Ao en el cual se contrata la ejecucin de las
actividades.
Mes de Reporte: Mes en el que contrata la ejecucin de las
actividades.
Notas:
El periodo de contratacin puede ser mayor o igual al periodo de
la fecha de suscripcin del contrato.
En caso que el proyecto sea ejecutado por una entidad y la
interventora sea ejecutado por otra, la interventora solamente
podr reportar la contratacin y ejecucin de las actividades con
unidad de medida INT Interventora.

Tabla 18. Creacin proceso cargue archivo Contratacin
Imagen 57. Creacin proceso cargue Contratacin.
Una vez se guardan los cambios, se actualiza la pgina presentando el proceso de

cargue de tipo Contratacin como se ve en la siguiente imagen:
Imagen 58. Proceso cargue Contratacin.
Pasos para preparar archivo de cargue de Contratacin y proceso de cargue del

archivo:
PASO DESCRIPCIN
1 Una vez creado el proceso de cargue tipo Contratacin, se debe
descargar la plantilla de cargue dando click en el botn PLANTILLA
CARGUE, luego dar click en el botn GUARDAR (SAVE) y definir la
ubicacin en el disco duro del computador donde se descargar la
plantilla.
Nota: Recuerde que las actividades en Especie o Bienes y servicios
no aparecern en esta plantilla.
2 Abrir el archivo correspondiente a la plantilla de Contratacin recin
descargado para proceder a diligenciarlo. Por defecto viene nombrado
con el prefijo Contr seguido del cdigo BPIN del proyecto con
extensin .xls. Ejemplo: Contr2012000020036.xls
E Periodo: Se ingresa el periodo o mes en el cual se contrat
la actividad. El formato del dato para periodo a ingresar es ao /
mes: AAAAMM. Ejemplo: Si se contrat la ejecucin de una
actividad, y el contrato se firm en Abril de 2014 se ingresara:

201404
F Contrato: Se debe ingresar el cdigo del contrato tal como
se cre en la opcin del sistema CONTRATOS PROYECTO.
G Cantidad Contratada: En este campo se ingresa la cantidad
de la actividad que se contrat. Puede ser la cantidad total que
se ingres en la programacin inicial, o puede ser un valor
parcial, en el caso que se tenga ms de un contrato para esa
actividad, o que la actividad se contrate en ms de una fase.
H Valor contratado: Corresponde al valor contratado para la
cantidad de la actividad. Permite un total de cuatro decimales.
Nota:
En la columna G se debe tener presente ingresar mximo 4
decimales
En la columna H se debe tener presente ingresar mximo 2
decimales.
Eliminar Fila.
clic en GUARDAR.
Tabla 19. Pasos preparacin archivo cargue Contratacin
Imagen 59. Guardar Como, Plantilla cargue Contratacin.
Pasos para cargar el archivo CSV de Contratacin al sistema:

PASO DESCRIPCIN
2 El proceso de cargue de Contratacin debe estar previamente creado.
3 Dar click en el botn EXAMINAR (BROWSE en ingls) de la seccin
Parmetros Proceso y seleccionar el archivo CSV de Contratacin a
cargar y dar click en abrir.
4 Dar click en el botn PROCESAR CARGUE
proceso: LOG
los valores de ejecucin cargados a las actividades de la
programacin.
Tabla 20. Pasos cargar archivo Contratacin
Notas:
El cargue de Contratacin tiene la caracterstica que permite ser ejecutado
para el mismo periodo cuantas veces sea necesario. Ejemplo: Si se carg la
contratacin de las actividades y se cometi un error en las cantidades o
valores o fechas de contratacin, se puede crear nuevamente el proceso de
contratacin de ese ao y mes (mismo periodo) y cargar nuevamente el
archivo CSV con las correcciones respectivas. El sistema sobrescribe los
datos dejando los ltimos que se cargaron.
Si existen errores en el cargue de contratacin y la entidad no desea sobre
escribir la informacin (Nota anterior) puede eliminar la informacin registrada
desde la pestaa de Contratos proyecto en el botn BORRAR
INFORMACIN DE ACTIVIDADES.
El cargue de contratacin se realiza solo una vez por actividad y contrato,
ejemplo si existe una actividad con dos contratos diferentes la entidad debe
incluir la actividad dos veces en la plantilla con el nmero de contrato
correspondiente y sus valores respectivos en el cargue de contratacin.
En el cargue de plantilla de contratacin de actividades, NO se incluyen las
actividades de Aportes En Especie.
La entidad interventora solamente podr reportar la contratacin y ejecucin
de las actividades con unidad de medida INT Interventora.
Imagen 60. Ejecucin proceso cargue Contratacin.
Imagen 61. Log proceso cargue Contratacin.
Errores comunes en proceso de cargue Contratacin:
ERROR ACCION
Contrato no definido, para Columna F Contrato: Se debe tener en cuenta
Actividad que la plantilla se diligencia en Excel, y ste por
defecto elimina los ceros a la izquierda que
tengan los datos ingresados. Para evitar esta
situacin, se debe seleccionar la columna F, dar
clic derecho y seleccionar Formato celdas.
Luego asignar el formato Texto. De esta forma
por ejemplo al ingresar un cdigo de contrato
0056 no se perdern los ceros de la izquierda,
y el proceso de cargue identificar el cdigo del
contrato correctamente. Si no se hace esta
verificacin, al ingresar el cdigo como el del
ejemplo, Excel lo cambiar a 56, lo cual no es
vlido para el sistema ya que el cdigo
completo del contrato para l es 0056 y no
cruzara, indicando en el log de mensajes del

proceso de cargue que el cdigo asignado al
contrato no existe.
Periodo de reporte no El formato del periodo de reporte en la columna
valido E, debe ser ao mes: AAAAMM. Ejemplo: si se
contrat actividades en febrero del 2014, se
ingresa: 201402
Archivo no fue Este error se genera cuando hay errores de
completamente procesado, estructura en el archivo CSV. Se debe asegurar
verifique estructura del que todas las celdas de los registros o filas a
archivo todas las columnas cargar del archivo tengan valor. No se permiten
deben tener valores celdas vacas o nulas.
asignados Verificar que al final del archivo CSV no existan
existen filas con los puntos y comas (;;;), se
debe eliminar.
Tabla 21. Errores comunes proceso cargue archivo Contratacin
8.7.3. Cargue EJECUCIN

En el cargue de ejecucin, se reporta el avance en la ejecucin de las actividades
programadas. Es pre requisito que las actividades a las cuales se les va a reportar
avance ya se encuentren cargadas en la programacin inicial y que stas ya estn
contratadas. La ejecucin se reporta en cuanto a cantidad y valor.
Pasos creacin registro proceso cargue Ejecucin:
PASO DESCRIPCIN
el bloque Cargue Archivos de Reporte de Informacin.
2 Crear el proceso de cargue de tipo EJECUCIN dando clic en el botn
CREAR PROCESO DE CARGUE PROGRAMACION FISICO
FINANCIERA.
Tipo de Cargue: Cargue de Ejecucin.
Ao de Reporte: Ao en el cual se reporta la ejecucin de las
actividades.
Mes de Reporte: Mes en el que reporta la ejecucin de las
actividades.
Nota: El periodo de ejecucin puede ser mayor o igual al periodo de la
fecha de suscripcin del contrato asociado a la actividad.
Tabla 22. Creacin proceso cargue archivo Ejecucin
Imagen 62. Creacin proceso cargue Ejecucin.

cargue de tipo Ejecucin como se ve en la siguiente imagen:
Imagen 63. Proceso cargue Ejecucin.
Pasos para preparar archivo de cargue de Ejecucin y proceso de cargue del

archivo:
PASO DESCRIPCIN
1 Una vez creado el proceso de cargue tipo Ejecucin, se debe
descargar la plantilla de cargue dando clic en el botn PLANTILLA
CARGUE, luego dar clic en el botn GUARDAR (SAVE) y definir la
plantilla.
2 Abrir el archivo correspondiente a la plantilla de Ejecucin recin
descargado para proceder a diligenciarlo.
G Cantidad Ejecutada: En esta columna se ingresa la cantidad
ejecutada de la actividad en el periodo que se est reportando
en la columna E Periodo (mes de ejecucin de la
actividad).Esta columna acepta 4 decimales.
H Valor Ejecutado: En esta columna se ingresa el valor en
dinero correspondiente a la cantidad ejecutada que se est
reportando en el periodo para la actividad. Esta columna acepta
dos decimales
NOTA: Las actividades tipo especie no se reportan en esta plantilla.
Eliminar Fila.
click en GUARDAR.
Tabla 23. Pasos preparacin archivo Ejecucin
Pasos para cargar el archivo CSV de Ejecucin al sistema:
PASO DESCRIPCIN
2 El proceso de cargue de Ejecucin debe estar previamente creado.
3 Dar click en el botn EXAMINAR (BROWSE en ingls) de la seccin
Parmetros Proceso y seleccionar el archivo CSV de Ejecucin a
cargar y dar click en abrir.
4 Dar click en el botn PROCESAR CARGUE
proceso: LOG
8 Si el proceso termina EXITOSAMENTE, dar click en el botn
los valores de ejecucin cargados a las actividades de la
programacin.
Tabla 24. Pasos cargue archivo Ejecucin
Notas:
El cargue de Ejecucin tiene la caracterstica igual que el de Contratacin, que
permite ser cargado para el mismo periodo cuantas veces sea necesario.
Ejemplo: Si se carg la ejecucin de las actividades y se cometi un error en
las cantidades o valores, se puede crear nuevamente el proceso de cargue de
ejecucin de ese ao y mes, y cargar nuevamente el archivo CSV con las
correcciones respectivas. El sistema sobrescribe los datos dejando los ltimos
que se cargaron.
No pueden ejecutarse actividades que no tengan cargue de contratacin.
El cargue de ejecucin posee la caracterstica que despus de cargarse la
informacin de una actividad esta informacin puede sobre escribirse en las
casillas de cantidad ejecutada y valor ejecutada con valores iguales a cero,

siempre y cuando ambas casillas sean igual a cero. Si alguna de las dos
casillas no tiene valor cero el sistema le arrojara error
La entidad interventora solamente podr reportar la contratacin y ejecucin
de las actividades con unidad de medida INT Interventora.
Imagen 64. Ejecucin proceso cargue Ejecucin.
Imagen 65. Log proceso cargue Ejecucin.

Errores comunes en proceso de cargue Ejecucin:
ERROR ACCION
Contrato no definido, para Columna F Contrato: Se debe tener en cuenta
Actividad que la plantilla se diligencia en Excel, y ste por
defecto elimina los ceros a la izquierda que
tengan los datos ingresados. Para evitar esta
situacin, se debe seleccionar la columna F, dar
click derecho y seleccionar Formato celdas.
Luego asignar el formato Texto. De esta forma
por ejemplo al ingresar un cdigo de contrato
0056 no se perdern los ceros de la izquierda,
y el proceso de cargue identificar el cdigo del
contrato correctamente. Si no se hace esta
verificacin, al ingresar el cdigo como el del
ejemplo, Excel lo cambiar a 56, lo cual no es
vlido para el sistema ya que el cdigo completo
del contrato para l es 0056 y no cruzara,
indicando en el log de mensajes del proceso de
cargue que el cdigo asignado al contrato no
existe.
Periodo de reporte no El formato del periodo de reporte en la columna
valido E, debe ser ao mes: AAAAMM. Ejemplo: si se
est reportando ejecucin de actividades para el
mes de febrero 2014, se ingresa: 201402
Archivo no fue Este error se genera cuando hay errores de
completamente procesado, estructura en el archivo CSV. Se debe asegurar
verifique estructura del que todas las celdas de los registros o filas a
archivo todas las columnas cargar del archivo tengan valor. No se permiten
deben tener valores celdas vacas o nulas.
asignados Verificar que al final del archivo CSV no existan
filas sin valores. Esto lo hace abriendo el archivo
CSV con el Block de notas o Notepad de
Windows, se va al final del archivo y si existen
filas con puntos y comas (;;;), se debe eliminar.
Tabla 25. Errores comunes proceso cargue Ejecucin
Cuando son Actividades en Especies:

La ejecucin de estos aportes puede certificarse con avances parciales hasta
cumplir el monto asignado por aportes en especie a la fuente de financiacin
Esta actividad afecta porcentajes de avance fsico y/o financiero (opcional).

El usuario debe ubicar en la parte inferior de la programacin, pestaa
Planeacin, la seccin habilitada para reportar la ejecucin de estas
actividades botn CREAR EJECUCIN DE BIENES y SERVICIOS.
Imagen 66. Reporte de ejecucin de las actividades de Recursos en Especies.
Ingresar los datos que se solicitan en el formulario y pulsar el botn guardar

para adicionar el documento de ejecucin de Bienes y Servicios, el formulario
est compuesto por.
CAMPO DESCRIPCIN
Documento Lista desplegable, se debe seleccionar el tipo de
documento
Nmero Documento Nmero del documento
Fecha Documento Fecha en formato DD/MM/AAAA, la fecha de este
documento siempre ser igual o posterior a la fecha
de aprobacin del proyecto.
Descripcin Una breve descripcin del documento ingresado.
Tabla 26. Componentes Documento de ejecucin de bienes y servicios
Imagen 67. Datos solicitados Documento de Ejecucin de Bienes y Servicios
Creado el documento de ejecucin de Bienes y Servicios aparece el formulario

que captura la informacin de la ejecucin de la actividad. El formulario est
compuesto por:
Imagen 68. Datos solicitados detalle del Documento de Ejecucin de Bienes y

Servicios
CAMPO DESCRIPCIN
Actividad Lista desplegable, aparecen las actividades de tipo
Aportes en Especie que se cargaron en la plantilla
inicial.
Cantidad ejecutada Se registra la cantidad ejecutada al momento del
cargue de informacin.
Unidad de medida Campo no modificable.
Valor ejecutado Se ingresa el valor que se ha ejecutado hasta el
momento.
Incluir Fuente SUIFP Se escoge si los recursos son o no una fuente SUIFP
Incluir Fuente de Se escoge si los recursos provienen de fuentes de
Regalas regalas o no.
Entidad Aportarte Lista desplegable, aparecen las entidades que e
ingresaron en fuentes de financiacin.
Vigencia La vigencia de los recursos.
Fuente Corresponde a la fuente de financiacin y se debe
seleccionar de la lista.
Afecta Ejecucin Indicar si el detalle de ejecucin de bienes y servicios
Financiera que se est ingresando afecta o no la ejecucin
financiera.
Tabla 27. Datos solicitados Detalle del Documento de Ejecucin de Bienes y
Servicios.
Imagen 69. Detalle del Documento de Ejecucin de Bienes y Servicios
Dar click en el botn Guardar.

Imagen 70. Documento de Ejecucin de Bienes y Servicios
Una vez reportada y aprobada la informacin la ejecucin, en el semforo de

la actividad se evidencia el avance, y as mismo en los semforos del
proyecto.
Imagen 71. Semforos de ejecucin de avance

Avance Cumplimiento: Este semforo se presenta en la programacin de

actividades del proyecto en la opcin PLANEACIN. El objetivo es presentar el % de
cumplimiento en la ejecucin de la actividad segn las cantidades y periodo
programadas. Se calcula de la siguiente manera:
% Cumplimiento = Sumatoria (cantidades ejecutadas actividad a la fecha) /

cantidad total programada actividad X 100
El valor obtenido se ubica en la escala de colores de los semforos
Notas
Cuando la fecha programada de la actividad (periodos) corresponde a un
periodo futuro respecto a la fecha actual o del sistema, el semforo aparece
en color Gris.
Los semforos cambian de color y se observa el porcentaje de avance una
vez la entidad tenga aprobado el periodo correspondiente, los dems datos se
observan inmediatamente la entidad realiza el cargue de informacin en la
pestaa Planeacin.
8.7.4. Cargue REPROGRAMACIN

El cargue de reprogramacin sirve para hacer modificaciones a la programacin
inicial en 3 aspectos:
Modificacin de periodos: Es posible reprogramar el periodo en que se va a

ejecutar una actividad. Ejemplo: La actividad 01, est programada para
ejecutarse con fecha de inicio 01/01/2014 y fecha final 30/06/2014. Por alguna
razn, la actividad no se podr terminar el 30 de Junio de 2014, entonces en
el cargue de reprogramacin se crearn otros dos periodos adicionales de
ejecucin de la actividad dado que tiene un desfase de 2 meses. Es decir, se
agregaran los periodos Julio y Agosto de 2014, y la cantidad pendiente de
ejecutar de la actividad se distribuir respectivamente en estos 2 nuevos
periodos.
Modificacin de cantidades: Tambin es posible modificar las cantidades
por ejecutar de las actividades. Ejemplo: En la programacin inicial, se
program una cantidad total de 10 para la actividad 01, la cual comenzaba el
01/01/2014 y terminaba el 30/06/2014, por alguna razn finalmente la cantidad
a ejecutar de la actividad no es 10 (por ejemplo 10 kilmetros de carretera),
sino que sern solo 8 Kms. Como quedaran 2 Km pendientes por ejecutar, es
posible redistribuir esos 2 km para otra actividad similar, modificando la
cantidad total de ambas actividades donde para la actividad 1 se indicara un
valor de 8 y para la actividad 02 se le sumara en el valor total los 2 kms
adicionales. As mismo, para la actividad 02 se debe adicionar en uno o varios

de sus periodos por ejecutar segn fuera el caso la cantidad adicional de 2
kms.
Creacin de nuevas actividades: Es posible en este cargue de
reprogramacin, adicionar actividades adicionales. stas debern ser
desagregadas del producto y actividad MGA ya existentes para el proyecto
(Columnas A y B de la plantilla de Reprogramacin). Para lo cual, se
diligenciar la respectiva informacin en cuanto a cantidad total, valor total,
fecha de inicio, fecha fin, unidad de medida y periodos a programar de
ejecucin.
Permitir mover periodos programados de actividades hacia atrs: Es
decir, reprogramar un periodo de inicio de la actividad anterior al que se carg
en la programacin inicial.
Permitir cargar reprogramaciones con valor total de actividades hasta el
valor total del proyecto: Esto incluye valores aprobados desde SUIFP y
fuentes de financiacin No SUIFP incluidas en el proyecto por Gesproy SGR.
Permite el cambio de tipo de actividad: Se puede cambiar la columna (J)
de N a S o viceversa, siempre y cuando la actividad a reprogramar no tenga
ejecucin reportada.
Pasos creacin registro proceso cargue Reprogramacin:
PASO DESCRIPCIN
el bloque Cargue Archivos de Reporte de Informacin.
2 Crear el proceso de cargue de tipo REPROGRAMACIN dando click
en el botn crear proceso de Programacin Fsico Financiera.
Tipo de Cargue: Cargue de Reprogramacin.
Ao Inicio de Reprogramacin: Ao en el cual se reporta la
reprogramacin de las actividades.
Mes Inicio de Reprogramacin: Mes en el que reporta la
reprogramacin de las actividades.
Duracin del proyecto (meses): Nmero total de meses que dura
la ejecucin de las actividades del proyecto
Nota: Fecha mnima para inicio de las actividades programadas debe
ser mayor o igual a la fecha del Acuerdo de Aprobacin.
4 Dar click en GUARDAR.
Tabla 28. Creacin proceso cargue Reprogramacin
Imagen 72. Creacin proceso cargue Reprogramacin.

cargue de tipo Reprogramacin como se ve en la siguiente imagen:
Imagen 73. Proceso cargue Reprogramacin.
Pasos para preparar archivo de cargue de Reprogramacin y proceso de cargue del

archivo:
PASO DESCRIPCIN
1 Descargar la plantilla de unidades de medida de las actividades dando
click en el botn UNIDADES MEDIDA, luego dar click en el botn
GUARDAR (SAVE) y definir la ubicacin en el disco duro del computador
donde se descargar la plantilla. Este archivo es la gua de los cdigos
de las unidades de medida de las actividades que se necesitarn para
documentar posteriormente la plantilla de reprogramaciones. Por defecto
viene nombrado como: SPR_UNIDADES_MEDIDA.xls
2 Una vez creado el proceso de cargue tipo Reprogramacin, se debe
descargar la plantilla de cargue dando click en el botn PLANTILLA
CARGUE, luego dar click en el botn GUARDAR (SAVE) y definir la
plantilla.
3 Abrir el archivo recin descargado de las unidades de medida y tenerlo
presente y a la mano para consulta de informacin.
4 Abrir el archivo correspondiente a la plantilla de Reprogramacin recin
descargado para proceder a diligenciarlo.
D- UNIDAD_MEDIDA: Dependiendo del tipo de actividad y
producto seleccionar la unidad de medida que aplique del archivo
de unidades de medida en la columna A que es el cdigo de la
unidad. Ejemplo: KM, para Kilmetros.
E- FECHA_INICIO: Fecha de inicio de la actividad, ingresarla en
el formato DD/MM/AAAA.
F- FECHA_TERMINACIN: Fecha final de la actividad, ingresarla
en el formato DD/MM/AAAA.
G- CANTIDAD_TOTAL: Cantidad total correspondiente a la
actividad. Ejemplo: 20, para 20 Km de carretera.
H- VALOR_TOTAL: Valor total en pesos del costo de la actividad,
mximo dos decimales.
I - PORC_PONDERACION: Porcentaje de ponderacin de la
actividad con relacin al 100% del proyecto. Ejemplo: la actividad
xxx pondera el 20,5% sobre el 100% del proyecto. En este caso,
se registra nicamente el valor numrico de ponderacin en la
celda de la columna, as: 20,5
J - APORTE_ESPECIE: Se digita N cuando no es aporte en
especie, S si es aporte en especie. Recuerde esta columna se
puede reprogramar si no existe contrato o ejecucin reportada
sobre la actividad que se va a modificar.
K- Periodo X: De la columna K en adelante, se encontrarn los
periodos o meses en que se ejecutar la actividad. En estas
casillas se debe incluir la cantidad proporcional de la ejecucin de
la actividad en ese mes. El nmero de meses que genera la
plantilla ser el nmero de meses indicado en el paso de creacin
del proceso de cargue de Reprogramacin.
Notas: En las columnas G, I se debe tener presente ingresar mximo 4

decimales.
En la columna H se debe tener presente ingresar mximo 2
decimales.
los ttulos de las columnas, seleccionar toda la fila dando click sobre el
identificador o nmero de fila, luego dar click derecho y seleccionar
Eliminar Fila.
7 Dar click en el men Archivo \ Guardar como
(delimitado por comas) (*.csv). Ver la siguiente imagen ejemplo. Dar click
en GUARDAR.
Tabla 29. Pasos preparacin archivo cargue Reprogramacin
Imagen 74. Guardar Como, Plantilla cargue Reprogramacin.
Pasos para cargar el archivo CSV de Reprogramacin al sistema:
PASO DESCRIPCIN
2 El proceso de cargue de reprogramacin debe estar previamente
creado.
3 Dar clic en el botn EXAMINAR (BROWSE en ingls) de la seccin
Parmetros Proceso y seleccionar el archivo CSV de
Reprogramacin a cargar y dar clic en abrir.
4 Dar clic en el botn PROCESAR CARGUE

5 Se inicia el proceso de cargue del archivo, donde se va generando una
serie de mensajes de estado del proceso: LOG
las actividades de reprogramacin cargada.
Nota: El cargue de Reprogramacin no es necesario confirmarlo como
si lo es el de Programacin Inicial. Se pueden hacer cuantas
reprogramaciones sean necesarias.
Tabla 30. Pasos cargue archivo Reprogramacin
Imagen 75. Ejecucin proceso cargue Reprogramacin.

Imagen 76. Log proceso cargue Reprogramacin.
Errores comunes en proceso de cargue Reprogramacin:
ERROR ACCION
Verifique estructura del Este error se genera cuando hay errores de
archivo todas las columnas estructura en el archivo CSV. Se debe asegurar
deben tener valores que todas las celdas de los registros o filas a
asignados. cargar del archivo tengan valor. No se permiten
celdas vacas o nulas.
Verificar que al final del archivo CSV no existan
existen filas con los puntos y comas, se debe
eliminar.
Valor : X debe ser una La X puede ser cualquier valor (ejemplo). Para
fecha valida las columnas que corresponden a datos de
fechas en el archivo de reprogramacin,
columnas E y F, inicio y fin de actividad, el
formato como se debe ingresar la fecha es
DD/MM/AAAA. Se debe asegurar que el dato
quede ingresado con este formato. Lo puede
verificar seleccionando la columna y asignando
el formato respectivo en las propiedades
Formato Celda.
Verificar que las fechas ingresadas sean
correctas. Ejemplo de una fecha incorrecta es:
31/02/2014.
La suma de los El porcentaje de ponderacin de actividades se
porcentajes de encuentra en la columna I del archivo CSV. Se
ponderacin del proyecto debe asegurar que la sumatoria de esta
no suman el 100% columna sea igual a 100 (100%). Se aclara, que
los valores que se ingresan en esta columna
son numricos y no en formato de porcentajes.
Ejemplo: Si una actividad pondera el 35,5%
sobre el proyecto, se debe ingresar 35,5.
Es importante que la columna no supere los 4
decimales.
Cantidad prog: 0 para Se genera por la restriccin explicada
periodo: 201402 es menor anteriormente donde no se permite en la
que cantidad ejecutada: 10 reprogramacin asignar una cantidad menor a
para Actividad: [11182] la cantidad que ya tiene reportada la actividad
Consultora tcnica para de ejecucin.
supervisin de actividades
de ingeniera 100
Valor prog. : 0 para Se genera por la restriccin explicada
periodo : 201407 es menor anteriormente donde no se permite en la
que valor ejecutado : 1000 reprogramacin asignar un valor de cantidad
para Actividad : [5605] menor al valor que ya tiene reportado la
acero de refuerzo 60000 actividad de ejecucin.
psi
Tabla 31. Errores comunes cargue archivo Reprogramacin
8.7.4.1. Detalles del cargue de Reprogramacin
En el cargue de reprogramacin podr encontrar:
Al descargar la plantilla de reprogramacin si ya ha registrado cargue de

ejecucin, podr encontrar las cantidades ejecutadas en cada uno de los periodos
donde fueron registrados, y trabajar su cargue de reprogramacin, si lo que
desea es tener conocimiento de su cargue sin necesidad de reprogramar esta
plantilla con la misma informacin tambin se podr descargar por el link
Descargar archivo de programacin actual.
Nota:
Para mejor visualizacin del cargue de informacin registrada en la presentacin de

las actividades encontrar:
La casilla Inicial se ubica la informacin de la primera programacin cargada y
confirmada en el aplicativo.
En la casilla Prog se visualizar la ltima programacin cargada por el proceso
de reprogramacin con xito por la entidad.
En la casilla cont y eje encontrar el registro de contratacin y ejecucin
registrado.
Imagen 77. Log proceso cargue Reprogramacin

8.7.4.2. Restricciones para el cargue de Reprogramacin:

El cargue de reprogramacin tiene las siguientes restricciones:
No es posible eliminar actividades de la programacin inicial. Al

descargar la plantilla de Reprogramacin, sta viene con las actividades
cargadas en la programacin inicial. Si por algn motivo se elimina una de las
actividades previas del archivo, no quiere decir que sern eliminadas de la
programacin inicial. Simplemente quedaran con los datos que a la fecha
tienen reportados.
Para poder anular una actividad debe de registrarse los datos con valor cero,
esto mostrar que la actividad si estaba programada pero fue anulada no
eliminada, y debe de cargarse con valor cero, mostrando un seguimiento de
que la actividad existi pero no se va a ejecutar Para los otros cargue
(contratacin y ejecucin) no debe de cargarse nada con respecto a esta
actividad anulada, ya que no se mostrar afectado el avance fsico financiero.
No es posible modificar la cantidad de una actividad por menores

valores en un periodo en el cual la actividad ya tiene ejecucin reportada
(cargue ejecucin). Ejemplo: Si la actividad 01 lleva 3 meses de ejecucin y
en cada periodo se le ha reportado una cantidad ejecutada de 10, al
reprogramar esta actividad en esos 3 periodos no se podr ingresar una
cantidad menor que 10. Esto es un control que se establece para evitar que
los valores de cantidades a ejecutar estn variando en el tiempo para las
actividades que ya han tenido avance.

La unidad de medida no se debe modificar: Esta columna debe quedar
como se indic en la programacin inicial.
8.8. Opcin CONTRATOS
Esta opcin tiene agrupado dos temas que corresponden a Contratos:

Procesos
Contratos
8.8.1. Opcin Procesos

En esta opcin se registra la informacin correspondiente a los procesos
precontractuales adelantados por la entidad ejecutora e interventora, con el fin de
llevar a cabo los procesos contractuales necesarios para ejecutar las actividades del
proyecto.
Imagen 78. Opcin Procesos.
Pasos para la creacin del proceso precontractual:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin Contratos/Procesos
2 Dar click en el botn CREAR PROCESO PRECONTRACTUAL
3 Ingresar datos:
Entidad: Se presenta automticamente en el combo de seleccin.
No. Proceso Precontractual: Ingresar el nmero del proceso,
debe corresponder al registrado en el portal de contratacin pblica
SECOP.
Modalidad de Contratacin: Seleccionar la modalidad del combo
de seleccin.
No. Acto Administrativo de Apertura: Ingresar el nmero
Fecha Acto Administrativo de Apertura: Ingresar fecha.
No. Acto Administrativo de Cierre: Ingresar el nmero del acto.
Nmero de Constancia: Ingresar nmero de constancia del
proceso precontractual.
4 Dar clic en el botn GUARDAR
Tabla 32. Pasos creacin proceso precontractual
Imagen 79. Creacin Proceso Precontractual.
Pasos para relacionar el CDP con el proceso precontractual:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin Contratos/Procesos
2 Ubicar el proceso precontractual
3 Dar clic en el botn ASOCIAR CDP.
4 Ingresar datos:
CDP Nmero: Se selecciona el CDP de la lista del combo de
seleccin.
Nota: El CDP que se va a relacionar debe tener creado su detalle, si
no, no se visualizar en la lista de seleccin.
5 Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 33. Pasos relacionar CDP a Proceso Precontractual
Imagen 80. Relacionar CDP a Proceso Precontractual.
Una vez se relaciona un contrato con el proceso precontractual los botones para
modificar y eliminar son deshabilitados en la pestaa Contratos/Procesos. Para
habilitarlos el usuario debe ir a la pestaa Contratos/Contratos ingresar por el botn
de modificar que se encuentra al lado izquierdo del nmero de contrato y dejar

en blanco el tem proceso precontractual.
Imagen 81. Desvincular Proceso Precontractual del contrato
8.8.2. Opcin Contratos
La opcin de contratos en el sistema es la ms extensa o la que contiene ms

informacin. Se recomienda para ingresar a Contratos haber creado los contratistas y
los supervisores con anticipacin. Ya que estos son necesarios para la creacin del
contrato
Imagen 82. Pgina principal opcin Contratos Proyecto.
8.8.3. Seccin Contratistas

En esta opcin se permite consultar, crear, eliminar y modificar datos de los
contratistas. Pasos para crear un contratista:
PASO DESCRIPCIN
1
Ingresar a la opcin dentro del men principal.
2 Se encontrar un filtro para averiguar si el contratista est creado o no,
muy similar al buscador de proyectos
3 Dar clic en el botn CREAR CONTRATISTA
4 En la siguiente ventana ingresar los datos:
Nombre: Nombre y apellidos del contratista o razn social.
Documento: Seleccionar del combo el valor correspondiente.
Identificacin del contratista: Nmero de identificacin del
contratista, sin puntos, comas o guiones. El digito de verificacin
se ingresa en el segundo campo.
Nota: Asegurarse que la identificacin a ingresar es la correcta
ya que posteriormente no es posible corregir este dato.

Tipo Contratista: Seleccionar del combo el tipo de contratista.
Naturaleza: Seleccionar del combo la naturaleza del contratista.
Documento Unin Temporal: En caso que aplique, si no,
seleccionar No Aplica del combo de seleccin.
Fecha Documento Unin Temporal: En caso que aplique.
Representante legal: Nombre del representante legal, en caso
que aplique.
Documento: Seleccionar del combo en caso que aplique.
Nmero ID Representante Legal: Nmero de identificacin, en
caso que aplique.
Departamento: Seleccionar del combo el departamento al cual
pertenece el contratista, donde est radicado su domicilio.
Municipio: Seleccionar del combo el municipio al cual
pertenece el contratista, donde est radicado su domicilio.
Es fundacin: Seleccionar Si o No segn corresponda.
5 Dar clic en el botn GUARDAR
Tabla 34. Pasos creacin Contratistas
Imagen 83. Creacin Contratista.
Pasos para consultar/modificar/eliminar contratistas:
PASO DESCRIPCIN
1
Ingresar a la opcin contratistas
2 Filtrar por la opcin deseada: Los filtros a encontrar el contratista son:

Identificacin del contratista, Nombre, Tipo de Contratista,
Departamento, Municipio.
4 Dar click en el botn BUSCAR.
5
Con el icono que se encuentra en el campo , se puede ingresar a
modificar la informacin del contratista.
6 Con el icono que se encuentra en el campo , se puede eliminar la
informacin del contratista, siempre y cuando no est relacionado con
algn contrato.
Tabla 35. Pasos Crear, Modificar y/o Eliminar Contratistas.
Imagen 84. Consulta Contratistas.
8.8.4. Funcionalidad Consorcios / Uniones Temporales
Posee las siguientes caractersticas:

Se obliga que el representante legal del consorcio este creado previamente en
la base de contratistas del aplicativo.
En la creacin del Consorcio / Unin Temporal, para el representante legal

solamente se solicita el nmero de identificacin y el sistema valida si existe,
carga el nombre y tipo de documento automticamente, si no existe, indica al
usuario que lo debe crear previamente.
El Consorcio / Unin Temporal se podr relacionar a un solo contrato en el
sistema.
Al relacionar Consorcio / Unin Temporal a un contrato, en el detalle del
contrato se deben relacionar los integrantes y el porcentaje de participacin de
cada uno de ellos, el cual debe sumar el 100% para poder cargar la
contratacin de actividades.
El Consorcio / Unin Temporal relacionado al contrato, solamente se podr
modificar en cuanto a integrantes o porcentajes de participacin cuando al
contrato no se le haya hecho ningn cargue de contratacin de actividades.
El Consorcio / Unin Temporal solo se puede desvincular del contrato si
previamente se han desvinculado los integrantes en el detalle del contrato.
1. Creacin del Consorcio / Unin Temporal
PASO ACTIVIDAD
1
Ingresar a la opcin contratistas
2 Dar click en el botn CREAR CONTRATISTA
3 Diligenciar la informacin solicitada por la ventana especialmente en la
seccin tipo de contratista CONSORCIO.
4 Ingresar los datos, los campos marcados con * son obligatorios:
* Nombre: Ingresar el nombre del Consorcio / Unin Temporal
*Tipo de identificacin del contratista: Seleccionar el valor que
aplica, normalmente NIT.
*Nmero de identificacin del contratista: Ingresar el NIT del
Consorcio / Unin Temporal.
*Tipo Contratista: Ingresar Unin Temporal o Consorcio segn
aplique.
*Naturaleza del Contratista: Si es Pblica, Privada o Mixta.
*Documento de Unin Temporal / Consorcios: Seleccionar de la
lista el tipo de documento que aplique.
Fecha del documento de Unin Temporal / Consorcio: Ingresar la
fecha del documento.
*Nmero ID Representante Legal: Ingresar el nmero de
identificacin del representante legal, el cual ya debe estar creado
como persona / contratista en el sistema.
*Tipo ID Representante Legal: Campo no diligenciable, se carga
automticamente a partir del nmero de identificacin del
representante legal ingresado.
*Representante Legal: Campo no diligenciable, se carga
automticamente a partir del nmero de identificacin del

representante legal ingresado.
Departamento: Seleccionar el departamento donde tiene sede el
Consorcio / Unin Temporal.
Municipio: Seleccionar el municipio donde tiene sede el Consorcio /
Unin Temporal.
5 Dar click en el botn GUARDAR
Tabla 36. Creacin del Consorcio / Unin Temporal.
2. Relacionar el Consorcio / Unin Temporal al Contrato
PASO ACTIVIDAD
1 Ingresar por la opcin CONTRATOS
2
Dar clic en el botn
3
En la seccin Detalle de Contratistas para Consorcios o Uniones
Temporales relacionar los integrantes y su porcentaje de participacin.
Estas personas deben existir en la base de contratistas del sistema
previamente. Dar clic en el botn CREAR DETALLE CONTRATISTA.
4 Repetir el punto 3 para cuantos integrantes se requiera y hasta
completar el 100% de participacin.
Tabla 37. Relacionar el Consorcio / Unin Temporal al Contrato.
Imagen 85. Detalle contratista para consorcio o uniones temporales.
Imagen 86. Adicionar contratista para consorcio o uniones temporales.

8.8.5. Seccin Supervisin de contratos
En esta seccin de la opcin general de Contratos Proyecto, se ingresan los

supervisores de contratos y se asignan a uno o varios contratos que deben
existir previamente.
8.8.5.1. Seccin Interventores o Supervisores

En esta opcin se permite consultar, crear, eliminar y modificar datos de los
supervisores. Pasos para crear un supervisor:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin dentro del men principal.
3 Dar clic en el botn CREAR INTERVENTORES DEL PROYECTO

Documento: Seleccionar el tipo de documento que posee el
supervisor.
Cdigo Interventor: Se digita el nmero del documento
seleccionado. Asegurarse que la identificacin a ingresar es la
correcta ya que posteriormente no es posible corregir este
dato.
Nombre del Funcionario: Nombre y apellidos del Supervisor.
Dependencia: Se registra la dependencia a la que pertenece el
supervisor.
Cargo: Registrar el cargo que posee en la entidad.
Telfono: Registro del nmero en el que se pueda comunicar.
Email: Registro de la direccin electrnica del supervisor.
5 Dar click en el botn GUARDAR

Tabla 38. Pasos creacin Contratistas
y
Imagen 87. Creacin Interventor o supervisor.
Pasos para consultar/modificar/eliminar Interventores:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin Interventores
2 En la seccin se visualizar los supervisores creados
5
Con el icono que se encuentra en el campo , se puede ingresar a
modificar la informacin del contratista.
6 Con el icono que se encuentra en el campo , se puede eliminar la
informacin del contratista, siempre y cuando no est relacionado con
algn contrato.
Tabla 39. Pasos Crear, Modificar y/o Eliminar Supervisor.
Imagen 88. Seccin Interventores

8.8.5.2. Seccin Relacionar supervisor a Contrato
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin CONTRATOS
2 Dar click en el botn CREAR SUPERVISORES DEL CONTRATO de la
seccin Supervisores de Contratos.
3 En la siguiente ventana, ingresar datos:
Interventor: Seleccionar el interventor ya creado en el botn
interventores .
Contrato: Seleccionar el contrato objeto de la interventora.
Estado Supervisin: Seleccionar el estado en que est este
supervisor el en contrato: Activo, Encargado o Inactivo.
Documento Nombramiento: Seleccionar el tipo de documento en
que se deleg como supervisor.
Nmero Documento Nombramiento: Ingresar nmero de
documento donde fue nombrado el supervisor.
Fecha de Nombramiento: Ingresar fecha en la fue nombrado
Supervisor.
Fecha de Inicio Actividades: Fecha en la que da inicio a la
supervisin del contrato.
Fecha de Finalizacin Actividades: Fecha en la que da fin a la
supervisin del contrato.
4 Dar click en el botn GUARDAR, Y CERRAR.

Tabla 40. Pasos Ingresar / Asignar Supervisores
Imagen 89. Ingreso Supervisores.

Imagen 90. Asignacin Supervisores a Contratos.
8.8.6. Seccin CONTRATOS OBRA INTERVENTORA
El ingreso y consulta de informacin de los contratos de Obra y de Interventora es

similar, los diferencia el tipo y que estn en secciones separadas dentro de la opcin
CONTRATOS PROYECTO. Cada tipo de contrato, cuenta con su respectivo detalle,
al cual se ingresa dando clic en el botn DETALLE en cada registro del contrato.
A continuacin se presentar como ejemplo el caso de contratos de Obra para la
consulta e ingreso de informacin.
Pasos para creacin de nuevo contrato de obra:
PASO DESCRIPCIN
2 En la seccin Contratos en desarrollo del proyecto, dar clic en el
botn CREAR CONTRATOS.
Proceso precontractual: Seleccionar el respectivo proceso del
combo de seleccin.
Nota: Es obligatorio que el proceso precontractual a seleccionar

tenga relacionado su respectivo CDP en la opcin GESTIN
PRECONTRACTUAL, de lo contrario no se presentar en la lista
del combo de seleccin.
Modalidad de Contratacin: Seleccionar del combo la modalidad
respectiva de contratacin.
Causal de Contratacin: Seleccionar del combo la causal
respectiva.
Contratista: Seleccionar del combo el contratista.
Nota: El contratista debe estar creado previamente en la opcin

CONTRATISTAS .
Maneja Mltiples Proyectos: Indicar si el contrato se compartir
con otros proyectos. Seleccionar SI o NO.
Valor Total Contrato: Ingresar el valor del contrato
Justificacin Valor Contrato: En caso que el valor del contrato
sea superior al valor total del proyecto, normalmente para contratos
que son multiproyecto, se debe ingresar una justificacin, de lo
contrario dejar vaco. Asegurarse que no queden espacios en
blanco.
Contrato No.: Ingresar nmero del contrato.
Nota: Verificar que no se borre el nmero del contrato ingresado al
cambiar de campo ya que si se ingresa el cdigo antes que
refresque el formulario, tomar por defecto el valor cero. Si est en
cero previamente a guardar los cambios, asignar nuevamente el
cdigo correcto.
Tipo de Contrato: Seleccionar de lista del combo de seleccin.
Objeto: Ingresar descripcin del objeto del contrato.
Nro acto de adjudicacin: Ingresar el nmero respectivo del acto
de adjudicacin.
Fecha acto adjudicacin: ingresar la fecha del acto de
adjudicacin.
Fecha suscripcin del contrato: Ingresar la fecha de suscripcin
del contrato.
Fecha de inicio: Opcional, fecha de inicio del contrato.
Plazo Contractual: Ingresar el plazo y la unidad de medida: Da,
Mes o Ao.
Unidad de Tiempo: Da. Mes o Ao
Fecha final contractual: Registrar fecha final del contrato.
Termino para liquidacin en meses: Ingresar tiempo en meses
para la liquidacin del contrato.
4 Dar click en GUARDAR
Tabla 41. Pasos Creacin Contratos
Imagen 91. Creacin de Contratos.
En caso de que la entidad se equivoque cuando crea el contrato en datos como son:
valor del contrato, nmero de contrato, tipo de contrato, si el contrato maneja o no
mltiples proyectos, tendr la oportunidad de modificarlos dando clic en el botn
modificar contrato.
Imagen 92. Modificacin de datos del Contrato.
RESTRICCIONES:
Que se tenga acta de liquidacin. En este caso no podr modificar datos en
el contrato.
Que tenga cargue de contratacin: Si el valor que va a ingresar es menor
que la sumatoria que ingreso en el cargue de contratacin. En este caso
deber borrar el cargue de contratacin, por el botn de Borrar Actividades
dentro del detalle del Contrato.
Que este en estado cerrado y aprobado el periodo: En caso que el
proyecto est en estado CERRADO y con aprobacin de informacin.
Que no tenga permisos sobre el proyecto: En caso de tener las dos
entidades designadas para ingresar informacin en el proyecto es decir la
entidad ejecutora y la entidad interventora, se debe recordar que cada entidad
tiene permisos asignados para evitar modificar la informacin que no le
corresponde segn su entidad, los botones de adicin, modificacin y
eliminacin se activan en la seccin que le corresponda al usuario que ingreso
al proyecto.
8.8.7. Seccin Detalle Pestaa Informacin de Contratos
8.8.7.1. Detalle Proyectos Destino por Contrato

En el caso que al crear el contrato se indic Maneja Mltiples Proyecto = SI,
posteriormente se debern asociar al contrato los proyectos donde se replicaran los
contratos hijos. Esto aplica para contratos de Obra y de Interventora.
Cuando se indica que el contrato Maneja Varios Proyectos, se debe prestar

atencin a dos casillas en la seccin Informacin General del Contrato, donde en la
primera Valor Contrato para Proyecto, se visualizar el valor del contrato del
proyecto en cuestin, y en el segundo campo Valor total del Contrato se visualizar
el valor del contrato global, es decir, el total del contrato a travs de todos los
proyectos.
Imagen 93. Ingresar proyectos destino contrato multiproyecto.

Pasos para Asignacin de Contratos para replicar en otros proyectos:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin CONTRATOS y ubicar el contrato principal
2
Dar click en el botn DETALLE del contrato
3 Ubicarse en la seccin Detalle Proyectos Destino por Contrato y dar
click en el botn CREAR DETALLE PROYECTOS DESTINO POR
CONTRATO. Como primera medida, se debe ingresar en este detalle
el contrato padre y el valor que le corresponde en el proyecto, para el
ejemplo tendr un valor de $1.000, mientras que el valor total del
contrato, el que se ingres al crearlo es de $100.000.000.
Proyecto: Del combo de seleccin, escoger el proyecto destino
donde se replicar el contrato. Como se indic en el paso anterior,
primero se asigna el valor proporcional del contrato padre y luego
se repite esta secuencia con los dems contratos.
Nota: Se visualizan nicamente proyectos del ente ejecutor y que
ya se encuentren cargados en Gesproy SGR.
Valor Contrato: Ingresar el valor proporcional del contrato en el
proyecto.
Contrato a Generar: Por defecto, el sistema asigna al contrato hijo,
el mismo nmero de contrato del contrato padre. Sin embargo, en
este campo se puede asignar un nmero diferente si es necesario.
Tabla 42. Pasos Asignacin Contratos Multiproyecto
Imagen 94. Ingresar proyectos destino contrato multiproyecto.
Pasos para Generacin de Contratos replica en otros proyectos:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin CONTRATOS y ubicar el contrato principal
2 Dar click en el botn DETALLE del contrato
3 Ubicarse en la seccin Detalle Proyectos Destino por Contrato y dar
click en el botn GENERAR CONTRATOS.

4 Una vez termina el proceso se indicar por medio de un mensaje.
5 Dar click en el botn CERRAR.
6 En la seccin Detalle Proyectos Destino por Contrato en la columna
Gener Contrato, quedar en estado: SI, indicando que el contrato ya
se replic al proyecto destino.
Tabla 43. Pasos Generacin Contratos en otros proyectos
Imagen 95. Generacin de contratos en otros proyectos.
8.8.7.2. Aspectos Financieros del Contrato

En esta seccin se hicieron ajustes, creando una nueva funcionalidad para diligenciar
el detalle del CDP, la entidad aportante de los recursos del CDP, vigencia de los
recursos y valor. Este cambio aplica dependiendo de:
A) Cuando el contrato tiene fuentes asignadas sin registro presupuestal.

En este caso se deben eliminar y quedara bajo el nuevo esquema, o cuando
el contrato tiene fuentes asignadas y registros presupuestales con afectacin
de CDPs. En este caso est bajo el anterior esquema y debe afectar el CDP
nuevamente para completar la informacin de valor por fuente, entidad,
vigencia.
B) Cuando el contrato no tiene fuentes asignadas ni RP registrados. En
ese caso est bajo el nuevo esquema o funcionalidad.
A continuacin se da explicacin cuando la entidad debe seguir con el esquema

anterior.
En esta seccin, se asignan los valores de los recursos de fuentes de financiacin

que corresponden y no corresponden a regalas
DESCRIPCIN
PASO
1 En la seccin Recursos de Regalas, dar click en el botn .
2 En la siguiente ventana seleccionar las fuentes de Regalas
correspondientes chequeando el recuadro de la primera columna

Incluir en el contrato.
3 En la columna Valor aportado al contrato ingresar el valor que se
utilizar de cada fuente.
5 Ingresar el valor que le corresponde a los recursos en especie por el
botn de editar.por fuente, del monto total del contrato por el botn de
editar, justo dentro de la columna Aporte Especie, en la Informacin del
Contrato.
Tabla 44. Pasos relacionar Fuentes Financiacin a Contratos
Imagen 96. Relacionar Fuentes Financiacin al contrato

Imagen 97. Relacionar Fuentes Financiacin al contrato
Otras Fuentes de Financiacin del Contrato
En esta seccin, se asignan los valores de los recursos de otras fuentes de

financiacin que no son del SGR y que financian el contrato. Tambin se pueden
incorporar los recursos que se marcaron en especies en la pestaa fuentes de
financiacin sean fuentes SUIFP o NO SUIFP
Pasos para relacionar Otras Fuentes de financiacin al contrato:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin Otras Fuentes de Financiacin del Contrato, dar click
en el botn INGRESAR.
2 En la siguiente ventana, ingresar los datos
Incluida en SUIFP: Seleccionar SI o NO segn sea el caso.
Entidad Aportante: Seleccionar la entidad aportante
Fuente: Seleccionar la fuente de financiacin
Valor: Ingresar el valor que se aporta por sta fuente al contrato
4 Ingresar el valor que le corresponde a los recursos en especie del
monto total del contrato por el botn de editar, justo dentro de la
columna Aporte Especie.
Tabla 45. Pasos relacionar Otras Fuentes Financiacin a Contratos
Imagen 98. Asignar Otras Fuentes Financiacin al contrato.

NOTAS:
Las fuentes de financiacin debe tener la cadena presupuestal previamente
creada y el contrato estar asociado a un proceso precontractual para poder
ingresar las fuentes de financiacin en el detalle del contrato.
La entidad podr modificar las fuentes de financiacin siempre y cuando no
deje un valor inferior a los pagos ya registrados en el sistema.
Si las fuentes de financiacin son en Especie o Bienes y Servicios no es
necesario crear CDPs, Gestin Precontractual ni Incorporacin Presupuestal.
Solo se debe tener presente de ingresar en la pestaa Fuentes de
Financiacin los recursos en especie, para que el aplicativo le permita
ingresar el valor correspondiente en el detalle del contrato.
8.8.7.3. Registro Presupuestal cuando existe informacin en Aspectos

Financieros del Contrato.
En esta seccin, se ingresa el monto de recursos que respalda el cumplimiento o
pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que
correspondan o desarrollen el objeto de la apropiacin afectada. Las opciones de
eliminar y modificar RP pueden ser utilizadas en caso que se requiera hacer un
ajuste a la informacin reportada.
Pasos para ingresar un Registro Presupuestal al contrato:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin Registro Presupuestal, dar click en el botn CREAR
REGISTRO PRESUPUESTAL.
2 En la siguiente ventana, ingresar los datos:
Registro Presupuestal No.: Nmero del registro presupuestal.
Pregunta: El registro presupuestal incluye recursos de regalas?

Seleccione SI o NO segn corresponda.
Pregunta: Los rubros del registro estn con cargo a los rubros de
incorporacin de recursos de Regalas en el ente ejecutor?
Concepto: Digite el concepto del RP.
Fecha: Seleccionar fecha del RP
Valor: se registra el valor en pesos del RP
Vigencia: se registra la vigencia de expedicin del Registro
Presupuestal.
Dependencia que Certifica el Registro Presupuestal: Se registra
el nombre de la Secretara o entidad que expidi el RP
4 Ingresar al DETALLE del RP creado, para ingresar el dato del
valor comprometido para crear la afectacin Por el botn CREAR
AFECTACIN y realizar la afectacin del certificado de disponibilidad.
Dar clic en el botn GUARDAR.
5 Se despliega formulario donde se solicita Adicionar el detalle de la
entidad aportante, para el ingreso de la informacin se debe dar click
en el botn INGRESAR.
6 Se visualiza formulario Adicionar Detalle por Entidad en caso de tener
una sola fuente se visualizan los datos por defecto, en caso contrario
puede seleccionar o modificar la informacin que se visualiza en el
aplicativo.
Fuente de Regalas: La entidad debe indicar SI o NO el valor
comprometido pertenece a dineros de regalas.
Entidad aportante: Seleccionar de la lista desplegable cual ser la
entidad que va a aportar los recursos a comprometer.
Vigencia: Seleccionar el ao de la vigencia de la fuente de
regalas.
Valor saldo fuente: Dato no modificable, se indica a la entidad
cuanto es el saldo disponible por esa fuente para comprometer.
Valor aporte: Se debe ingresa el valor que se va a comprometer.
8 Repetir los numerales 4, 5 y 6 hasta completar los detalles de las
entidades que se involucran en el valor del CDP digitado previamente y
que afectan el contrato.
9 Dar click en el botn GUARDAR y una vez terminado el proceso pulsar
CERRAR para salir del formulario Afectacin de Certificados de
Disponibilidad
10 Dar click en el botn ASIGNAR FUENTES. Si la entidad ha registrado
la informacin de manera correcta se visualizaran los datos en la
seccin de recursos de regalas y otras fuentes de financiacin del
contrato, culminando de esta manera el registro del RP y afectacin del
CDP. En caso contrario el sistema le informa a la entidad que hace

falta registrar informacin.
11 Si la entidad debe hacer modificaciones o eliminar el RP debe pulsar el
botn DESASIGNAR FUENTES, Y proceder a realizar los cambios
que sean necesarios.
Tabla 46. Pasos Ingreso Registro Presupuestal Contratos
Imagen 99. Ingreso de Registros Presupuestales.
Afectar CDP
La opcin de AFECTAR CDP se utiliza para relacionar el registro presupuestal a

cada CDP relacionado en el mdulo de gestin precontractual. Esto se utiliza cuando
la entidad cancelo el proceso automtico para ingresar el valor a comprometer del
CDP despus que se cre el RP.
Pasos para Afectar CDP en el Registro Presupuestal del contrato:
1 Ingresar al detalle del RP creado, y hacer click en el botn

AFECTACION CDP.
2 Ingresar el dato del valor comprometido para realizar la afectacin

del certificado de disponibilidad. Dar clic en el botn GUARDAR.
3 Se despliega formulario donde se solicita Crear Detalle Entidad, y
se crea el registro del mismo.
4 Se visualiza formulario Crear Detalle Entidad en caso de tener una
sola fuente se visualizan los datos por defecto, en caso contrario puede
seleccionar o modificar la informacin que se visualiza en el aplicativo.
regalas.
CERRAR.
Tabla 47. Pasos afectar CDP en Registro Presupuestal Contratos
Imagen 100. Ingreso valor para afectacin CDPs.
Imagen 101. Ingreso Detalle del Registro Presupuestal, afectacin CDPs.

Imagen 102. Finalizar Registro Presupuestal, afectacin CDPs.

Imagen 103. Desasignar y Asignar fuentes para el Registro Presupuestal, afectacin

CDPs.
8.8.7.4. Registro Presupuestal cuando no existe informacin en Aspectos

Financieros del Contrato.
Los contratos que no tengan registro de datos en Aspectos Financieros deben

ingresar primero la informacin del RP, luego afectar el CDP y paso final Asignar
Fuentes al contrato. En este paso el sistema automticamente visualizara los datos
ingresados en Recursos de Regalas y Otras Fuentes de Financiacin del Contrato.
Pasos para ingresar un Registro Presupuestal al contrato:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin Aspectos Financieros del Contrato, ubicar la seccin
Registro Presupuestal dar click en el botn CREAR REGISTRO
PRESUPUESTAL.
Registro Presupuestal No.: Nmero del registro presupuestal.
Pregunta: El registro presupuestal incluye recursos de regalas?
Pregunta: Los rubros del registro estn con cargo a los rubros de
incorporacin de recursos de Regalas en el ente ejecutor?
Concepto: Digite el concepto del RP.
Fecha: Seleccionar fecha del RP
Valor: se registra el valor en pesos del RP
Vigencia: se registra la vigencia de expedicin del Registro
Presupuestal.
Dependencia que Certifica el Registro Presupuestal: Se registra
el nombre de la Secretara o entidad que expidi el RP
Tabla 48. Pasos Ingreso Registro Presupuestal Contratos
Imagen 104. Ingreso Registros Presupuestales

Imagen 105. Ingreso informacin Registros Presupuestales.
Afectar CDP
Una vez se pulsa el botn guardar en la creacin del RP, se dirige a registrar el
detalle del CDP el sistema automticamente visualiza el formulario para la afectacin
del certificado de disponibilidad en caso de crear un RP que no coincida con el valor
del contrato el sistema informa a la entidad que el valor del RP no coincide con el
valor del contrato. La entidad puede crear los RP que sean necesarios hasta
completar el valor del contrato.
Pasos para Afectar CDP en el Registro Presupuestal:
PASO DESCRIPCIN
1 ingresar los datos:
Valor comprometido: Se ingresa el valor que se dispondr del
CDP para ste Registro Presupuestal del contrato. Este valor total
de la sumatoria de valores comprometidos debe ser igual al RP
para que el sistema le permita continuar.
3 Se despliega un formulario donde se debe pulsar el botn
INGRESAR.
4 Se visualiza formulario Adicionar Detalle por Entidad en caso de tener

una sola fuente se visualizan los datos por defecto, en caso contrario
puede seleccionar o modificar la informacin que se visualiza en el
aplicativo.
regalas.
CERRAR para salir del formulario Afectacin de Certificados de
Disponibilidad
Tabla 49. Pasos afectar CDP en Registro Presupuestal Contratos
Imagen 106. Ingreso valor para afectacin CDPs.
Imagen 107. Ingreso Detalle del Registro Presupuestal, afectacin CDPs.

Imagen 108. Finalizar Registro Presupuestal, afectacin CDPs.
Imagen 109. Asignar fuentes para el Registro Presupuestal, afectacin CDPs.

Imagen 110. En caso de modificacin se debe DESASIGNAR FUENTES del

Registro Presupuestal, afectacin CDPs.
8.8.7.5. Actas Contrato

En esta seccin se registra la informacin de las actas suscritas en desarrollo de la
ejecucin del contrato. Pasos para ingresar Actas del contrato:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin Actas Contrato, dar click en el botn INGRESAR
Tipo de acta: Seleccionar el tipo de acta que aplica para el
documento. En caso de que no se requiera la misma, dentro del
sistema, debe de registrarse tipo de acta no requiere. Ejemplo: Acta
de liquidacin No requiere.
Contrato: Seleccionar el contrato al cual corresponde el acta.
Acta No.: Ingresar el nmero del acta.
Fecha: Ingresar la fecha del acta.
Detalle del acta: Transcribir el detalle del acta. (Lmite de
caracteres = 3000)
Estado Contrato: Seleccionar del combo el estado del contrato.
Tabla 50. Pasos ingreso Actas Contratos
Imagen 111. Ingreso de Actas al contrato.

8.8.7.5.1. Liquidacin de contratos
Para registrar la liquidacin del contrato, en el campo que corresponde al valor se

debe registrar el total de la liquidacin del mismo. En el espacio de las fuentes
existen dos columnas a registrar la que corresponde al valor total de la liquidacin
del contrato (sumatoria entre valor en especie y el valor en dinero) y al valor especie
(registro del valor que corresponde solo al valor exacto de especies). Ejemplo:
Imagen 112. Registro Acta Liquidacin
Cuando el contrato a liquidar presenta bienes y servicios se deben contestar una

serie de preguntas que se irn visualizando segn sea la respuesta que indique la
entidad.
Al momento de registrar actas del tipo Acta de liquidacin o Acta de liquidacin no

requiere, se observar una nota que dice: Se recuerda que conforme al pargrafo
1 del Artculo 84 de la Ley 1474 de 2011, se considera falta gravsima No exigir, el
supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la
entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas tcnicas obligatorias, o
certificar como recibida a satisfaccin, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.
(). Esta nota aplica en los contratos de Inversin y en los contratos de
Interventora, para el registro de actas del tipo Acta de liquidacin o Acta de

liquidacin no requiere segn aplique.
Nota: En caso de que el valor del contrato liquidado sea cero, es necesario que sea
registrado con valor cero.
Una vez se crea el acta de liquidacin del contrato, el aplicativo bloquea los registros
del contrato de manera que no se puedan hacer modificaciones al mismo.
En caso que sea necesario corregir o modificar informacin de la liquidacin del

contrato, se debe hacer ingresando una nueva acta de tipo Liquidacin en la cual
se ingresa la informacin correspondiente. Cuando se ingrese un acta tipo
Liquidacin y previamente ya existe otra de este tipo, la ltima se marcar como
Re-liquidacin.
Para hacer modificaciones al contrato luego de haberlo liquidado, el usuario debe

eliminar las actas de liquidacin y Re-Liquidacin que se hayan ingresado.
Imagen 113. Ingreso acta reliquidacin.
Cuando el contrato se liquida por un valor menor al contratado, los recursos no

ejecutados del contrato estarn disponibles para incorporar al presupuesto del
proyecto. Los valores liberados por efectos de liquidacin de contratos por menores
cuantas se visualizaran en la consulta de Saldos de Cierre de vigencia
Presupuestal de la opcin INCORPORACIN PRESUPUESTAL
8.8.7.6. Plizas Contrato

En esta seccin se registra la informacin de las plizas y las modificaciones de las
plizas que se generan en la ejecucin del contrato. Pasos para ingresar Plizas del
contrato:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin Plizas Contrato, dar click en el botn CREAR PLIZA
DE CONTRATO
Tipo de Pliza: Seleccionar del combo de tipos de plizas
Nombre Aseguradora: Ingresar el nombre de la aseguradora
Nmero de Pliza: Ingresar el nmero de la pliza.
Beneficiario: Ingresar los beneficiarios de la pliza.
Tomador: Ingresar el Tomador de la pliza.
Nmero de cubrimientos: Digitar el nmero de cubrimientos de la
pliza. Para que esta ventana este habilitada se debe seleccionar la
casilla a la izquierda del campo
Fecha de Expedicin: Fecha de Expedicin de la pliza

Documento de Aprobacin
Tipo: Se selecciona del combo de datos desplegable
Numero: Nmero del documento con que se aprob la pliza
Fecha: Ingresar la fecha de aprobacin de la pliza en el formato
DD/MM/AAAA.
Tabla 51. Pasos ingreso Plizas Contratos
Imagen 114. Ingreso de Plizas al contrato.
8.8.7.7. Modificaciones Contrato

El aplicativo permite hacer ciertas modificaciones a los contratos. Los tipos de
modificaciones permitidos corresponden a los tipos:
Aclaracin: Permite ingresar informacin de aclaraciones relacionados a la

ejecucin trminos de contratacin.
Tiempo: Permite hacer adiciones de tiempo de ejecucin del contrato en das
o meses y actualizar la fecha de finalizacin del mismo.
Dinero: Permite ingresar adiciones de dinero al contrato, para lo cual se debe
indicar tanto el Valor que se adiciona, como detallar por cual fuente de
financiacin se adiciona el valor sea de Regalas y/o de Otras Fuentes.
Cesin Contrato: En caso que el contrato sea cedido, permite ingresar el NIT
o Cdula del nuevo contratista.
Cambio de contratante: En caso que el contrato cambie de contratante,
permite actualizar el documento de identidad del contratante.
Los tipos de documento que se pueden relacionar son los siguientes: Memorando,
Resolucin, Oficio, Ordenanza, Decreto, Acuerdo, Acta, Certificacin, Otros,
Adicional, Edicto, Contrato, Modificatorio, Prrroga, Sello de aprobacin.
Pasos para ingresar Modificaciones del Contrato:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin Modificaciones Contrato, dar click en el botn
INGRESAR MODIFICACION.
2 En la siguiente ventana, ingresar datos para tipo modificacin
ACLARACIN:
Contrato No.: Trae el contrato al que se le registra la modificacin.
Tipo de modificacin: Aclaracin.
Documento tipo: Se selecciona de la lista desplegable.
Documento Numero: Numero del documento de modificacin.
Fecha documento: Numero del documento de modificacin.
Objeto: Se registra el objeto de la modificacin. (Limite caracteres =
500)
Para tipo modificacin Tiempo:

Tipo de modificacin: Tiempo.
500)
Adicin en Tiempo: Se ingresa el nmero adicional para das o
meses.
Unidad: Se indica si la adicin de tiempo es en das o meses.
Fecha Final del Contrato: Ingresar la nueva fecha en que
terminar el contrato.
Para tipo modificacin Dinero:

Tipo de modificacin: Dinero.
500)
Valor: Se ingresa el valor en dinero que se adicionar.
Valor adicin al Contrato: En la seccin Recursos del Contrato
para cada fuente de Regalas que aporte dinero a la adicin se

ingresa el valor respectivo.
Notas:
o En caso que el dinero provenga de una fuente de Regalas
que no ha sido asignada an al contrato, se da click en el
botn CREAR FUENTE REGALAS.
o En caso de que el valor total digitado en la seccin de
Aspectos Financieros del Contrato no sea igual al valor Total
del contrato la entidad no podr realizar adiciones o
reducciones de dinero en el contrato
o En caso de realizar una reduccin de dinero al contrato el
sistema lo permitir siempre y cuando tenga presente:
Que el valor a reducir en el contrato se debe ingresar
con signo negativo.
No dejar un valor inferior a los pagos ya registrados
en el sistema por la fuente a modificar.
Si es reportado por funcionalidad desde el RP debe
haberse creado un RP con valor negativo donde sean
afectadas las fuentes de manera negativa y as
registrar correctamente el valor del contrato.
Valor Otras Fuentes: En caso que se adicionen recursos por otras
fuentes se indica el valor o en caso que no haya sido an asignada
la fuente al contrato, se da click en el botn CREAR OTRA
FUENTE.
o Nota: En caso de realizar una reduccin de dinero al
contrato el sistema lo permitir siempre y cuando no deje un
valor inferior a los pagos ya registrados en el sistema por la
fuente a modificar.
Para tipo modificacin Cesin Contrato:

Tipo de modificacin: Cesin de contrato.
500)
NIT o cdula del nuevo contratista: Se ingresa el nmero de
documento de identidad del nuevo contratista.
Para tipo modificacin Cambio de Contratante:

Tipo de modificacin: Cambio de contratante.

500)
Tabla 52. Pasos ingreso Modificaciones Contratos
8.8.7.8. Circunstancias
Circunstancias Externas a la Ejecucin del Contrato
En esta seccin se registran, de presentarse, las decisiones judiciales que afectan la

ejecucin del proyecto.
Pasos para ingresar Circunstancias Externas a la Ejecucin del Contrato Decisiones

Judiciales del contrato:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin Circunstancias Externas a la Ejecucin del Contrato,
dar click en el botn CREAR CIRCUNSTANCIAS EXTERNAS,
DECISIONES JUDICIALES.
Tipo Providencia: Seleccionar de la lista desplegable.
Tipo de Proceso: Seleccionar de la lista desplegable.
Nmero Providencia: Ingresar el nmero correspondiente al
documento.
Fecha: Ingresar la fecha del documento.
Pretensiones de la accin: Ingresar detalle de la providencia.
Tabla 53. Pasos ingreso Circunstancias Externas Contratos
Imagen 115. Ingreso Circunstancias Externas al contrato.
Circunstancias Excepcionales en la Ejecucin de los Contratos
Pasos para ingresar Circunstancias Excepcionales en la Ejecucin de los Contratos:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin Circunstancias Excepcionales en la Ejecucin de los
Contratos, dar click en el botn CREAR CIRCUNSTANCIAS
EXCEPCIONALES.
Tipo Circunstancias: Seleccionar de la lista desplegable.
Tipo acto administrativo: Seleccionar de la lista desplegable.
Nro. Acto administrativo: Ingresar el nmero correspondiente al
acto.
Fecha: Ingresar la fecha del acto en formato DD/MM/AAAA.
Tabla 54. Pasos ingreso Circunstancias Excepcionales Contratos
Imagen 116. Ingreso Circunstancias Excepcionales al contrato.
8.8.7.9. Cargue Masivo

En la seccin de Cargue Masivo, en caso que para el contrato no se haya realizado
el cargue respectivo de contratacin de actividades, al dar click en el botn CREAR
PROCESO, se direccionar al usuario a la opcin PLANEACIN para que se haga
el respectivo proceso de cargue de contratacin de actividades.
Pasos para crear Proceso de Cargue Masivo de contratacin de actividades del
proyecto:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin Cargue Masivo Actividades del Contrato, dar click en el
botn CREAR PROCESO.
2 Ser direccionado a la opcin PLANEACIN, donde debe seguir los
pasos descritos en este manual para la opcin PLANEACIN tipo de
cargue Contratacin.
Tabla 55. Pasos creacin proceso cargue masivo Contratacin
En caso que se requiera eliminar registros del cargue de contratacin para el

contrato en particular, es posible hacerlo en la seccin Cargue Masivo Actividades
del Contrato. Esto se hace en el caso que sea necesario eliminar el contrato por
ingreso de datos incorrectos y as eliminar dependencia de informacin en cuanto a

cargue de contratacin de actividades.
Pasos para eliminar Actividades de contratacin reportadas para el contrato:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin Cargue Masivo Actividades del Contrato, dar click en el
botn BORRAR INFORMACIN DE ACTIVIDADES.
2 En la siguiente ventana dar click en el botn ACEPTAR.
Tabla 56. Pasos actividades de cargue Contratacin
8.8.8. Seccin Detalle Pestaa Pagos del Contrato

Esta opcin est dividida en dos secciones: Informacin General del Contrato y
ejecucin de pagos:
Informacin General del Contrato: Presenta informacin general del

contrato.
Ejecucin de pagos: Permite registrar los pagos realizados al contrato por
fuentes diferentes a fuentes de financiacin del SGR (Regalas).
Los pagos realizados por fuentes del SGR, se cargarn automticamente desde el
aplicativo de Cuentas SGR, donde deben estar previamente reportados los pagos
para el proyecto por su respectivo cdigo BPIN y para el contrato. El aplicativo
homologa los cdigos de contratos del proyecto y de esta manera carga la
informacin de los pagos a Gesproy SGR.
Excepcin: Es posible ingresar pagos con recursos de Asignaciones Directas del

SGR, pero solamente aquellos que sean inferiores al 1 de marzo de 2013.
Observacin: En caso que los pagos no aparezcan cargados, puede ser por dos
motivos:
El cdigo del contrato no pudo ser homologado. En este caso, el usuario con
perfil Elaborador de Cuentas SGR, debe ingresar al aplicativo Cuentas SGR y
por el botn HOMOLOGACION DE CONTRATOS ingresar y homologar
manualmente los contratos.
Los pagos de contratos en Cuentas SGR no fueron registrados
adecuadamente, es decir, fueron reportados por un concepto diferente a
Pagos proyectos donde no se indica BPIN ni cdigo de contrato. En este
caso, la entidad debe corregir esos reportes de pagos, solicitando por la mesa
de ayuda de Cuentas SGR la habilitacin del concepto de AJUSTES en
Cuentas SGR para el periodo en Elaboracin y de esta manera anular los
pagos que se ingresaron mal y volverlos a ingresar por el concepto Pagos

Proyectos.
Pasos para registrar pagos por recursos propios o por recursos de Regalas cuya
fecha es inferior al 1 de marzo de 2013:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin ejecucin de Pagos, dar click en el botn CREAR
PAGOS DEL CONTRATO.
Contrato No.: Seleccionar de la lista desplegable.
Pago Nmero: Seleccionar de la lista desplegable el nmero
correspondiente.
Fecha de ejecucin: Ingresar la fecha del pago.
Tipo Documento: Seleccionar de la lista desplegable.
Documento No.: Ingresar el nmero del documento que soporta el
pago.
Beneficiario: Ingresar el nombre del beneficiario del pago.
Concepto: Ingresar el concepto por el cual se reporta el pago.
Anticipo: Si en caso de ser un anticipo.
Luego vendr la seccin de adicionar ejecucin de pagos donde:
Seleccionar Fuente: Seleccionar las fuentes por la cuales se ejecuta

el pago. Para seleccionar las fuentes de pago la informacin
relacionada debe estar previamente registrada en los aspectos
financieros del contrato, por las opciones correspondientes a Recursos
de regalas y otras fuentes de financiacin del contrato.
Valor: Ingresar el valor bruto del pago.
Subtotal: Se calcula automticamente.
Descuentos: Ingresar el valor de los descuentos generados para el
pago.
Amortizacin del anticipo: ingresar valor de amortizacin del
anticipo, si aplica.
Total: Se calcula automticamente.
Dar click en el botn GUARDAR.
Tabla 57. Pasos ingresar Pagos Contrato
Observacin: En caso que el pago exceda el valor de las fuentes registradas el

sistema no le permitir continuar con el registro del mismo.
Imagen 117. Ingreso Pagos al contrato.
8.8.9. Seccin Detalle Pestaa Registro Fotogrfico
En la pestaa Contratos Proyecto del aplicativo GESPROY-SGR, botn DETALLE

del proyecto, se encuentra una seccin llamada Registro Fotogrfico como se
puede observar en la Imagen
Imagen 118. Registro Fotogrfico
Esta opcin permite adjuntar registros fotogrficos correspondientes a la ejecucin

del proyecto como soporte del avance de las obras a travs del botn CREAR
SOPORTE DE ACTO ADMINISTRATIVO.
Pasos a tener en cuenta para el cargue de imgenes:
PASO DESCRIPCIN
2
Dar click en el botn DETALLE
3 Ingresar a la seccin REGISTRO FOTOGRFICO
4 Dar click en el botn CREAR SOPORTE ACTO ADMINISTRATIVO
1. *Nivel 1 de Clasificacin: Valor por defecto Seguimiento
Proyecto.
2. *Nivel 2 Clasificacin: Valor por defecto Registro Fotogrfico.
3. *Fase del proyecto: Seleccione la opcin 01 Inicio si la
imagen es antes de comenzar el proyecto, 02 Construccin
durante el proyecto o 03 Finalizacin, dependiendo de la fase
a la que corresponde la fotografa. Nota: Asegurarse que la
fotografa a cargar en el aplicativo corresponda a la fase
correcta del proyecto.
4. *Descripcin de la fotografa: En este campo el usuario
proporciona una descripcin de la imagen que se est

adjuntando.
5. *Fecha de Toma de la Fotografa: Se registra la fecha en la
que fue tomada la imagen, no corresponde a la fecha de cargue
en el aplicativo.
6. *Archivo de Fotografa: Mediante el botn Examinar el
usuario ubica en su computador la imagen que se va a cargar.
7. Nmero del contrato: La imagen a cargar puede asociarse a
un nmero de contrato del proyecto. Es opcional.
8. *Acepto trminos y condiciones de publicacin: Para que la
imagen sea cargada en el aplicativo de GESPROYSGR el
usuario debe aceptar los trminos y condiciones de publicacin,
marcando la casilla correspondiente. Es importante que el
usuario conozca y entienda las Especificaciones Tcnicas de
la Fotografa que va a ser cargada en el aplicativo, al igual que
la Reglamentacin de la Publicacin, informacin dispuesta
en los links correspondientes en el formulario.
9. Publicar fotografa en Mapa Regalas: Activando este campo,
el usuario autoriza la publicacin de la imagen en el aplicativo
Mapa Regalas en la Ficha Tcnica del proyecto.
Tabla 58. Pasos para el cargue de imgenes
Nota: Los campo marcados con asterisco * son de obligatorio diligenciamiento.
Imagen 119. Cargue de imgenes
Una vez cargadas las imgenes en el aplicativo, stas aparecen en orden

cronolgico, siendo la ms antigua la primera en visualizarse. La fecha para realizar
este ordenamiento es la fecha de toma de la imagen ingresada en el cargue del
archivo fotogrfico.
8.8.9.1. Especificaciones tcnicas del archivo fotogrfico.
El cargue de registro fotogrfico debe cumplir con las siguientes especificaciones:
Las extensiones vlidas de los archivos: PNG, BMP, JPG, JPEG, TIF. GIF
El tamao o peso mximo permitido por archivo es de 4 Mb.
El aplicativo permite cargar mximo 9 archivos por proyecto, y mximo 3
archivos por cada fase: Inicio, Construccin o Finalizacin.
Documentar la fotografa con informacin correspondiente a lugar, fecha de
captura de la fotografa y nombre de la visita en el campo Descripcin de la
Fotografa.
8.8.9.2. Galera de imgenes en aplicativo Mapa Regalas.

Cuando el usuario hace un cargue de imagen en GESPROY SGR y marca la opcin
Publicar fotografa en Mapa Regalas que se encuentra en el formulario de captura
de datos para el cargue de fotografa (ver Figura 2), la Imagen automticamente es
publicada en el aplicativo Mapa Regalas en la Ficha tcnica del proyecto, ver Figura
3.
Imagen 120. Pgina aplicativo Mapa Regalas.
En caso de no marcar la opcin Publicar fotografa en Mapa Regalas y si

posteriormente desea hacerlo, puede seguir estos pasos:
PASO DESCRIPCIN
1 Ingresar a la opcin CONTRATOS PROYECTO
2 Dar click en el botn DETALLE
3 Ingresar a la opcin REGISTRO FOTOGRFICO
4 Dar click en el link Publicar, ubicado en la casilla correspondiente a
Mapa Regalas del registro fotogrfico ya cargado en Gesproy SGR
(ver Figura 4).
Tabla 59. Publicar Fotografa en Aplicativo Mapa Regalas
Imagen 121. Publicar Fotografa en Aplicativo Mapa Regalas.
En caso de error al ingresar la informacin en el momento del cargue de archivo

fotogrfico, puede eliminar la informacin y archivo cargado con el botn .
8.8.9.2.1. Retirar Fotografa del aplicativo Mapa Regalas

Si el usuario desea retirar de la galera fotogrfica del proyecto una imagen
especfica debe ingresar al aplicativo GESPROY SGR y seguir los siguientes pasos:
PASO DESCRIPCIN
4 Dar click en el link Retirar ubicado en la casilla correspondiente a
Mapa Regalas.
Tabla 60. Retirar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas
Imagen 122. Retirar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas
8.8.9.2.2. Republicar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas

Si el usuario desea visualizar en la galera fotogrfica del proyecto en el aplicativo

Mapa Regalas una imagen especfica que haba sido retirada en algn momento del
proyecto debe ingresar al aplicativo GESPROY SGR y seguir los siguientes pasos:
PASO DESCRIPCIN
4 Dar click en el link Republicar ubicado en la casilla correspondiente
a Mapa Regalas.
Tabla 61. Republicar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas.
Imagen 123. Republicar Fotografa en aplicativo Mapa Regalas

8.9. Opcin PAGOS

Esta opcin presenta la informacin de los pagos de la cuenta (s) reportada por la
entidad territorial en el aplicativo de Cuentas SGR. Est dividida en dos
secciones: 1) Consulta de los Giros y Pagos de las cuentas de la entidad para el
proyecto, 2) Reintegro de Rendimientos; registros correspondientes a los reintegros
de recursos al Ministerio de Hacienda por parte de la entidad.
Imagen 124. Opcin Pagos.
Seccin 1: Giros y Pagos: Dando click en el botn DETALLE se listarn todos los
pagos de los periodos reportados ascendentemente, siendo el ltimo reporte
registrado el primero de la lista. Esta informacin no se puede editar, se visualiza del
reporte del aplicativo de cuentasSGR CARGUE REPORTE DE INFORMACION DE
CUENTAS Y EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR. Pero solo
corresponde a los pagos del proyecto.
Imagen 125. Reporte pagos del Proyecto SGR.
Seccin 2: Reintegro de Rendimientos Financieros y Recursos no ejecutados: Al

oprimir el botn INGRESAR de la seccin Reintegro de Rendimientos Financieros
y Recursos no ejecutados se habilita el registro de la informacin de rendimientos y
otros dineros de la cuenta de la entidad ejecutora a la cuenta del Ministerio de
Hacienda para este fin.
Pasos para ingreso de informacin de reintegros de rendimientos financieros y

recursos no ejecutados:
PASO DESCRIPCIN
1 En la seccin 2, dar click en el botn CREAR REINTEGRO DE
RENDIMIENTOS
2 Ingresar datos:
Banco: Seleccionar el banco del combo de seleccin para la
cuenta del Ministerio de Hacienda.
Cuenta: Seleccionar la cuenta del Ministerio de Hacienda del
combo de seleccin.
Fecha Reintegro: Ingresar fecha del reintegro
Documento de Reintegro: Seleccionar del combo el tipo de
documento a relacionar.
Documento No.: Ingresar el nmero correspondiente del

documento.
Rendimientos Financieros: Ingresar el valor de los rendimientos.
Valor reintegro Recursos no ejecutados: Ingresar el valor de los
recursos no ejecutados que se reintegran al Ministerio de
Hacienda.
Total reintegro: Ingresar el valor total del movimiento.
Tabla 62. Pasos ingreso Reintegros y Recursos no ejecutados Contratos
Imagen 126. Ingreso de Reintegros y Recursos no ejecutados del SGR.
8.10. Opcin INDICADORES

En esta opcin se ingresar el reporte de ejecucin de cada uno de los indicadores.
En la informacin que proviene del SUIFP-SGR deben estar registrados los objetivos
que se pretenden cumplir con el proyecto. Igualmente el producto o finalidad del
mismo, nombre del indicador, ao de inicio y finalizacin y valor de la meta.
La entidad debe tener presente que:
Cuando el proyecto se encuentre en estado TERMINADO y todos los

contratos incluidos en el proyecto se encuentren con registro de ACTA DE
LIQUIDACION o ACTA DE LIQUIDACION NO REQUIERE, y los
indicadores de producto presente un porcentaje de ejecucin del 100%, el
sistema genera la siguiente pregunta: Los productos generados con la
ejecucin del proyecto cumplen con las caractersticas de calidad establecidas
en el proyecto aprobado? Y sus posibles respuestas son: Si, No
Cuando el proyecto se encuentre en estado TERMINADO y todos los

contratos incluidos en el proyecto se encuentren con registro de ACTA DE
LIQUIDACION o ACTA DE LIQUIDACION NO REQUIERE y al menos un
indicador presente un porcentaje de ejecucin menor al 100%, se activa
una seccin que contiene la posibilidad de seleccionar las respectivas
justificaciones la cual dice: Indique la razn por la cual los productos objeto del
presente proyecto no se ejecutaron al 100%: Posibles respuestas de la lista
desplegable:
Reduccin de la demanda por los productos del proyecto respecto a
la inicialmente establecida.
Incremento de los costos del proyecto.
Cambio de la normativa que afecta la ejecucin del proyecto.
Factores ambientales y/o climticos
Factores tcnicos
Orden pblico
Otros
Imagen 127. Opcin Indicadores y Avance.

Imagen 128. Opcin Actualizar informacin de calidad.
Los dems datos sern ingresados por el botn DETALLE que est en la ltima
columna de cada uno de los indicadores.
Imagen 129. Ingreso avance de indicadores.
Proceso para ingresar informacin de avance al indicador:
PASO DESCRIPCIN
1 En el DETALLE del indicador, dar click en el botn ADICIONAR
AVANCE
2 Ingresar los datos:
Ao de Reporte: Ingresar el ao al cual corresponde el dato de
avance a ingresar.
Mes de Reporte: Ingresar el mes al cual corresponde el dato de
avance a ingresar.
Avance indicador: Ingresar el avance del indicador. El sistema
calcular automticamente el % de avance proporcional al valor
ingresado de ejecucin.
Tabla 63. Pasos ingreso Avance Indicadores
Imagen 130. Ingreso indicadores.
8.11. Opcin APROBACIN

En esta opcin el usuario aprobador (representante legal o quien tenga el perfil
Aprueba y Enva Gesproy SGR) de la entidad ejecutora y la interventora, que
tengan bajo su responsabilidad la gestin, supervisin y aprobacin de la ejecucin e
intervencin de los proyectos de inversin del aplicativo GESPROY SGR, podr
crear un registro de aprobacin de la informacin cargada en el sistema en un
determinado periodo por el usuario con perfil Elabora y Revisa Gesproy SGR.
Una vez creado este registro, el aprobador est indicando al sistema que al corte
correspondiente del reporte de la informacin de ejecucin y avance del proyecto, la
informacin est validada y confirmada. Es en este momento que los semforos de
avance fsico son actualizados y reflejan el estado del proyecto.
Actualmente, el proceso de aprobacin de periodos ha sido ajustado para que

obligue en el aplicativo a aprobar los periodos intermedios que no han sido
aprobados.
Imagen 131. Ingreso de registros de aprobacin de periodos.
Pasos para crear un registro de aprobacin de periodo:
PASO DESCRIPCIN
1 En la opcin APROBACIN con el usuario aprobador, dar click en el
botn ADICIONAR APROBACIN DE REPORTE DE INFORMACIN
Ao Reporte: Ingresar el ao correspondiente al periodo que se
est aprobando.
Mes Reporte: Ingresar el mes correspondiente al corte que se
est aprobando.
Descripcin: Si existe alguna aclaracin u observacin para el
periodo, ingresarla en este campo. Tiene un lmite de 1000
caracteres.
Tabla 64. Pasos registro Aprobacin de Periodos
Notas:
En el caso de aprobacin de periodos en Gesproy SGR, a diferencia del
aplicativo Cuentas SGR, no se necesita de ningn proceso adicional al de
crear este registro por el usuario aprobador.
En caso de existir entidad ejecutora e interventora se ver primero la
informacin de aprobaciones de periodos de la entidad ejecutora y luego la
informacin de las aprobaciones de la entidad interventora, identificndose en
bloques diferentes dicha informacin.
Imagen 132. Creacin registro aprobacin de periodo.
8.12. Opcin ALERTAS

Corresponde a los avisos de alertas para la entidad ejecutora, respecto al ingreso y
consistencia de la informacin cargada en el aplicativo. En la pgina principal se
presentan las alertas que aplican para el proyecto, si en la columna Nmero es
diferente de cero, quiere decir que tiene alertas por revisar, para lo cual debe
ingresar por el botn DETALLE en la alerta correspondiente.
A continuacin se presenta el detalle de los controles a establecer por medio de la
opcin de Alertas Proyecto.
1. Generales Reporte de informacin.

Informacin completa, consiste en que el usuario haya diligenciado todos los
campos solicitados de acuerdo a la fase del proyecto.
Oportunidad, consistente en el cumplimiento de la obligacin de remitir el
reporte mensual de informacin.
2. Especificas del proyecto.
Proyectos que hayan iniciado la etapa contractual sin la respectiva

certificacin del OCAD de cumplimiento de requisitos de que trata el Acuerdo
013 de 2012 (modificado por el Acuerdo 014 de 2013).
El valor aprobado corresponde al valor del proyecto registrado en la MGA y
posteriormente en el SUIFP-SGR.
La suma de las diferentes fuentes de financiacin no corresponda al valor
aprobado del proyecto segn la informacin importada del SUIFP-SGR.
En el caso en el que la fecha de autorizacin de las vigencias futuras sea
menor a la fecha de apertura del proceso de contratacin de los contratos que
ejecutan proyectos que contemplen vigencias futuras y la fuente de
financiacin sea de los fondos del SGR.
Cuando la fecha de autorizacin de vigencias futuras sea menor a la fecha de
aprobacin del proyecto, para el caso de los proyectos que contemplen
vigencias futuras y la fuente de financiacin sea de asignaciones directas del
SGR.
De conformidad con el indicador de avance de ejecucin fsica del proyecto de
inversin y los rangos establecidos (Semforo), se activar la respectiva alerta
en el caso en que se presente atraso en la ejecucin de las actividades.
Imagen 133. . Opcin Alertas Proyecto.
Imagen 134. Detalle Alertas Proyectos.
8.13. Proceso Generacin Alertas Masivas
El proceso de Generacin de Alertas Masivas es un proceso automtico que se

ejecuta en el sistema cada trimestre evaluando la informacin reportada por la
Entidades Ejecutoras de Proyectos con recursos del SGR a la fecha de corte para el
reporte de informacin en los aplicativos Cuentas SGR y Gesproy SGR del ltimo
mes del trimestre.
Trimestre Periodo Fecha corte

1 Enero, Febrero, Marzo 15 Abril
2 Abril, Mayo, Junio 15 Julio
3 Julio, Agosto, Septiembre 15 Octubre

4 Octubre, Noviembre, Diciembre 15 Enero (Siguiente
ao)
Tabla 65. Periodos trimestrales para generacin alertas
El proceso verifica que la informacin registrada en el sistema no cumpla con las

condiciones o caractersticas definidas para las alertas de monitoreo. En el caso que
se cumpla con los criterios de avaluacin, se generar una alerta para el proyecto o
cuenta bancaria y esta se notificar a la Entidad Ejecutora mediante correo
electrnico a todos los usuarios activos de la entidad en el momento de generacin
del proceso. El proceso asigna un nmero de radicado a la comunicacin enviada a
la entidad para que sea referenciado en las respuestas que se enven a la
Subdireccin de Monitoreo, Seguimiento y Evaluacin (SMSE) del DNP.
Existen dos tipos de notificacin de alertas de monitoreo, el primeo corresponde a las

alertas con prefijo EJ-, las cuales corresponden a la Entidad Ejecutora del proyecto.
El segundo, son las alertas con prefijo ST-, las cuales corresponden al OCAD que
aprob el proyecto y su respectiva Secretara Tcnica. La notificacin de las alertas
de OCAD, se copian tambin a la entidad ejecutora para que tenga conocimiento de
la situacin y se comunique con la Secretara Tcnica para la revisin en conjunto y
subsanacin de las alertas.
Nota: La alerta no cambia automticamente, la entidad debe esperar que se ejecute

el proceso de subsanacin el cual se ejecuta una vez al mes y si la alerta ha sido
subsanada cambiara el estado de la alerta de lo contrario no se efecta ningn
cambio en el estado de la misma.
Para mayor agilidad en el proceso de subsanacin se proporciona a las entidades

ejecutoras un nuevo mecanismo por el cual se les informa diariamente de eventos
que generan alertas de monitoreo y de esta manera puedan identificar las
situaciones para iniciar las medidas necesarias para su ajuste o correccin. Con esta
funcionalidad se pretende disminuir el volumen de eventos de alertas generadas en
el proceso trimestral, ya que las entidades ejecutoras conocern estas situaciones
cada da y no cada tres meses y en mayor volumen. Estas alertas como dice su
nombre sern validadas diariamente para cambiar su estado o no segn sea el caso.
8.14. Consulta Alertas
Opcin 1: Posteriormente a la ejecucin del proceso de Generacin de Alertas

Masivas, la SMSE publicar en la pgina Web del SGR el listado consolidado de
alertas generadas por Entidad Ejecutora y por OCAD. En la notificacin enviada por
el SMSE va email, se indica el link en el cual se puede consultar este listado.
Imagen 135. Consulta listado consolidado de alertas para Entidades y OCAD

.Opcin 2: Otra opcin es consultar las alertas ingresando a los aplicativos Cuentas
SGR o Gesproy SGR. Para consultar las alertas de Cuentas SGR, se debe ingresar
y dar click en el botn LISTADO DE ALERTAS CUENTAS BANCARIAS.
Imagen 136. Men
Imagen 137. Ingreso consulta alertas cuentas

Imagen 138. Consulta alertas cuenta
Opcin 3: En la seccin derecha, en el botn REPORTES ESPECIFICOS DE

EXCEL, se ingresa a generar el reporte de alertas para la entidad ejecutora. Este no
solicita parmetros de entrada y descargar a un archivo tipo hoja de clculo las
alertas de la entidad ejecutora que no se encuentran subsanadas.
Imagen 139. Ingreso generacin reporte alertas

Imagen 140. Generacin reporte alertas entidad
Opcin 4: Para consultar las alertas de proyectos, se debe ingresar al aplicativo

Gesproy SGR, luego ingresar al proyecto y a la opcin del men ALERTAS
PROYECTOS.
Imagen 141. Consulta alertas proyectos
8.14.1. Subsanacin.
Las alertas se subsanan una vez la entidad ejecutora o secretara tcnica del OCAD,
corrija la situacin que se inform segn el tipo de alerta en el sistema, ya sea en el
aplicativo de Cuentas SGR o de Gesproy SGR. Una vez subsanada la alerta, el
sistema identificar la correccin y cambiar el estado a Subsanada, de manera que
en el prximo periodo de generacin de alertas (diaria o trimestral), las alertas que se
subsanaron no sern notificadas nuevamente.
Para el seguimiento al proceso de correccin de la informacin o subsanacin de las

alertas, la entidad ejecutora / secretara tcnica del OCAD de ser necesario, debe
enviar la respectiva informacin o soportes referenciando el nmero del radicado de
la notificacin de sus alertas al correo electrnico rtamasivas@dnp.gov.co , o
tambin puede solicitar apoyo con los consultores funcionales de la SMSE o a la
mesa de ayuda de Cuentas SGR y Gesproy SGR.
8.14.2. Persistencia de Alertas.

Si en el caso que en la siguiente ejecucin del proceso trimestral de Generacin de
Alertas Masivas, la entidad ejecutora u OCAD, no ha subsanado alguna de las
alertas informadas anteriormente, el proceso marcar la alerta como Persiste, lo
cual tiene como efecto su notificacin a la Subdireccin de Control del DNP, quienes
iniciarn el proceso respectivo de Control sobre la entidad para revisin de la
situacin presentada.
8.14.3. Catlogo de Alertas.
Las Alertas de Monitoreo implementadas actualmente en el sistema son las

siguientes:
Cdigo
Descripcin
Alerta
Omisin en el reporte de ejecucin en el aplicativo GESPROY- SGR de
EJ-1-01 algunos proyectos aprobados con recursos del SGR, en los cuales esa
entidad es ejecutora.
Reporte parcial en el aplicativo GESPROY- SGR la ejecucin de algunos
EJ-1-02 proyectos aprobados con recursos del SGR, en los cuales esa entidad
es ejecutora.
Proyectos aprobados con ms de 6 meses, sin registro en GESPROY-
EJ-1-03 SGR de la certificacin del cumplimiento de requisitos de ejecucin o
prrroga de plazo para el cumplimiento de los mismos por el OCAD.
Proyectos aprobados con ms de 12 meses, sin registro en GESPROY-
EJ-1-04 SGR de la certificacin del cumplimiento de requisitos de ejecucin o
prrroga de plazo para el cumplimiento de los mismos por el OCAD.
Entidades territoriales con asignacin de recursos y sin registro de
EJ-1-05
aprobacin de proyectos.
Proyectos con registro de pagos en CUENTAS-SGR que muestran
EJ-1-08
porcentaje de avance financiero superior al 100%
Proyectos con contratos registrados en GESPROY-SGR sin acta de
EJ-1-09
inicio.
Corresponde a proyectos cuyo estado es "Contratado en Ejecucin" en
EJ-1-10 el reporte del corte de Gesproy SGR y que no cuenta con programacin
inicial, es decir las columnas fecha inicio y fecha fin estn nulas.
Proyectos con incumplimiento en la ejecucin del 100% frente a la
EJ-1-11
programacin registrada en GESPROY-SGR a la fecha de corte.
Proyectos con contratos de obra pblica en ejecucin o terminados sin
EJ-1-12
cargue de registros fotogrficos en GESPROY-SGR.
Proyectos contratados sin registro en GESPROY-SGR del contrato de
EJ-1-13
interventora y/o designacin de Supervisin.
Proyectos sin contrato registrado en GESPROY-SGR con reporte de

EJ-1-14
pagos en CUENTAS_SGR.
Proyectos contratados por mayor valor del valor del proyecto aprobado
EJ-1-15
en SUIFP-MGA.
Proyectos eliminados en SUIFP con informacin registrada en Gesproy-
EJ-1-16
SGR.
Proyectos con ms de 12 meses de aprobados y sin registro de
EJ-1-17
contratacin en Gesproy-SGR
Proyectos con giro de recursos de Fondos SGR sin registro de
EJ-1-18
informacin en Gesproy - SGR
Proyectos sin registro de acuerdo y fecha de aprobacin en GESPROY-
EJ-1-19
SGR.
Entidades sin registro de las fuentes de financiacin o con valor diferente
EJ-1-20
al mismo en la informacin del contrato
Proyecto terminado por valor inferior al 90% del valor aprobado por
EJ-1-21
fuentes SUIFP-SGR.
Proyectos en estado TERMINADO con ejecucin de indicadores por
EJ-1-22 valor inferior al 100% o inconsistente superior al 120% de la meta
programada.
Proyectos en ejecucin sin reporte de variacin en el avance fsico en
EJ-1-23
los ltimos tres meses
Proyectos con ms de 6 meses de TERMINADO sin registro del Cierre
EJ-1-24
en el Aplicativo GESPROY-SGR.
Incumplimiento en el reporte oportuno de la informacin de la cuenta
EJ-2-01 maestra de Asignaciones Directas en el aplicativo Web de Cuentas-
SGR.
Incumplimiento en el reporte oportuno de la informacin de la cuenta
EJ-2-02
maestra de Fondos en el aplicativo web de Cuentas-SGR.
Pagos reportados bajo el concepto de "Otros pagos" sin identificar el
EJ-2-03
proyecto o concepto de gasto correspondiente.
EJ-2-04 Egresos registrados en la cuenta maestra a favor de la misma entidad.
EJ-2-05 Pagos registrados por valor superior al monto del proyecto aprobado.
Pagos registrados por valor superior al monto asignado para el
EJ-2-06
fortalecimiento de la gestin y reporte de informacin al SMSCE.
Recursos asignados para el fortalecimiento de la gestin y reporte de
EJ-2-07
informacin al SMSCE sin registro de pagos en CUENTAS-SGR
Pagos registrados en CUENTASSGR por valor superior al monto
EJ-2-08
asignado para el fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD.
Recursos asignados para el fortalecimiento de la secretara tcnica del
EJ-2-09
OCAD sin registro de pagos en CUENTAS-SGR
Cuenta maestra de Asignaciones Directas sin registro de marcacin en
EJ-2-10
el mdulo web de CUENTAS - SGR.
Cuenta maestra de Fondos sin registro de marcacin en el mdulo web
EJ-2-11
de CUENTAS - SGR.
EJ-2-12 Cuenta con registro de medida cautelar.

Cuenta sin registro de rendimientos financieros reportados en el mdulo
EJ-2-13
web de CUENTAS-SGR.
Asignacin de recursos del SGR sin ninguna aprobacin de proyectos y
EJ-2-14 sin reporte de pagos con cargo a los recursos asignados para el de
fortalecimiento de la Secretaria Tcnica.
Incumplimiento en el reporte oportuno de la informacin y sin reporte de
EJ-2-15 pagos con cargo a los recursos asignados para el fortalecimiento de la
gestin y reporte de informacin al SMSCE.
EJ-2-16 Giro de asignaciones directas sin cuenta autorizada
EJ-2-17 Pagos reportados en el sistema PISIS sin registro en CUENTAS -SGR.
Reporte de movimiento por redencin de inversiones en CUENTAS-
EJ-2-18 SGR sin registro de la constitucin de inversiones financieras en el
mismo.
Entidad designada como ejecutora por el OCAD, sin registro de cuenta
EJ-2-19
maestra.
Entidad con giro por Ministerio de Hacienda sin cuenta maestra
EJ-2-20
registrada.
EJ-2-21 Pagos a proyectos no registrados en GESPROY-SGR
Proyectos desaprobados con Transferencias o Giro de recursos sin
EJ-2-22
reintegrar.
Omisin en el reporte de informacin en la categora SGR de ingresos, a
EJ-3-01
travs de la plataforma CHIP y Formulario nico Territorial - FUT
Omisin en el reporte de informacin en la categora SGR de Gastos, a
EJ-3-02
travs de la plataforma CHIP y Formulario nico Territorial - FUT
Omisin en el reporte de informacin en la categora SGR de
EJ-3-03 Transferencias, a travs de la plataforma CHIP y Formulario nico
Territorial - FUT
EJ-3-04 Categora FUT-SGR Cierre Fiscal, sin envo a travs del CHIP.
Entidades sin reporte de informacin en los formatos f-17 y f-18 del
EJ-5-01
rgimen anterior
ST-4-
Proyectos aprobados registrados en SUIFP-SGR sin ejecutor asignado.
01
ST-4- Proyectos aprobados por el OCAD, sin registro de cdigo BPIN en
02 SUIFP-SGR.
ST-4- Proyectos con valores solicitados diferentes a valores aprobados
03 registrados en el sistema SUIFP-SGR.
Proyectos aprobados con ms de 6 meses, sin acreditacin de la
ST-4- certificacin del cumplimiento de los requisitos de ejecucin expedida
04 por la Secretara Tcnica, ni prrroga del plazo para el cumplimiento de
los mismos por el OCAD.
Proyectos aprobados con ms de 12 meses, sin acreditacin de la
ST-4-
certificacin del cumplimiento de los requisitos de ejecucin expedida
05
por esa secretara ni prrroga de plazo para el cumplimiento de los
mismos por el OCAD.

ST-4-
Ejecutores designados diferentes a entidades pblicas
06
ST-4- Entidades con proyectos aprobados que supera el lmite del monto de
07 las apropiaciones conforme lo establecido en el acuerdo 024 de 2014.
ST-4-
Entidades con aprobacin de proyectos y sin asignacin de recursos.
08
ST-4- Entidades con proyectos registrados cuyo valor total aprobado cargado
09 en SUIFP-SGR es de cero (0) pesos.
Tabla 66. Catlogo de Alertas de Monitoreo.
8.15. Opcin CIERRE
Permite a la entidad visualizar informacin resumen del proyecto y con el usuario

Elabora y Revisa Gesproy que tiene asociado el proyecto se debe incluir el registro
de la informacin final y el acto administrativo que determine el cierre del proyecto.
Se divide en cuatro secciones que son: Resumen del Proyecto, Resumen Financiero
del Proyecto Fuentes SGR, Requisitos Para Cierre del Proyecto, Acto Administrativo
de Cierre.
A continuacin se describe cada tem de las cuatro secciones antes mencionada:
RESUMEN DEL PROYECTO
Imagen 142. Resumen del proyecto
o Valor Total Proyecto: Se obtiene de la pestaa FUENTES del

proyecto (incluye fuentes No SUIFP, fuentes SGR y otras fuentes),
todas las fuentes asociadas al proyecto.
o Valor contratos: Se obtiene de la sumatoria del valor de los contratos

asociados al proyecto en contratos multi-proyecto el valor corresponde
al monto del contrato asociado a ese proyecto.
o Pagos a contratos: Se obtiene de la sumatoria del valor de los pagos
de contratos asociados al proyecto y homologados en Gesproy SGR
provenientes de Cuentas SGR, ms los pagos de recursos propios
registrados en Gesproy SGR, ms los pagos de Asignaciones Directas
anteriores a marzo de 2012 registrados en Gesproy SGR.
o Recursos en especie ejecutados: Se obtiene de la sumatoria de los
valores registrados de avance de ejecucin en especie en Gesproy
SGR, Documentos de Ejecucin de Bienes y Servicios de la pestaa
Planeacin de la ejecucin., en los que se haya definido que afectan
avance financiero.
o Valor de liquidacin Se obtiene de la sumatoria del valor de actas de
tipo Acta de Liquidacin y Acta Liquidacin - no requiere de los
contratos asociados al proyecto
o Valor No Ejecutado: Corresponde a la Diferencia entre el Valor Total
Proyecto y el Valor de Liquidacin
RESUMEN FINANCIERO DEL PROYECTO FUENTES SGR
Imagen 143. Resumen Financiero del Proyecto Fuentes SGR
o Valor SGR Aprobado Proyecto: Se obtiene de la pestaa FUENTES

del proyecto que correspondan a recursos del SGR.
o Valor Girado al Proyecto: Se obtiene de la sumatoria del valor de los
giros realizados al proyecto (BPIN) por las fuentes: FCR 60%; FDR;
FCTeI y Municipios Ribereos. Al resultado se le adicionan las
Transferencias de las fuentes: AD y AE-FCR 40% realizadas al ejecutor
del proyecto, si existen y han sido registradas en el reporte de Cuentas
SGR.
Los datos de las fuentes son tomados del aplicativo de Cuentas SGR
cuando cumplan el concepto Ingreso-Traslado de recursos a ejecutor
proyecto SGR. En el caso que el ejecutor sea el mismo beneficiario de

los recursos AD y AE-FCR 40%, es decir no hay concepto de traslado
de estos recursos y el proyecto tiene recursos de AD y/o AE-FCR, estos
no se suman al Valor Girado al Proyecto.
o Valor Contratos Recursos SGR: Se obtiene de la sumatoria del valor
de las fuentes del SGR asociadas a los contratos asociados al
proyecto.
o Pagos Contratos Recursos SGR: Se obtiene de la sumatoria del valor
de los pagos de contratos asociados al proyecto y homologados en
Gesproy SGR provenientes de Cuentas SGR, ms los pagos de
recursos propios registrados en Gesproy SGR, ms los pagos de
Asignaciones Directas anteriores a marzo de 2012 registrados en
Gesproy SGR.
o Valor Liquidacin Contratos Recursos SGR: Se obtiene de la
sumatoria del valor de actas de tipo Acta de Liquidacin y Acta
Liquidacin - no requiere de los contratos asociados al proyecto para
las fuentes correspondientes a fuentes de recursos SGR.
o Recursos SGR No Ejecutados: Se obtiene de la diferencia entre el
Valor SGR Aprobado Proyecto y Valor Total Liquidacin Contratos
Recursos SGR.
o Valor Reintegrado Aplica nicamente a proyectos financiados con
recursos: FCR 60%, FDR, FCTeI y Municipios Rivereos 0.5%
Cormagdalena, o de las transferencias realizadas al proyecto (AD y
AE). Se obtiene del aplicativo de Cuentas SGR, por el concepto de
Egreso Devolucin de recursos no ejecutados.
REQUISITOS PARA CIERRE DEL PROYECTO:
La entidad debe pulsar el botn VERIFICAR REQUISITOS CIERRE para que el

sistema verifique los requisitos exigidos para el cierre del proyecto. Si la entidad
cumple todos los requisitos exigidos se activa el botn correspondiente para que la
entidad pueda proceder a incluir el Acto Administrativo de Cierre
Imagen 144. Requisitos para el cierre del proyecto
REQUISITO DESCRIPCIN
Proyecto terminado. Proyecto en estado TERMINADO, con avance del 100%
en la ejecucin de la programacin de actividades con
registro generado por la entidad ejecutora en el que se
indica que la ejecucin fsica del proyecto est concluida.
Cumplimiento de Porcentaje de ejecucin de las metas de los indicadores
100% de las metas de producto est al 100%. O en caso de que tenga
de producto. registro de bienes y servicios y en Indicadores y
avances la entidad tiene una respuesta a la pregunta
Razn por la cual los productos objeto del presente
proyecto no se ejecutaron al 100% se da por cumplido el
requisito, en caso contrario este no se da por cumplido.
Plizas de Se verifica si existe al menos un contrato de Obra en el
estabilidad para proyecto, si no, NA (No aplica). Si los hay, todos deben
contratos de obra. tener pliza de estabilidad registrada: Tipo pliza =
Cumplimiento, Cubrimiento = Estabilidad de la obra. Si el
cubrimiento de la pliza tiene una duracin menor a 60
meses debe tener diligenciado el campo Observacin.
Contratos El dato se obtiene de la pestaa "Detalle Contratos". Se
liquidados. valida que el contrato tenga "Acta de Liquidacin" para

los contratos de Obra. Para los contratos diferentes a
Obra, se valida que tenga "Acta de Liquidacin" o "Acta
liquidacin - no requiere".
Contratos pagados. Corresponde a la sumatoria de pagos asociados al
proyecto y cada contrato, el cual para cada contrato debe
coincidir con el valor de 'Acta de Liquidacin' o 'Valor final
ejecutado' del tipo de documento 'Acta Liquidacin No
Requiere' para los contratos diferentes a contrato de
Obra.
Recursos Se verifica que el monto de los recursos registrados para
reintegrados. el proyecto en el aplicativo Cuentas SGR en el concepto
Egreso Devolucin de recursos no ejecutados, es
equivalente a la diferencia entre el valor girado o
transferido por fuente de financiacin y la sumatoria de
los pagos SGR asociados al proyecto por cada una de
las fuentes de financiacin.
Auditorias visibles. Si el proyecto cuenta con auditoria visibles, se debe
contar el registro del foro de Cierre y los compromisos de
los foros del proyecto estn en estado Cumplido o
Incumplido Cerrado (si el proyecto no tiene auditorias
visibles, NA).
El Proyecto no tiene Se verifica que el proyecto no tiene alertas en estado Sin
Alertas sin Subsanar para el ltimo trimestre generado de alertas
Subsanar. masivas SMSCE, si no las tiene cumple con el requisito.
Tabla 67. Requisitos para el cierre del proyecto
Imagen 145. Opcin Cierre del Proyecto.
REQUISITOS ACTO ADMINISTRATIVO DE CIERRE
Pasos para ingresar informacin de ACTO ADMINISTRATIVO:
PASO DESCRIPCIN
1 El proyecto debe cumplir ciertos requisitos para poder cambiar al
estado PARA CIERRE. El usuario puede verificar si el proyecto cumple
los requisitos haciendo click en el botn VERIFICAR REQUISITOS
CIERRE
2 Cumplidas las condiciones se actualiza el estado del proyecto al
estado PARA CIERRE y se habilita el botn INGRESAR ACTO
ADMINISTRATIVO
Documento: Seleccionar de la lista desplegable.
Numero: Ingresar nmero correspondiente al documento de cierre
Fecha: Ingresar fecha en formato DD/MM/AAAA.
4 Una vez ingresado los datos del acto administrativo de cierre, se

habilita botn de detalle para relacionar el soporte correspondiente
donde existen campos predeterminados y otros que la entidad debe
ingresar, los datos son:
Nivel 1 de Clasificacin: Predeterminado CIERRE PROYECTO
Nivel 2 de Clasificacin: Predeterminado ACTO
ADMINISTRATIVO CIERRE
Tipo de Documento del Nivel 1 y Nivel 2: Seleccionar de la lista
desplegable SOPORTE ACTO ADMINISTRATIVO DE CIERRE.
Descripcin: Ingresar la descripcin del acto de cierre
Fecha del documento soporte: Ingresar fecha en formato
DD/MM/AAAA
Documento soporte: adjuntar el documento para subirlo a la
plataforma
Tabla 68. Pasos registro acto administrativo de cierre
Imagen 146. Crear Acto Administrativo de Cierre
Imagen 147. Ingreso del Acto Administrativo de Cierre

Imagen 148. Ingreso Soporte Acto Administrativo de Cierre
Imagen 149. Ingreso soporte Acto Administrativo de Cierre
Notas:
Cuando el acto administrativo de cierre del proyecto es registrado y el periodo
aprobado y enviado el proyecto cambia a estado CERRADO.
La entidad deber aprobar todos los periodos de reporte de informacin
correspondientes incluyendo el actual para que el estado quede aplicado al
proyecto.
Si la entidad no ha realizado el proceso de aprobacin del periodo se permitir
borrar el acto administrativo registrado.
Si el proyecto tiene acto administrativo de cierre y est aprobado el periodo de

reporte de informacin, la entidad ya no podr anular ni modificar informacin
del proyecto. Solo podr adicionar un acto administrativo de cierre adicional
sin modificar ni eliminar el acto administrativo existente.
En dado caso que la entidad necesite cargar ms de una correccin (actos
administrativos de cierre adicionales), ser con aprobacin del SMSE y este a
su vez realizara la solicitud correspondiente al grupo de TI-DVR para habilitar
el cargue de un archivo adicional.
Anulacin del Cierre del Proyecto: Solamente es posible si se elimina el acto
administrativo de cierre del proyecto. Para esto, el periodo de reporte de
informacin actual NO debe estar Aprobado. En este caso, la entidad podr
eliminar el acto administrativo de cierre cargado y de esta manera el proyecto
quedar habilitado para ingresar informacin adicional o cargar nuevamente el
acto administrativo de cierre.
Se puede crear un acto administrativo con fecha de un periodo previamente
aprobado por la entidad, pero en este caso el aplicativo no le permitir borrar
el acto administrativo ni realizar modificaciones al mismo.
Al crear el acto administrativo en un periodo previamente aprobado el sistema
eliminara de manera automtica el periodo correspondiente, por lo anterior la
entidad debe volver a la pestaa de Aprobacin Informacin y aprobar el
periodo en el que se incluy el acto administrativo de cierre para cambiar de
estado el proyecto a CERRADO.
ANEXOS
VALIDACIONES RUTA CRTICA PARA EL REPORTE DE INFORMACIN DEL SEGUIMIENTO Y EJECUCIN DE

PROYECTOS DEL SGR
CATALOGO VALIDACIONES RUTA CRITICA

OPCION
ID ITEM VALIDACION EVENTO VALIDACION
GESPROY SGR
Para el ingreso de
informacin debe existir al
CREACIN
1 PLANEACIN Programacin Precontractual menos un registro Acuerdo RESTRICTIVA
REGISTRO
de Aprobacin en la opcin
AJUSTES
La fecha inicial de la
actividad sea mayor o igual a
la fecha del Acuerdo de
Aprobacin del OCAD. Si
2 PLANEACIN Programacin Precontractual CARGUE ARCHIVOS INFORMATIVA
hay ms de un acuerdo de
aprobacin, validar contra la
fecha ms antigua de los
acuerdos.
La fecha inicial de la
actividad sea mayor o igual a
3 PLANEACIN Contratacin CARGUE ARCHIVOS INFORMATIVA
la fecha de suscripcin del
contrato.
La Fecha Inicial de la
ejecucin de la actividad sea
4 PLANEACIN Ejecucin CARGUE ARCHIVOS INFORMATIVA
mayor o igual a la Fecha de
Suscripcin del contrato.

OPCION -
GESPROY SGR
CREACIN DEL
La Fecha Inicial de la ejecucin para
DOCUMENTO DE
Ejecucin documentos de bienes y servicios sea
5 PLANEACIN EJECUCIN DE INFORMATIVA
Bienes y servicios mayor o igual a la Fecha de
BIENES Y
aprobacin del proyecto.
SERVICIOS
Para el ingreso de informacin debe
INCORPORACIN CREACIN
6 GENERAL existir al menos un registro Acuerdo RESTRICTIVA
PRESUPUESTAL REGISTRO
de Aprobacin en la APROBACION
Debe ser mayor o igual a la fecha del
RESTRICTIVA: En caso de ser
Acuerdo de Aprobacin del OCAD. Si
INCORPORACIN CREACIN recursos del SGR.
7 Fecha hay ms de un acuerdo de
PRESUPUESTAL REGISTRO INFORMATIVA: En caso de ser
aprobacin, validar contra la fecha
recursos propios
ms antigua de los acuerdos.
Validar que exista al menos un
GESTIN Proceso registro en CUMPLIMIENTO CREACIN
8 INFORMATIVA
PRECONTRACTUAL Precontractual REQUISITOS que sea de REGISTRO
cumplimiento TOTAL.
Validar que la Fecha del Acto
Administrativo de Apertura, debe ser
GESTIN Proceso CREACIN
9 mayor o igual a la fecha del INFORMATIVA
PRECONTRACTUAL Precontractual REGISTRO
Certificado de Cumplimiento de
Requisitos TOTAL.
Al relacionar el CDP al proceso
precontractual, validar que la Fecha
GESTIN RELACIONAR
10 CDP del CDP sea menor a la fecha del INFORMATIVA
PRECONTRACTUAL CDP
Acto Administrativo de Apertura del
proceso precontractual.

OPCION -
GESPROY SGR
En el ingreso del detalle del CDP,
validar que la fecha del CDP sea
GESTIN mayor o igual que la mnima fecha de CREACIN
11 Detalle CDP INFORMATIVA
PRECONTRACTUAL la Incorporacin Presupuestal del REGISTRO
rubro (rubro, fuente y vigencia)
asociado en el detalle del CDP.
El valor del CDP no puede ser mayor
al valor del rubro de la incorporacin
presupuestal. Es decir, no ser mayor al
GESTIN CREACIN
12 Detalle CDP total de a la(s) incorporaciones RESTRICTIVA
PRECONTRACTUAL REGISTRO
presupuestales asociadas al rubro,
fuente de financiacin y vigencia del
proyecto.
Para el ingreso de informacin debe
CREACIN
13 REQUISITOS GENERAL existir al menos un registro Acuerdo de RESTRICTIVA
REGISTRO
Aprobacin en la opcin AJUSTES
Campos:
Fecha
Nmero de
documento o Son de carcter obligatorios. Marcar CREACIN
14 REQUISITOS RESTRICTIVA
radicado con asterisco. REGISTRO
OCAD
Cumplimiento
(Parcial / Total)

OPCION -
GESPROY SGR
No puede ser menor a la fecha del
Acuerdo de Aprobacin en
15 REQUISITOS Fecha AJUSTES. Si hay ms de un CREACIN REGISTRO INFORMATIVA
acuerdo de aprobacin, validar contra
la fecha ms antigua de los acuerdos.
Solamente se deben presentar en el
listado de OCADs los que estn
16 REQUISITOS OCAD CREACIN REGISTRO RESTRICTIVA
relacionados con los acuerdos de
aprobacin del proyecto
Si existen procesos precontractuales
creados luego de la fecha de ELIMINACIN
17 REQUISITOS GENERAL INFORMATIVA
creacin del Certificado, no se debe REGISTRO
permitir la eliminacin del certificado.
Al asociar un proceso precontractual
a un contrato, el proceso no debe
seguir disponible para asociarlo a
18 CONTRATOS GENERAL CREACIN REGISTRO RESTRICTIVA
otros contratos del proyecto. Se debe
manejar un proceso por cada
contrato.
Validar que se asocie un
proceso precontractual al CREACIN
19 CONTRATOS GENERAL INFORMATIVA
proyecto. Es de obligatorio REGISTRO
diligenciamiento.

OPCION -
GESPROY SGR
Debe ser mayor o igual a
la Fecha del Acto
Fecha de Administrativo de Apertura
20 CONTRATOS CREACIN REGISTRO INFORMATIVA
Suscripcin del Proceso
Precontractual
relacionado al contrato.
No debe ser mayor al
valor de los CDPs que
Valor Total
21 CONTRATOS soportan el proceso CREACIN REGISTRO INFORMATIVA
Contrato
precontractual relacionado
al contrato.
El valor del RP debe ser
22 CONTRATOS Valor RP igual al "Valor Contrato CREACIN REGISTRO INFORMATIVA
Proyecto".
No debe ser menor que la
Fecha Acta de
23 CONTRATOS Fecha de Suscripcin del CREACIN REGISTRO INFORMATIVA
Inicio
Contrato.
Que se pueda ingresar
ACUERDO DE
24 AJUSTES ms de un Acuerdo de CREACIN DEL REGISTRO INFORMATIVA
APROBACIN
Aprobacin.
SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA Versin: 3.01
EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 187 de 217
1. REPORTES SMSCE
Al inicio del aplicativo se encuentra una seccin para la generacin de reportes,

estos reportes se pueden generar en Excel o en PDF, a continuacin se dar una
breve descripcin de la seccin.
1.1. Reportes especficos (Excel).
Una vez se ingresa al aplicativo se encuentra la opcin para genera reportes a

travs del botn Reportes especficos (Excel). En este instructivo la entidad
podr encontrar la descripcin de los reportes que se generan por esta opcin.
Figura 1. Reportes especficos (Excel).
1.1.1. REPORTE: HISTORICO ALERTAS SMSCE.
Funcionalidad
Con este reporte la entidad puede conocer el histrico de alertas de monitoreo que
han generado sus proyectos durante la ejecucin o las cuentas del SGR en el
proceso de reporte de cuentas maestras.
Parmetros de generacin
Para este reporte el usuario final debe seleccionar:

La Agrupacin de entidades: De la lista desplegable seleccionar el

Departamento, Corporaciones o Entidades e Instituciones, segn los
permisos que tenga de acceso a las entidades asignadas.
Entidades: De la lista desplegable seleccionar el Municipio, Corporacin o
Institucin, dependiendo del valor seleccionado en el filtro anterior.
Figura 2. Parmetros de generacin.

Usuarios que pueden generar el reporte
Los usuarios que pueden generar el reporte son los que tienen asignado alguno
de los siguientes perfiles:
Elabora y revisa - Cuentas Entidad
Elabora y revisa Gesproy
Aprueba y enva - Cuentas Entidad
Aprueba y enva Gesproy
Estructura del reporte
A continuacin se describen los campos que contiene el reporte HISTORICO DE

ALERTAS SMSCE:
COLUMNA NOMBRE DESCRIPCION
Agrupacin de entidades
(Departamento o Visualiza el parmetro de seleccin
A
Clasificacin de que agrupa el reporte.
Instituciones)
B Periodo Periodo en que se gener la alerta
Existen dos estados:
Subsanada: La situacin que gener
la alerta fue corregida en el mismo
periodo o trimestre de generacin de
C Estado la alerta.
Sin Subsanar: La situacin que
gener la alerta no ha sido corregida
en el mismo periodo o trimestre de
generacin de la alerta.
Corresponde a la fecha en que se
subsan la alerta por medio del
D Fecha subsanacin
proceso automtico de subsanacin
de alertas.
SI: Indica que la alerta proviene de
un periodo o trimestre anterior. En
este caso, la alerta que se gener
en el periodo anterior no se
subsan en el mismo trimestre de
generacin y pas al siguiente
periodo de generacin de alertas
E Persiste con esta caracterstica como una
nueva alerta correspondiente al
periodo actual de generacin de
alertas.
NO: La situacin que genera la
alerta se da en el periodo o
trimestre actual de generacin de
alertas.
Nmero de veces que la situacin que
F Persistencias nmero
genera la alerta se ha presentado.
Cdigo o consecutivo interno del

G Consec interno alerta
sistema para identificacin del evento.
Es la clasificacin de la alerta, tipos:
NRI (No reporte de informacin), ICO
(Informacin incompleta), II
H Tipo alerta
(Informacin inconsistente), ELI
(Eliminadas, ya no aplican para el
proceso de generacin).
Aplicativo o sistema de reporte de
informacin del cual se verifican los
I Tipo informacin
criterios para la generacin de la
alerta.
J Cdigo alerta Cdigo del evento de la alerta.
Descripcin general de la situacin
K Descripcin de la alerta
que genera la alerta.
L Departamento Departamento de la entidad alertada
M NIT entidad Nit de la entidad alertada
N Cdigo DANE de la entidad Cdigo DANE de la entidad alertada
O Nombre de la entidad Nombre de la entidad alertada
OCAD al cual pertenece la secretara
tcnica que se le notifica la alerta.
P OCAD
Aplica para los tipos de alerta con el
prefijo ST-*.
Tipo de OCAD al cual pertenece la
secretara tcnica que se le notifica la
Q Tipo ocad
alerta. Aplica para los tipos de alerta
con el prefijo ST-*.
Detalle de los datos que generan la
R Observacin
alerta.
Cdigo BPIN del proyecto que genera
S BPIN
la alerta.
Nombre del proyecto que genera la
T Nombre del proyecto
alerta.
Dato correspondiente a la situacin
U Valor producto de la alerta
que genera la alerta, cuando aplica.
Cuando la alerta es por porcentajes
V Porcentaje aqu se visualiza el porcentaje
correspondiente.
Cuando la alerta se genera por un
W Contrato contrato se visualiza en nmero del
mismo.
El nmero de cuenta bancaria que
X Cuenta bancaria
genera la alerta.
Nmero del radicado en ORFEO
Y Numero radicado ORFEO
correspondiente a la notificacin a la
entidad o secretara tcnica que se

alert, segn el tipo de alerta si es de
ejecutor o se OCAD.
Z Fecha radicado Fecha del radicado en ORFEO.
Si la alerta es generada para
AA Clase alerta
EJECUTOR o para OCAD.
Existen tres tipos de proceso para la
generacin de alertas:
Automtico: Todo el proceso de
verificacin de criterios es
automtico, lo hace el sistema.
Subsanacin automtica.
Semiautomtico: El sistema
identifica automticamente los
criterios definidos y estos eventos
AB Tipo de generacin se envan a SMSE para su cruce
con informacin complementara
que no est en el sistema. Luego
SMSE confirma cuales se deben
notificar. Subsanacin automtica.
Manual: Se generan por un
proceso manual ejecutado por
SMSE. Su subsanacin es
manual, SMSE reporta cuales se
deben subsanar y en qu fecha.
Indica si la alerta genera reporte a la
AC Para_comunicar_control
Subdireccin de Control.
1.1.2. REPORTE: SALDOS PROYECTOS CIERRE VIGENCIA

PRESUPUESTAL.
Funcionalidad
Con este reporte la entidad puede conocer los saldos de proyectos con cierre de
vigencia presupuestal esta informacin se genera al 31 de diciembre de la
vigencia presupuestal anterior de todos los proyectos.

Regin: De la lista desplegable seleccionar la regin correspondiente entre

las opciones existentes estn: Caribe, Centro Oriente, Centro Sur, Llano,
Eje Cafetero, Pacfico, Cormagdalena, Todas.
Tipo de Entidad: De la lista desplegable puede seleccionar Departamentos,
Municipios, CAR, Otros Ejecutores, Todos.
Agrupacin de entidades (Departamento o Clasificacin de instituciones)
Esta lista desplegable muestra el filtro que da como resultado de las
opciones previamente seleccionadas para que sea seleccionado por la
entidad.
Entidades (Municipios o instituciones). Al igual que la anterior lista
desplegable el resultado que se visualiza es un filtro de las opciones
previamente seleccionadas, aqu la entidad podr escoger entre
Municipios, Corporaciones o Entidades e Instituciones.

A continuacin se describen los campos que contiene el reporte SALDOS

PROYECTOS CIERRE VIGENCIA PRESUPUESTAL.
A Cdigo Regin Cdigo correspondiente a la Regin.
B Regin Nombre de la Regin.
Cdigo departamento Cdigo del departamento al que
C
entidad ejecutora pertenece la entidad ejecutora.
Departamento entidad Nombre del departamento al que
D
ejecutora pertenece la entidad ejecutora.
E ID entidad Cdigo DANE de la entidad.
F NIT ejecutor NIT de la entidad ejecutora.
Nombre de la entidad
G Entidad ejecutora
correspondiente.
Se define si la entidad es:
H Tipo Entidad Departamento, Municipio, CAR, Otros
Ejecutores
I BPIN Cdigo BPIN del proyecto.
J Proyecto Nombre del proyecto.
K Vigencia inicial Ao de la vigencia inicial
L Vigencia final Ao de la vigencia final
Sumatoria de valores de fuentes SGR
M Valor aprobado proyecto aprobadas en el SUIFP para el
proyecto
Corresponde a la sumatoria de las
fuentes aprobadas SUIFP y no
N Valor total del proyecto
aprobadas (cargadas por Gesproy
SGR).
Valor total comprometido con cargo al
O Valor total comprometido
proyecto al cierre del bienio.
Recursos aprobados no Recursos aprobados en el bando de
P
incorporados proyectos que no han sido
incorporados.
Recursos aprobados Recursos aprobados en el banco de
Q incorporados no proyectos incorporados y que no han
comprometidos sido comprometidos en CDPs.
Recursos no SUIFP Recursos No SUIFP o no aprobados
R incorporados no en el banco de proyectos, que fueron
comprometidos incorporados pero no comprometidos.
Corresponde a los recursos de fuentes
Recursos aprobados aprobadas en el bando de proyectos
S
liberados que fueron comprometidos pero se
liberaron en la liquidacin contratos.
Corresponde a los recursos No SUIFP
Recursos no SUIFP o no aprobados en el banco de
T
liberados proyectos que fueron liberados en la
liquidacin de contratos.
Corresponde a la sumatoria de los
saldos de las columnas Valor Total
comprometido, Recursos aprobados
Saldo disponible para
U no incorporados, Recursos aprobados
incorporar
incorporados no comprometidos y
Recursos No SUIFP incorporados no
comprometidos.
1.1.3. REPORTE: ALERTAS SMSCE.
Funcionalidad
Con este reporte la entidad puede conocer el detalle de cada una de las aletas de
sus proyectos.

Esta lista desplegable muestra el Departamento, Municipios, Corporaciones
o Entidades e Instituciones que tiene asociado el usuario.
Entidades (Municipios o instituciones). Esta lista desplegable visualiza la
informacin correspondiente a lo seleccionado en la lista anterior, aqu la
entidad podr escoger entre Municipios, Corporaciones o Entidades e
Instituciones.

Elabora y revisa Cuentas
Aprueba y enva Cuentas
A continuacin se describen los campos que contiene el reporte ALERTAS

SMSCE

Visualiza el parmetro de seleccin
A Tipo Entidad
que agrupa el reporte.
B Periodo Periodo en que se gener la alerta
Existen dos estados:
Subsanada: La situacin que gener
la alerta fue corregida en el mismo
periodo o trimestre de generacin de
C Estado la alerta.
Sin Subsanar: La situacin que
gener la alerta no ha sido corregida
en el mismo periodo o trimestre de
generacin de la alerta.
Corresponde a la fecha en que se
subsan la alerta por medio del
D Fecha Subsanada
proceso automtico de subsanacin
de alertas.
SI: Indica que la alerta proviene de
un periodo o trimestre anterior. En
este caso, la alerta que se gener
en el periodo anterior no se
subsan en el mismo trimestre de
generacin y pas al siguiente
periodo de generacin de alertas
Generada En Periodo
E con esta caracterstica como una
Anterior
nueva alerta correspondiente al
periodo actual de generacin de
alertas.
NO: La situacin que genera la
alerta se da en el periodo o
trimestre actual de generacin de
alertas.
Nmero de periodos en que la
Numero Periodos Que
F situacin que genera la alerta se ha
Persiste
presentado.
Cdigo o consecutivo interno del
G Consecutivo Interno Evento
sistema para identificacin del evento.
Es la clasificacin de la alerta, tipos:
NRI (No reporte de informacin), ICO
(Informacin incompleta), II
H Tipo Alerta
(Informacin inconsistente), ELI
(Eliminadas, ya no aplican para el
proceso de generacin).
I Tipo Informacin Aplicativo o sistema de reporte de
informacin del cual se verifican los

criterios para la generacin de la
alerta.
J Cdigo Alerta Cdigo del evento de la alerta.
Descripcin general de la situacin
K Descripcin De La Alerta
que genera la alerta.
Agrupacin De Entidades
(Departamento O Visualiza el parmetro de seleccin
L
Clasificacin De que agrupa el reporte.
Instituciones)
M NIT Entidad NIT de la entidad alertada
N Cdigo DANE de la entidad Cdigo DANE de la entidad alertada
O Nombre de la Entidad Nombre de la entidad alertada
OCAD al cual pertenece la secretara
tcnica que se le notifica la alerta.
P OCAD
Aplica para los tipos de alerta con el
prefijo ST-*.
Tipo de OCAD al cual pertenece la
secretara tcnica que se le notifica la
Q Tipo OCAD
alerta. Aplica para los tipos de alerta
con el prefijo ST-*.
Detalle de los datos que generan la
R Observacin
alerta.
Cdigo BPIN del proyecto que genera
S BPIN
la alerta.
Nombre del proyecto que genera la
T Nombre del proyecto
alerta.
Dato correspondiente a la situacin
U Valor producto de la alerta
que genera la alerta, cuando aplica.
Cuando la alerta es por porcentajes
V Porcentaje aqu se visualiza el porcentaje
correspondiente.
Cuando la alerta se genera por un
W Contrato contrato se visualiza en nmero del
mismo.
El nmero de cuenta bancaria que
X Cuenta bancaria
genera la alerta.
Nmero del radicado en ORFEO
correspondiente a la notificacin a la
Y Numero radicado ORFEO entidad o secretara tcnica que se
alert, segn el tipo de alerta si es de
ejecutor o se OCAD.
Z Fecha radicado Fecha del radicado en ORFEO.
Si la alerta es generada para
AA Clase alerta
EJECUTOR o para OCAD.
Existen tres tipos de proceso para la

generacin de alertas:
Automtico: Todo el proceso de
verificacin de criterios es
automtico, lo hace el sistema.
Subsanacin automtica.
Semiautomtico: El sistema
identifica automticamente los
criterios definidos y estos eventos
AB Tipo de Generacin se envan a SMSE para su cruce
con informacin complementara
que no est en el sistema. Luego
SMSE confirma cuales se deben
notificar. Subsanacin automtica.
Manual: Se generan por un
proceso manual ejecutado por
SMSE. Su subsanacin es manual,
SMSE reporta cuales se deben
subsanar y en qu fecha.
1.1.4. REPORTE: CARGUE INFORMACIN EN GESPROY-SGR:
Funcionalidad
Con este reporte la entidad puede conocer el detalle de la informacin registrada

en GESPROY de cada uno de sus proyectos.
Para este reporte el usuario final debe seleccionar mnimo uno de los parmetros
para generar el reporte, los parmetros son:
Tipo de Entidad: Se debe seleccionar de la lista desplegable de las
opciones que tenga habilitadas el usuario estas opciones pueden ser: CAR,
Corregimiento Departamental, Departamento, Municipio, Otros
OCAD: Se debe seleccionar de la lista desplegable de las posibles
opciones que tanga habilitadas el usuario, entre las posibles opciones
tenemos: Nombre del Departamento, Departamento Administrativo de la
Ciencia, la Tecnologa e Innovacin, Colciencias. O el nombre de la Regin.

Instituciones.


SMSCE
A Regin entidad Regin de la entidad
B Departamento entidad Departamento de la entidad
C Entidad Nombre de la entidad
D Tipo OCAD Tipo de ocad que aprob el proyecto
Nombre del Ocad que aprob el
E Nombre OCAD
proyecto
Cdigo DANE entidad
F Cdigo DANE
ejecutor
G Nombre ejecutor Nombre de la entidad ejecutora
Cdigo DANE departamento Cdigo DANE del departamento al que
H
ejecutor pertenece el ejecutor
Nombre Departamento
I Nombre del departamento
Ejecutor
J Nombre entidad ejecutor Nombre de la entidad ejecutora
Es como se clasifica puede ser, CAR,
K Tipo ejecutor OTROS, MUNICIPIO,
DEPARTAMENTO
L NIT ente ejecutor NIT de la entidad ejecutora
Digito de verificacin del NIT de la
M Digito verificacin
entidad
N BPIN Cdigo BPIN del proyecto
O Nombre proyecto Nombre del proyecto
Nombre del sector a que pertenece la
P Sector
empresa
Q Valor proyecto aprobado Valor total aprobado del proyecto
Si la entidad ha ingresado informacin
en Incorporacin, proceso
Incorporacin, Proceso precontractual y programacin inicial
R Precontractual y saldr 1 en la columna, en caso de
Programacin Inicial que no tenga registro de informacin
en una de estas pestaas o en
ninguna saldr 0.
Cuando existe registro de
informacin se visualiza un 1
S Incorporacin Presupuestal
Cuando NO existe registro de
informacin se visualiza un 0.
T Programacin Inicial Cuando existe registro de
informacin se visualiza un 1
informacin en la seccin
Programacin Precontractual de la
Programacin
U pestaa de Planeacin Ejecucin
Precontractual
se visualiza un 1
informacin en la pestaa de
Cumplimiento Requisitos se
V Acreditacin Requisitos
visualiza un 1.
informacin en la seccin Rubros de
la pestaa de Incorporacin
W Rubros Presupuestales
Presupuestal se visualiza un 1.
Nmero de contratos creados en la
X Nro. Contratos
pestaa Contratos Proyecto
informacin de cargue de
contratacin de la pestaa
Y Cargue Contratacin Planeacin Ejecucin se visualiza
un 1.
informacin de cargue de Ejecucin
de la pestaa Planeacin
Z Cargue Ejecucin
Ejecucin se visualiza un 1.
informacin en la pestaa
Indicadores y Avance se visualiza
AA Cargue Indicadores
un 1.
AB Confirmacin Informacin Cuando existe registro de
informacin en la pestaa
Aprobacin Informacin se
visualiza un 1.
informacin en alguna parte del
proyecto se visualiza un 1.
AC Sin ningn tema cargado
informacin en ninguna parte del
proyecto se visualiza un 0.
Se visualiza el porcentaje de avance
que se observa en el semforo Av.
AD Avance Fsico
Fsico de la pestaa Descripcin
General.
Se visualiza el porcentaje de avance
que se observa en el semforo Av.
AE Avance Financiero
Financiero de la pestaa Descripcin
General.
Se visualiza el estado del proyecto
AF Estado Proyecto que se observa en la pestaa
Descripcin General.
Se visualiza la fecha que ingreso la
AG Fecha Aprobacin Proyecto entidad en la pestaa Aprobacin y
Ajustes
AH Valor SGR GESPROY Valor aprobado por SGR
Valor aprobado por SGR de la fuente
AI Valor SGR Directa
Asignaciones Directas.
Valor que pertenece al presupuesto
AK Valor Nacin GESPROY
General de la Nacin
AL Valor OTROS GESPROY Valor aprobado por fuente propio.
AM Valor TOT SGR SUIFP Valor total aprobado por SGR
Fecha en que fue generado el archivo
AN Fecha corte
para brindar la informacin del reporte
1.1.5. REPORTE: PROYECTOS:
Funcionalidad
Con este reporte la entidad puede conocer la informacin registrada en GESPROY

al detalle de cada uno de sus proyectos.
Instituciones.


SMSCE
A Nombre OCAD Nombre del Ocad que aprob el
proyecto
B Tipo OCAD Tipo de ocad que aprob el proyecto
C Regin Entidad Regin de la entidad
D Departamento - Entidad Departamento de la entidad
E Entidad Territorial Nombre de la entidad Territorial
Nombre de la entidad que va a
F Entidad Ejecutora
ejecutar el proyecto
Nombre del sector a que pertenece la
G Sector
Entidad Ejecutora
Nombre del subsector a que pertenece
H Subsector
la Entidad Ejecutora
Cdigo por el que se identifica el
I BPIN
proyecto
J Nombre Proyecto Nombre del proyecto
Plazo para el cumplimiento del mismo
K Plazo
por el OCAD
Corresponde a la informacin de los
L Acuerdo Aprobacin acuerdos proporcionados por la
Secretara Tcnica del OCAD
Permite ingresar la fecha del acuerdo
M Fecha Acuerdo asociado a la aprobacin del proyecto
en cuestin.
Informacin del estado en el que se
N Estado Proyecto encuentra el proyecto debido al
avance fsico y financiero
O Valor SGR Valor aprobado por SGR
Valor que pertenece al presupuesto
P Valor Nacin
General de la Nacin
Q Valor Otros Valor corresponde a otros recursos
Valor Otras Fuentes NO Valor que NO corresponde a los
R
SUIFP recursos SUIFP
Valor de la sumatoria de todos los
S Valor Total Proyecto
recursos que corresponde al proyecto
Avance que tiene el proyecto en el
T Avance Fsico
aplicativo de la ejecucin del proyecto
Avance que tiene el proyecto en el
U Avance Financiero aplicativo de los registros financieros
del proyecto
Corresponde al valor total de los
V Valor Pagos
pagos efectuados al proyecto
1.1.6. REPORTE: Relacin proyecto usuario:
Funcionalidad

de todos los usuarios relacionados a los proyectos vigentes en el aplicativo.
Instituciones.


SMSCE
A Nit Entidad NIT de la entidad ejecutora
B Nombre Nombre de la entidad ejecutora
Cdigo por el que se identifica el

C Bpin
proyecto
Cdigo asignado del usuario en el
D Usuario
aplicativo
Nombre del usuario que est
E Nombre relacionando al proyecto que est en
la columna C
Si est o no el Usuario activo en el
F Estado
momento que se genera el reporte.
1.2. Reportes estandarizados de los proyectos (PDF).
Una vez se ingresa al aplicativo se encuentra la opcin para genera reportes

estandarizados de los proyectos en PDF a travs de los botones ubicados en esta
seccin.
Para activar los botones que generan los reportes se debe seleccionar la entidad y
luego dar click sobre el botn con el ttulo que desea generar el reporte
correspondiente en formato PDF.
A continuacin se dar una breve descripcin de cada uno de los botones.
Figura 8. Reportes estandarizados de los proyectos especficos (PDF).

1.2.1. Reportes PDF
Funcionalidad
En esta seccin encontrara una seria de botones con los que la entidad podr
generar una seria de reportes con la informacin registrada en GESPROY de
todos los proyectos que tiene la entidad en el aplicativo.
a. Proyectos detallados por entidad ejecutora.
Funcionalidad

de todos los proyectos que tiene la entidad en el aplicativo.
A continuacin se describen los campos que contiene el reporte proyectos

detallados por entidad ejecutora
NOMBRE DESCRIPCION
N Consecutivo de proyectos que posee la entidad.
Regin Nombre de la regin
OCAD Nombre del OCAD al que pertenece el proyecto
BPIN Cdigo por el que se identifica el proyecto.
Nombre proyecto Nombre del proyecto
Sector donde se estn ejecutando los recursos del
Sector
proyecto
Tipo OCAD El tipo de OCAD que aprob el proyecto.
Fecha Aprobacin
Fecha en que el OCAD aprob el proyecto.
OCAD
Fecha cumplimiento Fecha en que se cumplieron los requisitos exigidos para
requisitos total iniciar el proyecto.
Valor proyecto
Valor en pesos por el cual fue aprobado el proyecto.
aprobado
Valor proyecto
Valor total del proyecto incluyendo las fuentes que no
incluyendo fuentes no
fueron aprobadas por OCAD
aprobadas.
Estado del proyecto Indica el estado actual del proyecto.
Contratado (S/N) Se indica si tiene o no contratos el proyecto en cuestin.

Total valor contratado Valor del contrato.

Sumatoria de los pagos que se han realizado en el
Total pagos proyecto
proyecto.
ltima fecha aprueba y Fecha de la ltima aprobacin que se registr en el
enva. aplicativo.
% Ejecucin financiera. Porcentaje ejecutado financieramente en el proyecto.
% Ejecucin fsica. Porcentaje ejecutado fsicamente en el proyecto.
b. Proyectos contratados por entidad ejecutora.
Funcionalidad

de todos los proyectos y los contratos que tiene la entidad en el aplicativo.
A continuacin se describen los campos que contiene el reporte proyectos

contratados por entidad ejecutora.
NOMBRE DESCRIPCION
# Consecutivo de proyectos que posee la entidad.
Fecha Aprobacin
Fecha en que el OCAD aprob el proyecto.
OCAD
Fecha cumplimiento Fecha en que se cumplieron los requisitos exigidos para
requisitos total iniciar el proyecto.
Valor proyecto
aprobadas.
Se visualiza la modalidad que se utiliz para la
Modalidad contratacin
contratacin.
Tipo contrato Se visualiza el tipo de contrato.
El nombre de la persona, empresa, consorcio, unin
Nombre contratista
temporal con quien se celebr el contrato.
Nombre representante
Nombre del representante legal de la empresa contratista.
legal
Valor contrato Valor total del contrato.

Fecha suscripcin
Fecha en la que se firm el contrato.
contrato
Plazo contrato Numero de meses del plazo del contrato.
Fecha acta inicio
Fecha en que se dio inicio el contrato.
contrato
Fecha final terminacin
Fecha en que se dio fin al contrato.
contrato
Estado contrato. Estado actual del contrato.
Plizas (S/N) Si tiene o no plizas el contrato.
Total pagos contrato. Sumatoria de los pagos realizados al contrato.
c. Proyectos por OCAD.
Funcionalidad

de todos los proyectos que tiene la entidad en el aplicativo clasificados por OCAD.
A continuacin se describen los campos que contiene el reporte proyectos por

OCAD.
NOMBRE DESCRIPCION
N Consecutivo de proyectos que posee la entidad.
Nombre OCAD Nombre del OCAD al que pertenece el proyecto
Tipo OCAD El tipo de OCAD que aprob el proyecto.
Nombre entidad
Nombre de la entidad que est ejecutando el proyecto.
Ejecutora
Sector donde se estn ejecutando los recursos del

Sector
proyecto
Localizacin. Lugar exacto donde se ejecuta el proyecto.
Valor proyecto
Valor en pesos por el cual fue aprobado el proyecto.
aprobado
Valor proyecto
aprobadas.
Se visualiza el nombre de la fuente SUIFP y valor
Nombre y valor fuentes
aprobado por la misma para el proyecto hasta completar
SUIFP
el valor del proyecto.
Nombre y valor fuentes Se visualiza el nombre de la fuente NO SUIFP y valor
NO SUIFP asignado para la misma en el proyecto.
Estado Estado actual del proyecto.
d. Ficha resumen de entidad.
Funcionalidad
Con este reporte la entidad puede conocer la informacin de los recursos y

proyectos de la entidad para el SGR y el anterior sistema de regalas
proporcionando informacin necesaria a los mandatarios para el proceso de
empalme en el cambio de gobierno.
El usuario puede tener mayor informacin de esta ficha en el siguiente link:
https://www.sgr.gov.co/LinkClick.aspx?fileticket=8EGwvJqh-
Vw%3d&tabid=242
e. Ficha proyectos (PDF).
Funcionalidad
Con este reporte la entidad puede conocer la informacin de los recursos de un

proyecto especfico de la entidad para el SGR y recursos propios.
INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO
NOMBRE DESCRIPCIN
Proyecto Corresponde al nombre del proyecto en SUIFP
Cdigo BPIN Nmero BPIN del proyecto EN SUIFP.
Sector Nombre del sector en SUIFP.
Localizacin DEPARTAMENTO: Corresponde a la localizacin del
proyecto en caso de existir ms de un departamento se
visualizara la palabra: Varios.
MUNICIPIO: Corresponde a la localizacin del proyecto en
caso de existir ms de un municipio se visualizara la
palabra: Varios.
No. Beneficiarios: Es el nmero de beneficiarios del proyecto y la informacin
proviene de SUIFP-SGR.
Plazo Es el plazo de ejecucin del proyecto y corresponde a la
diferencia en meses entra la fecha de inicio y la fecha final
de la programacin inicial o la reprogramacin registrada
en GESPROY-SGR.
Fecha Inicio Corresponde al primer da del primer mes que se
encuentre en la programacin inicial del proyecto, realizada
en GESPROY-SGR
Fecha Final Corresponde al ltimo da del ltimo mes que se encuentre
en la programacin inicial del proyecto, realizada en
GESPROY-SGR.
Productos Esta informacin proviene del sistema SUIFP.
Unidad Corresponde a la unidad del producto tomada de SUIFP.
Cantidad Corresponde a la cantidad de producto ingresada en
SUIFP.
APROBACION.
NOMBRE DESCRIPCIN
OCAD Nombre del(os) OCAD que aprobaron el proyecto y se
captura del sistema SUIFP.
Fase Corresponde a la fase actual del proyecto registrada en
SUIFP-SGR.
Entidad Ejecutora Corresponde a la entidad ejecutora del proyecto capturada

en SUIFP-SGR.
Entidad Corresponde a la entidad designada para contratar la
Interventora Interventora tomada desde SUIFP-SGR. Cuando no se
determine expresamente esta designacin a una entidad
diferente a la ejecutora, la informacin es la misma de la
entidad Ejecutora.
Acuerdo Nmero del(os) acuerdo de aprobacin registrado en
GESPROY-SGR.
Fecha Fecha del(os) acuerdo de aprobacin registrado en
GESPROY-SGR
N Numero Consecutivo de la cantidad de ajustes que se han aprobado
por OCAD.
Tipo Se refiere al tipo de ajuste tipificado en los acuerdos
expedidos por la Comisin Rectora.
OCAD Nombre del OCAD que aprueba el ajuste. Informacin
obtenida de SUIFP-SGR.
Acuerdo No. de documento a travs del cual se aprueba el ajuste.
Informacin a obtener de GESPROY-SGR.
Fecha Es la fecha del acuerdo de aprobacin del ajuste.
Informacin a obtener de GESPROY-SGR.
FUENTES DE FINANCIACIN.
NOMBRE DESCRIPCIN
Sistema General Son las fuentes aprobadas con recursos SGR. Se capturan
de Regalas. los datos del sistema SUIFP-SGR.
Otras fuentes de Son las fuentes aprobadas en el proyecto. Se capturan los
financiacin. datos del sistema SUIFP SUIFP-SGR.
Otras Fuentes no Son Otras Fuentes No SUIFP, que el ejecutor ingresa en
Aprobadas. GESPROY-SGR
Valor. Corresponde al valor de la fuente que se obtiene del
sistema SUIFP-SGR o de GESPROY-SGR, dependiendo
del tipo de recurso.
% Por Fuente sobre el total de proyecto: Se calcula
tomando el valor de los subtotales por tipo de fuente sobre
el valor total del proyecto.
Por cada tipo de Fuente: Se calcula tomando el valor de
cada fuente dentro de los subtotales, sobre el valor del

subtotal por tipo de fuente.
Para cada tipo de fuente (SGR, Otras Fuentes Aprobadas y
Otras Fuentes No aprobadas) se calcula el porcentaje de
participacin.
Vigencia Se relacionan las vigencias presupuestales del SGR con
presupuestal. las que el OCAD aprob los recursos al proyecto por tipo
de fuente.
N Entidades. Corresponde al nmero de entidades por tipo de fuente que
aportan los recursos para la financiacin del proyecto.
EJECUCIN.
NOMBRE DESCRIPCIN
Grafica Recursos Se visualiza en millones de pesos los siguientes datos:
Valor programado: (Valor Total actividades incluidas
en la programacin inicial del proyecto ingresada en
GESPROY-SGR).
Valor contratado: (sumatoria de los valores de los
contratos ingresados en GESPROY-SGR asociados al
proyecto)
Valor pagado: (sumatoria de los pagos provenientes
del aplicativo de Cuentas y de los Pagos registrados en
GESPROY-SGR asociados al proyecto).
Grafica % de Se muestra en porcentaje los siguientes datos:
Ejecucin Fsica y % Ejecucin Financiera (la misma base con la que se
Financiera genera el semforo en GESPROY-SGR)
% Ejecucin Fsica (la misma base con la que se
genera el semforo en GESPROY-SGR)
Grafica Tiempo Se muestra en meses los datos:
Programado (calculada en meses corresponde al
primer da del primer mes que se encuentre en la
programacin inicial del proyecto, registrada en
GESPROY-SGR.
Contratado (calculado en meses tomando la diferencia
en meses de la fecha inicial del primer contrato y final
del ltimo contrato, ingresada en GESPROY-SGR.
Ejecutado (calculado en meses tomando la diferencia
en meses de las fechas inicial del primer contrato
ingresada en GESPROY-SGR y la fecha actual de
generacin del reporte).
CONTRATACIN.
NOMBRE DESCRIPCIN
Grafica Ejecucin Para la grfica se calcula con la informacin de Pagos,
financiera. cruzados con Tipo de contrato.
No. Contratos: Sumatoria de los contratos ingresados en GESPROY-SGR
asociados al proyecto
Tipo Se definen dos:
Ejecucin Inversin: Se toman todos los contratos,
excepto los contratos identificados como de
Interventora.
Interventora: Son todos los contratos que estn
identificados como interventora.
La fuente es GESPROY-SGR.
Valor Se suman los valores de los contratos del proyecto, no el
valor multiproyecto, por cada tipo definido.
Pagos Muestra la sumatoria de los pagos relacionados con cada
tipo de contrato.
% Calcula porcentaje por tipo.
INDICADORES.
NOMBRE DESCRIPCIN
Indicador Corresponde al nombre del indicador obtenida del proyecto
aprobado en SUIFP-SGR.
Meta Corresponde al valor del Indicador obtenida del proyecto
aprobado en SUIFP-SGR. Se totaliza el valor de la meta del
indicador en todas las vigencias por todos los productos.
Unidad Corresponde al nombre de la unidad del indicador
consultada desde SUIFP-SGR.
Cantidad Ejecutada Relacionar el valor ingresado en GESPROY-SGR. Se
totaliza el valor de la cantidad ejecutada para el indicador
en todas las vigencias por todos los productos.
% Ejecucin Corresponde al mismo valor mostrado en GESPROY-SGR.
El dato es calculado Cantidad ejecutada sobre Meta.
Grafica Se toman los indicadores, con el porcentaje de ejecucin.
Indicadores. Se visualizan todos los indicadores, incluso los que no
tienen ejecucin.
ALERTAS.
NOMBRE DESCRIPCIN
Alertas. Se visualizan las alertas generadas por el proyecto.

Gesproy SGR Manual Usuario V - 2 19 - 17feb - 2016 NVA VERSIONIpdf

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Gesproy SGR Manual Usuario V - 2 19 - 17feb - 2016 NVA VERSIONIpdf

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Manual de Usuario GESPROY SGR Fecha: 07/04/2016

SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA EJECUCIN DE Versin: 3.01

Departamento Nacional de Planeacin

Direccin de Vigilancia de las Regalas

Manual de Usuario GESPROY SGR SISTEMA DE GESTIN Y

Estados Proyecto Fuentes

de ayuda y extensiones. Rodrigo

Cambio y actualizacin mejora Gesproy Paulo Gil

Mejoras y modificaciones de Paulo Gil

8.6.3. SALDOS CIERRE DE VIGENCIA PRESUPUESTAL .............................................................. 56

8.8.3. SECCIN CONTRATISTAS ....................................................................................................... 100

Tabla 42. Pasos Asignacin Contratos Multiproyecto ................................................................................. 114

8.14. CONSULTA ALERTAS ........................................................................................................... 163

Tabla 66. Catlogo de Alertas de Monitoreo. .............................................................................................. 172

1. Esquema de soporte a usuarios

APLICATIVO EMAIL TELEFONO EXTENSIONES

3. Banco de proyectos SUIFP MGA y Mdulos SGR

Imagen 1. Esquema General del sistema de informacin SGR.

Secretara Tcnica del OCAD: La secretara tcnica del OCAD es el ente

Ente Ejecutor: El ente ejecutor es la entidad encargada de la ejecucin del

Banco de Proyectos SUIFP MGA: El banco de proyectos es una base de

Gesproy SGR: Es el aplicativo o plataforma tecnolgica dispuesta para el

Cuentas SGR: En el aplicativo de Cuentas SGR, las Entidades Territoriales,

Imagen 2. Pgina WEB Normatividad SGR.

Para el reporte y cargue de informacin de los proyectos, es importante tener

Circular 0062 del 11 Sept de 2013 "Herramienta informtica de gestin y

II. Gesproy SGR - Cargue y Reporte de Informacin

Imagen 3. Ingreso portal WEB SGR.

En la siguiente pgina, ingresar dando clic en el botn naranja INGRESAR:

Imagen 4. Ingreso aplicativo SMSCE.

La siguiente pgina es la que permite el ingreso al aplicativo, para lo cual se debe

Imagen 5. Ingreso SMSCE: usuario y contrasea.

Una vez el usuario ingrese cdigo y contrasea vlidos, ingresara a la pantalla

Imagen 6. Pgina principal SMSCE.

Mdulo Cuentas SGR: CARGUE REPORTE DE INFORMACION DE

Imagen 7. Ingreso a mdulo Cuentas.

Mdulo Gesproy SGR: En el combo de seleccin se presenta la entidad a la

Imagen 8. Ingreso a mdulo Gesproy.

Mdulo de informes: Podr seleccionar y descargar los diferentes reportes de

Imagen 9. Ingreso a mdulo Informes.

Mdulo Usuarios seguimiento a proyectos: El usuario representante legal y

2. Recuperacin y desbloqueo de contraseas

Al iniciar el proceso, se direccionar a un formulario donde se debe ingresar la

Imagen 11. Recuperacin y desbloqueo Contraseas.

3. Esquema de seguridad: Usuarios

1. Usuario 1 Aprueba y Enva GESPROY: Corresponde al representante

4. Creacin y administracin de usuarios de Gesproy SGR

administracin de usuarios de Gesproy SGR y proceder a asignarse el rol Aprueba

4.1. Creacin de usuarios

Imagen 12. Ingreso mdulo de Administracin Usuarios Gesproy SGR.

Imagen 13. Ingreso creacin nuevo usuario.

Se despliega el siguiente formulario, donde se deben ingresar los datos de la

Imagen 14. Ventana ingreso informacin bsica del usuario.

ELEMENTO TIPO DESCRIPCION

4.2. Administracin de usuarios

4.2.1. Editar usuario

Imagen 15. Icono Editar usuario.

4.2.2. Habilitar / Deshabilitar perfiles

Imagen 16. Habilitar / Deshabilitar Perfiles.

4.2.3. Agregar Rol

Imagen 17. Agregar nuevo Rol a usuario.

Imagen 18 Actualizacin Fecha Contrato