Matrícula Unificada 2019: Manual de Proceso

MANUAL DE PROCESO
MATRÍCULA UNIFICADA 2019

Descripción del procedimiento que deben seguir las instituciones de Educación Superior
para cargar su información de matrícula en el Sistema de Gestión de Beneficios
Estudiantiles 2019.
División de Educación Superior

Ministerio de Educación
MANUAL DE PROCESOS: MATRÍCULA UNIFICADA 2019
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Contenido
1. Introducción ............................................................................................................................... 3
2. Alcances de la Matrícula Unificada y definiciones ........................................................................ 4
3. Descripción de la Matrícula Unificada y su relación con la asignación de beneficios ..................... 8
4. Módulo Matrícula Unificada ....................................................................................................... 9
5. Herramientas Matrícula Unificada .......................................................................................... 10
a) Cargar Matrícula........................................................................................................ 10
b) Historial de Carga ...................................................................................................... 12
c) Consultar Datos ......................................................................................................... 13
6. Introducción al Administrador de Matrícula .......................................................................... 14
a) Administrador de Duplicados .................................................................................... 14
b) Resolución de Duplicados ......................................................................................... 17
c) Reporte de duplicados .............................................................................................. 18
d) Cómo identificar los cambios de estado de registros duplicados ............................. 19
i. Cómo identificar un registro duplicado ........................................................... 19
ii. Cómo resolver un registro duplicado .............................................................. 19
iii. Qué sucede si ambas instituciones eliminan un registro duplicado................ 20
e) Activar o desactivar registros en Administrador de Duplicados ............................... 20
i. Cómo identificar y activar un registro desactivado ......................................... 21
ii. Cómo identificar un registro activo ................................................................. 22
iii. Estado Final de un registro desactivado .......................................................... 22
f) Estado Final de Matrícula ......................................................................................... 22
g) Carga Masiva de Documentos .................................................................................. 23
h) Ejemplo de carga de documento individual .............................................................. 26
i) Ejemplo de carga de documento Masivo .................................................................. 28
j) Historial de Documentos .......................................................................................... 29
k) Descargas .................................................................................................................. 31
7. Anexos..................................................................................................................................... 33
Cuadro N°1: Estructura de carga de matrícula .................................................................... 33
Cuadro N°2: Descripción del campo “Forma de Ingreso a la Carrera actual” contenido en la
estructura de carga de matrícula ......................................................................................... 36
Cuadro N°3: Campos obligatorios de la estructura de carga de matrícula .......................... 37
Cuadro N°4: Nacionalidades ................................................................................................ 38
Cuadro N°5: Ejemplos de carga de matrícula ...................................................................... 39
Cuadro N°6: Reglas de carga ................................................................................................ 40
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1. Introducción
El proceso de Matrícula Unificada tiene como propósito recopilar los datos que se constituirán en la
fuente oficial de información sobre estudiantes matriculados en las instituciones de educación
superior. Será esta información la que la División de Educación Superior utilizará tanto para asignar
beneficios estudiantiles como para generar las estadísticas e indicadores del sector.
Respecto de los beneficios estudiantiles, la información de matrícula es imprescindible para

entregar resultados de asignación de Gratuidad, becas y créditos para la educación superior, así
como para su renovación. Además, con estos antecedentes se verificará el cumplimiento de los
requisitos institucionales que se establecen en la ley de presupuestos, tanto para Gratuidad como
para otros beneficios estudiantiles asignados por el propio Ministerio de Educación, así como por
JUNAEB. En este sentido, la Matrícula Unificada permitirá evaluar el cumplimiento de los requisitos
institucionales establecidos, tanto para Gratuidad como para algunas becas; específicamente, el que
hace referencia al puntaje mínimo requerido para el 80% de los matriculados en primer año, y el
que alude a la verificación del crecimiento de la matrícula de alumnos nuevos, el cual no debe
exceder el 2,7% (Gratuidad).
La información recabada constituye, además, la base para desarrollar diversos procesos de

asignación de recursos asociados a las instituciones, entre ellos, el Aporte Fiscal Directo, Convenios
de Desempeño, la asignación de los Aranceles de Referencia y Aranceles Regulados.
Así también, los datos recabados durante el proceso de Matrícula Unificada se considerarán oficiales
para efectos de información pública, la cual será utilizada por el Servicio de Información de
Educación Superior (SIES) para generar las estadísticas oficiales del sistema. Para estos efectos, al
igual que en años anteriores, se considerará como fecha de corte el 30 de abril, para el nivel de
pregrado, y el 15 de mayo, para los niveles de posgrado y postítulo, manteniendo con ello la
continuidad histórica y la comparabilidad de los datos.
Respecto de la información pública, los datos de matrícula son también necesarios para configurar
un claro panorama de la educación superior chilena y realizar las comparaciones requeridas en el
ámbito internacional (OCDE y UNESCO), permitiendo con ello cumplir con obligaciones contraídas
por el país en el ámbito internacional.
El proceso de Matrícula Unificada no sólo facilitará una mejor coordinación entre organismos del
Estado, sino que también permitirá a las instituciones de educación superior informar, en un único
lugar, la matrícula de sus estudiantes.
Por último, se espera que los antecedentes de matrícula permitan un mejoramiento de la calidad
de la información que tienen las propias instituciones sobre el sistema de educación superior y que,
por tanto, constituyan un apoyo a la gestión y a la toma de decisiones.
En este documento, el lector encontrará la explicación del procedimiento de carga de matrículas,

las funcionalidades del módulo Matrícula Unificada y los alcances del nuevo procesamiento para
asignar los beneficios estudiantiles.
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2. Alcances de la Matrícula Unificada y definiciones

Las instituciones de educación superior deben informar todos los estudiantes que se encuentran
matriculados o con actividades inscritas en alguna de las carreras y/o programas que la institución
se encuentra impartiendo durante el año 2019, incluyendo los matriculados:
1. En todas sus sedes y/o locales.
2. En carreras técnicas de nivel superior, profesionales con o sin licenciatura, programas de

bachillerato, ciclos básicos o de plan común y licenciaturas (Pregrado).
3. En programas de magíster y doctorado, programas de especialidad médica u odontológica,

diplomados y postítulos (Posgrado y Postítulo).
4. En todos los programas y carreras que se impartan en modalidades no regulares como, por
ejemplo, programas especiales de titulación, programas de continuidad de estudios,
programas para profesionales, programas para trabajadores, etc.
Las definiciones contenidas en este Manual se ajustan a las establecidas en la Clasificación

Internacional Normalizada de la Educación de UNESCO (2011) y la Organización para la Cooperación
y Desarrollo Económico, OCDE, contenidas en OECD Internacional Handbook for Internationally
Comparative Education Statistics, ajustadas de acuerdo a los requerimientos de la asignación de
beneficios y de las transferencias asociadas a distintos programas pertenecientes a la División de
Educación Superior.
CONCEPTOS CLAVES
1- Educación. Se entiende como el proceso mediante el cual las sociedades transmiten en forma
intencionada el acervo de información, comprensión, conocimientos, actitudes, valores,
habilidades, competencias y comportamientos de una generación a otra. Comprende el uso de
actividades de comunicación destinadas a producir aprendizaje (UNESCO, 2011).
2- Estudiante. Se refiere a todo individuo que participe en un programa educacional, dentro del
ámbito de la definición de educación.
i. Estudiante matriculado es aquel que está oficialmente registrado en un programa de

estudio en la institución de educación superior. El criterio de “oficialmente registrado” a
utilizar se refiere a los requerimientos, procesos y condiciones que un estudiante debe
cumplir para ser considerado como “matriculado” en virtud de la reglamentación interna
de la institución. Para los efectos de esta recolección de datos, los programas de educación
superior considerados son aquellos que otorgan certificaciones en los niveles de Pregrado,
Posgrado y Postítulo y que tienen una duración de al menos 1 semestre.
ii. Estudiante nuevo es aquel que ingresa a un programa de estudio en la institución en el

año de referencia, que no se encontraba matriculado en ese mismo programa de estudio
el año anterior. En relación con los campos de carga, el “Año Ingreso a la Carrera Actual”
debe coincidir con “Año de Ingreso Carrera de Origen”. Asimismo, es importante
considerar que, para efectos de la determinación del crecimiento institucional de alumnos
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nuevos, sólo se considerarán como alumnos nuevos aquellos estudiantes que no tuvieron
matrícula en la misma institución de educación superior el año anterior al proceso de
admisión vigente.
iii. Estudiantes de primer año, se refiere a aquellos estudiantes que ingresan al primer año
de un programa de estudios en la institución. En estos casos “Año Ingreso Carrera Actual”
debe ser el año del proceso de admisión vigente. Además, el estudiante no debiera contar
con convalidaciones que lo sitúen en otra cohorte y su “Nivel Académico”, por tanto, debe
ser menor a 3 (semestres).
iv. Estudiantes transferidos, dice relación con aquellos estudiantes que ingresan a la
institución de educación superior, siéndoles reconocidos, homologados o convalidados
estudios anteriores, efectuados en otra institución de educación superior en algún año
calendario anterior al de referencia. Corresponde al Campo “Forma Origen Carrera
Actual”, 4: “Cambio Externo”. En estos casos, los códigos de la carrera e institución
declarados en este periodo son distintos del anterior, lo que muestra la existencia de un
cambio. A su vez, para ser categorizado como un estudiante transferido, dicho estudiante
debe ser distinto a uno de primer año, es decir pertenecer a otra cohorte.
v. Estudiantes con transferencia interna, se refiere a aquellos estudiantes que se

encontraban cursando en el año anterior al de referencia, en la misma institución, una
carrera o programa distinto al cursado en el año de referencia. Corresponde al Campo
“Forma Origen Carrera Actual”, 3: “Cambio Interno”. En estos casos, el código de la carrera
declarado en este periodo es distinto del anterior, lo que comprueba la existencia de un
cambio. A su vez, para ser categorizado como un estudiante transferido, dicho estudiante
debe ser distinto a uno de primer año, es decir pertenecer a otra cohorte.
vi. Estudiante antiguo es todo aquel estudiante que se encontraba matriculado en la misma
carrera o programa e institución de educación superior en el año anterior, que no se
encuentra en la categoría de estudiante nuevo ni en la de estudiante en proceso terminal.
En estos casos, el “Año Ingreso Carrera Actual” debe ser anterior al año del proceso de
admisión vigente y debe presentar “Asignaturas Inscritas en el Año Anterior” y
“Asignaturas Aprobadas en el Año Anterior”1.
vii. Estudiante en proceso terminal, se refiere a aquellos estudiantes que habiendo finalizado
exitosamente el plan de estudios de su carrera o programa, se encuentran realizando
actividades conducentes directamente a la obtención de un título profesional, técnico de
nivel superior o grado académico en el caso de programas de licenciatura no conducentes
a título y programas de Postgrado. Corresponde al Campo “Vigencia”, 2: “Estudiante
egresado con matrícula vigente”.
viii. Tipo de estudiante extranjero se refiere sólo a los estudiantes regulares, que son aquellos
matriculados en programas orientados a la obtención de un título o grado, y no aquellos
estudiantes de intercambio que se encuentran realizando estudios en una institución de
educación superior por períodos de tiempo más breves que los de duración de la carrera
y no orientados a la obtención del título o grado que otorga la misma. La institución debe
completar el campo “Nacionalidad”.
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A excepción de los estudiantes con beneficio informados en la carga de suspensiones.
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3- Año de Ingreso.
a. Carrera Actual, se entiende el año calendario en que el estudiante ingresó a la carrera que se
encuentra actualmente estudiando, lo cual no implica necesariamente que haya ingresado al primer
año de estudios de dicha carrera. El llenado de este campo es obligatorio.
b. Carrera de origen, se entiende el año calendario en que el estudiante ingresó como estudiante
de primer año y a la carrera de origen. El caso más común es que el estudiante ingrese a la carrera
actual desde primer año. Un segundo caso posible, refiere a estudiantes que provienen de ciclos
iniciales, bachilleratos o planes comunes, en las cuales el año de origen debe consignar el año de
ingreso de primer año a dichos programas. Otro caso posible es el de una transferencia interna o
externa donde se debe informar el año de ingreso a primer año de la carrera anterior, siempre y
cuando se trate de un estudiante transferido (cambio interno o externo).
Para la asignación de beneficio, es el año calendario en que el estudiante ingresó a la carrera anterior
a la actual. Con esta información será validado el requisito de puntaje PSU para los estudiantes que
realizan cambios de carrera y optan a beneficios como estudiantes de cursos superiores.
4- Seguimiento del estudiante.
Para efectos de seguimiento de una cohorte de estudiantes es clave la información reportada en los
campos “Año ingreso carrera actual” y “Forma Ingreso Carrera Actual”. Este último especifica la vía
de admisión del estudiante a la carrera en la que se encuentra matriculado.
• El caso más general corresponde al estudiante que ingresa a un programa o carrera por
la vía regular o por admisión especial a primer año de la referida carrera o programa. En
ese caso se considera el año calendario de ingreso. En este caso, el campo “Año Ingreso
Carrera Origen” debe coincidir con “Año Ingreso Carrera Actual” y la “Forma de ingresos
Carrera Actual” puede adoptar los valores de 1, 5, 6, 7, 8, 9 o 10.
• En el caso de estudiantes que se cambian de carrera dentro de la institución, debe

considerarse el año de ingreso a la carrera que actualmente se encuentra cursando,
indicándolo en el campo “Año Ingreso Carrera Actual”. La “Forma de Ingreso Carrera
Actual” debe ser 3: Cambio Interno. Adicionalmente, el “Año Ingreso Carrera Actual” debe
ser mayor al “Año Ingreso Carrera de Origen”.
• En el caso de estudiantes que provienen de otra institución, debe considerarse el año de

ingreso a la carrera que actualmente se encuentra cursando en la nueva institución,
indicándolo en el campo “Año Ingreso Carrera Actual”. La “Forma de Ingreso Carrera
Actual” debe ser 4: Cambio Externo. Adicionalmente, el “Año Ingreso Carrera Actual” debe
ser mayor al “Año Ingreso Carrera de Origen”.
• En el caso de estudiantes que están articulando desde una carrera técnica de nivel
superior a una carrera profesional, ya sea dentro de la misma institución o de otra, la
información a considerar corresponde al año que ingresa a la carrera profesional, el que
debe ser informado en el campo “Año Ingreso Carrera Actual”. La “Forma de Ingreso” es
11: “Articulación de TNS a carrera profesional”.
• En el caso de aquellos estudiantes que ingresan a la carrera vía planes comunes,

bachilleratos, ciclos básicos o similares, se debe considerar el año de ingreso a dichos
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programas en el campo “Año de Ingreso a la Carrera de Origen”. La “Forma Ingreso Carrera

Actual” debe ser 2: Continuidad de Plan Común o Bachillerato, y el “Año de ingreso a la
Carrera Actual” corresponderá al año en que realice su continuidad2.
5- Año de Egreso Carrera se refiere al egreso de la carrera previa. Para el procesamiento de la beca
de Articulación se considerará este campo para validar el certificado de egreso o título que carga
la institución para ser revisado por Mineduc. Para el seguimiento de cohortes que realiza SIES
también se utiliza este campo.
6- Otras Consideraciones.
Para mantener la Gratuidad es preciso considerar lo señalado en la Ley de Educación Superior

N°21.091, en el Párrafo 3 del Artículo 105: “Para el caso de los programas de formación inicial
general, tales como bachilleratos u otros equivalentes de conformidad a las normas vigentes, su
duración nominal se deberá entender incorporada a aquella de la carrera o programa de estudios
en que prosiga el estudiante.” Y luego en el Párrafo 2 del Artículo 109: “Para la determinación de la
duración de los estudios gratuitos se considerará lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 107,
a menos que el respectivo programa técnico de nivel superior se articule con otra carrera o
programa de estudios de un área del conocimiento afín. En este caso, la duración nominal del
programa se deberá entender incorporada a aquella de la carrera o programa de estudios en que
prosiga el estudiante, descontados los semestres, o su equivalente, convalidados en la nueva
carrera. Con todo, en este caso, como también en el señalado en el inciso final del artículo 105, se
considerará que existe articulación si en la nueva carrera se convalidan al menos dos de los
semestres cursados previamente, o su equivalente, según lo disponga el reglamento.”
Para validar esta convalidación se considerará la información proporcionada a través del campo
“Nivel Académico”, con excepción de las carreras de continuidad que cuenten con semestres
reconocidos informados en la oferta académica.
En el caso de la Beca de Articulación, la Ley de Presupuesto 2019 establece que podrán acceder a
este beneficio los estudiantes que realicen la articulación a una carrera del área del conocimiento
afín a la carrera de origen.
Todos los estudiantes con Gratuidad, Becas o Fondo Solidario que realicen una suspensión de
estudios deben encontrarse informados en el Administrador de Suspensiones. El estado de vigencia
de la matrícula de estos estudiantes dependerá de la reglamentación interna de cada institución.
Sin embargo, es preciso considerar que sólo es posible realizar una asignación de beneficio si el
estudiante se encuentra con un estado de matrícula vigente.
Para los estudiantes Renovantes de Becas o Fondo Solidario que realicen un cambio de institución
(cambio externo) se debe adjuntar la información correspondiente al avance académico histórico
en el Administrador de Cambios. En los casos de estudiantes que realizan un cambio de carrera
dentro de la misma institución (cambio interno) deben ser informadas las asignaturas aprobadas e
inscritas en la carga de matrícula.
Para la asignación de beneficios se considerará sólo a los estudiantes informados con vigencia 1 y 2.
Los estudiantes suspendidos podrán ser informados con vigencia 0, 1 o 2 de acuerdo a la
2
En el caso de Gratuidad la continuidad se considerará dentro de la misma institución.
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reglamentación interna de cada IES. Para que la suspensión sea aprobada por Mineduc, los
estudiantes deben ser informados en el administrador de Suspensiones y haber sido cargados en la
matrícula.
3. Descripción de la Matrícula Unificada y su relación con la asignación de

beneficios
Como se indicó, la Matrícula Unificada es un proceso en el cual las instituciones de educación
superior informan al Ministerio de Educación la matrícula de todos sus estudiantes, con la finalidad
de construir un insumo fundamental para el otorgamiento de los beneficios que administran la Junta
Nacional de Auxilio Escolar y Becas (JUNAEB) y el Departamento de Financiamiento Estudiantil del
MINEDUC.
De acuerdo con la información indicada por la institución de educación superior respecto de cada
estudiante y considerando la inscripción a FUAS 2019, el Departamento de Financiamiento
Estudiantil determinará si corresponde la Asignación Inicial o la Renovación de un beneficio,
considerando monto y duración restante.
A aquellos estudiantes que siendo renovantes de un beneficio completen nuevamente FUAS se les
asignará el mejor beneficio, considerando monto y duración.
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4. Módulo Matrícula Unificada
i. Ingresar al “Sistema de Gestión de Beneficios Estudiantiles”

(http://gestion.beneficiosestudiantiles.cl/gnov/login/), con su usuario y clave, y escoger la
plataforma “Gestión 2019”.
ii. Seleccionar el módulo “Matrícula Unificada” del menú ubicado al costado izquierdo de su
pantalla.
Dentro del módulo “Matrícula Unificada” en la carpeta “Carga”

encontrará las siguientes herramientas:
a)Cargar Matrícula: A través de esta herramienta se podrá

realizar el proceso de carga de archivos que contiene la
información de matrícula de los estudiantes de cada una de las
instituciones de educación superior.
b)Historial: Esta herramienta detalla la bitácora de cargas e

intentos de cargas históricas de matrícula que ha realizado la
institución.
c)Consultar Datos: Esta herramienta permitirá ver tanto la

información de todos los archivos cargados, como aquella que
contiene el último registro para cada RUT.
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5. Herramientas Matrícula Unificada
a) Cargar Matrícula
A través de esta herramienta se podrá realizar el proceso de carga de los archivos que contienen la
información de matrícula de los estudiantes de cada institución. Es indispensable que todos los
archivos respeten la estructura detallada en el cuadro 1 del Anexo, ya que esta herramienta no
permite realizar cargas parciales. Es decir, un archivo sólo puede ser cargado si todos y cada uno de
los registros están correctos y se mantiene el orden y la cantidad de columnas establecidas (35
columnas). El archivo debe tener un formato “.csv” sin encabezado y delimitado por punto y coma
(;). (Ver Ejemplos de carga de matrícula en el cuadro 5 del Anexo).
Dependiendo del nivel de programa informado (pregrado, postgrado o postítulo) ciertos campos de
la estructura de la matrícula serán obligatorios y otros optativos. El campo correspondiente al nivel
del programa se denomina “Código Nivel Global” en la Oferta Académica.
Sin embargo, tanto los campos obligatorios como los optativos deben seguir los valores permitidos,
los que se encuentran detallados en la estructura de datos3. El cuadro 3 del Anexo presenta los
campos que deben ser informados de manera obligatoria.
Pasos para realizar el procedimiento de carga:
Ingrese a la interfaz de Carga de Matrícula.
1. Presione el botón “Elegir Archivo” y seleccione el archivo CSV que contiene los datos que
quiere cargar.
2. Espere a que la barra de lectura llegue al 100%.
3Se entenderá por “campo obligatorio” aquel que debe ser cargado con un valor permitido y cumplir con las respectivas reglas de validación.
Por otro lado, un “campo optativo” será aquel que puede ser cargado con valor vacío.
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3. Presione el botón “Cargar”.
La carga finaliza exitosamente cuando aparece el mensaje “Carga Exitosa”. De lo contrario,

el sistema reportará él o los errores de la estructura del archivo que deberá corregir para
intentar una nueva carga. Una vez que el archivo está cargado, aparecerá inmediatamente
en el Historial de Carga.
El sistema podrá arrojar dos tipos de mensaje de error en la carga de la matrícula: si el archivo no
respeta la estructura o si las validaciones no son consistentes.
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b) Historial de Carga
Esta herramienta detalla la bitácora de cargas e intentos de cargas históricas de matrícula que ha
realizado la institución, ordenados por fecha.
1. Fecha Inicio: Informa el día y hora de inicio de la carga.
2. Fecha Fin: Informa el día y hora que finalizó la carga, independientemente del resultado
de esta.
3. Usuario: Indica el nombre del usuario que realizó la carga.
4. Resultado: Detalla el estado final de carga. Si la carga fue exitosa el resultado indicará
“Carga Exitosa”. De lo contrario, el resultado será “Archivo rechazado. Presenta errores de
estructura” o “Archivo rechazado. Presenta archivo con errores en validación de campo”
y podrá descargar el reporte de errores haciendo clic sobre el link.
5. IES: Indica el nombre de la institución a la que pertenece el usuario que realizó la carga
6. Cantidad de registros: Número de registros que tiene el archivo.
7. Ver Archivo: En este link podrá descargar el archivo, tanto el fallido como el exitoso.
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c) Consultar Datos
Esta herramienta permitirá ver información de los archivos totales cargados o del último registro
válido por RUT. La interfaz se visualizará de la siguiente forma:
La primera sección de esta interfaz contiene información de los datos actualmente cargados:
a. Número de registros totales cargados: Indica la cantidad de registros que se han cargado
en su totalidad (en distintos días) y que finalizaron con “Carga Exitosa”.
b. Número de alumnos cargados: Es la cantidad de alumnos únicos (RUT únicos) que han
sido cargados en la matrícula.
c. Fecha última carga exitosa: Indica la fecha de la última carga realizada que terminó con el
estado “Carga Exitosa”.
d. Usuario última carga exitosa: Indica el usuario que realizó la última carga que terminó con
el estado “Carga Exitosa”.
Las secciones 2 y 3 presentan dos tipos de alternativas para realizar la descarga de la matrícula:
La segunda sección permite realizar la descarga de todos los registros subidos a la plataforma.
La tercera sección permite descargar el último registro cargado exitosamente por RUT.
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6. Introducción al Administrador de Matrícula
El Administrador de Matrícula es un módulo habilitado en la Plataforma de Gestión 2019 que

permitirá a las instituciones de Educación Superior verificar el Estado Inicial y Final de la matrícula
de cada alumno informado por su casa de estudios. Además, permitirá solucionar las duplicidades
de matrícula con otras instituciones, así como activar o desactivar registros.
En este sentido, es importante señalar que el Administrador de Matrícula, resuelve la duplicidad

asociada sólo a la asignación de beneficios4. El único modo para eliminar la matrícula de un
estudiante de forma definitiva, cuando alguna de ella no es efectiva, es cargar nuevamente el
registro con vigencia igual a cero “0”. El registro no será eliminado de los datos, pero con vigencia
cero “0” no será contabilizado en la matrícula total de la Institución, ni en el proceso de asignación
de beneficios estudiantiles.
El menú de Administradores se compone de los siguientes módulos:
a) Administrador de Duplicados
A través de esta herramienta el usuario podrá verificar y modificar de manera individual los
registros de Pregrado cargados en la Matrícula Unificada.
Este administrador permite realizar dos funciones:
1. Resolver una matrícula duplicada

2. Desactivar un registro
IMPORTANTE: Una vez finalizada la carga del archivo .csv, un RUT recién informado en el
módulo de Matrícula Unificada, puede demorarse entre 5 y 10 minutos en aparecer en el
administrador de duplicados.
4Para efectos del registro llevado por el Servicio de Información de Educación Superior (SIES) la matricula continuará estando duplicada si los
estudiantes efectivamente se encuentran cursando más de una carrera.
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La interfaz del administrador se compone de las siguientes partes:
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Los elementos que componen la interfaz del Mantenedor de Matrícula son los siguientes:
1. Buscador: el buscador se compone de todo el panel superior de la interfaz. Las opciones de

búsqueda que ofrece son:
• Nivel Global: tiene predeterminado la categoría “pregrado” debido a que para el Proceso
de Resolución de Duplicados y para Activar/Desactivar un registro, sólo será posible con la
matrícula de pregrado informada.
• RUT: permite buscar el RUT de un estudiante. Para ello, sólo se debe ingresar el RUT sin el
dígito verificador
• Vigencia: permite filtrar de acuerdo a los tres niveles de “Vigencia” existentes:
Estudiante sin matrícula Estudiante con matrícula vigente Estudiante egresado con
matrícula vigente
• Estado Inicial Registro: permite filtrar de acuerdo a los tres niveles de “Estado Inicial
Registro” existentes:
- Matrículas OK
- Matrículas No Utilizadas
- Matrículas Duplicadas
• Estado Final Registro: permite filtrar de acuerdo a los cuatro niveles de “Estado Final
Registro” existentes:
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- Matrículas Desactivadas
- Matrículas OK
- Matrículas No Utilizadas
- Matrículas Duplicadas
2. RUT de Estudiante: muestra el RUT (y DV) del estudiante informado en la matrícula.
3. Nombre de Estudiante: muestra el nombre completo del estudiante que fue cargado por cada
institución en proceso de carga de datos.
4. IES: código de la Institución que informó la matrícula.
5. Nombre IES: nombre de la Institución de Educación Superior que informó la matrícula.
6. Vigencia: presenta el último estado válido de vigencia cargado para el RUT presentado en el
administrador. Los valores posibles son los siguientes:
- Estudiante sin matrícula
- Estudiante con matrícula vigente
- Estudiante egresado con matrícula vigente
7. Estado Inicial Registro: indica la situación en la que se encuentra el registro de acuerdo a las
cargas de matrículas realizadas. Los valores posibles son los siguientes:
Estado Inicial Detalle del Estado

Registro
Matrícula OK Registro sin observación. Estado utilizado para efectos de los procesos de
asignación y renovación de gratuidad y beneficios estudiantiles.
Matrícula No Este estado se presenta para todos los registros que fueron informados con
Utilizada vigencia “0”. En tal caso se indicará de forma automática el texto “Matrícula No
utilizada”. Estos registros no se utilizarán en el proceso de asignación y
renovación de gratuidad y beneficios estudiantiles, ni tampoco en el cálculo de
la matrícula total de la institución.
Matrícula Este registro se encuentra duplicado con otra IES o con la misma IES (en caso
Duplicada de corresponder a un estudiante matriculado en más de una carrera de
pregrado).
Para la asignación de beneficios, es requisito resolver la duplicidad en el
Administrador de Duplicados para determinar en qué Institución y Carrera se
encuentra efectivamente matriculado el estudiante.
8. Nombre IES Duplicado: indica el nombre de la o las instituciones que también informaron al
estudiante en su matrícula con estado de vigencia 1 o 2.
9. Resolución Duplicado: permite “Mantener” o “Eliminar” un estudiante en caso que tenga

Matrícula Duplicada.
10. Activar/Desactivar: permite “Activar” o “Desactivar” un registro. De manera predeterminada

este campo indicará “Registro Activo”.
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11. Estado Final Registro: indica el estado final del registro y es determinante para la asignación de
gratuidad y beneficios estudiantiles. Esta información también se verá reflejada en la descarga
de matrícula.
Estado Final Detalle del Estado

Registro
Matrícula Este estado se refiere a todos los registros que fueron desactivados en el
Desactivada Administrador de Duplicados.
Este registro no se utilizará en el proceso de asignación o renovación de
beneficios.
Matrícula OK Registro sin observación.
Estado utilizado para efectos de los procesos de asignación y renovación de
Gratuidad y beneficios estudiantiles.
Matrícula No Se presenta para todos los registros que fueron informados con vigencia “0”, y
Utilizada también en aquellos casos donde a través del administrador de duplicados se
cambió su estado de duplicidad en la opción “Eliminar”.
Para estos casos se indica de forma automática el texto “Matrícula No utilizada”.
Estos registros no se utilizarán en el proceso de asignación de beneficios.
Matrícula Este registro se encuentra duplicado con otra IES o duplicado con la misma IES
Duplicada (en caso de corresponder a un estudiante matriculado en más de una carrera de
pregrado).
Se debe resolver la duplicidad en el Administrador de Duplicados para determinar
en qué IES y carrera ejercerá su beneficio. En aquellos casos en que no se logre
resolver la duplicidad, el estudiante no podrá tener asignación de beneficios.
12. Páginas: compaginación del administrador de duplicados, permite avanzar o retroceder en los
registros de matrículas cargadas en el administrador.
13. Descargar Datos: permite descargar en formato CSV los datos del administrador, los que vienen
codificados de acuerdo a lo que se indica en el Cuadro 1 de los Anexos.
IMPORTANTE: Todo cambio realizado en las columnas “Resolución Duplicado” o

“Activar/Desactivar” queda registrado automáticamente en el administrador.
b) Resolución de Duplicados
Los registros duplicados en matrícula presentarán en su estado inicial el mensaje de “Matrícula

Duplicada”. En la columna “Nombre IES Duplicado”, aparecerán los nombres de las instituciones con
las cuales tiene duplicidad el registro.
Es responsabilidad de las instituciones “Eliminar” o “Mantener” -según sea el caso-los registros que
se encuentren duplicados.
La Institución en la que el estudiante mantendrá su matrícula vigente no debe realizar ningún

cambio en el administrador, ya que la opción “mantener” se encuentra activada por defecto.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
c) Reporte de duplicados
Este año se ha implementado una nueva herramienta para facilitar a las instituciones de Educación
Superior la tarea de identificar sus registros duplicados. Se trata de un reporte de estudiantes con
matrícula duplicada, el cual puede ser descargado desde la sección “Administradores” del Menú de
Matrícula, en la opción “Descargas”.
El Reporte N°1: “Reporte de registros duplicados en carga de matrícula de pregrado” contendrá la

información de los alumnos duplicados de cada institución:
Al presionar el botón “Descargar reporte” se generará el Reporte de alumnos con matrículas

duplicadas pendientes en carreras de pregrado.
Ejemplo de información descargada en reporte de duplicados:
A medida que los registros duplicados se van resolviendo entre las distintas instituciones, el Estado
Final del registro también se modificará, pasando a alguno de los siguientes Estados:
- Matrícula Desactivada
- Matrícula OK
- Matrícula No Utilizada
Si la institución genera nuevamente el reporte, se descontarán los registros ya resueltos.
En caso de que las instituciones no den resolución al registro, éste se mantendrá como Estado Final
“Matrícula Duplicada”.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
d) Cómo identificar los cambios de estado de registros duplicados
i. Cómo identificar un registro duplicado
Vista de la Institución 997:
En el ejemplo, el RUT 88115-5 presenta dos registros de matrícula, por lo cual se encuentra
duplicado y no podría tener asignación de beneficios. Por esta situación, el RUT se encuentra con
“Estado Inicial Registro”: “Matrícula Duplicada”. Como se aprecia en las imágenes, para este caso se
encuentra activa la opción de “Resolución de Duplicados”, campo en el que la Institución deberá
seleccionar “Mantener” o “Eliminar” el duplicado.
ii. Cómo resolver un registro duplicado
En el ejemplo, la IES 997 debe “Eliminar” la duplicidad en la columna “Resolución Duplicado”. Este
cambio reconoce que el estudiante no ejercerá su derecho a beneficios estudiantiles en la IES 997,
por lo que el “Estado Final de Registro” se modifica automáticamente a “Matrícula no Utilizada”. El
estado final de matrícula de la IES 999, por otra parte, cambiará automáticamente a “Matricula OK”,
lo que le permitirá al estudiante -en caso de cumplir con la totalidad de los requisitos- optar a
beneficios estudiantiles en esta última Institución.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
iii. Qué sucede si ambas instituciones eliminan un registro duplicado
En el siguiente ejemplo, ambas IES cambian la columna “Resolución Duplicado” y escogen la opción
“Eliminar”.
En esta situación, el estado final del registro de ambas instituciones cambiará a “Matrícula No
Utilizada” y el estudiante 88115-5 no podrá obtener beneficios estudiantiles en ninguna de las dos
instituciones.
e) Activar o desactivar registros en Administrador de Duplicados
El administrador también permite activar o desactivar la matrícula de un estudiante, a través de la

columna denominada “Activar/Desactivar”. Esta columna permite seleccionar dos opciones:
- Registro Activo
- Desactivar Registro
Por defecto, el administrador de duplicados entrega como dato predeterminado la opción “Registro
Activo” a todos los registros cargados. Por tanto, para desactivar un registro, se debe seleccionar
“Desactivar Registro”. Si la IES desea volver a activar un registro, deberá cambiar nuevamente la
opción a “Registro Activo”.
Al desactivar un registro, la IES estará deshabilitando la matrícula de un estudiante, por cualquier
motivo que ésta determine. Por lo tanto, este registro desactivado no será procesado para la
asignación de beneficios.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Adicionalmente, debe señalarse que la opción “Desactivar Registro” del administrador de

duplicados, no implica la eliminación de un registro. En el módulo de Matrícula Unificada no existe
una herramienta para eliminar registros cargados.
El único modo para eliminar la matrícula de un estudiante es cargar nuevamente el registro con
vigencia igual a cero “0”. El registro no será eliminado de los datos, pero con vigencia cero “0” no
será contabilizado en la matrícula total de la Institución, ni en el proceso de asignación de beneficios
estudiantiles.
Es importante destacar que esta opción no tiene el propósito de solucionar la duplicidad de

matrícula de un estudiante. La duplicidad se resuelve eliminando o manteniendo la matrícula en la
columna “Resolución Duplicado”.
IMPORTANTE: Un registro desactivado no se activará mediante una nueva carga de matrícula.

Sólo es posible activar una matrícula previamente desactivada a través del cambio de estado a
“Registro Activo”.
i. Cómo identificar y activar un registro desactivado
Otro reporte habilitado en la opción “Descargas” es el N° 3 denominado: “Reporte de registros que

se encuentran “Desactivados” en el Administrador de Duplicados de la carga de matrícula”, el cual
servirá a las instituciones para identificar aquellos casos desactivados desde el Administrador de
Duplicados.
Al presionar el botón “Descargar reporte” se descargará el reporte con la nómina de alumnos

“desactivados”.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ii. Cómo identificar un registro activo
Como se aprecia en la siguiente imagen los registros activos, presentan su estado en la columna
“Activar/Desactivar”:
En el ejemplo todos los “Registros Activos” presentan el valor “Matricula OK” en su Estado Final.
iii. Estado Final de un registro desactivado
En el ejemplo, se modifica el estado en la columna “Activar/Desactivar” del RUT 87866-9 a

“Desactivar Registro”. Al realizar este cambio, el “Estado Final Registro” cambia automáticamente a
“Matricula Desactivada”. Este estado significa que el registro del estudiante no se utilizará para la
asignación de los beneficios estatales.
f) Estado Final de Matrícula
El estado final de cada registro corresponde a la última gestión realizada por las IES en el
“Administrador de Duplicados”. Este cambio se ve reflejado en la columna “Estado Final Registro”
del administrador. Estos estados se generan producto de los cambios en las columnas “Resolución
Duplicados” y “Activar/Desactivar”. Los valores que podrá presentar el “Estado Final Registro” serán
los siguientes:
Estado Final Detalle de estado

Registro
Matrícula Estado que indica que el registro fue desactivado en el administrador de duplicados.
Desactivada Este registro no se utilizará en proceso de asignación de beneficios.
Matrícula Registro sin observación. Estado utilizado para efectos de los procesos de asignación
OK y renovación de gratuidad y beneficios estudiantiles.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Matrícula No Estado que se presenta para todos los registros que fueron informados con vigencia
Utilizada = “0” o que en el Administrador de Duplicados se eligió la opción “Eliminar”.
En estos casos se indica de forma automática el texto “Matrícula No Utilizada”. Estos
registros no se utilizarán en el proceso de asignación de beneficios.
Matrícula Este registro se encuentra duplicado con otra IES o duplicado con la misma IES (en
Duplicada caso de informar un estudiante en más de una carrera). Se debe resolver la
duplicidad en al Administrador de Duplicados para determinar en qué IES y carrera
el estudiante ejercerá su opción a beneficios.
Si no se resuelve la duplicidad en los plazos establecidos, estos registros no se
utilizarán en el proceso de asignación de beneficios.
IMPORTANTE: sólo para aquellos estudiantes que se encuentren con “Estado Final” igual a
“Matrícula OK” el Departamento de Financiamiento Estudiantil (DFE) utilizará el registro
informado para el proceso se asignación y/o renovación de beneficios.
g) Carga Masiva de Documentos
La Carga Masiva de Documentos es una herramienta que se encuentra disponible en el módulo de

Matrícula Unificada del Sistema de Gestión de Beneficios Estudiantiles, a través de la cual los
usuarios pueden realizar la carga de los documentos necesarios para respaldar la matrícula de los
estudiantes de sus respectivas instituciones de Educación Superior y, con ello, también respaldar la
asignación de beneficios de sus alumnos.
Los documentos que se podrán cargar en la Carga Masiva de Documentos son únicamente los
siguientes:
1. Comprobante de matrícula
2. Certificado de egreso o título
3. Formulario Carta de renuncia a beneficios
Interfaz del módulo Carga Masiva de Documentos
Dentro del módulo existen 2 alternativas de carga de documentos: carga individual y carga masiva.
El procedimiento de carga en ambos casos es esencialmente el mismo, la diferencia sólo radica en

el tipo de archivo.
La carga individual de documentos sólo admite como único formato posible archivos PDF, es decir,
documentos cuya extensión corresponde a “.pdf”.
En el caso de la carga masiva de documentos, el único formato admitido es el ZIP. Por lo tanto, para
proceder bajo esta modalidad, deben seleccionarse todos los archivos PDF y comprimirlos bajo la
extensión “.zip”. Este archivo comprimido debe ser cargado.
IMPORTANTE: Los únicos formatos de archivos que admite el sistema son PDF y ZIP. Otros
formatos para archivos comprimidos como RAR, no son admitidos por el sistema.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Descripción de la Interfaz del módulo de Carga Masiva de Documentos
11 13 14 15
10 12
Los elementos que componen la interfaz de la Carga Masiva de Documentos son los siguientes:
1. Tipo de Documento a Cargar: se trata de un menú desplegable y en él se debe seleccionar

el tipo de documento que corresponde a la carga. Las opciones que se despliegan
corresponden a las opciones de documentos que se pueden cargar en el sistema:
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Examinar: al oprimir este botón se despliega una pantalla que permite seleccionar el
archivo que se quiere cargar, ya sea en formato PDF o ZIP.
3. Proceso Carga de Archivo: indica el avance de la carga del/los documentos seleccionados.

Se activa una vez que se ha oprimido el botón “Cargar”.
4. Cargar: botón que da inicio a la carga de los documentos.
5. Código: enumera las cargas que se han realizado, tanto las fallidas como las correctas.
6. Fecha Inicio: indica la fecha y hora de inicio de la carga de documentos.
7. Fecha Fin: indica la fecha y hora de término de la carga de documentos.
8. Usuario: indica el nombre del usuario que realiza la carga de documentos.
9. Resultado: muestra el resultado de la carga de documentos. Los 2 resultados posibles de

aparecer son:
• Carga OK
• Con Errores.
10. Tipo Documento: indica el tipo de documento que el usuario seleccionó para la carga de
documentos.
11. Tipo Carga: muestra en forma automática el tipo de carga. En caso de que el archivo
seleccionado sea un PDF, el tipo de carga corresponderá a “Individual”. En caso de que el
archivo seleccionado corresponda a ZIP, el tipo de carga corresponderá a “Masiva”.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
12. IES: nombre de la institución que realiza la carga.
13. Cantidad de Registros: muestra la cantidad de registros cargados. Para la carga Individual
el valor siempre será 1, para la carga Masiva el valor corresponderá al número de archivos
PDF que se encuentran dentro del ZIP.
14. Ver Archivo: permite ver el archivo que se cargó.
15. Tamaño Archivo: muestra el tamaño del archivo en megabytes.
h) Ejemplo de carga de documento individual
Antes de describir el procedimiento de carga individual nos detendremos un momento a establecer

cuáles son los requisitos que debe cumplir el archivo PDF:
• El archivo puede tener un peso máximo de 400 MB, por lo que se recomienda que el
peso máximo utilizado sea de 350 MB.
• El nombre del archivo PDF debe responder a la estructura “RUT-DV.pdf”, donde RUT
corresponde al RUT de un estudiante informado y el DV corresponde al dígito
verificador de ese RUT. Ejemplos “15421291-4.pdf”; “18838949-K.pdf”.
• El RUT debe haber sido informado en el proceso de carga de matrícula; de no ser así
no es posible cargar un documento asociado a él.
• En el RUT solo se admiten valores entre 0 y 9.
• Entre el RUT y el dígito verificador debe ir un guion (“-”), en caso contrario la carga
será rechazada.
• En el RUT NO se admiten letras ni caracteres especiales como por ejemplo “;”,” *”,
etc.
• El RUT NO lleva puntos entre medio (“.”).
• El RUT NO puede ser mayor a 49999999.
• En el dígito verificador se admiten valores entre 0 y 9 y la “k” minúscula y “K”
mayúscula.
• En el dígito verificador sólo se admite la letra K mayúscula y k minúscula. No se
admiten otras letras ni caracteres especiales.
Los pasos para cargar un documento en forma individual son:
1. En primer lugar, debe seleccionarse el tipo de documento a cargar; en la imagen siguiente,

se ha seleccionado “Certificado de egreso o título”.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Luego, se oprime el botón “Examinar”, que permite seleccionar el archivo; en este caso
será el “15421291-4.pdf”. Una vez seleccionado, oprimir “Abrir” y el archivo quedará listo
para ser cargado.
3. El paso siguiente es oprimir el botón “Cargar”. El progreso de la carga estará indicado en

la barra Progreso Carga de Archivos.
Nota: Una vez que se oprime el botón “Cargar” y comienza el proceso de carga no es posible
detener el proceso. Si se necesita modificar la información cargada, debe volver a cargar el
archivo.
4. Una vez que la barra llegue al 100%, la carga del documento habrá finalizado. Se
actualizará la grilla del historial de carga (ubicada más abajo) indicando si la carga se
concretó en forma correcta o no, el tipo de carga, el número de registros cargados y el
peso del archivo, entre otros.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
i) Ejemplo de carga de documento Masivo
Para que la carga masiva sea exitosa, es importante tener claridad sobre algunos requerimientos del
sistema referidos al archivo comprimido.
En primer lugar, se deben seleccionar todos los archivos PDF que se incluirán en la carga, como
muestra la imagen siguiente.
Luego, con el botón secundario del mouse, se debe seleccionar la opción “Añadir a ejemplo.zip” del
menú desplegable. Al oprimir este botón, aparecerá un archivo comprimido, que en este ejemplo
se denomina “ejemplo.zip”
IMPORTANTE: el sistema no permite cargar una carpeta comprimida que contenga en su interior
varios archivos PDF. Por tanto, si usted comprime una carpeta e intenta cargarla, en la grilla
visualizará el mensaje “Con Errores” en el campo Resultado.
IMPORTANTE: se debe considerar que cada uno de los PDF que serán comprimidos deben cumplir
los requisitos descritos en el ejemplo de carga individual de documentos.
Los pasos para cargar el archivo “.zip” en el módulo de Carga Masiva de Documentos, son los mismos
que para hacer una carga individual: seleccionar el “Tipo Documento a Cargar”, oprimir “Examinar”
para seleccionar el archivo y después “Abrir” para que el archivo pueda ser cargado y, finalmente,
oprimir el botón “Cargar”.
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Al igual que en la carga individual de documentos, el peso máximo para el archivo “.zip” es de
400MB, por lo que se recomienda que no supere los 350MB.
j) Historial de Documentos
En este módulo es posible revisar el detalle de los archivos PDF cargados para cada RUT. Es
importante señalar que el módulo sólo almacena un archivo por “Tipo de Documento” para cada
RUT. Por lo tanto, si para un RUT, se realiza más de una carga de un mismo “Tipo de Documento”,
el último archivo reemplazará al anterior, sin posibilidad de recuperar el archivo previo.
Los elementos que componen la interfaz del Historial Documentos son los siguientes:
10 11 12
1. Buscador: el buscador se compone de todo el panel superior de la interfaz. Las opciones

de búsqueda son:
• RUT: permite buscar el RUT de un estudiante. Para ello, sólo se debe ingresar el RUT
sin el dígito verificador.
• Tipo de Documento: permite filtrar de acuerdo a los tipos de documentos que
existen. Las opciones son las siguientes:
- Comprobante de matrícula
- Certificado de egreso o título
- Formulario Carta de renuncia a beneficios
• Fecha de Carga
• Fecha de Edición
• Estado de Revisión: permite filtrar según el estado de revisión en que se encuentra el
documento PDF. Las opciones son las siguientes:
- Pendiente
- Aceptado
- Rechazado
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____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Por su parte, la grilla se compone de los siguientes elementos:
2. RUT: muestra el RUT de estudiante informado en la matrícula.
3. Tipo de Documento: indica qué tipo de documento fue cargado.
4. Ver Archivo: permite tener acceso al documento cargado.
5. Nombre IES Carga Documento.
6. Fecha Carga: corresponde a la última fecha en que se realizó una carga de documentos.
7. Fecha Edición.
8. Editar Documento Cargado: permite modificar el tipo de documento al cual corresponde,

inicialmente, el documento cargado. Las opciones son las siguientes:
- Comprobante de matrícula
- Certificado de egreso o título
- Formulario Carta de renuncia a beneficios.
9. Eliminar Documento: permite borrar un documento cargado.
10. Estado Revisión Documento Mineduc: indica en qué estado se encuentra la revisión del
documento por parte de MINEDUC. Los estados posibles son los siguientes:
- Pendiente
- Aceptado
- Rechazado.
11. Fecha Revisión Mineduc: indica la fecha en que se revisó el documento por parte de
MINEDUC.
12. Comentario Revisión Mineduc: observación que incorpora MINEDUC al momento de

efectuar la revisión del documento.
IMPORTANTE: Una vez realizada la carga de documentos, el sistema demora unos minutos en
reflejar la información en el Historial de Documentos.
Es necesario tener presente que la columna “Editar Documento Cargado” modifica el “Tipo de
documento”. En este caso el sistema dejará como válido el documento que tenga la última fecha
de edición y eliminará el otro documento de forma irrecuperable.
30
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
k) Descargas
En la carpeta “Administradores”, en el módulo “Descargas”, encontramos el Reporte N°5, el que

contiene un listado con los últimos archivos PDF cargados en la plataforma por RUT y tipo de
documento.
La información que se encuentra en el reporte es la siguiente:
CAMPO
RUT ESTUDIANTE
NOMBRE COMPLETO ESTUDIANTE
CODIGO IES CARGA
NOMBRE IES CARGA
NOMBRE TIPO DOCUMENTO CARGADO
NOMBRE ARCHIVO ALMACENADO
FECHA DE CARGA
NOMBRE USUARIO REALIZÓ LA CARGA
FECHA DE EDICIÓN
NOMBRE USUARIO REALIZÓ LA EDICIÓN
FECHA DE ELIMINACIÓN
NOMBRE USUARIO REALIZÓ LA ELIMINACIÓN
ESTADO REVISIÓN DOCUMENTO MINEDUC
FECHA REVISIÓN MINEDUC
COMENTARIO REVISIÓN MINEDUC
31
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
El Reporte Nº6, contiene el detalle de todos los archivos PDF cargados en plataforma, por RUT y tipo
de documento. Este reporte contiene la historia de la carga de documentos.
La información que se encuentra en el reporte es la siguiente:
CAMPO
RUT ESTUDIANTE
NOMBRE COMPLETO ESTUDIANTE
CODIGO IES CARGA
NOMBRE IES CARGA
NOMBRE TIPO DOCUMENTO CARGADO
NOMBRE ARCHIVO ALMACENADO
FECHA DE CARGA
NOMBRE USUARIO REALIZÓ LA CARGA
32
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7. Anexos
Cuadro N°1: Estructura de carga de matrícula
TIPO DOCUMENTO DE Tipo de documento de identificación P: PASAPORTE R: RUT

IDENTIFICACIÓN del estudiante.
Nº DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN Número de documento de Texto 36 alfanumérico, largo 30

identificación del estudiante. caracteres
DV Dígito verificador del RUT de: 0 a 9 Y K (sólo mayúsculas)
APELLIDO PATERNO Apellido paterno Texto largo 30.
Sólo letras en mayúscula (A-Z y Ñ)
No permite acentos de ningún tipo.
APELLIDO MATERNO Apellido materno Texto largo 30
NOMBRE Nombre Texto largo 60
GÉNERO Género H o h: Hombre
M o m: Mujer
FECHA DE NACIMIENTO Fecha de nacimiento Fecha: DD/MM/AAAA o DD-MM-
AAAA
NACIONALIDAD País de nacionalidad. Indica el país de la lista de valores
de: 0 a 199
PAÍS DONDE COMPLETÓ ESTUDIOS País donde completó sus estudios Indica el país de la lista de valores
SECUNDARIOS secundarios. de: 0 a 199
CÓDIGO SEDE Código de sede de
la IES en la que se encuentra
matriculado el estudiante. de: 0 a 99
CÓDIGO CARRERA Código de carrera de la IES en la que
se encuentra matriculado el
estudiante. de: 0 a 9999
JORNADA Jornada de la carrera. de: 0 a 99
VERSIÓN Versión del plan de estudio de la
carrera. de: 0 a 99
MODALIDAD Modalidad de la carrera. de: 0 a 99
FORMA INGRESO CARRERA ACTUAL Vía de admisión a la carrera. 1: Ingreso Directo (regular)
2: Continuidad de Plan Común o
Bachillerato
3: Cambio Interno
4: Cambio Externo
5: Ingreso por Reconocimiento de
Aprendizajes Previos
6: Ingreso especial para estudiantes
extranjeros
7: Ingreso a través del Programa
PACE 8: Ingreso a través de
Programas de Inclusión
9: Acceso por características
33
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
especiales (Deportista, Artista, Hijo

de profesional de la IES, Pueblos
Originarios o Diplomáticos)
10: Otras formas de ingreso
11: Articulación de TNS a carrera
profesional
AÑO INGRESO CARRERA ACTUAL Año de ingreso a la carrera
actual. de: 1990 a 2019
SEMESTRE INGRESO CARRERA Semestre de ingreso a la carrera
ACTUAL actual. de: 1 a 2
NEM Promedio de notas de I a IV de
enseñanza media según concentración
o certificados de notas presentada por
el
estudiante. de: 100 a 700 Y 0
AÑO INGRESO CARRERA DE ORIGEN Año de ingreso a la carrera de
origen de: 1980 a 2019 y 1900
SEMESTRE INGRESO CARRERA DE Semestre de ingreso a la carrera
ORIGEN de origen de: 1 a 2 y 0
ASIGNATURAS INSCRITAS EN EL AÑO Asignaturas inscritas en el último
ANTERIOR periodo (año). Considera asignaturas
aprobadas y reprobadas del periodo y
no considera asignaturas convalidadas
u homologadas del
periodo.
de: 0 a 99
ASIGNATURAS APROBADAS EN EL Asignaturas aprobadas en el último
AÑO ANTERIOR periodo (año). Considera asignaturas
aprobadas y no considera asignaturas
convalidadas u homologadas del
periodo.
de: 0 a 99
NOTA PROMEDIO DE ASIGNATURAS Promedio de notas de asignaturas
CURSADAS PRIMER SEMESTRE DEL cursadas en el primer semestre del año
AÑO ANTERIOR anterior.
Información utilizada por Junaeb.
de: 100 a 700 Y 0
NOTA PROMEDIO DE ASIGNATURAS Promedio de notas de asignaturas
CURSADAS SEGUNDO SEMESTRE DEL cursadas en el segundo semestre del
AÑO ANTERIOR año anterior. Información utilizada
por Junaeb.
de: 100 a 700 Y 0
ASIGNATURAS INSCRITAS Asignaturas inscritas desde el inicio de
HISTÓRICAS la carrera (tanto asignaturas aprobadas
como reprobadas).
Las asignaturas reprobadas deben
contarse todas las veces como fueron
reprobadas. Se deben incorporar las
asignaturas convalidadas u
homologadas de
la carrera actual.
de: 0 a 200
ASIGNATURAS APROBADAS Asignaturas aprobadas desde el inicio
HISTÓRICAS de la carrera. Se deben incorporar las
asignaturas convalidadas u
homologadas de
la carrera actual. de: 0 a 200
NIVEL ACADÉMICO Semestre curricular que el
alumno se encuentra cursando. de: 1 a 99
34
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Corresponde a la ubicación en la malla

curricular de la mayoría de las
asignaturas que el estudiante se
encuentra cursando.
AÑO DE EGRESO CARRERA PREVIA Año de egreso de la carrera previa. (ver
nota al final) de: 1990 a 2019 Y 0
SEMESTRE DE EGRESO Semestre de egreso de la carrera de: 1 a 2 y 0
SITUACIÓN SOCIOECONÓMICA Indica si el estudiante mantiene 0: No cumple / No aplica
FONDO SOLIDARIO o no la situación socioeconómica con la 1: Si cumple
que obtuvo FSCU. 2: No presenta documentación
SUSPENSIONES PREVIAS Número de semestres de
suspensiones que tiene el estudiante
previo al año actual de: 0 a 99
VIGENCIA Estado de la vigencia de la matrícula 0: Estudiante sin matrícula
informada, de acuerdo con la 1: Estudiante con matrícula vigente
reglamentación interna de cada 2: Estudiante egresado con
institución. matrícula vigente
IMPORTANTE: El “Año de egreso carrera previa” hace referencia al egreso de una carrera previa, es
decir a una carrera anterior a la que actualmente está cursando o que va a comenzar a cursar. Esta
información se utiliza para la beca de articulación.
35
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Cuadro N°2: Descripción del campo “Forma de Ingreso a la Carrera actual” contenido
en la estructura de carga de matrícula
Forma de ingreso carrera actual Descripción

1- Ingreso Directo (regular) Estudiante matriculado por vía de admisión regular. No debe
corresponder a ninguna de las formas de ingreso siguientes.
2- Continuidad desde plan común o Bachillerato. Estudiantes que, habiendo cursado un bachillerato, plan común o
similar, ingresan a una carrera profesional.
3- Cambio Interno Estudiantes matriculados que ingresan a una nueva carrera en la

misma institución en la que estuvieron matriculados el año
anterior.
NOTA: un estudiante que se cambia de sede, jornada o
versión, no se considera Cambio Interno, si mantiene o disminuye
la duración inicial.
4- Cambio Externo Estudiantes matriculados que ingresan a una carrera y provienen
de otra institución.
Este código posibilitará la carga de historiales académicos para
evaluar el cumplimiento de requisito para trasladar el beneficio a
la nueva institución.
5- Ingreso por Reconocimiento de Aprendizajes Estudiantes que acceden a un programa de estudios de
Previos (RAP) educación superior por la vía de reconocimiento de aprendizajes
previos, en el año actual.
6- Ingreso especial para estudiantes extranjeros Estudiantes que hacen uso del cupo para extranjeros de la
institución en la que se matriculan.
7- Ingreso a través de PACE Estudiante que utiliza un cupo PACE para el ingreso a la
institución.
8- Ingreso a través de programas de inclusión Estudiante que ingresa a la institución a través de uso de cupo
especial de Inclusión. No debe coincidir con cupo PACE.
9- Ingreso por características especiales Deportista, artista, hijo de profesional o funcionario de la IES,
pueblos originarios y diplomáticos.
10- Otras formas de Ingreso Estudiante que utiliza una vía de admisión distinta a todas
aquellas descritas anteriormente.
11- Articulación de TNS a carrera profesional Estudiantes que, habiendo cursado un programa técnico de nivel
superior, ingresan a una carrera profesional.
36
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Cuadro N°3: Campos obligatorios de la estructura de carga de matrícula
NOMBRE PREGRADO POSTGRADO POSTITULO

TIPO DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Nº DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN Obligatorio Obligatorio Obligatorio
DV
APELLIDO PATERNO Obligatorio Obligatorio Obligatorio
APELLIDO MATERNO
NOMBRE Obligatorio Obligatorio Obligatorio
GÉNERO Obligatorio Obligatorio Obligatorio
FECHA DE NACIMIENTO Obligatorio
NACIONALIDAD
PAÍS DONDE COMPLETÓ ESTUDIOS SECUNDARIOS
CÓDIGO SEDE Obligatorio Obligatorio Obligatorio
CÓDIGO CARRERA Obligatorio Obligatorio Obligatorio
JORNADA Obligatorio Obligatorio Obligatorio
VERSIÓN Obligatorio Obligatorio Obligatorio
MODALIDAD Obligatorio Obligatorio Obligatorio
FORMA INGRESO CARRERA ACTUAL Obligatorio Obligatorio Obligatorio
AÑO INGRESO CARRERA ACTUAL Obligatorio Obligatorio Obligatorio
SEMESTRE INGRESO CARRERA ACTUAL Obligatorio Obligatorio Obligatorio
NEM Obligatorio
AÑO INGRESO CARRERA DE ORIGEN Obligatorio Obligatorio Obligatorio
SEMESTRE INGRESO CARRERA DE ORIGEN Obligatorio Obligatorio Obligatorio
ASIGNATURAS INSCRITAS EN EL AÑO ANTERIOR Obligatorio
ASIGNATURAS APROBADAS EN EL AÑO ANTERIOR Obligatorio
NOTA PROMEDIO DE ASIGNATURAS CURSADAS PRIMER Obligatorio
SEMESTRE DEL AÑO ANTERIOR
NOTA PROMEDIO DE ASIGNATURAS CURSADAS SEGUNDO Obligatorio
SEMESTRE DEL AÑO ANTERIOR
ASIGNATURAS INSCRITAS HISTÓRICAS Obligatorio
ASIGNATURAS APROBADAS HISTÓRICAS Obligatorio
NIVEL ACADÉMICO Obligatorio
AÑO DE EGRESO CARRERA Obligatorio
SEMESTRE DE EGRESO Obligatorio
SITUACIÓN SOCIOECONÓMICA FONDO SOLIDARIO Obligatorio
SUSPENSIONES PREVIAS Obligatorio
VIGENCIA Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Campo Obligatorio: debe ser cargado con un valor permitido y también debe cumplir con las reglas
de validación del campo.
Campo optativo: (corresponde a las celdas vacías en este cuadro) puede ser cargado con valor vacío.
La estructura siempre será cargada con 35 columnas, en este caso algunas columnas vendrán sin
valor. Un dato vacío en archivo CSV será del tipo (;;;;;;). Luego el sistema deberá cambiar los vacíos
a cero en la descarga.
Si un dato optativo se carga, deberá cumplir todas las reglas establecidas para el campo.
37
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Cuadro N°4: Nacionalidades

COD PAIS NOMBRE PAIS COD PAIS NOMBRE PAIS COD PAIS NOMBRE PAIS COD PAIS NOMBRE PAIS
1 AFGANISTÁN 51 DOMINICA 101 LESOTO 151 RUMANIA
2 ALBANIA 52 ECUADOR 102 LETONIA 152 RUSIA
3 ALEMANIA 53 EGIPTO 103 LÍBANO 153 SAMOA
4 ANDORRA 54 EL SALVADOR 104 LIBERIA 154 SAN CRISTÓBAL Y NIEVES
5 ANGOLA 55 EMIRATOS ÁRABES 105 LIBIA 155 SAN MARINO
UNIDOS
6 ANTIGUA Y BARBUDA 56 ERITREA 106 LIECHTENSTEIN SAN VICENTE Y LAS
156 GRANADINAS
7 ARABIA SAUDITA 57 ESLOVAQUIA 107 LITUANIA 157 SANTA LUCÍA
8 ARGELIA 58 ESLOVENIA 108 LUXEMBURGO 158 SANTO TOMÉ Y PRÍNCIPE
9 ARGENTINA 59 ESPAÑA 109 MACEDONIA 159 SENEGAL
10 ARMENIA 60 ESTADOS UNIDOS 110 MADAGASCAR 160 SERBIA
11 AUSTRALIA 61 ESTONIA 111 MALASIA 161 SEYCHELLES
12 AUSTRIA 62 ETIOPÍA 112 MALAUI 162 SIERRA LEONA
13 AZERBAIYÁN 63 FILIPINAS 113 MALDIVAS 163 SINGAPUR
14 BAHAMAS 64 FINLANDIA 114 MALÍ 164 SIRIA
15 BANGLADÉS 65 FIYI 115 MALTA 165 SOMALIA
16 BARBADOS 66 FRANCIA 116 MARRUECOS 166 SRI LANKA
17 BARÉIN 67 GABÓN 117 MAURICIO 167 SUAZILANDIA
18 BÉLGICA 68 GAMBIA 118 MAURITANIA 168 SUDÁFRICA
19 BELICE 69 GEORGIA 119 MÉXICO 169 SUDÁN
20 BENÍN 70 GHANA 120 MICRONESIA 170 SUDÁN DEL SUR
21 BIELORRUSIA 71 GRANADA 121 MOLDAVIA 171 SUECIA
22 BIRMANIA 72 GRECIA 122 MÓNACO 172 SUIZA
23 BOLIVIA 73 GUATEMALA 123 MONGOLIA 173 SURINAM
24 BOSNIA- HERZEGOVINA 74 GUINEA 124 MONTENEGRO 174 TAILANDIA
25 BOTSUANA 75 GUINEA ECUATORIAL 125 MOZAMBIQUE 175 TAIWÁN
26 BRASIL 76 GUINEA-BISÁU 126 NAMIBIA 176 TANZANIA
27 BRUNÉI 77 GUYANA 127 NAURU 177 TAYIKISTÁN
28 BULGARIA 78 HAITÍ 128 NEPAL 178 TIMOR ORIENTAL
29 BURKINA FASO 79 HONDURAS 129 NICARAGUA 179 TOGO
30 BURUNDI 80 HUNGRÍA 130 NÍGER 180 TONGA
31 BUTÁN 81 INDIA 131 NIGERIA 181 TRINIDAD Y TOBAGO
32 CABO VERDE 82 INDONESIA 132 NORUEGA 182 TÚNEZ
33 CAMBOYA 83 IRAK 133 NUEVA ZELANDA 183 TURKMENISTÁN
34 CAMERÚN 84 IRÁN 134 OMÁN 184 TURQUÍA
35 CANADÁ 85 IRLANDA 135 PAÍSES BAJOS 185 TUVALU
36 CATAR 86 ISLANDIA 136 PAKISTÁN 186 UCRANIA
37 CHAD 87 ISLAS MARSHALL 137 PALAOS 187 UGANDA
38 CHILE 88 ISLAS SALOMÓN 138 PALESTINA 188 URUGUAY
39 CHINA 89 ISRAEL 139 PANAMÁ 189 UZBEKISTÁN
40 CHIPRE 90 ITALIA 140 PAPÚA NUEVA GUINEA 190 VANUATU
41 COLOMBIA 91 JAMAICA 141 PARAGUAY 191 VATICANO
42 COMORAS 92 JAPÓN 142 PERÚ 192 VENEZUELA
43 CONGO 93 JORDANIA 143 POLONIA 193 VIETNAM
44 COREA DEL NORTE 94 KAZAJISTÁN 144 PORTUGAL 194 YEMEN
45 COREA DEL SUR 95 KENIA 145 REINO UNIDO 195 YIBUTI
46 COSTA DE MARFIL 96 KIRGUISTÁN 146 REPÚBLICA CENTROAFRICANA 196 ZAMBIA
47 COSTA RICA 97 KIRIBATI 147 REPÚBLICA CHECA 197 ZIMBABUE
48 CROACIA 98 KOSOVO 148 REPÚBLICA
DEMOCRÁTICA DEL CONGO
49 CUBA 99 KUWAIT 149 REPÚBLICA DOMINICANA
50 DINAMARCA 100 LAOS 150 RUANDA
38
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Cuadro N°5: Ejemplos de carga de matrícula
SEMESTRE DE EGRESO
TIPO DOCUMENTO DE
CURSADAS SEGUNDO
CARRERA DE ORIGEN
NOTA PROMEDIO DE
NOTA PROMEDIO DE
Nº DOCUMENTO DE
SEMESTRE INGRESO
SEMESTRE INGRESO
CÓDIGO CARRERA
CARRERA ACTUAL
CARRERA ACTUAL
SOCIOECONÓMIC
FORMA INGRESO
AÑO DE EGRESO
INSCRITAS EN EL
IDENTIFICACIÓN
IDENTIFICACIÓN
APROBADAS EN
NACIONALIDAD
SUSPENSIONES
ASIGNATURAS
ASIGNATURAS
ASIGNATURAS
ASIGNATURAS
ASIGNATURAS
ASIGNATURAS
AÑO INGRESO
AÑO INGRESO
CÓDIGO SEDE
MODALIDAD
APROBADAS
PAÍS DONDE
SITUACIÓN
EJEMPLO CARGA DE DATOS
CURSADAS
INSCRITAS
FECHA DE
JORNADA
VIGENCIA
APELLIDO
APELLIDO
CARRERA
C
NOMBRE
VERSIÓN
GÉNERO
PREVIAS
O
PRIMER
I
NIVEL
NEM
DV
M
É
D
C
A
A
ESTUDIANTE R X X X X X X X X X X X 1 2019 1,2 X 2019 1,2 0 0 0 0 0 0 1,2 0 0 X 0 1

NUEVO CON INGRESO DIRECTO
ESTUDIANTE P X X X X X X X X X X X X 6 2019 1,2 X 2019 1,2 0 0 0 0 0 0 1,2 0 0 X 0 1
EXTRANJERO NUEVO INGRESO
ESTUDIANTE R X X X X X X X X X X X 11 2019 1,2 X <=2018 1,2 >=0 >=0 X X >=0 >=0 >=1 >=2017 1,2 X 0 1
NUEVO BECA ARTICULACION
INGRESO
ESTUDIANTE R X X X X X X X X X X X 5 2019 1,2 X 2019 1,2 0 0 0 0 >=0 >=0 1,2 X X 0,1,2 0 1
NUEVO INGRESO RAP DIRECTO
ESTUDIANTE R X X X X X X X X X X X 7,8, 2019 1,2 X 2019 1,2 0 0 0 0 0 0 1,2 X X X 0 1
NUEVO INGRESO ESPECIAL DIRECTO 9,10
ESTUDIANTES R X X X X X X X X X X X X <=2018 1,2 X <=2018 1,2 >=0 >=0 X X >=0 >=0 >=1 X X X X 1
ANTIGUO
ESTUDIANTE R X X X X X X X X X X X X <=2018 1,2 X <=2018 1,2 >=0 >=0 X X >=0 >=0 >=1 X X X X 1
ANTIGUO CON BENEFICOS
ESTUDIANTE R X X X X X X X X X X X X <=2018 1,2 X <=2018 1,2 >=0 >=0 X X >=0 >=0 >=1 X X 1,2 X 1
ANTIGUO CON FSCU
ESTUDIANTE R X X X X X X X X X X X 2 2019 1,2 X <=2018 1,2 >=0 >=0 X X >0 >0 >1 X X X X 1
ANTIGUO BACHILLERATO O
CONTINUIDAD
ESTUDIANTE R X X X X X X X X X X X 3 2019 1,2 X <=2018 1,2 >=0 >=0 X X >0 >0 >=1 X X X X 1
ANTIGUO CON CAMBIO
ESTUDIANTE R X X X X X X X X X X X 4 2019 1,2 X <=2018 1,2 >=0 >=0 X X >=0 >=0 >=1 X X X X 1
ANTIGUO CON CAMBIO EXTERNO
ESTUDIANTE NUEVO/ANTIGUO R X X X X X X X X X X X 11 2019 1,2 X <=2018 1,2 >=0 >=0 X X >=0 >=0 >1 <=2018 1,2 X X 1
ARTICULACION
GRATUIDAD
ANTIGUO EGRESADO CON
MATRICULA
ANTIGUO SIN MATRICULA
X= Dato debe ser completado con valores permitidos o valor optativo.
39
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Cuadro N°6: Reglas de carga
REGLA MENSAJE
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1): TIPO DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN
Si campo TIPO DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN toma valor sólo puede tomar valor "P" (PASAPORTE)
"P" y FORMA DE INGRESO A LA CARRERA ACTUAL es para alumnos extranjeros.
distinta de 6, mostrar error.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1,2,3): Nº DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN
Si campo TIPO DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN toma (RUT) supera el número de dígitos
valor "R", permitidos.
y largo del Campo Nº DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN
supera los 9 dígitos, mostrar error.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1,2,3): Nº DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN
Si campo TIPO DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN toma (PASAPORTE) no es permitido.
valor "P",
y Campo Nº DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN
contiene algún carácter distinto a (A-Z y Ñ y - ,0-9), mostrar
error
.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1,2,3): Caracteres informados en APELLIDO
Si APELLIDO PATERNO contiene algún carácter distinto de (A- PATERNO no son permitido. Informar valores
Z y Ñ y -) o espacio (" "), mostrar error. de la A-Z, Ñ y "-".
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1,2,3): Caracteres informados en APELLIDO
Si APELLIDO MATERNO contiene algún carácter distinto de MATERNO no son permitido. Informar
(A- Z y Ñ y -) o espacio (" ") o VACÍO, mostrar error: valores de la A-Z, Ñ y "-".
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1,2,3): Caracteres informados en NOMBRE no son
Si NOMBRE contiene algún carácter distinto de (A-Z y Ñ y -) o permitido. Informar valores de la A-Z, Ñ y "-".
espacio (" "), mostrar error.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1, 2, 3): Carrera no existe en Oferta Académica
La combinación (CODIGO_IES + CODIGO_SEDE + informada.
CODIGO_CARRERA + JORNADA + VERSION +
MODALIDAD) deberá existir en la tabla ADM OFERTA
ACADEMICA HISTORICA con campo PERIODO = 2019. En
caso contrario mostrar error.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1, 2, 3): Carrera no está habilitada para realizar carga
Si la combinación (CODIGO_IES + CODIGO_SEDE + de matrícula según Oferta Académica
CODIGO_CARRERA + JORNADA + VERSION + informada.
MODALIDAD) existe en la tabla ADM OFERTA ACADEMICA
HISTORICA para PERIODO = 2019 y campo VIGENCIA=3,
mostrar error.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1): Estudiantes de cuarto medio deben informar
Si Rut informado en matricula se encuentra en el set de AÑO de INGRESO CARRERA ACTUAL 2019.
valores del campo RUT de la tabla ADM CUARTOS MEDIOS y
AÑO INGRESO CARRERA ACTUAL es menor a 2019, mostrar
error.
40
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1, 2, 3): Inconsistencia entre campos AÑO INGRESO
Si AÑO INGRESO CARRERA DE ORIGEN es distinto que AÑO CARRERA DE ORIGEN, AÑO INGRESO
INGRESO CARRERA ACTUAL y FORMA INGRESO CARRERA ACTUAL y FORMA INGRESO
CARRERA ACTUAL es 1, 5, 6, 7, 8, 9 ó 10, mostrar error. CARRERA ACTUAL informados.
Si AÑO INGRESO CARRERA DE ORIGEN es igual a 1900 y CARRERA DE ORIGEN y FORMA INGRESO
FORMA INGRESO CARRERA ACTUAL es 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 ó CARRERA ACTUAL informados.
10, mostrar error.
Si AÑO INGRESO CARRERA DE ORIGEN es igual al AÑO CARRERA DE ORIGEN, AÑO INGRESO
INGRESO CARRERA ACTUAL y FORMA INGRESO CARRERA ACTUAL y FORMA INGRESO
CARRERA ACTUAL es "3" o "4" o "11", mostrar error. CARRERA ACTUAL informados.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1, 2, 3): Inconsistencia entre campos SEMESTRE
Si SEMESTRE INGRESO CARRERA DE ORIGEN es distinto que INGRESO CARRERA DE ORIGEN, SEMESTRE
SEMESTRE INGRESO CARRERA ACTUAL y FORMA INGRESO INGRESO CARRERA ACTUAL y FORMA
CARRERA ACTUAL es 1, 5, 6, 7, 8, 9 ó 10, mostrar INGRESO CARRERA ACTUAL
error. informados.
Si AÑO INGRESO CARRERA DE ORIGEN es igual a AÑO CARRERA DE ORIGEN, AÑO INGRESO
INGRESO CARRERA ACTUAL Y FORMA INGRESO CARRERA CARRERA ACTUAL SEMESTRE INGRESO
ACTUAL es igual a 2 Y SEMESTRE INGRESO CARRERA DE CARRERA DE ORIGEN, SEMESTRE INGRESO
ORIGEN es mayor que SEMESTRE INGRESO CARRERA ACTUAL y FORMA
CARRERA ACTUAL, mostrar error. INGRESO CARRERA ACTUAL informados.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1, 2, 3): Inconsistencia entre campos AÑO DE
Si AÑO INGRESO CARRERA DE ORIGEN es igual a 1900 y INGRESO CARRERA DE ORIGEN y SEMESTRE
SEMESTRE INGRESO CARRERA DE ORIGEN es igual a 1 o 2, DE
mostrar error. INGRESO CARRERA DE ORIGEN informados.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1): Inconsistencia entre campos FORMA
Si FORMA INGRESO CARRERA ACTUAL es igual a 1, 6, 7, 8, 9 ó INGRESO CARRERA ACTUAL, AÑO DE
10 y AÑO DE INGRESO CARRERA ACTUAL es igual a 2019 y INGRESO CARRERA ACTUAL y ASIGNATURAS
ASIGNATURAS INSCRITAS EN EL AÑO ANTERIOR INSCRITAS EN EL AÑO ANTERIOR
es mayor a cero, mostrar error: informados.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1): Inconsistencia entre campos FORMA
Si FORMA INGRESO CARRERA ACTUAL es igual a 2 ó 3 y INGRESO CARRERA ACTUAL y ASIGNATURAS
ASIGNATURAS INSCRITAS HISTÓRICAS es igual a 0, mostrar INSCRITAS HISTÓRICA informados.
error.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1): Inconsistencia entre campos AÑO DE
Si AÑO DE INGRESO CARRERA ACTUAL es 2019 y FORMA INGRESO CARRERA ACTUAL, FORMA
INGRESO CARRERA ACTUAL es 1, 6, 7, 8, 9 ó 10, y NIVEL INGRESO CARRERA ACTUAL y NIVEL
ACADÉMICO mayor que 2, mostrar error. ACADÉMICO
informados.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1): Inconsistencia entre campos AÑO DE
Si AÑO DE INGRESO CARRERA ACTUAL es 2019 y FORMA INGRESO CARRERA ACTUAL, FORMA
INGRESO CARRERA ACTUAL es 2, y NIVEL ACADÉMICO es INGRESO CARRERA ACTUAL y NIVEL
menor que 2, mostrar error. ACADÉMICO
informados.
41
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1): Inconsistencia entre campos NIVEL

SI NIVEL_ACADEMICO > DURACION perteneciente a la tabla ACADÉMICO y DURACION ESTUDIO,
ADM OFERTA ACADEMICA HISTORICA, mostrar error. declarada en la Oferta Académica.
Esto para combinación de código: (CODIGO_IES +

CODIGO_SEDE + CODIGO_CARRERA + JORNADA + VERSION +
MODALIDAD) y PERIODO = 2019
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1): Inconsistencia entre campos AÑO DE EGRESO
Si AÑO DE EGRESO CARRERA es mayor que 0 y SEMESTRE DE CARRERA y SEMESTRE DE EGRESO
EGRESO es igual a 0, mostrar error: informados.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1,2,3): Inconsistencia entre campos SUSPENCIONES
SI AÑO INGRESO CARRERA ACTUAL =2019 Y y AÑO INGRESO CARRERA informados.
SUSPENSIONES es mayor que cero, mostrar error.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1,2,3): Inconsistencia entre campos AÑO DE
SI AÑO INGRESO CARRERA ORIGEN es distinto de 1900 Y INGRESO CARRERA DE ORIGEN y SEMESTRE
SEMESTRE INGRESO CARRERA DE ORIGEN es igual a 0, DE INGRESO CARRERA DE ORIGEN
mostrar error. informados V2.
Validación CODIGO NIVEL GLOBAL (1): Para ESTUDIANTES QUE OPTAN A LA BECA DE
SI FORMA INGRESO CARRERA ACTUAL es igual a 11 y AÑO DE ARTICULACIÓN se requiere informar AÑO DE
EGRESO CARRERA es igual a 0, mostrar error. EGRESO carrera previa.
42

Matrícula Unificada 2019: Manual de Proceso

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MANUAL DE PROCESO

MATRÍCULA UNIFICADA 2019

División de Educación Superior

Respecto de los beneficios estudiantiles, la información de matrícula es imprescindible para

La información recabada constituye, además, la base para desarrollar diversos procesos de

En este documento, el lector encontrará la explicación del procedimiento de carga de matrículas,

2. Alcances de la Matrícula Unificada y definiciones

1. En todas sus sedes y/o locales.

2. En carreras técnicas de nivel superior, profesionales con o sin licenciatura, programas de

3. En programas de magíster y doctorado, programas de especialidad médica u odontológica,

Las definiciones contenidas en este Manual se ajustan a las establecidas en la Clasificación

i. Estudiante matriculado es aquel que está oficialmente registrado en un programa de

ii. Estudiante nuevo es aquel que ingresa a un programa de estudio en la institución en el

v. Estudiantes con transferencia interna, se refiere a aquellos estudiantes que se

4- Seguimiento del estudiante.

• En el caso de estudiantes que se cambian de carrera dentro de la institución, debe

• En el caso de estudiantes que provienen de otra institución, debe considerarse el año de

• En el caso de aquellos estudiantes que ingresan a la carrera vía planes comunes,

programas en el campo “Año de Ingreso a la Carrera de Origen”. La “Forma Ingreso Carrera

Para mantener la Gratuidad es preciso considerar lo señalado en la Ley de Educación Superior

3. Descripción de la Matrícula Unificada y su relación con la asignación de

4. Módulo Matrícula Unificada

i. Ingresar al “Sistema de Gestión de Beneficios Estudiantiles”

Dentro del módulo “Matrícula Unificada” en la carpeta “Carga”

a)Cargar Matrícula: A través de esta herramienta se podrá

b)Historial: Esta herramienta detalla la bitácora de cargas e

c)Consultar Datos: Esta herramienta permitirá ver tanto la

5. Herramientas Matrícula Unificada

Pasos para realizar el procedimiento de carga:

Ingrese a la interfaz de Carga de Matrícula.

2. Espere a que la barra de lectura llegue al 100%.

3. Presione el botón “Cargar”.

La carga finaliza exitosamente cuando aparece el mensaje “Carga Exitosa”. De lo contrario,

1. Fecha Inicio: Informa el día y hora de inicio de la carga.

3. Usuario: Indica el nombre del usuario que realizó la carga.

6. Cantidad de registros: Número de registros que tiene el archivo.

6. Introducción al Administrador de Matrícula

El Administrador de Matrícula es un módulo habilitado en la Plataforma de Gestión 2019 que

En este sentido, es importante señalar que el Administrador de Matrícula, resuelve la duplicidad

El menú de Administradores se compone de los siguientes módulos:

Este administrador permite realizar dos funciones:

1. Resolver una matrícula duplicada

La interfaz del administrador se compone de las siguientes partes:

1. Buscador: el buscador se compone de todo el panel superior de la interfaz. Las opciones de

2. RUT de Estudiante: muestra el RUT (y DV) del estudiante informado en la matrícula.

4. IES: código de la Institución que informó la matrícula.

5. Nombre IES: nombre de la Institución de Educación Superior que informó la matrícula.

Estado Inicial Detalle del Estado

9. Resolución Duplicado: permite “Mantener” o “Eliminar” un estudiante en caso que tenga

10. Activar/Desactivar: permite “Activar” o “Desactivar” un registro. De manera predeterminada

Estado Final Detalle del Estado

IMPORTANTE: Todo cambio realizado en las columnas “Resolución Duplicado” o

Los registros duplicados en matrícula presentarán en su estado inicial el mensaje de “Matrícula

La Institución en la que el estudiante mantendrá su matrícula vigente no debe realizar ningún

El Reporte N°1: “Reporte de registros duplicados en carga de matrícula de pregrado” contendrá la

Al presionar el botón “Descargar reporte” se generará el Reporte de alumnos con matrículas

Ejemplo de información descargada en reporte de duplicados:

Si la institución genera nuevamente el reporte, se descontarán los registros ya resueltos.

d) Cómo identificar los cambios de estado de registros duplicados

i. Cómo identificar un registro duplicado

Vista de la Institución 997:

Vista de la Institución 999:

ii. Cómo resolver un registro duplicado