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Manual de Usuario Asiste Libros 03-2015 PDF
Manual de Usuario Asiste Libros 03-2015 PDF
Adicionalmente esta herramienta cuenta con opcin de impresin de los libros del IVA segn
parmetros legales, puesta a disposicin del pblico en general, para lo cual es necesario que los datos
se graben en la herramienta y contar con folios autorizados por la SAT para la impresin en hojas
movibles.
Primero...
MEN CATLOGOS
Ejemplo: Juan Prez, Establecimiento 1 Panadera la Mejorcita (nmeros sin guiones y espacios)
Segundo...
MEN ARCHIVO
All podr seleccionar el NIT de los libros a trabajar, es decir en la herramienta puede trabajar ms de
una empresa, las que necesite para el envo de los libros. Solo debe seleccionar:
1. NIT a trabajar
2. Mes
3. Ao
4. Presiona el botn Fijar y listo, todas las pantallas a las que ingrese sin salirse de la herramienta se le
presentar el encabezado que usted recin fij. Si se sale, ser necesario nuevamente fijar una
empresa y periodo a trabajar.
Tercero...
MEN CATLOGOS
Importante: En esta opcin puede Guardar, modificar, Limpiar, registros de sus clientes / proveedores.
Cuarto...
Para el ingreso manual de los documentos, es decir uno a uno, debe dirigirse al men Libros y
seleccionar una de las opciones que se le presentan:
Libros de Compras o
Libros de Ventas
Los valores que se ingresan en estas pantallas son positivos, enteros de dos decimales, an cuando el
resultado sea restar al total del libro que se oper, en el caso particular de la nota de Crdito, en ambos
libros. Y tambin tomar en cuenta que las Constancias de retencin del IVA, de Adquisicin de Insumos
y Exencin, solo se colocan como referencia en el Libro de Ventas, no restan al total del Libro de Ventas,
ni se cuentan como parte del resultado del total de documentos presentados a la SAT.
Libros de compras
En el libro de compras puede realizar el ingreso uno a uno de los 10 diferentes documentos de Compras:
1) Factura=FC, 2) Factura Electrnica=FCE, 3) Factura Pequeo Contribuyente=FPC, 4) Factura
Especial=FE, 5) Nota de Dbito=ND, 6) Nota de Crdito=NC, 7)Declaracin Aduanera=DA, 8) FAUCA=FA,
9) Formulario SAT=FO y 10) Escritura Pblica; siguiendo los pasos que se presentan a continuacin.
Importante: Para el registro de documentos debe acceder el monto total del mismo, es decir con IVA
incluido, en las casillas con el ttulo Total de Documento Gravado, ya que el sistema realizar la
separacin de la base y el Impuesto. Las Casillas con ttulo Total de Documento Exento, no se les realiza
ninguna separacin o calculo. La casilla del IVA est disponible para cambios toda vez sea para ms
valor del calculado, esto se puede presentar en los casos en que facturan por lnea de producto y al
totalizar el documento existe por diferencia en decimales que el monto del IVA es mayor al calculado
sobre el total del documento. Los documentos registrados en un mes en el libro de compras, pueden
tener fecha de hasta dos meses anteriores al que se est trabajando.
Libros de Ventas
En el libro de ventas puede realizar el ingreso uno a uno de los 5 diferentes documentos de Ventas:
1) Factura=FC, 2) Factura Electrnica=FCE, 3) Factura Especial=FE, 4) Nota de Dbito=ND, 5) Nota de
Crdito=NC; siguiendo los pasos que se presentan a continuacin.
Importante: Para el registro de documentos debe acceder el monto total del mismo, es decir con IVA
incluido, en las casillas con el ttulo Total de Documento Gravado, ya que el sistema realizar la
separacin de la base y el Impuesto. Las casillas con ttulo Total de Documento Exento, no se les realiza
ninguna separacin o clculo. Los documentos registrados en un mes en el libro de ventas, no pueden
tener fecha mayor o menor a la del mes que se est trabajando.
OTROS MENS
MEN PROCESOS ESPECIALES
Esta opcin es dirigida a las empresas que cuentan con bases de datos de los documentos que integran
los libros del IVA y que por medio de una instruccin a sus sistemas pueden conformar la estructura
necesaria para la carga masiva de datos al aplicativo, nicamente para verificar que cumplen con los
informacin correctos por cada lnea, libro y tipo de documento, para el envo de la informacin a la
SAT.
Si usted no cuenta con apoyo tcnico informtico, puede elaborar en un formato Excel, respetando el
contenido de la estructura.
Este archivo Excel al concluir de vaciar la informacin requerida deber trasladarla a formato texto con
nombre de extensin .asl, para obtener el instructivo de traslado de archivo Excel a texto dar clic aqu.
Al tener listo el archivo de carga, debe proceder con los siguientes pasos:
CONSOLIDACIN DE DATOS
PROCEDIMIENTO No. 1 Cuando existen varios archivos de carga de diferentes establecimientos o
sucursales.
1. Es recomendable que el usuario que este en otra mquina prepare el archivo de carga, lo valide
asegurando que toda la informacin est bien.
2. Cada uno de los usuarios debe traslada la informacin previamente validada de sus registros de
los libros de compras y ventas en el archivo de carga correspondiente, a quien ser el encargado
de consolidar y realizar el envo a la SAT.
3. Luego de recibir la informacin de todos los usuarios, el encargado de consolidar la
informacin, traslada todos los archivos a Texto (extensin .ASL) y los unifica creando un solo
archivo de texto.
4. Cuando se tiene preparado el archivo de Texto unificado, el usuario encargado ingresa a la
Herramienta Asiste Libros siguiendo el proceso de Carga y Envo Electrnico de Libros.
PROCEDIMIENTO No. 2 Cuando los archivos de carga son grandes.
1. La herramienta para efectos de guardar archivos despus de validar la informacin, solo acepta
hasta diez mil lneas.
2. Derivado de lo anterior, el o los usuarios de la Herramienta, podrn elaborar ms de un archivo
de carga de documentos en formato .asl.
3. Los archivos podrn ser validarlos y guardarlos uno a uno, para que todos los registros de
compras y ventas estn en una misma base de datos dentro de la herramienta, para ello debe
seguir los pasos de Carga y Envo de Libros.
MEN IMPRESIN
La herramienta cuenta con la opcin para imprimir los Libros de Compras y de Ventas, para lo cual debe
proceder con los pasos siguientes.
MEN AYUDA
En este men le indicar la versin con la cuenta de la herramienta, con la cual podr saber si est
actualizada a la que se tenga publicada en el portal de la SAT. Debe recordar que una vez se conecte al
internet, la herramienta se actualizar automticamente, cuando exista en el portal disponible una
actualizacin. Se le recomienda que si usted va a correr manualmente un proceso de
actualizacin o instalacin, copie su base de datos por seguridad de que en su proceso manual
puede existir un fall, evitando con ello perder toda su informacin.