3.

MODELO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PDI

Para el seguimiento y control del PDI se dise una metodologa adecuada que permite a la
Institucin, a travs de la Coordinacin del Plan de Desarrollo Institucional, disponer de informacin
confiable, til y oportuna.

Partiendo del hecho de que el PDI es un documento indicativo, flexible y dinmico, adoptado como
marco orientador y programa de trabajo para los prximos cinco (5) aos, con una visin a diez (10)
aos, es necesario poder monitorear y evaluar de manera correcta la ejecucin de sus proyectos e
indicadores.
CONTENIDO:
LINEAMIENTOS PARA SEGUIMIENTO AL PDI
ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA SEGUIMIENTO AL PDI
SEGUIMIENTO A PROYECTOS
SEGUIMIENTO A INDICADORES

LINEAMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Este documento tiene como objetivo, presentar a la comunidad universitaria, el modelo
desarrollado para dar seguimiento y control al Plan de Desarrollo Institucional. Por
consiguiente, contempla la metodologa empleada, el procedimiento para el seguimiento y
evaluacin del grado de avance de los proyectos e indicadores y la difusin de los resultados,
entre otros aspectos.

ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA SEGUIMIENTO AL PDI

Las actividades de seguimiento del PDI requieren de una comunicacin permanente con todas
las unidades que intervienen de manera directa e indirecta en el proceso, a saber: Facultades,
Centros Regionales, Centros de investigacin y unidades administrativas. Estas unidades estn
en contacto con la Coordinacin del PDI en funcin de los roles que desempean, ya sea como
Unidad Coordinadora o como Grupo de Apoyo, para cumplir los objetivos estratgicos y los
proyectos e indicadores asociados para las reas de docencia, investigacin, extensin y
gestin.
1
Esquema Organizacional para el Seguimiento al PDI.
2
 REAS DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

- rea de Docencia

- rea de Investigacin

3
- rea de Vinculacin con el Entorno y Extensin Universitaria

- rea de Gestin

4
 DIRECTORIO DE ENLACES PDI

De manera especfica, cada proyecto tiene una Unidad Coordinadora para la ejecucin del mismo y un
grupo de apoyo. A su vez, para los indicadores se han definido responsables, en concordancia con los
proyectos en las reas del PDI, es decir el sector docencia, investigacin, extensin universitaria y
vinculacin con el entorno, y gestin. Para facilitar la comunicacin entre las distintas unidades y
personas involucradas en el proceso, se ha diseado el Directorio de Enlaces PDI, el cual muestra los
respetivos enlaces en las Facultades, Centros Regionales, Centros de Investigacin y Unidades
Administrativas. Este directorio permite agilizar la comunicacin, logrando que cada participante del
Plan de Desarrollo Institucional, con un solo documento, cuente con la informacin para dirigir sus
consultas a los enlaces y grupos de apoyo.

SEGUIMIENTO A PROYECTOS

La ejecucin de los proyectos del PDI est a cargo de las Unidades Coordinadoras y los respectivos
Grupos de Apoyo. La Coordinacin del PDI mantiene comunicacin con todos los involucrados, con la
finalidad de proveer los formatos diseados para esta actividad de seguimiento, brindar apoyo y
recibir los informes de avances correspondientes, tal como puede apreciarse en el siguiente modelo.

Modelo de Seguimiento a los Proyectos PDI.

5
El seguimiento de Proyectos requiere hacer uso de la Ficha de los Proyectos y los formatos
relacionados con los cronogramas de actividades y recursos.

FICHAS DE PROYECTOS: Forman parte de los productos de la elaboracin de PDI y

constituyen un insumo de informacin valiosa para todos los involucrados en la ejecucin
de los proyectos.

Modelo de Ficha de Proyecto.

FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

o Informe de Seguimiento de Proyectos segn Cronograma
Como punto de partida para el seguimiento de los proyectos, se utiliza este formato,
en el cual la Unidad Coordinadora del Proyecto presenta el cronograma esperado para
ejecutar el proyecto, identificando claramente las actividades a ejecutar y sus
respectivos perodos de ejecucin. Este mismo formato se utiliza para reportar, de
manera trimestral, el grado de avance del proyecto (porcentajes programados y
ejecutados), limitaciones (econmicas, fsicas, humanas), adjuntar las evidencias y
registrar comentarios generales.
6
 UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM
Plan de Desarrollo Institucional 2013-2017
Informe de Seguimiento de Proyectos segn Cronograma

Perodo:
Proyecto:
Unidad
Coordinadora:

Presupuesto 2013 2014 2015 2016 2017

Funcionamiento Inversin Total I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre

No. Actividades 100% Inicio Final Prog. vs Ejec. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Programada
1 Actividad 1
Ejecutada
Programada
2 Actividad 2
Ejecutada
Programada
3 Actividad 3
Ejecutada
Programada

Ejecutada
Programada

Ejecutada
Programada

Ejecutada
Programada
n Actividad n
Ejecutada
Programado por
perodo
% E
s Programado
A t acumulado
v i
a m Logrado por perodo
n a
c d Logrado Acumulado
e o
Desviacin
Reporte de Seguimiento Acumulada
Limitaciones
L c
i i Econmicas
m o
Limitaciones Fsicas
i n
t e Limitaciones
a s Humanas
Documentos Adjuntos como
Evidencias
Comentarios Generales Adicionales

Modelo de Cronograma de Proyectos.

7
 o Requerimientos para ejecucin de actividades de Proyectos PDI

Este formato se utiliza para identificar y registrar los requerimientos anuales para dar
cumplimiento a las actividades del proyecto, segn cronograma presentado a la
Coordinacin del PDI. Por lo tanto, requiere registrar los requerimientos de acuerdo al
grupo de gasto, segn el Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Gasto Pblico del
Ministerio de Economa y Finanzas (Servicios Personales, Servicios No Personales,
Materiales y Suministros, Maquinaria y Equipo).

o Recursos utilizados en la Ejecucin de Proyectos PDI

Este formato se utiliza para identificar y registrar los recursos utilizados para dar
cumplimiento a las actividades desarrolladas durante cada semestre. Requiere registrar
los recursos utilizados de acuerdo al grupo de gasto, segn el Manual de Clasificaciones
Presupuestarias del Gasto Pblico del Ministerio de Economa y Finanzas (Servicios
Personales, Servicios No Personales, Materiales y Suministros, Maquinaria y Equipo).

A continuacin se ilustran los formatos utilizados para estos reportes.

8
 UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2013-2017
REQUERIMIENTOS PARA EJECUCIN DE ACTIVIDADES DE PROYECTOS PDI

Unidad Ejecutora: Cdigo del Proyecto: ____________

Nombre del Proyecto:
Objetivo Estratgico:
Resultado Esperado:

DETALLE DE REQUERIMIENTOS POR ACTIVIDAD, AO: 2014

Periodo de Ejecucin Monto en B/. por Grupo de Gasto
Costo Unitario Total x Detalle del Requerimiento segn
No. Actividad Inicio Final Cantidad Servicios Servicios No Materiales y Maquinaria y
(B/.) Actividad (B/.) Grupo de Gasto
(dd/mm/aa) (dd/mm/aa) Personales Personales Suministros Equipo
1 Actividad No.1

2 Actividad No.2

3 Actividad No.3

4 Actividad No.4

5 Actividad No.5
Totales B/. 0.00 B/. 0.00 B/. 0.00 B/. 0.00 B/. 0.00
(a) REQUERIMIENTOS TOTALES POR AO: 0.00
(b) PROGRAMADO EN FICHA DE PROYECTO PDI: 0.00
DIFERENCIA (a-b): 0.00

Responsable del proyecto en la

Unidad Coordinadora:
Cargo:
Fecha de reporte:

COMENTARIOS
El monto se ajusta a lo presupuestado SI NO
Las actividades se enmarcan en lo programado SI NO
Coordinacin PDI Observaciones:

Firma/Fecha:
Aprobado Rechazado Otro
Observaciones:
Rectora

Firma/Fecha:
Programado para:
Observaciones:
Direccin de Presupuesto

Firma/Fecha:

Modelo de Formato de Requerimientos para ejecucin de actividades de Proyectos PDI.

9
 UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2013-2017
RECURSOS UTILIZADOS EN LA EJECUCIN DE PROYECTOS PDI

Unidad Ejecutora: Cdigo del Proyecto: ____________

Nombre del Proyecto:
Objetivo Estratgico:
Resultado Esperado:

DETALLE DE LOS RECURSOS UTILIZADOS POR ACTIVIDAD, I SEMESTRE 2013

Periodo de Ejecucin Monto en B/. por Grupo de Gasto Fuente de
Financiamiento
Costo Unitario (Funcionam iento,
No. Actividad Inicio Final Cantidad Servicios Servicios No Materiales y Maquinaria y Observaciones
(B/.) Inversin, Ingresos
(dd/mm/aa) (dd/mm/aa) Personales Personales Suministros Equipo Propios o Recursos
Externos)

1 Actividad No. 1

2 Actividad No. 2

3 Actividad No. 3

4 Actividad No. 4

5 Actividad No. 5

TOTALES POR OBJETO DE GASTO B/. 0.00 B/. 0.00 B/. 0.00 B/. 0.00
GRAN TOTAL B/. 0.00

Responsable del proyecto

en la Unidad Coordinadora:
Cargo:
Fecha de reporte:

Modelo de Formato para el reporte de Recursos Utilizados en la ejecucin de proyectos del PDI.

10
 SEGUIMIENTO A INDICADORES

Los indicadores, en concordancia con los proyectos asociados a los mismos, tienen unidades
responsables para proveer los datos necesarios a la Coordinacin del PDI. Para facilitar los clculos,
los indicadores han sido segregados en funcin de las variables que componen las frmulas
respectivas, por lo que dependiendo del alcance de los mismos, se requiere obtener informacin de
las Facultades, Centros Regionales, Centros de Investigacin y Unidades Administrativas. La
Coordinacin del PDI mantiene comunicacin con todos los involucrados, con la finalidad de proveer
los formatos diseados para esta actividad de seguimiento, brindar apoyo y recibir los datos de las
variables de los indicadores, tal como puede apreciarse en el siguiente modelo.
DOCENCIA

GRUPO DE APOYO
Datos de
variables
FACULTADES y CENTROS Clculo de
DE INVESTIGACION Indicadores
Directorio
INVESTIGACIN

PDI
OTRAS RESPONSABLE DE
COORDINACIN
UNIDADES INDICADORES DE
DOCENCIA PDI
ANALIZA Y
ELABORA
GRUPO DE APOYO
REPORTES
CENTROS
EXTENSIN

PARA LA
REGIONALES TOMA DE
DECISIONES
GRUPO DE APOYO

Proyectos Proyectos
GESTIN

Modelo de Seguimiento a los Indicadores.

El seguimiento de los indicadores requiere hacer uso de las Hojas de Vida de los Indicadores y los
formatos para el registro y reporte de variables y evidencias.

11
 HOJAS DE VIDA DE LOS INDICADORES: Forman parte de los productos de la elaboracin
de PDI y constituyen un insumo de informacin valiosa para todos los involucrados en
generar datos para el seguimiento de los indicadores.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL, 2013-2017

HOJA DE VIDA DE INDICADORES

INFORMACIN GENERAL DEL INDICADOR
Nombre del
Cdigo del Indicador:
Indicador:

Tipo de Indicador: Definicin:

Objetivo del Indicador:

UNBICACIN DEL INDICADOR EN EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (PDI)

Plan:

Lineamiento Estratgico:

Poltica:

Objetivo Estratgico:

SEGUIMIENTO DEL INDICADOR

Grupo de Apoyo para
Responsable de generar los
generar los datos del
datos del indicador:
indicador:

Alcance de la Meta del Perodo de Periodicidad de la

Indicador: Evaluacin: medicin:

Lnea Base (situacin actual): Meta: Unidad de medida:

CLCULO DEL INDICADOR

Aspectos Metodolgicos:

Fuente de los Datos:

Definicin de variables de la
frmula:

Frmula:

Fecha de Elaboracin: Elaborado por:

Fecha de Actualizacin: Actualizado por:

Modelo de Hoja de Vida de Indicadores.

12
 FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE INDICADORES:

o Registro de Informacin Fuente para Seguimiento de Indicadores (Reporte de

variables)

A travs de este formato, las unidades responsables de recopilar los datos de las variables
de los indicadores, deben reportar a la Coordinacin del PDI la informacin con los valores
(cifras cuantitativas) correspondientes. Dicha remisin, debe hacerse en funcin de la
frecuencia del monitoreo o medicin del indicador, a fin de contrastarlo con la meta
previamente establecida.

Universidad Tecnolgica de Panam

Plan de Desarrollo Institucional 2013-2017
Registro de Informacin fuente para Seguimiento de Indicadores

Indicador: 1
Nombre: Porcentaje de planes de estudios de pregrado y grado, revisados y actualizados, anualmente.
Unidad: Direccin General de Planificacin Universitaria

Variable 2013 2014 2015 2016 2017

Sede
No. Nombre I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

PPprRy = N de Planes y
1.1 programas de pregrado Institucional
revisados en un ao y

PPgRy = N de Planes y
1.2 programas de grado Institucional
revisados en un ao y

PPprTy = N Total de
1.3 Planes y programas de Institucional
pregrado en un ao y

PPgTy = N Total de
1.4 Planes y programas de Institucional
grado en un ao y

Modelo de Formato para Reporte de Variables del Indicador No.1.

o Registro de Evidencias Asociadas a Indicadores

Adicionalmente a los valores de las variables de los indicadores, es imprescindible

contar con informacin que respalde las cifras suministradas. Este formato permite a
las unidades responsables de los indicadores, detallar informacin relevante de las
variables reportadas para el clculo de los indicadores. Esta informacin sirve como un
resumen de evidencias y respaldo de los datos ofrecidos a la Coordinacin PDI.

13
 UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2013-2017
REGISTRO DE DATOS PARA INDICADOR 1

Ao Base Revisada y Actualizada

Facultad Nivel Carreras de Pregrado y Grado
2012 2013 2014 2015 2016 2017
Licenciatura en Ingeniera
Lic. en Ingeniera Agrcola
Lic. en Ingeniera Ambiental
Lic. en Ingeniera Civil
Lic. en Ingeniera Geomtica
Lic. en Ingeniera Geolgica
Lic. en Ingeniera Martima Portuaria
Licenciatura
Grado Lic. en Ciencias Bsicas de la Ingeniera
Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Civil
Lic. en Dibujo Automatizado
Lic. en Edificaciones
Lic. en Operaciones Martimas y Portuarias
Lic. en Saneamiento y Ambiente
Lic. en Topografa
Licenciatura en Tecnologa
Lic. en Tecnologa en Riego y Drenaje
Tcnico en Ingeniera
Pregrado Tcnico en Ing. con Esp. en Carretera
Tcnico en Ing. con Esp. en Riego y Drenaje
Licenciatura en Ingeniera
Lic. en Ingeniera Elctrica y Electrnica
Lic. en Ingeniera Electrnica y Telecomunicaciones
Lic. en Ingeniera Electromecnica
Elctrica Grado
Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Lic. en Electrnica y Sistemas de Comunicacin
Lic. en Sistemas Elctricos y Automatizacin
Lic. en Electrnica Digital y Control Automtico
Licenciatura en Ingeniera
Lic. en Ingeniera Industrial
Lic. en Ingeniera Mecnica Industrial
Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Industrial Grado Lic. en Recursos Humanos y Gestin de la Productividad
Lic. en Logstica y Transporte Multimodal
Lic. en Mercadeo y Comercio Internacional
Lic. en Gestin Administrativa
Lic. en Gestin de la Produccin Industrial
Licenciatura en Ingeniera
Lic. en Ingeniera Aeronutica
Lic. en Ingeniera de Energa y Ambiente
Lic. en Ingeniera Mecnica
Lic. en Ingeniera de Mantenimiento
Lic. en Ingeniera de Naval
Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Grado
Lic. en Mecnica Industrial
Lic. en Mecnica Automotriz
Mecnica Lic. en Refrigeracin y Aire Acondicionado
Lic. en Soldadura
Licenciatura
Lic. en Administracin de Aviacin
Lic. en Admn. de Aviacin con opcin de Vuelo
Tcnico en Ingeniera
Tc. en Ing. de Mantenimiento de Aeronaves con Esp. en Avinica y Fuselaje
Pregrado Tc. en Ing. de Mantenimiento de Aeronaves con Esp. en Motores y Fuselaje
Tcnico
Tc. en Despacho de Vuelo
Licenciatura en Ingeniera
Lic. en Ingeniera de Sistemas de Informacin
Lic. en Ingeniera de Sistemas y Computacin
Sistemas Grado Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Computaci Lic. en Informtica Aplicada a la Educacin
onales Lic. en Desarrollo de Software
Lic. en Redes Informticas
Tcnico
Pregrado
Tcnico en Informtica para la Gestin Empresarial
Licenciatura en Ingeniera
Ciencias y Lic. en Ingeniera en Alimentos
Grado
Tecnologa Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Lic. en Comunicacin Ejecutiva Bilinge

Modelo de Formato para Reporte de Evidencias Asociadas al Indicador No.1.

14
 CALENDARIO PARA ENTREGA DE VARIABLES

En virtud de que las metas establecidas para los indicadores no requieren la misma
frecuencia de medicin (trimestral, semestral o anual), se dise un calendario que
muestra las fechas en las cuales se espera que las diferentes unidades remitan la
informacin correspondiente a los datos de las variables de los indicadores. El mismo
muestra la semana del mes en el cual se espera recibir en la Coordinacin de PDI la
informacin de las unidades durante el perodo 2013-2017. Estas fechas estn
programadas en funcin de las metas establecidas en el Plan de Desarrollo
Institucional, tomando en cuenta procesos institucionales y la disponibilidad de los
datos.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2013-2017
CALENDARIO DE ENTREGA DE VARIABLES DE INDICADORES
2013-2017
Programacin de
No. No. Unidad de la Enero Febrero .. Diciembre
Nombre del Indicador Definicin de variables de la frmula Metas
Ind. Variable Variable

IV Sem

IV Sem

IV Sem

IV Sem
III Sem

III Sem

III Sem

III Sem
II Sem

II Sem

II Sem

II Sem
I Sem

I Sem

I Sem

I Sem
Trimestrales

Porcentaje de planes de estudios de

PPRprgy = Porcentaje de Planes y programas de pregrado y grado revisados
1 pregrado y grado, revisados y actualizados, 1 PDI Institucional
en un ao y
anualmente. (PPRprg).
Porcentaje de planes de estudios de
1 pregrado y grado, revisados y actualizados, PPprRy = N de Planes y programas de pregrado revisados en un ao y 1.1 DIPLAN Institucional X
anualmente. (PPRprg).
Porcentaje de planes de estudios de
1 pregrado y grado, revisados y actualizados, PPgRy = N de Planes y programas de grado revisados en un ao y 1.2 DIPLAN Institucional X
anualmente. (PPRprg).

Porcentaje de planes de estudios de

1 pregrado y grado, revisados y actualizados, PPprTy = N Total de Planes y programas de pregrado en un ao y 1.3 DIPLAN Institucional X
anualmente. (PPRprg).

Porcentaje de planes de estudios de

1 pregrado y grado, revisados y actualizados, PPgTy = N Total de Planes y programas de grado en un ao y 1.4 DIPLAN Institucional X
anualmente. (PPRprg).

Modelo de Calendario para reportar las variables del Indicador No.1.

15