INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Instrucciones para la formulación del Plan Operativo Anual 2010

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

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El Plan Operativo Anual es un instrumento que vincula la planificación con el presupuesto. es necesario profundizar los procedimientos destinados al diseño y elaboración de los planes operativos anuales. es una herramienta de planificación que sirve para dar un ordenamiento lógico de las acciones que se proponen realizar las dependencias tanto académicas como administrativas de la Institución.INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL GENERALIDADES El fortalecimiento de la Gestión administrativa es imprescindible para el logro de los objetivos Institucionales. de manera efectiva al fortalecimiento institucional UNIVERSIDAD DE ORIENTE 2 . la calidad y la transparencia del gasto. de tal manera que las acciones que se pretenden realizar tengan el sustento financiero que permitan alcanzar los objetivos y metas planteadas. metas y acciones a las condiciones y circunstancias que se presentan cada año. el cual tiene como objetivo compatibilizar. Una de las utilidades que ofrece la planificación operativa es el reajuste de los objetivos. para ello. la Dirección de Planificación Universitaria ha preparado el presente instructivo. El plan operativo tiene como objetivo fundamental orientar los procesos de trabajos. contribuyendo. conceptual y funcionalmente. convirtiendo los propósitos institucionales en pasos claros y en objetivos y a elevar el ordenamiento. y a los cambios no previstos. y metas evaluables a corto plazo. Para fortalecer la cultura de Planificación dentro de la Institución. por cuanto. los planes operativos anuales y la programación financiera. El desarrollo de esta herramienta permitirá optimizar el uso de los recursos disponibles y el cumplimiento de objetivos y metas trazadas. Para poder realizar esto de manera efectiva es necesario que cada dependencia o unidad ejecutora preparen el plan operativo anual correspondiente. supone concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de recursos. además de contribuir con el cumplimiento de la misión institucional. El plan Operativo Anual.

PR6. PR1. Formación de Pregrado en Carreras Cortas. Captación. PR4. Divulgación y Aplicación del Conocimiento. Generación. esta destinado a conducir la elaboración de los planes operativos de las distintas dependencias universitarias. el presente instructivo responde a una necesidad institucional de organizar los procedimientos de planificación a corto plazo y que se constituyan en los principales referentes para mejorar los mecanismos de rendición de cuentas. tanto académicas como administrativas de la institución. el instructivo. Formación de Postgrado. Formación de Pregrado en Carreras Largas. Tecnológica y Humanística PR8. Desarrollo de Infraestructura. Acción Centralizada. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS RECURRENTES. PR2. PR7. UNIVERSIDAD DE ORIENTE 3 .INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL Para este efecto. • Orientar a las distintas dependencias en el establecimiento de sus metas vinculándolas con los objetivos cada una de estas tiene establecido formalmente dentro de la estructura organizativa. OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO. • Orientar a las distintas dependencias para la correcta utilización de los formatos establecidos para la elaboración y consolidación del Plan Operativo Anual de la Institución. Intercambio de Conocimiento con la Sociedad. Permanencia y Formación Integral del Estudiante. En consecuencia. PR3. PR5. Fortalecimiento y Desarrollo de la Gestión Científica.

Están enmarcadas en el ámbito de acción de este objetivo todas las dependencias administrativas que constituyen la categoría de Acciones Centralizadas. líderes en su especialidad. Estado. Está enmarcado en el ámbito de acción el Proyecto Recurrente 4.INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES. de Admisión y Control de Estudios o DOCENCIA. cultos. como eje fundamental del desarrollo de la universidad. estableciendo canales de interacción entre universidad. o INTEGRACIÓN SOCIAL. Formar profesionales integrales: competitivos. Establecer la generación tecnológica de y conocimientos. con compromiso ético. humanística. Está enmarcado en el ámbito de acción el Proyecto Recurrente 5. que contribuya a la formación de profesionales integrales. estos se describen a continuación: o FORMACIÓN. UNIVERSIDAD DE ORIENTE 4 .2. con espíritu crítico y creativo. moral y social. Contar con personal docente de alto nivel académico. con énfasis en la investigación científica. hacia un desarrollo integral y sostenible. Está enmarcado en el ámbito de acción el Proyecto Recurrente 3.6. Están enmarcados en el ámbito de acción los Proyectos Recurrentes: 1. generadores de conocimientos.7 y el Dpto. con valores y comprometidos con el desarrollo de la sociedad. empresa e instituciones sociales. El Plan Operativo Anual del año 2009. se enmarcará dentro de 5 grandes objetivos estratégicos Institucionales. o GESTIÓN. o PRODUCCIÓN DE CONOCIMIENTOS. Desarrollar una cultura organizacional de excelencia basada en principios y valores que permita una gestión de alta calidad. orientado a resolver los problemas prioritarios de la sociedad. Hacer de la integración social un pilar para el desarrollo de la Universidad.

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL UNIVERSIDAD DE ORIENTE 5 .

• Recurrencia: Manifestación repetida de algo. que prevé el logro de determinados resultados y cuya programación en el tiempo responde a un cronograma con una duración limitada. • Unidad Ejecutora: Es la definición y/o identificación de la dependencia académica o administrativa que suministra la información y que se hará cargo de ejecutar las actividades planteadas. • Objetivos: Son los enunciados que contienen los propósitos con los cuales se realizan las actividades. así como de otros recursos cuantificados en forma de presupuesto. que se pretenden alcanzar en el tiempo. • Distribución Trimestral: Se refiere a la distribución trimestral de la ejecución de las actividades planificadas en el tiempo correspondiente. para lo cual precisa de un equipo de personas idóneas. • Actividades: Son las acciones o tareas que se llevarán a cabo para generar los resultados planteados en los objetivos y lograr los productos finales que concretan o hacen realidad en el tiempo las metas propuestas.INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DEFINICIÓN DE TÉRMINOS • Proyecto: se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos. • Metas: Es la cuantificación de los resultados esperados. Se trata de cifras verificables. concretamente en función de la situación que se quiere alcanzar. UNIVERSIDAD DE ORIENTE 6 .

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL UNIVERSIDAD DE ORIENTE 7 .

necesaria para la Consolidación del Plan Operativo Anual. o Acción Centralizada si es el caso. INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO NOTA: Para el llenado del presente formato debe tomarse en cuenta lo siguiente: • Los Sub-Títulos que aparecen en letra de color Azul. Identificación de la Dependencia que suministra la información. UNIVERSIDAD DE ORIENTE 8 . OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA. • • DEPENDENCIA. • OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL: Consiste en señalar el objetivo estratégico UDO. debe ser llenado atendiendo la siguiente secuencia: • PROYECTO: Identificación del Proyecto Recurrente al cual corresponda la Dependencia que suministra la información.INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL FORMATO INFORMACIÓN GENERAL Objetivo. verificar que la información se duplique correctamente en los formatos subsiguientes. El formato de información general. Se sugiere una vez llenado estos campos verificar que la información se haya duplicado correctamente. corresponden a aquellos campos que se encuentran vinculados entre formatos. que corresponda de acuerdo a la Razón de ser de la Unidad Ejecutora que suministra la información. Se sugiere que una vez llenado estos campo. Quienes suministran la información. SÓLO deberá llenar estos campos en el primer formato (Información General) y la información se duplicará en los formatos que corresponda. Suministrar información General de la Dependencia. Este formato debe ser llenado y suministrado por todas las Dependencias tanto académicas como administrativas. Es la identificación de los Objetivos que cada dependencia tiene formalmente establecidos en la Estructura organizacional de la Institución.

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL • DATOS DEL RESPONSABLE. Corresponde a los datos que identifican al Responsable de la dependencia que suministra la información. o Se debe indicar:  Nombres y Apellidos Teléfonos Correo electrónico. Firma del Responsable Sello de la dependencia en el formato     UNIVERSIDAD DE ORIENTE 9 .

Se debe identificar la Unidad Ejecutora que suministra la información. NOTAS: Para el llenado del presente formato debe tomarse en cuenta los siguientes aspectos: • En el campo de Acciones Especificas. INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO. • El Los campos de Factores de Riesgo Contingencia. El presente formato debe ser llenado y suministrado por las todas las dependencias que estén relacionadas directamente con los Proyectos Recurrentes. • ACCIONES ESPECÍFICAS. Consiste en señalar las metas que se pretenden desarrollar para el logro de los objetivos que cada Unidad Ejecutora tiene UNIVERSIDAD DE ORIENTE 10 .INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL FORMATO DESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES ESPECÍFICAS Objetivo. incluyendo aquellas que se ubican como Acción Centralizada. • OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL. se ubican al final de la tercera página del formato. Consiste en señalar el objetivo estratégico UDO. se deberá llenar sólo los que se consideren necesarios. debe ser llenado atendiendo la siguiente secuencia: • PROYECTO: Identificación del Proyecto Recurrente al cual corresponda la Dependencia que suministra la información. que corresponda de acuerdo a la Razón de ser de la Unidad Ejecutora que suministra la información. • DEPENDENCIA. o Acción Centralizada si es el caso. Quienes suministran la información. y Plan de formato de descripción de Proyectos. se presentan 5 renglones (los cuales ocupan un total de 2 páginas). Establecer las Acciones Especificas que cada Dependencia o Unidad Ejecutora estima ejecutar con la finalidad de dar cumplimiento a los objetivos que tiene establecidos formalmente en la Institución.

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL establecido formalmente. Estas actividades deben detallarse por cada acción • CUANTIFICACIÓN DE LA META/VOLUMEN DE TRABAJO. Consiste en detallar las diversas tareas necesarias para alcanzar las metas y objetivos. en caso contrario la celda cambiará a un color ROJO. Estas acciones deben orientarse hacia el cumplimiento o logro de los objetivos formalmente establecidos. Representan todas aquellas acciones que se propone desarrollar en caso de que se presente alguna dificultad (factores de riesgo) en la ejecución de las acciones que se pretenden desarrollar. lo que le indicará que debe corregir la información incluida. Este campo debe ser numérico (positivo y entero). ni porcentajes. UNIVERSIDAD DE ORIENTE 11 . que dificultarían la ejecución normal de las acciones y actividades que se pretenden desarrollar. • • PRODUCTO. Para verificar que el campo esta llenado correctamente la celda aceptará la cifra y permanecerá sin color. Se debe especificar el bien o servicio que se generará con la ejecución de cada acción específica. específica. • ACTIVIDADES. • PLAN DE CONTINGENCIA. Consiste en cuantificar cada Acción Específica que se pretenden ejecutar. FACTORES DE RIESGO. Son todas aquellas situaciones. no debe presentarse ni fracciones.

El presente formato debe ser llenado y suministrado por las todas las dependencias que estén relacionadas directamente con los Proyectos Recurrentes. Se debe identificar la Unidad Ejecutora que suministra la información. que se pretenden ejecutar. incluyendo aquellas que se ubican como Acción Centralizada. • ACCIONES ESPECÍFICAS. Consiste en señalar las metas que se pretenden desarrollar para el logro de los objetivos que cada Unidad Ejecutora tiene establecido formalmente. La Planilla de Vinculación Plan . que corresponda de acuerdo a la Razón de ser de la Unidad Ejecutora que suministra la información.INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL PLANILLA DE VINCULACIÓN PLAN – PRESUPUESTO OBJETIVO. • ACTIVIDADES. debe ser llenada atendiendo la siguiente secuencia: • PROYECTO: Identificación del Proyecto Recurrente al cual corresponda la Dependencia que suministra la información. Consiste en señalar el objetivo estratégico UDO. para alcanzar las acciones especificas programadas para el ejercicio fiscal correspondiente. o Acción Centralizada si es el caso. INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO. Detallar los requerimientos necesarios para la ejecución de las diversas tareas. • DEPENDENCIA. Consiste en detallar las diversas tareas necesarias para alcanzar las metas y objetivos. Estas acciones deben orientarse hacia el cumplimiento o logro de los objetivos formalmente establecidos. específica.Presupuesto. QUIÉNES SUMINISTRAN LA INFORMACIÓN. • OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL. Estas actividades deben detallarse por cada acción UNIVERSIDAD DE ORIENTE 12 .

• TOTAL PRESUPUESTO SOLICITADO AÑO XXXX. Consiste en indicar por cada partida presupuestaria el código de la sub. Totalización del monto requerido y/o necesario para la ejecución de cada actividad. se deberá indicar por la partida 402.. Estos sub-totales se vincularán directamente al Formato de Distribución Presupuestaria de los Proyectos. tipo carta. Debe especificarse al detalle (sin incluir marcas). necesarios para cubrir el gasto de los insumos que serán requeridos para la ejecución de cada actividad. Totalización por partidas presupuestarias de cada acción especifica.3 …. correspondiente a papel. F. Este campo UNIVERSIDAD DE ORIENTE 13 . Es la cuantificación de los requerimientos necesarios para la ejecución de las actividades..F.específica y los montos en Bs. Por ejemplo: Si se pretende realizar un taller y para ello se requieren 10 resmas de papel bond. 150. lo que facilitará la consolidación del mismo. • CANTIDAD.2. Corresponde a la totalización general por partidas presupuestarias del monto total solicitado por cada dependencia. base 20.F • TOTAL. señalando el código de la sub especifica: 402xxxxxxxxxxx. Esta celda se calcula automáticamente. e indicar que se requerirán Bs.N. asumiendo que cada resma tiene un precio de 15Bs. • SUB – TOTAL ACCIONES ESPECIFICAS 1. • DISTRIBUCIÓN PRESUPUESTARIA.INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL • INSUMOS. los requerimientos necesarios para el desarrollo de las diferentes actividades que se ejecutarán por cada acción específica.

UNIVERSIDAD DE ORIENTE 14 . QUIÉNES SUMINISTRAN LA INFORMACIÓN. la Meta Real 2008. y en él se totaliza presupuestariamente cada una de las acciones específicas que se pretenden desarrollar. o Acción Centralizada si es el caso. debe ser suministrado por todas las Unidades Ejecutoras tanto académicas como administrativas. El formato de Distribución Presupuestaria de los Proyectos. Presentar y consolidar la información por partidas presupuestarias. la Meta Estimada 2009 y la Distribución de la meta 2010 planteada para cada Acción Especifica. SÓLO deberá llenar la Meta Unidad de Medida.INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL FORMATO DE DISTRIBUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LOS PROYECTOS El formato de Distribución Presupuestaria de los Proyectos. NOTA: • El formato de Distribución Presupuestaria de los Proyectos se generará automáticamente. El presente formato debe ser llenado y suministrado por las todas las dependencias que estén relacionadas directamente con los Proyectos Recurrentes. debe ser llenado atendiendo la siguiente secuencia: • PROYECTO: Identificación del Proyecto Recurrente al cual corresponda la Dependencia que suministra la información. Consiste en señalar el objetivo estratégico UDO. INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO. incluyendo aquellas que se ubican como Acción Centralizada. requeridas para la ejecución de las acciones especificas establecidas para el ejercicio fiscal correspondiente. • OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL. OBJETIVO. que corresponda de acuerdo a la Razón de ser de la Unidad Ejecutora que suministra la información. una vez sea llenada de la Planilla de Vinculación Plan presupuesto.

• META UNIDAD DE MEDIDA. DISTRIBUCIÓN DE LA META/VOLUMEN DE TRABAJO. UNIVERSIDAD DE ORIENTE 15 . Esta información está vinculada directamente con la información manejada en la Planilla de Vinculación Plan – Presupuesto. Meta real alcanzadas en el año 2008. • DISTRIBUCIÓN POR PARTIDAS PRESUPUESTARIAS. Variable refleja el objetivo a alcanzar con la ejecución de la acción específica.INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL • DEPENDENCIA. • ACCIONES ESPECÍFICAS. Metas estimadas a ejecutar durante el año 2009. Consiste en distribuir la cuantificación de la meta/volumen de trabajo de cada Acción Específica en los cuatro trimestres del ejercicio fiscal correspondiente. • PRODUCTO. Se debe especificar el bien o servicio que se generará con la ejecución de cada acción específica. • • • META REAL 2008. Se debe identificar la Unidad Ejecutora que suministra la información. Consiste en distribuir por partidas presupuestarias el total del monto requerido y solicitado para la ejecución de cada acción específica. Estas acciones deben orientarse hacia el cumplimiento o logro de los objetivos formalmente establecidos. Consiste en señalar las metas que se pretenden desarrollar para el logro de los objetivos que cada Unidad Ejecutora tiene establecido formalmente. META ESTIMADA 2009.

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