ADMINISTRACION Y LOGISTICA

DIPLOMADO EN CONVIVENCIA,
2015
SEGURIDAD CIUDADANA Y PREVENCIN
UNIDAD I. FUNDAMENTOS DE LOGISTICA
La logstica es definida por la real academia espaola como el
conjunto de medios y mtodos necesarios para llevar a cabo la
organizacin de una empresa, o de un servicio, especialmente de
distribucin.
La logstica definida a continuacin por varios autores
Jhon F. Magee (1968) en un libro "Industrial Logstica" defini la
logstica como "el movimiento de los materiales desde una fuente u
origen hasta un destino o usuario". La Londe y Grabner (1971) y
Christopher (1972) en sendos artculos publicados respectivamente,
definen la logstica como la unin de la Gestin de los Materiales con
la Distribucin Fsica. (TORRES 2004).
Segn (BALLOU 1991) la logstica empresarial abarca todas las
actividades relacionadas con el traslado-almacenamiento de
productos que tienen lugar entre los puntos de adquisicin y de
consumo.
Es el conjunto de actividades interrelacionadas que a partir de los
materiales entregados por el proveedor crean una utilidad en forma,
tiempo y lugar para el comprador. [Prida & Gutirrez (1996)].
HISTORIA DE LA LOGSTICA
Etimolgicamente, la palabra logstica proviene del griego "logistikos",
que significa saber calcular y razonar. Los romanos usaban la palabra
logstica al referirse a sus administradores de ejrcitos y tambin se
denominaba as a un grupo de cientficos mdicos que basaban sus
teoras en la observacin. Su origen al ser netamente militar, el
logsta era el encargado de tcticamente establecer los planes para
mover y aprovisionar los ejrcitos, eleccin de terrenos, plazas
fuertes.
Fue Leo VI, Kiser bizantino, el que introdujo este concepto de la
logstica en la elaboracin de las campaas militares. Durante las
Guerras mundiales, tuvo su auge la logstica, pero fundamentalmente
en la II Guerra, y en particular despus de sta, donde se llegaron a
establecer reglamentos al respecto. Como ocurri en otras ocasiones,
estas experiencias obtenidas en la esfera militar fueron asimiladas por
la esfera productiva. Fue as que en 1962 por primera vez se utiliz el
concepto de logstica por Jhon F. Magee.
Prcticamente desde el principio de los tiempos del mundo, los
productos que la gente desea o no se producen en el lugar se quieren
consumir o no estn disponibles cuando se desea consumirlos. Por
aquel entonces, la comida y otros productos existan en abundancia
slo en determinadas pocas del ao. Al principio, la humanidad tuvo
que optar por consumir los productos en el lugar donde se
encontraban o transportarlos a un lugar determinado y almacenarlos
all para uso posterior. Como no exista un sistema desarrollado de
transporte y almacenamiento, el movimiento de los productos se
limitaba a lo que una persona poda acarrear, y el almacenamiento de
los productos perecederos era posible solamente un perodo corto.
Este sistema de transporte y almacenamiento obligaba a las personas
a vivir cerca de los lugares de produccin y a consumir una gama
bastante pequea de productos o servicios.
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
UNIDAD II. CANALES DE DISTRIBUCIN
DEFINICIONES Y CONCEPTO DE CANAL Y DISTRIBUCIN
Distribucin: Es el diseo de los arreglos necesarios para transferir la
propiedad de un producto y transportarlo de donde se elabora a
donde finalmente se consume.
Es un sistema que mueve fsicamente los productos desde donde se
producen al sitio en que se pueden tomar posesin de ellos y
utilizarlos.
Canal: Conducto a travs del cual se desplazan los productos desde
su punto de produccin hasta los consumidores.
Son grupos de individuos y organizaciones que dirigen el flujo de
productos a los consumidores.
Canal de Distribucin: Un canal de mercadotecnia (tambin llamado
canal de distribucin) es una estructura de negocios de
organizaciones interdependientes que va desde el punto de origen del
producto hasta el consumidor. Los productores se mueven a travs
de los canales de mercadotecnia por medio de la distribucin fsica.
a. Canales de distribucin para productos industriales
Los productos industriales tienen una distribucin diferente de los
productos de consumo y emplean cuatro canales que son:
Productores usuarios industriales: Este es el canal ms usual para los
productos de uso industrial ya que es el ms corto y l ms directo;
utiliza representantes de ventas de la propia fbrica. Ejemplos:
Grandes fabricantes de metal, productores de bandas
transportadoras, fabricantes de equipos para construccin y otros.
Productores distribuidores industriales consumidores industriales: En
este caso los distribuidores industriales realizan las mismas funciones
de los mayoristas y en algunas ocasiones desempean las funciones
de ellos y de la fuerza de ventas de los fabricantes.
Productores agentes distribuidores industriales usuarios industriales:
En este canal la funcin del agente es facilitar las ventas de los
productos y la funcin del distribuidor es almacenar los productos
hasta que son requeridos por el usuario industrial.
Productores agentes usuarios industriales: En este caso los
distribuidores industriales no son necesarios y, por lo tanto, se
eliminan. Ejemplo: productos agrcolas.
b. Canales de distribucin para productos de consumo
Los Canales para productos de consumo se dividen a su vez en cinco
tipos que se consideran los ms usuales:
Productores Consumidores: Esta es la va ms corta y rpida que se
utiliza en este tipo de productos. La forma que ms se utiliza es la
venta de puerta en puerta, la venta por correo y la venta por telfono.
Los intermediarios quedan fuera de este sistema.
Productores minoristas consumidores: Este es el canal ms visible
para el consumidor final y gran nmero de las compras que efecta l
pblico en general se realiza a travs de este sistema. Ejemplos de
este canal de distribucin son los concesionarios automatices, las
gasolineras y las tiendas de ropa. En estos casos el productor cuenta
generalmente con una fuerza de ventas que se encargara de hacer
contacto con los minoristas que venden los productos al pblico y
hacen los pedidos.
Productores mayoristas minoristas o detallistas: Este tipo de canal lo
utiliza para distribuir productos tales como medicina, ferretera y
alimentos. Se usa con productos de gran demanda ya que los
fabricantes no tienen la capacidad de hacer llegar sus productos a
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todo el mercado consumidor. Productores intermediarios mayoristas
consumidores: Este es el canal ms largo, se utiliza para distribuir los
productos y proporciona una amplia red de contactos; por esa razn,
los fabricantes utilizan a los intermediarios o agentes. Es muy
frecuente en los alimentos perecederos.
IMPORTANCIA DE LOS CANALES DE DISTRIBUCIN
Las decisiones sobre los canales de distribucin dan a los productos
los beneficios del lugar y los beneficios del tiempo al consumidor.
El benfico de lugar se refiere al hecho de llevar un producto cerca
del consumidor para que este no tenga que recorrer grandes
distancias para obtenerlo y satisfacer as una necesidad. Este se
puede ver desde dos puntos de vista:
El primero considera los productos cuya compra se favorece cuando
estn muy cerca del consumidor, el cual no est dispuesto a realizar
un gran esfuerzo por obtenerlos.
El segundo considera los productos exclusivos, los cuales deben
encontrarse solo en ciertos lugares para no perder su carcter de
exclusividad; en este caso, el consumidor est dispuesto a realizar
algn esfuerzo, para obtenerlo.
El beneficio de tiempo es consecuencia del anterior ya que si no
existe el beneficio de lugar, tampoco este puede darse. Consiste en
llevar un producto al consumidor en el momento ms adecuado.
Los canales de mercadotecnia tambin logran economas de escala
por medio de la especializacin y divisin de la mano de obra al
ayudar a los productores que carecen de motivacin, financiamientos
o conocimientos para vender directamente a los usuarios o
consumidores finales.
Funciones de canal
Los intermediarios de los canales de mercadotecnia desempean
varias funciones esenciales que hacen posible el flujo de bienes entre
el productor y el comprador.
Las tres funciones bsicas que desarrollan los intermediarios son las
siguientes:
1 Las funciones transaccionales se refieren al contacto y
comunicacin con los compradores potenciales para que tomen
conciencia de los productos existentes y explicarles sus
caractersticas, ventajas y beneficios.
2. Las funciones logsticas incluyen seleccin, integracin, asignacin
y clasificacin de productos en conjuntos homogneos o
heterogneos.
3. Las funciones de facilitacin incluye la investigacin y el
financiamiento. La investigacin proporciona informacin acerca de
los integrantes del canal y los consumidores. El financiamiento
asegura que los miembros del canal tengan el dinero suficiente para
que los productos sigan fluyendo por el canal hasta el consumidor
final.
LOS COSTOS LOGSTICOS Y COMPRAS
El ejecutivo que acta en el rea logstica es muy importante que
tenga claro los conocimientos de costos y las caractersticas de los
costos logsticos. Ya que esto le permitir analizar, controlar, evaluar
los costos en relacin con los planes logsticos establecidos;
administrarlos con efectividad y tomar las decisiones adecuadas.
Elementos del costo
Est compuesto por: materias primas, mano de obra y gastos de
fabricacin, que contablemente requieren buen manejo y control. El
cual facilitara proporcionar la informacin necesaria para realizar un
anlisis efectivo de la rentabilidad de un sistema logstico.
Tipo de costos logsticos:
Relacionado con las actividades logsticas:
1.-Costo unitario.- Precio de compra, ms los gastos para que los
artculos lleguen a la empresa (flete, seguro, transporte a empresa,
etc.)
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2.-Costo de renovacin.- Suma de todos los gastos inherentes al
abastecimiento de materiales en un lapso de determinado, dividido
entre el nmero de rdenes de compra emitidos en el mismo periodo
de tiempo.
Los gastos para renovacin o adquisicin de existencias pueden ser:
a.- Gastos de ordenar: Suma de gastos efectuados desde la
preparacin de la requisicin hasta la emisin de la orden de compra
y su envo al proveedor.
b.- Gastos de seguimiento: Suma de gastos para conseguir que el
proveedor cumpla con remitir la mercadera en la fecha ofrecida.
Ejemplo: telfono, etc.
c.- Gastos diversos: Gastos correspondiente a las actividades
posteriores al ingreso de materiales a la empresa.
ALMACENAMIENTO:
Los gerentes de distribucin vigilan el flujo constante de productos
desde el fabricante hasta el consumidor final. Sin embargo el usuario
final tal vez no necesita o desea los artculos al mismo tiempo en que
el fabricante los produce y desea venderlos.
MANEJO DE MATERIALES:
Ingresa el inventario a la bodega, lo mueve dentro de ella y lo saca de
all. El manejo de materiales incluye estas funciones:

3.- Costo de posesin o de almacenaje.- Relacionados con el

mantenimiento y control de los materiales que se almacena.
Gastos de inversin + G. de riesgo+ G. de cuidado + G. de
impuestos.

4.- Costo de faltantes o de roturas stock.- la falta de stock genera

muchas veces un costo adicional.

SERVICIO DE DISTRIBUCIN FSICA

Paquete de actividades realizadas por un proveedor para asegurar
que el producto correcto este en el sitio y en el momento correctos.
EQUILIBRIO ENTRE SERVICIO Y COSTO
La mayora de los gerentes de distribucin tratan de fijar su nivel de
servicio a un punto tal, que ofrezca el mejor servicio pero a costos
mnimos. Para esto, necesitan examinar el costo total de todos los
aspectos del sistema de distribucin fsica almacenamiento, manejo
de materiales, control de inventario, procesamiento de pedidos y
transporte a travs del enfoque de costos total. La idea bsica del
enfoque del costo total es el anlisis de la relacin de factores como
el nmero de bodegas, el tamao de inventario de artculos
terminados y los gastos de transporte. Desde luego, el costo de
cualquiera de estos elementos debe examinarse tambin en relacin
con el nivel del servicio a clientes.
-Recepcin de los artculos para meterlos a la bodega o centro de
distribucin.
-Identificacin, seleccin y etiquetado de los artculos.
-El despacho de los artculos a un rea de depsito temporal.
-Recuperacin, seleccin o bsqueda de artculos para su embarque
(lo que incluye empacar el producto en su envase protector para su
embarque).
La meta del sistema de manejo de materiales es mover los artculos
con rapidez con un mnimo de manejo.
CONTROL DE INVENTARIOS:
Sistema que desarrolla y mantiene un adecuado surtido de productos
para satisfacer las demandas de los consumidores. Las decisiones de
inventario influyen mucho en los costos de la distribucin fsica y el
nivel de servicio que se proporciona.

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ADMINISTRADORES DE INVENTARIO JUSTO A TIEMPO (JIT):
Rediseo y simplificacin del proceso de manufactura mediante la
reduccin de los niveles de inventario y la entrega de partes justo
cuando se necesitan en la lnea de produccin.
Objetivo del (JIT)
Conseguir que el trabajo fluya por el sistema de produccin
segn las necesidades del cliente. Esto implica entregar
materias primas o componentes a la lnea de fabricacin de
forma que lleguen justo a tiempo a medida que son
necesarios.
PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
Es esencial una buena comunicacin entre los representantes de
ventas, el personal de oficinas y bodegas y embarques para un
procesamiento correcto del pedido.
TRANSPORTE
Se selecciona el transporte con base en el costo, tiempo de trnsito,
confiabilidad, capacidad, accesibilidad, y rastreabilidad.
DISTRIBUCIN FSICA DE LOS SERVICIOS
El sector de crecimiento ms rpido en la economa es el de los
servicios, las mismas tcnicas y estrategias que sirven para
manejar el inventario de productos es tiles para el manejo del
inventario de servicios:
Lo que distingue la distribucin de los servicios de la distribucin
tradicional, es que la produccin y el consumo son simultneos
en un ambiente de servicios. Los beneficios de un servicio son
relativamente intangibles. Ejemplo: En la distribucin tradicional
o de bienes, el retraso en la produccin se soluciona utilizando
existencias de seguridad, esto no es posible con los servicios ya
que los beneficios son tambin intangibles.
LA DISTRIBUCIN DE LOS SERVICIOS SE ENFOCA EN TRES
GRANDES REAS.
a. Reduccin al mnimo de tiempo de espera:
Reducir el mnimo de tiempo que el cliente espera en una cola,
que les sirvan en un restaurante, al esperar en el consultorio del
mdico. Este es un factor clave en el mantenimiento de la
calidad del servicio.
b. Administracin de la capacidad del servicio:
Para un fabricante esto se arregla surtiendo su almacn durante los
periodos de demanda pico, lo cual no es tan sencillo para las
empresas de servicios, ya que si no tienen capacidad para satisfacer
la demanda, deben de rechazar algunos posibles clientes, bajar los
niveles de servicio, o aumentar su capacidad.
c. Mejoramiento de la entrega mediante nuevos canales de
distribucin.
Estos nuevos canales son capaces de prolongar el tiempo en el
que los servicios estn disponibles como los cajeros automticos
las 24hrs. O elevan la comodidad del cliente como la entrega de
pizzas a domicilio.
TENDENCIAS Y PROYECCIONES DE LA LOGSTICA
a. Conductuales
Compradores ms expertos y exigentes
Crecientes expectativas del cliente
Globalizacin de los mercados
Poder de los clientes
Los competidores domsticos como globales luchan por capturar
clientes que no los satisfacen totalmente.
b. Tecnolgicas
Automatizacin de la Fuerza de Ventas
Oficinas virtuales mviles, Plataformas para dominar bsquedas y
con Internet ms visual
Mercado Multipantalla
Realidad aumentada, Smart TVs
La reputacin online es clave
Gaming (hacer negocios juego)
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c. Administrativas
Exceso de informacin
Estrategia pull sobre push
Comunicacin visual
Del Concepto de todo gratis al concepto de que en productos y
servicios de calidad todo se paga
Uso del cloud computing
Interpretacin de los datos (minera de datos)
Demanda de nuevos perfiles profesionales en la empresa
Formacin continua base del conocimiento.
LOGISTICA A LA INVERSA
A continuacin, analizaremos las ltimas definiciones de logstica
reversa o inversa con el objetivo de identificar su importancia y
contribucin al mundo empresarial.
1. "La logstica reversa comprende todas las operaciones
relacionadas con la reutilizacin de productos y materiales. () se
refiere a todas las actividades logsticas de recoleccin,
desensamblaje y proceso de materiales, productos usados y/o sus
partes, para asegurar una recuperacin ecolgica sostenida".
2. "Es el proceso de planificar, implementar y controlar
eficientemente el flujo de materias primas, inventario en curso,
productos terminados y la informacin relacionada con ellos,
desde el punto de consumo hacia el punto de origen, con el
propsito de recapturarlos, crearles valor o desecharlos".
3. "Como logstica reversa, en el sentido ms amplio, se entienden
todos los procesos y actividades necesarias para gestionar el
retorno y reciclaje de las mercancas en la cadena de suministro.
La logstica inversa engloba operaciones de distribucin,
recuperacin y reciclaje de los productos".
Los elementos ms importantes y representativos de la logstica
inversa son el tratamiento de mercancas, productos, envases,
embalajes y la disminucin en origen, es decir, emplear y utilizar
herramientas en el ciclo de vida del producto para obtener la
mnima cantidad posible de residuos, desechos y materiales no
reciclables o recuperables. Es un nuevo compromiso ambiental en
la cadena de abastecimiento, que propicia el desarrollo de una
produccin (o servicio) ms limpia, con mejores prcticas
ambientales y de produccin.
La logstica reversa o inversa se propone como objetivo
estratgico econmico, ya que agrega valor y diferenciacin en las
compaas. El concepto hace parte de los nuevos retos
empresariales de competitividad y responsabilidad social
empresarial frente a la ecologa.
LA LOGSTICA REVERSA O INVERSA EN LA GESTIN DE
LOS RESIDUOS A TRAVS DE UNA CADENA DE
ABASTECIMIENTO
Para reducir la contaminacin generada por las empresas y
determinar los impactos derivados de los desechos de sus
productos y servicios son necesarias herramientas eficaces como
los Sistemas de Gestin de Logstica Inversa o Reversa (SIGEIN)
de fcil y rpida implementacin y desarrollo, que no eleven los
costos de los productos.
Para las empresas, la logstica reversa o inversa es clave no solo
por motivos medioambientales, sino para gestionar de forma
eficiente los productos introducidos por diferentes motivos en la
cadena, con el fin de recuperar el mximo de su valor y
contribucin.
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
 Nos queda un pequeo porcentaje que por diferentes razones (tipo de
objeto, alimentos, computadores, etc.) deben regresar a su lugar de
origen: logstica inversin.

Qu se hace con los productos devueltos?

La logstica inversa gestiona el retorno de las mercancas en la

cadena de suministro, de la forma ms efectiva y econmica posible;
se encarga de la recuperacin y reciclaje de envases, embalajes y
residuos peligrosos; as como de los procesos de retorno de excesos
de inventario, devoluciones de clientes, productos obsoletos e
inventarios estacionales.

Es el proceso de planificar, implementar y controlar eficientemente el

flujo de materias primas, inventario en curso, productos terminados y
la informacin relacionada con ellos, desde el punto de consumo
hasta el punto de origen, con el propsito de recuperarlos, crearles
valor o desecharlos.

Reduccin en origen.

AVANCES LOGRADOS POR EL COMIT TCNICO DE LA MESA

SECTORIAL DE LOGSTICA

Por qu nace la logstica inversa?

Por las devoluciones y la necesidad de qu hacer con ellas para

generar la menor prdida posible, crendoles as un valor agregado.

Razones de devolucin de productos

El 90,62% de las devoluciones se genera antes del despacho. El 8,24

se puede generar antes, durante y en el recibo del despacho. Por lo
tanto, las acciones correctivas deben estar antes de la puesta en
venta.

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RAZONES PARA APLICAR LOGSTICA INVERSA seguimiento en las salas de ventas. La implementacin de un
sistema de trazabilidad es clave.
Cumplimiento de la legislacin ambiental. Elementos clave: gestin de la informacin, gestin de la
Beneficios econmicos: disminucin en los costos de demanda y gestin de los inventarios.
produccin, ahorros en compra de materias primas, etc. Las polticas de liquidaciones y reparaciones por reclamos
Recuperacin de materias primas difciles de conseguir. deben estar alineadas para que en lo posible no haya
logstica de reversa.
Servicio al cliente y garantas.
Recapturar: en el Brasil las empresas son responsables de la
Responsabilidad social. logstica reversa de retorno de sus productos de posconsumo
(aceite lubricante, lmparas fluorescentes, bateras de
Ventaja competitiva.
celulares, entre otros productos), de acuerdo con lo que
expresa la legislacin (normatividad).
RETOS A NIVEL EMPRESARIAL
Logstica reversa es un amplio trmino relacionado con las
En materias primas: debe ser factible recuperarlas y habilidades y actividades involucradas en el gerenciamiento
reprocesarlas. de reduccin, movimiento y disposicin de residuos de
productos y embalajes.
En el diseo de sus productos: no solo se exige fcil
procesamiento y ensamble, sino tambin facilidad de La logstica se ha convertido en una herramienta
desensamble (diseo para el desensamblaje). indispensable para que las empresas sean eficientes,
rentables y competitivas dentro de las exigencias del mercado
Los procesos de planeacin y procesamiento: deben permitir actual.
la combinacin de materia prima virgen, con material
reciclable.
La programacin de produccin: debe manejar el alto grado
de variabilidad de los productos y sus diferentes factores:
cantidad, disponibilidad, oportunidad de suministro, etc.
En el manejo de inventarios: adems de los problemas
anteriores, por la alta posibilidad de deterioro u obsolescencia
debido al tiempo y condiciones de almacenaje.
En el mercado: nuevas oportunidades y nichos (mercados
verdes).

TIPS INFORMATIVOS

La clave en todo proceso es el concepto de trazabilidad: el

rastro por el que se sostiene un sistema de control y revisin,
no slo de los procesos, sino tambin de la distribucin y

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 UNIDAD III

RESOLUCIN NMERO 03049 DEL 30 DE JULIO DE 2014 DE LA

RESOLUCIN POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE
CONTRATACIN DE LA POLICA NACIONAL CAPTULO III
ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIN NUMERAL 1.1

1.1 Estudios previos

Los estudios y documentos previos relacionados con la contratacin

se elaborarn en la etapa de planeacin de acuerdo con lo sealado
por los numerales 7 y 12 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993 y con
sujecin a lo previsto en artculo 20 del Decreto 1510 del 17 de Julio
de 2013, sirven de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego,
los pliegos de condiciones y el contrato, de manera que los
proponentes o el eventual contratista, respectivamente, puedan
valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la unidad
policial, as como el de la distribucin de riesgos. Los estudios y
documentos previos se pondrn a disposicin de los interesados de
manera simultnea con el proyecto de pliego de condiciones y
permanecern a disposicin del pblico durante el desarrollo del
proceso de contratacin. Tales documentos debern contener los
siguientes elementos adems de los indicados para cada modalidad
de seleccin:

a. La descripcin de la necesidad que la entidad pretende satisfacer

con el proceso de contratacin.

Se deber detallar en forma precisa todo lo relativo a la necesidad del

bien o servicio requerido, estableciendo el mbito dentro del cual la
satisfaccin de la necesidad permitir alcanzar un objetivo o la
prestacin de un servicio, segn corresponda. Aqu se deber
puntualizar la justificacin de la contratacin, es decir, las razones
que sustentan la celebracin del contrato, (el qu, el por qu y el para
qu de la contratacin) para lo cual se tendrn en cuenta en especial
tres aspectos: i) La necesidad, que hace referencia a las causas que
determinan a la unidad policial a contratar el bien, servicio u obra,

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incluyendo la definicin tcnica de la necesidad y su respectivo
soporte. ii) La conveniencia, que apunta a la utilidad o provecho que
reportar a la unidad policial, el objeto a contratar el anlisis para el
efecto deber aludir, de ser procedente, la conveniencia ambiental,
como herramienta que oriente la decisin frente a la seleccin del
bien o servicio a adquirir, el que en todo caso, ser el ms ajustado a
la poltica ambiental. iii) La oportunidad, que alude a las razones que
sustentan la contratacin del bien, servicio u obra, dentro del plazo en
el que se ejecutar el contrato.
Se deben identificar las distintas alternativas que existen para
satisfacer la necesidad, tanto desde el punto de vista tcnico como
econmico, realizar un anlisis de cada una de ellas precisando la
conveniencia o inconveniencia de cada una.
b. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones,
permisos y licencias requeridos para su ejecucin, y cuando el
contrato incluye diseo y construccin, los documentos tcnicos para
el desarrollo del proyecto.
Se considera necesario determinar la naturaleza jurdica del contrato,
el resultado que se espera obtener y su alcance. Para el efecto ser
necesario sealar entre otros aspectos: i) Objeto: Descripcin clara,
detallada y precisa de los bienes, servicios u obra que se requieren.
Se deben definir las caractersticas tcnicas y de calidad que
permitan individualizar el bien o servicio con el cual se satisface la
necesidad de la respectiva unidad policial. Para ello se deben
considerar para el estudio tcnico segn se trate de bienes o
servicios, aspectos tales como: posibilidades futuras de actualizacin,
vida til de los bienes, compatibilidad con otras soluciones adquiridas
por la entidad, las condiciones de calidad del personal tcnico para la
prestacin de los servicios, y en general los elementos o condiciones
que incidan en la satisfaccin de la necesidad. As mismo, en materia
tcnica ser necesario contemplar los compromisos, declaraciones y
acreditaciones que debern efectuar los eventuales oferentes, y que
sern objeto de verificacin como requisitos habilitantes. ii)
Obligaciones del contratista: Se deben precisar claramente las
obligaciones que con ocasin del contrato deber cumplir el
contratista. Para su concrecin podrn usarse verbos como: realizar,
entregar, ejecutar, suministrar, atender, etc., Ser igualmente
necesario considerar los servicios conexos, que corresponden a
aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, tales
como capacitaciones, mantenimiento preventivo y correctivo, soportes
tcnicos, entrega de manuales, instalacin, transporte, disposicin
final etc. iii) Obligaciones del contratante (unidad policial): Adems de
las propias de su condicin, deber indicarse aquellas que
correspondan a actividades o trmites a cargo de la administracin, a
partir de los cuales, el contratista estar obligado al cumplimiento de
sus obligaciones contractuales. iv) Plazo de ejecucin: Trmino para
el cumplimiento de las prestaciones a que se obliga el contratista. v)
Forma de pago: En trminos en los que claramente se seale las
condiciones de tiempo y modo en que la administracin atender los
compromisos econmicos que demanda el contrato. vi) Forma de
ejecucin del contrato: Indicando todos los aspectos relevantes para
efectos de las prestaciones a cargo del contratista (entrega de bienes,
prestacin de servicios, construccin de obra, etc.)
NOTA 4. Con el fin de alinear la actividad contractual de la Institucin
a las buenas prcticas en materia ambiental, en esta parte del estudio
previo se incluirn las caractersticas ambientales deseables en el
bien o servicio que se pretende adquirir. Dentro de los procesos que
se adelanten con miras a la adquisicin de bienes y/ o servicios, se
debe incorporar criterios articulados con la proteccin del medio
ambiente a partir de la inclusin de parmetros como la compra verde
o responsable, que significa la integracin del componente ambiental
en la toma de decisiones de compra de bienes y contratacin de
servicios. Esto implica escoger los productos y servicios en funcin
de:
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 Su composicin.
Su contenido. (contemplar mnimos de elementos reciclados y
procedencia de empresas que trabajan sosteniblemente).
Las hojas de seguridad y fichas tcnicas de los productos
utilizados.
La posibilidad de reciclaje.
Los residuos que generen.
La eficiencia energtica.
Si tienen Eco-etiqueta (productos). Si el producto o servicio
cuenta con certificaciones ambientales, o se encuentra dentro
de los indicadores ambientales de favorabilidad y
confiabilidad.
Si los proveedores cuentan con certificacin ISO 14001 y/o si
han sido reconocidos por una autoridad ambiental por su
respeto y consideracin al medio ambiente.
NOTA 5. Se denominan Compras Verdes, la adquisicin de bienes o
servicios por parte de las entidades, bajo parmetros establecidos
como ambientalmente aceptables a nivel nacional, regional o
internacional. Es decir, que contemplen disposicin final, materias
primas empleadas, posibilidad de reutilizacin etc., y cuyas
caractersticas ambientalmente amigables son certificables a travs
de algn tipo de proceso estandarizado (ISO, sellos verdes locales o
internacionales).
En materia ambiental tambin debe considerarse el concepto de
Compras pblicas sostenibles, relacionado con la satisfaccin de las
necesidades de bienes, servicios y obras de tal forma que alcancen
un alto rendimiento basado en un anlisis de todo el ciclo de vida, que
se traduce en beneficios no solo para la institucin, sino tambin para
la sociedad y la economa, al tiempo que reduce al mnimo los daos
al medio ambiente.
NOTA 6. Para la adquisicin de bienes se deber tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Propender por la participacin de empresas certificadas con
la norma ISO 14001, ante entes certificadores acreditados.
Preferir la adquisicin de insumos ecolgicos o
biodegradables para jabones y detergentes, que no
contemplen sustancias txicas, corrosivas, peligrosas o
irritantes y dems elementos de aseo, disolventes, aerosoles
(sin CFC cluorofluorocarbonados,) que no impacten
negativamente la capa de ozono, papel reciclado o
blanqueado sin cloro y todos los elementos fabricados en
material reutilizado y/o reciclado.
Preferir tintas para impresoras y plotters que puedan ser
reutilizables, que no contemplen metales pesados y que no
ocasionen dao a la salud pblica.
Considerar la adquisicin y uso de bombillos y lmparas de
bajo consumo de energa (Ahorradores).
Considerar la adquisicin de productos eficientes
energticamente, como automviles de alta eficiencia en el
uso de combustible y bajas emisiones contaminantes a la
atmsfera, computadoras ahorradoras de energa.
Para equipos elctricos y electrnicos verificar que cumplan
con los requerimientos de la Energy Star, que contemple
dispositivos de automatizacin para los momentos que no se
utilicen. Los elementos que conforman los equipos elctricos
y electrnicos deben considerar el uso de elementos
reciclables y que sus bateras y acumuladores no contemplen
cadmio, plomo o mercurio. Los electrodomsticos deben
contar con calificacin A, A+ o A++ en cuanto a su eficiencia
energtica.
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 Priorizar la adquisicin de artculos de oficina como lpices,
bolgrafos, plumones, tintas, estanteras, etc., que no utilicen
en su composicin o al menos minimicen el uso de materiales
contaminantes, y que sus materiales envolventes sean
reciclables y fcilmente separables por tipo de material.
Promover la adquisicin de productos y servicios que tengan
el sello ambiental, por cuanto este smbolo es una
herramienta educativa que permite a los consumidores
nacionales identificar y orientar sus preferencias de compra,
al tratarse de productos y/o servicios que no afectan de
manera significativa el medio ambiente.
Especificar en los estudios previos los requerimientos de
orden legal en materia ambiental de obligatorio cumplimiento
por parte del proveedor, de acuerdo con el tipo de bien a
adquirir.
Para la adquisicin de productos alimentarios y en los
contratos de arrendamiento de cafeteras o restaurantes,
incluir dentro de las obligaciones del contratista la aplicacin
de buenas prcticas de manufactura BPM segn el Decreto
3075 de 1997 y la Resolucin 2674 de 2013, o cualquiera otra
disposicin que los modifique, adicione o reemplace.
Adquirir productos en cuyo proceso de elaboracin no se
utilicen qumicos, ni txicos peligrosos.
Adquirir productos en presentaciones simples cuya
disposicin final permita el reciclaje, la transformacin hacia
otros artculos o su fcil descomposicin (sin plastificados y
sin pintura).
Adquirir productos cuyo proceso de elaboracin y ciclo de
vida se realicen con el menor consumo de agua y energa.
Adquirir productos elaborados en material reciclado, que
contengan en su manufactura material reciclado de post-
consumo y/o que estn empacados con materiales
reciclados.
Solicitar las licencias y/o permisos ambientales
correspondientes para cada actividad, segn se requiera,
expedidos por la autoridad ambiental competente, segn lo
determine la institucin.
Las obras estructurales y mantenimientos que incluyan redes
elctricas deben cumplir con la Resolucin 180466 de 2007
RETIE o las normas que la aclaren, modifiquen, adicionen o
sustituyan.
En cuanto a los contratos de mantenimiento de piscinas se
debe dar cumplimiento a la Ley 1209 de 2008, el Decreto
2127 de 2009, y las Resoluciones 1618 de 2010, 1510 de
2011 y 4498 de 2012, o las normas que las modifiquen,
aclaren, adicionen o sustituyan.
En la adquisicin, mantenimiento y recarga de aires
acondicionados se debe solicitar el uso de refrigerantes
ecolgicos tipo R407A o R410A, que no causen impactos
negativos a la capa de ozono.
NOTA 7. La Direccin de Sanidad para la adquisicin de sus bienes
tendr en cuenta si stos una vez utilizados generan algn tipo de
residuo hospitalario, con el fin de exigir a sus contratistas o adoptar
las medidas administrativas que se requieran, acorde con lo previsto
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
en el instructivo No. 000058 DISAN-AGESA del 04 de mayo de 2009
y las dems disposiciones de la normativa ambiental vigentes.
NOTA 8. En todos los contratos cuyo objeto sea la adquisicin o el
suministro de bienes como los que a continuacin se indican,
considerados como contaminantes del medio ambiente, con sujecin
a la legislacin ambiental en materia de post-consumo, se deber
contemplar la estipulacin atinente a la responsabilidad del
contratista, para que este una vez terminada la vida til de los bienes
que provea a la entidad, los reciba nuevamente y proceda a realizar
su disposicin final adecuada.
Llantas para vehculos y motocicletas.
Bateras para vehculos y motocicletas.
Pilas, acumuladores y bateras para medios de comunicacin
como: celulares, avanteles, radios de comunicacin, etc.
Cartuchos de tinta.
Computadores con todos sus accesorios, especialmente las
pantallas.
Luminarias de todo tipo.
Agroqumicos.
Medicamentos vencidos.
NOTA 9. Para la contratacin de servicios se deber tener en cuenta:
Anlisis de impacto ambiental. Para ello, previo a la
contratacin se har un anlisis detallado de los
componentes, material de fabricacin, impactos sobre el
medio ambiente y la salud humana, adems de cualquier otra
informacin relevante de los servicios que se van a contratar,
con el fin de establecer claramente el impacto del servicio,
teniendo en cuenta los parmetros del Plan de Manejo
Ambiental, segn corresponda.
Los oferentes no deben encontrarse en el Registro nico de
Infractores Ambiental RUIA.
Especificar en los estudios previos los requerimientos de
orden legal en materia ambiental que debe cumplir el
contratista, de acuerdo con el tipo de servicio de que se trate.
Para el caso de obra por ejemplo, las normas que regulan el
cargue, descargue, transporte, almacenamiento y disposicin
final de escombros de construccin, demolicin, ruido, la
emisin de polvo, volumen de residuos generados,
contaminacin ambiental, las relativas al manejo de
materiales nocivos (sustancias) para la flora, la fauna, salud
humana, etc.
Incluir en las obligaciones del contratista la relativa a la
aplicacin de buenas prcticas ambientales, de acuerdo con
el tipo de servicio a contratar.
Establecer como obligacin del contratista que cualquier
infraccin ambiental por omisin de permisos, concesiones o
licencias ambientales que hubiese sido necesario tramitar
antes, durante y al finalizar el servicio u obra, ser asumida
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
 como su responsabilidad, y sobre el particular la periodicidad
con que debe presentar informes.
El proponente contratado para la disposicin final de residuos
o desechos deber presentar las actas de disposicin final
correspondientes y las licencias ambientales de quienes
realizarn dicha disposicin, sean nacionales o extranjeros.
El contratista que tenga personal bajo su responsabilidad,
deber contemplar capacitaciones en temas ambientales
como: impactos ambientales, manejo de residuos slidos,
lquidos, escombros entre otros, donde se realice el manejo y
actuacin de los mismos, e igualmente identificar los
elementos utilizados (qumicos, elctricos, manufacturacin,
entre otros), para el bien o servicio que se va a realizar, de
acuerdo a cada actividad especfica que se desarrolle.
Solicitar en lo posible al contratista el Anlisis de Ciclo de
Vida del producto y/o servicio a contratar, segn corresponda.
NOTA 10. Para adquirir bienes y/o servicios se recomienda consultar
los directorios de empresas que participan en programas de gestin
de las autoridades ambientales, como es el caso del
ECODIRECTORIO EMPRESARIAL DE BOGOT, elaborado por la
Secretara Distrital de Ambiente. Con respecto a las compras pblicas
sostenibles, la gua conceptual y metodolgica de compras pblicas
sostenibles del Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible.
NOTA 11. En materia de la construccin y/o adecuacin de
instalaciones policiales deber considerarse, adems de los requisitos
ambientales, ecolgicos y bioclimticos enunciados, los siguientes
aspectos a fin de que las nuevas estructuras fsicas cuenten con:
Iluminacin natural a fin de evitar la utilizacin en horas
diurnas de luz artificial.
Ventilacin natural a fin de evitar la utilizacin de aire
acondicionado y/o ventiladores.
Colores claros que resalten la luz natural.
Trampas de grasas que filtren las grasas, jabones y aceites
no emulsionados en los casinos, ranchos y/o cocinas.
Tanques recicladores para reutilizar aguas lluvias, en la
realizacin de tareas de aseo como: lavado de vehculos,
pisos, riego de plantas etc.
Instalacin de dispositivos (llaves, grifos) ahorradores de
agua para los baos y cocinas.
Instalacin de bombillos de bajo consumo energtico.
Adecuacin y/o construccin de un centro de acopio temporal
o porttil para residuos (peligrosos y no peligrosos
aprovechables), para la respectiva separacin y clasificacin
de los residuos generados.
Cuando se trate de un proyecto, obra o actividad de este tipo
es necesario considerar las restricciones de carcter legal,
que deben ser tenidas en cuenta (reservas forestales, reas
forestales, parques nacionales, usos del suelo, ocupacin del
espacio pblico, bienes de inters cultural y patrimonio
arqueolgico, comunidades indgenas y negras), adems del
cumplimiento de la normativa ambiental vigente en cuanto al
manejo de escombros, residuos peligrosos generados,
ocupacin de cauces, de lo cual se debe solicitar registro de
cumplimiento.
Se debe certificar la legalidad de los materiales ptreos y
maderables utilizados en las obras de mantenimiento y
construccin.
En la construccin de unidades de tratamiento para aguas
residuales, las cuales generen vertimientos, el contratista
deber hacer todos los estudios previos de anlisis a las
aguas y el cuerpo de agua receptor y tramitar las licencias
requeridas por la autoridad ambiental competente.
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
 Manual de funcionamiento y operacin de los elementos que
han instalado, involucrando componentes ambientales para el
manejo de los mismos.
NOTA 12. En los estudios previos de los contratos de obra cuyo valor
supere la menor cuanta de la entidad, con independencia de la
modalidad de seleccin, se deber determinar la necesidad de contar
con interventora (Par. 1 art. 83 Ley 1474 de 2011). En los contratos
de obra igualmente se deber observar en materia de licencias, lo
previsto en el artculo 192 del Decreto - Ley 019 de 2012, con
respecto a la licencia de construccin con el fin de verificar
nicamente el cumplimiento de las normas de sismo resistencia y
dems reglamentos tcnicos que resulten aplicables. As mismo se
deber verificar las autorizaciones permisos y licencias requeridos
para su ejecucin, y cuando el contrato incluye diseo y construccin,
los documentos tcnicos para el desarrollo del proyecto.
La intervencin de bienes de inters cultural del mbito nacional
deber contar con la autorizacin del Ministerio de Cultura o el
Archivo General de la Nacin, segn el caso. Para el patrimonio
arqueolgico, esta autorizacin compete al Instituto Colombiano de
Antropologa e Historia (Inc.3 art.212 D.L.0019 de 2012). La
intervencin de un bien de inters cultural del mbito territorial deber
contar con la autorizacin de la entidad territorial que haya efectuado
dicha declaratoria (inc.4 art.212 D.L.0019 de 2012).
NOTA 13. En los eventos en que para el pago del contrato se prevea
la entrega de anticipo o de pago anticipado, en el respectivo estudio
previo se deber consignar la justificacin para el efecto, indicando el
beneficio econmico, tcnico, administrativo o de cualquier otra
ndole, que la forma de pago le reportar a la unidad policial.
c. La modalidad de seleccin del contratista y su justificacin,
incluyendo los fundamentos jurdicos.
Se expresarn las razones que llevan a escoger la modalidad de
seleccin de que se trate, indicando sobre el particular, los aspectos
que se consideran determinantes para la aplicacin de una u otra
modalidad. (Podrn considerarse para los efectos enunciados las
caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la
contratacin, la cuanta o destinacin de los bienes, servicios u obra,
la naturaleza de los contratantes, etc.)
d. El valor estimado del contrato y la justificacin del mismo. Cuando
el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la unidad
policial contratante deber incluir la forma como los calcul y soportar
sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el caso
del concurso de mritos, no se publicarn las variables utilizadas para
calcular el valor estimado del contrato y cuando se trate de
concesiones, no se publicar el modelo financiero utilizado en su
estructuracin (num.4 art.20 D.1510 de 2013).
Los precios estimados debern soportarse en las caractersticas
tcnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y en las
condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecucin de las prestaciones
contractuales. La consulta de precios de mercado se incluir como
parte del anlisis realizado. En el numeral 1.2 de este captulo se
incluye lo relacionado con el estudio de mercado.
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
e. Los criterios para seleccionar la oferta ms favorable.
De conformidad con lo previsto en el artculo 88 de la Ley 1474 de
2011 que modific el numeral 2 del artculo 5 de la Ley 1150 de
2007, la oferta ms favorable ser aquella que, teniendo en cuenta
los factores tcnicos y econmicos de escogencia y la ponderacin
precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de
condiciones o sus equivalentes, resulte ser la ms ventajosa para la
unidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los
contenidos en dichos documentos.
Para cada variable o aspecto que se determine como criterio de
seleccin se deber indicar su pertinencia y conducencia.
De acuerdo con lo previsto en la Ley 816 de 2003, se debe establecer
un puntaje entre el 10% y el 20% para estimular la industria nacional.
Cuando la oferta es de bienes y servicios extranjeros, se debe
establecer un puntaje de entre el 5% y el 15%, cuando tales ofertas
incorporan bienes colombianos (artculo 2 de la Ley 816 de 2013)
Para adquirir bienes y servicios, las unidades policiales deben
establecer que el 20% del total de la calificacin de las ofertas sea
otorgado a las ofertas de bienes agropecuarios colombianos tanto
productos frescos como productos procesados. (Colombia Compra
Eficiente - Circular No.7 de 3 de octubre de 2013 sobre Incentivos a
los bienes agropecuarios nacionales en el sistema de compras y
contratacin pblica)
Mientras el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo y Colombia
Compra Eficiente establecen la forma como el oferente debe certificar
la nacionalidad de los bienes agropecuarios ofrecidos, el oferente
debe presentar un certificado expedido por una asociacin
agropecuaria o asociacin campesina debidamente inscrita en la
cmara de comercio correspondiente. (Colombia Compra Eficiente-
Circular No.7)
NOTA 14. En los pliegos de condiciones las unidades policiales
deben establecer dentro de los criterios de calificacin de las
propuestas, los incentivos para los bienes, servicios y oferentes
nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasin de la
existencia de trato nacional. Incentivos que no sern aplicables en los
procesos para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas
tcnicas uniformes, artculo 151 del Decreto 1510 de 2013. Con
sujecin a la mencionada norma se consignar en los pliegos de
condiciones los puntajes que se otorgarn, dentro de los criterios de
calificacin de las propuestas. Para el efecto, se debern tomar como
referencia las definiciones sobre bienes y servicios nacionales
contenidas en el Decreto 2680 de 2009. (art.3 D.1510/13) o las
normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan
f. El anlisis de Riesgo y la forma de mitigarlo.
Se deben identificar las posibles aleas anormales del contrato, con el
fin de prever el manejo de los riesgos y de esta forma facilitar la
ejecucin del mismo. Para los efectos mencionados debe
considerarse la definicin de riesgo contenida en el artculo 3 del
Decreto 1510 de 2013, que seala: Riesgo es un evento que puede
generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los
objetivos del Proceso de Contratacin o en la ejecucin de un
Contrato.
Los riesgos involucrados en la contratacin corresponden entonces, a
todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el
desarrollo y ejecucin del contrato, tienen la potencialidad de alterar
su resultado o los objetivos del mismo, pero que dada su
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente
pactadas en los contratos, excluyndose as del concepto de
imprevisibilidad de que trata el artculo 27 de la Ley 80 de 1993.
El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y
cuantificable en condiciones normales.
Con respecto a la distribucin de riesgos en los contratos estatales, el
artculo 4 de la Ley 1150 de 2007 establece Los pliegos de
condiciones o sus equivalentes debern incluir la estimacin,
tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles involucrados en la
contratacin. Con sujecin a ello para los efectos enunciados
debern determinarse los aspectos que pudieran amenazar la
eficiencia y la efectividad del contrato, identificando las causas que
puedan generar los riesgos y el impacto que tal situacin pueda
producir con relacin a los resultados esperados con la ejecucin del
contrato.
Segn lo prev el artculo 17 del Decreto 1510 de 2013, las unidades
policiales deben evaluar el riesgo que el proceso de contratacin
representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo
con los manuales y guas que para el efecto expida Colombia Compra
Eficiente.
En el Manual para la Identificacin y Cobertura del Riesgo en los
Procesos de Contratacin expedido por Colombia Compra Eficiente,
en desarrollo de lo ordenado por el artculo 159 del Decreto 1510 de
2013, se expresa La administracin o el manejo del riesgo debe
cubrir desde la planeacin hasta la terminacin del plazo, la
liquidacin del contrato, el vencimiento de las garantas de calidad o
la disposicin final del bien, y no solamente la tipificacin, estimacin
y asignacin del riesgo que pueda alterar el equilibrio econmico del
contrato.
Se trata entonces de realizar el anlisis del riesgo considerando con
anticipacin las eventualidades muy propias del negocio de que se
trate, sus especiales condiciones y la complejidad del objeto
contractual, as como establecer cul es la parte que estar en
mejores condiciones de controlar el riesgo.
De conformidad con el ya citado Manual para la Identificacin y
Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratacin, expedido por
Colombia Compra Eficiente, para reducir la exposicin del Proceso
de Contratacin frente a los diferentes Riesgos que se pueden
presentar, la entidad debe estructurar un sistema de administracin
de Riesgos Para el efecto, los siguientes aspectos deben ser
considerados:
Los eventos que impidan la adjudicacin y firma del contrato
como resultado del proceso de contratacin;
Los eventos que alteren la ejecucin del contrato;
El equilibrio econmico del contrato;
La eficacia del proceso de contratacin, es decir, que la
unidad policial pueda satisfacer la necesidad que motiv el
proceso de contratacin; y
La reputacin y legitimidad de la unidad policial como
encargada de prestacin del servicio.
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
NOTA 15. Para la identificacin y distribucin de los riesgos se deben
considerar los siguientes factores: i) Establecer un contexto interno y
externo con el fin de evaluar aquellos factores que permiten la
materializacin del mismo actuando como causas. ii) Precisar qu
puede suceder en perjuicio del contrato, definindolo como riesgo con
el fin de tratarlo. iii) Analizar el riesgo identificado con el fin de
identificar los factores, agentes generadores, causas, formas de
materializacin y efectos. iv) valorar el riesgos frente a los conceptos
de probabilidad (exposicin frecuencia) e impacto del mismo frente al
contrato a realizar. v) Determinar quin debe asumir el riesgo
(contratante Contratista), al igual que la opcin de tratamiento a
tomar y las acciones de control a aplicar a las posibles causas
identificadas al riesgo. vi) Seguimiento a las acciones de control: en
esta etapa se debe realizar un seguimiento adecuado y puntual a las
acciones de control planteadas dentro del plan para mitigar los
riesgos identificados y evitar su materializacin.
La metodologa para la identificacin, estimacin y distribucin de los
riesgos, se encuentra dispuesta en el Manual para la Identificacin y
Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratacin, el cual se
encuentra disponible para su consulta y aplicacin en el link
http//www.colombiacompra.gov.co/es/manuales. El registro de los
riesgos se realizar de acuerdo con el formato de Estudios Previos
elaborado por la Direccin Administrativa y Financiera.
Una vez identificados los riesgos del proceso de contratacin, segn
lo seala el Manual para la Identificacin y Cobertura del Riesgo en
los Procesos de Contratacin, expedido por Colombia Compra
Eficiente, la respectiva unidad policial debe clasificarlos segn su
clase, su fuente y la etapa del proceso de contratacin en la que se
encuentra el riesgo, y su tipo.
NOTA 16. El Documento Conpes 3714 de 2011 clasifica los riesgos
de acuerdo con los siguientes tipos:
Riesgos econmicos: son aquellos que se derivan del
comportamiento del mercado, tales como la fluctuacin de precios de
los insumos, desabastecimiento y especulacin de los mismos entre
otros.
Riesgos sociales o polticos: son aquellos que se derivan por cambio
en las polticas gubernamentales que sean probables y predecibles,
tales como cambio en la situacin poltica, sistema de gobierno y
cambio en el sistema social que impacten en la ejecucin del
contrato.
Riesgos operacionales: son todos aquellos riesgos asociados a la
operacin del contrato (al desarrollo del contrato). Ejemplo: plazos,
montos previstos para el desarrollo que no se ajustan a las
necesidades del contrato, causas imputables a las partes.
Riesgos financieros: este riesgo tiene dos componentes bsicos: el
riesgo de consecucin de financiacin o liquidez, y el riesgo de las
condiciones financieras.
El primero hace referencia a la dificultad de conseguir recursos
financieros, ya sea en el sector financiero o en el mercado de
capitales para lograr el objetivo del contrato. El segundo se refiere a
los trminos financieros de dichos recursos, entre los cuales
encontramos plazos, tasas, garantas, contragarantas,
refinanciaciones entre otro.
Riegos regulatorios: son los posibles cambios reglamentarios o
regulatorios que siendo previsibles afecten el equilibrio contractual.
Ejemplo: cambio en las cifras, mercados regulados, regmenes
especiales, planes de ordenamientos territorial, expedicin de normas
de carcter tcnico o de calidad entre otros.
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
Riegos de la naturaleza: son los eventos de la naturaleza causados
sin la intervencin de la mano del hombre o su voluntad, que aunque
pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnostico estn fuera del
control de las partes, para la determinacin de su existencia y/o
previsibilidad.
Riesgos ambientales: se refieren a las obligaciones que emanan o
surgen de las licencias ambientales, de los planes de manejo
ambiental, de las condiciones ambientales y ecolgicas exigidas y de
la evolucin de las tasas retribuidas y del uso del agua, ejemplo:
cuando dentro de la ejecucin del contrato se configuren pasivos
ambientales causados por la mala gestin de la licencia ambiental
conferida para el cumplimiento del contrato.
Riesgos tecnolgicos: se refieren a eventuales fallos en las
telecomunicaciones, suspensin de servicios pblicos, advenimiento
de nuevos desarrollos tecnolgicos o estndares que deben ser
tenidos en cuenta para la ejecucin del contrato as como la
obsolescencia tecnolgica.
En los estudios previos de los procesos de contratacin y en los
pliegos de condiciones, se debern incluir los riesgos que se estima
puedan afectar la ejecucin del contrato y que hayan sido
identificados en la matriz de administracin de riesgos que se elabore
para el respectivo proceso. Esta misma matriz debe incluirse en el
proyecto de Pliego de Condiciones o su equivalente y la informacin
contenida en ella debe utilizarse para analizar y tratar los riesgos del
proceso de contratacin. Aquellos tratamientos que correspondan a
garantas, clusulas penales o multas y sanciones, deben ser
incluidos en el Pliego de Condiciones o su equivalente y en la minuta
del contrato.
Los interesados en presentar ofertas debern pronunciarse sobre la
tipificacin, estimacin y asignacin de riesgos en las observaciones
al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, la cual ser
obligatoria en la licitacin pblica y voluntaria para las dems
modalidades de seleccin en las que se considere necesario, caso en
el cual, se levantar un acta que evidencie en detalle la discusin
acontecida. En la audiencia de asignacin de riesgos, se debe
presentar a los interesados el anlisis de riesgos efectuado y la matriz
incluida en los pliegos, as como revisar la asignacin de los mismos.
El ejercicio para el anlisis de riesgos debe efectuarse para cada
proceso, en el entendido que stos no pueden estandarizarse pues,
cada proceso de contratacin tiene su propia complejidad y
caractersticas. El anlisis de riesgos deber efectuarse con arreglo a
la metodologa para la identificacin, estimacin y distribucin de los
riesgos, prevista en el Manual para la Identificacin y Cobertura del
Riesgo en los Procesos de Contratacin, expedido por Colombia
Compra Eficiente.
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
La tipificacin, estimacin y asignacin de los riesgos previstos, debe
constar en el pliego definitivo, as como la justificacin de su
inexistencia en determinados procesos de seleccin en los que por su
objeto contractual no se encuentren. La presentacin de la oferta
implica la aceptacin, por parte del proponente, de la distribucin de
riesgos previsibles efectuada por la entidad en el respectivo pliego
g. Las garantas que la Entidad contempla exigir en el proceso de
contratacin.
El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a
amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el
caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo
con la reglamentacin sobre el particular.
Se establecern los distintos aspectos evaluados para exigir al
oferente y al contratista, la constitucin de garantas que
correspondan al tipo de obligacin de que trate. Adems, se precisar
la necesidad de solicitar amparos autnomos para garantizar otros
riesgos (responsabilidad civil extracontractual).
Las garantas en la contratacin debern cubrir el cumplimiento de las
obligaciones surgidas en favor de la entidad (unidad policial) con
ocasin de: i) la presentacin de las ofertas; ii) los contratos y su
liquidacin; iii) los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad
(unidad policial), derivados de la responsabilidad extracontractual que
pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas o subcontratistas. (Art. 110 D.1510 de 2013)
En los contratos de obra, y en aquellos en que por su objeto o
naturaleza se considere necesario con ocasin de los riesgos del
contrato, se deber exigir el otorgamiento de una pliza de
responsabilidad civil extracontractual que proteja a la entidad de
eventuales reclamaciones de terceros derivadas de las actuaciones,
hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. La
responsabilidad extracontractual para los efectos enunciados
solamente puede ser amparada con un contrato de seguro (Art.114
D.1510 de 2013)
Se podr prescindir de la exigencia de garanta de seriedad de la
oferta, para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenacin de
bienes.
Igualmente las unidades policiales podrn abstenerse de exigir las
garantas establecidas en el Ttulo III del D.1510 de 2013 para los
contratos celebrados bajo la modalidad de contratacin directa, salvo
que en el estudio previo correspondiente se establezca la
conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuanta del
contrato respectivo. (Art. 77. D. 1510/13). En todo caso, cuando se
considere que no es necesario exigirla se deber justificar en el
respectivo estudio previo las razones que originan tal determinacin.
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
Con sujecin a lo previsto en el artculo 91 Ley 1474 de 2011, se
deber tener en cuenta que en los contratos de obra, concesin,
salud, o los que se realicen por licitacin pblica, el contratista debe
suscribir un contrato de fiducia mercantil para crear un patrimonio
autnomo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la
Superintendencia Financiera, a la cual la entidad debe entregar el
valor del anticipo.
Los recursos entregados a ttulo de anticipo dejan de ser parte del
patrimonio de la entidad para conformar el patrimonio autnomo. Los
recursos del patrimonio autnomo y sus rendimientos son autnomos
y sern manejados de acuerdo con el contrato de fiducia mercantil.
(Art. 35 D.1510/13). Para efectos de las condiciones del patrimonio
autnomo se sugiere consultar los documentos que expida Colombia
Compra Eficiente
h. La indicacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un
acuerdo comercial
Las unidades policiales debern observar las obligaciones que en
materia de acuerdos comerciales vinculen al Estado colombiano, para
lo cual establecern si la respectiva contratacin a realizar se
encuentra cobijada por los mismos. Para el efecto verificarn:
Si la cuanta del proceso lo somete al captulo de compras
pblicas.
Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del
captulo de compras pblicas.
Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran
excluidos de la cobertura del captulo de compras pblicas.
NOTA 17. Cuando el proceso de contratacin est sometido a uno o
varios Acuerdos Comerciales, la unidad policial debe elaborar el
cronograma de acuerdo con los plazos previstos en dichos Acuerdos
Comerciales. (Art. 148 D.1510/13). Si un mismo proceso de
contratacin est sometido a varios acuerdos comerciales, la unidad
policial debe adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de
la totalidad de los compromisos previstos en ellos. (Art. 149
D.1510/13). Adicionalmente, se debern tener en cuenta entre otros
aspectos los siguientes: trato nacional, publicacin del proceso de
contratacin que permita accesibilidad de los posibles oferentes,
especificaciones tcnicas claras y necesarias, condiciones de
participacin esenciales, experiencia previa que no discrimine la
participacin de eventuales oferentes.
Con respecto al trato nacional el art.150 del D.1510/13 seala que
este se debe conceder a: i) los oferentes, bienes y servicios
provenientes de los Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos
Comerciales, en los trminos establecidos en tales Acuerdos; ii) a los
bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista
un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno
Nacional haya certificado que los oferentes de bienes y servicios
nacionales gozan de trato nacional , con base en la revisin y
comparacin de la normativa en materia de compras y contratacin
pblica de dicho Estado. (Para efectos de consulta esta puede
hacerse en el
link:http://wwwcolombiacompra.gov.co/es/certificaciones-de-trato-
nacional-por-reciprocidad); iii) a los servicios prestados por oferentes
miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta
la regulacin andina aplicable a la materia. (Consulta link:
http://www.comunidadandina.org/Quienesaspx)
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
La Direccin Administrativa y Financiera deber peridicamente
remitir a las unidades policiales, la informacin sobre los Acuerdos
Comerciales a los que estarn sometidos los diferentes procesos de
contratacin de la entidad.
Para determinar los Acuerdos Comerciales a los cuales est sujeto un
Proceso de Contratacin, se recomienda utilizar el Manual para el
Manejo de los Acuerdos Comerciales en los Procesos de
Contratacin de Colombia Compra Eficiente (Versin M.MACPC-03) o
cualquier otro documento que para el efecto expida la citada entidad.
UNIDAD IV
CARACTERIZACIN DEL GRUPO SINGERGIA LOGISTICA DEL
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (SILOG)
Que es el SILOG?
SILOG, sigla que identifica al Sistema de Informacin Logstica del
Sector Defensa, como grupo de homologacin logstica permite
reaccionar rpidamente para cubrir las necesidades de la Fuerza
Pblica su funcin es la de implementar y administrar la plataforma
logstica SAP, basando sus actuaciones en el pilar de la
homologacin de las mejores prcticas logsticas por medio de la
herramienta tecnolgica SAP.
Cul es la historia del SILOG?
En abril de 2004 naci el SILOG, uno de los proyectos ms grandes
del gobierno colombiano que ha recibido todo el apoyo de su
homlogo norteamericano. El SILOG incluye software por parte del
gobierno americano y el estado Colombiano se encargara de la
parametrizacin, la adquisicin del hardware, infraestructura de las
comunicaciones, aseguramiento de la calidad, capacitacin,
entrenamiento, mantenimiento de licencias, sostenibilidad y
crecimiento del proyecto; se inicio a trabajar en el programa el 25 de
julio de 2004, el nombre inicialmente cuando se estaba trabajando
en el Ejercito se llamaba SILOG, Sistema Logstico,
posteriormente cuando se inici ya el trabajo se le cambi, con la
misma sigla, SILOG, Sinergia Logstica y en la actualidad con la
misma sigla se denomina Sistema de Informacin Logstica del
Sector Defensa que integra a las cuatro Fuerzas Armadas de
Colombia: Ejrcito nacional, Armada Nacional, Fuerza Area
Colombiana y Polica Nacional.
En poco tiempo, el SILOG logr que al interior de la Fuerza Pblica se
cuente con una de las mejores prcticas logstica a nivel mundial,
como lo es el manejo eficiente de un ERP, lo cual significa un mejor
equipamiento, rpido y eficiente, que provee a la Fuerza Pblica, los
equipos y municiones que necesitan, para derrotar el terrorismo.
Lo que hoy conocemos como SILOG se ha logrado gracias a la
implementacin del sistema SAP R/3 en sus inicios y hoy en da en la
con el SAP ECC 6.0 como plataforma tecnolgica, a una planeacin
acertada que permiti minimizar la posibles variable que
conllevaran al fracaso y su mayor fortaleza es el talento humano.
La planeacin se llev en cuatro fases as: Las fases I y II se
llevaron a cabo en el
2005 con unidades piloto del Ejrcito Nacional y la Fuerza
Area, las cuales basadas en de la experiencia ganada
permitieron ajustar la planeacin y las proyecciones, en el ao 2007
se decidi iniciar la implementacin con las unidades de la Armada
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Nacional y la Polica Nacional de Colombia, para lo cual se consolido de Estrategia y Planeacin (Ministerio de Defensa Nacional), el grupo
un nuevo grupo de funcionarios con perfiles y competencias definidas SILOG aportara sus conocimientos para el mejoramiento de los
por la alta gerencia que conformaran el denominado: Plan choque procesos y procedimientos en las prcticas logsticas que
manejan al interior de cada institucin y se capacitaran en el
(Directiva Ministerial N 16 del 17 de Septiembre de 2004 Creacin,
manejo de la plataforma.
Directiva Ministerial N 09 del 08 de Agosto de 2008 Obligatoriedad
de uso, Directiva Ministerial N 11 del 14 de Junio de 2007 Plan
Choque, Directiva Ministerial N 24 del 24 de Julio de 2009,
Modificacin Anexo A Plan Choque), donde sus funciones eran
las de fortalecer los diferentes procesos en busca de la misin
institucional del Ministerio de Defensa Nacional.

Actualmente todas las unidades de la Fuerza Pblica cuentan de

manera eficiente con el sistema SAP ECC 6.0. Cul es la Misin o Propsito General del SILOG?

Como y quienes conforman el SILOG?

El Ministerio de Defensa Nacional, bajo la direccin del Presidente de
la Repblica, conduce a las Fuerzas Militares y a la Polica Nacional,
mediante la formulacin, diseo, desarrollo y ejecucin de las
El SILOG est conformado por las secciones:
polticas de defensa, seguridad nacionales. El fin ltimo del esfuerzo
que se realice es mantener la soberana nacional, la independencia,
la integridad territorial y el orden constitucional y contribuir a
garantizar las condiciones necesarias para el ejercicio de los
derechos, obligaciones y libertades pblicas...

Quienes conforman el SILOG

Cul es la Visin u Objetivo Nacional del SILOG?

Las secciones son integradas por personal del Ministerio de Defensa

Nacional, Fuerzas Militares de Colombia, la Polica Nacional y
funcionarios no uniformados, este personal es altamente calificado
en el manejo de diferentes disciplinas del conocimiento, qu con sus
experiencias y conocimientos alimentan la filosofa del grupo SILOG.
Los segundos comandantes de las Fuerzas Militares, el seor
subdirector de la Polica Nacional son los directamente responsables
desde sus inicios de la implementacin y la sostenibilidad, los
integrantes de la empresa de consultora del SAP, el Vice Ministerio
Avanzar hacia un sector Defensa y Seguridad con capacidad para
adaptarse a los retos que imponen las diferencias amenazas
convencionales y no convencionales, as como de garantizar un
territorio nacional consolidado y seguro, en un marco de respeto de
los Derechos Humanos, administracin efectiva y personal altamente
calificado.

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Cul es la responsabilidad central del SILOG?
SAP SISTEMAS, APLICACIONES Y PRODUCTOS E N
Implementar y mantener el sistema de informacin integrado y PROCESAMIENTO
modular SAP en las reas de logstica, mantenimiento y financiera DE DATOS
para las unidades administrativas que conforman la Fuerza Pblica.
Que es un ERP?

Las siglas tradas del idioma Ingles ERP (Enterprise

Resource Planning), traducen planeacin de recursos
empresariales, es un sistema de gestin
empresarial integrado y diseado para facilitar los
procesos de las empresas, proporcionando
centralizacin y control de la informacin, su misin
es facilitar la planificacin de los recursos, mejorando
las estrategias y brindando mayores ventajas
competitivas en el mbito empresarial.

Historia del sistema SAP como empresa

La corporacin SAP fue fundada en 1972 en la Ciudad de Mannheim,

Alemania, por antiguos empleados de IBM bajo el nombre de "SAP
Systemanalyse, Anwendungen und Programmentwicklung". (El
anlisis de sistemas, aplicaciones y desarrollo de programas.)" El
nombre fue tomado de la divisin en la que trabajaban en IBM. Pero
en la actualidad SAP traducido al idioma espaol es Sistemas,
Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos; se ha
desarrollado hasta convertirse en la quinta ms grande compaa
mundial de software. El nombre SAP R/3 es al mismo tiempo el
nombren de la empresa y el de un sistema informtico. Este sistema
comprende muchos ms que mdulos completamente integrados,
que abarca prcticamente todos los aspectos de la administracin
empresarial. Ha sido desarrollado para cumplir con las necesidades
crecientes de las organizaciones mundiales y su importancia est
ms all de toda duda.

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A comienzos de 2004 sostuvo conversaciones con Microsoft
sobre una posible fusin. Las empresas dijeron que las
conversaciones finalizaron sin un acuerdo. Sin embargo, a comienzos
del 2006 fue anunciada una alianza muy importante entre SAP y
Microsoft para integrar las aplicaciones ERP de SAP con las de Office
de Microsoft bajo el nombre de proyecto "Duet".
SAP ha puesto su mirada en el negocio como un todo, as ofrece un
sistema nico que soporta todas las reas en una escala global.
SAP proporciona la oportunidad de sustituir un gran nmero de
sistemas independientes, que se han desarrollado e instalado en
organizaciones ya establecidas, con un solo sistema modular. Cada
mdulo realiza una funcin diferente, pero est diseado para
trabajar con otros mdulos. Est totalmente integrado ofreciendo
real compatibilidad a lo largo de las funciones de una empresa.

SAP es una compaa alemana, pero opera en todo el mundo, con 28

sucursales y afiliadas y 6 compaas asociadas, manteniendo oficinas
en 50 pases y 25 en el sectores industriales, cuenta con ms 35.873
Empleados, Posee ms de 13000.000 de usuarios en el Mundo,
100.700 Implantaciones.

Es un ERP que se encuentra para el Ministerio de Defensa Nacional

la versin ECC 6.0 que entre otras funcionalidades permite su manejo
en mltiples idiomas facilitando su operatividad.

El aplicativo SAP puede ser consultado en tiempo real, es un sistema

de informacin centralizada que brinda control permanente, es
modular e integrado esto facilita la adquisicin de paquetes supliendo
las necesidades individuales, sin presentar traumatismos en el
momento de la integracin.

La sigla SAP, al idioma espaol es Sistemas, Aplicaciones y

Productos en Procesamiento de Datos

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Entorno del sistema SAP
PLM - Product Lifecycle Management, Gestin efectiva de la
produccin y desarrollo de productos y servicios.
CRM- Customer Relationship Management, Servicio al cliente,
empresas centradas en el cliente.
SCM- Supply Chain Management, Control de stocks y gestin de la
cadena de suministro.
SRM- Supplier Relationship Management, Gestin de relaciones con
proveedores.
BI- Business Intelligence Negocios inteligentes.
BSC- Balanced Scorecard Cuadro de mando integral equilibrado
BW- Business Warehouse Negocios, Administracin, gestin de
almacn.
EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN FINANCIERA SIIF
El Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF Nacin es una
herramienta modular automatizada que integra y estandariza el
registro de la gestin financiera pblica, con el fin de propiciar una
mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nacin y de sus
entidades descentralizadas, y de brindar informacin oportuna y
confiable.
El SIIF como sistema centralizado esta soportado en una arquitectura
de software Cliente-Servidor implementado en un servidor ubicado en
el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Los equipos de cmputo
Clientes de los usuarios se encuentran en las entidades y acceden al
SIIF para efectuar sus transacciones utilizan como medios
de comunicacin la Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano
RAVEC y a travs de Internet usando una Red Privada Virtual
(VPNSSL).
La situacin financiera de cualquier organizacin, pblica o privada,
constituye un insumo bsico para los procesos de toma de decisiones
a todos los niveles y, en general, un elemento crtico para evaluar su
gestin en organizaciones pequeas y poco complejas el
conocimiento detallado de este tipo de informacin resulta
relativamente simple: las funciones de gestin estn fuertemente
concentradas y los procedimientos aplicados son sencillos de
monitorear, permitiendo extraer en cada momento los datos que se
consideran relevantes.
En organizaciones complejas, caracterizadas por la especializacin
de las funciones atribuidas a los distintos rganos, divisiones y/o
departamentos, el conocimiento de la situacin financiera, derivada
de la gestin, requiere una estricta disciplina procedimental y la
existencia de claros criterios de general aceptacin, de modo que
cada sujeto que participa en el proceso de gestin global, opere
consistentemente con el resto de la organizacin. Con base en lo
anterior es factible establecer sistemas de informacin capaces de
facilitar datos homogneos, referidos a periodos de tiempo
delimitados.
Elaborado por rea Acadmica ESJIM

Normatividad del SIIF Nacin; Decreto 2789 de 2004, el SIIF Nacin
es un aplicativo modular automatizado que integra la gestin
financiera pblica, con el fin de generar eficiencia en el uso de los
recursos pblicos y de brindar informacin confiable y oportuna. La
Administracin del Sistema est en cabeza del Viceministerio General
de Hacienda. Las entidades que conforman el Presupuesto General
de la Nacin estn obligadas a registra en el SIIF Nacin la gestin
presupuestal, contable y de tesorera. Las entidades que conforman
el Presupuesto General de la Nacin que no estn en lnea
registrarn la informacin mediante archivos planos. La informacin
registrada tiene carcter oficial.
Cul es la relacin SILOG- SAP
Como se mencion en los captulos anteriores, el SILOG como grupo
es el encargado de integrar e implementar bajo una plataforma
tecnolgica los procesos administrativos, logsticos y financieros del
Sector Defensa para el control y administracin de los recursos,
encaminados al apoyo efectivo de las operaciones que adelanta la
Fuerza Pblica.
Se tuvieron infinidad de posibles variables para tomar la decisin
acertada en la adquisicin de un software que cumpliera con las
necesidades en cuanto logstica se refera, entre las que se puede
mencionar est el Good Will de las compaas, investigar las
experiencias vividas en diferentes pases, respaldo en el mundo,
seguridad de la informacin entre otros.
Este estudio tardo aproximadamente un ao, en donde se recibieron
mltiples propuestas de ERP, donde se visitaron diferentes lugares
del pas y reas de operaciones, se analizaron en diferentes comits
tcnicos, financieros, logsticos y administrativos la viabilidad de las
propuestas; posteriormente se logr obtener, una ayuda valiosa en
este gran sueo de integrar y unificar la Fuerza Pblica, esta fue el
apoyo econmico por parte de la Misin Americana, la cual prestaba
asistencia militar a Colombia, pero solo fue posible hasta el ao 2004
en el mes de abril cuando se materializo los esfuerzos realizados por
las Fuerzas Militares durante casi siete (7) aos; para entonces se
haba tomado la decisin de adquirir un ERP llamado SAP R/3, la cual
sobrepasaba positivamente las necesidades planteadas por el
Ministerio de Defensa.

En el plan de negocio del grupo SILOG en representacin del

Ministerio de Defensa Nacional, es el encargado de alinear los
procesos para la implementacin de un sistema, aunque este mtodo
no obedece a una serie de procedimientos al azar, esto es el
resultado de estudios e investigaciones que hacen referencia a las
mejores prcticas del mundo SAP, como punto de partida en la
aplicacin del sistema que cubra una planificacin total del proyecto,
minimizando las posibles falencias o variables en las proyeccin.

Porque el Ministerio de Defensa Nacional adopta el sistema SAP

Desde los inicios de la idea del proyecto en el ao de 1997, las

empresas de venta de software ms importantes del mundo
representadas en Colombia presentaron su propuesta para un
sistema de informacin que permitiera integrar la logstica del ejrcito,
entendiendo las situaciones particulares socioeconmicas y culturales
y geogrficas.

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Como se integran los procesos en la Fuerza Pblica
Teniendo en cuenta que la Ley 42 de 1993 suprimi el control previo
que ejerca la Contralora General de la Repblica, estableciendo
nicamente el control posterior y selectivo, derogando por
consiguiente, la facultad al Contralor General de la Repblica para
dictar normas sobre manejo de bienes de la Nacin, se hizo necesario
por parte del Ministerio de Defensa Nacional, dentro del principio de
autonoma administrativa el establecimiento y manejo de las
operaciones y procedimientos necesarios para el cabal cumplimiento
de la misin.
De igual forma, el artculo 269 de la Constitucin Poltica y la Ley 87
de 1993, consagran como obligacin para las entidades pblicas,
disear y aplicar procedimientos que optimicen el manejo de los
recursos, y fruto de ello, son los manuales y el ERP SAP, que se
constituir en una herramienta fundamental para integrar los procesos
y para la toma de decisiones administrativas.
UNIDAD V. LA LOGSTICA EN LA POLICA NACIONAL
El desarrollo de la misin institucional tiene como punto de apoyo la
gestin administrativa, por cuanto esta orienta y apoya efectivamente
su actividad para adquirir, suministrar, mantener y supervisar el uso
final de los bienes y servicios demandados, por el servicio policial.
As, la Institucin, a travs de la articulacin de los procesos de
administracin de recursos financieros y logstica y abastecimiento
materializa los objetivos institucionales desde donde se impactan los
resultados operativos tanto en el contexto urbano como rural.
Entendida la actividad logstica como el conjunto de acciones y
medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios para
apoyar el cumplimiento de la misionalidad institucional en tiempo,
ubicacin, forma y al menor costo posible, en un marco de
oportunidad y calidad se puede definir la actividad logstica como la
encargada de la distribucin eficiente de los bienes y servicios que
requiere la Institucin para el cumplimiento de sus funciones.
El Manual Logstico de la Polica Nacional es una herramienta
fundamental para el manejo logstico de la Institucin, el cual aclara y
fortalece el hacer del personal que realiza labores administrativas y lo
convierte en herramienta ptima de consulta frente al actuar
administrativo y disposicin normativa rectora sobre el manejo de
bienes.
Finalidad
El Manual Logstico es el resultado de las experiencias sobre el
manejo de los bienes, acatando las disposiciones vigentes sobre la
materia y concordantes con la Constitucin Poltica. Tiene como
propsito impartir lineamientos de orden administrativo y contable, a
fin de mejorar los procesos, salvaguardar y proteger el patrimonio
institucional y generar doctrina con relacin a la administracin y
cuidado de los bienes de la Polica Nacional.
El Manual Logstico se convertir en un instrumento de permanente
consulta y aplicacin por parte de los servidores pblicos de la Polica
Nacional, constituyndose en la disposicin administrativa rectora
sobre el manejo, conservacin y uso de los bienes.
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mbito De Aplicacin
El Manual Logstico ser de aplicacin en las unidades policiales que
estn involucradas en la administracin, conservacin y uso de los
bienes que apoyan la prestacin del servicio de Polica.
Alcance Legal
Son responsables de la aplicacin y observacin del Manual
Logstico, todos los servidores pblicos pertenecientes a la Institucin
que desempeen tareas administrativas en concordancia con la
aplicacin de los procedimientos contemplados en los procesos de
administracin de recursos financieros y Logstica y objetivos institucionales y el ptimo cumplimiento de los planes y
abastecimiento, y de conformidad con lo sealado en la Constitucin.
Marco Conceptual
El Manual Logstico se desarrollar sobre la base de los principios de
eficiencia, oportunidad, cobertura y transparencia de los recursos
disponibles para la Institucin, para asegurar el alcance de los
objetivos estratgicos y la utilizacin ptima de los recursos en favor
del servicio policial.
UNIDAD Vl.
BALANCE SCORECARD
Las compaas que en la actualidad pretendan colocarse en el grupo
de empresas altamente competitivas, con prcticas administrativas y
operativas eficaces y eficientes requieren tener un sistema de
medicin, monitoreo y evaluacin de su gestin que le brinde a toda
la organizacin la informacin apropiada para tomar las mejores y
ms oportunas decisiones en busca del logro de la visin, misin y
programas.
Una de las ms avanzadas herramientas administrativas disponibles
en la actualidad para esto es el Balanced Scorecard.
Segn Robert Kaplan y David Norton, el BSC es la representacin en
una estructura coherente, de la estrategia del negocio a travs de
objetivos claramente encadenados entre s, medidos con los
indicadores de desempeo, sujetos al logro de unos compromisos
(metas) determinados y respaldados por un conjunto de iniciativas o
proyectos. Un buen Balanced Scocerard debe contar la historia de
sus estrategias, es decir, debe reflejar la estrategia del negocio.
Con ello se quiere destacar que el BSC es ms que una lista de
indicadores de cualquier ndole.
Componentes bsicos de un BSC (Kaplan y Norton):
Cadena de Relaciones de Causa Efecto: Que expresen el
conjunto de hiptesis de la estrategia a travs de objetivos
estratgicos y su logro mediante indicadores de desempeo.
Enlace a los Resultados Financieros: Los objetivos del negocio
y sus respectivos indicadores, deben reflejar la composicin
sistmica de la estrategia, a travs de cuatro perspectivas:
Financiera, Clientes, Procesos Internos, y Aprendizaje y
Crecimiento. Los resultados deben traducirse finalmente en logros
financieros que conlleven a la maximizacin del valor creado por el
negocio para sus accionistas.
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 Balance de Indicadores de Resultados e Indicadores
Guas: Fuera de los indicadores que reflejan el desempeo final
del negocio, se requiere un conjunto de indicadores que muestren
las cosas que se necesita hacer bien para cumplir con el objetivo.
Estos miden el progreso de las acciones que acercan o que
propician el logro del objetivo. El propsito es canalizar acciones y
esfuerzos orientados hacia la estrategia del negocio.
Mediciones que Generen e Impulsen el Cambio: La medicin
motiva determinados comportamientos, asociados tanto al logro
como a la comunicacin de los resultados organizacionales, de
equipo e individuales. De all que un componente fundamental es
el de definir indicadores que generen los comportamientos
esperados, particularmente aquellos que orienten a la organizacin
a la adaptabilidad ante un entorno en permanente y acelerado
cambio.
Alineacin de Iniciativas o Proyectos con la Estrategia a
travs de los Objetivos Estratgicos: Cada proyecto que exista
en la empresa debe relacionarse directamente con el
apalancamiento de los logros esperados para los diversos
objetivos expresado a travs de sus indicadores.
Consenso del Equipo Directivo de la Empresa u
Organizacin: El BSC, es el resultado del dilogo entre los
miembros del equipo directivo, para lograr reflejar la estrategia del
negocio, y de un acuerdo sobre como medir y respaldar lo que es
importante para el logro de dicha estrategia.
Implantacin del BSC: (Kaplan y Norton). Modelo de las 4 fases:
Fase 1: Concepto Estratgico: Incluye misin, visin, desafos,
oportunidades, orientacin estratgica, cadena del valor, plan del
proyecto.
Fase 2: Objetivos, Vectores y Medidas Estratgicas: Incluye objetivos
estratgicos, modelo causa-efecto preliminar, indicadores
estratgicos, vectores estratgicos y palancas de valor.
Fase 3: Vectores, Metas e Iniciativas: Incluye objetivos estratgicos
detallados, modelo causa-efecto con vectores y palancas, indicadores
estratgicos, metas por indicador, iniciativas estratgicas.
Fase 4: Comunicacin, Implantacin y Sistematizacin: Incluye
divulgacin, automatizacin, agenda gerencial con BSC, planes de
accin para detalles, plan de alineacin de iniciativas y objetivos
estratgicos, plan de despliegue a toda la empresa.
El Balanced Scorecard en Perspectiva:
Perspectiva Estratgica:
El BSC parte de la visin y estrategias de la empresa. Luego se
determinan los objetivos financieros requeridos para alcanzar la
visin, y estos a su vez sern el resultado de los mecanismos y
estrategias que rijan nuestros resultados con los clientes. Los
procesos internos se planifican para satisfacer los requerimientos
financieros y los de clientes, es un instrumento para expresar la
estrategia.
Perspectiva del Accionista:
Respondiendo a las expectativas del accionista. La perspectiva
financiera tiene como objetivo el responder a las expectativas de los
accionistas. Se centra en la creacin de valor para el accionista. Esto
requerir definir objetivos e indicadores que permitan responder a las
expectativas del accionista en cuanto a los parmetros financieros de:
Crecimiento, Beneficios, Retorno de Capital, Uso del Capital. La
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arquitectura tpica de la perspectiva financiera incluye objetivos Perspectiva de Aprendizaje Organizacional:
estratgicos como Maximizar el Valor Agregado, Incrementar los
Ingresos y diversificar las fuentes, Mejorar la Eficiencia de las Se refiere a los objetivos e indicadores que sirven como plataforma o
Operaciones y Mejorar el Uso del Capital. motor del desempeo futuro de la empresa, y reflejan su capacidad
para adaptarse a nuevas realidades, cambiar y mejorar.
Perspectiva de Clientes: Estas capacidades estn fundamentadas en las competencias
medulares del negocio, que incluyen las competencias de su gente, el
En esta perspectiva se responde a las expectativas de los Clientes. uso de la tecnologa como impulsor de valor, la disponibilidad de
Del logro de los objetivos que se plantean en esta perspectiva informacin estratgica que asegure la oportuna toma de decisiones y
depender en gran medida la generacin de ingresos, y por ende la la creacin de un clima cultural propio para afianzar las acciones
generacin de valor ya reflejada en la Perspectiva Financiera. transformadoras del negocio..
Esta propuesta de valor cubre bsicamente, el espectro de La consideracin de esta perspectiva dentro del BSC, refuerza la
expectativas compuesto por: calidad, precio, relaciones, imagen que importancia de invertir para crear valor futuro, y no solamente en las
reflejen en su conjunto la transferencia al cliente. Los indicadores reas tradicionales de desarrollo de nuevas instalaciones o nuevos
tpicos de este segmento incluyen: Satisfaccin de Clientes equipos, que sin duda son importantes, pero que hoy en da, por s
Desviaciones en Acuerdos de Servicio, Reclamos resueltos del total solas, no dan respuesta a las nuevas realidades de los negocios.
de reclamos, Incorporacin y retencin de clientes, Mercado. Algunos indicadores tpicos de esta perspectiva incluyen: Brecha de
Competencias Clave (personal), Desarrollo de Competencias clave,
Perspectiva de Procesos Internos: Retencin de personal clave, Captura y Aplicacin de Tecnologas y
Valor Generado, Ciclo de Toma de Decisiones Clave, Disponibilidad y
En esta perspectiva, se identifican los objetivos e indicadores Uso de Informacin Estratgica, Progreso en Sistemas de
estratgicos asociados a los procesos clave de la organizacin o Informacin Estratgica, Satisfaccin del Personal, Clima
empresa, de cuyo xito depende la satisfaccin de las expectativas Organizacional
de clientes y accionistas.
Usualmente, esta perspectiva se desarrolla luego que se han definido
los objetivos e indicadores de las perspectivas Financiera y de
Clientes .Es recomendable que, como punto de partida del despliegue
de esta perspectiva, se desarrolle la cadena de valor o modelo del
negocio asociado a la organizacin o empresa.
Luego se establecern los objetivos, indicadores, palancas de valor e
iniciativas relacionados.
Los indicadores de esta perspectiva deben manifestar la naturaleza
misma de los procesos propios de la empresa u organizacin.
Algunos indicadores de carcter genrico asociados a procesos:
Tiempo de Ciclo del Proceso (cycle time), Costo Unitario por
Actividad, Niveles de Produccin, Costos de Falla, Costos de Trabajo,
Desperdicio (Costos de Calidad), Beneficios Derivados del
Mejoramiento Continuo, /Reingeniera, Eficiencia en Uso de los
Activos.

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UNIDAD VII. ADMINISTRACION DE RECURSOS LOGISTICOS EN
LA POLICIA NACIONAL.
MANEJO DE BIENES
El manejo de los bienes de propiedad, planta y equipo estn bajo la
responsabilidad de los entes pblicos, a travs de los funcionarios, los
cuales han de ser claros, precisos y metdicos ante los mecanismos
de clasificacin, valoracin, identificacin, registro, orden, control y
conservacin que se adoptan en forma permanente. Bajo este criterio
se podr medir el grado de organizacin, calidad de la gestin,
eficiencia, eficacia, economa y celeridad en el desarrollo de su
actividad, adems de conseguir la confiabilidad y utilidad de la
informacin contable. Finalmente, facilitar el control fiscal
administrativo y la evaluacin del cumplimiento para la toma de
decisiones. Las instrucciones para el manejo administrativo y contable
de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Polica Nacional, se
describen a continuacin:
1. Concepto de bien. Se define como todo artculo inventariable o
activo de cualquier clase incluyendo el efectivo, activos fijos,
materiales y artculos en proceso de produccin. Para efectos el
Manual Logstico de la Polica Nacional Resolucin No. 4935 del 12
diciembre 2013, se consideran como tales nicamente los elementos
en depsito, los bienes que componen el grupo de propiedad, planta y
equipo de la Institucin, intangibles y los recibidos para la
administracin uso y explotacin excluyendo el dinero, ttulos valores
y similares; estos se manejan y controlan de acuerdo con su
naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas
establecidas en el Plan General de Contabilidad Pblica.
2. Finalidad de los bienes. Los bienes muebles e inmuebles de
propiedad de la Polica Nacional tienen como finalidad apoyar
logsticamente el desarrollo de las actividades encaminadas al
cumplimiento de la misionalidad Institucional.
3 Clasificacin de los bienes. De acuerdo con sus caractersticas, se
catalogan en bienes inmuebles, aquellos que no se pueden mover de
un lado a otro sin su destruccin o deterioro y los elementos que, por
su uso, destino o aplicacin, forman parte del inmueble y no pueden
trasladarse sin menoscabo de este, ejemplo: edificios, tuberas, lotes,
cableados, los CAD, centros de cmputo, entre otros. Y bienes
muebles, son los que pueden trasladarse fcilmente de un lugar a
otro, sea movindose ellos mismos como los animales manteniendo
su integridad, sea que solo se muevan por una fuerza externa, como
las cosas innanimadas; estos a su vez se clasifican en:
3.1 Elementos de consumo. Son todos aquellos bienes no
retornables, que por su utilizacin en el desarrollo de las actividades
que realiza la entidad, tienen desgaste parcial o total, o porque al
ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen
como unidad o materia independiente y entran a formar parte
integrante o constitutiva de otros . No son objeto de depreciacin,
provisiones y amortizacin.
3.1.1 Insumos. Son los que se extinguen con el primer uso que se
hace de ellos o que una vez utilizados se deben desechar. Se
encuentran identificados en el Catlogo General de Cuentas del Plan
General de Contabilidad Pblica.
3.1.2 Repuestos y accesorios. Son los que al ponerlos, agregarlos o
aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia
independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de
otros. Se encuentran identificados en el Catlogo General de Cuentas
del Plan General de Contabilidad Pblica.
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3.1.3 Reparables. Son todos los componentes de equipos areos o
martimos, que han cumplido su ciclo de vida o que se daan por el
uso, y cuya orden tcnica acepta reparacin. Para lo anterior se
deber ejercer un control en el sistema de informacin adoptado por
el sector defensa para la administracin de los recursos disponibles
en el desarrollo de su gestin SILOG.
3.1.4 Intangibles. Son todos aquellos bienes que no tienen forma
fsica (derechos, licencias, software, patentes, entre otros), pero que
tienen un valor econmico a causa de los derechos o privilegios que
confieren a la Polica Nacional. Los intangibles deben registrarse por
el costo histrico, entendindose como tal, el costo de adquisicin o el
valor de las erogaciones atribuibles a su formacin o desarrollo y
amortizarse como lo establece el Rgimen de Contabilidad Pblica.
Se encuentran identificados en el Catlogo General de Cuentas del
Plan General de Contabilidad Pblica.
3.2 Elementos devolutivos. Son los bienes y equipos que por su
naturaleza no se extinguen con el uso y perecen por deterioro,
obsolescencia, nmero de horas de uso, trmino de su vida til, o por
razn de su naturaleza; cabe resaltar que estos bienes deben ser
devueltos por los funcionarios a quienes la administracin se los
entreg para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas.
3.2.1 En bodega. Representa el valor de los bienes muebles,
adquiridos a cualquier ttulo, que tienen las caractersticas de
permanencia y cuya finalidad es que sean utilizados en el futuro, en
desarrollo de la funcin administrativa o en cumplimiento de la misin.
Es el conjunto de bienes nuevos tanto devolutivos como de consumo,
en los almacenes de la unidad. Identificados en el catlogo general de
cuentas del plan general de contabilidad pblica; si el saldo de los
bienes en bodega es significativo, debe indicar al contador de la
unidad, el motivo (ingreso de remesas, cumplimiento a planes de
distribucin), en caso de no cumplir con la distribucin de los bienes,
dar a conocer las razones a fin de ser reflejados en las notas a la
informacin contable.
3.2.2 En servicio. Representa el valor de los bienes muebles de
propiedad de las unidades policiales, adquiridas a cualquier ttulo,
para el desarrollo de su cometido estatal y se encuentran prestando
servicio en las diferentes dependencias, asumiendo los jefes la
responsabilidad de los mismos.
La depreciacin de los bienes devolutivos se realiza por el mtodo de
lnea recta y los aos de vida til. Se toma la normatividad vigente,
expedida por la Contadura General de la Nacin; as mismo, su
reconocimiento y revelacin contable estar determinada por la
norma anual expedida por este rgano rector, la cual establece las
cuantas para llevarlos directamente al gasto y/o para realizar la
depreciacin dentro del mismo periodo en el cual fueron adquiridos o
segn su vida til. Se encuentran identificados en el Catlogo General
de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pblica.
3.2.3 Plizas de seguros. Todos los bienes de la Polica Nacional
deben estar asegurados, de conformidad con las disposiciones
legales vigentes; as mismo, los empleados de manejo deben tener
plizas de seguros.
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HERRAMIENTAS INFORMTICAS : Se establece la obligatoriedad
del uso de la herramienta informtica SAP, sistema de informacin
adoptado por el sector defensa para la administracin de los recursos
disponibles en el desarrollo de su gestin, as mismo sistemas
informticos como son SIGEA, SIFAC, SIBIN, SIASE, SINVE, SINCO
Y SISAP, utilizados para el registro de todos los movimientos de los
bienes, clasificacin, manejo de inventarios de la Polica Nacional, al
igual servirn de base para la aplicacin de los mecanismos de
control y seguimientos estipulados en el Manual Logstico de la
Polica Nacional Resolucin No. 4935 del 12 diciembre 2013.
Si en el mbito institucional surge una necesidad de informacin,
previamente se debe explorar si dicha necesidad es suplida por el
sistema de informacin adoptado por el sector defensa para la
administracin de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestin antes de la implementacin de una nueva herramienta, en
busca de optimizar los recursos y cumplir con los principios de
oportunidad, celeridad e integralidad entre otros.
OBLIGATORIEDAD DE MANTENER INVENTARIOS
VALORIZADOS DE LOS BIENES EN USO, CUSTODIA O
ADMINISTRACIN :Las dependencias de la Polica Nacional y los
servidores que tengan, usen, custodien o administren bienes muebles
o inmuebles de propiedad de la entidad, deben mantener el inventario
valorizado de ellos, cindose a las disposiciones, normas tcnicas,
ndices, codificacin y reglamentacin establecida en el Manual
Logstico de la Polica Nacional Resolucin No. 4935 del 12 diciembre
2013, adems en las providencias complementarias que, sobre la
materia, dicte la entidad.
CONTROL DEL KRDEX: Por cada elemento se debe elaborar un
registro que contenga la historia del mismo, desde su ingreso,
permanencia en servicio y salida definitiva. Este puede ser manual o
sistematizado y debe indicar como mnimo: procedencia, fecha de
ingreso, descripcin del elemento, cantidades, entradas, salidas y
saldo.
BIENES QUE DEBEN FIGURAR EN LOS INVENTARIOS: Los
bienes en los almacenes de las unidades policiales deben
encontrarse ubicados y clasificados en nuevos, reintegrados
inservibles o reintegrados en buen estado; as mismo, los inventarios
deben estar clasificados teniendo en cuenta los sitios de
almacenamiento o de ubicacin fsica que se relacionan a
continuacin:
1 Bodega
1.1 Principal de almacn. En esta bodega se encuentran los bienes
muebles de consumo y devolutivos nuevos, adquiridos a
cualquier ttulo, de utilizacin futura en desarrollo del cometido
estatal.
1.2 Bienes reintegrados en buen estado. Se registran los bienes
devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron
reintegrados o devueltos al almacn para su guarda o custodia.
La caracterstica principal de estos bienes es que se encuentran
en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al
servicio. Cabe resaltar que estos bienes, una vez ingresados a la
bodega, no podrn permanecer en ella por ms de (30) das,
excepto el stock estratgico para armamento. Se deben adelantar
gestiones administrativas para determinar, en forma oportuna, la
destinacin de los bienes. Cabe resaltar que cuando el bien es
reintegrado al almacn debe suspenderse la depreciacin hasta
cuando empiece a usarse nuevamente, remitirse al Manual de
Lineamientos Contables para la Polica Nacional.
En los eventos en que los suministros mdicos que tiene a cargo la
Direccin de Sanidad su rotacin ser de 90 das para su distribucin
y entrega teniendo en cuenta el sistema de costeo.
Teniendo en cuenta que por caractersticas o circunstancias
especiales el parque automotor que se encuentre pendiente por
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asignacin de placa de identificacin para su movilizacin, se
trasladar a propiedad planta y equipo no explotado mientras se
protocoliza o se realiza la entrega formal de la identificacin por parte
de la entidad correspondiente, observando para ello los plazos o
tiempos establecidos del elemento en citada cuenta.
naturaleza, el funcionario responsable llevar archivo fsico,
organizado alfabticamente, e informar y documentar al
almacenista, quien verificar los elementos recibidos, a fin de llevar el
control de los mismos.

1.3 Bienes muebles en mantenimiento. Representa los bienes

muebles que requieren mantenimiento preventivo o correctivo,
con el fin de recuperar y conservar la capacidad normal de
produccin y utilizacin del bien. Cuando el bien es retirado
temporalmente del servicio, por mantenimiento, debe
suspenderse la depreciacin hasta cuando empiece a usarse
nuevamente.

1.4 Bienes reintegrados inservibles. Se registran los bienes

devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron
reintegrados o devueltos al almacn por encontrarse en mal
estado o no se pueden colocar nuevamente al servicio por figurar
mediante peritaje tcnico como obsoletos, inservibles e
innecesarios al ente pblico. Cabe resaltar que estos bienes, una
vez ingresados a la bodega, no podrn permanecer en ella por
ms de (90) das o de acuerdo con lo establecido en la
normatividad ambiental vigente, se deben adelantar gestiones
administrativas y dar aplicacin al procedimiento de baja de
bienes inservibles.
2 Servicio
2.1 Bienes devolutivos en servicio en las dependencias. Se
registran los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios
o contratistas, prestando una funcin o cometido estatal para el cual
fueron adquiridos o recibidos en donacin. El informe de existencias
fsicas en servicio se debe disponer de tres formas:
- Por funcionario responsable
- Por dependencias (centro de costos o ubicacin)
- Por cuenta contable -
2.2 Bienes recibidos en comodato. Representa los bienes recibidos
en prstamo sin contraprestacin por parte de una entidad de
naturaleza pblica o privada, para su uso o administracin, mediante
contrato suscrito entre las partes. En el caso que haya bienes de esta
Bienes inmuebles. Las unidades policiales que tengan a su cargo el
cuidado, custodia o administracin de bienes inmuebles en propiedad
y/o ocupados por la Institucin, debern a travs del jefe del Grupo de
Bienes Races o quien haga sus veces elaborar un inventario de
estos bienes, precisando con exactitud las caractersticas fsicas,
jurdicas, econmicas y fiscales, as como los pormenores de su
titulacin (compra, cesin, donacin, adjudicacin, destinacin
definitiva y sentencia) u ocupacin (comodato o destinacin
provisional). El seor Director de la Polica Nacional es la nica
persona con competencia para celebrar convenios y comodatos de
bienes inmuebles.
3 Presentacin de inventarios
3.1 General. Los almacenistas realizaran la toma fsica del total de
inventarios, con corte 31 de diciembre de cada vigencia, de los
elementos en bodega y en servicio que se encuentren bajo su
responsabilidad y custodia. Para efecto de su presentacin a los
entes de control internos y externos, estos debern reposar en
forma impresa en los archivos de cada unidad, as mismo deber

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 ser anexado en medio magntico y con la certificacin del mismo
en la cuenta fiscal del cierre de cada vigencia, enviada a la
Jefatura de Contadura General. No obstante, se dispondrn de
verificaciones o revistas peridicas total o parcializadas a fin de
cumplir con las polticas de control interno contable de la unidad
como criterio de verificacin y comprobacin sistemtica y fsica
de los mismos, soportndose en los listados actualizados que
contenga el sistema de informacin adoptado por el sector
defensa para la administracin de los recursos disponibles en el
desarrollo de su gestin SAP ECC6.0, y/o dems aplicativos
implementados en la Polica Nacional.
4 Responsables por prdida o dao de los bienes. Las personas
que tengan asignados bienes muebles o inmuebles de propiedad
de la Institucin o en calidad de comodato, para su utilizacin,
administracin o custodia, son responsables de la prdida o dao
que sufran por causas diferentes al uso o desgaste natural, salvo
las ocasionadas por situaciones de desastre natural, fuerza
mayor o caso fortuito.
5 Obligatoriedad de hacer entrega de inventarios individuales
de los bienes. El ente administrativo har entrega a los
empleados, trabajadores de cualquier categora o contratistas, de
los bienes que a cada uno confen para su uso, servicio,
administracin o custodia, o que les suministren para el desarrollo
de su trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben
firmar en original y copia que conservar cada uno y mediante
actas de entrega de bienes que constituyan verdaderos soportes
para la ejecucin de la reclamacin, las cuales debern contener,
entre otros:
- Identificacin completa de los bienes
- El valor en libros
- La persona que est a cargo de los mismos
- Clusula de responsabilidad en caso de prdida o extravo distinto a
causas naturales.
CONTROL DE LOS BIENES: El control de los bienes es el registro
ordenado, completo, detallado y valorizado de toda clase de
elementos (inventarios generales y parciales de las unidades) que
integran el patrimonio de la Polica Nacional. Estos inventarios deben
ser administrados por los almacenistas, con el objetivo de que las
existencias fsicas concuerden con las cantidades y descripciones
registradas en el sistema de informacin adoptado por el sector
defensa para la administracin de los recursos disponibles en el
desarrollo de su gestin, SILOG y/o dems aplicativos
implementados en la Polica Nacional.
1 Objetivos del control de bienes
- Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la Institucin.
- Identificar claramente los bienes para los diferentes procesos de
adquisicin, almacenamiento, administracin y entrega.
- Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente
cuando seala que la adquisicin de bienes que necesitan los
rganos que hacen parte del presupuesto general de la Nacin, para
su funcionamiento y organizacin, requieren de un Plan de Compras.
- Permitir la elaboracin del plan de compras de acuerdo con las
necesidades reales de la unidad, teniendo en cuenta los datos
histricos de las compras realizadas y consumos efectivos.
- Tomar decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo con las
necesidades de la Institucin.
- Cumplir las normas administrativas y fiscales vigentes, sobre el
manejo de bienes.
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2 Unidad funcional. Para ejercer un mejor control de los bienes en
las unidades policiales, de acuerdo con sus necesidades, complejidad
y volumen de operaciones, se deber crear la unidad funcional
(almacn), teniendo en cuenta la siguiente organizacin
administrativa:
- Almacenista
- Auxiliar(s) de Almacn
No obstante lo anterior, las unidades policiales que por su
complejidad y volumen de operaciones, que as lo requieran, pueden
crear los siguientes cargos en concordancia con el manual de
funciones as:
- Coordinador de inventarios
- Responsables de los bienes races
- Armero
3 Puntos de control
- Aplicar los puntos de control definidos en la caracterizacin del
proceso de Logstica y Abastecimientos, sus despliegues en segundo
nivel y los contenidos en sus procedimientos, dejando los registros
necesarios que evidencien su aplicacin.
- Conservacin y seguridad del material que se encuentre en
depsito.
- Los bienes que entrega el proveedor, deben ajustarse a la cantidad,
calidad, marca, unidad de medida, importe y fechas de vencimiento
no sean inferiores con las necesidades de consumo de la unidad,
como lo estipule el contrato, para lo cual debe haber recibido con
anterioridad la copia del contrato, constatando el estado fsico, sin
perjuicio de la recepcin de materiales por parte del personal idneo
para cada rea.
- Los bienes recibidos por traslado, deben corresponder con la salida
de almacn y soporte de quien entrega.
- Contar con una base de datos de los contratos en comodato de los
bienes muebles e inmuebles, con su soporte documental.
- Los bienes en el almacn deben estar organizados y clasificados de
tal forma que permita y facilite su movilizacin. La ubicacin fsica
debe coincidir con lo especificado en el sistema de informacin.
- Las instalaciones del almacn deben ceirse a las normas tcnicas
de almacenaje, demarcaciones, equipos de seguridad y normas de
seguridad industrial, norma de bioseguridad y medio ambiente,
concordantes con la normatividad vigente para el mantenimiento
semestral de los equipos de seguridad.
- Las novedades referentes a prdidas, faltantes, sobrantes, hurto o
dao, deben reportarse al jefe inmediato.
- Los bienes en buen estado, que han sido reintegrados al almacn,
deben ser debidamente reubicados dentro de los 30 das siguientes,
para ejercer el control administrativo pertinente.
- Se debe llevar el archivo de correspondencia y documentos soporte
del movimiento de la dependencia, en concordancia con las normas
de gestin documental.
- Las entregas y cambios de elementos deben realizarse de acuerdo
con la normatividad establecida.
- Los documentos generados en el proceso de entrada y salida de
bienes, que soportan el movimiento de bienes, deben estar
debidamente firmados.
- Por medio del sistema se reflejan los respectivos movimientos
generados por los almacenes el cual debe ser reportado a
contabilidad, de acuerdo con los formatos establecidos.
- Para control de los elementos y medicamentos veterinarios, en las
unidades de Carabineros y Guas Caninos, ser el Grupo Remonta y
Veterinaria el encargado de estandarizar el sistema a emplear,
debiendo permanecer actualizado en tiempo real.
Elaborado por rea Acadmica ESJIM
- Los bienes en bodega deben ser verificados mensualmente, - No se podr variar el destinatario en la salida de almacn, ni
efectuando pruebas selectivas, de cuyo resultado se dejar cambiar o reemplazar bienes por otros, aunque sean similares o
constancia por medio de un acta. tengan el mismo valor.

- Los inventarios asignados a la cuenta del almacn debern ser

sistematizados, depurados y codificados en concordancia con el
sistema de informacin adoptado por el sector defensa para la
administracin de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestin SAP ECC6.0 y/o dems aplicativos implementados en la
Polica Nacional.

- El control y seguimiento de los bienes enviados se realizar hasta la

recepcin por parte de la unidad de destino.

- Los bienes registrados en la cuenta contable 1637 Propiedades,

planta y equipo no explotados debern ser verificados
permanentemente, con el fin de dar de baja los que se consideren
inservibles.

- Los bienes muebles en servicio y en bodega, que se encuentren en

estado de obsolescencia, inservibles, reparacin antieconmica y
aquellos que generen riesgos para los usuarios dao o deterioro
debern ser propuestos para realizar el procedimiento de baja.

- No se podrn entregar bienes mediante autorizaciones verbales o

vales provisionales, aun cuando estos se cambien posteriormente por
la salida de almacn (exceptuando casos de siniestros o conmocin
interior). Igualmente, no se podr exigir la firma de la salida del
almacn por parte del destinatario, mientras este no reciba los bienes,
como tampoco se podr solicitar la expedicin de constancias por
excedentes o saldos pendientes de entrega.

Elaborado por rea Acadmica ESJIM