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Guia Practica de Manejo de Reuniones Efectivas v2011 PDF
Guia Practica de Manejo de Reuniones Efectivas v2011 PDF
Tipos de Reuniones
Tipo de
Descripcin
Reunin
Evaluar resultados y formular y/o discutir planes estratgicos, operativos, o Compromisos de
Planificacin
Desempeo. Requieren de tiempo para la reflexin, anlisis de informacin y generacin y discusin
y Evaluacin
de ideas.
Monitorear planes y actividades semanales / mensuales / diarias, compartir datos, resolver.
Control de
Centrarse en la revisin y control de la Carta Gantt. Debern tener una frecuencia peridica
gestin
establecida y conocida por todos.
Dar a conocer una informacin o decisin. Desmentir un rumor. Anunciar un cambio. Dar
Informacin
instrucciones a un equipo. Adoptar un procedimiento. Informar un plan o proyecto.
Analizar o resolver un asunto. Acordar una o ms responsabilidades. Fijar, modificar o negociar
Participacin plazos, cargas de trabajo. Tomar decisiones. Fijar o modificar estndares. Establecer objetivos.
o Negociacin Evaluar resultados. Analizar un tema de inters comn y llegar a conclusiones aceptadas por todos.
Intercambiar puntos de vista. Llegar a acuerdos y tomar decisiones.
Diagnosticar un problema. Recoger informacin. Conocer reacciones ante un cambio. Generar
Consultiva sugerencias y alternativas de solucin. Recabar posiciones ante un conflicto. Analizar opciones.
Principales Etapas de una Reunin
Quien ejerza el rol de conductor de la reunin, deber asegurar que las indicaciones para cada etapa de
la reunin se cumpla.
I. ANTES DE LA REUNIN
Analizar:
Propsito: Tener una razn que justifique la realizacin de una reunin: motivo, recursos y tiempo
invertido.
Tener la informacin
100% clara para
enfrentarse a la
reunin con su equipo.
Considerar recesos si la
reunin dura ms de 2
horas.
3.1 Participantes:
Identificar a los asistentes necesarios.
a) Apoyo Administrativo: resuelve aspectos prcticos para el xito de la reunin, tales como
asegurar la participacin de los convocados, disponibilidad de lugar y materiales a utilizar.
b) Registro de Acta y Control de Avance: lleva registro de los temas tratados, las decisiones y
compromisos. Segn el tipo de reunin, este rol ayudar a que los asistentes tengan una
idea clara del reporte que debern hacer en la prxima reunin.
d) Moderador: en algunos casos, cuando los equipos estn en una etapa de madurez, el lder
podr incluso asignar un rol de moderador a otra persona, ya sea porque quiere tener la
oportunidad de observar y escuchar en perspectiva a su equipo, o porque quiere preparar a
los participantes en la conduccin de reuniones, etc.
3.3 Agenda:
Revisar las Actas previas, si se trata de una reunin de continuidad.
2.2. Registro de acta:
Preparar tabla de reunin. Incluir:
Objetivo
La persona asignada o propsito
para tomar de la reunin.
acta deber registrar los temas relevantes y los compromisos,
de tal forma depoder
Hora de inicio
realizar y trmino.
el control de avnces de los temas relevantes y los responsables de
Temas
estos. es importante que anotratar
sea ely orden de prioridad
conductor de la misma.
Tiempo asignado a cada uno de los temas.
Responsable por tema.
Se deber registrar:
Puntos tratados
los
Organizar temas por
Acuerdos grupo genrico (asuntos similares a
adoptados
seResponsabilidades
fin de que traten de forma consecutiva).
asignadas
Plazos establecidos.
Considerar tiempo para generar ideas, debatir, tomar decisiones o lograr consensos, cerrar el
debate.
Se sugiere iniciar con un tema que unifique e integre al grupo, despus incorporar los asuntos ms
difciles y delicados, los que provocan discusin, diferencias, etc.; y finalizar con otro tema que los
integre.
3.4 Citaciones:
Evitar fijar las reuniones en horarios inconvenientes (lunes a primera hora, viernes por la tarde o
cualquier otro da muy avanzada la tarde, etc.)
Convocar a los asistentes con anticipacin. Indicar lugar, fecha, hora de inicio y trmino.
Solicitar a los participantes que asistan con papel, lpiz y su propia agenda para definir tiempos y
compromisos.
1 Inicio
1.1 Puntualidad:
Iniciar puntualmente la reunin.
1.2 Ambientacin:
Agradecer la puntualidad de los asistentes.
Conversar informalmente con los participantes para
distender el ambiente en un momento inicial.
Evitar la introduccin de algn tema que, aunque vinculado con la agenda de trabajo,
no interesa esencialmente a los fines de la reunin.
Recapitulacin:
Efectuar cierre formal mediante resumen de acta o minuta.
Efectuar, o solicitar a algn participante, resumen de los acuerdos, pasos a seguir, fecha tentativa
de prxima reunin, y monitoreo de los acuerdos pactados.
Recoger opinin de los miembros: cmo fue el trabajo en equipo, cmo se sintieron los
participantes durante la reunin.
Entregar reconocimiento por los avances que estas reuniones han permitido.
2 Evaluacin de la reunin
Esta actividad ser realizada por quien convoca y/o dirige la reunin. Su propsito es evaluar la
eficiencia y eficacia de la reunin en relacin al objetivo que la origin, a travs de los siguientes
mbitos:
Aspectos Formales:
Evaluar si se cumplieron los objetivos de la reunin y en qu porcentaje.
Esta etapa, si bien no es parte de la reunin, resulta clave para que se concreten los compromisos
cuando stos se han acordado.
1. Calendarizar los hitos a monitorear. Asegurar que se realice (por parte de usted o por una
persona que se designe) una programacin de los compromisos contrados, identificando
responsables y fechas de cumplimiento.