Manual Basico de Compras Estatales. ANAHI SOSA 1993 URUGUAY

SECRETARA DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
PROGRAMA NACIONAL DE DESBUROCRATIZACIN
MANUAL BASICO DE
COMPRAS ESTATALES
ANAHI SOSA
Febrero de 1993
PRO.NA.DE.
Queda permitida su reproduccin,

citando la fuente, a todo
interesado en que la informacin y
la capacitacin llegue a mucha ms
gente, de acuerdo con el espritu
del art. 14 del Decreto 500/991
(es de inters pblico, para el
mejor cumplimiento de los
servicios, el intercambio
permanente y directo de datos e
informacin), que busca eliminar
los feudos donde la informacin se
convierte en fuente ilegtima de
poder en las organizaciones.
Trabajemos menos y mejor

PRLOGO
Tanto en la actividad pblica como en la privada la funcin de compras est

subvaluada, sin valorarse adecuadamente el aporte que ella hace para los resultados de
la organizacin.
En una empresa privada las compras pueden significar un 40% del precio de venta de
sus productos y el margen de utilidad puede ser un 10%. Se hacen grandes esfuerzos de
venta para repetir muchas veces ese 10% incrementando ventas y no se hacen
esfuerzos similares para disminuir ese 40% en las compras totales. Probablemente la
gente de ventas sabe promover su funcin ms que la gente de compras.
En el sector pblico la cosa no es muy diferente.
Las demoras en el trmite de la licitacin de la carne en 1989 le originaron prdidas al

Estado por U$S 589.000, ya que nadie tena claramente asignada la tarea de optimizar
ese contrato de U$S 12.000.000.
Muchos recursos se pierden anualmente como consecuencia de no comprar bien.
Millones de dlares que no son del Estado. Que salen del bolsillo de la gente a travs
de los impuestos y las tarifas. Cincuenta dlares por mes y por hogar se destinan a que
los gerentes de compras efecten su tarea. Que debe ser hecha lo mejor posible. Porque
es dinero de nuestros vecinos. Porque el Uruguay no puede darse el lujo de la
ineficiencia. Porque el ltimo peso mal gastado es el primer peso no gastado en ayudar a
los sectores ms dbiles de la sociedad.
Pero en muchos organismos se est comprando cada vez mejor. Pues hay muchos
buenos gerentes de COMPRAS en el sector pblico. Estn Carlos y Gladys y Alejandra y
Graciela y Sergio y Mnica y Hugo y Rebeca y Tabar. Y tantos ms.
Y est Anah. La autora de este Manual. Donde ha volcado su amplia experiencia, su

fructfera actuacin en el Servicio de Intendencia del Ejrcito que dirige el Cnel. Villar,
Servicio que ha dado reiterados ejemplos de eficiencia en la compra estatal.
Y para compartir con todos los dems agentes de compra sus conocimientos hemos
editado este Manual.
El que est a disposicin de todos los organismos, en su versin impresa y en sus

versiones en procesador de texto (WORDSTAR Y WORD PERFECT) que permiten
adaptarlo a la medida de cada organismo.
Porque la DESBUROCRATIZACION, ES TAREA DE TODOS.
Cr. Alberto Sayagus

Director
INDICE
Prlogo
I. Introduccin
II. Indicaciones para el uso de este Manual
1. Normativa
2. Referencias
3. Vigencia de los montos
4. Esquema utilizado para el desarrollo del proceso
5. Computo de los plazos
6. Recomendacin general
III.Aspectos previos al inicio de los procedimientos de adquisicin
IV. Etapas de un procedimiento genrico de compras
0. Decisin de compra
1. Imputacin provisoria del rubro
2. Pliegos de condiciones
3. Invitaciones y publicaciones
4. Apertura de ofertas y garantas de mantenimiento
5. Precalificacin a efectos de la negociacin
6. Negociaciones y mejora de ofertas
7. Informe de la Comisin Asesora de Adjudicaciones
8. Puesta de manifiesto
9. Resolucin de adjudicacin
10. Notificacin y garanta de cumplimiento
11. Imputacin definitiva
12. Intervencin previa de la C.G.N.
13. Intervencin previa del T.C.R.
14. Entrega de la orden de compra
15. Recepcin del bien o servicio adquirido
16. Tramitacin de la factura
17. Planillado y liquidacin del gasto
18. Intervencin previa al pago de la C.G.N.
19. Intervencin previa al pago del T.C.R.
20. Pago
V. BIBLIOGRAFIA
I. INTRODUCCION
Este Manual est destinado a servir de apoyo en las diferentes reparticiones estatales
que se enfrentan a la necesidad de efectuar adquisiciones de cualquier naturaleza.
Cabe recordar que el TOCAF (Texto Ordenado de la Ley de Contabilidad y

Administracin Financiera del Estado), en su art. 2, establece que su mbito de aplicacin
est constitudo por todos los Organismos Estatales exceptundose el caso de los Entes
Industriales o Comerciales del Estado cuando sus leyes orgnicas prevean
expresamente regmenes especiales.
En el caso de contrataciones que se efecten en el marco de prstamos con

organismos internacionales de crdito de los que nuestro pas forma parte, las mismas
estarn sujetas a las normas de contratacin establecidas en cada contrato.
La Administracin se encuentra abocada al logro de una mejora en la eficacia y la

eficiencia de la gestin estatal. Dentro del sistema general del Estado, reviste particular
importancia el subsistema de recursos materiales. Y en este subsistema la gestin de
compras del Estado tiene una incidencia fundamental.
Debido a ello, el PRO.NA.DE. ha encarado el Plan de Compras como proyecto

tendiente a mejorar la administracin de abastecimientos de los diferentes organismos
estatales, propiciando una ms eficiente gestin descentralizada y generando apoyos
desde el Programa.
Resulta obvia la importancia que tiene la celeridad y, por lo tanto, la eficiencia en el

desarrollo de todo procedimiento de compra. La cantidad de das en que un
procedimiento ya adjudicado se dilate tiene asociado un costo XX que va a repercutir
muy especialmente en la futura determinacin de precios que efecten los proveedores
de la reparticin estatal que est realizando la compra; asimismo esas demoras pueden
traer aparejadas rupturas de stocks con los costos consiguientes que pueden llegar a ser
sumamente importantes.
De all que, en la medida en que la utilizacin de este Manual sirva para abreviar
plazos, ahorrar pasos innecesarios y efectuar las adquisiciones en forma ms eficiente,
habr cumplido con su finalidad, que est inmersa dentro del gran objetivo del ya
mencionado Plan de Compras del PRO.NA.DE., que es lograr una gestin ms eficaz y
eficiente del Estado.
II. INDICACIONES PARA EL USO DE ESTE MANUAL
1) NORMATIVA
La base legal de los procedimientos definidos por este Manual es el TOCAF (Texto
Ordenado de la Ley de Contabilidad y Administracin Financiera del Estado) aprobado
por Decreto No. 95/991, que compendia las normas correspondientes includas en la
Leyes Presupuestales N 15.903, 16.170 y modificativas.
Las actuaciones administrativas que no estn especialmente reguladas por el TOCAF,

se rigen, en el caso de la Administracin Central, por la normativa general del Decreto
500/991; en los restantes Organismos por la normativa especfica aprobada para cada
uno de ellos, que suele ser una adaptacin del decreto 500.
2) REFERENCIAS Y ABREVIATURAS
Para referirnos a los diferentes procedimientos de contratacin definidos en los arts.

33 y 41 del TOCAF, utilizaremos las abreviaturas que se indican:
CD - Compra Directa
hasta N$ 10:000.000
CDA - Compra Directa ampliada art.41

hasta N$ 30:000.000
LA - Licitacin Abreviada
hasta N$ 200:000.000
LAA - Licitacin Abreviada ampliada art.41

hasta N$ 1.200:000.000
LP - Licitacin Pblica
hasta el lmite de la asignacin presupuestal
CDE - Compra Directa por Excepcin - ms de N$ 10:000.000 en los casos de

los literales A a P del artculo referido (ms de N$ 30:000.000 para los Organismos que
cuentan con CDA)
Asimismo dentro del anlisis del proceso se utilizan las abreviaturas que se detallan
para indicar las distintas REPARTICIONES ESTATALES INTERVINIENTES en el
mismo:
RA - Reparticin Adquirente
CC - Contadura Central o quien haga sus veces
CGN - Contadura General de la Nacin
TGN - Tesorera General de la Nacin
TCR - Tribunal de Cuentas de la Repblica
3)VIGENCIA DE LOS MONTOS
Los montos mencionados en este Manual son los vigentes entre enero y abril de 1993
y debern ser actualizados cuatrimestralmente, segn lo establece el art. 135 del
TOCAF, de acuerdo con la variacin del Indice de Precios de Consumo de la Direccin
General de Estadstica y Censos, la que se conoce con unos veinte das de antelacin a
su aplicacin.
A continuacin se presenta la tabla de topes vigentes, con una columna para realizar
las actualizaciones posteriores:
TOPES TOCAF ENERO - ABRIL 1993
CD N$ 10:000.000
CDA N$ 30:000.000
LA N$ 200:000.000
LAA N$ 1.200:000.000
ART 37,41 y 48 N$ 30:000.000
ART 44 y 57 N$ 60:000.000
ART 55 N$ 80:000.000
ART 55, 66 y 107 N$ 200:000.000
ART 107 N$ 1:200:000.000
4) ESQUEMA UTILIZADO PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO
Como gua para el anlisis de la generalidad de las situaciones posibles dentro de un

proceso de adquisicin, se determina un procedimiento genrico, definindose para l las
etapas que se deben cumplir.
Ntese que el gasto con fondos extrapresupuestales o en organismos autnomos,

recorre caminos algo distintos. Puede hacerse un "manual a medida" corrigiendo este
Manual en su procesador de textos.
Para el desarrollo de dichas etapas se sigue un esquema uniforme:
DESCRIPCION DE LA ETAPA
PASOS A SEGUIR
UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUANTES
DOCUMENTACION A EMITIR
ERRORES FRECUENTES
NORMATIVA APLICABLE
5) COMPUTO DE LOS PLAZOS
Cabe destacar como otro elemento importante a tener en cuenta en la lectura de este
Manual que, de acuerdo al art. 134 del Texto Ordenado, todos los plazos establecidos en
el mismo se computan en das hbiles.
6) RECOMENDACION GENERAL
En todos aquellos casos en que se planteen dudas respecto de la aplicacin de la

normativa vigente o bien de los procedimientos a seguir, es siempre recomendable,
previo a una toma de decisin, efectuar la consulta ante las reparticiones competentes,
en especial , los organismos de contralor involucrados. Con ello se logra, en muchos
casos, abreviar los plazos totales y evitar el fracaso de ciertos procedimientos de
adquisicin,conelconsiguientebeneficioparala Administracin
Es de destacar que dentro del Plan de Compras encarado por el PRO.NA.DE., se han
creado diversos mecanismostendentes a facilitar el tema de las consultas y a crear
transparencia en toda la gestin de compras. El principal de estos instrumentos es el
llamado "Preguntmetro", a travs del cual se pueden efectuar todo tipo de consultas a
una base de datos, tanto desde el punto de vista prctico como del jurdico.
III. ASPECTOS PREVIOS AL INICIO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICION
Existen una serie de aspectos relacionados con la gestin de compras que deben ser
tenidos en cuenta antes del inicio de los procedimientos de adquisicin, tratando de
asegurar el xito de los mismos en el sentido de que el objeto de la contratacin sea el
que llena la necesidad de la organizacin y, tambin, que el mismo sea obtenido en el
momento oportuno.
1) IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION
El Estado y, en consecuencia, sus dependencias, disponen de recursos limitados, en

especial, los financieros. Para hacer un uso ms eficiente de los mismos se hace
imprescindible planificar la gestin y, en particular, las compras, con la debida antelacin.
Una correcta planificacin permite:
a) determinar con mayor precisin las cantidades realmente necesarias de los distintos
bienes
b) adquirir de acuerdo a los lotes ms econmicos
c) estandarizar, en la medida en que sea conveniente, los productos a comprar, logrando

as mejores precios por cantidades adquiridas, concurrencia de fabricantes o mayoristas
a los procedimientos competitivos, simplificacin de las reposiciones de partes, etc..
Tambin se hace ms fcil efectuar los controles de calidad correspondientes, as como
el seguimiento en el uso de los bienes adquiridos con la finalidad de determinar su
adecuacin al fin al que estn destinados, duracin, etc.
d) unificar procedimientos de compra de artculos o servicios similares.
2) MANEJO ADECUADO DE STOCKS
Dentro de una poltica de racionalizacin del gasto pblico es de gran relevancia el

tema del manejo de los stocks. Existen importantes costos para la organizacin
asociados tanto a la ruptura de stock como al sobre-stockamiento.
No es posible que en todas las dependencias se realice una administracin de los

stocks de acuerdo a lo que la teora recomienda, pero s es posible efectuar ciertos
clculos mnimos que permitan determinar, por ejemplo, el punto de pedido para evitar
los costos de ruptura.
Tambin es importante tratar de determinar un lote ptimo de compra. Para ello se

deben tener en cuenta los costos de almacenamiento, lo perecedero del bien de que se
trate, las condiciones requeridas para su correcto mantenimiento en stock (aspecto
frecuentemente dejado de lado), etc.
3) INFORMACION SOBRE PRECIOS
Para poder llevar a cabo procedimientos adecuados de compras, es de enorme

significacin contar con informacin de la realidad del mercado del bien o servicio del que
se trate, realidad que siempre se ve reflejada en los precios.
En este aspecto el PRO.NA.DE. est implementando un importante instrumento: la

Mesa de Precios. A travs de la misma es posible que las distintas reparticiones estatales
conozcan los precios a los que fueron adjudicados, por los grandes compradores del
Estado, ciertos bienes y servicios comunes a la generalidad de los organismos.
Ese conocimiento de ciertos elementos del mercado, no significa solamente tomar

varios precios en las distintas etapas de venta, sino datos tales como zafra, escasez,
excesos de stock, diferentes calidades disponibles, alternativas tecnolgicas o de
modalidades de servicio, sistema habitual de comercializacin, etc.
Ello, unido a una correcta planificacin de las compras va a llevar a que las
adquisiciones se efecten en el momento adecuado y a que no incurramos en errores
que pueden tener un costo altsimo para la Administracin.
Una vez en conocimiento del precio de mercado de la alternativa primariamente

elegida en cuanto a calidad, tecnologa, etc., es necesario efectuar una serie de
correcciones al mismo para que refleje la realidad del organismo adquirente. Esto es,
tiempo insumido entre la recepcin de la oferta y el momento en que el proveedor podra
estar recibiendo la Orden de Compra correspondiente (momento en que legalmente
estara en condiciones de iniciar el cumplimiento de la contratacin). No es lo mismo un
precio contado para entrega inmediata, que un precio contado para una posible entrega
en 90 das. Asimismo se deber tener en cuenta el costo financiero que corresponda
cuando se trate de compras a crdito.
4) ORDENADOR COMPETENTE
Es tambin de fundamental importancia, en todas las dependencias en las que se

efectan adquisiciones, que se tenga presente cul es la autoridad competente para
ordenar el gasto en cada caso. Cabe recordar que, de acuerdo a la normativa vigente,
existen ordenadores primarios y secundarios directamente establecidos por la ley, as
como la posibilidad de que dichas facultades sean delegadas, por lo que no se pueden
establecer generalidades de acuerdo a la estructura institucional, ya que la utilizacin de
la delegacin ha permitido crear realidades adecuadas a cada organismo.
Las delegaciones,a su vez, pueden adoptar diferentes modalidades: ser puntuales

(para un solo y determinado procedimiento de adquisicin), por montos, para ciertas
compras por excepcin, para la adquisicin de determinados bienes, etc.
IV. ETAPAS DE UN PROCEDIMIENTO GENERICO DE COMPRA
Las etapas estn definidas en base a su desarrollo cronolgico y se identifican con un

nmero ordinal.
Las etapas refieren a un procedimiento genrico correspondiente a un organismo del

Poder Ejecutivo con financiamiento de Rentas Generales.
0 - DECISION DE COMPRA
1 - RESERVA PROVISORIA DEL RUBRO
2 - CONFECCION DE PLIEGOS DE CONDICIONES
3 - INVITACIONES Y PUBLICACIONES
4 - APERTURA DE OFERTAS Y GARANTIAS DE MANTENIMIENTO
5 - PRECALIFICACION A EFECTOS DE LA NEGOCIACION O MEJORA DE

OFERTAS
6 - NEGOCIACIONES Y MEJORA DE OFERTAS
7 - INFORME DE LA COMISION ASESORA DE ADJUDICACIONES
8 - PUESTA DE MANIFIESTO
9 - RESOLUCION DE ADJUDICACION
10 - NOTIFICACION Y GARANTIA DE CUMPLIMIENTO
11 - IMPUTACION DEFINITIVA
12 - INTERVENCION PREVIA DE LA C.G.N.
13 - INTERVENCION PREVIA DEL T.C.R.
14 - ENTREGA DE LA ORDEN DE COMPRA
15 - RECEPCION DEL BIEN O SERVICIO ADQUIRIDO
16 - TRAMITACION DE LA FACTURA
17 - PLANILLADODELGASTO YLIQUIDACION
18 - INTERVENCION PREVIA AL PAGO DEL T.C.R.

19 - INTERVENCION PREVIA AL PAGO DE LA C.G.N.
20 - PAGO
0 - DECISION DE COMPRA
A. DESCRIPCION DE LA ETAPA:
Se trata de la toma de decisin de realizar la adquisicin de un bien o servicio por

parte de algn organismo estatal.
Esta etapa constituye la base de todo el procedimiento competitivo de adquisicin. Sin

embargo no es preceptivo el uso de un procedimiento competitivo en los casos de CD,
CDA y CDE, en los que quedar a criterio del Organismo adquirente la utilizacin de
algunos elementos de los procedimientos competitivos.
Ntese que el art. 33 del TOCAF habla de comprar "directamente o por el

procedimiento que el ordenador determine por razones de buena administracin",
Aunque pueda haber justificacin para una compra directa, puede resultar ms
conveniente y ms transparente hacer uso de un "concurso de precios" adecuado a las
circunstancias.
Por las mismas razones no es necesario usar siempre el mximo de la compra

directa. Es ms, las empresas pblicas ms eficientes slo usan los topes superiores en
casos muy especiales ya que habitualmente piden tres precios aunque puedan comprar
directamente. EL USO HABITUAL DEL TOPE DE LA COMPRA DIRECTA ES UN
SINTOMA DE MALA ADMINISTRACION.
Para la correcta toma de decisin, que va a marcar en forma decisiva toda la compra,
es necesario contar con la informacin adecuada en una serie de aspectos: real
necesidad de la compra, momento en que se debe contar con el bien o servicio a
adquirir, si la misma haba sido prevista, erogacin estimada, alternativas del objeto de la
contratacin, posibilidad de oferentes en plaza o exterior, tipo de procedimiento a llevar a
cabo, ordenadores competentes, disponibilidad en el rubro, etc.
La importancia de analizar debidamente la informacin sealada, y que los aspectos

esenciales de la decisin adoptada se plasmen correctamente en el acto administrativo
dictado por el jerarca impulsando la compra, radica en que de ello depende gran parte del
xito del procedimiento. Y ese xito va a estar referido principalmente a que aquella
necesidad originalmente detectada sea cubierta de manera adecuada a travs del bien o
servicio adquirido, en el momento oportuno y al menor costo.
Esa resolucin inicial debe contener algunos elementos bsicos que identifiquen la
compra tales como: objeto de la contratacin, cantidad, plazo del aprovisionamiento
cuando corresponda, destino, financiamiento, clasificacin del gasto (funcionamiento o
inversin), etc.
En algunos Organismos se da simultaneamente con la resolucin inicial de

adquisicin la aprobacin de los pliegos de condiciones, los que sern tratados en la
etapa 2.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: deteccin de la necesidad.
PASO 2: definicin del objeto y la cantidad a adquirir teniendo en cuenta las

disposiciones referentes al fraccionamiento del gasto (recordar que hay fraccionamientos
"buenos", justificables y "malos", arts. 32 y 40) habiendo analizado previamente las
alternativas posibles para la satisfaccin de la necesidad referida.
PASO 3: estimacin del precio unitario y de la erogacin total, para lo cual se deber
tener en cuenta el momento probable de recepcin del objeto contratado y el plazo de
pago ya que estos factores inciden en gran forma en la fijacin de precios que hacen los
proveedores.
En este paso puede resultar de gran utilidad la informacin brindada por la Mesa de
Precios del PRO.NA.DE. para los artculos de uso comn por parte de los distintos
organismos, en especial, los grandes compradores.
No debe olvidarse nunca que la mejor forma de averiguar el precio de los artculos es
llamando por telfono...
PASO 4: clasificacin del gasto de acuerdo al "Clasificador por objeto del gasto" con la
finalidad de determinar el rubro al cual deber imputarse la erogacin.
PASO 5: conocimiento de la disponibilidad de crdito en el rubro correspondiente.
PASO 6: determinacin del tipo de procedimiento a efectuar (CD, LA, LP, CDE), en base
a lo establecido en el art. 33 del TOCAF.
PASO 7: anlisis de la competencia del jerarca de la reparticin adquirente para ordenar

el gasto.
Si fuera competente, ya fuera porque as lo establece la normativa vigente o bien

porque hubiera recibido delegacin de facultades, se prosigue con el Paso 8 y etapas
siguientes.
En caso de no ser competente, debern elevarse los antecedentes al jerarca que

corresponda y se abrirn all varias posibilidades:
- el jerarca decide que el procedimiento se lleve a cabo en sus dependencias directas
- firma la documentacin pertinente que determina el inicio del procedimiento de

contratacin
- delega en forma puntual la facultad en el jerarca de la RA
- delega en forma genrica (por montos, tipos de procedimientos, etc.) en el jerarca de la

RA
Cabe destacar que sin existir delegacin de las facultades de ordenador del gasto es
posible delegar toda la realizacin del procedimiento, inclusive su inicio, interviniendo el
ordenador competente solamente en la firma de la documentacin referente a reserva y
compromiso de los crditos, o sea los formularios de Autorizacin para Gastar (APG) y la
resolucin de adjudicacin correspondiente.
Se considera aconsejable, en el caso de compras "repetitivas", que se efecten las

delegaciones correspondientes con la consiguiente desburocratizacin para el ordenador
competente.
PASO 8: elaboracin de la resolucin de inicio de la contratacin y autorizacin para

gastar correspondiente.
El contenido de la resolucin inicial que impulsa el procedimiento fue sealado en la

descripcin de la etapa.
En el formulario de Autorizacin para Gastar se debe incluir informacin bsica sobre

la reparticin adquirente, monto de la reserva, clasificacin del gasto y crdito afectado.
La resolucin de contratacin puede ser sustituda por el formulario de autorizacin

para gastar, cuando se considere que se pueden obviar mayores especificaciones
respecto del llamado que se desea llevar a cabo.
C. UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUANTES:
- Reparticin adquirente (RA) y jerarca, con el asesoramiento de las unidades de

almacenes, planificacin y presupuesto y, cuando corresponda, del usuario del bien o
servicio a adquirir
- Ordenador competente, en el caso de que no lo fuera el jerarca de la RA, para disponer

la reserva del rubro y el inicio del procedimiento de adquisicin en aquellos casos en que
no se hubiera operado delegacin alguna
D. DOCUMENTACION A EMITIR:
- si es competente para ordenar el gasto:
* formulario de autorizacin para gastar (obligatorio para LA, LP, CDE)
* resolucin de llamado al procedimiento que corresponda; se entiende que la

misma puede ser delegada
- si no es competente: se elevarn los antecedentes necesarios para la toma de decisin

del jerarca que correspondiere de acuerdo al monto estimado de la compra
E. ERRORES FRECUENTES:
- Determinacin de cantidades y estimacin de precios. Este punto es de fundamental

importancia para no caer en dos problemas que se presentan con alta frecuencia:
* efectuar procedimientos cuya formalidad excede las requeridas segn la

erogacin resultante y no resultan ventajosas para la Administracin (ej. se usa LP y
hubiera correspondido LA), lo cual aumenta los plazos insumidos por la tramitacin, con
el consiguiente costo para la administracin
Al determinar el tipo de procedimiento que se va a encarar (CD, LA, LP), se deben

considerar los posibles ajustes que puedan darse a los montos lmites, antes del acto de
adjudicacin, a efectos de no incurrir en el error ya sealado de efectuar llamados con
exigencias formales mayores que las necesarias segn la erogacin resultante. A partir
del TOCAF es posible conocer los topes de compras con unos veinte das de anticipacin
a su vigencia y, asimismo, pueden estimarse razonablemente con mucha aproximacin.
* el caso contrario, o sea que, luego de efectuada la apertura de ofertas,la
erogacin resultante excede del tope del procedimiento iniciado, por lo que se deber
proceder a un nuevo llamado (ej. se llam a CD y hubiera correspondido LA) para poder
cubrir la necesidad total.
A su vez, cabe recordar que al estimar la cantidad necesaria debe tenerse en cuenta
que el TOCAF, en su art. 40, establece que, dentro de lo posible, las contrataciones
deben efectuarse por las necesidades correspondientes al ejercicio aunque el mismo
artculo autoriza el fraccionamiento, bajo la responsabilidad del ordenador, cuando exista
conveniencia para el servicio y dejando expresa constancia de su fundamento en la
resolucin correspondiente.
- En cuanto a la definicin del objeto a adquirir es importante tratar de establecer las

caractersticas bsicas que permitan que los oferentes identifiquen correctamente la
necesidad de la Administracin, de manera de evitar procedimientos frustrados por no
adecuarse lo ofrecido al uso al que ser destinado el objeto o por presentarse pocos o un
slo proveedor con el artculo correcto. Si bien este punto deber ser profundizado en la
confeccin de los pliegos, la reparticin interesada deber proporcionar la informacin
necesaria al respecto, luego de haber evaluado las distintas opciones disponibles ya sea
en plaza o en el exterior.
Un paliativo a este problema est dado por lo establecido por el art. 54, en cuanto a la
posibilidad de que en los pliegos de condiciones se admita la presentacin de
modificaciones, alternativas o variantes, an sin que se est ofreciendo la propuesta
bsica. En el Pliego Unico de Bases y Condiciones Generales para los Contratos de
Suministros y Servicios No Personales se define los que se consideran modificaciones,
alternativas y variantes, con lo cual esta posibilidad se puede transformar en una
herramienta de gran utilidad para efectuar adquisiciones, muy especialmente en el caso
de objetos de contratacin poco frecuentes para la unidad actuante.
- Debe encararse con la debida atencin la clasificacin del gasto, ya que ste es un caso
de observaciones frecuentes, especialmente en cuanto a inversiones que se toman como
si fueran gastos de funcionamiento.
- En el caso de que el jerarca que est enfrentado a la decisin de compra no sea

competente para ordenar el gasto, es posible que la totalidad del procedimiento se
desarrolle igualmente dentro de la reparticin, con la excepcin de los actos
administrativos que implican afectacin de los crditos y la resolucin de adjudicacin, los
que deben ser dictados por el ordenador competente. Segn la modalidad de
funcionamiento adoptada en cada caso, las resoluciones referidas pueden ser
proyectadas por la propia reparticin que efecta el procedimiento.
Se sugiere elevar en esta instancia la totalidad de la informacin necesaria para que el

ordenador, adoptada la decisin, proceda a la firma de la documentacin del caso,
evitando que se vuelva el expediente para solicitar mayor informacin, abreviando as los
plazos de tramitacin del mismo.
F. NORMATIVA APLICABLE:
- ordenadores de gastos: 26, 27, 28, 29 ,30, 32 TOCAF
- tipos de procedimientos: 33, 34, 35, 41 TOCAF
- actualizacin de los montos lmites: 135 TOCAF
- fraccionamiento: 32, 40 TOCAF
- finalidad de los crditos: 16 TOCAF

1- RESERVA PROVISORIA DEL RUBRO
Consiste en la contabilizacin o registracin del gasto estimado con una doble

finalidad:
- desde el punto de vista del organismo actuante, el objetivo sera reservar el crdito
correspondiente a efectos de, llegado el momento de la adjudicacin, se cuente con la
disponibilidad necesaria en la asignacin presupuestal.
- desde el punto de vista de la CGN, o quien haga sus veces, la finalidad sera conocer el
monto estimado de los compromisos que estn en proceso de formacin.
Esta etapa del proceso no es necesario cumplirla en los casos de CD, CDA y CDE, en
los que se efectuar directamente la imputacin definitiva (etapa 11). Puede resultar
conveniente efectuar la reserva provisoria en los casos de CDE que se efecten por
montos elevados.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Imputacin interna del monto estimado del gasto en los registros de la RA. Este
paso podra ser obviado en aquellas reparticiones directamente conectadas al sistema de
teleproceso de la C.G.N.
PASO 2: Imputacin del monto estimado del gasto en el rubro correspondiente, en

carcter de reserva, ante la CGN o quien haga sus veces. En el caso de los organismos
de la Administracin Central, este proceso se realiza ante la Contadura Central.
- RA - dependencia encargada del contralor de rubros (ej. Planeamiento, Presupuesto,

etc.), que efecta la reserva interna
- Contadura Central Ministerial o quien haga sus veces, efecta la contabilizacin de la

reserva a nivel de la Contadura General correspondiente.
- se asienta en el formulario de autorizacin para gastar la imputacin efectuada.
- se omite efectuar la reserva y se encuentra despus que no hay crdito para el gasto
previsto.
- registro de compromisos en formacin: art. 83 TOCAF
2. CONFECCION DE PLIEGOS DE CONDICIONES
Se trata de concretar en ciertos documentos denominados Pliegos, las condiciones

que regirn la contratacin que se procura efectuar. Su uso es obligatorio en los casos de
LA y LP que superen los N$ 60:000.000 a valores de enero-abril de 1993.
Las condiciones que se busca fijar estn referidas tanto a la formulacin de la oferta y
los requisitos formales que deben cumplir los oferentes, como a la especificacin del
objeto de la contratacin y a la ejecucin del contrato una vez efectuada la adjudicacin.
Tenemos aqu otra etapa vital para el desarrollo posterior del procedimiento, y que
parte ya de algunos de los aspectos que habamos reseado en la etapa 0 Decisin de
Compra.
En la confeccin de los Pliegos de Condiciones se debe invertir el tiempo necesario

para asegurar que se estn estableciendo las reglas adecuadas para el procedimiento de
contratacin que se est encarando. Utilizamos el trmino REGLAS porque justamente
eso es lo que estn determinando los Pliegos: las reglas; por supuesto que en forma
complementaria de lo que determina la legislacin vigente. De ah la importancia que se
le asigna a esta etapa, ya que de los Pliegos deben surgir los caminos que nos
conduzcan a realizar la mejor seleccin para el Estado, y por ende, la ms justa para los
proveedores.
Tendremos bsicamente dos tipos de pliegos de condiciones:
* generales
* particulares
PLIEGOS DE CONDICIONES GENERALES
Segn el art. 44 del TOCAF, los mismos deben ser aprobados por el Poder Ejecutivo
con la conformidad del Tribunal de Cuentas, y regirn para todos los Organismos del
Estado.
A partir del 1/5/93 rige el Pliego Unico de Bases y Condiciones Generales de
Suministros y Servicios NoPersonales desarrollado en PRO.NA.DE. con amplia
participacin de quienes trabajan en el rea de compras del Sector Pblico.
En el caso de Obras Pblicas, a nivel del Poder Ejecutivo, existe un Pliego de

Condiciones Generales cuyo Texto Ordenado fue aprobado por Decreto 8/990 de
20/01/90. Obviamente este Pliego no reviste el carcter de los que se formulen al amparo
del art. 44 del TOCAF y slo es obligatorio para los organismos dependientes de dicho
Poder, aunque, en los hechos, suele ser aplicado por todos los Organismos del Estado
por resultarles conveniente.
El contenido de los Pliegos Generales est establecido en el artculo ya referido y en

los complementarios, en especial:
- requisitos de admisibilidad de las ofertas
- efectos de los incumplimientos del contrato (mora, rescisin, etc.)
- condiciones especiales de las contrataciones del Estado
- derechos y garantas de los oferentes
- lmites y naturaleza de la proteccin a la industria nacional (al respecto es importante el

anlisis del Punto 9.5 del Pliego
Unico; es posible informarse mas en el PRO.NA.DE.)
- otras condiciones que aseguren que los oferentes se encuentren en pie de igualdad y
que se de una mayor concurrencia de ellos a las licitaciones.
PLIEGOS DE CONDICIONES PARTICULARES
El art. 45 del TOCAF establece que el pliego de bases y condiciones generales debe
ser complementado con un pliego de bases y condiciones particulares para cada
licitacin, indicando su contenido mnimo.
El Pliego Unico de Bases y Condiciones Generales de Suministros y Servicios No

Personales contiene un anexo con las clusulas que imprescindiblemente debern figurar
en el pliego de condiciones particulares, porque de otro modo el de condiciones
generales carecera de sentido. Asimismo existe otro anexo con clusulas opcionales
que constituyen una lista, necesariamente incompleta, de sugerencias a tener en cuenta
al confeccionar el pliego de condiciones particulares. Se transcriben a continuacin
ambos anexos.
PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES
CLAUSULAS NECESARIAS
El Pliego de Bases y Condiciones Generales, deber ser complementado por un

Pliego de Bases y Condiciones Particulares, el que contendr necesariamente las
clusulas siguientes:
1.- El objeto del contrato y las condiciones especiales o tcnicas requeridas.
2.- Forma de Cotizacin: a) Modalidad (plaza, exterior, o ambas, aclarando en caso de

ser exterior las condiciones CIF, C y F, FOB, etc.)
b) Forma (precios unitarios o totales, parciales o globales, escalonados por cantidad, etc.)
c) Tipo (precios al firme, precios escalonados en el tiempo, precios ajustables, etc.)
d) Aceptacin de cotizaciones parciales
3.- Moneda de cotizacin, forma de conversin y momento para el caso de aceptarse

moneda extranjera.
(Por ejemplo: La conversin a moneda nacional se har de acuerdo al arbritaje y tipo de
cambio interbancario vendedor vigente al cierre de la Mesa de Cambios del Banco
Central del Uruguay el da anterior a la fecha de apertura)
4.- Principales factores que se tomarn en cuenta para comparar las ofertas (calidad,
plazo de entrega, precio, financiamiento, servicio de mantenimiento y de asistencia
tcnica, garantas, antecedentes comerciales y de proveedor estatal del oferente,
antecedentes del producto ofertado, disponibilidad de respuestos, etc).
5.- Plazos y modo de pago.
6.- Lugar y plazo para la presentacin de la garanta de mantenimiento de oferta, cuando

corresponda.
7.- Lugar y plazo para solicitar aclaraciones a los pliegos y plazo para evacuar las
consultas, en las licitaciones pblicas.
8.- Lugar y plazo para solicitar prrroga de la apertura de ofertas, en las licitaciones
pblicas.
9.- Lugar y plazo para la presentacin de ofertas. Se deber tener cuenta la recepcin de
ofertas por correo, fax, tlex, etc. no siendo de recibo si no llegaren a la hora dispuesta
para la apertura.
10.- Nmero de tlex o fax a los efectos que se determinen (consultas, comunicaciones,
etc.)
11.- Lugar, fecha y hora para la apertura de ofertas.
12.- Plazo de entrega y su procedimiento de cmputo.
13.- Manteniento de oferta

- Indicacin del plazo mnimo
- Posibilidad de prrroga automtica
14.- Para el caso de aceptarse cotizaciones del exterior a importar por el organismo, se
debern indicar las condiciones que deber cumplir el adjudicatario a tal fin.
15.- Multas y sanciones aplicarse en caso de verificarse incumplimientos.
PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES
CLAUSULAS OPCIONALES
Cuando la naturaleza de la contratacin o las necesidades del servicio as lo

requieran, podrn establecerse en el Pliego Particular, entre otras que se consideren
convenientes, las siguientes clusulas que complementen el Pliego Unico:
1.- Lugar y plazo para solicitar aclaraciones a los pliegos y plazo para evacuar las
consultas en las licitaciones abreviadas.
2.- Lugar y plazo para solicitar prrroga de apertura en las licitaciones abreviadas.
3.- Si se admiten ofertas alternativas, o modificaciones o variantes, adems de la bsica.
4.- Si se admiten ofertas alternativas, o modificaciones o variantes, sin necesidad de

incluir una oferta bsica.
5.- Si se obliga a las firmas extranjeras a tener representacin comercial o constituir

domicilio en el pas.
6.- Distintos montoso forma de constitucin de la garanta de mantenimiento de oferta o

de cumplimiento del contrato as como un plazo diferente para esta ltima.
7.- Incidencia de los distintos factores que se tomarn en cuenta para la adjudicacin.
8.- Si debe efectuarse ms de una cotizacin: pago contado, crdito, etc.
9.- Si debe presentarse en una forma especfica el detalle sobre partes de integracin
nacional y de origen extranjero.
10.- Si debe depositarse una garanta para solicitar prrroga de la fecha de apertura y su
monto.
11.- Agrupamiento de los items que debern ser necesariamente adjudicados a un

mismo oferente.
12.- Previsiones para la adjudicacin de materiales de difcil fraccionamiento.
13.- Cronograma de entrega.
14.- Plazo con que cuenta la Administracin para controlar el material entregado y,
eventualmente. los ensayos de recepcin.
15.- Paramtrica a aplicar y su modo de aplicacin.
16.- Modificacin del plazo de 24 horas para considerar que la solicitud de prrroga fue
denegada.
17.- Solicitud de antecedentes del oferente.
18.- Determinacin de la cantidad de copias de la oferta.
19.- Admisibilidad de ofertas en idioma extranjero.
20.- Necesidad de presentar en la oferta la documentacin que acredite la inscripcin en

el Registro de Proveedores correspondiente.
21.- Posibilidad de dividir la adjudicacin entre ms de un oferente.
22.- Exigencia de certificados de calidad de acuerdo con el artculo 19.
Respecto a los distintos plazos a que se hace mencin en los pliegos, resulta
importante destacar que su conocimiento por parte de los oferentes lleva a una
disminucin de las primas de riesgo que normalmente adicionan a los precios, al
disminuir la incertidumbre con que se deben manejar, con el consiguiente beneficio para
la Administracin. EL RIESGO SIEMPRE LO PAGA EL COMPRADOR, DE UNA U
OTRA FORMA.
La fijacin de los plazos referidos debe ser cuidadosa ya que su incumplimiento por
parte de la Administracin puede llevar a la presentacin de recursos y reclamos por
parte de los proveedores y a la consiguiente prdida de confianza en la actuacin del
Organismo en lo referente a compras, lo que tiene una repercusin directa sobre los
precios ofertados en futuras licitaciones.
Con respecto al plazo de pago, cabe recordar que para el caso de la Administracin
Central y los organismos del artculo 220 de la Constitucin de la Repblica, existen dos
decretos, los No. 390 y 391/991, que reglamentan el sistema de pago contado, aunque
no ha habido progresos permanentes en la materia, de forma tal que se constituya en un
elemento que contribuya al abatimiento de los costos de las adquisiciones estatales.
Especialmente en la contratacin de maquinaria y equipos se entiende conveniente

incluir la clusula referida a la presentacin de alternativas de forma que la
Administracin no se vea obligada a desechar opciones tecnolgicas de las que tal vez ni
siquiera conozca su existencia y que pueden implicarle una transformacin importante.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: seleccionar el pliego de condiciones generales que corresponda, segn se

trate de contratos de:
- suministros y servicios no personales
- obras y trabajos pblicos
- servicios personales
Mientras el Poder Ejecutivo no formulaba los pliegos generales nicos, cada

reparticin poda utilizar los que tena aprobados, en tanto estuvieren adaptados a la
normativa vigente.
PASO 2: CONFECCIONAR EL PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES, PARA

LO CUAL ES NECESARIO recabar toda la informacin necesaria para la definicin del
objeto del contrato (caractersticas, calidad deseada, etc.), tanto a nivel interno como de
mercado.
En este paso ser de particular utilidad todo el trabajo que se haya realizado a nivel
del Organismo en cuanto a normalizacin y estandarizacin de artculos. Lo que se
avance en este punto traer aparejados numerosos beneficios para la Administracin
entre los que podemos destacar: facilitar el control de calidad, disminucin de los
stocks inmovilizados, menor nmero de partes de reemplazo, etc.
Se han empezado trabajos importantes en materia de normalizacin del papel y el

PRO.NA.DE. ha editado una Gua sobre ello en la Coleccin Manuales Burocrticos (N
12).
En la medida en que esa estandarizacin y normalizacin a nivel estatal se generalice

se puede esperar que ello derive en una racionalizacin de los mercados y, por lo tanto,
en un abatimiento de los costos.
PASO 3: fijar la fecha de apertura teniendo en cuenta los plazos mnimos exigidos por
la ley:
* LA - invitaciones no menos de 3 das antes de la apertura
* LP - publicaciones no menos de 15 das antes de

la apertura
No es conveniente usar siempre los plazos mnimos ya que ello redunda en menor
nmero de oferentes y en ofertas ms caras.
Los plazos para la presentacin de las ofertas deben ser adecuados al objeto de la
licitacin de modo que los oferentes tengan tiempo suficiente para estudiar sus
propuestas en forma correcta; de lo contrario recargarn los precios para cubrirse de los
riesgos que acarrea un anlisis insuficiente.
PASO 4: confeccin de los pliegos particulares, conteniendo los puntos especificados en

la descripcin de la etapa. Se entiende que en este paso deben, por lo menos, emitir
opinin las diferentes reparticiones que actuarn en el procedimiento de adquisicin
adems de los tcnicos y usuarios involucrados, en forma muy especial la Comisin
Asesora de Adjudicaciones y quienes intervengan en el control de calidad y de
cumplimiento del contrato. Es til que lo revisen varias personas de diferentes
especializaciones.
- Pliegos Generales - Poder Ejecutivo con conformidad DEL Tribunal de Cuentas de la

Repblica
- Pliegos Particulares - RA - oficina encargada de los aspectos formales de los

procedimientos de adquisiciones, con el asesoramiento de la reparticin a la que se
destina el bien o servicio y de los tcnicos correspondientes ya sea para definir las
especificaciones del objeto de la contratacin, modalidades de comercializacin, etc.,
como definicin de aspectos legales, econmico-financieros, etc.
En el caso de contrataciones muy complejas puede ser necesario recurrir al

asesoramiento de tcnicos ajenos a la reparticin adquirente e incluso de la
Administracin.
La reparticin referida comnmente existe bajo la denominacin de Adquisiciones,

Compras, Abastecimientos,etc.
Segn la modalidad adoptada por cada organizacin y, en particular, el grado de

especializacin que pueda existir en la materia, existir total delegacin o se requerir la
aprobacin de los Pliegos por parte del ordenador del gasto.
- se debe adjuntar al expediente un ejemplar de cada uno de los pliegos.
- Uno de los principales problemas en la confeccin de los Pliegos de Condiciones

Particulares est dado por las especificaciones del objeto de la contratacin. Puede
incurrirse aqu en dos tipos de errores:
* incluir especificaciones excesivas que limitan posteriormente a la Administracin

ya que su eleccin debe constreirse al objeto definido (de otra manera se recibir
seguramente una observacin del TCR), salvo que se hubiera incluido en el pliego la
posibilidad de que se presenten alternativas con o sin la presentacin de la oferta bsica.
Se debe tratar de que las especificaciones includas tengan una flexibilidad o un rango
tal que permitan adquirir lo ms conveniente dentro de lo que se ajusta a las necesidades
del Organismo.
Por supuesto que al hablar de que las especificaciones muy estrictas pueden limitar a
la Administracin respecto de la eleccin de la oferta ms conveniente a sus
necesidades, estamos considerando que esas especificaciones no fueron correctamente
elaboradas ya que no contemplaban toda la gama de variantes que podan satisfacer las
necesidades de la Administracin.
* que las especificaciones sean tan vagas que permitan que se presenten una
infinidad de ofertas totalmente diferentes lo que dificulta la seleccin o recomendacin por
parte de las Comisiones Asesoras y del propio ordenador. Esta situacin suele darse,
especialmente, en los casos en que se intenta adquirir un bien o servicio poco frecuente
en la rutina del Organismo y lleva a que, muchas veces, deba desestimarse esa
adquisicin para efectuar un nuevo procedimiento con especificaciones adecuadas.
- En la medida en que esta rigiendo el Pliego Unico de Condiciones Generales, puede

ocurrir que se establezcan clusulas en los pliegos particulares que contravengan lo
establecido por el Pliego General las cuales sern nulas.
- Tambin es frecuente encontrar especificaciones que solamente pueden ser cumplidas

por un objeto de una marca determinada (hay casos en los que se ha llegado a incluir la
marca misma), lo que lleva a que se produzcan observaciones del TCR o bien recursos
por parte de los restantes oferentes.
- Pliegos de Condiciones Generales: art. 44 TOCAF
- Pliegos de Condiciones Particulares: art. 45 TOCAF
- Especificaciones dirigidas a favorecer situaciones particulares: art. 46 TOCAF
- Autorizacin para presentar alternativas sin presentar la propuesta bsica de la

licitacin: art. 54 TOCAF
- Negociaciones en el caso de ofertas similares: art. 57 TOCAF
3 - INVITACIONES Y PUBLICACIONES
Esta etapa pretende asegurar el cumplimiento de los principios de publicidad y

concurrencia de oferentes.
Se trata de hacer conocer a los posibles oferentes la intencin del Estado de realizar
una adquisicin.
Es importante en este caso la bsqueda constante que hagan los organismos de

nuevos proveedores o ir hacia las fuentes de produccin disminuyendo las etapas de
intermediacin.
La mayor concurrencia de oferentes en los procedimientos aumenta la competencia,

producindose un beneficio para el Estado a travs de una posible disminucin de costos
o mejora en la calidad de lo adquirido.
Segn el tipo de procedimiento los medios a utilizar en forma obligatoria son

diferentes, de acuerdo a la normativa vigente:
- LP - una publicacin en dos diarios de circulacin nacional (plazo no menor a 15 das de

la fecha de apertura de ofertas)
En el caso en que el objeto de contratacin sea la adquisicin o el arrendamiento de
un inmueble, la exigencia legal establece la publicacin en dos diarios de alcance
nacional, pero ello puede ser sustitudo por cualquier medio idneo de publicidad.
El contenido mnimo de las publicaciones est establecido en el art. 49 del TOCAF y

se detalla en el Paso a Seguir 1 de esta etapa.
- de ser un llamado tambin para proveedores del exterior, se difundir a travs de las
representaciones diplomticas del pas, o bien de las representaciones diplomticas
extranjeras acreditadas en el pas (plazo no menor a 30 das de la apertura)
Los plazos mencionados podrn ser reducidos hasta un mnimo de 5 y 10 das

respectivamente, por el ordenador competente, por razones de urgencia o inters las que
debern fundamentarse en el acto administrativo que disponga el llamado
- LA - invitacin a 6 firmas del ramo (plazo de recepcin de la invitacin no menor a 3

das de la apertura de las ofertas)
Este plazo tambin podr ser reducido a 48 horas por el ordenador, por razones de
urgencia o de inters, las que debern fundamentarse en el acto administrativo que
dispone el llamado.
En las contrataciones superiores a N$ 30:000.000 se deber remitir la informacin a

las publicaciones especializadas en compras estatales. Dichas publicaciones no tendrn
costo para el Estado.
La norma, asimismo, deja establecido claramente que se deben aceptar todas las
ofertas que sean presentadas por firmas que no hubieran sido invitadas por el
Organismo.
En el caso de ambos procedimientos se podrn utilizar adems, otros medios de

publicidad que la Administracin considere conveniente as como efectuar invitaciones
para el caso de las LP o publicaciones en el caso de las LA.
No se encuentra vigente la antigua norma que exiga un mnimo de oferentes en el

primer llamado, que es la razn por la que se haca un segundo llamado, a veces, con
media hora de diferencia con el primero. La apertura es vlida aunque se presente un
slo oferente y la Administracin debe decidir si la oferta es conveniente o no.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: LA y LP - Extraer, del expediente, los datos necesarios para las publicaciones o
invitaciones en su caso.
El contenido mnimo de las publicaciones est establecido en el art. 49 y es:

- Organismo que formula el llamado
- objetodelllamado yespecificacionesenforma sinttica
- precio bsico, solamente en el caso de que las propuestas se deban hacer sobre esa
base
- lugar, das y horario en el que se pueden retirar los Pliegos
- lugar en el que se pueden efectuar consultas sobre los Pliegos
- lugar, da y hora de la apertura de ofertas
En el caso de venta de los pliegos puede resultar conveniente que se incluya el precio
de los mismos.
Si bien las publicaciones deben efectuarse en forma sinttica, las mismas deben
contener la informacin necesaria que facilite la presentacin de oferentes.
PASO 2: LA y LP - Confeccionar los avisos o las invitaciones correspondientes.
Este trabajo puede ser realizado directamente a travs de un Personal Computer en

forma muy gil y sencilla. En caso de no disponer de un sistema computarizado se
debera trabajar con formularios preimpresos, los que van a facilitar enormemente la
tarea.
En ciertos Organismos se utiliza la invitacin para las LA como formulario de

presentacin de propuestas, lo que es muy conveniente en los casos de objetos
relativamente simples y habituales.
PASO 3: LP - Seleccin de los dos diarios de circulacin nacional en los que se

realizar la publicacin.
PASO 4: LP - Envo de los avisos (recordar las facilidades que puede proporcionar el fax
en estos casos).
PASO 5: LA - Seleccin de las firmas a invitar. Pueden existir diferentes criterios para
ello, segn las polticas adoptadas por el Organismo:
- invitacin solamente a las firmas inscriptas en el Registro de Proveedores del

Organismo o del Poder Ejecutivo, en su caso
- invitacin, adems, a firmas que no son proveedoras, como parte de una poltica de
aumento de la concurrencia de oferentes y de acercamiento a las fuentes de produccin
- invitacin a los mejores oferentes surgidos de la Mesa de Precios del PRO.NA.DE.
Un ejemplo para la invitacin dentro de los criterios sealados, puede ser:
- ltimo adjudicatario
- ltimo inscripto en el ramo
- ltimos oferentes
- mejor proveedor (aplicando criterios de cumplimiento en plazos, calidad, etc.)
- tres mejores ofertas de Mesa de Precios
Cabe recordar que en el caso en que no sea posible solicitar el nmero de ofertas
requerido legalmente por no existir nmero suficiente de firmas en el ramo, el art. 51 DEL
TOCAF admite que se acte con las existentes y requiere que se deje constancia de las
medidas adoptadas y las causas que impidieron el cumplimiento de la norma.
PASO 6: LA y LP - Envo de la informacin a los servicios especializados de compras

estatales (actualmente slo publicaciones pero en un futuro no muy remoto debe
preverse que haya un banco de datos de licitaciones con conexin telefnica). Es posible
coordinar la recoleccin de la informacin por parte de estos servicios directamente en el
Organismo.
RA - Reparticin encargada de los aspectos formales de los procedimientos de

adquisiciones (Adquisiciones, Compras, etc.)
- constancia de las publicaciones efectuadas en el caso de las LP, recortando el aviso y

pegndolo en una hoja en el expediente, con la constancia del medio utilizado y fecha de
la publicacin bajo la firma de funcionario. (Poder Ejecutivo, Decreto 500/991).
- constancia de las invitaciones (copia de los fax) cursadas en el caso de las LA, las que
se debern incorporar al expediente.
E. NORMATIVA APLICABLE:
- Publicaciones LP: art. 47 TOCAF
- Contenido de las Publicaciones: art. 49 TOCAF
- Publicaciones adquisicin o arrendamiento inmuebles: art. 50 TOCAF
- Servicios de informacin sobre compras estatales, revistas especializadas: arts. 47 y 48

TOCAF
- Invitaciones LA: art. 48 TOCAF
- Nmero de ofertas o de firmas del ramo, menor al solicitado: art. 51 TOCAF
4 - APERTURA DE OFERTAS Y GARANTIAS DE MANTENIMIENTO
En el lugar, da y hora fijados para la apertura se renen los funcionarios designados

por el Organismo licitante y los oferentes que deseen presenciar el acto, ya sea por s o a
travs de sus representantes.
Se procede a abrir las ofertas presentadas hasta la hora dispuesta para la apertura.
Una vez abierto el acto no es posible introducir modificaciones en las propuestas, no

obstante lo cual los oferentes pueden efectuar todas las manifestaciones y aclaraciones
que deseen.
Se busca en esta etapa dar a conocer el contenido de las propuestas y, por lo tanto,
darle seguridad y transparencia a todo el procedimiento competitivo.
La seguridad va a actuar tanto en favor de la Administracin como de los oferentes.
Por otra parte la ley establece que las firmas debern garantizar el mantenimiento de
sus ofertas en las propuestas que superen el monto de la LA. En ciertos Organismos se
les exige que exhiban la constancia de que han efectuado el depsito de la garanta en el
acto de apertura o bien que la presenten junto con la oferta. En la actualidad, esa
constatacin puede realizarse a travs de otros medios tales como terminales de
computador, listados,etc.
El Pliego Unico ha establecido que en el caso de que el oferente presente

modificaciones, alternativas o variantes, la garanta de mantenimiento de oferta debe
cubrir el mayor de los montos ofertados.
Generalmente se exigen en este acto otras constancias como ser la de estar inscripto
en el Registro General de Proveedores del Estado, o en el Registro del Organismo, etc.;
ello va a estar determinado por los documentos integrantes de la oferta que se
establezcan en los pliegos.
Con la modificacin efectuada por el art. 398 de la ley 16.320, no es posible rechazar
en este acto ninguna oferta, sin perjuicio de su invalidacin posterior. Asimismo, la
Administracin podr otorgar a los proponentes un plazo de dos das para salvar defectos
o carencias formales o de escasa importancia, as como complementar la garanta de
mantenimiento de oferta cuando se considere que se padeci error en su cuantificacin;
todo ello siempre que no se altere materialmente la igualdad de los oferentes. Se ha
considerado un lmite de error razonable un 20% del monto pero esto debe verse a la luz
de las circunstancias del caso. Puede ser mas, puede ser menos.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: En primer lugar se deben recabar la totalidad de las ofertas recibidas para ese
procedimiento competitivo. Cabe recordar que, segn el art. 54 del TOCAF, las ofertas
podrn presentarse personalmente o enviarse por correo, telex o fax hasta la hora
determinada para la apertura.
Debido a los nuevos medios establecidos en la ley se considera conveniente que

aquellos organismos que posean telex o fax, establezcan en los Pliegos los nmeros de
aquellos a travs de los cuales se debern enviar ofertas, evitando la posibilidad de
extravo en caso de que las mismas lleguen a otras reparticiones ajenas al procedimiento
de compra, o que no fueran enviadas en tiempo para su inclusin en el acto de apertura.
PASO 2: Se procede a la apertura de las ofertas recibidas en tiempo.
No se tendrn en cuenta las ofertas recepcionadas pasada la hora fijada para la

apertura. SE DEBE SER TOLERANTE CON LOS MINUTOS LUEGO DE LA HORA
FIJADA PERO NO CUANDO SE HA ABIERTO YA ALGUN SOBRE.
PASO 3: Se deben aceptar la totalidad de las ofertas presentadas; ser luego la
Comisin Asesora de Adjudicaciones o quien el ordenador establezca, que en la prctica
determine el rechazo de aquellas propuestas que contengan defectos legales o
sustanciales importantes. Cabe destacar la importancia que tiene el rechazo de una
oferta en referencia a los recursos administrativos que se puedan establecer
posteriormente en contra de la decisin de la Administracin y el efecto paralizante que
pueden stos tener respecto del procedimiento de contratacin.
No obstante ello se controlar si las ofertas tienen defectos o carencias formales y si

adjuntan toda la documentacin requerida, as como la garanta de mantenimiento de
oferta cuando correspondiera.
PASO 4: Este paso consiste en garantizar para las partes que no se podrn dar
sustituciones de ofertas. En la prctica cada Organismo acta de acuerdo a sus propios
criterios pero generalmente se adoptan medidas tales como:
* rbrica por el escribano o funcionario responsable del acto de apertura, hoja por
hoja de cada oferta.
* tambin, en algunos casos, se procede al sellado de cada hoja.
* rbrica de los oferentes presentes en todas las ofertas presentadas.
* numeracin de todas las ofertas.
* fotocopiar y repartir lo sustancial de cada oferta
PASO 5: Los oferentes podrn efectuar toda manifestacin que consideren conveniente
y de la que quieran quede constancia en el acta.
PASO 6: Se labrar acta circunstanciada (haciendo referencia a los hechos) de todo lo

actuado la que ser suscrita por los presentes en el acto, que lo deseen hacer, y ser
autenticada por los funcionarios actuantes, no siendo obligatorio que se encuentre un
escribano.
PASO 7: De acuerdo a lo establecido en el art. 398 de la ley 16.320, posteriormente al

acto de apertura se deben analizar las ofertas, el acta de apertura y las garantas
presentadas por los oferentes. En caso de existir defectos o carencias formales, errores
evidentes o de escasa importancia en la oferta, as como en la cuantificacin de la
garanta de mantenimiento de oferta, la Administracin podr otorgar un plazo de dos
das para salvar dichos problemas, siempre que no se altere materialmente la igualdad
de los oferentes. Si se estuviera ante oferentes que habitualmente incurren en dichos
"errores", la Administracin podr no otorgar dicho plazo.
RA - Comisin de Aperturas (cuando exista), y la reparticin encargada de todos los

aspectos formales de los procedimientos de adquisicin que ser la que brinde todo el
apoyo administrativo, etc.
* acta de apertura
* tambin deben agregarse las ofertas correspondientes
En esta etapa, el error que se detecta con mayor frecuencia es el rechazo de ofertas
en el acto de apertura porque no cumplen ciertos requisitos formales.
Cabe destacar que siempre tenemos oportunidad de invalidar posteriormente una

oferta, una vez analizada con la profundidad y la atencin debida, especialmente
atendiendo a los efectos perjudiciales que un rechazo errneamente efectuado puede
tener para la Administracin.
NUNCA SE PUEDE RECHAZAR VERBALMENTE UNA OFERTA.
- presentacin de ofertas art. 54 TOCAF
- admisin de ofertas art. 54 y 56 TOCAF
- apertura de ofertas art. 56 TOCAF
- acta circunstanciada art. 56 TOCAF
- garanta de mantenimiento de oferta art. 55 TOCAF
- Registros de Proveedores art. 65 y 66 TOCAF

5 - PRECALIFICACION A EFECTOS DE LA NEGOCIACION O MEJORA DE
OFERTAS
Consiste en seleccionar aquellas ofertas que cumplen con las condiciones del
llamado, y podran resultar adjudicadas, y aplicar el porcentaje del 5 % sobre la oferta de
menor precio determinando el rango de oferentes que seran llamados a negociar o a
mejorar sus ofertas.
Las negociaciones reservadas y paralelas son aplicables en todos los casos de

licitacin a partir de la entrada en vigencia del Pliego Unico de Bases y Condiciones
Generales Para los Contratos de Suministros y Servcios No Personales. Cabe sealar
que tanto las negociaciones reservadas y paralelas as como la mejora de ofertas son
facultades potestativas de la Administracin o sea que las podr utilizar cuando lo
entienda conveniente.
Para esta etapa la ley no define quien debe actuar. Se entiende conveniente que sea
la Comisin Asesora de Adjudicaciones la que la realice, ya que es dentro del Organismo
actuante quien cuenta con mayor especializacin en la tarea de evaluar las ofertas. Por
supuesto que el ordenador competente debe avalar finalmente esa actuacin ya que de
los resultados de lanegociacin,la que se llevar a cabo solamente con las firmas
precalificadas, debera surgir el o los adjudicatarios del procedimiento.
En los hechos, cumplido el acto de apertura de ofertas, en el caso de las licitaciones

que superen los N$ 60:000.000, a valores de enero-abril de 1993, deber actuar
necesariamente una Comisin Asesora de Adjudicaciones. En contrataciones menores a
ese monto ser opcional para el Organismo determinar que acte una C.A.A. a efectos
de dictaminar sobre la oferta ms conveniente para la Administracin.
La actuacin de la Comisin ser analizada con mayor detalle en la Etapa 7, Informe

de la Comisin Asesora de Adjudicaciones; nos referiremos ahora a algunos aspectos
bsicos del rol de la C.A.A. que resultaran aplicables en cuanto a la precalificacin de las
ofertas a efectos de la negociacin.
Una vez en poder del expediente con las correspondientes ofertas y el acta de
apertura, la C.A.A. debe efectuar algunas tareas bsicas que faciliten el anlisis y
comparacin de las ofertas para determinar cul de ellas es la ms conveniente a los
intereses de la Administracin.
En esta etapa las sealaremos brevemente:
- estudio de las ofertas a efectos de rechazar las que tengan apartamientos importantes
de la normativa o de los Pliegos que rigen esa contratacin.
- confeccin de los cuadros comparativos de precios, calidades, plazos de entrega, etc.

- anlisis de los antecedentes de las firmas en cuanto a cumplimientos de contrato, etc.
Para determinar las ofertas que cumplen con el llamado a efectos de la precalificacin,
la C.A.A. o quien haya sido designado a tales efectos, deber efectuar el anlisis
correspondiente tal como si se estuviera frente al informe que asesore respecto a la
adjudicacin definitiva, ya que si bien las ofertas podrn ser mejoradas en sus distintos
aspectos en la etapa de la negociacin, esto es una mera posibilidad.
Como veremos en la Etapa 7, para la determinacin de las ofertas que son

convenientes para el Estado se debern solicitar todos los informes tcnicos que sean
necesarios para determinar aspectos tales como: calidad, adaptacin al uso, etc.
La razn para aconsejar que sea la C.A.A. quien realice la precalificacin se debe a un
ahorro de esfuerzos, ya que, en el caso de que se designe a otros funcionarios se dar
una duplicacin de tareas ya que la Comisin deber necesariamente efectuar otra vez el
anlisis de las ofertas para elaborar su informe.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Se debern determinar las ofertas admisibles, o sea las que cumplen con los
requisitos de los Pliegos.
PASO 2: Solicitar los informes tcnicos (y el de los usuarios del bien o servicio a
adquirir) que sean necesarios para la correcta evaluacin de las ofertas.
PASO 3: Anlisis de las ofertas determinando su conveniencia en base a los distintos

factores establecidos enlos Pliegos de Condiciones (calidad, plazos de entrega, etc.),
tomando en cuenta los informes tcnicos y de usuarios solicitados.
PASO 4: Eleccin de todas aquellas ofertas que satisfagan la necesidad de la

Administracin.
PASO 5: Tomamos la oferta de menor precio y le adicionamos un 5 %.
PASO 6: Determinamos todas las ofertas elegidas en el Paso 4 cuyos precios quedan
dentro del rango fijado en el Paso 5. Estos seran los oferentes precalificados a efectos
de la negociacin.
PASO 7: En los casos en que el ordenador haya delegado la tarea de la precalificacin,

se entiende conveniente informar al mismo de los resultados de manera tal de no
desperdiciar los esfuerzos empleados en la negociacin, en el caso de que se hubieren
adoptado criterios de evaluacin no compartidos por el mismo.
Cabe recordar que el ordenador puede adjudicar, por razones debidamente fundadas,
a un oferente diferente del aconsejado por la C.A.A., esta situacin aunque prevista en la
ley, no suele aplicarse.
RA - C.A.A. o quien sea designado por el ordenador competente a estos efectos.
- Puede emitirse un informe previo a las negociaciones, o bien, en el caso de que la

precalificacin sea realizada por la C.A.A., incluir la informacin necesaria en el dictamen
final donde propone la adjudicacin.
- Es posible tambin que se soliciten, en caso de ser necesarios, informes tcnicos a

otros organismos especializados tales como el LATU, Facultad de Ingenieria.
- precalificacin de oferentes art. 57 TOCAF
- Quienes estn capacitados para contratar con el Estado art. 43

TOCAF
- Preferencia a la industria nacional art. 52 TOCAF, art. 373 ley 13032 de 7/12/61, art.
435 ley 13892 de 19/10/70, art. 260 ley 14106 de 14/3/73, decreto 54/993 de 28/1/93
- Modificaciones, alternativas y variantes art. 54 TOCAF
- Negociaciones y mejora de ofertas art. 57 TOCAF

6 - NEGOCIACIONES Y MEJORA DE OFERTAS
A.1. NEGOCIACIONES
La negociacin consiste en la discusin, con un potencial adjudicatario, de algunos

aspectos de su oferta, con el objeto de llegar a un acuerdo ms conveniente para la
Administracin respecto a precio, calidad, plazo de entrega, etc.
Como ya vimos en la etapa de precalificacin esta facultad, desde la entrada en

vigencia del Pliego Unico de Bases y Condiciones Generales ya mencionado, puede ser
utilizada en aquellos casos en que la Administracin lo estime conveniente, y con
aquellos oferentes que precalifiquen a los efectos.
En los casos de precios manifiestamente inconvenientes, siempre ser posible utilizar

el instituto de la negociacin procurando lograr ofertas ms convenientes para el Estado,
sin limitacin alguna.
Las negociaciones, tal como lo establece la ley, deben llevarse a cabo en forma
reservada y paralela. Esto es que no deben revelarse los acuerdos logrados a otros
proveedores, funcionarios no autorizados, etc., y por otra parte, que las mismas deben
realizarse separadamente con cada oferente aunque no en forma simultnea.
S resulta aconsejable realizar las negociaciones dentro del perodo ms breve

posible, de manera tal de evitar fugas de informacin.
Tampoco aqu la ley determina quin debe llevar a cabo la tarea. En este caso es
conveniente que el ordenador designe cuidadosamente a quienes considere las personas
adecuadas para realizar negociaciones, ya que no es una tarea administrativa ms sino
que requiere del empleo de ciertas tcnicas que resultaban de aplicacin permanente,
hasta ahora, en el mbito privado y no en el pblico.
Se entiende conveniente que siempre sean varios los negociadores por parte de la
Administracin, dos como mnimo, de manera de dar todas las garantas de seriedad,
etc., a los oferentes.
En aquellos casos en que el ordenador lo considere conveniente por su importancia,

puede ser l mismo quien lidere el proceso de la negociacin.
Si bien se entiende que, correctamente utilizado, este mecanismo slo puede traer
beneficios a la Administracin, no se aconseja su masificacin sino por el contrario,
seleccionar aquellos procedimientos en los que los logros en las negociaciones
signifiquen importantes beneficios para el Estado.
LA NEGOCIACION DEBE LIMITARSE A LOS CASOS IMPORTANTES EN
ESPECIAL, LOS DE OLIGOPOLIOS DONDE EL PRECIO NO SURGE DE LA
COMPETENCIA EN EL MERCADO, SINO DEL PODER OLIGOPOLISTA.
Por qu se aconseja ser selectivo? Debido tambin a que las negociaciones insumen
tiempo y, bien encaradas, exigen un esfuerzo importante de quienes generalmente son
funcionarios de nivel dentro de la organizacin. Su uso masivo puede derivar en dos
resultados negativos: el desgaste de los funcionarios encargados de las negociaciones y
la rutinizacin de los procedimientos empleados.
El instituto de la negociacin es una de las muchas novedades que surgieron del

PRO.NA.DE. y se recogieron en la Ley 16170 en materia de contrataciones estatales. Y,
como novedad que es, su aplicacin, en algunos casos, provoca dudas y resquemores.
Intentaremos brevemente sealar algunos aspectos que facilitan esta tarea.
En primer lugar debemos adoptar una posicin activa respecto al tema, nunca actuar
pasivamente. Ello significa que debemos tener, adems, la mente abierta para los
cambios o las situaciones que se vayan dando en el curso de la negociacin, y para la
respuesta inmediata a esas situaciones.
Otro de los principios en este caso, es tratar de obtener el mayor provecho, en

beneficio de la Administracin, de la informacin con la que contamos, ya sea sta del
proveedor como de precios del mercado, etc. Este es uno de los puntos fuertes que
puede tener el Estado como comprador y por lo tanto como negociador.
Nunca debemos comprometer la posicin de la Administracin ya que las restantes

negociaciones pueden modificar la situacin tal como la estamos viendo en ese momento
y, adems, la adjudicacin en definitiva siempre va a ser decidida por el ordenador. Debe
quedar claro para el oferente uqe los compromisos asumidos estn supeditados a que la
Administracin decida finalmente adjudicarle la contratacin.
Es muy importante que los oferentes observen la seriedad y la importancia que la

Administracin le asigna a las negociaciones y el inters de los negociadores en lograr un
beneficio para el Estado. De esa manera se esforzarn ms por efectuar propuestas
pensadas que le permitan mantener la posibilidad de la adjudicacin, pero de darse sta
estarn igualmente en condiciones de cumplirla.
Esta etapa debe ser utilizada, adems, para lograr un acercamiento entre los
proveedores y la organizacin. Se entiende conveniente que se faciliten las consultas
respecto de dudas del funcionamiento del Organismo que pueda plantear el proveedor,
as como ampliar el conocimiento del mercado y de situaciones especiales que pueda
estar atravesando el mismo o bien el oferente y que resultan valiossimas para la
posterior evaluacin de las ofertas.
Como final de la etapa se deben labrar actas suscintas, breves, de lo actuado.

A.2. MEJORA DE OFERTAS
Este instituto, a diferencia de la negociacin, no requiere estar contenido

explcitamente en los pliegos para poder ser utilizado. Simplemente se constata la
similitud y se invita a los oferentes a mejorar sus propuestas en un plazo no menor a
veinticuatro horas.
La utilizacin de ambos institutos es potestativa para la Administracin, tal como lo

establece el art.57 del TOCAF.
B.1 PASOS A SEGUIR PARA LAS NEGOCIACIONES:
PASO 1: Determinar los oferentes que participarn en el proceso de negociacin e

invitarlos, fijando la fecha hora y lugar de reunin.
PASO 2: Se deber proceder a la designacin de los negociadores por el ordenador o

por quien este autorizado a ello. Esta designacin puede ser puntual para el
procedimiento que se est tratando, o puede ser genrica para todas las situaciones que
se planteen.
Es una prctica habitual en varios organismos que se designe como negociadores a

los miembros de la Comisin Asesora de Adjudicaciones actuante.
PASO 3: Directivas del ordenador respecto de la negociacin.
Se trata de que el ordenador o responsable de la compra defina en cierta manera el

objetivo general o por lo menos las pautas con las que deben actuar los negociadores.
PASO 4: Se debe efectuar una cuidadosa planificacin de las negociaciones para

obtener mayores resultados de las mismas.
Dentro de esta planificacin tendremos:
a) fijacin de objetivos
b) recoleccin de antecedentes
- objeto y prioridad de llamado
- comportamiento del oferente en contrataciones anteriores (en el Organismo

licitante y en otras reparticiones)
- cumplimientode la Administracin respecto del oferente

- sondeo de mercado, Mesa de Precios, etc.
c) anlisis del probable entrevistado
d) eleccin y adecuacin del mbito fsico (facilidades de comunicaciones: telfono,

fax, etc. y elementos de apoyo)
e) determinacin del momento de la entrevista
PASO 4: Desarrollo de la entrevista de negociacin.
Aqu lo que se podran dar son algunos consejos en base a la experiencia obtenida
por algunos organismos y a lo que dicen las teoras respecto al tema, en aquello que
resulte aplicable, ya que estamos frente a un tipo muy particular de negociaciones.
- Planteo de la discusin de modo tal que las concesiones sean consideradas como
beneficios para ambas partes. Hay que recordar que, de alguna manera, el oferente se
est jugando la adjudicacin, lo cual significa para l un beneficio muy importante ya que
ese es su negocio.
- Escuchar atentamente y hablar en trminos accesibles. Hay que ser cuidadoso en el

empleo de la jerga administrativa (residuos pasivos, planillado, intervencin del gasto,
etc.).
- Enfrentar el problema y no a las personas.
PASO 5: Acuerdo o nueva oferta por parte del proponente.
En realidad se puede ir arribando a acuerdos parciales durante el desarrollo de la

entrevista, de los cuales se debera ir tomando nota para compendiarlos en el acuerdo
final.
PASO 6: Confeccin de un acta suscinta con los acuerdos logrados. El acta deber ser
suscrita por los negociadores y el proponente. Se entiende conveniente entregar una
copia debidamente firmada al oferente para su constancia.
En el caso de la mejora de ofertas se puede establecer un acto de apertura para las

mismas, debiendo entonces labrarse el acta correspondiente.
B.2. PASOS A SEGUIR EN LAS MEJORAS DE OFERTAS:
PASO 1: Determinar cuales son los oferentes que participarn en el proceso de mejora
de ofertas.
PASO 2: Invitar a dichos oferentes a presentar una mejora de sus ofertas, fijando el
lugar, fecha y hora, con no menos de 24 horas de antelacin.
PASO 3: En el lugar, fecha y hora fijados proceder el acto de apertura con los oferentes
que hubieran concurrido, y labrar un acta circunstanciada tal como si se tratar de un
acto de apertura de ofertas ms.
- RA - Negociadores designados por el ordenador
* Acta suscinta de cada negociacin
* En el caso de mejora de ofertas, se debern agregar al expediente las propuestas

efectuadas por los oferentes, constancia de invitaciones y acta de apertura si
correspondiere
D. NORMATIVA APLICABLE:
- Negociaciones art. 57 TOCAF
- Mejora de ofertas art.57 TOCAF

7 INFORME DE LA COMISION ASESORA DE ADJUDICACIONES
Se debe determinar la o las ofertas ms convenientes para los intereses de la

Administracin, por parte de la Comisin Asesora de Adjudicaciones actuante (puede
haber ms de una en el organismo), y realizar el informe correspondiente asesorando al
ordenador competente en forma fundada respecto del dictamen efectuado.
Cabe destacar que la actuacin de la C.A.A. es preceptiva en toda licitacin cuyo

monto supere los N$ 60:000.000, a valores de enero-abril de 1993; por debajo de ese
monto su actuacin ser opcional para la Administracin.
La tarea de la C.A.A. es ardua y compleja, y sus resultados van a depender

directamente de cmo hayan sido confeccionados los Pliegos de Condiciones.
Por ejemplo, si las especificaciones no fueron correctamente realizadas, tal vez no

resulte posible adjudicar lo que ahora se ve es ms conveniente para el Organismo, si no
se estableci la posibilidad de aceptar modificaciones o variantes.
Cabe destacar la importancia que posee el informe de la C.A.A. dentro de la mecnica

de la normativa vigente, ya que su pronunciamiento, que siempre debe ser fundado, ser
en el que debe basarse el ordenador para realizar la adjudicacin. Si el ordenador desea
adjudicar una propuesta diferente de la que establece la C.A.A. puede hacerlo pero
dejando constancia de los fundamentos que determinaron esa eleccin. Es inusual que
se cambie el criterio de la C.A.A.
Por otra parte, en caso de que el ordenador adjudique a la oferta aconsejada por la
C.A.A. y hubieren apartamientos de los Pliegos de Condiciones o de la normativa vigente
al efectuar ese asesoramiento, la resolucin del ordenador competente podr ser pasible
de recursos administrativos que puedan resultar difciles de levantar, con todas las
consecuencias que ello tiene para la Administracin.
En la Etapa 5 - Precalificacin a efectos de la Negociacin, vimos en forma muy

suscinta algunas de las tareas que debe efectuar la C.A.A. para poder dictaminar
respecto de la oferta ms conveniente para los intereses de la Administracin. Ahora las
veremos con un poco ms de detenimiento.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Analizar las ofertas presentadas descartando aquellas que tienen

apartamientos sustanciales de los Pliegos de Condiciones, o bien violan algn requisito
legal.
PASO 2: Analizar que los oferentes restantes estn capacitados para contratar con el
Estado, particularmente en lo que se refiere a sanciones o exclusiones del Registro
General de Proveedores del Estado.
PASO 3: Solicitar los informes tcnicos (y el de los usuarios del bien o servicio a
adquirir) que sean necesarios para la determinacin de la calidad de lo ofrecido, su
adaptacin al uso, durabilidad, etc. Estos sern fundamentales en el caso de haberse
permitido la presentacin de modificaciones, alternativas y variantes, a efectos de la
correcta evaluacin de las ofertas.
PASO 4: Analizados los informes tcnicos y de usuarios, se descartarn las ofertas que
no renan las condiciones exigidas por los Pliegos en cuanto a cumplimiento de las
especificaciones, calidad, etc.
Cabe recordar que se supone que las especificaciones estn definiendo aquello que
se necesita adquirir, aunque las ofertas debern ajustarse razonablemente a la
descripcin del objeto requerido, teniendo en cuenta la complejidad tcnica del mismo.
Es fundamental en este aspecto el esfuerzo de normalizacin y estandarizacin que haya
realizado el Organismo. El resultado va a ser siempre una mejor adquisicin.
Si no tenemos oferentes que cumplan con las especificaciones establecidas, debern

revisarse las mismas para confirmar que no se hayan cometido errores, y
particularmente, que no hayamos fijado especificaciones que no puedan ser cumplidas
por los artculos disponibles en el mercado.
PASO 5: Se recabarn los antecedentes de los oferentes en cuanto a cumplimientos de

los contratos referente a calidad, plazos de entrega, etc.
PASO 6: Determinacin de la existencia de ofertas de productos extranjeros y

nacionales que hagan operar el mecanismo de Proteccin a la Industria Nacional.
Por productos nacionales se entiende aquellos que hayan sufrido algn proceso de
transformacin en nuestro pas.
PASO 7: Se efectuarn los cuadros comparativos ponderando, en la forma prevista en

los pliegos precio, calidad, plazo de entrega, calificacin de los antecedentes de la firma,
etc.
Este aspecto es de fundamental importancia para preservar la transparencia del

procedimiento y garantizar la debida igualdad en el tratamiento de los oferentes.
Una forma de entender la filosofa de los precios evaluados es formularse la pregunta:

"entre dos productos que satisfacen las exigencias del pliego de condiciones, cuanto
ms estoy dispuesto a pagar por aqul que tiene un mayor rendimiento, un menor plazo
de entrega, un mayor respaldo tcnico, etc ?"
A ttulo de ejemplo podriamos citar el caso de la adquisicin de un sistema de alarma

que permitiera prescindir de la contratacion de la empresa de vigilancia: al precio de la
oferta con mayor plazo de entrega habria que sumarle, con fines comparativos, el costo
de mantener contratada a la empresa de vigilancia durante los dias de diferencia de
plazos de entrega.
O en el caso de adquirir una fotocopiadora no slo interesa el precio de venta sino sus
costos operativos ( toner, cilindros, lmparas, etc) a lo largo de su vida til. en este caso
particular importa incluir tambien en el precio comparativo aspectos financieros, ya que
no es lo mismo pagar una suma excesiva contra la entrega de la mquina y despus
compensarlo con precios muy bajos de consumibles y repuestos, que, al contrario, pagar
un precio muy bajo por el equipo y muy alto por los consumibles.
Muchas veces resulta difcil cuantificar estos aspectos, pero ello, tarde o temprano, se
torna imprescindible para poder tomar la decisin acertada y agregar transparencia en el
procedimiento. En la medida que nos esforcemos en tal sentido estaremos dando un gran
paso adelante en la calidad de nuestras compras, porque, cmo podriamos tomar la
decisin acertada de otra forma?
En caso de haber existido negociaciones o mejora de ofertas debern incluirse como

modificaciones de las ofertas las que surgieran de dichas instancias, y en consecuencia
de las actas respectivas que se encuentran incorporadas al expediente, y efectuar un
nuevo cuadro comparativo de ofertas.
PASO 8: La comparacin entre los productos nacionales y extranjeros se realizar,

para contratos de suministros en la forma prevista en el correspondiente Pliego Unico de
Bases y Condiciones Generales. El mismo establece en su Art. 9.5:
"La preferencia a los productos nacionales frente a los extranjeros establecida en el art.
52 del T.O.C.A.F. y en el art. 374 de la ley 13.032 del 7/12/61, modificativos y
concordantes y en su reglamentacin, tendr el alcance, naturaleza y procedimientos de
clculo siguientes:
a) ser aplicable en los casos de licitaciones pblicas y licitaciones abreviadas as

como en los casos de compras por causales de excepcin en las que dicha preferencia
resulte procedente, cuando el monto supere el establecido para la obligatoriedad del
presente Pliego Unico.
b) el margen de preferencia ser aplicable siempre que no se opongan razones de

orden tcnico debidamente fundadas, se asegure un abastecimiento normal cuando ello
corresponda de acuerdo con las necesidades de la Administracin, se asegure el
cumplimiento de las exigencias de calidad y exista paridad de calidad o de aptitud.
c) el margen de preferencia a los productos nacionales, o a sus partes, ser del 10%
respecto al producto extranjero, de acuerdo con los criterios y frmulas de evaluacin que
se determinan en este pliego.
d) el margen de preferencia se aplicar sobre el porcentaje de integracin nacional

que el oferente de productos nacionales que desee acogerse al mismo, declare en su
oferta, con el detalle del caso. El Pliego particular podr sealar formas de presentacin
de dicho detalle.
e) no se considerarn de integracin nacional, a estos efectos, los productos

extranjeros o las partes extranjeras que se adquieran en plaza ni aquellos que provengan
de la importacin de sus partes y posterior fraccionamiento, armado o preparacin para la
venta. La Administracin podr efectuar las verificaciones o peritajes del caso,
reservndose el derecho de aplicar dicha preferencia sobre el porcentaje de integracin
verificado o rechazar la oferta, en forma fundada.
f) lacomparacin de precios entre productos nacionales y extranjeros, sean stos

cotizados en plaza o a importar, se efectuar considerando, sea en forma real o ficta,
todos los gastos requeridos para colocar los productos en almacenes del comprador y en
igualdad de condiciones.
Se considerarn almacenes del comprador a todos los recintos habituales de

recepcin de mercaderas de acuerdo con las caractersticas de stas, inclusive los
obradores.
g) en esta comparacin se debern incluir todos los tributos que correspondan

(aranceles generales, CAUCE, PEC, aranceles de acuerdos de integracin, etc.), an
aquellos de los cuales la Administracin se encuentre exonerada.
No se incluirn en los precios comparativos los importes correspondientes a los

impuestos a las transacciones comerciales ni el impuesto al valor agregado.
h) los precios comparativos de los productosnacionales y extranjeros se evaluarn de

acuerdo con la frmula siguiente, sin perjuicio de la consideracin de los dems criterios
de evaluacin de ofertas:
PCN = PN x (CN% + CE%)

1,10
PCE = PE
PCN: precio comparativo del producto nacional a los efectos de la aplicacin de la

preferencia a la industria nacional
PCE: precio comparativo del producto extranjero a los efectos de la aplicacin de la

prefrencia a la industria nacional
PN: precio del producto nacional puesto en almacenes del comprador
PE: precio del producto extranjero puesto en almacenes del comprador
CE%: porcentaje del componente extranjero del producto nacional

CN%: Porcentaje del conponente nacional del producto nacional
A los efectos del clculo es CE% + CN% = 100%
i) cuando los dems criterios de evaluacin de ofertas tengan establecida una

cuantificacin monetaria, la misma se sumar al precio comparativo."
PASO 9: Determinacin de la oferta ms conveniente para los intereses de la

Administracin, como resultado de la evaluacin efectuada a las distintas ofertas,
teniendo en cuenta los resultados de las mejoras de ofertas y negociaciones, en caso de
haber existido.
PASO 10: Redaccin del informe fundado que aconseja la adjudicacin de una o ms
ofertas determinadas.
En aquellos casos en que luego de efectuadas las negociaciones y la mejora de

ofertas, si correspondiere, subsistan dos o ms ofertas iguales se efectuar la divisin
preceptiva de la adjudicacin, siempre que esa facultad se hubiese establecido en el
Pliego de Condiciones Particulares y que el objeto de la contratacin fuese divisible. La
divisin se realizar en forma proporcional entre todos los oferentes que se encontraran
en esa situacin. El art. 479 de la ley 16226 dilucid las dudas que se podan haber
planteado al respecto.
En los casos en que los oferentes no aceptaran la adjudicacin por partes iguales o el
objeto no admitiera divisin, se proceder a la adjudicacin mediante sorteo para cuyo
acto se invitar a los involucrados.
En el caso de que hubiere sido la C.A.A. quien intervino en la etapa de precalificacin

de ofertas a efectos de la negociacin, si no existiere informe previo podr incluirse en
ste las razones que determinaron la precalificacin de quienes fueron llamado a
negociar en las condiciones del art. 57 del TOCAF.
C: UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUANTES:
- RA - Comisin Asesora de Adjudicaciones
- RA - Todas aquellas oficinas, laboratorios, etc., que deban expedir informes tcnicos o
en su calidad de usuarios
* Informe fundamentado de la Comisin Asesora de Adjudicaciones, donde conste,
si corresponde:
- Nmina de miembros presentes.

- Proyecto de adjudicacin adjunto.
- Items que se aconseja adjudicar por menor precio.
- Fundamentos para sugerir otros de mayor precio.
- Items que no se adjudican por existir stock.
- Items que no se adjudican por precios inconvenientes.
- Items de los que se modificaron las cantidades a adjudicar, aumentando o
disminuyendo de acuerdo a la normativa vigente (art. 63 T.O.C.A.F.), detallando los
motivos. Se recaba la conformidad de los oferentes, salvaguardando el principio de
igualdad entre todos ellos.
- Comisin Asesora de Adjudicaciones art. 57 TOCAF
- Quienes estn capacitados para contratar con el Estado art. 43 TOCAF
- Preferencia a la industria nacional art. 52 TOCAF, art. 373 ley 13032 de 7/12/61, art.
435 ley 13892 de 19/10/70, art. 260 ley 14106 de 14/3/73, art. 6 y 8 ley 16134 DE ,
EL 655 Y EL NUEVO DECRETO
- Modificaciones, alternativas y variantes art. 54 TOCAF
- Negociaciones y mejora de ofertas art. 57 TOCAF
- Divisin de la adjudicacin art. 57 TOCAF, art. 479 ley 16226 .PA
8 - PUESTA DE MANIFIESTO
Se trata de la vista del expediente a los oferentes, en toda licitacin cuyo valor
cuadruplique el tope de las LA. Esta vista es obligatoria, y previa a la decisin del
ordenador competente respecto del informe de la C.A.A.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Se debe decretar la vista del expediente, una vez obtenido el informe de la
C.A.A., por un plazo de 5 das.
PASO 2: La notificacin a los interesados debe efectuarse personalmente o por
telegrama colacionado, dentro de las veinticuatro horas de decretada la vista.
PASO 3: Vencido el trmino de 5 das, los oferentes podrn presentar por escrito todas
las consideraciones que estimen convenientes.
Los escritos presentados en esta etapa sern considerados por la Administracin

como una peticin, que deber ser tenida en cuenta por el ordenador en el momento de
dictar la resolucin de adjudicacin, y de la que deber existir informe fundado.
Estos escritos no sern tomados como recursos administrativos, ya que a la fecha no

existe expresin de voluntad de la Administracin. El informe de la C.A.A. es un mero
dictamen, no es un acto administrativo y por tanto carece de efectos jurdicos.
Generalmente, adems de todos los informes jurdicos, etc., que el ordenador

entienda pertinente recabar, se solicita a la propia C.A.A. que se expida al respecto, ya
que suele ser su dictamen el que merece las observaciones de los oferentes.
PASO 4: Vencido el primer trmino de 5 das, si los oferentes manifestaron que no

tenan observaciones que formular; o bien, una vez que se presentaron todos los escritos
correspondientes, se eleva al ordenador competente a efectos de que tome decisin al
respecto.
C: UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUANTES:
- RA - reparticin encargada de los aspectos formales de los procedimientos de

adquisicin, puede tambin existir alguna oficina central de notificaciones que se
encargue de ello
- RA - en el caso de la presentacin de peticiones el ordenador recabar los informes que

estime pertinentes a efectos de dictar resolucin fundada
* notificacin de todos los oferentes. LA MISMA DEBERA REALIZARSE DE

ACUERDO AL ART. 1.4 DEL PLIEGO UNICO , REGISTRANDOSE EN EL
EXPEDIENTE RESPECTIVO.
- puesta de manifiesto o vista del expediente art. 58 TOCAF

9 - RESOLUCION DE ADJUDICACION
Se trata de adjudicar la oferta mas conveniente para la administracin a los efectos de

formalizar un contrato que ligue para ese objeto definitivamente la relacin entre ambas
partes, o bien rechazar todas las ofertas presentadas, o declararlo desierto.
Se manifiesta la voluntad de la Administracin a travs de un acto administrativo: la

resolucin de adjudicacin emitida por el ordenador competente.
Este acto administrativo tendr efectos jurdicos y ser recurrible. Es con este acto
administrativo que se produce el compromiso del gasto, por lo cual es la etapa ms
importante de todo el proceso del gasto aunque, lgicamente, es el resultado de todo el
trabajo realizado en las etapas anteriores.
Este acto administrativo ser necesario en todos los casos excepto en los de CD y
CDA, donde es posible proceder a la recepcin del bien o servicio adquirido, sin realizar
ninguna de las etapas intermedias, excepto por lo que establezcan las disposiciones
internas de cada organismo.
En caso de hacer uso de la posibilidad otorgada por la ley del aumento o disminucin
de los contratos, el ordenador competente deber dictar resolucin efectuando la nueva
adjudicacin.
En este tema se debe ser cuidadoso respecto de los lmites fijados por la normativa:
- las prestaciones objeto de los contratos podrn aumentarse o disminuirse hasta un

mximo de un 20 y 10 % de su valor original en uno y otro caso
- podrn aumentarse o disminuirse en las proporciones que sea de inters de la

administracin , con acuerdo del adjudicatario
- en ningn caso los aumentos podrn exceder el 100 % del objeto del contrato
- tope del procedimiento por el que se efectu la contratacin
- si excede el lmite de las atribuciones del ordenador deber recabarse la aprobacin

correspondiente.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Determinar quien es el ordenador competente para actuar en el procedimiento,
segn el monto total de la erogacin resultante de la adjudicacin.
Si el jerarca de la reparticin adquirente fuera competente para ordenar el gasto ya

fuera por derecho propio o en uso de facultades delegadas, se procede con el Paso 2.
Si no fuera competente, se debern elevar todos los antecedentes al jerarca

correspondiente pudiendo ste recabar toda la informacin que considere oportuna antes
de proceder por s con el Paso 2.
Cabe destacar que en el caso de tratarse de una CDE, estaremos encarando

directamente la adjudicacin (excepto si se hubiera decidido efectuar un llamado a
ofertas), por lo que en caso de no tratarse del ordenador primario se deber analizar si
existe delegacin suficiente segn el literal del art. 33 en el que se base la excepcin que
nos ocupa. Para las CDE se deber fundamentar especialmente las causas que llevaron
a utilizar el mecanismo de excepcin.
PASO 2: Estudio del informe de la C.A.A., si correspondiere. En caso de adjudicar

apartndose de lo aconsejado en el informe mencionado, su resolucin deber ser
fundada y, esos fundamentos deben constar en el acto administrativo de adjudicacin.
En el caso de tratarse de montos menores a N$ 60:000.000 en los que no es

obligatoria la actuacin de la C.A.A., oir las recomendaciones de quienes estime
pertinente.
Cabe recordar que tambin debern constar los fundamentos en la resolucin de

adjudicacin, en el caso de haberse presentado escritos de peticin en la puesta de
manifiesto.
PASO 3: Se deber asegurar la disponibilidad en el crdito correspondiente para

efectuar la adjudicacin, en el caso de que el monto definitivo exceda al que se hubiere
reservado a travs de la imputacin provisoria. Se puede consultar a travs de una
terminal, en forma telefnica, etc.
Cabe recordar que el principio es que no se pueden comprometer gastos sin que
exista crdito disponible, excepto en los casos expresamente previstos en el TOCAF en
el Art. 15.
PASO 4: Redaccin de la resolucin de adjudicacin, rechazo o declaracin de desierto

del procedimiento, con la fundamentacin que correspondiere, en particular:
- por apartarse de lo aconsejado por la C.A.A.
- por haberse presentado escritos en la puesta de manifiesto

- por tratarse de una CDE
Cabe recordar aqu los aspectos ya sealados en la Etapa 0, respecto de la especial

atencin que se debe prestar a la clasificacin del gasto realizada, en particular en
aquellos casos en que puede resultar dudosa la inclusin como gasto de funcionamiento
o de inversin.
PASO 5: Se completar el formulario de Autorizacin para Gastar con la erogacin

resultante de la adjudicacin.
- RA - reparticin responsable del control de la totalidad del procedimiento y confeccin

de la resolucin correspondiente
- RA - reparticin que lleva el control de los crditos, Planeamiento, Presupuesto, etc.
- RA - ordenador
- Si el ordenador de la RA no fuera competente, deber intervenir el jerarca superior que

s lo fuere
* resolucin de adjudicacin del ordenador competente
* completar el formulario de Autorizacin para Gastar (APG)
- ordenadores del gasto art. 26, 27, 28, 29, 30, TOCAF
- responsabilidad por compromiso gasto sin autorizacin art. 32 TOCAF
- compromiso del gasto art. 14 TOCAF
- lmites del compromiso del gasto art. 15, 17, 18 TOCAF
- destino de los crditos art. 16 TOCAF
- condicionamiento a la existencia de recursos especiales art. 19 TOCAF

- aumento y disminuciones de contratos art. 63 TOCAF
10 - NOTIFICACION Y GARANTIA DE CUMPLIMIENTO
Como todo acto administrativo definitivo, la resolucin de adjudicacin debe ser

notificada a todos los interesados, de acuerdo al art. 1.4 del Pliego nico.
Puede resultar discutible segn las distintas posiciones si la notificacin se debe

efectuar en forma previa o posterior a la intervencin preventiva del gasto efectuada por
el TCR.
Si entendemos que la resolucin de adjudicacin es un acto administrativo sometido a

una condicin resolutoria, se deber notificar en esta etapa.
Este aspecto deber constar claramente en el Pliego de Condiciones Particulares, y

obviamente va a estar afectando el plazo de mantenimiento de oferta que el Organismo
est solicitando a los oferentes.
Por otra parte, cabe recordar que la notificacin va a estar habilitando la presentacin
de los recursos administrativos para aquellos oferentes que se sientan lesionados. El
efecto grave que tiene para la Administracin la presentacin de recursos, es el efecto
suspensivo de los mismos respecto de la ejecucin del contrato.
La Administracin podr levantar el efecto suspensivo por razones fundadas.
Cabe destacar asimismo que una vez resuelto el recurso, se apreciarn las
responsabilidades de ambas partes.
Tambin a partir de la notificacin de la resolucin de adjudicacin (el Pliego de

Condiciones Particulares establecer los plazos correspondientes para efectuarlo y a
partir de qu momento se computan los mismos), se deber constituir la garanta de
cumplimiento del contrato cuando el monto del mismo supere los N$ 80:000.000.
La constitucin de la garanta de cumplimiento de contrato busca crear un fondo

contra el que pueda cobrarse la Administracin en caso de sanciones impuestas a los
proveedores por incumplimiento de los contratos. Estos incumplimientos pueden estar
referidos a distintos aspectos, por ejemplo: calidad inferior a la pactada, entregas fuera de
plazo, etc.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Notificacin al o los adjudicatarios y al resto de los oferentes de la resolucin

de adjudicacin.
Tambin corresponde ser notificada la resolucin que determine el rechazo de todas

las ofertas.
Podr en todos los casos estipularse en los Pliegos de Condiciones Particulares

cuales sern los medios que utilizar la Administracin para llevar a cabo esta
notificacin.
PASO 2: En caso de presentarse recursos administrativos contra la resolucin de

adjudicacin dictada por el ordenador, estos tendrn un efecto suspensivo respecto de la
ejecucin de la contratacin. Si bien este efecto suspensivo puede ser levantado por la
Administracin, esto solo puede hacerse en el caso de que la suspensin afecte
inaplazables necesidades del servicio o le ocasione perjuicios graves.
En todos los casos una vez resueltos los recursos se debern analizar las
responsabilidades de las partes, y se podrn establecer las sanciones que correspondan.
De no haberse presentado recursos o si su efecto suspensivo hubiera sido levantado,

se seguir con el curso del procedimiento.
PASO 3: Corresponde ahora que se efecte la constitucin de la garanta de fiel

cumplimiento del contrato.
Segn lo establecido por la ley el monto de la garanta de cumplimiento no podr ser

inferior al 5 %, y se constituir por medio de: depsito en efectivo o valores pblicos,
fianza o aval bancario o pliza de seguros.
La Administracin podr por razones fundadas establecer un monto mayor de garanta

o la constitucin de las mismas mediante otras modalidades.
- RA - reparticin encargada de los aspectos formales de los procedimientos de

adquisiciones
- RA - para el caso de la notificacin puede existir una oficina central de notificaciones

que lleve a cabo la tarea
- RA - Tesorera recibir el depsito de garanta

- Constancia de la notificacin de los interesados en el expediente
- interposicin de recursos art. 62 TOCAF
- efecto suspensivo recursos art. 62 TOCAF
- garanta de cumplimiento del contrato art. 55 TOCAF
11 - IMPUTACION DEFINITIVA
Se trata de imputar definitivamente el monto correspondiente al compromiso contrado

por la Administracin. La informacin correspondiente interesar tanto a nivel interno
como de la CGN, a efectos de conocer y controlar la ejecucin del presupuesto.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Anotacin del monto definitivo del compromiso contrado a nivel de los
registros internos del Organismo, tanto de los presupuestales como de los contables.
PASO 2: Informacin previa por parte de la CC o quien haga sus veces, respecto de la
disponibilidad de crdito para atender el compromiso contrado.
PASO 3: Imputacin definitiva en los registros de la CGN o quien haga sus veces, a
efectos del control de la ejecucin presupuestal y su contabilizacin. En el caso de la
Administracin Central, dicha imputacin se realizar en las respectivas Contaduras
Centrales a travs del sistema de teleproceso.
C. UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUANTES

- RA - la reparticin encargada del manejo de los crditos, Planeamiento, Presupuesto,
etc.
- RA - Contadura del Organismo a efectos de la correspondiente contabilizacin (si se

cuenta con equipos de computacin se simplifica enormemente la intervencin de estas
reparticiones)
- CC o quienes hagan sus veces, respecto de la informacin de disponibilidad de crdito
- CGN o quien haga sus veces, a efectos de la contabilizacin del compromiso. En la

Administracin Central se realizar a travs de las CC.
- constancia de la registracin interna en el expediente
- constancia de la intervencin de la CC o quien corresponda en el formulario de

Autorizacin para Gastar
- afectacin de los crditos art. 13 TOCAF
- informacin previa CC disponibilidad crdito art. 90 TOCAF
- registro de los compromisos contrados por la contabilidad de Presupuesto art. 83

TOCAF
- centralizacin por la CGN informacin contable de los organismos del Presupuesto

Nacional art. 83 TOCAF
- CGN control de la ejecucin presupuestal y su contabilizacin art. 91 TOCAF
12 - INTERVENCION PREVIA DE LA C.G.N.
Si bien no se deja constancia expresa del control previo, el mismo es generalmente

realizado a travs de las CC, y consiste en la verificacin del cumplimiento de las normas
legales vigentes.
No existe en la normativa vigente ningn artculo que expresamente le asigne esta

tarea, si bien el art. 109 del TOCAF le otorga un plazo de 5 das hbiles para efectuar el
contralor y se refiere a "...intervenciones preventivas de gastos y pagos...".
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Contralor e intervencin previa del gasto por la CGN.
Como ya se estableci esta etapa se cumple, en trminos generales, a travs de las

CC y se realiza en forma conjunta con la imputacin definitiva.
- CGN, a travs de las CC
- en los hechos no queda constancia expresa
- verificacin cumplimiento normas vigentes CC art. 90 numeral 4 TOCAF
- plazo para la intervencin art. 109 TOCAF
13 - INTERVENCION PREVIA DEL T.C.R.
Se trata de la intervencin preventiva de los gastos que debe efectuar el Tribunal de

Cuentas de la Repblica a efectos de certificar su legalidad.
La intervencin preventiva del gasto significa la revisin de todo lo actuado previo a la

ejecucin del mismo, a efectos de verificar que se ha cumplido con toda la normativa
vigente en la materia.
Se detallan a continuacin algunos requisitos a cumplir para evitar observaciones de
T.C.R.
1) Debe incluirse todos los elementos que prev el art. 13 de la Ordenanza No. 27,
es decir:
A- Pliegos de condiciones o bases para formular las propuestas.

B- Constancia de las publicaciones efectuadas segn la normativa vigente.
C- Acta de Apertura de propuestas con todos los datos -(Ver item 3.1.8.).
D- Informe de la Contadura con constancia de los detalles del rubro al cual se imputa
el gasto y especialmente de su disponibilidad.
2) Debe remitirse la fundamentacin de la Comisin Asesora de Adjudicaciones. Esto

es especialmente importante en los casos de compra directa por excepcin, donde debe
argumentar fehacientemente las razones por las cuales se utiliza ese procedimiento. Por
ej. en casos de motivos de urgencia debe quedar muy claro que no fue posible realizar
las previsiones debidas.
En el caso de que el TCR encuentre que ha existido un apartamiento de la normativa

proceder a "observar" el gasto, o sea que dir que el procedimiento seguido no es
correcto y que los errores incurridos son tales y cuales.
En caso de observacin del gasto, el Organismo tiene tres posibilidades:
- en el entendido de que su actuacin se ha ajustado a las disposiciones legales, contesta

la observacin intentando el levantamiento de la misma
- insiste en su intencin de efectuar la adquisicin, o sea que reitera el gasto
- desestima el procedimiento o la adjudicacin observada y procede a efectuar un nuevo

llamado.
En todos los casos en que se reitere el gasto y el TCR mantenga su observacin, ste
deber dar cuenta a la Asamblea General o Junta Departamental correspondiente.
Es de destacar que segn el procedimiento que estemos encarando intervendr el

Tribunal "Mayor" o los auditores o contadores delegados.
El Tribunal "Mayor" interviene en los casos de procedimientos cuyos montos superen

los de LA y LAA, excepto en el caso de las CDE con organismos del Estado en las que
generalmente intervienen los auditores o los contadores delegados cualquiera sea su
monto.
Los plazos para las intervenciones preventivas del TCR, vencidos los cuales se
entendern tcitamente producidas, son:
* CD - 48 horas
* LA - 5 das hbiles
* LP - 15 das hbiles
* para los organismos comprendidos en el art. 41 del TOCAF
- 5 das hbiles cuando no exceda N$ 200:000.000
- 10 das hbiles cuando supere el monto anterior pero no exceda los N$ 1.200:000.000
El Artculo 1o. de la Ordenanza No. 66 del TCR, establece el momento a partir del
cual se inicia el computo de los plazos:
- Para temas que deben resolverse en el Tribunal, a partir de la fecha de Entrada

Oficial definida como "el da de la 1ra. sesin ordinaria posterior a su ingreso al
organismo".
- Para asuntos de competencia de los auditores o contadores delegados, a partir de la

1ra. hora hbil del 1er. da hbil posterior a su recepcin.
La normativa vigente autoriza al Tribunal a extender el plazo de intervencin previa a

25 das cuando se est ante casos de especial complejidad o importancia.
Asimismo se establece la posibilidad de suspender los plazos por una sola vez para
requerir al Organismo ampliacin de informacin. Esta informacin se deber suministrar
en un plazo de 15 das habiles.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Se decreta la elevacin del expediente al TCR agregando, enel mismo, la

informacin que se crea necesaria a efectos de facilitar la intervencin del mismo y evitar
pedidos de informacin adicional.
PASO 2: Se ingresa al TCR (Tribunal Mayor o Auditora segn el caso), y se toma nota
de la fecha de ingreso para efectuar el cmputo de los plazos dentro de los cuales se
debe expedir.
PASO 3: Se expide el TCR, cabiendo 3 posibilidades:

- intervencin del gasto
- pedido adicional de informacin
- observacin del gasto
En el primer caso se seguir con las etapas siguientes del procedimiento.
En el caso de pedido adicional de informacin, cabe recordar que segn el art. 107 del
TOCAF el plazo para que se expida el TCR queda suspendido (se entiende que hasta
tanto el organismo actuante conteste la solicitud) quince das habiles como mximo; una
vez en poder de la informacin correspondiente el TCR podr entonces intervenir el gasto
u observarlo.
En el ltimo caso, o sea el de la observacin del gasto, segn la decisin que se

adopte por parte del ordenador sern las actuaciones a cumplir:
- contestacin de las observaciones, intentando su levantamiento. Se esperar, entonces,

una nuevo dictamen del TCR.
- reiteracin del gasto. Se lo comunicar al TCR y se proceder con las etapas siguiente.
- desestima el procedimiento y procede a efectuar un nuevo llamado. Aqu finalizara

entonces este procedimiento y se debern tener en cuenta para el nuevo procedimiento
las observaciones efectuadas por el TCR a efectos de evitar que se produzcan
nuevamente.
- RA - reparticin encargada de los trmites con el TCR
- TCR - Tribunal Mayor o Auditor Contador Delegado, segn corresponda.
- Nota de elevacin al TCR, del ordenador o aquel a quien ste haya delegado
- Decisin del TCR

- intervencin preventiva de gastos y pagos por el TCR art. 94 numeral 2) TOCAF (art.
211 literal b) de la Constitucin de la Repblica)
- auditores y contadores delegados art. 96 TOCAF
- observaciones y reiteracin del gasto art. 97 TOCAF
- plazos para la intervencin preventiva tcita de gastos y pagos art. 107 TOCAF
- ampliacin de plazo por parte del TCR art. 107 TOCAF
- suspensin de plazo por solicitud de ampliacin de informacin art. 107 TOCAF
- ORDENANZAS 27 Y 66 del TCR
14 - ENTREGA DE LA ORDEN DE COMPRA
Una vez cumplidas todas las etapas legales de compromiso del gasto, se debe
proceder a la entrega de la Orden de Compra al proveedor para que se proceda a la
ejecucin del gasto.
Segn vimos en la etapa 10, existen distintas opiniones respecto del momento en que
se debe proceder a la notificacin de la resolucin del ordenador. Si el organismo
actuante entendiera que dicha notificacin se debe efectuar una vez producida la
intervencin del TCR, cabe en esta etapa, con la entrega de la Orden de Compra, todo lo
establecido en la etapa 10 respecto de notificaciones, recursos y constitucin de la
garanta de fiel cumplimiento del contrato.
Cabe destacar, a efectos de evitar futuras observaciones del TCR en su intervencin

previa al pago, que la ejecucin de los compromisos no debe comenzar nunca antes de
la intervencin previa del gasto efectuada por el mismo.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Entrega de la Orden de Compra al proveedor, quedando constancia de la fecha

en que la misma se produce. Se recuerda que en muchos casos el Pliego de Condiciones
Particulares establece que la ejecucin del contrato se producir dentro de los tantos das
de recibida la Orden de Compra por parte del proveedor, de ah la importancia de que
conste la fecha en que ste la recibe.
- RA - unidad encargada del relacionamiento con los proveedores y del control de los
contratos
- Constancia de la entrega de la Orden de Compra y de la fecha en que la misma se

produce
- No existe norma expresa, pero es el documento que tiene el adjudicatario del

compromiso contrado por la Administracin
15 - RECEPCION DEL BIEN O SERVICIO ADQUIRIDO
Se debe controlar estrictamente que el bien o servicio que estamos recibiendo se

corresponde exactamente con lo que adjudicamos, tanto en cantidad como en calidad y
plazo de entrega.
Es en este momento en que se debe proceder al control de calidad, ya sea por parte
del propio organismo actuante (en los casos en que cuenta con Unidades de Control de
Calidad aptas para el anlisis de lo adquirido), o bien por organismos externos tales como
el LATU, la Facultad de Ingeniera, la Facultad de Qumica, etc. Puede tambin haberse
establecido la certificacin de calidad por organismos competentes as como el control de
calidad en fbrica.
Es esta una etapa de gran importancia dada su incidencia en los costos del Estado
para su funcionamiento, y en trminos generales para las Finanzas Pblicas.
Lo que pueden parecer pequeas diferencias en la calidad de lo entregado pueden

tener repercusiones importantes en el rendimiento y pueden llegar a implicar que el
objeto entregado no sirva para la finalidad para la cual fue adquirido, y siempre
significarn un perjuicio econmico para el Estado, adems de estar frente a un
incumplimiento del contrato.
En definitiva lo que se debe controlar es que se cumplan las especificaciones

establecidas en los Pliegos de Condiciones y en el contrato, y volvemos a destacar aqu
la importancia que tiene la elaboracin cuidadosa de los mismos ya que en base a dichos
Pliegos y a lo ofertado por el adjudicatario es que podremos proceder al correcto control
de lo adjudicado.
Cabe destacar que segn lo recomendado en la etapa 2 Confeccin de Pliegos de

Condiciones, puede haberse fijado en los mismos el plazo en que necesariamente debe
expedirse la Administracin respecto de su conformidad con los bienes o servicios
entregados. En caso de cumplirse ese plazo sin una resolucin al respecto, por lo
general, se considera que se ha producido la aprobacin tcita de lo entregado, de ah la
importancia que tiene el tener siempre presente el plazo fijado, 4as como ser cuidadoso
al establecer el mismo en los Pliegos teniendo en cuenta el tiempo que puedan insumir
los estudios de calidad, etc.
A efectos de mejorar la gestin de compras en general y de aumentar la eficiencia del

Estado, se entiende conveniente crear mecanismos para que los usuarios finales
comuniquen los problemas que encuentran en el posterior uso del objeto adquirido,
generando as antecedentes de productos y firmas proveedoras, los que debern ser
tenidos en cuenta para futuras adquisiciones. Por supuesto que una vez en conocimiento
de esos problemas la Comisin Receptora de Adquisiciones o quien est encargado de
esta tarea, deber entablar los contactos correspondientes con la firma proveedora para
encarar las posibles soluciones al mismo que puede ir desde cambio de la mercadera
hasta cursillos de entrenamiento en el uso de los mismos.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: La unidad de recepcin proceder a recibir en forma provisoria lo adquirido.

Esta unidad de recepcin podr ser una Comisin Receptora de Adquisiciones o una
unidad que cumpla esas funciones, en algunos casos especficos los bienes podrn ser
recepcionados por el propio destinatario o usuario final.
Por supuesto que en el caso de los servicios, los mismos debern ser cumplidos en el
lugar y bajo el control de los representantes del Organismo contratante establecidos en
los Pliegos. Ese control no tiene por qu ser necesariamente el del usuario final,
especialmente en los casos de servicios de limpieza, mantenimientos de mquinas de
oficina, etc., donde el mismo puede estar centralizado en la reparticin de servicios
generales.
Esta recepcin provisoria implicar un primer recuento de la mercadera y una

inspeccin ocular, a efectos de determinar la correccin "prima facie" de la entrega, y se
interviene la documentacin del proveedor con la constancia de que se trata de una
recepcin provisoria. De acuerdo a los sistemas de control interno establecidos por la
organizacin se puede determinar que la recepcin provisoria se haga siempre
acompaada de remito, entregndose la facturacin correspondiente en la unidad
encargada del control de facturas.
PASO 2: Se procede al recuento pormenorizado de lo adquirido.
PASO 3: Se procede al control de calidad de lo entregado segn la modalidad

determinada en los Pliegos de Condiciones y en el contrato. En los casos de proceder a
anlisis de calidad se debern efectuar los muestreos de acuerdo a las tcnicas
correspondientes.
En este paso se controla tambin el cumplimiento de todas las normas que

correspondieren ya sea en cuanto a envasado, bromatolgicas, etc.
PASO 4: Segn el informe de calidad correspondiente y teniendo en cuenta los

aspectos restantes de cantidad y plazos de entrega, la Comisin Receptora de
Adquisiciones proceder a:
- aprobar lo entregado
- rechazarlo
En los Pliegos de Condiciones debera establecerse el efecto que tiene el rechazo de

la mercadera respecto del plazo de entrega.
PASO 5: De producirse el rechazo de la entrega debern efectuarse las comunicaciones

pertinentes a la unidad encargada de controlar el cumplimiento de los contratos, a efectos
de que la misma informe, si correspondiere, al ordenador respecto de la aplicacin de
sanciones a la firma involucrada, adems de los efectos que tendr en el funcionamiento
del Organismo la dilacin en la entrega de lo contratado.
PASO 6: En el caso de aprobarse lo entregado, se procede a emitir un documento de

recepcin definitiva, que se tramitar a la reparticin encargada del control de las
facturas.
Se recuerda que se debe tener en cuenta el plazo fijado en los Pliegos de Condiciones
para que la Administracin se expida respecto de la conformidad con los bienes o
servicios recepcionados.
Cabe destacar aqu la importancia que tiene la constancia de conformidad o de

recepcin definitiva de lo entregado, ya que ello habilitar a la liquidacin del gasto.
PASO 7: Se comunicar la recepcin definitiva a la unidad encargada del control del

cumplimiento de los contratos, as como a la unidad de almacenes o usuario
correspondiente al que tambin se remitir la mercadera aprobada.
- RA -Comisin Receptora de Adquisiciones, o quien haga sus veces
- Unidades de Control de Calidad (internas o externas)
- RA - unidad de almacenes
- RA - unidad de control de cumplimiento de los contratos
- Documento de recepcin definitiva
- No es necesario que en esta etapa se cuente con el expediente, simplemente ser

necesario que la Comisin o unidad actuante cuenten con una va de la Orden de
Compra y las especificaciones de los Pliegos de Condiciones.
- recepcin conforme habilita liquidacin art. 21 numeral 3) TOCAF
16 - TRAMITACION DE LA FACTURA
Una vez aceptado en cantidad y calidad el bien o servicio adquirido, se debe proceder
a controlar el precio unitario y el monto total de la contratacin, para determinar que se
ajusta totalmente al compromiso adquirido por la Administracin.
Se debe proceder entonces a la conformidad de la factura correspondiente por parte

de la unidad actuante.
Ahora el gasto estar en condiciones de liquidarse.

B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: La unidad encargada del control de la facturacin con respecto a los

compromisos contrados efectuar el control de concepto, cantidad, precio unitario y
monto total de la factura respecto de lo establecido en la contratacin as como en el
documento de recepcin definitiva.
PASO 2: Se dar trmite a la documentacin a la reparticin contable correspondiente,

generalmente ello se efecta acompaado de un listado de toda la facturacin
conformada en el da.
PASO 3: Se efecta la imputacin presupuestal correspondiente.
- RA - unidad de control de facturas, puede ser una unidad de la reparticin encargada de

la auditora interna del Organismo.
- conformidad de la factura
- listado de envo a reparticin contable
- En esta etapa tampoco es necesario contar en el momento con el expediente ya que no

es necesario efectuar constancias en el mismo. Oportunamente se deben obtener todos
los datos necesarios los que se pueden lograr a travs de una terminal de computacin.
- conformidad a efectos de la liquidacin del gasto art. 21 TOCAF
17- PLANILLADO Y LIQUIDACION DEL GASTO
Esta etapa consiste en la inclusin en la planilla correspondiente del gasto de que se

trate, a efectos de la posterior liquidacin del mismo por parte de la contadura central.
La liquidacin consiste en determinar exactamente la suma que debe pagarse, segn

los compromisos contrados y el cumplimiento del contrato por parte del proveedor.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: La reparticin contable correspondiente procede a planillar el gasto, o sea

incluye el gasto ejecutado en la planilla correspondiente a la que adjuntar la o las
facturas respectivas.
PASO 2: Se eleva el planillado a la contadura central acompaado de la

documentacin que se requiera (autorizacin para gastar, orden de compra, etc.), la que
en caso de corresponder efectuar la liquidacin emitiendo en su caso la orden de
entrega.
- RA - reparticin contable (Contadura, Hacienda, etc.)
- Contadura Central
- Planillado del gasto
- Orden de Entrega
- liquidacin de gastos e inversiones art. 21 TOCAF
- compromisos de gastos se conocen en momento liquidacin art. 14 TOCAF
- residuos pasivos, gastos no liquidados o liquidados y no includos en orden de pago al

cierre del ejercicio art. 20 TOCAF
- liquidacin gastos por contaduras centrales art. 90 numeral 5) TOCAF
18 - INTERVENCION PREVIA AL PAGO DE LA C.G.N.
Esta etapa consiste en la verificacin por parte de los auditores de la CGN o quien
haga sus veces del cumplimiento de las normas vigentes en todas las etapas
transcurridas del gasto.
Esta etapa se cumple a posteriori en los casos de gastos menores que son pagados al
contado.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Se pasan a la oficina de auditora de la CGN, o quien haga sus veces, los
planillados de gastos debidamente liquidados.
Dicha auditora dejar constancia de su intervencin en cada una de sus facturas as

como en la planilla respectiva.
El plazo con el que cuenta la contadura general correspondiente para efectuar su

intervencin preventiva es de 5 das hbiles.
- CGN o quien haga sus veces, a travs de sus auditores delegados
- intervencin de facturas y planillas
- plazos art. 109 TOCAF
19 - INTERVENCION PREVIA AL PAGO DEL T.C.R.
Se trata de la certificacin de la legalidad de todo el proceso del gasto en forma previa

al pago por parte del TCR, dispuesta por la Constitucin de la Repblica.
Esta etapa, as como la anterior, se cumplen a posteriori del pago en el caso de los
gastos menores.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Intervencin de la facturacin y planillas respectivas por parte de los auditores

o contadores delegados del TCR. Dejarn constancia de esa intervencin en cada factura
y en cada planilla.
Los plazos con que cuentan los auditores son los mismos que para la intervencin
preventiva de los gastos:
* CD - 48 horas
* LA - 5 das hbiles
* LP - 15 das hbiles
- Auditoras o Contadores Delegados del TCR
- constancia de intervencin en cada factura y planilla
- intervencin preventiva de pagos art 94 numeral 2) TOCAF (art. 211 literal b)

Constitucin de la Repblica)
- plazos art. 107 TOCAF
- gastos de menor cuanta y compras de excepcin art. 106 TOCAF
20 - PAGO
Una vez que se ha procedido a la liquidacin del gasto y a la intervencin preventiva

de los organismos de contralor, estaremos en condiciones de proceder al pago.
Para ello se deber tener especialmente en cuenta el plazo de pago previsto en los
Pliegos de Condiciones ya que su incumplimiento nos generar, seguramente, recargos
por mora, adems de una prdida de imagen ante los proveedores.
B. PASOS A SEGUIR:
PASO 1: Emisin de la Orden de Pago por el ordenador competente. La Orden de

Pago es confeccionada por la repaticin contable, atendiendo a la necesaria oposicin de
intereses.
Generalmente se emite la misma con unos das de antelacin, de manera de dar

tiempo a que la Tesorera respectiva emita los cheques o documentos de pago que
correspondan.
PASO 2: La Orden de Pago debidamente firmada por el ordenador es recibida por

Tesorera la que emite los cheques en la fecha establecida en la Orden.
Se recaban las firmas correspondientes.
PASO 3: Se procede al pago al proveedor, el que deber entregar recibo por el cobro
efectuado.
PASO 4: Tesorera rinde cuenta a contadura del pago efectuado.
PASO 5: Posteriormente se deber rendir cuentas de todos los pagos efectuados ante
la contadura central correspondiente.
- RA - reparticin contable
- RA - Tesorera
- CC - en la etapa de rendicin de cuentas
- Orden de Pago
- Rendiciones de cuentas
- pago por orden emitida por ordenador competente art. 22 TOCAF
- contenido ordenes de pago art. 23 TOCAF
- ordenadores de pagos art. 31 TOCAF

14. BIBLIOGRAFA
AGUIRRE RAMREZ, Fernando y MUOZ DE HAM, Esther, Administracin Financiera,

Fundacin de Cultura Universitaria.
CORREA FREITAS, Ruben, La reforma del rgimen de compras del Estado, Librera
Amalio Fernndez, 1991.
DELPIAZZO, Carlos, Manual de contratacin administrativa. Tomo I. Parte General,

Coleccin Manuales Burocrticos, N 8, 1992.
PRO.NA.DE., El control interno en las Empresas del Estado, Coleccin Manuales

Burocrticos, N 3, 1992.
PRO.NA.DE., Manual bsico de auditora estatal, Coleccin Manuales Burocrticos, N

6, 1992.
PRO.NA.DE., T.O.C.A.F. 92, Coleccin Manuales Burocrticos, N 7, 1992.
PRO.NA.DE., Estandarizacin en la Administracin Pblica, Coleccin Manuales

PRO.NA.DE., Pliego nico de bases y condiciones generales para contratos de

suministros y servicios no personales en los organismos pblicos, Coleccin Manuales
MUOZ DE HAM, Esther, Normas de ordenamiento financiero, Fundacin de Cultura

Universitaria, 1988.
SAYAGUS, Alberto, El nuevo rgimen de compras, Fundacin de Cultura

Universitaria, 1991.
EL ESTADO
NO TIENE
RECURSOS
PROPIOS
CINCUENTA
DLARES
POR MES Y
POR HOGAR
SE LE DAN
PARA QUE
COMPRE
BIEN

Manual Basico de Compras Estatales. ANAHI SOSA 1993 URUGUAY

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Basico de Compras Estatales. ANAHI SOSA 1993 URUGUAY

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SECRETARA DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA

PROGRAMA NACIONAL DE DESBUROCRATIZACIN

Queda permitida su reproduccin,

Trabajemos menos y mejor

Tanto en la actividad pblica como en la privada la funcin de compras est

En el sector pblico la cosa no es muy diferente.

Las demoras en el trmite de la licitacin de la carne en 1989 le originaron prdidas al

Muchos recursos se pierden anualmente como consecuencia de no comprar bien.

Y est Anah. La autora de este Manual. Donde ha volcado su amplia experiencia, su

El que est a disposicin de todos los organismos, en su versin impresa y en sus

Porque la DESBUROCRATIZACION, ES TAREA DE TODOS.

Cr. Alberto Sayagus

II. Indicaciones para el uso de este Manual

III.Aspectos previos al inicio de los procedimientos de adquisicin

IV. Etapas de un procedimiento genrico de compras

Cabe recordar que el TOCAF (Texto Ordenado de la Ley de Contabilidad y

En el caso de contrataciones que se efecten en el marco de prstamos con

La Administracin se encuentra abocada al logro de una mejora en la eficacia y la

Debido a ello, el PRO.NA.DE. ha encarado el Plan de Compras como proyecto

Resulta obvia la importancia que tiene la celeridad y, por lo tanto, la eficiencia en el

Las actuaciones administrativas que no estn especialmente reguladas por el TOCAF,

Para referirnos a los diferentes procedimientos de contratacin definidos en los arts.

CDA - Compra Directa ampliada art.41

LAA - Licitacin Abreviada ampliada art.41

CDE - Compra Directa por Excepcin - ms de N$ 10:000.000 en los casos de

CGN - Contadura General de la Nacin

TGN - Tesorera General de la Nacin

TCR - Tribunal de Cuentas de la Repblica

3)VIGENCIA DE LOS MONTOS

TOPES TOCAF ENERO - ABRIL 1993

ART 37,41 y 48 N$ 30:000.000

ART 55, 66 y 107 N$ 200:000.000

ART 107 N$ 1:200:000.000

4) ESQUEMA UTILIZADO PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO

Como gua para el anlisis de la generalidad de las situaciones posibles dentro de un

Ntese que el gasto con fondos extrapresupuestales o en organismos autnomos,

Para el desarrollo de dichas etapas se sigue un esquema uniforme:

UNIDADES ADMINISTRATIVAS ACTUANTES

5) COMPUTO DE LOS PLAZOS

En todos aquellos casos en que se planteen dudas respecto de la aplicacin de la

El Estado y, en consecuencia, sus dependencias, disponen de recursos limitados, en

Una correcta planificacin permite:

b) adquirir de acuerdo a los lotes ms econmicos

c) estandarizar, en la medida en que sea conveniente, los productos a comprar, logrando

d) unificar procedimientos de compra de artculos o servicios similares.

2) MANEJO ADECUADO DE STOCKS

Dentro de una poltica de racionalizacin del gasto pblico es de gran relevancia el

No es posible que en todas las dependencias se realice una administracin de los

Tambin es importante tratar de determinar un lote ptimo de compra. Para ello se

Para poder llevar a cabo procedimientos adecuados de compras, es de enorme

En este aspecto el PRO.NA.DE. est implementando un importante instrumento: la

Ese conocimiento de ciertos elementos del mercado, no significa solamente tomar

Una vez en conocimiento del precio de mercado de la alternativa primariamente

Es tambin de fundamental importancia, en todas las dependencias en las que se

Las delegaciones,a su vez, pueden adoptar diferentes modalidades: ser puntuales

Las etapas estn definidas en base a su desarrollo cronolgico y se identifican con un

Las etapas refieren a un procedimiento genrico correspondiente a un organismo del

1 - RESERVA PROVISORIA DEL RUBRO

2 - CONFECCION DE PLIEGOS DE CONDICIONES

4 - APERTURA DE OFERTAS Y GARANTIAS DE MANTENIMIENTO

5 - PRECALIFICACION A EFECTOS DE LA NEGOCIACION O MEJORA DE

6 - NEGOCIACIONES Y MEJORA DE OFERTAS

7 - INFORME DE LA COMISION ASESORA DE ADJUDICACIONES

10 - NOTIFICACION Y GARANTIA DE CUMPLIMIENTO