Taller de Descripcin de Puestos

CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLGICAS DEL

NORESTE
Septiembre
p , 2010
 Contenido

Apartado

Objetivo del Taller [1]

Definicin de Anlisis y Descripcin de Puesto [2]

Metodologa HAY Descripcin del Puesto y Perfil [3]

Desarrolla la Descripcin de tu Puesto [4]

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Objetivo del Taller
 Objetivo del Taller

Desarrollar durante el Taller la

Descripcin y el Perfil del Puesto que
desempeas actualmente en el
CENTRO DE INVESTIGACIONES

BIOLGICAS DEL NORESTE
de acuerdo a la Metodologa HAY

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Definicin de Anlisis y Descripcin
de Puesto
 Anlisis y Descripcin de Puesto

Lo primero que debemos entender es Qu es un Puesto?

Puesto.
Es un conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacional
aporta resultados que han de contribuir al fin de la Institucin.

Proceso de Descripcin de Puesto.

Es el proceso para identificar los principales elementos de un puesto,
puesto
mismos que se registran en un documento claro y uniforme que nos
permite comprender su contenido y alcance en la Institucin.

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 Anlisis y Descripcin de Puesto

El primer paso para realizar un anlisis y descripcin de puesto es

ENTENDER EL PUESTO (no a la persona) Y LAS PRINCIPALES
FUNCIONES O ACTIVIDADES QUE DESARROLLA

Recibe Aporta
instrucciones Resultados
Realiza un
TRATAMIENTO

Desde el punto de vista de la Metodologa Hay, es importante conocer y entender la

posibilidad que tienen los puestos de responder por sus acciones y consecuencias
organizacionales.

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 Anlisis y Descripcin de Puesto

Para describir un puesto es necesario tomar en cuenta algunas

consideraciones:
Lo que queremos es obtener la fotografa del puesto que desempeas
Reflejar el contenido real y actual del puesto, no las caractersticas de la
persona
Ser claros, concretos y precisos : Escribir para alguien que no conoce el
P esto
Puesto
Desarrollar la descripcin del puesto con base en la Metodologa HAY
que se va a explicar
q p
Llenar los cuadros correspondientes a cada apartado de la descripcin
en caso de realizarla en forma electrnica. Utilizar letra de molde y
legible en caso de que la descripcin vaya a ser desarrollada en forma
legible,
manual y no por medio electrnico.
Utilizar lpiz
p p para p
permitir borrar los contenidos no adecuados ((manual))

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 Metodologa HAY
Descripcin del Puesto y Perfil -
 Elementos de la Descripcin de Puesto
METODOLOGA HAY

Descripcin del Puesto Perfil del Puesto

Datos de Identificacin Caractersticas Personales

Revisiones y Aprobaciones Escolaridad
Responsabilidades Principales rea de Especialidad
Misin del Puesto Habilidades Tcnicas y
R l i
Relaciones IInternas
t yE
Externas
t Administrativas
Dimensiones Idiomas
Problemas Experiencia Laboral
Decisiones
Estructura Organizacional

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 Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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 Identificacin del Puesto /
Revisiones y Aprobaciones

IDENTIFICACIN DEL PUESTO: Es el conjunto de datos que permiten

situar al puesto dentro de la organizacin en el momento actual:
Ttulo del Puesto:
Reporta a:
Di
Direccin
i FFuncional
i l:
Subdireccin de rea:
Departamento:
Ubicacin Fsica:

REVISIONES Y APROBACIONES:
APROBACIONES registrar
i t l
los nombres,
b fi
firmas y
fechas de las personas que revisaron, validaron y aprobaron la
descripcin del puesto:
Ocupante o Titular del Puesto
Jefe Inmediato
Recursos Humanos

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 Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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 Responsabilidades del Puesto

Se debern registrar en el formato, las principales responsabilidades,

funciones o actividades del puesto en trminos de resultados,
aportados de forma permanente a la organizacin
Se consideran un mximo de 8 responsabilidades en la descripcin de los
puestos de acuerdo a nuestra metodologa (Implica una labor de anlisis y
sntesis)
t i )
Slo se debern incluir aquellas responsabilidades que se realizan permanente
o constantemente, no las eventuales
Se deben redactar de la siguiente manera:

Accin Objeto Resultado

Qu hace? Sobre qu lo hace? Para qu lo hace?

Verbo
V b en Infinitivo
I fi iti Complemento
C l dell
t d Resultado Final
verbo
Producto final obtenido
Definir q
qu hace el Indica dnde acta o por el puesto, resultado
puesto afecta el puesto de la accin

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 Responsabilidades del Puesto

La ACCIN es lo que hace el puesto y se deber redactar a travs de

la utilizacin de 2 verbos en infinitivo acordes a la responsabilidad

Puestos Mandos
M d Puestos de
Directivos Medios Soporte

Dirigir
g Programar
g Elaborar
Administrar Coordinar Realizar
Planear Supervisar Recabar

Se debe evitar la duplicidad del uso de verbos entre el puesto del jefe y el del
colaborador ya que de acuerdo a los niveles organizacionales,
colaborador, organizacionales desempean
diferentes funciones y responsabilidades.
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 Responsabilidades del Puesto
- VERBOS ACTIVOS SUGERIDOS -
DIRIGIR Estratgico  COMPROBAR S
ADMINISTRAR E-Medio  COMUNICAR S
AUTORIZAR E-M  CONSOLIDAR S
ESTABLECER E-M  DESARROLLAR S
COORDINAR E-M  EJECUTAR S
DETERMINAR E-M  ENTREVISTAR S
EVALUAR E-M  ENVIAR S
ASEGURAR E-M-Soporte  ESPECIFICAR S
CONTROLAR E-M-S  ESTIMAR S
PLANEAR E-M-S  ESTUDIAR S
ASIGNAR M  EXAMINAR S
AUDITAR M  EXPEDIR S
DISTRIBUIR M  FACILITAR S
SUPERVISAR M  FIRMAR S
APROBAR MS
M-S  FORMULAR S
ASESORAR M-S  GIRAR S
AUTORIZAR M-S  INFORMAR S
DISEAR M-S  INICIAR S
ESTANDARIZAR M-S  INSPECCIONAR S
INSTALAR M-S
M S  INTERPRETAR S
PLANEAR M-S  INVENTARIAR S
PROGRAMAR M-S  OBTENER S
PROPORCIONAR M-S  OPERAR S
RECOMENDAR M-S  PRESENTAR S
REPRESENTAR M-S  PRESUPUESTAR S
ACUMULAR S  PRODUCIR S
ALMACENAR S  REALIZAR S
ANALIZAR S  RECABAR S
CALCULAR S  REGISTRAR S
CALIFICAR S  REVISAR S
COMPILAR S  SEGUIR S
 VERIFICAR S

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 Responsabilidades del Puesto

El OBJETO es donde recae el verbo, es decir, el complemento de la

accin o acciones que efecta el puesto, por ejemplo:
Accin: Analizar y revisar
Objeto: (Qu analiza y revisa ?) La informacin estadstica

2 Verbos
Accin (verbo) Objeto (en qu recae el verbo)
Programar e los cursos de capacitacin para el personal
impartir
Recibir y entregar la documentacin y paquetera de la
Institucin
Analizar y registrar los asientos contables de ingresos y
egresos

Dar
Dar secuencia
secuencia

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 Responsabilidades del Puesto

El RESULTADO FINAL indica la responsabilidad que directamente

asume el puesto frente a la organizacin

Es la aportacin final que realiza el puesto a la institucin

Debe ser de naturaleza permanente

Accin Objeto Resultado

(verbo) (en qu recae el verbo) (la finalidad de la accin)
Programar e los cursos de capacitacin con el fomentar su desarrollo y la mejora en
impartir para el personal su desempeo
Recibir y la documentacin y con el fin de contribuir a lograr la
entregar paquetera de la Institucin comunicacin entre las diversas reas y
contribuir
t ib i all desarrollo
d ll de
d las
l operaciones
i de
d
la Institucin.
Analizar y los asientos contables de a fin de generar la informacin para los
registrar ingresos y egresos cierres contables y la toma de decisiones

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 Responsabilidades del Puesto

En varios puestos es comn que existan una serie de actividades

rutinarias o de soporte, ms que el concepto de responsabilidades o
funciones antes descrito

Actividad

Actividad Responsabilidades

Actividad Responsabilidades

Actividad

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 Responsabilidades del Puesto

De esta forma, es como logramos describir las principales

responsabilidades o actividades de los puestos.

DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

ACTIVIDADES RESPONSABILIDADES (Funciones)
Recibir la solicitud de vacantes a cubrir
Revisar cartera de candidatos Reclutamiento y Seleccin de Personal
Revisar las solicitudes de empleo

Capacitacin y Desarrollo de Personal

Relaciones Laborales
Identificar las p p
principales Compensaciones y Organizacin
responsabilidades del puesto Administracin de Personal
Desarrollo Organizacional
Seguridad e Higiene Industrial
Servicios al Personal
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 Responsabilidades del Puesto

Director de Recursos Humanos, ejemplo de Responsabilidades:

Accin Objeto Resultado

Qu hace? Sobre qu lo hace? Para qu lo hace?
Verbos en infinitivo Complemento del Verbo Resultado final

con el fin de dotar de los

la funcin de reclutamiento y recursos humanos idneos
Di i i y controlar
Dirigir t l
seleccin de personal acordes a la Misin y Visin de la
Organizacin

para asegurar la equidad interna y

las estrategias de compensacin
Disear e implementar competitividad externa frente al
para el personal de la Institucin
mercado salarial.

Dar secuencia Dar secuencia

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 Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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 Misin del Puesto

Es la razn de ser del puesto dentro de la organizacin en el sentido

s g
ms global
oba y responde
espo de a laap
pregunta
egu ta Para
a a qu e
existe
ste tu puesto e
en eel
Organismo?

Se redacta con el siguiente esquema:

A i
Accin Obj t
Objeto G
Gua R
Resultado
lt d

Qu? Complemento De acuerdo Para qu lo

Mximo
M i 2 verbos
b de
d lla accin
i con qu
? hace?
h ?

En el sentido
ms
global
l b l

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 Misin del Puesto

La Misin del Puesto agrupa en forma integral las 8 principales

responsabilidades de los puestos

A ti id d
Actividad
Responsabilidades
Actividad Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Responsabilidades
Actividad Responsabilidades Misin del
Responsabilidades
Responsabilidades P
Puesto
t
Actividad

A ti id d
Actividad

Actividad

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 Misin del Puesto

Gua del Puesto: es el conjunto de orientaciones y normatividad que

debe seguir el puesto al momento de efectuar sus acciones

Estrategias / Leyes / Polticas

Directrices / Reglamentos
Manuales / Normas /
Procedimientos
Instrucciones
Rutinas

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 Misin del Puesto

Director de Recursos Humanos, ejemplo de su Misin:

Accin Objeto Gua Resultado

Verbo en
Complemento del verbo Marco de Referencia Resultado Final
infinitivo
De acuerdo con qu
Qu hace? Sobre qu lo hace? Para qu lo hace?
lo hace?
a fin de propiciar el clima y
con base en las la cultura laboral que
Dirigir y la funcin de Recursos estrategias y polticas promuevan el alto
administrar Humanos del CIBNOR alineadas a la Misin y desempeo as como la
Visin del Organismo atraccin, retencin y
desarrollo del personal

Dar secuencia
Dar secuencia

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 Misin del Puesto

Al redactar la Misin o responsabilidades del puesto, se debern cuidar

ciertos errores frecuentes en la redaccin:

1.- Uso de verbos vagos e imprecisos

- Apoyar a la Direccin en las juntas generales de la Junta Directiva
2.- Redaccin ambigua, invertida, confusa
- Responsable del control de las solicitudes de pago a proveedores para programar los
pagos de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Organismo
3.- Uso de adjetivos calificativos y adverbios
- Lograr muy bien el presupuesto
- Atender correctamente a la gente que pide asesora
- Revisar y registrar de manera eficiente los movimientos contables, con el fin de
eficientar el flujo de informacin para tener los reportes contables oportunamente

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 Misin del Puesto

4.- Funciones y Propsito General del Puesto incompletos

- Responsable de las operaciones contables
- Hacer reportes para la Direccin

5.- Utilizar ms de dos verbos en las Responsabilidades y Misin del

Puesto:
- - Dirigir, controlar, disear, implementar y comunicar el desarrollo de los proyectos de
sistemas de informacin con la finalidad de satisfacer las necesidades de los usuarios
de cada rea

6.- Redaccin del resultado final de forma ambigua

g e imprecisa
p
- Redactar en todas las Responsabilidades la misma frase: para lograr los objetivos
institucionales

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 Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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 Relaciones Internas del Puesto

Las relaciones internas son los principales contactos internos (mximo 5)

que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos

 Excluir el superior y los subordinados.

 Especificar
p el motivo de la relacin.

Puesto o rea Para qu?

Con los contadores para solicitarles la informacin

regionales
i l del
d l contable derivada de sus
Organismo operaciones

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 Relaciones Externas del Puesto

Las relaciones externas son los principales contactos fuera del organismo
en el que trabaja (mximo 5) que debe mantener el titular del puesto para
lograr sus objetivos

 Se debe especificar
p el motivo de la relacin de la manera ms g
global p
pero
completa y precisa.

Organizacin, rea, Para qu?

Puesto
para negociar las condiciones de
Con los proveedores precio, cantidad, calidad y fechas
de entrega de los productos y
servicios

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 Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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 Dimensiones

Mencionar las principales dimensiones anuales en las influye ms

claramente o es responsable el puesto : son los recursos sobre los cuales el
puesto tiene influencia directa. Algunos puestos no manejan dimensiones
Recursos monetarios: Son las cifras ms importantes para el ao en curso expresadas
en pesos anuales
Presupuesto autorizado
Volumen de compras
Inversiones
Importe de la nmina
Presupuesto de capacitacin etc.
Recursos no monetarios: Son las cantidades de recursos que maneja el puesto y que
no estn expresadas en dinero
Nmero de personal subordinado : Directos, Indirectos, Total
Nmero de proveedores
Nmero de usuarios etc.

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 Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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 Problemas del Puesto

Describir los 2 problemas ms complejos o desafiantes que resuelve el

titular del puesto en el desempeo de sus responsabilidades actuales

Ejemplo:
La cantidad de regulaciones y
normas que existen, demandan
que los trabajos se realicen
con un alto g
grado de detalle y
una mayor cantidad de tiempo

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 Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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 Toma de Decisiones del Puesto

Describa las principales decisiones que toma el titular del puesto en forma
autnoma y recurrente sin tener que consultar con su superior inmediato

Por un lado explicar si las decisiones que toma son rutinarias,

rutinarias importantes o
trascendentales
Por otro lado explicar si las decisiones que toma son eventuales o frecuentes

Ejemplo:

Negociar con los proveedores

las mejores condiciones de
compra y suministro de productos
y servicios Es una decisin que
realizo frecuentemente -.

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 Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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 Estructura Organizacional

Registrar los ttulos de puesto de la estructura de organizacin vigente

autorizada - No anote los nombres de los titulares de los puestos-

(1)

(1) Nombre del puesto inmediato de mi jefe :

(2) Jefe de mi Jefe

(2) Nombre del puesto del que dependo jerrquica y

directamente:
Mi Jefe
(4) (3)
(3) Nombre del puesto analizado:
Mi Puesto
(4) (5)
(4) Nombre de los puestos que reportan al mismo jefe
inmediato que yo :
Mi Pares
Mis P
(4) (5)
(5) Nombre de los puestos que me reportan:
Mis Colaboradores
(4) (5)

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 Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones
Responsabilidades
Misin del Puesto
Relaciones Internas y Externas
Dimensiones
Problemas
Decisiones
Estructura Organizacional
Perfil del Puesto

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 Perfil del Puesto

Es el documento que nos permite conocer las caractersticas

profesionales y personales que debern tener las personas para cubrir el
puesto
9 Generales : Edad, Sexo, Estado Civil, Viajes
de Trabajo - Frecuencia
9 Escolaridad : Grado de Estudios MNIMO
NECESARIO
9 rea o Especialidad : adecuada al puesto
9 Habilidades Tcnicas y Administrativas
9 Idiomas
9 E
Experiencia
i i Laboral
L b l : en qu
reas o puestos
t

Al seleccionar personas con las caractersticas, conocimientos y experiencias

adecuadas, se asegurar el desempeo exitoso del ocupante del puesto
Ll
Llenar ell fformato
t evitando
it d ell auto
t reflejarse
fl j

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Desarrolla la Descripcin y el Perfil de tu
Puesto.
P t
T
T puedes, cuentas con nuesto apoyo