19/05/2017

AGENCIAS Y SUCURSALES
MONEDA LOCAL Y
EXTRANJERA
Lic. Francisco Grijalva
Mayo 2017

Definiciones
Con el propsito de aumentar el volumen de ventas en
un rea geogrfica determinada y mantener un contacto
ms estrecho con los clientes, muchas empresas operan
por medio de Agencias o Sucursales; las cuales no son
ms que tiendas o extensiones de la empresa
ubicadas en lugares estratgicos de venta.

Las agencias y sucursales son los medios para

proyectar la organizacin de ventas en territorios
situados a alguna distancia de la oficina central.

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Agencia
Puede definirse como una oficina, propiedad de una
empresa localizada en un lugar distante a sta, con el
objeto de servir de intermediaria entre la empresa y
sus clientes, en forma totalmente dependiente de sta. Por
esta razn y por las ventajas que ello conlleva, el
establecimiento de agencias representa un importante
instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

Es un vendedor local cuya accin es de intermediario

entre empresa y el pblico colocando pedidos y
remitindolos a la casa central, sin tener autonoma.

Sucursal
Es una sala de ventas o tienda creada por una
compaa en un lugar diferente a sta, con el objeto de
incrementar sus ventas. La sucursal acta en forma semi-
independiente a la empresa que la cre. Esta opcin es
utilizada por el productor o distribuidor cuando desea
tener un mayor control de los puntos de venta de sus
productos, as como tener ms acercamiento con los
clientes.

Es una tienda independiente con cierta autonoma que

maneja sus propios inventarios, coloca y cobra sus
propios pedidos.

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Casa Central

Es la institucin duea empresas, es la duea de

la Agencia o la Sucursal. Es la empresa que, por
necesitar expandir sus operaciones, abre una
Agencia o una Sucursal en determinado
territorio.

Cuentas Recprocas

Son todas aquellas cuentas en las que se agrupan o registran las

operaciones entre empresas, en este caso entre la Sucursal y la Casa
Central o entre diferentes Sucursales, por ejemplo:

En Casa Central En Sucursal

Mercaderas Enviadas a Sucursal - Mercaderas Recibidas de Casa
Central
Remesas Enviadas a Sucursal - Remesas Recibidas de Casa Central
Remesas Recibidas de Sucursal - Remesas Enviadas a Casa Central
Sucursal Cuenta Corriente - Casa central Cuenta Corriente

Los saldos de estas cuentas deben ser iguales en ambas empresas.

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Combinacin de Estados
Financieros
Combinar estados financieros significa presentar la
informacin contable de dos empresas en conjunto; en este
caso, es unir el Estado de Resultados y el Balance General
de la Casa Central con el de la Sucursal y presentar un solo
estado financiero para las dos empresas.

Para efectuar la combinacin de ambos estados financieros,

debe previamente prepararse una hoja de trabajo en la cual
deben eliminarse las cuentas recprocas entre ambas. Esto con
el objetivo de presentar la informacin real y no estados
financieros de conjunto engaoso o fuera de la realidad.

Diferencias
A continuacin se incluye un cuadro de las diferencias entre agencia y sucursal

Lit. Agencias Sucursales

a) Tienen surtido de muestras para que vean Mantienen existencias de mercancas, la mayor
Los clientes, pero no mantienen existencias Parte son obtenidos de la casa central, las
Para hacer entregas a los clientes, los pedidos Entregas se hacen de las existencias de la sucursal
Se envan a la casa central y sta los sirve. Y la misma puede comprar a terceros.

b) Los crditos son concedidos por la casa central, las cuentas por Los crditos son concedidos por la sucursal, las cuentas por cobrar se
cobrar se llevan en libros de la central que efecta los cobros. llevan en libros de la sucursal, sta efecta los cobros.

c) La casa central provee un fondo fijo a la agencia, la cual lo Todos los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un
remite a medida que lo agota. banco local.

d) Solo el gerente de la casa central autoriza el pago de cheques de El gerente de la sucursal autoriza el pago de cheques.
la agencia.

e) No posee cuenta bancaria. Posee cuenta bancaria.

f) No necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble, Lleva un juego completo de libros de contabilidad.
anota en libros de caja.

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CONTABILIZACIN
La contabilizacin de las operaciones con las agencias
depender de s se quiere o no determinar los resultados
de la misma, por parte de la Casa Matriz.

Una agencia, no necesita llevar registros contables,

solamente los necesarios para mantener los fondos
suficientes para efectuar sus gastos, los cuales debe de
liquidar a la casa central; sin embargo, la casa central
podra estar interesada en saber si cada una de sus
agencias est siendo rentable en sus operaciones o no,
razn por la cual puede optar por llevar cuentas especiales
para cada agencia.

Ejemplo Contabilizacin de la agencia (En

libros de la casa central).
Cuando se quiere determinar la ganancia de la Agencia:

La Empresa xito tiene una agencia en Escuintla y las operaciones con la misma durante el mes de
enero de 2016 son:

a) La casa central enva muestras a la agencia con un costo de Q 5,000.00

b) La casa central enva a la agencia un cheque por valor de Q 3,000.00 para establecer un fondo fijo.

c) La agencia notifica a la casa central que recibi un pedido por Q 15,000.00.

d) La casa central autoriza el pedido y enva la mercadera al crdito.

e) El costo de la venta para la casa central es de Q 12,000.00.

f) La agencia enva a la casa central un reporte de gastos adjuntando los comprobantes

correspondientes por Q 2,000.00. La casa central despus de verificar la liquidacin de los gastos
enva un cheque a la agencia para reponer el fondo fijo.

g) La casa central efecta gastos a cuenta de la agencia por Q 600.00

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Jornalizacin
Pda1____________________________Enero 2016______________________________
Muestras Agencia Escuintla Q 5,000.00
Inventarios Q 5,000.00
Para registrar el valor de las muestras enviadas a la agencia Escuintla.

Pda2____________________________Enero 2016______________________________
Fondo Fijo Agencia Escuintla Q 3,000.00
Bancos Q 3,000.00
Registro valor del fondo fijo remitido a la agencia en Escuintla para sufragar sus gastos.

Pda3____________________________Enero 2016______________________________
Cuentas por Cobrar Q 15,000.00
Ventas Agencia Escuintla Q 15,000.00
Registro de las ventas en agencia Escuintla durante enero 2016.

Pda4____________________________Enero 2016______________________________
Costo. Ventas Agencia Escuintla Q 12,000.00
Inventarios Q 12,000.00
Registro del costo de ventas incurrido tras la ventas en la agencia Escuintla.

Jornalizacin
Pda5____________________________Enero 2016______________________________
Gastos Agencia Escuintla Q 2,000.00
Bancos Q 2,000.00
Gastos incurridos por la agencia Escuintla durante enero-2016

Pda6____________________________Enero 2016______________________________
Gastos Agencia Escuintla Q 600.00
Bancos Q 600.00
Gastos incurridos por la agencia en Escuintla, pagados por la casa central.

Pda7____________________________Enero 2016______________________________
Ventas Agencia Escuintla Q 15,000.00
Costo Ventas Agencia Escuintla Q 12,000.00
Gastos Agencia Escuintla Q 2,600.00
Prdidas y Ganancias Agencia Escuintla Q 400.00
Asiento contable para cerrar las cuentas de la agencia y determinar su resultado.

Cuando no se desea saber el resultado de la agencia, no se corre la partida del costo 4 y 7.

Cuando son varias agencias y desea saber el resultado deber identificarse cada cuenta con la agencia a la
que corresponde.

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Contabilizacin de la Sucursal

Una sucursal se ve obligada a llevar contabilidad completa por las

operaciones que realiza. Generalmente, para registrar las transacciones
efectuadas con la casa central utiliza la cuenta de capital denominada
Casa Central Cuenta corriente, a la cual abona todo aquello que
recibe y carga todo lo que enva a la misma, esta cuenta es entonces una
cuenta de capital que representa la inversin de la casa central en la
sucursal.

La cuenta Sucursal cuenta corriente en los libros de la casa central

tendr saldo deudor, y en los libros de la sucursal la Casa central
cuenta corriente tendr saldo acreedor.

Cuando la sucursal cierra sus libros traspasa la utilidad neta de la

cuenta Prdidas y Ganancias a la cuenta Casa Central Cuenta Corriente.

Mtodos para el Registro Contable

Para efectuar los registros contables existen dos mtodos, estos
mtodos empleados por la casa central dependen hasta cierto punto, del
precio a que se facturan las mercancas a la sucursal, los mtodos
tpicos de facturacin son:

Mercancas enviadas a la sucursal al costo:

Este mtodo es ms sencillo de utilizar, ya que no existe ninguna
complejidad en la deduccin de valores reales en los registros
efectuados entre la sucursal y la casa central.

Mercancas enviadas a la sucursal con recargo:

Algunas compaas optan por llevar ste mtodo, con el fin de que el
personal a cargo de la sucursal desconozca las utilidades reales
obtenidas.

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Conciliacin cuentas corrientes

casa central y sucursal:
Las cuentas recprocas no siempre presentan los mismos saldos, en
virtud de que las transacciones que se realizan al final del mes pueden
no quedar registradas en los libros de la parte afectada. Por ejemplo, la
sucursal pudo haber enviado una remesa a la casa central, que no fue
recibida sino hasta el primer da hbil del siguiente mes; o bien, la casa
central pudo haber enviado mercaderas a la sucursal, las cuales duran
un par de das en camino.

Para preparar los estados financieros combinados, debern ponerse de

acuerdo los saldos, de tal forma que habr de correr los ajustes
necesarios para conciliar las cuentas, afectando para el efecto la cuenta
que sea necesario, agregando al final de la misma la palabra en
trnsito.

Estados financieros conjuntos

de casa central y sucursal:
Los estados financieros conjuntos (o combinados) se
elaboran con la intencin de conocer la situacin financiera
global de la compaa; para el efecto, se debern efectuar
ajustes, debido a que existen cuentas que nicamente son el
reflejo de las transacciones efectuadas entre s, por lo que al
figurar en los estados financieros no se reflejara una
situacin financiera real. En tal sentido, para elaborar los
estados financieros conjuntos, debern hacerse las
eliminaciones necesarias de la manera que se describe a
continuacin. Se hace la salvedad de que los nicos saldos
reales son los relacionados con las transacciones propias de
las sucursales.

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Aspectos legales:

La creacin de agencias o de sucursales, es nicamente una

manifestacin del crecimiento de la compaa la cual no se
encuentra especficamente regulada por el Cdigo de comercio,
ni por la ley del Impuesto Sobre la Renta, en tanto no se cree una
nueva empresa, situacin en la cual no se estara hablando de
agencias y sucursales, sino de matrices y subsidiarias.

Ejemplo: (Sin Recargo)

Suponiendo que han ocurrido las siguientes operaciones.

a) Efectivo enviado a la Sucursal Q 1,000.00

b) Mercaderas enviadas a la Sucursal Q 10,000.00
c) Mercadera compradas por la Sucursal a otros Proveedores
Q 5,000.00
d) Ventas de la Sucursal
Contado Q 5,000.00
Crdito Q 4,000.00
e) Cobros efectuados por la Sucursal Q 3,000.00 a Clientes
f) Pagos a Proveedores Q 2,000.00
g) Efectivo enviado a la Casa Central Q 3,000.00

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Libros de la Sucursal
Pda1__________________________________X________________________________
Caja Q 1,000.00
Casa Central Cuenta Corriente Q 1,000.00

Pda2__________________________________X_______________________________
Mercadera Recibida Casa Central Q 10,000.00
Casa Central Cuenta Corriente Q 10,000.00

Pda3__________________________________X________________________________
Compras Q 5,000.00
Proveedores Q 5,000.00

Pda4__________________________________X________________________________
Caja Q 5,000.00
Clientes Q 4,000.00
Ventas Q 9,000.00

Libros de la Sucursal
Pda5_________________________________X_______________________________
Caja Q 3,000.00
Clientes Q 3,000.00

Pda6_________________________________X_______________________________
Proveedores Q 2,000.00
Caja Q 2,000.00

Pda7_________________________________X_______________________________
Casa Central Cuenta Corriente Q 3,000.00
Caja Q 3,000.00

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Libros de la Casa Central

Pda1__________________________________X______________________________
_
Sucursal cuenta corriente Q 1,000.00
Caja Q 1,000.00

Pda2__________________________________X______________________________
_
Sucursal Cuenta Corriente Q 10,000.00
Mercadera Enviada a Sucursal Q 10,000.00

Pda3__________________________________X______________________________
_
Caja Q 3,000.00
Sucursal Cuenta Corriente Q 3,000.00

En ambas, la cuenta corriente tiene un saldo de Q 8,000.00 acreedor en la Sucursal y

deudor en la Casa Central.

Ejemplo: (Con Recargo)

Para este caso vamos a suponer que la Casa Central factura, a la Sucursal los envos de
mercadera, con un 10% de recargo sobre el costo.
De las partidas corridas en el ejemplo anterior nicamente cambian las siguientes:

Sucursal
Pda2__________________________________X______________________________
_
Mercadera Recibidas Casa Central Q 11,000.00
Casa Central Cuenta Corriente Q 11,000.00

Casa Central
Pda2__________________________________X______________________________
_
Sucursal Cuenta Corriente Q 11,000.00
Mercadera Enviada a Sucursal Q 10,000.00
Mercadera Enviada a Sucursal Recargo Q 1,000.00

La cuenta que surge es Mercadera Enviada a la Sucursal recargo.

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Agencias y Sucursales en
Moneda Extranjera
Las agencias y sucursales son los medios para
proyectar la organizacin de las ventas en territorios
situados a alguna distancia de la oficina central.
Cuando hablamos de agencias y sucursales se habla
de una misma empresa que se expande en varias
regiones geogrficas y el resultado extracontable
sern los estados financieros conjuntos o
combinados.

Para el estudio del presente tema se necesita tener

en mente los siguientes conceptos:

Conceptos
Divisas: Es cualquier moneda extranjera. Para cotizar divisas hay dos tipos:
Directa; cuando el tipo de cambio se expresa en funcin de la moneda
nacional, por ejemplo: Q 7.65 = $ 1.00.
Indirecta; cuando el tipo de cambo se expresa en funcin de la moneda
extranjera, por ejemplo: $ 0.1307 = Q 1.00.
Devaluacin: Es la prdida de paridad de una moneda con relacin a otra.
Inflacin: Es el alza general de los precios.
Poder Adquisitivo: Es la capacidad de compra de una moneda.
Tipo de cambio: Es una expresin monetaria con la cual se igualan dos
monedas de diferentes pases. Existen dos tipos de cambio:
Comprador: Este tipo de cambio se aplica cuando vendemos divisas a un
banco del sistema;
Vendedor: Este tipo de cambio se aplica cuando compramos divisas a un banco
del sistema.

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Para trabajar la conversin de estados financieros

se utilizan los siguientes tipos de cambio:
Corriente al cierre del ejercicio (C.)
Caja y bancos, cuentas por cobrar, reserva para cuentas incobrables,
inventarios final de mercaderas, inversiones a valor de mercado, suministros,
inventario final, documentos por pagar, gastos acumulados por pagar,
prstamos, bonos, deudas a largo plazo, primas y descuentos no amortizados
sobre bonos, cuentas incobrables.
Corriente al ao anterior (C.A.)
Inventario inicial de mercaderas, utilidades retenidas.
Histrico (H)
Inversiones al costo, gastos pagados por anticipados, seguros pagados por
anticipado, marcas y patentes, derechos de llave, propiedad planta y equipo,
depreciaciones.
Reciproco (R)
Sucursal cuenta corriente, casa central cuenta corriente, remesas a la casa
central, remesas de la casa central, mercadera recibida de la casa central.
Promedio (P)
Ventas, gastos de ventas y administracin, compas, diferencia en cambio.

Procedimiento para formular estados

financieros combinados

1. Obtener balances ajustados de cada una de las

empresas, conciliando las cuentas corrientes.
2. Hacer la hoja de conversin de la sucursal a
la moneda de la casa central.
3. Elaborar hoja de trabajo para la formulacin
de estados financieros combinados.

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