Cdigo: Operaciones

FICHA DE PROCESO
Romn
Versin: 01
Tresens
<Acta de reunin>
Fecha: 07012015

Elaboracin de acta de reunin Pgina: 1

<Realizacin de actas de reunin>

Tabla de contenido
Tabla de ilustraciones.................................................................................................................... 1
1. Alcance .................................................................................................................................. 2
2. Descripcin ............................................................................................................................ 2
2.1 Qu rellenar una acta de reunin? ............................................................................... 2
2.2 Qu estructura debes seguir para hacer un acta de reunin? .................................... 2
2.3 Qu no debera contener una acta de reunin? ......................................................... 4
2.4 En qu formato de documento se debe hacer un acta de reunin? .......................... 4
2.5 Es necesario siempre hacer un acta de reunin? ........................................................ 4
3. Documentacin ..................................................................................................................... 5

Tabla de ilustraciones

Ilustracin 1: Formato de acta de reunin. ................................................................................... 5

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1. Alcance
Rellenar correctamente una acta de reunin.

2. Descripcin

2.1 Qu rellenar una acta de reunin?

Para hacer un acta de reunin hay que tomar notas durante la reunin, apuntar lo ms
relevante que se va diciendo. Posteriormente, para redactar el acta de la reunin hay que
estructurar el contenido de lo que se ha dicho en la reunin y desarrollar algunos puntos de
manera resumida. Seguramente durante la reunin no habr tiempo de anotarlo todo, ni falta
que hace, slo hace falta anotar las ideas, acuerdos, los puntos ms relevantes para que luego
te sirva de recordatorio de lo que se dijo y puedas desarrollar cada punto tratado en el acta de
reunin.

2.2 Qu estructura debes seguir para hacer un acta de reunin?

Una acta de reunin debe contener todo aquel contenido que sea relevante. El contenido
depender bastante del tipo de reunin y de la temtica. Como norma general, se puede
estructurar el contenido en base a los siguientes puntos:

1. Datos del contexto de la reunin: fecha, intervalo de tiempo en que se produjo la

reunin, asistentes, ubicacin donde se realiz, etc.

2. Orden del da: al principio de todo del acta una enumeracin de los puntos que se han
tratado. Idealmente los puntos tratados deberan haberse acordado previamente a la
reunin. No pasa nada si no es as, siempre y cuando quien dirija la reunin tenga claro
el guin y la reunin no se convierta en una deriva errtica de temas a comentar.
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3. En el hipottico caso de necesitarse una aprobacin para realizar un trabajo, el acta

deber especificar qu trabajos se require aprobar y cundo y quin aprobar los
trabajos pertinentes

4. Acuerdos: descripcin de aquellos puntos que se han acordado durante la reunin.

Qu pasa si se toma una decisin tcnica y no se hace constar en un acta? Se
pueden dar malos entendidos o darse situaciones subjetivas totalmente indeseables,
no queda constancia escrita de qu decisin se tom, quin o quienes la tomaron y
qu argumentos dieron. No se puede hablar objetivamente y lo peor, no se puede
aprender de los errores.

5. Plasmar el making-off: en determinadas ocasiones es importante que se refleje en el

acta cmo sucedi una cosa. Hacer constar que primero tal persona propuso la opcin
A, pero que otra persona dijo que no poda ser porque no tenan tal material y propuso
la opcin B. De nuevo, hace falta una cierta inteligencia para ver si esto es relevante y
ver si el tiempo invertido en redactar esto beneficia substancialmente el desarrollo del
proyecto.

6. Plasmar las tareas identificadas durante la reunin: todo es importante, pero sin duda
plasmar en el acta las tareas identificadas es crucial para que el proyecto avance. Para
ser efectivos la descripcin de la tarea debe ser clara y concisa, se debe identificar el
responsable de la tarea (el que se compromete a hacerla o a hacerla hacer) y a ser
posible la fecha estimada de finalizacin

7. Inventario de tareas pendientes de anteriores reuniones: esto no tiene por que estar
dentro del acta, podra ser un documento aparte para llevar el control de las tareas
pendientes. Si bien en segn qu casos es til poner al final del acta un anexo con la
relacin de tareas pendientes identificadas en reuniones anteriores. Es normal que las
tareas identificadas en una reunin no sean finalizadas todas en la prxima reunin.
Con este anexo se facilita que no se traspapelen las tareas.
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8. Fecha de siguiente reunin: de nuevo, no es imprescindible pero s recomendado, pues

si todos los asistentes les parece bien realizar la prxima reunin en tal fecha y hora
pues se hace constar en acta y es un tema menos a gestionar. Todo el mundo tiene el
acta y ve la fecha que se acord.

El acta de una reunin debe ser como un espejo de lo ms relevante que ha sucedido
durante la reunin y a la vez ser lo suficientemente resumida para que en un tiempo breve
cualquier persona que no atendi a la reunin pueda hacerse una idea fidedigna de lo que
pas. Para incrementar la productividad de una reunin de trabajo es crucial realizar el acta
de la reunin, donde quede plasmado en blanco sobre negro qu acuerdos se han tomado,
qu tareas y para cuando se han comprometido los asistentes a llevarlas a cabo, qu
argumentos se han dado para justificar tal decisin, etc.

2.3 Qu no debera contener una acta de reunin?

Una acta de reunin no debera contener puntos ni aspectos que no hayan sucedido durante la
reunin. Es simple y fcil pero a veces se confunde lo que se dijo en la reunin con lo que se
debera haber dicho en la reunin. Cuando se aprueba el acta de la reunin lo que se tiene que
aprobar es lo que se dijo, no lo que se debera haber dicho. Lo que debera haber sido se
puede decir en la prxima reunin y constar en el acta de esta reunin, pero no en la
anterior. Es un tema de consistencia y coherencia.

2.4 En qu formato de documento se debe hacer un acta de reunin?

El suministrado por la empresa, en caso de no haber, el empleado puede coger una hoja en
blanco y rellenarla a mano.

2.5 Es necesario siempre hacer un acta de reunin?

Si, siempre ser necesario.
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3. Documentacin

Formato de acta;

Ilustracin 1: Formato de acta de reunin.