CMO SE ESCRIBE UN COMUNICADO DE PRENSA

Normalmente los periodistas reciben cientos de comunicados de prensa cada da. Para que su comunicado de
prensa despierte inters, el ttulo y el primer prrafo tienen que llamar atencin. Deberan gastar tanto tiempo en
poner las palabras correctamente en el ttulo y el primer prrafo como en preparar el resto del comunicado. En la
medida de lo posible es mejor enviar el comunicado a la prensa por fax o darlo personalmente, porque entonces es
ms probable que lo vean.

Contenido

Asegurar que el ttulo y el primer prrafo son interesantes y de inters periodstico. La informacin ms importante
debe estar en el primer prrafo.

Considerar la utilizacin de una cita directa de la persona elegida para la entrevista dentro de los tres primeros
prrafos del comunicado. El uso de citas ayuda a poner vida en el tema y expresar opiniones fuertes.

Su comunicado de prensa debe suministrar informacin sobre:

QU est pasando
CUNDO est pasando
DNDE est pasando
QUIN lo est diciendo
POR QU es importante

Es preferible que ustedes incluyan una hoja informativa o material de informacin de fondo a escribir un comunicado
demasiado largo o detallado. Pueden colocar su comunicado dentro del dossier de prensa, que contiene ms
informacin general para los medios de comunicacin.

Estilo
Utilizar frases cortas de 25 a 30 palabras
Utilizar prrafos que contienen no ms de dos o tres frases
Intentar limitar el comunicado de prensa a una pgina
Usar un estilo de noticias simple con garra
Corregir el comunicado de prensa intensamente!

Diseo
Poner la fecha y detalles del comunicado de prensa en la parte superior de la pgina. Especificar si el
contenido es para hacerse pblico en una hora y fecha especfica, o si es para darse a conocer
inmediatamente.
Al final del comunicado, poner FIN o * * * para indicar el final de la pgina del comunicado. Despus, poner
los nombres y nmeros de contacto en caso de que los medios de comunicacin quieran ponerse en
contacto con ustedes para ms informacin.

Envo de su comunicado de prensa

Considerar enviar un comunicado de aviso a los medios de comunicacin unos das o una semana antes de
sus actividades as que puedan apuntarlas en su calendario o planificador de prensa. El aviso simplemente
pone en conocimiento de los medios de comunicacin dnde, cundo y por qu ustedes organizarn un
evento - facilita su planificacin!
Asegurarse de tener los nmeros de fax o direcciones electrnicas de los medios de comunicacin que
ustedes desean que asistan al evento
Enviar su comunicado de prensa a los medios de comunicacin por la maana del da de sus actividades
 Llamar a los medios de comunicacin despus de haber enviado el comunicado de prensa para asegurar
que lo hayan recibido y para animarles a asistir a su evento.

CMO SE ORGANIZA UNA CONFERENCIA DE PRENSA

Contenido necesario para celebrar una conferencia de prensa

Una historia de inters periodstico
Informacin nueva relacionada con una historia que sea seguida por los medios de comunicacin
Una declaracin sobre un tema controvertido
Participacin de oradores de gran prestigio o celebridades
Emisin de nuevos datos o resultados de una investigacin
Lanzamiento de una nueva iniciativa de gran importancia
Anuncio de algn aspecto de importancia local.

Ubicacin y organizacin
Una ubicacin conocida y cntrica, conveniente para los periodistas y apropiada para el evento
Evitar una sala que sea demasiado grande, ya que da la impresin de que poca gente ha asistido
Asegurar que el nivel de ruido de la sala sea pequeo
Reservar espacio en el fondo de la sala para cmaras de televisin, de ser posible en una plataforma
elevada
Reservar una sala extra tranquila para las entrevistas con la radio que sigan la conferencia de prensa
Asegurar que los sistemas de luz y sonido funcionen correctamente
Si es posible, tengan un fax o un telfono disponible
Asegurar que haya una tarima y una mesa suficientemente larga para que todos los oradores tengan espacio
para sentarse
Considerar una muestra de elementos visuales grandes, como grficos, logos o mapas
Preparar un registro de los periodistas, para que ustedes sepan quines vinieron y cmo pueden
encontrarles
Decidir si quieren servir caf y t o algo ligero de comer, despus del evento

Momento escogido
Preparar un horario para asegurar que todo est listo cuando sea necesario
Celebrar el acto por la maana o por la tarde de un da laboral
Comprobar que no se celebren otros actos importantes el mismo da
Empezar el acto puntualmente - evitar hacer esperar a los periodistas
Distribuir el material antes de un noticiario: pueden usar un embargo para evitar que los periodistas publiquen
antes del acto
Esperar hasta el acto para emitir informacin importante para crear un elemento de suspense

Material posible
Comunicados de prensa y dossieres de prensa
Lista de participantes en la conferencia (quin estuvo en el panel y sus ttulos)
Copias de discursos

Invitaciones a periodistas
Ustedes pueden invitar por telfono, fax o correo, pero siempre es una buena idea llamar por telfono a los
mayores peridicos para que tengan tiempo de encontrar al periodista adecuado
Averiguar qu periodistas cubren temas relacionados con la tortura (por ejemplo, asuntos de legislacin
nacional)
Mantener al da un mailing o base de datos de periodistas
Intentar que asistan los medios de comunicacin ms influyentes
Recordar invitar a los medios de comunicacin internacionales y extranjeros
Fijar sus actividades en los calendarios de los periodistas 7-10 das antes del acto
Hacer siempre una llamada de seguimiento despus de haber enviado la invitacin, para asegurar que haya
recibido la informacin el periodista correcto
Considerar ofrecer informacin general de fondo a periodistas importantes antes del acto, sin relevar lo ms
importante de su noticia
 Considerar ofrecer a los medios de comunicacin aspectos exclusivos de la noticia
Si ustedes ya conocen bien a algunos periodistas, han de implicarles temprano y de una manera completa

Preparar a los oradores

Seleccionar a oradores apropiados (parece obvio, pero a veces se pide a personas que pronuncien un
discurso simplemente porque tienen una posicin especfica y no porque presenten y hablen bien ni
conozcan bien los temas)
Seleccionar a oradores carismticos con autoridad, encantadores y que hablen con claridad
Informar cuidadosamente a los oradores sobre el mensaje principal del acto
Preparar a los oradores con antelacin sobre cmo se responde a preguntas difciles
Ofrecer material de preguntas y respuestas a los oradores
Intentar celebrar una reunin para informar brevemente a todos los oradores antes del acto
Sera ideal que cada orador presentara en slo 3 o 4 minutos
Cada orador debe tener puntos diferentes
Asegurarse de que cada orador slo insista en uno o dos puntos importantes
Los discursos deben ser cortos y sencillos y para una audiencia general - evitar lenguaje tcnico
Seleccionar un moderador para el turno de preguntas del pblico despus de la presentacin
Animar muchas preguntas e intentar que las respuestas sean cortas

Seguimiento
Pocas horas despus de la conclusin de la conferencia de prensa, enviar un fax o entregar informacin a
periodistas importantes que no hayan podido asistir
Asegurar que la centralita de su organizacin est informada sobre a dnde dirigir llamadas de seguimiento
por parte de periodistas
Reunir recortes de prensa de la cobertura de la conferencia de prensa y distribuirlos a los que han
colaborado y a responsables de trazar lneas polticas

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TRABAJO CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIN

Los buenos contactos con los medios de comunicacin pueden contribuir no slo a llamar la atencin sobre el
mieloma mltiple en general y su organizacin de pacientes o iniciativa en particular, sino tambin a animar a
terceros a apoyar sus actividades y seguir su ejemplo, ayudando a otras personas que padecen esta rara
enfermedad.

Adems de los medios pblicos y de informacin general como la radio y la televisin existen otros a los que quiz
quiera incluir en su trabajo con los medios de comunicacin:

Prensa especializada sobre oncologa y hematologa

Prensa mdica especializada, incluyendo las publicaciones para mdicos, personal auxiliar, trabajadores
sociales y farmacuticos
Publicaciones de organizaciones de autoayuda y de clnicas
Internet, incluyendo grupos de noticias, chats, enlaces, etc.

Consejos tiles para sus contactos con los medios:

Asegrese de que lo que tiene que decir es nuevo e interesante.
Tenga en cuenta los plazos de entrega de los periodistas. Si ha prometido entregar la informacin a lo largo
de las prximas dos horas, hgalo.
Intente comprender lo que quieren los periodistas. Quieren un amplio reportaje sobre el mieloma mltiple,
un relato de la experiencia que supone vivir con esa enfermedad o quieren slo datos y hechos concretos?
 Conozca a los medios de comunicacin. Observe cmo se utiliza el material informativo disponible por parte
de la prensa escrita o los medios radiofnicos y cmo se lo presentan a su pblico. Presente usted su
informacin en consecuencia.
Descubra las preferencias de los periodistas. Prefieren una entrevista personal, comunicacin telefnica o
simplemente contacto por correo electrnico? Les interesa una entrevista, quieren informacin sobre el
trasfondo de la cuestin o slo buscan una idea para una historia?
Est preparado. Siempre que hable con un periodista - independientemente de si es personalmente, por
telfono o por escrito - reflexione con detalle qu mensajes centrales le quiere hacer llegar y plantelos
meticulosamente. Si contesta usted de palabra o por escrito, repita estos puntos clave.
Sea entusiasta. No puede esperar de ningn periodista que se entusiasme con su historia si usted mismo no
lo est.
Si no puede responder a una pregunta, sea sincero y ofrzcase a averiguar la respuesta. Mantenga su
promesa y llame de nuevo - incluso si no ha encontrado una contestacin.
Practique la continuidad y la exactitud. Actualice su listado de distribuidores de medios de comunicacin
cuidadosamente e informe regularmente a los periodistas. No obstante, divulgue slo aquellas noticias que
sean relevantes para los distintos medios.

Consejos tiles para las entrevistas:

Est preparado. Averige el motivo de la entrevista, por qu le han escogido a usted, qu problemas acarrea
el tema en cuestin, qu periodista le va a entrevistar, de qu medio de comunicacin se trata, de cunto
tiempo va a disponer y quin ms va a ser entrevistado. Sea consciente del pblico y de las posibles
preguntas.
Asegrese de que comprende la pregunta.
Establezca prioridades. Piense que puede usted decir ms que las solas respuestas a las preguntas del
periodista. Apntese tres mensajes centrales antes de la entrevista y comunquelos siempre que se presente
la ocasin.
Hable usted con claridad y de manera comprensible y tenga confianza en s mismo. Piense que sabe ms
del tema que el periodista.
Utilice terminologa tcnica mdica slo ante medios de comunicacin del mbito mdico.
Cite ejemplos relevantes con fines ilustrativos.
Si no conoce una respuesta, dgalo. No mienta o especule y no discuta con el periodista. Evite la frmula "sin
comentarios" y no repita comentarios negativos.
No hay nada que no vaya a ser registrado. No le cuente nada a un periodista que no quiera ver aparecer
tambin en la prensa escrita o en medios radiofnicos. La entrevista comienza cuando usted se encuentra
con el periodista y termina cuando usted se va. En ese lapso de tiempo se registra todo.

NOTAS DE PRENSA
Redactadas y presentadas de manera adecuada, las notas de prensa pueden ser un mtodo excelente para la
transmisin de informacin a aquel grupo destinatario al que desee usted llegar a travs de los medios de
comunicacin. Sobre todo es importante que la informacin ofrecida sea til, correcta en cuanto al contenido,
interesante, precisa y escueta, pero hay una serie de reglas y directrices que pueden ayudarle a aumentar el efecto
de su comunicado y la posibilidad de que tenga lugar un informe al respecto.

Consejos tiles
Conozca a su grupo destinatario y asegrese de que su historia es "digna de mencin". Es decir, que aquello
que usted dice cubre unas necesidades informativas y es importante para su pblico destinatario. Pregntese
siempre: "Por qu habra de ser interesante para el pblico?"
Intente comprender qu tipo de informaciones buscan los medios y estructure sus comunicados en
consecuencia.
Su nota de prensa debe ser breve y sencilla. Los comunicados de prensa no tienen porqu relatar la historia
completa. Deberan contener los hechos esenciales. Intente limitar la extensin a 400 - 600 palabras. Si los
periodistas quieren ms informacin o concertar una entrevista se pondrn en contacto con usted.
Los comunicados de prensa deben ser impresos sobre papel con membrete (con su logotipo, nombre,
direccin, telfono, correo electrnico), contener el nombre de una persona de contacto y estar destacados
como COMUNICADO DE PRENSA.
 El ttulo debe estar centrado y en negrita. Debe ser corto e impactante y llamar la atencin sobre el ncleo de
lo que quiere usted transmitir.
Despus del ttulo mencione la fecha y el lugar de la redaccin.
El contenido del comunicado debe redactarse con un tipo de letra sencillo y fcil de leer (Times New Roman,
Arial) y a doble espacio. Deje en los mrgenes izquierdo y derecho del texto espacio suficiente para
correcciones. Los comunicados de prensa no deben contener en el texto hipervnculos, palabras en
mayscula o parntesis.
El primer prrafo debe contener un resumen o la informacin ms relevante y dar respuesta a las siguientes
preguntas:
Quin hay detrs de todo esto?
Cules son las novedades?
Cundo tiene lugar?
Dnde tiene lugar?
Por qu tiene lugar?
En los siguientes apartados puede usted exponer por qu hay algo importante a la luz de la situacin actual y
mencionar hechos y datos relevantes. Si indica usted cifras, cite tambin sus fuentes. Limtese a los hechos,
no exagere, escoja un punto de vista que se aproxime lo mximo posible al de su grupo destinatario y
asegrese de fundamentar sus hechos con citas de expertos locales. Utilice un estilo directo y evite
abreviaturas, jerga y palabras de relleno.
El trasfondo y la evolucin de los hechos deben incluirse al final del comunicado.
Si fuese pertinente, aada al comunicado fotos o ilustraciones. Las buenas fotos aumentan las posibilidades
de que a continuacin se haga un reportaje al respecto.
Deje su comunicado de prensa en buenas manos. Antes de distribuir su comunicacin asegrese de que su
distribuidor de prensa est actualizado. Si no dispone de un listado de distribuidores de prensa, puede
adquirir estas listas o conseguir estos datos en una librera o de otra organizacin sin nimo de lucro.
Tambin puede contratar un servicio de distribucin de prensa.
Pinseselo dos veces antes de enviar su comunicado a todos los representantes de medios de comunicacin
de su listado. A veces es ms efectivo dirigirse concretamente a unos pocos medios.
Algunos periodistas aconsejan resistir a la tentacin de llamarles por telfono despus de una publicacin.
En caso de que exista inters ya se pondrn en contacto con usted. Otros, en cambio, dicen que una llamada
amable por su parte preguntando si desean algn tipo de informacin complementaria puede suponer la
diferencia decisiva que d pie a un reportaje periodstico sobre su comunicado de prensa.