Sistemas de Gestin

Empresarial

Tema 3: Los Sistemas Integrados de Gestin (ERPs)

Ing. Nilton Zambrano S.

ndice

La necesidad de un software de gestin integral.

Caractersticas de un sistema integrado de gestin
(ERP).

Criterios para la eleccin de un sistema ERP.

Implantacin de un sistema ERP.

Anlisis econmico.

El mercado de los sistemas ERP.
La necesidad de un software de gestin integral (I)
 Evolucin de los SI de gestin:
 El entorno competitivo y exigente de la empresa obliga a
mejorar la gestin y facilitar la integracin de las distintas
reas funcionales:
 Mejor servicio a los clientes.
 Reduccin de plazos de entrega.
 Minimizar inventarios de los productos.
 Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) surgen
en los 90 como evolucin a algunos ya existentes:
 MRP (Material Requirements Planning): gestin de
inventarios.
 MRP II (Manufacturing Resource Planning):
planificacin de la produccin.
 Objetivo de los sistemas ERP: facilitar la gestin de todos
los recursos de la empresa mediante la integracin de los
distintos departamentos y reas funcionales.
La necesidad de un software de gestin integral (II)

 Integracin a nivel de procesos:

 Estructura organizativa tradicional: cada
departamento resuelve las tareas que tiene
asignadas de manera eficaz y eficiente.
 La introduccin de la informtica en las empresas
permiti dar soporte a cada departamento de forma
aislada.
 Los departamentos se centran en sus funciones y
pierden la visin global de las actividades de la
organizacin.
 Ejemplo: el cliente no percibe si el departamento
de produccin es rpido y eficiente si al final la
entrega se ve retrasada por una mala
coordinacin con el departamento de logstica.
La necesidad de un software de gestin integral (III)

 Integracin a nivel de procesos (cont.):

 Al cliente le interesa el resultado final de la actividad
global de la empresa y no el resultado de cada
departamento, lo que nos lleva a la visin por
procesos.
 Visin por procesos: se centra en el
funcionamiento de la empresa orientado hacia el
cliente y hacia el resultado final.
 El funcionamiento de la empresa desde el punto
de vista del cliente no es una secuencia aislada de
actividades, sino una secuencia coordinada entre
las distintas unidades organizativas.
 En la empresa se producen flujos de actividades
(denominados procesos) que pasan de unas
unidades organizativas a otras.
La necesidad de un software de gestin integral (IV)

 Integracin a nivel de procesos (cont.):

 Proceso: conjunto estructurado y medible de
actividades que se desarrollan en una organizacin
con el objetivo de conseguir un resultado concreto
para algn cliente o mercado especfico.
 Cadena de valor (Michael Porter):
 Valor: cantidad que un cliente est dispuesto a
pagar por lo que la empresa le proporciona.
 Cadena de valor: secuencia de actividades que
generan valor para el cliente final.
La necesidad de un software de gestin integral (V)

 Integracin a nivel de procesos (cont.):

 Las actividades de valor se pueden dividir en dos
grupos:
 Actividades primarias: implicadas en la creacin
fsica del producto y su venta y entrega al cliente.
 Actividades de apoyo: sustentan las actividades
primarias y se apoyan entre s (administrativas, de
gestin, de RRHH, etc.)
 El avance en las TIC ha eliminado las barreras
espaciales y temporales que en muchos casos
dificultan la coordinacin entre las distintas funciones
de la empresa.
 Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de
informacin de los diferentes departamentos
facilitando el seguimiento de las actividades que
constituyen la cadena de valor.
La necesidad de un software de gestin integral (VI)

 Integracin a nivel de procesos (cont.):

 Hay que tener en cuenta que la cadena de valor
sobrepasa los lmites de la empresa, ya que incluye a
las actividades realizadas por los proveedores y a las
del canal de distribucin.
 La satisfaccin del cliente depende del resultado
completo de la cadena de valor.
 Por esta razn los sistemas ERP incluyen soporte e
integracin de actividades de proveedores y
distribuidores:
 SCM (Supply Chain Managemenent)

 CRM (Customer Relationship Management)

La necesidad de un software de gestin integral (VII)

 Integracin a nivel de procesos (cont.):

 En la gestin por procesos el nfasis se centra en qu, cmo,
por qu y para quin se hacen las cosas y no en quin las
hace.
 La empresa desplaza su punto de mira hacia el cliente, ya
que su clave de xito est en generar valor y mejorar la
satisfaccin del cliente.
 No hay unanimidad a la hora de identificar los principales
procesos de una empresa:
 John Sviokla (Harvard) opina que slo hay dos:

 Gestionar la lnea de productos.

 Gestionar el ciclo de pedidos.
 John Rockart y James Short (MIT Sloan School of
Management) opinan que son tres:
 Desarrollo de nuevos productos.
 Entrega de productos a los clientes.
 Gestin de las relaciones con los clientes.
La necesidad de un software de gestin integral (VIII)

 Integracin a nivel de procesos (cont.):

 La mayora de empresas han identificado entre 10 y 20 procesos
clave:
 Procesos operativos:
 Diseo y desarrollo de nuevos productos.
 Captacin de clientes.
 Identificacin de los requerimientos de los clientes.
 Fabricacin.
 Logstica integrada.
 Gestin de pedidos.
 Servicio postventa.
 Procesos de gestin:
 Control del funcionamiento y resultado.
 Gestin de recursos humanos.
 Gestin de la informacin.
 Gestin de activos.
 Planificacin y asignacin de recursos.
Caractersticas de un SIG ERP (I)

 Definicin de un sistema ERP:

 Los sistemas ERP surgieron para cubrir todas las reas
funcionales de la empresa: finanzas, produccin, compras,
ventas, recursos humanos, etc.
 Hasta su aparicin se empleaba un software independiente
en cada departamento dificultando la integracin de la
informacin islas de informacin que no se podan
interconectar.
 Sistema ERP: sistema integrado de software de gestin
empresarial, compuesto por un conjunto de mdulos
funcionales (logstica, finanzas, recursos humanos, etc.)
susceptibles de ser adapatados a las necesidade de cada
cliente.
Caractersticas de un SIG ERP (II)
 Definicin de un sistema ERP (cont.):
 Un ERP combina la funcionalidad de varios programas de
gestin en uno solo, con una nica base de datos a los
que accede cada departamento.
 Un sistema de este estilo debera estar adaptado para
funcionar en entornos internacionales:
 Gestin de varios idiomas, monedas y sistemas de
tributacin.
 Generacin de informes y documentos adaptados a la
legislacin vigente en cada pas.
 Los proveedores de sistemas ERP han desarrollado
productos especializados que incorporan funcionalidades a
la medida de un determinado sector: soluciones
verticales o sectoriales.
Caractersticas de un SIG ERP (III)
 Estructura de un sistema ERP:
 El sistema bsico de un ERP:
 Estructura modular para los diferentes procesos de una
empresa: financiero, compras, venta, RRHH, etc.
 Interconexin de los distintos mdulos con una base de
datos comn.
 Al ser modular se facilita la implantacin del sistema
por etapas, reduciendo el impacto en la empresa (el
primero que se implanta es el financiero)
 El sistema bsico ERP est formado por aplicaciones
tcnicas y la arquitectura necesaria para servir de
plataforma al resto de mdulos.
Caractersticas de un SIG ERP (IV)
 Estructura de un sistema ERP (cont.):
 El sistema bsico de un ERP (cont.):
 Principales plataformas: Microsoft 2000, Unix y OS 400.
 Bases de datos ms utilizadas: Oracle, Microsoft SQL
Server e IBM DB2.
 La mayora de ERPs disponen de lenguajes de
programacin propietarios de cuarta generacin (4GL),
que facilitan la adaptacin a cada cliente.
 Cada proveedor ERP define los mdulos de su solucin,
teniendo en cuenta razones comerciales o tcnicas.
Caractersticas de un SIG ERP (V)
 Estructura de un sistema ERP (cont.):
 Mdulo de aprovisionamiento.

 Mdulo de produccin.

 Mdulo de ventas.

 Mdulo de finanzas.

 Mdulo de recursos humanos.

 Mdulo de gestin de medios tcnicos y mantenimiento.

Caractersticas de un SIG ERP (VI)
 Caractersticas generales de un ERP:
 Capacidad de parametrizacin:
 Es lo que diferencia a los ERP frente a la mayora de
soluciones de gestin orientadas a pequeas empresas.
 Permite adaptar el funcionamiento del sistema a las
necesidades concretas de cada empresa, incorporar
nuevas funciones o modos de funcionamiento segn la
empresa lo requiera.
 La parametrizacin exige un gran conocimiento tanto
del producto como de la empresas: consultoras.
Caractersticas de un SIG ERP (VII)
 Caractersticas generales de un ERP (cont.):
 Adaptacin a la estructura de la empresa:
 Se adaptan a la estructura organizativa de la empresa,
a las funciones asignadas a cada usuario, a las polticas
de venta y de compra, a los centros de fabricacin y de
distribucin, zonas de carga, etc.
 Interfaz de usuario avanzada y flexible:
 Los ERP incorporan las ltimas tecnologas y avances
en la interfaz de usuario, con facilidades grficas y
acceso desde distintos dispositivos (ordenadores,
PDAs, etc.)
Caractersticas de un SIG ERP (VIII)
 Caractersticas generales de un ERP (cont.):
 Integracin con otras aplicaciones:
 Facilita la comunicacin e intercambio de datos por
medio de interfaces estandarizadas con paquetes EDI
(Electronic Data Interchange), herramientas de
internet, aplicaciones ofimticas, soluciones Business
Intelligence, etc.
 Capacidad de acceso a informacin.:
 Los ERP tienen unas salidas e informes predefinidos y
posibilitan la interaccin desde distintas herramientas
de acceso a datos (OLAP) Online Analytical
Processing, ofimaticas, DSS EIS).
 Otras caractersticas:
 Incorporacin de herramientas de seguridad, ayudas
en lnea, etc.
Criterios para la eleccin de un ERP (I)
 Funcionalidad del ERP: mdulos que ofrecen el sistema
para dar soporte a las distintas reas funcionales. Si presenta
carencias en algn rea debe permitir la integracin con otros
productos que suplan esa carencia.
 Criterios tcnicos: plataformas tcnicas soportadas por el
ERP, BBDD usadas, lenguajes de programacin incorporados,
herramientas de desarrollo, facilidad de comunicacin con
otros sistemas, soporte a estndares (XML, EDI-Web,etc.).
 Criterios econmicos: coste de las licencias, proceso de
implantacin y servicios de consultora, revisiones y
actualizaciones, etc.
Criterios para la eleccin de un ERP (II)
 Criterios organizativos: evaluacin del impacto y de los
cambios en los procesos y en la empresa para la correcta
implantacin del ERP.
 Facilidad de uso de las herramientas del sistema.
 Proveedores: es necesario conocer al fabricante del sistema
ERP y a las empresas de consultora encargadas de la
implantacin. Tambin es conveniente tener en cuenta los
servicios para dar soporte a la implantacin (formacin,
desarrollo a medida, integracin, actualizaciones, etc.)
 Referencias de implantacin, tanto del producto como de
la empresa consultora encargada del proyecto, sobre todo en
el propio sector de actividad.
Implantacin de un sistema ERP (I)
 Los proyectos de implantacin son complejos y costosos,
debido a su dificultad tcnica y organizativa.
 Con frecuencia no se valoran correctamente los proyectos de
implantacin: infravaloracin de los plazos de ejecucin y los
recursos necesarios.
 La implementacin de un ERP puede suponer cambios en los
procesos, que pueden afectar a la estructura organizativa, a
las actividades y a los puestos de trabajo desempeados por
el personal.
 Para minimizar el impacto es importante prestar atencin a la
participacin y formacin de los empleados (principales
usuarios del sistema)
Implantacin de un sistema ERP (II)
 Es importante tambin contar con el compromiso de la alta
direccin y los promotores del proyecto han de estar
involucrados en la definicin de los objetivos.
 La implantacin comienza con el estudio tcnico y funcional,
que debe tener en cuenta las restricciones econmicas y
temporales para la ejecucin del proyecto.
 Una vez decidido el ERP a implantar conviene realizar un
estudio de viabilidad para detectar posibles carencias
funcionales.
 Definiciones de la primera etapa:
 Alcance funcional (mdulos a implantar)
 Alcance organizativo (departamentos y procesos
afectados)
 Viabilidad del proyecto (restricciones tcnicas, temporales
y nivel de compromiso interno de la empresa)
Implantacin de un sistema ERP (III)
 Es necesario determinar los desarrollos especficos para cubrir
la funcionalidad requerida por la empresa.
 Para el desarrollo tenemos varias opciones:
 Implantacin progresiva por mdulos.
 Implantacin progresiva por unidades organizativas.
 Puede resultar de ayuda utilizar prototipos para mostrar la
funcionalidad del sistema a los usuarios, validar alternativas
de implantacin e identificar posibles mejoras en los procesos
de la organizacin.
Implantacin de un sistema ERP (IV)
 Factores crticos del xito en la implantacin:
 Planificacin realista, teniendo en cuenta restricciones
tcnicas, econmicas y organizativas.
 Compromiso de la direccin con el proyecto.
 Definicin precisa de los objetivos.
 Gestin del cambio organizativo.
 Formacin y soporte tcnico a los usuarios: redaccin de
procedimientos, manuales de usuario, cursos de
formacin, etc.
 Equipo de implantacin con experiencia en el sistema
elegido y dedicacin a tiempo completo, formado por
usuarios funcionales del sistema, tcnicos informticos
propios y consultores externos.
Implantacin de un sistema ERP (V)
 Otras etapas del proyecto de implantacin son:
 Ajuste tcnico del sistema o tunning.
 Demostraciones prcticas.
 Formacin de los usuarios.
 La documentacin del proyecto de implantacin ser la
siguiente:
 Documentacin tcnica del sistema.
 Manuales de procedimientos: pasos a seguir, codificacin,
etc.
 Manuales de usuario final.
 Material de formacin: ejemplos, casos prcticos, etc.
 Por ltimo hay que tener en cuenta el mantenimiento y
actualizacin del ERP y prever una partida en el presupuesto
de para ello.
Anlisis econmico (I)
 Inversin en hardware y software bsicos:
 Tener en cuenta la plataforma tcnica que va a soportar el ERP:
servidores, SO y gestores de BBDD.
 Considerar tambin el hardware y software mnimos que tendrn
que tener los equipos clientes (de los usuarios finales) y los
requisitos de los sistemas de comunicaciones.
 Prever cunto habr que invertir en impresoras y otros
dispositivos como lectores de cdigos de barras, etc.
 Inversin en licencias ERP:
 Los fabricantes de ERP aplican tarifas en funcin del nmero de
usuarios y/o mdulos a utilizar.
 Tambin comienza a ofrecerse la modalidad de funcionamiento
ASP (Application Service Provider), que repercute en los costes
de licencia y comunicaciones por usuario y mes. Est ms
orientado al alquiler que a la compra.
Anlisis econmico (II)
 Coste de la implantacin:
 Se incluyen todos los gastos derivados de la implantacin,
incluidos los servicios de empresas consultoras, los gastos de
formacin de personal, de preparacin de la documentacin, etc.
 Coste de los servicios de telecomunicaciones:
 Estos servicios son necesarios para poder intercambiar datos
entre las distintas oficina, almacenes y centros de produccin de
la empresa que van a estar gestionados por los mdulos del
sistema ERP.
 Desarrollos especficos:
 Costes que surgen del diseo e implementacin de nuevas
funciones del ERP para cumplir con todos los requisitos de la
empresa.
 Gastos de mantenimiento:
 Suelen estimarse en torno al 15 o 20% de la inversin inicial.
Mercado de los sistemas ERP
 Lneas que han marcado el desarrollo de sistemas ERP en los
ltimos aos:
 Gestin de la cadena de suministros (SCM)

 Gestin de las relaciones con los clientes (CRM)

 Adaptacin a los estndares y tecnologas de internet.

 En la actualidad el sistema ERP de ms peso en el mercado es

SAP R/3 de la empresa SAP.
 Otros fabricantes importantes del sector son: Baan, JD
Edwards, PeopleSoft, Oracle Applications, etc.