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Unidad 5 Diseno Organizacional
Unidad 5 Diseno Organizacional
5.6 Implementacin.
En este captulo se describen los aspectos que han motivado el trabajo, algunos
elementos del problema identificado en torno al diseo organizacional de la Pyme
agraria y la metodologa utilizada; que finalmente han dado lugar a la propuesta que se
presenta; base fundamental de este estudio.
b) FUENTES DE ESTUDIO:
f) PROPUESTA TECNICA
3. Justificacin
4. Antecedentes ( Todos los estudios y esfuerzo anlogo preparados con anterioridad).
7. Recursos
8. Costo
9. Resultados
- Jerarquas
- Estructura orgnica
- Funciones
- Objetivos
- Normas y polticas
- Planes de trabajo
- Controles
- Estndares
- Procedimientos
Se deber obtener informacin sobre la situacin del personal del rea, para lo cual se
puede utilizar la tabla de recursos humanos y la tabla de proyeccin de recursos
humanos.
Desempeo y Comportamiento
Condiciones de trabajo
Ambiente
Organizacin en el trabajo
Desarrollo y motivacin
Capacitacin
Supervisin
3.- Observar las actividades del personal de sistemas de informacin para confirmar
que se respeta la delimitacin de tareas.
1.- Identificar y evaluar los mtodos utilizados en la provisin de personal para puestos
vacantes.
2.- Reconocer los criterios utilizados para reclutar y seleccionar a los miembros del
personal y evaluar si cada uno de estos es adecuado.
2.- Verificar que a los empleados que sean separados de la organizacin se les
requiera que dejen o reintegren todos los documentos proporcionados por la
organizacin, particularmente los que pueden utilizarse para activar terminales o abrir
puertas de reas restringidas.
4.- Vigilar que las palabras clave o cualquier otro dispositivo de acceso a las
terminales o a otros recursos de computo sean cambiadas inmediatamente despus
de la terminacin de la relacin laboral de los empleados.
2.- Conversar con los gerentes de sistemas de informacin para conocer el grado de
comprensin y utilizacin de los estndares establecidos.
3.- Entrevistar a miembros del departamento para conocer el grado de conocimiento
que tienen de los estndares establecidos para la educacin del desempeo de los
empleados.
4.- Examinar los resultados de las evaluaciones del desempeo e investigar si estos
se han comunicado a los empleados, segn lo establecen los procedimientos
Separar los datos de acuerdo a las tcnicas utilizadas para su obtencin, luego se
realizar la sntesis de los resultados, que permitir explicar el fenmeno objeto de la
investigacin.Seleccionar el tipo de anlisis e interpretacin que debe aplicarse, a fin
de que la probacin de la hiptesis se reduzca al menor nmero de dificultades.
Por ejemplo, una encuesta es una tcnica social distinta a la entrevista estructurada a
informantes clave, por lo tanto, requiere anlisis e interpretaciones diferentes. En el
primer caso, los cuestionarios estn elaborados en relacin a los indicadores de cada
variable; mientras que en el segundo, los temas que se incluyen son tan amplios que
se hace necesario obtener una relacin de las respuestas (datos, comentarios,
crticas, sugerencias) segn los indicadores y variables que se investigan y los tipos de
informantes clave entrevistados.
Tipos:
Descriptivo.
D.General:
Es el que se vale de las tcnicas estadsticas para analizar descriptivamente las
propiedades del fenmeno investigado e interpretar los resultados de la investigacin.
Este anlisis se realiza en dos fases. En la primera, se analiza los resultados por cada
pregunta formulada con el objeto de conocer la tendencia, magnitud y caractersticas
del problema a travs de los tems o interrogante respectiva. Esta labor, es ejecutada
despus del procesamiento de los datos, es decir, cuando los resultados han sido
contabilizados individualmente y expresados en porcentajes. En la segunda, se busca
la similitud de las respuestas que tratan sobre el mismo factor con el propsito de
precisar la conceptualizacin que se tiene sobre el objeto de estudio.
D.General:
Despus de haber realizado el anlisis individual de preguntas, se efecta el anlisis
descriptivo general, es decir, el correspondiente a todas las preguntas del cuestionario
o cdula de entrevista. El procesamiento es el siguiente:
a. Se agrupan las respuestas que corresponden a cada variable (x, y, z), inicindose
por las que integran contextos ms generales. Para el efecto, se toma en
consideracin el anlisis individual de preguntas.
b. Las respuestas de las preguntas abiertas y cerradas se analizan por separado,
destacndose las variables investigadas; asimismo, se determina los porcentajes para
cada caso con el propsito de contrastar y evaluar la informacin por cada factor.
Dinmico:
El anlisis dinmico es un procedimiento integrador de las respuestas obtenidas por la
aplicacin de cuestionarios, cdulas de entrevista u otros instrumentos que exigen
respuestas directas o indirectas con la finalidad de efectuarse interpretacin dinmica
y determinar el grado de influencia que tiene cada uno de los factores que generan el
problema o permiten la solucin del mismo, para lo cual, es necesario interrelacionar
respuestas de las preguntas abiertas y cerradas para detectar posibles conexiones
entre la informacin captada y el objeto de investigacin.
Plan de actuacin.
En etapa adems del anlisis estratgico de la empresa se tienen en cuenta
tambin los problemas ms comunes afectan la organizacin de un archivo de
gestin, tales como:
_ Acumulacin de documentos (existencia de documentos duplicados y
obsoletos en la empresa) Redefinicin de tareas encomendadas en cada una de las
reas o direcciones de la empresa.
_ Diferentes criterios de archivo entre el personal de la empresa.
_ Falta de personal calificado. (Proyecciones).
_ Mobiliario y material incorrecto para archivar los documentos.
_ Insuficiente utilizacin de los documentos informticos en relacin con
Los documentos en soporte papel
Plan de actuacin
Los documentos necesarios a estudiar esta etapa:
_ Legislacin que afecta a cada direccin en particular.
_ Expediente de Perfeccionamiento Empresarial. (Caracterizacin general
de la empresa).
_ Reglamentos, Resoluciones, Cartas Circulares, etc. de cada direccin.
_ Normas de procedimientos elaboradas para la tramitacin de los diferentes
asuntos.
_ Estudio del organigrama de la entidad.
_ Informe de los responsables de las direcciones de la empresa.
_ Estudio de manuales sobre archivstica.
Plan de actuacin:
Este anlisis se lleva a cabo mediante contacto directo con los directivos de la
empresa y a travs de reuniones con las direcciones departamentales hasta
obtener una visin global de la situacin actual de la empresa y condiciones
reales de las oficinas. Definicin de los tipos documentales en que se plasman las
funciones de la organizacin. Revisin de los documentos de forma general para
conocer cules son los afines a las funciones que se desarrollan en la organizacin.
_ Elaboracin del cuadro de clasificacin
_ Definicin de las series documentales.
_ Determinacin de los plazos de transferencias de los documentos a los diferentes
archivos del sistema.
_ Definicin el nivel de acceso a los documentos.
_ Gestin y control de expedientes.
_ Normalizacin de formularios.
_ Racionalizacin de los procedimientos.
_ Definicin de las polticas de conservacin, eliminacin, almacenamiento de la
documentacin en cualquier soporte.
_ Determinacin de los depsitos de almacenamiento de la documentacin.
_ Definicin de los criterios de organizacin de la documentacin y pautas
para su control y recuperacin en cualquier soporte.
_ Elaboracin de un informe que recoja los requerimientos necesarios para
el archivo de gestin por cada una de las oficinas implicadas.
Etapa 2: Definicin de los soportes en que se plasmar cada tipo documental
durante el proceso de generacin de los documentos, con vista a su conservacin y
utilizacin.
Plan de actuacin.
_ Anlisis el volumen de produccin de documentos y la situacin organizativa
y tecnolgica en la que se encuentra la empresa.
_ Anlisis de la identificacin de los recursos de informacin ya realizadas
por cada una de las oficinas de la empresa (tipo de fuentes, servicios y
sistemas de informacin). Definicin del soporte en que se plasmar cada
documento segn las condiciones reales de cada oficina.
5.6 IMPLEMENTACIN.
Para la organizacin de los documentos de una oficina todas las partes implicadas
deben estar convencidas de la necesidad y un aspecto que requiere especial atencin
es la organizacin de los documentos de apoyo informativo, los cuales se deben
organizar considerando la funcin que cumplen, su instalacin ha de ser cmoda y
accesible.
As mismo, viendo la organizacin del archivo como un ente integrado, conformado por
partes, con una estructura que se desenvuelve en un entorno determinado, se est en
capacidad de poder detectar con la amplitud requerida
tanto la problemtica, como los procesos de cambio manera integral.
Con una visin optimista se enuncian algunos resultados o mejoras que trae
consigo la integracin de la propuesta:
Cada una de las acciones a ejecutar en las diferentes etapas permite el desarrollo de
los procesos de gestin documental, gestin de informacin y la gestin del
conocimiento, en estrecha relacin con los elementos organizativos y tecnolgicos de
la empresa.
Permite la superacin constante de los implicados en materia de archivos.
Eleva la cultura organizacional de la empresa a travs de la realizacin
de sistemas de capacitacin.
Aumento de los niveles de eficiencia en la gestin empresarial.
5.7 EVALUACIN PERIDICA.
La evaluacin se realizar sobre la base del anlisis del cumplimiento de los objetivos
o estndares establecidos, del alcance de los factores crticos del puesto y del grado
de asimilacin que el evaluado ha hecho de los valores corporativos.
En este apartado se indican todos los factores objeto de evaluacin (objetivos y
competencias). Cada uno se divide en 5 grados de intensidad. Se aclara el concepto
del grado mnimo y el mximo, los niveles intermedios deben ser analizados por los
Evaluadores.
A tal fin, no debe caerse en el error de evaluar utilizando slo el nivel promedio o un
nivel determinado sin atender al desempeo en cada competencia especfica.
Todos los factores factibles de evaluacin deben sealarse de la forma en que se
indica a continuacin:
Evaluarn:
b. Competencias a evaluar
b1. Desempeo de la funcin especfica
i. Rendimiento
3. Predisposicin al trabajo
4. Organizacin del trabajo
5. Actitud proactiva
6. Flexibilidad
7. Perseverancia y resistencia a tensiones
8. Criterio
9. Ejecutividad
10. Asuncin de responsabilidades
11. Disciplina
12. Conocimientos y habilidades relacionadas con el puesto de trabajo
ii. Eficiencia, eficacia, efectividad
13. Calidad
14. Cantidad
15. Oportunidad
iii. Comportamiento social
16. Urbanidad
17. Valores ticos, actitudinales y de cultura corporativa
18. Relaciones interpersonales
19. Cooperacin y predisposicin al trabajo en equipo
20. Desempeo en equipos de trabajo (eval. grupal)
21. Comportamiento frente a superiores
iv. Conduccin de personal
22. Planificacin y organizacin de las actividades de la unidad o rea a su cargo
23. Delegacin
24. Supervisin y control
25. Instruccin y motivacin
26. Evaluacin y promocin
v. Resolucin de conflictos
27. Resolucin de conflictos
b2. Potencial de desarrollo confidencial
28. Visin sistmica
29. Capacidad analtica
30. Capacidad de aprendizaje
31. Competitividad
En este apartado, ambos Evaluadores deben dejar constancia, tambin con color
verde, de la evaluacin de desempeo final del Empleado.
Debern calcular el resultado de la evaluacin (valoracin del desempeo)
promediando el puntaje con los factores evaluados.
CONCLUSION
BIBLIOGRAFIA
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/organigramas/de
fault6.asp
http://highered.mcgraw-
hill.com/sites/dl/free/9701018451/70825/CapituloMuestra.pdf
http://www.slideshare.net/falakioto/analisis-de-datos-6349556
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http://www.sociedadelainformacion.com/18/propuesta.pdf
http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/85--guia-para-realizar-la-evaluacion-
de-desempeno-periodica.html