CATALOGACIN DE MATERIALES

La catalogacin de Materiales es un proceso de suma importante para las

empresas que utilizan variedad de artculos, materias primas, equipos,
maquinarias, herramientas, piezas y partes, etc. Y se considera esencial
para la eliminacin de variedades innecesarias, lo que permite reducir
inventarios y por lo tanto sus costos; un mejor uso del espacio, la
simplificacin de las compras, recepcin almacenaje y control, reduccin
de capital invertido, entre otras ventajas que confirman lo importante que
es la catalogacin para la organizacin logstica.

Es importante que, para esta actividad, se cuente con el respaldo de

todos los miembros de la organizacin, para su correcta realizacin.

1. DEFINICIONES
Catalogacin:
Clasificacin de las existencias de una entidad, refirindolas a
normas o estndares predeterminados. Clasificndolas segn su
naturaleza o uso, y asignndole un cdigo que las represente.

Normalizacin:
Consiste en seleccionar calidades, tamaos, dimensiones, pesos,
volmenes, marcas, procedimientos, etc. Que se adapten mejor
a la entidad, segn las normas usualmente escritas.

Norma:
Modelo que se ha establecido, con el cual, cualquier objeto o
accin puede ser comparado. Previniendo as variaciones
innecesarias en los materiales necesarios.

Identificacin:
Consiste en definir la denominacin y caractersticas particulares
de cada artculo, para as diferenciarlo con otros.

Clasificacin:
Ordenamiento sistemtico de todas las existencias similares
identificadas, agrupndolas segn sus caractersticas comunes,
su uso y su naturaleza.

Codificacin o simbolizacin:
Agrupacin de nmeros, letras o smbolos, con las que se
distingue a cada artculo, segn sus caractersticas.

Simplificacin:
Eliminacin de las variedades del inventario, que no estn
acordes con las normas y que son innecesarias o poco utilizadas.
 Smbolos:
Caracteres o designaciones abreviadas de ideas o conceptos
necesarios para facilitar la expresin.
- Alfabticos
- Numricos
- Arbitrarios
- Definidos
- Mnemnicos
- Signos y Seales
- Mixtos

2. PARA CATALOGAR MATERIALES

1. Determinar las normas que regirn la catalogacin
2. Identificacin de cada los material existentes
3. Preparacin de la clasificacin a efectuar
4. Ordenar los materiales una vez clasificados
5. Distribucin de los materiales.
6. Eleccin de un sistema de smbolos o cdigos.
7. Asignacin, a cada artculo del smbolo que le corresponde.
8. Procesamiento de los materiales para la elaboracin del
catlogo.

3. PROGRAMA DE CATALOGACIN DE MATERIALES

3.1. Preparacin
a) La alta direccin deber mostrar su apoyo a la actividad de
catalogacin.
b) Nombramiento del comit de normas, especificando su funcin,
responsabilidad y autoridad.
c) Designacin de los elementos de equipo de trabajo, su funcin,
responsabilidad y autoridad.
d) Preparacin del programa de catalogacin, definiendo los
objetivos, etapas y tiempo.

3.2. Ejecucin
1. Guiarse por los hechos:
Esto nos permitir conocer los gastos que realiza la empresa en
materiales, y de qu manera se justifican dichos montos. Para lo
cual se deber saber
Materiales duplicados
Materiales que cubren la misma necesidad o tienen el mismo
uso.
Materiales demasiado costosos
2. Informar a la alta direccin:
Se debe mantener informada a la alta direccin para que as
esta nos brinde su apoyo durante el proceso
 3. Nombrar el Comit de Normas:
El primer paso consiste en la normalizacin o definicin de
normas que regirn la catalogacin. Para esto deber
nombrarse un comit, formado por todas las dependencias de la
organizacin. As miso se deber nombrar al presidente del
comit.
4. Definir las metas:
Duracin de la etapa inicial
Examen de todas las reas de operacin para que se inicie
con un mayor rendimiento econmico.
Iniciar la emisin de normas sobre los materiales que
anteriormente ya han sido considerados como posibles de
cambio o simplificacin
Listar los materiales en orden de importancia
Revisar y analizar resultados
Preparar un programa de capacitacin que transmita las
normas de catalogacin
Emitir un informe final.

3.3. Responsabilidad
Deber elegirse a una persona que dirija el trabajo y que
deber asumir la responsabilidad de la ejecucin que conozca
tanto a la empresa como a sus procesos, as como los
materiales y las necesidades de produccin, por otro lado,
deber conocer tambin a los proveedores y los artculos que
nos venden.

3.4. Participacin
Se deber como ya se dijo buscar la participacin desde el
momento de la formacin del comit para que as ellos
tambin formen parte de este.
Distribucin del catlogo una vez concluido
Empleo de formatos para la aprobacin de nuevos
productos o cambio en normas establecidas.
Seguimiento del cumplimiento de las normas
Toda informacin debe analizarse para mejorar la
catalogacin
La catalogacin debe ser una actividad constante.
Mayor reduccin en la parte inicial, Pequeas variaciones
en adelante.

3.5. Objetivos
Ayudar en la solucin de situaciones que demuestran
ineficiencia y altos costos.
Obtener la colaboracin del personal y sus sugerencias
para la solucin de problemas
Asistir a las reas de la empresa con la catalogacin de
productos
Producir y distribuir normas que se establezcan en la
empresa
 Ayudar a resolver las diferencia que se presentan en la
preparacin y ejecucin del programa
Difundir el conocimiento de las normas y su aplicacin por
el personal
Revisar los procedimientos y practicas relacionados con
materiales

Analizar permanentemente las normas en uso.

Difundir los resultados de la catalogacin
Evaluar la ejecucin y el cumplimiento del programa

3.6. Evaluacin
Evaluar resultados frente al tiempo y dinero invertido en esta
labor. Estos resultados debern a su vez ser informados a toda
la organizacin.

3.7. Resultados de un Programa de catalogacin

a) Ingeniera:
Desarrollo de listas de materiales.
Reduccin de tiempo en el diseo
Reduccin de especificaciones escritas
Simplificacin en la seleccin de artculos
b) Produccin:
Mejora de la manipulacin de materiales
Produccin de un alto volumen de productos
Incremento de las operaciones
Simplifica el entrenamiento de personal
Reduce tiempos de control de calidad
Disminuye el inventario de herramientas.
c) Logstica:
Abastecimiento:
o Permite adquirir grandes cantidades.
o Puede comprar cantidades ms econmicas
o Da flexibilidad en los inventarios
o Reduce los tiempos de adquisicin.
o Reduce tiempo de Negociacin
o Baja los costos de operaciones
o Mejora las relaciones externas e internas.

Distribucin fsica
o Concentracin sobre menor variedad
o Libera programas y asegura mantenimiento
o Simplifica el entrenamiento
o Mejora las tcnicas de embalaje y manipulacin
o Minimiza las cargas de servicio.
General
o Reduce los inventarios
o Reduce la obsolescencia
o Disminuye los costos de almacenaje
o Permite planeamientos oportunos
o Simplifica la documentacin
o Mejora la coordinacin
o Reduce emergencias
 o Mejora el procesamiento de datos

4. ETAPAS DE PROCESO DE CATALOGACIN

4.1. Normalizacin
Constituye la primera etapa del proceso de catalogar y, tiene
por finalidad disminuir las variedades existentes en almacenes,
en base a normas o pautas

Normas:
Las cuales pueden ser tcnicas, referidas a las caractersticas
fsicas de los materiales; y las gerenciales, relacionadas a los
procedimientos. Para el establecimiento de estas se necesitar
la participacin del personal de logstica, en especial del de
compras debido a que:
o Conocen la necesidad de los materiales
o Conocen a los proveedores
o Conocen el mercado
Especialidades de la Empresa:
La normalizacin no significa un estancamiento de la empresa
sino ms bien una normalizacin en la especialidad de la
empresa con el fin de que crezca y se desarrolle.
Responsabilidad del personal de logstica:
El responsable debe promover en todo momento la
normalizacin.

4.2. Normalizacin de los materiales

Materiales para produccin:
o Materiales de metal
o Alambres y Cables
o Repuestos
Materiales para Construccin
Materiales de Embalaje y para Manipulacin
Equipos de Manipulacin y sus repuestos
Materiales y Equipos para mantenimiento y sus Repuestos

o Pintura o Jabn
o Vestuario o Sealizacin
 Equipo de Oficina y tiles de Escritorio
Conclusiones.
o Clasificacin
Materiales Activos
Materiales de movimiento moderado
Materiales miscelneos
Materiales de Proteccin
Materiales sin movimiento

4.3. Identificacin
o En esta etapa se precisa la identificacin en base a las
caractersticas primarias y particulares de cada artculo, en
relacin con las generales de manera de asegurar su
naturaleza. Debe elegirse una denominacin por sobre otras
que puedan haber para evitar la variacin de materiales. Luego
de esto se agruparn segn caractersticas comunes.

4.4. Clasificacin
o Consiste en el ordenamiento sistemtico de todas las
existencias segn su uso, naturaleza, y clase.

- El ordenamiento facilita la deteccin de duplicados

- Permite que cada artculo tenga su propio lugar
- Se controla la inclusin de nuevos materiales
- Facilita la agrupacin de artculos.
- Permite la colaboracin del personal de Logstica con el de toda
la organizacin.

4.5. Codificacin
o Consiste en asignar nmeros, letras, smbolos a los artculos
con el fin de distinguirlos y evitar la duplicidad.

4.6. Organizacin para iniciar la codificacin

o Antes de iniciar la codificacin es necesario responder a las
siguientes preguntas:
Qu informacin se requiere para evaluar resultados?
Qu informacin debe ser proporcionada con relacin a los
materiales?
En qu forma se presentara la informacin?
Cul es la utilidad de la informacin?
Con que frecuencia deber presentarse la informacin?
Cmo pueden desarrollarse los cdigos y que nmeros de
elementos se consideran indispensables?

4.7. Tipos de cdigos a emplear

o Basado en el nmero de artculos
 Smbolos alfanumricos
Smbolos Alfabticos
Smbolos numricos
Smbolos nemnicos

4.8. Orden de los smbolos

o Basado en las caractersticas de los artculos
Cdigos en secuencia
Cdigos en Block
Cdigos en grupo
Cdigo decimal

4.9. Factores que afectan el plan

Material a codificar
Empleo que se dar a los datos del cdigo
Lograr el ahorro en el trabajo del personal
Fcil adaptabilidad al personal

5. VENTAJAS DE LA CATALOGACIN DE
MATERIALES
Simplifica los inventarios
Disminuye las emergencias
Emplear mejor el espacio
Mejora el calcula de necesidades
Concentra la atencin del personal en una menor variedad
de artculos
Elimina obsoletos
Simplifica la contabilizacin
Mejora el control de operaciones
Disminuye el tiempo de permanencia
Reduce la probabilidad de mezclas de artculos
Mejor Resultado en la administracin de inventarios
Mejor administracin del almacn
Aumenta el rendimiento de la empresa
Deja libre capital que antes se inverta en material
innecesario.

asasasElimina
aaaasasasa
a

o
 o