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Catalogación de

Materiales

Ing° Jorge Pereyra Salazar

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Catalogación
La catalogación de Materiales es un proceso
de suma importancia para las empresas .
Por las ventajas que proporciona a las
empresas se afirma que “ sin catalogación no
hay organización logística”
Esta actividad que se desarrolla dentro del
área logística requiere el apoyo de la
Gerencia General

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Definiciones
Catalogación
Normalización
Norma
Identificación
Clasificación
Codificación
Simplificación
Simbolos

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Catalogación
Proceso por medio del cual se
identifican las existencias de una
entidad, refiriéndolas a normas o
estándares determinados de antemano,
para clasificar de acuerdo con su
naturaleza o uso y asignarles un
símbolo o código que las represente,
consiguiendo mediante este proceso la
simplificación de las existencias.
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Normalización
Consiste en seleccionar calidades, tamaños,
dimensiones, pesos , volúmenes, marcas,
procedimientos, etc que se adapten mejor a
la entidad, para constituir con ellas las
normas, usualmente escritas, a las que
deben ceñirse las existencias de los
almacenes y las adquicisiones que se hagan,
así como todas las personas que requieren y
soliciten materiales en la empresa

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Norma
Se define como “el modelo que se ha
establecido y con el cual, cualquier
objeto o acción puede ser comparado”.
El Objetivo o finalidad de la norma es
proporcionar criterios para juzgar, y
ayudar a prevenir variaciones
innecesarias en las especificaciones de
los materiales necesarios para el
funcionamiento de la empresa.
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Identificación
Consiste en definir la denominación y
precisar las caracteristicas particulares
de cada artículo, en relación con las
generales, de manera de estar seguro
de su naturaleza especifica y de sus
diferencias con otros artículos del
mismo grupo

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Clasificación
Sistemático ordenamiento de todas las
existencias similares identificadas,
agrupándolas según sus características
comunes, su uso y naturaleza, y
separándolas por clase de acuerdo a sus
diferencias fundamentales . La agrupación
que se haga puede fraccionarse en clases,
sub clases y secciones según la variedad
que pueda presentarse en cada agrupación
que se haya efectuado

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Codificación
Llamada también simbolización ,
comprende la asignación de números ,
letras u otros símbolos, acordes con el
plan sistemático de distinguir cada
artículo por las características que le
pertenecen, de manera de
representarlos y ahorrar esfuerzo
mental, tiempo y gastos; e impidiendo
errores y equivocaciones
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Simplificación
Es el resultado de la catalogación y
consiste en eliminación de las
variedades del inventario, en función de
los tipos, tamaños, estilos, formas,
marcas, etc., que no esten acordes con
las normas elegidas y que son
innecesarias y poco utilizadas

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Símbolos
Son caracteres o designaciones
abreviadas, de ideas o conceptos,
necesarios para facilitar la expresión y
hacerla más breve y precisa. Los
símbolos tambien llamados códigos,
pueden ser alfabéticos , numéricos,
mnemónicos, de signos y señales y
mixtos

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Procedimiento para
catalogar Materiales
Determinación de Normas
Identificación de cada material
Preparación de la Clasificación a efectuar
Ordenamiento
Distribución de los materiales
Elección de un sistema de simbolos
Asignación a cada artículo
Procesamiento de los materiales identificados

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Objetivos de un Programa
de Catalogación
Ayudar en la solución de situaciones
que encierran ineficiencia y costos
excesivos
Obtener la colaboración del personal
especialista y de los usuarios en
general
Producir y distribuir las normas que se
establezcan en la empresa

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Objetivos de un Programa
de Catalogación
Ayudar a resolver las diferencias que se
presenten en la preparación y ejecución
del programa
Difundir el conocimiento de las normas
Revisar los procedimientos y prácticas
relacionadas con materiales
Analizar permanentemente las normas
en uso, especialmente las mas antiguas

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Resultados de un Programa
de Catalogación
Efectuada la Catalogación y puesto en
uso el catálogo de materiales, los
resultados que se obtengan pueden
observarse en las diferentes
dependencias de la empresa y sus
actividades, las que se traducen en
“ahorros de costo” que se mencionan a
continuación :

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Ingeniería
Desarrollo de listas de materiales conocidos y
probados
Reducción de tiempo en el diseño de partes
Reducción de especificaciones escritas, sobre
los materiales existentes
Simplificación de la selección de artículos y
materiales comunes

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Producción
La menor variedad permite la reducción de
inventarios.
El Incremento de las operaciones será uniforme.
Simplifica el enntrenamiento del personal
Reduce tiempos de Inspección y Control de calidad
Disminuye el inventario de herramientas y el
mantenimiento de materiales

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Logística

Los ahorros se pueden observar


en .
 Abastecimiento
 Distribución Física
 Ambos: Abastecimiento y
Distribución Física
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Abastecimiento
Permite adquirir grandes cantidades de pocos artículos
Puede Comprar cantidades más económicas
Da flexibilidad a los inventarios
Reduce los tiempos de adquisición
Elimina malos entendidos
Reduce el tiempo de negociación
Baja los costos de operación de las dependencias
Mejora las relaciones externas e internas

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Distribución Física

Permite la concentración sobre menor variedad


de productos
Simplifica el entrenamiento y el conocimiento
práctico de los productos
Permite emplear técnicas efectivas de
embalaje y manipulación de materiales
Simplifica y minimiza cargas de servicio

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Ambos
Reduce los inventarios
Reduce lka obsolencia
Disminuye los costos de posesión o almacenaje
Permite emplear planeamientos oportunos
Simplifica la documentación y procedimientos
Reduce las emergencias
Simplifica la toma de inventarios

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Etapas del Proceso de
Catalogación de
Materiales
Normalización
Identificación
Clasificación
Codificación

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Normalización
El objetivo principal consiste en proporcionar criterios
para juzgar y mediante la comparación seleccionar los
materiales que deben emplearse.
Los criterios se refieren a marcas, denominaciones,
caracteristicas, propiedades físicas o químicas, usos,
acabados, embalajes, dimensiones, etc
Sin normas se incrementa la variedad.
Existen dos tipos: Técnicas( Color, propiedades,
características) y Gerenciales (reglas de operación,
prácticas contables, procedimientos)

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Identificación
La identificación de los materiales que posteriormente
serán clasificados y codificados, deben responder a
algunas preguntas:
 ¿Cuál es la naturaleza específica de este material?
 ¿Qué diferencia existe con otros materiales?
 ¿Cuáles son los materiales de mas facil identificación?
 ¿Cuales son las caraterísticas principales de este
material?
 ¿En qué otra forma puede encontrarse este artículo?
 ¿Se puede eliminar este artículo?

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Clasificación
Consiste en el sistemátioco ordenamiento
de todas las existencias similares
identificadas , de acuerdo a sus
características comunes , su uso y su
separación por clases.

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Codificación
Consiste en la asignación de números , letras u
otros símbolos , de manera de distinguir a cada
artículo por las características que le
pertenecen.
Clásico error : asignar códigos a los materiales
y tener listados de los materiales codificados y
creer que es disponer de un Catálogo

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