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ALUMNA: LIZ EVELIN OCAA NICOLAS

CATALOGACIN DE
MATERIALES
Captulo 17

La catalogacin de materiales es un proceso de suma importancia


para las empresas que utilizan variedad de artculos, materias primas,
equipos, maquinarias, herramientas, piezas y partes, etc. Y se
considera esencial para alcanzar sustanciales economas, mediante la
eliminacin de las variedades innecesarias, lo que permite la
reduccin de los inventarios y de sus costos, afirmando que sin
catalogacin no hay organizacin logstica.
Esta actividad requiere el apoyo de la gerencia general y de la alta
direccin de la empresa, la cual debe expresar la necesidad de
disponer de un elemento organizado que desarrolle y tenga la
responsabilidad de catalogar los materiales.
Cuando la alta direccin de una empresa, no conoce ni comprende las
ventajas de catalogar sus materiales y, por lo tanto, no se interesa en
la realizacin de las labor, es improbable que los niveles ejecutivos
ms bajos y el personal de las diferentes dependencias, estn de
acuerdo con la catalogacin o con prestar sus colaboracin para que
esta se realice. Ya que esta actividad exige que los usuarios
abandonen sus preferencias por determinados materiales y puedan
ponerse de acuerdo para establecer las normas que guiaran la
reduccin de variedades ,tanto en marcas, tipo y tamaos, etc.
El personal de logstica encargado del mantenimiento del catlogo,
debe tener como norma especial, no permitir el aumento de la
variedad en los inventarios y exigir se utilicen materiales
normalizados existentes en los almacenes de la empresa, debiendo
eliminar aquellos que no se sujetan a las normas establecidas y los
sin uso u obsoletos.

DEFINICIONES:
1. Catalogacin: proceso por medio o del cual se identifican las
existencias de una entidad, refirindolas a normas o estndares
determinados, para clasificarlas de acuerdo a su naturaleza o uso
y asignarles un smbolo cdigo que las represente.
2. Normalizacin: consiste en seleccionar calidades, tamaos,
dimensiones, pesos, volmenes, marcas procedimientos, etc.
que se adapten mejor a la entidad. Para constituir con ellas las
normas usualmente escritas a las que deben ceirse las
existencias de los almacenes.
3. Normas: se define como el modelo que se ha establecido y con
el cual cualquier objeto o accin puede ser comparado.

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4. Identificacin: consiste en definir la denominacin y precisar las


caractersticas particulares de cada artculo.
5. Clasificacin: sistemtico ordenamiento de todas las existencias
similares identificadas, agrupndolas segn su caractersticas
comunes, su uso y naturaleza y separndolas por clases de
acuerdo a sus diferencias fundamentales.
6. Codificacin: llamado tambin simbolizacin, comprende la
asignacin de nmeros, letras u otros smbolos acordes con el
plan sistemtico de distinguir cada artculo.
7. Simplificacin: es el resultado de la catalogacin consiste en la
eliminacin de las variedades de inventario, en funcin delos
tipos, tamaos, estilos, formas, etc.
8. Smbolos: son caracteres o designaciones abreviadas de ideas o
conceptos, necesarios para facilitar la expresin y hacerla ms
breve y precisa.
Estos pueden ser:
8.1 Alfabticos: constituido por letras o combinacin de letra
8.2 Numricos: nmeros o combinacin de nmeros que se
utilizan para representar los materiales.
a) arbitrarios
b) definidos
8.3 Mnemnicos: son aquellos que por asociacin de ideas
ayudan o estimulan la memoria.
8.4 Signos y seales: los que utilizan la simbolizacin grfica y
audible.
8.5 Mixtos: los que combinan dos o ms smbolos de los
anteriores.

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES


Para la realizacin de la catalogacin de los materiales, ser
necesario preparar un plan que comprenda:
1. Determinacin de las normas que regirn la catalogacin y
servirn de modelo o pauta de comparacin, en la eleccin de
artculos que utilizara la empresa en el futuro.
2. Identificacin de cada material existente, en base a la
obtencin de una relacin completa de los materiales y que
servir para constatar la veracidad de las anotaciones y para
definir la denominacin de cada artculo.
3. Preparacin de la clasificacin a efectuar, Mediante la seleccin
de las clases, subclases y secciones.
4. Ordenamiento que seguirn los materiales una vez clasificados,
determinando la forma en que los grupos de artculos sern
ordenados.

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5. Distribucin de los materiales, conforme se vayan identificando


y comparando con las normas aprobadas en las clases,
subclases y sesiones establecidas.
6. Eleccin de un sistema de smbolos o cdigos que permite
identificar fcil y rpidamente los artculos en el almacn.
7. Asignacin a cada artculo del smbolo que le corresponde
segn la clase a la que pertenece.
8. Procesamiento de los materiales identificados, clasificados,
ordenados y codificados, de manera que se elabore e imprima
el catlogo de materiales de la entidad.

PROGRAMA DE CATALOGACIN DE MATERIALES


1. Preparacin:
1.1: el apoyo de la alta direccin deber mostrarse por su actitud al
relieva la importancia que la catalogacin tiene para la empresa.
1.2: nombramiento del comit de normas con la especificacin de las
tareas a realizar.
1.3. Designacin de cada uno de los elementos que forman el equipo
de trabajo, al cual se le definirn sus funciones.
1.4. Preparacin del programa de catalogacin, definiendo las etapas
a realizar, los objetivos por alcanzar en cada una de ellas y el tiempo
aproximado que tomara.

2. ejecucin
2.1 Guiarse por los hechos: para cumplir esto se debe obtener
informacin sobre la cantidad que se est gastando en materiales al
momento de iniciar el programa.

Materiales duplicaos existen


Cuantos artculos se est adquiriendo con diferentes
especificaciones
para
usos
similares
en
diferentes
dependencias.
Que artculos causan ms gasto ni su incidencia en la actividad
de compras.
Sobre que artculos se podr ahorrar ms dinero y se evitaran
confusiones al establecer las normas; etc.

2.2 Informar a la Alta Direccin: para llevar a cabo la catalogacin


de materiales e s necesario mantener informada, de manera que
pueda estar al tanto de la labor que se realiza y de los resultados que
se obtienen.

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Es por lo indicado, que se debe hacer conocer los hechos que van
siendo detectados en al ejecucin del programa y los posibles ahorros
que a travs de las normas puedan lograrse.
El informe de alta direccin debe basarse en hechos reales
comprobables para ello se debe establecer un control estadstico
detallado de los ahorros.
2.3 Nombrar al comit de normas: este comit debe constituirse
con representantes de las dependencias usuarias como produccin
ingeniera administracin ventas finanzas y control de calidad adems
de los de rea logstica, sin embargo es conveniente que al indicar el
programa se efectu una reunin con el personal de la empresa en
donde la alta direccin explicaran la finalidad del comit y las tareas
que llevaran a cabo.
2.4 Definir las metas: la reunin del comit de normas definir las
metas que deben alcanzar al trmino de su labor y son:
Duracin de la etapa inicial
Examen de todas las reas de operacin
Iniciar la emisin de normas sobre aquellos materiales que de
acuerdo al problema se consideren como posibles de cambio o
simplificacin.
Listar los materiales de todas las reas de orden de
importancia, segn el ahorro que pueda obtenerse.
Revisar y analizar resultados conforme se obtengas para
constatar el avance.
Preparar un programa de capacitacin y entrenamiento que
permita dar a conocer a todo el personal, las normas
establecidas.
Emitir un informe final de acuerdo al tiempo establecido y
tambin informes mensuales hasta que los objetivos y metas se
hayan alcanzado totalmente.

3 Responsabilidad
La responsabilidad de dirigir la ejecucin de la catalogacin se
asigne a una sola persona, la cual asumir su tare a tiempo
completo y la conducir, de manera tal, que la labor sea
consistentemente hecha, provechosa y sin que dae o retarde el
programa establecido.
4. Participacin

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Al iniciar la participacin del personal especialista, es conveniente


que conozcan lo objetivos y metas que se pretenden alcanzar, el
tiempo para llevar a cabo la tarea, procedimiento que se haya
establecido y los resultados que, mediante su intervencin se
obtendrn para la empresa.
5. Objetivos de un programa de catalogacin.
5.1. Ayudar, mediante la catalogacin, en la solucin
situaciones que encierran ineficiencia y costos excesivos.

de

5.2. Obtener la colaboracin del personal especialista y de los


usuarios en general
5.3. Asistir a las diferentes dependencias de la empresa y tratar
aspectos relacionados con la catalogacin.
5.4. Producir y distribuir las normas que se establezcan en la
empresa.
5.5. Ayudar a resolver las diferencias que se presenten en la
preparacin y ejecucin del programa.
5.6. Difundir el conocimiento de las normas.
5.7 Revisar los procedimientos y prcticas relacionados con
materiales, para mejorar las ventajas.
5.8. Analizar permanentemente las normas en uso especialmente
las ms antiguas.
5.9. Difundir los resultados de la catalogacin, conforme se
presenta.
5.10. Evaluar la ejecucin y cumplimiento del programa en el
tiempo y en el establecimiento y aplicacin de las normas.

6. Evaluacin.
La evaluacin puede ser difcil peor es necesaria y hay que
difundirla informando sobre la labor realizada y los alcances
obtenidos con al catalogacin de los materiales.
7. Resultados de un Programa de Catalogacin.
7.1. Ingeniera
7.2. Produccin
7.3. Logstica

En el rea logstica los ahorros de costos se pueden observar en:

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ABASTECIMIENTO
DISTRIBUCION FISICA
GENERAL PARA ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCION FISICA.
ETAPAS DEL PROCESO DE CATALOGACIN DE MATERIALES
1. Normalizacin: es la primera etapa del proceso de catalogar.
Tiene por finalidad disminuir las variedades existentes en
almacenes.
Las normas que establezca el comit, permitirn la
simplificacin de las variedades, lo cual facilitara la reduccin
del capital invertido en materiales, evitando el alto costo de
posesin.
Normas.- las normas pueden considerarse registros vivos que
eliminan el malgastar el esfuerzo creativo en la repeticin de
consideraciones para problemas idnticos. Existen dos tipos de
normas: las tcnicas que se refieren a tamaos, forma, color,
propiedades fsicas y qumicas, caractersticas de ejecucin; y
las gerenciales, relacionadas con las reglas de operacin ,
prcticas contables, procedimientos ,etc.
Materiales para construccin
Materiales de embalaje y para manipulacin
Equipos de manipulacin y sus repuestos
Materiales y equipos para mantenimiento y sus repuestos
Equipo de oficina y tiles de escritorio
Conclusiones
2. Identificacin: constituye la segunda etapa del proceso de
catalogar materiales y en ella se precisan las caractersticas
primarias y particulares de cada artculo, en relacin con las
generales, de manera de asegurar su naturaleza especfica y
sus diferencias con otros materiales del mismo grupo.
El planeamiento de la identificacin debe realizarse
cuidadosamente, as como el control de la labor realizada. Si la
empresa tiene sus materiales ordenados y separados por
familia, el trabajo de identificacin es bastante sencillo, pero en
los casos en que existen gran variedad de artculos, sin control.
Ordenamiento ni coordinacin, la labor de identificacin se
complica, hacindola difcil y dilatada en el tiempo.
3. Clasificacin: Consiste en el sistemtico ordenamiento e todas
las existencias similares identificadas, de acuerdo a sus
caractersticas comunes, su uso y su naturaleza y su separacin
por clases segn sus diferencias fundamentales. La clasificacin

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es necesaria para ordenar los materiales, mostrando el


significado de la informacin que se desea proporcionar.
VENTAJAS:

El ordenamiento en funcin de una de las caractersticas


fundamentales facilita la deteccin de los duplicados o similares
Se evita la inclusin de materiales duplicados.
Permite utilizar al personal de acuerdo con su experiencia y
conocimiento, de manera de hacer ms segura la clasificacin
as como la identificacin y las descripciones.
Da lugar a una colaboracin ms estrecha entre el personal de
logstica y los usuarios. que en cada clase exista un lugar para
cada artculo.
Se controla la posterior inclusin de nuevos materiales.
Da lugar a trabajos preliminares que faciliten la clasificacin
final.
4. Codificacin: la etapa final de la catalogacin consiste en
asignar nmeros, letras u otros smbolos, de manera de
distinguir cada artculo por las caractersticas que le
pertenecen. asignar un smbolo o un cdigo a cada material
permite diferenciarlo de los dems y evita la duplicidad o el
aumento de variedades.
En la codificacin se presenta problemas, principalmente en la
seleccin y disposicin de los smbolos que formaran el cdigo
del material, los cuales hay que prever teniendo como objetivo
que la clasificacin debe facilitar el procesamiento y uso de la
informacin contenida en el cdigo.
Tipos de cdigo a emplear
a) Smbolos numricos y alfabticos
b) Smbolos nemnicos
Colocacin u orden de los smbolos en el cdigo

Cdigo
Cdigo
Cdigo
Cdigo

de secuencia
de block
de grupo
decimal

Factores que afectan el plan de codificacin


*Material que se codificara
*Empleo que se dar a los datos del cdigo
*Ahorro en el trabajo del personal

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*Adaptabilidad al personal
VENTAJAS DE CATALOGACIN DE MATERIALES

Simplifica sus inventarios reduciendo el nmero de artculos


Disminuye las imprevisiones y los errores
Emplea mejor el espacio disponible en almacenes
Elimina los obsoletos o huesos, mejorando el ndice de rotacin
Simplifica la contabilizacin y compilacin de documentos
Disminuye el tiempo de permanencia de los artculos
Facilita la gestin y administracin de almacenes
Aumenta la funcionalidad de la empresa y su rendimiento.

INSTRUCIONES PARA CATALOGAR MATERIALES


I.

Finalidad: Establecer una pauta o esquema general.

II.

Aspectos a tener en cuenta


A. La CLASIFICACIN GENERAL DE MATERIALES (C.G.M)
que se anexa, servir de base para confeccionar las
CLASIFICACION TENTATIVA DE MATERIALES de la
empresa para ello se analizan los diferentes tipos de
materiales y equipos.
B. Para los materiales o equipos tpicos o propios de la
empresa se emplearan 40 ltimas clases.
C. La clase estar designada por sus elementos a fin de
que el catalogo que se confeccione, tenga flexibilidad.
D. Al analizar los materiales o quipos que tenga al empres
ante sus inventarios, hay que determinar el
ordenamiento que se dar a las clases consideradas en
la C.G.M.

E. Al preparar el catlogo de la empresa se debe indicar:


finalidad del manual
objetivos
instrucciones para catalogar materiales
clasificacin
tentativa
de
materiales,
estableciendo las clases a utilizar y si es posible
las sub-clases.
F. El personal que tenga encargado la catalogacin no
debe ser muy numerosa.
G. Se considerara el establecimiento de nomas o
estndares, como necesidad primordial.

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H. Establecidas las normas y el personal, s e iniciara la


identificacin de artculos en stock teniendo presente
que se debe comenzar por lo ms fcil, dejando para el
ultimo los artculos ms difciles.
I. Para
establecer
cuantos
dgitos
identificaran
plenamente el artculo. Hay que analizar la mxima
cantidad de artculos que corresponden.
J. El ordenamiento de artculos se puede hacer de 3
formas :
Orden alfabtico
Orden numrico o por dimensiones
Segn el catalogo del productor
K. Siempre hay que tener presente que en general el
catalogador encontrara artculos fuera de uso y que
hay necesidad de codificar.
L. Otro aspecto que se encontrara en la empresa es lo
concerniente a materiales que se piden para entregar
directa al solicitante. Este tipo de materiales,
generalmente equipos, herramientas, etc. Dan lugar a
problemas entre el usuario y almacn y son el origen
de muchos materiales obsoletos.
M. La preocupacin principal para la dependencia logstica
es que disponga de una biblioteca de catlogo de
productos equipos, maquinaria y materiales en uso.
N. Los artculos que pueden intercambiarse en las
diferentes maquinarias, equipo de la empresa como
fajas, retenes, etc.se den separar en clases especiales.
O. Para evitar posibles duplicidades de artculos, es
conveniente que las descripciones se hagan en un solo
idioma y que en cada sub-clase no se mesclen los
idiomas.
P. Se recomienda que la codificacin de artculos nuevos
se efectu sobre la requisicin por materiales
enviada comprar al iniciar la adquisicin.
Q. Junto con la clasificacin tentativa de materiales y
entre los anexos de las instrucciones para catalogar
debe considerarse la codificacin de las unidades de
despacho, conforme se muestra en los anexos que
acompaan estas instrucciones.

ANEXO No.1

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CLASIFICACIN GENERAL DE MATERIALES


Cdigo

Descripcin de la Clase

1
2

Material considerado fuera de uso


Material solicitado para entregar directa al solicitante,
sin detencin ni stock en el almacn.
Material de ferretera en general.
Herramientas de mano y Porttiles mecanizadasrepuestos y accesorios.
Maquinas Herramientas-Sus repuestos y accesorios
Productos bsicos de metal
Soldaduras, Abrasivos y Metalizadores -Equipo para
soldar- Repuestos y Accesorios.
Material para Empaquetaduras.

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