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GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

PROGRAMA: TÉCNICO LABORAL EN CONTABILIZACIÓN DE CICLO: 2


OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
MÓDULO: CONTABILIDAD 2 GUÍA N°: 5

COMPETENCIA
CÓDIGO:
Contabilizar operaciones de acuerdo con las normas vigentes y las
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políticas organizacionales.
ELEMENTOS DE COMPETENCIA
ELEMENTO: Registrar las operaciones del ejercicio en los documentos
01 correspondientes de acuerdo con los procedimientos organizacionales,
normas y legislación vigentes.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
 Preparar los instrumentos para la realización del inventario de acuerdo con la
metodología.
 Alistar los pedidos de las diferentes áreas de la organización junto con la
documentación de acuerdo con las normas contables y políticas de la organización.
 Almacenar los materiales, equipos y elementos de la organización teniendo en cuenta
las condiciones de seguridad industrial, clasificación y ubicación.
 Verificar los inventarios de materiales, equipos y elementos para su valoración,
mediante el registro y control de entradas y salidas de almacén.
 Actualizar los sistemas de información según el recibo y distribución de materiales,
inconsistencias y faltantes.

CONOCIMIENTOS DE PROCESOS
 Clasificar materiales, equipos y elementos.
 Adecuar espacios para la ubicación.
 Garantizar condiciones de seguridad
 Ubicar los materiales, equipos y elementos.
 Almacenar elementos, equipos y materiales.
 Establecer metodología y alistar los instrumentos para la realización del inventario.
 Contar los materiales, equipos y elementos.
 Valorar materiales, equipos y elementos.
 Registrar y controlar entradas y salidas de materiales, equipos y elementos.
 Verificar estado de materiales
 Actualizar sistemas de información en el recibo y despacho
 Recepcionar solicitudes de pedidos
 Verificar existencias
 Alistar pedidos
 Tramitar devoluciones

Contenido
CONOCIMIENTOS Y PRINCIPIOS ........................................................................................ 3

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Proyección y Planeación de requerimientos de Materiales, Equipos y Elementos para la


Organización .......................................................................................................................... 3
Sistema de Planeación y Control de la Producción ................................................................. 3
Almacenamiento de materiales, equipos y elementos............................................................. 3
Técnicas de Almacenamiento de Materiales ........................................................................... 3
Inventario Físico ..................................................................................................................... 5
Codificación de Materiales ...................................................................................................... 5
Clasificación y Codificación de los Materiales ......................................................................... 7
Gestión moderna de los inventarios ........................................................................................ 8
Seguridad en bodegas de almacenamiento .......................................................................... 15
Técnicas de almacenamiento ............................................................................................... 16
Funciones de Recibo y Despacho de Mercancías ................................................................ 17
MATERIALES ....................................................................................................................... 20
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................................... 20
CIBERGRAFIA ..................................................................................................................... 20

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CONOCIMIENTOS Y PRINCIPIOS

Proyección y Planeación de requerimientos de Materiales, Equipos y


Elementos para la Organización
En la medida que una organización pretenda ser eficiente, debe trabajar la
proyección o planeación de los requerimientos o necesidades de materiales, equipos y
elementos de los distintos departamentos que la conforman teniendo en cuenta las políticas
de la organización.

Para ello es necesario realizar el análisis de necesidades: será el proceso que permita
identificar cuáles son los requerimientos reales de materiales, equipos y elementos de los
distintos puestos de trabajo y priorizar su solicitud y adquisición. Pero esta proyección no
sólo será dada en términos de las solicitudes sino que, además, demanda que se
caractericen y codifiquen los materiales, equipos y herramientas y de esta forma ser objetivo
en la estructuración del plan de requerimientos.

Los instrumentos que se utilicen para la recolección de la información de las necesidades


serán definitivos, por cuanto permitirán hacer un barrido completo de los requerimientos de la
organización y así mismo proyectar con racionalidad lo que verdaderamente se necesita, al
tiempo que permite conocer la dinámica del uso de materiales y su ajuste de acuerdo a las
políticas de la organización y al presupuesto que ésta maneja.

Sistema de Planeación y Control de la Producción


En los últimos años se ha estado produciendo un notable incremento de la importancia que
tiene el Subsistema de Producción en el desarrollo de la actividad empresarial. Los Sistemas
de Gestión de la Producción (SPCP)integran las diferentes funciones de planificación y
mando de la producción; a partir de la utilización de técnicas, diagramas, gráficos y software,
que facilitan los cálculos y decisiones en torno a la selección de las mejores variantes de
producción.

Almacenamiento de materiales, equipos y elementos


Además de planear y proyectar los requerimientos de materiales, equipos y elementos debemos
conocer la forma como se clasifican, almacenan y ubican éstos en un espacio físico adecuado, en
condiciones óptimas ambientales que garanticen su conservación y aseguramiento para su posterior
distribución, ejerciendo de esta manera una buena gestión de inventarios.

Técnicas de Almacenamiento de Materiales


El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos
pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran
grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de
materiales depende de los siguientes factores:

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1. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.


2. Tipos de materiales que serán almacenados.
3. Tipos de materiales que serán almacenados.
4. Número de artículos guardados.
5. Velocidad de atención necesaria.
6. Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles. Las


principales técnicas de almacenamiento de materiales son:

1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes


de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para
posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad.
La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un
todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación
de cajas unitarias se hacen a través de un dispositivo llamado pallet (plataforma), que
es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas
convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para
adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas
pueden clasificarse de la siguiente manera:
a) En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
b) Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de
materiales no requieren utilizar equipos de materiales.
c) Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de
materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
2. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas
dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas,
lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semia cabados pueden
guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser
de metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su
tamaño pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas
en el mercado proveedor.
3. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos
tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden
ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales
que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye
el medio de almacenamiento mas simple y económico. Es la técnica adoptada para
piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
4. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como
tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en
rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero
5. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar
al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras,
obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de
almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en
la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las

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plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para


moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas
necesarias a las plataformas.
6. Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el
contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente
y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza
para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad
que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de
apiladoras o grúas

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de


cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

Inventario Físico
Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los
materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o
conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de
existencias o en el banco de datos sobre materiales.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o
palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia
registradas en las FE.

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la
empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa;
en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las
siguientes razones:

1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y la


existencias físicas (cantidad real en existencia).
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables,
en valores monetarios.
3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para
efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio
fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:


1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de
inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la
existencia del material y la aproximación del consumo real.

Codificación de Materiales
Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi
imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un

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sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativo operacionalización


de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la
catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos
los materiales que componen las existencias de la empresa.

Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La
catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general
de la colección.

Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma
finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación
favorece la normalización.

Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño,
peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más informaciones sobre los artículos y
menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras
del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la
inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones.
La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.
Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por
ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos
diferentes entre innecesariamente en existencias.
Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización constituyen los
diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se puede codificar los materiales.

CLASIFICACIÓN
 Catalogación
 Simplificación
 Especificación

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 Normalización
 Estandarización
 CODIFICACIÓN

Clasificación y Codificación de los Materiales


Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características,
utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un legar
específico, que facilite su identificación y localización de la bodega.
La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar
cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por
medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usadas son: código alfabético, numérico
y alfanumérico.

El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales
identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el número de
artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.
El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y6 abarca un mayor número de
artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los
números representan el código indicador del artículo.

AB --- 286
······
······
······
···
···
···

Código indicador
· · · Grupo
Clase
El sistema alfa numérico de codificación de materiales.

El sistema numérico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e
ilimitado número de artículos que abarca.

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Gestión moderna de los inventarios

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Seguridad en bodegas de almacenamiento


A continuación presentamos las normas, métodos y procedimientos seguros aplicables en la dirección y
operación de almacenes, bodegas y depósitos. Esto con el fin de proteger al personal, equipos,
elementos y materiales que se almacenan y manipulan.

Algunos conceptos importantes


Almacén: Área donde se despachan y reciben materiales. También son bodegas, patios de
almacenamiento, zonas de cargue y descargue.

Apilar: Colocar ordenadamente un objeto sobre otro.

Amarre: Se utiliza para atar, mantener unidos o asegurar los materiales, especialmente aquellos que
se pueden separar de las pilas o de los arrumes.

Elementos de amarre: Cuerdas, bandas, cables, cadenas, entre otros.

Arrumar: Distribuir la carga en grupos o montones organizados.

Bodega: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales.

Embalaje: Empaque o cubierta que protege una mercancía o material.

Escalera: Herramienta que se utiliza para ascender o descender de un lugar. No afiance la escalera
fija sobre arrumes de materiales, utilice escaleras de tijera o andamios. Guárdelas en sitios diferentes a
pasillos.

Manipular: Mover, trasladar, transportar o empacar mercancías con las manos o con ayuda mecánica.

Clasificación de materiales
El primer paso es conocer y clasificar los materiales. Se clasifican bajo dos aspectos importantes:

Almacenamiento en patios o áreas descubiertas: Se ubican materiales que no sufran deterioro en


su naturaleza misma y en su embalaje.

Almacenamiento bajo techo: Se deben almacenar los materiales que por su forma, volumen, valor,
actividad de entrega y salida lo requiera.

Almacenamiento

Analizados los aprovechamientos de los espacios y de las áreas especiales del almacenamiento se
procede a la organización interna de la bodega, para lo cual se debe tener en cuenta:

Pasillos: Dejar un pasillo peatonal periférico de 70 cm, entre los materiales almacenados y los muros
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del almacén, lo que facilita realizar inspecciones, prevención de incendios y defensa del muro contra los
derrumbes.

Los pasillos interiores longitudinales y transversales deben tener dimensiones apropiadas al tipo de
manipulación y al equipo a utilizar en esta maniobra.

Demarcación: Pintar una franja de 10 cm con pintura amarilla en los pasillos, las zonas de
almacenamiento y la ubicación de los equipos de control de incendios y primeros auxilios.

Señalización: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicación de los equipos de control de
incendios y de primeros auxilios, salidas de emergencia, sitios y elementos que presenten riesgos como
columnas, áreas de almacenamiento de materiales peligrosos y otros.

Técnicas de almacenamiento
En estantería: Calcular la capacidad y resistencia de la estantería para sostener los materiales por
almacenar, teniendo en cuenta que la altura más apropiada la determina la capacidad portante del piso,
la altura disponible al techo, la capacidad del alcance del equipo de manipulación y la altura media de la
carga en los entrepaños. Los materiales más pesados, voluminosos y tóxicos, se deben almacenar en la
parte baja.

No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones


sobresalgan de las estanterías, y en caso de que esto ocurra (lo cual
se debe evitar) se debe señalizar convenientemente.

En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia,


estabilidad y facilidad de manipulación del embalaje.

Se debe cubrir y proteger el material cuando éste lo requiera.

Almacenamiento y manipulación de productos especiales

Productos envasados en tambores y canecas: Se deben separar en lotes por productos, dejando espacio
suficiente entre lotes que permitan un control y manipulación segura.

Los tambores o canecas se pueden almacenar horizontal o verticalmente, teniendo en cuenta el producto
envasado y la capacidad de soporte de los tambores de la base.

Se deben realizar inspecciones periódicas para detectar las fugas que pueden presentar, riesgos de incendio,
explosión y contaminación.
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Funciones de Recibo y Despacho de Mercancías


Las actividades de recibo y despacho se dan de manera continua en los almacenes, bodegas y centros de
distribución. Los almacenes requieren de una coordinación de actividades entre proveedores y clientes
manteniendo constantemente un flujo de información.

Las tareas de recibir las mercancías exigen cuidado y protección de las mismas, puesto que éstas permiten el
desarrollo y gestión de la organización y dar respuesta a los clientes en los procesos de distribución. Dichas
mercancías recibirán un proceso interno de almacenamiento, control sobre las materias primas e insumos para la
fabricación de productos, manejo de inventarios, alistamiento, manipulación, acondicionamiento entre otras.

Los procesos de Recibo y despacho inician con una orden de compra siendo esta una solicitud dirigida al
proveedor donde se especifica características, cantidades, además de términos de pago y de entrega.

Existen diversos tipos de almacenes de acuerdo a su naturaleza entre ellos de materias primas, semi elaborados,
productos terminados, piezas de recambio, materiales auxiliares, archivos de información.

El almacenamiento de las mercancías cuenta con diferentes técnicas:

 Convencionales, sistema clásico de almacenamiento con estanterías de acceso manual por


 carretillas.
 Drive in: Sistema de almacenamiento, cuya característica principal es la de no tener espacios entre pasillos
dentro de las estantería.
 Dinámicos: Sistema de almacenamiento móvil, formado por bloques compactos, sin pasillos. Su principal
característica es el deslizamiento de los [pallets desde el punto de entrada a la estantería, hasta el de salida.
 Móviles: Sistema de almacenamiento que se caracteriza por el movimiento de toda la estructura de estanterías.
Esto permite abrir un pasillo entre cualquier de ellas, manteniendo el resto compacto.
 Semiautomáticos y Automáticos: Estos sistemas se caracterizan por el movimiento automatizado de las zonas
de almacenamiento. Ello permite el acceso a cualquier producto almacenado desde el punto de control.
 Autoportantes: Estos almacenes se caracterizan por la doble función de las estanterías. Una es la de
almacenar los diferentes productos, y la otra es la de hacer de soporte del edificio.

Dentro del centro de distribución encontramos diversas zonas explicadas en el siguiente cuadro:
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La correcta programación de la recepción de mercancías está determinada por el conocimiento o desconocimiento


de los tiempos de llegada de los vehículos. Es aconsejable contar con muelles para entrada y salida de
mercancías.

La unidad de carga es la unidad de manipulación al conjunto de mercancías que se agrupan con el fin de facilitar
su manejo, transporte o almacenamiento. Este concepto exige conocer la unidad de volumen, unidad de peso,
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cantidad de producto, contenido, forma, resistencia, estabilidad, manejabilidad, medios de manipulación.


Precisamente para la unitarización contamos con: cajas, bandejas, bidones, bacs, sacos, rollos, paquetes, paletas
entre otros.

En el centro de distribución se descargan las mercancías que son proporcionadas por los diferentes proveedores.
En la descarga de un vehículo será necesario disponer de una zona, es decir, de un muelle o de una playa de
descarga para llevar a cabo el proceso.

Para optimizar los tiempos de utilización de los muelles, es necesaria una programación previa de las descargas.
El método que se utiliza de modo habitual consiste simplemente en dar a cada vehículo unos márgenes de tiempo
para realizar las descargas, que serán en función del número de vehículos, del número de muelles y los medios
disponibles, con lo que se consigue una buena coordinación en el funcionamiento de los muelles.

Se debe procurar mantener las mejores condiciones, si hay un almacenamiento temporal mientras el descargue, se
procurará ofrecer las condiciones que las mercancías necesitan para que no se afecten.
Dichas condiciones ambientales van dirigidas a las mercancías, por ejemplo si es un producto perecedero, se
podría correr el riesgo de romper la cadena de frío.

El centro de distribución cuenta con la definición de una serie de técnicas de verificación, que le permiten
asegurarse que los productos que llegan mantienen las condiciones de calidad exigidas por los clientes.
Muchas mercancías deben ingresar al proceso de desconsolidación para seguir las pautas dadas por las diferentes
órdenes de pedido.

La tecnología también empieza a tomar una importancia grande a la hora de recibir las mercancías, siendo apoyo
en el manejo de la información y en la codificación de los productos, la cual permite agilizar las tareas de recibo,
conteo, inventario y ubicación. Esta codificación es leída por diferentes equipos que agilizan tanto los procesos que
con solo ubicar los lectores en el código podemos alimentar todo un sistema.
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MATERIALES
Video bean
Guía módulo de contabilidad 2.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
 Diccionario de Contabilidad. Francisco Cholvis. Librería y Editorial El Ateneo. Buenos Aires,
Argentina. 1977.
 Biblioteca Básica del Contador. Arthur Holmes. Cía. Editorial Continental. México. 1987.
 Curso de Contabilidad, Introducción. Finney Miller. Editorial Hispanoamericana. México. 1988.
 Administración de Empresas. Richard Ball. Editorial Mc Graw Hill. México 1994.
 Conceptos Básicos de Contabilidad Superior. Carlos Contreras Nuñez.
 Contabilidad Práctica del Siglo XX. Boynton/Carlson. South Western Publishing Co. Estados
Unidos. 1974.
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CIBERGRAFIA
Actualicese.com
Gerencie.com
https://www2.deloitte.com/co/es/pages/ifrs_niif/normas-internacionales-de-la-informacion-financiera-niif---
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https://conprofesionales.wordpress.com/2017/01/27/autorretencion-renta-reemplaza-autorretencion-cree/
http://aprendercontables.blogspot.com.co/2017/04/procedimientos-de-retenciones.html
http://www.nuevalegislacion.com/novedades-generales/810-tabla-retencion-en-la-fuente
https://www.rankia.co/blog/dian/3494700-autorretencion-renta-2017-tarifas-retencion-liquidacion
http://www.mintrabajo.gov.co/preguntas-frecuentes/incapacidad.html
http://www.educaconta.com/2012/01/estado-de-situacion-financiera-segun.html
http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/a28d65d7-e186-481c-af31-
53874affa08f/Nic+1+Presentaci%C3%B3n+de+estados+financieros.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=a2
8d65d7-e186-481c-af31-53874affa08f
http://www.auditoresycontadores.com/auditorias/35-cuales-son-los-estados-financiero-basicos
https://www.gerencie.com/presentacion-del-estado-de-resultados-y-otro-resultado-integral.html#3
merkado.unex.es/operaciones/.../LA%20PREPARACIÓN%20DE%20PEDIDOS.doc
http://brandonguzgaopercomerciales.blogspot.com.co/

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