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ACTAS Y TESTIMONIOS
NOTARIALES
SU DELIMITACIN Y EFICACIA COMO
INSTRUMENTOS PBLICOS
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NOTARIALES
SU DELIMITACIN Y EFICACIA COMO
INSTRUMENTOS PBLICOS
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SUMARIO
INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
I. LOS INSTRUMENTOS PBLICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1. Concepto y fundamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2. Escrituras, plizas intervenidas y actas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3. Testimonios, legalizaciones y otros documentos notariales . . . . . . . 9
4. Documentos electrnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
5. Requisitos de los documentos pblicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
5.1. Requisitos internos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
5.2. Requisitos externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
5.3. Requisitos formales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
6. Las copias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
6.1. La copia electrnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
6.2. La copia simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
II. ACTAS NOTARIALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1. Concepto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2. Clasicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3. Requisitos comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4. Lmites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
5. Ecacia de las actas notariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
6. Tipos de actas notariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
6.1. Actas de presencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
6.2. Actas de exhibicin de cosas y documentos . . . . . . . . . . . . . . . 29
6.2.1. Legalizacin de rmas mediante acta de exhibicin de
cosas y documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
6.3. Actas de subasta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
6.4. Actas de publicidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
6.5. Actas de protocolizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
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INTRODUCCIN
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1. Concepto y fundamento
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testimonios
legalizacin de rmas notariales
certicacin de saldo
certicacin de asiento en libro registro.
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Los requisitos internos son los que deben observarse, de acuerdo con la
norma aplicable en cada caso, en la comparecencia, otorgamiento y autori-
zacin del instrumento pblico.
De forma resumida, los requisitos internos que deben cumplirse en los
instrumentos pblicos son:
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Encabezamiento
Lenguaje
El art. 148 del RN reitera una frmula clsica cuando dice que los instru-
mentos pblicos habrn de redactarse con estilo claro, puro, preciso, obser-
vando la verdad en el concepto, la propiedad en el lenguaje y la severidad
en la forma.
Idioma
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Por ltimo el art 149 nos dice que las copias se expedirn en el idioma
ocial del lugar pedido por el solicitante. Este precepto da lugar a un pro-
blema porque una traduccin, por perfecta que sea, no es una copia al no
poder trasladar elmente el contenido de la matriz o de la pliza y si no es
una copia no tendr el valor de esta, por ejemplo el del ttulo ejecutivo del
art. 517 de la LEC. El problema se salva si el instrumento ha sido redactado
a doble columna porque podr expedirse una copia parcial en el idioma so-
licitado.
Dos notas adicionales en relacin con los idiomas ociales de los instru-
mentos pblicos:
Idioma extranjero
Como consecuencia del incremento del trco cada vez son ms los ex-
tranjeros en Espaa que acuden en solicitud del ejercicio de la funcin nota-
rial.
Reconociendo las dicultades que presenta el conocimiento de lenguas
extranjeras el art. 150 del RN arbitra una serie de soluciones partiendo siem-
pre del uso de idioma espaol en la redaccin del instrumento pblico, uso
que reitera la circular 13/2006 del Colegio Notarial de Madrid en respuesta a
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Grafa
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Papel
6. Las copias
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Clases de copias
Las primeras son a las que tienen derecho cada uno de los otorgantes o
cualquier persona con inters legtimo en el documento.
Las segundas son las expedidas a favor de quien ya ha obtenido una
primera.
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Una muy relevante consiste en que slo pueden ser remitidas a otro
Notario o a un Registrador o a cualquier rgano judicial o de las Ad-
ministraciones pblicas y siempre en el mbito de su respectiva com-
petencia y ocio.
Esta norma no afecta en absoluto a la legitimacin para solicitar co-
pias y nicamente el interesado con derecho a obtenerla es el que
la pueda pedir en soporte electrnico para su remisin a los desti-
natarios mencionados. Los rganos judiciales y administrativos slo
podrn solicitar copia electrnica en los supuestos previstos para la
copia papel. Como puede deducirse, la copia electrnica tendr gran
aplicacin prctica para las inscripciones registrales o la remisin de
poderes, va otro Notario.
Una segunda limitacin viene dada por su plazo de caducidad que es
de sesenta das desde su remisin.
Por ltimo, slo el Notario receptor podr realizar el traslado a pa-
pel cuando as se solicite. El traslado se comunicar al Notario emisor
para que tome nota en la matriz.
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De acuerdo con el art. 224.2 del RN, los notarios darn tambin copias
simples sin efectos de copia autorizada, pero solamente a peticin de parte
con derecho a sta. En ningn caso podr hacerse constar en la copia simple
la rma de los otorgantes. El valor de la copia simple es simplemente infor-
mativo.
BIBLIOGRAFA
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Antecedentes
1. Concepto
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2. Clasicacin
En realidad todas las anteriores, excepto las actas en las que se emite
un juicio de efectos jurdicos, se pueden subsumir en la categora general de
actas de presencia porque en denitiva acreditan lo mismo, lo que el Notario
ve, oye o percibe por sus sentidos.
El art. 198 del RN detalla los requisitos que son de aplicacin a todo tipo
de actas.
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4. Lmites
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Las actas de presencia, de acuerdo con el art. 199 del RN, son aquellas
que acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorizacin, lo
que el Notario ve, oye o percibe por sus sentidos. Pero es ste un concepto
que en realidad puede predicarse de todas las actas. Como dice la doctrina,
el acta de presencia sera el gnero y los diferentes tipos de acta, las especies.
En la prctica, las actas de presencia constituyen una categora general
donde se incluyen todas aquellas actas que no encajan en alguna de las res-
tantes categoras a las que nos hemos referido ms arriba.
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Por otra parte, en los pases ajenos al sistema notarial latino, sobre todo
los anglosajones, se produce un rechazo hacia las copias notariales al apare-
cer nicamente la rma del Notario y no la de los otorgantes.
Para salvar esta contradiccin entre sistemas notariales es por lo que
el art. 207.2.2 del RN permite la legitimacin de rmas de documentos de
contenido negocial que han de surtir efectos en el extranjero mediante un
acta de exhibicin de cosas y documentos que se asemeja por su contenido
a una escritura.
Esta acta, por tanto, contiene una identicacin de los interesados que
declararn que las rmas son las suyas si el documento ha sido rmado con
anterioridad, que conocen el contenido del documento y que quieren que
produzca efectos que le sean aplicables conforme a lo previsto por leyes ex-
tranjeras. Asimismo el acta debe incluir juicio de capacidad y suciencia de
facultades y se le unir un ejemplar del documento, original o fotocopia.
Una vez autorizada el acta y como consecuencia de la misma, se procede a
extender el testimonio de legitimacin de rmas en el documento privado,
basndose la legitimacin en haber sido puestas las rmas ante el Notario
o en el reconocimiento que hace el rmante. En el testimonio se har breve
resea del acta. A su vez en el acta se expresar, literalmente o en relacin,
el texto del testimonio de legitimacin.
Existe una segunda excepcin a la limitacin establecida para la legi-
timacin de rmas en documentos de contenido negocial. Se trata de los
documentos recogidos en el prrafo 2 del art. 259 del RN: letras de cambio y
dems documentos de giro, plizas de seguro y reaseguro y en general, los
documentos utilizados en la prctica comercial o que contengan declaracio-
nes de voluntad. Se pueden citar, entre estos ltimos, el documento de adop-
cin, determinados poderes para actuar ante la administracin tributaria, la
compraventa de aeronaves construidas en el extranjero, nombramiento de
cargos societarios, transmisin de derechos sobre la propiedad intelectual o
industrial y en general todos aquellos no comprendidos en el art. 1280del
CC o en algn otro precepto que exija la escritura pblica como requisito de
validez o de ecacia.
Pues bien, si la rma ha sido puesta en presencia del Notario para la
legitimacin bastar el simple testimonio. Pero cuando en estos documentos
la rma ha sido puesta antes de comparecer ante el Notario es necesario rea-
lizar el acta a la que se reere el art. 207.2.3 del RN.
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que el obligado a dar alguna cosa lo est tambin a conservarla con la dili-
gencia de un buen padre de familia.
Las actas de remisin, de acuerdo con el art. 201 del RN, hacen constar
el simple hecho del envo de cartas u otros documentos por correo ordinario,
procedimiento telemtico, telefax o cualquier otro medio idneo y acredita
el contenido de la carta o documento, la fecha de la entrega en la ocina
postal o al funcionario de correos y en su caso la expedicin del reguardo de
imposicin como certicado y la recepcin por el Notario del aviso de recibo.
Las sucesivas actuaciones a las que hace referencia el precepto se docu-
mentan mediante diligencias.
Se tratara de una verdadera acta de presencia y no de actos propios del
Notario porque su actuacin se limitara a presenciar y constatar el hecho del
envo pero no a efectuarlo materialmente.
Se diferencian de las de noticacin y requerimiento en que estas actas
no coneren al destinatario derecho a contestar.
El Notario debe comprobar que el contenido de la carta o documento
no es contrario a las leyes o al orden pblico. De ah que art. 201 indique que
no admitir requerimientos para envos de sobre cerrado cuyo contenido
no aparezca reproducido en el acta.
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Baste anotar aqu brevemente que el correo certicado no hace prueba feha-
ciente de su entrega al destinatario, ni del contenido del documento remitido.
El destinatario de la noticacin o requerimiento tiene derecho a con-
testar de acuerdo con lo que establece el art. 204 del RN dentro de la misma
acta en el plazo improrrogable de dos das hbiles. No podr efectuar a su
vez otros requerimientos o noticaciones porque debern ser objeto de otra
acta. Los gastos de contestacin son de cuenta del requirente, pero si su
extensin excediera del doble del requerimiento o noticacin iniciales, el
exceso ser de cargo del que contesta. Se podr realizar la contestacin en el
mismo acto cuando la noticacin se efecta por el propio Notario o bien en
una comparecencia posterior.
Por ltimo, leyes especiales pueden establecer requisitos especcos
para la prctica de las actas de noticacin y requerimiento.
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BIBLIOGRAFA
DOMNGUEZ MENA, A. (2006).Actas a pie de calle. El Notario del Siglo XXI n8.
Madrid: Notarial de Madrid: Madrid.
DOMNGUEZ MENA, A. (2010).El acta de notoriedad en Derecho Espaol. Confe-
rencia en prensa.
GOM SALCEDO, J.E. (1992).Derecho Notarial. Madrid: Dykinson.
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1. Notas
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Requisitos formales
Idioma
Requisitos internos
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Autorizacin
El acta debe ser autorizada por el Fedatario Militar con su rma, rbrica
y sello de la Notara Militar. Lo mismo se har con las diligencias complemen-
tarias si el acta conlleva la prctica de las mismas.
Protocolizacin
Copias
La copia slo puede ser suscrita por el Fedatario Militar, nunca por el
requirente o interesados aunque se haga referencia a que sus rmas estn en
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la matriz con expresiones siguen las rmas o estn las rmas. Adems,
en la clusula de suscripcin se deber hacer constar su el correspondencia
con la matriz, requisito ste que no resulta evidente de la lectura del art. 241
del RN, donde se regula el contenido de esta clusula.
Actas ms usuales
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BIBLIOGRAFA
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Antecedentes
1. Concepto
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El art. 144 del RN. considera tanto a los testimonios como a las legaliza-
ciones como instrumentos pblicos. Sin embargo la mayora de los autores
estima que esta denominacin debe reservarse para aquellos documentos
que se protocolizan, es decir escrituras y actas.
Por cierto que las copias de las plizas mercantiles cuando estas se cus-
todian en el Libro-Registro reciben la denominacin de testimonios lo que
puede inducir a confusin.
Tambin se hace necesario claricar la utilizacin que del trmino le-
galizacin se hace en la Administracin militar. Aunque gramaticalmente
legalizacin signica comprobacin y conrmacin de un documento, no-
tarialmente la legalizacin se dene como la certicacin que asegura la
autenticidad de la rma y rbrica de un Notario.
En el mbito castrense el trmino legalizacin se emplea como sinni-
mo de testimonio. As se habla de legalizacin de copias, rmas, etc.
Algo similar ocurre con el empleo del trmino compulsa, muchas veces
utilizado como sinnimo de testimonio.
La Resolucin de la Subsecretara de Defensa de fecha 22 de abril de
1998, dispuso que en tanto se dictara la norma reglamentaria a que se reere
el art. 46 de la Ley de Rgimen Jurdico y del Procedimiento Administrativo
Comn, que los encargados de los Registros, tanto centrales como perifricos,
del Ministerio de Defensa tienen capacidad para certicar en el ejercicio de su
funcin y bajo la forma de compulsa, la coincidencia plena entre el documen-
to original y su fotocopia, contenida en expediente que se les entrega cuando
el interesado solicite conservar en su poder el documento original.
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3. Clases de testimonio
Como indica el art. 251 del RN, mediante el testimonio por exhibicin
los notarios efectan la reproduccin autntica de los documentos origina-
les que les son exhibidos a tal n o dan fe de la coincidencia de los soportes
grcos que les son entregados con la realidad que observen.
Es decir, la diligencia del testimonio puede extenderse (al pie o al dor-
so) en la reproduccin del documento original pero tambin en fotocopias,
fotos o planos, de los que se arma que concuerdan con el original reprodu-
cido, (por ejemplo, un objeto que se le muestra al Notario).
Por ltimo, el testimonio por exhibicin puede ser utilizado para dar fe
de la presencia de una persona ante el Notario (art. 251 in ne). Este es el
tpico testimonio de fe de vida.
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Existe una gran coincidencia por lo que se reere al objeto de este tipo
de testimonios y las actas de exhibicin de cosas y documentos. En la prctica
la eleccin entre uno y otro documento vendr determinada por el inters
de su conservacin en el Protocolo ya que este garantiza una mejor acredita-
cin del hecho en cuestin. En todo caso hay que hacer notar que el art. 363
del Reglamento del Registro Civil slo admite el acta como medio de acredi-
tacin de la existencia de una persona.
Lmites
No se pueden testimoniar por exhibicin, segn el art. 252 del RN, los
siguientes documentos:
De acuerdo con lo dispuesto en el art. 255 del RN, el objeto de esta clase
de testimonios es acreditar en el extranjero la legislacin vigente en Espaa
o el estatuto personal del requirente.
La mencin al estatuto personal del requirente debe relacionarse con la
aplicacin del art. 9 del CC; la acreditacin de un estatuto personal determi-
nar la ley personal aplicable. Ms que de un juicio de capacidad del requi-
rente se trata de determinar las circunstancias legales que le son aplicables y
de las cuales resultar su capacidad.
La naturaleza del testimonio de vigencia de leyes es discutible. En rea-
lidad y aunque el testimonio contenga la frmula DOY FE, el Notario se ve
obligado a realizar una labor de averiguacin como profesional del Dere-
cho, ms prxima a la elaboracin de un dictamen que a la pura funcin
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El art. 258 del RN dispone que slo pueden ser objeto de testimonios de
legitimacin de rmas los documentos y las certicaciones que hayan cum-
plido los requisitos establecidos por la legislacin scal, siempre que estos
documentos no sean de los comprendidos en el art. 1280 del CC, o en cual-
quier otro precepto que exija escritura pblica como requisito de existencia
o de ecacia. Queda a salvo lo dispuesto en el art. 207 de este Reglamento.
Aade el art. 258 que no podrn ser objeto de dichos testimonios la presta-
cin unilateral de garantas, ni los contratos de carcter mercantil que el art.
144 de este Reglamento dene como propios de las plizas cuando exista
pluralidad de partes con intereses contrapuestos.
Las limitaciones son, por tanto, de un doble carcter: scal y de forma.
La limitacin de carcter scal tiene como nalidad el evitar la prescripcin
del impuesto que grave el documento en cuestin. En efecto, por aplicacin
del art. 1227 del CC, el notario como funcionario que acta por razn de su
ocio da una fecha cierta al legitimar la rma, momento en el que empieza
a correr el plazo de prescripcin.
La limitacin por la forma del documento nos viene dada por el art. 258
cuando nos dice que slo pueden legitimarse las rmas de los documentos
no comprendidos en el art. 1280 del CC o en cualquier otro precepto que exi-
ja la escritura pblica como requisito de existencia o ecacia. Esta limitacin
encuentra su fundamento en un control de legalidad que es consustancial
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Pues bien, en aquellos casos en los que la escritura sea requisito esen-
cial, se deber denegar la legitimacin de rmas porque estaremos ante un
negocio nulo, inexistente.
En los supuestos en los que la forma es forma de valer la cuestin sera
ms discutible puesto que el negocio jurdico es vlido con independencia de
la forma utilizada si bien su reejo en escritura pblica, adems de proporcio-
nar control de legalidad, tiene otras ventajas aadidas (inscripcin registral,
prueba plena, carcter ejecutivo).Existen, sin embargo, opiniones favorables
a la posibilidad de legitimar las rmas puestas en documentos privados, legiti-
macin que vendra justicada por la necesidad de agilizar el trco jurdico.
Sin embargo, una mayora de autores coincide en la necesidad de res-
tringir la legitimacin de rmas en aquellos negocios jurdicos para los que
alguna norma y no slo el art. 1280, exija la escritura pblica aunque no sea
requisito esencial para su validez y en este sentido es como debe interpretar-
se el primer prrafo del art. 258 del RN.
Todo ello, porque como dice Vallet de Goytisolo (1979) la seguridad
jurdica negocial mediante la actuacin notarial plasmada en la redaccin
cualicada y autenticada de la escritura pblica alcanza su logro en el mxi-
mo grado posible.
La nalidad ltima del art. 258 es evitar la confusin entre los sistemas
de notariado anglosajn y latino. El notario anglosajn es un mero legitima-
dor de rmas y no se responsabiliza del contenido del documento. En caso
de disputa ser necesario acudir a los Tribunales. El sistema latino en cambio
tiene un carcter cautelar o preventivo. El Notario espaol al responsabilizar-
se de la redaccin del instrumento pblico asegura la realizacin espontnea
del Derecho sin necesidad de acudir a la tutela judicial.
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De acuerdo con el art. 262 del RN, adems de los requisitos formales
que luego veremos, debe existir inters legtimo del solicitante y conocimien-
to del contenido de los documentos testimoniados a efectos de apreciar el
inters legtimo y que dicho contenido no es contrario a las Leyes o al orden
pblico.
El concepto de inters legtimo, seala Gom Salcedo (1990), resiste
toda sistematizacin por las variadas situaciones que presenta la vida prcti-
ca. Su apreciacin queda a discrecin del Notario, sobre todo ponderando
el posible perjuicio a terceros. Se sostiene, por ejemplo, que slo el fotogra-
ado tiene inters legtimo para que se testimonie su fotografa o que se
podr denegar la autenticacin de un DNI al que no sea su titular. Pero la
decisin del Notario no puede ser arbitraria y por tanto puede ser objeto de
recurso.
La exigencia de que el contenido del documento no sea contrario a las
leyes y al orden pblico parece estar en contradiccin con el objeto del testi-
monio. En los testimonios lo que se acredita es un hecho sin conexin alguna
con la causa que lo origina y de ah que el art. 256 del RN para el testimonio
de legitimacin de rmas indique que el Notario no asume ninguna respon-
sabilidad por el contenido de los documentos cuyas rmas legitime. No obs-
tante una de las funciones caractersticas del Notariado es el de asegurar la
legalidad de hechos, actos y negocios jurdicos. De ah que en los testimonios
al Notario se le encomiende mantener un control de legalidad dirigido en el
caso de los testimonios a velar, sobre todo, por el cumplimiento de la norma-
tiva de carcter penal.
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9. Requisitos formales
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Tras la reforma de 2007 el art. 252 del Reglamento prohbe realizar tes-
timonios de documentos que estn redactados en lengua que no sea ocial
en el lugar de expedicin del testimonio y que el Notario desconozca salvo
que le acompae su traduccin ocial.
Con anterioridad a la reforma de 2007, el mismo art. 252 permita testi-
moniar por exhibicin documentos en dialecto o lengua desconocida por el
Notario en el entendimiento que la fe notarial se refera a la exactitud de la
copia material de las palabras y no a su contenido.
La dicultad para diferenciar la forma del signicado del texto daba
lugar a fraudes. De ah la prohibicin contenida en el actual art. 252.2, pro-
hibicin que adems debe ponerse en relacin con lo sealado en el prrafo
primero del art. 262 que establece la obligacin de conocer el contenido del
documento testimoniado a efectos de que el mismo no sea contrario a las
Leyes o al Orden Pblico, obligacin que en denitiva deriva del necesario
control de legalidad inherente a la funcin notarial.
Cabe inferir, a sensu contrario, a tenor de la redaccin dada al art.
252.2, que si el Notario conoce el idioma o dialecto en el que est redactado
el documento podr efectuar el correspondiente testimonio. Este precepto
debera adems interpretarse analgicamente con lo dispuesto en el art. 150
del RN que permite al Notario que conozca un idioma extranjero, traducir los
documentos escritos en el mencionado idioma, que precise insertar o relacio-
nar en el instrumento pblico.
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Por ltimo sealar que la circular 30/2002 del Colegio de Notarios de Ma-
drid se anticipaba a la mencionada reforma del art. 252.2 al establecer que el
Notario deber dejar constancia en la diligencia en virtud de la cual efecta
el testimonio de que conoce la lengua en que est redactado el documento o
bien que ha conocido su contenido mediante la traduccin que lo acompaa.
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BIBLIOGRAFA
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1. Concepto
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3. Procedimientos
4. La apostilla de La Haya
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cin ya que cada vez son ms numerosos los pases adheridos al Convenio y
sobre todo aquellos con los que Espaa mantiene un mayor trco jurdico.
Subrayar que la tendencia actual en las relaciones internacionales se
orienta hacia la supresin del trmite de legalizacin, incluso de la apostilla
de La Haya, como ha ocurrido en el mbito judicial tras la rma del Convenio
de Bruselas de 16 de septiembre de 1988 sobre reconocimiento y ejecucin
de resoluciones judiciales. La doctrina notarial es contraria a la supresin del
trmite de legalizacin por la prdida de garantas que ello supone.
BIBLIOGRAFA
GOM SALCEDO, J.E. (1992). Derecho Notarial (p. 219) Madrid: Dykinson.
VARIOS AUTORES. (2007): Legislacin Notarial. Contestaciones urgentes al pro-
grama de las oposiciones al ttulo de Notario, adaptado al nuevo Reglamento
Notarial. Madrid: Colegio Notarial de Madrid.
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BIBLIOGRAFA
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