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El Secreto de la Gestin del Tiempo
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
NDICE
2 Mesa limpia
Papeles fuera
Una sola cosa delante tuyo, es la llave para encontrar todo a la primera y
concentrarte mejor
4 Averigua tu 80/20
Deja de pensar 50/50
Si hay caza mayor, porque vas a por la caza menor?
Por qu nadie sigue el 80/20?
Rememora xitos pasados: A que vinieron de tan SLO un par de cosas?
Vive 80/20
5 10 Minutos de reserva
La clave: Aparta 10 minutos al da
Con slo esos 10 minutos al da avanzars sin piedad
6 Autodiagnstico
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
10 Tener Metas
En que se equivoca todo el mundo al disear sus metas
Lo segundo: Ordena tus prioridades
Y lo tercero: Pon fecha lmite a tus metas
11 Disciplina personal
La gasolina para ponerte en marcha
Tus hbitos decidirn tus xitos o fracasos
Elimina el autoengao, tu primer paso
Te guste o no: Haces todos los das ese trabajo que puede traerte inmejorables
consecuencias?
Lo que acabar con el trabajo atrasado y disparar tus resultados
12 Delegar
Muchos creen que delegar no va con ellos, pero todo consiste en delegar
Nadie es tan tonto para no delegar todo lo que pueda. Pero cmo se hace?
Los 3 puntos a tener en cuenta para delegar eficazmente
Vete a por lo que de valor y delega el resto
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
16 Archiva y ordena
Has probado a
17 Roba tiempo
Cmo arrancar tiempo: Mientras haces haz
18 Cuando salta la crisis
Crisis? Enfrntate a ella y saldrs an ms fortalecido
Prever, el paso decisivo
19 T lista
Cmo tener una lista completa que ted el control
Cmo mejorarla con prioridades y fechas lmite
20 Tu calendario
Disea tu propio calendario
En formato electrnico
Visin global
21 Tu agenda
La clave est en la sencillez
Ser el ms rpido tiene premio
22 Elimina la TV
Cmo rebajar tus horas frente al televisor
Utiliza tu tiempo al mximo, cada da que pasa no vuelve
23 No perder cosas
La solucin para no perder nada
Con las ideas igual: la solucin para no perderlas
24 De un tirn
Una historia real
Y si cambias tu tctica?
Los resultados te sorprendern
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
25 Papeleo
El sistema de las 3 Bandejas
Y el resto de papeles? Fuera de tu vista
Aprovecha la informtica para eliminar an ms papeles
28 Interrupciones
Mata a las interrupciones antes de que te maten a ti
Los 7 medicamentos
30 Habilidades de comunicacin
Cmo es un buen comunicador?
Prueba a hacer lo mismo
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
32 Emails
En algunas empresas si no recibes 100 Emails al da no eres nadie. A dnde
vamos?
Lo primero, reduce y agrupa
Lo segundo: Brevedad ante todo
Y lo tercero: Cmo combatir el Maquiavelismo Electrnico
34 Escanea
Cuantas ms carpetas virtuales, ms sitio libre en tus armarios
Todo a mano y digitalizado
36 Disea tu da ideal
Se ambicioso, lo puedes conseguir
Cmo organizarte para tener tiempo libre
38 Tu productividad la eliges t
Tu caso: Eres productivo?
Ponte metas reales pero ambiciosas
Mdelo en cifras
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
41 Prioridades
El Secreto mejor guardado para aumentar tu productividad al instante
Averigua tus prioridades como una cuestin de vida o muerte
El modo de acabar con las tareas largas lo que te distanciar del 98% restante
Busca la efectividad, no el movimiento
En qu marcas la diferencia?
Y por ltimo: concntrate en una cosa al mismo tiempo
42 Controlas o te controlan?
Un sistema para medir tu Control
Qu puedes controlar?
Misin: A por los ceros
43 Diplomacia
El aprendizaje
El dominio
El arte
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
46 Di Adis al cansancio
De dnde sacar ms energa
Lo superars todo gracias al deporte
48 Dormir
Un caso de insomnio
7 Medidas urgentes (y suficientes) para dormir bien
49 10 Maneras de reducir el estrs
Los 10 Antiestresantes
50 No te preocupes
Soy el mejor
T controlas todo
En vez de defenderte, ataca
51 Trucos revitalizantes
LA CLAVE FINAL
52 Sonre
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
CMO CONVERTIRTE EN UN
GENIO DE LA
PRODUCTIVIDAD
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Posponer, tu peor enemigo
Todos posponemos y nos sentimos culpables. Nos juramos que ser la ltima
vez. Pero caemos una y otra vez ante este enemigo invisible.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Fjate en algunas mesas: estn llenas cientos y cientos de papeles. Sus dueos
nunca estn en su sitio, es su defensa para no atacar los problemas. Posponen hasta lo
ms sencillo y esto lo transforma en algo complicado.
Y por otro lado estn los que honradamente se enfrentan al trabajo difcil. Pero
luego llega el da a da y les mantiene ocupados con urgencias. Sin darse cuenta, pasan
las semanas y ni siquiera han empezado con ese proyecto tan decisivo. Los rboles no
les dejan ver el bosque.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Cuando veo estos casos, entiendo esa estrategia que dice que la mejor manera de
combatir a un enemigo es dejndole hacer: automticamente pospondr sus tareas clave
y se hundir slo. No dejes que te ocurra a ti.
Esta claro que t has decidido no posponer, sino no leeras este libro. T s que
te atrevers con esos trabajos tan grandes. Aquellos en los que tendrs que dar el do de
pecho para sacarlos adelante. Incluirn tareas desagradables como enfrentarte a otros
para que se hagan las cosas de cierta manera y en el plazo estipulado, presionar para
mejorar un mal trabajo o hacer esa horrible llamada a un cliente insatisfecho. Casi
siempre hay personas por medio. Esta es la causa fundamental del rechazo que provocan.
Nadie quiere tener follones sin ms, salvo algunos polticos.
Todo es empezar. Los que consiguen lo que quieren, dicen que la parte ms dura
siempre empezar, que el resto viene rodado. Si partes ese gran proyecto en pequeos
trozos, les pones fechas lmite y lo mezclas con algunos premios, lo conseguirs.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
los grandes proyectos. Demustrate a ti mismo que puedes con todo, que ests por
encima de la media y te atreves con lo que otros tienen miedo. Para estas tareas grandes:
Piensa en los beneficios. Acurdate cuando pasaste por el aro. Mereci la pena
la recompensa de enfrentarte a ese superproyecto? Piensa en esa subida de sueldo, esa
casa mejor decorada o esas nuevas amistades que vendrn como premio. Cuantas ms
veces lo imagines mejor, ser la gasolina que te ponga en marcha.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
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Mesa limpia
Estas acostumbrado a ver tu mesa con cien mil papeles, Post-Its por todos los
lados, una agenda abierta, informes y folletos desparramados, revistas de tu sector y una
taza de caf peligrosamente cerca del teclado para completar el panorama? Crees que
es una manera de tenerlo todo a mano y as rendir ms?
Pues no, tener la mesa as estresa. Crees que trabajas, pero te consumes
buscando lo que pierdes y distrayndote con los mil papeles de tu mesa.
Algunos incluso creen que una mesa despejada mata la creatividad. Pero cmo
puedes ser creativo si el desorden te impide pensar? Al contrario, los rboles no te dejan
ver el bosque. Con un escritorio estilo campo de batalla vas con el freno de mano
puesto. Consumes tu tiempo buscando ese informe que se esconde o ese nmero de
telfono que necesitas urgentemente. Crees recordar donde esta todo, pero en la prctica
pierdes el da buscando cosas. Te cuesta empezar algo y cuando empiezas, te atascas por
la mitad porque pasas a otro asunto que tienes tambin a mano. Y as no terminas nunca.
Pierdes medio da en retomar la atencin.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Papeles fuera
La nica solucin para encontrar todo a la primera y ser creativo es tener una
mesa inmaculada. No rindes ms por estar rodeado de papeles. Ten delante solo lo que
necesites al momento. Lo que tengas alrededor te estorbar y bajar tu concentracin.
Slo te pido una cosa: Prubalo maana. Despeja tu mesa. Archiva los papeles
en su correspondiente bandeja o:
Al suelo
Con slo una gestin a la vista, pensars en un solo temas a la vez y no estars
disperso. Y concentrado tardars hasta diez veces menos en terminar algo.
Una sola cosa delante tuyo es la llave para encontrar todo a la primera
y concentrarte mejor
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Mucho mejor que desparramados por tu escritorio. Cuando dediques todos tus esfuerzos
a tu prioridad, el resto del material de tu mesa no te entretendr. Y pista libre para tu
creatividad.
Todava crees que estas demasiado ocupado para ponerte al da con tu mesa?
Despeja tu mesa de papeles ya, aunque solo sea por que las estadsticas digan
que se asciende antes a las personas con mesas ordenadas, las que dan la impresin de
orden y control de la situacin.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
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Lleva un horario. Tu Tabla
del Tiempo
Te asustaras.
Te asustaras si apuntas como gastas tus 24 horas. Pero tiene su lado bueno.
Aprenders a rendir al mximo cuando sepas de memoria tu horario y por donde se
fugan los minutos.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Calcula con precisin los minutos exactos que inviertes en cada cosa. Cuanto
ms apures mejor. Del tipo:
Durante una semana cronometra todo lo que has hecho al milmetro. Es increble
la cara que se te queda al ver el tiempo invertido en actividades tan triviales como
desplazamientos, conversaciones con amigos o consumiciones. No pasamos tanto
tiempo como creemos haciendo lo importante.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Utiliza esta Tabla del Tiempo. Entre accin y accin introduce los 5 minutos de
cambio para retomar la concentracin o por el desplazamiento. Una idea: en color rojo
puedes poner lo que consideres una prdida de tiempo.
Da 1
5 . 00
5 . 15
5 . 30
5 . 45
06 . 00
06 . 15 Ducha
06 . 30 Desayuno
06 . 45 Desplazamiento
07 . 00 Desplazamiento
07 . 15 Desplazamiento
07 . 30 Trabajo
07 . 45 Interrupcin
08 . 00 Caf
08 . 15 Trabajo
08 . 30 Interrupcin
08 . 45 Reunin
09 . 00 Reunin
09 . 15 Reunin
09 . 30 Reunin
09 . 45 Reunin
10 . 00 Reunin
10 . 15 Reunin
10 . 30 Llamadas Tlf.
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10 . 45 Llamadas Tlf.
11 . 00 Interrupcin
11 . 15 Caf
11 . 30 Trabajo
11 . 45 Trabajo
12 . 00 Interrupcin
12 . 15 Caf
12 . 30 Llamadas Tlf.
12 . 45 Llamadas Tlf.
13 . 00 Caf
13 . 15 Trabajo
13 . 30 Trabajo
13 . 45 Llamadas Tlf.
14 . 00 PAUSA
14 . 15 COMIDA
14 . 30
14 . 45
15 . 00
15 . 15
15 . 30
15 . 45
16 . 00 Trabajo
16 . 15 Interrupcin
16 . 30 Caf
16 . 45 Llamadas Tlf.
17 . 00 Llamadas Tlf.
17 . 15 Trabajo
17 . 30 Trabajo
17 . 45 Interrupcin
18 . 00 Caf
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
18 . 15 Trabajo
18 . 30 Desplazamiento
18 . 45 Desplazamiento
19 . 00 Desplazamiento
19 . 15 Recado
19 . 30 Caf
19 . 45 Recado
Te das cuenta que las horas que dedicas a trabajar en lo que te importa llegan a
ser mnimas? Haz la prueba. Rellnalo con tus propias acciones. Utiliza la tabla durante
un par de semanas. Los resultados dan que pensar.
Gracias a la Tabla del Tiempo dars el gran paso de ver por donde se escapa tu
tiempo. Muy pocos son conscientes de lo que hacen realmente. Tu Tabla del Tiempo
supondr una revolucin en tu manera de actuar. Ahora sers consciente de los mil
peligros que acechan y tomars precauciones.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
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Averigua tu 80/20
El 80% de lo que hacemos tiene muy poco impacto y el 20% restante un impacto
brutal. La clave est en concentrarse en ese 20%.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Pueden ser clave. El 20% de que te dar el xito. Piensa 80/20. Pregntate
continuamente que 20% te dar el 80% de los resultados.
Nos han entrenado para pensar linealmente: causa y efecto. Rendimiento medio
para resultados medios.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
realidad demuestra que con estas medidas los beneficios se disparan. A los buenos
clientes no les importa lo que hagas con tu tiempo, sino con el suyo. Invierte ese tiempo
ganado en sorprender al cliente con un servicio exquisito. Que los comerciales inviertan
ms tiempo en asesorar mejor al cliente y los de produccin diseen mejores productos
y ms personalizados. Potencia ese 20% de tu lista y recuerda que cualquier producto
solo necesitar ser un 10 % mejor para generar un 50% ms de ventas.
Si eres un FreeLancer y cobras por algunos trabajos 100 $ y por otros 300 $ con
una aproximada inversin del tiempo. Elimina los de 100 y mejora los de 300 en el
tiempo sobrante. Ordea las vacas, no a los ratones.
Cuando los negocios se vuelven complejos fracasan. Pero los ejecutivos adoran
la complejidad y se empean en diversificar y cambiar el negocio por muy bien que ste
funcione. Necesitan demostrar continuamente sus habilidades y su ingenio para seguir
en nmina. La complejidad les estimula y les desafa intelectualmente.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Observa a esas empresas que fracasan por querer lanzar nuevos productos fuera
de su especialidad. Se complican la vida y acaban con nmeros rojos. Y por otro lado
estn esas empresas de toda la vida, que, sin llamar la atencin y con un producto claro
y definido, el 20% que da el 80% de beneficio, solo se dedican a un buen marketing y a
mejorar continuamente el servicio. Reconoces esa exitosa marca de tomate o esa
bebida tan conocida?
Y tus amistades? A que solo unas pocas te dieron las mayores satisfacciones.
Pues ahora vuelve a buscar otras 2 o 3 personas clave en tu vida. Solo con esto te ir el
doble de bien.
Replantate seriamente:
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Vive 80/20
No leas un libro entero, salvo por placer. El 80% del valor esta en un
20%.
Independzate pronto.
Subcontrata.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Busaca atajos.
Se selectivo.
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Vive 80/20.
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10 Minutos de reserva
Hay trabajos que se completan enseguida, pero esos nunca te llevarn muy lejos.
Para estudiar un idioma, reformar tu casa, reorganizar un negocio o escribir un libro, o
sea; hacer algo grande, tienes que dar la talla. Y eso no lo haces en media maana.
Pero son estos ltimos los que decidirn t futuro y te darn las mejores
satisfacciones. As que ojo, si no los haces no hay futuro.
Por supuesto que cuestan, los gigantes nos imponen. No nos gusta que los
resultados tarden en verse. Algunos se perdern con cualquier tarea pequea antes que
enfrentarse al gigante. Aqu es donde encuentra la postergacin todas sus presas.
Algunos preferirn incluso tareas desagradables, como una breve llamada a un cliente
admitiendo el incumplimiento de una entrega, que trabajar tres horas sin levantase. Por
lo menos, tarda poco.
Pero, como todo, las obras faranicas tienen truco: consiste en descomponerlas
en pequeos trozos.
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El Secreto de la Gestin del Tiempo
Lo bueno es que vers como tu megaproyecto no suele ser para tanto, que la
obra que queras realizar en tu casa no iba a durar tantos das, que ese informe lo
completas en menos de lo que crees. Descubrirs atajos por el camino y tardars menos
de lo que suponas inicialmente.
Empieza hoy, invierte slo 10 minutos en ese trabajo que te impone. Y maana
otros 10. Dentro de una semana habrs avanzado ms de lo que crees. Y algunos das
estars tan inspirado que no te importar seguir un poco ms. Ah llegarn los grandes
avances.
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