Manual Normas Procedimientos Almacen MIN SALUD GUA PDF

MINISTERIO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
GERENCIA GENERAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERA

GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL
MINISTERIO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

ALMACN
PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD PMSS-

BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO BID-
COMPONENTE DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Guatemala, julio de 2006

NDICE
SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACN
Pgina
I. PRESENTACIN 1
II. OBJETIVOS 2
2.1. GENERAL 2
2.2. ESPECFICOS 2
III. NORMAS 2
IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS 3
4.1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE PRODUCTOS 3
4.2. PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS 5
4.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE

PRODUCTOS 6
V. FLUJOGRAMAS 7
5.1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE

PRODUCTOS 7
5.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE

PRODUCTOS 8
5.3. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE

ABASTECIMIENTO DE PRODUCTOS 9
VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 10
6.1. FORMULARIO TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS E

INSTRUCTIVO 10
6.2. FORMULARIO INFORME DE EXISTENCIAS DEL INVENTARIO 12
6.3. FORMULARIO TARJETA DE REVISIN FSICA DE INVENTARIOS E

INSTRUCTIVO 13
6.4. FORMULARIO REQUISICIN DE MATERIALES Y SUMINISTROS E

INSTRUCTIVO 15
6.5. FORMULARIO CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACN Y A
INVENTARIO 17
6.6. FORMULARIO CONSTANCIA DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS 18

MINISTERIO DE SALUD PBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A.
SISTEMA INTEGRADO ADMNISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MSPAS
I. PRESENTACIN
El Almacn es el encargado de la recepcin, registro, control y despacho de los materiales y

suministros que son adquiridos por la Unidad Ejecutora.
En la recepcin de materiales y suministros cumple la funcin de verificacin, ya que comprueba

que las caractersticas cualitativas y cuantitativas de los productos recibidos, estn de conformidad a lo
solicitado.
El ejercer control de los materiales y suministros permite evitar daos como: incendios, robos,
deterioros, etc.; as como la obtencin de informacin oportuna y confiable sobre el registro de las
entradas y salidas, y tambin las existencias reales, observando que se encuentren entre los mnimos y
mximos establecidos.
Tambin es fundamental clasificar y almacenar los materiales de acuerdo a su naturaleza,

caractersticas y utilizacin, de tal manera que cada gnero de productos ocupe un espacio fsico que
mantenga las condiciones adecuadas, permitiendo facilitar su identificacin y localizacin; es por ello que
al referirnos al Almacn debe considerarse como una unidad, pero que de acuerdo a la naturaleza de los
productos almacenados, se divide en bodegas.
Es conveniente que cada una de las bodegas cuente con un auxiliar de almacn como encargado
de la misma, y que exista un Jefe de Almacn, que tendr la tarea de coordinar y supervisar las
actividades de cada encargado.
Generalmente en las Unidades Ejecutoras existen cuatro (4) tipos de bodegas, en donde los
productos almacenados se denominarn Materiales y Suministros, de acuerdo al Manual de
Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala, por Objeto del Gasto; sin embargo,
segn la naturaleza de los productos se divide en las bodegas siguientes:
1. Bodega de medicamentos: en esta bodega se lleva el manejo de los medicamentos y productos

afines.
2. Bodega de material mdico quirrgico: en esta bodega se lleva el manejo del material mdico
quirrgico, reactivos y oxgeno.
3. Bodega de suministros: en esta bodega se lleva el manejo de los materiales de limpieza,

combustibles y lubricantes, papelera y tiles de oficina y suministros en general.
4. Bodega de alimentos: en esta bodega se lleva el manejo de los productos alimenticios.
Finalmente el Almacn cumple con la funcin de despachos de los productos almacenados, es

decir el abastecimiento oportuno hacia las unidades tanto administrativas como de servicios, que
requieran dichos productos para desarrollar sus actividades en forma eficiente y eficaz.

- 1 -
II. OBJETIVOS
2.1. GENERAL
Permitir que las reas de Salud, Hospitales y Dependencias Tcnico Normativas tengan
conocimiento y control de las existencias de sus inventarios, de los ingresos y salidas de almacn, as
como de los niveles mnimos y mximos de los productos almacenados.
2.2. ESPECFICOS
a) Registrar el ingreso y egreso de productos a las bodegas, en tarjetas kardex autorizadas por la
Contralora General de Cuentas.
b) Mantener actualizada la informacin referente a los niveles de existencia y consumo de los

inventarios.
c) Resguardar apropiadamente los productos conforme a su naturaleza y caractersticas para la

conservacin de los mismos.
III. NORMAS
a) Solicitar peridicamente el requerimiento de materiales y suministros para mantener sus

existencias y cumplir con sus actividades eficientemente.
b) Es obligatorio que todos los Departamentos, Secciones, Servicios Mdicos, etc., que requieran de
insumos para su funcionamiento lo soliciten al Almacn, a travs de una requisicin de materiales
y suministros.
c) Toda requisicin de materiales y suministros que realicen las unidades solicitantes debe hacerse
por escrito, indicando exactamente el insumo que se necesita a travs del formato establecido y
con las firmas de autorizacin correspondientes.
d) El Jefe de Almacn debe revisar, analizar, verificar los movimientos y las existencias contenidas en
los reportes mensuales Tarjeta de Control de Inventarios y el Informe de Existencias del
Inventario emitidos por los encargados de bodega.
e) El manejo del inventario se rige por lo establecido en la normativa vigente.
f) Todo producto que el Almacn reciba de los proveedores, debe estar autorizado por las
autoridades de la Unidad Ejecutora a travs de orden de compra.
g) Los datos incluidos en la factura deben coincidir con los de la orden de compra, tanto en las
especificaciones de los productos como en el precio y cantidad.
h) Para la recepcin de los productos, el auxiliar de almacn debe verificar el cumplimiento conforme
a lo especificado en la orden de compra y otras caractersticas relevantes, tales como las fechas
de fabricacin y de vencimiento, defectos, alteraciones, etc., de acuerdo a lo establecido en las
Normas DAM vigentes; en cuanto a la calidad y caractersticas relevantes de los productos que as
lo requieran, contar con el visto bueno de la unidad solicitante.
i) Para el despacho de los productos, el auxiliar de almacn debe regirse por la fecha de vencimiento
de los mismos, por lo tanto, los productos prximos a expirar deben ser los primeros en ser

- 2 -
despachados. Sin embargo, los productos que no registran fecha de vencimiento deben ser
despachados bajo el criterio de antigedad, es decir que los que ingresan primero deben ser los
primeros en ser despachados.
j) Para la valuacin financiera de las existencias de materiales y suministros se usar el mtodo de

la ltima compra -UC-, con la finalidad de expresarlas a su valor actual, que en trminos
financieros es el costo que invertira la Unidad Ejecutora en reponerlos.
k) El Jefe del Almacn es responsable de velar por el cumplimiento de las normas descritas en el
presente manual.
IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS
4.1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE PRODUCTOS
La recepcin del producto constituye el momento del ingreso fsico de los productos en las
bodegas del Almacn de la Unidad Ejecutora. Para que el Almacn reciba los productos que el
proveedor entrega, es necesario que exista la orden de compra, donde se verifican que las caractersticas
del producto a recibir coincidan con las especificaciones indicadas en dicha orden.
En esta etapa se dan dos eventos singulares, el primero es la generacin de una obligacin de
pago hacia los proveedores o beneficiarios por la recepcin conforme de los bienes y el segundo es el
ingreso al inventario (incremento) y el seguimiento de las existencias.
No. RESPONSABLE DESCRIPCIN
1. Jefe de Almacn a) Recibe de Compras copia de la Orden de Compra;

y
b) Traslada al Auxiliar de Almacn (dicha orden es el

documento de base para que el personal de
Almacn tenga conocimiento de los productos a
recibir de los proveedores).
2. Auxiliar de Almacn a) Recibe del proveedor el producto, factura y orden de

compra original; verifica que cumpla con las
especificaciones indicadas en la orden de compra
(cantidad, contenido, fechas de vencimiento,
certificados de calidad, etc.). En cuanto a la calidad
de los productos con caractersticas especiales
deber solicitar la aceptacin por parte de la unidad
solicitante, mediante firma, nombre y sello al dorso
de la factura.
Nota: en el caso de que el producto a recibir sean

activos fijos, debe coordinar la recepcin con el
encargado de Activos Fijos.

- 3 -
b) Si no cumple con las especificaciones indicadas en

la orden de compra no procede la recepcin del
producto y devuelve al proveedor para la
rectificacin correspondiente.
c) Si cumple con las especificaciones indicadas le

firma al proveedor la copia de la factura con sello de
recibido y le extiende la Constancia de Recepcin
de Documentos.
d) Registra en las tarjetas kardex correspondientes.
e) Elabora la constancia de ingreso a almacn,

autorizada por la Contralora General de Cuentas.
f) Firma la constancia de ingreso a almacn; y
g) Traslada el expediente que contiene la

documentacin de soporte original (orden de
compra, factura, constancia de ingreso a almacn,
etc.) al Jefe de Almacn.
3. Jefe de Almacn a) Recibe el expediente completo, revisa la constancia

de ingreso a almacn, si no cumple con las
especificaciones y requisitos, devuelve al Auxiliar de
Almacn para su correccin. Si el expediente
cumple con los requisitos, firma y gestiona la firma
ante la Gerencia Administrativa Financiera; y
b) Traslada el expediente a Contabilidad para el

registro del devengado y para que contine con el
proceso del pago.

- 4 -
4.2. PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS
Las salidas de productos del Almacn se originan con las requisiciones de materiales y suministros
recibidas de las Unidades, Departamentos, Secciones o Servicios de la Unidad Ejecutora, a travs del
formulario de requisicin correspondiente; esta operacin disminuye las existencias de productos de los
inventarios.
1. Jefe de Almacn a) Recibe la requisicin de Materiales y Suministros.
b) Revisa que la requisicin est debidamente

autorizada por la Gerencia Administrativa
Financiera.
c) Traslada al Auxiliar de Almacn.
2. Auxiliar de Almacn a) Recibe la requisicin.
b) Revisa la existencia de los productos solicitados.
c) Si hay existencia del producto prepara la entrega

(observando que los productos prximos a expirar
deben ser los primeros en ser despachados, en el
caso de los que no tienen fechas de vencimiento
debern despacharse atendiendo a su antigedad).
d) Entrega los productos al responsable de la unidad

solicitante, quin verifica las cantidades que est
recibiendo y firma de recibido.
e) Registra la salida de productos en las tarjetas

kardex correspondientes, de acuerdo a las
cantidades despachadas; y
f) Archiva.

- 5 -
4.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE PRODUCTOS
Peridicamente el Almacn debe presentar un informe de existencias de los productos, para que
Compras formule la programacin de las adquisiciones del perodo, con el objetivo de mantener en sus
bodegas los niveles adecuados de dichas existencias y evitar el desabastecimiento. Este proceso se
lleva a cabo a travs del anlisis del informe de existencias del inventario (ver formulario 6.2.).
1. Auxiliar de Almacn a) Realiza mensualmente el Informe de Existencias

del Inventario el cual incluye el consumo promedio
mensual acumulado; y
b) Traslada dicho informe de existencias al Jefe de

Almacn.
2. Jefe de Almacn a) Revisa el informe de existencias
b) Del anlisis efectuado (punto de reorden) elabora la

solicitud de pedido de conformidad a lo que
establece la Normativa Interna vigente; y
c) Traslada a la Gerencia Administrativa Financiera

para su aprobacin.
3. Gerente Administrativo Financiero a) Revisa y si no esta de acuerdo devuelve a Almacn

para su correccin. Si esta de acuerdo autoriza la
solicitud de pedido; y
b) Traslada al Director de la Unidad Ejecutora para su

aprobacin.
4. Director a) Revisa y si no est de acuerdo devuelve la solicitud;

en caso contrario firma de autorizado; y
b) Devuelve a la Gerencia Administrativa Financiera.
5. Gerente Administrativo Financiero Recibe y traslada a Compras para la programacin de

las adquisiciones.

- 6 -
V. FLUJOGRAMAS
5.1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE PRODUCTOS
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

REAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TCNICO NORMATIVAS
RECEPCIN DE PRODUCTOS
No. JEFE DE ALMACN AUXILIAR DE ALMACN
Inicio
a) Recibe de Compras copia de la "Orden

1. de Compra"; y
b) Traslada al Auxiliar de Almacn

a) Recibe del proveedor el producto, factura y orden de compra original,
verifica que el producto cumpla con las especificaciones indicadas en la orden
de compra. En cuanto a la calidad de los productos con caractersticas
especiales deber solicitar la aceptacin por parte de la unidad solicitante,
mediante firma, nombre y sello al dorso de la factura.
Nota: en el caso de que el producto a recibir sean activos fijos, debe coordinar
la recepcin con el encargado de Activos Fijos.
b) Si no cumple con alguna de las especificaciones indicadas en la orden de

2. compra no procede la recepcin del producto y devuelve al proveedor para la
rectificacin correspondiente
c) Si cumple con las especificaciones indicadas le firma al proveedor la copia

de la factura con el sello de recibido y le extiende la Constancia de Recepcin
de Documentos
a) Recibe el expediente, revisa la
d) Registra en las tarjetas Krdex correspondientes
constancia de ingreso a almacn, si no
3.
cumple con requisitos devuelve para
e) Elabora la constancia de ingresos a almacn, autorizada por la Contralora
correccin. Si cumple con requisitos,
General de Cuentas
firma y gestiona firma ante la Gerencia;
y
f) Firma la constancia de ingreso a almacn; y
b) Traslada el expediente a
g) Traslada el expediente que contiene la documentacin de soporte original
Contabilidad para el registro del
al Jefe de Almacn
devengado y trmite de pago
Fin

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5.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS

DESPACHO DE PRODUCTOS
No. JEFE DE ALMACN AUXILIAR DE ALMACN
Inicio
a) Recibe la requisicin de Materiales y

Suministros
1. b) Revisa que la requisicin este

autorizada por la Gerencia Administrativa
Financiera; y
c) Traslada al Auxiliar de Almacn

a) Recibe la requisicin de materiales y suministros
b) Revisa la existencia de productos solicitados
2. c) Si hay existencia del producto solicitado prepara la entrega (observando sus

perodos de expiracin o antigedad)
d) Entrega los productos al responsable de la unidad solicitante, quin verifica las

cantidades que est recibiendo, firma de recibido
e) Registra la salida de productos en las tarjeta krdex correspondiente, de

acuerdo a las cantidades despachadas; y
f)
Archiva
Fin

- 8 -
5.3. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE

PRODUCTOS

SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE PRODUCTOS
GERENTE ADMINISTRATIVO
No. AUXILIAR DE ALMACN JEFE DE ALMACN DIRECTOR
FINANCIERO
Inicio
a) Realiza mensualmente el Informe

de Existencias el que incluye el
1. consumo promedio mensual
acumulado; y
b) Traslada dicho informe de a) Revisa el informe de

existencias al Jefe de Almacn existencias
b) Del anlisis efectuado (punto

de reorden) elabora la solicitud
2. de pedido de conformidad a lo
que establece la normativa
interna; y
a) Revisa y si no esta de
acuerdo devuelve para su
c) Traslada al Gerente
correccin. Si esta de acuerdo
Administrativo Financiero para
3. autoriza la solicitud de pedido;
su aprobacin
y
a) Revisa y si no
b) Traslada al Director para su
esta de acuerdo
aprobacin
devuelve, en caso
contrario autoriza; y
4.
b) Devuelve a la
Gerencia
Administrativa
Financiera
a) Recibe y traslada a
5.
Compras para la programacin
de las adquisiciones
Fin

- 9 -
VI.
6.1.
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS Gobierno de Guatemala No.

Contralora General de Cuentas
ALMACN Guatemala, C.A.
Unidad Ejecutora: Niveles de seguridad
Cdigo del producto: Mnimo Mximo

10 35
Nombre del producto:
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA

FECHA DOCUMENTO DE DESCRIPCIN UNIDAD DE PRECIO VALOR PRECIO VALOR PRECIO OBSERVACIONES
CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD TOTAL Q.
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
RESPALDO MEDIDA UNITARIO Q. Q. UNITARIO Q. Q. UNITARIO Q.
Ejemplo: Inventario inicial 10 5.00 50.00 - 10 5.00 50.00

Compra de 20 6.00 120.00 - 30 6.00 180.00
Compra de 5 8.00 40.00 - 35 8.00 280.00
Despacho realizado al Depto. de - 10 8.00 80.00 25 8.00 200.00
- 10 -
FORMULARIO TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS E INSTRUCTIVO

Instructivo del formulario Tarjeta de Control de Inventarios
1) Denominacin del formulario

Tarjeta de Control de Inventarios.
2) Objetivo
Llevar el control de las entradas y salidas de los materiales y suministros, as como de las
existencias en cantidades y valores.
3) Responsabilidad
El Jefe de Almacn es el responsable de velar por la elaboracin de las tarjetas de control de
inventarios y de mantener actualizada la informacin de las mismas.
4) Distribucin
Original: para archivo del Almacn.
5) Instrucciones para el llenado del formulario
Parte superior del formulario

Esquina superior izquierda: rea destinada para el logotipo del rea de Salud, Hospital o
Dependencia Tcnico Normativa.
Ttulo del formulario: Corresponde al nombre del formulario.
Unidad Ejecutora: identifica el cdigo y nombre de la Unidad Ejecutora.
Cdigo del producto: identifica el nmero de cdigo del bien de acuerdo al Cdigo de
Adquisiciones.
Nombre del producto: corresponde al nombre del bien incluido en la tarjeta de control.
Niveles de seguridad: identifica los niveles de reserva mnimo y mximo de seguridad, de las
existencias en cantidades de los productos.
Cuerpo central del formulario

Fecha: identifica la fecha de la entrada o salida del producto.
Documento de respaldo: identifica el nombre y nmero de documento de respaldo de la entrada
o salida de productos (ejemplo de documentos de respaldo: Constancia de Ingreso a Almacn y a
Inventario, Factura, Orden de Compra, Requisicin, etc.
Descripcin: corresponde a la descripcin general de las caractersticas del bien y/o de la unidad
solicitante.
Unidad de medida: Corresponde a la unidad de medida del producto inventariado; la cual debe
coincidir tanto en las entradas como en las salidas.
Entradas / Salidas
Cantidad, precio unitario Q., valor Q.: identifica la cantidad, precio unitario y valor en quetzales
de los productos, tanto para las entradas como para las salidas, para el despacho de los
productos, el auxiliar de almacn debe regirse por la fecha de vencimiento de los mismos, por lo
tanto, los productos prximos a expirar deben ser los primeros en ser despachados. Sin embargo,
los productos que no registran fecha de vencimiento deben ser despachados bajo el criterio de
antigedad, es decir que los que ingresan primero deben ser los primeros en ser despachados
para evitar su deterioro. Para la valuacin financiera de las existencias de materiales y
suministros se usar el mtodo de la ltima compra, -UC- con la finalidad de expresarlas a su valor
actual, que en trminos financieros es el costo que invertira la Unidad Ejecutora en reponerlos.
Existencia
Cantidad, precio unitario Q., total Q.: identifica el saldo de las existencias en cantidad, precio
unitario y total en quetzales de los productos.
Observaciones: identifica cualquier tipo de informacin adicional que sea importante indicar
respecto a la entrada o salida de los productos (fechas de vencimiento, No. de lote, estado de los
bienes, deterioros, etc.).

- 11 -
6.2.
Pgina 1 de 1
INFORME DE EXISTENCIAS DEL INVENTARIO
ALMACN
Unidad Ejecutora:
Fecha:
NIVEL NIVEL CONSUMO EXISTENCIA

CDIGO NOMBRE DEL PRODUCTO UNIDAD DE PROMEDIO PRECIO OBSERVACIONES
MNIMO MXIMO CANTIDAD TOTAL Q.
MEDIDA MENS. ACUM. UNITARIO Q.
261-007-0010 Detergente clorado Libra 500 800 200 620 4.710 2,920.20
261-007-0020 Cloro liquido Galn 200 500 140 220 9.00 1,980.00
268-024-9999-001 Bolsa plstica transparente de 25 libras x 3 ml Unidad 1,500 3,000 1,600 1,500 0.234 351.00
268-024-9999-002 Bolsa plstica transparente de 1 libra x 3 ml Unidad 8,000 10,000 3,200 9,000 0.027 243.00
- 12 -
FORMULARIO INFORME DE EXISTENCIAS DEL INVENTARIO
6.3.
Pgina 1 de 1
REA DE SALUD / HOSPITAL / DEPENDENCIA TCNICO NORMATIVA
ALMACN
TARJETA DE REVISIN FSICA DE INVENTARIOS
CANTIDAD (+) Sobrante DIFERENCIAS (-) Faltante

CDIGO NOMBRE DEL PRODUCTO UNIDAD DE TARJETAS DE PRECIO
MEDIDA CONTEO FSICO CONTROL DE INVENTARIOS CANTIDAD UNITARIO Q. TOTAL Q. OBSERVACIONES
- 13 -
Fecha de realizacin:
Nombre, firma y sello del

FORMULARIO TARJETA DE REVISIN FSICA DE INVENTARIOS E INSTRUCTIVO
Jefe de Almacn
Instructivo del formulario Tarjeta de Revisin Fsica de Inventarios

Tarjeta de Revisin Fsica de Inventarios.
2) Objetivo
Realizar peridicamente el conteo fsico de los productos incluidos en el inventario.
3) Responsabilidad
El Jefe de Almacn es responsable del inventario fsico llevado a cabo a travs de los formularios
correspondientes.
4) Distribucin
Original: para archivo del Almacn.

Encabezado: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora.
Ttulo del formulario: identifica el nombre del formulario Tarjeta de Revisin Fsica de
Inventarios.

Cdigo del producto: identifica el cdigo del producto inventariado.
Nombre del producto: identifica el nombre del producto de acuerdo a su presentacin.
Unidad de medida: identifica la unidad de medida del producto inventariado.
Cantidad
Conteo fsico: identifica la cantidad de unidades de acuerdo al conteo fsico efectuado.
Tarjetas de control de inventarios: identifica la cantidad de unidades registradas en la Tarjeta
de Control de Inventarios.
Diferencias: identifica la diferencia entre el conteo fsico efectuado y la cantidad registrada en la
tarjeta de control de inventarios, en unidades y precios, (si la diferencia es negativa hay un faltante
y si es positiva hay un sobrante).
Observaciones: identifica cualquier tipo de informacin adicional que sea importante indicar
respecto a la toma del inventario fsico.
Parte inferior del formulario

Fecha de realizacin: identifica la fecha de elaboracin de la toma de inventario fsico.
Nombre, firma y sello del Jefe de Almacn: identifica el nombre, firma y sello del responsable de
realizar el inventario fsico.

- 14 -
6.4. FORMULARIO REQUISICIN DE MATERIALES Y SUMINISTROS E INSTRUCTIVO
REA DE SALUD / HOSPITAL

ALMACN
REQUISICIN DE MATERIALES Y SUMINISTROS

Lugar y fecha: NO.
Unidad solicitante:
UNIDAD CANTIDAD No.

CDIGO NOMBRE DEL PRODUCTO
DE MEDIDA SOLICITADA AUTORIZADA DESPACHADA KARDEX
_________________ ________________________ _____________________ __________________________

Firma, nombre y Firma y nombre del Firma, nombre y cargo Firma, nombre y cargo
cargo del solicitante Jefe Inmediato Superior de quien recibe de quien entrega
_____________________________________
Vo. Bo. Gerente Administrativo Financiero

- 15 -
Instructivo del formulario Requisicin de Materiales y Suministros

Requisicin de Materiales y Suministros.
2) Objetivo
Presentar en un formulario nico la solicitud de todos los materiales y suministros que son
adquiridos por la Unidad Ejecutora.
3) Responsabilidad
Son responsables de su elaboracin las unidades solicitantes, quienes debern presentar la
solicitud de requisicin debidamente autorizada por las autoridades de la Unidad Ejecutora.
4) Distribucin
Original: para el Almacn.
Copia: para la unidad solicitante.

Encabezado: identifica en la primera lnea el nombre de la Unidad Ejecutora, luego a la Gerencia
Administrativa Financiera y finalmente al departamento o unidad de Almacn.
Ttulo del formulario: identifica el nombre del formulario Requisicin de Materiales y
Suministros.
No.: Identifica el nmero correlativo del formulario.
Lugar y fecha: identifica el lugar y fecha de presentacin del formulario.
Unidad solicitante: identifica el nombre de la unidad solicitante.

Cdigo: corresponde al cdigo del producto solicitado.
Nombre del producto: identifica el nombre del producto solicitado.
Unidad de medida: identifica la unidad de medida de acuerdo a su presentacin.
CANTIDAD
Solicitada: indica la cantidad requerida por el interesado.
Autorizada: corresponde a la cantidad autorizada por el Jefe Inmediato Superior del solicitante.
Las dos siguientes columnas son de uso exclusivo del Almacn:

Despachada: corresponde a la cantidad efectivamente despachada por el almacn.
No. Kardex: corresponde al No. de la Tarjeta de Control de Inventarios donde se registran las
entradas y salidas del producto.
Parte inferior del formulario

rea de autorizacin: identifica las firmas, nombres y cargos del: solicitante, de quien autoriza la
solicitud, de quien recibe y de quien entrega los productos, as como, el visto bueno del Gerente
Administrativo Financiero.

- 16 -
6.5. FORMULARIO CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACN Y A INVENTARIO
CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACN

Gobierno de Guatemala
Y A INVENTARIO
Contralora General de Cuentas
FORMA 1 - H SERIE "A"
Guatemala, C.A.
No. 000001
DEPENDENCIA:
PROGRAMA: FECHA:
NOMBRES Y APELLIDOS, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL: ORDEN DE COMPRA No.:
No. FOLIO
PRECIO POR VALOR
TARJETA No. FOLIO REGISTRO
CDIGO CANTIDAD DESCRIPCIN DEL ARTCULO ALMACN UNIDAD Q. TOTAL Q. INVENTARIO
Valor en Letras:
OBSERVACIONES:
AUXILIAR DE ALMACN JEFE DE ALMACN ENCARGADO DE INVENTARIOS

DE ACTIVOS FIJOS
Vo. Bo. Gerencia Administrativa Financiera
Instrucciones para llenar el formulario:
Dependencia: se anota el cdigo y nombre de la Unidad Ejecutora

Programa: debe anotar el nmero y nombre del programa, si los productos estn cargados a varios
programas debe anotar nicamente los nmeros de los programas.
Fecha: Se anota la fecha de elaboracin del ingreso a almacn.
Nombres y apellidos, denominacin o razn social: se anota el nombre y apellido, denominacin o
razn social del proveedor, como aparece en la factura.
Orden de Compra No.: se anota el nmero de la orden de compra de los productos que ingresan.
Cdigo: el cdigo del producto de acuerdo al catlogo de adquisiciones.
Cantidad y descripcin del artculo: corresponde a la cantidad y nombre del producto referido en la
orden de compra.
No. Folio Tarjeta Almacn: corresponde al No. de folio de la tarjeta de control de inventario
Precio por Unidad Q.: de acuerdo al precio indicado en la factura
Valor total Q.: corresponde al producto resultante de multiplicar la cantidad por el precio unitario.
Valor en letras: corresponde a la expresin en letras de la sumatoria del valor total.
No. Folio Registro Inventario: Corresponde al No. de folio donde se encuentra registrado el bien.

- 17 -
6.6. FORMULARIO CONSTANCIA DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS
El objetivo de este formulario es dejar constancia de los documentos que se reciben por parte del
proveedor al momento de la recepcin del producto; por ejemplo: factura original, orden de compra
original, nota de envo, etc.
Nombre de la Unidad Ejecutora

Departamento, Seccin o Unidad de Almacn
Guatemala, C. A.
No. 00000
CONSTANCIA DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS
Recib de:
Orden de Compra No.
Por un valor de Q.
Acompaada de los documentos siguientes:
Guatemala, de de 200
Firma, nombre y cargo de quien entrega Firma, nombre y cargo de quien recibe

- 18 -

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SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACN

IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS 3

4.1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE PRODUCTOS 3

4.2. PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS 5

4.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE

5.1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE

5.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE

5.3. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE

VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 10

6.1. FORMULARIO TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIOS E

6.2. FORMULARIO INFORME DE EXISTENCIAS DEL INVENTARIO 12

6.3. FORMULARIO TARJETA DE REVISIN FSICA DE INVENTARIOS E

6.4. FORMULARIO REQUISICIN DE MATERIALES Y SUMINISTROS E

6.6. FORMULARIO CONSTANCIA DE RECEPCIN DE DOCUMENTOS 18

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACN

El Almacn es el encargado de la recepcin, registro, control y despacho de los materiales y

En la recepcin de materiales y suministros cumple la funcin de verificacin, ya que comprueba

Tambin es fundamental clasificar y almacenar los materiales de acuerdo a su naturaleza,

1. Bodega de medicamentos: en esta bodega se lleva el manejo de los medicamentos y productos

3. Bodega de suministros: en esta bodega se lleva el manejo de los materiales de limpieza,

4. Bodega de alimentos: en esta bodega se lleva el manejo de los productos alimenticios.

Finalmente el Almacn cumple con la funcin de despachos de los productos almacenados, es

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACN

b) Mantener actualizada la informacin referente a los niveles de existencia y consumo de los

c) Resguardar apropiadamente los productos conforme a su naturaleza y caractersticas para la

a) Solicitar peridicamente el requerimiento de materiales y suministros para mantener sus

e) El manejo del inventario se rige por lo establecido en la normativa vigente.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACN

j) Para la valuacin financiera de las existencias de materiales y suministros se usar el mtodo de

IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS

4.1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE PRODUCTOS

No. RESPONSABLE DESCRIPCIN

1. Jefe de Almacn a) Recibe de Compras copia de la Orden de Compra;

b) Traslada al Auxiliar de Almacn (dicha orden es el

2. Auxiliar de Almacn a) Recibe del proveedor el producto, factura y orden de

Nota: en el caso de que el producto a recibir sean

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACN

b) Si no cumple con las especificaciones indicadas en

c) Si cumple con las especificaciones indicadas le

d) Registra en las tarjetas kardex correspondientes.

e) Elabora la constancia de ingreso a almacn,

f) Firma la constancia de ingreso a almacn; y

g) Traslada el expediente que contiene la

3. Jefe de Almacn a) Recibe el expediente completo, revisa la constancia

b) Traslada el expediente a Contabilidad para el

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACN

4.2. PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS

No. RESPONSABLE DESCRIPCIN

1. Jefe de Almacn a) Recibe la requisicin de Materiales y Suministros.

b) Revisa que la requisicin est debidamente

c) Traslada al Auxiliar de Almacn.

2. Auxiliar de Almacn a) Recibe la requisicin.

b) Revisa la existencia de los productos solicitados.

c) Si hay existencia del producto prepara la entrega

d) Entrega los productos al responsable de la unidad

e) Registra la salida de productos en las tarjetas

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