Automatizando Iso 9001 2015 PDF

Automatizando la
nueva ISO 9001:2015

con un Software ISO
Un e-book editado por ISOTools Excellence
Automatizando la nueva ISO 9001:2015 con un Software ISO / ndice de Contenidos
Contenidos
Introduccin
Opciones para la implementacin

de la ISO 9001:2015
Implementar la ISO 9001 sin ayuda
Contratar un Consultor externo
Apoyarse en un Software
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6
Cundo elegir cada opcin de

implementacin ISO 9001
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9
Qu pedirle a un Software ISO para

gestionar la calidad
Conclusin
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Software ISOTools Excellence para

automatizar la gestin de la calidad
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Automatizando la nueva ISO 9001:2015 con un Software ISO / Introduccin
Introduccin
En el pasado, aquellas empresas que
matizar los procesos para ser ms giles y
decidan certificar sus procesos de pro-
centrarse en la calidad y mejora de sus
duccin o prestacin de servicios bajo la
productos/servicios y no slo en el proceso
norma ISO 9001, tenan dos opciones
que conlleva la propia certificacin de una
disponibles: hacerlo por s mismos bus-
norma ISO y el mantenimiento del Sistema de
cando y rebuscando en la red la documen-
Gestin de la Calidad.
tacin que necesitaban para llevar a cabo la

implementacin, o bien contratar a un
Las opciones tradicionales para implementar
consultor externo que ayudase a la em-
y mantener la Gestin de la Calidad en base a
presa a llevar a cabo todos los pasos
los requerimientos que establece la ISO 9001
necesarios.
presentaban una serie de desventajas que es

posible paliar trabajando con un Software
Sin embargo, hoy en da, muchas orga-
ISO.
nizaciones estn optando por apoyarse en

herramientas que les permitan automatizar
Automatizando la nueva ISO 9001:2015 con un Software ISO
Opciones para la implementacin de

la ISO 9001:2015
Las dos primeras opciones de implementacin de la norma ISO 9001 - hacerlo sin ayuda o
contratar un experto o consultor externo- presentan una serie de desventajas que limitan a las
organizaciones.

Las organizaciones
que
apuestan por
encargado de llevar a cabo la implementacin
implementar la ISO 9001 sin ayuda tienen
de la norma ISO 9001 mediante cursos y
que buscar y buscar durante un buen
talleres que les ayude a conocer el modo de
tiempo a travs de Internet hasta encontrar
proceder para establecer procesos y proce-
y estructurar toda la informacin y do-
dimientos, solventar no conformidades, eva-
cumentacin, as como formar al equipo
luar riesgos y detectar oportunidades, etc.
encargado
4
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Frente a ventajas como la reduccin de

costos y el desarrollo de la capacitacin
profesional de los miembros de la organizacin que participan en el proceso de implementacin, algunas de las desventajas
de esta opcin son:
La baja calidad de los documentos

por
la
dificultad
para
encontrar
plantillas o templates de calidad para

adaptarlos al propio negocio.
Trabajar sin ayuda lleva a muchos

proyectos de implementacin a no
Aquellas organizaciones que optan por la
tener una direccin clara y perder
segunda opcin y contratan un experto o
el control o incurrir en ms costos de
consultor en la norma ISO 9001, definitiva-
los necesarios (cuando tienen que
mente, cuentan con la ayuda para superar los
reconducir el proyecto).
anteriores obstculos y mayores posibilidades
No contar con ayuda cuando una
de conseguir llevar a cabo la implementacin
implementacin se queda estancada. Muchas organizaciones afron-
de la norma ISO 9001. Pero tambin se
tan la certificacin por primera vez y
encuentran con algunas desventajas:
les resulta un gran reto.
Una enorme inversin en tiempo,
Contratar consultores es caro. El
cuando no se est seguro de cmo
tiempo de trabajo de un experto suele
implementar o hacer algo, siempre
tener un precio elevado precisamente
lleva ms tiempo aprender a hacerlo
porque ayuda a no incurrir en errores
y conseguirlo.
de principiantes, a llevar a cabo la
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implementacin (que efectivamente
tenga lugar) y a solventar los problemas con los que las organizaciones se
Un software de Gestin de la Calidad o
van a ir encontrando. Adems, la
Software ISO cuenta con funcionalidades y
implementacin de la norma ISO
caractersticas especialmente diseadas para
9001 tiene lugar en un periodo de
llevar a cabo la implementacin de una
tiempo por el que no todas las orga-
norma ISO.
nizaciones pueden asumir contar con

los servicios de un consultor.
No hay transferencia del conocimiento. Un consultor puede ayudar

a llevar a cabo de forma ms rpida y
precisa la implementacin, si bien,
cuando ste termina el proyecto, el
conocimiento se va con l y no
permanece en la empresa.
No
se
tienen
garantas
de
Esto no significa que los miembros de la
certificacin.
Un
organizacin no tengan que implicarse en la
consultor aconseja la mejor forma de
implementacin y certificacin de la norma,
realizar la implementacin de la
de hecho, ninguna de las opciones dispo-
norma ISO 9001, pero su cometido es
nibles permite librarse del trabajo duro. Sin
el de aconsejar y recomendar, de
embargo, un software de Gestin de la
modo que, el xito de adaptar los
Calidad s permite completar la implemen-
procesos
tacin con menos alboroto, estrs y costos.
conseguir
la
que
lleva
cabo
la
organizacin sigue siendo responsabilidad de sta.
Un software aportar a la organizacin:
Por supuesto, muchos consultores cuentan
con una gran experiencia y su ayuda es
Toda la informacin para comenzar

la implementacin. Una herramienta
realmente efectiva a la hora de llevar a cabo
o software de estas caractersticas suele
la implementacin de la norma ISO 9001 en
proveer de todas las plantillas actua-
las organizaciones.
lizadas, consejos y soporte necesarios
5
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para llevar a cabo la implementacin.
la
informacin
esa informacin ya es muy im-
lizaciones o cuyos responsables pueden
portante.
necesitar la informacin en cualquier
Ayuda cuando es necesaria. Si se
momento
est llevando a cabo la implemen-
herramientas que les permitan acceder
tacin de la norma ISO 9001 sin
a la informacin de su Sistema de
experiencia es normal que en algn
Gestin de la Calidad 24 horas al da,
momento se necesite ayuda a pesar
7 das a la semana desde cualquier
de que el software gue el proyecto
punto geogrfico.
paso.
Para
esto,
estas
con
distintas
247.
Organizaciones
necesitan
Organizacin
de
trabajar
toda
la
loca-
con
docu-
herramientas aportan soporte de
mentacin. Poder organizar todos los
consultores propios expertos que
documentos
ofrecen ayuda en persona y, sobre
reduciendo los riesgos de prdida y
todo, en el momento en que lo
haciendo que puedan ser consultados o
necesitan los miembros del equipo de
usados para trabajar por los distintos
la organizacin.
miembros de la organizacin, es clave
No es necesaria experiencia previa
para mejorar la eficiencia y rapidez del
en certificacin de la ISO 9001. Por
proyecto de implementacin.
supuesto, si los miembros pertene-
en
un
nico
lugar
Planificar y hacer seguimiento de
cientes al equipo interno de la
actividades. Para llevar a buen fin la
organizacin encargados de llevar a
implementacin de la norma ISO 9001,
cabo la implemen-tacin de la ISO
es fundamental completar cada paso y
9001 tienen experiencia previa, ser
hacer seguimiento de las actividades
un valor aadido. Si bien, estas
que se realizan.
herramientas disean el proceso para

que pueda ser llevado a cabo por
responsables de las organizaciones
no experimentados en certificacin
de la ISO.
Acceso
Slo el ahorro de tiempo en buscar
paso
Plantillas y documentos listos para

usar. Esto supone un gran ahorro de
tiempo.
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Cundo elegir cada opcin de

implementacin ISO 9001
A continuacin, se recoge una gua breve para saber cul de las anteriores opciones de
implementacin de la ISO 9001 se adapta mejor a cada organizacin, de modo que, la opcin
elegida por cada empresa o entidad de carcter pblico slo depender de la propia situacin
de cada una de ellas.

Los responsables de las organizaciones elegirn realizar la implementacin de la ISO 9001 por
ellos mismos si:
Pueden dedicar una gran cantidad de tiempo al proceso de implementacin, es decir,

si pueden destinar su tiempo o el de uno/varios empleados de la organizacin al
aprendizaje y puesta en marcha de este proceso (no debe olvidarse que destinar
recursos humanos a un proyecto tambin supone un costo).
No tienen suficientes recursos econmicos o su presupuesto es cercano a cero.
El alcance de la implementacin ISO 9001 es reducido, de otra forma puede

complicarse y que el proyecto no llegue a su fin o que se tenga que incurrir en costes no
previstos para poder reconducir el proyecto.
Dentro de la organizacin ya hay personas familiarizados con la implementacin de

una norma ISO.
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Una organizacin optar por contratar a un consultor externo que gue el proceso de
implementacin ISO 9001 cuando:
El tiempo que va a durar la implementacin s es una preocupacin para los

responsables de la organizacin. Contratar a un consultor ayudar a acortar los
tiempos en el proceso de implementacin.
No hay personal que pueda dedicar parte de su tiempo a un proceso de

implementacin. En este caso, un consultor externo puede ser el recurso que se
dedique al proyecto.
El costo de implementacin no es una de las principales preocupaciones.
Se tiene la seguridad de que se va a contratar con consultor de alto nivel y con gran
experiencia que efectivamente aporte valor al proceso de implementacin.
Apoyarse en un software
Los responsables de la organizacin elegirn automatizar la gestin de la Calidad si:
Se necesita realizar la implementacin ISO 9001 rpidamente.
El alcance del proyecto es ms amplio o involucra una serie de procesos.
El conocimiento y experiencia del personal respecto a implementaciones de normas

ISO es bajo.
Se puede destinar un poco de tiempo del personal al proceso de implementacin pero

no se quiere que el trabajo diario de todos se vea afectado excesivamente.
Se quiere optimizar la inversin realizada en la implementacin.
Se quiere retener el conocimiento y experiencia de llevar a cabo la implementacin de

la norma ISO 9001 y que se quede en casa.
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Qu pedirle a un Software ISO para

gestionar la calidad
Entre las funcionalidades que estn permitiendo la transformacin de la implementacin de la
ISO 9001 a travs de una herramienta online de Gestin de la Calidad podemos encontrar las
siguientes:
Gestor documental: permite tener control sobre la documentacin necesaria para

implementar y mantener el Sistema de Gestin de la Calidad. Hace posible la gestin de
documentos mediante workflows o flujos de trabajo de revisin, aprobacin o
distribucin de documentos, el control de cambios y de versiones, la gestin de
documentos en vigor y obsoletos, y la gestin de registros.
Recursos Humanos: definicin de puestos y roles as como de responsabilidades y

autoridades dentro de la organizacin, gestin de currculums, evaluacin del
desempeo y de las competencias de los miembros de la organizacin.
Capacitacin: hace posible poner en marcha y gestionar el Plan de Capacitacin de la

organizacin y evaluar la eficacia de las acciones que se llevan a cabo a este respecto.
Procesos: facilita la gestin por procesos incluyendo un Mapa de Procesos interactivo

desde el que acceder fcilmente a la informacin de cada uno de los procesos que
realiza la organizacin.
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Indicadores: el seguimiento y la medicin son esenciales para lograr la mejora continua.

Un software ISO debe incorporar un Dashboard o Panel de Control que permita conocer
los principales indicadores para cada unidad de negocio as como un avanzado sistema
de reportes y grficos que posibilite su interpretacin y toma de decisiones en tiempo
real.
Objetivos: resulta crucial establecer los objetivos de calidad y sus indicadores asociados
as como la integracin de los objetivos estratgicos con la gestin de los procesos.
Gestin de hallazgos, acciones correctivas y acciones preventivas: una herramienta

para automatizar la Gestin de la Calidad ha de incorporar un sistema de registro de
hallazgos y acciones a llevar a cabo para eliminar riesgos reales o potenciales y gestionar
potenciales oportunidades de la organizacin.
Auditoras: para mantener con garantas el Sistema de Gestin de la Calidad es

imprescindible realizar auditoras internas de forma peridica por lo que, el Software ISO
debe incluir el Plan anual de Auditoras y recoger el programa y auditores, los informes
de auditora, los hallazgos encontrados y las acciones correctivas realizadas.
Satisfaccin del cliente: generacin y envo automatizado de encuestas para medir la

satisfaccin del cliente y estadsticas y datos de las mismas.
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Conclusin
Gracias a las nuevas tecnologas y el desarrollo de software especialmente diseado
para realizar la implementacin y mantenimiento de Sistemas de Gestin basados en
normas ISO, organizaciones y equipos de todos los tamaos cuentan con una opcin
alternativa a la hora de buscar la excelencia de sus procesos y productos/servicios.
Software ISOTools Excellence para

automatizar la gestin de la calidad
ISOTools Excellence es una herramienta intuitiva, flexible y con un alto nivel de personalizacin
que permite a las organizaciones gestionar de forma gil y automatizada sus Sistema de
Gestin de la Calidad.
Quiero que me contacte un Consultor Experto
12
www.isotools.org
ISOTools2016

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Cundo elegir cada opcin de

Qu pedirle a un Software ISO para

Software ISOTools Excellence para

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matizar los procesos para ser ms giles y

decidan certificar sus procesos de pro-

centrarse en la calidad y mejora de sus

duccin o prestacin de servicios bajo la

productos/servicios y no slo en el proceso

norma ISO 9001, tenan dos opciones

que conlleva la propia certificacin de una

disponibles: hacerlo por s mismos bus-

norma ISO y el mantenimiento del Sistema de

cando y rebuscando en la red la documen-

tacin que necesitaban para llevar a cabo la

Las opciones tradicionales para implementar

consultor externo que ayudase a la em-

y mantener la Gestin de la Calidad en base a

presa a llevar a cabo todos los pasos

los requerimientos que establece la ISO 9001

presentaban una serie de desventajas que es

Sin embargo, hoy en da, muchas orga-

nizaciones estn optando por apoyarse en

Automatizando la nueva ISO 9001:2015 con un Software ISO

Opciones para la implementacin de

Implementar la ISO 9001 sin ayuda

encargado de llevar a cabo la implementacin

implementar la ISO 9001 sin ayuda tienen

de la norma ISO 9001 mediante cursos y

que buscar y buscar durante un buen

talleres que les ayude a conocer el modo de

tiempo a travs de Internet hasta encontrar

proceder para establecer procesos y proce-

y estructurar toda la informacin y do-

dimientos, solventar no conformidades, eva-

cumentacin, as como formar al equipo

luar riesgos y detectar oportunidades, etc.

Automatizando la nueva ISO 9001:2015 con un Software ISO

Frente a ventajas como la reduccin de

La baja calidad de los documentos

plantillas o templates de calidad para

Contratar un Consultor externo

Trabajar sin ayuda lleva a muchos

Aquellas organizaciones que optan por la

tener una direccin clara y perder

segunda opcin y contratan un experto o

el control o incurrir en ms costos de

consultor en la norma ISO 9001, definitiva-

los necesarios (cuando tienen que

mente, cuentan con la ayuda para superar los

anteriores obstculos y mayores posibilidades

No contar con ayuda cuando una

de conseguir llevar a cabo la implementacin

implementacin se queda estancada. Muchas organizaciones afron-

de la norma ISO 9001. Pero tambin se

tan la certificacin por primera vez y

encuentran con algunas desventajas:

les resulta un gran reto.

Una enorme inversin en tiempo,