Elaboracin del plan administrativo de la organizacin

JULIAN ALEXANDER TORRES

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

2016

Plan Administrativo de la Organizacin

Empresa: Belcorp, cuya razn social es Bel Star S.A.

La empresa es creada en 1968 como un negocio familiar enfocado en la distribucin de productos cosmticos de marcas
internacionales. En el ao 1974 el negocio lanza la marca Yanbal en Per para distribuir productos cosmticos propios a
travs de la venta directa. Ya para 1985 nace la marca conocida como Ebel en Colombia, cuyo objetivo era comercializar
productos cosmticos. En el ao 2000 se crea Belcorp como compaa respaldo en todos los procesos, y es esta a travs
del tiempo la que hace evolucionar a la compaa base a LBel y crea dos grandes marcas sika y Cyzone.
En este momento la empresa se encuentra en 16 pases del continente americano, Argentina, Chile, Bolivia, Per,
Colombia, Venezuela, Panam, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Mxico, Puerto Rico, Republica Dominicana, Estados
Unidos y Brasil. La planta de Belcorp en Tocancipa Cundinamarca, Colombia, produce alrededor del 70 % de los productos
que son enviados a los pases anteriormente nombrados.

Planta
La planta consta de 70.000 m2 de los cuales 35.000m2 estn construidos divididos en 5000m2 en el rea administrativa y el
resto en produccin. Esta planta cuenta con ms de 3800 empleados de los cuales 2300 se desempean en el rea de
Pedido y produccin.

Productos
Lbel: Una marca especializada en tratamiento facial francs, que ofrece una experiencia de prestigio a travs de un
portafolio de productos creados bajo los ms altos estndares de calidad, siempre buscando atender las necesidades de los
clientes ms exigentes, es la marca apasionada por la piel.
En alianza con reconocidos laboratorios dermatolgicos en Francia, LBel utiliza los ingredientes activos ms avanzados
para desarrollar frmulas altamente efectivas, ofreciendo a la mujer segura, moderna y autntica una gama de productos de
belleza complementarios que respetan la piel. LBel es respaldada por alianzas con prestigiosos laboratorios y centros de
investigacin franceses como el Sederma y Silab que brindan los ltimos adelantos en activos para la piel. Estas alianzas
han permitido a LBel ofrecer a sus clientes por lo menos una innovacin mundial cada ao.
sika: Es la marca experta en aromas, que invita a la mujer a disfrutar la esencia de la vida en cada momento. Ofrece
productos de belleza y cuidado para ella y su familia. sika tiene ms de 60 fragancias desarrolladas por las mejores casas
perfumistas del mundo para encontrar un aroma perfecto para cada ocasin, para complementar la personalidad y el estado
de nimo. Aromas creados para inspirar, soar y hacer sentir elegante, sensual, romntica o activa, con una combinacin de
ingredientes que te invita a dejar huella. As mismo tiene ms de 300 tonos de moda para darle un toque de color a la vida.
Porque el maquillaje no solo embellece un rostro, sino que ayuda a sentirse ms segura y atractiva.
Cyzone: Ms que una marca juvenil, Cyzone es una actitud des complicada y optimista hacia la vida que invita a disfrutar,
atreverse y experimentar. En Cyzone las jvenes encuentran todo lo que estn buscando para crear y re-crear su look a
travs de lo ltimo en moda, maquillaje y accesorios Desde maquillaje hasta ropa, Cyzone ofrece un variado portafolio
multicategrico compuesto por productos originales, a la moda y llenos de energa, con el que se puede lograr un look total.
Este portafolio se renueva constantemente: al ao lanza ms de 270 productos en promedio.

Fundacin Belcorp

Materiales

En la recepcin de materiales y materia prima se maneja en una zona de almacenamiento de materiales que consta de 39
racks de 9 niveles con una altura de 16 metros esto en bodega 1, para el almacenamiento en bodega 2 es diferente consta
con un mezanine de 7 niveles 23 Rack de 14 metros de altura, estas bodega cuentan con equipos trilaterales que superan
esta altura por si se requiere manipulacin en el ltimo nivel, adicionalmente se cuentan con equipos para el
fraccionamiento o tambin llamado sistema de picado y en bodega 3 consta de 16 rack de 7 metros 2 niveles y esta
bodega es aislada ya que en ella se almacenan material inflamables, rechazos a proveedores y materiales controlados lo
que dificulta permitir el ingreso a cualquier personal esta rea solo tiene muy poco acceso para ingresar.
Para el control de temperatura y humedad de estas bodegas se maneja un software que va de la mano con un instrumento
llamado Datalogger.
Los cuales tienen cierto rango para la toma de temperatura y humedad.

Fraccionamiento

En el rea de fabricacin se tiene 3 niveles, cada nivel con 4 cabinas de produccin en las cuales se desarrollan y empacan
los diferentes tipos de productos. Cada nivel cumple una funcin principal, es decir, en primer nivel se manejan todos los
productos relacionados al proceso de Hidroalcoholes, entre los cuales estn las colonias y los esmaltes. El segundo los
materiales relacionados al proceso de emulsiones, es decir cremas, acondicionadores y shampoo y por ltimos que es el
tercero los materiales denominados compactos, como pestainas, labiales, delineadores, sombras, etc.
Armado y empaque

La seccin de armados de pedidos es una de las ms importantes que componen nuestra empresa pues aqu donde a
travs de un sistema de semi automatizado llamado Pick to Light se envan los pedidos a las activas (nuestras consultoras)
que son las encargadas de vender nuestros productos.
En esta planta se llenan pedidos de toda Colombia y as mismo de Panam. Para facilitar la organizacin y correcto
funcionamiento de este proceso se trabajan durante un ao 18 campaas de 21 das en donde el colaborador vende
durante los 20 das y en el da 21 enva su factura a la fbrica, esto es medio virtual o fsico.

El procedimiento que en esta parte se componen de 6 fases:

1.
2.
3.
4.

5.
6.

Se recibe la facturacin.
Se crea un cdigo de barras que va ser lo que identifica a esta factura en el resto del proceso.
Este corresponde al cubicaje, en el cual un sistema de informacin determina el nmero de cajas correspondiente
al pedido de acuerdo al peso aproximado de la orden.
En el cuarto lugar se registra el pedido en el sistema el cual a travs de un sistema semi-automatizado, pick to
light, un sistema totalmente automatizado A-frame o por radio frecuencia herramienta del sistema Sap se carga
del llenado de las cajas con el pedido. En el
Se sella la caja de tal manera que el consumidor pueda comprobar que la caja no ha sido manipulada por
extraos desde la salida de la fbrica y en el ltimo lugar.
Se procede al transporte de las cajas con el pedido completo a su posterior distribucin.

Bodega PT
La bodega PT (Producto terminado) est compuesta por 27 Rack con una altura de 13 metros aproximadamente y posee
caractersticas semejantes a las bodegas del almacn ENEM (envase y empaque) MP (materia prima) Esta bodega de PT
trabaja muy de la mano con Pcking y se encuentran ubicadas al costado derecho de la planta con el fin de abastecer de
producto la seccin de pedidos con el fin que nunca haya faltante a la hora de alistar pedidos.
Transporte
El transporte de la mercanca hacia los distintos colaboradores esta tercerizado a la empresa Coordinadora mercantil S.A.
Y Prologist.
Control de Calidad

El control de calidad de la empresa est en cada una de las partes de la organizacin. En la seccin de pedidos se realiza
el chequeo aleatorio del 20% de los pedidos, este se realiza manualmente. En la seccin de produccin se realiza as
mismo un control de calidad en laboratorios especializados ubicados en la planta superior de donde se realiza la
produccin.
Premios y Certificaciones

A travs del tiempo Belcorp ha sido ganador de varios premios y certificaciones que lo acreditan como una de las mejores
empresas del pas.

Actualmente adems de estos premios Belcorp est certificada en BPM, FDA y BASC. Las cuales la ubican en las mejores
empresas del pas, ofreciendo productos de gran calidad a los respectivos clientes.
Manejo de subproductos
En la fbrica existe una planta de tratamiento de aguas residuales en el cual se purifica un 95% el agua y posteriormente es
desechada a las caeras. En cuanto a producto daado o con no conformidades existe un rea en la cual se intentan
corregir las inconformidades para as enviarlo a la fundacin Belcorp, para ayudar a las mujeres que la componen. Los
productos que definitivamente por mal uso o mal proceso de fabricacin no pueden ser corregidos se juntan con los dems
desechos para su posterior incineracin controlada a las afueras de la planta.
Capacidad de la planta
Para hablar de capacidad de planta se debe tener en cuenta que los productos terminados no son los mismos que se
despachan pues esta planta abastece al 70% de los pases en los que est presente la compaa. En la seccin de armado
de pedido la planta es capaz en un da de trabajo de armar alrededor de 250.000 pedidos. Y en la parte de produccin la
planta produce 20.000.000 de unidades mensualmente con una capacidad de producir 100.000 fragancias en la lnea de
produccin en un turno normal. Y en emulsiones y compactos produce alrededor de 110.000 unidades por turno.
Mapa de Proceso

Procesos de produccin
Dentro de la empresa encontramos miles de productos por lo que no especificaremos cada uno de los procesos de
produccin. Internamente, la empresa divide sus productos en tres grandes ramas, Hidroalcoholes y esmaltes, emulsiones y
compactos, as que realizaremos una descripcin de los procesos en general.

Proceso de Fabricacin Emulsiones

Proceso Hidroalcoholes

Del proceso que se ve en el diagrama 3 se evidencia la obtencin de todos los materiales necesarios para la formulacin de

los perfumes. Debido a que cada perfume o colonia tiene su escancia en particular y que esta se debe a una frmula

secreta no sabemos la combinacin de las materias primas. La seccin de la planta que est encargada de la produccin de
los Hidroalcoholes y los esmaltes est separada de las dems lneas de produccin debido a los cuidados que se deben
tener para manejar las materias primas pues son muy voltiles y con cambios de temperatura podran generar una
explosin. Esto est en una seccin aislada por efectos de seguridad, as, si ocurre algn accidente no se vera afectado
ningn otro de los productos.
Las fragancias que se desarrollan entran en una etapa de maduracin, parecida a la fermentacin de las bebidas
alcohlicas, en la cual la fragancia toma el aroma deseado, dependiendo de la fragancia y de lo fuerte de los aceites
esenciales usados el tiempo de maduracin est entre 17 a 21 das.