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Manual de Proyectos Sap Ps PDF
Manual de Proyectos Sap Ps PDF
Manual de Proyectos PS
VERSIN:1.0
CDIGO:PF-PDC
FECHA:15 de Diciembre
del 2008
MANUAL DE USUARIO
GESTION DE PROYECTOS
UNIMINUTO
MANUAL DE USUARIO
Manual de Proyectos PS
VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO.............................................................................................................................................6
2 ALCANCE.............................................................................................................................................6
3 DATOS BSICOS...................................................................................................................................7
3.1 OBJETIVO.....................................................................................................................................7
3.2 ALCANCE......................................................................................................................................7
3.3 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO ........................................................................7
3.3.1 CREAR DEFINICIN DE PROYECTO........................................................................................................8
3.3.2 MODIFICAR EN DEFINICIN DE PROYECTO........................................................................................12
3.3.3 VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO..................................................................................13
3.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP................................................................14
3.4.1 CREAR ELEMENTO PEP........................................................................................................................16
3.4.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP.........................................................................................................20
3.4.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP...............................................................................................................21
3.5 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR...............................................24
3.5.1 CREACIN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR.........................................................................................25
3.5.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR.......................................................................................27
3.5.3 VISYALIZAR ELEMENTO PEP ESTNDAR.............................................................................................28
3.6 CREACION MODIFICACION Y VISUALIZACION DE GRAFO.............................................................29
3.6.1 CREACION DE GRAFO..........................................................................................................................31
3.6.2 MODIFICACION DE GRAFO.................................................................................................................34
3.6.3 VISUALIZACION DE GRAFO.................................................................................................................35
3.7 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN GRAFO ESTANDAR............................................................37
3.7.1 CREACION DE GRAFO ESTANDAR.......................................................................................................38
3.7.2 MODIFICAR GRAFO ESTANDAR..........................................................................................................39
3.7.3 VISUALIZACION DE GRAFO ESTANDAR...............................................................................................41
3.7.4 BORRADO DE GRAFO ESTANDAR.......................................................................................................41
3.8 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP................................................................44
3.8.1 CREAR ELEMENTO PEP........................................................................................................................46
3.8.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP.........................................................................................................50
3.8.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP...............................................................................................................51
3.9 CREACINPLANIFICACION Y VISUALIZACION DE VALOR ESTADSTICO..........................................54
3.9.1 CREACIN DE VALOR ESTADSTICO....................................................................................................54
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6.1 OBJETIVO.................................................................................................................................150
6.2 ALCANCE..................................................................................................................................150
6.3 LIBERACION DE UN PROYECTO..................................................................................................150
6.4 COMPRA DE MATERIALES.........................................................................................................154
6.5 ASIGNACION DE PERSONAL .....................................................................................................163
6.6 MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE FECHAS DE PROYECTO.....................................................172
6.6.1 MODIFICACION DE FECHAS EXTREMAS............................................................................................172
6.6.2 MODIFICACION DE FECHAS PRONSTICO........................................................................................174
6.6.3 MODIFICACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO..........................................................................175
6.6.4 VISUALIZACION DE FECHAS EXTREMAS DE PROYECTO....................................................................176
6.6.5 VISUALIZACION DE FECHAS PRONOSTICO DE PROYECTO................................................................178
6.6.6 VISUALIZACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO..........................................................................179
6.7 PLANIFICACION DE COSTOS......................................................................................................180
6.8 VISUALIZACION DE COSTOS DE UN PROYECTO..........................................................................187
6.9 PLANIFICACION DE INGRESOS EN UN PROYECTO.......................................................................190
6.10 VISUALIZACION DE PLANIFICACION DE INGRESOS DE PROYECTO.............................................193
7 PRESUPUESTACION.........................................................................................................................196
7.1 VISUALIZACION DE PRESUPUESTO PARA PROYECTO..................................................................197
7.1.1 PRESUPUESTO...................................................................................................................................200
7.1.2 COMPROMISO..................................................................................................................................200
7.1.3 OBLIGACIONES..................................................................................................................................201
7.1.4 PAGOS...............................................................................................................................................201
7.1.5 UTILIZADO .......................................................................................................................................201
7.1.6 DISPONIBLE.......................................................................................................................................201
8 EJECUCION.......................................................................................................................................201
8.1 OBJETIVO.................................................................................................................................201
8.2 ALCANCE..................................................................................................................................201
8.3 NOTIFICACION DE OPERACIN EN GRAFOS...............................................................................201
8.4 VISUALIZACION DE UNA NOTIFICACION....................................................................................203
8.5 ANULACION DE UNA NOTIFICACION.........................................................................................204
9 CIERRE.............................................................................................................................................206
9.1 OBJETIVO.................................................................................................................................206
9.2 ALCANCE..................................................................................................................................206
9.3 LIQUIDACION...........................................................................................................................206
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9.3.1 RECOMENDACIONES.........................................................................................................................206
9.4 LIQUIDACION PARCIAL Y TOTAL DE PROYECTOS.......................................................................207
9.4.1 LIQUIDACIN ACTIVIDADES DEL GRAFO A ACTIVOS EN CONSTRUCCIN PARA EL PROYECTO
(PARCIAL)...................................................................................................................................................207
9.4.2 LIQUIDACIN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS EN CONSTRUCCIN DEFINIDOS PARA EL
PROYECTO (CJ88) (PARCIAL)......................................................................................................................217
9.4.3 LIQUIDACIN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS FIJOS REALES, CENTROS DE COSTO O CUENTAS
DE MAYOR (CJ88) (PARCIAL O TOTAL).......................................................................................................229
9.5 CIERRE TECNICO.......................................................................................................................238
9.6 CIERRE......................................................................................................................................238
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OBJETIVO
ALCANCE
El manual de la Gestin de Proyectos puede tener una cobertura muy amplia en cada rea
de Uniminuto. Los proyectos son ejercicios que se desarrollan permanentemente con el
objeto de difundir el mensaje de la Organizacin Minuto de Dios y estn encaminados a la
academia, la proyeccin social y el desarrollo de la infraestructura propia.
El modulo de PS est organizado por captulos que agrupan las etapas propias del manejo
de un proyecto en SAP, Estas son las siguientes:
Datos Bsicos
Estructuracin
Planificacin
Presupuestacin
Ejecucin
Cierre
En este manual encontrara cada etapa desarrollada con sus correspondientes funciones en
las cuales identificar el desarrollo de un proyecto.
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3.1
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DATOS BSICOS
OBJETIVO
ALCANCE
3.3
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y presione ENTER
3.3.1
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Ingrese su cdigo en Def. Proyecto asi 200-PC-3-08-001 y luego ingrese el perfil de proyecto y
presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definicin del proyecto. Presione ENTER y surge otra ventana
para Crear proyecto- Definicin
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Datos Bsicos
Status:
Edicion de proyecto:
Competencias:
Organizacin:
Fechas:
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y fin de le
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Control
Gestin
Testo Explicativo
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3.3.2
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Sale la ventana con la informacin de definicin y pestaas del proyecto alli se puede cambiar
la deficinin del proyecto (Datos en texto de identificacin)
Poe ejemplo digite Consultoria a la Alcaldia de Chinchin por que el proyecto no tiene este
campo lleno
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3.3.3
Verifique los datos de definicin o de las pestaas con informacin del proyecto:
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Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo al elemento PEP principal para
crear un proyecto y elementos PEP en de otros niveles.
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3.4.1
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Ingrese su cdigo en Def. Proyecto 200-PC-3-08-001 y luego digite el cdigo del elemento PEP
NUEVO 523-PC-3-08-001/1 y presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definicin del proyecto, presione ENTER.
Enseguida surge otra ventana para Crear elemento PEP. En esta ventana aparecen cuatro
pestaas para ingresar informacin de la siguiente tabla:
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Datos Bsicos
Prioridad
Integracin proyecto
Status
Competencias:
Indicadores operativos
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Esta pestaa de asignacin contiene informacin que se evala con otras funciones:
Las dems pstaas contienen datos que no aplican en Uniminuto y no se deben diligenciar.
Control
Gestin
Testo Explicativo
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3.4.2
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Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione
ENTER.
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3.4.3
Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elemento PEP a modificar y presione
ENTER.
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Luego se revisa la informacin necesaria en cada pestaa, por ejemplo, Datos Bsicos:
La pestaa de fechas
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La pestaa de asignacin:
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3.5
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Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo al elemento PEP estndar que
puede ser usado en los componentes de proyecto (hacen referncia a las macro actividades de
un proyecto).
Teniendo identificado el cdigo del proyecto para el ejemplo:
Sede:
Tipo de proyecto
Tipo de financiacin
Ao de creacin
Consecutivo
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3.5.1
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y presione ENTER.
Oprima ENTER y se desplegar otra ventana para Crear elemento PEP Estndar.
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Aqu se diligencia informacin, si es necesaria grabar, para mantener el sistema por ejemplo:
Descripcion de definicin de proyecto
Cdigo de Responsable
Codigo de solicitante
11
Centro ()
Consultoria en Chinchin
11
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Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione
ENTER.
Se cambia para ESTE CASO, se aade al titulo del PEP y Segumimiento, si requieren
modificaciones de las pestaas; tambin se seleccionan y modifican los campos.
3.5.3
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Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione
ENTER
En seguida Salga
CN21-CN22-CN23-Crear Modificar y Visualizar de Grfo.doc
3.6
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y cerrar
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3.6.1
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CREACION DE GRAFO
Un grfo requiere un proyecto con estructura de PEP principal, PEP de nivel 1 y luego PEP
para de nivel 2.
Digite CN21 para la creacin del grfo y oprima ENTER
Segn la necesidad, que para el caso es imputacion con operaciones seleccione el perfil del
grafo. Luego especifique la clase de grfo para el caso PS02. Indique el centro si se
requiere en el que se va a usar el grfo por ejemplo 200, y luego idique la necesidad de
planificacin que para el caso es el manejo de insumos en el proyecto
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necesarios
Grafo
En la pestaa de programacin
Fecha inicio
Fecha Fin
Programacin
para
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el
proyecto
asi,
para
la
primera
de
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Para las demas pestaas se indica en cada campo el valor o el cdigo necesario segn se
necesite y solo ser determinado por el tipo de proyecto.
Los proyectos no tienen afectacin con la informacin en las dems pestaas y por tanto no
se diligencian.
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3.6.2
MODIFICACION DE GRAFO
Sale un campo de grfo para ingresar el nmero para el caso el 5000036 de grfo a
modificar y oprima ENTER.
Sale la siguiente ventana y se modifican los datos de los campos con fondo blanco.
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3.6.3
VISUALIZACION DE GRAFO
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Y aparecen los datos del grfo y las pestaas disponibles para consultar:
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3.7
Los grafos estandar son elementos agrupadores de operaciones que se crean como ejemplo
para proyectos de muy similares caractersticas o que se usan con frecuencia como comodines
bsicos o genricos en algunos proyectos
Puede digitar la transaccin y dar ENTER en el campo de transacciones o seleccionar la
transaccin de la ruta de las transacciones as: MenSAP Finanzas Sistema de
Proyectos Datos Bsicos Modelos Grafo estndar
Las transacciones para crear modificar y visualizar son CN01, CN02, CN03 Y CN98
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3.7.1
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Salga de la creacin
3.7.2
y se obtiene la
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3.7.3
El sistema emite esta ventana en la cual se puede ver los datos de las pestaas
Salga de la visualizacin
3.7.4
y se
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Presione ENTER a este aviso, del cual sale el resumen de informe para el borrado
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3.8
VERSIN: 1.0
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Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo al elemento PEP principal para
crear un proyecto y elementos PEP en de otros niveles.
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3.8.1
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Ingrese su cdigo en Def. Proyecto 200-PC-3-08-001 y luego digite el cdigo del elemento PEP
NUEVO 523-PC-3-08-001/1 y presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definicin del proyecto, presione ENTER.
Enseguida surge otra ventana para Crear elemento PEP. En esta ventana aparecen cuatro
pestaas para ingresar informacin de la siguiente tabla:
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Datos Bsicos
Prioridad
Integracin proyecto
Status
Competencias:
Indicadores operativos
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Manual de Proyectos PS
Esta pestaa de asignacin contiene informacin que se evala con otras funciones:
Las dems pstaas contienen datos que no aplican en Uniminuto y no se deben diligenciar.
Control
Gestin
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Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione
ENTER.
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3.8.3
Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elemento PEP a modificar y presione
ENTER.
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Luego se revisa la informacin necesaria en cada pestaa, por ejemplo, Datos Bsicos:
La pestaa de fechas
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La pestaa de asignacin:
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3.9
3.9.1
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Luego presione ENTER, Grabar y Salir. Sale la informacin de grabacin en la parte inferior
de la pantalla.
3.9.2
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Y luego seleccione ZPS para perfil de planificacin para Proyectos y presione ENTER
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Use un proyecto para planificar a un PEP, un valor estadstico que para el caso es el CLASIF y
oprima ENTER.
Previamente verifique por CJ20N dentro del proyecto 410-PS-3-08-001 un PEP para valorar,
por ejemplo el siguiente:
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Con la informacin de este proyecto se har la planificacin del valor estadstico CLASIF al
elemento PEP de Puesta en marcha (410-PS-3-08-001/13)
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Versin
0
De periodo
2
A periodo
2
Ejercicio
2009
Elemento PEP410-PS-3-08-001/13
Fondo
2004
rea funcional 410PS308001
Valor estadstico
CLASIF
Y oprima ENTER para aceptar los datos. Luego en la parte superior se seleccione de: los
botones disponibles
periodos.
el de
En esta pantalla se ingresa en cada periodo (para el caso solo se planifica el mes de febrero)
el valor plan actual esperado de matrculas con 300 estudiantes. Igualmente se puede colocar
un valor plan mximo.
Grabe
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3.9.3
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del 2008
0
2
2
2009
410-PS-3-08-001/13
2004
410PS308001
CLASIF
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Y seleccione
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El Sistema muestra esta ventana para ingresar PHYD (clase de actividad) que se usara como
ejemplo para el proyecto de Humanismo y Democracia y siempre se especifica un rango de
validez en las fechas como el siguiente que ya viene por defecto y Oprima ENTER
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En ventana siguiente ingrese Unidad de actividad de (Hora a Mes) para modificar la clase de
actividad:
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Y oprima ENTER
En la ventana siguiente ingrese los siguientes datos:
Layout:
Versin:
De perodo - A perodo:
Ejercicio:
Centro de coste:
Clase de actividad:
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del 2008
En la columna de tarifa fija se diligencia el valor de la unidad de medida por cada mes, para el
caso el valor de la hora que es $8.333 as siempre todo el ao sea constante o ingresar los
correspondiente. Esto debe realizarse en la etapa de planificacin nicamente:
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Grabe
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la informacin
Se pueden planificar diferentes clases de actividad para el mismo centro de costo y al puesto
de trabajo se le pueden igualmente asignar diferentes clases de actividad de acuerdo a la tarifa
que se manejen para los proyectos.
Luego del cumplimiento de estos dos prerequisitos se puede proseguir con la creacin del
puesto de trabajo.
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Centro:
Puesto de trabajo:
Clase puesto trabajo:
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4.1
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ESTRUCTURACION
OBJETIVO:
ALCANCE:
4.3
Un proyecto con estructura contiene informacin bsica, control y gestin. En estas pestaas
se debe incluir informacin segn el proyecto.
Para las tres funciones en definicin de proyecto se deben ingresar a la transaccin requerida:
Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione el agrupador de carpeta para abrir
y cerrar
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4.3.1
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En la ventana siguiente, digite el cdigo del proyecto y seleccione del cuaderno del campo de
perfil de proyecto, su perfil y luego presione ENTER
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Solicitante
Fecha inicio
Fecha fin
Centro
CeBe Centro de beneficio
Sociedad CO
Sociedad
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13
02.01.2009
27.02.2009
730
85203125
2000
2000
El sistema muestra la tabla de elementos PEP para realizar el ingreso. Luego diligencie la
informacin como sigue:
Nivel
CODIGO PEP
NOMBRE DE
INDICADORES
FECHA
FECHA
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730-PC-3-08-003/1
2
2
730-PC-3-08-003/11
730-PC-3-08-003/12
730-PC-3-08-003/13
730-PC-3-08-003/14
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PEP
1
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PEP
Proyecto de
Consultora
Caldas
Contratacin
Ejecucin y
Control
Ampliacin de
sede
Liquidacin y
cierre
(visto)
Plan,Imp,Fact
INICIO
02.01.2009
FIN
27.02.200
Imp,Fact
Imp,Fact
02.01.2009
02.01.2009
27.02.200
31.02.200
Plan,Imp,Fact
02.02.2009
27.02.200
Plan,Imp,Fact
02.01.2009
27.02.200
Nivel
PEP
CODIGO PEP
Centro de costo
Solicitante
Sociedad
1
2
2
2
2
730-PC-3-08-003/1
730-PC-3-08-003/11
730-PC-3-08-003/12
730-PC-3-08-003/13
730-PC-3-08-003/14
95203125
95203125
95203125
95203125
95203125
2000
2000
2000
2000
2000
Centro de
costo
Responsable
95203125
95203125
95203125
95203125
95203125
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Estos datos indican la planificacin de fechas de duracin del proyecto y reporta los das de
duracin en tiempo laborar hbil (sin sbados ni domingos) de cada PEP.
En competencias digite el centro de costo responsable y el centro de costo por cada
PEP segn la tabla (por cada sociedad 2000 y cada CeCo oprima ENTER para continuar con
el siguiente.)
4.3.2
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En la ventana siguiente digite el cdigo del proyecto a modificar y luego oprima ENTER.
Haga clic sobre la pestaa donde ubica los datos a modificar, por ejemplo, se cambiar a este
proyecto el indicador de facturacin. Se retira el visto de facturacin de los PEP 11, 12 y 13.
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4.3.3
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En la ventana siguiente digite el cdigo del proyecto a modificar y luego oprima ENTER.
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En el manejo de Gestion de proyectos se pueden hacer varias funciones dentro de una misma
transaccin
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Una funcin muy amplia de manejo para proyectos es CJ20N, esta funcin permite la creacin
completa de un proyecto y la operacin y ejecucin de varias actividades generales para
modificar editar visualizar y notificar entre otras ms
Tome para el ejemplo, el siguiente esquema de proyecto para realizar varios procesos
Sede:
Tipo de proyecto
Tipo de financiacin
Ao de creacin
Consecutivo
444
AC
3
08
003
y cerrar
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o la creacin
de un
CREACION DE PROYECTO
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Aparece esta ventana en la cual se identifican tres reas importantes del manejo de proyectos
marcados en cuadros en rojo con la siguiente definicin:
AREA
RESUMEN DEL
PROYECTO
POOL
DE TRABAJO Y
MODELOS
AREA
DE VISUALIZACION
DETALLADA DEL
PROYECTO
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Oprima ENTER doble vez en los que surge el siguiente mensaje informativo
En seguida la ventana muestra las pestaas disponibles para entrar la informacin del
proyecto.
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Dato
9
9
19.02.2008
27.03.2009
444
84441128
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Grabe
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salga
4.4.2
El sistema muestra la ventana para el ingreso del cdigo de proyecto nuevo. Ingrese un codigo
del proyecto propuesto y haga clic en los binculos para buscar un numero prximo libre de
cdigo de proyecto. Con esto el sistema abre la segunda ventana, presione ENTER doble vez
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Doble clic en ENTER y sale el codigo sugerido por el sistema y vuelva a presionar ENTER.
Luego el sistema pide el ingreso de datos obligatorios del PEP
Campo
cdigo de responsable
Codigo de solicitante
Fecha inicio
Fecha fin
Centro
CEBE
Dato
9
9
13.01.2009
18.12.2009
444
84441128
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4.4.3
VISUALIZACION DE PROYECTO
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Aqu se puede observar todo el proyecto en cualquiera de las reas. El proyecto aparece
agrupado en la parte superior izquierda.
Para ver el detalle de elementos haga clic en el agrupador
Democracia
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Use las barras de desplazamiento encerradas en ovalos rojos, para ver la informacin arriba y
abajo o de izquierda a derecha
Para ver la informacin del rea de detalle seleccione un elemento cualquiera y verifique la los
datos de cabecera o las pestaas haciendo clic en la requerida como sigue:
Seleccione el Componente Capacitacin Tcnica y Constr d CS y aparece lo siguiente:
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MODIFICACION DE PROYECTO
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Ingrese aqu el nuevo nombre en Articulacin en Formacion hacia Educacin Superior segn la
capacidad de texto del campo.
En el campo de definicin frente al cdigo del proyecto y luego Grabe
y Salga
Con
4.4.5
El procedimiento para crear cada uno de estos elementos depende del requisito de cada uno
como se explica a continuacin.
Digite en el campo de transacciones CJ20N y presione ENTER
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4.4.5.1
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DE UN ELEMENTO PEP
Este elemento requiere que se tenga el elemento principal del proyecto identificado con el
smbolo
que es el general.
Tome el smbolo
PEP principal
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Se modifica la informacion necesaria en cada campo por ejemplo cambiar Clase de proyecto
de Academico a Institucional.
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Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER
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Seleccione el PEP principal o el PEP secundario haciendo clic sobre el proyecto para visualizar
su informacin
Seleccione las pestaas para ver la informacin de cada una de ellas
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Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER
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Seleccione el PEP secundario haciendo clic sobre el mismo para visualizar su informacin
Los grafos son elementos utilizados para agrupar operaciones y se identifican con el smbolo
. Para crear un grafo se toma con el ratn desde el area de Pool de trabajo donde
estan todos los elementos y se traslada hacia el elemento PEP que se le va a aadir y se
suelta
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Capacitacin general
PGFUNI
PER
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y Salir
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Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER
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Por ejemplo seleccione la pestaa de Asignacion y cambie el centro de costo responsable por
94443440 digite ENTER.
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Al terminar Grabe
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Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER
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Haga clic en el grfo para ver el detalle en la parte derecha y revise cada pestaa que sea
necesaria
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Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER
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. Segn la clase de
Al tomarla y trasladarla hasta el grfo emerge en la parte derecha los detalles de la operacin
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Aqu se debe tener en cuenta los siguientes datos para ingresar solo ubicando el cursor dentro
de cada campo sin ENTER
Descripcin de la operacin
Puesto de trabajo
Trabajo (cantidad)
Unidades de trabajo
Clase de actividad
Prioridad
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Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER
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para ver el contenido de las pestaas o solo haga clic sobre las pestaas para
Titulo de pestaa
Propia
Contenido
Indica que la operacin es interna
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Externa
Fechas
Asignacin
Text(o) exp(licativo)
Campos usuario
Calificacin
Asignacin de personas
Dat. Adicionales
Progreso
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Grabe
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Seleccione el proyecto, para el caso Articulacin en formacin hacia Educ con un doble clic y
presione ENTER
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Seleccione en el Area resumen la operacin a ser borrada y haga clic sobre la misma, luego
haga clic en el icono de borrar
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Grabe
y Salga
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del proyecto
PLANIFICACION
5.1
OBJETIVO
Determinar dentro de los componentes de un proyecto las fechas lmites de las etapas de
ejecucin o duracin y los ingresos y gastos se causaran en ellas.
5.2
ALCANCE
5.3.1
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Emerge la siguiente pantalla con dos areas. La primera es de creacion con datos nuevos y la
segunda para escoger el modelo de uno ya creado. En el ejemplo se escoge la creacin con
datos nuevos.
AREA DE CREACION
CON DATOS NUEVOS
AREA DE CREACION
CON MODELO
EXISTENTE
444AC308004
Proyecto Acadmico para La
estrella
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23.12.2008
31.07.2009
Luego presione ENTER y el sistema muestra una tabla de planificacin para hacer el ingreso
de los elementos PEP del proyecto
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En este cuadro esta la estructura bsica para ingresar los siguientes datos:
Nivel
PEP
Cdigo PEP
Nombre del PEP
Inicio
Proyecto Acadmico para La
23.12.200
1 444-AC-3-08-004/1
Estrella
8
23.12.200
2
444-AC-3-08-004/11
Produccin de material didctico
8
23.12.200
2
444-AC-3-08-004/12
Infraestructura tecnolgica
8
23.12.200
2
444-AC-3-08-004/13
Adquisicin de recursos virtuales
8
04.03.200
2
444-AC-3-08-004/14
Acciones de mercadeo y ventas
9
23.12.200
2
444-AC-3-08-004/15
Gestin administrativa
8
Fin
31.07.2009
27.02.2009
31.07.2009
26.03.2009
31.07.2009
31.07.2009
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Grabe para verificar la diligencia de datos. El sistema muestra que faltan datos en otras
ventanas; se ingresan, por ejemplo los siguientes datos para la pestaa de competencias
Nivel
Cdigo Cdigo
Centro de
Centro de
PEP Cdigo PEP
Resp
Solicit Sociedad
Costo
Sociedad
Costo
Sociedad
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
1
1
6
6
2000
0
2000
0
2000
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
11
2
6
6
2000
0
2000
0
2000
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
12
2
6
6
2000
0
2000
0
2000
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
13
2
6
6
2000
0
2000
0
2000
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
14
2
6
6
2000
0
2000
0
2000
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
15
2
6
6
2000
0
2000
0
2000
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Y luego se indican los siguientes datos para asignacin en todos los PEP
Nivel PEP
Cdigo PEP
Sociedad Centro
CeBe
1
444-AC-3-08-004/1
2000
444
84441120
2
444-AC-3-08-004/11
2000
444
84441120
2
444-AC-3-08-004/12
2000
444
84441120
2
444-AC-3-08-004/13
2000
444
84431100
2
444-AC-3-08-004/14
2000
444
84431100
2
444-AC-3-08-004/15
2000
444
84431100
Al finalizar cada uno presiona ENTER para aceptar la informacin en el PEP y al concluir se
graba
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El sistema muestra la estructura del proyecto. Verifique la informacin que necesita cambiar,
ingrese a la ventana y entre la informacin nueva en cada campo requerido
En este ejemplo se cambio lo siguiente en la pestaa de fechas extremas y el centro de
beneficio en la pestaa de cada elemento PEP incluido el principal:
444-AC-3-08-004/12
Definicin
Infraestructura tecnolgica y tcnica
444-AC-3-08-004/13
Fecha fin
26.03.2009
444-AC-3-08-004/14
Definicin
Acciones de mercadeo y ventas
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Para la pestaa de Datos Bsicos observe los datos haciendo clic en esta ventana:
Para la pestaa de asignacin observe los datos haciendo clic en esta ventana:
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5.4
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rea de creacin de
proyecto
rea de
modelos de
proyecto
En el rea de creacin de proyecto ingrese la siguiente informacin de un proyecto:
Definicin
444-AC-3-08-005
Denominacin
Proyecto Acadmico Bogot Sur LE
Inicio
23.12.2008
Fin
31.07.2009
Perfil de proyecto
Perfil de proyectos acadmicos
PrfTabPlanProy
Ps:perfilstandar
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rea de
elementos
de proyecto
rea de
estructuracin
de proyecto
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Del rea de pool de elementos se toman los PEP, los grafos, las operaciones y dems
elementos que sean necesarios y se trasladan hacia el rea de estructuracin
La tecla ENTER durante el INGRESO de datos indica al sistema la finalizacin del mismo y no
admite entrar ms informacin.
Para el ejemplo ingrese la siguiente informacin para el proyecto.
PEP Principal
Digitar el nombre del
Proyecto Acadmico Bogot Sur
proyecto
PEP secundario 1
PEP 11 Componente 1
Produccin de material didctico
PEP secundario 2
PEP 12 Componente 2
Infraestructura tecnolgica
PEP secundario 3
PEP 13 Componente 3
Adquisicin de recursos virtuales
PEP secundario 4
PEP 14 Componente 4
Accin de mercadeo
PEP secundario 5
PEP 15 Componente 5
Gestin Administrativa
Para el elemento principal con el nombre del proyecto se traslada el PEP en la primera lnea
indicada con la primera fecha en rojo y los dems PEP se colocan como secundarios pegando
el PEP sobre el PEP principal indicado con la segunda flecha en naranja; estos llevan los
nombres de los Componentes
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Estos datos en el recuadro rojo, se deben ingresar manualmente dentro del campo. Solo
oprima ENTER cuando ya NO ingrese ms informacin.
Luego planifique los datos de fechas en las columnas de fecha inicio y fecha fin frente a los
nombres de los PEP as:
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El sistema realiza una grfica con barras de Gantt en color azul en la parte derecha mostrando
la programacin de los componentes y el nombre del mismo.
Para los datos mnimos se deben verificar las pestaas de cada PEP e ingresar la siguiente
informacin. Para esto haga doble clic en el PEP inicial
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Para cada PEP se debe ingresar la informacin requerida como sigue solicitando esta pantalla
con doble clic en el PEP:
Cdigo 9
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Solicitante
CeCo responsable ( Centro de Costo)
CeCo solicitante ( Centro de Costo)
So solicitante (Sociedad)
Elemento de planificacin
Elemento de imputacin
Elemento de facturacin
Integracin de proyecto
En la pestaa de Asignacin
Centro
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Cdigo 9
94411120 en Sociedad 2000
94411120 en Sociedad 2000
2000
Visto (para adoptar fechas de trabajo)
Visto (para manejar cifras)
Visto (para hacer cobros con factura)
Visto
200
Aparece la siguiente pantalla con la informacin que se debe ingresar del proyecto a modificar;
aqu ingrese por ejemplo el proyecto con codificacin 444-ac-3-08-004 y ENTER
El sistema muestra esta pantalla para modificar los datos del proyecto Acadmico para la
Estrella
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Aqu se visualiza la estructura del proyecto con el PEP principal en primer nivel y los
componentes en segundo nivel, tambin se observan las fechas de inicio y fin de cada PEP y
el diagrama de barras de Gantt en la parte derecha.
Esta informacin se puede modificar completa aqu, ubicndose sobre el campo requerido y
editando la informacin que se necesita, por ejemplo cambie lo siguiente:
Informacin actual
Informacin nueva
2 Infraestructura tecnolgica y tcnica
Infraestructura tecnolgica y tcnica (eliminar)
2 Acciones de mercadeo y ventas
Acciones de mercadeo y ventas (eliminar)
Fecha inicio de Produccin de material
De 23.12.2008 por 28.12.2008
didctico.
Tambin se pueden hacer las modificaciones haciendo doble clic en el PEP requerido y este
despliega la ventana de pestaas del elemento para editar y modificar la informacin ms
detallada en cada campo
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All se digita el cdigo del proyecto 444-AC-3-08-004, luego ENTER y aparece la pantalla de
visualizacin de elementos y el diagrama de Gantt
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Puede hacer doble clic en cada PEP y puede observar los datos de todo el proyecto
seleccionando diferentes pestaas del Elemento
Al final Salga del sistema
PROGRAMACION PROYECTO
OBJETIVO
6.2
ALCANCE
6.3
LIBERACION DE UN PROYECTO
Un proyecto se debe liberar para permitir la integracin con los dems mdulos en la ejecucin
de sus tareas. Esta funcin hace que las fechas de facturacin, los pagos y las transacciones
del proyecto sean realizables y habilitan como activo al proyecto
Digite CJ20N en el campo de transacciones y ENTER
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El sistema abre la ventana para ingresar el cdigo del proyecto que se va a programar. Aqu
ingrese el cdigo del proyecto 444AC308004 y ENTER
En seguida el sistema ingresa al proyecto mostrando las tres reas de trabajo (Resumen de
elementos, Pool de elementos y rea de detalle del elemento)
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En cada Elemento en la pestaa existe un campo con el status donde aparece el status por
defecto que es abierto (ABIE). Esto indica que el proyecto aun esta en edicin y que se puede
modificar para definir cualquiera de sus elementos, pero no permite que se ejecuten
movimientos que relacionan los proyectos con la parte contable, el presupuesto, los materiales
las ventas u otras reas
Al efectuar la liberacin del proyecto o de alguno de sus elementos por individual el sistema
permite que se ejecute la interaccin o integracin entre los dems mdulos
Para realizar esta operacin en el sistema se debe hacer clic en el elemento PEP que se
requiere liberar y luego se realiza este procedimiento en el MENU. Ingrese por Tratar, marque
Status, luego Liberar.
Para liberar el proyecto completo se hace clic en el elemento superior del proyecto y se hace el
proceso
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El sistema abre la ventana para ingresar el cdigo del proyecto que se va a programar. Aqu
ingrese el cdigo del proyecto 444AC308001 y ENTER
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En seguida el sistema ingresa al proyecto mostrando las tres reas de trabajo (Resumen de
elementos, Pool de elementos y rea de detalle del elemento)
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Para iniciar las compras tenga en cuenta un cuadro con datos como el siguiente, haga clic en
el PEP de SUMINISTROS y lleve una operacin interna del rea del POOL de elementos al
PEP, llene la informacin de la parte derecha
MATERIAL
CANTIDAD
POSICION DE
CODIGO MATERIAL
ALMACEN
Archivador Areo
4
N
100300
Computador porttil
4
N
100021
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100300
100021
Und
un
Un
Cant
4
4
Denominacin
Archivo areo
Computador
porttil
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Cdigo
material
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Posicin de
Inventario
(no tiene
almacn)
N
N
y en la ventana de lista de
Organizacin
de Compras
(grupo de
material)
1000
1000
Solicitante
Proyectos
Proyectos
Ingrese los cdigos de los materiales o bsquelos dentro del Match Code (genera una lista de
seleccin)
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Oprima ENTER y luego emerge la ventana de la Solicitud de Pedido siguiente por cada
material
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Oprima ENTER
El sistema los datos restantes. Ingrese los datos completos de cantidad, unidad y cuenta
mayor a la que se cargara el costo
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Oprima ENTER
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Optima ENTER
Ingrese los datos completos de cantidad, unidad y cuenta mayor a la que se cargara el costo
Oprima Enter
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Con estos pedidos el departamento de compras y servicios tramitar la solicitud y entregara los
materiales segn la fecha indicada en la compra
Salga del proyecto
6.5
ASIGNACION DE PERSONAL
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Para realizar la asignacin de personal se debe hacer los siguientes ajustes al Grafo de estas
compras. Haga clic en GRAFO Personal - 5000046, luego pestaa ASIGNACION, luego botn
de CONTROL PRESUPUESTAL
Indique la posicin presupuestaria que corresponde a la cuenta mayor que llevara el costo
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Busque la cuenta con el match code indique las cuentas 74*(comodn) y la entidad CP 200 y
ENTER
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Luego en el campo de fondo busque con el match code el cdigo del fondo
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Indique como un material el servicio de personal que se asignar, seleccionando con el match
code del campo, en la ventana siguiente oprima ENTER para ver el listado de SERVICIOS.
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Aqu indique la posicin de almacn como N (no necesita almacn). Puede usar los binculos
para hacer bsqueda filtro ingresando las primeras letras del texto SERVI
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Indique la cantidad y la unidad de personal, para el ejemplo 1 unidad pero esto se ajusta a das
horas o meses
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Grabe la informacin
para que el sistema genere la solicitud de pedido. El sistema se sale
del proyecto. Ingrese y visualice la Solicitud de pedido de personal
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Aparece la ventana siguiente solicitando el cdigo del proyecto, ingrselo y oprima ENTER
El sistema muestra la siguiente ventana con las fechas del proyecto por cada elemento PEP
(Componente).
El rea blanca indica los campos modificables y el rea azul es rea restringida. En el cuadro
de fechas se har los siguientes cambios:
PEP
INICIO
ANTERIOR
INICIO
POSTERIOR
INICIO
ANTERIOR
FIN
POSTERIOR
PRINCIPAL
22.12.2008
09.12.2008
28.02.2009
27.03.2009
460-PS-4-08-001/11
23.12.2008
09.12.2008
28.02.2009
20.02.2009
460-PS-4-08-001/12
23.12.2008
28.02.2009
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460-PS-4-08-001/13
23.12.2008
28.02.2009
460-PS-4-08-001/14
23.12.2008
28.02.2009
Ingrese a cada campo y modifique las fechas como en el cuadro propuesto, y al final debe
quedar as:
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Aparece la ventana siguiente solicitando el cdigo del proyecto, ingrselo y luego oprima
ENTER.
El sistema muestra esta pantalla con las fechas pronstico del proyecto:
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Haga las modificaciones sobre las fechas pronstico, como el ejemplo (se digita el 15.12.2008
inicio y 06.03.2009 para fin)
Y luego grabe
6.6.3
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VERSIN: 1.0
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del 2008
Haga los cambios en las fechas reales del proyecto. Estas solo se cambian con la ejecucin
del proyecto en los casos de notificaciones.
Visualice todos los campos necesarios y luego salga del proyecto
6.6.4
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del 2008
Visualice todos los campos necesarios seleccionando la pestaa y luego salga del proyecto
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6.6.5
VERSIN: 1.0
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FECHA: 15 de Diciembre
del 2008
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6.6.6
VERSIN: 1.0
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6.7
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PLANIFICACION DE COSTOS
El sistema pide el ingreso del cdigo del proyecto, ingrselo y oprima ENTER.
Se muestra la siguiente tabla con plan de costes del proyecto. Ingrese los costes que el
proyecto va a tener.
Recuerde que el proyecto solo mostrar los campos disponibles para programar siempre que
el PEP se haya definido como elemento de planificacin de la pestaa de Datos Bsicos, por
este motivo los PEP terminados con nmero 11, 12,13 permiten hacer planificacin pero el
terminado en 14 no tiene el campo disponible.
El sistema programa por defecto el total del proyecto que puede dividirse en varios aos, pero
si el periodo esta dentro de un periodo contable (un ao entre enero y diciembre) el total
presupuestado ser uno solo.
Seleccione el ao si su programacin est dividida en varios aos y seleccione el ao a
programar en el campo de PERIODO
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Ingrese los costes que el proyecto utilizar para su ejecucin como aparece en la siguiente
ventana. Tenga en cuenta que el PEP principal es un agrupador de costes de los PEP de nivel
2, Para este caso se programa todo el proyecto y luego se dividen los montos del aos 2008 y
luego del ao 2009.
Teniendo la planificacin total se procede a seleccionar por aos, escoja el ao 2008 as, e
ingrese los costes.
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El sistema muestra la tabla con los campos vacos para el ao 2008, pero tiene en cuenta los
montos ya ingresados en el total.
Ingrese los valores como en la siguiente pantalla y verifique que el sistema distribuye y
determina el plan total.
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El sistema permite otra opcin para la planificacin por PEP indicndole el monto en cada ao
de la siguiente manera:
Para el PEP PRINCIPAL puede ingresar la informacin por aos as:
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en el PEP 12
en el PEP 13
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Ahora con la informacin ingresada, se puede desplazar hacia arriba y hacia abajo para ver
los datos y confirmar para poder guardar la informacin.
Grabe
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6.8
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El sistema muestra una ventana solicitando el cdigo del proyecto. Ingrese el cdigo y
presione ENTER.
Muestra luego una ventana con los datos de fechas de costos TOTAL, y permite elegir el ao a
visualizar. Se pueden observar los costes en general de todas las columnas, desplazndose
con las barras verticales y horizontales sealadas con flechas rojas en la ilustracin:
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para seleccionarlo.
Otra forma de visualizar los datos es hacer clic en el botn de resumen anual. El sistema
muestra la siguiente variacin de presentacin. Existe la opcin de ver tambin la planificacin
pero se puede seleccionar por cada PEP y por ao. Desplcese con las flechas negras
hacia arriba o hacia abajo para ver el costo de cada PEP
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El plan de ingresos del proyecto hace referencia al dinero que llegar a los fondos por medio
de los financiadores o a las cuentas de ingresos.
Digite CJ42 en el campo de transacciones y presione ENTER.
El sistema pide el cdigo del proyecto para planificar ingresos, digite el cdigo y oprima
ENTER.
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Para hacer la planificacin de ingresos el Proyecto debe contener PEP en su pestaa de Datos
Bsicos en Indicadores operativos una planificacin de ingresos y oprima ENTER.
Aqu puede ingresar los datos totales del proyecto por cada PEP y visualice en la siguiente
ventana:
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y Salga de la planificacin
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PRESUPUESTACION
OBJETIVO
Determinar la asignacin presupuestal dependiendo de la planificacin de costos y gastos
en que incurrir el proyecto con el detalle necesario para su ejecucin
ALCANCE
Con la informacin del captulo se dispondra al usuario para que determine un modelo de
ingresos y gastos del proyecto
El presupuesto debe ser definido en la creacin manual del proyecto e informado a
PRESUPUESTOS para hacer la asignacin necesaria y para esto se debe realizar un
cuadro de datos bsicos que indicara que requiere llevar para ingresos y egresos
Proyecto
Sede
rea Funcional
Centro de
Beneficio
460-PS-4-09-001
INICIO
84606005
FIN
Enero 1/2009
Febrero 28/2009
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Centro de Costo
Fondo
PEP
460PS-4-09-001/11
94606005
Componentes
R1. Granja
Agroecolgica
Equipos y suministros
Funcionamiento
(Actividades)
Imprevistos
460PS-4-09-001/12
460PS-4-09-001/13
R2. Capacitacin
Personal
Imprevistos
Viajes Instancias
Funcionamiento
(gastos de gestin
Acadmica)
R3. Proyectos
Productivos
Capital Semilla
460PS-4-09-001/14
R4. Sistematizacin
Sistematizacin
Total Proyecto
7.1
2002
1001
Presupuesto
Recursos de
Cooperacin
41.400.000,0
0
13.200.000,0
0
23.200.000,0
0
5.000.000,00
7.600.000,00
4.100.000,00
3.500.000,00
Uniminuto
7.200.000,00
7430952005
7.200.000,00
7435959505
7430952005
28.600.000,0
0
1.100.000,00
12.400.000,0
0
12.400.000,0
0
27.500.000,0
0
15.300.000,0
0
15.300.000,0
0
8.100.000,00
8.100.000,00
69.500.000,0
0
4.300.000,00
4.300.000,00
55.400.000,0
0
Cta Mayor
7405959505
7405959505
7455959505
7410959505
7495959505
7435959505
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Entre a la transaccin presionando ENTER, all digite ZY10 como tipo de informe de
presupuesto en proyecto:
Presione el icono
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7.1.1
PRESUPUESTO
Muestra los valores segn la seleccin en la parte izquierda con el monto asignado total
disponible
7.1.2
COMPROMISO
Muestra el monto destinado para disponer a un rubro o una ejecucin de gasto
detallada
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7.1.3
OBLIGACIONES
Son valores que ya se han destinado para realizar pagos facturados
7.1.4
PAGOS
Son los valores que se han cancelado a los proveedores
7.1.5
UTILIZADO
Indica el total neto pagado en esta cuenta mayor
7.1.6
DISPONIBLE
Es el valor saldo del presupuesto menos el pagado
8.1
EJECUCION
OBJETIVO
ALCANCE
Con el proceso de ejecucin se define la cantidad de trabajo realizado para que se hagan
reportes de tareas de avance
8.3
Una operacin requiere ser notificado para indicar que las actividades se han ejecutado en su
totalidad cuando las operaciones ya han cursado el proceso completo para que al final de
cierre se pueda liquidar y cerrar el proyecto o especialmente en el caso de facturacin, los
hitos deben ser notificados para que se realice la facturacin y se ejecute el cobro en un
momento determinado
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Para hacer notificacin de una operacin, esta se debe haber liberado con anticipacin para
permitir este proceso
Para esto ingrese al Proyecto, ubquese en el elemento en el proyecto y haga clic en el men
principal en TRATAR STATUS LIBERAR.
En la notificacin el sistema solicita el cdigo del grafo (agrupador) donde se encuentra la
operacin y el cdigo de la operacin
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En la notificacin se debe incluir un visto sobre NotiFinal y Concluido como lo ilustra la ventana
anterior y en seguida presione ENTER. Grabe la informacin y salga del proceso.
8.4
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Oprima ENTER, visualice la informacin necesaria y luego salga del proceso con:
8.5
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Aparece un cuadro para verificar el cdigo del grafo y la operacin a la que se har la
Anulacin de la notificacin. Ingrese el cdigo de los dos datos y luego grabe
El sistema muestra este mensaje para aprobar la anulacin notificacin, al cual se le hace clic
a SI
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CIERRE
El cierre se realiza cuando ya el proyecto se ha terminado y se procede a liquidar todas
sus actividades y finalizarlo
9.1
OBJETIVO
Realizar la liquidacin parcial y total de un proyecto para hcaer u ncierre tcnico y un
cierre final
9.2
ALCANCE
Con este captulo el ususario podra determinar cuando se finaliza un proyecto, que cuentas
quedan por pagar y cuando se puede realizar el cierre y entrega de un proyecto
9.3
LIQUIDACION
Este instructivo hace relacin con la liquidacin peridica de proyectos aplicada de manera
individual a un determinado proyecto.
9.3.1
RECOMENDACIONES
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del 2008
9.4
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Manual de Proyectos PS
Nombre campo
Definicin proyecto
Elemento PEP
Grafo
VERSIN: 1.0
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del 2008
Descripcin
Cdigo que define un proyecto existente en el sistema
que est siendo desarrollado
Cdigo del Elemento PEP que identifica el
componente o fase del proyecto que se va a liquidar
Codigo del Grafo a liquidar. Para el caso de las
liquidaciones parciales a los Activos en Construccin
se debe liquidar del Grafo al Elemento PEP y luego
automaticamente del Elemento PEP al AF en
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inclusv. jerarqua
Incl. rdenes
Perodo liquidacin
Perodo contable
Ejercicio
Fecha referencia
Forma de proceso
Ejec. test
Lista detallada
Verif. datos variables
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construccin.
La activacin de ste checkbox permite la liquidacin
independiente de toda la estructura que depende de
un determinado elemento PEP
La activacin de ste checkbox permite la liquidacin
de las rdenes dependientes de las actividades del
grafo
Parmetro que indica el perodo mensual para el cual
se quiere liquidar el proyecto.
Parmetro que indica el perodo contable para el cual
se quiere liquidar el proyecto.
Parmetro que indica el ejercicio fiscal del perodo
para el cual se quiere liquidar el proyecto.
Fecha en la cual se referencia la liquidacin
Parmetro que indica la forma en que se quiere
procesar la liquidacin del proyecto. Para el caso se
ejecuta Automticamente
Elemento de control de proceso que permite una
realizar ejecucin de liquidacin de prueba
Elemento de control de proceso que permite
visualizar detalladamente el proyecto a liquidar y los
distintos parmetros de liquidacin que se utilizarn
Elemento de control de proceso que permite verificar
si posteriormente a la ltima liquidacin del proyecto
se han dado cambios en los datos relativos al status
del proyecto a la correspondiente norma de
liquidacin
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En sta imagen se visualizan, en cada caso, tanto el emisor (ubicado en la columna izquierda)
como el receptor (ubicado en la 3ra columna) de las actividades definidas en el proyecto, en
sta parte de la liquidacin se estn liquidando los costos considerados a nivel de grafos a los
elementos PEP correspondientes.
En este caso el emisor es el Grafo y el receptor es el Elemento PEP (Componente
correspondiente).
Para visualizar detalladamente la liquidacin (liquidacin de los costos de cada uno de los
grafos a los elementos PEP) seleccione con el cursor frente al cdigo del Grafo y haga clic en
el icono
, aparecer entonces la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento
PEP / grafo Cargos emisor que se muestra a continuacin:
En la imagen se visualiza que, para el proyecto del ejemplo, el emisor de las actividades del
grafo 5000044 del proyecto, a travs del elemento de costo 7435952405, por un monto de
279.924 pesos colombianos (COP).
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En la cual se visualiza que el receptor del grafo 5000044 del proyecto (emisor) es el elemento
PEP 520-PS-4-08-003/13 por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP), a travs del
elemento de costo 7435952405.
Como hasta el momento la liquidacin del proyecto se ha hecho a modo de prueba (test), haga
varias veces clic en el icono
(Back) hasta que aparezca la imagen Liquidacin real:
Proyectos / elementos PEP / grafos, que se muestra nuevamente a continuacin:
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Complete los campos tal y como se indic en la tabla, excepto en que ahora no debe marcar el
checkbox Ejec.test, ahora haga clic en el icono
(Ejecutar) nuevamente, aparecer la
imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP / grafos Lista bs.
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Seleccione con el cursor el monto de su inters, ubicado frente a cualquiera de los valores
liquidados, en este caso un item, haga clic en el icono
, y aparecer
finalmente la imagen Lista de documentos en Contabilidad General, que se muestra a
continuacin, y que indica tanto el tipo como el nmero del documento financiero, asociado a la
liquidacin del proyecto.
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A su vez, si desea un mayor detalle en la visualizacin de algn documento financiero haga clic
en
habiendo seleccionado la posicin, y entonces finalmente aparecer la imagen Detalle
Visualizar, que es mostrada a continuacin.
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Definicin proyecto
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Descripcin
Cdigo que define un proyecto existente en el sistema
que est siendo desarrollado
Cdigo del Elemento PEP que identifica el
componente o fase del proyecto que se va a liquidar.
Para el caso se debe liquidar del Elemento PEP al AF
en construccin.
Codigo del Grafo a liquidar.
La activacin de ste checkbox permite la liquidacin
independiente de toda la estructura que depende de
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Incl. rdenes
Perodo liquidacin
Perodo contable
Ejercicio
Fecha referencia
Forma de proceso
Ejec. test
Lista detallada
Verif. datos variables
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del 2008
En sta imagen se visualizan, en cada caso, tanto el emisor (ubicado en la columna izquierda)
como el receptor (ubicado en la 3ra columna) de las actividades definidas en el proyecto, en
sta parte de la liquidacin se estn liquidando los costos considerados a nivel de grafos a los
elementos PEP correspondientes.
En este caso el emisor es el Elemento PEP y el receptor es el Activo Fijo en Construccin).
Para visualizar detalladamente la liquidacin (liquidacin de los costos de cada uno de los
Elementos PEP a AF en construccin) seleccione con el cursor frente al Elemento PEP y haga
clic en el icono
, aparecer entonces la imagen Liquidacin real: Proyecto /
elemento PEP / grafo Cargos emisor que se muestra a continuacin:
En la imagen se visualiza que, para el proyecto del ejemplo, el emisor es el Elemento PEP
520-PS-4-08-003/13, a travs del elemento de costo 7435952405, por un monto de 279.924
pesos colombianos (COP).
Haga clic en el icono
(Back) y en seguida haga clic en el icono
, aparecer
entonces la imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP grafos Cargos receptor
que es mostrada a continuacin:
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En la cual se visualiza que el receptor del (emisor) es el Activo Fijo en Construccin 3000001
por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP), a travs del elemento de costo
7435952405.
Como hasta el momento la liquidacin del proyecto se ha hecho a modo de prueba (test), haga
varias veces clic en el icono
(Back) hasta que aparezca la imagen Liquidacin real:
Proyectos / elementos PEP / grafos, que se muestra nuevamente a continuacin:
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Complete los campos tal y como se indic en la tabla, excepto en que ahora no debe marcar el
checkbox Ejec.test, ahora haga clic en el icono
(Ejecutar) nuevamente, aparecer la
imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP / grafos Lista bs.
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Seleccione con el cursor el monto de su inters, ubicado frente a cualquiera de los valores
liquidados, en este caso un item, haga clic en el icono
, y aparecer
finalmente la imagen Lista de documentos en Contabilidad General, que se muestra a
continuacin, y que indica tanto el tipo como el nmero del documento financiero, asociado a la
liquidacin del proyecto.
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Documento CO:
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9.4.3
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Descripcin
Tipo de imputacin. Se indica el tipo de receptor que
se requiere para la liquidacin.
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Receptor de liquidacin
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Clic en el icono
Y se llena el campo de Centro de Beneficio.
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Enter
Doble
para volver al proyecto y asignar las siguientes normas de liquidacin.
Sobre cada componente se repite el mismo proceso.
Para el caso de tener Activos Fijos en Construccin, se debe primero verificar la ejecucin de
los pasos 1. y 2. del presente manual. Luego si se ingresa a generar la Norma de Liquidacin
final para liquidar de un AF en construccin a un AF real.
Para el ejemplo el componente de inversin al que se le ejecuto la liquidacin al AF en
construccin es el siguiente:
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Clic en
Grabe
9.4.3.2 LIQUIDACIN TOTAL DEL PROYECTO (CJ88)
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Ejecutar
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Luego de verificar que no existen errores se ejecuta real y se verifican los documentos
contables generados.
Salga del proceso
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CIERRE TECNICO
Se realiza para no ingresar mas operaciones ni actividades aunque este pendientes mas pagos
o liquidaciones por realizar pero el proyecto ya no tendra mas ejecucin.
Ingrese al proyecto por CJ20N, seleccione el proyecto e ingrese al men principal haga clic en
TRATAR, STATUS, CIERRE TECNICO
CIERRE
El cierre definitivo se realiza cuando el proyecto no realizar ningun tipo de actividad ya sea
operacin o pago alguno, por lo tanto con este proceso el proyecto queda totalmente
inhabilitado.
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