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MANUAL DE USUARIO

Manual de Proyectos PS

VERSIN:1.0
CDIGO:PF-PDC
FECHA:15 de Diciembre
del 2008

MANUAL DE USUARIO
GESTION DE PROYECTOS
UNIMINUTO

MANUAL DE USUARIO
Manual de Proyectos PS

VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO.............................................................................................................................................6

2 ALCANCE.............................................................................................................................................6

3 DATOS BSICOS...................................................................................................................................7
3.1 OBJETIVO.....................................................................................................................................7
3.2 ALCANCE......................................................................................................................................7
3.3 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO ........................................................................7
3.3.1 CREAR DEFINICIN DE PROYECTO........................................................................................................8
3.3.2 MODIFICAR EN DEFINICIN DE PROYECTO........................................................................................12
3.3.3 VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO..................................................................................13
3.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP................................................................14
3.4.1 CREAR ELEMENTO PEP........................................................................................................................16
3.4.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP.........................................................................................................20
3.4.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP...............................................................................................................21
3.5 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR...............................................24
3.5.1 CREACIN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR.........................................................................................25
3.5.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR.......................................................................................27
3.5.3 VISYALIZAR ELEMENTO PEP ESTNDAR.............................................................................................28
3.6 CREACION MODIFICACION Y VISUALIZACION DE GRAFO.............................................................29
3.6.1 CREACION DE GRAFO..........................................................................................................................31
3.6.2 MODIFICACION DE GRAFO.................................................................................................................34
3.6.3 VISUALIZACION DE GRAFO.................................................................................................................35
3.7 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN GRAFO ESTANDAR............................................................37
3.7.1 CREACION DE GRAFO ESTANDAR.......................................................................................................38
3.7.2 MODIFICAR GRAFO ESTANDAR..........................................................................................................39
3.7.3 VISUALIZACION DE GRAFO ESTANDAR...............................................................................................41
3.7.4 BORRADO DE GRAFO ESTANDAR.......................................................................................................41
3.8 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP................................................................44
3.8.1 CREAR ELEMENTO PEP........................................................................................................................46
3.8.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP.........................................................................................................50
3.8.3 VISUALIZAR ELEMENTO PEP...............................................................................................................51
3.9 CREACINPLANIFICACION Y VISUALIZACION DE VALOR ESTADSTICO..........................................54
3.9.1 CREACIN DE VALOR ESTADSTICO....................................................................................................54

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3.9.2 PLANIFICACION DE VALOR ESTADISTICO EN ELEMENTO PEP............................................................55


3.9.3 VISUALIZACION DE VALOR ESTADISTICO PARA PEP...........................................................................60
3.10 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTO DE TRABAJO............................................................62
3.10.1 CREACIN DE CLASES DE ACTIVIDAD..............................................................................................62
3.10.2 MODIFICAR CLASE DE ACTIVIDAD....................................................................................................65
3.10.3 VISUALIZAR CLASE DE ACTIVIDAD....................................................................................................67
3.10.4 PLANIFICACIN DE TARIFAS A CLASES DE ACTIVIDAD....................................................................68
3.10.5 MODIFICAR Y VISUALIZAR PLANIFICACIN DE TARIFAS (KP26 Y KP27)...........................................69
3.11 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTOS DE TRABAJO .........................................................72
3.11.1 CREAR PUESTO DE TRABAJO ............................................................................................................72
4 ESTRUCTURACION.............................................................................................................................79
4.1 OBJETIVO:..................................................................................................................................79
4.2 ALCANCE:...................................................................................................................................79
4.3 CREACION, MODIFICACION Y VISUALIZACIN DE PROYECTO CON ESTRUCTURA.........................79
4.3.1 CREACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA.....................................................................................81
4.3.2 MODIFICAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA...................................................................................84
4.3.3 VISUALIZAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA...................................................................................86
4.4 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO.......................................................................88
4.4.1 CREACION DE PROYECTO....................................................................................................................91
4.4.2 CREACION DE PROYECTO COMO COPIA DE OTRO MODELO.............................................................95
4.4.3 VISUALIZACION DE PROYECTO...........................................................................................................98
4.4.4 MODIFICACION DE PROYECTO.........................................................................................................103
4.4.5 CREACION DE ELEMENTO PEP, GRAFO Y OPERACION......................................................................104
5 PLANIFICACION...............................................................................................................................131
5.1 OBJETIVO.................................................................................................................................131
5.2 ALCANCE..................................................................................................................................131
5.3 CREACIN, MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIN EN
ESTRUCTURA..................................................................................................................................131
5.3.1 CREACIN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIN EN ESTRUCTURA............................................131
5.3.2 MODIFICACION DE PLANIFICACION DE ESTRUCTURA......................................................................136
5.3.3 VISUALIZACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA..........................................................................138
5.4 CREACIN, MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE PROYECTO (TABLA DE PLANIFICACIN)..........140
5.5 MODIFICACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIN............................................146
5.6 VISUALIZACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIN............................................148
6 PROGRAMACION PROYECTO...........................................................................................................150

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6.1 OBJETIVO.................................................................................................................................150
6.2 ALCANCE..................................................................................................................................150
6.3 LIBERACION DE UN PROYECTO..................................................................................................150
6.4 COMPRA DE MATERIALES.........................................................................................................154
6.5 ASIGNACION DE PERSONAL .....................................................................................................163
6.6 MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE FECHAS DE PROYECTO.....................................................172
6.6.1 MODIFICACION DE FECHAS EXTREMAS............................................................................................172
6.6.2 MODIFICACION DE FECHAS PRONSTICO........................................................................................174
6.6.3 MODIFICACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO..........................................................................175
6.6.4 VISUALIZACION DE FECHAS EXTREMAS DE PROYECTO....................................................................176
6.6.5 VISUALIZACION DE FECHAS PRONOSTICO DE PROYECTO................................................................178
6.6.6 VISUALIZACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO..........................................................................179
6.7 PLANIFICACION DE COSTOS......................................................................................................180
6.8 VISUALIZACION DE COSTOS DE UN PROYECTO..........................................................................187
6.9 PLANIFICACION DE INGRESOS EN UN PROYECTO.......................................................................190
6.10 VISUALIZACION DE PLANIFICACION DE INGRESOS DE PROYECTO.............................................193
7 PRESUPUESTACION.........................................................................................................................196
7.1 VISUALIZACION DE PRESUPUESTO PARA PROYECTO..................................................................197
7.1.1 PRESUPUESTO...................................................................................................................................200
7.1.2 COMPROMISO..................................................................................................................................200
7.1.3 OBLIGACIONES..................................................................................................................................201
7.1.4 PAGOS...............................................................................................................................................201
7.1.5 UTILIZADO .......................................................................................................................................201
7.1.6 DISPONIBLE.......................................................................................................................................201
8 EJECUCION.......................................................................................................................................201
8.1 OBJETIVO.................................................................................................................................201
8.2 ALCANCE..................................................................................................................................201
8.3 NOTIFICACION DE OPERACIN EN GRAFOS...............................................................................201
8.4 VISUALIZACION DE UNA NOTIFICACION....................................................................................203
8.5 ANULACION DE UNA NOTIFICACION.........................................................................................204
9 CIERRE.............................................................................................................................................206
9.1 OBJETIVO.................................................................................................................................206
9.2 ALCANCE..................................................................................................................................206
9.3 LIQUIDACION...........................................................................................................................206

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9.3.1 RECOMENDACIONES.........................................................................................................................206
9.4 LIQUIDACION PARCIAL Y TOTAL DE PROYECTOS.......................................................................207
9.4.1 LIQUIDACIN ACTIVIDADES DEL GRAFO A ACTIVOS EN CONSTRUCCIN PARA EL PROYECTO
(PARCIAL)...................................................................................................................................................207
9.4.2 LIQUIDACIN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS EN CONSTRUCCIN DEFINIDOS PARA EL
PROYECTO (CJ88) (PARCIAL)......................................................................................................................217
9.4.3 LIQUIDACIN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS FIJOS REALES, CENTROS DE COSTO O CUENTAS
DE MAYOR (CJ88) (PARCIAL O TOTAL).......................................................................................................229
9.5 CIERRE TECNICO.......................................................................................................................238
9.6 CIERRE......................................................................................................................................238

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OBJETIVO

La Gestin de proyectos para Uniminuto, permite realizar el seguimiento y control


administrativo y financiero, de cada unas de las actividades que estn orientadas a cumplir
unos objetivos especficos, en colaboracin con entes financiadores internos y externos.

ALCANCE

El manual de la Gestin de Proyectos puede tener una cobertura muy amplia en cada rea
de Uniminuto. Los proyectos son ejercicios que se desarrollan permanentemente con el
objeto de difundir el mensaje de la Organizacin Minuto de Dios y estn encaminados a la
academia, la proyeccin social y el desarrollo de la infraestructura propia.
El modulo de PS est organizado por captulos que agrupan las etapas propias del manejo
de un proyecto en SAP, Estas son las siguientes:
Datos Bsicos
Estructuracin
Planificacin
Presupuestacin
Ejecucin
Cierre
En este manual encontrara cada etapa desarrollada con sus correspondientes funciones en
las cuales identificar el desarrollo de un proyecto.

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3.1

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DATOS BSICOS

OBJETIVO

Con este captulo el usuario conocer la definicin de un proyecto y que elementos lo


componen y comprender la forma de crear, modificar y visualizar cada concepto.
3.2

ALCANCE

La utilizacin de estos conceptos dentro de proyectos permite hacer un conjunto de


elementos estndar o especficos que pueden ser usados para la creacin, el manejo y la
conformacin por partes de los proyectos.

3.3

CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO

Estas funciones se usan para identificar y asignar el codigo al proyecto nuevo


Teniendo identificado el cdigo del proyecto para el ejemplo
El cdigo ser 523-PC-3-08-001
Para las tres funciones en definicin de proyecto se deben ingresar a la transaccin requerida
Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik al agrupador de carpeta para abrir
y cerrar
Sede (Centro)
Tipo de proyecto
Tipo de financiacin
Ao de creacin
Consecutivo

segn la direccion siguiente)


523
PC
3
08
001

Men SAP Finanzas Sistema de proyectos \ Proyecto Funciones de actualizaciones


especiales Plan de la estructura del Proyecto \ Crear Modificar Visualizar

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Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transaccines (Transacciones CJ01 (crear),


CJ02 (modificar), CJ03 (visualizar))
Por ejemplo crear CJ01

y presione ENTER
3.3.1

CREAR DEFINICIN DE PROYECTO

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Entre en el editor la transaccion CJO1 Y ENTER, luego aparece la ventana siguiente:

Ingrese su cdigo en Def. Proyecto asi 200-PC-3-08-001 y luego ingrese el perfil de proyecto y
presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definicin del proyecto. Presione ENTER y surge otra ventana
para Crear proyecto- Definicin

En esta ventana aparecen cuatro pestaas para ingresar informacin de:

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Datos Bsicos
Status:
Edicion de proyecto:
Competencias:
Organizacin:
Fechas:

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Muestra el estado del proyecto ABIERTO


Muestra el Nombre de identificacin de
proyecto
Ingrese el codigo del Solicitante y el cdigo
del Responsable
Ingrese el cdigo del centro y el centro de
Beneficio
Ingrese las fechas de inicio
proyecto

y fin de le

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Control
Gestin

Otras funciones que no aplican


Otras funciones que no aplican

Testo Explicativo

Descripiciones y datos informativos

En seguida dele Grabar y salir

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3.3.2

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MODIFICAR EN DEFINICIN DE PROYECTO

Digite en el editor de transacciones JC02

Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto y presione ENTER

Sale la ventana con la informacin de definicin y pestaas del proyecto alli se puede cambiar
la deficinin del proyecto (Datos en texto de identificacin)
Poe ejemplo digite Consultoria a la Alcaldia de Chinchin por que el proyecto no tiene este
campo lleno

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Presione grabar y salir

3.3.3

VISUALIZACION EN DEFINICION DE PROYECTO

Digite CJ03 en el editor de transacciones y presione ENTER

Verifique los datos de definicin o de las pestaas con informacin del proyecto:

Luego presione salir

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CJ11-CJ12-CJ13-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP.doc


3.4

CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP

Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo al elemento PEP principal para
crear un proyecto y elementos PEP en de otros niveles.

El icono de un PEP principal es as


El elemento PEP secundario para componente es as:
Teniendo identificado el cdigo del proyecto para el ejemplo
Sede:
Tipo de proyecto
Tipo de financiacin
Ao de creacin
Consecutivo

523
PC
3
08
001

El cdigo ser 523-PC-3-08-001


El elemento principal del proyecto ser 523-PC-3-08-001/1
Para las tres funciones en definicin de proyecto se deben ingresar a la transaccin requerida:
Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione al agrupador de carpeta para abrir
y cerrar

segn la direccion siguiente:)

Men SAP Finanzas Sistema de proyectos Proyecto Funciones de actualizaciones


especiales Plan de la estructura del ProyectoElemento individual
Crear Modificar Visualizar

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Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transacciones (Transacciones CJ11 (crear),


CJ12 (modificar), CJ13 (visualizar))

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3.4.1

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CREAR ELEMENTO PEP

Entre en el editor la transaccion CJ11 y presione ENTER

Luego aparece la ventana siguiente:

Ingrese su cdigo en Def. Proyecto 200-PC-3-08-001 y luego digite el cdigo del elemento PEP
NUEVO 523-PC-3-08-001/1 y presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definicin del proyecto, presione ENTER.

Enseguida surge otra ventana para Crear elemento PEP. En esta ventana aparecen cuatro
pestaas para ingresar informacin de la siguiente tabla:

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Datos Bsicos
Prioridad
Integracin proyecto
Status
Competencias:
Indicadores operativos

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Ingrese la prioridad del proyecto, y haga clic a integracin


proyecto para integrar
Haga clic en el recuadro
Establece el estatus del elemento
Ingrese el codigo del Centro de CostoResponsable y el codigo
del Centro de Solicitante
Seleccione planificacin para planificar costos y tiempos.
Seleccione facturacin para hacer cobros y seleccione
Imputacin para registrar valores

Al terminar el ingreso obtiene la siguiente ventana:

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Luego ingrese la informacin de fechas del proyecto con el siguiente cuadro:


Fechas
Fechas extremas
Fechas pronstico
Fechas reales

Digite la fecha de incio y final del proyecto


Digite la fecha de incio y final del proyecto
para variaciones especiales
Se ver la variacin resultado de ejecutar el
proyecto

El sistema establece los dias hbiles con las fechas dadas.

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Esta pestaa de asignacin contiene informacin que se evala con otras funciones:

Las dems pstaas contienen datos que no aplican en Uniminuto y no se deben diligenciar.
Control
Gestin

No se afecta en esta funcin


No se afecta en esta funcin

Testo Explicativo

Descripiciones y datos informativos

En seguida escoja Grabar y Salga de la Creacin del PEP

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3.4.2

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MODIFICAR UN ELEMENTO PEP

Digite en el editor de transacciones CJ12 y presiona ENTER.

Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione
ENTER.

Modifique la prioridad por defecto NORMAL a URGENTE y el solicitante cambiando el Cdigo.


Haga clic al cuaderno
del campo de Prioridad y seleccione urgente. Al solicitante de
codigo 6 de Director por 11 de Coordinador de proyectos.

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Al terminar los cambios, presione grabar y salir

3.4.3

VISUALIZAR ELEMENTO PEP

Digite en el editor de transacciones CJ13 y presione ENTER.

Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elemento PEP a modificar y presione
ENTER.

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Luego se revisa la informacin necesaria en cada pestaa, por ejemplo, Datos Bsicos:

La pestaa de fechas

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La pestaa de asignacin:

Al terminar de ver haga Clic a salir


CJ91-CJ92-CJ93-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP Estandar.doc

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3.5

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CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR

Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo al elemento PEP estndar que
puede ser usado en los componentes de proyecto (hacen referncia a las macro actividades de
un proyecto).
Teniendo identificado el cdigo del proyecto para el ejemplo:
Sede:
Tipo de proyecto
Tipo de financiacin
Ao de creacin
Consecutivo

523
PC
3
08
001

El cdigo ser 523-PC-3-08-001


El elemento principal del proyecto ser 523-PC-3-08-001/1
Para las tres funciones en definicin de proyecto se debe ingresar a la transaccin requerida:
Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik al agrupador de carpeta para abrir
y cerrar

segn la direccion siguiente:)

Men SAP Finanzas Sistema de proyectos Datos bsicosModelos PEP Estndar \


Crear Modificar Visualizar

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Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transaccines (Transacciones CJ91 (crear),


CJ92 (modificar), CJ93 (visualizar))

3.5.1

CREACIN DE ELEMENTO PEP ESTANDAR

Entre en el editor la transaccion CJ91 y presione ENTER,

Luego aparece la ventana siguiente:

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Ingrese su cdigo en Def. Proyecto 523-PC-3-08-001/2 a crear, elija el perfil de proyecto en el


cuaderno

y presione ENTER.

La ventana siguiente indica la definicin del proyecto:

Oprima ENTER y se desplegar otra ventana para Crear elemento PEP Estndar.

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Aqu se diligencia informacin, si es necesaria grabar, para mantener el sistema por ejemplo:
Descripcion de definicin de proyecto
Cdigo de Responsable
Codigo de solicitante
11
Centro ()

Consultoria en Chinchin
11
523

En seguida Grabe y Salga

3.5.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP ESTANDAR


Digite en el editor de transacciones CJ92 y presione ENTER

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Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione
ENTER.

Se cambia para ESTE CASO, se aade al titulo del PEP y Segumimiento, si requieren
modificaciones de las pestaas; tambin se seleccionan y modifican los campos.

3.5.3

VISYALIZAR ELEMENTO PEP ESTNDAR

Digite en el editor de transacciones CJ93 y presione ENTER.

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Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione
ENTER

Aparecer la estructura del PEP y se verificar el contenido de cada pestaa:

En seguida Salga
CN21-CN22-CN23-Crear Modificar y Visualizar de Grfo.doc
3.6

CREACION MODIFICACION Y VISUALIZACION DE GRAFO

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El GRAFO es un elemento que agrupa operaciones y a su vez es agrupador dentro de un


elemento PEP. Actua como intermediario para informar notificacin de actividades
ejecutadas agrupar los costos fechas y recursos y es base para la planificacin.
Mtodo de ingreso 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Dele clik al agrupador de carpeta
para abrir

y cerrar

segn la direccion siguiente)

Puede ingresar a la transaccin digitndola en el campo de transacciones y ENTER o


ingresando la ruta as:

Un grfo se identifica con el siguiente icono

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3.6.1

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CREACION DE GRAFO

Un grfo requiere un proyecto con estructura de PEP principal, PEP de nivel 1 y luego PEP
para de nivel 2.
Digite CN21 para la creacin del grfo y oprima ENTER

Aparece la siguiente pantalla:

Segn la necesidad, que para el caso es imputacion con operaciones seleccione el perfil del
grafo. Luego especifique la clase de grfo para el caso PS02. Indique el centro si se
requiere en el que se va a usar el grfo por ejemplo 200, y luego idique la necesidad de
planificacin que para el caso es el manejo de insumos en el proyecto

Dele ENTER y aparecer la siguiente ventana para ingresar informacin:

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necesarios

Grafo
En la pestaa de programacin
Fecha inicio
Fecha Fin
Programacin

para

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Diligencie los campos


PROGRAMACION

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el

proyecto

asi,

para

la

primera

de

Texto para nombre de grafo


Digite la fecha en formato de DDMMAAAA
con solo 8 nmeros
Digite la fecha en formato de DDMMAAAA
con solo 8 nmeros
Definir como se efectuar la programacin

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Para las demas pestaas se indica en cada campo el valor o el cdigo necesario segn se
necesite y solo ser determinado por el tipo de proyecto.

Los proyectos no tienen afectacin con la informacin en las dems pestaas y por tanto no
se diligencian.

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Luego de estos ingresos se emite un nmero de grfo creado como confirmacin.

Grabe y Salga de la creacin

3.6.2

MODIFICACION DE GRAFO

Digitela CN22 en el campo de edicin de transacciones y presione ENTER

Sale un campo de grfo para ingresar el nmero para el caso el 5000036 de grfo a
modificar y oprima ENTER.

Sale la siguiente ventana y se modifican los datos de los campos con fondo blanco.

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Por ejemplo cambiamos la clase de programacin de hacia adelante a hacia atrs en la


parte de programacin.

Presione ENTER y en seguida dele Grabar y Salir


Se emite un mensaje con la modificacin

3.6.3

VISUALIZACION DE GRAFO

Digite CN23 en el campo de transacciones y ENTER

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Digite el cdigo del Grfo a visualizar y ENTER.

Y aparecen los datos del grfo y las pestaas disponibles para consultar:

Luego de ver la informacin del grfo Salga de la modificacin

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CN01-CN02-CN03-CN98-Crear Modificar Visualizar y Borrado de Grfo Standar.doc

3.7

CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN GRAFO ESTANDAR

Los grafos estandar son elementos agrupadores de operaciones que se crean como ejemplo
para proyectos de muy similares caractersticas o que se usan con frecuencia como comodines
bsicos o genricos en algunos proyectos
Puede digitar la transaccin y dar ENTER en el campo de transacciones o seleccionar la
transaccin de la ruta de las transacciones as: MenSAP Finanzas Sistema de
Proyectos Datos Bsicos Modelos Grafo estndar

Las transacciones para crear modificar y visualizar son CN01, CN02, CN03 Y CN98

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3.7.1

CREACION DE GRAFO ESTANDAR

Digite CN01 en el campo de transacciones y ENTER

Surge esta pantalla

Y se ingresan los datos necesarios para el caso

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del 2008

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del 2008

Realizando la estructuracion y caracterizacion del grafo se graba


siguiente nota

Salga de la creacin

3.7.2

MODIFICAR GRAFO ESTANDAR

Digite CN02 en el campo de transacciones y ENTER

El sistema emite esta ventana

y se obtiene la

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Se digita el nmero del grfo y ENTER para visualizar

Se observa la informacin de manejo de las operaciones y demas datos de tiempos y costos.


Para el caso ingrese dos datos basicos de grafo con 3 dias de servicio.

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Se realizan las modificaciones necesarias para el proyecto en el grafo, se graba


le da Salir

3.7.3

VISUALIZACION DE GRAFO ESTANDAR

Digite CN03 en el campo de transacciones y ENTER

El sistema emite esta ventana en la cual se puede ver los datos de las pestaas

Salga de la visualizacin

3.7.4

BORRADO DE GRAFO ESTANDAR

Digite CN98 en el campo de transacciones y ENTER

y se

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El sistema emite esta ventana con informacin del Grafo a Borrar

Se verifica que este el numero de grafo correcto se marca peticin de borrado


y el log

para informar el xito del borrado y ENTER

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Presione ENTER a este aviso y luego

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ejecutar para realizar el borrado

Verifique en este mensaje el borrado

Presione ENTER a este aviso, del cual sale el resumen de informe para el borrado

Donde aparece algn error por si no se puede borrar y al confirmar Salga


CJ11-CJ12-CJ13-Crear Modificar y Visualizar del elemento PEP.doc

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3.8

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CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN ELEMENTO PEP

Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo al elemento PEP principal para
crear un proyecto y elementos PEP en de otros niveles.

El icono de un PEP principal es as


El elemento PEP secundario para componente es as:
Teniendo identificado el cdigo del proyecto para el ejemplo
Sede:
Tipo de proyecto
Tipo de financiacin
Ao de creacin
Consecutivo

523
PC
3
08
001

El cdigo ser 523-PC-3-08-001


El elemento principal del proyecto ser 523-PC-3-08-001/1
Para las tres funciones en definicin de proyecto se deben ingresar a la transaccin requerida:
Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione al agrupador de carpeta para abrir
y cerrar

segn la direccion siguiente:)

Men SAP Finanzas Sistema de proyectos Proyecto Funciones de actualizaciones


especiales Plan de la estructura del ProyectoElemento individual
Crear Modificar Visualizar

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Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transacciones (Transacciones CJ11 (crear),


CJ12 (modificar), CJ13 (visualizar))

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3.8.1

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CREAR ELEMENTO PEP

Entre en el editor la transaccion CJ11 y presione ENTER

Luego aparece la ventana siguiente:

Ingrese su cdigo en Def. Proyecto 200-PC-3-08-001 y luego digite el cdigo del elemento PEP
NUEVO 523-PC-3-08-001/1 y presione ENTER.
La ventana siguiente indica la definicin del proyecto, presione ENTER.

Enseguida surge otra ventana para Crear elemento PEP. En esta ventana aparecen cuatro
pestaas para ingresar informacin de la siguiente tabla:

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Datos Bsicos
Prioridad
Integracin proyecto
Status
Competencias:
Indicadores operativos

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Ingrese la prioridad del proyecto, y haga clic a integracin


proyecto para integrar
Haga clic en el recuadro
Establece el estatus del elemento
Ingrese el codigo del Centro de CostoResponsable y el codigo
del Centro de Solicitante
Seleccione planificacin para planificar costos y tiempos.
Seleccione facturacin para hacer cobros y seleccione
Imputacin para registrar valores

Al terminar el ingreso obtiene la siguiente ventana:

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Luego ingrese la informacin de fechas del proyecto con el siguiente cuadro:


Fechas
Fechas extremas
Fechas pronstico
Fechas reales

Digite la fecha de incio y final del proyecto


Digite la fecha de incio y final del proyecto
para variaciones especiales
Se ver la variacin resultado de ejecutar el
proyecto

El sistema establece los dias hbiles con las fechas dadas.

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Esta pestaa de asignacin contiene informacin que se evala con otras funciones:

Las dems pstaas contienen datos que no aplican en Uniminuto y no se deben diligenciar.
Control
Gestin

No se afecta en esta funcin


No se afecta en esta funcin

Testo Explicativo

Descripiciones y datos informativos

En seguida escoja Grabar y Salga de la Creacin del PEP

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3.8.2 MODIFICAR UN ELEMENTO PEP


Digite en el editor de transacciones CJ12 y presiona ENTER.

Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elementro PEP a modificar y presione
ENTER.

Modifique la prioridad por defecto NORMAL a URGENTE y el solicitante cambiando el Cdigo.


Haga clic al cuaderno
del campo de Prioridad y seleccione urgente. Al solicitante de
codigo 6 de Director por 11 de Coordinador de proyectos.

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del 2008

Al terminar los cambios, presione grabar y salir

3.8.3

VISUALIZAR ELEMENTO PEP

Digite en el editor de transacciones CJ13 y presione ENTER.

Digite el cdigo del proyecto en Def. Proyecto, luego el elemento PEP a modificar y presione
ENTER.

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Luego se revisa la informacin necesaria en cada pestaa, por ejemplo, Datos Bsicos:

La pestaa de fechas

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La pestaa de asignacin:

Al terminar de ver haga Clic a salir


KK01-CJS2-CJS3-Creacin, Planificacin y Visualizacin de Valor Estadstico.docx

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3.9
3.9.1

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CREACINPLANIFICACION Y VISUALIZACION DE VALOR ESTADSTICO


CREACIN DE VALOR ESTADSTICO

El valor estadstico es usado para hacer mediciones puntuales en el proyecto seguimiento u


otro indicador en fases o etapa y es propio de cada proyecto
Este elemento se planifica a un PEP o a un grafo para hallar y evaluar caractersticas que no
son cuantificables en el proyecto y se quieran medir.
Para crear el valor estadstico digite KK01 en el campo de transacciones y presione ENTER

Luego se visualiza lo siguiente:

Digite clasif y ENTER


Se ingresan los siguientes datos:

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Luego presione ENTER, Grabar y Salir. Sale la informacin de grabacin en la parte inferior
de la pantalla.

Y salga de la creacin del valor estadstico:

3.9.2

PLANIFICACION DE VALOR ESTADISTICO EN ELEMENTO PEP

Digite CJS2 en el campo de transacciones para visualizar el Valor Estadstico a modificar y


presione ENTER.

Ingrese la sociedad por defecto de Uniminuto 2000 y presione ENTER.

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En la pantalla sale la siguiente ventana:

Del men principal superior se selecciona opciones y Act.perfil planific.

Y luego seleccione ZPS para perfil de planificacin para Proyectos y presione ENTER

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De esta ventana use la seleccin del Layout


(mtodo de mostrar pantalla en reportes.)

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(atrs y adelante) para ver los Layout

Para seleccionar el Layout del cual seleccione Z901

Use un proyecto para planificar a un PEP, un valor estadstico que para el caso es el CLASIF y
oprima ENTER.
Previamente verifique por CJ20N dentro del proyecto 410-PS-3-08-001 un PEP para valorar,
por ejemplo el siguiente:

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Con la informacin de este proyecto se har la planificacin del valor estadstico CLASIF al
elemento PEP de Puesta en marcha (410-PS-3-08-001/13)

En el cual se han ingresado los siguientes datos:

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Versin
0
De periodo
2
A periodo
2
Ejercicio
2009
Elemento PEP410-PS-3-08-001/13
Fondo
2004
rea funcional 410PS308001
Valor estadstico
CLASIF
Y oprima ENTER para aceptar los datos. Luego en la parte superior se seleccione de: los

botones disponibles
periodos.

el de

para ver la pantalla de

En esta pantalla se ingresa en cada periodo (para el caso solo se planifica el mes de febrero)
el valor plan actual esperado de matrculas con 300 estudiantes. Igualmente se puede colocar
un valor plan mximo.
Grabe

y visualice el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla:

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3.9.3

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VISUALIZACION DE VALOR ESTADISTICO PARA PEP

Digite CJS3 en el campo de transacciones y ENTER

Use la seleccin del Layout


mostrar pantalla en reportes)

(atrs y adelante) para ver los Layout (mtodo de

Luego en el formulario del valor de visualizacin ingrese los datos siguientes:


Versin
De periodo
A periodo
Ejercicio
Elemento PEP
Fondo
rea funcional
Valor estadstico
Y oprima ENTER.

0
2
2
2009
410-PS-3-08-001/13
2004
410PS308001
CLASIF

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Y seleccione

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para ver la pantalla de periodos para ver la planificacin.

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Al terminar la visualizacin Salga con


CNR1-CNR2-CNR3-Crear, Modificar y Visualizar de Puestos de Trabajo.doc
3.10 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTO DE TRABAJO
Estas funciones se usan para identificar y asignar el cdigo del personal (Puesto de Trabajo)
en las operaciones planificadas en los proyectos.
Como prerequisito de la Creacin, Modificacin y Visualizacin de Puestos de Trabajo se
deben crear las clases de actividades para Proyectos y efectuar la asignacin de las tarifas
correspondientes a cada clase de actividad y el centro de costo.
PREREQUISITOS

3.10.1 CREACIN DE CLASES DE ACTIVIDAD


Estas permiten asignar una tarifa diferente a cada puesto de trabajo.
Men SAP Finanzas Controlling Contabilidad de centros de coste Datos maestros
Clase de actividad Tratamiento individual Crear Modificar Visualizar
Ingrese a Crear Clase de actividad (KL01)

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El Sistema muestra esta ventana para ingresar PHYD (clase de actividad) que se usara como
ejemplo para el proyecto de Humanismo y Democracia y siempre se especifica un rango de
validez en las fechas como el siguiente que ya viene por defecto y Oprima ENTER

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El sistema muestra la siguiente ventana para ingresar lo siguientes datos:


Denominacin:
Descripcin:
Unidad de actividad:
Clases de CeCo:
Tipo clase actividad
Clase coste imputac.
Indicador de tarifa
Oprima ENTER

Nombre abreviado del Proyecto a donde la clase de actividad va


a aplicar.
Nombre completo del Proyecto a donde la clase de actividad va a
aplicar.
Se especifica la unidad de medida en la que se va a medir la
tarifa para el puesto de trabajo. (Hora-Da-Mes)
Aplica para todas las clases de costo (* = Genrico)
1
Se coloca la clase de costo PROYECTOS para todas las clases
de actividad.
1

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Oprima ENTER y Grabe


3.10.2 MODIFICAR CLASE DE ACTIVIDAD
Entre en el editor la transaccion KL02 y ENTER,

Se visualiza la ventana siguiente para ingresar el codigo de clase de actividad a modificary


oprima ENTER

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En ventana siguiente ingrese Unidad de actividad de (Hora a Mes) para modificar la clase de
actividad:

Grabe y el sistema indica la modificacin en al parte inferior con el siguiente mensaje

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3.10.3 VISUALIZAR CLASE DE ACTIVIDAD


Entre en el editor la transaccin KL03 y oprima ENTER.

Entre en cdigo PHYD y presione ENTER.

Aparece la ventana con la informacin de la clase de actividad

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Luego de visualizar salga del proceso

3.10.4 PLANIFICACIN DE TARIFAS A CLASES DE ACTIVIDAD


Luego de verificar que las clases de actividad estan creadas, se procede a planificar las
tarifas correspondientes.
En esta funcin se establecen las tarifas que se van a manejar para cada clase de
actividad.
Ingrese a modificar la prestacin de actividades/tarifas

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3.10.5 MODIFICAR Y VISUALIZAR PLANIFICACIN DE TARIFAS (KP26 Y KP27)


Men SAP Finanzas Controlling Contabilidad de centro de coste Planificacin
Prestacin de actividades/Tarifas Modificar Visualizar o Ingrese KP26 en el editos de
transacciones

Y oprima ENTER
En la ventana siguiente ingrese los siguientes datos:
Layout:
Versin:
De perodo - A perodo:
Ejercicio:
Centro de coste:
Clase de actividad:

Estandar del sistema. Indica los campos que deben diligenciarse


en la funcin. .
Indica la Versin (0) de planificacin y real que aplica para la
clase de actividad.
Meses en los cuales se planifica la tarifa
Ao vigente.
Indica el CeCo al que se planifica
Indica la Clase de Actividad para el proyecto

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Luego haga clic en la Pantalla de peridos

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y aparece la siguiente vista:

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En la columna de tarifa fija se diligencia el valor de la unidad de medida por cada mes, para el
caso el valor de la hora que es $8.333 as siempre todo el ao sea constante o ingresar los
correspondiente. Esto debe realizarse en la etapa de planificacin nicamente:

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Grabe

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la informacin

Se pueden planificar diferentes clases de actividad para el mismo centro de costo y al puesto
de trabajo se le pueden igualmente asignar diferentes clases de actividad de acuerdo a la tarifa
que se manejen para los proyectos.
Luego del cumplimiento de estos dos prerequisitos se puede proseguir con la creacin del
puesto de trabajo.

3.11 CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR PUESTOS DE TRABAJO


Men SAP Finanzas Sistema de proyectos Datos bsicos Datos maestros
Puesto de trabajo Registro maestro Crear Modificar Visualizar

3.11.1 CREAR PUESTO DE TRABAJO


Entre en el editor la transaccin CNR1 y ENTER

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En esta ventana digite el nombre de puesto de trabajo

Centro:
Puesto de trabajo:
Clase puesto trabajo:

Corresponde al Centro Logistico al que se asigna el puesto de


trabajo y es el correspondiente al proyecto.
Codigo del Puesto de trabajo correspondiente. Inicial de nombre
y primer apellido completo o abreviado.
Para Gestin de proyecto se emplea el codigo 0006.

Al final del ingreso de datos oprima ENTER


Luego sale una ventana con las pestaas de informacin del Puesto de Trabajo, diligencie aqu
la definicin del puesto de trabajo que debe ser idntica a la que maneja el departamento de
Talento Humano de la Universidad

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Y oprima ENTER

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Digite ENTER o pulse enter en el icono

VERSIN: 1.0
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Al terminar salga del proceso

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VERSIN: 1.0
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En el ejemplo se le asignan diferentes clases de actividad al mismo puesto de trabajo para


que maneje diferentes tarifas y grabe.

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4.1

VERSIN: 1.0
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ESTRUCTURACION

OBJETIVO:

Definir el cuerpo de un proyecto con sus elementos de agrupacin de informacin


especifica
4.2

ALCANCE:

Con la estructuracin de un proyecto se logran determinar las reas de trabajo e identificar


los componentes y las actividades que ejecutar a travez de las operaciones
CJ01-CJ02-CJ03-Crear, Modificar y Visualizar Proyecto con Estructura.docx

4.3

CREACION, MODIFICACION Y VISUALIZACIN DE PROYECTO CON


ESTRUCTURA

Un proyecto con estructura contiene informacin bsica, control y gestin. En estas pestaas
se debe incluir informacin segn el proyecto.
Para las tres funciones en definicin de proyecto se deben ingresar a la transaccin requerida:
Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Presione el agrupador de carpeta para abrir
y cerrar

segn la direccion siguiente:)

Men SAP Finanzas Sistema de proyectos \ Proyecto Funciones de actualizaciones


especiales Plan de la estructura del Proyecto \ Crear Modificar Visualizar
Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transaccines (Transacciones CJ01 (crear),
CJ02 (modificar), CJ03 (visualizar))
Por ejemplo, crear CJ01:

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del 2008

Manual de Proyectos PS

4.3.1

VERSIN: 1.0

CREACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA

Digite CJ01 en el campo de transacciones y presione ENTER

En la ventana siguiente, digite el cdigo del proyecto y seleccione del cuaderno del campo de
perfil de proyecto, su perfil y luego presione ENTER

Presione ENTER y aparece el mensaje de confirmacin de creacin de proyecto:

En la ventana siguiente, se ingresa la siguiente informacin segn el proyecto:


Nombre
Responsable

Proyecto de Consultora Caldas


13

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Solicitante
Fecha inicio
Fecha fin
Centro
CeBe Centro de beneficio
Sociedad CO
Sociedad

VERSIN: 1.0

13
02.01.2009
27.02.2009
730
85203125
2000
2000

El sistema muestra la tabla de elementos PEP para realizar el ingreso. Luego diligencie la
informacin como sigue:
Nivel

CODIGO PEP

NOMBRE DE

INDICADORES

FECHA

FECHA

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730-PC-3-08-003/1

2
2

730-PC-3-08-003/11
730-PC-3-08-003/12

730-PC-3-08-003/13

730-PC-3-08-003/14

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PEP
1

VERSIN: 1.0

PEP
Proyecto de
Consultora
Caldas
Contratacin
Ejecucin y
Control
Ampliacin de
sede
Liquidacin y
cierre

(visto)
Plan,Imp,Fact

INICIO
02.01.2009

FIN
27.02.200

Imp,Fact
Imp,Fact

02.01.2009
02.01.2009

27.02.200
31.02.200

Plan,Imp,Fact

02.02.2009

27.02.200

Plan,Imp,Fact

02.01.2009

27.02.200

Nivel
PEP

CODIGO PEP

Centro de costo
Solicitante

Sociedad

1
2
2
2
2

730-PC-3-08-003/1
730-PC-3-08-003/11
730-PC-3-08-003/12
730-PC-3-08-003/13
730-PC-3-08-003/14

95203125
95203125
95203125
95203125
95203125

2000
2000
2000
2000
2000

Para datos bsicos, observe la pantalla siguiente:

Para la pestaa de fechas lo siguiente:

Centro de
costo
Responsable
95203125
95203125
95203125
95203125
95203125

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Estos datos indican la planificacin de fechas de duracin del proyecto y reporta los das de
duracin en tiempo laborar hbil (sin sbados ni domingos) de cada PEP.
En competencias digite el centro de costo responsable y el centro de costo por cada
PEP segn la tabla (por cada sociedad 2000 y cada CeCo oprima ENTER para continuar con
el siguiente.)

Oprima ENTER y Grabe

4.3.2

MODIFICAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA

Digite CJO2 en el campo de transacciones y presione ENTER.

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En la ventana siguiente digite el cdigo del proyecto a modificar y luego oprima ENTER.

Oprima ENTER y aparece la informacin de planificacin del proyecto.

Haga clic sobre la pestaa donde ubica los datos a modificar, por ejemplo, se cambiar a este
proyecto el indicador de facturacin. Se retira el visto de facturacin de los PEP 11, 12 y 13.

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Grabe los cambios

4.3.3

VERSIN: 1.0
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y salga del proyecto

VISUALIZAR DE PROYECTO CON ESTRUCTURA

Digite CJO3 en el campo de transacciones y presione ENTER.

En la ventana siguiente digite el cdigo del proyecto a modificar y luego oprima ENTER.

El sistema muestra la informacin del proyecto de la pestaa de datos bsicos:

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En la pestaa de fechas se observa la siguiente informacin:

En la pestaa de asignacin se observa la informacin siguiente:

VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
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del 2008

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
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del 2008

En la pestaa de competencias se observa la informacin siguiente:

Luego de ver los datos del proyecto salga del proyecto


CJ20N-Crear, Modificar y Visualizar Proyecto, Elemento PEP, Grfo, Operacin.doc
4.4

CREAR, MODIFICAR Y VISUALIZAR UN PROYECTO.

En el manejo de Gestion de proyectos se pueden hacer varias funciones dentro de una misma
transaccin

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del 2008

Una funcin muy amplia de manejo para proyectos es CJ20N, esta funcin permite la creacin
completa de un proyecto y la operacin y ejecucin de varias actividades generales para
modificar editar visualizar y notificar entre otras ms
Tome para el ejemplo, el siguiente esquema de proyecto para realizar varios procesos
Sede:
Tipo de proyecto
Tipo de financiacin
Ao de creacin
Consecutivo

444
AC
3
08
003

El cdigo ser 444- AC-3-08-003


Mtodo 1: Abrir las siguientes carpetas de SAP (Haga clik en el agrupador de carpeta para
abrir

y cerrar

segn la direccion siguiente)

Esta transaccin se denomina Proyect Builder y se localiza con la siguiente ruta:


Men SAP Finanzas Sistema de Proyectos Datos Bsicos Proyecto Project
Builder

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Mtodo 2: Digite la transaccin en el editor de transaccines CJ20N.


Luego haga clic a salir
La ventana de trabajo de Project Builder es la siguiente:

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En esta ventana puede seleccionar un proyecto existente


proyecto nuevo.
4.4.1

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o la creacin

de un

CREACION DE PROYECTO

Haga clic en el boton de creacin


ENTER

y en el men emergente selecciones proy y oprima

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Aparece esta ventana en la cual se identifican tres reas importantes del manejo de proyectos
marcados en cuadros en rojo con la siguiente definicin:

AREA
RESUMEN DEL
PROYECTO
POOL
DE TRABAJO Y
MODELOS

AREA
DE VISUALIZACION
DETALLADA DEL
PROYECTO

Esta transaccin maneja tres escenarios de trabajo:


Un area de resumen de proyecto donde se visualiza la estructura de agrupadores para
componentes, para grafos, operaciones y puede seleccionarse un elemento cualquiera.

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Un rea de Visualizacion detallada del proyecto en la cual es posible crear modificar y


visualizar detalladamente cualquier elemento que sea seleccionado.
Un area de pool de trabajo y modelos para insercin de elementos a la estructura del
proyecto como elementos PEP, grafos, operaciones internas, o externas e hitos.
El proyecto requiere ingresar datos mnimos como cdigo del proyecto y el perfil de proyecto:

Oprima ENTER doble vez en los que surge el siguiente mensaje informativo

En seguida la ventana muestra las pestaas disponibles para entrar la informacin del
proyecto.

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Aqu el sistema exige ingresar:


Campo
cdigo de responsable
Codigo de solicitante
Fecha inicio
Fecha fin
Centro
CEBE

VERSIN: 1.0

Dato
9
9
19.02.2008
27.03.2009
444
84441128

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Grabe

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(el sistem mostrara un mensaje en la parte inferior de confirmacion de datos) y

salga

4.4.2

CREACION DE PROYECTO COMO COPIA DE OTRO MODELO

Ingrese CJ20N en el campo de transacciones y ENTER

El sistema muestra la ventana para el ingreso del cdigo de proyecto nuevo. Ingrese un codigo
del proyecto propuesto y haga clic en los binculos para buscar un numero prximo libre de
cdigo de proyecto. Con esto el sistema abre la segunda ventana, presione ENTER doble vez

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Doble clic en ENTER y sale el codigo sugerido por el sistema y vuelva a presionar ENTER.
Luego el sistema pide el ingreso de datos obligatorios del PEP
Campo
cdigo de responsable
Codigo de solicitante
Fecha inicio
Fecha fin
Centro
CEBE

Dato
9
9
13.01.2009
18.12.2009
444
84441128

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Aparece el proyecto nuevo como copia de otro:

Luego grabe y salga del proyecto nuevo.

4.4.3

VISUALIZACION DE PROYECTO

Ingrese CJ20N en el campo de transacciones y presione ENTER

En el rea de proyectos se visualiza el cdigo y nombre del proyecto. Seleccione el proyecto


requerido, para el caso Humanismo y Democracia:

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Haga clic doble al titulo del proyecto y aparece la siguiente ventana:

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Aqu se puede observar todo el proyecto en cualquiera de las reas. El proyecto aparece
agrupado en la parte superior izquierda.
Para ver el detalle de elementos haga clic en el agrupador
Democracia

Se despliega la informacin de la siguiente forma:

del ttulo Humanismo y

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Si se desea ver todo el detalle de esta rea se puede usar agrupador


o desagrupador
en la parte superior de esta ventana por ejemplo, use el desagupador de elementos y se vera
el despliegue siguiente:

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Use las barras de desplazamiento encerradas en ovalos rojos, para ver la informacin arriba y
abajo o de izquierda a derecha
Para ver la informacin del rea de detalle seleccione un elemento cualquiera y verifique la los
datos de cabecera o las pestaas haciendo clic en la requerida como sigue:
Seleccione el Componente Capacitacin Tcnica y Constr d CS y aparece lo siguiente:

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Aqu verfiique los datos de la pestaa necesaria.


Al final salga con
4.4.4

MODIFICACION DE PROYECTO

Digite en el campo de transacciones CJ20N y presione ENTER

Selecciones un proyecto a modificar, por ejemplo Articulacin en la Educacin Bogot Sur y


presione ENTER.
Por ejemplo modifique el campo de definicin de proyecto o cual quier otro dato que se
requiera:

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Ingrese aqu el nuevo nombre en Articulacin en Formacion hacia Educacin Superior segn la
capacidad de texto del campo.
En el campo de definicin frente al cdigo del proyecto y luego Grabe

y Salga

Con

4.4.5

CREACION DE ELEMENTO PEP, GRAFO y OPERACION

El procedimiento para crear cada uno de estos elementos depende del requisito de cada uno
como se explica a continuacin.
Digite en el campo de transacciones CJ20N y presione ENTER

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Selccione el proyecto en el que se va a ingresar los elementos, con doble clic:

En la parte inferior aparecen los elementos PEP, GRAFOS Y OPERACIONES

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4.4.5.1

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DE UN ELEMENTO PEP

Este elemento requiere que se tenga el elemento principal del proyecto identificado con el
smbolo

que es el general.

El PEP para encabezado tiene el smbolo


(1, 2,3)

Tome el smbolo
PEP principal

igual que los dems de niveles ms grandes

del area de Pool de trabajo y transportelo con el ratn hacia el

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Ingrese los datos en la ventana de detalles de la derecha con lo requerido y grabe la


informacin

como en la pantalla siguiente:

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En el area de detalle se observa el ingreso de:


Centro de costo responsable
Centro de costo solicitante
Sociedad solicitante
Indicador de imputacin
Al final oprima ENTER y observar que aparece el cono del PEP con el nivel uno en la parte
superior izquierda bajo el PEP principal en el area de resumen.
A este nivel se le pueden adicionar mas elementos PEP quedando a un nivel mayor (2, 3,4,)
segn la necesidad.

Grabe para almacenar la informacin y Salga del proyecto

4.4.5.2 MODIFICACION DE ELEMENTO PEP


Digite en el campo de transacciones CJ20N y presione ENTER

Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ y ENTER

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Se modifica la informacion necesaria en cada campo por ejemplo cambiar Clase de proyecto
de Academico a Institucional.

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Grabe y salga del proyecto

4.4.5.3 VISUALIZACION DE UN ELEMENTO PEP


Digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER

Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER

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Seleccione el PEP principal o el PEP secundario haciendo clic sobre el proyecto para visualizar
su informacin
Seleccione las pestaas para ver la informacin de cada una de ellas

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Al finalizar salga del proyecto con


4.4.5.4 CREACIN DE GRFO
Digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER

Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER

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Seleccione el PEP secundario haciendo clic sobre el mismo para visualizar su informacin

Los grafos son elementos utilizados para agrupar operaciones y se identifican con el smbolo
. Para crear un grafo se toma con el ratn desde el area de Pool de trabajo donde
estan todos los elementos y se traslada hacia el elemento PEP que se le va a aadir y se
suelta

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En seguida en la parte derecha sale la edicion detallada de la informacin y se ingresan los


datos necesarios
Nombre del grafo
Perfil del grfo (cdigo)
Planificacin de necesidades

Capacitacin general
PGFUNI
PER

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Luego presione ENTER


Se verifica en la ventana de Datos Bsicos que el centro que sea 444 y el CeBe (Centro de
Beneficio) sea 84441120 corespondientes al proyecto

Presione ENTER, Grabar

y Salir

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4.4.5.5 MODIFICACIN DE GRAFO


Digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER

Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER

Deagrupe la informacin con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana y


aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto y el grafo

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Haga clic en le grafo para ver el detalle en la parte derecha

Por ejemplo seleccione la pestaa de Asignacion y cambie el centro de costo responsable por
94443440 digite ENTER.

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Al terminar Grabe

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y salga del proyecto

4.4.5.6 VISUALIZACION DE GRAFO


Digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER

Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER

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Deagrupe la informacin con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana


aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto y el grafo

Haga clic en el grfo para ver el detalle en la parte derecha y revise cada pestaa que sea
necesaria

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Despues de revisar toda la informacin salga del proyecto

4.4.5.7 CREACIN DE OPERACIN


Las operaciones llevaran las actividades propias del proyecto y se clasifican en cuatro
denominaciones, as:
Se usa para realizar compras de material, asignacin de personal o
contrato de servicios entre otros. Por esta razn interactua con varios mdulos
No aplica para gestion de proyectos de Uniminuto
Se usa para realizar imputaciones de gastos propios a una cuenta mayor
(identificando la clase de coste) desde proyectos directamente

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No aplica para gestion de proyectos de Uniminuto


Para crear una operacin digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER

Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER

Deagrupe la informacin con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana


aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto y el grafo

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Haga clic en el grfo para ver el detalle en la parte derecha


Luego seleccione del Pool de Trabajo el smbolo de operacin
opeacion que se necesite

. Segn la clase de

Para el caso en este proyecto de Articulacin en formacin hacia la educacin superior se


aade una operacin de trabajo interno para realizar una evaluacion de necesidades en los
resultados de la comunidad

Al tomarla y trasladarla hasta el grfo emerge en la parte derecha los detalles de la operacin

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Aqu se debe tener en cuenta los siguientes datos para ingresar solo ubicando el cursor dentro
de cada campo sin ENTER
Descripcin de la operacin
Puesto de trabajo
Trabajo (cantidad)
Unidades de trabajo
Clase de actividad
Prioridad

Evaluacion de necesidades sobre indices de


la comunidad
jcarlos
50
H (horas)
Projec Campo variable deacuerdo a la
asignacin en cada proyecto
normal

Luego digite ENTER y quedara la operacin de la siguiente manera:

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Aparece la operacin en la parte izquierda bajo el grfo con su descripcin y cdigo y en la


parte derecha se visualiza toda la informacin ingresada. En seguida Grabe la informacin
y salga del Proyecto

4.4.5.8 MODIFICACIN DE UNA OPERACIN


Para modificar una operacin digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER

Seleccione el proyecto, para el caso Articulacion en formacin hacia Educ con un doble clic y
ENTER

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Deagrupe la informacin con el botn de desagrupar en la parte superior de la ventana


aparecera el PEP principal, el PEP del proyecto, el grfo y las operaciones del proyecto

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Haga clic en la segunda operacin y aparece el detalle a la parte derecha de la pantalla.


Visualice la informacin general de cabecera de la operacin y los detalles de cada pestaa
con la clasificacion de informacin de cada una
Al revisar el cuaderno
en al parte superior derecha de las pestaas se observa la cantidad
de estas que la operacin contiene; desplacese con un clic sobre los botones para adelante y
atrs
visualizar.

para ver el contenido de las pestaas o solo haga clic sobre las pestaas para

Titulo de pestaa
Propia

Contenido
Indica que la operacin es interna

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Externa
Fechas
Asignacin
Text(o) exp(licativo)
Campos usuario
Calificacin
Asignacin de personas
Dat. Adicionales
Progreso

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Indica que la operacin es externa


Contiene las fechas de programacin de
ejecucin y duracin de esa operacin
Contiene el cdigo del centro de beneficio
CeBe y el Area funcional que corresponde al
elelemnto PEP de la operacin
Contiene una descripcin amplia de la
operacin
Tiene opciones especificas que no son
usadas aqu
Tiene opciones especificas que no son
usadas aqu
Tiene opciones especificas que no son
usadas aqu
Tiene opciones especificas que no son
usadas aqu sobre datos adicionales
Con tiene campos en una tabla para manejo
de la planificacin

Para el caso se hacen dos modificaciones a la pestaa PROPIA, cambiando el puesto de


trabajo y la prioridad.

Grabe

los cambios y despues de revisar toda la informacin salga del proyecto

4.4.5.9 BORRADO DE UNA OPERACIN


Para modificar una operacin digite en el campo de transacciones CJ20N y ENTER

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Seleccione el proyecto, para el caso Articulacin en formacin hacia Educ con un doble clic y
presione ENTER

Deagrupe la informacin con el boton de desagrupar en la parte superior de la ventana


aparecer el PEP principal, el PEP del proyecto, el grafo y las operaciones del proyecto

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Seleccione en el Area resumen la operacin a ser borrada y haga clic sobre la misma, luego
haga clic en el icono de borrar

y aparece le mensaje de confirmacin de borrado.

Haga clic en SI y luego aparece una ventana con la operacin borrada.

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Grabe

y Salga

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del proyecto

PLANIFICACION

5.1

OBJETIVO

Determinar dentro de los componentes de un proyecto las fechas lmites de las etapas de
ejecucin o duracin y los ingresos y gastos se causaran en ellas.
5.2

ALCANCE

Con la planificacin se podr definir la duracin del proyecto ya estructurado y se permitir


decidir el presupuesto y su distribucin en cada etapa para iniciar la ejecucin.
CJ2D-CJ2O-CJ2A-Creacin, Modificacin, Visualizacin de Proyecto Planificado en
Estructura.docx.docx
5.3

CREACIN, MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE UN PROYECTO CON


PLANIFICACIN EN ESTRUCTURA
Un proyecto con estructura lleva la codificacin, denominacin y un cuerpo agrupador de
informacin para identificar los componentes del proyecto y organizar el contenido del mismo

5.3.1

CREACIN DE UN PROYECTO CON PLANIFICACIN EN ESTRUCTURA


Digite CJ2D en el campo de transacciones y ENTER

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Emerge la siguiente pantalla con dos areas. La primera es de creacion con datos nuevos y la
segunda para escoger el modelo de uno ya creado. En el ejemplo se escoge la creacin con
datos nuevos.

AREA DE CREACION
CON DATOS NUEVOS

AREA DE CREACION
CON MODELO
EXISTENTE

Ingrese la informacin en la siguiente forma:


Definicin de proyecto
Definicin de proyecto
Denominacin

444AC308004
Proyecto Acadmico para La
estrella

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Inicio (del proyecto)


Fin (fin del proyecto)

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23.12.2008
31.07.2009

Al finalizar digite ENTER y aprace el siguiente mensaje de confirmacin de creacion de


proyecto

Luego presione ENTER y el sistema muestra una tabla de planificacin para hacer el ingreso
de los elementos PEP del proyecto

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En este cuadro esta la estructura bsica para ingresar los siguientes datos:
Nivel
PEP
Cdigo PEP
Nombre del PEP
Inicio
Proyecto Acadmico para La
23.12.200
1 444-AC-3-08-004/1
Estrella
8
23.12.200
2
444-AC-3-08-004/11
Produccin de material didctico
8
23.12.200
2
444-AC-3-08-004/12
Infraestructura tecnolgica
8
23.12.200
2
444-AC-3-08-004/13
Adquisicin de recursos virtuales
8
04.03.200
2
444-AC-3-08-004/14
Acciones de mercadeo y ventas
9
23.12.200
2
444-AC-3-08-004/15
Gestin administrativa
8

Fin
31.07.2009
27.02.2009
31.07.2009
26.03.2009
31.07.2009
31.07.2009

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Grabe para verificar la diligencia de datos. El sistema muestra que faltan datos en otras
ventanas; se ingresan, por ejemplo los siguientes datos para la pestaa de competencias
Nivel
Cdigo Cdigo
Centro de
Centro de
PEP Cdigo PEP
Resp
Solicit Sociedad
Costo
Sociedad
Costo
Sociedad
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
1
1
6
6
2000
0
2000
0
2000
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
11
2
6
6
2000
0
2000
0
2000
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
12
2
6
6
2000
0
2000
0
2000
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
13
2
6
6
2000
0
2000
0
2000
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
14
2
6
6
2000
0
2000
0
2000
444AC-3-08-004/
9444112
9444112
15
2
6
6
2000
0
2000
0
2000

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Y luego se indican los siguientes datos para asignacin en todos los PEP
Nivel PEP
Cdigo PEP
Sociedad Centro
CeBe
1
444-AC-3-08-004/1
2000
444
84441120
2
444-AC-3-08-004/11
2000
444
84441120
2
444-AC-3-08-004/12
2000
444
84441120
2
444-AC-3-08-004/13
2000
444
84431100
2
444-AC-3-08-004/14
2000
444
84431100
2
444-AC-3-08-004/15
2000
444
84431100

Al finalizar cada uno presiona ENTER para aceptar la informacin en el PEP y al concluir se
graba

definitivamente el proyecto y se cierra

5.3.2 MODIFICACION DE PLANIFICACION DE ESTRUCTURA


Digite CJ20 en el campo de transacciones, ENTER. Luego ingrese el cdigo del proyecto a
modificar y presione ENTER

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El sistema muestra la estructura del proyecto. Verifique la informacin que necesita cambiar,
ingrese a la ventana y entre la informacin nueva en cada campo requerido
En este ejemplo se cambio lo siguiente en la pestaa de fechas extremas y el centro de
beneficio en la pestaa de cada elemento PEP incluido el principal:
444-AC-3-08-004/12
Definicin
Infraestructura tecnolgica y tcnica
444-AC-3-08-004/13
Fecha fin
26.03.2009
444-AC-3-08-004/14
Definicin
Acciones de mercadeo y ventas

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Al final presione ENTER, Grabe

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y Salga del Proyecto

5.3.3 VISUALIZACION DE PROYECTO CON ESTRUCTURA


Digite CJ2A en el campo de transacciones y ENTER

Ingrese el cdigo del proyecto y oprima ENTER para visualizar

El sistema muestra en azul toda la informacin para consulta as:


Haciendo clic en cada pestaa se puede visualizar todos los campos del proyecto
Para la pestaa de fechas observe los datos haciendo clic en esta ventana

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Para la pestaa de Datos Bsicos observe los datos haciendo clic en esta ventana:

Para la pestaa de asignacin observe los datos haciendo clic en esta ventana:

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Al final de la visualizacin Salga del proyecto

5.4

CREACIN, MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE PROYECTO (TABLA DE


PLANIFICACIN)
En un proyecto con tabla de planificacin se suministra adicionalmente un diagrama de Gantt
para ilustrar el detalle de tiempos, hitos y recursos (humanos o materiales)
Par la creacin de un proyecto digite CJ27 y ENTER en el campo de transacciones

Aparece la siguiente pantalla:

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rea de creacin de
proyecto

rea de
modelos de
proyecto
En el rea de creacin de proyecto ingrese la siguiente informacin de un proyecto:
Definicin
444-AC-3-08-005
Denominacin
Proyecto Acadmico Bogot Sur LE
Inicio
23.12.2008
Fin
31.07.2009
Perfil de proyecto
Perfil de proyectos acadmicos
PrfTabPlanProy
Ps:perfilstandar

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rea de
elementos
de proyecto

rea de
estructuracin
de proyecto

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rea de planificacin en Barras de Gantt

Del rea de pool de elementos se toman los PEP, los grafos, las operaciones y dems
elementos que sean necesarios y se trasladan hacia el rea de estructuracin
La tecla ENTER durante el INGRESO de datos indica al sistema la finalizacin del mismo y no
admite entrar ms informacin.
Para el ejemplo ingrese la siguiente informacin para el proyecto.
PEP Principal
Digitar el nombre del
Proyecto Acadmico Bogot Sur
proyecto
PEP secundario 1
PEP 11 Componente 1
Produccin de material didctico
PEP secundario 2
PEP 12 Componente 2
Infraestructura tecnolgica
PEP secundario 3
PEP 13 Componente 3
Adquisicin de recursos virtuales
PEP secundario 4
PEP 14 Componente 4
Accin de mercadeo
PEP secundario 5
PEP 15 Componente 5
Gestin Administrativa
Para el elemento principal con el nombre del proyecto se traslada el PEP en la primera lnea
indicada con la primera fecha en rojo y los dems PEP se colocan como secundarios pegando
el PEP sobre el PEP principal indicado con la segunda flecha en naranja; estos llevan los
nombres de los Componentes

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Luego en cada campo se digitan los nombres de componentes

Estos datos en el recuadro rojo, se deben ingresar manualmente dentro del campo. Solo
oprima ENTER cuando ya NO ingrese ms informacin.
Luego planifique los datos de fechas en las columnas de fecha inicio y fecha fin frente a los
nombres de los PEP as:

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El sistema realiza una grfica con barras de Gantt en color azul en la parte derecha mostrando
la programacin de los componentes y el nombre del mismo.

Para los datos mnimos se deben verificar las pestaas de cada PEP e ingresar la siguiente
informacin. Para esto haga doble clic en el PEP inicial

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Para cada PEP se debe ingresar la informacin requerida como sigue solicitando esta pantalla
con doble clic en el PEP:

En la pestaa de Datos Bsicos


Responsable

Cdigo 9

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Solicitante
CeCo responsable ( Centro de Costo)
CeCo solicitante ( Centro de Costo)
So solicitante (Sociedad)
Elemento de planificacin
Elemento de imputacin
Elemento de facturacin
Integracin de proyecto
En la pestaa de Asignacin
Centro

VERSIN: 1.0

Cdigo 9
94411120 en Sociedad 2000
94411120 en Sociedad 2000
2000
Visto (para adoptar fechas de trabajo)
Visto (para manejar cifras)
Visto (para hacer cobros con factura)
Visto
200

Con estos datos se verifica la informacin. Grabe

y salga del Proyecto

5.5 MODIFICACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIN


Digite CJ2B en el campo de transacciones y ENTER

Aparece la siguiente pantalla con la informacin que se debe ingresar del proyecto a modificar;
aqu ingrese por ejemplo el proyecto con codificacin 444-ac-3-08-004 y ENTER

El sistema muestra esta pantalla para modificar los datos del proyecto Acadmico para la
Estrella

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Aqu se visualiza la estructura del proyecto con el PEP principal en primer nivel y los
componentes en segundo nivel, tambin se observan las fechas de inicio y fin de cada PEP y
el diagrama de barras de Gantt en la parte derecha.
Esta informacin se puede modificar completa aqu, ubicndose sobre el campo requerido y
editando la informacin que se necesita, por ejemplo cambie lo siguiente:
Informacin actual
Informacin nueva
2 Infraestructura tecnolgica y tcnica
Infraestructura tecnolgica y tcnica (eliminar)
2 Acciones de mercadeo y ventas
Acciones de mercadeo y ventas (eliminar)
Fecha inicio de Produccin de material
De 23.12.2008 por 28.12.2008
didctico.
Tambin se pueden hacer las modificaciones haciendo doble clic en el PEP requerido y este
despliega la ventana de pestaas del elemento para editar y modificar la informacin ms
detallada en cada campo

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Al realizar estos cambios se observa la modificacin de datos en la tabla y en el diagrama de


Gantt

En seguida Grabe y Salga del Proyecto

para guardar las modificaciones

5.6 VISUALIZACION DE UN PROYECTO CON TABLA DE PLANIFICACIN


Digite en el campo de transacciones CJ2C y ENTER

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Aparece la siguiente pantalla con la informacin a ingresar para ver el proyecto

All se digita el cdigo del proyecto 444-AC-3-08-004, luego ENTER y aparece la pantalla de
visualizacin de elementos y el diagrama de Gantt

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Puede hacer doble clic en cada PEP y puede observar los datos de todo el proyecto
seleccionando diferentes pestaas del Elemento
Al final Salga del sistema

PROGRAMACION PROYECTO

Dentro de la programacin de un proyecto se realiza la solicitud de pedidos de materiales,


servicios o de activos fijos en construccin como ejecucin de las tareas definidas
6.1

OBJETIVO

6.2

ALCANCE

6.3

LIBERACION DE UN PROYECTO

Un proyecto se debe liberar para permitir la integracin con los dems mdulos en la ejecucin
de sus tareas. Esta funcin hace que las fechas de facturacin, los pagos y las transacciones
del proyecto sean realizables y habilitan como activo al proyecto
Digite CJ20N en el campo de transacciones y ENTER

Aparece la siguiente pantalla y haga clic en el botn de abrir proyectos

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El sistema abre la ventana para ingresar el cdigo del proyecto que se va a programar. Aqu
ingrese el cdigo del proyecto 444AC308004 y ENTER

En seguida el sistema ingresa al proyecto mostrando las tres reas de trabajo (Resumen de
elementos, Pool de elementos y rea de detalle del elemento)

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En cada Elemento en la pestaa existe un campo con el status donde aparece el status por
defecto que es abierto (ABIE). Esto indica que el proyecto aun esta en edicin y que se puede
modificar para definir cualquiera de sus elementos, pero no permite que se ejecuten
movimientos que relacionan los proyectos con la parte contable, el presupuesto, los materiales
las ventas u otras reas
Al efectuar la liberacin del proyecto o de alguno de sus elementos por individual el sistema
permite que se ejecute la interaccin o integracin entre los dems mdulos
Para realizar esta operacin en el sistema se debe hacer clic en el elemento PEP que se
requiere liberar y luego se realiza este procedimiento en el MENU. Ingrese por Tratar, marque
Status, luego Liberar.
Para liberar el proyecto completo se hace clic en el elemento superior del proyecto y se hace el
proceso

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Al realizar esto aparece un aviso de confirmacin como el siguiente:

Y la pantalla muestra la transaccin efectuada en el detalle del PEP principal as:

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Luego Grabe los datos

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y salga del proyecto

6.4 COMPRA DE MATERIALES


Con este proceso se realizan las compras para el proyecto
Digite CJ20N en el campo de transacciones y ENTER

Aparece la siguiente pantalla y haga clic en el botn de abrir proyectos

El sistema abre la ventana para ingresar el cdigo del proyecto que se va a programar. Aqu
ingrese el cdigo del proyecto 444AC308001 y ENTER

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En seguida el sistema ingresa al proyecto mostrando las tres reas de trabajo (Resumen de
elementos, Pool de elementos y rea de detalle del elemento)

Luego despliegue la informacin para ver los elementos del proyecto


Como requisito este proyecto debe estar liberado para el caso se realiza la liberacin.
Haga clic en el PEP principal del proyecto Ingrese al men principal haga clic en TRATAR,
luego STATUS, y luego LIBERAR

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En cualquier elemento aparecer el STATUS SISTEMA la palabra LIB

Para iniciar las compras tenga en cuenta un cuadro con datos como el siguiente, haga clic en
el PEP de SUMINISTROS y lleve una operacin interna del rea del POOL de elementos al
PEP, llene la informacin de la parte derecha
MATERIAL
CANTIDAD
POSICION DE
CODIGO MATERIAL
ALMACEN
Archivador Areo
4
N
100300
Computador porttil
4
N
100021

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En la operacin haga clic sobre la opcin de realizar compras


solicitud se ingresa la informacin de materiales

100300
100021

Und

un
Un

Cant

4
4

Denominacin

Archivo areo
Computador
porttil

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Cdigo
material

VERSIN: 1.0

Posicin de
Inventario
(no tiene
almacn)
N
N

y en la ventana de lista de
Organizacin
de Compras
(grupo de
material)
1000
1000

Solicitante

Proyectos
Proyectos

Ingrese los cdigos de los materiales o bsquelos dentro del Match Code (genera una lista de
seleccin)

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Ingrese luego los datos de los computadores porttiles

Oprima ENTER y luego emerge la ventana de la Solicitud de Pedido siguiente por cada
material

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Oprima ENTER

El sistema los datos restantes. Ingrese los datos completos de cantidad, unidad y cuenta
mayor a la que se cargara el costo

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Oprima el icono ENTER

Oprima ENTER

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y el sistema pasa para entrar el segundo material

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Optima ENTER
Ingrese los datos completos de cantidad, unidad y cuenta mayor a la que se cargara el costo

Oprima Enter

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Oprima Enter .El cuadro final de entradas es el siguiente:

Oprima ENTER y Grabe


, el sistema cierra el proyecto. Con esto el sistema genera la
solicitud de pedido. Para ver la generacin de pedido abra nuevamente el proyecto y saldrn
los siguiente numero de operacin sobre la compra (Se puede hacer una descripcin de
compras en texto posicin)

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Con estos pedidos el departamento de compras y servicios tramitar la solicitud y entregara los
materiales segn la fecha indicada en la compra
Salga del proyecto
6.5

ASIGNACION DE PERSONAL

La asignacin de personal se necesita para contratar personal al proyecto por medio de


operacin interna
Ingrese al proyecto con la operacin CJ20N y ENTER, indique el cdigo del proyecto y ENTER,
luego haga clic en el PEP de personal para el ejemplo o donde corresponda apra el proyecto.
Ingrese una operacin trasladandola desde el pool de elementos de la parte inferior izquierda
hacie el PEP de personal. Esta tendr el nombre de Coordinador de Proyecto

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Para realizar la asignacin de personal se debe hacer los siguientes ajustes al Grafo de estas
compras. Haga clic en GRAFO Personal - 5000046, luego pestaa ASIGNACION, luego botn
de CONTROL PRESUPUESTAL

Indique la posicin presupuestaria que corresponde a la cuenta mayor que llevara el costo

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Busque la cuenta con el match code indique las cuentas 74*(comodn) y la entidad CP 200 y
ENTER

Selecciones la cuenta requerida en amarillo y haga doble clic en honorarios para la


contratacin

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Luego en el campo de fondo busque con el match code el cdigo del fondo

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Con estos datos el grafo est disponible para la asignacin de personal

Traslade una compra hacia la Operacin Interna

Indique como un material el servicio de personal que se asignar, seleccionando con el match
code del campo, en la ventana siguiente oprima ENTER para ver el listado de SERVICIOS.

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Aqu indique la posicin de almacn como N (no necesita almacn). Puede usar los binculos
para hacer bsqueda filtro ingresando las primeras letras del texto SERVI

Seleccione SERVICIOS PROFESIONALES cdigo 1900063

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Indique la cantidad y la unidad de personal, para el ejemplo 1 unidad pero esto se ajusta a das
horas o meses

El sistema genera la ventana para aprobar la solicitud de pedido

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Oprima ENTER e ingrese la solicitud como PROYECTO y la organizacin de compras 1000

Indique un valor aproximado para ver el efecto de la cantidad de personal pedido

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Grabe la informacin
para que el sistema genere la solicitud de pedido. El sistema se sale
del proyecto. Ingrese y visualice la Solicitud de pedido de personal

Con este pedido el departamento de compra y servicios tramitar la solicitud y enviar el


servicio segn la fecha indicada en la asignacin.
Salga del proyecto

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CJ21-CJ23-CJ25-CJ22-CJ24-CJ26-Modificacin y visualizacin de Fechas.docx


6.6

MODIFICACIN Y VISUALIZACIN DE FECHAS DE PROYECTO

Un proyecto puede tener modificaciones en la planificacin de fechas y para ello se requieren


modificaciones y luego una visualizacin de los cambios guardados.
6.6.1

MODIFICACION DE FECHAS EXTREMAS

Digite CJ21 en el campo de transacciones y presione ENTER.

Aparece la ventana siguiente solicitando el cdigo del proyecto, ingrselo y oprima ENTER

El sistema muestra la siguiente ventana con las fechas del proyecto por cada elemento PEP
(Componente).
El rea blanca indica los campos modificables y el rea azul es rea restringida. En el cuadro
de fechas se har los siguientes cambios:
PEP

INICIO
ANTERIOR

INICIO
POSTERIOR

INICIO
ANTERIOR

FIN
POSTERIOR

PRINCIPAL

22.12.2008

09.12.2008

28.02.2009

27.03.2009

460-PS-4-08-001/11

23.12.2008

09.12.2008

28.02.2009

20.02.2009

460-PS-4-08-001/12

23.12.2008

28.02.2009

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460-PS-4-08-001/13

23.12.2008

28.02.2009

460-PS-4-08-001/14

23.12.2008

28.02.2009

El cuadro siguiente es el estado actual de fechas del proyecto:

Ingrese a cada campo y modifique las fechas como en el cuadro propuesto, y al final debe
quedar as:

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Al final Grabe la informacin


6.6.2

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y Salga del Proyecto

MODIFICACION DE FECHAS PRONSTICO

Digite CJ23 en el campo de transacciones y presione ENTER.

Aparece la ventana siguiente solicitando el cdigo del proyecto, ingrselo y luego oprima
ENTER.

El sistema muestra esta pantalla con las fechas pronstico del proyecto:

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Haga las modificaciones sobre las fechas pronstico, como el ejemplo (se digita el 15.12.2008
inicio y 06.03.2009 para fin)

Y luego grabe

6.6.3

y salga del proyecto

MODIFICACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO

Digite CJ25 en el campo de transacciones y presione ENTER.

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El sistema solicita el cdigo del proyecto, ingrselo y presione ENTER.

Luego aparecen las fechas reales a ser modificadas


.

Haga los cambios en las fechas reales del proyecto. Estas solo se cambian con la ejecucin
del proyecto en los casos de notificaciones.
Visualice todos los campos necesarios y luego salga del proyecto
6.6.4

VISUALIZACION DE FECHAS EXTREMAS DE PROYECTO

Digite CJ22 en el campo de transacciones y ENTER.

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El sistema pide el cdigo del proyecto, se ingresa y oprima ENTER.

Luego muestra el cuadro de fechas Extremas del proyecto.

Visualice todos los campos necesarios seleccionando la pestaa y luego salga del proyecto

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6.6.5

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VISUALIZACION DE FECHAS PRONOSTICO DE PROYECTO

Digite CJ24 en el campo de transacciones y presione ENTER.

El sistema pide el cdigo del proyecto, se ingresa y luego oprima ENTER.

Luego muestra el cuadro de fechas PRONSTICO del proyecto:

Visualice todos los campos necesarios y luego salga del proyecto

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6.6.6

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VISUALIZACION DE FECHAS REALES DE PROYECTO

Digite CJ26 en el campo de transacciones y presione ENTER.

El sistema pide el cdigo del proyecto, se ingresa y presione ENTER

Luego muestra el cuadro de fechas REALES del proyecto:

Visualice todos los campos necesarios y luego salga del proyecto

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6.7

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PLANIFICACION DE COSTOS

Digite CJ40 en el campo de transacciones y digite ENTER.

El sistema pide el ingreso del cdigo del proyecto, ingrselo y oprima ENTER.

Se muestra la siguiente tabla con plan de costes del proyecto. Ingrese los costes que el
proyecto va a tener.
Recuerde que el proyecto solo mostrar los campos disponibles para programar siempre que
el PEP se haya definido como elemento de planificacin de la pestaa de Datos Bsicos, por
este motivo los PEP terminados con nmero 11, 12,13 permiten hacer planificacin pero el
terminado en 14 no tiene el campo disponible.
El sistema programa por defecto el total del proyecto que puede dividirse en varios aos, pero
si el periodo esta dentro de un periodo contable (un ao entre enero y diciembre) el total
presupuestado ser uno solo.
Seleccione el ao si su programacin est dividida en varios aos y seleccione el ao a
programar en el campo de PERIODO

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Ingrese los costes que el proyecto utilizar para su ejecucin como aparece en la siguiente
ventana. Tenga en cuenta que el PEP principal es un agrupador de costes de los PEP de nivel
2, Para este caso se programa todo el proyecto y luego se dividen los montos del aos 2008 y
luego del ao 2009.

Teniendo la planificacin total se procede a seleccionar por aos, escoja el ao 2008 as, e
ingrese los costes.

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El sistema muestra la tabla con los campos vacos para el ao 2008, pero tiene en cuenta los
montos ya ingresados en el total.

Ingrese los valores como en la siguiente pantalla y verifique que el sistema distribuye y
determina el plan total.

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Luego ingrese al ao 2009 de la misma manera e ingrese los valores restantes o lo


determinado por el proyecto.

Aparece la tabla vaca con el plan del ao 2009.

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Aqu ingrese los valores siguientes:

El sistema permite otra opcin para la planificacin por PEP indicndole el monto en cada ao
de la siguiente manera:
Para el PEP PRINCIPAL puede ingresar la informacin por aos as:

Como este es agrupador de los Componentes se distribuye en los mismos por ao de la


siguiente manera:
En esta ventana anterior use las flechas negras para desplazarse por PEP y hacer el ingreso
de costes por cada uno. Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la informacin
en el PEP 11

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Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la informacin

en el PEP 12

Haga clic una vez en la flecha hacia abajo e ingrese la informacin

en el PEP 13

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Haga clic una vez en la flecha hacia abajo


en el PEP 14 y verifique que este no tiene
opcin de planificar Costes por que el campo est en azul

Ahora con la informacin ingresada, se puede desplazar hacia arriba y hacia abajo para ver
los datos y confirmar para poder guardar la informacin.
Grabe

y Salga del proyecto

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6.8

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VISUALIZACION DE COSTOS DE UN PROYECTO

Digite CJ41 en el campo de transacciones y presione ENTER

El sistema muestra una ventana solicitando el cdigo del proyecto. Ingrese el cdigo y
presione ENTER.

Muestra luego una ventana con los datos de fechas de costos TOTAL, y permite elegir el ao a
visualizar. Se pueden observar los costes en general de todas las columnas, desplazndose
con las barras verticales y horizontales sealadas con flechas rojas en la ilustracin:

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Por ejemplo visualice el ao 2009; para esto seleccione en el campo de periodo, el ao o


desplace con las flechas el ao necesario

para seleccionarlo.

Otra forma de visualizar los datos es hacer clic en el botn de resumen anual. El sistema
muestra la siguiente variacin de presentacin. Existe la opcin de ver tambin la planificacin
pero se puede seleccionar por cada PEP y por ao. Desplcese con las flechas negras
hacia arriba o hacia abajo para ver el costo de cada PEP

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Al finalizar de ver la informacin salga del proyecto


CJ42-CJ43-Planificacin de Ingresos de Proyecto.docx
6.9

PLANIFICACION DE INGRESOS EN UN PROYECTO

El plan de ingresos del proyecto hace referencia al dinero que llegar a los fondos por medio
de los financiadores o a las cuentas de ingresos.
Digite CJ42 en el campo de transacciones y presione ENTER.

El sistema pide el cdigo del proyecto para planificar ingresos, digite el cdigo y oprima
ENTER.

El sistema muestra el cuadro de ingresos siguiente:

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Para hacer la planificacin de ingresos el Proyecto debe contener PEP en su pestaa de Datos
Bsicos en Indicadores operativos una planificacin de ingresos y oprima ENTER.

Aqu puede ingresar los datos totales del proyecto por cada PEP y visualice en la siguiente
ventana:

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Luego haga clic en el campo de periodo y seleccione el ao 2008.

Ingrese los datos con la siguiente distribucin 2008.

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CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

Luego haga clic en el campo de periodo y seleccione el ao 2009

Ingrese los datos con la siguiente distribucin para el ao 2009.

Al terminar Grabe la informacin

y Salga de la planificacin

6.10 VISUALIZACION DE PLANIFICACION DE INGRESOS DE PROYECTO


Digite CJ43 en el campo de transacciones y presione ENTER

El sistema solicita la informacin de cdigo de proyecto para visualizar planificacin de


ingresos:

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del 2008

Ingrese el cdigo y oprima ENTER


Aparece la tabla de planificacin de ingresos en azul que indica que no se pueden modificar los
datos. Puede seleccionar en el campo de periodo, el ao de ingresos para el proyecto.

Selecciones 2008 y vea la informacin necesaria:

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del 2008

Y aparece la informacin del 2008.

Seleccione el ao 2009 en el campo de periodo y visualice la informacin de ese ao:

Aparecen los datos de la siguiente manera:

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Verifique la informacin que necesite y Salga del proyecto

PRESUPUESTACION

OBJETIVO
Determinar la asignacin presupuestal dependiendo de la planificacin de costos y gastos
en que incurrir el proyecto con el detalle necesario para su ejecucin
ALCANCE
Con la informacin del captulo se dispondra al usuario para que determine un modelo de
ingresos y gastos del proyecto
El presupuesto debe ser definido en la creacin manual del proyecto e informado a
PRESUPUESTOS para hacer la asignacin necesaria y para esto se debe realizar un
cuadro de datos bsicos que indicara que requiere llevar para ingresos y egresos
Proyecto
Sede

GRANJA AGROECOLGICA AUTOSOSTENIBLE


Villavicencio

rea Funcional
Centro de
Beneficio

460-PS-4-09-001

INICIO

84606005

FIN

Enero 1/2009
Febrero 28/2009

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Centro de Costo
Fondo
PEP

460PS-4-09-001/11

94606005
Componentes

R1. Granja
Agroecolgica
Equipos y suministros
Funcionamiento
(Actividades)
Imprevistos

460PS-4-09-001/12

460PS-4-09-001/13

R2. Capacitacin
Personal
Imprevistos
Viajes Instancias
Funcionamiento
(gastos de gestin
Acadmica)
R3. Proyectos
Productivos
Capital Semilla

460PS-4-09-001/14

R4. Sistematizacin
Sistematizacin
Total Proyecto

7.1

2002
1001
Presupuesto
Recursos de
Cooperacin
41.400.000,0
0
13.200.000,0
0
23.200.000,0
0
5.000.000,00
7.600.000,00
4.100.000,00
3.500.000,00

Uniminuto
7.200.000,00

7430952005
7.200.000,00

7435959505
7430952005

28.600.000,0
0

1.100.000,00

12.400.000,0
0
12.400.000,0
0

27.500.000,0
0
15.300.000,0
0
15.300.000,0
0

8.100.000,00
8.100.000,00
69.500.000,0
0

4.300.000,00
4.300.000,00
55.400.000,0
0

VISUALIZACION DE PRESUPUESTO PARA PROYECTO

Digite GR55 en el campo de transacciones

Cta Mayor

7405959505
7405959505
7455959505
7410959505

7495959505

7435959505

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Entre a la transaccin presionando ENTER, all digite ZY10 como tipo de informe de
presupuesto en proyecto:

Presione el icono

reloj e ingrese a verificar los datos del proyecto

Presione y proceda a verificar Presupuesto para gastos o de Ingresos

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Haga clic en Proyectos Egresos

Este pantallazo presenta el presupuesto general de proyectos tanto de recursos


externos como la contrapartida o los recursos propios.
Se hace dinmico para verificar la informacin requerida, seleccionando lo que se
quiere ver:

Por ejemplo fondos

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Y luego por componente

Estas combinaciones permiten visualizar varios estados del presupuesto en el cual se


puede observar varias columnas como:

7.1.1

PRESUPUESTO
Muestra los valores segn la seleccin en la parte izquierda con el monto asignado total
disponible

7.1.2

COMPROMISO
Muestra el monto destinado para disponer a un rubro o una ejecucin de gasto
detallada

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7.1.3

OBLIGACIONES
Son valores que ya se han destinado para realizar pagos facturados

7.1.4

PAGOS
Son los valores que se han cancelado a los proveedores

7.1.5

UTILIZADO
Indica el total neto pagado en esta cuenta mayor

7.1.6

DISPONIBLE
Es el valor saldo del presupuesto menos el pagado

Salga del proceso

8.1

EJECUCION

OBJETIVO

Determinar por medio de notificaciones la realizacin de las actividades planificadas que se


vayan ejecutando en las fechas previstas.
8.2

ALCANCE

Con el proceso de ejecucin se define la cantidad de trabajo realizado para que se hagan
reportes de tareas de avance
8.3

NOTIFICACION DE OPERACIN EN GRAFOS

Una operacin requiere ser notificado para indicar que las actividades se han ejecutado en su
totalidad cuando las operaciones ya han cursado el proceso completo para que al final de
cierre se pueda liquidar y cerrar el proyecto o especialmente en el caso de facturacin, los
hitos deben ser notificados para que se realice la facturacin y se ejecute el cobro en un
momento determinado

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Digite CN25 en el campo de operaciones y ENTER

Para hacer notificacin de una operacin, esta se debe haber liberado con anticipacin para
permitir este proceso

Para esto ingrese al Proyecto, ubquese en el elemento en el proyecto y haga clic en el men
principal en TRATAR STATUS LIBERAR.
En la notificacin el sistema solicita el cdigo del grafo (agrupador) donde se encuentra la
operacin y el cdigo de la operacin

Ingrese estos datos y presione ENTER. Aparece la pantalla

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En la notificacin se debe incluir un visto sobre NotiFinal y Concluido como lo ilustra la ventana
anterior y en seguida presione ENTER. Grabe la informacin y salga del proceso.
8.4

VISUALIZACION DE UNA NOTIFICACION

Digite CN28 en el campo de transacciones y ENTER

El sistema solicita en la ventana el cdigo del grafo a visualizar y de la operacin:

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Oprima ENTER, visualice la informacin necesaria y luego salga del proceso con:

8.5

ANULACION DE UNA NOTIFICACION

Digite CN29 en el campo de transacciones y ENTER

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Aparece un cuadro para verificar el cdigo del grafo y la operacin a la que se har la
Anulacin de la notificacin. Ingrese el cdigo de los dos datos y luego grabe

El sistema muestra este mensaje para aprobar la anulacin notificacin, al cual se le hace clic
a SI

Luego pregunta si se quiere grabar la anulacin, al cual se le hace clic en SI

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En la parte inferior de la pantalla sale un mensaje con la confirmacin de la anulacin de


notificacin.

CIERRE
El cierre se realiza cuando ya el proyecto se ha terminado y se procede a liquidar todas
sus actividades y finalizarlo

9.1

OBJETIVO
Realizar la liquidacin parcial y total de un proyecto para hcaer u ncierre tcnico y un
cierre final

9.2

ALCANCE
Con este captulo el ususario podra determinar cuando se finaliza un proyecto, que cuentas
quedan por pagar y cuando se puede realizar el cierre y entrega de un proyecto

9.3

LIQUIDACION
Este instructivo hace relacin con la liquidacin peridica de proyectos aplicada de manera
individual a un determinado proyecto.

9.3.1

RECOMENDACIONES

A. La funcionalidad de ste INSTRUCTIVO es aplicable slo a las liquidaciones peridicas

de un proyecto singular mediante la cual se trasladan al (a los) activo(s) en


construccin los costos en que ha incurrido la Empresa durante el ltimo perodo de
desarrollo del proyecto en cuestin. La liquidacin final de un proyecto (traslado al (a
los) activo(s) fijos creados de los costos finales en que ha incurrido la Empresa durante
el ltimo perodo de desarrollo del proyecto) debe hacerse al (a los) activo(s) reales
creados en AM (Asset Management) y asignados en la Norma de Liquidacin
correspondiente.
B. ste INSTRUCTIVO considera simultneamente la liquidacin de los grafos de un
proyecto a sus correspondientes elementos PEP, y la liquidacin de los elementos PEP
al (a los) activo(s) en construccin que se haya(n) definido en la norma de liquidacin.

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del 2008

Igualmente considera la generacin de las normas de liquidacin para transferir los


gastos o ingresos a las Cuentas Contables, Centros de Costo o Activos Reales finales.
C. En la Empresa la liquidacin peridica de un proyecto slo se podr realizar de modo
integral, es decir, que no ser posible liquidar independientemente un elemento PEP
un grafo del proyecto, sino que peridicamente se deber liquidar integra y totalmente
el proyecto.

9.4

LIQUIDACION PARCIAL Y TOTAL DE PROYECTOS

Men SAP Finanzas Sistema de proyectos Controlling Cierre de perodo


Funciones individuales Liquidacin Procesamiento individual
9.4.1

LIQUIDACIN ACTIVIDADES DEL GRAFO A ACTIVOS EN CONSTRUCCIN PARA


EL PROYECTO (PARCIAL)

En la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento PEP / grafo, que es mostrada a


continuacin complete los campos con la informacin que se especifica en la siguiente tabla:

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Nombre campo
Definicin proyecto
Elemento PEP
Grafo

VERSIN: 1.0
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FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

Descripcin
Cdigo que define un proyecto existente en el sistema
que est siendo desarrollado
Cdigo del Elemento PEP que identifica el
componente o fase del proyecto que se va a liquidar
Codigo del Grafo a liquidar. Para el caso de las
liquidaciones parciales a los Activos en Construccin
se debe liquidar del Grafo al Elemento PEP y luego
automaticamente del Elemento PEP al AF en

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inclusv. jerarqua
Incl. rdenes
Perodo liquidacin
Perodo contable
Ejercicio
Fecha referencia
Forma de proceso
Ejec. test
Lista detallada
Verif. datos variables

VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

construccin.
La activacin de ste checkbox permite la liquidacin
independiente de toda la estructura que depende de
un determinado elemento PEP
La activacin de ste checkbox permite la liquidacin
de las rdenes dependientes de las actividades del
grafo
Parmetro que indica el perodo mensual para el cual
se quiere liquidar el proyecto.
Parmetro que indica el perodo contable para el cual
se quiere liquidar el proyecto.
Parmetro que indica el ejercicio fiscal del perodo
para el cual se quiere liquidar el proyecto.
Fecha en la cual se referencia la liquidacin
Parmetro que indica la forma en que se quiere
procesar la liquidacin del proyecto. Para el caso se
ejecuta Automticamente
Elemento de control de proceso que permite una
realizar ejecucin de liquidacin de prueba
Elemento de control de proceso que permite
visualizar detalladamente el proyecto a liquidar y los
distintos parmetros de liquidacin que se utilizarn
Elemento de control de proceso que permite verificar
si posteriormente a la ltima liquidacin del proyecto
se han dado cambios en los datos relativos al status
del proyecto a la correspondiente norma de
liquidacin

Haga clic en el icono


(Ejecutar) y aparecer la imagen Liquidacin real: Proyecto /
elemento PEP / grafo Lista bs. que se muestra a continuacin.

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

No aparece ningun error.


Haga clic en el icono
(Listas detalladas), aparecer la imagen Liquidacin real:
Proyecto / elemento PEP / grafo Lst. detall que es mostrada a continuacin.

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

En sta imagen se visualizan, en cada caso, tanto el emisor (ubicado en la columna izquierda)
como el receptor (ubicado en la 3ra columna) de las actividades definidas en el proyecto, en
sta parte de la liquidacin se estn liquidando los costos considerados a nivel de grafos a los
elementos PEP correspondientes.
En este caso el emisor es el Grafo y el receptor es el Elemento PEP (Componente
correspondiente).
Para visualizar detalladamente la liquidacin (liquidacin de los costos de cada uno de los
grafos a los elementos PEP) seleccione con el cursor frente al cdigo del Grafo y haga clic en
el icono
, aparecer entonces la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento
PEP / grafo Cargos emisor que se muestra a continuacin:

En la imagen se visualiza que, para el proyecto del ejemplo, el emisor de las actividades del
grafo 5000044 del proyecto, a travs del elemento de costo 7435952405, por un monto de
279.924 pesos colombianos (COP).

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

Haga clic en el icono


(Back) y en seguida haga clic en el icono
, aparecer
entonces la imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP grafos Cargos receptor
que es mostrada a continuacin:

En la cual se visualiza que el receptor del grafo 5000044 del proyecto (emisor) es el elemento
PEP 520-PS-4-08-003/13 por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP), a travs del
elemento de costo 7435952405.
Como hasta el momento la liquidacin del proyecto se ha hecho a modo de prueba (test), haga
varias veces clic en el icono
(Back) hasta que aparezca la imagen Liquidacin real:
Proyectos / elementos PEP / grafos, que se muestra nuevamente a continuacin:

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

Complete los campos tal y como se indic en la tabla, excepto en que ahora no debe marcar el
checkbox Ejec.test, ahora haga clic en el icono
(Ejecutar) nuevamente, aparecer la
imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP / grafos Lista bs.

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

En la cual se visualiza que la liquidacin ya se realiz a modo de ejecucin, y ya no a modo de


prueba (test). A partir de ahora, y del mismo modo al ya indicado, es factible visualizar
detalladamente como fue la liquidacin de cada uno de los grafos a los elementos PEP del
proyecto seleccionado.

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

Una vez efectuada la liquidacin en ejecucin de actualizacin y si desea visualizar los


documentos financieros asociados a la liquidacin, en la imagen Liquidacin real: Proyecto/
elemento PEP/ grafo Lst.detall.

Seleccione con el cursor el monto de su inters, ubicado frente a cualquiera de los valores
liquidados, en este caso un item, haga clic en el icono
, y aparecer
finalmente la imagen Lista de documentos en Contabilidad General, que se muestra a
continuacin, y que indica tanto el tipo como el nmero del documento financiero, asociado a la
liquidacin del proyecto.

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

Si quiere visualizar ms detalladamente cualquiera de los documentos financieros haga doble


clic sobre el nmero del documento, entonces le aparecer la imagen Documentos de los
costos reales

A su vez, si desea un mayor detalle en la visualizacin de algn documento financiero haga clic
en
habiendo seleccionado la posicin, y entonces finalmente aparecer la imagen Detalle
Visualizar, que es mostrada a continuacin.

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9.4.2

VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

LIQUIDACIN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS EN CONSTRUCCIN


DEFINIDOS PARA EL PROYECTO (CJ88) (PARCIAL)

En la imagen Liquidacin real: Proyecto / elemento PEP / grafo, que es mostrada a


continuacin complete los campos con la informacin que se especifica en la siguiente tabla:

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Nombre campo
Definicin proyecto
Elemento PEP

Grafo
inclusv. jerarqua

VERSIN: 1.0
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FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

Descripcin
Cdigo que define un proyecto existente en el sistema
que est siendo desarrollado
Cdigo del Elemento PEP que identifica el
componente o fase del proyecto que se va a liquidar.
Para el caso se debe liquidar del Elemento PEP al AF
en construccin.
Codigo del Grafo a liquidar.
La activacin de ste checkbox permite la liquidacin
independiente de toda la estructura que depende de

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Incl. rdenes
Perodo liquidacin
Perodo contable
Ejercicio
Fecha referencia
Forma de proceso
Ejec. test
Lista detallada
Verif. datos variables

VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

un determinado elemento PEP


La activacin de ste checkbox permite la liquidacin
de las rdenes dependientes de las actividades del
grafo
Parmetro que indica el perodo mensual para el cual
se quiere liquidar el proyecto.
Parmetro que indica el perodo contable para el cual
se quiere liquidar el proyecto.
Parmetro que indica el ejercicio fiscal del perodo
para el cual se quiere liquidar el proyecto.
Fecha en la cual se referencia la liquidacin
Parmetro que indica la forma en que se quiere
procesar la liquidacin del proyecto. Para el caso se
ejecuta Automticamente
Elemento de control de proceso que permite una
realizar ejecucin de liquidacin de prueba
Elemento de control de proceso que permite
visualizar detalladamente el proyecto a liquidar y los
distintos parmetros de liquidacin que se utilizarn
Elemento de control de proceso que permite verificar
si posteriormente a la ltima liquidacin del proyecto
se han dado cambios en los datos relativos al status
del proyecto a la correspondiente norma de
liquidacin

Haga clic en el icono


(Ejecutar) y aparecer la imagen Liquidacin real: Proyecto /
elemento PEP / grafo Lista bs. que se muestra a continuacin.

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
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del 2008

Aparece un Mensaje de advertencia, que se mostrara siempre que se vaya a liquidar a un AF


en construccin.

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VERSIN: 1.0
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del 2008

Doble clic en el mensaje de advertencia

Se puede omitir el mensaje sin inconvenientes.


Haga clic en el icono
(Listas detalladas), aparecer la imagen Liquidacin real:
Proyecto / elemento PEP / grafo Lst. detall que es mostrada a continuacin.

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

En sta imagen se visualizan, en cada caso, tanto el emisor (ubicado en la columna izquierda)
como el receptor (ubicado en la 3ra columna) de las actividades definidas en el proyecto, en
sta parte de la liquidacin se estn liquidando los costos considerados a nivel de grafos a los
elementos PEP correspondientes.
En este caso el emisor es el Elemento PEP y el receptor es el Activo Fijo en Construccin).
Para visualizar detalladamente la liquidacin (liquidacin de los costos de cada uno de los
Elementos PEP a AF en construccin) seleccione con el cursor frente al Elemento PEP y haga
clic en el icono
, aparecer entonces la imagen Liquidacin real: Proyecto /
elemento PEP / grafo Cargos emisor que se muestra a continuacin:

En la imagen se visualiza que, para el proyecto del ejemplo, el emisor es el Elemento PEP
520-PS-4-08-003/13, a travs del elemento de costo 7435952405, por un monto de 279.924
pesos colombianos (COP).
Haga clic en el icono
(Back) y en seguida haga clic en el icono
, aparecer
entonces la imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP grafos Cargos receptor
que es mostrada a continuacin:

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

En la cual se visualiza que el receptor del (emisor) es el Activo Fijo en Construccin 3000001
por un monto de 279.924 pesos colombianos (COP), a travs del elemento de costo
7435952405.
Como hasta el momento la liquidacin del proyecto se ha hecho a modo de prueba (test), haga
varias veces clic en el icono
(Back) hasta que aparezca la imagen Liquidacin real:
Proyectos / elementos PEP / grafos, que se muestra nuevamente a continuacin:

MANUAL DE USUARIO
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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

Complete los campos tal y como se indic en la tabla, excepto en que ahora no debe marcar el
checkbox Ejec.test, ahora haga clic en el icono
(Ejecutar) nuevamente, aparecer la
imagen Liquidacin real: Proyectos / elementos PEP / grafos Lista bs.

MANUAL DE USUARIO
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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

En la cual se visualiza que la liquidacin ya se realiz a modo de ejecucin, y ya no a modo de


prueba (test). A partir de ahora, y del mismo modo al ya indicado, es factible visualizar
detalladamente como fue la liquidacin de cada uno de los elementos PEP a los AF en
construccin.
Una vez efectuada la liquidacin en ejecucin de actualizacin y si desea visualizar los
documentos financieros asociados a la liquidacin, en la imagen Liquidacin real: Proyecto/
elemento PEP/ grafo Lst.detall.

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VERSIN: 1.0
CDIGO: PF-PDC
FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

Seleccione con el cursor el monto de su inters, ubicado frente a cualquiera de los valores
liquidados, en este caso un item, haga clic en el icono
, y aparecer
finalmente la imagen Lista de documentos en Contabilidad General, que se muestra a
continuacin, y que indica tanto el tipo como el nmero del documento financiero, asociado a la
liquidacin del proyecto.

Si quiere visualizar ms detalladamente cualquiera de los documentos financieros haga doble


clic sobre el nmero del documento, entonces le aparecer la imagen Documentos de los
costos reales
Documento contable:

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Documento CO:

Movimiento AF (Activo Fijo):

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9.4.3

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del 2008

LIQUIDACIN DEL ELEMENTO PEP A LOS ACTIVOS FIJOS REALES, CENTROS


DE COSTO O CUENTAS DE MAYOR (CJ88) (PARCIAL O TOTAL)

9.4.3.1 CREAR NORMA DE LIQUIDACIN POR ELEMENTO PEP O COMPONENTE


(CJ20N)
Ingrese CJ20N en el campo de transacciones:

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del 2008

Sobre cada componente (Elemento PEP) se asigna la norma de liquidacin de la siguiente


manera:

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del 2008

Se diligencian los campos de acuerdo a lo que se quiera liquidar:


Nombre campo
Tp.

Descripcin
Tipo de imputacin. Se indica el tipo de receptor que
se requiere para la liquidacin.

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Receptor de liquidacin

Texto breve receptor


%
Importe

VERSIN: 1.0
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Cdigo del receptor de liquidacin correspondiente.


(No. Activo Fijo Centro de costo Cuenta de Mayor
Grafo Operacin Orden - Elemento PEP. Para
el Ejemplo se va a liquidar a una cuenta de mayor
definida, la 2810200505.
Texto que se llena por defecto.
Indica el porcentaje que se desea liquidar del emisor
al receptor. Si se maneja % no se requiere dar el
valor (importe) porque el sistema lo calcula
Valor de liquidacin en pesos. Si se maneja valor de
importe no se diligencia el %.

Para las liquidaciones a Cuentas de Mayor es obligatorio asignar el Centro de Beneficio


correspondiente en el receptor, para ello se da doble clic sobre la lnea:

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Clic en el icono
Y se llena el campo de Centro de Beneficio.

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VERSIN: 1.0
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FECHA: 15 de Diciembre
del 2008

Enter
Doble
para volver al proyecto y asignar las siguientes normas de liquidacin.
Sobre cada componente se repite el mismo proceso.
Para el caso de tener Activos Fijos en Construccin, se debe primero verificar la ejecucin de
los pasos 1. y 2. del presente manual. Luego si se ingresa a generar la Norma de Liquidacin
final para liquidar de un AF en construccin a un AF real.
Para el ejemplo el componente de inversin al que se le ejecuto la liquidacin al AF en
construccin es el siguiente:

Si ingresa a crear la norma para liquidacin final de AF en construccin a AF real.

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Muestra dos renglones. En el primero en gris la liquidacin ya efectuada. En el segundo


rengln se le asigna el AF real al que se desea liquidar.

Clic en

para volver al proyecto.

Grabe
9.4.3.2 LIQUIDACIN TOTAL DEL PROYECTO (CJ88)

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Ejecutar

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Luego de verificar que no existen errores se ejecuta real y se verifican los documentos
contables generados.
Salga del proceso

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9.5

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CIERRE TECNICO

Se realiza para no ingresar mas operaciones ni actividades aunque este pendientes mas pagos
o liquidaciones por realizar pero el proyecto ya no tendra mas ejecucin.
Ingrese al proyecto por CJ20N, seleccione el proyecto e ingrese al men principal haga clic en
TRATAR, STATUS, CIERRE TECNICO

El sistema genera una confirmacin del proceso


9.6

CIERRE

El cierre definitivo se realiza cuando el proyecto no realizar ningun tipo de actividad ya sea
operacin o pago alguno, por lo tanto con este proceso el proyecto queda totalmente
inhabilitado.

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El sistema genera una confirmacin del proceso


Salga del proyecto

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