Fin-In-17 - Guia de Usuario Sap PS Presupuesto y Modificaciones

GUIA DE USUARIO SAP PS: PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES
FIN-IN-17 Versin 01 Pgina 1 de 45
VETRA E&P COLOMBIA S.A.S.
rea: Financiera
Elabor: Oscar Iregui
Aprob: Tom Delfino Javier Casais
24-11-2011
PROPIEDAD DE VETRA E&P COLOMBIA S.A.S.

La informacin contenida en este documento es propiedad y uso exclusivo de VETRA E&P COLOMBIA, la cual no podr ser transcrita, expuesta o divulgada fuera de VETRA E&P COLOMBIA sin la conveniente autorizacin escrita, esta informacin es altamente sensible y de competitividad externa. Usted debe tener mucho cuidado de asegurar el uso de esta informacin y/o el material del software conforme a las leyes, reglas, y regulaciones de la o las jurisdicciones con respecto a las cuales se utiliza. La informacin contenida en este documento est sujeta a cambios sin previo aviso. Las revisiones se pueden publicar para notificar dichas actualizaciones y/o cambios.
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Tabla de contenido
1. CREAR PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO 5
1.1 ACCESO A LA TRANSACCIN....................................................................................................................5 1 Liberacin del presupuesto del proyecto 11 1.2 ACCESO A LA TRANSACCIN..................................................................................................................11 2 Traspaso del Presupuesto de un Proyecto. 18 1.3ACCESO A LA TRANSACCIN...................................................................................................................18 20 3 Devolucin de Presupuesto 23
4.1.DEVOLUCIN DE PRESUPUESTO EN PROYECTO CJ38:............................................................................23 4.2.DEVOLUCIN DE PRESUPUESTO DE PROYECTO - CJ35:.........................................................................27 4 Suplemento Adicin de presupuesto. 31 1.4SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO EN PROYECTO CJ37:..........................................................................31 1.5SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO DE PROYECTO CJ36:........................................................................35 5 Sistemas de informacin 39 1.6REPORTE DE ACTUALIZACIONES DE PRESUPUESTO.................................................................................39 1.7REPORTE COMPARATIVO POR PROYECTO DE PRESUPUESTO / REAL / COMPROMETIDO / PLAN RESTANTE / ASIGNADO ....................................................................................................................................41 EN EL CAMPO PERFIL BD DE LA IMAGEN INDICAR PERFIL DIGITE COMO PERFIL DE LA BASE DE DATOS 000000000001 (ONCE CEROS Y UN UNO AL FINAL), HAGA CLIC EN EL ICONO (CONTINUAR INTRO), APARECER ENTONCES LA IMAGEN SELECCIN: PRESUP./REAL/COMPR./PL.REST./ASIGN., QUE SE MUESTRA A CONTINUACIN, COMPLETE LOS CAMPOS CON LA INFORMACIN QUE SE ESPECIFICA EN LA TABLA SIGUIENTE:...............................41
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Resumen Del Modelo de Proceso Empresarial

Este instructivo pretende explicar la funcionalidad de elaborar el presupuesto de los proyectos, el cual es la aprobacin de la estructura de costo para el proyecto.
Estimando los costes tan exactamente como sea posible con las diversas herramientas durante la fase de planeacin, se liquidan los fondos disponibles para la orden en la forma de un presupuesto. El presupuesto es el dispositivo por el cual se aprueba el desarrollo previsto de excedentes de los costes en un tiempo determinado
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1. CREAR PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO

1.1
ACCESO A LA TRANSACCIN
Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin >>Presupuesto Original >>Modificar.
Acceso mediante mens Acceso va cdigo de transaccin Crear o Modificar Presupuesto Visualizar presupuesto
CJ30 CJ31
Acceso mediante men
Acceso va cdigo de transaccin
Haga doble clic sobre la transaccin y mostrara la siguiente pantalla:
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Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:
Nombre del campo
Descripcin
Tipo de Campo
Accin del usuario y valores Digite el Cdigo del proyecto si lo conoce. Si no conoce el cdigo haga clic en el matchcode mostrara la siguiente pantalla: y
Def.proyect o
Clave identifica definicin proyecto
que una Obligatori de o
Luego haga clic en y aparecer el listado de los proyectos, escoja el proyecto a presupuestar y haga clic Clave que identifica un Opcional elemento PEP Moneda de Opcional transaccin en . Seleccione el elemento PEP Cdigo de Perfil COP o seleccin va bsqueda con matchcode
Elemento PEP Moneda
Haga clic sobre el icono para pasar a la pantalla Modificar presupuesto inicial: Acceso: e ingresar los montos por elemento PEP. Recomendacin:
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1. Iniciar el ingreso de los datos del presupuesto para el ao y para el total desde el nivel jerrquico inferior, en forma ascendente hasta completar todos los niveles inferiores (los niveles jerrquicos superiores son totalizados automticamente por el sistema). 2. Puede cambiar la representacin de los elementos PEP en las pantallas. Siguiendo la siguiente ruta: Men superior Opciones >> Repres. Resumen Elemen. Luego haga clic en y finalmente haga clic en .
Nombre del campo Perodo
Descripcin Indica el ao
Tipo de Campo Obligatori o
Accin del usuario y valores Seleccione primero el ao, para ingresar los valores correspondientes. Una vez termine de
Comentarios
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diligenciar los valores escoja el Total y vuelva a diligenciar los valores. Niv. Nivel de jerarqua dentro de la estructura del Proyecto Clave que identifica un elemento PEP Valor del presupuesto para el perodo visualizado
Elemento PEP Presupuesto
Obligatori o
Moneda Total versin 0
Moneda transaccin
de
Plan Este campo indica el valor planeado por Elemento PEP. Como resultado de la planeacin de cada una de las operaciones
Posicion el cursor sobre la casilla donde se va a registrar el monto para los elemento PEP de nivel inferior. Esta actividad se realizar por periodo ao y para el total. El dato lo trae el sistema directamente de la sociedad CO. El dato lo trae el sistema por defecto.
En la siguiente pantalla se visualiza el ingreso de los montos en los niveles inferiores de los Elementos PEP. Los niveles superiores se identifican porque tienen en la primera columna el siguiente icono a este nivel no se ingresan valores
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Luego vaya el men superior de la pantalla y siga la siguiente ruta Tratar / Marcar / Marcar todo cuando estn las filas seleccionadas en color amarillo nuevamente siga la siguiente ruta Tratar / Totalizar y aparecer el mensaje Totalizar que se presenta en la siguiente pantalla se deben seleccionar Valores anuales y valores totales, y haga clic en
El sistema totalizara el presupuesto de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de ao y para el total.
Elabor: Oscar Iregui Aprob: Tom Delfino Javier Casais
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Para visualizar el presupuesto total y por periodos de un Elemento PEP, seleccione el Elemento, haga clic en el icono y el sistema mostrara la siguiente pantalla:
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Para regresar a la pantalla principal haga clic en Al finalizar la edicin de todos los elementos PEP, haga clic sobre el icono para verificar si existen errores luego guarde el proyecto presionando el botn siguiente mensaje. o sobre y arrojara el
1 LIBERACIN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

1.2 ACCESO A LA TRANSACCIN
Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin >>Liberacin >>Modificar.
Acceso mediante mens Acceso va cdigo de transaccin Crear o Modificar Liberacin Visualizar Liberacin
CJ32 CJ33
Acceso mediante men
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Haga doble clic sobre la transaccin para que muestre la siguiente pantalla:
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Nombre del campo
Descripcin
Tipo de Campo
Accin del usuario y valores Digite el Cdigo del proyecto si lo conoce. Si no conoce el cdigo haga clic en el matchcode pantalla: y mostrara la siguiente
Comentario s
Def.proyect o
Luego haga clic en y aparecer el listado de los proyectos, escoja el proyecto a presupuestar y haga clic en . Elemento PEP Moneda Clave que identifica un Opcional elemento PEP Moneda de Opcional transaccin Seleccione el elemento PEP Cdigo de Perfil COP o seleccin va bsqueda con matchcode para pasar a la pantalla siguiente:
Luego haga clic en el icono
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La liberacin puede ser Total o Parcial para el proyecto. Cuando la liberacin sea parcial (Mensual), cada vez que se registre el monto debe ser acumulado porque el presupuesto en SAP lo maneja anualizado.
Nombre del campo Liberacin
Descripcin Valor plan/presupuesto del objeto seleccionado para el perodo visualizado.
Tipo de campo
Accin del usuario y valores Se selecciona la celda correspondiente al elemento PEP, para ingresar el monto que se requiere liberar. Al igual que en presupuesto se debe registrar el monto en los Elemento PEP de los niveles inferiores. Porque el sistema totaliza los valores a liberar para los elementos PEP de los niveles superiores, estos niveles se identifican porque en la primera columna tienen el icono
Comentarios Se puede liberar el total del presupuesto desde el inicio del proyecto o puede ser parcial (mensual)
Obligator io
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Una vez ingresado los montos parciales, siga la siguiente ruta del men, seleccione Tratar Marcar Marcar Todo. Una vez marcada toda la tabla, seleccionar Tratar Totalizar para calcular la liberacin total efectuada En la ventana emergente Totalizar, se deben seleccionar Valores anuales y valores totales y haga clic en
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El sistema totalizara la liberacin de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de ao y para el total.
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Al finalizar la edicin de todos los elementos PEP, haga clic sobre el icono para verificar si existen errores Siguiente, Guarde el proyecto presionando el botn .
o sobre
y saldra el siguiente mensaje
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2 TRASPASO DEL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO.

1.3 ACCESO A LA TRANSACCIN Acceso mediante mens Acceso va cdigo de transaccin Traspaso de presupuesto Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin >>Traspaso
CJ34
Acceso mediante men
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Nombre del campo Ejercicio emisor
Descripcin Es el ao del que el objeto emisor cede una parte de su presupuesto. Es el ao en el que el objeto receptor percibe un presupuesto adicional.
Tipo de campo Obligato rio
Accin del usuario y Comentarios valores Ingresar el ao al que Elemento PEP corresponde que emite el traslado Ingresar el ao corresponde al que Elemento PEP que recibe el traslado
Ejercicio emisor
Obligato rio
Gestionar Total
Al fijar este indicador, el presupuesto global y el anual se modifican por el mismo importe. Obligato rio
Seleccionar el flag
A continuacin oprima el icono de Enter
, aparece la siguiente ventana:
En la pantalla Trasladar presupuesto: Vis.Ist, se ingresa la informacin como especifica la siguiente tabla:
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Nombre del Descripcin Tipo de campo campo Emis. Elemento Clave que identifica un PEP elemento PEP emisor. Obligato rio Ejercicio emisor El ao del que el objeto emisor cede una parte de su presupuesto. Clave que identifica un elemento PEP receptor. Obligato rio Es el ejercicio en el que el objeto receptor percibe un presupuesto adicional.
Accin del usuario y valores Ingrese el Elemento PEP o seleccin va bsqueda con matchcode Lo trae por defecto el sistema Ingrese el Elemento PEP o seleccin va bsqueda con matchcode Lo trae por defecto el sistema
Comentar ios
Receptor elemento PEP Ejercicio receptor
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Importe Moneda
Monto a trasladar Moneda de transaccin
Obligato rio Obligato rio
Ingresar el monto a trasladar de un elemento PEP a otro Cdigo COP para colombia
Si el traslado es entre elementos del mismo proyecto, los elementos PEP no pueden tener igual jerarqua. El traslado se puede hacer nicamente de un PEP hacia otro de nivel inferior. Siempre debe oprimir el icono de verificar contabilizacin , para asegurar que no existan errores en la .
Antes de realizar la contabilizacin el presupuesto debe haber sido liberado para que los montos del mismo estn a disposicin A continuacin seleccione Traslado Contabilizar
Y generara el mensaje en la parte inferior de la pantalla

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Si se requiere hacer un nuevo traspaso oprima el icono de Enter anteriormente descritos.
, y siga los pasos
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3 DEVOLUCIN DE PRESUPUESTO
Existen dos formas de hacer devoluciones una por la CJ38 En Proyecto donde se visualiza todo el detalle de costos del proyecto por Elemento PEP y otra CJ35 De Proyecto donde no visualiza ningn detalle del proyecto
4.1. DEVOLUCIN DE PRESUPUESTO EN PROYECTO CJ38: Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin >>Devolucin >> En proyecto
Acceso mediante mens Acceso va cdigo de transaccin Devolucin de presupuesto
CJ38
Acceso mediante men
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Nombre del campo
Descripcin
Tipo de Campo
Comentario s
Def.proyect o
Luego haga clic en y aparecer el listado de los proyectos, escoja el proyecto a presupuestar y haga clic en . Elemento PEP Moneda Clave que identifica un Opcional elemento PEP Moneda de Opcional transaccin Seleccione el elemento PEP Cdigo de Perfil COP o seleccin va bsqueda con matchcode
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A continuacin haga clic en
, para pasar a la siguiente ventana:
Ingresar el valor de la devolucin presupuestal en el Elemento PEP
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Una vez ingresado los montos, siga la siguiente ruta del men, seleccione Tratar Marcar Marcar Todo. Una vez marcada toda la tabla, seleccionar Tratar Totalizar para calcular la devolucin total efectuada En la ventana emergente Totalizar, se deben seleccionar Valores anuales y valores totales y haga clic en
El sistema totalizara la devolucin de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de ao y para el total.
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o sobre
y saldr el siguiente mensaje
4.2.
DEVOLUCIN DE PRESUPUESTO DE PROYECTO - CJ35: Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin >>Devolucin >> En proyecto
Acceso mediante mens Acceso va cdigo de transaccin Devolucin de presupuesto
CJ35
Acceso mediante men
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Oprima el icono de Enter
y aparecera la siguiente pantalla:
Nombre del Descripcin Tipo de campo campo Emis. Elemento Clave que identifica un Obligato PEP elemento PEP emisor. rio
Accin del usuario y valores Ingrese el Elemento PEP que tiene el monto
Comentar ios
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Importe Moneda Ejercicio
Monto a devolver Moneda de transaccin El ao del que el objeto emisor hace la devolucin de su presupuesto.
Obligato rio Obligato rio
de la devolucin o seleccin va bsqueda con matchcode Ingresar el monto de la devolucin Cdigo COP para Colombia Lo trae por defecto el sistema Marque este indicador
Total
Si selecciona este indicador se modifica el Obligato presupuesto global del rio emisor de la misma forma que el presupuesto anual.
Siempre debe oprimir el icono de verificar contabilizacin
, para asegurar que no existan errores en la . y saldr el siguiente mensaje
Siguiente, Guarde el proyecto presionando el botn
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4 SUPLEMENTO ADICIN DE PRESUPUESTO.

Existen dos formas de hacer suplementos una por la CJ37 En Proyecto donde se visualiza todo el detalle de costos del proyecto por Elemento PEP y otra CJ36 De Proyecto donde no visualiza ningn detalle del proyecto.
1.4 SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO EN PROYECTO CJ37: Acceso mediante mens Acceso va cdigo de transaccin Suplemento de presupuesto Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin >>Devolucin >> En proyecto
CJ37
Acceso mediante men
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Nombre del campo
Descripcin
Tipo de Campo
Comentario s
Def.proyect o
Luego haga clic en y aparecer el listado de los proyectos, escoja el proyecto a presupuestar y haga clic en . Elemento PEP Moneda Clave que identifica un Opcional elemento PEP Moneda de Opcional transaccin Seleccione el elemento PEP Cdigo de Perfil COP o seleccin va bsqueda con matchcode
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A continuacin haga clic en
, para pasar a la siguiente ventana:
Ingresar el valor de la devolucin presupuestal en el Elemento PEP
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Una vez ingresado los montos, siga la siguiente ruta del men, seleccione Tratar Marcar Marcar Todo. Una vez marcada toda la tabla, seleccionar Tratar Totalizar total efectuada para calcular el suplemento
En la ventana emergente Totalizar, se deben seleccionar Valores anuales y valores totales y haga clic en
El sistema totalizara el suplemento de los Elementos PEP de nivel superior, como se muestra en la siguiente imagen. Este procedimiento se debe realizar para cada periodo de ao y para el total.
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o sobre
y saldr el siguiente mensaje
1.5 SUPLEMENTO DE PRESUPUESTO DE PROYECTO CJ36: Acceso mediante mens Acceso va cdigo de transaccin Suplemento de presupuesto Finanzas>>Sistema Proyectos>>Controlling>>Presupuestacin >>Devolucin >> En proyecto
CJ36
Acceso mediante men
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Oprima el icono de Enter
y aparecer la siguiente pantalla:
Nombre del campo Receptor Elemento PEP
Descripcin Clave que identifica un elemento PEP receptor.
Tipo de campo Obligato rio Obligato rio
Importe
Monto a adicionar
Accin del usuario y valores Ingrese el Elemento PEP que va a recibir el monto o seleccin va bsqueda con matchcode Ingresar el monto que se va a adicionar en el
Comentar ios
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Moneda Ejercicio
Moneda de transaccin El ao del que el objeto receptor hace el suplemento al presupuesto.
Obligato rio
Elemento PEP Cdigo COP para Colombia Lo trae por defecto el sistema
Total
Si selecciona este indicador, se modifica el Obligato presupuesto global de la rio misma forma que el presupuesto anual.
Marque este indicador
Siempre debe oprimir el icono de verificar contabilizacin
, para asegurar que no existan errores en la . y saldr el siguiente mensaje
Siguiente, Guarde el proyecto presionando el botn .
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5 SISTEMAS DE INFORMACIN
1.6 REPORTE DE ACTUALIZACIONES DE PRESUPUESTO Acceso mediante mens (Acceso va mens R/3) Finanzas/ Sistema de Proyectos / Sistema de Informacin / Controlling /Costos / Referente al Presupuesto / Actualizaciones de presupuesto (Para visualizar el cdigo de la transaccin: R/3 -> Sistema -> Status) S_ALR_87013560
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Haga doble clic y aparecer la siguiente pantalla, en el campo proyecto busque con el matchcode el proyecto que desee visualizar luego haga clic en ejecutar .
Aparecer la siguiente imagen, donde se ve la estructura creada en el proyecto en forma jerrquica, donde incluye todos los elementos del proyecto y en las columnas se pueden visualizar los diferentes movimientos realizados al presupuesto tales como: Presupuesto Original, suplementos, devoluciones, traslados, presupuesto actual y liberaciones.
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1.7 REPORTE COMPARATIVO POR PROYECTO DE PRESUPUESTO / REAL / COMPROMETIDO / PLAN RESTANTE / ASIGNADO Acceso mediante mens (Acceso va mens R/3) Men SAP \ Logstica \ Sistema de proyectos \ Sistema de informacin \ Controlling \ Costos \ Referente al presupuesto \ Presup../Real/Compr./Plan restante/Asign. (Para visualizar el cdigo de la transaccin: R/3 -> Sistema -> Status) S_ALR_87013558
EN EL CAMPO PERFIL BD DE LA IMAGEN INDICAR PERFIL DIGITE COMO PERFIL DE LA BASE DE DATOS 000000000001 (ONCE CEROS Y UN UNO AL FINAL), HAGA CLIC EN EL ICONO (CONTINUAR INTRO), APARECER ENTONCES LA IMAGEN SELECCIN: PRESUP./REAL/COMPR./PL.REST./ASIGN., QUE SE MUESTRA A CONTINUACIN, COMPLETE LOS CAMPOS CON LA INFORMACIN QUE SE ESPECIFICA EN LA TABLA SIGUIENTE:
(Nombre campo) Proyecto
Descripcin Campo que determina el
Tipo de campo Obligatorio
Accin de usuario y valores Digite el cdigo del
Comentarios A modo de
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ejemplo, para ste INSTRUCTIVO, se utilizar el proyecto de prueba UNNCBG-0603-06
cdigo del proyecto al cual se le quiere crear un informe de presupuesto.
proyecto al cual desea crearle un informe de presupuesto
Haga clic en el icono (Ejecutar), aparecer entonces la imagen Ejecutar Presup./Real/Compr./Pl.rest./Asign.: Resumen que se muestra a continuacin, y que dependiendo de la magnitud del proyecto y de la cantidad de elementos PEP puede tener varias pginas.
Estructura del informe:

No. de Columna Nombre de Columna Descripcin
1 2 3 4 5 6
Objeto Presupuesto Total Real Total Comprometi do PlanResOrd
Cdigo de los elementos PEP Descripcin de los elementos PEP Monto total presupuestado Valores causados o facturados correspondiente a las entradas de mercancas servicios Corresponde a lo que an no se ha causado por concepto de pedidos y solicitudes de pedidos del proyecto. Corresponde al plan restante de rdenes (diferencia entre el Presupuesto y lo Real)
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7 8
Asignado Total Disponible
Correspondiente al presupuesto asignado, que se constituye como la sumatoria de los montos correspondientes a las columnas 4, 5 y 6 Correspondiente del presupuesto disponible, que se constituye como la diferencia entre el monto total de lo presupuestado (columna 3) y lo asignado (columna 7).
Ahora bien existe una zona de navegacin ubicada en la parte izquierda de la pantalla que se representa a continuacin, mediante la cual es posible crear el informe de presupuesto del proyecto por categora de valor, por perodo / ao, por moneda de la transaccin por operacin empresarial,
para utilizarla inicialmente haga clic sobre el icono y posteriormente sobre el elemento correspondiente, que ahora aparece resaltado en color naranja, as por ejemplo el informe por perodo ao se visualiza como se muestra en la siguiente imagen
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FIN-IN-17 Versin 01 Pgina 44 de 45 .
Para regresar a la vista inicial del informe haga doble clic en el icono
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Otros reportes de Presupuesto: De modo muy similar al aqu indicado y partiendo de la ruta: Men SAP \ Logstica \ Sistema de proyectos \ Sistema de informacin \ Controlling \ Costos \ Referente al presupuesto puede generar los siguientes informes relacionado al presupuesto:
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GUIA DE USUARIO SAP PS: PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES

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VETRA E&P COLOMBIA S.A.S.

GUIA DE USUARIO SAP PS: PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES

Elabor: Oscar Iregui

Aprob: Tom Delfino Javier Casais

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PROPIEDAD DE VETRA E&P COLOMBIA S.A.S.

Elabor: Oscar Iregui

Aprob: Tom Delfino Javier Casais

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Resumen Del Modelo de Proceso Empresarial

Elabor: Oscar Iregui

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FIN-IN-17 Versin 01 Pgina 5 de 45

1. CREAR PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO

Acceso mediante men

Acceso va cdigo de transaccin

Haga doble clic sobre la transaccin y mostrara la siguiente pantalla:

Elabor: Oscar Iregui

Aprob: Tom Delfino Javier Casais

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FIN-IN-17 Versin 01 Pgina 6 de 45

Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre del campo

Clave identifica definicin proyecto

que una Obligatori de o

Elemento PEP Moneda

Elabor: Oscar Iregui

Aprob: Tom Delfino Javier Casais

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FIN-IN-17 Versin 01 Pgina 7 de 45

Complete los campos con la informacin que se especifica en la tabla siguiente:

Nombre del campo Perodo

Tipo de Campo Obligatori o

Elabor: Oscar Iregui

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FIN-IN-17 Versin 01 Pgina 8 de 45

Elemento PEP Presupuesto

Moneda Total versin 0

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FIN-IN-17 Versin 01 Pgina 9 de 45

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FIN-IN-17 Versin 01 Pgina 10 de 45

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FIN-IN-17 Versin 01 Pgina 11 de 45

1 LIBERACIN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Acceso mediante men

Acceso va cdigo de transaccin

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