Manual de Procedimientos de La Unidad de Contabilidad PDF

UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS

Direccin Econmica y Administrativa
FACULTAD DE
CIENCIAS
DIRECCIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA
QUMICAS Y
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FARMACUTICAS
UNIDAD DE CONTABILIDAD
Jefe Unidad: Lus Ibarra H.

Autor: John Rebolledo V.
Agosto 2010
ndice
1. Introduccin................................................................................................................................................. 3
2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin administrativa ................. 4
3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin ................................................................................................ 5
3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................................................. 5
3.2 Misin ................................................................................................................................... 5
3.3 Visin .................................................................................................................................... 6
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................... 7
3.6 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD).............................................................. 8
3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9
4. Captulo 4: Unidad de Contabilidad ......................................................................................................... 10
4.1 Misin.................................................................................................................................. 10
4.2 Visin .................................................................................................................................. 10
4.4 Funciones especficas ......................................................................................................... 11
4.5 Personal .............................................................................................................................. 12
5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Contabilidad ........................................ 13
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 13
5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos ......................................................................... 14
5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 15
5.4 Simbologa Flujogramas ...................................................................................................... 16
6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Contabilidad .............................................................................. 18
Cobro de facturas...................................................................................................................... 18
Traspaso de dinero entre facultades ......................................................................................... 21
Control gastos de administracin de proyectos ......................................................................... 24
Ejecucin del gasto en proyectos .............................................................................................. 27
Conciliaciones bancarias........................................................................................................... 30
Registro de Inventarios ............................................................................................................. 33
Envo de balance general a Servicios Centrales ....................................................................... 38
Giros a rendir ............................................................................................................................ 40
Fondos fijos............................................................................................................................... 43
Revisin y contabilizacin de facturas ...................................................................................... 47
Pago de facturas ....................................................................................................................... 50
Pago de honorarios ................................................................................................................... 53
Resumen ingresos y gastos presupuestarios. (balance presupuestario) ................................... 56
Control y recepcin de ingresos ................................................................................................ 59
1. Introduccin
El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

versin 1.0 para la Unidad de Contabilidad perteneciente a la Direccin Econmica y
Administrativa de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile,
todo este trabajo se enmarca en el Proyecto denominado Elaboracin de Manuales de
Procedimientos para la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de
Chile elaborado por el Administrador Pblico de la misma casa de estudio John Rebolledo
Verdejo con fecha de entrega en el mes de agosto del 2010.
El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales
procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado
diferentes herramientas para la recopilacin de la informacin necesaria para el levantamiento
de los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada
Unidad y Departamentos, recopilacin de documentos e informes anteriores relacionados con el
tema.
Cabe sealar que en esta primera etapa solo se recopil la informacin real de cada
Unidad y en ningn caso se llev a cabo un rediseo de actividades, por lo cual la informacin
recopilada en el presente manual corresponde a la informacin entregada por cada Jefatura y
funcionarios de las Unidades.
John Rebolledo Verdejo

Administrador Pblico
Licenciado en Ciencias Polticas y Gubernamentales
Universidad de Chile
2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin

administrativa
La creacin de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contralora General de la
Repblica de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el
control interno como externo de las actividades que se efectan.
El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales
actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Contabilidad.
No slo se deben tener en cuenta la realizacin de este tipo de documentos como un
mecanismo de control, tambin se debe tener en cuenta como una herramienta til para la
gestin administrativa debido a los mltiples beneficios que trae consigo este tipo de
documentos.
Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de
Personal se encuentran:
Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de tareas,

ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin

arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.
3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin
3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas

La Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas fue creada en 1945, sobre la base
de la escuela de Qumica y Farmacia que inici la enseanza de la Farmacia en 1833 en el
Instituto Nacional y que en 1842 se instal junto con la Universidad de Chile.
Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro
carreras universitarias: Qumica y Farmacia, Bioqumica, Qumica e Ingeniera en Alimentos. El
factor comn que distingue a todos sus egresados es la slida formacin en qumica y su
conexin directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioqumica o
industria qumica.
3.2 Misin
La misin de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de
Chile es la generacin, cultivo, integracin y transmisin de la enseanza de la qumica por s
misma y en estrecha vinculacin con las Ciencias Farmacuticas, la Bioqumica y las Ciencias
Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idneos con una slida formacin
cientfica, tica, y con capacidad de gestin en las reas de las Ciencias Farmacuticas,
Bioqumicas, Qumicas y de los Alimentos.
Esta misin se materializa al proporcionar al pas profesionales altamente calificados e
involucrados directamente con el rea de salud (Qumica y Farmacia y Bioqumica) y con el
desarrollo industrial y tecnolgico qumico (Qumica e Ingeniera en Alimentos).
La formacin recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesin en el mbito
laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del pas. Estos profesionales adems tienen la
preparacin necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a
programas de especializacin y/o postgrado.
La Facultad ejerce esta misin con excelencia, sentido de compromiso, de modo

reflexivo y crtico a travs de sus funciones fundamentales de docencia, investigacin y
extensin.
Esta misin se logra a travs del trabajo de sus acadmicos en la docencia de pregrado,
posttulo y postgrado, la investigacin bsica y aplicada en las reas que cultiva la Facultad, la
extensin y la permanente preocupacin por los problemas de inters de la comunidad
nacional.
3.3 Visin
Que la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile sea
un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer acadmico la convierta en un centro de
referencia por su formacin docente de pre y postgrado.
Constituirse y mantenerse como lder en Investigacin, creando conocimiento que
sustente su actividad docente; lder en innovacin, creando conocimiento atingente a la realidad
y necesidades de nuestro pas, contribuyendo as a su desarrollo.
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la

Universidad de Chile:
3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

El rea de Direccin de la DIRECAD cumple con la funcin de ejecutar las labores
directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organizacin ante
todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del seor Decano de la Facultad.
Esta rea se encuentra a cargo del Director de Administracin y Finanzas (Sr. Jaime
Parada Manrquez) el cual depende jerrquicamente del Decano de la Facultad.
En la actualidad el rea de Direccin
se encuentra fsicamente en la Direccin de
Administracin y Finanzas, ubicada en Av. Vicua Mackenna N79, Segundo Piso. En esta
unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de
trabajo.
Direccin.
Secretara de Direccin.
Estafeta de Direccin.
Auxiliar de Direccin
3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)
4. Captulo 4: Unidad de Contabilidad

El rea de Contabilidad de la DIRECAD cumple con la funcin de llevar la gestin de los
procesos econmicos administrativo en cuanto al control, supervisin y anlisis de los mismos,
con el fin de colaborar al desarrollo de la organizacin ajustndose a las normas legales
impuestas por la institucionalidad pblica (SII), y a las propias normas emanadas desde la
Universidad de Chile. A su vez el rea de Presupuesto de la DIRECAD cumple con la funcin
de llevar la gestin en cuanto a los procesos econmicos administrativos, que sean necesarios
para el desarrollo de la organizacin.
En trminos organizacionales el rea de Contabilidad realiza una labor de apoyo o
staff en la estructura organizacional de la Facultad, ya que por s misma no pertenece a la lnea
de produccin de la institucin (en el caso de la Universidad: la docencia, la investigacin, la
creacin artstica y la extensin).
En la actualidad esta rea se encuentra fsicamente en la Direccin de Administracin y
Finanzas, ubicada en Av. Vicua Mackenna N79, Segundo Piso, oficinas 1, 3 y 4.
4.1 Misin
Ser una unidad de control registro y anlisis de todos los hechos econmicos el de la
Facultad promoviendo directrices para una eficiente administracin de los recursos econmicos
de las diferentes unidades acadmicas y administrativas que componen la Facultad.
4.2 Visin
Ser el aliado estratgico de la Facultad en materia de control y registros econmicos de
la Facultad.
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4.4 Funciones especficas
Llevar el registro y control de los hechos econmicos de la Facultad
Realizar el registro de todos los ingresos y egresos de la Facultad
Confeccionar documentos de informacin de control presupuestario y gastos e ingresos

de la Facultad.
Llevar el registro estadstico de todos los movimientos econmicos de la Facultad
Realizar los pagos a todas las entidades o personas que tengan compromisos
econmicos con la Facultad
Realizar Conciliaciones Bancarias, ajustes de Cuentas, y Confeccin de Informes

Contables
Llevar el control de gastos e ingresos de Proyectos de Investigacin.
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4.5 Personal
A la fecha la Unidad de Contabilidad se divide en dos Oficinas, Oficina de presupuesto y
de Contabilidad cuenta con 9 personas a cargo de las labores de la unidad estas son:
Nombre
Cargo
Luis Ibarra
Jefe Unidad de Contabilidad
Claudio Inostroza
Encargado de Oficina de Presupuesto
Marco Ganin
Administrativo de Presupuesto
Carlos Vial
Administrativo de Presupuesto
Pedro Vistoso
Cajero
Jacobo Araya
Encargado de Oficina Contable
Hctor Reyes
Conservador de inventarios
Carmen Astudillo
Encargada de Proyectos
Rosa Castro
Encargada de Cobranzas
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5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Contabilidad
A continuacin se describir los principales procedimientos de la Unidad de

Contabilidad, antes se describir cmo se debe leer y comprender los procedimientos en el
formulario levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensin
adecuada permitir tener una visin real de una actividad y adems permitir realizar mejoras o
cambios en el futuro.
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos
Todos los procedimientos descritos en este Manual estn acompaados de una ficha
denominada Formulario de Procedimiento, esta ficha ofrece un esquema para inventariar
secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolucin particular, a continuacin se
detallar en que cosiste cada casilla de este formulario:
Nombre del procedimiento
Identificacin del procedimiento
Cdigo: Folio nico para cada

procedimiento
Fecha: Identificacin temporal en
que se levant el procedimiento
1.Descripcin
Definicin del procedimiento.
2.Objetivo
Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos

institucionales.
3.Alcance
rea en donde transcurre el procedimiento.
4.Periodicidad
Lapso temporal que trascurre el procedimiento.
5.Marco Legal
Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.
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5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos
A continuacin de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario

Declaracin de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que
comprenden la realizacin de un procedimiento identificado, a continuacin se detallar en que
cosiste cada casilla de este formulario:
6.1 Responsable
Ej.: Unidad
solicitante
6.2 Actividad
Ej.: Enva carta o

solicitud de compra
6.3 Observaciones
Ej.: Siempre y cuando la

Unidad Demandante lo
solicite
6.4 Documentos
Ej.: -solicitud de compra
1. Responsable (cargo): Identificacin del cargo o Unidad responsable de la actividad.

2.
N: Nmero de identificacin de las actividades, sirve para ir sealando el orden de

inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.
3. Actividad: En esta casilla se seala cules son las acciones realizadas en funcin al
procedimiento identificado.
4. Observaciones: Son datos adicionales a la accin realizada en la actividad y que
entregan informacin que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.
5. Documentos: Documentacin asociada a la actividad o procedimiento.
14
5.3 Flujograma de Procedimientos

Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un
Flujograma del procedimiento, este se encuentra en formato vertical, lo que quiere decir que
el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran sealados los
unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operacin se
encuentra en el medio de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha
operacin. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se
encuentra el cdigo de identificacin (3). Al interior del esquema se encuentran smbolos, estos
poseen distintos significados que estn expuestos ms adelante en la seccin Simbologa
Flujogramas (4). Los smbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen
distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qu otra
operacin o Unidad debe seguir el procedimiento (5).
15
5.4 Simbologa Flujogramas
Smbolo
Nombre
Significado
Operacin
Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una

operacin, una operacin se realiza cuando se crea, se
altera, se aumenta o se sustrae algo.
Lo que determina que una actividad sea un
procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida
de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una
operacin especfica (output).
Ej.: Entrada de una solicitud (Input) y la salida de un
permiso (output).
Sub-Operacin
Es una operacin que por sus caractersticas y

desarrollo se debe realizar una observacin especial,
debido a que se encuentra fuera del rea de estudio.
Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de
otras unidades como Secretara Municipal o la Direccin
de Control, que poseen procedimientos propios.
Decisin
Representa la toma de decisin en el procedimiento. La

pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que
salen del rombo muestran la direccin del proceso, en
funcin de la respuesta real.
Ej.: Puede ser la aprobacin o no de una operacin.
Documento
Simboliza el documento resultante de la operacin

respectiva. Significa que en un determinado
procedimiento la aparicin de un documento es el
resultado o entrada de un proceso posterior.
Simboliza que el procedimiento comienza o termina.
Inicio/Termino
Documento
Mltiple
Simboliza que ms de un documento el que interviene

en el procedimiento, el cual esta detallado en el
formulario Declaracin de Procedimientos.
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Smbolo
Nombre
Datos Externos
Significado
Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un
sistema externo a la Unidad o Departamento.
Ej.: Subir informacin
Universidad.
al
sistema
AUGE
de
la
Subir informacin al sistema Portal Mercado Pblico.
Firma o VB
Control de
Legalidad
Control de
Legalidad
Pgina de
Referencia
Base de Datos
Si un documento en parte derecha aparece este smbolo

en el flujograma, significa que dicho documento o
actividad fue firmado o dado el visto bueno por la
autoridad o responsable a cargo de la actividad
Es la accin de controlar de legalidad un documento
para poder darle atribucin legal a un procedimiento.
Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contralora
Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las
Unidades o Departamentos de la Facultad.
Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro
lugar especfico del Flujograma o pgina, por lo general
va a acompaado de un nmero al interior que simboliza
que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con
el mismo nmero.
Simboliza que la actividad consiste en realizar un
respaldo o archivo de los datos del flujo.
EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrnico.
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6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Contabilidad

Cobro de facturas
Cdigo: UC0001
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
La factura puede pagarse al momento que se recibe la factura, en un da

determinado o fechas que fijen las partes. Si no se establece un plazo se
entiende que debe ser pagada dentro de los 30 das siguientes a su
recepcin. Si nada se dice en ningn caso se entiende que se pag.
2.Objetivo
Realizar el cobro de las facturas que recibe la Facultad cuando ejerce

como proveedor efectuando la venta de bienes y servicios.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Ley 19.983 Regula la transferencia y otorga merito ejecutivo a copia de la

factura.
6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Recibe factura y se
archiva
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Una vez que la factura

vence se notifica a
acreedor.
6.4 Documentos
-factura
La factura vence 30 das

siguientes a su
recepcin. La
notificacin se realiza
por telfono si no se
pudiera por este medio
por fax o correo
electrnico.
-factura
Elabor
Fecha de Emisin
Fecha de Actualizacin
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
18
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se registra en Libro de
Ingreso cheque y
factura.
-Libro de Ingreso
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se recibe cheque y se
enva con factura a
Cajero.
-factura
-cheque
Cajero
Recibe cheque y factura.
-factura
-cheque
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
19
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
20

Traspaso de dinero entre facultades
Cdigo: UC0002
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Debido a que las Facultades de la Universidad de Chile manejar cuentas

corrientes comunes, en ocasiones los acreedores depositan dinero y es
necesario hacer una discriminacin para identificar a que Facultad se
realiz correctamente el pago.
2.Objetivo
Realizar el traspaso de dinero entre las cuentas bancarias de las distintas

Facultades de la Universidad de Chile.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora

Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se notifica si los
proveedores realizaron
pagos a las cuentas de
la Universidad.
-resumen cartola de
cuenta
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se imprime resumen
cartola de cuenta
corriente de la Facultad.
-resumen cartola de
cuenta
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se verifica datos del

proveedor y a que
Facultad de la
Universidad corresponde
el depsito.
-resumen cartola de
cuenta
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
21
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se les consulta al
acreedor que Facultad le
realiz el pago.
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Una vez identificada la

Facultad se le solicita
copia de factura.
-copia de factura
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se enva copia de
factura y resumen
cartola de cuenta
corriente de la Facultad
a Administrativo de
Presupuesto.
-resumen cartola de
cuenta
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se enva hoja de
habilitacin.
- hoja de habilitacin
Administrativo de
Presupuesto
Recibe documentos y
elabora el cheque y el
descuento en la cuenta
de la Facultad.
-copia de factura
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
22
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
23

Control gastos de administracin de proyectos
Cdigo: UC0003
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
La Unidad de Contabilidad es la encargada de registrar y contabilizar los

gastos efectuados por los respectivos proyectos o convenios.
2.Objetivo
Llevar a cabo el control y registro de todos los gastos efectuados en los

proyectos que son solicitados y aprobados en la Facultad y enviar
peridicamente informes de gastos a los encargados de los proyecto y a
las autoridades de la Facultad.
3.Alcance

9001:2008.
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

enero de 2009
Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Recibe notificacin de
proyecto.
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se recibe dinero y se
deposita en cuenta
bancaria
Existen dos cuentas

bancarias para la
ejecucin de un
proyecto.
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se notifica que puede

realizar gastos
relacionado al proyecto.
Se le notifica al
encargado de proyecto
si quieren fondo fijo o
tambin dinero.
- notificacin de proyecto
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
24
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se realiza proceso
ejecucin de proyecto lo
cual puede ocasionar
una compra o un
traspaso de dinero.
La documentacin que
se registra en este
proceso es en relacin a
las compras o entrega
de dinero que se solicite.
(Ej. Facturas, ordenes
de compras, boletas,
etc.)
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se registran gastos
ejecutados por el
encargado de proyecto.
-informe de gastos
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se enva peridicamente
informe de gastos al
encargado del proyecto.
-informe de gastos
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Una vez ejecutado el

proyecto se enva
informe de gastos a
Departamento de
Investigacin.
-informe de gastos
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
25
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
26

Ejecucin del gasto en proyectos
Cdigo: UC0004
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Todo proyecto tiene adjunto una serie de acciones que involucran

diversas compras y movimientos de dinero para su realizacin. Es
responsabilidad de la Unidad de Contabilidad llevar el registro y control de
estos movimientos y participar activamente en los procedimientos de
compras para la ejecucin de un determinado proyecto.
2.Objetivo
La ejecucin del gasto en proyectos se caracteriza principalmente en

realizar determinadas compras menores a 3 UTM que requieran los
encargados para cubrir las necesidades del proyecto.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Ley 19.983 Regula la transferencia y otorga merito ejecutivo a copia de la

factura.

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Recibe carta de solicitud

y cotizaciones.
El gasto de un proyecto
puede ser por: Fondo
fijo, cheque o facturas.
-carta de solicitud
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Emite orden de compra
-orden de compra
Jefe de Unidad de
Gestin
Firma orden de compra
- orden de compra
Encargado de
proyecto
Recibe orden de compra

y enva factura
- orden de compra
-cotizaciones
-factura
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
27
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Recibe factura y hace el

compromiso de ella.
-factura
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
Se ingresa al mdulo
AUGE y se imprime el
Cheque
-cheque
Conservador de
Inventario
Emite comprobante de
egreso e inventario y lo
firma.
- comprobante de
egreso e inventario
Jefe Unidad de
Contabilidad
Firma comprobante de
egreso e inventario.
-comprobante de egreso
e inventario
Director de
Administracin y
Finanzas
VB comprobante de
egreso e inventario.
e inventario
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
10
Se reciben documentos
y se firma comprobante
de egreso y se entregan
para la firma de la
empresa la factura y el
comprobante de egreso.
Administrativo
Unidad de
Contabilidad
11
Se realiza informe de
gastos y se enva a
encargado del proyecto.
Cuando se reciben los

documentos de vuelta se
les asigna un folio para
su identificacin y el folio
se traspasa a la planilla
que lleva el registro de
los gastos.
e inventario
-Informe de gastos
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
28
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
29

Conciliaciones bancarias
Cdigo: UC0005
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar

los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o
corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto
bancario.
2.Objetivo
Llevar el registro en la Facultad de cada uno de los movimientos hechos

en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones,
notas dbito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones, etc.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria
enero de 2009

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Conservador de
Inventario
Solicita cartola de
movimientos bancarios a
institucin financiera
encargada de la
facultad.
Actualmente la
Institucin financiera a
cargo es el Banco de
Chile.
- cartola de movimientos
bancarios
Conservador de
Inventario
Se coteja la cartola de
movimientos bancarios
con el Libro Banco.
bancarios
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
30
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Conservador de
Inventario
Se registra la cartola en
el sistema AUGE
modulo se conciliaciones
bancarias.
bancarios
Conservador de
Inventario
Se entrega balance a
servicios centrales.
Director de
Administracin y
Finanzas.
Da VB al balance.
-balance
Conservador de
Inventario
Se emite informe
mensual que y es
firmado.
-informe
Jefe unidad de
Contabilidad
Firma informe.
-informe
Conservador de
Inventario
Archiva informe.
Se realiza a fin de cada

mes.
Cada tres meses se

enva informe a servicios
centrales.
-balance
-informe
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
31
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
32

Registro de Inventarios
Cdigo: UC0006
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Todos los bienes cuyos valores excedan de 2 UTM de diciembre del ao

anterior, deben inventariarse, extendindoseles la correspondiente alta de
inventario, la que debe adjuntarse al respectivo comprobante de
egreso.[Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspeccin y
Auditora]
2.Objetivo
La Facultad debe mantener un registro de bienes, ordenados por lugares

fsicos de permanencia, estableciendo la responsabilidad de su custodia.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal
Decreto Universitario 5.857, de 8 de abril de 1980 Reglamento de la

Administracin de Bienes Universitarios.
Universitaria

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Conservador de
Inventario
Se imprime del sistema

AUGE el Libro Mayor de
la cuenta de inventario.
Se realiza durante el
mes.
- Libro Mayor de la
cuenta de inventario
Conservador de
Inventario
Se chequean las
facturas y las compras
que requieran
inventariarse
Las unidades
encargadas de pagos
deben ingresar las
rdenes de compra al
sistema AUGE.
-facturas
Conservador de
Inventario
Se saca fotocopia a
factura y orden de
compra
- Libro Mayor de la
cuenta de inventario
-fotocopia factura
-fotocopia orden de
compra
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
33
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Conservador de
Inventario
Se registra compras que

requieran inventariarse
al sistema AUGE,
mdulo de activos fijos
(Altas de bienes).
Conservador de
Inventario
Encargado del
equipo
Firman alta de
inventario.
-alta de inventario
Conservador de
Inventario
Firman alta de
inventario.
-alta de inventario
Conservador de
Inventario
Archiva alta de
inventarios
-alta de inventario
Conservador de
Inventario
Se realiza pre-cierre
mensual activo fijos
AUGE.
Visita a terreno para

corroborar el equipo.
-fotocopia factura
-fotocopia orden de
compra
Se corrobora que el
equipo cuente con su
nmero de serie y que
se encuentre en su
ubicacin fsica.
-fotocopia factura
-fotocopia orden de
compra
Se ingresan los datos

mdulo AUGE activo
fijos.
El pre-cierre se realiza
cada mes.
Conservador de
Inventario
10
Se imprime resumen de
activo fijo.
Conservador de
Inventario
11
El resumen de activo fijo

se cuadra con el
balance.
Conservador de
Inventario
12
Una vez cuadrado se

enva balance a la firmas
de Jefe unidad de
Contabilidad y VB de
Director de
Administracin y
Finanzas.
- resumen de activo fijo
Tambin se cuadra as
depreciaciones y
correcciones
monetarias.
- resumen de activo fijo
-balance
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
34
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Conservador de
Inventario
13
Se prepara planilla con

todas las altas que se
hicieron en el mes. Se
enva balance y planilla
de altas a servicios
centrales.
6.4 Documentos
La planilla contiene los

detalles de los montos y
valores netos de las
compras y se llevan a
valor UF.
-balance
-planilla de altas
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
35
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
36

Envo de balance general a Servicios Centrales
Cdigo: UC0007
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
El estado de situacin patrimonial, tambin llamado balance general o

balance de situacin, es un informe financiero o estado contable que
refleja la situacin del patrimonio de una empresa en un momento
determinado.
2.Objetivo
Enviar a travs de documentos como el balance general o la elaboracin

del F.E.C.U (Ficha Estadstica Codificada Uniforme) todos los
movimientos financieros realizados en las distintas unidades y
departamentos de la facultad para su procesamiento a nivel central de la
Universidad.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria
enero de 2009

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Encargado Oficina
Contable
Revisa todos los datos

que se ingresan en las
Unidades de
Presupuesto, Proyectos
activo fijo.
Para lo cual se emplea

el Sistema AUGE
Encargado Oficina
Contable
Imprime balance del

sistema AUGE.
- balance
Encargado Oficina
Contable
Realiza planillas de
gastos.
-planillas de gastos
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
37
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Encargado Oficina
Contable
Enva planilla a firma del

Director Econmico y
Administrativo
Director Econmico
y Administrativo
Firma planillas.
Encargado Oficina
Contable
Enva planilla a servicios

centrales
Encargado Oficina
Contable
Elabora documento
F.E.C.U donde se
encuentra el balance y
los estado de resultados.
Este documento se
elabora cada tres meses
una vez aprobados los
datos entregados en
relacin a los balances
generales y de
resultados.
-F.E.C.U
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
38
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
39

Giros a rendir
Cdigo: UC0008
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Son fondos que, ocasionalmente, se entregan a un funcionario para un

objetivo determinado, en moneda nacional.
2.Objetivo
Entregar estos fondos a las unidades o departamentos de la Facultad que

previa autorizacin y revisin presupuestaria sean aprobadas, debe
entenderse que bajo este procedimiento es necesario que una vez que las
unidades o departamentos solicitantes ejecuten estos fondos deban
realizar la rendicin de cuentas correspondiente.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria
enero de 2009

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Unidad
Demandante
Enva solicitud de giro a

rendir firmada por jefe
de departamento.
Todo funcionario que

administre giros a rendir,
debe rendir fianza de
fidelidad funcionaria No
pueden cancelarse con
estos fondos,
honorarios, jornales,
compras de stock, etc.
-solicitud de giro a rendir
Director Econmico
y Administrativo
Firma solicitud de giro a

rendir.
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
40
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo de
Presupuesto
Procede a confeccionar
el giro se llena a
mquina la autorizacin
de giro a rendir
Administrativo de
Presupuesto
Se ingresa la
documentacin al
sistema contable AUGE
se genera un
comprobante de
contabilidad,
comprobante de
compromiso y un
comprobante de egreso.
Se ingresa todos los
datos se corroboran los
documentos por pagar y
se imprime el cheque.
6.4 Documentos
4 copias

- comprobante de
contabilidad
- comprobante de
compromiso
- un comprobante de
egreso
Administrativo de
Presupuesto
Se le da un nmero de
folio a todos los egresos
de la Oficina. Y se
registra en la planilla de
libro de folios.
Administrativo de
Presupuesto
Administrativo de
Presupuesto
Se le entrega cheque a
Unidad Demandante.
-cheque
Administrativo de
Presupuesto
Se realiza un
seguimiento del giro y
una vez que esta
rendido por la Unidad
Demandante, se recibe
la boleta o factura, se
rinde el giro se ingresa
la factura rendicin por
el sistema AUGE. Se
ingresa en el mdulo y
se identifica el
documento de pago a
rendir.
-boleta
Enva cheque a la firma

de Director Econmico y
Administrativo, Decano y
Vicedecano. El Jefe de
Unidad de Contabilidad
da el VB.

-cheque

-cheque
-factura
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
41
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
42

Fondos fijos
Cdigo: UC0009
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Son recursos entregados a un funcionario para ser utilizados en forma

rotatoria, con el fin de solventar los gastos habituales de funcionamiento,
de escaso monto.(Manual Operativo del Departamento de Inspeccin y
Auditora)
2.Objetivo
Entregar estos recursos a las unidades o departamentos de la Facultad

que previa autorizacin y revisin presupuestaria sean aprobadas, debe
entenderse que bajo este procedimiento es necesario que una vez que las
unidades o departamentos solicitantes ejecuten estos recursos deban
realizar la rendicin de cuentas correspondiente. Los fondos asignados
son determinados por la autoridad del respectivo organismo, de acuerdo
con las necesidades del servicio, y no podrn exceder de 10 UTM, para
sumas mayores se requerir autorizacin expresa.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria
enero de 2009

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe Unidad de
Contabilidad
Enva una nota al

Decano donde le indica
las personas que se les
otorgar montos fijos
para el ao y la cantidad
para cada Unidad de la
Facultad.
Los fondos fijos se

rinden cuenta al Director
Econmico y
Administrativo del
organismo en la medida
de que se gastan, y se
reponen sobre la base
de la cuenta rendida.
-notificacin fondo fijos
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
43
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Decano
Da VB a fondos fijos
para el ao entrante o
periodo de tiempo.
Se debe registrar y
contabilizar el
otorgamiento de estos
fondos, manteniendo un
control individual de los
cuentadantes.
Administrativo de
Presupuesto
Recibe notificacin de
fondos fijos y procede a
realizar el cheque por
cada jefe o director de
departamento expuesto
en la notificacin.
Una vez que comienzan

a gastar ese dinero los
departamentos envan
las boletas y facturas de
los gastos efectuados
para recuperacin de
fondo fijo.
Administrativo de
Presupuesto
Recibe las boletas y

facturas de la Unidades
para recuperacin de
fondo fijo.
Administrativo de
Presupuesto
Administrativo de
Presupuesto
Administrativo de
Presupuesto
Verifica que las boletas

o facturas vengan
acorde con las planillas
que vienen en los
documentos.
-boletas
-facturas
Si no corresponde la
recuperacin por los
datos entregados se
enva a la Unidad
Demandante para que
se proceda a revisar de
nuevo.
Se clasifican las boletas

o facturas por cuentas y
se ingresan al sistema
AUGE para su
recuperacin. Se genera
un comprobante de
contabilidad,
comprobante de
compromiso
Se ingresa todos los

datos se corroboran los
documentos por pagar y
se imprime el cheque.
-boletas
-facturas
-boletas
-facturas
- comprobante de
contabilidad
- comprobante de
compromiso
de la Oficina. Y se
libro de folios.

-cheque
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
44
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo de
Presupuesto
Administrativo de
Presupuesto
Enva cheque a la firma

de Director Econmico y
da el VB.
Se le entrega cheque a
Unidad Demandante.
6.4 Documentos
-cheque
-cheque
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
45
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
46

Revisin y contabilizacin de facturas
Cdigo: UC0010
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin

comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para
acreditar la venta de mercaderas u otros afectos, porque con ella queda
concluida la operacin.
2.Objetivo
Verificar que se encuentre correctos los datos de las facturas de las

compras realizadas por la Facultad.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria
enero de 2009

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Secretaria de
Direccin
Recibe factura y la
entrega en un cuaderno
de correspondencia.
Encargado Oficina
de Presupuesto
Recepciona factura y
verifica que estn todos
los datos correctos en
ella.
-factura
Encargado Oficina
de Presupuesto
Verifica el nmero de
orden de compra o
contrato asociado al
producto o servicio
impreso en la factura.
-factura
-factura
- cuaderno de
correspondencia.
-orden de compra
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
47
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Encargado Oficina
de Presupuesto
Encargado Oficina
de Presupuesto
Encargado Oficina
de Presupuesto
6.4 Documentos
Verifica que la orden de

compra de la facultad u
orden de compra
Mercado Pblico. Coteja
que los servicios y
productos sean los que
aparecen en ellos y sus
respectivos valores.
Se verifica que la
recepcin de la factura
sea conforme con los
datos completos de la
persona que recibi los
servicios.
-factura
Verifica que la factura

tenga el visto bueno el
director del
departamento, jefe de
unidad o jefe de
laboratorio.
Cuando el director del

departamento, jefe de
unidad o jefe de
laboratorio firma la
factura aprueba el pago
y descuento del
presupuesto de su
respectivo
departamento.
-factura
Se contabilizan facturas
al sistema AUGE.
Al sistema AUGE solo

se ingresan rdenes de
compras de la facultad
no rdenes de compra
Mercado Pblico.
-factura
-orden de compra
- orden de compra
Mercado Pblico
-orden de compra
- orden de compra
Mercado Pblico
-orden de compra
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
48
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
49

Pago de facturas
Cdigo: UC0011
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la

entrega en uso o la prestacin de servicios cuando la operacin se realice
con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al
crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de
sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de
operaciones de exportacin.
2.Objetivo
Realizar el pago de las facturas vencidas originadas por las compras de la

Facultad.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria
enero de 2009

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Encargado Oficina
de Presupuesto
Retira de las carpetas de

facturas las facturas que
poseen fecha de
vencimiento.
Encargado Oficina
de Presupuesto
Ingresa factura por

vencer al sistema AUGE
modulo documentos por
pagar.
6.4 Documentos
-factura
-orden de compra
-factura
-orden de compra
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
50
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Encargado Oficina
de Presupuesto
Encargado Oficina
de Presupuesto
Encargado Oficina
de Presupuesto
Se imprime cheque y
comprobante de egreso
del sistema AUGE
6.4 Documentos
de la Oficina. Y se
libro de folios.
Enva cheque y
a la firma del
responsable de la
compra, Director
Econmico y
da el VB.
Recibe los documentos
firmados en una carpeta
esperando el cobro del
proveedor. Se archivan
los documentos.
-cheque
-cheque
-cheque
-factura
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
51
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
52

Pago de honorarios
Cdigo: UC0012
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
El convenio a honorarios es un mecanismo de prestacin de servicios que

tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesora de
especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que
no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual
Operativo Departamento de Inspeccin y Auditora].
2.Objetivo
Realizar el pago de los honorarios de los compromisos realizados por la

Facultad.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria
enero de 2009

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Solicitante
honorarios
Enva boleta de
honorarios.
Boleta electrnica del

SII.
-boleta de honorarios
Encargado Oficina
de Presupuesto
Recibe boleta de
honorarios y decretos de
convenios honorarios
tramitados en Unidad de
Personal y verifica los
datos.
Verifica que los montos

y fechas u otras
observaciones sean las
correctas a los
documentos entregados.
Encargado Oficina
de Presupuesto
Ingresa datos sistema

AUGE modulo
documentos por pagar
(honorarios).
-decreto
-decreto
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
53
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Encargado Oficina
de Presupuesto
Encargado Oficina
de Presupuesto
Encargado Oficina
de Presupuesto
Se imprime cheque y
del sistema AUGE
6.4 Documentos
de la Oficina. Y se
libro de folios.
Enva cheque y
a la firma del
responsable de la
compra, Director
Econmico y
da el VB.
Recibe los documentos
firmados en una carpeta
esperando el cobro del
solicitante Se archivan
los documentos.
-cheque
-cheque
-cheque
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
54
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
55

Resumen ingresos y gastos presupuestarios. (balance
presupuestario)
Cdigo: UC0013
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos de todas las

Unidades y Departamento de la Facultad, se expresa en el balance
presupuestario.
2.Objetivo
Llevar la estadstica de todos los ingresos y egresos de las Unidades y

Departamento de la Facultad en materia presupuestaria. Esta informacin
es til para la asignacin de recursos y gastos del presupuesto de cada
entidad en la Facultad.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria
enero de 2009

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo de
Presupuesto
Revisa todos los

documentos en relacin
al gasto o ingresos
efectuados por las
distintas Unidades o
Departamentos de la
Facultad, sean pago de
facturas, recuperaciones
de fondo fijo u otro
documento que
comprometa un egreso.
Se realiza cada fin de

mes esta revisin. La
Facultad asigna un
presupuesto anual a
cada Unidad o
Departamento.
-recuperacin de fondo
fijo
-factura
-rdenes de compra
-rdenes de compra
Mercado Pblico
-cualquier documento
que certifique un egreso
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
56
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Administrativo de
Presupuesto
-recuperacin de fondo
fijo
Imprime documentos de
los sistemas en donde
se encuentre. (Mercado
Pblico, AUGE).
Se asocia cada
documento en relacin
al cual le dio origen, por
ejemplo: facturas con
rdenes de compra.
-factura
-rdenes de compra
-rdenes de compra
Mercado Pblico
o ingreso para la
Facultad.
Administrativo de
Presupuesto
Se contabilizan todos los

ingresos y egresos y se
identifican y clasifican
por Unidad o
Departamento.
Se hacen los
descuentos tanto de
asignaciones de
productividad como
pagos de honorarios de
cada Unidad o
Departamento.
recuperacin de fondo
fijo
-factura
-rdenes de compra
-rdenes de compra
Mercado Pblico
o ingreso para la
Facultad.
Administrativo de
Presupuesto
Realiza Planilla de
Resumen
Presupuestario y lo
enva a firma del
- Planilla de Resumen
Presupuestario
Director Econmico y
Administrativo.
Administrativo de
Presupuesto
Recibe Planilla de
Resumen
Presupuestario firmada y
la archiva.
La Planilla de Resumen
Presupuestario carcter
informativo y de
consulta.
- Planilla de Resumen
Presupuestario
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
57
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
58

Control y recepcin de ingresos
Cdigo: UC0014
Fecha: 06/06/2010
1.Descripcin
Es el recibo de todos los pagos o ingresos en nombre de la Facultad que

generen terceros a travs de dinero u otros documentos.
2.Objetivo
Recibir e ingresar al sistema los ingresos de la Facultad provenientes de

los pagos efectuados por terceros a ellos, a sean por servicios prestados
por facultad, donaciones o proyectos. Se deben depositar a las cuentas
bancarias de la Facultad.
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el ao.
5.Marco Legal

Universitaria
enero de 2009

6.1 Responsable
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Cajero
Recibe el pago
proveniente de terceros
a la Facultad.
Puede ser en dinero

efectivo u otros
documentos de pago.
-cheques
Cajero
Realiza la boleta o
factura del ingreso.
-dinero
-boleta
-factura
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
59
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Cajero
Realiza planilla resumen

de ingresos del da.
Cajero
Ingresa todos los

ingresos de la Facultad
al sistema AUGE control
de ingresos.
Cajero
Deposita los ingresos en

las cuentas bancarias de
la Facultad.
6.4 Documentos
- planilla resumen de
ingresos
-cheques
-dinero
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
60
Elabor
Fecha de Emisin
06.06.10
Ver. 1.0
Ver. 1.0
61
62

Manual de Procedimientos de La Unidad de Contabilidad PDF

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UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS

DIRECCIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA

Jefe Unidad: Lus Ibarra H.

El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

John Rebolledo Verdejo

2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin

La creacin de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de tareas,

Auxilian en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal.

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin

Determina en forma ms sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.

3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin

3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas

La Facultad ejerce esta misin con excelencia, sentido de compromiso, de modo

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la

3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

se encuentra fsicamente en la Direccin de

3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

4. Captulo 4: Unidad de Contabilidad

4.4 Funciones especficas

Llevar el registro y control de los hechos econmicos de la Facultad

Realizar el registro de todos los ingresos y egresos de la Facultad

Confeccionar documentos de informacin de control presupuestario y gastos e ingresos

Llevar el registro estadstico de todos los movimientos econmicos de la Facultad

Realizar Conciliaciones Bancarias, ajustes de Cuentas, y Confeccin de Informes

Llevar el control de gastos e ingresos de Proyectos de Investigacin.

Jefe Unidad de Contabilidad

Encargado de Oficina de Presupuesto

Encargado de Oficina Contable

5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Contabilidad

A continuacin se describir los principales procedimientos de la Unidad de

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos

Cdigo: Folio nico para cada

Definicin del procedimiento.

Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos

rea en donde transcurre el procedimiento.

Lapso temporal que trascurre el procedimiento.

Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.

5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos

A continuacin de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario

Ej.: Enva carta o

Ej.: Siempre y cuando la

Ej.: -solicitud de compra

1. Responsable (cargo): Identificacin del cargo o Unidad responsable de la actividad.

N: Nmero de identificacin de las actividades, sirve para ir sealando el orden de

5.3 Flujograma de Procedimientos

5.4 Simbologa Flujogramas

Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una

Es una operacin que por sus caractersticas y

Representa la toma de decisin en el procedimiento. La

Simboliza el documento resultante de la operacin

Simboliza que ms de un documento el que interviene

Subir informacin al sistema Portal Mercado Pblico.

Si un documento en parte derecha aparece este smbolo

6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Contabilidad

Nombre del procedimiento

La factura puede pagarse al momento que se recibe la factura, en un da

Realizar el cobro de las facturas que recibe la Facultad cuando ejerce

Durante todo el ao.