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LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Introduccin.Principio de organizacin.Bases de la estructura Organizativa.Especializacin y divisin del trabajo.Funciones de asesoramiento.Estructura organizacional;
Diseos organizacionales mas comunes, estructura simple, burocrticas, matricial;
Organizaciones modernas;
Niveles de la estructura organizacional.Introduccin
Organizar una empresa, entidad o institucin consiste en dotarla de todos los elementos
necesarios para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento adecuado de sus funciones
para lograr los objetivos propuestos.
La organizacin para el cumplimiento de sus actividades cuenta con recursos como: los
humanos, materiales, econmicos, tecnolgicos, y para que la administracin de estos recursos
sea eficiente, existen instrumentos o directrices que permiten apoyar la atencin o realizacin
de tareas diarias, las cuales se constituyen en elementos eficientes de comunicacin,
coordinacin, direccin y evaluacin administrativa.
Por ello, la estructura organizacional, es fcil de entender, son similares a las estructuras de los
edificios.
Toda organizacin privada o pblica, debe contar con polticas, estrategias, procedimientos y
normas para su desenvolvimiento, desarrollo normal de sus actividades cotidianas, de acuerdo
a su tamao y giro, varan en el grado en el que se les da autonoma a la gente y las distintas
unidades que la conforman.
Si se considera a la administracin como la fuerza ordenada para que opere una organizacin,
en ese mbito ser necesario la aplicacin de directrices esenciales con las cuales podr
funcionar eficientemente.
En este sentido, una organizacin basada en principios administrativos debe contar con
elementos tales como: i) personal, constituido por directivos, ejecutivos y funcionarios ii)
materiales, constituido por el mobiliario, maquinarias, enseres, otros y; iii) estatutos, normas
reglamentos, procedimientos y polticas.
Principios de Organizacin
La estructura de la organizacin es un mecanismo proyectado para coadyuvar el logro de los
objetivos y tratar de alcanzar las metas en una empresa o institucin. Por pequea que sea una
organizacin, por muy limitados que sean sus recursos, stas deben ser utilizadas eficazmente
Toda organizacin debe establecerse bajo un objetivo definido; para que una organizacin sea
efectiva, requiere que sus objetivos y metas principales sean precisos y que la consecucin de
los mismos, debe estar apoyado por el plan de organizacin, manteniendo las polticas para
llevar adelante la accin.
En la organizacin la responsabilidad debe ir acompaada de autoridad; La autoridad no puede
ser considerada separada de la responsabilidad, de ah que donde quiere que se ejerza
autoridad surgir siempre autoridad y dar origen a la cadena de mando.
En la organizacin la delegacin de autoridad debe ser descendente; En un sistema de
organizacin establecido, la autoridad se impone desde el nivel superior al nivel inferior, de
forma descendente. Si no existe un diseo de autoridad, pueda ocasionar mala comunicacin,
falta de control administrativo y se puede producir evasin de autoridad.
En la organizacin la divisin del trabajo debe ser adecuada; las funciones que se desarrollan
en una organizacin, deben constituirse en guas para ser asignadas a las diferentes reas
especficas establecidas, como unidades separadas donde puede haber un nmero de funciones
diferentes en que puede ser dividido el trabajo, en esta situacin se evita la duplicidad de
funciones.
En la organizacin cada funcionario debe responder a un solo jefe; En cualquier organizacin
es importante el principio bsico de la unidad de mando, estableciendo responsabilidades de
subordinacin para evitar conflicto de intereses de manera que cada funcionario o empleado
responda ante una persona o jefe.
La organizacin debe tener una estructura por dems sencilla; el tipo de organizacin que se
adopte, debe ser sencilla, evitando la complejidad; la estructura deber ser prctica, funcional
desde el punto de vista de la minimizacin de los costos.
En la organizacin ningn jefe debe invadir el rea del otro; La falta de una determinacin
apropiada de funciones, origina que jefes de una misma lnea, desarrollen tareas de otros
campos que no corresponden a su mbito de accin. Por tanto, es necesario que cada jefe deba
limitarse solamente a su mbito de accin que le corresponde.
Bases de estructura organizativa
Una organizacin empresarial o institucional, consta de un conjunto de componentes, que
coadyuvan a la consecucin de una eficacia y garanta en las actividades que se desarrollan en
cada una de ellas. Por ello, la estructura organizativa, representa la forma y figura
organizacional, que permitir lograr los objetivos, cumplir los planes de desarrollo y los
correspondientes controles.
La estructura organizativa, es la configuracin de un esquema formal, en el que se toman en
cuenta todos los procesos de ejecucin, procedimientos y relaciones que pueden existir dentro
del grupo humano, considerando para ello todos los elementos materiales y humanos para el
logro de los objetivos, vale decir las diferentes tareas en que se divide el trabajo y su
correspondiente coordinacin.
En este orden, una estructura bien diseada proporciona bases y directrices para la
planificacin, direccin y control de las operaciones, donde los componentes o bases que
entran a formar parte dentro de la estructura organizativa son:
La alta direccin; este nivel de la estructura organizativa, esta formada por personas que
deciden el presente y futuro de la organizacin, aprueban las polticas, estrategias,
procedimientos, presupuestos, etc. (Por Ej.: Directorio, consejo de administracin).
Los altos ejecutivos; este nivel de la estructura organizativa esta formada por personas que
ejecutan las polticas, estrategias, procedimientos aprobados por la alta direccin; tambin
toman decisiones y velan por la eficiente administracin de los recursos.
La departamentalizacin; este nivel de la estructura organizativa, esta integrada por
personas, que conforman los equipos de las secciones, divisiones operativas o administrativas,
Ejecutivo
Produccin (del
servicio)
Mercadotecnia
(del servicio)
Finanzas
(Resultado)
Funciones de asesoramiento
La implementacin de las funciones de asesoramiento, son caractersticas del crecimiento
vertical de una organizacin, en cuento a las relaciones de los superiores respecto a los
inferiores, es decir, la sucesiva delegacin de autoridad, hasta formar una lnea que va de la
parte superior de la pirmide hasta el fondo de la estructura orgnica. La lnea de autoridad as
formada a dado origen a la conocida expresin de autoridad de lnea, que consiste en una serie
de escalones de autoridad, constituyendo las jerarquas al interior de cualquier organizacin.
Asesoramiento o staff, significa una funcin de apoyo, guardan relacin predominantemente
asesora y de servicio con la autoridad de lnea y los departamento de lnea, muchas veces se
suele denominar puestos de sostn, porque estn destinados a apoyar o sostener el personal de
lnea; Este personal no est directamente implicado en la produccin de los bienes o servicios
finales; El poseedor de una autoridad de staff, comnmente reciben el ttulo de ejecutivo de
staff o simplemente funcionario de staff.
Los ejecutivos de staff ejercen su propia autoridad para colaborar a los de lnea que ordenen a
que se logre el cumplimiento del trabajo. En organizacin adecuadamente estructurada, un
ejecutivo de lnea y uno de staff, depende del tipo de autoridad que posea cada uno; la
autoridad de lnea designa al ejecutivo de lnea y la autoridad de staff al ejecutivo de staff.
Generalmente un ejecutivo de staff, estudia los problemas internos y externos, ofrece
sugerencias o recomendaciones, prepara planes de desarrollo del negocio, estrategias, para
ayudar al ejecutivo de lnea, que puede aprobarse el trabajo de staff, pero se puede decidir no
poner en prctica. Ejemplo, YPFB, seguramente cuenta con ejecutivos de staff en su planta
ejecutiva.
Estructura organizacional
No puede haber armona colectiva en el sentido dinmico de una organizacin. Est armona
se logra, a travs del compromiso y el sentimiento de pertenencia, a la hora de adoptar las
tareas con habilidad y conocimientos necesarios; Es en este sentido, la estructura tiene relacin
con las actitudes y comportamiento de los trabajadores y empleados de una organizacin.
Estructura organizacional; Entendemos por estructura organizacional a la distribucin,
divisin, agrupacin y coordinacin formal de las tareas en los diferentes puestos en la cadena
administrativa y operativa, donde las personas influyen en las relaciones y roles para el
cumplimiento de obligaciones y responsabilidades en la organizacin. Por oro lado, con una
estructura organizacional, una organizacin adquiere forma y figura, con lo cual se pretende
lograr los objetivos, cumplir planes y efectuar los controles internos.
Una estructura organizacional, en su diseo debe tener en cuenta ciertos aspectos para
concretar su estructura en elementos claves como los siguientes:
Jerarquizacin de Puestos; a travs de la cadena de mando en las distintas unidades de la
estructura, asignando responsabilidad y autoridad en el desarrollo de actividades. Ejemplo
Gerente.
Divisin del Trabajo; a travs de la agrupacin de puestos, por divisiones operativas
necesarios en una organizacin: ejemplo departamento de comercializacin.
Definicin de puestos; a travs de la descripcin adecuada de los puestos, tomando en cuenta
actividades especficas en cada una de las reas o secciones de la organizacin, ejemplo
seccin ventas.
Asignacin de tareas; a travs de la separacin de funciones, de las actividades y tarea dentro
de la organizacin, de acuerdo con el proceso administrativo establecido; ejemplo,
autorizacin, registro, custodia del encargado de facturacin en ventas.
Formacin de la Estructura Organizacional
Objetivos
Funciones
Actividades
Puestos
Divisin del
trabajo
Tramos de
Control
Especializacin
interviene, manifestando; no importa lo que uno fabrique, disee o venda; nadie sabe lo que
pasa sino hasta que nosotros registramos y damos a conocer los resultados financieros.
Ejemplo de estructuras burocrticas; empresas industriales, de servicios y otros.
La estructura matricial; Otra estructura conocida es la matricial, cuya caracterstica radica
en que se rompe el concepto de unidad de mando, porque crea lneas dobles de autoridad. Los
funcionarios en la estructura matricial tienen dos jefes; el administrador de la unidad funcional
y el jefe de la unidad al cual pertenece, por tanto responde a una doble cadena de mando.
Los aspectos rescatables de la estructura matricial, se refleja en su esencia de facilitar la
coordinacin y comunicacin, cuando las actividades son complejas e interdependientes, que
pueden flexibilizarse de acuerdo al grado de comunicacin imperante entre las unidades
operativas.
Esta forma de estructura, facilita la identificacin y la asignacin eficiente de expertos que
desarrollan habilidades muy especializadas, que pueden monopolizar las tareas o en su defecto
subutilizar talentos al interior de una organizacin.
Una debilidad de esta forma de estructura, puede reflejarse en la confusin que crea y, de
cierta forma fomenta la lucha por el poder y el stres en los empleados. Ejemplo de estructura
matricial, empresas de publicidad, hospitales, universidades.
Organizaciones modernas
Muchos especialistas han venido trabajando en el desarrollo de nuevas opciones estructurales,
para apoyar en un contexto nuevo de la administracin, basado en la globalizacin de la
economa y la tecnologa de la informacin que no tiene barreras en el mundo. A continuacin
describimos a tres de ellas; Organizacin virtual, Organizacin sin fronteras y Organizacin
femenina.
Organizacin Virtual; Consiste en una pequea organizacin nuclear que contrata
externamente la mayor parte de sus actividades comerciales. La organizacin virtual est muy
centralizada, con casi ninguna departamentalizacin; Generalmente crean redes de
relacionamiento que permiten contratar funciones de fabricacin, comercializacin,
publicidad, u otra actividad relacionado con el negocio.
El ncleo de la organizacin es un pequeo grupo de ejecutivos. Su trabajo consiste en la
supervisin directa de cualquier actividad que se realiza en lugar de trabajar y coordinar las
relaciones con las organizaciones que brinden los servicios contratados.
La organizacin virtual, se diferencia de la burocrtica, porque ella no realiza los procesos que
implica la produccin, comercializacin, investigacin, donde emplea recursos humanos, sino
contrata la mayora de estas actividades, y se concentra en lo que sabe hacer mejor.
Investigacin
Fabricacin
Grupo
Ejecutivo
Comercializacin
Publicidad
para el logro de los objetivos, a travs de la divisin del trabajo y la interrelacin de los
diferentes niveles que comprende la pirmide organizacional.
Para el anlisis de los niveles de la estructura organizacional, se considerar, como modelo de
funcionamiento a la sociedad annima, como rgimen jurdico de constitucin.
Los niveles que forman parte de la estructura organizativa son: Mximo rgano de
representacin y deliberante; Directorio; Ejecutivo; Administrativo y Operativo.
rgano Representativo y Deliberante; Constituido por la junta general de accionistas,
legalmente convocada y reunida; representa la voluntad social para tratar asuntos especficos.
Estas juntas generales son ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias se renen con carcter
obligatorio, por lo menos una vez al ao y las extraordinarias cuando se trate de asuntos que
no son de competencias de las juntas ordinarias.
Directivo; Se constituye en el mximo rgano de administracin; elige la junta general de
accionistas, con amplias facultades para la administracin, gestin, organizacin y
representacin legal. Instancia autorizada para delegar algunas funciones de la administracin,
responsable solidariamente por las resoluciones que adopte y por los actos de administracin.
Asimismo, por la definicin y aprobacin de las polticas, estrategias, planes de desarrollo,
presupuestos, normas, procedimientos y disposiciones emanadas por la junta general de
accionistas. Tambin es responsable de establecimiento y mantenimiento de un adecuado y
efectivo sistema de controles internos.
Ejecutivo; Se constituye en la mxima instancia ejecutivo, designado por el Directorio, con
facultades delegadas para, organizar, dirigir, gestionar, el conjunto de la organizacin,
mediante procesos administrativos de implementacin y vigilancia por el cumplimiento de las
polticas, estrategias, normas, procedimientos y otras acciones aprobadas por el Directorio.
Este nivel, es responsable de promover la existencia de una ambiente de control interno
efectivo. Puede estar conformando por el gerente general y los de rea.
Administrativo; Es el nivel de apoyo en los procesos administrativos integrales de la
organizacin. Tiene los denominados mandos medios e intermedios; es el nivel donde se
hacen cumplir las normas y procedimientos administrativos, para el desarrollo de las
actividades propias o giro empresarial, bajo los principios comunes del logro de los objetivos.
Pueden ser parte de este nivel, los jefes de departamento o seccin.
Operativo; Es el nivel donde el capital humano, est relacionado directamente con los
procesos de produccin de bienes y servicios (giro empresaria). Es donde la fuerza laboral, ya
sea administrativa u operativa, que tiene que ver mucho y especialmente con las tareas
asignadas (operacionales) y con el cumplimiento de las metas fijadas en el plan de desarrollo
empresarial. En este nivel, estn ubicados los trabajadores que son parte del proceso de
produccin de los bienes o servicios.
rgano Deliberante
Directorio
Ejecutivo
Administrativo
Operativo
rgano Deliberante
Junta de Accionistas
Directivo
Ejecutivo
Administrativo
Operativo
Instancias de apoyo
Tareas operacionales: fuerza laboral