ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIN
COLOMBIA

PROCEDIMIENTO: DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

1. OBJETIVO
Identificar y determinar la disposicin final de las series y/o subseries documentales con base en la
TRD del Archivo General de la Nacin, para realizar la transferencia al Archivo Central o Histrico.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos del AGN
Inicia con la identificacin de los expedientes para conservacin total de acuerdo a los tiempos de
retencin establecidos en la TRD y va hasta archivar segn lo dispuesto en la TRD.
3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES
Ley 594 de 2000
Acuerdo 42 de 2002
Acuerdo 004 de 1998 que aprueba las TRD del AGN
Gua para la implementacin de un PGD
Decreto 4110 de 2004, adopta la NTC-GP1000/2004
Resolucin 081 de 2001, adopta el PGD y las TRD actualizadas
Resolucin 0204 de 2009 Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo del AGN
NTC GP 1000:2009
NTC ISO 9001:2008
NTC ISO 14001:2008
4. GLOSARIO
Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del
ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retencin Documental (TRD) o en las Tablas
de Valoracin Documental (TVD), con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o
reproduccin.
Un sistema de reproduccin debe garantizar la legalidad y perdurabilidad de la informacin.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones,
que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.
Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada
en razn de sus actividades o funciones.
Eliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las TRD o TVD para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar
su informacin en otros soportes.
Transferencia Documental: Remisin de los documentos del Archivo de gestin al central, y de este al
histrico, de conformidad con las Tablas de Retencin y Valoracin Documental vigentes.
TRD: Tabla de Retencin Documental.
5. CONDICIONES GENERALES
N/A
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
6.1. Conservacin Total

No

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

PUNTOS DE
CONTROL

INICIO
Proceso: Gestin Documental

Fecha: 2010-05-25

Versin: 4

Cdigo: GD-302-PD-058

Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO

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COLOMBIA

PROCEDIMIENTO: DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

No

DESCRIPCIN

RESPONSABLE
Profesional
Tcnico GCA

Identificar los expedientes para

conservacin total de acuerdo a
los
tiempos
de
retencin
establecidos en la TRD.

Preparar la documentacin
transferir y diligenciar FUID

Profesional
Tcnico GCA

Realizar
la
transferencia
documental (Secundaria)

Profesional
Tcnico GCA

Archivar
los
documentos
generados en serie 302.70.02
PGD

Profesional
Tcnico GCA

DOCUMENTO

PUNTOS DE
CONTROL

TRD

N/A

Formato nico
de
Inventario
Documental
FUID

Firma
Tcnico
GAC
Firma Coordinador
GAC

FUID en papel e
ISIS

Registro

FUID
Memorando
remisin

N/A

FIN DEL PROCEDIMIENTO

6.2. Eliminacin
No

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

PUNTOS DE
CONTROL

INICIO

Identificar los expedientes

para eliminar de acuerdo a los
tiempos
de
retencin
establecidos en la TRD y
relacin de la documentacin
de apoyo.

Profesional
y
Tcnico GCA (TRD)
Jefe
oficina
productora
de
documentos
(documentos
de
apoyo)
Persona
responsable
del
Archivo de Gestin

TRD

N/A

Diligenciar el Formato nico

de Inventario Documental
FUID para expedientes TRD y
relacin de carpetas para
documentacin de apoyo.

Profesional
y
Tcnico GCA (TRD)
Persona
responsable
del
Archivo de Gestin
(documentos
de
apoyo)

Formato nico de
Inventario
Documental FUID
Relacin de la
documentacin de
apoyo

Firma FUID y
relacin
de
carpetas
Jefe
de
dependencia
Coordinador
GCA

Diligenciar
el
Acta
de
Eliminacin de documentos y
verificar anexos

Jefe
oficina
productora
de
documentos
Coordinador GCA

Formato Acta de
Eliminacin
de
documentos

Firma
responsables

Destruccin fsica de los

documentos
mediante
el
proceso de trillado y posterior
venta.

Jefe
oficina
productora
de
documentos
Coordinador GCA
Coordinador GSG

Formato Acta de
eliminacin
de
documentos
totalmente
diligenciado

Firma
Coordinador
GSG

Archivar
los
documentos
generados en serie 302.70.02
PGD

Persona
responsable
del
Archivo de Gestin
GCA

Acta y anexos

N/A

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Proceso: Gestin Documental

Fecha: 2010-05-25

Versin: 4

Cdigo: GD-302-PD-058

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6.3. Seleccin
No

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

PUNTOS DE
CONTROL

DOCUMENTO

INICIO

Identificar las series o subseries

documentales que deben ser
sometidas al proceso de
seleccin de acuerdo a los
tiempos
de
retencin
establecidos en la TRD

Profesional
Tcnico
(TRD)
Contratistas

y
GCA

Ejecutar el criterio de seleccin

establecido en la columna de
procedimientos de la TRD

Profesional
Tcnico
(TRD)
Contratistas

y
GCA

Realizar
la
transferencia
documental (Secundaria)

Profesional
y
Tcnico
GCA
(TRD)
Contratistas
Coordinador GCA

Memorando, FUID
TRD aplicada

Archivar
los
documentos
generados en serie 302.70.02
PGD

Persona
responsable
del
Archivo de Gestin
GCA

Memorando, FUID
TRD aplicada

TRD

FUID
documentos
seleccionados

N/A

de

Firma
FUID
seleccin
Firma
memorando
Revisin
de
anexos

FIN DEL PROCEDIMIENTO

6.4. Microfilmacin o digitalizacin
No.

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

PUNTOS DE
CONTROL

INICIO
Identificar los expedientes a Profesional
microfilmar de acuerdo a los Tcnico
tiempos de retencin establecidos (TRD)
en la TRD

y
GCA

TRD

N/A

Preparar los documentos

microfilmar y diligenciar FUID

y
GCA

FUID

FUID firmado por

GCA

Remitir la documentacin con Coordinador GCA

memorando a la Divisin de
Reprografa y Automatizacin
DRA

Memorando

Memorando
firmado GCA y
recibido en DRA

Proceder a la microfilmacin o Tcnico de

digitalizacin
Divisin
de Microfilmacin
Reprografa y Automatizacin DRA
Procedimiento de microfilmacin.
Devolver al GCA documentos en Tcnico DRA
papel, junto con informe y
Certificado por la Direccin
General

Informe de control
calidad
Certificado por la
Direccin

Informe control
de calidad
firmado Jefe de
DRA

a Profesional
Tcnico
(TRD)

Archivar
los
documentos Persona
generados en serie 302.70.02 responsable del
PGD
Archivo de Gestin
GCA

Proceso: Gestin Documental

Fecha: 2010-05-25

Versin: 4

Memorando con el
Memorando
listado con la ubicacin firmado Jefe de
del documento, numero DRA
de rollo y Certificado
por la Direccin
Memorandos, FUID.
TRD aplicada

Cdigo: GD-302-PD-058

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FIN DEL PROCEDIMIENTO

7. REGISTROS
Formato Acta de Eliminacin de documentos GD-302-FR-078
Formato Relacin documentacin de apoyo GD-302-FR-181
FUID GD-302-FR-017
Instructivo para diligenciar el FUID GD-302-IN-041
TRD GD-302-FR-077
Instructivo para diligenciar TRD GD-302-IN-042
Memorando GD-302-FR-004
Acta Final de Microfilmacin GA-330-FR-161
Acta GD-302-FR-005

8. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento, se identificarn de acuerdo a la siguiente tabla:
VIGENCIA
14-08-08
05-11-09
09-04-10
2010-05-25

VERSIN
1
2
3
4

Proceso: Gestin Documental

IDENTIFICACIN DE CAMBIOS
Emisin
Actualizacin del Procedimiento
Incluir el formato Certificado por la Direccin
Se cambia el formato de fecha y se incluye
frase de control de documentos del SIG

Fecha: 2010-05-25

Versin: 4

RESPONSABLE
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Coordinador GCA

Cdigo: GD-302-PD-058

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se considera NO CONTROLADO

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