Indicadores PDF

N
NO
NE
E
SO
SE
INDICADORES DE GESTIN
Jess Mauricio Beltrn Jaramillo
CONTENIDO
1. SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA
2. LA ORGANIZACIN Y SUS NECESIDADES
3. FACTORES DE XITO EN LA ORGANIZACIN
4. INDICADORES DE GESTIN
4.1 Generalidades
4.2 Parmetros
4 3 IInterpretacin
4.3
t
t i
4.4 Metodologa
5 EJEMPLO 1
5.
6. EJEMPLO 2
7 EJEMPLO 3
7.
Miembro honorario de la Fundacin Oriente Occidente,

Vicepresidente de la Fundacin Emprender, miembro de las
Juntas Directivas de Barval, JAVEGRAF y SIPLAS S.A.;
Gerente General de la firma Savia Consultores.
Consultores
Ingeniero Industrial de la Universidad Catlica de
Colombia, especialista en Administracin de Empresas de la
Universidad Politcnica de Madrid, Coach certificado por
The Washington Quality Group.
A
Autor
dde varias
i publicaciones
bli i
entre las
l cuales
l se destacan
d
Indicadores de Gestin de 3R Editores y La gente hace la
diferencia de Metanoia Ediciones
diferencia
Sistemas de Alerta Temprana
QU SE PREGUNTA USTED CUANDO

PIENSA EN
SISTEMAS DE ALERTA TEMPRANA?
TEMPRANA ?
SISTEMAS
SISTEMAS
DE ALERTA TEMPRANA
EJEMPLO No.1
Fuente: http//cuadro de mando.unizar.es/htppc/AT.HTM
SISTEMAS
DE ALERTA TEMPRANA
EJEMPLO No.2
SISTEMAS
DE ALERTA TEMPRANA
EJEMPLO No.3
DEFINICIN
U sistema
Un
i t
d
de Al
Alerta
t T
Temprana es
un conjunto de indicadores asociados a las variables clave
d lla gestin
de
ti d
de una organizacin,
i
i
rea o proceso,
estructurados de tal manera que permiten identificar y
evaluar oportunamente
p
el surgimiento
g
de desviaciones
que en el mediano o el largo plazo pueden afectar
negativamente el logro de los objetivos, la estabilidad o
la integridad del elemento controlado propiciando la
toma de acciones pertinentes para reajustar el
comportamiento de dichas variables con respecto a los
parmetros
t
preestablecidos
t bl id y/o
/ convenientes.
i t
EN CUANTO A LOS SIGUIENTES

EJEMPLOS:
QU TIENEN EN COMN ?
EN QU SE DIFERENCIAN?
QU PASOS SEGUIRA
USTED PARA CONSTRUIR
UN SISTEMA SIMILAR?
SIMILITUDES
Captan y enfocan la atencin

V d
Van
de llo generall a llo particular
ti l
Muestran dnde hay problemas
Manejan los colores amarillo, rojo y verde
Permiten identificar en dnde es necesario
intervenir
Ayudan a priorizar acciones para el
mejoramiento
DIFERENCIAS
La forma de presentacin
El primero
i
enfoca
f
llas alertas
l
con b
base en
estndares o en presupuestos
El segundo enfoca las alertas con base en
presupuestos y en el desempeo del periodo
anterior
Uno maneja reas clave, otro factores clave
y otro procesos clave
Los dos primeros tiene como mbito de
aplicacin la organizacin y el tercero un
rea
PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIN

DE UN SAT
1 Seleccione
1.
S l
i
aquello
ll que d
desea mantener
t
b
bajo
j
control (Toda la organizacin, una o varias
reas uno o varios procesos)
reas,
2. Determine el objetivo o la funcin principal
3 Identifique los factores de xito asociados (los
3.
claves y los crticos)
PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIN DE UN

SAT
4. Disee por lo menos un indicador para cada factor

de xito (Un mismo indicador puede, en algunos
casos controlar varios factores de xito)
5. Estructure la presentacin de los indicadores con
base en sus interrelaciones de manera que
obtenga un indicador global o general
6 Determine
6.
D t
i para cada
d iindicador:
di d estado
t d actual
t lo
lnea base, meta o valor objetivo y rango
LA ORGANIZACIN
Y SUS
NECESIDADES
PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIN DE UN

SAT
7 Disee la medicin (qu

7.
(qu, cmo
cmo, cundo
cundo, con
qu frecuencia y quin tomar y presentar la
informacin))
8. PRUEBE LA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Y HAGA LOS AJUSTES NECESARIOS
9. Ponga en operacin el SAT y mejrelo
continuamente
POR
O QUE
Q
TRABAJAN
LAS
PERSONAS ?
Para
P
satisfacer
ti f
sus necesidades
y mejorar su calidad
y nivel de vida !
NECESIDADES PERSONALES
AUTOR.
AUTOESTIMA
SOCIALES
SEGURIDAD
FISICAS
COMPETITIVIDAD
EFICACIA
EFICIENCIA
DIRECCION
RECURSOS
DEMANDA
DEMANDA
RECURSOS
DIRECCION
EFICIENCIA
EFICA
CIA
COMPETITIVIDAD
OTRAS NECESIDADES:
La necesidad de ser productivos
La necesidad de adaptarse
La necesidad de aprender
p
La necesidad de desarrollarse
Qu le pas a nuestro personaje?

E t b di
Estaba
dispuesto
t a ttriunfar
i f
SI
Tena la actitud adecuada
SI
Fsicamente estaba en condiciones
SI
T informacin
Tena
i f
i de
d todo
t d lo
l que
podra afectarlo . . .
x NO
x.
Entonces necesitaba Indicadores!!!!

Indicadorees dee
Gestin
n
In
ndicaadorees dee
Geestin
n
Ind
dicad
dores de Gesttin
Ind
dicad
dorees de
Gesstin
n
I cadorres de
Indic
d
Gesti
G
n
Indicadores de
G ti
Gestin
Indicadores de
Gestin
Indicadores de
Gestin
Indiicadores de
Gesttin
G
Z
\w|vtwx wx Zx|
Indicadores de Gestin
Guardianes de la Baha
Qu son los signos vitales ?
Cules
Cu es son
so los
os ssignos
g os vvitales
a es ?
Cules los signos vitales . . .
de la gestin organizacional?
CALIDAD
EFICACIA
LOGRO DE OBJETIVOS
SATISF. DEL CLIENTE
EFECTIVIDAD
PRODUCTIVIDAD
TIEMPOS DE PROCESO
EFICIENCIA
APROVECHAMIENTO DE
RECURSOS
COSTOS OPERATIVOS
Para qu sirven los indicadores de

Gestin
Vemoslo a travs de
LA MATRIZ
DE
MEJORAMIENTO CONTINUO
E
F
I
C
A
C
I
A
IV
III
II
EFICIENCIA
ESTRATEGIAS DE GESTION ORGANIZACIONAL
Reingeniera de producto
Reingeniera de procesos
Reingeniera Organizacional
Benchmarking de producto
Benchmarking de procesos
Benchmarking
g Organizacional
g
Outsourcing
Downsizing
Empowerment
Mejoramiento Continuo
G
Gerencia
i d
dell S
Servicio
i i
Capacitacin en Producto y servicios
Capacitacin en Procesos
Capacitacin en Gestin Organizacional

E
F
I
C
A
C
I
A
ALTOS NIVELES DE:

- CALIDAD
- SATISFACCION DEL
CLIENTE
- VENTAS
- LOGRO DE OBJETIVOS
- DESPERDICIO
- TIEMPOS DE PROCESO
- COSTOS DE OPERACION
BAJOS NIVELES DE:
- CALIDAD
- SATISFACCION DEL
CLIENTE
- VENTAS
ALTOS NIVELES DE:
- DESPERDICIO
ALTOS NIVELES DE:

DE
- CALIDAD
- SATISFACCION DEL
CLIENTE
- VENTAS
BAJOS NIVELES DE:
- DESPERDICIO
BAJOS NIVELES DE:
- CALIDAD
- SATISFACCION DEL
CLIENTE
- VENTAS
- DESPERDICIO
EFICIENCIA
ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE I AL IV
Outsourcing
Downsizing
Empowerment
E
F
I
C
A
C
I
A
IV
III
II
EFICIENCIA
ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE I I AL IV
E
F
I
C
A
C
I
A
III
IV
II
EFICIENCIA
Empowerment
G
Gerencia
i del
d l Servicio
S
i i
ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE III AL IV
Benchmarking
g Organizacional
g
E
F
I
C
A
C
I
A
IV
III
II
EFICIENCIA

ESTRATEGIAS PARA SUPERAR EL IV

LO QUE LA
A EMPRESA QUIE
ERA!
Benchmarking
g Organizacional
g
E
F
I
C
A
C
I
A
Outsourcing
Downsizing
Empowerment
G
Gerencia
i del
d l Servicio
S
i i
IV
III
II
EFICIENCIA
E
F
I
C
A
C
I
A
III
IV
II
EFICIENCIA
1.
2
2.
3.
4
4.
5.
Seleccione cuatro factores de eficacia y cuatro de eficiencia relativos

a un proceso de su empresa
C lif
Califquelos
l d
de 1 a 100
100; 1 significa
i ifi que no puede
d estar
t peor, 100
significa que no puede estar mejor.
Calcule el promedio de eficacia y el promedio de eficiencia
Ubique el promedio de eficacia y el de eficiencia en la Matriz de
Evale y proponga alternativas de mejoramiento
EFICACIA
EFICACIA
Factor
Vr
EFICIENCIA
Factor
100
Vr
90
80
70
60
50
40
30
20
PROMEDIO EFICACIA
PROMEDIO EFICIENCIA
10
EFICIENCIA
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
EFICACIA
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
EFICIENCIA
10 20Jess
30Mauricio
40 50
60 70 80 90 100
Beltrn Jaramillo
Conceptos generales
acerca de los IDG
INDICADORES DE GESTIN: GENERALIDADES
PREGUNTAS FRECUENTES
Qu son los indicadores de gestin?

Para qu sirven?
Como los puedo establecer para una organizacin de
servicios, financiera, pblica, privada o manufacturera?
Cmo se establecen indicadores para un proceso?
De dnde salieron los indicadores de gestin?
Existe un directorio de indicadores?
Puedo colocar indicadores para todo?

Cuntos indicadores es pertinente mantener?
PREGUNTAS FRECUENTES
Cul es la metodologa para establecer los

indicadores?
Se necesita ser genio para entender los indicadores?
De dnde saco tiempo para los indicadores?
Cmo puedo
p
hacer p
para q
que las p
personas acepten
p
y
utilicen los indicadores de gestin?
Cmo le pongo indicadores a un rea de la
organizacin?
Cuntas personas adicionales se requieren para
implantar
p
un sistema de indicadores de g
gestin?
Con base en la siguiente

imagen y msica
deduzcamos la definicin de
INDICADORES DE GESTION
N
NO
NE
E
SO
SE
TEORIA GENERAL
DE SISTEMAS
CIBERNETICA
ORGANIZACIONAL
ENFOQUE
SISTEMICO DE LA
ORGANIZACION
CONTROL
INTEGRAL DE
GESTION
INDICADORES DE
GESTION
ADMINISTRACION
PLANEACION
ORGANIZACION
DIRECCION
CONTROL
ACERCA DE LA MEDICION
MIDA
MIDA LO QUE
SEA MEDIBLE
Y LO QUE NO
SEA MEDIBLE
VUELVALO
MEDIBLE
WOLFANG VON GOETHE
ACERCA DE LA MEDICION
LO
LO QUE NO SE
MIDE NO SE
PUEDE
ADMINISTRAR;
LO QUE NO SE
ADMINISTRA
NO SE PUEDE
MEJORAR
MEJORAR
EDWARD DEMING
QUE ES MEDIR
COMPARAR
CO
UNA
MAGNITUD
CON UN PATRON
PREESTABLECIDO
POR QUE MEDIR?

PARA DEJAR DE SER . .
CAZAFANTASMAS !
OBSTACULOS PARA LA
MEDICION
LA MEDICION PRECEDE AL CASTIGO
CREENCIA DE QUE ALGUNOS TRABAJOS
NO PUEDEN SER MEDIDOS
NO HAY TIEMPO PARA MEDIR
HACER MEDICIONES ES ALGO MUY DIFICIL
TABLERO TRADICIONAL
F
60
80
H
100
40
120
20
0 00 0 0 0 0 0
140
180
200
rpm
KM / H
220
180
INDICE
Relacin entre dos magnitudes

expresadas en la misma unidad.
Indice de variacin
anual del salario
mnimo
Indice de variacin
anual del salario
mnimo
=
=
Salario mnimo 1994

Salario mnimo 1993
$ 99.500.00
$ 82.500.00
1.206
PARAMETROS
COMPOSICION
NATURALEZA
VIGENCIA
NIVEL DE GENERACION
NIVEL DE UTILIZACION
VALOR AGREGADO
PARAMETROS
COMPOSICION
- NOMBRE
-FORMA DE CALCULO
-VALOR
- UNIDADES
- GLOSARIO
NOMBRE
Nivel semanal de
calidad
lid d de
d producto
d t
terminado
FORMULA
VALOR
UNIDADES
Tot. Produccin sin defectos x 100

T t Unidades
Tot.
U id d producidas
d id
,
99,88
PARAMETROS
COMPOSICION
NATURALEZA
EFECTIVIDAD
PRODUCTIVIDAD
EFICACIA
EFICIENCIA
REFERENCIA
CALIDAD
EFICACIA
OG O DE OBJETIVOS
O
OS
LOGRO
SATISF. DEL CLIENTE
EFECTIVIDAD
PRODUCTIVIDAD
TIEMPOS DE PROCESO
EFICIENCIA
APROVECHAMIENTO DE
RECURSOS
COSTOS OPERATIVOS
PARAMETROS
COMPOSICION
NATURALEZA
VIGENCIA
TEMPORALES
PERMANENTES
PARAMETROS
COMPOSICION
NATURALEZA
VIGENCIA
NIVEL DE GENERACION
- ESTRATEGICO
- TACTICO
- OPERATIVO
Cmo se Generan los Indicadores de Gestin en las

Organizaciones?
Ni l Estratgico
Nivel
E t t i
Nivel Tctico
Nivel
N
ve Operativo
Ope
vo
Cmo se Generan los Indicadores de Gestin en las

Organizaciones?
Ni l Estratgico
Nivel
E t t i
IDGc
Nivel Tctico
Nivel
N
ve Operativo
Ope
vo
IDGU1
IDGU2
IDGU3
IDGU2
IDGU2
IDGU2
Cmo se Recogen
Recogen los Indicadores de Gestin en las
Organizaciones?
Ni l Estratgico
Nivel
E t t i
IDGc
Nivel Tctico
Nivel
N
ve Operativo
Ope
vo
IDGU1
IDGU2
IDGU3
IDGU2
IDGU2
IDGU2
PARAMETROS
COMPOSICION
NATURALEZA
VIGENCIA
NIVEL DE GENERACION
- ESTRATEGICO
- TACTICO
- OPERATIVO
Dnde se utilizan los Indicadores de Gestin en las

Organizaciones?
Ni l Estratgico
Nivel
E t t i
Nivel Tctico
Nivel
N
ve Operativo
Ope
vo
PARAMETROS
COMPOSICION
NATURALEZA
VIGENCIA
NIVEL DE GENERACION
VALOR AGREGADO
1. INFORMACION CLAVE
2. OPORTUNA , VERAZ Y OBJETIVA
3. PERMITE TOMAR DECISIONES
EFECTIVAS
Cmo interpretar el valor de un indicador ?
C
Comparndolo
d l con un valor
l d
de referencia
f
i
I
Interno
E
Externo
El umbral ((Meta))
El estatus (valor
inicial)
El rango
promedio
El p
histrico
La tendencia
El mejor
j valor de
referencia
La competencia
El sector
promedio
El p
histrico
La tendencia
INDICADORES DE GESTIN: INTERPRETACIN
A NIVEL INTERNO
VALOR
ACTUAL
UMBRAL
ESTATUS
PROMEDIO
TENDENCIA
(PUNTOS)
87 00%
87,00%
90 00%
90,00%
80 00%
80,00%
77 00%
77,00%
25
2.5
A NIVEL EXTERNO
BENCHMARK
COMPETENCIA
SECTOR
PROMEDIO
TENDENCIA
(
(PUNTOS)
)
97,00%
90,00%
92,00%
93,00%
3,00
METODOLOGIA GENERAL
PARA EL ESTABLECIMIENTO
DE INDICADORES DE
GESTION
8
ESTANDARIZAR
Y
FORMALIZAR
1
OBJETIVOS
Y
ESTRATEGIAS
9
MANTENER
Y
MEJORAR
CONTINUAMENTE
7
MEDIR
Y
AJUSTAR
6
DETERMINAR
Y ASIGNAR
RECURSOS
5
DISEAR
MEDICION
2
FACTORES
CRITICOS
DE EXITO
3
DEFINIR
INDICADORES
PARA
F.C.E.
4
ESTATUS
UMBRAL
RANGO DE
GESTION
INDICADORES DE GESTIN: METODOLOGA
METODOLOGIA GENERAL
PARA EL ESTABLECIMIENTO
DE INDICADORES DE
GESTION
INDICADORES DE GESTIN: METODOLOGA

1
OBJETIVOS
Y
8
ESTANDARIZAR ESTRATEGIAS
2
FACTORES
CRITICOS
DE EXITO
Y
FORMALIZAR
7
MEDIR
Y
AJUSTAR
9
MANTENER
Y
MEJORAR
CONTINUAMENTE
6
DETERMINAR
Y ASIGNAR
RECURSOS
5
DISEAR
MEDICION
3
DEFINIR
INDICADORES
PARA
F.C.E.
4
ESTATUS
UMBRAL
RANGO DE
GESTION
INDICADORES DE GESTIN: EJEMPLO 1
INDICADORES
PARA UN GRUPO
DE VENTAS

1
OBJETIVOS
Y
ESTRATEGIAS
Cada vendedor tiene capacidad para hacer 12 visitas

diarias. (60 vis./sem)
Se ha establecido que de las 12 visitas se pueden
obtener 10 ventas (50 vtas./sem)
El grupo est conformado por 5 personas
Cada visita cuesta en total $12.000
El precio por unidad vendida es de $19.000
S espera:
Se
1
OBJETIVOS
Y
ESTRATEGIAS
50 unidades vendidas por vendedor y 250 por

todo el grupo.
Ventas de $950.000
$950 000 por vendedor y $4750
$4 750.000
000
por todo el grupo.
Los gastos por vendedor no deben superar
$720.000 por vendedor y $3600.000 por todo el
grupo.
2
FACTORES
CRITICOS
DE EXITO
FACTORES CLAVE DE EXITO
EFICACIA
EFICIENCIA
EFECTIVIDAD
PRODUCTIVIDAD
EFICACIA: Que cada

vendedor y el grupo,
logren las ventas
esperadas
d en pesos y
en unidades
2.EFICIENCIA:
2
EFICIENCIA Q
Que cada
d
vendedor, y el grupo,
realicen el numero de
visitas
i it programadas
d y que
no excedan el gasto
presupuestado
3 EFECTIVIDAD
3.
EFECTIVIDAD: Q
Que
e cada
vendedor,
e dedo , y el
e grupo,
g upo, logre
og e
las ventas esperadas, sin
superar la
l cantidad
tid d de
d
visitas ni los gastos
programados
4 PRODUCTIVIDAD: Que la
4.
relacin entre los ingresos
g
percibidos por las ventas y
los gastos generados por
las visitas sea favorable.
3
DEFINIR
INDICADORES
PARA
F.C.E.
ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES:
1 EFICACIA
1.
EFICACIA: Mide
Mid ell grado
d porcentual
t ld
de cumplimiento,
li i t d
de
cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la
cantidad semanal de ventas programadas.
p g
RESULTADO
Cumplimiento
Meta de Ventas
Ventas por
visita
=
=
=
Total Ventas realizadas por semana

Ventas realizadas por semana
Ventas Esperadas por semana

Visitas Realizadas p
por semana
100
100
2. EFICIENCIA: Mide el grado porcentual de

cumplimiento, de cada vendedor y del grupo
en general, con respecto a la cantidad
semanal de visitas programadas.
CUMPLIMIENTO
EN VISITAS
Visitas realizadas por semana
Vi it esperadas
Visitas
d por semana
100
3 EFECTIVIDAD: Mide la relacin entre

3.
eficacia y eficiencia.
EFECTIVIDAD
EFECTIVIDAD
EFECTIVIDAD
=
=
=
(EFICACIA * Pond. + EFICIENCIA * Pond.)
(EFICACIA * 0,5 + EFICIENCIA * 0,5)

5. PRODUCTIVIDAD: Mide relacin entre las

ventas realizadas por hora vendedor (Es una
medida de productividad parcial aplicable a
cualquier otro recurso)
PRODUCTIVIDAD
PRODUCTIVIDAD
=
=
Total ventas realizadas

por semana
Vendedor Horas trabajadas

por semana
p
Ventas / hora vendedor
6. PRODUCTIVIDAD ($): Mide relacin entre

los ingresos percibidos por ventas realizadas
con respecto al costo incurrido por
realizacin de visitas.
($19.000 X Ventas realizadas
por semana )
PRODUCTIVIDAD
($)
($12.000 X Visitas realizadas

por semana )
p
7. UTILIDAD BRUTA: Mide el valor de la

utilidad bruta lograda
UTILIDAD
BRUTA
INGRESOS - GASTOS
INGRESOS =(( $19.000 X Ventas realizadas p

por semana )
GASTOS = ($12.000 X Visitas realizadas por semana )
4
ESTATUS
UMBRAL
RANGO DE
GESTION
ESTATUS ( ESTADO INICIAL):

) Corresponde
p
al
valor actual del Indicador
UMBRAL ( META): Corresponde al valor
objetivo del Indicador
RANGO
ROJO: Indica que existe un
problema
AMARILLO: Indica que se deben
tomar precauciones para no tener
problemas
VERDE: Indica que todo est bajo
control
ESTADO
META
INICIAL
VISITAS
54
60
VENTAS
40
50
EFICACIA
74,07%
83,33%
EFICIENCIA
90,00%
100,00%
EFECTIVIDAD
82,04%
91,67%
PRODUCTIVIDAD
O C
((Hh))
1,00
1,25
PRODUCTIVIDAD ($)
1,17
1,32
UTILIDAD BRUTA
$ 112.000,00 $ 230.000,00
ROJO
AMARILLO
VERDE
<= 57
<= 47
<
<= 79
<= 95
<= 87
<=1.18
<= 1.25
<= 209
> 57 y < 59
> 47 y < 49
> 79 y < 81
> 95 y < 97
> 87 y < 89
> 1.18 y < 1.20
> 1.25 y < 1.30
> 209 y < 223
>= 59
>= 49
>
>= 81
>= 97
>= 89
>= 1.20
>= 1.30
>= 223
5
DISEAR
MEDICION
DISEAR LA MEDICION
Determinar los datos q

que se requieren
q
para
p
el
calculo del valor de todos los indicadores
Establecer la fuente o fuentes de las cuales se
obtendrn los datos
Disear la manera ms ordenada, prctica y
simple para recoger o agrupar los datos.
Determinar quin, cmo y cundo tomar y
presentar
t lla informacin.
i f
i
DISEAR LA MEDICION
Determinar los datos que se requieren para el

obtendrn los datos
presentar la informacin.
INVENTARIO DE DATOS
1 V
1.
Ventas
t realizadas
li d por semana
2. Visitas realizadas por semana
RESULTADO
Cumplimiento
Meta de Ventas
Ventas por
visita
=
=
=
Total Ventas realizadas por semana

Ventas Esperadas por semana
V t realizadas
Ventas
li d por semana
Visitas Realizadas por semana
100
100
INVENTARIO DE DATOS
1 V
1.
Ventas
t realizadas
li d por semana
CUMPLIMIENTO
EN VISITAS
Visitas realizadas por semana
Vi it esperadas
Visitas
d por semana
100
INVENTARIO DE DATOS
1. V
1
Ventas
t realizadas
li d por semana
EFECTIVIDAD
EFECTIVIDAD
EFECTIVIDAD
=
=
=
(EFICACIA * Pond. + EFICIENCIA * Pond.)

INVENTARIO DE DATOS
1. V
1
Ventas
t realizadas
li d por semana
PRODUCTIVIDAD
PRODUCTIVIDAD
=
=
Total ventas realizadas

por semana
Vendedor Horas trabajadas

por semana
Ventas / hora vendedor
INVENTARIO DE DATOS
1. V
1
Ventas
t realizadas
li d por semana
($19.000 X Ventas realizadas

por semana )
PRODUCTIVIDAD
($)
($12.000 X Visitas realizadas

por semana )
p
INVENTARIO DE DATOS
1. V
1
Ventas
t realizadas
li d por semana
UTILIDAD
BRUTA
INGRESOS - GASTOS
INGRESOS =(( $19.000 X Ventas realizadas p

por semana )
GASTOS = ($12.000 X Visitas realizadas por semana )
DISEAR LA MEDICION
Para este ejemplo se requieren

solamente dos datos (Los
esperados ya se tienen):
- Visitas Realizadas
- Ventas
V t Realizadas
R li d
DISEAR LA MEDICION

Establecer la fuente o uentes de las cuales se
obtendrn los datos
presentar la informacin.
DISEAR LA MEDICION

calculo
l l del
d l valor
l de
d todos
t d los
l indicadores
i di d
obtendrn
bt d los
l datos
d t
simple para recoger o agrupar los datos
datos.
presentar la informacin
informacin.
VENDEDOR
FACTOR
VISITAS
VENTAS
1. EFICACIA
2. EFICIENCIA
3 EFECTIVIDAD
3.
4. RESULTADO
5. PRODUCTIV.
6. PRODUCTIV.($)
GRUPO
CUMPLIMIENTO DE LA META
80,00%
EFICACIA
83,56%
VENTAS POR VISITA
88,89%
CUMPLIMIENTO DE VISITAS
75,00%
GESTION
EFICIENCIA
84,43%
81,25%
COSTOS POR VENTA
87,50%
VENTAS POR HORA - VENDEDOR
80,00%
PRODUCTIVIDAD
92,52%
PRODUCTIVIDAD EN PESOS
105,03%
DISEAR LA MEDICION
Determinar los datos que se requieren

para el calculo del valor de todos los
indicadores
Establecer la fuente o fuentes de las
cuales se obtendrn los datos
Disear la manera ms ordenada,
prctica y simple para recoger o agrupar
los datos.
Determinar quin,
quin cmo y cundo tomar
y presentar Jess
la informacin.
Mauricio Beltrn Jaramillo
6
DETERMINAR
Y ASIGNAR
RECURSOS
DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS
Para este caso particular no se

requieren recursos adicionales.
7
MEDIR
Y
AJUSTAR
VENDEDOR
FACTOR
VISITAS
VENTAS
1. EFICACIA
2. EFICIENCIA
3 EFECTIVIDAD
3.
4. RESULTADO
5. PRODUCTIV.
6 PRODUCTIV
6.
PRODUCTIV.($)
($)
GRUPO
VENDEDOR
VISITAS
45
35
65
70
55
270
VENTAS
40
25
45
48
50
208
1. EFICACIA
88.8 71.4 69.2 68.6 90.9 77.0
FACTOR
2. EFICIENCIA
3 EFECTIVIDAD
3.
75
GRUPO
58.3 108.3 116.6 91.6 90.0
81 9 64.8
81.9
64 8 88.7
88 7 92.6
92 6 91.2
91 2 83.5
83 5
4. RESULTADO
40
25
45
48
5. PRODUCTIV.
1.00 0.62 1.12 1.20 1.25 1.04
6 PRODUCTIV
6.
PRODUCTIV.($)
($)
1 40 1.13
1.40
1 13 1.09
1 09 1.08
1 08 1.44
1 44 1.22
1 22
50
208
SITUACION ACTUAL
VISITAS
VENTAS
EFICACIA
EFICIENCIA
EFECTIVIDAD
RESULTADO
PRODUCTIVIDAD (Hh)
PRODUCTIVIDAD ($)
UTILIDAD BRUTA
A
45
40
88,89%
75,00%
81,94%
40 00
40,00
1,00
1,41
$ 220,00
B
35
25
71,43%
58,33%
64,88%
25 00
25,00
0,63
1,13
$ 55,00
C
D
E
65
70
55
45
48
50
69,23% 68,57% 90,91%
108,33% 116,67% 91,67%
88,78% 92,62% 91,29%
45 00
45,00
48 00
48,00
50 00
50,00
1,13
1,20
1,25
1,10
1,09
1,44
$ 75,00
$ 72,00 $ 290,00
GRUPO
270
208
77,04%
90,00%
83,52%
208
1,04
1,22
$ 712,00
8
ESTANDARIZAR
Y
FORMALIZAR
9
MANTENER
Y
MEJORAR
CONTINUAMENTE
EFICACIA (90)
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
1. EFICACIA
2. EFICIENCIA
EFICIENCIA (30)
1020 30 40506070 8090 100
VENDEDOR
FACTOR
GRUPO
88.8 71.4 69.2 68.6 90.9 77.0

Jess
75 Mauricio
58.3Beltrn
108.3Jaramillo
116.6
91.6 90.0
METODOLOGIA PARA EL ESTABLECIMIENTO DE

PARA UN AREA DE LA ORGANIZACION
1. AREA
2. FUNCION BASICA
3. CLIENTES
4. SALIDA O PRODUCTO
5. EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES

1. AREA: Mantenimiento
22. FUNCION BASICA
BASICA: Garantizar
G
ti la
l total
t t l disponibilidad
di
ibilid d de
d los
l equipos
i
e
instalaciones, todo el tiempo productivo, de manera que alcancen o superen su
vida til, al menor costo de mantenimiento y operacin posible.
3. CLIENTES: Todas las reas de la organizacin
4. SALIDA O PRODUCTO: Servicio de mantenimiento p
preventivo yy/o correctivo
5. EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES: No interrupcin del trabajo por causa
de un desperfecto previsible; mantenimiento gil, rpido y oportuno; que no sea
necesario repetir el mantenimiento; que sea econmico; que las personas sean
amables; que se cumpla en el tiempo programado.

Expectativa
Especificacin
Rapidez en la respuesta
Atencin en un tiempo no mayor a 2 horas
Rapidez en el mantenimiento
Tiempo de ejecucin del mantenimiento

igual al tiempo estndar requerido.
o interrupcin
e upc de
del trabajo
abajo
No
Cero interrupciones por desperfectos
Total disponibilidad de equipos
Tiempo disponible de equipos igual al

tiempo de trabajo (Menos el tiempo
requerido para mantenimiento preventivo)
Amabilidad y cortesa en la atencin
Cero conflictos con el personal de

mantenimiento a causa de la atencin
personal
Cumplimiento
Mantenimiento realizado en el tiempo

prometido.
Calidad
Cero Repeticiones de mantenimiento
INDICADORES DE EFICACIA
Total de mantenimientos sin repeticiones

Calidad del mantenimiento = ---------------------------------------------------------- X 100
Total mantenimientos realizados
Total clientes satisfechos

Satisfaccin del cliente = ------------------------------------------------------------ X 100
Total clientes atendidos
Solicitudes atendidas en 2 horas o menos

Oportunidad en la respuesta = ---------------------------------------------------------- X 100
Total solicitudes atendidas
INDICADORES DE EFICACIA
Total de mantenimientos realizados en el tiempo pactado
Cumplimiento = ------------------------------------------------------------------------------- X100
Total de mantenimientos realizados
Horas equipo de disponibilidad efectiva

Disponibilidad de equipos = ----------------------------------------------------------- X 100
Total Horas equipo disponibles
Total equipos que mantienen

Condiciones
condiciones de operacin especificadas
de
= -------------------------------------------------------------------- X 100
operacin
Total equipos en operacin
INDICADORES DE EFICIENCIA
Total equipos atendidos
Cobertura = ------------------------------------------- X 100
Total equipos programados
Costo total de mantenimiento incurrido

Costo = ----------------------------------------------------------- X 100
Costo total de mantenimiento presupuestado
Horas- hombre ejecutadas

Horas -hombre = ------------------------------------------- X 100
Horas- hombre p
programadas
g
INDICADOR
Calidad del
mantenimiento
FORMULA
(Total de mantenimientos correctos/Total
mantenimientos realizados)*100
Satisfaccin del
cliente
Oportunidad en la
respuesta
(Total clientes satisfechos/Total clientes

atendidos)*100
(Solicitudes atendidas en 2 horas o
menos/Total solicitudes atendidas)*100
(Total de mantenimientos realizados en
Cumplimiento el tiempo pactado/ Total de
mantenimientos realizados)
realizados)*100
100
Disponibilidad de (Horas equipo de disponibilidad efectiva/
equipos
Total Horas equipo disponibles)*100
(Total equipos que mantienen
Condiciones de
condiciones de operacin especificadas/
operacin
Total equipos en operacin)*100
est umb mn acp sat sob mx

85 100 90
93
95
98 100
80 100 90
93
95
98 100
70 100 90
93
95
98 100
65 100 90
93
95
98 100
70
86
88
90
93 100
90 100 90
93
95
98 100
95
INDICADOR
Cobertura
INDICADOR
Costo
Horas -hombre
FORMULA
(Total equipos atendidos/ Total equipos
programados)*100
FORMULA
(Costo total de mantenimiento incurrido/
Costo total de mantenimiento
presupuestado)*100
presupuestado)
100
(Horas- hombre ejecutadas/ Horashombre programadas)*100
est umb mn acp sat sob mx

95 100 90
93
95
98 100
est umb mn sob sat acp mx

140 100 90 100 105 110 120
120 100 90 100 105 108 115
METODOLOGIA PARA EL ESTABLECIMIENTO DE

DE PROCESOS

INSUMOS
PRODUCTO
SERIE DE
ACTIVIDADES DE
TRABAJO
LOGICAMENTE
RELACIONADAS
QUE PRODUCEN
UN RESULTADO
FINAL
ESPECIFICO,
PARA UN CLIENTE
INTERNO
O EXTERNO

PROCESOS ESTRATEGICOS
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
OPERACIONES
TAREAS
PROVEEDOR
CLIENTE
C
D
B
E
B
F
B
A
P R O C E S O S V.S.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
OTRA CATEGORIZACION DE PROCESOS

Procesos gerenciales : Se refieren a la direccin de la organizacin para
proyectarla hacia el futuro
futuro, mantener y mejorar su competitividad y monitorear
las relaciones de la empresa con el cliente y el entorno en general
P
Procesos
propios
i d
de lla l
lnea b
bsica
i d
dell negocio:
i S
Son aquellos
ll cuyo producto
d t o
resultado son recibidos directamente por el cliente externo de la organizacin.
Dan respuesta directa al cliente, por lo tanto de su efectividad depende la
satisfaccin de los clientes.
Procesos de apoyo:
p y son aquellos
q
q
que soportan
p
la ejecucin
j
de los p
procesos
propios de la lnea bsica del negocio, es decir, que su producto o resultado es
recibido por otro proceso o por otra rea de la organizacin, o lo que es lo mismo,
por un cliente interno
interno.
INTERNOS
EXTERNOS
PROPIOS
PROPIOS
INTERNOS
PROPIOS
EXTERNOS
AJENOS
AJENOS
INTERNOS
AJENOS
EXTERNOS
Contar con objetivos

Inicialmente se debe identificar el proceso y determinar sus lmites :
Proceso :
Inicia :
Contratacin de personal nuevo

Presentacin de la solicitud de contratacin por parte del
gerente que tiene la necesidad de llenar una vacante.
Termina :
Con la firma del contrato por parte de la persona vinculada
Objetivo :
El objetivo general de este proceso es vincular a la empresa a las

personas que cumplan con el perfil del cargo correspondiente,
realizando la contratacin en un tiempo razonable y al costo ms
posible.
econmico p
Establecer los factores claves de xito

Identificar los clientes
Establecer las necesidades de los
diferentes clientes
Traducir esas necesidades en
especificaciones
(Asociadas al resultado del proceso:
calidad, cantidad, oportunidad,
presentacin, etc.)
Para el ejemplo el cliente principal sera

el gerente solicitante.
Tambin se consideran clientes:
la empresa,
empresa los trabajadores en general
y los candidatos que participan en el
proceso.
proceso
Las necesidades y especificaciones,

desde el punto de vista del gerente
que solicita la contratacin y de la
empresa se pueden
d resumir
i en llas
siguientes:
g

NECESIDADES
ESPECIFICACIONES
- Cumplimiento del perfil del cargo
- 85% o ms de cumplimiento.
- Rapidez (agilidad)
- Mximo dos semanas despus de

presentar la solicitud de contratacin
- Economa
- Costo incurrido en el proceso de

contratacin igual o inferior al costo
presupuestado
t d
INDICADOR
Nivel de cumplimiento
del perfil
FORMA DE CALCULO
Puntos obtenidos por el candidato
UNID
UNID.
x 100
x 100
x 100
Puntos requeridos
id por ell perfil
fil
Oportunidad en la
contratacin
Tiempo real utilizado
Control de costo
de contratacin
Costo real incurrido
Tiempo estndar
Costo presupuestado

ESTATUS UMBRAL
Nivel de cumplimiento
del perfil
80
95
ESTATUS UMBRAL
Mn
Acep
Sat
Sob
Mx
85
88
90
95
98
Mn
Sob
Sat
Acep Mx
Oportunidad en la
contratacin
130
100
90
95
100
105
110
Control de costo de
contratacin
120
100
90
95
100
105
110
Las caractersticas q
que se controlaran en el ejemplo
j p
:
que nos ocupa estaran
asociadas a lo siguiente:
Revisin de hojas de vida
Realizacin de pruebas psicotcnicas
Verificacin de referencias
Realizacin de entrevistas
Realizacin de visitas domiciliarias
Realizacin de entrevistas con el gerente
solicitante o con el futuro jefe directo

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N

Miembro honorario de la Fundacin Oriente Occidente,

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Sistemas de Alerta Temprana

QU SE PREGUNTA USTED CUANDO

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Sistemas de Alerta Temprana

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Sistemas de Alerta Temprana

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Sistemas de Alerta Temprana

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Sistemas de Alerta Temprana

EN CUANTO A LOS SIGUIENTES

Sistemas de Alerta Temprana

Captan y enfocan la atencin

Sistemas de Alerta Temprana

Sistemas de Alerta Temprana

PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIN

Sistemas de Alerta Temprana

PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIN DE UN

4. Disee por lo menos un indicador para cada factor

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Sistemas de Alerta Temprana

PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIN DE UN

7 Disee la medicin (qu

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Qu le pas a nuestro personaje?

Tena la actitud adecuada

Fsicamente estaba en condiciones

Entonces necesitaba Indicadores!!!!

Qu son los signos vitales ?

Cules los signos vitales . . .

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Para qu sirven los indicadores de

ESTRATEGIAS DE GESTION ORGANIZACIONAL

Capacitacin en Producto y servicios

Capacitacin en Gestin Organizacional

ALTOS NIVELES DE:

ALTOS NIVELES DE:

ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE I AL IV

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE I I AL IV

Capacitacin en Producto y servicios

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

ESTRATEGIAS PARA PASAR DEL CUADRANTE III AL IV

Capacitacin en Gestin Organizacional

ESTRATEGIAS PARA SUPERAR EL IV

Capacitacin en Producto y servicios

Capacitacin en Gestin Organizacional

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Seleccione cuatro factores de eficacia y cuatro de eficiencia relativos

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

Jess Mauricio Beltrn Jaramillo

INDICADORES DE GESTIN: GENERALIDADES

Qu son los indicadores de gestin?