Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Manual de Proced de Control Interno PDF
Manual de Proced de Control Interno PDF
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA GENERAL
UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES
INDICE GENERAL
CUERPO PRINCIPAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
INTRODUCCIN GENERAL
FASES DE LA AUDITORIA DE GESTION
FASE DE PLANEAMIENTO
FASE DE EJECUCIN
FASE DE CONFECCION DEL INFORME
FASE DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA
Pag. 3
Pag 34
Pag. 38
Pag . 82
Pag.145
Pag.164
Pag.171
ANEXOS
1. ANEXO I - GLOSARIO DE TRMINOS.
2. ANEXO II - SISTEMA DE CONTROL INTERNO
enfoque COSO
3. ANEXO III- CUESTIONARIOS DE EVALUACIN DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
4. ANEXO IV - TCNICAS Y PRCTICAS.
5. ANEXO V - NORMAS DE AUDITORIA INTERNA
GUBERNAMENTAL
Pag.1
.
Pag.21
.
Pag.73
Pag.205
Pag.263
CUERPO PRINCIPAL
INTRODUCCIN AL MANUAL
INDICE
1.
INTRODUCCIN. 6
1.1.
1.2.
Descripcin de contenido.
1.3.
Modo de utilizacin.
2.
2.1.
Definicin.
9
9
2.2.
Propsito.
10
2.2.1.Incentivar la medicin y comparacin de objetivos, metas y resultados.
10
2.2.2.Difundir la planificacin institucional.
10
2.2.3.Promover el control interno eficaz.
10
2.2.4.Asegurar el cumplimiento de la normativa vigente.
10
2.2.5.Fomentar la determinacin de costos en la operacin.
10
2.2.6.Difundir la utilizacin de sistemas de medicin de desempeo y toma de
decisiones. (tableros de mando)
11
2.2.7.Promover la cultura de la rendicin de cuentas. (accountability)
11
2.2.8.Incorporar a la comunidad organizada en el proceso de auditora.
11
2.3.
Orientacin y objetivos.
2.3.1.
Regularidad de la gestin del auditado.
2.3.2.
Planificacin estratgica del auditado.
2.3.3.
Clara definicin de metas y objetivos del auditado.
2.3.4.
Estructura de produccin de bienes y servicios provistos.
2.3.5.
Sistema de control interno del auditado.
11
11
12
12
12
13
2.4.
Alcance de la auditora interna.
2.4.1.
Auditora integral o de gestin global.
2.4.2.
Seguimiento de las recomendaciones.
14
14
14
3.
16
3.1.
Objetividad.
16
3.2.
Periodicidad y secuencia.
16
3.3.
Independencia.
16
4
3.4.
Equidad.
16
4.
4.1.
Verbales.
17
4.2.
Oculares.
17
4.3.
Documentales.
17
4.4.
Fsicas.
18
5.
19
6.
17
20
7.
CONCEPCIN SISTMICA DEL CONTROL INTERNO DE LA
GESTIN.
22
7.1.
22
7.2.
22
7.3.
25
8.
IDENTIFICACIN DE TRANSACCIONES, CICLOS O PROCESOS
MS IMPORTANTES
26
9.
INDICADORES Y VARIABLES EN LA EVALUACIN DE LA
GESTION.
27
10.
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA PROGRAMACIN DE LA
AUDITORIA.
30
11.
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA EJECUCIN DE LA
AUDITORIA.
31
12.
32
1. INTRODUCCIN.
1.1. OBJETIVO DEL MANUAL .
El objeto del presente Manual es describir las actividades,
proporcionar procedimientos, cuestionarios y guas de trabajo para la
ejecucin de las auditoras internas integrales - a ejecutar por la
Auditora General de la Universidad de Buenos Aires con el objeto de
evaluar, la suficiencia, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del
sistema de control interno de sus Unidades Acadmicas y
Dependencias.
Se aclara que dicha evaluacin, se efectuar en funcin del enfoque
COSO1 por entenderse que tcnicamente resulta la mas adecuada en
funcin del universo a controlar. El aspecto tcnico del citado enfoque
se desarrolla en el Anexo III del presente Manual.
Todo operativo de auditora interna se ejecutar en funcin de las
siguientes fases, las que sern de cumplimiento obligatorio;
Planificacin de las tareas,
Ejecucin del operativo,
Emisin de informe, y
Seguimiento de las recomendaciones.
Adems de fortalecer la sistematizacin del trabajo del auditor, el
Manual intenta, a) ser un mecanismo de capacitacin para el personal
que se incorpora a la Auditora General, y b) fomentar la calidad de las
auditoras que se practiquen, cuyo logro depende principalmente de
los siguientes factores;
10
DESEMPEO
DE
LA
RENDICIN
DE
CUENTAS.
11
14
15
16
17
18
19
ENTORNO
Comunidad
Ambiente
PRODUCTOS
efecto e impacto
20
21
7. CONCEPCIN
GESTIN.
SISTMICA
DEL
CONTROL
INTERNO
DE
LA
Mayor informacin sobre control interno segn informe COSO se incluye en el Anexo del
presente Manual.
22
23
25
SISTEMA CONTABLE/CUENTAS
Transferencias corrientes recibidas / Ingresos / Caja-bancos.
26
Para un mayor detalle sobre el tema, ver Anexo de tcnicas y prcticas en auditora de
gestin.
27
OBJETIVOS
PROVEEDORES
USUARIOS
INSUMOS
economa
METAS
PROCESOS
ENTORNO
Comunidad
Ambiente
eficiencia
PRODUCTOS
eficacia
29
30
que
sustenten
debidamente
las
31
33
34
35
INDICE
INDICE
36
1.
INTRODUCCIN.
37
2.
38
36
1. INTRODUCCIN.
Las fases de la auditora son el captulo mas importante del Manual de
procedimientos. En el se definen los objetivos a alcanzar con el operativo de
auditora el alcance de los controles y exmenes, las actividades y tareas a
realizar, el perfil tcnico del equipo de trabajo que tendr a cargo la labor, el
nivel de supervisin del operativo para lograr una buena calidad tcnico
profesional en los informes y el seguimiento de la implantacin de las
recomendaciones, por parte del Auditado.
La auditora interna evala fundamentalmente la aptitud del sistema de
control implantado por el auditado para cumplir los objetivos y metas
propuestas, con eficacia, eficiencia, economa y efectividad, observando el
marco normativo y legal vigente y competente. Dichos objetivos y metas
deben resultar consistentes con las polticas formuladas por la Unidad
Acadmica o Dependencia y la Universidad de Buenos Aires y atender a las
necesidades de la comunidad a la que asiste.
De acuerdo al perfil formulado, el mbito de control de la auditora interna
supera el solo anlisis de la suficiencia del control interno del Organismo
auditado para salvaguardar los activos y cumplir el marco legal, implica
adems, una evaluacin;
de la capacidad de liderazgo de la dirigencia,
del sistema de incentivo y participacin del personal involucrado en la
provisin y prestacin de los servicios,
de la satisfaccin manifestada por los usuarios y beneficiarios, y
del impacto que su gestin tiene en el entorno de la sociedad.
Cabe destacar que, as como en materia de auditora financiera es
posible la abstencin de opinin sobre la razonabilidad de un estado
contable, en materia de auditora de gestin esta posibilidad no existe.
Siempre puede emitirse una opinin sobre la gestin y la performance de una
organizacin. De la misma forma, con diverso nivel de complejidad, siempre
o casi siempre es posible realizar comparaciones entre los ratios de la
Dependencia auditada con estndares o performance de otra Entidad de
similares caractersticas.
37
38
FASE DE PLANEAMIENTO
39
INDICE
INDICE
40
1.
42
1.1.
2.
INTRODUCCIN
Objeto y objetivos de auditora.
ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO
43
44
2.1.
PLANEAMIENTO GENERAL _______________________________ 44
2.1.1. Relevamiento de informacin. __________________________ 44
44
2.1.1.1. Conocimiento de la Unidad Acadmica o Dependencia a auditar.
2.1.1.2. Fuentes de informacin
44
2.1.1.3. Informacin bsica a relevar
45
2.1.1.4. Relevamiento del sistema de informacin y control interno
47
2.1.1.5. Evaluacin de riesgos de auditora
62
2.1.1.5.1. Riesgo de Auditora
62
2.1.1.5.2. Niveles de riesgo de auditora
65
2.1.1.5.3. Relacin entre riesgo de auditora y enfoque de auditora
67
2.1.1.5.3.1.Efecto del riesgo inherente
67
2.1.1.5.3.2.Efecto del riesgo de control
67
2.1.2.2. Determinacin de los niveles de importancia relativa (significatividad)
a aplicar a la informacin o a la gestin sujetas a revisin
67
2.1.3. Diagnstico general___________________________________ 68
2.1.3.1. Determinar las reas y procesos crticos
68
2.1.3.2. Fijar los criterios de auditora
69
2.1.4. Elaboracin y aprobacin del informe de diagnstico general.70
2.2.
PLANEAMIENTO ESPECIFICO _____________________________ 71
2.2.1. Procedimientos ______________________________________ 71
2.2.2. Recursos ___________________________________________ 71
2.2.3. Tiempos ____________________________________________ 71
2.2.4. Programas __________________________________________ 71
3.
CRITERIOS DE AUDITORIA.
74
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
4.
4.1.
Objetivos ______________________________________________ 83
4.2.
Actividades. ____________________________________________ 83
4.3.
.Resultados. ____________________________________________ 84
41
1. INTRODUCCIN
El proceso de planeamiento es una actividad dinmica cuya definicin,
etapas y pasos de ejecucin estn enunciados en las Normas de Auditora
Interna Gubernamental emitidas por la SIGEN.
El proceso de planeamiento permite al auditor identificar las reas crticas y
los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar
la obtencin de la evidencia necesaria para emitir opinin sobre la
suficiencia, la eficacia y la efectividad del sistema de control interno del
auditado. El auditor realiza el planeamiento para determinar de manera
efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar
acerca del objeto de la auditora. La naturaleza y alcance del planeamiento
puede variar segn el tamao del ente, el volumen de sus operaciones, la
experiencia del auditor y el conocimiento de las operaciones.
La calidad de una auditora radica en la experiencia y la especializacin del
equipo de auditores que efecta el planeamiento.
El planeamiento permite identificar que debe hacerse durante la fase de
ejecucin y confeccin del informe de una auditora y quin y cundo deben
ejecutar las tareas.
La planificacin es un proceso dinmico que si bien se inicia al comienzo de
la labor de auditora, puede modificarse o continuarse sobre la marcha de las
tareas. El mismo comienza con la obtencin de la informacin necesaria para
definir la estrategia a emplear durante la ejecucin y culmina con la definicin
detallada de las tareas a realizar en dicha etapa.
Para proceder a la planificacin resulta imprescindible definir el alcance de la
auditora. Este est referido a los procedimientos que son considerados
necesarios para alcanzar el objetivo programado.
Cuando se trata de una auditora inicial el alcance debe ser mas amplio, por
lo tanto el planeamiento debe prever esa condicin. En el caso de una
auditora recurrente, los papeles de trabajo y archivos de la auditora anterior
facilitan el planeamiento del operativo a realizar.
Si bien constituye el comienzo de la auditora y representa la primera fase de
sta, se encuentra presente como metodologa de trabajo en cada una de las
fases siguientes, sistematizando y organizando su desarrollo. Lo ejecuta el
supervisor designado para el operativo, el que deber llevar a cabo las
acciones descriptas en las etapas que se detallan mas abajo.
42
43
2.
PLANEAMIENTO GENERAL
PLANEAMIENTO ESPECFICO
Ejecucin presupuestaria
Estados Financieros y complemetarios
Informes sobre seguimiento de la gestin (destinatarios internos y
externos)
Informes anteriores de auditora y de seguimiento de
recomendaciones.
Funcionarios responsables de la formulacin, aprobacin y distribucin
de los informes
e) Operaciones
Operaciones o actividades crticas
Manuales de procedimiento
f) Financiamiento
Fuentes de Financiamiento
Presupuesto (proyecto, crdito aprobado, ejecutado y disponible,
modificaciones)
Otras normas que afecten la libre disponibilidad del presupuesto
aprobado
g) Informacin adicional
Grado de aceptacin por parte de los usuarios (a travs de diarios,
denuncias, investigaciones parlamentarias, encuestas, otros)
Procedimientos adoptados para medir e informar el desempeo.
h) Antecedentes de informes de la Auditora Interna del Organismo, si la
tuviere o de informes anteriores emitidos por la Auditora General.
El trabajo realizado por los auditores internos y los informes de auditora
emitidos por la Auditora General, pueden proveer informacin de utilidad
para orientar la identificacin de problemas potenciales y apoyar
efectivamente las tareas de planeamiento. Es necesario tener en cuenta
los factores que determinan el grado de confiabilidad de tal
documentacin, segn lo contemplado en las NAE.
En este sentido la evaluacin del funcionamiento operativo de la Unidad
de Auditora Interna si existiere -, constituye un pre-requisito para definir
el grado de confianza que pueda depositarse en su trabajo.
Deber obtenerse informacin, como mnimo, sobre los siguientes
aspectos:
- Observaciones y recomendaciones incluidos en informes de auditora
anteriores.
- reas y procesos crticos examinados.
46
2.1.1.4.1.
Ambiente de control
48
Estructura orgnica
La estructura orgnica, formalizada en un organigrama,
constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el
cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento de los
objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y
controladas.
Entre los aspectos ms significativos a tener en cuenta a la
hora de establecer la estructura orgnica correspondiente
estn, la definicin de las reas claves de autoridad y
responsabilidad y el establecimiento de vas adecuadas de
comunicacin.
Lo importante es que su diseo se ajuste a las necesidades de
la entidad. Esto es que proporcione el marco organizacional
adecuado para llevar a cabo la estrategia diseada para
alcanzar los objetivos fijados. Lo apropiado de la estructura
orgnica podr depender, por ejemplo, del tamao del ente y de
la naturaleza de las actividades que desarrolla. Estructuras
altamente formales que se ajustan a las necesidades de un
ente de gran tamao, pueden ser desaconsejables en un ente
pequeo. Un ente desarrolla la estructura orgnica que mejor
se adapta a sus necesidades.
49
Actividades de control
53
55
Evaluacin de riesgo
En la identificacin de los riesgos a que est expuesta una
Unidad o Dependencia debern considerarse tanto los factores
internos como los externos que puedan afectar los objetivos de la
misma. Es un proceso integrado, generalmente a la planificacin
de la estrategia.
A ttulo de ejemplo, pueden mencionarse los siguientes factores
de riesgo:
Factores externos:
Factores internos:
Monitoreo / Supervisin
Resulta necesario realizar una supervisin de los sistemas de
control interno, evaluando la calidad de su rendimiento. Dicho
seguimiento tomar la forma de actividades de supervisin
continuada, de evaluaciones peridicas o una combinacin de las
dos anteriores. La supervisin continuada se inscribe en el marco
de las actividades corrientes y comprende unos controles
regulares efectuados por la direccin superior del Auditado, as
como determinadas tareas que realiza el personal en el
cumplimiento de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las
evaluaciones puntuales se determinar principalmente en funcin
de una evaluacin de riesgos y de la eficacia de los
procedimientos de supervisin continuada.
El proceso de supervisin asegura que el control interno contina
funcionando adecuadamente. Este proceso comprende la
evaluacin, por parte de empleados de nivel adecuado, de la
manera en que se han diseado los controles, de su
funcionamiento, y de la forma en que se adoptan las medidas
58
64
65
Significacin
Factores de riesgo
Probabilidad de
ocurrencia de
errores
Mnimo
No significativo
No existen
Remota
Bajo
Significativo
Existen algunos
pero de menor
importancia
Improbable
Medio
Muy significativo
Existen algunos
Posible
Alto
Muy significativo
Existen varios y
son importantes
Probable
66
67
DE IMPORTANCIA RELATIVA
LA INFORMACIN O A LA
PROCESOS CRTICOS
68
disposiciones y normas,
normas o estndares tcnico-profesionales,
opinin de expertos,
sentido comn,
buenas prcticas gerenciales y de administracin,
informacin de desempeo de programas, proyectos u
organismos similares al auditado (en complejidad, tipo de riesgo y
bienes o servicios a proveer y/o prestar)
73
3.
CRITERIOS DE AUDITORIA.
Los criterios de evaluacin (deber ser) con los que se ejecutarn todos
los operativos de auditora a las diversas unidades Acadmicas y
Dependencias de la Universidad de Buenos Aires son, para los diversas
reas, sectores y componentes, los siguientes;
3.1. ADMINISTRACIN FINANCIERA:
El criterio tcnico que se adoptar en materia de la administracin
financiera de las Unidades Acadmicas y Dependencias, es el dispuesto
por la Ley N 24.156 de Administracin Financiera y de los Sistemas de
Control del sector Pblico Nacional y su reglamentacin, en materia de
presupuesto, contabilidad y control interno.
Los artculos pertinentes de la citada Ley en esta materia, son los
siguientes;
TITULO II -Del sistema presupuestario
CAPITULO I -Disposiciones generales y organizacin del sistema
SECCION I - Normas tcnicas comunes
Art. 11 -El presente titulo establece los principios, rganos, normas y
procedimientos que regirn el proceso presupuestario de todas las
jurisdicciones y entidades que conforman el sector pblico nacional.
Art. 12 -Los presupuestos comprendern todos los recursos y gastos
previstos para el ejercicio, los cuales figurarn por separado y por sus
montos ntegros, sin compensaciones entre si. Mostrarn el resultado
econmico y financiero de las transacciones programadas para ese
periodo, en sus cuentas corrientes y de capital, as como la produccin
de bienes y servicios que generarn las acciones previstas.
Art. 13.--Los presupuestos de recursos contendrn la enumeracin de
los distintos rubros de ingresos y otras fuentes de financiamiento,
incluyendo los montos estimados para cada uno de ellos en el ejercicio.
Las denominaciones de los diferentes rubros de recursos debern ser lo
suficientemente especificas como para identificar las respectivas fuentes.
Art. 14 -En los presupuestos de gastos se utilizarn las tcnicas ms
adecuadas para demostrar el cumplimiento de las polticas, planes de
accin y produccin de bienes y servicios de los organismos del sector
74
nacionales;
c) Expondr la ejecucin presupuestaria, los movimientos y situacin del
Tesoro y las variaciones, composicin y situacin del patrimonio de
las entidades pblicas;
d) Estar orientado a determinar los costos de las operaciones pblicas;
e) Estar basado en principios y normas de contabilidad y aceptacin
general, aplicables en el sector pblico.
....................................................................................................................
Un criterio adicional a adoptar en materia de Administracin Financiera
es el establecido por el Art. N 5 inc d) de la Ley 25.152 cuando dice
Instityese el Programa de Evaluacin de Calidad del Gasto con el
objeto de incrementar la calidad de los servicios a cargo del Estado
mediante la evaluacin sistemtica de los costos de los mismos en
relacin a sus resultados, mejorar el desempeo gerencial de los
funcionarios y aumentar la eficiencia de los organismos pblicos,
optimizando la utilizacin de recursos humanos en las distintas reas del
Estado..
3.2. CRITERIOS SOBRE OTRAS REAS Y SECTORES
Adicionalmente, en materia de;
Asignacin y rendicin de cajas chicas y fondos rotatorios ser de
aplicacin y por ende utilizado como criterio de evaluacin -, los
Decretos N 2380 del 28 de diciembre de 1994, N 899 del 11 de
diciembre de 1995 y N 20 del 13 de diciembre de 1999 y las
Resoluciones de la Secretara de Hacienda del Ministerio de
Economa, N 591 del 30 de diciembre de 1994, N 302 del 27 de
diciembre de 1995, N 48 del 5 de septiembre de 1996 , N0 201 del
19 de marzo de 1996 y N 278 del 23 de junio de 1997 8.
Procedimientos de compras y contrataciones, en la medida que la
Universidad no apruebe un rgimen propio, se adopta como criterio
de evaluacin lo dispuesto en el Dec. N 436/00, sus modificatorias y
complementarias y en las Leyes N 18.875, N 25.551, N 22.431 y
N 24.308 y sus modificatorias, complementarias y decretos
reglamentarios,
Procedimientos administrativos, se tomar como criterio de
evaluacin lo dispuesto por la Ley Nacional de Procedimientos
Administrativos N 19.549 y los Decretos , N 759/66, N 1759/72, N
333/85 y N 1883/91.
8
81
82
4.
4.2. ACTIVIDADES.
Anlisis del presupuesto del ente, que permita tener una visin
general en cuanto a los recursos que tiene disponibles para
cumplir con sus funciones y determinar si el total de los
programas, proyectos, actividades y tareas que ejecuta estn
claramente definidas en su apertura programtica.
4.3. .RESULTADOS.
Diagnstico de la organizacin.
85
FASE DE EJECUCION
86
1.
INTRODUCCIN
90
2.
OBJETIVOS
91
3.
ACTIVIDADES
92
3.1.
92
93
94
95
3.2.
Procedimientos de auditora.
3.2.1..
Generalidades
3.2.2
Tipos de procedimientos de auditora:
98
98
98
3.3.
Tcnicas bsicas:
99
3.3.1.
Para evaluar el sistema de control interno tcnicas de transacciones -.
99
3.3.2
Para Evaluar el sistema de control interno -pruebas de controles - 103
3.3.3.
Pruebas de control de cumplimiento de disposiciones legales y
reglamentarias
104
3.3.4.
Para evaluar la gestin del auditado.
105
4.
110
4.1.
4.2.
110
111
111
111
112
5.
PRUEBAS SUSTANTIVAS
120
5.1.
120
5.2.
Pruebas de detalle
121
5.3.
122
5.4.
123
6.
EL MUESTREO EN AUDITORA
125
6.1.
Aplicaciones en el anlisis de las transacciones
Definiciones
El riesgo de muestreo
El riesgo de no muestreo
Definicin del universo y de la unidad de muestreo
Muestreo estadstico y no estadstico
Mtodos para seleccionar las muestras
Muestreo de probabilidades
El muestreo estadstico
125
125
125
126
126
126
127
128
129
6.2.
132
7.
7.1.
133
133
7.2.
Conducta a seguir cuando la organizacin auditada dispone de
indicadores razonables
134
7.3.
Conducta a seguir cuando no existen Indicadores en la Organizacin
Auditada o los existentes no son Confiables
134
8.
8.1.
8.2.
137
137
137
138
138
139
139
140
8.3.
140
8.4.
142
8.5.
142
9.
PAPELES DE TRABAJO.
143
9.1.
Caractersticas
Normalizacin
Contenido Estructura Bsica
Codificacin de los Papeles de Trabajo
143
143
143
144
9.2.
144
144
9.3.
9.4.
10.
145
145
145
146
146
147
11.
GUIA DE PROCEDIMIENTOS DE LA FASE DE EJECUCIN:
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Y DE LOS RESULTADOS.
148
11.1.
Objetivos.
148
11.2.
Actividades.
148
11.3.
Resultados.
149
89
1. INTRODUCCIN
El objetivo de esta fase est orientado a la obtencin de evidencias y a la
formulacin de observaciones con sus respectivas recomendaciones,
soluciones y alternativas sobre las reas y los procesos auditados,
aprobados en el plan de auditora y bajo la metodologa del programa
operativo.
Esto se logra mediante la ejecucin de pruebas bajo la aplicacin de diversas
tcnicas y herramientas.
Todas las herramientas utilizadas deben ser tales que permitan la obtencin
de evidencias suficientes, competentes y pertinentes que demuestren la
relevancia de los criterios identificados en la fase anterior.
En este sentido, y como fuera anticipado en la fase de planificacin, toda
accin de la auditora debe ser controlada a travs de programas de trabajo.
Tales programas definen por anticipado las tareas que deben efectuarse
durante el curso de la auditora y se sustentan en los objetivos incluidos en el
plan de auditora y en la informacin disponible sobre las actividades y
operaciones de la Unidad o Dependencia auditada, que se consigna en el
Informe de Diagnstico General.
No obstante, algunas veces, como consecuencia de cambios producidos en
el desarrollo de la auditora, y atendiendo a que se trata de un proceso lgico
y flexible, los procedimientos definidos pueden resultar insuficientes o
innecesarios para alcanzar los objetivos establecidos, siendo necesario
incorporar aspectos adicionales que modifiquen el alcance o naturaleza de la
planificacin original.
Durante el proceso de ejecucin, el auditor debe brinda a los funcionarios
del Auditado, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma
escrita sobre las observaciones identificadas antes de presentar el informe
de auditora. Estos comentarios y observaciones deben incluirse en el
informe en forma apropiada y objetiva.
Respecto de las observaciones,
que surjan como resultado de la
comparacin entre la condicin y criterio, el auditor debe identificar las
causas que las generan y efectos inmediatos o mediatos, as como su
estimacin cuantitativa econmica y financiera, segn corresponda incluyendo los impactos reales y potenciales.
90
91
3. ACTIVIDADES
Para evaluar la efectividad del sistema de control interno y examinar los
resultados de la gestin especialmente en reas y procesos crticos, se
debe recopilar evidencia suficiente, convincente y pertinente, debidamente
documentada, que permita;
92
97
Exactitud
Evidencia fsica
Evidencia documental
3.2.
Integri
dad
Propie
dad
Valuacin
Eficacia
Eficiencia
X
X
Evidencia testimonial
Evidencia analtica
Existen
cia
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.
3.2.1.. GENERALIDADES
El auditor obtiene evidencia aplicando procedimientos de auditora, sobre
la base de la informacin obtenida en la fase de Planificacin. El auditor
determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a
aplicar para que los mismos sean efectivos y optimizar la cantidad y
calidad de la evidencia obtenida.
3.2.2
TCNICAS BSICAS:
3.3.1. PARA
TCNICAS DE
Para mayores datos sobre el tema ver anexo especfico al presente Manual.
99
sistemas, los mtodos que se utilizan para procesar dichos datos y los
controles vigentes. Adicionalmente permite identificar los cambios que
se hayan producido, o al contrario, validar la permanencia del sistema
sin modificaciones.
Las pruebas de reconstruccin proporcionan moderada satisfaccin de
auditora con respecto a la existencia de los controles y las funciones
de procesamiento vigentes.
3. Observaciones de determinados controles: Proporcionan evidencia
de que los controles existen, estn en vigencia y operan de la forma
esperada. Se requiere, a su vez, tener la satisfaccin adicional que los
controles han operado en forma continua durante el perodo.
4. Tcnicas de datos de prueba: Implica el ingreso de transacciones de
prueba ficticia en los sistemas computarizados del ente y la
comparacin de los resultados con los resultados predeterminados. Son
desarrolladas para obtener evidencia acerca de la operacin efectiva de
los controles y funciones de procesamiento.
5. Indagaciones a funcionarios y personal del ente: Consiste en
obtener informacin importante, oralmente o por escrito. Se pueden
realizar indagaciones para obtener o actualizar conocimientos o recibir
explicaciones de los funcionarios sobre temas contables y de auditora.
Generalmente este procedimiento requiere algn tipo de corroboracin
mediante la aplicacin de otra tcnica.
6. Procedimientos analticos: Implican el estudio y la evaluacin de la
informacin financiera utilizando comparaciones con otros datos
relevantes. Se utilizan comnmente para examinar y comparar
informacin financiera y no financiera relevante del perodo bajo
anlisis, incluyendo presupuestos y datos reales. Tambin se realizan
comparaciones similares que analizan la relacin de la informacin
seleccionada con ejercicios anteriores. Si las relaciones esperadas se
mantienen, stas proporcionan la evidencia de que la informacin
contable, financiera y presupuestaria representan los hechos
transaccionales subyacentes. Si las relaciones esperadas no se
manifiestan, se deber realizar una mayor investigacin para resolver la
discrepancia.
7. Verificacin de los documentos respaldatorios y otros registros
contables: Consiste en obtener y examinar la concordancia entre los
registros contables y la documentacin respaldatoria. Generalmente se
hacen sobre las partidas que componen un determinado saldo en la
100
EJEMPLO
EVIDENCIA DOCUMENTAL:
Inspeccin
de
los
documentos
respaldatorios
y
otros
registros Verificar las facturas de
contables: establecer la existencia de compra de un proveedor.
transacciones registradas con documentos
de soporte.
101
de
Comparar transacciones
de compra registradas en
el diario de compras con
evidencia de soporte, facturas,cheques pagados
e informes de recibo -.
EVIDENCIA / PROCEDIMIENTO DE
AUDITORA
Evidencia testimonial:
EJEMPLO
al
nivel
Indagaciones al personal de la empresa: Preguntar
preguntas dirigidas al personal apropiado del Gerencial del auditado
sobre la separacin o
ente auditado.
divisin de funciones para
las
transacciones
en
efectivo.
de
Confirmaciones externas: obtener y Confirmacin
cuentas
por
cobrar.
evaluar una respuesta de un deudor,
acreedor u otra parte, en respuesta a una
solicitud de informacin sobre una cuenta
particular la que afecta los estados
financieros
Evidencia analtica:
las
Comparacin
de
las
razones
financieras
durante el perodo bajo
auditora con aquellas de
perodos anteriores.
Evidencia fsica:
Comprobaciones
matemticas:
Se Recalcular el gasto de
repite la actividad que hizo el cliente para depreciacin.
verificar el clculo.
Recalcular una retencin
de impuestos.
102
-PRUEBAS
DE
103
Tcnicas
Inspeccin
Ocular
CUADRO N 1
TCNICAS DE OBTENCIN DE EVIDENCIAS
Concepto
Momento de utilizacin
Es la contemplacin atenta a la
simple vista, que realiza el auditor
durante la ejecucin de una
actividad o proceso.
105
Tcnicas
CUADRO N 1
TCNICAS DE OBTENCIN DE EVIDENCIAS
Concepto
Momento de utilizacin
Bsquedas
de Informacin
en
Bases de Datos
Revisando
Programas
/Bases de Datos
y Archivos
de las
entidades
Benchmarking es el proceso
continuo de comparar y medir la
eficiencia
y
eficacia
de
recomendaciones que posean
caractersticas
similares.
El
benchmarking es un proceso de
medicin de
los mtodos, los
procesos, los procedimientos,
productos, y servicios en aqullas
organizaciones que de forma
consistente son distinguidas en las
misma categora del auditado. El
objetivo
es
identificar
y
comprender las mejores prcticas
y
una
mejor
prctica
es,
simplemente, la mejor manera de
ejecutar un proceso.
Benchmarking
106
Tcnicas
Encuestas
Entrevistas
Grupos de
Referencia
CUADRO N 1
TCNICAS DE OBTENCIN DE EVIDENCIAS
Concepto
Momento de utilizacin
Son utilizadas para recoger
informacin detallada y especfica
de un grupo de personas u
recomendaciones. Es til cuando
se
necesita
cuantificar
las
opiniones de un gran nmero de
individuos sobre un problema
especfico. En la mayora de los
casos,
el
cuestionario
es
administrado por un grupo de
personas
que
fueron
recomendaciones seleccionadas
para representar a una gran
poblacin de individuos. Los
resultados
del
estudio
son
interpretados
como
representativos del total de la
poblacin.
Una entrevista es una sesin de
preguntas y respuestas para
obtener
la
recomendacin
especfica. Por el contrario, la
entrevista,
tiene
objetivos
especficos, y por lo menos se
debe preparar con recomendacin
una lnea de preguntas.
107
Tcnicas
CUADRO N 1
TCNICAS DE OBTENCIN DE EVIDENCIAS
Concepto
Momento de utilizacin
Opinin
Especialista
Revisin
y utilizacin de
resultados de
otras
auditoras
anteriores o
efectuadas por
otros Organos
de Control
Tiene
sentido
utilizar
estos
resultados antes de repetir el
mismo trabajo. Pero, algunas
veces puede ser dificultoso:
conocer la existencia de estudios
y hallazgos anteriores no es una
tarea simple. Y a menudo cuando
son localizados, su metodologa o
alcance puede hacerlos impropios
como evidencia.
En el planeamiento de la auditora,
para
identificar
o
chequear
observaciones significativas
En la fase de ejecucin, para
sustentar el problema.
Tcnicas
Modelos de
Programas
Lgicos
Evaluacin
Utilizando
Indicadores
CUADRO N 2
TCNICAS DE ANLISIS DE INFORMACIN
Concepto
Momento de utilizacin
Es una representacin grfica de
la razn de ser de una
organizacin. Es una tcnica muy
til para la orientacin de los
resultados de la auditora por que
le dan una particular atencin a
los rendimientos y a los resultados
(los impactos y efectos).
Su propsito es comparar una
cantidad
con
otra.
Tales
indicadores
incluyen
partes
comparadas con un todo, dos,
tems comparados o cambios en
un tem comparado con un estado
original.
En la fase de la planificacin,
ayuda a comprender a la unidad
auditada y a identificar los
resultados de los programas que
la integran y las operaciones que
los producen.
108
Tcnicas
Anlisis
de
Sensibilidad
CUADRO N 2
TCNICAS DE ANLISIS DE INFORMACIN
Concepto
Momento de utilizacin
El anlisis de sensibilidad de
datos
cualitativos
es
una
aproximacin
sistmica
de
recopilacin y organizacin de
informacin
en
un
formato
estandarizado. Permite arribar a
un
anlisis
general
y
a
conclusiones y observaciones
generales.
Despus de formular el problema
en un modelo matemtico, ste
puede ser sometido a un anlisis
de sensibilidad
Diagrama
De
Procesos
111
Bienes
Cantidad
Calidad
Pblico
Interno
Servicios
113
114
EFICIENCIA
ECONOMIA
ENTRADAS
Personal
Financieros
Tecnolgicos
Materiales
Fsicos
De Informacin
Energticos
PROGRAMAS
EFICACIA
SALIDAS
RESULTADOS
Bienes
Servicios
Ingresos
Normas
Bienes y
Servicios
entregados
Ingresos
Cobrados
Funciones
regulatorias
Logro de
Objetivos, y
metas o
beneficios
Satisfaccin
del Pblico
b) Economa
La economa est relacionada con los trminos y condiciones bajo los cuales
se adquieren los insumos, obteniendo la cantidad requerida, al nivel
razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo
posible.
De no tenerse en cuenta estos factores, podra resultar en bienes o servicios
a costos mayores, de menor calidad u obtenidos a destiempo.
OBJETIVOS
ECONOMA
DE LA
AUDITORA
DE
GESTIN
CON
ENFOQUE
DE
EFICIENCIA
Las medidas del desempeo deben ser apropiadas y exactas: Con este
propsito los productos deben estar adecuadamente definidos y
correctamente medidos. Las definiciones y medidas deben modificarse para
reflejar los cambios que se presenten en los resultados. Las caractersticas
del producto, tales como calidad y nivel de servicios, deben especificarse
con claridad y estar relacionados apropiadamente, as como cuando sea
posible, los resultados de la produccin o rendimiento deben incluir
indicadores de stas caractersticas.
Los informes deben adaptarse a las necesidades de la gerencia: Los
reportes que contengan informacin sobre indicadores de rendimiento o
resultados deben presentarse en forma oportuna a la administracin,
identificando los aspectos significativos.
La informacin sobre el desempeo debe utilizarse para lograr
mejoras en la productividad: La informacin sobre el desempeo debe
indicar si los objetivos fueron logrados y en que aspectos se requiere
correctivos. El aumento de la eficiencia debe ser identificado y evaluado en
forma sistemtica, con el apoyo de tcnicas para la organizacin y medicin
del trabajo. La informacin sobre el desempeo debe utilizarse para
estimular a la administracin y empleados para incrementar su
productividad; por lo tanto, la comunicacin de los niveles de desempeo
esperados, pueden promover la presentacin de iniciativas como por
ejemplo, revisar la calidad del ambiente de trabajo, cuyos resultados
pueden ser tiles para mejorar la productividad en la entidad.
Las medidas e informes sobre la productividad deben mantenerse
actualizados. Los procedimientos para la captura de informacin y anlisis
de las rutinas del trabajo deben modificarse para corregir los defectos que
se hubieran previamente identificado.
119
5. PRUEBAS SUSTANTIVAS
Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de
las transacciones y de los saldos de las cuentas de los estados financieros,
cuando se est comprobando la efectividad del sistema de control interno del
Auditado o la verificacin de la exactitud de la informacin, cuando se est
evaluando su gestin.
Existen dos tipos generales de pruebas sustantivas:
pruebas de detalles
120
Confirmacin
Inspeccin fsica
Verificacin de documentos sustentatorios
Clculo
Revisin (combinacin de tcnicas de comparacin, clculo e inspeccin)
Calidad de la evidencia
121
122
Una prueba sustantiva de detalle sobre todas las partidas que conforman la
poblacin es generalmente ms apropiada para aquellas representadas por
un pequeo nmero de partidas.
124
6. EL MUESTREO EN AUDITORA
6.1. APLICACIONES EN EL ANLISIS DE LAS TRANSACCIONES
Los procedimientos de auditora que aplica el auditor para obtener evidencia
sobre la cual sustentar su informe difcilmente puedan aplicarse sobre la
totalidad de las transacciones. Por ello el auditor seleccionar algunas
transacciones y cuentas a revisar. Este conjunto de elementos se denomina
muestra.
DEFINICIONES
a) El muestreo
El muestreo en auditora es un proceso que consiste en seleccionar un grupo
de elementos denominado muestra- de un grupo mayor de elementos
llamado universo-, a efectos de aplicar procedimientos sobre la muestra para
aplicar las conclusiones obtenidas a toda la poblacin.
b) Universo
Es el conjunto total de datos del cual se selecciona una muestra sobre la que
el auditor desea extraer conclusiones.
c) Unidad de muestreo
Representa a los elementos individuales que componen una poblacin.
d) Estratificacin
Consiste en dividir el universo en subuniversos, cada uno de los cuales
comprende un grupo de unidades de muestreo que presentan similares
caractersticas.
EL RIESGO DE MUESTREO
Es el riesgo de que la muestra no sea representativa del universo o poblacin
de la cual se seleccion y, consecuentemente, el auditor llegue a
conclusiones incorrectas sobre los resultados de su examen.
El riesgo de muestreo puede presentarse de las siguientes dos maneras:
EL RIESGO DE NO MUESTREO
Se refiere a la obtencin de conclusiones errneas no originadas
directamente por el muestreo. Pueden originarse en errores en la aplicacin
de los procedimientos o en el no reconocimiento de los errores existentes en
los documentos o transacciones examinados.
DEFINICIN DEL UNIVERSO Y DE LA UNIDAD DE MUESTREO
Luego de determinar el objetivo de la prueba, el auditor debe definir el
universo. Es muy importante que el auditor se satisfaga de que el universo
determinado y el universo sobre el que seleccion la muestra (marco) sea el
mismo. Si no resultaran equivalentes, el marco podra no incluir todos los
elementos sobre los que se quiere obtener una conclusin. Para asegurarse
de esta equivalencia entre universo determinado y marco, la muestra debe
realizarse sobre informacin debidamente conciliada con la contabilidad o
que posea algn tipo de control numrico integridad de la informacin -.
La seleccin de la unidad de muestreo debe ser adecuada para el objetivo de
la prueba. Por ejemplo, si el auditor quiere probar que todos los ingresos
hayan sido depositados no sera adecuado tomar una muestra de depsitos.
Por el contrario la prueba deber consistir en la revisin de los depsitos con
otra fuente que proporcione evidencia sobre los ingresos, como planillas de
caja, recibos, etc.
MUESTREO ESTADSTICO Y NO ESTADSTICO
126
Muestreo
por
probabilidades
127
Muestreo de nmeros al
azar
Muestreo sistemtico de
probabilidades
Muestreo por bloques
Muestreo
estadstico
MUESTREO DE PROBABILIDADES
Se caracteriza porque los elementos que conforman el universo tienen la
misma probabilidad de ser elegidos.
Muestreo de nmeros al azar
Es un proceso para seleccionar una muestra, en el cual todos los elementos
de la poblacin y todas las combinaciones de elementos tienen la misma
oportunidad de ser incluidos en la muestra.
Para llevar a cabo el muestreo de nmeros al azar el auditor debe realizar los
siguientes pasos:
a) determinar el tamao de la muestra; generar suficientes nmeros al azar
de una secuencia de nmeros que por lo menos sea igual al de las
unidades que componen el universo.
b) seleccionar los nmeros al azar con unidades de muestreo especficas
del universo.
Dado que con este mtodo todos los elementos tienen la misma posibilidad
de ser elegidos, el valor monetario de la muestra puede ser insuficiente para
el auditor. En tal caso el universo puede estratificarse, para que la prueba
slo incluya las partidas de mayor monto.
Muestreo sistemtico de probabilidades
Consiste en la seleccin de una muestra en base a uno o ms intervalos
uniformes de muestreo. El intervalo se determina dividiendo el universo en el
nmero de elementos que se desea tenga la muestra. Por ejemplo si el
universo tiene 5.000 elementos y se desea seleccionar una muestra de 50
unidades, el intervalo uniforme ser cada 100 elementos. El auditor
selecciona el punto de partida inicial entre el elemento 1 y el 100 y cada 100
elementos selecciona las unidades que conformarn la muestra.
A diferencia del muestreo de nmeros al azar, en el muestreo sistemtico, si
bien todas las unidades tienen la misma probabilidad de ser elegidas, no
128
ocurre lo mismo con las combinaciones de unidades del universo. Este tipo
de seleccin slo debe utilizarse cuando se espera que los atributos de los
elementos estn distribuidos al azar en universo.
Muestreo en bloques
Es la seleccin al azar de grupos de unidades continuas. Por ejemplo, si la
muestra que va a seleccionar el auditor es de 50 unidades, puede
seleccionar 10 elementos y tomar los 4 siguientes de cada uno de ellos (5 en
total).
Muestreo basado en el criterio
En este tipo de muestreo la probabilidad de que cualquier partida quede
incluida en la muestra no es conocida ni determinable.
Muestreo por seleccin especfica
Se basa fundamentalmente en el criterio del auditor para identificar una
muestra que sea representativa del universo. El auditor podr incluir en la
muestra partidas con saldos grandes, medianos y pequeos, partidas de
distinto tipo, etc.
Este tipo de muestreo requiere del conocimiento del auditor sobre el universo
que desea probar.
Muestreo sistemtico de criterio
Este mtodo es similar al muestreo sistemtico de probabilidades, excepto
que no es necesario, aunque si conveniente, elegir un punto de partida
inicial. Otra forma es no utilizar un intervalo fijo. Por ejemplo, si el universo
con el que se trabaja es el detalle de partidas que figuran en un listado de
registros, el auditor podra elegir la partida X de cada tantas hojas del listado.
EL MUESTREO ESTADSTICO
Muestreo de atributos
a) Determinacin del tamao de la muestra
Para determinar el tamao de la muestra el auditor debe:
determinar el riesgo razonable de seleccin incorrecta desvo-.
definir el porcentaje mximo aceptable de desvo en el universo
129
Bajo
Moderado
Ligeramente por debajo del alto
Alto
130
Tasa de desviacin
tolerable
2% - 7%
6% - 12%
11% - 20%
Omitir prueba
131
132
133
EN
LA
135
136
Condicin
Criterio
Efecto
Causa
137
CONDICIN.
Comprende la situacin actual encontrada por el auditor al examinar una
rea, actividad u transaccin. La condicin, entendida como lo que es, refleja
la manera en que el criterio est siendo logrado. Es importante que la
condicin haga referencia directa al criterio, en vista que su propsito es
describir el comportamiento de la entidad auditada en el logro de las metas
expresadas como criterios. La condicin puede adoptar tres formas:
Los criterios no vienen logrndose en forma satisfactoria;
Los criterios no se logran;
Los criterios se estn logrando parcialmente.
Las pruebas de auditora deben ser suficientes como para evidenciar si es
probable que la "condicin' vuelva a ocurrir. En tal caso, el auditor debe
recomendar que el propio auditado adopte las acciones correctivas
correspondientes para establecer la dimensin total de la deficiencia;
despus de lo cual la labor de auditora consistir en verificar en forma
sucesiva si los esfuerzos desarrollados han corregido los errores y eliminado
las deficiencias en forma apropiada.
Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia especfica, en
ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza, magnitud o
riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe de
auditora. Una condicin negativa detectada en un programa o actividad, que
recin inicia sus operaciones, puede no estar muy difundida, sin embargo,
podra tener implicancias mayores si no se corrige oportunamente.
CRITERIO
Comprende la norma con la cual el auditor mide la condicin (ver captulo de
planeamiento de la auditora). Es tambin la meta que la Unidad o
Dependencia est tratando de alcanzar o representa la unidad de medida
que permite la evaluacin de la condicin actual. Igualmente, se denomina
criterio a la norma de carcter legal-operativo o de control que regula el
accionar del Auditado. El programa de auditora debe sealar los criterios
que se van a utilizar. El auditor tiene la responsabilidad de seleccionar
criterios que sean razonables, factibles y aplicables a las cuestiones
sometidas a examen. Si alguno de los criterios fijados durante la fase de
planeamiento ha sido reformulado, el auditor debe efectuar las
coordinaciones del caso con la administracin de la entidad, antes de
utilizarlo en el examen.
En ciertos casos, el criterio puede no estar disponible y debe ser desarrollado
por el auditor. Por ello, en ausencia de normas u otros criterios efectivos con
138
141
9. PAPELES DE TRABAJO.
Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los
registra el trabajo realizado como consecuencia de los procedimientos
aplicados y sirve de soporte al informe de auditora. Constituyen la evidencia
que fundamenta los hallazgos, observaciones, conclusiones y
recomendaciones de auditora. (ver gua de papeles de trabajo)
9.1. CARACTERSTICAS
Las Normas de Auditora Interna Gubernamental de la SIGEN, contemplan la
definicin, propsitos, caractersticas, custodia acceso, de los papeles de
trabajo como evidencia documental de la tarea de auditora.
Los papeles de trabajo que se utilizan durante el transcurso de una auditora
estn constituidos fundamentalmente por:
Resmenes de auditora
Notas del auditor
Extractos y copias de documentos
NORMALIZACIN
La normalizacin y sistematizacin en el tratamiento de los papeles de
trabajo, busca evitar tanto la reiteracin de datos innecesarios cuanto la
exposicin de informacin confusa que dificulta su interpretacin y resulta,
por lo tanto, una fuente potencial de errores.
En la Gua de Papeles de Trabajo,se han diseado los diferentes modelos de
formularios a utilizar en el desarrollo de la auditora.
CONTENIDO ESTRUCTURA BSICA
La estructura bsica de los papeles de trabajo elaborados por el auditor debe
presentar un diseo homogneo e incluir los acpites que resulten bsicos
en su integracin, para asegurar su uniformidad.
Entre los acpites generalmente incluidos en los papeles de trabajo podemos
mencionar: objetivo del papel de trabajo, descripcin del trabajo realizado y
de sus resultados, observaciones, notas, criterio utilizado, fuente de
documentacin usada, referencias cruzadas, rea de revisin y comentarios
del supervisor, si los hubiere, y fecha de elaboracin. Asimismo deben
contener la identificacin de quienes realizaron y supervisaron el papel de
trabajo y fecha de las respectivas intervenciones.
143
144
(P)
LEGAJO TRANSITORIO
(T)
LEGAJO RESUMEN
(R
LEGAJO PERMANENTE
Incluye informacin de utilidad permanente y que ser consultada como base
de informacin para la planificacin de futuras auditoras, es decir aquella
respecto de la constitucin, organizacin, operaciones y planes de una
entidad, que por su naturaleza continua no corresponde necesariamente a un
solo perodo de operaciones. Se deber revisar y actualizar peridicamente.
145
LEGAJO TRANSITORIO
La finalidad del legajo transitorio es agrupar los papeles de trabajo de
carcter corriente, es decir aquella informacin contable y de gestin que
est vinculada con la auditora, tanto la relacionada con aspectos financieros
cuanto la referida al cumplimiento de las metas y resultados previstos y los
criterios de auditora.
La Gerencia actuante encargada de la auditora ser la responsable durante
la auditora de la custodia y guarda fsica del Legajo Transitorio.
El Legajo Transitorio se dividir en diferentes secciones, los cuales se
clasificarn por fase de la auditora, dentro de ellas por rea / Proceso
Crtico a auditar y dentro de ellas por hallazgo.
LEGAJO RESUMEN
Se incorporarn, durante el operativo de auditora o a la finalizacin del
mismo, los papeles de trabajo que surjan de las observaciones que a juicio
del Supervisor resulten las mas relevantes del informe de auditora.
146
147
148
indicios
de
irregularides
149
150
INDICE
1. METODOLOGA ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL
INFORME.
153
1.1.
153
1.2.
Caracterstica del informe final de Auditoria de Gestin
1.2.1.
Trascendencia
1.2.2.
Beneficio y oportunidad
1.2.3.
Exactitud y beneficios de la informacin de respaldo
1.2.4.
Estilo persuasivo
1.2.5.
Objetividad y enfoque
1.2.6.
Precisin, claridad y simplicidad
1.2.7.
Actitud constructiva
1.2.8.
Organizacin de los contenidos del informe
1.2.9.
Redaccin positiva
153
154
154
155
155
156
156
157
157
157
1.3.
158
1.4.
Comunicacin previa del informe preliminar de auditora a la Unidad o
Dependencia auditada.
159
1.5.
159
1.6.
Estructura y contenido del informe.
159
1.6.1.
Titulo
160
1.6.2.
Destinatario y encuadre normativo.
160
1.6.3.
Objeto.
160
1.6.4.
Alcance
161
1.6.5.
Limitaciones al Alcance
161
1.6.6.
Aclaraciones previas
162
1.6.7.
Observaciones, Consecuencias y Recomendaciones.
162
1.6.7.1.
Observaciones y hallazgos
162
1.6.7.2.
Presentacin de los Hallazgos y Observaciones.
163
1.6.8.
Conclusiones
165
1.6.8.1.
Generales del operativo ejecutado.
165
1.6.8.2.
Seguimiento de implantacin de recomendaciones efectuadas en
informes anteriores
165
1.6.9.
Opinin del Auditor.
166
1.6.10. Firma, lugar y fecha de emisin
166
1.6.11. Anexo de Informacin relativa a la entidad examinada.
167
1.6.11.1.
Posicin financiera, econmica y presupuestaria
167
1.6.11.2.
Otros Apndices
167
151
1.7.
Resumen Ejecutivo:
167
1.8.
Formas de impresin y acciones previas a la remisin del informe
definitivo.
a) Formas de impresin.
b) Acciones administrativas previas a la remisin.
168
168
168
1.9.
168
3.
170
Objetivos.
170
2.1.
Actividades.
170
2.2.
Resultados.
171
152
El Informe Final de Auditora es el producto ltimo del auditor, por medio del
cual expone sus observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito
y que es remitido al Sr. Rector de la Universidad de Buenos Aires, al Sr.
Sindico Jurisdiccional de la S.I.G.E.N. y a la Autoridad Superior de la Unidad
Acadmica o Dependencia auditada.
El mismo debe contener juicios fundamentados en las evidencias obtenidas a
lo largo del examen con el objeto de brindar suficiente informacin acerca de
los desvos o deficiencias ms importantes, as como recomendar mejoras en
la conduccin de las actividades y ejecucin de las operaciones.
Este informe brinda una buena oportunidad para captar la atencin de los
niveles administrativos de la institucin auditada y para mostrar los beneficios
que le ofrece este tipo de examen. Cubre dos funciones bsicas:
Los objetivos del informe para cada auditoria deben estar definidos
apropiadamente en la fase de planeamiento y su estructura general debiera
responder a criterios uniformes.
Debe emitirse un informe de auditora preliminar para ser examinado con la
Unidad o Dependencia auditada, antes de elevar el informe definitivo al
Rectorado y a la SIGEN. Durante el tratamiento del informe preliminar, el
auditado tiene la posibilidad de efectuar descargos a las observaciones
formuladas, los que sern incluidos en el informe definitivo en la medida
que la AG-UBA los considere tcnicamente pertinentes.
1.2. CARACTERSTICA DEL INFORME FINAL DE AUDITORIA DE GESTIN
Es necesario tener en cuenta determinadas caractersticas en el momento de
elaborar los informes, con el objeto de mantener un suficiente nivel de
calidad.
Por lo tanto, se recomienda considerar las siguientes
caractersticas:
153
Trascendencia.
Beneficio y oportunidad.
Exactitud y beneficios de la informacin de sustento.
Calidad consistente.
Objetividad y perspectiva.
Precisin.
Claridad y simplicidad.
Aptitud edificante.
Organizacin de los contenidos del informe.
Positivismo.
1.2.1. TRASCENDENCIA
El informe debe ser tan corto como sea posible, utilizando un estilo de
redaccin claro, preciso y simple. Las frases, oraciones, prrafos o
secciones deben armonizar con el mensaje del informe.
Un informe conciso y completo merecer la atencin adecuada por parte de
los funcionarios responsables del ente objeto de la auditora, cosa que no
ocurrira en caso de tratarse de un texto extenso y detallado.
156
157
158
PRELIMINAR DE AUDITORA
A LA
159
1.6.1. TITULO
El informe definitivo debe ir precedido de una cartula y titulo o
encabezamiento y de un nmero que permita su identificacin.
El ttulo debe aclarar la Unidad Acadmica o Dependencia auditada y el tipo
de auditora realizada (integral u operativo especfico). En caso de operativos
especficos debe aclararse las reas, sectores o procedimientos evaluados.
1.6.2. DESTINATARIO Y ENCUADRE NORMATIVO.
El informe debe especificar a quien o a quienes va dirigido y la causa de su
ejecucin. Por Ej.: Si el operativo hubiera sido programado en el
Planeamiento anual de la AG-UBA deber enunciar el N de la Res. por la
que se aprob dicho planeamiento, si se efectu por un pedido expreso del
Sr. Rector o del Sr. Sndico Jurisdiccional de la S.I.G.E.N. deber constar el
nmero de Nota respectivo.
1.6.2. OBJETO.
El objeto de toda las auditoras integrales ejecutadas por la AG-UBA es;
la evaluacin de la suficiencia y efectividad del sistema de control interno
de la Unidad o Dependencia auditada, en funcin de la estructura del
informe COSO,
la regularidad de sus actos, y
la evaluacin de su gestin respecto al logro de los objetivos y/o metas
presupuestadas, considerando la, eficacia, eficiencia, economa y
efectividad de sus actividades y tareas.
Cabe destacar que, si el Auditado tuviera definido Programas o Actividades
en su apertura programtica, los objetos de la auditora deberan repetirse
para cada uno de los Programas o Actividades auditadas.
Para mejorar la exposicin del objeto, puede segregarse la evaluacin del
sistema de control interno, en los siguientes componentes;
Ambiente de Control.
Evaluacin de riesgos.
Actividades de control.
Informacin y comunicacin.
Supervisin o Monitoreo.
160
162
Causa: Detalle de las razones por las cuales el auditor estima que
ocurrieron las deficiencias.
166
a) FORMAS DE IMPRESIN.
Los informes definitivos y los ejecutivos se imprimirn en hoja tamao
A4, en prrafos con interlineado simple, con tipo de letra times new
roman o book antigua tamao 12. Los mrgenes sern de 3cm
(superior, inferior, derecha e izquierda) y las hojas numeradas en el
centro de la parte inferior.
En todos los casos debern contar con ndice o tabla de contenido,
incluida a continuacin de la cartula.
b) ACCIONES ADMINISTRATIVAS PREVIAS A LA REMISIN.
Previo a su remisin a la Autoridad Superior de auditado, al Sr.
Rector y al Sindico Jurisdiccional de la S.I.G.E.N., el informe debe;
a) ser archivado por nmero, en el server de la AG UBA, en la
carpeta INFORMES DEFINITIVOS / INFORMES 200X, ello con
independencia del archivo que en el mismo server haya
habilitado el Supervisor para la guarda de papeles de trabajo del
operativo.
b) generarse el archivo correspondiente al SISIO II, cargando todos
los datos requeridos por ese aplicativo y transmitirse a la red de
internet cuando corresponda.
1.9. REMISIN DEL INFORME DEFINITIVO.
168
169
2.
OBJETIVOS.
ACTIVIDADES.
el sector de personal,
los procedimientos de gestin acadmica,
el proceso y procedimientos para el otorgamiento de becas.
el rea de sumarios.
el proceso de tramitacin de expedientes.
La ejecucin presupuestaria etc,
RESULTADOS.
171
de
ilcitos,
irregularides
SEGUIMIENTO DE LAS
RECOMENDACIONES.
172
INDICE
1.2.
Determinar los objetivos y oportunidad del seguimiento de las
medidas correctivas. __________________________________________ 174
1.3.
1.4.
Ejecucin de la auditora de seguimiento de las
recomendaciones etapas -.____________________________________ 175
1.4.1. Control de implantacin de las recomendaciones ____________ 175
1.4.2. Verificacin _________________________________________ 175
1.4.3. Prueba global. _______________________________________ 176
1.4.4. Confeccin del informe de seguimiento de las medidas correctivas
y las recomendaciones. _______________________________________ 176
1.5.
1.6.
Control de calidad del informe, formas de impresin y acciones
previas a la remisin del informe definitivo. _______________________ 178
2. GUA DE LA FASE DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES179
2.1.
2.2.
Actividades____________________________________________ 179
2.3.
173
1. PROCEDIMIENTO
DEL
RECOMENDACIONES.
SEGUIMIENTO
DE
LAS
174
Destinatario:
Autoridad Superior de la entidad auditada .
Sr. Rector.
Sr. Sindico Jurisdiccional de la S.I.G.E.N.
176
177
1.6. CONTROL
178
BIBLIOGRAFIA
ACEVEDO Diofante, Sistema de indicadores de gestin, Ministerio de
transporte y comunicaciones, Venezuela, 1996.
AMAT Joan: El control de gestin, una perspectiva de
Direccin, Ediciones Gestin 2000, 1993
ASOCIACIN VENEZOLANA DE PRESUPUESTO PBLICO: Aspectos
conceptuales y metodolgicos del presupuesto pblico, 1995
AUDITORIA GENERAL DE LA NACION: Control y gestin, nmero 5,
Argentina 1995.
AUDITORIA GENERAL DE LA NACIN: Herramientas para control de
gestin, nmero 7, Argentina 1995.
AUDITORIA GENERAL DE LA NACIN: Normas de Auditora Externa,
Argentina, 1996.
AUDITORA GENERAL DE LA NACIN: Participacin y contribucin de los
Entes fiscalizadores en los procesos de modernizacin del
Estado, Argentina 1997.
AUDITORA GENERAL DE LA NACIN: Manual de auditora de gestin del
sector pblico nacional, documento tcnico N 8, Ed. AGN,
1996.
AUDITORIA GENERAL DE LA NACIN: Manual de procedimientos para
auditora de gestin en Empresas pblicas, Argentina 1996.
AUDITORIA GENERAL DE LA NACIN: El control externo en el
cumplimiento de las metas fsicas del presupuesto Nacional,
Argentina 2000. Posicin Institucional en la reunin anual de
ASAP 2000, Crdoba.
AUDITORIA GENERAL DE CANAD: Value for money, Canad 1998.
AUDITORA GENERAL DE CANADA: Manual de auditoria de efectividad,
Canad 1997.
AUDITORIA GENERAL DE CANADA: Tcnicas y prcticas en auditoras de
gestin, Canada, 1999.
180
181
aspectos
184
185
ANEXOS
ANEXO I
GLOSARIO DE TRMINOS
-1-
Auditora Gubernamental
Es el examen profesional, objetivo, independiente, sistemtico, constructivo
y selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la gestin de los recursos
pblicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la informacin financiera
y presupuestaria para el informe de auditora de la Cuenta de Inversin (A-F-I), el
grado de cumplimiento de objetivos y metas, as como respecto de la adquisicin,
proteccin y empleo de los recursos y, si stos, fueron administrados con eficacia,
eficiencia economa y transparencia, en el cumplimiento del mandato de la Ley de
Presupuesto.
Auditoria Financiera
La auditora de estados financieros tiene por objetivo determinar si los
estados financieros del ente auditado presentan razonablemente su situacin
financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, de acuerdo
con principios de contabilidad generalmente aceptados, de cuyo resultado se
emite el correspondiente dictamen.
Auditora de gestin
Es un examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias, realizado
con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre;
el desempeo (rendimiento) de una entidad, programa o actividad
gubernamental, orientado a evaluar y eventualmente mejorar la efectividad,
eficiencia y economa en el uso de los recursos pblicos,
el sistemas de control gerencial destinado a la toma de decisiones correctivas
con el objeto de mejorar la responsabilidad ante el pblico.
Comentarios de la entidad
Los descargos de los funcionarios de la entidad auditada a los hallazgos u
observaciones de auditora, que segn las circunstancias, deben formar parte del
informe. Tales respuestas proveen una perspectiva adicional e importante al
usuario del Informe, al igual que una indicacin de si alguna accin correctiva ha
sido iniciada por el Ente.
-2-
Competencia profesional
Es la cualidad que caracteriza al auditor por el nivel de idoneidad y
habilidad profesional que ostenta para efectuar su labor acorde con las exigencias
que demanda la auditora. La competencia profesional puede apreciarse en el
conocimiento de las entidades gubernamentales y los mtodos y procedimientos
necesarios para la auditora gubernamental, as como en el entrenamiento y
experiencia que requiere la aplicacin de tales conocimientos en el trabajo.
Cuidado Profesional
Significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la
auditora y para seleccionar los mtodos, procedimientos y tcnicas de auditora
que deben aplicarse. Ello pone de manifiesto la responsabilidad del auditor en
cuanto a cumplir con las normas de auditora gubernamental.
Confidencialidad.
Implica mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la
auditora, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento
del auditor por el ejercicio de su actividad profesional. Solo podr acceder a la
informacin relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la
direccin y ejecucin del trabajo de auditora.
Control de Calidad
El conjunto de polticas, procedimientos y recursos especializados, que
garantizan que las auditoras se realizan de acuerdo con los objetivos, polticas,
normas y procedimientos de auditora gubernamental
Control Interno
Es un conjunto de polticas y procedimientos que a travs de un proceso
continuo realizado por todos los niveles de la entidad, proporciona una seguridad
razonable, respecto al logro de los siguientes objetivos:
-3-
prdida,
Cdigo de Etica
Constituye un grupo de reglas heternomas, es decir, son obligatorias en
funcin del vnculo jurdico que las une; sin embargo, este conjunto de normas
slo son guas mnimas de orientacin, puesto que el deber concreto en
situaciones particulares que afronta cada auditor gubernamental, reside en los
principios generales de los propios cdigos y en los principios de la tica inscritos
al interior del hombre.
Criterios bsicos de auditora gubernamental
Son lneas generales de accin que aseguran la uniformidad en las tareas
que realizan los auditores. Proporciona una razonable seguridad que se estn
logrando los objetivos y metas programadas.
Examen especial
Comprende la revisin y anlisis de una parte de las operaciones o
transacciones, efectuadas con posterioridad a su ejecucin, con el objeto de
verificar el cumplimiento de los dispositivos legales y reglamentarios aplicables y
elaborar el correspondiente informe que incluya conclusiones, observaciones y
recomendaciones. El Examen Especial puede incluir una combinacin de objetivos
financieros y operativos o, restringirse a slo uno de ellos, dentro de una rea
limitada o asunto especfico de las operaciones.
Entrenamiento Tcnico
-4-
-5-
Importancia relativa
Magnitud o naturaleza de un monto errneo, incluyendo una omisin en la
informacin financiera que, ya sea individualmente o en total, a la luz de las
circunstancias, hace probable que se vea influido el juicio de una persona
razonable que confa en la informacin, o que su decisin sea afectada como
resultado de tales errores u omisiones.
Objetividad
Implica que la auditora debe efectuarse sobre la base de una evaluacin
objetiva de los hechos rodeada de imparcialidad y libre de influencias que
pudieran deteriorar las conclusiones derivadas de las evidencias obtenidas.
Materialidad
Dirigir sus recursos disponibles hacia reas, operaciones y transacciones
de mayor significacin, en las cuales pueden ser utilizados sus esfuerzos para
promover mejoras en el desempeo (rendimiento) de las entidades pblicas.
Planeamiento
Comprende el desarrollo de una estrategia global para conduccin de la
auditora financiera y/o de gestin, al igual que el establecimiento de un enfoque
apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de
auditora que deben aplicarse.
Principio
Un principio es definido como una verdad fundamental, una doctrina o ley
bsica. En el campo de la auditora gubernamental se considera que los principios
son verdades fundamentales.
Postulados
Son hiptesis bsicas, premisas coherentes, principios lgicos y requisitos
que contribuyen al desarrollo de las normas de auditora y, sirven de soporte a las
-6-
-7-
Area crtica.
-8-
Auditora.
Examen objetivo, sistemtico, profesional y posterior de las operaciones
financieras, administrativas y de gestin, practicado con la finalidad de verificar y
evaluar dichas operaciones con el objeto de efectuar observaciones y
recomendaciones pertinentes.
Auditora de gestin
Instrumento metodolgico para examinar y evaluar las actividades
realizadas, en una entidad, programa, actividad programtica, proyecto u
operacin para, dentro del marco legal, determinar su grado de eficacia, eficiencia
y economa, calidad e impacto y, por medio de las recomendaciones, promover la
mejor administracin de los recursos pblicos.
Calidad.
-9-
- 10 -
- 11 -
Economa
Utilizacin optima y oportuna de os recursos para generar los productos al
menor costo, en la cantidad y calidad requerida.
Efecto.
Es la consecuencia del ejercicio de la funcin administrativa, la cual puede
ser positiva o negativa y a su vez, cuantificable en trminos financieros o mediante
otros ndices o unidades de medida.
Eficacia.
Cumplimiento de programas, objetivos y metas en la cantidad y calidad
requeridas. Expresa la relacin entre los resultados alcanzados y los objetivos y
metas programados.
Eficiencia.
Aprovechamiento mximo de los recursos y de la capacidad instalada, con
un mnimo de desperdicio para generar los productos con la calidad requerida. Es
la relacin insumo-producto.
Ejecucin (fase)
Fase de la auditora de gestin focalizada, bsicamente, en la obtencin de
evidencia suficiente, competente y pertinente sobre los asuntos significativos
(lneas de auditora) aprobados en el plan de auditora.
Entorno.
Ambiente o comunidad a la que va dirigido el bien generado o el servicio
prestado por la organizacin.
Escenarios.
Descripcin general de futuras situaciones, basadas en factores externos
determinantes, previamente identificados y convenidos. Los escenarios permiten
- 12 -
consideracin
las
Evidencia suficiente.
Evidencia objetiva y convincente obtenida a travs de las pruebas de
control y/o de los procedimientos propios de la auditora, para sustentar os
hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor.
Gestin.
Las actividades, tareas y acciones expresadas o consolidadas en
programas, proyectos u operaciones, a cargo de una organizacin o agrupacin
- 13 -
- 14 -
Informe de planeamiento
Documento que contiene los resultados de la ejecucin del plan de revisin
estratgica que debe servir de base para la formulacin del plan y programas de
auditora para la fase ejecucin. Es elaborado por el auditor encargado y el
supervisor y aprobado por el nivel gerencial correspondiente.
Metas.
Resumen cuantitativo, especfico y cronolgico de las acciones y
actividades a realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados por la
organizacin.
Misin.
El objeto principal para que fue creada la Organizacin.
Muestra
Conjunto de elementos que habiendo sido seleccionados de un conjunto
mayor conocido como universo o poblacin, se supone con rigor estadstico que lo
representa.
Monitoreo
Representa al proceso que evala la calidad del control interno en el
tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las
circunstancias as lo requieran. Se orienta a la identificacin de controles dbiles,
insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento. El monitoreo se lleva a
cabo de tres formas: (a) durante la realizacin de actividades diarias en los
distintos niveles de la entidad; (b) de manera separada por personal que no es el
responsable directo de la ejecucin de las actividades, incluidas las de control; y,
(c) mediante la combinacin de ambas modalidades.
- 15 -
Objetivo.
Planteamientos conceptuales y formales de lo que se quiere o espera
alcanzar alguna vez, que permiten guiar y evaluar la ejecucin de los planes,
programas, proyectos o actividad de una organizacin.
Observacin
Esta referida a hechos o circunstancias significativos identificados durante
el examen que pueden motivar oportunidades de mejoras. Si bien el resultado
obtenido adquiere la denominacin de hallazgo, para fines de presentacin en el
informe se convierte en observacin.
Papeles de Trabajo
Documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos,
observaciones, opiniones de funcionarios responsables de la entidad examinada,
conclusiones y recomendaciones del auditor. Deben incluir toda la evidencia
cualquiera sea su soporte - que se haya obtenido durante la auditora.
Pautas.
Instrucciones de nivel tcnico y operativo que buscan facilitar las tareas.
Planeamiento
Fase de la auditora durante la cual el auditor se aboca a la identificacin de
que examinar, como, cuando y con que recursos, as como la determinacin del
enfoque de la auditora, objetivos y alcance, criterios y estrategia. Se divide en
dos etapas: general y especfico.
Programa de Auditora
Es el documento final de la fase de planeamiento, en el cual se resumen las
decisiones ms importantes relativas a la estrategia para el desarrollo de la
auditora de gestin. Determina entre otros aspectos, los objetivos y alcance de la
auditora, las reas o actividades crticas a examinar y la cantidad y calidad de los
recursos humanos necesario para su ejecucin. Seala las tareas especficas que
- 16 -
deben ser cumplidas por el equipo de auditora para llevar a cabo el examen, se
definen los responsables de su ejecucin y los plazos fijados para cada actividad.
Planificacin del Ente auditado.
Establecimiento de las actividades y de las etapas, considerando el marco
normativo del Ente, las misiones y funciones delegadas, el tiempo y los recursos
disponibles, orientados al alcance de las metas y objetivos de la organizacin.
Polticas
Decisiones de alto nivel que buscan unificar conductas y orientar procesos
hacia el logro de un estndar objetivo.
Polticas de administracin de recursos humanos
Se relacionan con la seleccin, contratacin, orientacin, capacitacin,
evaluacin, asesora, promocin y remuneracin del personal de la entidad.
Procedimiento
Mtodos estandarizados para realizar tareas especficas o repetitivas, de
conformidad con las polticas prescriptas que buscan unificar procesos.
Procedimiento de control
Elementos adicionales, establecidos por la administracin para asegurarse
que los objetivos especficos de la organizacin sean alcanzados.
Proceso
Serie de pasos, actividades o tareas secuenciales y lgicas que en
combinacin con el personal, la infraestructura y la tecnologa permite a la
organizacin, agregar valor a los insumos y transformarlos en el producto o en el
servicio deseado.
Procesos sustantivos.
- 17 -
- 18 -
- 19 -
- 20 -
ANEXO II
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ENFOQUE COSO
- 21 -
INDICE
INDICE _______________________________________________________________ 22
1.
INTRODUCCION ____________________________________________________ 23
2.
INTRODUCCION. _______________________________________________ 37
3.2.
COMPONENTES DEL SISTEMA. _________________________________ 38
3.2.1.
Ambiente de control. __________________________________________ 38
3.2.1.1.
Factores del Ambiente de Control ______________________________ 39
3.2.2.
Evaluacin de riesgos. _________________________________________ 51
3.2.3.
Actividades de control._________________________________________ 60
3.2.4.
Informacin y comunicacin.____________________________________ 62
Tecnologa de informacin. _________________________________________ 66
Canales de comunicacin.___________________________________________ 67
3.2.5.
Supervisin. _________________________________________________ 67
CUESTIONARIO DE EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO75
- 22 -
- 23 -
II.
- 24 -
- 25 -
- 26 -
- 27 -
- 28 -
- 29 -
- 30 -
El tamao.
Los objetivos.
La complejidad de la organizacin y de la gestin.
El tipo y el alcance de sus actividades.
La tecnologa de informacin.
El entorno y el sector en que opera.
Los cambios de entorno y circunstancias.
Los riesgos.
La relacin costos/beneficios entre el control y los resultados
que genera.
j. La historia y la cultura de la organizacin.
k. La localizacin y la dispersin geogrfica.
l. Las necesidades de informacin y comunicacin.
m. El marco legal al cual se halla sujeto
Todos estos factores afectan las actividades de control de las entidades, las que
deben disearse de manera que contribuyan a lograr los objetivos de la manera
ms eficiente posible.
2.1.4. IMPACTO DE LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO
ELECTRNICO DE DATOS EN EL DISEO DE LOS CONTROLES.
La tecnologa de informacin es parte integrante de la mayora de los sistemas de
informacin de desempeo y rendicin de cuentas. Por lo tanto un factor bsico
para obtener un adecuado conocimiento de las actividades de un organismo es la
comprensin de su tecnologa, dado que representa una de las reas de apoyo
ms importantes dentro del conjunto de esfuerzos que se despliegan en materia
de gestin.
Para lograr una implementacin exitosa de la tecnologa de informacin, es
imprescindible que se establezca un ambiente de control adecuado, acorde con
los objetivos de control que permitan disminuir los riesgos inherentes derivados de
- 31 -
Por regla general, es tan necesario que los controles estn diseados, como que
estn debidamente formalizados a travs de manuales, instructivos, diagramas y
otros documentos.
Adems de recibir la informacin adecuada para llevar a cabo su gestin
operativa, todo el personal debe recibir desde la alta direccin el mensaje claro en
el sentido de sus funciones relativas al control interno.
- 32 -
Para ello es imprescindible que cada funcin concreta se especifique con claridad.
Las personas deben comprender, previo a su implantacin, los aspectos
relevantes del sistema de control interno, cmo funciona, y cul es el rol que va
desempear y cual ser su responsabilidad al respecto.
El nivel de documentacin de soporte de la entidad vara segn la dimensin y
complejidad de la misma.
Las entidades ms grandes, como por ejemplo una Unidad Acadmica,
normalmente requiere que los manuales, organigramas, descripciones de puestos,
instrucciones operativas, estn debidamente documentadas debiendo formalizar
adecuadamente el sistema de control interno para asegurar su vigencia.
En este aspecto y habida cuenta la similitud de las misiones y funciones de las
Facultades que conforman la Universidad, se propone que las mismas acten
coordinadamente, con el objeto de aprovechar las sinergias que surjan del diseo
e implementacin de los procesos y procedimientos.
2.1.6. PROCESO DE IMPLEMENTACIN.
El proceso de implementacin del sistema de control interno requiere una
estrategia que atienda tanto el diseo como la difusin y real vigencia del mismo, y
contemple dems la revisin peridica para evaluar los resultados alcanzados.
Asimismo resulta imprescindible que todos los miembros involucrados en el
sistema tengan un adecuado conocimiento de la marcha de la implantacin del
modelo, los desvos producidos y las acciones correctivas pendientes, junto con los
aspectos a solucionar en el corto o mediano plazo.
Etapas de la implementacin del control interno.
El sistema de control interno requiere bsicamente las siguientes etapas de
implementacin:
a) Diseo.
b) Documentacin y formalizacin.
c) Comunicacin/Capacitacin.
d) Aplicacin.
- 33 -
e) Evaluacin.
Cabe sealar que en estas etapas debe tenerse en cuenta que los objetivos del
control deben estar integrados con las metas estratgicas de la Dependencia, ser
especficos para cada actividad, y adecuados, completos y razonables. Asimismo
las metas estratgicas de cada Dependencia deben resultar consistentes con los
objetivos generales de la Universidad.
Medios de difusin del sistema de control interno.
Las entidades deben difundir ampliamente los controles internos diseados, de
modo de que el sistema sea conocido por todos los miembros de la organizacin,
y cada uno lo aplique segn sus incumbencias y mbitos de accin.
Los controles deben ser redactados en forma concreta, clara y sencilla. Eso hace
a su entendimiento comn por parte de los agentes. Las dificultades de
comprensin traen aparejadas distintas interpretaciones, incrementando la
comisin de errores, adems de desalentar el inters de los destinatarios.
Es recomendable que las entidades difundan estos controles a todos sus
miembros a travs de gacetillas u otras publicaciones impresas de forma
ordenada, facilitando su lectura a travs de sntesis y grficos aptos para
transmitir un mensaje claro y preciso.
Resulta tambin conveniente que personas capacitadas expliquen claramente las
normas y procedimientos de control, brindando ejemplos concretos, a travs de
talleres, utilizando una buena apoyatura de tecnologa visual.
2.1.7. CAPACITACIN
- 34 -
- 35 -
- 36 -
Ambiente de control.
Evaluacin de riesgos.
Actividades de control.
Informacin y comunicacin.
Supervisin.
- 37 -
- 38 -
3.2.1.1.
- 39 -
Competencia profesional.
- 40 -
de
- 41 -
- 42 -
- 43 -
- 44 -
- 45 -
e. Las Metas
Cada objetivo es un logro a obtener en un determinado plazo
(generalmente un ao), el cual debe desagregarse en metas.
f. Las fortalezas, las debilidades, las amenazas y las oportunidades
que tiene la Dependencia o Unidad Acadmica para el logro de
dichas metas.
g. El plan de accin, que se refiere a las actividades a ejecutar para
el cumplimiento del plan estratgico, las polticas generales, las
pautas presupuestarias, la propia misin, minimizando los riesgos
evaluados del entorno.
h. Las polticas de operacin a implementar a fin de lograr los
objetivos establecidos en el Plan.
i. La identificacin de aquellas actividades, programas, proyectos o
procesos que se consideren crticos para el cumplimiento de las
polticas, objetivos y metas.
3. La mxima autoridad de cada Dependencia, como responsable del
sistema de control interno vigente en el mbito de su Jurisdiccin,
4. deber instruir a los distintos niveles de la organizacin y definir
claramente:
a. Los objetivos generales que debern ser definidos con los niveles
de direccin del organismo
(Secretarios, Sub secretarios,
Directores Generales y Directores)
b. Los objetivos de cada uno de las actividades, programas y
proyectos que se incluyan en el Presupuesto de la Organizacin.
c. Las metas (cuantificacin de los objetivos) que se debern
alcanzar para cada una de las actividades, programas y proyectos.
- 46 -
- 47 -
- 48 -
- 49 -
g. Los
distintos
niveles
jerrquicos
debern
estar
adecuadamente capacitados para contestar todas las
preguntas necesarias que formule el personal bajo su
dependencia para el mejor conocimiento de las polticas y
procedimientos de administracin de personal.
h. El personal debe tener asegurado el acceso a los
responsables de administracin de personal a fin que stos le
brinden el conocimiento y asesoramiento que les soliciten.
2. En la aplicacin de las polticas y procedimientos de administracin
de personal, la direccin superior deber velar por:
a) El diseo y prctica de un plan de capacitacin y desarrollo
profesional de los funcionarios y empleados del organismo.
b) El debido conocimiento del plan de capacitacin por parte del
conjunto de los Recursos Humanos de la organizacin.
- 50 -
- 51 -
- 52 -
- 53 -
- 54 -
- 55 -
- 56 -
Riesgo
Causa
Resultado
Ponderacin
Hospital:
Atencin de
enfermos
Infecciones
Ausencia de la
debida
desinfeccin y
asepsia en la
Sala de
Operaciones o
en la Sala de
Emergencias
Personas
afectadas
Perdida de
confianza /
desprestigio
del Hospital.
Alto.
Programa:
Erradicar
enfermedad
Vacunas
vencidas
Fallas de
control de
calidad de la
recepcin de
vacunas.
Fracaso del
Plan de
erradicacin
del Mal.
Medio.
Inadecuado
cumplimiento de
las funciones
inherentes al
cargo
Ausencia de
controles al
ingreso o
cambio de
categora
laboral
Impide el
logro de
objetivos por
niveles de
responsabilidad
Medio
Area Recursos
Humanos
Ingreso o
promocin de
personal
Idoneidad para
el desempeo
de las
funciones
inherentes al
cargo
Area
Acadmica
Control de
correlatividades
Genera
conflictos con
el personal
Vulneracin del
plan de estudios
Ausencia de
controles
cruzados
- 57 -
Aprobacin de Medio
materias sin
cumplir con
todos los
requisitos
Desprestigio
de la Unidad
Acadmica y
de la UBA en
su conjunto
- 58 -
Objetivo
Riesgo
Area de
Favoritismo.
Compras y
Discrecionalidad
Contrataciones:
Igualdad entre
proponentes.
Seguridad
jurdica en las
evaluaciones.
Causa
Acuerdo entre
personal del
rea y el
proveedor.
Pliegos
irregulares.
Resultado
Ponderacin
Direccionamie Alto.
nto. Perjuicio
econmico
Area de
Fraccionamiento Evasin del
Compras y
de las compras. proceso
Contrataciones:
licitatorio. Se
Minimizar
efectan
costos en el
compras
proceso de
directas. Se
compras tanto
beneficia a
de los bienes
determinados
como del
proveedores.
proceso
Factor de
administrativo.
corrupcin
Se
incrementan
costos, falta
de ofertas,
falta de
igualdad y
trasparencia.
Area de
Compras por
Compras y
necesidad y
Contrataciones: urgencia
Optimizacin
del Plan de
Compras.
Perfeccionar
mecanismos de
seleccin
objetiva
Incremento de Alto.
costos. Se
perjudica el
Plan
financiero.
Se exagera su
utilizacin para
eludir los
mecanismos de
seleccin
objetiva, se
elige al
contratista, sin
controles o
autorizaciones
previas y sin
lmite de costo.
- 59 -
Alto.
- 60 -
- 61 -
Indicadores de desempeo.
Toda Unidad Acadmica o Dependencia debe contar con mtodos de
medicin de la ejecucin de su gestin desempeo - que permitan la
preparacin de indicadores para su supervisin y evaluacin. La
informacin obtenida se utilizar para la correccin de los cursos de
accin y el mejoramiento del rendimiento.
Funcin de la Auditora Interna.
La autoridad superior de cada Unidad Acadmica o Dependencia (Sr.
Rector, Decanos, Directores de Hospitales, Director del Ciclo Bsico
Comn, Rectores de Colegios Secundarios) sern los responsables del
mantenimiento de un adecuado sistema de control interno, que incluir los
instrumentos de control previo y posterior incorporados en el plan de
organizacin y en los reglamentos y manuales de procedimiento.
Las tareas de auditora Interna deben ser ejecutadas en el mbito de cada
Unidad Acadmica o Dependencia por una Unidad de Auditora, que
depender jerrquicamente de la Autoridad Superior, las cuales actuarn
coordinadas tcnicamente por la Auditora General de la Universidad, a la
cual debern reportar peridicamente sobre los resultados obtenidos de
su gestin.
Las funciones de dichas Unidades de Auditora deben ser desarrolladas
por profesionales no involucrados con las actividades ejecutivas del
Organismos y desvinculados de las operaciones sujetas a su examen.
3.2.4. INFORMACIN Y COMUNICACIN.
As como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les
corresponde
desempear
en
la
organizacin
(funciones,
responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la informacin
peridica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en
coordinacin con los dems, hacia el mejor logro de los objetivos.
- 62 -
- 63 -
- 64 -
- 65 -
- 66 -
- 67 -
- 68 -
- 69 -
- 70 -
- 71 -
- 72 -
- 73 -
ANEXO III
CUESTIONARIO DE EVALUACIN
DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
- 74 -
- 75 -
AMBIENTE DE CONTROL
CONCEPTO
SI
NO
N/A OBSERVACIONES
Los
reconocimientos
promociones
- 76 -
son
SI
- 77 -
NO
N/A OBSERVACIONES
SI
NO
N/A OBSERVACIONES
- 78 -
SI
NO
N/A OBSERVACIONES
- 79 -
SI
- 80 -
NO
N/A OBSERVACIONES
SI
- 81 -
NO
N/A OBSERVACIONES
SI
niveles directivos/gerenciales?
Se observa mucho personal realizando trabajos fuera
del horario de trabajo?
Existen planes de capacitacin que contemplen la
orientacin de nuevos empleados y la actualizacin de
los dems?
Existe un grupo de alto nivel que revea peridicamente
los procesos y actividades de los programas y
proyectos con el objeto de mantenerlos actualizados y
corregir eventuales malas prcticas?
- 82 -
NO
N/A OBSERVACIONES
EVALUACIN DE RIESGOS
La estructura de anlisis de esta seccin responde a una serie de factores claves
que responden a las siguientes reglas:
Que los objetivos hayan sido apropiadamente definidos,
Que los mismos
institucionales,
sean
consistentes
con
los
objetivos
- 83 -
EVALUACIN DE RIESGOS
Concepto
SI NO N/A Observaciones
OBJETIVOS
A
LOGRAR
HAN
SIDO
CONSISTENTEMENTE DEFINIDOS, TANTO ENTRE
ELLOS COMO CON LA REGULACIN QUE CRE LA
ENTIDAD?
Los
objetivos
son
adecuadamente
comunicados a todos los niveles necesarios?
Las estrategias definidas se condicen con los
objetivos?
Los objetivos operativos/actividades definidos
estn adecuadamente relacionados con los
objetivos generales de la entidad?
Se han identificado y descrito los bienes y
servicios que cada programa debe generar?
Existe un cronograma de cumplimiento de
metas fsicas? (cantidades de productos
distribuidos en el tiempo)
186
EVALUACIN DE RIESGOS
Concepto
SI NO N/A Observaciones
EVALUACIN DE RIESGOS
Concepto
SI NO N/A Observaciones
EXCESIVA
CENTRALIZACIN
DESCENTRALIZACIN DE OPERACIONES,
EVALUACIN DE RIESGOS
Concepto
SI NO N/A Observaciones
189
ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control es el tercer componente de evaluacin y son los
procedimientos, tcnicas, prcticas y mecanismos que permiten a la
direccin superior y nivel medio jerrquico de la estructura mitigar los riesgos
identificados durante el proceso de evaluacin de los mismos y cuyo anlisis
se considerara en el punto anterior.
Las mismas se desarrollan en todos los niveles de la organizacin y son
inherentes a cada una de las funciones. Incluyen una amplia gama de
actividades, tales como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
reconciliaciones, revisiones de desempeo, actividades tendientes a
garantizar la seguridad, generacin de archivos y documentacin.
En la evaluacin del sistema de control interno no slo debe considerarse si
fueron establecidas las actividades relevantes para los riesgos identificados,
sino tambin si las mismas son aplicadas con los resultados esperados.
Atento la variedad de actividades de control que pueden emplearse, las aqu
incorporadas lo son a ttulo indicativo. Son desarrolladas al slo efecto de
ilustrar la variedad de controles tpicos que deben utilizarse en cualquier
organizacin y que el auditor debe tomar en consideracin para su
evaluacin. Cabe remarcar que es slo un punto de partida, hallndose
sujetas a mejoras e incorporacin de aquellos aspectos no contemplados en
ellas.
190
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO N/A
la
lo
en
191
observaciones
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO N/A
observaciones
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO N/A
observaciones
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO N/A
son
y
observaciones
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO N/A
observaciones
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO N/A
observaciones
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO N/A
Indicadores de desempeo
Se han establecido indicadores y criterios
para la medicin de la gestin?
Se revn peridicamente la validez y lo
apropiado
de
dichos
indicadores
institucionales y especficos?
Son consistentes con las especificaciones de
la norma de creacin, misin y objetivos?
Se analizan peridicamente los resultados
alcanzados
(por la aplicacin de estos
indicadores) contra lo planificado y se
analizan los desvos?
En esos casos se toman medidas correctivas
oportunas?
Se relacionan y consideran varios indicadores
con el objeto de tener un panorama
permanente de la evolucin de la gestin?
Se ha desarrollado un tablero de control o
equivalente para el seguimiento de la gestin
a travs del monitoreo de la informacin e
indicadores claves?
Se realizan las evaluaciones
periodicidad adecuada?
con
la
observaciones
ACTIVIDADES DE CONTROL
SI NO N/A
198
observaciones
INFORMACIN Y COMUNICACIONES
El cuarto componente del sistema de control interno es el sistema de
informacin y comunicacin implementado tanto para los hechos y
transacciones internas como las externas de relevancia para la organizacin.
Consecuentemente, se incorporan a continuacin los cuestionarios
pertinentes a la evaluacin que deber llevar a cabo el auditor.
De la misma manera que en los casos anteriores, debe sealarse que no
pretende incluir todos los aspectos a considerarse sino que es meramente
orientativa.
199
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SI NO N/A
Observaciones
INFORMACIN Y COMUNICACIN
SI NO N/A
Observaciones
SUPERVISIN
El quinto y ltimo componente del sistema de control interno es el de
Supervisin que debe entenderse a los efectos del siguiente con sentido
amplio del monitoreo de la gestin que deben practicar los responsables de
la organizacin, en la ejecucin de sus tareas habituales. Tambin
comprende las evaluaciones, posteriores a su ejecucin, realizadas por los
mismos responsables.
202
SUPERVISIN
SI NO N/A Observaciones
detectar
SUPERVISIN
SI NO N/A Observaciones
204
ANEXO IV
TECNICAS Y PRACTICAS DE AUDITORA.
205
INDICE
INDICE __________________________________________________________________206
1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
REVISIN DE PROGRAMAS, BASES DE DATOS Y ARCHIVOS DE
ENTIDADES ______________________________________________________________211
2.4.
BENCHMARKING___________________________________________________212
2.5.
ENCUESTAS _______________________________________________________215
2.6.
ENTREVISTAS _____________________________________________________219
2.7.
CUESTIONARIOS ___________________________________________________223
2.8.
2.9.
2.10.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
ANALISIS DE REGRESIN___________________________________________233
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
4.
4.1.
DEFINICIONES ____________________________________________________242
4.2.
4.3.
MUESTREO DE AUDITORA: ENFOQUES DE MUESTREO ESTADSTICO
VERSUS MUESTREO NO ESTADSTICO _____________________________________249
4.4.
206
4.6.
PROBABILIDAD PROPORCIONAL AL TAMAO DE LA MUESTRA PPS
PROBABILITY PROPORTIONAL TO SIZE)____________________________________253
4.7.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
Utilizacin de Indicadores y Variables en la concepcin sistmica de la Auditora
de Gestin_________________________________________________________________260
207
208
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
209
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
La bsqueda de informacin, si es realizada cuidadosamente, puede
proporcionar una gran cantidad de informacin til a un costo muy bajo.
Algunos beneficios de la bsqueda de informacin son:
211
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
QUE ES EL BENCHMARKING?
Benchmarking es el proceso continuo de comparar y medir los procesos de
una organizacin respecto de los utilizados por otros Organismos de similar
dimensin y complejidad nacional o internacional que haya demostrado
suficiente eficacia y eficiencia en su gestin. Esencialmente, el benchmarking
es un proceso de medicin de los mtodos de una organizacin, los
procesos, los procedimientos, productos, y servicios en
aqullas
organizaciones que de forma consistente son distinguidas en las misma
categora de actuacin.. El objetivo es identificar y comprender las mejores
prcticas y una mejor prctica es, simplemente, la mejor manera de ejecutar
un proceso.
Aquellos que han utilizado benchmarking han aprendido que algunas de las
mejores prcticas ms poderosas pueden originarse en actividades y
funciones distintas a las que sern auditadas. Por ejemplo, un director de
auditora interna referenci (benchmarked) contra funciones de
comunicaciones y cambio los consultores de gerencia para mejorar el
proceso de generacin de informes de auditora. El verdadero poder del
benchmarking yace en la capacidad de aplicar los datos obtenidos de las
mejores prcticas de otra organizacin, con el pleno entendimiento de que, el
objeto es adaptarlas no adoptarlas. Ninguna mejor prctica funciona para
todos.
213
214
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
El benchmarking puede ser una herramienta efectiva para el equipo de
auditora:
DISEO DE LA ENCUESTA
El cuestionario debera comenzar con una introduccin que permita a los
encuestados conocer el objetivo del estudio, como y porqu fueron
seleccionados, como se utilizarn los resultados, y hasta que punto se
asegurar la anonimidad, las fechas tope y nombres de los contactos y
nmeros de telfonos. Adems debe proporcionarse una gua sobre como
completar la encuesta. Para las encuestas por correo (fsico o electrnico), el
diseo de la misma es muy importante. La encuesta debe ser fcil de leer,
seguir y responder.
Un cuestionario est compuesto de un grupo estructurado de preguntas. Las
preguntas pueden ser abiertas o cerradas. Las preguntas abiertas permiten
al encuestado contestar libremente, en sus propias palabras. Ellas son
utilizadas para recopilar informacin cualitativa tales como ideas, visiones
217
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
218
Telfono
Personales
Fortalezas
Debilidades
2.6. ENTREVISTAS
Las entrevistas individuales son utilizadas en algunas etapas de la auditora.
En la fase de planeamiento, pueden utilizarse para obtener documentos,
opiniones e ideas, que ayuden al auditor a comprender a la entidad auditada
y a identificar los problemas potenciales. En la fase de ejecucin, para
obtener datos o documentos que relacionen los objetivos de la auditora;
confirmar los hechos y corroborar los datos de otras fuentes, o explorar
potenciales recomendaciones.
Las entrevistas individuales son tiles particularmente cuando existe una
necesidad de hacer preguntas abiertas y obtener explicaciones detalladas,
impresiones y opiniones. Las mismas, no proveen evidencias cuantitativas, y
un nmero de entrevistas individuales no sustituyen a las encuestas.
Mientras frecuentemente se utilizan las entrevistas individuales como un
instrumento de introduccin, para la recopilacin de datos, una sola
entrevista, provee una evidencia bastante dbil. Normalmente, debera ser
confirmada por otra fuente independiente tal como documentos,
observaciones u otras entrevistas.
219
220
FASES DE LA ENTREVISTA
Propsito
de la
Entrevista
Organizacin
del equipo
entrevistador
Estructura de
la entrevista
FASES DE LA ENTREVISTA
PLANEAMIENTO DE LA ENTREVISTA
Recopilacin de informacin
Discutir y probar ideas sobre posibles temas de auditora
Obtener aceptacin para la auditora
Obtener las expectativas del auditado
Obtener informacin sobre otra gente a contactar, fuentes tiles de
informacin, etc
Averiguar que tanto sabe el entrevistado sobre ciertos tpicos
Averiguar s y de que forma han sido implementadas las
recomendaciones hechas por el auditor
Es difcil el trabajo individual de auditores con poca experiencia. Un
equipo de 2 o 3 pero no ms. Uno se puede concentrar en hacer
preguntas mientras los otros toman nota y siguen las preguntas
Es mejor entrevistar a una sola persona en cada caso. Le permite al
entrevistado sentirse ms cmodo y dispuesto a responder las
preguntas.
Sin embargo, hay situaciones en las que es mejor entrevistar
conjuntamente a varias personas. En ese caso la entrevista es una
especie de discusin que una entrevista propiamente dicha y los
entrevistadores deben ser cuidadosos en el manejo de esa situacin
La entrevista puede ser analizada en trminos de situaciones que
pueden ser estructuradas y no estructuradas.
Estructuradas: los auditores estn en la fase de completar la
auditora y el propsito de la entrevista es el de apoyar los datos ya
recopilados con alguna informacin adicional especfica.
No estructuradas: los auditores estn ejecutando las entrevistas
iniciales en el estudio preliminar . El entrevistado es un funcionario
que se presume tiene una amplia perspectiva del rea. En este caso,
los auditores deberan concentrarse en ciertos tpicos sobre los que
desean hablar, ponindose nfasis en la flexibilidad y realizando la
entrevista en trminos ms de una discusin que de una entrevista
formal
221
Preparacin
de la gua de
La entrevista
Preparativos
prcticos
Apertura
Preguntas
Centrales
Notas de
conclusin
FASES DE LA ENTREVISTA
PLANEAMIENTO DE LA ENTREVISTA
Entrevista Estructurada: gua con suficiente detalle. Puede ser
sustituida por ttulos para los diferentes tpicos. As puede improvisar
la redaccin de las preguntas.
Leer las preguntas directamente del escrito puede tener efecto
negativo sobre el contacto entrevistador/entrevistado.
Cuando se solicitan opiniones sobre diferentes tpicos, los auditores
se beneficiarn de no dar anticipadamente las preguntas al
entrevistado. Si la entrevista trata sobre realidades acerca de la
organizacin auditada, se recomienda entregar las preguntas por
adelantado a fin de facilitarle al entrevistado la recopilacin de
estadsticas relevantes u otra documentacin
Designar un lugar adecuado para la entrevista, es una buena idea
de informarle al entrevistado acerca del propsito de la entrevista y
darle una idea general sobre qu se le van hacer preguntas, discutir
sobre el tiempo requerido y asegurarse de que el entrevistado
reservar el tiempo suficiente
EJECUCIN DE LA AUDITORA
Lograr contacto personal con el entrevistado y hacer que ste se
sienta cmodo
Puede comenzar presentando la Oficina de Auditora, el equipo de
trabajo y el proyecto de auditora e informando cmo van a ser
utilizadas las respuestas.
Es importante iniciar plantendole preguntas generales como,
antecedentes, intereses personales, cargo del entrevistado, etc, as
como sobre la historia de la organizacin
Es importante dividir la entrevista en diferentes tpicos y por lo
general existe un cierto orden de tpicos a seguir.
El auditor puede utilizar diferentes tcnicas cuando formula
preguntas y ejecuta una entrevista
Antes de concluir la entrevista, es importante verificar que todas las
preguntas hallan sido respondidas. Puede haber algunos puntos que
requieran ser aclarados. Al entrevistado debe drsele la oportunidad
de resumir su opinin.
El auditor puede aprovechar para consultarle al entrevistado acerca
de:
o Otras personas a entrevistar
o Material escrito para beneficiar el trabajo de auditora
o Lugares a visitar
o El auditor debe concluir la entrevista informndole al
entrevistado acerca de los planes futuros del proyecto,
indicndole si el equipo regresar y si se requerir ms
apoyo de su parte. Finalmente es importante agradecer
el apoyo brindado.
222
DOCUMENTACIN DE LA ENTREVISTA
Durante la entrevista el auditor debe tomar notas. Las mismas deben ser
transcriptas tan pronto como termine la entrevista.
Una eficiente recopilacin de datos requiere que las notas se ordenes
sistemticamente, por ejemplo, de acuerdo con diferentes tpicos, hiptesis,
problemas discutidos, comentarios de diferentes actores dentro del sistema,
etc. Si el auditor habla sobre un tpico especfico al comienzo, en el medio y
al final de la entrevista, debe resumir y compilar toda la informacin sobre el
mismo tpico.
En algunos casos, las notas puede ser de utilidad para estudiar el
razonamiento del entrevistado. En stas es mejor mantener una versin total
y cronolgica de las notas de la entrevista.
2.7. CUESTIONARIOS
Las entrevistas y los cuestionarios son similares como recursos para obtener
informacin. Sin embargo, desde el punto de vista del planeamiento, los
ltimos difieren cuanto a que:
Pregunta Cerrada
Favor indicar su edad segn los
siguientes intervalos: -20, 20-30, 31-40,
41-50, etc
PREGUNTAS CENTRALES
Las preguntas centrales pueden ser formuladas de diferente forma. Es difcil
formular preguntas centrales, en especial cuando ellas tratan sobre opiniones
y actitudes. La experiencia dice que cuando se plantean tres posibilidades de
respuesta, la gente tiende a escoger la del centro, mientras que cuatro
opciones posibilitan mayor variacin de respuestas. Es conveniente un
adecuado nmero de respuestas.
PREGUNTAS DE CONCLUSIN
Un cuestionario por lo general concluye con una o dos preguntas abiertas en
las que quien responde puede brindar algunos comentarios generales: por
ejemplo, Tiene usted algn comentario adicional sobre la situacin de........?
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
Tipo de
Herramienta
Ventajas
Desventajas
Entrevistas
Directas
Son rpidas
Es posible utilizar un grabador
cuando las preguntas son
difciles
Fcil presentacin de grficos,
diagramas, etc
Posibilidad de dar un
seguimiento inmediato a las
respuestas
Entrevistas
Telefnicas
Cuestionario
Enviado por
Correo
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
Como todo material escrito, hay que tener cuidado con las evidencias de
otros estudios fuera de contexto.
Auditoras internas y evaluaciones: cuando existen para el rea o tema
auditado, son muy tiles. P0ra evaluar la validez, el auditor puede verificar
los papeles de trabajo.
Informes de Consultores: algunos siguen metodologas claras y
sustentables. Otros, pueden resultar muy limitados o utilizar trminos de
referencia no muy claros, y estndares de trabajo no muy conocidos.
Puede ser difcil determinar la calidad de trabajo porque los informes de los
consultores no permiten incluir evidencias que sustenten las conclusiones.
Los papeles de trabajo pueden no estar disponibles y el nivel de
involucramiento de los clientes tampoco se puede discernir.
Estudios de Otras jurisdicciones: si son de dominio pblico, son tiles,
siempre con algn juicio independiente de su calidad.
229
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
La fortaleza ms importante de un PLM es la gua que proporciona una
comprensin del programa de auditora
Fortalezas: Ofrece una estructura simple y concisa para registrar los
elementos importantes del programa. Presenta la lgica del programa,
230
CUNDO SE UTILIZA
Para comparar valores reales con valores esperados.
Para ubicar un hallazgo en su contexto.
Para observar un cambio en el tiempo.
Para apuntar el grado de criterio encontrado.
El nivel de los datos (el modo, la mediana, la media, los niveles cuartiles,
etc.);
El cobertor de los datos (el mnimo y los valores mximos, clumpiness, las
colas, el etc); y
La forma de los datos (la distribucin normal, la distribucin llana, la
distribucin binomial).
NIVEL DE DATOS
El nivel de calidad de un grupo de datos puede expresarse de distintas
maneras, la media (el promedio aritmtico), el modo (ms valor comn), o el
medio (el medio valor, en el sentido de tener un nmero igual de valores de
los datos).
LA EXTENSIN DE LOS DATOS
El cobertor de los datos es el rango del mnimo al valor mximo. Por ejemplo,
si
la frecuencia de reuniones del comit est entre 3 veces por ao y 37 veces
por ao, entonces el cobertor es 3 a 37. Sin embargo, si uno de estos valores
es raro (un "outlier") entonces el cobertor real de los datos no podra
obtenerse bien por esta observacin
3.4. ANALISIS DE REGRESIN
Es una tcnica para evaluar el grado de asociacin de las variables. Es una
tcnica analtica comn e importante.
233
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
La fortaleza principal del anlisis de regresin est en la fase de examen de
la auditora. Puede ser una tcnica poderosa de anlisis de datos, que bien
utilizada y con precisin, puede informar al auditor acerca de problemas
importantes.
Sin embargo, como tcnica de informacin tiene limitado su potencial, debido
a que su tecnicismo y su terminologa es dificultosa de explicar ante un
pblico no familiarizado con el anlisis estadstico.
CHECK LIST DE CONTROL PARA EL ANLISIS DE REGRESIN
Cuan adecuados son los datos sobre los cuales est basado el modelo de
pronstico? El grupo de datos es grande, coherente y consistente?
Cuan validos son los presupuestos (o supuestos a priori) Son los
supuestos de causalidad subyacentes? Son razonables los valores de los
parmetros?
Son los componentes y el nivel de agregacin del modelo apropiado para
el problema?
234
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
El anlisis costo beneficio ofrece las tcnicas con las que incluso los costos y
beneficios que son difciles de medir o monetizar pueden tener una ecuacin
de valor por dinero.
El completo anlisis de costo beneficio requiere ajustes sofisticados de
medicin de los costos y beneficios, sobre bases de supuestos inciertos.
El costo exacto y la identificacin de beneficio a menudo es difcil porque las
entidades gubernamentales no poseen archivos de costos y beneficios que
permitan una comparacin directa.
3.6. SIMULACIN Y MODELOS
La simulacin utiliza un modelo matemtico, junto con los datos de entrada,
para imitar un caso real en el sistema y predecir una respuesta sobre los
cambios del mismo. Ocasionalmente, el auditor construir un modelo de
simulacin (cuando realiza anlisis de riesgo, por ejemplo) pero a menudo
encuentra simulaciones que la entidad auditada ha dirigido, y tiene que
evaluar su validez y fiabilidad en la fase de examen.
La diferencia entre la habilidad de hacer simulaciones y la de evaluar
simulaciones dirigidas por la entidad auditada por es importante. Si el auditor
necesita modificar los resultados de las simulaciones dirigidas por la entidad
236
QUE ES LA SIMULACIN?
Una simulacin tiene tres componentes principales:
El input de datos
Un modelo matemtico
El output de datos
Hay dos tipos principales de modelos matemticos utilizados en simulacin:
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
Como un medio de capturar informacin para la auditora, la simulacin
potencialmente ofrece varias ventajas.
Ellas son su rapidez, su habilidad de proporcionar el anlisis de Qu pasara
si....? (What If) con alternativas y su costo relativamente bajo compar con
las observaciones de campo por auditores.
Sin embargo, las simulaciones son propensas a los problemas tcnicos. Uno
de ellos es la dificultad que han tenido con los generadores de nmeros
aleatorios construidos en algn software de simulacin. Otro problema es el
237
238
Ayuda a identificar los objetivos del programa: para hacer esto el auditor
puede reunir informacin de los antecedentes histricos y legales del
programa.
Para describir las actividades del programa: el anlisis de sensibilidad
puede ser utilizado para proporcionar una descripcin objetiva de las
actividades del programa analizando la documentacin departamental
Para determinar resultados positivos o negativos del programa: el anlisis
de sensibilidad puede ser utilizado para sintetizar informes de evaluacin,
informes de auditora, valoraciones independientes de actuacin del
programa. De acuerdo a conclusiones realizadas por varios estudios,
puede proporcionar una poderosa valoracin de los impactos y efectos de
un programa dado.
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
Tiene varias ventajas. Presta un alto grado de confiabilidad en los hallazgos,
donde proporciona corroborar informacin deducida de diversas fuentes.
Tambin puede cubrir con grandes volmenes de material escrito y ayudar a
los analistas acerca del rea sustantiva. Tambin se puede utilizarse para
validar otros mtodos.
Sin embargo, tiene sus desventajas, que hay que considerar antes de
utilizarlo:
Es muy costoso
Formular categoras que pueden ser codificadas con fiabilidad, es algunas
veces problemtico, repetitivo y consume tiempo. Casi siempre, involucra
revisiones repetitivas.
Se requiere mantener codificadores capacitados, si se intentan analizar
una cantidad importante de datos. Preparar la codificacin manual y
239
CUANDO SE UTILIZA
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
La principal ventaja del diagrama de flujo, es que traza una profunda
comprensin y claridad de los procesos de trabajo. Puede ser
particularmente til en un programa de auditora gubernamental que es
responsable de procesar grandes volmenes de informacin.
240
Explicacin
Suma de todas las observaciones dividida por el nmero de todas las
observaciones
Las observaciones en el medio, si todas las observaciones han sido
ordenadas en orden de tamao
La observacin ms frecuente
Promedio entre la distancia cuadrada entre una observacin individual
y el valor medio
Raiz cuadrada de la variancia
Desviacin estandar sobre el valor medio
Diferencia entre la observacin ms alta y la ms baja
Participacin como un porcentaje de la suma total
Tendencias calculadas ya sea en trminos absolutos o de ndices y a
precios nominales o fijos
241
4. TECNICAS DE MUESTREO
4.1. DEFINICIONES
MUESTREO
El muestreo de auditora implica la aplicacin de procedimientos de auditora
a menos del 100% de los elementos de una cuenta contable o clase de
transaccin de manera que todas las unidades de muestreo tengan la
posibilidad de ser seleccionadas. Esto le permitir al auditor obtener y
evaluar evidencia de auditora sobre alguna caracterstica de los elementos
seleccionados a fin de formarse o ayudar a formar una conclusin sobre el
universo del cual se tom la muestra. El muestreo de auditora puede utilizar
un enfoque estadstico o no estadstico.
ERROR
Desvos de control, cuando se desarrollan pruebas de control, o diferencia,
cuando se aplican procedimientos sustantivos. Error total, se utiliza para
significar el porcentaje de desvo o la diferencia total.
ERROR ANMALO
Error surgido de un evento aislado que no se repite ms all de ciertas
ocasiones identificables y, por lo tanto, no es representativo de los errores
existentes en la poblacin
POBLACIN
Significa el conjunto total de datos del cual se selecciona una muestra y
sobre el que el auditor desea extraer conclusiones. Por ejemplo, todos los
elementos de una cuenta o de una clase de transacciones constituye una
poblacin. Una poblacin puede ser dividida en estratos, o sub-poblaciones,
de manera que cada estrato pueda ser examinado separadamente. El
trmino poblacin se utiliza para incluir el trmino estrato.
RIESGO DE MUESTREO
Posibilidad de que la conclusin del auditor, en base a una muestra, pueda
ser diferente de la que se alcanzara si toda la poblacin fuera sometida al
mismo procedimiento de auditora. Hay dos tipos de riesgo de muestreo:
El riesgo de que el auditor, en el caso de una prueba de control, saque la
conclusin de que el riesgo de control es menor de lo que realmente es o,
242
UNIDAD DE MUESTREO
Representa a los elementos individuales que componen una poblacin.
MUESTREO ESTADSTICO
Significa cualquier enfoque de muestreo que tiene las siguientes
caractersticas:
Seleccin de una muestra al azar
Uso de la teora de la probabilidad para evaluar los resultados de la
muestra, incluyendo la medicin del riesgo de muestreo.
Un mtodo de muestreo que no tiene las caractersticas anteriores, no es
muestreo estadstico
ESTRATIFICACIN
Es el proceso de dividir una poblacin en subpoblaciones, cada una de las
cuales es un grupo de unidades de muestreo que tienen similares
caractersticas.
MUESTREO DE ACEPTACIN
El muestreo de aceptacin por atributos es til en el Control de Calidad.
Comprende el muestreo de un lote para determinar que porcentaje los
artculos tienen un atributo especfico (ej defectuoso, no defectuoso). El
muestreo de aceptacin de variables se utiliza cuando la caracterstica que
se prueba es continuamente medible
ERROR ALFA
Es el rechazo de una hiptesis correcta. El riesgo de rechazar
incorrectamente un aseveracin y el riesgo de evaluar el riesgo de control
demasiado alto, se relacionan con el error alfa. Estos riesgos son aspectos
del riesgo de muestreo que se relacionan con asuntos de eficiencia.
243
ESTIMACIN DIFERENCIAL
Del error poblacional considera la determinacin de diferencias entre el valor
en libros y el de auditora de las partidas de la muestra sumando las
diferencias, calculando la diferencia, de la media y multiplicando la media por
el nmero de partidas de la poblacin. Tambin se calcula cierta tolerancia
por el riesgo de muestreo.
PRUEBA DE HIPTESIS
Comprende una regla predeterminada para evaluar la declaracin del
auditado. Estrictamente hablando, el auditor ya sea que rechaza la hiptesis
o no puede hacerlo. En la literatura de auditora, sin embargo, una hiptesis
244
MUESTREO DE PROBABILIDAD
Es posible si cada partida en la poblacin tiene una posibilidad conocida y de
no cero de ser seleccionada
245
ESTIMACIN DE RAZN
Es similar a la estimacin de diferencia excepto que estima el error de
poblacin al multiplicar el valor en libros de la poblacin por la razn del valor
total de auditora de las partidas de la muestra a su valor total en libros.
RIESGO DE MUESTREO
Se origina en la posibilidad de que las conclusiones del auditor puede ser
diferentes de aquellas obtenidas si la prueba fuera aplicada en la misma
forma a todas las partidas en la poblacin. Una muestra puede contener ms
o menos errores o desviaciones de control de los que existen en esa
poblacin como un todo.
DESVIACIN ESTNDAR
Es una medida de grado de comparacin de los valores en una poblacin.
Esta medida es utilizada por el auditor, como ayuda al determinar el tamao
de muestra adecuado.
MUESTREO ESTADSTICO
Es el uso de una muestra para estimar los parmetros de una poblacin, de
tal forma que el riesgo de muestreo pueda ser medido y controlado
MUESTREO ESTRATIFICADO
Divide a una poblacin en sub poblaciones, permitiendo de esta forma la
aplicacin de diferentes tcnicas de muestreo para cada sub poblacin o
estrato. La estratificacin permite un mayor nfasis en partidas ms grandes
o ms importantes. La estratificacin tambin reduce el efecto de alta
variabilidad. Reducir la variacin dentro de cada sub poblacin, permite al
auditor muestrear un menor nmero de partidas, manteniendo constante la
precisin y el nivel de confianza
MUESTREO SISTEMTICO
Es logrado al seleccionar un punto de partida aleatorio y tomar cada x
nmero de partidas en la poblacin. El valor de n es calculado al dividir en
nmero en la poblacin entre el tamao de la muestra. El punto de partida
aleatorio debe estar en el primer intervalo.
ERROR TOLERABLE
Es la cantidad de error monetario de un saldo de cuenta o tipo de
transacciones que pudiera existir sin causar errores significativos en los
estados financieros
TASA TOLERABLE
Es la tasa mxima de desviaciones de una poltica o un procedimiento ya
preestablecidos en la estructura del control interno, que el auditor est
dispuesto a aceptar sin cambiar su evaluacin del riesgo de control para las
afirmaciones relacionadas a la poltica o el procedimiento.
247
MUESTREO DE VARIABLES
Es utilizado para estimar el valor de una poblacin. En auditora, este
proceso incluye la estimacin del valor monetario del saldo de una cuenta u
otros totales contables. El resultado frecuentemente est dado en trminos
de un punto estimado sumando o restando el valor del dlar establecido
SELECCIN DE ELEMENTOS DE PRUEBA PARA REUNIR EVIDENCIAS
Cuando disea procedimientos de auditora, el auditor debe determinar los
medios apropiados de seleccin de los elementos a controlar. Los medios
disponibles para el auditor son:
Seleccin de todos los elementos de una poblacin (examen del 100%)
Seleccin de elementos especficos
Muestreo de auditora
El enfoque a utilizar depender de las circunstancias particulares. La decisin
sobre el medio a utilizar se toma en base al riesgo de auditora y la eficiencia
de la misma.
Seleccin de todos los elementos de una poblacin
El auditor puede decidir utilizar el universo de elementos. El examen del
100% es improbable en el caso de pruebas de control; sin embargo es ms
comn sobre procedimientos sustantivos. O cuando la poblacin est
constituda por una pequea cantidad de elementos de mucho valor, cuando
el riesgo inherente como el riesgo de control son altos y los otros medios no
brindan suficiente evidencia de auditora.
Todos los elementos que superen cierto monto: El auditor puede decidir
examinar los elementos cuyos valores excedan cierto monto de manera de
verificar una gran parte del mondo total
ELEMENTOS PARA OBTENER INFORMACIN: El auditor puede examinar
elementos para obtener informacin sobre distintos temas
Elementos para probar procedimientos: El auditor puede usar su criterio
para seleccionar y examinar elementos especficos para determinar si un
procedimiento en particular est siendo o no aplicado
4.3. MUESTREO DE AUDITORA: ENFOQUES DE MUESTREO
ESTADSTICO VERSUS MUESTREO NO ESTADSTICO
La decisin de la utilizacin de muestreo estadstico o no estadstico, es
cuestin de criterio del auditor, atendiendo a la manera ms eficiente de
obtener suficiente y apropiada evidencia de auditora en una circunstancia
particular.
Ambos requieren que le auditor ejercite su juicio en el planeamiento,
desarrollo y evaluacin de una muestra y tambin al relacionar la evidencia
producida por dicha muestra hacia otra evidencia, para llegar a una
conclusin acerca de la poblacin.
Cuando se utiliza el muestreo estadstico, el tamao de la muestra puede ser
determinado utilizando la teora de la probabilidad o el criterio profesional.
Cualquier enfoque puede proporcionar evidencia suficiente
POBLACIN
Es importante para el auditor asegurarse que la poblacin es:
Apropiada, para el objetivo del procedimiento de muestreo, lo que incluir la
consideracin del sentido de la prueba
Completa. Por ejemplo, si el auditor intenta seleccionar comprobantes de
pago de un archivo, no puede extraer conclusiones sobre todos los
comprobantes del perodo a menos que se asegure que todos han sido
archivados.
ESTRATIFICACIN
La eficiencia de la auditora puede ser mejorara si el auditor estratifica una
poblacin dividindola en subpoblaciones que tengan una caracterstica
identificatoria. El objetivo de la estratificacin es reducir la variabilidad de los
elementos dentro de cada estrato y por lo tanto que permita reducir el
250
N = n1
N n1
N
252
EFECTO SOBRE EL
TAMAO DE LA
MUESTRA
Aumento
Disminucin
Aumento
Aumento
Insignificante
EFECTO SOBRE EL
TAMAO DE LA
MUESTRA
Un aumento en la evaluacin del auditor en el riesgo inherente
Aumento
Un aumento en la evaluacin del auditor en el riesgo de control
Aumento
Un aumento en el uso de otros procedimientos sustantivos
Disminucin
dirigidos al mismo estado contable
Un aumento en el nivel de confianza requerido por el auditor (o
Aumento
inversamente, una disminucin en el riesgo de manera que el
auditor sacar la conclusin de que no existe error material cuando
en realidad existe)
Un aumento en el error total que el auditor est dispuesto a
Disminucin
aceptar (error tolerable)
Un aumento en la cantidad de error que el auditor espera
Aumento
encontrar en la poblacin
Estratificacin de la poblacin cuando sea apropiado
Disminucin
Cantidad de unidades de muestreo en la poblacin
Insignificante
255
256
OBJETIVOS
PROVEEDORES
USUARIOS
INSUMOS
economa
METAS
PROCESOS
ENTORNO
Comunidad
Ambiente
eficiencia
PRODUCTOS
eficacia
calidad - impacto
Para que sea efectiva, la gestin debe tener liderazgo en cada uno de los
niveles de la gerencia, ya sea de nivel estratgico, tctico u operativo.
Un liderazgo eficaz lograr que se haga lo que corresponde y persigue, y
conseguir que los bienes o servicios producidos con criterios de calidad,
lleguen oportunamente a los usuarios, llmeseles comunidad o clientes,
administrando los recursos disponibles con economa y eficiencia.
Gestin entraa el ejercicio de las siguientes funciones:
Planificacin
Organizacin
Direccin
Ejecucin
Control y
Reajuste
5.4.UTILIZACIN DE INDICADORES Y VARIABLES EN LA CONCEPCIN SISTMICA
DE LA AUDITORA DE GESTIN
La utilizacin de indicadores en Auditora de Gestin, permite medir:
La eficiencia y economa en el manejo de los recursos
Las cualidades y caractersticas de los bienes producidos o servicios
prestados (eficacia)
El grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios o clientes a
quienes van dirigidos (calidad)
Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relacin con la
misin, los objetivos, y las metas planteados por la organizacin
Para evaluar la gestin mediante el uso de indicadores predeterminados por
la propia organizacin as como para generarlos, es imprescindible hacer un
buen manejo de los conceptos siguientes:
Variable: representacin cuantitativa o cualitativa de una caracterstica, la
cual asumir distintos valores que dependern del momento de su
observacin. Las variables deben ser expresadas con la unidad de medida
apropiada a la respectiva caracterstica: cronolgica, econmica, o fsica.
Indicador: referencia numrica generada a partir de una o varias variables,
que muestra aspectos del desempeo de la unidad auditada. Esa referencia,
al ser comparada con un valor estndar, interno o externo a la organizacin
260
Qu?
Por Qu?
Para Qu?
Quin?
Dnde?
Cmo?
Cundo?
261
262
ANEXO V
NORMAS DE AUDITORIA INTERNA
263
Por ello,
265
INDICE
1. INTRODUCCION _____________________________________________________ 268
1.1.
COMPETENCIA_______________________________________________ 268
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
FUNCIONES ASIGNADAS A LA SIGEN Y A LAS UNIDADES DE
AUDITORIA INTERNA _______________________________________________ 271
1.6.
COORDINACION ENTRE LA SIGEN Y LA UNIDAD DE AUDITORIA
INTERNA ___________________________________________________________ 272
2.
3.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
3.10.
266
5.
4.1.
4.2.
4.3.
BIBLIOGRAFIA____________________________________________________ 311
267
1. INTRODUCCION
Los objetivos y la prctica de la auditora, en general, y de la auditora
interna, en particular, se encuentran en permanente cambio y actualizacin.
La mayora de estos cambios son generados por los avances de la
tecnologa y las nuevas visiones acerca de la misin y la administracin de
las organizaciones.
Fue por ello que, a partir de la sancin por parte de la Sindicatura General de
la Nacin de las Normas Generales de Control Interno, y sobre la base de las
experiencias recogidas, se consider necesario adecuar las pautas y
prcticas que han tenido vigencia en el ejercicio de la auditora interna
gubernamental, dictando a tal efecto las normas correspondientes. En esta
oportunidad tambin fueron considerados aquellos documentos nacionales e
internacionales especializados en la materia.
Los aspectos generales que constituyen el marco de referencia de esta
normativa son analizados en el presente captulo.
1.1. COMPETENCIA
Conforme a las atribuciones de la Ley 24.156, corresponde a la Sindicatura
General de la Nacin (SIGEN), como Organo Rector del Sistema de Control
Interno del Poder Ejecutivo Nacional, el dictado de las normas relativas a la
auditora interna gubernamental, as como su cumplimiento y la supervisin
de su observancia.
La mencionada ley estipula que la prctica de la auditora interna
gubernamental ser realizada por las Unidades de Auditora Interna
dependientes de las autoridades mximas de las jurisdicciones y entidades,
coordinadas tcnicamente y supervisadas por la SIGEN.
La ley tambin le atribuye a este Organismo la facultad de realizar auditoras,
pericias e investigaciones especiales en las jurisdicciones y entidades del
Poder Ejecutivo Nacional, dentro del marco de competencia asignado.
En ese sentido, las Normas Generales de Control Interno, emitidas en el ao
1998 por la Sindicatura General de la Nacin, establecen en la parte
pertinente que "deben practicarse auditoras, las que informarn sobre la
eficacia y eficiencia del Sistema de Control Interno, proporcionando
recomendaciones para su fortalecimiento, si as correspondiera".
Resulta oportuno recordar que incumbe a las autoridades superiores de cada
jurisdiccin o entidad, dentro de sus responsabilidades de direccin, el
268
272
274
275
277
278
281
287
291
Dar cuenta de los posibles efectos y/o riesgos a los que se expone la
conduccin, de mantenerse la situacin observada.
Agrupar las observaciones conforme las materias y componentes del
control interno a los que refieren.
Evaluar y mencionar el posible impacto de las observaciones en la
presentacin de la informacin del ente (presupuestaria y contable),
cuando la naturaleza de lo observado as lo justifique, cualquiera haya sido
la auditora realizada.
Al presentar un estado de las observaciones se deber indicar cules
provienen y se mantienen de auditoras anteriores y cules surgen de la
nueva comprobacin realizada, cuando as corresponda.
3.12.2. RECOMENDACIONES
Conjuntamente con la exposicin de las observaciones, el auditor deber
esbozar la recomendacin de los posibles pasos a seguir para procurar
corregir las falencias detectadas y as poder regularizarlas oportunamente.
Las recomendaciones que efecte el auditor deben entenderse como un
servicio a toda la organizacin, ya que el objeto principal de los exmenes
est dirigido a la mejora de los sistemas y actos de gestin, y deben procurar
incrementar la eficiencia y eficacia del organismo y la de sus mecanismos de
control interno.
Cuando algunos de los problemas revelados por la auditora puedan tener
varias soluciones posibles, ninguna superior a la otra segn los elementos de
juicio disponibles, no se debe optar por proponer una nica solucin, sino
presentar las ventajas y desventajas de cada una de ellas.
Las recomendaciones debern exponerse an en los casos en que las
acciones correctivas hayan sido prometidas o iniciadas pero no terminadas.
La recomendacin formal proporcionar una base para el seguimiento
posterior por parte de la Unidad de Auditora Interna, la SIGEN u otros
auditores, sobre la posible accin correctiva llevada a cabo por los
funcionarios y operadores competentes.
3.12.3
TRASLADO AL AUDITADO
UTILIDAD
OPORTUNIDAD
Debe emitirse sin retraso, a fin de permitir una rpida accin correctiva.
La oportunidad siempre es importante y ms an cuando el informe se refiere
a temas tales como malversacin de recursos, transacciones ilegales,
acciones de responsabilidad y otras fallas en la proteccin del inters pblico.
4.1.5.
OBJETIVIDAD
EQUIDAD
296
CALIDAD CONVINCENTE
CLARIDAD Y SIMPLICIDAD
CONCISION
300
302
a) PLANIFICACION
La auditora se realizar teniendo en cuenta una planificacin basada en el
anlisis de los riesgos para el cumplimiento de los principales objetivos
organizacionales en la materia, evaluando adems los riesgos propios de
cada una de las unidades organizativas, sistemas, procesos y
responsabilidades relevantes de operacin y gestin del organismo.
Si bien el alcance del mandato es amplio, debern seleccionarse
cuidadosamente aquellas reas ms sensibles, eligiendo procedimientos y
pruebas de funcionamiento de los controles que se consideren relevantes
para arribar a una conclusin general en el menor lapso posible.
El Planeamiento Estratgico de Auditora deber consignar como objetivo
final la emisin de una conclusin u opinin global sobre el universo del
control interno de los sistemas, tomando al organismo en su conjunto. El
Planeamiento Anual expresar los proyectos de auditora mediante los
cuales se arribar al referido objetivo final.
b) CONOCIMIENTO DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
Para el examen y evaluacin de cada uno de los componentes y
subcomponentes de la estructura del control interno imperante, deber
cumplirse con la respectiva actualizacin de la informacin anterior
disponible, considerndose las medidas tomadas respecto de las
observaciones resultantes desde la ltima auditora practicada o surgidas de
informes de otros auditores, si las hubiere; consultas personales a los
funcionarios apropiados; lectura de manuales de procedimientos, de
sistemas, etc., en uso en el organismo; examen de documentos y archivos, y
observacin de las actividades desarrolladas.
En el caso de sistemas informatizados, se deber relevar la estructura
funcional y fsica de los mismos, la arquitectura del hardware, el software, las
redes, los aplicativos para los usuarios, etc.
La tarea realizada ser documentada a travs de alguno de los mtodos
tradicionalmente aplicables: encuestas, diagramas de flujo, cuestionarios,
narrativa, etc.
c) IDENTIFICACION Y EVALUACION DE RIESGOS
Reunida la informacin anterior, el auditor estar en condiciones de analizar
y determinar para cada objetivo:
303
305
310
5. BIBLIOGRAFIA
NORMAS DE AUDITORIA. Organizacin Internacional de las Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).
NORMAS DE AUDITORIA DEL SECTOR PUBLICO. Ministerio de
Economa y Hacienda. Intervencin General de la Administracin del Estado.
Madrid - Espaa.
CODIFICACION DE LAS NORMAS PARA EL EJERCICIO
PROFESIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA. Instituto de Auditores
Internos. Espaa NORMAS PARA LA PRACTICA PROFESIONAL DE LA
AUDITORIA INTERNA. Instituto Mexicano de Auditores Internos A. C.
NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL. Oficina de la Contralora
General de los Estados Unidos (GAO). Revisin 1994. Traduccin de la
Contralora General de la Repblica del Per.
MANUAL LATINOAMERICANO DE AUDITORIA PROFESIONAL EN EL
SECTOR PUBLICO. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras
(ILACIF).
NORMAS DE AUDITORIA. Resolucin Tcnica N 7 Federacin Argentina
de Consejos Profesionales de Ciencias Econmicas.
NORMAS DE AUDITORIA EXTERNA. Auditora General de la Nacin
(AGN).
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO. Sindicatura General de
la Nacin (SIGEN).
XIX CONFERENCIA INTERAMERICANA DE CONTABILIDAD - BUENOS
AIRES 1991.
311