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Tablas Dinamicas PDF
Tablas Dinamicas PDF
de
Informtica
Gestin de
datos en Excel
Manual del
Participante
PRESENTACION
PRESENTACION
ndice:
Presentacin ................................................................................................................................5
Gestin de Datos con Excel........................................................................................................7
Mdulo 1 Funciones Avanzadas ................................................................................................9
INTRODUCCIN ...............................................................................................................................................11
1.1 GENERALIDADES SOBRE BASES DE DATOS ......................................................................................11
1.2 ORDENAMIENTOS .....................................................................................................................................11
1.3 FILTROS ......................................................................................................................................................12
FILTROS AUTOMTICOS .................................................................................................................................. 12
FILTROS AVANZADOS ...................................................................................................................................... 13
PRESENTACION
Comentarios .............................................................................................................................. 41
PRESENTACION
Presentacin
El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores del
Seguro Social comprometidos con la superacin y actualizacin del personal, impulsan la Capacitacin
en materia de Informtica, Humanstica, Promocional y de Programas Institucionales que se vinculen a
la solucin de los problemas de la operacin, favoreciendo el otorgamiento de servicios de calidad.
En este contexto la Coordinacin de Informtica del Centro Nacional de Capacitacin y Calidad, cumple
con la tarea de Disear los cursos de capacitacin y elaborar los Materiales de Apoyo Didcticos de
conformidad con la NTCL (Norma Tcnica de Competencia Laboral) Diseo e Imparticin de Cursos de
Capacitacin para sustentar el programa de capacitacin en Informtica que integran el Plan de Trabajo
de esta Coordinacin y que estn abiertos a todos nuestros compaeros trabajadores basados en la
NTCL Elaboracin de documentos mediante herramientas de cmputo.
As pues, se presenta a continuacin el Material de Apoyo Didctico del Participante Gestin de Datos
en Excel, que ha sido elaborado con base en la Unidad de Competencia Elaboracin de hojas de
clculo mediante aplicaciones de cmputo Cdigo UINF0652.01 con informacin actualizada y el
sustento pedaggico y didctico para que cumpla con el fin para el cual fue elaborado: guiar y ayudar en
el aprendizaje de los trabajadores, que implica la autosuficiencia en la operacin de herramientas para el
procesamiento de Hojas de Clculo, desde el inicio de la aplicacin, el formato a la Hoja, el tratamiento a
los datos, la reproduccin en impresora o archivos y el guardado del documento.
PRESENTACION
Este material de apoyo didctico para el participante est estructurado en cuatro Mdulos.
Mdulo I: Funciones Avanzadas una de las cosas que probablemente har con frecuencia en Excel es
ordenar y gestionar listas de datos, las cuales estn organizadas dentro de una lista, con cabeceras de
columna que definen campos y filas que contienen registros. Un campo es un elemento especfico de
informacin de su lista de datos como por ejemplo, el nombre, matrcula, puesto y sueldo. Un registro
contiene toda la informacin sobre un apartado concreto.
Mdulo II: Tablas Dinmicas, Esquemas y Escenarios, cuando crea un informe, a menudo necesita
con frecuencia visualizar sus datos de formas diferentes. Tal vez tenga una lista de ventas por persona,
y necesita listar las ventas por regin. O tal vez tenga una simple lista de personal, y necesita ver los
totales por departamento o seccin. En lugar de crear un informe con subtotales, puede utilizar una tabla
dinmica que agregue los datos de su lista y muestre nicamente las categoras que se escojan. Luego,
puede decidir para cules categoras desea mostrar resmenes, y qu funciones utilizar en los
resmenes. En lugar de la lista, puede crear un informe en el que pueda aadir, suprimir o sustituir
campos fcilmente, sin afectar sus datos originales.
Mdulo III: Organizacin de Informacin en los libros de trabajo y proteccin de Archivos, si las
hojas de clculo son los bloques bsicos en los que se almacena la informacin en Excel, los libros de
trabajo son las herramientas de organizacin utilizadas para gestionar esa informacin de manera
eficiente.
Mdulo IV: Validacin de Datos y Configuracin de Excel, Una vez creados y almacenados los libros
de trabajo puede ser interesante protegerlos en todo o en parte, impidiendo el acceso a los mismos a
otos usuarios o restringiendo las operaciones de modificacin de algunas o todas las celdas.
Mediante el empleo de contraseas (claves secretas de acceso) pueden combinarse distintos niveles de
proteccin para el mismo libro de trabajo. Tambin es posible ocultar hojas completas o algunas zonas
de la misma.
Es indispensable que para un buen aprovechamiento de este curso adquiera el conocimiento previo que
le brindan los curso Formato y Operaciones con Excel y Fundamentos de Programacin, con lo
que seguir un proceso continuo de enseanza-aprendizaje.
Es recomendable la prctica cotidiana de los temas tratados en este material de apoyo didctico, a fin de
que adquiera un mayor dominio de Excel 2003.
PRESENTACION
Al trmino del curso el participante construir una hoja de clculo integrando una lista de
datos, con tablas dinmicas, Esquemas, Buscar Objetivos, Tablas de uno y dos Ingresos,
Enlace entre hojas y Archivos, as como la proteccin de Hojas, Libros, Rangos y Archivos,
que le permitan automatizar sus tareas diarias.
Dirigido:
Requisitos:
Mdulo 1
Funciones
Avanzadas
Objetivo Especifico:
Al finalizar el mdulo el participante:
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INTRODUCCIN
Una de las actividades que realizar con frecuencia en
Excel, ser ordenar y gestionar listas de datos. Los
datos estn organizados dentro de una lista con
cabeceras de columna que definen campos y filas que
contienen registros. Un campo es un elemento
especfico de informacin de su lista de datos como por
ejemplo, nombre, matrcula, puesto y sueldo. Un
registro contiene toda la informacin sobre un apartado
concreto de su lista.
Se denomina base de datos a una lista completa de
datos organizada en campos y registros como por
ejemplo, la lista de empleados de su empresa.
Siempre que tenga una base de datos con personas,
lugares o productos, necesita una forma de filtrarlo todo
y quedarse con la informacin especfica que necesita
en cada momento. Tambin necesita poder ordenar los
datos segn criterios concretos.
Por ejemplo, si necesita preparar un informe sobre los
empleados que trabajan en el departamento administrativo,
tendra que visualizar en su lista nicamente dicho
departamento. Excel proporciona dos herramientas
tiles para localizar la informacin especfica de una
lista: el filtrado y la ordenacin.
Con estas
herramientas, podr ordenar y filtrar fcilmente los
datos de su hoja.
1.2 ORDENAMIENTOS
Ordenar una lista
Puede ordenar y reorganizar las filas o las columnas de
una lista basndose en los valores. Excel reorganizar
las filas, columnas o celdas individuales utilizando el
orden que especifique. Pueden ordenarse listas en
orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en orden
descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden
ordenarse basndose en el contenido de una o ms
columnas.
Como valor predeterminado, Excel ordenar las listas
alfabticamente. Si es necesario ordenar meses y
semanas segn el calendario en lugar de ordenarlos
alfabticamente, utilice un orden personalizado.
Tambin pueden reorganizarse las listas en un orden
especfico mediante la creacin de rdenes
personalizadas. Por ejemplo, si hay una lista que
contiene las entradas "Bajo", "Medio" y "Alto" en una
columna, puede crearse un orden que disponga en
primer lugar, las filas que contengan "Bajo"; a
continuacin, las filas que contengan "Medio" y, por
ltimo, las filas que contengan "Alto".
Colocarse en la Base de datos
Clic en el men Datos > Ordenar
Ordenar por: Clic en el cuadro combinado y
seleccionar el campo por que se desea ordenar.
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1.3 FILTROS
Cuando trabaja con una base de datos, necesita
encontrar rpidamente la informacin. Tal vez tenga
una lista con nmeros de telfono de clientes o cdigos
de productos y descripciones. Si necesita encontrar
todos los nmeros de telfono en un cdigo de rea o
todos los cdigos de producto que representan
impresoras, probablemente no querr examinar toda la
lista y escoger los nombres manualmente. Puede
utilizar los nombres de campo de su base de datos
para filtrar sus datos automticamente y mostrar
nicamente los registros que necesita.
FILTROS AUTOMTICOS
Para filtrar informacin en una lista de datos, realice el
siguiente procedimiento:
por
seleccin,
Desconectar el Autofiltro
FILTROS AVANZADOS
Un Filtro avanzado le permite filtrar un rango como el
comando Autofiltro, pero a diferencia de este, no muestra
listas desplegables para las columnas. En lugar de ello,
usted deber escribir los criterios segn los cuales
desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango. Un rango de
criterios permite filtrar criterios ms complejos.
Agregar un registro
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Cambiar un registro
Busque el registro que desee modificar. Cmo?
Notas
UTILICE
PARA BUSCAR
(signo de
interrogacin)
Un nico carcter
Por ejemplo, Gr?cia buscar
"Gracia" y "Grecia"
(asterisco)
Un nmero de caracteres
Por ejemplo, *este buscar
"Nordeste" y "Sudeste"
(tilde) seguida de
?, *, o ~
Un signo de interrogacin, un
asterisco o una tilde.
Por ejemplo, fy91~? buscar
"fy91?".
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Eliminar un registro
Funcin BDSUMA()
Suma los nmeros de una columna de una lista o base de
datos que concuerden con las condiciones especificadas.
Esta funcin tiene la siguiente Sintaxis:
BDSUMA(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)
Copie un ttulo de la Base de Datos a una celda en
blanco.
Coloque un criterio debajo del ttulo que acaba de
copiar (Estas 2 celdas sern los criterios)
Clic en la celda donde desea el resultado
Clic en el icono Pegar funcin (Clic en Men
Insertar, Funcin ...)
Seleccionar una categora: Base de datos
Seleccione una funcin: BDPROMEDIO
Ejemplo:
Aceptar
Funcin BDMAX()
BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo:
Funcin BDPROMEDIO()
Devuelve el promedio de los valores de una columna
de una lista o base de datos que coinciden con las
condiciones especificadas. Esta funcin tiene la
siguiente Sintaxis:
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo:
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
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Funcin BDCONTAR()
Cuenta las celdas que contienen nmeros en una
columna de una lista o base de datos y que
concuerdan con las condiciones especificadas.
Aceptar
Sintaxis:
Funcin BDMIN()
BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo:
BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo
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=Y(valor_lgico1,valor_lgico2, ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... Son entre 1 y 30
condiciones que se desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores
lgicos, como VERDADERO o FALSO, o los
argumentos deben ser matrices o referencias que
contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o
celdas vacas, dichos valores se pasarn por alto
Si el rango especificado no contiene valores lgicos,
la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR!
Funcin O
=O(valor_lgico1,valor_lgico2, ...)
Valor_lgico1,valor_lgico2,...Son entre 1 y 30
condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
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Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es
VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales
en valores y frmulas. Sintaxis:
=SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Para hojas de clculo y de macros.
Prueba_lgica: Es cualquier valor o expresin que pueda
evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero: Es el valor que se devolver si
prueba_lgica es VERDADERO. Si prueba_lgica es
VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero,
la funcin devuelve VERDADERO. Valor_si_verdadero
puede ser otra frmula.
Valor_si_falso: Es el valor que se devolver si
prueba_lgica es FALSO. Si prueba_lgica es FALSO
y se omite el argumento valor_si_falso, la funcin
devuelve FALSO. Valor_si_falso puede ser otra frmula.
Observaciones:
Es posible anidar hasta siete funciones SI como
argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para
construir pruebas ms elaboradas.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el
valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz,
cada elemento de la matriz se evaluar cuando se
ejecute la instruccin SI. Cuando alguno de los argumentos
valor_si_verdadero o valor_si_falso es una funcin
que ejecuta una accin, se ejecutan todas las acciones.
=SI(Condicin ,Valor Verdadero, Valor Falso)
Anidamiento de Funciones
En algunos casos, pueden utilizarse funciones como
argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una
funcin como un argumento o anidada, deber devolver
el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.
Si una funcin anidada no devuelve el tipo de valor
correcto, Excel presentar el valor de error #VALOR!
Una frmula puede contener como mximo siete
niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se
utiliza como un argumento en la Funcin A, la Funcin
B es una funcin de segundo nivel. Si la Funcin B
contiene la Funcin C como un argumento, la Funcin
C ser una funcin de tercer nivel.
La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de
la funcin seguido de un parntesis de apertura, los
argumentos de la funcin separados por comas y un
parntesis de cierre. Si la funcin inicia con una
frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre
de la funcin.
Funcin SI (anidada)
Sintaxis:
=SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,
SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,y)))))))
Ejemplo de la Funcin SI
Tenemos una lista de alumnos a los cuales queremos
ponerles un calificativo de acuerdo a su calificacin, la
funcin SI es la opcin adecuada a utilizar.
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Funcin SI con Y
Sintaxis:
=SI(Y(cond_1,cond_2),valor_si_verdadero, valor_si_falso)
Al igual que la funcin SI anterior el valor verdadero se
ejecuta siempre y cuando las dos condiciones sean
verdaderas, en caso contrario, se ejecuta el valor falso.
Ejemplo de Funcin SI con Y
BUSCARV(Valor_buscado,Matriz_de_comparacin,
Indicador_de_columnas,Ordenado)
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera
columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un
valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparacin: Es la tabla de informacin
donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un
rango o un nombre de rango, como por ejemplo
Base_de_datos o Lista.
Sintaxis:
=SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,
cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,
SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,valor falso)))))))
Donde x es el valor verdadero.
Nota: Solo se pueden anidar un mximo de 7 funciones.
Ejemplo de Funcin SI con Y anidada:
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Observaciones:
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado
y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor ms
grande que sea menor o igual a valor_buscado.
FUNCION EXTRAE
EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres
de una cadena de texto, comenzando en la posicin
que especifique y en funcin del nmero de caracteres
que especifique. Su sintaxis es:
EXTRAE(texto,posicin_inicial,nm_de_caracteres)
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres
que desea extraer.
Posicin_inicial es la posicin del primer carcter que
desea extraer de texto. La posicin_inicial del primer
carcter de texto es 1 y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres especifica el nmero de
caracteres que desea que EXTRAE devuelva del
argumento texto.
FUNCION CONCATENAR
Concatena argumentos de texto. Sintaxis
Observaciones
FUNCION ESPACIOS
(Ejemplos)
de
(Ejemplos)
ESPACIOS(texto)
Texto
(Ejemplos)
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Mdulo II
Tablas Dinmicas,
Esquemas, Escenarios
Buscar Objetivos
Objetivo Especifico:
Al finalizar el mdulo el participante:
Disear una lista de datos utilizando tablas dinmicas.
Agrupar totales usando esquemas.
Conocer y aplicar la herramienta Buscar Objetivos.
Crear Tablas de Un Ingreso y Dos Ingresos.
Utilizar la herramienta Administrador de Escenarios para administrar sus listas
de datos.
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INTRODUCCIN
Cuando elabora un informe, frecuentemente necesita
visualizar sus datos de formas distintas. Tal vez tenga
una lista de ventas por persona, y necesita listar las
ventas por regin. O tal vez tenga una simple lista de
personal, y necesita ver los totales por departamento o
seccin. En lugar de crear un informe con subtotales,
puede utilizar una tabla dinmica que agregue los datos
de su lista y muestre nicamente las categoras que se
escojan. Luego, puede decidir para cules categoras
desea mostrar resmenes, y qu funciones utilizar en
los resmenes. En lugar de la lista, puede crear un
informe en el que pueda aadir, suprimir o sustituir
campos fcilmente, sin afectar sus datos originales.
Su lista de personal tiene determinados campos de base
de datos, representados por rtulos a lo largo de la parte
superior de la lista y contiene varios registros. Si desea
informar nicamente de los subtotales, puede utilizar
los subtotales o las rdenes de resumen para crear un
informe resumen. Pero, si lo que desea es crear un
informe que combine todos los datos y que muestre un
conjunto de slo ciertos subconjuntos de los datos,
ser ms fcil utilizar en su lugar una tabla dinmica.
Si utiliza Excel 2003 en un marco de organizacin o
empresa, necesitar compartir la informacin de sus
libros de trabajo con otras personas. Normalmente, la
presentacin de sus datos a otros implica el uso de un
informe. Excel hace que le resulte fcil producir informes
lgicos y claros al proporcionarle formas para que
resuma o consolide sus datos. Los informes raramente
constan de todos los detalles; en vez de ello, los
informes muestran una panormica, una tendencia o
una sinopsis con datos de apoyo en el segundo plano.
En este mdulo, aprender a crear subtotales para
localizar la informacin que requiera cuando la necesite, a
modificar las lneas generales de su hoja para resumir
la informacin que desea, y a consolidar sus datos para
producir un cuadro conciso pero preciso de stos..
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2.2 ESQUEMAS
Dnde desea situar el Informe de la Tabla Dinmica?
Seleccione: Hoja de clculo nueva
Finalizar
Crear un Esquema
Para realizar el esquema de ejemplo deber seguir stos
pasos:
Tener una hoja donde existan frmulas.
Clic en el men Datos > Agrupar y esquema >
Autoesquema
Cuando cre el esquema, Excel esquematiz su hoja
automticamente. Cada seccin y sus productos fueron
agrupados juntos, y cada nombre de producto y su total
fueron agrupados.
SOLVER
Borrar un Esquema
En A3 teclee Prstamo,
en B3 10000
En A4 teclee Inters,
en B4 3%
En A5 teclee Tiempo,
en B5 24
Aceptar, Aceptar
Aceptar
Crear ESCENARIOS
Aceptar
Agregar Escenarios
Cerrar
Modificar escenarios
Clic en el men Herramientas > Escenarios ...
Seleccione el nombre del escenario a modificar.
Pulse el botn Modificar ...
Aceptar
Modifique los valores
Aceptar, Cerrar
Eliminar escenarios
Clic en el men Herramientas > Escenarios ... >
Agregar ...
Nombre del escenario: Teclee un nombre (por
ejemplo el nombre de un vendedor)
Celdas cambiantes: C4..C8 (que son las celdas que
van a recibir los datos)
Aceptar
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Mdulo III
Organizacin y
Proteccin
de Datos.
Objetivos Especificos:
Al finalizar el mdulo el participante:
Utilizar Proteccin de Hoja de clculo, libros de trabajo, Celdas y Archivos para
proteger su informacin.
Crear enlaces de datos entre Hojas de Clculo..
Aplicar las diferentes opciones de Pegado Especial.
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INTRODUCCIN
Enter
Creacin de Enlaces
Actualizacin de Enlaces
Si los datos de su libro de trabajo cambian mientras se
cierra el libro de trabajo dependiente, la informacin de
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Aceptar
Proteger un Libro
Aceptar
Aceptar
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Repetir Contrasea
Aceptar
Desproteger Libro
Teclear Contrasea
Aceptar
Teclear Contrasea
Proteger Archivos
Clic en el men Archivo > Guardar como...
Nombre de archivo (Teclear el nombre)
Clic en Herramientas > Opciones generales ...
Contrasea para abrir: (Teclear la contrasea)
Aceptar
Aceptar
Guardar
Reemplazar si es necesario
Desproteger Archivos
Limpiar contrasea
Aceptar
Aceptar
Repetir contrasea
Guardar
Aceptar
Reemplazar
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Mdulo IV
Validacin de Datos y
Configuracin de Excel
Objetivos Especificos:
Al finalizar el mdulo el participante:
El participante configurara la hoja de clculo para introducir y validar la
informacin que se captura en las bases de datos.
Introducir mensajes de error en sus celdas validadas.
Aplicar formatos personalizados para la introduccin de sus datos en Excel
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INTRODUCCIN
Con la configuracin de Excel 2003 conocer la forma
de manejarlo de una manera optima para la ubicacin
de archivos, el color de la fuente, el movimiento del
cursor, la visualizacin de los datos y frmulas, el
nmero de hojas que desea en cada libro nuevo etc.
Con la opcin de validacin de datos el participante, podr
mejorar la captura de datos y ser ms eficiente, lo que
generar un margen pequeo de error en los mismos.
Aceptar
Quitar Validacin
As, esta columna acaba de ser validada para aceptar
nicamente valores enteros entre 1 y 10, haga la
prueba.
Aceptar
En la ficha Configuracin:
Permitir: Seleccione: Lista
Origen:
Seleccione
las
coordenadas de la lista
Mensaje de entrada:
Coloque un mensaje
Aceptar
Aceptar
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
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Quitar Mensajes
Aceptar
Aceptar
[>=1000][AZUL] $ #,###.00;[<1000][ROJO]
Este formato hace lo siguiente:
Formatea en azul, con $, separador de miles y 2
decimales a todas las cantidades >= 1000 y en Rojo a
todas las cantidades < 1000
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Aceptar
Ubicacin de Archivos
Clic en el men Herramientas > Opciones ...
Elija la ficha General
Ubicacin predeterminada del archivo:
Teclear la ruta de acceso
Aceptar
Nmero de Decimales
Clic en el men Herramientas > Opciones ...
Ficha Modificar. Active la opcin Nmero fijo de
decimales
Posiciones decimales: Teclear # de decimales
Aceptar
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E X C EL 2 0 0 3 B SI CO
CO M E NTA RIO S F IN A L E S
Comentarios
Deseamos que el presente material de apoyo le haya facilitado el aprendizaje de los temas que componen cada
mdulo de este evento y que le sea til para futuras consultas.
Le felicitamos por haber concluido este curso de capacitacin, contine practicando; recuerde que su habilidad
depender del manejo cotidiano de esta paquetera.
Le invitamos a tomar el curso de Excel 2003 Intermedio, en el cual conocer el uso de las Tablas Dinmicas,
Escenarios, Esquemas, Funciones de Bases de Datos, Solver, Buscar Objetivos, etc., dichas herramientas le
ayudarn a realizar mejor sus funciones laborales y personales, con Excel 2003 Avanzado, aprenders a crear y
aplicar las macros de Excel, con esta herramienta podrs automatizar todos tus procesos de una manera eficaz,
atrvete a entrar al mundo maravilloso de la aplicacin de las matemticas en una hoja de clculo.
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E X C EL 2 0 0 3 B S I CO
Bibliografa:
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