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Office Nivel Intermedio
Office Nivel Intermedio
NIVEL INTERMEDIO
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Manual de contenidos:
Revisin
Revis
: 01
: Guillermo Daz
Keys
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NDICE
INTRODUCCIN................................................................................................................................. 3
1.
2.
3.
4.
INTERFAZ ................................................................................................................... 10
MEN .......................................................................................................................... 11
BARRA DE TTULO Y ESTADO ................................................................................. 15
VERSIONES DE DOCUMENTOS .............................................................................. 16
MODO DE PRESENTACIONES ................................................................................. 16
CARACTERES NO IMPRIMIBLES ............................................................................. 20
BUSCAR Y REEMPLAZAR ......................................................................................... 21
NDICE Y TABLA DE CONTENIDOS ......................................................................... 23
PIE DE PGINA .......................................................................................................... 23
TABLAS ................................................................................................................... 27
GRFICOS .............................................................................................................. 29
CORRESPONDENCIA ............................................................................................ 29
IMPORTACIN Y EXPORTACIN ........................................................................ 35
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INTRODUCCIN
El presente documento desarrolla el contenido integro del curso de Office 2007 Nivel
Intermedio dictado en el segundo semestre del ao 2010 por Guillermo Daz Sanhueza.
El manual del curso ha sido desarrollado en Microsoft Word 2007, y exportado a formato PDF.
Las presentaciones han sido desarrolladas en Microsoft PowerPoint 2007 y publicadas, al igual
que
el
contenido
adicional
del
curso,
en
el
sitio
web
personal
del
profesor:
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1. OFFICE 2007
Microsoft Office 2007 integra las slidas funciones de las versiones anteriores a un renovado
diseo de interfaz de mayor usabilidad. Las innovaciones de diseo en Office 2007 pueden ser
un poco inquietantes. En vez de depender de los mens de texto en cascada y delgadas barras
de tareas, la nueva Office distribuye la mayora de las acciones que se pueden tomar en una
banda gruesa o cinta. Colocada donde solan estar las barras de tareas, la cinta muestra
grficamente caractersticas que cambian segn usted va pulsando las pestaas o fichas en la
barra de mens.
Es posible que al principio tenga dificultades para encontrar las nuevas ubicaciones de
opciones familiares (Microsoft ofrece bastante ayuda en lnea), pero la cinta tambin puede
ensearle herramientas y mandos que nunca supo que existan. Adems, tiene una nueva y til
caracterstica llamada vista previa activa: seleccione todo un documento o una porcin del
mismo y mueva su ratn sobre una opcin de formato (un nuevo tipo de letra o fuente, por
ejemplo) y ver cmo cambia el aspecto del documento real. Si le gusta la apariencia, pulse
para aplicar el cambio. Con esta caracterstica es fcil y divertido experimentar con los cambios
de estilo; y es til para hacer que sus documentos luzcan lo mejor posible.
En caso de que extrae tener a mano un juego de mandos usados frecuentemente, la barra de
herramientas de acceso rpido le ofrece un lugar para insertar mandos desde cualquiera de las
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cintas de la aplicacin. El diseo no es perfecto: extrao poder agregar texto de plantilla con un
solo pulso del ratn en uno de los botones de la barra de herramientas AutoTexto que cre.
Las aplicaciones de productividad rivales en algn momento podrn duplicar y trabajar con los
documentos de Office, que ahora estn basados en una especificacin abierta.
Los formatos de Open XML no son compatibles de forma nativa con las versiones anteriores a
2007, sin embargo, Microsoft ha liberado parches de compatibilidad con Office 2007
descargables directamente desde www.microsoft.com. Se supone que los parches o
correcciones parciales alerten a los usuarios sobre la existencia del 2007 Office Compatibility
Pack (http://www.pcwla.com/buscar/07021700), que ocupa 27MB y que los usuarios de Office
XP y 2003 pueden bajar gratis e instalar para abrir, editar y guardar archivos en el nuevo
formato de Open XML.
Word 2007
Microsoft Word es una de las aplicaciones que ms se usa del conjunto de Office, as que los
cambios importantes de interfaz probablemente afectarn a la mayora de los usuarios de
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Office. Cmo percibir usted estos cambios depender del tiempo que pase en el inevitable
perodo de adaptacin. Pero, tarde o temprano, la excelente estructura de Ayuda de Word 2007
junto con su legin de herramientas tiles de formato, colaboracin, y utensilios en lnea
integrados hacen de la aplicacin una mejora bien recibida.
En Word 2007, la cinta de herramientas mejora la productividad una vez que usted deduce
dnde han sido reubicados los diversos mandos de su predecesor. Por ejemplo, Letra capital
radicaba antes en el men de Formato de Word 2003, pero ahora aparece en la barra de
herramientas Insercin de 2007. Para ayudar a los veteranos de Word a encontrar los mandos
itinerantes, Microsoft ha publicado la indispensable Gua interactiva de referencia de mandos
de
Word
2003
Word
2007
(disponible
en
lnea
solamente)
Las otras mejoras de diseo en Office 2007 trabajan perfectamente en Word. Los temas de
Word que establecen los colores, las fuentes (incluso opciones para el texto y los ttulos) y los
efectos (entre ellos las lneas y rellenos) emplean a plenitud la funcin de vista previa activa del
conjunto. Si resalta algn texto en su documento, ver una barra de herramientas de sombras
compuesta por las funciones de formato; desafortunadamente, si selecciona una opcin de
formato aqu, no podr ver una vista previa sobre la marcha.
Microsoft indudablemente dise Office 2007 pensando en Internet y usted tendr que
conectarse en lnea para aprovechar algunas de las caractersticas del conjunto. Si selecciona
Nuevo Documento en blanco del men de botones de Office ver un panel que ofrece un
copioso conjunto de plantillas (facturas, tarjetas de presentacin, volantes y dems), la mayora
de las cuales estn ubicadas en Microsoft Office Online. Si destaca una palabra en su
documento mientras oprime la tecla <Alt>, Word buscar en la Web referencia, definiciones y
ms. Si usa uno de los seis principales servicios de blog (como Blogger), podr recrear,
publicar y actualizar material para publicar en blog directamente desde Word escribiendo su
contrasea y su nombre de cuenta; si usa un mtodo diferente para llegar a su destino, puede
hacer lo mismo despus de introducir un poco ms de informacin (como el formato de la
fuente de contenido del blog y el URL). Si oprime Publicar en el men de botones de Office su
documento ser enviado a un blog, a un sitio de la Web, o a un servidor de documentos.
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Excel 2007
Excel 2007 incluye cambios internos importantes. Durante una dcada, los usuarios de Excel
se han quedado estancados en los mismos lmites para el tamao de las hojas de clculo:
65.536 filas y 256 columnas. Excel 2007 destroza estas barreras al ofrecer 1.048.576 filas y
16.384 columnas, suficiente para permitir a los usuarios procesar datos de una base de datos
relacional gigantesca que un Servidor de SQL podra usar.
Los nuevos lmites no son las nicas modificaciones. Excel ahora acomoda valores de texto
ms largos en las celdas, permite frmulas con ms niveles y puede dividir los clculos entre
los ncleos de una CPU de mltiples ncleos (si estuviera disponible) para realizar clculos
complejos incluso ms rpido. Todas estas mejoras mantendrn felices a los usuarios
exigentes, aunque quizs no harn mucho por el usuario en el hogar tpico que no necesita
tanta potencia.
Los formatos de grficos dieron un salto drstico hacia el futuro. Si usted no es amigo del
diseo grfico, seleccione uno de los estilos predeterminados para conseguir combinaciones
armoniosas de color y efectos como sombras, bordes biselados y formas tridimensionales. Sin
embargo, Excel 2007 no agrega nuevos tipos de grficos.
En Excel 2007, esta funcin es ms simple de usar; en muchos casos usted puede escoger
una opcin predeterminada en la propia cinta. Tambin es ms potente, pues le permite
mezclar todas las reglas de formateo que usted quiera (anteriormente haba un lmite). Pero la
verdadera innovacin en el formateo condicional viene de dos caractersticas nuevas: las
barras de datos y los grupos de conjuntos. Las barras de datos le permiten agregar una barra
sombreada detrs de cada celda que usted identifica (mientras ms grande es el nmero,
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mayor ser la barra). Los grupos de iconos agregan iconos diferentes (cuadros minsculos)
junto a diversos nmeros. Por ejemplo, si usted crea una hoja de clculo con calificaciones
acadmicas, puede decirle a Excel que indique las notas insuficientes con una X roja y las que
aprueban con un marca () verde, as podr distinguirlas de un vistazo. Las opciones se limitan
a los conjuntos de iconos incluido en Excel, pero por suerte son bastantes buenos.
Excel tambin incluye un gran nmero de refinamientos relativamente menores, entre ellos una
mejor funcin de Autocompletar frmula, que trabaja con funciones (herramientas de
procesamiento de cifras en Excel que examinan algunos datos que usted provee y luego
realizan un clculo y proveen el resultado). Autocompletar frmula siempre ha sido capaz de
informarle de los datos que tiene que suministrar para una funcin, pero ahora puede ir ms
all y sugerir los nombres posibles de la funcin y series con nombres en su hoja de trabajo a
medida que usted escribe unas cuantas letras. Esta pequea mejora ahorrar mucho tiempo a
los que usan Excel todos los das.
PowerPoint 2007
PowerPoint 2007 se beneficia enormemente de las caractersticas visuales de la interfaz con
cinta y de las nuevas herramientas de diseo de Office 2007. Todava hay cosas que se
pueden mejorar, pero los nuevos elementos contribuyen a esta mejora, la ms sustanciosa de
PowerPoint en muchos aos.
Los nuevos temas de PowerPoint 2007 mejoran notablemente las plantillas ordinarias de
PowerPoint 2003. Los temas incluyen combinaciones de color predeterminadas que le impiden
crear presentaciones feas; tambin puede modificar los colores y el esquema de un Tema y
luego guardarlo para el futuro. Como los temas y las selecciones de colores tambin estn
disponibles en Word y Excel, usted puede aplicar un aspecto uniforme a travs de sus
documentos de Office 2007.
Otra adicin nueva (y disponible en Word y Excel) es SmartArt, una herramienta de dibujo para
crear grficos que muestran relaciones (por ejemplo, organigramas, pirmides y ciclos). Usted
puede agregar y disear los elementos de SmartArt con slo unos clicks y tendra que hacer un
esfuerzo extraordinario para producir una ilustracin que no luciera mal terminada.
Usted puede aplicar los efectos mejorados de PowerPoint 2007 que incluyen las sombras
propias o paralelas, perspectiva y biseles al texto y los grficos (incluso tablas y SmartArt)
directamente desde la cinta. En casi todos los casos, usted puede obtener una vista preliminar
del cambio propuesto en su presentacin.
PowerPoint 2007 tambin incluye algunas mejoras tiles no relacionadas con el diseo. Las
tablas, que siempre han dado grandes dolores de cabeza, ahora son fciles de disear; y la
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tarea de mover datos entre Excel y PowerPoint, con formatos, por fin tiene la sencillez que
siempre debi tener.
La capacidad para doble monitor tambin es ms avanzada, pues le permite poner en blanco la
pantalla de presentacin si necesita hacer algo en su porttil que no quiere proyectar al
auditorio.
La nueva apariencia de PowerPoint eleva tanto el nivel que los pocos puntos dbiles en la
interfaz se notan claramente. Uno de ellos involucra el nuevo motor de grfica, que produce
grficos mucho ms elegantes que las versiones anteriores pero que usa un selector del tipo
de grfica que oculta sus diapositivas y no ofrece una vista previa activa de los resultados.
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se despliega un men, al
colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegar una lista con los
programas que hay instalados en su computador.
Luego debe buscar el elemento Microsoft Office Word 2007 y hacer clickk sobre l para que
se arranque.
2.1.
INTERFAZ
En la parte superior esta, en color celeste, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del
documento sobre el que se est trabajando.
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Cuando abrimos Word 2007 sin seleccionar ningn documento, por defecto nos abre un
documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el
documento le podemos cambiar el nombre.
2.2.
MEN
La banda de opciones:
Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word 2007. La
banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en
mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando; es decir se
adaptan al uso de cada usuario.
Inicialmente, cuando abrimos Word 2007 aparece un men de pestaas. Al seleccionar cada
pestaa, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos ms utilizados.
Banda de opciones
2.2.1.
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INICIO:
La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar,
adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.
2.2.2.
INSERTAR:
Lo que antes sola llamarse el men Insertar, ahora es una pestaa que contiene grupos
de herramientas de acceso rpido.
2.2.3.
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DISEO DE PGINA:
Tambin se puede acceder a sus opciones presionando Alt + (letra o conjunto de letras).
En la siguiente ventana se muestran las letras que se acompaan para cada opcin.
2.2.4.
REFERENCIAS:
Nos permitir incorporar citas y contenidos bibliogrficos, as como tambin, notas y tablas
de contenidos (ndices).
2.2.5.
CORRESPONDENCIA:
2.2.6.
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REVISAR:
2.2.7.
VISTA:
Esta pestaa nos da las opciones para elegir cmo queremos ver el rea de trabajo. Ya
que Word permite guardar el documento como pgina Web, una de las vistas permite
apreciar cmo quedara como tal, tambin permite ver las estructuras de un documento
cuando los ttulos y subttulos son indicados. La cinta para la pestaa de Vista es la
siguiente:
2.2.8.
GUARDAR
Esta opcin permite al usuario guardar en la memoria del computador el archivo que hemos
trabajado. En la barra de acceso rpido ubica el icono
Guardar como, Word mostrar un cuadro de dialogo para cambiar el nombre del
archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.
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2.3.
2.3.1.
LA BARRA DE TTULO
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando crea un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta
que sea guardado.
2.3.2.
LA BARRA DE ESTADO:
Nos muestra la pgina en que nos encontramos. Tambin el idioma y los botones de
visualizacin del documento, de igual forma una barra de desplazamiento que permite
aplicar Zoom a la pgina, para verla ms cerca o lejos.
2.3.3.
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LA BARRA DE DESPLAZAMIENTO:
2.4.
VERSIONES DE DOCUMENTOS
Al igual que en las otras aplicaciones de Office, es fundamental identificar todas las versiones
de Word que existe (.doc, .docx, etc.)
2.5.
MODO DE PRESENTACIONES
Configurar Pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de
papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y
mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.
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Al hacer click sobre el botn Mrgenes, aparecen los mrgenes predeterminados que se
pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el
documento que est realizando, entonces se puede personalizar haciendo click en la opcin
Mrgenes Personalizados.
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En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm.
deseados en cada campo.
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Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones:
Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de
estas opciones la vista previa le mostrar claramente en qu consisten.
En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea
bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de
la pgina.
Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en
los nuevos documentos que creemos.
En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta,
etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de
una.
Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se
repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el
autor, etc. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo
y en ese cuadro de dilogo rellenaremos los campos correspondientes:
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NIVEL INTERMEDIO
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Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y
la primera lnea del encabezado.
Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el
borde inferior de la pgina.
observar
como
en
las
Tambin
Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen
superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que
identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer click y
arrastrar hasta la nueva posicin del margen.
Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen
izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.
2.6.
CARACTERES NO IMPRIMIBLES
Los caracteres no imprimibles son marcas especiales que se observan en pantalla, pero no se
imprimen. Simbolizan formatos o parmetros como fines de prrafo, tabulaciones, espacios en
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blanco y otros. En la tarea de dar formato a los escritos, resultan importantes las tabulaciones.
Una herencia til de las viejas mquinas de escribir mecnicas.
Observe que, por defecto, cada vez que se pulsa la tecla de tabulacin, Word genera un salto
de 1,27 cm. Tenga claro que las tabulaciones son un formato de prrafo; por lo tanto, cada uno
de ellos puede contar con sus propios saltos, lo que obliga a seleccionarlos cuidadosamente
antes de modificarlos.
2.7.
BUSCAR Y REEMPLAZAR
La funcin buscar permite buscar en todo el documento, hacia delante o hacia atrs. Podemos
hacer que la bsqueda diferencie o no entre maysculas y minsculas o especificar que
busque texto que contenga una palabra en particular o que busque exactamente la palabra
completa.
Para ver qu smbolos se pueden usar como comodn, activar esa casilla y hacer clic en el
botn Especial. Por ejemplo, el comodn ? sustituye a cualquier carcter; el comodn * sustituye
a cualquier conjunto de caracteres, etc.
Con el botn Especial, podemos buscar, por ejemplo, marcas de prrafo, de tabulacin, etc. es
til para bsquedas avanzadas
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Reemplazar: De forma similar se comporta la pestaa de Reemplazar. Salvo que hay que
especificar la palabra que va a reemplazar la palabra buscada.
2.8.
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Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra. El
ndice est ordenado alfabticamente. Word llama a ndice lo que normalmente se le conoce
como ndice alfabtico. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos
importantes de manera rpida y sencilla. Ejemplo:
Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos
pasos:
Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que
aparezcan en la tabla de contenidos.
Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Existen diversos mtodos para crear una tabla de contenidos, la ms habitual es asociar con el
formato correspondiente a cada ttulo o subttulo, de esta forma al crear la TDC Word
identificar automticamente la estructura.
2.9.
PIE DE PGINA
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El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele
contener los nmeros de pgina.
Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos click en alguno de los dos botones
(Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar.
Observe como ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha
situado dentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de
pgina, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles
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Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la
primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado
o pie con el nmero de la pgina.
Nmero de pgina:
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero
este nmero de pgina no aparece en el documento
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Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que
elijamos el que ms nos guste.
Tambin podemos insertar el nmero de pgina editando el encabezado o pie (segn dnde
queremos colocar el nmero de pgina) y seleccionar la opcin Nmero de pgina de la
pestaa Diseo:
Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicacin y formato del nmero de
pgina.
2.10.
TABLAS
Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden
realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor
medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan
la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea
sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet.
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla
se puede insertar texto, nmeros o grficos.
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Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas estn en la pestaa Insertar,
seleccionar dentro de una cuadrcula las filas o columnas, definirla usando nmeros para
especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujndola con el ratn, segn el tipo de
tabla ser ms til un mtodo u otro.
Para insertar una tabla debemos hacer click en la
pestaa Insertar y seleccionar el botn Tabla, all se
muestra una ventana con las tres opciones.
Cuando se crea una tabla, Word 2007 permite aplicarle directamente un estilo con un slo click
para ello debe seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaa Diseo, all podr
seleccionar uno entre un amplio listado en la seccin Estilos de tabla.
Mediante esta opcin podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por
ejemplo, Tabla con cuadrcula que es el que est marcado con un cuadro naranja en la imagen.
Word aplicar las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla.
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El programa tambin te permite dibujar, y por lo tanto aadir, nuevos bordes a la tabla. De esta
forma podr tomar un aspecto mucho ms parecido a lo que tengamos en mente.
Para ello hacer un click en la pestaa Diseo selecciona el icono del lpiz que est
a la izquierda, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer click y arrastrar el cursor
para dibujar el rectngulo con el tamao total de la tabla. A continuacin dibujar las
filas y columnas, como si lo hiciramos con un lpiz
Este mtodo es ms flexible a la hora de disear tablas irregulares, como la que se muestra en
la imagen.
2.11.
GRFICOS
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc.
WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas
opciones.
SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
Grficos. Representacin de datos en forma grfica.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,
copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas
que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las
imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.
2.12.
CORRESPONDENCIA
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los
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que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn
almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la
generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.
Conceptos previos:
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla
de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de
Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por
campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a
un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada
uno de los datos de ese cliente.
Ejemplo:
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya
contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin
de correspondencia, all haz clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.
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nos
va
preguntando
nosotros
le
una
explicacin
de
la
opcin
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En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una
lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.),
podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic
en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin
Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que
veremos ms adelante.
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En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba
escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en
la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos
clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del
asistente. En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos
del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que
nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Guillermo A. Daz Sanhueza
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Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto
fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar
cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro
actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin
combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de
tareas
2.13.
IMPORTACIN Y EXPORTACIN
Dado el auge que ha experimentando Internet es comprensible que Word incorpore un editor
de pginas Web. Por supuesto no se puede comparar con FrontPage, la herramienta
especfica de Microsoft en este campo, o con otros programas como Dreamweaver de Adobe,
pero es muy til para empezar a realizar nuestras primeras pginas Web. Sobre todo dada la
posibilidad de convertir directamente nuestro documento Word en una pgina Web.
En cuanto a las caractersticas de Word respecto de la edicin de pginas Web cabe resaltar
que el lenguaje de construccin de las pginas web, el HTML, ha sido integrado
completamente dentro de Word2007. Para nosotros, trabajar en una pgina Web desde Word
ser completamente transparente, y lo haremos como con cualquier documento, sin
preocuparnos por el HTML.
Si queremos crear una nueva pgina, lo haremos como un documento normal, y ya nos
preocuparemos a la hora de guardarlo de hacerlo como una pgina Web, como podemos ver
en la imagen.
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VALIDACIN DE DATOS
Otra caracterstica de esta herramienta, es que nos permite entregar distintos mensajes de
alerta para informar al usuario que los datos ingresados no corresponden.
Uno de los problemas ms recurrentes en los informes de Excel, es que los usuarios no
ingresan la informacin de forma correcta, las listas han sido creadas para que los usuarios
solo puedan ingresar la informacin permitida por el creador del libro, o en su defecto, slo
tengan la posibilidad de escoger opciones desde un men desplegable.
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Luego de crear las listas podemos crear formularios o celdas con opciones desplegables. Para
esto debemos posicionarnos en una celda y acceder la opcin validacin de datos, ubicada
en el men Datos.
De esta forma la celda selecciona presentar una lista desplegable de opciones para
que el usuario pueda escoger slo valores de la lista permitida.
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3.2.
FUNCIONES DE BSQUEDA
Excel 2007, al igual que sus versiones anteriores, incorpora excelentes funciones de bsqueda
para encontrar la informacin que necesitamos, para aprender a ocupar estas funciones
utilizaremos una planilla de ejemplo. Para crear esta hoja de clculo, escriba los datos
siguientes en una hoja de clculo de Excel en blanco.
Buscar valor
Diego
Mara
501
28
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Antonio 201
19
Mara
101
22
Arturo
301
29
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Escribir el valor que desea buscar en la celda E2. Puede escribir la frmula en cualquier celda
en blanco de la misma hoja de clculo. A continuacin se presenta una definicin de trminos
para comprender la actividad:
Trmino
Definicin
Ejemplo
Matriz_buscar_en
A2:C5
Valor_buscado
columna de Matriz_buscar_en.
Matriz_buscada
o
bien
Vector_de_comparacin
E2
A2:A5
para
el
que
se
debe
devolver
el
valor de
coincidente.
Matriz_resultado
o
Vector_resultado
Matriz_buscar_en)
tener
el
mismo
tamao
que C2:C5
Matriz_buscada o Vector_de_comparacin.
Un valor lgico (TRUE o FALSE). Si es TRUE o
Ordenado
se
omite,
se
devuelve
una
coincidencia
celdaSuperior
"5"
como
argumento
FALSE
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la
derecha
de
la
referencia.
Funciones:
BUSCAR()
La funcin BUSCAR busca un valor en una nica fila o columna y lo hace coincidir con un
valor situado en la misma posicin en una fila o columna diferente.
BUSCARV()
La funcin BUSCARV o Buscar verticalmente se utiliza cuando los datos se muestran en
columnas. Esta funcin busca un valor en la columna situada ms a la izquierda y lo hace
coincidir con datos de una columna especificada en la misma fila. Puede utilizar BUSCARV
para buscar datos en una tabla, tanto si est ordenada como si no. En el ejemplo siguiente
se utiliza una tabla con datos no ordenados.
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3.3.
Excel cuenta con 329 frmulas, organizadas en 10 categoras (fecha, financieras, estadsticas,
lgicas, etc.), a continuacin se presentan las ms utilizadas, y sus sintaxis respectivas.
Funcin SI:
Descripcin: La funcin SI, nos permitir mediante una prueba lgica, realizar una
comparacin, si el resultado de esta comparacin es verdadero, nos entregar un resultado, y
si el resultado es falso, nos entregar otro resultado.
Sintaxis
Descripcin de la sintaxis:
Prueba lgica: Comparacin o prueba condicional, cuyo resultado puede ser
verdadero o falso.
Resultado si verdadero: Resultado que se mostrar si el resultado de la prueba lgica
es verdadero.
Resultado si falso: Resultado que se mostrar si el resultado de la prueba lgica es
falso.
Ejemplos: A continuacin se presentan mltiples ejemplos de la funcin SI, cabe destacar que
los colores servirn para guiar al lector
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De este modo, y segn los valores ingresados en las celdas A1 y A2, si la prueba
lgica es verdadera realizar la multiplicacin de B2*10, en el caso que A2 sea mayor
que A1, mostrar la palabra falso.
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Ejemplo 7: A partir del ejemplo 6, podemos desprender entonces que podemos anidar
frmulas en reiteradas ocasiones, como se muestra a continuacin:
Funcin Y:
lgica n)
Funcin O:
lgica n)
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Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna.
Criterios: Condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro
Tipos de filtros
Autofiltro: Incluye filtrar por seleccin, para criterios simples.
Filtro avanzado: Permite establecer criterios complejos.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir
el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizar, ni ordenar la informacin.
Para poder filtrar la informacin debemos tener una tabla de datos, con los ttulos definidos,
luego seleccionamos la opcin Filtro, ubicada en el men Datos.
Automticamente, aparecer un tringulo invertido al lado de cada ttulo, utilizando este botn
podremos ordenar y filtrar la informacin que deseemos relacionada a cada columna en
particular.
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Podemos utilizar los filtros predefinidos o crear nuestros propios filtros, para ello debemos
seleccionar la opcin de filtro personalizado, dentro del men de cada filtro creado, cmo se
presenta en la imagen a continuacin:
El filtro personalizado nos presentar una serie de opciones que podemos combinar mediante
Y/O.
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Filtros avanzados:
Los filtros avanzados nos permiten obtener informacin asociando criterios no relacionados,
por ejemplo, distintas notas en distintas asignaturas, esta informacin sera imposible obtenerla
desde los autofiltros debido a que la informacin que rescataremos tiene que cumplir mas de
una condicin para ms de un caso en particular.
Para utilizar los filtros avanzados es necesario tener una base de datos con informacin ttulos
claros, como se puede apreciar en la siguiente imagen a partir de la fila 7 hacia abajo:
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Luego debemos copiar los ttulos que sern utilizados como criterio en otro lugar del libro
(como se puede apreciar en la imagen es la matriz A1:D5), e incorporar los criterios que se
deben cumplir (cada fila de esta matriz es un criterio).
3.5.
SUBTOTALES E INFORMES
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Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan
mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal Excel calcula los subtotales con una
funcin de resumen, como por ejemplo: Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una
lista con ms de un tipo de clculo a la vez.
Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de
las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total
general mostrar el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los
valores de las filas de subtotales.
Se debe considerar que Excel actualizar automticamente los subtotales y el total general
cuando se modifiquen los datos de detalle.
Subtotales Anidados
Puede insertar subtotales de grupos ms pequeos en los grupos de subtotales existentes. En
el ejemplo a continuacin, los subtotales de cada deporte estn en una lista que ya tiene
subtotales para cada regin.
Informes de resumen
Al agregar subtotales a una lista, sta aparecer esquematizada para que pueda ver su
estructura.
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Puede crear un informe de resumen haciendo click en los smbolos de esquema (1,2,3, + y -), y
para ocultar los detalles y mostrar solamente los totales.
Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato:
cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni
columnas en blanco en el rango.
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Las opciones existentes como funciones a definir y sus nmeros respectivos para modificar el
contenido de la sintaxis de la funcin subtotales se presentan a continuacin:
3.6.
TABLAS DINMICAS
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Se abrir automticamente el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el rango de datos
deseado:
La hoja muestra un nuevo cuadro de dilogo de tabla dinmica denominado Lista de campos
de tabla dinmica
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aparecen
los
campos
de
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Los campos que situemos en el rea Rtulos de columna aparecern en horizontal a lo largo
de la tabla y los que situemos en el rea Rtulos de fila en vertical. Los Valores se establecen
para situar los clculos totales de datos.
Podemos observar como dependiendo del tipo de datos que contenga el campo, ste se coloca
automticamente en el rea correspondiente.
En este caso como el campo nombre contiene texto, al hacer clic en la casilla de verificacin se
ubica directamente bajo los Rtulos de fila. Los otros dos campos al contener datos numricos
se ubican en el rea Valores. Podemos modificar la ubicacin de los datos haciendo click y
arrastrando al rea que deseemos.
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Luego de crear la tabla dinmica podemos modificar las funciones matemticas escogidas, as
como tambin agregar filtros o nuevos datos para generar informes y anlisis.
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PATRONES Y TABLAS
Si desea que la presentacin contenga dos o ms estilos o temas diferentes (por ejemplo,
fondos, colores, fuentes y efectos), debe insertar un patrn de diapositivas para cada tema
diferente.
Cuando active la vista Patrn de diapositivas, ver que cada patrn de diapositivas tiene
asociados varios diseos predeterminados. Lo ms probable es que no se usen todos los
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diseos provistos. El usuario elegir de entre los diseos disponibles aquellos diseos que
sean ms adecuados para presentar la informacin.
Puede crear una presentacin que contenga uno o ms patrones de diapositivas, guardarla
como archivo de plantilla de PowerPoint (.potx o .pot) y despus usarla para crear otras
presentaciones. Este archivo incluye todo lo que contiene un patrn de diapositivas, adems de
otros elementos.
4.2.
Puede dar formato de manera fcil y rpida a un documento entero para proporcionarle un
aspecto profesional y moderno aplicando un tema del documento. Un tema del documento es
un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de colores, un conjunto de temas
de fuentes (incluyendo fuentes para encabezados y texto principal) y un tema de efectos
(incluidos efectos de lneas y relleno).
Los programas como Microsoft Office Word, Excel y PowerPoint proporcionan varios temas del
documento predefinidos, aunque tambin se puede crear temas propios personalizando un
tema del documento existente y guardndolo despus como un tema del documento
personalizado. Los temas del documento se comparten entre los programas de Office para que
todos los documentos de Office puedan tener el mismo aspecto uniforme.
Usted puede cambiar el tema del documento que se aplica de manera predeterminada en los
programas de Office como Word, Excel y PowerPoint seleccionando otro tema del documento
predefinido, o bien uno personalizado. Los temas del documento que aplique afectarn de
forma inmediata a los estilos que puede utilizar en el documento.
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En Word o en Excel:
Temas.
En PowerPoint:
disponibles.
Para aplicar un tema del documento predefinido, haga click en el tema del documento que
desea utilizar en Integrado.
Para aplicar un tema del documento personalizado, haga click en el tema del documento que
desea utilizar en Personalizado.
Si uno de los tema del documento que desea utilizar no aparece en la lista, haga click en
Buscar temas para buscarlo en su equipo o en una ubicacin de red. Para buscar otros temas
del documento en Office Online, haga click en Buscar en Office Online.
4.3.
GRFICOS Y SMARTART
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Puede crear un grfico SmartArt en Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint
2007, Microsoft Office Word 2007 o en un mensaje de correo electrnico en Microsoft Office
Outlook 2007. Aunque los grficos SmartArt no se pueden crear en otros programas de Versin
de Office 2007, puede copiarlos y pegarlos como imgenes en dichos programas.
Debido a que las prestaciones de Office PowerPoint 2007 suelen contener diapositivas con
listas con vietas, puede convertir el texto de la diapositiva en un grfico SmartArt de forma
rpida. Adems, puede agregar animacin al grfico SmartArt en las presentaciones de Office
PowerPoint 2007.
Al crear un grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo, que puede ser: Proceso,
Jerarqua, Ciclo o Relacin. Un tipo es similar a una categora de grfico SmartArt y cada tipo
contiene varios diseos diferentes. Una vez elegido el diseo resulta fcil cambiar el diseo del
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grfico SmartArt. Gran parte del texto, as como otro contenido, los colores, los estilos, los
efectos y el formato de texto se transfieren automticamente al nuevo diseo.
Una vez seleccionado un diseo aparece un texto de marcador de posicin (por ejemplo,
[Texto]) para que pueda ver el aspecto del grfico SmartArt. El texto de marcador de posicin
no est impreso ni se muestra durante una presentacin con diapositivas. Sin embargo, las
formas siempre se muestran y se imprimen a menos que las elimine. Puede sustituir el texto de
marcador de posicin por su propio contenido.
Tambin puede agregar y quitar formas en el grfico SmartArt para ajustar la estructura del
diseo. Por ejemplo, aunque el diseo Proceso bsico aparezca con tres formas, puede ser
que su proceso slo necesite dos formas o que necesite cinco. A medida que agrega o quita
formas, y modifica el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que contienen se
actualiza automticamente y se mantiene el diseo y el borde originales del diseo de grfico
SmartArt.
En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, haga click en el tipo y en el diseo que
desea. Escriba el texto mediante uno de estos procedimientos:
Haga click en una forma del grfico SmartArt y, a continuacin, escriba el texto.
Guillermo A. Daz Sanhueza
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Para cambiar los colores de todo un grfico SmartArt puede aplicar variaciones de color
derivadas del tema de las formas del diseo del grfico SmartArt. Haga click en el grfico
SmartArt en Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseo, en el grupo Estilos SmartArt,
haga click en Cambiar colores.
Para aplicar un estilo SmartArt a todo un grfico SmartArt, haga click en el grfico SmartAr en
Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseo, en el grupo Estilos SmartArt, haga click en el
estilo de grfico SmartArt que desee.
4.4.
A continuacin veremos los pasos que hay que seguir para crear una presentacin. En este
ejemplo crearemos un archivo con fotos, textos y efectos de transicin. El desarrollo puede
aplicarse perfectamente para realizar trabajos para el mbito laboral, hogareo o tambin en el
campo de la enseanza.
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En este caso, para incorporar varios archivos de imagen, optaremos por utilizar lbumes de
fotografas. Hacemos click en esta opcin y luego en el desplegable elegimos Nuevo lbum
de fotografas....
Con el botn vistas, podemos hacer que las imgenes se vean a mayor o menor tamao en la
vista de seleccin. Esto nos ayudar a elegir sin tener que utilizar otra aplicacin para previsualizar las imgenes. Al finalizar damos click en el botn Insertar.
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En la siguiente ventana podremos ajustar brillo, contraste o rotar las imgenes. Adems
podremos elegir el orden, el diseo (cuntas imgenes y si llevan ttulo) y el formato del marco.
Para este ejemplo, elegimos 1 imagen con ttulo en el recuadro Diseo de la imagen. Debajo
especificamos Rectngulo redondeado. Luego hacemos click en el botn Crear.
Ahora tenemos el lbum creado, con su portada y una imagen con su respectivo ttulo en cada
fotograma. A continuacin, podemos personalizar los textos de cada una de las diapositivas.
Este es el momento de definir el aspecto visual que tendr la presentacin. Para esto, vamos a
Diseo y elegimos un Tema.
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Una vez armada la presentacin, podemos revisar los fotogramas para verificar que est todo
correcto. En el caso de encontrar que algn texto est solapado con las imgenes, se puede
mover o modificar, para ajustarlo.
Ingresando a la solapa Presentacin con diapositivas podremos visualizar el resultado de
nuestro trabajo, con el botn Desde el principio.
Una vez que realizamos las correcciones, vamos al Botn de Office (en la esquina superior
izquierda de la pantalla), y en Guardar como elegimos si lo guardamos en el formato de la
nueva versin de PowerPoint o compatible con versiones anteriores. Adems contamos con la
posibilidad de elegir PDF, XPS u otros formatos.
En el caso de tener que crear una presentacin que incluya una gran cantidad de texto y pocas
imgenes, puede ser recomendable armar los fotogramas primero incluyendo el texto, y luego
agregar las imgenes, en la ubicacin elegida.