Informe de relevamiento

La empresa se dedica a la encuadernación de libros y revistas, tanto

en bajos como en altos tirajes, el material llega impreso y la empresa
se debe encargar, luego de un proceso de elaboración, de entregarlo
en forma de libro o revista.
En general en este mercado, los trabajos son realmente urgentes, con
lo cual es necesario trabajar las 24 horas.

Además de estos, la empresa cuenta con 9 empleados más que se van

a rotar porque hay doble turno.

La empresa cuenta con diversos tipos de máquinas para la realización

de las tareas mostradas en el gráfico:

• 3 Dobladoras
• 1 Encuadernadora de libros
• 2 Encuadernadoras de revistas
• 1 Guillotina lineal (para preparar los trabajos para doblar, los
corta)

Procedimientos

Cuando un cliente realiza un pedido, éste es tomado por la secretaria

que se encargará de informarle el presupuesto y hacer las órdenes de
trabajos.
El trabajo queda registrado en un sistema interno de la empresa. El
que se va a encargar del seguimiento es uno de los encargados (de
acuerdo a si el trabajo es de libros o revistas) que será el responsable
de que el trabajo sea entregado en tiempo y forma, va a tratar con los
empleados periódicamente para cada trabajo y va a revisar las
máquinas para que estén bien mantenidas, además va a interactuar
con el cliente por cualquier problema. Control de calidad va a verificar
si los trabajos salen en condiciones (si pasan el proceso de doblado y
luego de encuadernado correctamente).
Cuando el trabajo va a ser entregado, los clientes lo van a buscar con
camiones y, luego de firmar el remito en el caso de que el cliente sea
de confianza se lo pueden llevar y cobrar otro día (cuando reciban las
ganancias de ese trabajo) que en este caso la empresa contrata una
moto externa que se encarga de facturar el trabajo y de darle el
recibo. En el caso de que el cliente no sea de confianza se lo llevan en
ese momento, pero el trabajo debe ser abonado al contado, la
encargada de facturar el trabajo es la secretaria, que también se va a
encargar de reclamar las cobranzas por cualquier inconveniente.
El dueño se encarga de visitar a los clientes y toma decisiones para el
manejo económico y estratégico de la empresa.

Compras

La empresa cuenta con proveedores de:

• Alambres (Para las revistas)
• Cola (Para los libros)
• Servicios técnicos y mecánicos (Para las máquinas)
• Cajas (Para la entrega)

Ventas

El 90% de los clientes son imprentas o graficas y los 10% restantes

son intermediarios que mandan a imprimir y a encuadernar por
cuenta propia.

Cobranzas

Las formas de cobranza con las que se maneja la empresa son

cheques y efectivo.
Al entregar un trabajo, se hace un remito para comprobar la entrega
de la mercadería una vez recibida por el receptor, por la característica
del trabajo que realiza esta empresa, se emiten muchos remitos para
un mismo trabajo, una vez terminado el trabajo, se hace la suma total
de todos los remitos y se procede a facturar, una vez recibido el
efectivo o el cheque, la empresa emite un recibo.

IVA

La empresa es responsable inscripta ante el IVA, por lo tanto emite

factura A a los responsables inscriptos y factura B al resto.
Al ser responsable inscripta, cuenta con libros de IVA ventas y de IVA
compras, y con eso a fin de mes, se hace la liquidación de IVA y se
paga la diferencia.
Los libros están exentos de IVA, son una extensión impositiva.
 Liquidación

La empresa cuenta con un reloj fichador que se encarga de contar las

horas de trabajo de cada empleado, cada empleado tiene su tarjeta y
la pasa por este reloj fichador cada vez que entra, interrumpe o
termina su jornada laboral.
Gracias a este reloj, a la finalización de la quincena, el dueño puede
ver en una planilla las horas trabajadas por cada empleado. Luego, el
dueño le entrega todas las planillas al estudio contable que se
encarga de calcular los sueldos de cada empleado.

Partiendo de ese sueldo ya calculado (que está en el recibo) el dueño

de la empresa paga:

• Horas extras al 50%

• Horas extras al 100%
• Hora nocturna (20%)
• Premios

También, en algunos casos, algunos empleados piden vales

(adelantos) entonces se deben tener en cuenta todas estas cosas
para calcular el valor real que se les está pagando a cada empleado.

El horario diurno normal es:

• De lunes a jueves de 8:00 hs a 13:00 hs y de 14:00 hs a 18:00

hs
• Los viernes de 8:00 hs a 13:00 hs y de 14:00 hs a 17:00 hs.

El horario nocturno normal es:

• De lunes a jueves de 20:00 hs a 22:00 hs y de 23:00 hs a 6:00

hs
• Los viernes de 20:00 hs a 22:00 hs y de 23:00 hs a 5:00 hs

Horas extras

Hora extra es todo lo que está fuera de los horarios anteriormente

descriptos y se pagan al 50%.
Se pagan al 100% los sábados después de las 13 y los domingos y
feriados.
La hora nocturna se paga 20% más y si es extra sería el 50% o el
100% más el 20%.
Los premios los decide el dueño y pueden ser de cualquier
porcentaje, sería “una recompensa” por algún hecho importante
durante la quincena.

Categorías

Cada empleado según que puesto ocupa tiene una categoría, a cada
categoría le corresponde un valor hora.
Pero hay 2 tipos de categorías: La categoría real y la categoría recibo,
a la hora de pagar, se factura con la categoría recibo (que es menor a
la categoría real) y la diferencia, que es pagada en efectivo, es
llamada adicional.

Cuestiones generales

Cada empleado tiene una caja de ahorro con un número de cuenta, lo

que dice el recibo, se deposita en el banco, el resto (que incluye el
vale) como dije antes, es pagado en efectivo.

El dueño de la empresa hasta ahora se organizó con un Excel, que

según él, era útil, pero no lo suficientemente eficiente como para
sacar algunas estadísticas necesarias tales como quién fue el
empleado que ganó más en este año o quién fue el empleado que
pidió mas vales en el mes.

Productividad por máquina y empleado

Antes que nada, vamos a darle una definición a productividad, esta

puede definirse como la relación entre la cantidad de bienes y
servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados.
En una entrevista con el dueño de la empresa, me comentó que
quería administrar mejor los presupuestos que se les daba a los
clientes en función de la cantidad de horas que demoraba cada
trabajo y cuanto trabajó cada empleado en dicho trabajo, es decir
cuanto le costó realmente ese trabajo para poder tomar decisiones
como por ej: hasta donde puede bajar el presupuesto y cuanta
ganancia adquiere en cada trabajo.

El encargado tiene una planilla de todas las tareas que hay que
realizar por máquina en cada día, los nombres de las máquinas que
aparecen en la planilla son:

• Dobladoras: Mbo, mbo grande, multi

• Encuadernadoras de broche: 221, 335
• Encuadernadores de binder: Binder

Para cada trabajo en particular, los empleados escriben quien es el

personal involucrado en el trabajo, la hora de inicio, la hora de fin, la
cantidad producida y detalles de cada trabajo, que luego será revisado
por el encargado.

Esta planilla contiene originalmente:

• Un número de orden único.

• La cantidad que se tiene que hacer.
• De que está compuesto el trabajo, es decir, la descripción de lo
que hay que hacer (La cantidad de pliegos).
• El nombre del trabajo.
• El nombre del cliente
• La fecha

El dueño quiere sacar estadísticas como cuanto trabajó un empleado

en un día o la cantidad que produjo una máquina.