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Master en Ciencias de la Educación de la Universidad Pedagógica E.J. Varona Universidad de
La Habana 1998. Especialización en Ciencias Sociales, Universidad de La Habana-1982.
Licenciada en Historia y Ciencias Sociales 1980. Con mas de 25 años de experiencia en
enseñanza pre y posgraduada, trabaja en el Instituto de Información Científica y Tecnológica
(IDICT) desde 1998 como especialista encargada de la Superación Profesional del Sistema
Nacional de Información, profesora del Diplomado de Gestión de Información, Modulo de
Gestión del Conocimiento.
Ha Participado en eventos nacionales e internacionales.
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RESUMEN
INTRODUCCION
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El emprendizaje1 a un mundo nuevo global y competitivo es actualmente un reto
estratégico al que se enfrentan las organizaciones donde el Conocimiento, la
innovación y la aplicación de las nuevas ideas será la única ventaja competitiva
sostenible. De esta manera, la principal tarea de las organizaciones será la de
maximizar los flujos de información, conocimiento e inteligencia.
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información o sociedad informacional, indica el atributo de una forma específica de
organización social en la que la generación, el procesamiento y la transmisión de la
información se convierten en fuentes fundamentales de la productividad y el poder,
debido a las nuevas condiciones tecnológicas.
La sociedad cubana sensibilizada ante estos retos, se afana en crear las bases para
la introducción de la Gestión de la Información y el Conocimiento a escala
nacional, creando un conjunto de factores que pueden propiciarlo:
Cada uno de estos factores inciden de modo diferente sobre las organizaciones
pero todos conllevan practicas positivas a corto plazo para el logro de este
propósito.
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El sistema de ciencia e innovación tecnológica en sentido general se propone
alcanzar una mayor relación efectiva de las tecnologías y los procesos de
innovación con los cambios actuales y buscar nuevos paradigmas que motive la
utilización en mayor grado de las capacidades y potencialidades de las personas.
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para emprender procesos de transformaciones continuas orientadas todas al
desarrollo.
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Es el servicio prestado por una persona o grupo de personas independientes y calificadas para la identificación e
investigación de problemas que recomiendan, respecto a la política, organización, procedimientos y métodos la
acción adecuada y pueden proporcionar ayuda en la puesta en práctica de estas recomendaciones. Milan Kurb
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decisiones estratégicas, lo que nos obligó a diseñar un servicio que se denominó
“Consultorías de tipo A” y “Consultorías Especializadas o de tipo B “.
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Identificación de los recursos de información de la organización y conocer los
necesarios y al diseño de sistemas de gestión de información.
Las experiencias que hemos tenido en este tipo de consultorías nos han permitido:
Confeccionar el Sistema de Gestión de Información soportado en una Intranet
Corporativa con sistemas de bases de datos propias y vínculos a otras bases de
datos, a portales y otros sitios web de interés. Así como la creación de condiciones
para que la Empresa pueda acometer trabajos de inteligencia (subcontratados
preferiblemente) que permitan un mayor y mejor reposicionamiento en el mercado,
el diseño del flujo actual y propuesta de nuevo flujo.
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"La información está compuesta de datos y hechos organizados, el conocimiento
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Lefrere, Paul y Jones, Geoff:, "Knowledge Management: a Strategic Agenda", Long Range Planning, Vol. 30, No.
3, pp. 385 a 391, 1997, Elsevier Science Ltd.
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Los Sistemas de Gestión de Información penetran los tres componentes del Capital
Intelectual (el capital relacional, el estructural y el humano) convirtiéndose en
vehículos para facilitar su desempeño, si los gerentes y usuarios del SGI piensan y
actúan bajo la influencia de una cultura organizacional y el pensamiento
estratégico.
Toda estrategia es una hipótesis conformada por una serie de objetivos que se
relacionan entre sí, a través de una secuencia de causa y efecto. El pensamiento
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estratégico desde la perspectiva de un SGI articula al menos cuatro elementos de la
alta gerencia:
1 Una visión estratégica sobre la importancia, necesidad, contribución y
factibilidad de un SGI en la organización que no sólo tributa a la toma de
decisiones, sino que se integra en la estrategia de negocios y desde allí se proyecta
a revelar el futuro de la organización a partir de mejorar los procesos internos, el
aprendizaje y el conocimiento organizacional,
2 La convicción de que un SGI es imprescindible para el mejoramiento de
la dimensión de servicios de la organización,
3 La voluntad para patrocinar y participar del desarrollo de un SGI en la
organización,
4 La decisión política de asignar recursos financieros y talentos
profesionales en el proceso de desarrollo del SGI.
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proceso fundamental de la gestión, en el que la información es un recurso crucial y
critico, concebida como un bien económico y un recurso productivo.
La correcta elección del camino más adecuado en cada situación específica, exige
obviamente información relevante, captada tanto del entorno interno como del
entorno exterior a la organización y en todos los casos el éxito depende de la
correcta medición de la actuación empresarial, que revele si la estrategia adoptada
produce los resultados previstos y deseados, si permite una correcta adaptación al
entorno, o bien, por el contrario, dicha medición señala la necesidad de efectuar
cambios en los objetivos y en las propias estrategias, ya sea para aprovechar
nuevas oportunidades de explotación, o bien con el fin de perfeccionar o incluso
rediseñar algunos de los procesos de la organización, con miras a asegurar la
mejora continua en la búsqueda de la excelencia que exige el liderazgo,
compromiso y el mantenimiento del nivel de competitividad alcanzado.
Para lograr excelencia en los resultados hay que integrar diferentes áreas de la
empresa a partir de su planificación, lo que representa un vuelco en el concepto
tradicional de gerencia, al asumir ahora una posición de autocontrol, en la que los
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Sistemas de Gestión de Información (SGI) juegan un importante papel, si se
elimina la departamentalización de la información
Por ello, antes de pensar en la tecnología soporte de este nuevo devenir, es quizá
previo reconsiderar el significado de la “información”. Capturar, clasificar,
producir, combinar, ordenar, almacenar, distribuir, relacionar e intercambiar
información y conocimiento, de una manera sistémica en las organizaciones y entre
las personas constituye una de las disciplinas del futuro. Para que esta disciplina se
desarrolle armónicamente se requiere de la cooperación de cuatro factores:
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presentes en los planes y acciones inmediatas de muchas organizaciones, que
consideran a la información, además, como un recurso metodológico para penetrar
en la funcionalidad organizativa.
¾ Manual de Procedimientos,
¾ Modelo de análisis,
¾ Modelo de planificación, modelo de control y de toma de decisiones y
¾ Base de datos.
A pesar de las definiciones de SIG que puedan existir es importante señalar que en
la práctica, sus componentes dependen de la estructura y necesidades de
información de cada organización, sin embargo hay algunos elementos que deben
ser considerados:
¾ Elementos operativos,
¾ Elemento de apoyo a las decisiones,
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¾ Las actividades gerenciales,
¾ Las funciones organizacionales.
Los elementos operativos son aquellos indispensables y necesarios para que los
sistemas puedan opera. Los tipos de equipos (hardware y software),
procedimientos, bases de datos y el personal que va a operar el sistema, todo debe
ser escogido a partir de las necesidades y fines del SIG.
Elementos de apoyo a decisiones, son las formas que el sistema apoya a la toma de
decisiones gerenciales, incluye reglas internas de programación estructuradas que
permite que la decisión se tome de forma programada. Son las rutinas internas para
las decisiones que se repiten continuamente.
Las actividades gerenciales que apoyan la gestión pueden ser clasificadas por
jerarquías y van desde la planificación estratégica hasta la operativa, incluyendo su
control, en cada uno de los niveles de decisión.
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¾ Identificación precisa de los subsistemas
¾ Sentido práctico y objetividad.
¾ Identificación de los flujos de información entre los subsistemas del SIG
Esta nueva orientación supone dos momentos indisolubles. En primer lugar, una
apertura de la organización hacia el entorno, convirtiendo a los competidores,
clientes, proveedores etc. en el elemento instigador para utilizar de diferente
manera los SGI, ya sean para obtener ventajas o para evitar incurrir en desventajas.
En segundo lugar una orientación para que el primer nivel de dirección se involucre
mas en el SGI antes, incluso, de proyectar las estrategias, porque la búsqueda de
oportunidades de forma inteligente y ordenadas brotan del SGI.
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¾ Comprender la marcha de las organizaciones desde un enfoque analítico(donde
queremos estar), evaluador (donde estamos) y creativo (donde podríamos estar),
¾ Develar oportunidades que merezcan ser explotadas y contrarrestar amenazas,
¾ Establecer los factores que resulten críticos y las necesidades asociadas al SGI,
¾ Estudiar el impacto de los SGI en la posición del negocio y buscar nuevas
oportunidades.
Este enfoque integral del proceso de negocio basadas en la información, requiere
que la organización sea vista como un sistema de flujos de información entre las
diferentes áreas o departamentos y sus subsistemas de información y parte de la
premisa de que los procesos y subprocesos de las organizaciones tienen que estar
interrelacionados entre sí y con su entorno, esta interrelación se plasma en los
flujos de información tratados sistémicamente.
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La elaboración de un SGI no debe realizarse sobre ideas hechas de otras
organizaciones sino sobre la base de las necesidades de cada organización, lo que
no significa que no se adapten las mejores prácticas.
La identificación de los flujos de información entre los subsistemas del SGI puede
visualizarse como la secuencia de acciones de los datos provenientes de cada
proceso que transformados en información, actúan como insumo y producto de
otras áreas o departamentos La incorporación de los flujos de información
constituye insumos básicos de los elementos operativos (procesos, subprocesos),
de apoyo a las decisiones y para modificar las estrategias o proyectar nuevas.
La toma de decisión en todos los sentidos y para cualquiera de las actividades que
se acometen en las organizaciones requiere de información oportuna, precisa e
inmediata. Esta información rebasa los limites de la científica y técnica. abarca
todos los tipos: ambiental, cultural, política, de mercado, precio, contable,
financiera, histórica, de patentes y marca, tecnológica, estadística, etc. tanto de
carácter interno como externo de la organización
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Una auditoría de información que permita conocer los recursos de
información disponibles y los que faltan, para qué y quienes lo utilizan, que valor
se le añade en su uso, entre otros.
Para este indicador deben llevarse a cabo continuas mediciones que reflejen el
impacto de las medidas y las acciones de los empleados, en este aspecto los
sistemas de información adquieren un rol protagónico, pues son los que van a
suministrar todos los datos que permitan posteriormente detectar las fallas y
corregirlas.
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Las Bases de datos están sistemáticamente enfocadas a áreas especificas de RRHH,
presupuestos y finanzas, proveedores, clientes. En segundo lugar deben estar
dirigidas al control de los procesos de las organizaciones, sus resultados parciales y
finales así como otras informaciones como; relaciones con otras instituciones, para
garantizar el monitoreo de la competencia, la implementación de sistemas de
calidad, la conformación de planes de negocios, el desarrollo de procesos de
innovación. Ambos tipos de información deben estar integradas en el sistema de
gestión de información.
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"La Intranet es la plataforma de comunicaciones de un grupo de trabajo; el "cerebro
electrónico" al que se conectan los empleados”4
Desde este punto de vista, el SGI soportado en una intranet llega a satisfacer las
perspectivas de aprendizaje e innovación porque proporciona la infraestructura
necesaria para el aprendizaje organizacional. Las empresas tienen que incluir
dentro de sus valores y formas de medición la capacidad de innovar y mejorar,
4
Steve McCormick, consultor de Watson Wyatt Worldwide.
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como única forma de asegurar el éxito, una Intranet posibilita trasmitir las mejores
prácticas y compartir conocimiento.
A las empresas les pagan por crear riquezas, no para controlar costos. Para lograrlo,
se necesita información que permita a los ejecutivos formar juicios bien
fundamentados, sobre 4 aspectos medulares que se convierten en indicadores de
diagnostico de la organización: la información básica de la organización, la
información sobre productividad, la información sobre la competencia, y la
información sobre asignación de recursos escasos.
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entrega y servicio posventa y participación en el mercado, decisión que puede
tomarse a partir de la información proporcionada, y ésta al mismo tiempo puede
conducir el negocio por otros derroteros.
CONCLUSIONES:
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Bibliografía
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__________. Pero, ¿qué es la infonomía?. [en línea]. <http://www-
acad.esade.es/~cornella> [Consulta: 26 junio 1999].
26
Moore, Nick. La sociedad de la información. Informe Mundial sobre la información.
Madrid : CINDOC, 1997. 287 p.
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