BASE DATOS

MOTOS

ACCIDENTES
TRABAJO

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD
Recopilar informacion para reportar a la linea
Reportar AT a la linea SURA
Hacer investigacion AT
Planes de accion (Hacer fichas)
Recopilar evidencias de planes de accion.
Cerrar investigacion escaneando y enviando original al SIG
Recopilar informacion personal que ingresa (escanear)
Archivar documentacion
Actualizar en base de datos el personal nuevo y vigencia de documentos
Hacer seguimientos a cambios de motocicletas
Enviar BD a los supervisores
Estar pendiente de que los supervisores realicen y envien "otro si" para
hacer firmar de Carlos Gallego y llevar original a talento humano.

INDUCCION
GENERAL

Hacer llamados de atencion por incumplimientos

Induccion general
Inscripcion curso virtual sura y seguimiento
Recoger registros y archivar
Enviar registro desarrollo humano

Enviar y hacer seguimiento encuesta a la interventora de

satisfaccin al cliente.
Recopilar las quejas y los reclamos de las sedes del contrato.

INDICADORES DE GESTION

Actualizar y hacer seguimiento a la matriz de riesgos.

Realizar fichas programadas y actividades segn la matriz y cronograma
Recoger evidencias (registros asistencia) y archivar
Informacin de los accidentes del contrato
Hacer seguimiento al ausentismo del contrato.
Asentar informacion en formato SIG, formato nomina, SIOM.
Verificar incapacidades, recepcion de incapacidades y envio de originales
a nomina. (promedio incapacidades 35 a 40 mensuales)
Informe de ausentismo
Recopilar planillas de residuos slidos (19 sedes)
Recopilar facturas de agua y energa de las sedes (19 sedes).

FE2

Hacer anlisis de cada uno de los tems quemarlos en un CD y hacer

envo de estos a el SIG.
Acciones correctivas
Diligenciar formato FE2 con las novedades del mes.
Hacer envo de los aportes a la seguridad social al interventor y a los
supervisores.
Hacer seguimiento a las reuniones del copaso y pedir acta.
Diligenciar indicadores de ausentismo por accidentes leves y graves esto
aplica para indicadores.
Hacer seguimiento a exmenes mdicos de ingreso del nuevo personal.

DOTACION

INTERVENTORI ADAPTACION
A
ES
DE NOMINA
LABORALES

Hacer seguimiento a las liquidaciones del personal retirado.

Hacer seguimiento a todas las inspecciones mensuales (herramienta,
motos, herramientas criticas).
Pedir carta revisoria fiscal

Hacer seguimiento al personal que ha sufrido accidentes de trabajo

graves y que han generado mas de 30 das de incapacidad.

De los pagos de cada quincena se debe hacer una interventora de

nomina, donde se relacionan lo pagos de la quincena, las horas
trabajadas, y las novedades por descuentos, incapacidades entre otras.

La dotacin del personal se entrega segn el pliego, en las siguientes

fechas:
30 de abril
31 de agosto
20 de diciembre
El informe con la solicitud de dotacin se enva para aprobacion al menos
dos meses antes de la fecha contemplada en el pliego.
Hacer registros de entrega de dotacion y hacer seguimineto.

BASE DE DATOS
CELULARES

Cada que se realice un despacho de dotacin ya sea por dao o

desgaste, se deja registrado en el archivo llamado CAMBIO Y
REPOSICION DE DOTACION
Actualizar base de datos celulares (personal que ingresa, cambios,
perdidas).
Hacer seguimiento a perdidas de celulares para reponer simcar, hacer
seguimiento a denuncias por perdida y autorizaciones de descuento.

BASE DE DATOS
CELULARES
CARNS

NOVEDADES
EPS
COMFAMA
CESANTIAS
ACTIVIDADES
DIARIAS

VISITAR LAS SEDES

MUEBLES
Y
ENSERES

Cada que se asigne una SIM Card inactiva, por reposicin ya sea por
dao o perdida se debe de enviara un correo a Andres Garcia al siguiente
correo con el ICC de SIM Card, y el numero de celular que se requiere
activar.
Atender las inconsistencias expuestas por los trabajadores y dar
respuesta.
Verificar que la documentacin enviada para hacer afiliaciones este
completa y legible.
Hacer llegar documentacin completa a desarrollo humano para las
respectivas afiliaciones.
Tomar fotografia y datos del personal que ingresa.
Pedir carn a la interventoria.
Estar pendiente de la entrega de los Carn.
Cuando el personal se retire hacer devolucion de Carn.
Mantener actualizado muebles y enseres

Inspecciones de motos (Una muestra no tienen que ser todas).

Inspeccin de herramientas (Una muestra no tienen que ser todas).
Informe de condiciones de seguridad.
Actividades programadas en el cronograma.
Inspeccin de EPP.
Cuando salgas a terreno inspeccionas los EPP y las herramientas.
Revisar que toda la documentacin que ellos manejan estn al dia
(inspecciones de herramienta, de motos entre otros).

Apoyar en varias actividades que con el paso del tiempo se requieran

(ESCRIBIR DE CULES ACTIVIDADES ADICIONALES SE REALIZAN,
ESCRIBIR UNA POR UNA)

PERIODICIODAD

RESPONSABLE

Cada que ocurra

(promedio de accidentes al
mes 8)

Gestores SISO

Cada que ingrese personal y

cada que cambien de moto
(Depende de la cantidad de
ingresos y cambios)

Andrea

La BD se debe enviar cada

15 dias

Se hacen via skype o

personalmente
Gestores SISO
(Depende de la cantidad de
ingresos)
Karen
Andrea

Se realiza mensual.
Cada una consolida en el
informe el indicador que le
corresponde con su
respectivo analisis

Gestores SISO
(Ver
cronograma)
Se rotan un
mes Andrea al
siguiente Karen
Gestores SISO
(Ver
cronograma)
Karen
Karen
Karen
Gestores SISO
Gestores SISO

Gestores SISO
Gestores SISO
Karen
Karen
Andrea
Se realiza informe mensual
(depende de la cantidad de
novedades del mes)

Karen
Gestores SISO
Gestores SISO
Gestores SISO
Karen

Mensual

Gestores SISO

Quincenal

Gestores SISO

Cada cuatro meses

(Dependiendo de las
novedades)

Cada que ocurra

Dependiendo del personal
que ingrese

Karen

Andrea

Cada que ocurra

Dependiendo del personal
que ingrese

Andrea

Cada que se presente.

Gestores SISO

Cada que se presente.

Gestor SISO

Cada que se presente.

Karen

Trimestralmente se deben
visitar todas las sedes del
contrato (19 sedes en total)

Gestor SISO

6 sedes por mes

ACTIVIDAD

PERIODICIODAD

RESPONSABLE

Cada que ocurra

(promedio de accidentes
al mes 8)

Gestores SISO

Recopilar informacion para

reportar a la linea

Reportar AT a la linea SURA

Realizar FURAT en linea

Hacer investigacion AT

Planes de accion (Hacer fichas)

Recopilar evidencias de planes

de accion.

Cerrar investigacion
escaneando y enviando
original al SIG

Cada que ocurra

(promedio de accidentes
al mes 8)

Gestores SISO

PROCEDIMIENTO

Se toma la version al trabajador de lo ocurrido, se deben tener especificamente

los siguiente datos a (fecha, hora, parte aparentemente afectada, municipio de
ocurrencia del AT, cedula, nombre completo, numero telefonico y version de lo
ocurrido).
Se debe llamar a la siguiente linea 018000511414 opcion 1 donde el asesor
preguntara los datos mencionados anteriormente.
Si es Accidente tipo transito la atencion inicial sera por el SOAT y sera atendido
de inmediato.
Si es accidente por otro tipo es importante reportarlo de inmediato a la linea
para que se le pueda brindar la atencion ya que algunos hospitales ponen
problema.

Se tienen 2 dias habiles para diligenciar FURAT en linea despues de la

ocurrencia del AT, ingresar a la siguiente pagina http://www.arlsura.com/#
luego ir a la pestaa servicios en linea, ingresar usuario y clave:
CEDULA: 1.084.898.459
CLAVE: 1234
Elegir dando clic al nombre de la persona que se accidento y diligenciar los
datos que se piden.

Una vez ocurre el accidente de trabajo se tienen 5 dias calendiario para realizar
la investigacion del AT teniendo en cuenta los siguientes parametros:
Leve: 5dias calendario
Severos o Mortales: Se realiza una vez ocurra ya que se debe enviar al
ministerio los siguientes 15 dias calendario.
Estas investigaciones se le envian al SIG la persona que las revisa Yuliana
Torres ytorres@ingeomega.com
NOTA: Si es un accidente es severo o mortal tener en cuenta la informacion
plasmada en el siguiente documentos llamado "graves o mortales" ubicado en
lecturaadministracin1 salud ocupacionalaccidentes laborales e
incidentesaccidentesdocumentos eventos graves o mortales
Empezar a recopilar la informacion descrita en este documento

Uno de los planes de accion de los accidentes es realizar la ficha de leccion

aprendida, esta ficha es clave para realizar la investigacion lo ideal es que se
realice lo mas pronto posible.

Los planes de accion que se propongan en los AT deben ser realizables, para la
ejecucion de estos planes de accion es importante apoyarse de los supervisores
dando las instrucciones claras.

Se recopila toda la informacion anteriormente mencionada se debe imprimir

FURAT, investigacion y planes de accion todos estos se deben enviar en fisico y
magnetico a la persona encargada mencionada anteriormente.

TIEMPO EJECUCION DE LA
ACTIVIDAD

2 Dias habiles despues de

la ocurrencia del evento

REGISTRO QUE SE
GENERA

Formato unico para

reporte de accidentes
de trabajo FURAT

A QUIEN SE
ENTREGA

Yuliana Torres

5 dias calendario si es leve Formato para

investigacion de
1 dia calendario si es severo accidentes de trabajo
o mortal
SURA

Yuliana Torres

Lo mas pronto

Formato ficha de leccion

Yuliana Torres
aprendida

Depende de las fechas de

los planes de accion.

Listas de asistencia

Enviar una vez se tenga

listo

Furat, formato de
investigacion,
Yuliana Torres
evidencias de los planes
de accion

Yuliana Torres

RUTA DE LA UBICACIN (Magnetico y

fisico)

NOTA: el archivo llamado (formato 0) es el

formato en blanco.
lecturaadministracin1 salud
ocupacionalaccidentes laborales e
incidentesaccidentesformato 0 FURAT

lecturaadministracin1 salud
ocupacionalaccidentes laborales e
incidentesaccidentesformato 0

lecturaadministracin1 salud
ocupacionalaccidentes laborales e
incidentesactividades de
prevencionformato 0
AZ 26 medio fisico

lecturaadministracin1 salud
ocupacionalformacionformato 0
registro de aistencia
AZ 23-24-25-27-32-44 medio fisico

lecturaadministracin1 salud
ocupacionalaccidentes laborales e
incidentesaccidentes1 accidentes
NOTA: en esta carpeta se encontrara
todas la investigaciones realizadas
durante el contrato.

ACTIVIDAD

PERIODICIODAD

RESPONSABLE

Una vez se genere

GESTOR SISO

Induccion general

Inscripcion curso virtual sura y

seguimiento

Recoger registros y archivar

Entrega de dotacion

PROCEDIMIENTO

Una vez ingrese un lector se debera realizar la induccion personalmento o via

skype el primer dia de labores, para esto se tienen un manual de induccion
donde habla de todas las generalidades de la empresa y del contrato

El lector revisor que ingrese debera realizar el curso vitual de seguridad vial
SURA para esto debe ingresar a la siguiente pagina
http://www.colegiodemotos.com/v2/admin/ esta pedira:
Nit:800027813
Usuario:vmoreno
Contrasea:7813
Se debe crear un usuario nuevo se colocan los datos del trabajador, se da
usuario al trabajador y las indicaciones para realizar el curso estas se
encuentran en el manual de induccion o en las siguiente ruta:
Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD OCUPACIONAL\FORMACIN\SEGURIDAD
VIAL\CURSO VIRTUAL

Una vez dada la induccion se deben recopilar los siguientes registros

encontrados en la siguiente ruta:
Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD OCUPACIONAL\FORMACIN\1 INDUCCION
GENERAL
Los archivos identificados con DH se debe enviar original a Alejandra Giraldo de
desarrollo humano.
Los demas registros de asistencia se guardan por orden de fecha en la AZ de
induccion.

Se debe hacer firmar el registro de entrega de dotacion

TIEMPO EJECUCION DE LA
ACTIVIDAD

REGISTRO QUE SE
GENERA

A QUIEN SE
ENTREGA

Una vez se genere

Registro de asistencia

Se archiva en AZ

Una vez se genere

Certificado curso

Se archiva en AZ

Una vez se genere

Una vez se genere

Registro de asistencia
Evaluacion de la
induccion
Registro de induccion
general
Compromito utilizacion Se archiva en AZ
del equipo de
proteccion personal

Registro entrega
dotacion

Se archiva en AZ

RUTA DE LA UBICACIN (Magnetico y

fisico)

Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD
OCUPACIONAL\FORMACIN\1 INDUCCION
GENERAL

Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD
OCUPACIONAL\FORMACIN\1 INDUCCION
GENERAL

Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD
OCUPACIONAL\FORMACIN\1 INDUCCION
GENERAL

Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD
OCUPACIONAL\FORMACIN\1 INDUCCION
GENERAL

ACTIVIDAD

Recopilar informacion personal que ingresa (escanear)

Ingresar al siom las placas de las motocicletas

Actualizar en base de datos el personal nuevo y vigencia de documentos

Hacer seguimientos a cambios de motocicletas

Enviar BD a los supervisores e interventores

Hacer llamados de atencion por incumplimientos

Infracciones

vehiculo a nombre de otra persona

PERIODICIODAD

RESPONSABLE

Cada que ingrese personal y

cada que cambien de moto
(Depende de la cantidad de
ingresos y cambios)

Gestor SISO

La BD se debe enviar cada

15 dias

PROCEDIMIENTO

Se debe recopilar la informacion en medio magnetico de toda la documentacion

de la motocicleta (contrato de arriendo de vehculo, soat, cda, licencia de
transito, licencia de conduccin)

siempre que ingrese una persona o se genere un cambio de motocicleta se

debe ingresar al siom (acceso directo en el escrotorio internet explorer.
Usuario: 71765441
Clave:alex0106
Contrato:Lectura regiones
ir a la pestaa administracion, empleados del contrato, dar doble clic al nombre
de la persona que tiene la novedad ingrear y cambiar la plca segun sea el caso.

Cada que exista una novedad como:

Ingresos: Incluir a la nueva persona a la BD con los documentos de la moto
contratada.
Retiros: Eliminar datos de persona retirada y colocarlos en la pestaa retirados
cambio de vehiculos: Archivar documentacion del nuevo vehiculo en la carpeta
magnetica e ingresar los nuevos datos, hacer diligenciar el otro si al contrato de
arriendo de vehiculo, seguimiento para obtener el documento original, luego se
enva al seor Carlos Gallego quien lo firmara y por ultimo a desarrollo humano
ya que este documento reposara en la hoja de vida del trabajador
Se debe actualizar la BD de motocicletas reemplzando los datos anteriores con
los nuevos.
Cambio de vehiculo temporal: hacer diligencamineto del otro por dias este
reposa en las hojas de vida que se tienen en cada sede no es necesario que se
tenga original en Medellin
NOTA: Recordar que todos los documentos deben estar en medio magnetico
archivados, la base de datos debe coincidir con la cantidad de personas en el
contrato.

Si se genera un cambio de motocicleta se debe hacer seguimiento a la

recepcion de la documentacion con el fin de identificar que todos estos se
encuentren al dia.

La base de datos a los supervisores se debe enviar cada 8 dias actualizada con
el fin de que ellos mismos hagan seguimiento a los vencimientos de la
documentacion.
A final de mes siempre de debera hacer un filtro de el personal que se le vence
al siguiente mes la documentacion (soat y cda) y enviar un correo a la
interventoria para que ellos hagan seguimiento.

Si existe algun vencimiento se debe hacer llamados de atencion de la siguiente

manera:
Si el supervisor no hace el seguimiento se hara llamado de atencion a este y al
lector, si por el contrario el supervisor hace seguimiento el llamado de atencion
solo sera para el lector.

en la pagina de simit https://consulta.simit.org.co/Simit/index.html se debera

consultar si existen infractores en la empresa y hacer seguimiento al pago o
acuerdo de las multas ya que ningun trabajador debera tener deudas de este
tipo.
Todo lo relacionado con PESV se debe enciar a Carlos Herrera del SIG ya que el
es el encargado.

Todos los vehiculos utilizados para prestar el servicio a la empresa deben estar
a nombre del trabajador, en caso que no se debe hacer diligenciar el
documento autorizacion de pago de arriendo de vehiculo donde formara la
persona que usa el vehiculo y el dueo estas dos firmas se deben autenticar y
en la notaria y enviar el registro original

TIEMPO EJECUCION DE LA
REGISTRO QUE SE GENERA
ACTIVIDAD

A QUIEN SE ENTREGA

una vez ingrese

Contrato arirendo vehiculo

Documentacion legal moto

Control interno contrato

Ninguno

Niguno

Queda registrado en la
plataforma siom

una vez se genere

Documentacion legal moto

Otro si temporal y
permanente

Ninguno

una vez se genere

Otro si al contrato de trabajo Desarrollo humano

Cada 8 dias

BD MOTOS

Supervisores de la zona

Una vez se genere

Lllamado de atencion

Director de proyectos

Mensualmente se debe
revisar una cantidad.
BD INFRACTORES
Sin embargo es bueno
definir con Carlos Herrera

Una vez se genere

Carlos Herrera

En el momento se tienen
en una carpeta caf en el
documento autorizacion de escritorio de Emmanuel,
pago de arriendo de vehiculo es importante definir
donde reposara esta
documentacion

RUTA DE LA UBICACIN (Magnetico y

fisico)

Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y VEHICULOS\DOC

http://www.ingeomega.com/siomw.html

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y V

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y V

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y V

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD CONDUCTORES Y V

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\BD INFRACCIONES

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\MOTOS\1 DOCUMENTOS ACTUALIZADOS MOTOS\FORMATOS 0//autoriza

ACTIVIDAD

PERIODICIODAD

RESPONSABLE

Enviar y hacer seguimiento

encuesta a la interventora Mensual
de satisfaccin al cliente.

Gestor SISO

Recopilar las quejas y los

reclamos de las sedes del
contrato.

Mensual

Gestor SISO

Actualizar y hacer seguimiento

Mensual
a la matriz de riesgos.

Gestor SISO

Informacin de los accidentes

del contrato

Gestor SISO

Mensual

Hacer seguimiento al
ausentismo del contrato.
Asentar informacion en
formato SIG, formato nomina,
SIOM.
Verificar incapacidades,
recepcion de incapacidades y
envio de originales a nomina.
(promedio incapacidades 35 a
40 mensuales)

Gestor SISO

Mensual
Informe de ausentismo
Recopilar planillas de residuos
slidos (19 sedes)
Recopilar facturas de agua y
energa de las sedes (19
sedes).

Hacer anlisis de cada uno de

los tems quemarlos en un CD
y hacer envo de estos a el SIG.
Acciones correctivas

PROCEDIMIENTO

El 22 de cada mes se hace envio de la encuesta de satisfaccion al cliente al

interventor general Jorge Bustamante.

Mensualmente los supervisores deberan recopilar las quejas y reclamos que

son atendidas por ellos mismos, en la carpeta publica cada sede tiene su
formato de quejas y reclamos donde mes mes asentaran aqu las mismas
finalizando el mes el gestor siso ingresa a cada una de las carpetas para
consolidar las quejas por mes del contrato, estas quedan en en solo archivo.
El cronograma de actividades ubicado en la siguiente ruta
Lectura\ADMINISTRACION\1 SALUD OCUPACIONAL\CRONOGRAMA
ACTIVIDADES\2015 en esta ruta encontrara las actividdes que se deberan ir
haciendo mes a mes, para cumplir con este indicador se envian unas fichas
mensuales y se recogen los registros de asistencia y se iran plasmando las
fechas de jecucion en este cronograma
Para sacar la accidentalidad del mes nos basamos en la accidentalidad del mes
donde colocamos la cantidad de accidentes en el mes las horas hombre
trabajadas y los dias de incapacidad generados.

Las incapacidades inicialmente llegan al correo electronico en medio magnetico

estas se imprimen y se asientan en el
archivo \\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE
GESTION\2 INDICADORES actuales\8 AUSENTISMO POR EG//AUSENTISMO AL Y
EG KAREN, luego se deberan asentar en el archivo de nomina que ustiliza el
ingeniero Alexander que se encuentra ubicado en la siguiente
ruta \\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\NOMINA PERSONAL\NOMINAS
2015 se colocan todas las nosvedades en el archivo que corresponda indicando
si es AL o EG dias de incapacidad luego se colocan estas mismas novedades en
el SIOM

TIEMPO EJECUCION DE LA
ACTIVIDAD

REGISTRO QUE SE
GENERA

A QUIEN SE
ENTREGA

22 de cada mes

encuentra de
satisfaccion al cliente

SIG

5 de cada mes

Formato quejas y
reclamos

SIG

Mensualmente

Registros de asistencia SIG

Mensualmente

Indicadores de
accidentalidad

SIG

RUTA DE LA UBICACIN (Magnetico y

fisico)

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\1 INDICE

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\2 ATENCI

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\CALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2 INDICADORES actuales\5 IDENTIF

\\192.168.4.10\Lectura\ADMINISTRACION\C
ALIDAD\INDICADORES DE GESTION\2
INDICADORES actuales\6 TASA
ACCIDENTES LEVES