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ORGANIZACINDEEVENTOSDEPORTIVOSYGESTINDEPROYECTOS:FACTORES,FASESYREAS

Rev.int.med.cienc.act.fs.deportevol.12nmero45enero2012ISSN:15770354

MagazGonzlez,A.M.yFanjulSurez,J.L.(2012).Organizacindeeventosdeportivosygestindeproyectos:factores,fasesyreas.RevistaInternacionaldeMedicinayCienciasde
laActividadFsicayelDeportevol.12(45)pp.138169.Http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.htm

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REVISIN

ORGANIZACINDEEVENTOSDEPORTIVOSYGESTINDEPROYECTOS:FACTORES,FASESYREAS

SPORTEVENTSORGANIZATIONANDPROJECTMANAGEMENT:FACTORS,PHASES,AREAS

MagazGonzlez,A.M.1yFanjulSurez,J.L.2

1ProfesoraAyudanteDoctor,UniversidaddeValladolid,Espaa,mmagaz2@hotmail.com
2CatedrticodeUniversidaddeEconomaFinancierayContabilidad,DepartamentodedireccinyEconomadelaEmpresa,UniversidaddeLen,Espaa,jlfans@unileon.es

CdigoUNESCO:5311OrganizacindelaProduccin.
ClasificacinConsejodeEuropa:1.Administracinorganizacinygestindeldeporte

Recibido21octubrede2009
Aceptado22defebrerode2012

RESUMEN

Elobjetivodeestarevisinesanalizarysintetizarlaliteraturaentornoalaorganizacindeeventosdeportivos,aproximndosealtemaconla
TeoradelaEmpresayconlaDireccindeProyectos(ProjectManagement).Elartculo,apartirdefuentesconsultadas,abordalaorganizacindeun
evento deportivo desde la visin del mismo como Unidad Estratgica de Negocio (UEN) y recopila factores, fases y reas para su desarrollo. As el
documento describe el proceso desde una nueva perspectiva, la Direccin por Objetivos (Management by Objetives), que implica procesos de
informacin,tomadedecisiones,produccinycontrol,quelaliteraturaconsultadacontemplademanerasimulada.

PALABRASCLAVE:Eventosdeportivos,Gestindeproyectos,Programacin.

ABSTRACT

Theaimofthisreviewistoanalyseandtosummarisetheliteraturearoundthesporteventsorganisation,gettingclosertothestudytogetherwiththe
TheoryoftheFirmandProjectManagement.Dealingwithsomeresearch,thisarticlecollectselements,sentencesandareasfromtheeventorganization,
startingonitselfviewasStrategicBusinessUnit.Therebythisdocumentdescribestheprocessfromanewpointofview,theManagementbyObjectives,
thatinvolvesinformationactions,decisionmaking,productionandcontrol,andthatthereferencedliteratureforeseesthesimulatedway.

KEYWORDS:Sportevents,ProjectManagement,planning.

INTRODUCCINYOBJETIVOSDELAREVISIN

Dadoelinterssocial,econmicoymediticodeldeporte,sonnumerososlosacontecimientosdeportivos,demayoromenorenvergadura,quese
celebran.Independientementedelalcanceycomplejidaddelosmismos,suorganizacinexigeconocereldeporteprotagonistadelevento,capacidadde
gestinyrigorensupuestaenprctica.Organizarycelebraruncampeonatodebarriomedianteunsistemaporpuntoscadaao,unacarrerapopularde
unas horas de duracin o unos juegos olmpicos, requieren cantidades considerables de recursos humanos, materiales y econmicos que hay que
gestionar y coordinar. As la organizacin de los juegos olmpicos de Londres contar con 15.000 atletas, 21.000 periodistas y 70.000 voluntarios y
costar ms de 19.000 millones de dlares en la popular San Silvestre Vallecana del 2011 participaron 31.000 corredores y el programa Madrid
Olmpica utiliza las instalaciones de 240 centros escolares de la Comunidad. Tales cifras requieren tanto la planificacin como la programacin y el
controldelevento.Suponenlaaplicacindeprincipiosdediseo,direccinygestindeunproducto(eventodeportivo),yelempleodeherramientas
para la evaluacin del mismo. Adems, buscan la satisfaccin de todos los implicados en el mismo: espectadores, participantes, promotores,
patrocinadores, prestadores de servicios complementarios, etc., lo que conlleva el uso de estrategias de comunicacin, publicidad, promocin, entre
otras.Endefinitiva,laorganizacindeeventosdeportivosnecesitaaplicarprincipiosdeadministracindeproyectos,degestin,deeconomayfinanzas
ydemarketing.

En realidad se trata de considerar el deporte, no slo como actividad fsica sino como un producto a comercializar y sujeto a transacciones
econmicas y relaciones jurdicas, como negocio. En este sentido, el deporte ha dado lugar al desarrollo de un campo de conocimiento en torno a la
economa,elmarketingolagestindeportivasyalapublicacindenumerososestudios(Andreff,1994,1981Andrew&Szymanski,2006,Szymanski,
2009 Desbordes, 2000 Mullin, Hardy & Sutton, 2007 Heineman, 1998 Mestre 1995 Soucie, 2002 Campos, 1997 Chelladurai, 1999 Paris, 1996
Kesenne2007),siendoelartculopioneroenconsideraraldeportebajoestaperspectivaelpublicadoporRottenbergen1956.

Sinembargolaliteraturaanalizadaentornoalaorganizacindeeventosdeportivossecentrasobremaneraenaspectostalescomolamediciny
evaluacindelimpactodelacelebracinaniveleseconmicoysocial,enlacreacinyenlavaloracindelaimagendemarca,enlasestrategiasparala
consecucin de patrocinio, o en las polticas de marketing, El libro de Desbordes y Falgoux, (2006), es un manual de gestin y organizacin de un
evento, pero considerado como herramienta de comunicacin de una marca, no como objetivo en s mismo y en tal sentido como una estrategia de
marketing desarrollada por medio de funciones administrativas, financieras, laborales, legislativas, logsticas, y cuyo objetivo es dar notoriedad a una
marca.EstosautorescitanlatipologadeeventosdeGresseryBessy(1999).A(2003),consideraeleventodeportivocomolaorganizacindeuna
actividad deportiva de mayor complejidad en el seno de una institucin deportiva, sea pblica o privada. Se centra, por tanto, en su naturaleza de
actividadfsicaysuaportacingiraentornoacmosedebeorganizarcualquieractividadfsica,incluidaaquellaqueporcontarconrepercusinsocial,
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asistenciadepblicoypresenciademediosdecomunicacindenominaeventodeportivo.Dadaestamayorcomplejidadestablece16reasdesdelas
quehabraqueorganizarunevento.Porsuparte,GmezEncinas(2001)nodefinelanaturalezadeleventodeportivo,sealandosloqueestetipode
eventosessimilaracualquierotroyrequieredeunaorganizacinentantoqueagrupacindeindividuosconlosmismosobjetivosquesedistribuyenel
trabajoeficazmente.Sealalanecesidaddedarrespuestaaquycmosequierehacer(planificacin),lagestinpreviaalevento,laejecucindelo
planificadoyelconocimientodelosresultados.Esteautorsealalosaspectosmstcnicodeportivosdelaorganizacindelevento.Otrosmanuales
(FernndezVzquez,2005)abordanlaorganizacindeleventocomoactodegranpodermediticoysimbolismo,quebuscadarunaimagenconcreta
del acontecimiento en s o de la marca o el pas que lo organiza y, desde ese punto de vista se centran en los aspectos formales de protocolo y
ceremonial deportivo, en los aspectos legales, administrativos y presupuestarios. Martn (1996), considera los eventos deportivos como programas
deportivos,esdecir,comoactividadfsicadeportivaorganizadaquesatisfaceaquienlaconsume,buscalaeficienciayquerequierelasmismasfasesen
su construccin (diseo, desarrollo y actuacin final) y las mismas reas funcionales que cualquier programa deportivo. Lo que diferencia a otros
programasdeloseventosessuconfiguracin.Apartirdeah,elautorsecentraenlosdiferentessistemasdecompeticin.Esdecirapunta,igualmente,
alosaspectostcnicosdeportivosdeloseventosdeportivos.

Porsuparte,losartculosdeDwyeryFredline(2008)tratanloseventosdeportivoscomocatalizadoreseconmicosysocialesyestimuladoresde
la imagen de marca de la ciudad organizadora, y a partir de esta consideracin creen necesario determinar qu hacer y qu no hacer para la
consecucindelosobjetivossocialesyeconmicosimplcitosenlaorganizacindeeventosyconocerlosretosdelagestinylacomercializacindelos
mismos: la gestin de los recursos humanos, la creacin y gestin de la marca del evento, el cumplimiento de objetivos polticos de los gobiernos
organizadores,lanegociacinconlasempresasprestadorasdeserviciosenelevento,lagestinderiesgosylaseguridad.Perosusartculosreflejan
una fraccin de las investigaciones en torno al tema de la gestin de eventos deportivos, centrados en la evaluacin econmica, la evaluacin del
impactoambiental,yenmodelosinputoutput.Esdecirartculosentornoalposicionamientodelasmarcasatravsdelpatrociniodeeventos,parala
mejoradelaimagendeunaciudad,centradosenelcostedeorganizaruneventoyelescasobeneficioreal,oquereseanlaimportanciadecontarcon
personalconhabilidadessociales,tcnicasypolticasenelcomitorganizadordelevento.

Es Parent (2008, 2010) quien ms se aproxima al estudio de los eventos deportivos desde la perspectiva que interesa a esta investigacin en
cuantoquelosabordacomoproyectos(similaresalosgrandesproyectosdecineodeconstruccin)apuntandoquelatomadedecisionesantetareas
crticasdeterminalaejecucindetareasposteriores.Esteautorlosafrontadesdeelpuntodevistaestratgicoydesdelosmodelostericosdelatoma
dedecisiones.DeestaformaParent(2008)describelaevolucindeuneventodeportivodesdelaplanificacinyelplandelnegociohastasuaplicacin
entiemporealylarecapitulacinfinal.Desdeelquycmohastaquinycundo.Sealalasfuncionespropiasdelcomitorganizadorydaunpaso
msallenlaliteratura(Parent,2010)alconsiderarfundamentalplanificarlasdiferentescontingencias,losriesgosylasreaccionesantelasdiferentes
situaciones que vayan surgiendo, a travs de un sistema de gestin de la informacin y del flujo de informacin tanto vertical como horizontal entre
diferentescomitsynivelesdetrabajoparalatomadedecisionesentiempocasiinstantneo.

Enlasconsultasanterioresseobserva,portanto,lagunasentornoacmoorganizaruneventodeportivodesdelaconsideracindeloseventos
deportivos como proyectos, como unidad estratgica de negocio y su abordaje desde el punto de vista estratgico. Es decir, se echa en falta el
tratamientodelaplaneacin,delaprogramacinydelagestindeunproyectoqueesnicoydeentidadsingulardentrodeunaorganizacinconuna
estrategiadeterminadayconunentornoconcreto.

Deformaqueelobjetivodelartculoes,sintetizandoyanalizandolaliteratura,describiryenfocarlaorganizacindeeventosdeportivosdesdeel
ProjectManagement.Esdecirespecificarlaspropiedadesconcretasdelaorganizacindeloseventosdeportivosatravsdelastareastradicionalesde
lagestindeproyectos:planificar,programar,gestionar,controlaryevaluar.Afindemejorarlaeficienciadesuorganizacin,garantizarlaviabilidaddel
proyecto, aumentar la notoriedad de la entidad organizadora y la imagen de marca tanto de la entidad organizadora como del evento, facilitar la
consecucin de patrocinadores e incrementar la satisfaccin de todos los agentes implicados en el evento deportivo. Esta revisin se aplica, en un
contextoestratgicoydesdeelenfoquedelaTeoradelaEmpresacomoOrganizacin,laperspectivadeleventocomoUnidadEstratgicadeNegocio
(UEN), la direccin por objetivos y la racionalizacin de los procesos de produccin (servuccin) mediante el uso de instrumentos de gestin de
proyectos.

MTODO

El mtodo empleado para esta revisin es el de bsqueda, anlisis y evaluacin de estudios cuya temtica es la organizacin de eventos
deportivosylagestindeproyectos.Comoestrategiadebsquedasehanempleadopalabrasclaveenespaol,inglsyfrancs:EventosDeportivos,
OrganizacindeEventosDeportivos,GestindeProyectos,Sportevents,ProjectManagement,Gestiondusport.Sehautilizadocomofiltrolafechade
publicacin (posteriores a 2000), salvo alguna excepcin por la notoriedad del autor de la publicacin y su relacin con la gestin o la economa del
deporte.Larevisinsehainiciadoenelao2010yhacomprendidoaoymedio.Sehanutilizadocomofuentesprimariaslibrosyrevistascientficasen
bibliotecasuniversitariasdeMadrid,Len,Murcia,deeditorialesdereconocidoprestigioenelmbitodelagestindeportiva.Igualmentesehautilizado
como fuente secundaria la base de datos SPORTDiscus para localizar artculos cientficos en revistas especializadas en management deportivo con
ndicedeimpactoJCRcomolasmencionadasenlabibliografa.Paralaseleccindelosartculosademssehautilizadocomofiltrolanotoriedaddelos
autoresylarelevanciadeldocumentoolacantidaddecitasquetieneelartculoencuestin.Posteriormente,comocriteriodeinclusinyevaluacinde
las fuentes se ha determinado la presencia de contenidos de administracin de proyectos y de direccin estratgica: definicin y tipos de proyectos,
estructuracinenfases,reas,planificacinyherramientasdegestindeproyectos.

Unavezordenadayanalizadalainformacinentornoalostemasobjetodelartculo,secombinanlasconclusionesdeestasfuentesyseamplan
las ideas expuestas en dicha literatura para describir cmo organizar eventos deportivos de manera eficaz, teniendo en cuenta los aspectos clave
identificadosyutilizandolosrecursosdelaformamsadecuada.Deformaqueelintersdeestacontribucinderivadequemuestracmoracionalizarel
procesodeproduccindeuneventodeportivomedianteelusodeinstrumentosdegestindeproyectos.

DISCUSIN:LAORGANIZACINDEEVENTOSDEPORTIVOSCOMOPROYECTOS

Losautorescoincidenenidentificareleventodeportivocomoactividaddeespectculo,enlaqueseunenlacompeticinylofestivo,conaltonivel
derepercusinsocial,fuertepresenciaenlosmediosdecomunicacinyquegeneraporsmismaingresoseconmicos(A,2003Bowdinetal.2005,
Desbordes y Falgoux 2006, Ayora y Garca 2004). Igualmente son caractersticas del evento: finito, con objetivos especficos a corto plazo y
semirrgidos, con elevada notoriedad tanto del evento como de la marca organizadora, importante implicacin de recursos econmicos, materiales y
personales, dinamizador de la ciudad, y que puede tener tipologa diversa: puntual, cclico, etc. La literatura acerca de la organizacin de un evento
deportivohacehincapienlosaspectosdemarketing(DesbordesyFalgoux2006,FernndezVzquez2005)odeadministracin(A2003,Ayoraetal.
2004)principalmente.

Enescasasocasioneslaspublicacionesenmarcaneleventodeportivocomoservicioespecfico,comoproyectoconcreto,paraelqueexisteun
mercadoexternodelimitado,esdecircomoUnidadEstratgicadeNegocio(JohnsonyScholes2002:11).EldesarrollodeesaUEN,implicaunaseriede
procesosyacometercoordinadamenteunconjuntodeactividadesinterrelacionadasorientadoshaciaunobjetivo:laproduccindeuneventofinito,con
comienzoyfinal,ynico(Davidson1999:19).Deahquelaorganizacindeleventoseconsideraunproyectodentrodeunplanestratgico(Bowdin,
McDonnell,Allen,Otoole2005).Maders,yClet(2002)definenlaorganizacindeuneventodeportivocomounproyecto:unobjetivoquelosagentes
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debenllevaracaboenuncontextoespecfico,enunplazodeterminadoyconmediosconcretos,yquerequiereelusodelostrmitesylasherramientas
adecuadas(Desbordes2006:37).Ypuestoquetodoproyectoestorientadohacialaconsecucindeunoovariosobjetivos,ladireccindelproyectodel
eventonoessinoladireccinporobjetivos:ManagementbyObjetives(MBO).Estavisindelaorganizacindeuneventodeportivocomoproyectoes
relativamente reciente. Proviene de la tradicin del Project Management. Nuestra propuesta, derivada de este enfoque, es similar a la reflejada por
Parent (2008: 22) al hablar de las fases: Planning Bid Planning: Business plan, Operacional plan, Work packages Implementation Wrapup
(planificacindelacandidatura,plancomercial,planoperativo,planificacindelastareas,desarrolloycierre)yreasenlaorganizacindeeventos.

Adems, la decisin de desarrollar esa UEN deriva de la estrategia de la empresa, la oportunidad del mercado y la posicin competitiva de la
organizacinendichosector.Comotal,eldesarrollodelproyecto,laorganizacindeleventoestinmersa,enuncontextodeplanificacinestratgica
quellevaimplcitolaVisinMisinFindelaempresa,paraidentificarelcampodeactividadylosobjetivosmetasrestricciones,laspolticas,lacultura
valores, las estrategias, los mercados a atender, las tareas a realizar en cada rea o departamento, con qu prioridad, calendario, presupuesto,
especificaciones.Yslodeestamaneraeleventodeportivocontribuiraalcanzarlosfinesdelaorganizacinypodrgenerarmayorimplementacinde
marcaydiferenciacinparadichaorganizacin,suponiendounaventajacompetitivafrenteaotrasempresasdeportivas.

Asimismo,cadaevento,comoproyecto,tienesupropioplan(nico)puestoqueeleventoesnico,singular.Elplandeleventooplandirector,es
elpuntodepartida,unaguaparaeldesarrolloposterior.Eslalneadeaccindondeseincluyetodalainformacindelmismoyapartirdelacualse
tomandecisiones.Respondealascuestiones:porqu,qu,quin,cmo,cundo,dnde,conqu.Incluyeunaplanificacinestructural,dentrodeuna
planificacinestratgica,yquecomporta,planificacinoperacional,similaraloselementosdeunplandeAccincomoindicaSoucie(2002:67).Enel
mismo se establecen objetivosmetasrestricciones, acciones requeridas, etapas (calendario), asignacin de tareas, estructura organizativa, recursos,
costeparasuimplementacin.DeeseplandeAccinsederivantantolasfasescomolasreasdelaorganizacindecadaeventoconcreto.Seobserva
enlaFigura1.

FACTORESQUECONDICIONANLAREALIZACINYELDISEODEEVENTOSDEPORTIVOS

Laorganizacindeuneventodeportivodependedefactoresexternosydefactoresinternos,quevanainfluirenladecisinderealizarelproyecto,
eneldiseoyenladireccindelmismo.Aesterespecto,algunosautoressealandiversoselementosatenerencuenta,Ayoraetal.(2004)mencionan
ciertoscondicionantes,yanteriormenteGil(1995)mostruncuestionarioparavalorarlaidea.

Factoresexternosalaorganizacindeuneventodeportivo:

Factorpoltico:elapoyodelpoderpolticoalevento.
Elgradodeintersparaelmunicipio/comunidadautnoma/Pas.
Elapoyodediferentesinstitucionespblicasyprivadas.
Factordemogrfico:tamaoyestructuradelapirmidedeedaddelapoblacin.Ambosinfluyenenelposteriorfactor(intersdelosciudadanos)y
supromocinbocaoreja.Aumentandolapresenciadelaimagendeleventoyconelloelintersdelosesponsoresdeasociarsunombrealamarca
delevento.
Elentusiasmoyapoyodelosciudadanosporeldeporteengeneralyporelacontecimientoenespecial.Influyenigualmenteenlacalidad,la
lealtad,lanotoriedadyenlaimagendelevento.
Factormeditico:alcancemediticodelevento:prensaradiotvinternet.Colaboracinenladifusin.
Figura1.EstructuradelplanDirectordeunevento

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Factor econmico: opciones reales de conseguir financiacin externa y de asegurar ingresos derivados del acontecimiento: entradas,
merchandising,derechosderetransmisin,etc.Dichosingresosdebenserprevistosconantelacinparasaberelcostedeoportunidadyelriesgoque
podemosasumiraldecidirorganizarelevento.

Factorinfraestructurasyequipamientos:existenciadeunaredlocaldeequipamientosdeportivosquecumplanlosrequisitosnecesariosparala
celebracin, o posibilidad de construir en tiempo y forma, que se puedan utilizar para la celebracin y aprovechamiento posterior. Adems, red de
infraestructurasdeacceso,movilidad,transportepblicoyequipamientoenplazashoteleras,espaciosculturales,recreativos,etc.

Factorimpacto:aniveleconmico,social,laboralymedioambiental.Seconsideraqueesuncatalizadorparaeldesarrollodeunazona.Trasel
evento queda un legado en el lugar de celebracin, que forma parte de su idiosincrasia y su cultura, atrae a poblacin nueva, es catalizador de
inversin, mejora la productividad, crea empleo. Organizar un evento trae beneficios y supone una oportunidad para crecer a nivel deportivo,
econmicoyademsesdinamizadordeprcticadeportiva(DwyeryFredline2008,Clark2009).

Factortcnico:accesibilidadaunmercadolaboraldetcnicosypersonaldeapoyo.

Igualmentesepuedeconsiderarfactorexterno:tipoydeseodelclienteparaelquevamosaorganizarelevento.Enestesentidoesconvenientela
colaboracintcnicaentreentidadesafectadasyexpertosespecialistas(Comittcnicoejecutivo).

Stackeholders:influyenenlaorganizacinlosinteresesdeotrosparticipantesconpoderdenegociacinproveedoresdematerial,deinfraestructura,
de personal, de financiacin organizaciones polticas, de voluntarios, los propios deportistas, etc. y que imponen su fuerza de negociacin en las
transaccionesquedebemosrealizarconellos.

Sinduda,elprincipalfactorquecondicionalaorganizacinyeldiseodeuneventodeportivoeselobjetivodelmismo,ylasmetasaconseguir.
Juntoaste,otrosFactoresInternosquecondicionanlarealizacindelproyectoyeldiseodeleventoson:

Factororganizacional:esresponsabilidaddelDirectortransmitirelentusiasmodeemprendereleventoatodasuorganizacin.

Capacidadorganizativadelaentidad,anivelestructuralytcnico(capacidadproductiva).Tantosuestructuracomosucapitaltecnolgicodeben
permitirllevaracabolosprocesosnecesariosparalaejecucindelevento:deinformacin,tomadedecisiones,produccinycontrol.

Factor experiencia: Tener conocimientos y experiencias en la organizacin de competiciones y eventos deportivos ayuda a disminuir la
incertidumbredelproyectoygeneramecanismosdecontrolaplicablesalaorganizacindelnuevoevento.

Factortiempo:capacidadparadesarrollarelproyectodentrodelplazofijado.Nosdatiempo,cuntotiempovaadurarycmoinfluyeesaduracin
ennuestraorganizacin?

Factorrecursospropios(humanos,materialesyfinancieros):capacidadparaoptimizarrecursos.Enlosrecursoshumanoshayqueconsiderar,no
solamente la disponibilidad en cantidad suficiente para ser asignados al evento, sino tambin la formacin, nivel de experiencia, disponibilidad
temporal,capacidaddeaceptacindelasrelacionesdedependenciayautoridad,eltalentoyelconocimientolagestindelconocimientodelcapital
humano como intangible (Peris, Gallardo, Castilla, en D. Esteban 2003, Fanjul 2003). La tipologa, la cantidad, la calidad o nivel de funcionalidad
exigida de los recursosmateriales, el estado y nivel de conservacin, la disponibilidad horaria de las instalaciones y equipamientos deportivos. El
factorrecursosfinancierosreflejaladisponibilidaddefinanciacin.Esdecir,delosfondosdisponibles,cuntodinerosedestinaafinanciareseevento
concreto, y cules son las actuaciones estratgicas para conseguir financiacin. Adems, conocer si va a ser suficiente para sufragar el coste de
dichoproyectoyqusuponeanuestraorganizacinquedarsesinesosfondosantesderentabilizarelproyecto.Seincluyeotrofactorrelacionadocon
los recursos financieros: las inversiones. Cunta inversin debe acometerse, se dispone de financiacin suficiente, qu se va a hacer con esta
inversindespusdelevento,soncuestionesquedebenresolverseantesdetomarladecisinderealizarelproyecto.

Factorcostedeoportunidad:(Davidson1999:29)indicaqueseleccionaruneventoimplicacomprometerunaseriederecursosestadecisintiene
uncostedeoportunidadalrenunciaraotroproyectoquepodrahaberproporcionadootrosbeneficios.Puedequeexistanvariasalternativasyque
slounooalgunosproyectosinteresenopuedanseracometidos.Deahlanecesidaddeoptimizarlos.Alahoradeestablecerunajerarquapueden
tomarsecomocriteriosaspectosdetiempo,dedisponibilidadderecursos,interesesestratgicos,polticos,sociales,econmicos.Encualquiercaso,
el proyecto seleccionado deben ser rentable econmicamente y socialmente. Para la evaluacin de proyectos se pueden utilizar los mtodos
dinmicosdevaloracindeinversiones(VAN,TIR)queconsideranlaviabilidaddelevento,enfuncindelosflujosnetosdecaja,elcostedecapital,
latasadereinversin,etc.(Fanjul1991y2006,Surez1998).

Factorincertidumbre:trabajamosconexpectativas,sobreplanes,loqueimplicaelfuturo,yelloconllevaincertidumbre.Existenplanificacionesde
eventosdepocaincertidumbre,porquesonmssencillos(demenordimensinodemenosduracin,odecortoplazo),oporqueloshemosrealizado
enmsdeunaocasinyplanesdegranincertidumbre(alargoplazo,multideportivos,multiorganizacionales,internacionales,etc.)Enestecaso,ala
incertidumbreseunelacomplejidad.Encualquiercasoserequiereplanesflexiblesyflexibilizacindeoperaciones.
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FASESENLAORGANIZACINDEEVENTOSDEPORTIVOS

Ladivisinenfasesconsisteenladistribucindelaactuacinydeltiempoendiferentesbloquesdetrabajonecesariosparacompletarelproyecto.
Enlaliteratura,losautoresdeterminanfasesdistintas.A(2003)seala7Desbordesetal.(2006)4Parent(2008)4Ayoraetal.(2004)3Gmezy
Encinas(enA.Dazetal.,coord.,2001)5.Seconsideraqueesadivisin,dependedelaimportanciaquecadaautordaalasactuacionesquesellevana
cabo.Enesteartculo,partiendodequelaorganizacindeeventosesunproyecto,sedaimportanciaalafasedeplanificacin(interrelacionarelsistema
interno:estructura,tecnologa,procesos)yaladeprogramacin(asignacindelosRecursosylasCapacidades).

Fase0oprevia:PreliminaroPresentacindelacandidatura

Parent(2008)sealaquelaprimerafaseeslapreparacindelacandidatura(planningbid).Otrosautoreslamencionanjuntoconlacampaade
difusindelevento,comoprimeraactuacin,peroenmuchasocasionesnosepasadelafasecero.

EleventoesunproyectoqueestinmersoenlaestrategiadelaorganizacincomoUENestplanificado,esapoyadoporlainstitucinyest
dotado de financiacin, con un presupuesto especfico. Pero se necesitan apoyos externos: poder poltico, medios de comunicacin, instituciones
pblicas y privadas, patrocinadores, subvenciones, as como infraestructuras y recursos humanos para su desarrollo. Se trata, pues, de vender la
oportunidad de la idea a los stackeholders. Esta sera la fase preliminar en la que se elabora un informe, y se prepara la campaa para conseguir el
apoyoalacandidatura.Elinformedebeconteneralgoinnovador,diferenteaotrasofertasoalgonuevorespectoaotrasediciones.Sedebeplantearla
estrategiaparasupresentacintrasunanlisiscliente/competenciaypensarququierenlosclientes,cmoselessatisface,conqutecnologayqu
ofrecemosdistintoalacompetencia.Lasactuacionesdeestafaseson:

Bsqueda,recogidayanlisisdelainformacin.
Conversacionesyreunionesconlosdiferentesimplicados.
Preparacin,confeccindeundossierdelproyectoconlainformacinrecogida.
Elaboracindelportafolio,memoriainicialdelevento:primerdiseodelevento.

ElresponsabledeestafaseeselComitorganizador(comitdecampaa)creadoalefecto(elGrupoPromotor).Lospromotorespuedenserono
los del Comit organizador posterior, o slo ser promotores privados e institucionales que tengan el inters de que se organice el evento y una vez
concedidopasaraserintegrantesdelComitejecutivo.Puedeocurrirquenosepasedeestafase.Entonces,habraque,obiendesecharlaideapara
mejorocasinobienrecopilarmsinformacinymscontactosyrealizarunnuevodiseoqueselleveadiscusin.

Fase1:DefinicinyDiseodelasCaractersticasdelEvento

Secorrespondeconlaelaboracindelplanestratgicodelevento.Enestafaseserespondealaspreguntas:qusequiere,porqusequiere,
para qu se quiere. Se formulan y fijan los objetivosmetasrestricciones. Se configura el evento (definicin de las variables principales del evento:
tipologa,duracin,infraestructura,recursoshumanos,caractersticastcnicodeportivas,implicados,etc.).SeobservaenlaTabla1.Conlainformacin
yanlisisdeinformacininternayexternallevadaacabo,recogidaeneldossieryespecificadaenelprimerdiseodelevento,juntoalasreuniones
mantenidas,serealizaundiagnstico,unestudiodesostenibilidaddeleventoydeloscondicionantestcnicosyfinancierosyseajustaelprimerdiseo,
hastaconseguirlaconfiguracinquecorrespondealplanestratgicodelevento.

Otrosautoresnomencionanestasmismasfases.Aqusehadadolacategoradefasealaelaboracindelplanestratgico,dadoelcarcterde
UENdeleventoysunaturalezadeproyecto.A(2003)diferenciaunafasedeconcesinyformacindelComitorganizador.Peroseconsideraquese
trata,msbiendeunatarea,quenorequieredistribucineneltiempodediferentesactividades.Ademssepiensaquesinohayapoyossuficientes,no
convienellevaradelanteeleventoyporlotanto,noesnecesariodisearningnproyecto.Poresosehadiferenciadolafaseceroylafase1(enlaque
realmentesediseaelproyecto,momentoenelqueyasepuededifundiralpblico,ynoantes).Lasactuacionesenlafase1son:

ElaboracindeMemoriainicialdelevento:primerdiseodelevento(tambinenfasecero)
Estudiodeviabilidaddelproyectoydecondicionantestcnicosyfinancieros.
Discusinyreajuste.
Elaboracindelplanestratgico.
Campaadedifusindelevento.

Lacampaadedifusindeleventoesimportante,pueselapoyodelapoblacinesunfactorexternoclaveenelxitodelmismo(hastaincluso
condicionarlasededeunacandidatura).Perostaserealizaenvariosmomentosapartirdelaaprobacindelevento.Lafasedecampaarequiereuna
mnima estructura organizativa, dotacin presupuestaria, lista de tareas, calendario y cierta infraestructura (A, 2003). Todas las actuaciones de las
fasesceroy1debenestarautofinanciadasconrecursospropios,porquenosehabrconseguidotodavafinanciacinexterna(subvenciones,patrocinios
oventasdederechosdeexplotacin).
Tabla1.1faseenlaorganizacindeunEventoDeportivo(fasedeDefinicin,Configuracindelevento)PLANESTRATGICO
FIJACINY
FORMULACINDE
OBJETIVOSyMETAS

Sociopolticos, econmicos, tcnicos,

medioambientales,etc.

Polticas,
estratgicas,
econmicas,tcnicas

Resultadosesperados

PROPUESTADEL
EVENTO

Denominacin: Nombre, Imagen,

Anagrama,Mascota,etc.

Naturaleza:
Promocin,
Espectculo.

DURACINDEL
EVENTO

Duracindelproyecto:unao,6aos,
6meses.

LUGARDELEVENTO

Estudio y propuesta del entorno:

estudioambiental,urbanstico.

Duracin del evento: unas horas,

un da, un fin de semana, unas
horascada15das,20das
Instalaciones: estudio de las
misma:
lugar,
ubicacin,
urbanismo,
propiedad,
funcionalidad

Tipo:
Puntual,
cclico,
extraordinario, megaevento, fijo o
por
etapas
(de
itinerario)
unideportivo,polideportivo,

Infraestructuras de movilidad
acceso,hoteleras,culturales,etc.

CARACTERSTICAS
TCNICASDEL
EVENTO

Unideportivo,recreativoopromocional:
categoras, requisitos de inscripcin,
caractersticasdelapruebadeportiva.

Unideportivo
competitivo:
Caractersticas de la competicin:
sistemadelacompeticin.

RECURSOSHUMANOS
DELEVENTO

Avance de necesidades: recursos

propios, contratacin, externalizacin,
voluntarios.
Internos o Directos (para quien

Cursosdeformacin,tcnica,enla
culturadelevento,enprocesos

Instalaciones propias, pblicas y

privadas de la zona, de diferentes
localidades
(vuelta
ciclista).
Instalaciones a construir, a
reformar,
Polideportivo
recreativo:
caractersticas de la prueba
(categoras,requisitos,sistemasde
rotacin,eliminacin,etc.)

Externos (espectadores): locales,

Otros clientes:

CLIENTESDELEVENTO

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Externos

Competicin,
Recreacin,

(participantes):

Polideportivo
competitivo:
caractersticas del sistema de
competicindecadaprueba.

Con

poder

de

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VIABILIDADDEL
EVENTO

ORGANIZACINDEEVENTOSDEPORTIVOSYGESTINDEPROYECTOS:FACTORES,FASESYREAS
organizamoselevento):Paranosotros
mismos, para el Ayuntamiento, para
una Federacin, para la Liga
Profesional,paraelCOI

Deportistas olmpicos, equipos

deportivos,
deportistas
no
federados, escolares, ciudadanos
engeneral,

nacionales,
mundiales
(segmentacindelmercado)

Posiblesvasdefinanciacin.
Repercusin para el entorno: laboral,
infraestructuras,
inversiones
empresariales,etc.

AvancedelpresupuestodeIyG.
Ingresos: ventas,
publicidad,
subvenciones,
merchandising,
Gastos:personal,material,reas
complementarias.

Compromisoslegales de obligado
cumplimiento:
concursos
de
adjudicacin, presupuestos a
presentar. Plazos a cumplir:
contrataciones,
adjudicaciones,
formacin,etc.

negociacin: compradores de los

derechos de retransmisin e
informacin, de los derechos de
imagen,
patrocinadores,
proveedores,
Capacidad funcional y estructural:
personal,instalaciones,apoyos,etc.
Impacto ambiental, poltico, social,
econmico,organizacional.

Fase2:DiseodelaEstructuradelEventoyProgramacin

Enestafaseserespondealascuestiones:quhacer,quinhace,cmohacer,cundohacer,cuntosenecesitaparahacer,dndehacer.Se
disea la estructura del evento y se programa el proyecto. Corresponde a las actuaciones del plan estructural y plan operativo. Es la fase ms
importante, la fase de diseo del proyecto, pues de ella depende que se lleve a buen trmino el evento. A su vez esta fase 2 se subdivide en varias
subfases.

2.1EstablecimientodelOrganigramaFuncional.Diseodelaestructuraorganizativadelevento

Ms bien no es una fase, sino una tarea clave. El organigrama funcional del evento representa visualmente el plan, la estructura de la
organizacin.Definecategorasypuestosdetrabajo,clarificajerarquas,delimitafuncionesyresponsabilidades(Ayoraetal.,2004:28,Soucie,2002),
establece relaciones de autoridad y dependencia, concreta canales de comunicacin entre la superestructura. Consta de diferentes cuadros de
responsabilidades e interconectados segn lneas que representen la relacin entre ellos, entre las tareas asignadas a cada uno, los canales de
autoridadydedependenciaylasvasdecomunicacin.Sirveparacontrolaracciones,facilitarlafluidezenlasoperaciones,reforzarladependencia,etc.
Cada evento puede tener diferente estructura organizacional. El modelo se especifica a partir de las necesidades concretas para ese acontecimiento:
fases,tareas,funcionesespecializadas,personasconlasqueyacontamosopodemoscontar.Peroloimportanteesquedichoesquemagaranticela
buenacomunicacinydifusindelainformacinentrelosdiferentesestratosypermitaquecadapersonapuedadesarrollarsutalento,sucapacidadde
trabajo.

ElComitejecutivo,seencargadesupervisarelbuenfuncionamientoenlosaspectosglobales.Nodesarrolla,slocontrolaalComitorganizador
(operativo).ElComitorganizadorpuedeestarformadoporlospromotores(ComitdeCampaa)oquestosnombrenalComitorganizador.stese
encargadedesarrollarelproyectohastaelfinal.Tambinestnentresusmisioneslaelaboracindelplandirector,laelaboracindelorganigramade
funcionamiento,elpresupuesto,laprogramacindelevento,etc.Puedetenerformasjurdicasdiferentes:empresaconcapitalpblico,(COOB92,S.A.),
laFederacin,laEmpresa(UEN),asociacinsinnimodelucro,elAyuntamiento,etc.ElComitdeHonorestcompuestoporlaspersonasinvitadas,
promotoresyprincipalespatrocinadoresysiguiendounarelacinprotocolaria.EnalgunoseventospuedehaberigualmenteunComitcientficoformado
por personas de reconocido prestigio en el mbito cientfico, profesional y acadmico, e igualmente siguiendo una relacin protocolaria. Supervisan a
niveltcnicolosdiferentesproyectos,reas,equiposdetrabajo,infraestructuras,ponencias,conferencias,etc.

2.2Establecimientodelasreasdelevento

La estructura en reas depende de la dimensin del evento, de las necesidades del mismo, de las caractersticas tcnicas del acontecimiento
deportivoydelacapacidadorganizativadelaempresa.Aligualquesucedeconeltratamientodelasfases,cadaautorhabladediferentenmerode
reas(entre5y16reassehanobservadoenlasobrasconsultadas).Antetodohayquebuscaroperatividadenlasactuacionesdecadareayentre
reas.

2.3Programacindelevento.Plandeaccin

Eslafasedelplandeleventopropiamentedicho,elPlandeAccin,elMapaderutaparairdeA(dondeestamos)aB(fechadelevento).El
Plan de Accin debe ser sensato, sencillo de seguir, til, claro, concreto, flexible (reajustable), realista (factible). Est abierto para ir readaptndose a
medida que se van cumpliendo plazos. En esta fase se contesta a las preguntas: qu, quin y cmo, cundo, con qu, dnde. Es la parte ms
importante, porque se establece lo que hay que ir haciendo para que el evento salga bien. Parent (2008) seala que en esta fase se desarrollan las
accionesdelplanoperativo,elpaquetedetareasylaimplementacin,laejecucin.Eselementalladistribucindetareasentrereas,lacoordinacin
entrelasreasylacoordinacinentrelastareasdediferentesreas,puestoquecadaunadelasdivisionesdebeconocerloquehacenlasdems,sin
perderelsentidodeglobalidaddelaorganizacin.ElPlandeAccintienecuatrodimensiones:tareas,tiempo,dineroyrecursos.Ystas,normalmente
seplanificanaldetalleporperodos:primerosloseplanificaminuciosamenteestasdimensionesdelperodo1yhaciaelfinaldelmismoseplanifica
rigurosamenteelperodo2yassucesivamente.

Las tcnicas de programacin provenientes del mundo de la construccin y de la ingeniera son herramientas tiles para ello y sirven para
programar el evento (planificar y controlar estas dimensiones). Son las denominadas tcnicas PERT / CPM y GANTT. El mtodo PERT (Tcnica de
programacin, Evaluacin y Reajuste, Program Evaluation Review Technique) y su forma simplificada: el mtodo del progreso camino crtico CPM
(CriticalPathMethod),seutilizanparaidentificarlasetapasesencialesdelarealizacindeunproyectoysuencadenamiento,lasactividadescrticas,a
fin de maximizar los recursos humanos, materiales, financieros y temporales de los que se dispone, el orden cronolgico en el desarrollo de estas
acciones,lafechafinalderealizacin,susimplicacioneseconmicas,etc.ElcalendariodeldiagramadeGANTesunsistemadedisposicinlgico
temporaldelastareasprevistasenlaconsecucindeunproyecto(Soucie,2002:84).Muestraeltiempoenelejedeabscisasylasactividadeseneleje
de ordenadas, indicando el principio y fin de las mismas mediante un trazado continuo. Adems especifica qu tareas secuenciales no pueden
superponerse,quetareasindependientessepuedensolapar,olastareascuyocomienzodependedelafinalizacindeotrauotras.Existenpaquetes
informticosparalaprogramacindeproyectos.Medianteelsoftwaresepuede:
Calcularduracin,fechasobligadasdecomienzo,final,crticas,detareas.
Correspondenciaentretareas.
Identificarcaminoscrticosimportantesparaelcumplimientodelproyecto.
Conocer,ajustarynivelarlacargadelosrecursos:tareasasignadas,reasalasquepertenecen,tiempodetrabajoacadauno,coste,necesidades
especficasderecursosparatareasomomentosconcretos,etc.
Llevarunseguimientodeloscostes,portareas,porrecursoshumanos,hastaunafecha.
Comparardatosprevistosinicialmenteconreales(seguimientoycontroldelproyecto).
Generargrficoseinformesparavisualizarlainformacinynotificarlaalosimplicados.
Realizarunseguimientohistrico.
Identificarproblemasyremodelarelproyectosobrelamarcha.
Llevaracabosimulacionesdeltipoquepasasinollegaatiempo..,quepasasihaytemporalesosdas..,costedeemplearmsrecursosenuna
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tarea

Sinembargo,comogestoresdeunproyectoesnecesario:

Tenerclaralaestructuradedescomposicindeltrabajo(WBS).
Conocerdeantemanolastareasyladependenciaentretareas.
Saberasignarrecursosalastareas.
Conocerlasnecesidadesdemanodeobra,duracindelastareas,sucoste.
Controlarlaevolucindelproyecto.
Evaluarloscompromisosquepuedanaparecer.
Tomardecisiones.

LaDimensinTareassecontrolaconlaDeterminacindelasTareasarealizar:crearunalistadetareas:relacineidentificacindetodaslas
tareasquesevanallevaracaboparaacometerelevento.stassonactividadesespecficasquesedebenejecutarpararealizarelproyecto.Lastareas
cabeceras o tareas principales resumen un grupo de tareas relacionadas y tienen siempre asociadas una lista de tareas (actividades) subordinadas.
Primerohayquetenerunavisinampliaygeneraldelproyectoyenumerarlasprincipalesfases(perodos)dequeconsta.Luegoseempiezanaaadir
detallesacadafase,ydespusmsdetallesan.EstesistemaseconocecomoWBS:Workbreakdownstructure:estructuradeanlisisdetrabajoo
listadetareas(ysedetallaminuciosamenteporperodos).

1.Redactarunalistaclarayprecisadeactividadesnecesariaspararealizarelevento.Inventariodeactividades.
2.Determinarlasecuenciaoelordenenelquedebenllevarseacabolasactividades.Clasificarlas,ordenarlasensecuencias.
3.Determinarlalistadelosacontecimientos,oetapasprincipalesdelaconsecucindelproyecto.

4.Trazarlaredencadenandolasetapasoacontecimientosdelaconsecucin:comenzaralavezque,noiniciarseantesdelapredecesora,etc.

LaDimensinTiemposeplanificaatravsdeuncalendario,unaagendaqueespecificacundocomenzar,cundoalcanzardeterminadameta:
Cronogramadelevento.Seelaboraalavezquelaintroduccindelastareas.Enlseespecifican:elcalendariodelproyecto:comienzo,fin,dadeinicio
yfindelevento,fasesoperodosdelevento,perodoslaborables,jornadalaboral,dasfestivos,perodosdedescanso,etc.

5.Determinareltiemporequeridoparaeldesarrollodecadaactividad(horas,das,semanas,etc.)Determinarladuracindesurealizacin:cronograma.

6.Fijareltiempototalqueserequiereparalarealizacincompletadelproyecto:estimado,apartirdeclculosdetiempooptimistaydetiempopesimista:
cronograma.

Sueleserdifcillaestimacindeltiemporequeridopararealizarunatarea,especialmentesisucomienzoosufindependendeotrastareasode
recursosqueestninvolucradosenotrastareascabeceras.Deahqueseincluyantiemposoptimistasypesimistas.Laherramientainformticapermite
crear relaciones de dependencia entre tareas, establecer tareas crticas que se deben terminar en un tiempo concreto, calcular fechas optimistas y
pesimistasdeinicioyfinalizacindetareas,fechascrticas.EnlaFigura2seobservaunejemplodetareasycronogramadelproyectoFinalautonmica
deesquparadisminuidosfsicos

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Figura2.Cronogramadelevento:Finalautonmicadeesquparadisminuidosfsicos

La Dimensin Recursos(humanos y materiales) se ocupa de la mejor manera de Asignar Recursos al proyecto (bajo la caracterstica de su
escasezycaresta).Hayqueprogramarunadistribucineficienteevitandodesdoblamientosysolapamientos,sobreasignacionosubutilizacin.Adems,
es conveniente establecer para los recursos humanos una cadena de mando y comunicacin lo ms corta y sencilla posible. Es habitual elaborar un
manualdeejecucinconnormasyprocedimientosaseguirendiferentessituaciones.Enlaprogramacinsedeterminan:nmeroderecursoshumanos
necesarios y tipologa (tcnicos, oficiales, sanitarios, jueces, auxiliares de pista, megafona, secretara, transporte, informacin, voluntarios, autoridad,
etc.), especificacin de funciones, responsabilidades, relaciones de autoridad y dependencia, polticas y normas de actuacin, mtodos de trabajo,
cadena de comunicacin, las relaciones con el exterior (no slo protocolo y relaciones pblicas, tambin para realizar los trmites y procesos de las
operacionescomerciales),dedicacinacadatarea(atiempo,permanentes,sloparadeterminadastareas,voluntarios)ycostedecadatipodepersonal
o por tarea encargada a cada trabajador. El software te permite realizar la matriz de recursos (asignar recursos a tareas), el diagrama GANTT de
Recursos(cmoasignarrecursostareaatareaalolargodeltiempo)laHojadeRecursosconinformacinsobreelnmeroasignadoderecursosacada
tarea, el coste, su calendario de trabajo, etc. as como visualizaciones sobre el progreso, la dedicacin, el retraso, el coste, las relaciones de
dependencia,etc.yotrainformacin.

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Figura3.HojadeRecursos:Finalautonmicadeesquparadisminuidosfsicos

Se especifican los recursos materiales necesarios: tanto infraestructura no deportiva espacios fsicos de oficinas, de almacenaje, sede de
procesamiento de datos informticos, transporte, comunicacin, alojamiento tambin material deportivo, de oficina, de marketing (merchandising,
software,etc.)quesedebeinventariarycontrolarcomoinfraestructuradeportivaconlaquesecuentayquesenecesita.Enladeterminacindetareas
se incluyen las acciones que comporta su uso para el evento: alquiler, adjudicacin, remodelacin, construccin. Asimismo, se hace referencia a
infraestructurascivilesquedebanconstruirseyquenocorrespondaalaorganizacindelevento(urbanizacindeespacios,vasdeacceso,construccin
depasarelas,deparking,etc.)perocuyafinalizacinoretrasoinfluyeenelproyecto.

LaDimensinDinerosecontrolapormediodelaElaboracindelPresupuestoparadistribuirlosfondosasignadosalproyecto.Suformulacines
especficaparacadaproyecto(evento).LaacomodacindelEstadodeIngresosyGastosalproyectodependedeunbuendiseodelevento:estructura
enfases,determinacindetareas,responsabilidades,asignacinderecursos(sinolvidarlosnecesarioscontrolesparaconocerlasvariacionessobrelo
presupuestado). El Presupuesto se puede elaborar por reas, por tareas, por perodos, etc. Por una parte se cuenta con financiacin propia de la
organizacinaunproyectoconcreto.Porotraparte,setienequedeterminarlaformadecaptarylacuantadeotrosrecursosfinancieros:losprimeros
ingresos derivan de la venta de derechos de imagen: cesin de licencias y emblemas para su explotacin, y de derechos de retransmisin, y por
subvenciones.Despusporfirmadeacuerdoscomercialesconpatrocinadoresyesponsores,ventaanticipadadeentradasydemerchandising,ingresos
porpublicidad,ingresosdeempresascolaboradoras,yal finalpor laventadeentradasyvending(mquinasexpendedoras)y baresrestaurantes.Se
cuantificaenunEstadodeIngresosprevisional.AlmismotiemposenecesitacalcularlosGastosdeejecucin.Sedebenpreverlosgastoscorrientes
(luz, telfono, agua, Internet, etc.), gastos de personal, seguridad, adecuacin de infraestructuras y del entorno, las contrataciones con empresas de
diversossectores,alquileres,compras,adquisicionesdematerial,infraestructura,alojamiento,transporte,adquisicindesoftware,relacionespblicas,
gastos para ceremonias, promociones, logstica de materiales, trofeos, seguros, etc. En este tipo de proyectos (un evento es un servicio), los costes
directos de mano de obra son un componente importante del presupuesto de gastos del proyecto. A parte del coste econmico del proyecto hay que
medirotrotipodecostes:polticos,sociales,medioambientales,etc.

Esimportantenoolvidarquelaprogramacindebeserfactibledereajuste.Sehandeestablecercriteriosdeaceptabilidaddelasvariaciones.Si
elproyectoesdegranincertidumbrehayqueplanificarconmsflexibilidadysincontrolesrgidos,aceptandovariacioneselevadasyteniendocapacidad
de tomar grandes decisiones. A mayor complejidad del evento, se necesitan especificar con ms precisin los pasos, es decir debe haber una
planificacinmsdetalladayconmayorcontrol.Sieleventoesdegrandimensinsenecesitaunamayorcoordinacinentrereas,entreperodos,por
loqueserequierenreglasmsdetalladas.

Fase3:actuacin(ejecucin)ycelebracindelevento

Eslafaseejecutiva.Desarrollodelproyectopropiamentedichoyrealizacindelevento.Corresponde,igualmente,alplanoperativo,perodando
respuestaalascuestionesanteriormenteplanteadas:seejecutantodaslastareasprevistas,serealizantodoslosprocesossistematizadosenlafase2,
seactivantodaslasrelacionesestablecidasylascadenasdecorrelacin,comunicacinyaprovisionamientodiseadas,seutilizantodoslosrecursos
planificados.Existenactuacionesindividualesdelosrecursoshumanosylaintervencinactivadeclientesyparticipantes.Adems,sedebeponer
especialtencinenlastareasrelacionadasconprotocolo,relacionespblicasymediosdecomunicacin:creanopininytransmitenunaimagendela
organizacin,porlotanto,tienengranpoderdenegociacin.

Enestafaseesmuyimportantelacoordinacindereas,actividadesyrecursosysedeberealizarunseguimientoycontroldesdecadaunade
ellas por los responsables respectivos. Una vez puesto en marcha, se genera una constante retroalimentacin de las dos fases anteriores para
reactualizaroutputsyseguirlaejecucinsegnloprevisto.Deahlanecesidaddeplanificarconflexibilidad.Elcontroldebeestardiseadodetalforma
quedetectedesviacionesysepuedanrepararcontiempo.Elanlisisdelaevolucindelproyectoylaevaluacindelosresultadosintermediossepuede
hacersemanal,mensual,cuatrimestralperogarantizandounsistemadeplanificacinflexiblequepermitarealizarcorreccionescontinuassegnsevan
detectando fallos. stos se recogen en una memoria para llevarlo a la siguiente fase (evaluacin) y poder ser analizados ms profundamente. Dicho
control se lleva a cabo a travs de variables indicadoras, observando y asimilando aciertos y errores recogiendo y valorando opiniones, crticas y
sugerenciasdeclientesytrabajadores,proveedores,patrocinadores,etc.,paralocualsedeberecogeryobtenerinformacindetodocuantosuceda.En
la fase de celebracin del evento, puesto que es algo vivo, surgen dificultades y se dan mltiples imprevistos. No queda tiempo ni alternativas para
modificarestafaseysilafaseanteriordeactuacinsehaplanificadobienhabrqueirhaciendocorreccionesmnimas.Eslacapacidad,laexperienciay
la propia programacin bien planificada las que permiten controlar y salir airoso de las contingencias que vayan apareciendo y que los errores no
trasciendanalpblico.Enrealidadestafasedeactuacincomienzayacuandosediseaelevento(fase1,einclusofase0)yfinalizaconelcierrey
liquidacindelproyecto.
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Fase4:Evaluacin

ltima fase de evaluacin del proyecto, tanto a nivel financiero como organizativo, poltico, social y deportivo. Incluye realizacin de Memoria,
publicacinderesultadosdelevento,reproduccindeimgenes,recopilacindenotasdeprensa,anlisisderesultadosdeencuestasyestadsticas,
liquidacin,reunionesposteventodelcomitorganizadoryejecutivoy,enocasionesdisolucindelosmismos(sociedadescreadasalefecto).

4.1.Evaluacindelproyecto.ElaboracindelaMemoriadelevento

Comounadelastareasarealizareslarecogidadeinformacin,esimportantehaberdiseadoanteriormentelaactuacindelasecretaraafinde
establecer los datos, e informes que es necesario proporcionar continuamente durante la realizacin del evento. Se recogen informes de las distintas
reasydelasdistintasfases,paraconocerlosresultados.Lasfuentesdeinformacinparalaelaboracindeestosinformesfinalesson:organizacin,
deportistas,espectadores,mediosdecomunicacin,clientesexternos,etc.

En la Memoria se incluyen datos, encuestas, notas de prensa, informes sobre errores cometidos, problemas detectados y desviaciones,
modificaciones realizadas, valoracin de cada fase y de cada rea por los responsables directos y valoracin conjunta, estadsticas y anlisis de
resultados.Conelloseconsigueinformacinsobredesviacindeloprevistoconlorealizado,eficaciadelasacciones,bsquedadealternativaspara
posteriores proyectos, comunicacin a los diferentes Comits del evento. Es conveniente impulsar la objetividad, la transparencia y la autocrtica. La
Memoria con todos los datos se archiva y se puede editar un informe para diversas instituciones y organizaciones que lo soliciten. Un apartado
importanteyobligadodeestaevaluacinloconstituyenlosinformeseconmicofinancieros.PorloqueesimportanterealizarelBalancedelevento,la
cuentaderesultados,disearunaseriederatioseconmicos,laauditora.

4.2LiquidacinyDisolucindeComits

Secierrantodosloscaptulosabiertosdurantelaejecucindelproyectoyseliquidan(finalizacincontratos,adjudicaciones,relacionesexternas,
ltimos pagos de facturas, inventarios, venta de bienes y existencias, devoluciones) A veces esta fase dura aos. Por compromisos econmicos, de
concesindeobras,propiedadesinmobiliarias,realizacinypublicacindelamemoria,etc.,elcierredeleventoyladisolucindeloscomitspueden
prolongarse.Cuandosetratadeunaempresadedicadaalaorganizacindeeventos,esmssencillo,puessetratasimplementedecerrarelevento,sin
liquidarningunasociedad.Perolasconclusionesdeterminadasenestafasesonimportantesparaasegurarlacontinuidaddelevento,olamejoradela
UENdedicadaalaorganizacindeeventos.

REASENLAORGANIZACINDEUNEVENTODEPORTIVO

Enlasreasdeuneventoserecogentodaslasfuncionesenlaejecucindelproyecto.Independientementedelorganigramadelevento,aunque
relacionado,existenreasvisibles,paracentralizarencadauna,lasdiferentestareasantessealadas.Alfrentedetodasellashayunresponsabley
detrsdeste,personalcontantastareascomoseanecesario.Elloimplica,portanto,disponerdeunorganigrama,unaestructuraorganizativadentrode
cadarea,unplandenecesidadesdepuestosdetrabajo,unpresupuestoparacadaunayunplandecoordinacincontodaslasdemsreas,pero
especialmentedeunasconalgunas.Cadaeventorequiereunaorganizacinmsconvenientesegnsuscaractersticas,deformaquelasreasenla
organizacin del evento estn supeditadas a sus planes estratgico, estructural y operativo, a las dimensiones del mismo, a la macroestructura de la
organizacinquelollevaacabo,alacomplejidadoalatipologadeevento.Yportanto,staspuedenvariardeuneventoaotro.A(2003)distingue
reas de tipo econmico y de promocin del evento: marketing, econmica y administracin, recursos humanos, ceremonias, promocin, medios de
comunicacin, publicaciones, protocolo y reas tcnicas y de infraestructura: instalaciones, tcnicadeportiva, seguridad, mdica, alojamientos,
transportes, acreditaciones, asesora jurdica. Desbordes et al. (2006) proponen reas: administrativa y financiera, legislativa y de seguridad,
comunicacinymedios,comercialydepatrocinio,logsticaydeportiva.Nuestrapropuestaconsisteencentrartodaslasoperacionesen7grandesreas
odivisiones:Marketing,RelacionesPblicas,Protocolo,Tcnicodeportiva,TecnologadelaComunicacin,EconmicoAdministrativayLogstica.

Enelreademarketingseincluyenaspectosdepromocin,publicidadypublicaciones,ascomoventas.EnelreadeRelacionesPblicas
se incluyen medios de comunicacin (aunque dada la importancia y la cobertura de los eventos, podra ir como un rea aparte), patrocinadores y
espnsores.ElreadeProtocololaconstituyenprotocolo,ceremonias,relacinconlasVIPs,autoridades,invitadosVIPs,asistenciaadelegaciones.En
elreaTcnicoDeportivaserealizanfuncionesdirectamenterelacionadasconlacompeticin.ElreadeTecnologadelaComunicacinescadavez
msimportantedebidoalanecesidaddegestionarlaproduccin,eltratamientoylacomunicacindetodotipodeinformacinydatos,especialmentelos
resultadosdelaspruebasdeportivas.ElreaEconmicayAdministrativaseencargadeAcreditaciones,RecursosHumanos(decidepermisos,licencias,
accesos para personal de dentro y fuera de la organizacin), Secretara y Asesora Jurdica. El rea de Logstica se ocupa de aspectos de
infraestructura,alojamientoytransporte,delaseguridad,laasistenciamdica,larestauracinyproveedores.

EnlaTabla2sesintetizanlosacometidosdecadareasugeridospordiversosautoresysegnnuestrapropuesta.

Algnreadesempeatareasdesdeeliniciodelproyectohastaelfinal.Portantorequieredemspersonal,mspresupuestoymsrecursos.
Otrasempiezansucometidoenuntiempoposterior,oslodurantelacelebracindelevento.Laeleccindeincluirdeterminadastareasenunasuotras
reases

Tabla2.reasysusfuncionesenlaorganizacindeunevento
READEMARKETING
Tienecomoobjetivoprincipallaventadeleventoadiferentesmercados.
Diseayproducelacampaadepublicidaddelaorganizacinydeleventoens.
Selecciona, el grupo de mercado al que dirigir sus acciones: segmentacin del
mercado.
Decide, disea, elabora logotipos, emblemas, anagramas, del evento, trofeos,
uniformes,obsequiosparaparticipantesyVIPS:medallas,copas,placas,ropa,etc.
Promocin:
Decide, disea el mensaje y la campaa de promocin del evento en diferentes
medios,adistintosmercados,pordiferentesmedios(web,correoelectrnico,prensa,
pelculas, revistas, televisiones, otros actos, en competiciones deportivas, vallas
publicitarias,avionetas,dpticos,etc.)
Disea programas paralelos deportivos para la promocin del evento: eventos
populares.
Decide, produce, contrata, productos de promocin y merchandising: camisetas,

http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.htm

READEPROTOCOLO
LlevarelacinconlosVIPS:invitaciones,asientos,catering,recepciones,
transporte,recogidayalojamiento,discursos,etc.
Decide,diseaornamentacinyprotocolo:etiqueta,banderas, himnos,
ceremonias, llegadas, presentaciones, actos oficiales, entrega de trofeos,
intervenciones,aperturayclausura,azafatas,etc.
Disea,organizaactoscomplementarios:culturales,recreativos,etc.
Realizatraduccionesyasistenciaadelegacionesquesesoliciten.
Realizaelcalendariodeactosyceremonias.

REATCNICODEPORTIVA
Decideactuacioneseneldesarrollodelacompeticindeportiva.

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ORGANIZACINDEEVENTOSDEPORTIVOSYGESTINDEPROYECTOS:FACTORES,FASESYREAS
mascotas, bolgrafos, regalos, muestras de recuerdo, logotipos, fotografas
autografiadas.
Diseayplanificaladistribucindeentradas.Disea,coordinalafuerzadeventas.
Publicaciones:
Diseacanalizacinderecogidadeinformacinydistribucin.
Disea,edita,publicacionesdelevento:dpticos,carteles,pginasweb,etc.
Decideyelaboralosdocumentosypublicacionesdeprestigioeimagendelevento:
reportajes,pelculas,libros,pster,etc.
Decide, disea, edita material impreso, papelera: entradas, invitaciones, carn,
taquillaje.

Coordinaactuacindejueces,rbitros,cronometradores,anotadores,jefes
depista.
Detalla calendario y franjas diarias de competicin, horarios de
actuaciones.Marcapautashorariasdepruebas.
planifica ensayos de competicin, con horario de entrenamientos y de
competiciones,circulacionesdedeportistas,jueces,etc.
Supervisalasnormasfederativasycomplementariasreferidasaconcursos
ycompeticiones.
Controlaparticipantes,resultados,doping,coordinndoseconotrasreas.

READERELACIONESPBLICAS
Llevalasrelacionescomercialesconentidadesyempresasaefectosdepublicidad,
venta,alquiler,regalodeproductosypromocindelevento.
Diseaestrategiasparalabsquedadepatrocinadoresyaccionescomercialescon
otrasempresas,paralaventadeleventoyparalafidelizacindelospatrocinadores.
Diseayorganizalacolaboracinentrelosmediosdecomunicacin,eleventoylos
patrocinadoresyespnsores.
Disea y organiza las acciones de relaciones pblicas entre los patrocinadores y
espnsoresyelpblicogeneral.
LlevalarelacinconlosMediosdedifusin:prensa,radio,televisin.
Informasobreelacto:suestadodeevolucinysudesarrollo.difusin,promocin.
Disponedeinstalacionesycondicionesdetrabajoparalosmedios.
Disponedelocutoresypreparasuactuacin,horarios,lugares,acreditaciones.
Prepara,coordina,dirigelasruedasdeprensa.
Preparainformacin:recopilanoticiasdediferentesreas,deintersgeneral.
Recopilafotografaseimgenesparalaspublicaciones.
Elaboracomunicados,dossieresdeprensa,conferencias,participaenlasentrevistas.
DiseaunsistemacomputerizadodeclasificacinjuntoconelreadeTecnologa.

READETECNOLOGADELACOMUNICACIN
Diseaelsistemadecomunicaciones:intercomunicadores, megfonos,
radiotransmisores.
Disealacomunicacinporreddetodalaorganizacin:intranet,etc.
Diseapuestosdetecnologa,paralarecepcin,tratamientoyenvode
informacindetodotipo:datoscompeticin,estadsticas,etc.
Confeccionaprogramasinformticosapropiadosalevento.
Dasoportetcnicoydemantenimientoalosoperadores.
Supervisa la tecnologa en instalaciones, material, deportivo:
mantenimiento,cumplimientodeexigenciastcnicas,etc.
Gestionalosresultadosinformatizadosdelascompeticiones,ydelresto.

REAECONMICAYADMINISTRACIN
Elaboraelpresupuestoylacontabilidaddelevento,porreas,portareas,porpartidas.
Realizanegociacioneseconmicas.
Realizalascomprasdebienesyelpagodehaberes.
Gestinycontroleconmicofinancieroyfiscal.
Controlainscripciones,permisos,seguros,documentacin,autorizaciones.
Levantaactasdereuniones.
RecursosHumanos:
Disea puestos, categoras y caractersticas de puestos de trabajo: salarios,
vacaciones.
Realizalagestindepersonal:captacin,seleccin,contratacin,formacin,etc.
Determinatiposdecontratacindediferentestiposderecursoshumanos.
Realizagestindehorarios,permisos,licencias,bajas,vacaciones.
Realizagestionesdesubcontratacin,externalizacindeserviciosycontrataciones.
Impulsaestrategiasdemotivacin,plusdeproductividad.
Acreditaciones:
Disealasnecesidadesdeacreditaciones.
Diseacirculacionesdepersonassegnacreditacin:lugarescomunes,restringidos.
AsesoraJurdica:
Solicitapermisos,licencias,seguros.
Supervisadocumentacinlegaldecontratos,licencias,reglamentos,seguros
Creapliegosdecondiciones,reglamentosynormativaspropias.
Dacoberturalegalatodaslasreas.

LOGSTICA
Prepararecepcin,distribucindehabitaciones,coordinaocupacin.
Organizacin del catering: seleccin, supervisin mens, compra y
abastecimientonecesario.
Transporte:
Decide,selecciona,contrata,mediosdetransportemsadecuados.
Coordinasalidas,recogidas,llegadasdetransportes.Secoordinaconla
policamunicipal.
Circulacin de vehculos, de entrada, salida, recorridos. As como la
seguridadyvigilanciaenlosestacionamientosycirculaciones.
Seocupadelaparcamientodevehculosendiferenteszonas: pblico,
participantes,autoridades.
Solicitapermisosencasodeinvadirlugarespblicos.
Supervisaelbuenfuncionamientoyelmantenimientodelosvehculos.
Atencinadisminuidos.
Seguridad:
Realiza la valoracin de la dificultad en cada momento para crear
serviciosdeseguridad.
Diseaplandeseguridadyevacuacinconreamdicay proteccin
civil.
Vela por la seguridad e integridad de personas, instalaciones,
espectadores,participantes,VIPS,equipamientos,etc.
Disea plan para evitar accidentes, incendios, inundaciones. Prev
actuacinencasodequeocurran.
Disponelasmedidasoportunasparaevitaractosvandlicos:envasesde
cristal,bengalas,palos.
Disponelaseguridadyelcontrolenlaentradadepblico:circulaciones,
localizacindeasientos.
Decide,colocapanelesindicadores.Situacin,direccin,ubicacin,etc.
Secoordinaconentidadespblicasyprivadas:Bomberos, Proteccin
Civil,PolicaNacional,etc.
AsistenciaMdica:
Elabora manual de actuacin, evacuacin, emergencia, prevencin
riesgos.
Avituallamiento de dotaciones y medios necesarios: personal,
ambulancias,equipossanitarios,lugaresdeubicacin.
Controlaactuacionesenmateriadedopaje.
Prestaasistenciamdicaydeurgencia.
Coordinaconorganismosdeapoyo:ProteccinCivil,CruzRoja,etc.

LOGSTICA
Infraestructura,instalacionesyequipamiento:
planificatodaslasnecesidadesdeinstalaciones:espaciosdeportivos,cronometrajes,
sealizacin,vestuarios,circulaciones,iluminacin,etc.
Contrata,alquila,adquiere,disponetodolonecesarioparaelevento:podio,pancartas,
andamios,equipodemegafona,escenarios,etc.
Diseaunplandeactuacindemantenimientoyreparacindeaverasyroturas,tanto
deinfraestructurascomodeinstalacionesdeportivas.
Confeccionaelhorariodeusodelasinstalaciones.
Cataloga,almacena,ordenapedidosymaterial.
Recoge,desmonta,guarda,material.
Decide,dispone,prevcirculacionesdepersonas,material,yvehculos.
Acondiciona,mantiene,instalacionesyequipamientodeportivo,espaciosdeportivosy
no
Alojamiento:
Planifica la necesidad de alojamiento: Decide hoteles, residencias, albergues
apropiados.

tantoestratgicacomofuncional.Porejemplo,siseconsideraalosmediosdecomunicacincomoclientes,sepuedeincluirsutratamientodentrodel
rea de Relaciones Pblicas, mientras si se les considera proveedores de financiacin y promotores de la imagen del evento y de la empresa que
organiza,sedebecrearunreaespecficaparaincluirtodaslastareasrelacionadasconellos.Lomismosucedeconpublicacionesyventas.

CONCLUSIN

Estarevisinsintetizaydescribelaliteraturaentornoalaorganizacindeeventosdeportivos.Seconsideranserviciosdeunaorganizacinpara
los que existe un mercado especfico y por tanto son UEN. Como novedad, el artculo contempla que la organizacin del evento es un proyecto y
examina la produccin (servuccin) del evento, aportando herramientas gua de planeacin, programacin, gestin y control de dicho proyecto. Como
proyecto, su origen corresponde a una decisin estratgica, inmersa en una planificacin generada desde la direccin de proyectos. Esa decisin
estratgica se plasma en el plan director del evento, que concreta desde el por qu del mismo hasta el cmo desarrollarlo. La decisin de ejecutarlo
depende de factores externos e internos y del coste de oportunidad. Estos condicionan que se lleve a cabo la idea de implicar recursos (tiempo,
humanos, materiales y financieros) en la realizacin del evento, o que se deseche. Las fases en la organizacin de un evento deportivo son las
siguientes:(0)previaopreliminarodepresentacindelacandidatura,(1)definicinydiseodelascaractersticasquedeterminacinlaconfiguracin
delevento,(2)diseodelaestructuradeleventoyprogramacin,(3)actuacinoejecucindelproyectoycelebracindeleventoy(4)evaluacin.Estas
fasesnosonsinoladivisindelaactuacinydeltiempoendiferentesbloquesdeactuacinparaejecutarelproyecto.Lafasedeplanificacinylade
programacin son las ms importantes para llevar a buen fin el evento. En ellas se especifican las dimensiones del mismo: tareas, tiempo, dinero y
http://cdeporte.rediris.es/revista/revista45/artorganizacion209.htm

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ORGANIZACINDEEVENTOSDEPORTIVOSYGESTINDEPROYECTOS:FACTORES,FASESYREAS

recursos. Para la programacin del evento contamos con tiles herramientas informticas que permiten gestionar dichas dimensiones y realizar un
seguimientoycontroldeldesarrollodelproyecto.Cadaeventotienesupropiaestructuraorganizativaysusreasfuncionalesinterconectadas.Desde
estas diversas reas, se ejecutan todos los procesos programados. Para ello cuentan con responsables, recursos humanos, materiales y financieros,
plandeactuacinyplandecoordinacinentrereas.

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