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Proyectos

de ingeniera
Retos, funciones y marco
de trabajo

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Proyectos de ingeniera
Retos, funciones y marco de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Retos de los proyectos de ingeniera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Funciones imprescindibles en la gestin de proyectos. . . . . . . . . . . . . . . 6
Un marco de trabajo efectivo en un escenario con limitaciones. . . . . . 9
Los proyectos de ingeniera necesitan de ingenieros. . . . . . . . . . . . . . . . 11

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Retos, funciones y marco de trabajo

Los proyectos de ingeniera no son como otros proyectos.


Desde esta especialidad se sacan adelante proyectos diferentes,
complejos, innovadores y encuadrados en una industria competitiva, donde el tiempo de salida al mercado es todo. Es por eso
que los directores de proyectos de ingeniera no tienen el lujo de
poder disfrutar de un periodo de aceleracin, por frugal que sea.
Deben ser rigurosos y estar listos desde el minuto cero. Comienza
la cuenta atrs...

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Retos de los proyectos de ingeniera


Los desafos a los que un Project Manager de proyectos de ingeniera se enfrenta marcan su estilo de gestin.
Pese a que algunos de estos retos son comunes a cualquier tipo de proyecto, los que ms complicados son de
manejar son, precisamente, los que se encuadran exclusivamente en iniciativas de este tipo.
Entre los retos comunes a la gestin de proyectos general se hallan:
1. Las limitaciones y dependencias en materia de recursos, de presupuesto, de plazos, como las que se detallan a continuacin:

En ocasiones los equipos de trabajo no estn disponibles o no cuentan con individuos
con la cualificacin necesaria para desempear una tarea.
Otras veces se trata de un problema de plazos, muchas veces debido a que la persona
encargada de firmar el contrato con el cliente presentaba un nivel tcnico limitado, o se
hizo un clculo poco preciso que, como resultado en ambos casos trae la presin de tener
el tiempo justo para llevar a cabo las actividades que componen el proyecto.
Tener que obrar la magia con un presupuesto ajustado es otro de los retos a los que los
profesionales de ingeniera se enfrentan muchas veces en el mundo real, algo que no
siempre se aprende en la Universidad y que slo se puede terminar bien si se saben establecer las prioridades adecuadas.

2. La gestin de personas, que plantea dificultades relacionadas con:

La gestin de conflictos dentro de los equipos de trabajo o entre partes interesadas.
La necesidad de mediar e intervenir directamente en procesos de negociacin.
La necesidad de motivar a la plantilla (equipos de trabajo) para prevenir descensos de
productividad, bajadas del rendimiento o el aumento de la tasa de errores.

3. El uso de la tecnologa, imprescindible en la gestin de proyectos hoy da y que a veces supone una barrera
debido a:
La falta de madurez tecnolgica de la organizacin.
La preparacin insuficiente del Project Manager,
La necesidad de programar la capacitacin de los equipos para su adecuada interaccin
con las nuevas tecnologas o herramientas.

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4. La evolucin de los requisitos de proyecto debidos a:


Cambios de opinin del cliente.
Nuevos acuerdos entre las partes.
Imperativo legal.
Cuestiones tcnicas.
5. La necesidad de un liderazgo efectivo, que evite:
El micromanaging.
Los errores de planificacin.
La falta de confianza en las propias decisiones.
Las dificultades para comunicar con miembros de los equipos de trabajo, clientes y proveedores.
El establecimiento errneo de prioridades.

En los proyectos de ingeniera, a todos estos desafos hay que sumar los que tienen que ver con:

A. La meteorologa.
B. La calidad.
C. Las regulaciones.
D. La responsabilidad medioambiental.
E. La seguridad.
F. Las presiones socio-polticas.
Todos ellos ven multiplicado su alcance cuando se trata de proyectos de ingeniera desarrollados en un entorno internacional, algo cada vez ms frecuente dadas las imposiciones de la globalizacin y que obliga a
aplicar una gestin an ms impecable.

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Funciones imprescindibles en la gestin de


proyectos

La ciencia trata sobre el conocimiento, la ingeniera


sobre su puesta en prctica.
Henry Petroski

Los ingenieros se enfrentan a un reto profesional nico. Para superar los desafos que se les presentan tienen
que equilibrar los conocimientos tcnicos con las habilidades sociales, manteniendo las capacidades especficas en su rea de especializacin, sin dejar de permanecer actualizados acerca de los avances de ltima generacin y desarrollando sus habilidades de liderazgo.
La mejora continua de los ingenieros es posible si se toman en consideracin y se evalan las siguientes cuatro
competencias, para garantizar su equilibrio:
1. Competencias tcnicas.
2. Habilidades comunicacionales.
3. Competencias de liderazgo.
4. Habilidades de gestin.

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Adems, la gestin de proyectos de ingeniera obliga a sus responsables a centrarse en las siguientes funciones fundamentales en el ejercicio de su rol:

A. Liderazgo y gestin: capacitacin del personal, supervisin, delegacin, motivacin, asesoramiento


y coordinacin. Esta funcin implica:

Saber cules son los objetivos especficos y la meta final del proyecto, tenerlos claros
y transmitirlos con la misma claridad a las partes interesadas.

Tener la visin adecuada sobre los recursos disponibles, las oportunidades y tambin
las limitaciones, debilidades y amenazas.

Conocer a las personas que integran el proyecto y la forma en que participan de l,


sus roles y responsabilidades; sus capacidades y sus limitaciones.

Tener claras las prioridades y la diferencia entre importante y urgente.


Ser consciente de qu herramientas, tcnicas y mtodos, informticos o no, pueden
facilitar la gestin en cada momento.

B. Planificacin: decidir lo que debe suceder en el futuro (hoy, la prxima semana, el prximo mes, el
prximo ao, durante los prximos cinco aos, etc.) y generar planes de accin acordes a las previsiones.
1. El primer paso es establecer los objetivos del proyecto: deben ser especficos, medibles, alcanzables, realistas y limitados en el tiempo.
2. Definir cada objetivo en trminos de alcance, plazo y coste.
3. Llegar al consenso acerca del alcance, meta y objetivos del proyecto al principio del
mismo y siempre utilizando para ello trminos claros y concisos, que no den lugar
a error.
4. Desarrollar un plan de lnea de base:

Dividir el proyecto en actividades y tareas.


Definir las actividades especficas a realizar.
Representar grficamente las actividades en un diagrama de red.
Hacer una estimacin del tiempo necesario para completar cada actividad.
Hacer una estimacin de costes para cada actividad
Calcular un cronograma del proyecto y elaborar un presupuesto.
5. Determinar si el proyecto puede llevarse a cabo dentro de plazo, fondos y recursos
disponibles. En otras palabras, definir su viabilidad.

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C. Organizacin de los recursos: hacer un uso ptimo de los recursos necesarios es imprescindible
para implementar con xito lo dispuesto en la planificacin. Para ello se ha de:
1. Optimizar la funcin de abastecimiento, su control y la gestin de relaciones con los
proveedores.
2. Llevar a cabo un anlisis de puestos, que preceda al proceso de reclutamiento y contratacin; y que se complemente con el diseo de programas de formacin y capacitacin.
3. Asegurar que las necesidades de recursos en las actividades crticas quedan cubiertas.
4. Monitorizar la disponibilidad de los recursos para actualizar los planes y poder reaccionar a tiempo caso de que se planteen situaciones de incompatibilidad.

D. Control: controlar el progreso contra los planes.


1. Medir el progreso real.
2. Comparar con el progreso previsto.
3. Hacer el seguimiento de las actividades que se han iniciado y / o completado, teniendo clara la proporcin de tiempo y presupuesto consumida.
4. Continuar la monitorizacin (se trata de una actividad regular, no puntual).
5. Implementar medidas correctivas cuando sea necesario.
6. Recoger toda esta informacin en informes, que se han de plantear de la siguiente
forma:

Incluyendo datos de rendimiento real sobre cualquier cambio en el alcance, cronograma y presupuesto.

Empleando esta funcin de reporting para actualizar el cronograma y el presupuesto.


Comparando la versin actualizada de cronograma y presupuesto con la original,
para llevar a cabo un anlisis fiable del progreso.

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Un marco de trabajo efectivo en un escenario con


limitaciones
Los proyectos de ingeniera comprenden iniciativas tan dispares como las de tipo informtico o las de construccin. Pensar en un marco de trabajo efectivo para todas ellas puede parecer complicado, aunque la tarea
se vuelve ms asequible si se piensa en los puntos que los diferentes proyectos de ingeniera tienen en comn,
que son los siguientes:
Se trata de proyectos complejos.
Se componen de partes bien diferenciadas, aunque siempre interconectadas.
Requieren de profesionales especializados, al menos para las tareas de gestin, diseo y
supervisin.
Implican conocimientos tcnicos muy especficos para su gestin.

Adems, esta gestin debe integrar procesos, sistemas y personas. La aplicacin coherente del proceso de integracin de estos tres elementos es clave para la toma de conciencia acerca del estado del proyecto, que hace

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posible aumentar la capacidad de control y, por lo tanto, garantiza mejores resultados. Es la forma idnea de
perfilar un marco de trabajo efectivo y basa su xito en:

A. Buena planificacin.
B. Gestin del cambio efectiva.
C. Pulcra gestin del riesgo.

No obstante, tambin es importante ser consciente desde el principio de las limitaciones y ser realista con respecto a las restricciones que implican en la prctica, como las que tienen que ver con:
1. Aspectos econmicos: la determinacin de si un proyecto debe llevarse a cabo o no siempre se ha de evaluar
desde una perspectiva financiera. En este sentido, hay que tener en cuenta que los cambios en las condiciones, la modificacin de requisitos o especificaciones o los nuevos acuerdos alcanzados con el cliente, pueden
afectar a la viabilidad econmica del proyecto, por lo que, con cada actualizacin, ser preciso reevaluar si
seguir adelante en los trminos establecidos es posible o no.
2. Impacto medioambiental: cada vez es ms necesario prestar atencin a las formas en que un proyecto afecta al medio ambiente, desde su ejecucin hasta su puesta a disposicin del cliente o usuario. Adems de
las consideraciones relacionadas con la responsabilidad englobadas en la estrategia de sostenibilidad de la
organizacin, hay que tener en cuenta que los preceptos legales en este rea pueden afectar, no slo a los
resultados del proyecto, sino tambin a otros aspectos, de tan temprana aparicin como su diseo.

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3. Salud y seguridad: en primer lugar, cabe recordar que la ingeniera busca la mejora de la realidad a travs de
la aplicacin del conocimiento. Se busca optimizar la calidad de vida, no causar un dao y, precisamente por
eso, adems de garantizar la seguridad del producto final y los entregables, hay que velar por el cumplimiento de las normativas aplicables en esta materia durante el desarrollo de los trabajos. Este enfoque de trabajo
supone una limitacin en s mismo que, en la prctica de un proyecto, afecta tanto a las necesidades de formacin e informacin de los equipos, como a sus horas de trabajo o la instalacin de protecciones colectivas,
entre otros.
4. Restricciones tcnicas: este tipo de limitaciones pueden resultar cruciales para el xito o fracaso de un proyecto. Saber reconocerlas y mitigarlas, saber parar a tiempo o modificar la planificacin o el diseo para evitarlas, es posible si se cuenta con buenos especialistas, profesionales de su rea que, de forma consensuada,
aporten al Project manager su punto de vista, compartiendo una visin clave para la toma de decisiones.
5. Limitaciones polticas: un proyecto no es una iniciativa independiente. Detrs de cada uno hay una organizacin que entabla relaciones con otras, clientes y proveedores, contratistas y subcontratistas. En ocasiones,
adems de las conexiones entre entes privados, tambin se producen intercambios con Instituciones o entes
pblicos. La imagen de la empresa es la que queda reflejada en cada uno de estos procesos y las polticas que
se sigan, la cultura empresarial y la visin corporativa pueden tener la ltima palabra en algunos casos y
generar en s mismas una restriccin.
6. Restricciones de carcter tico: especialmente en entornos de proyectos de ingeniera globales, es necesario
observar ciertos cdigos de conducta que proporcionen las normas de comportamiento adecuado en cada
caso para mejorar las interacciones con los dems. Si bien estos dictados no tienen porqu identificarse con
las propias creencias, es cierto que, en algunos casos, pueden suponer una barrera difcil de salvar, en especial para el Project Manager, al ser la figura que se encuentra al frente del proyecto; tornando en limitaciones
si no se encuentra la forma de salvar las dificultades.

Los proyectos de ingeniera necesitan de ingenieros

A los ingenieros les gusta resolver problemas. Si no hay


problemas a la vista, ellos
crearn los suyos propios.
Scott Adams

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Est claro. Y puede parecer obvio pero, en ocasiones, algunas organizaciones se olvidan de que la figura del
ingeniero es esencial para llevar a buen puerto un proyecto de cierto nivel de complejidad o exigencia tcnica.
Sin embargo, para atraer y retener a este tipo de profesionales es necesario saber qu buscan y qu les provoca
rechazo. Entre sus principales motivaciones dentro del entorno laboral, segn un estudio realizado por Kelly
Services, se encuentran:

La posibilidad de trabajar sin interferencias: independencia y autonoma son verbos


cuya conjugacin aumenta la satisfaccin laboral de la mayora de ingenieros. Si a ellos
se une la garanta de tener todo bajo control y sin intervenciones externas, los niveles
de desempeo individual mejoran.
La prevencin del desaprovechamiento de habilidades: la posibilidad de involucrarse directamente en la fase de desarrollo de proyecto y la libertad para innovar y dar
rienda suelta a la creatividad son algunos de los puntos fuertes que hace atractiva una
posicin de ingeniero de proyecto. Si adems se previene que las tareas asociadas al rol
terminen centrndose en actividades burocrticas, comerciales o polticas y se procura
que orbiten en el mbito tcnico, se logra dar forma a un potente imn para atraer a
los mejores candidatos.
La oportunidad de trabajar con tecnologa y herramientas punteras: se trata de poner
al alcance de los ingenieros los medios que potencian sus habilidades. Estas tcnicas
supondrn a veces un apoyo, otras un reto, que impulsar su capacidad de superacin.

Adems de estas tres formas de motivarles, es recomendable, para lograr retener el talento de forma efectiva:

Reforzar el vnculo existente entre las habilidades tcnicas y el resto de


responsabilidades del rol de ingeniero.
Promover su crecimiento individual y desarrollo profesional, ayudando a
optimizar su competitividad.
Atribuirles el poder necesario en la toma de decisiones.
Mantener un entorno de trabajo libre de estrs en la medida de lo posible.

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