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Cdigo: PC.01
Fecha:
Oct
2012
Pgina: 1 de 13
Edicin: 1
CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
PC.01
CONTROL DE EDICIONES
Ed.
1
Fecha
Aprobaci
n
Motivo
2
3
4
5
N DE COPIA CONTROLADA:
Elaborado Por:
Revisado Por:
Aprobado por:
Fecha:10/10/12
Fecha:10/10/12
Fecha:10/10/12
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Fecha:
Oct
2012
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Edicin: 1
0.- NDICE.
0.- NDICE.
3.- RESPONSABILIDADES.
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Fecha:
Oct
2012
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Edicin: 1
Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades o tareas referentes al manejo, uso y control
de los documentos que sean parte del Sistema de Gestin Integrada de la empresa de transportes
RENSA SA
2.- CAMPO DE APLICACIN.
Aplica a todos los documentos del Sistema de Gestin Integrada (SGI), incluyendo en los casos que
aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la empresa RENSA SA
3.- RESPONSABILIDADES.
El responsable del control de los documentos ser el responsable del Departamento de Gestin.
Esta persona debe encargarse de que toda la documentacin sea correcta, actualizarla y hacer llegar
las modificaciones a todos los empleados de la empresa.
4.- DETALLE DEL PROCEDIMIENTO.
4.1.- Definiciones.
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
Proceso: se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados".
Instruccin de trabajo: Documento que indica como se realiza una actividad.
Documento interno: Documento elaborado por la propia empresa y necesario por la misma para
asegurar la planificacin, operacin y control de sus procesos.
Documento externo: Documento elaborado por una entidad externa y que marcan directrices
para la realizacin de las funciones.
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Documentacin interna
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5.1. Anexos
Todo documento, una vez que sea elaborado, tiene que ser revisado y aprobado por el responsable de
rea y debe quedar constancia de ello.
La distribucin de los documentos dentro de la empresa la realizar el Responsable del Departamento
de Gestin va e-mail en el caso del laboratorio y oficinas. Por otro lado a los operarios de planta se les
harn llegar estos documentos a travs de sus responsables de rea dejando constancia de la lectura
de los mismos. A su vez, en la zona de lavadero en el tabln de anuncios estarn expuestos todos los
documentos necesarios para llevar a cabo estas tareas. Cada uno de los camiones tendr su propia
copia del manual del conductor.
Para realizar la distribucin de los documentos fsicos, rea de transporte y lavadero, se
cumplimentar el impreso R1-PC.01 Registro de entrega de documentos (Vase Anexo I). Adems en
este mismo impreso se marcarn la retirada de documentos obsoletos. En el caso de documentos en
formato electrnico, se mandar un mail al departamento afectado por el documento, siendo el acuse
de recibo el registro de que se ha distribuido el documento. Estas acciones las llevar a cabo el
Responsable del Departamento de Gestin.
En el caso de que se produzca algn cambio en los documentos, el Responsable del Departamento de
Gestin preparar unas nuevas copias controladas y se realizarn las mismas operaciones anteriores,
entregando las copias controladas de la nueva edicin y retirando las copias controladas de la edicin
obsoleta para su destruccin.
Se entiende por copia controlada aquella que se retira cuando es emitida una nueva revisin del
documento y es sustituida por una copia actualizada. El nmero de copia controlada debe aparecer en
la portada de la copia del documento.
Los canales de distribucin y responsabilidades para la difusin de la informacin del Sistema
Integrado se exponen en la siguiente tabla:
Tipo o contenido de la
informacin
Responsabilidad
Destinatarios
Poltica Integrada
Direccin
Todo el personal
Programa de objetivos
Direccin
Departamentos
Frecuencia
Canal de
distribucin
Aprobacin y
actualizacin
Aprobacin o
D. Gestin
afectados
Direccin
actualizacin
Dto. afectados
Todo el personal
Procedimientos e instrucciones
Dto. Gestin
Aspectos ambientales
significativos
Grupo de trabajo
interdepartamental
Resultados y anlisis de
informes de auditoras
Dto. Gestin
Informes de anlisis y
seguimiento de No
Conformidades
Dto. Gestin
Quejas y reclamaciones
Departamento
comercial
Dto. Gestin
Dto. Gestin
Dto. Gestin
Actuaciones en situaciones de
emergencia
Dto. Gestin
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Direccin
Reuniones
Tablero informativo
Red informtica o en
papel
Departamentos
afectados
Aprobacin o
actualizacin
Personal
afectado
Direccin
Aprobacin y
actualizacin
Correo electrnico
Red informtica o en
papel
Segn programa
de auditoras
Reuniones con la
Direccin
Segn
seguimiento
definido
Reuniones con la
Direccin
Departamentos
Direccin
Departamentos
Direccin
Departamento
afectado
Segn aparicin
Direccin
Reuniones
peridicas
Dtos. implicados
Dtos. afectados
Todo el personal
Todo el personal
Aprobacin y
actualizacin
Correo electrnico o en
mano
Reuniones con
Direccin
Correo electrnico
Correo electrnico o en
papel
Actualizacin
Red informtica
Correo electrnico o en
papel
Actualizacin
Red informtica
Red informtica o en
papel
En mano
Dto. Gestin
Dto. Afectado
A su recepcin
Papel informativo
Correo electrnico
Cada ejemplar obsoleto se marca como documentacin obsoleta indicndolo con letras rojas en la
portada.
El marcaje de los cambios en las nuevas versiones se realizar en color gris y subrayado continuo.
Estos cambios se pondrn en negro una vez que aparezca una nueva versin.
Todos los documentos estarn almacenados en el servidor de la empresa y en formato pdf y al
alcance de todos los trabajadores. Asimismo, existir una copia digital y otra fsica de todos estos
documentos en el Departamento de Gestin y, a su vez, el Departamento de Produccin tendr una
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4.2.2
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Documentacin externa
El control sobre dicha documentacin ser responsabilidad del Departamento de Gestin, o bien de
los Responsables de RENSA.SA a los que les afecte directamente.
La documentacin externa estar recogida en el documento R3-PC.01 Listado de documentacin
externa
Dentro de la documentacin externa se distinguen:
1. Normativa aplicable al sector
2. Fichas tcnicas de los compuestos qumicos
3. Lista de incompatibilidades
4. Manuales de equipo y maquinaria
5. Instrucciones tcnicas de vehculos
6. Catlogo de proveedores
7. Documentacin varia: toda aquella documentacin necesaria para el desarrollo de los
procesos y que no venga recogida en los apartados anteriores.
4.2.3
Registros
Los registros podrn ser generados o tratados en papel o en soporte informtico. Si el soporte es un
medio informtico, se realizarn copias de seguridad, dada la vulnerabilidad de este medio.
Cada formato de registro que haga parte del Sistema de Gestin Integrada de la empresa cuenta con:
Logotipo
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UNE-EN-ISO 9001:2008
UNE-EN-ISO 14001:2004
UNE 166002:2006
OHSAS 18001
5.1. Anexos.
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Edicin: 1
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Edicin: 1
R1-PC.01
Documento
N
REV.
N
COPIA
NOMBRE
CARGO
DEPARTAMENTO
FIRMA Y FECHA
(Fecha y Firma
Departamento de Gestin)
PC.09
Carlos Prieto
Responsable de lavadero
Produccin
15/10/2012
ENTREGADO
RETIRADO
FECHA
10/10/12
DEPARTAMENTO
AFECTADO
DOCUMENTO
PC.01
Todos
ARCHIVADO
Responsable
SIG
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Fecha:
Oct
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R2-PC-01
CONTROLADO
Intranet
R3-PC.01
DOCUMENTO
ORGANISMO EMISOR
ARCHIVO
Manual pH-metro
Hanna
Laboratorio
xxxxxx
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Fecha:
Oct
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13
Edicin: 1
Departamento Logstica