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I.
OBJETIVO
Establecer el procedimiento general para liquidar Convenios de Financiamiento suscritos
entre FONCODES y el Ncleo Ejecutor para la ejecucin de proyectos de Infraestructura.
II.
ALCANCE
La presente Gua ser de aplicacin y estricto cumplimiento por parte del rgano
representativo del Ncleo Ejecutor, Residente, Supervisor de Proyectos, Supervisor Zonal,
Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal, Jefe Zonal, Gerente de la Unidad
Administrativa, Jefe de Contabilidad, Jefe de Tesorera y Jefe de Liquidacin y
Transferencia.
III.
Liquidacin :
Es el acto de administracin a travs del cual FONCODES determina formalmente
el monto efectivamente gastado en un proyecto concluido y operativo en
concordancia con el Convenio de Financiamiento, reflejado en la valorizacin final y
sobre la base de la revisin de toda la documentacin sustentatoria del gasto que
demuestre la correcta utilizacin de los recursos recibidos. Esta liquidacin deber
sustentarse en:
a) La obra fsica ejecutada de acuerdo al Expediente Tcnico, reflejada en la
valorizacin final.
b) La rendicin final de cuentas, que viene a ser el conjunto de documentos
contables y administrativos que demuestran la correcta utilizacin de los
recursos recibidos, adems deben reflejar la inversin realizada durante el
desarrollo del proyecto.
4.2
Pre Liquidacin :
Es el acto de administracin a travs del cual FONCODES determina formalmente
el monto efectivamente gastado en un proyecto antes de su conclusin, por alguna
de las causas establecidas en la presente Gua.
V.
PROCEDIMIENTOS
5.1
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
Cuando se cumpla el gasto del 50% del monto previsto como desembolso
total, se deber presentar el Informe y los documentos que se detallan a
continuacin :
a) Manifiesto de Gastos (por rubros)
b) Comprobantes de pago originales
c) Resumen de Estado Financiero
3
d) Acta de Materiales en Almacn
e) Copia del ltimo estado de la cuenta bancaria del Ncleo Ejecutor
5.1.7
5.1.8
5.1.9
4
representativo del Ncleo Ejecutor, Residente y/o Supervisor de Proyectos,
segn corresponda, para que procedan a levantarlas dentro del plazo
otorgado en la notifcacin.
5.1.18 La documentacin sustentatoria de la preliquidacin, as como los Informe
de Conformidad del Supervisor de la Oficina Zonal y del Encargado de
Liquidaciones, sern custodiados en el Archivo de la Oficina Zonal.
5.1.19 Cuando corresponda la transferencia de fondos segn lo sealado en el
literal del numeral 5.1.1, la Unidad Administrativa verificar en el Sistema
que se haya registrado la presentacin de la preliquidacin.
5.1.20 Quedan exceptuados del procedimiento de preliquidacin aquellas obras
cuya ejecucin sea igual o menor a 60 das y se encuentren en zonas
alejadas, siempre que se cuente con el Informe favorable del Supervisor de
Proyectos y la conformidad del Supervisor Zonal.
5.2
t)
u)
v)
w)
x)
y)
A, 7B, 7C, 7D, 7E y 7F que forman parte del Captulo II.- Procedimiento
de la Gua de Transferencia de Obras financiadas por FONCODES.
Planos o Croquis de Replanteo (slo modificaciones)
Planos de Ubicacin y Perimtrico de la Obra (slo para edificaciones);
los que debern ser elaborados de acuerdo a las recomendaciones
efectuadas mediante Memorando Mltiple N 064-204-FONCODES/GG y
Memorando Mltiple N 001-2005-FONCODES/SGLT.
Todos los Informes del Residente, Supervisor y Capacitador de ser el
caso.
Constancia de devolucin a la Oficina Zonal del monto no ejecutado.
Copia del documento que acredita los desembolsos efectuados
Otros documentos generados durante el proceso de financiamiento
como: Addenda y Expedientes de Modificacin del Proyecto,
Ampliaciones Presupuestales, Addenda por Deductivos, Addenda por
Ampliaciones de Plazo, Copia de los Contratos de los Agentes,
Autorizaciones de Gasto, entre otros.
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7
Para el caso de los convenios en que por la lejana de la obra (por ejemplo
en zonas de selva), no se pueda cumplir con el plazo antes indicado, el
Supervisor de Proyectos, con la opinin favorable de la Oficina Zonal, podr
ampliar el plazo para la presentacin del expediente de liquidacin del
convenio, debiendo cautelar el estricto cumplimiento del plazo establecido y
sealar situacin en el Informe Final.
5.2.8
6
5.2.9
7
5.2.17 En el caso que existan montos que no hayan sido ejecutados o gastados, se
anexar al Expediente de Liquidacin copia del cargo del documento por el
cual la Oficina Zonal ha remitido al Equipo de Tesorera el monto devuelto.
5.2.18 De evidenciarse irregularidades, el Supervisor Zonal o Encargado de
Liquidaciones de la Oficina Zonal, Informar a la Jefatura Zonal al respecto
a efectos de que sta solicite el pronunciamiento del representante del
Estudio Jurdico. Dicho pronunciamiento deber emitirse en un plazo no
mayor de siete (7) das calendario y se efectuar en relacin a las
responsabilidades y acciones legales a que hubiera lugar.
5.2.19 De determinarse responsabilidades, se iniciarn las acciones
administrativas y/o legales a que hubiera lugar y se proceder de acuerdo a
la normativa aplicable, tal como ha sido estipulado en la Resolucin de la
Direccin Ejecutiva N 110-2000-FONCODES, que aprueba la Directiva N
001-2000-FONCODES/GG, Procedimiento de Liquidacin de Oficio de
Convenios Financiados por FONCODES y Resolucin Gerencial N 0732004-FONCODES/GG, que aprueba la Directiva N 001-2004FONCODES/GPyS/GPI, Normas para la Resolucin de Convenios y
Liquidacin de Convenios Resueltos.
5.2.20 En los casos en que la Oficina Zonal cuente con facultad delegada para
aprobar liquidaciones, sta aprobar la liquidacin del Convenio en virtud al
Informe del Supervisor Zonal, Informe Tcnico que deber contener como
mnimo lo sealado en el Anexo N 4, e Informe de Liquidacin Tcnico
Econmico del Encargado de Liquidaciones en la Oficina Zonal y
Expediente de Liquidacin correspondiente, suscribiendo para tales efectos
las respectiva Ficha de Aprobacin de Liquidacin de Convenios.
5.2.21 Los Jefes Zonales remitirn una copia autenticada del Formato de Ficha
utilizado para la aprobacin de la liquidacin en el trmino de 48 horas
desde su expedicin al Area de Liquidacin y Transferencia y a la Unidad
Administrativa, la cual remitir copia al Jefe de Contabilidad para
conocimiento y consolidacin institucional. Paralelamente la Oficina Zonal
derivar el Expediente de Liquidacin debidamente foliado al Archivo
Central de la Institucin, para su custodia definitiva, sin perjuicio de
efectuarse el registro correspondiente en el Sistema de Gestin de
Proyectos. Asimismo dicho Expediente Foliado deber contener copia
autenticada de la Ficha de Aprobacin de Liquidacin.
5.2.22 En los casos en que la Oficina Zonal no cuente con facultades para aprobar
la liquidacin del Convenio, sta mediante Memorando y a efectos de la
revisin correspondiente, remitir al Equipo de Liquidacin y Transferencia,
previo registro en el Sistema de Gestin de Proyectos, el Informe del
Supervisor Zonal, Informe Tcnico que deber contener como mnimo lo
sealado en el Anexo N 5 e Informe de Liquidacin Tcnico Econmico del
Encargado de Liquidaciones en la Oficina Zonal. Expediente de Liquidacin
del Convenio y el formato de Ficha de Aprobacin de Liquidacin de
Convenios que corresponda, debidamente llenado y suscrito en la parte
correspondiente.
5.2.23 El Jefe de Liquidacin y Transferencia, dispondr el ingreso correspondiente
en el Sistema de Gestin de Proyectos y derivar luego el Expediente de
Liquidacin al encargado de la liquidacin en el Equipo de Liquidacin y
Transferencia para su revisin en un plazo no mayor a siete (7) das
calendario de recibido el Expediente de Liquidacin. El Jefe de Liquidacin y
Transferencia podr autorizar la ampliacin del plazo establecido previo
sustento, para cuyo efecto deber realizar posteriormente el seguimiento
que corresponde al cumplimiento del nuevo plazo.
5.2.24 De encontrar conforme el Expediente de Liquidacin, el encargado de la
liquidacin en el Equipo de Liquidacin y Transferencia emitir el Informe de
8
Conformidad respectivo que deber contener como mnimo lo sealado en
el Anexo N 6 y suscribir la Ficha de Aprobacin de Liquidacin de
Convenio que corresponda, derivndose la Ficha al Equipo de Liquidacin y
Transferencia para su aprobacin correspondiente.
5.2.25 De efectuar observaciones al Expediente de Liquidacin del Convenio, el
encargado de la liquidacin emitir el Informe con el detalle de las
observaciones para que el Equipo de Liquidacin y Transferencia lo derive a
la Zonal a efectos de que se subsanen las mismas o de ser el caso,
disponga la notificacin al Supervisor de Proyectos, rgano representativo
del Ncleo Ejecutor y/o Residente, segn corresponda, para que procedan a
absolverlas dentro del plazo que se otorgue en la notificacin.
5.2.26 Aprobada la liquidacin del Convenio, se remitir a la Oficina Zonal y al
Equipo de Contabilidad, una copia de la Ficha de Aprobacin de la
Liquidacin del Convenio, remitindose el expediente de Liquidacin previa
foliacin, al Archivo Central de la entidad para su custodia. El expediente de
liquidacin foliado deber contener copia autenticada de la Ficha de
Aprobacin de Liquidacin.
VI. FORMALIDADES DE LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DEL GASTO
6.1
Los Comprobantes de Pago que forman parte del Expediente de Liquidacin del
Convenio para sustentar gastos del proyecto (Boletas de Venta, Recibos por
Honorarios, Recibos por arrendamiento de bienes proporcionados por la SUNAT,
entre otros), deben ser originales, no deben contener borrones, ni enmendaduras
deben haber sido elaborados en papel carbn, carbonado o autocopiativo y haber
sido emitidos cumpliendo los dems requisitos exigidos por el Reglamento de
Comprobantes de Pago, aprobado por la Superintendencia Nacional de
Administracin Tributaria (SUNAT).
6.2
Los Comprobantes de Pago, deben ser girados a nombre del Ncleo Ejecutor del
Proyecto y visados por el Presidente, Tesorero y Residente del Proyecto, previa
verificacin y segn se ha sealado en el numeral anterior y en el Anexo N 7.
6.3
6.4
9
6.5
6.6
6.7
Los Comprobantes de Pago que sustenten gastos realizados por servicios (flete o
similares), deben detallar el concepto del servicio, tipo de material, cantidad, costo
unitario y la identificacin de los lugares de transporte de ser el caso.
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
10
VIII. RESPONSABILIDAD
Las Oficinas Zonales, Unidad Gerencial de Proyectos de Infraestructura, Jefe de
Contabilidad, Jefe de Tesorera y el Jefe de Liquidacin y Transferencia, cautelarn la
aplicacin de lo dispuesto en la presente Gua.
IX. ANEXOS
Forman parte integrante de la presente Gua, los siguientes Anexos :
a)
b)
c)
d)
11
ANEXO N 1
FORMATO INFORME FINAL DE DESARROLLO FISICO Y FINANCIERO
INFORME N
...............................................................
JEFE ZONAL..............
ASUNTO
LIQUIDACION DE CONVENIO
REFERENCIA
CONVENIO N .........................
PROYECTO ..............................
FECHA
...../...../......
1.
2.
Aspectos Generales
1.1
Ncleo Ejecutor
a) Presidente
b) Tesorero
c) Secretario
d) Fiscal
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
Proyectista
Evaluador
Capacitador
Residente
Supervisor de Proyectos
Modalidad de Ejecucin
Sealar si hubieron cambios en los agentes y cmo ha sido la relacin con la comunidad.
Cantidad de Poblacin Beneficiaria
Aspectos Tcnicos
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3.
Aspectos Econmicos
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
12
3.7
Sealar si existe saldo no ejecutado por devolver, razones y fecha de devolucin a la Oficina
Zonal.
3.8 Avance financiero comparativo entre lo programado y lo ejecutado por partidas. Sustentar
diferencias si las hubiera.
3.9 Sealar y sustentar la cancelacin de horas extraordinarias. Verificar que no haya duplicidad de
pago.
3.10 Detallar los jornales pagados por categoras.
4.
Aspectos Administrativos
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5.
6.
7.
Recomendaciones
8.
13
ANEXO N 2
FORMATO INFORME DEL SUPERVISOR DE PROYECTOS
INFORME N ......-200....-SUPERVISOR DE PROYECTOS/....
A
...............................................................
JEFE ZONAL..............
ASUNTO
LIQUIDACION DE CONVENIO
REFERENCIA
CONVENIO N .........................
PROYECTO ..............................
FECHA
...../...../......
.......................................
Supervisor de Proyectos
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ANEXO N 3
FORMATO INFORME DEL SUPERVISOR ZONAL 1
INFORME N ......-200....-FONCODES/Z....../SZ/...... .(colocar las iniciales del profesional)
A
...............................................................
JEFE ZONAL..............
ASUNTO
LIQUIDACION DE CONVENIO
REFERENCIA
CONVENIO N .........................
PROYECTO ..............................
FECHA
...../...../......
.......................................
Supervisor Zonal
Comprender lo relativo a la revisin del Expediente de Liquidacin del Convenio presentado por el Supervisor de
Proyectos, as como el anlisis de los aspectos tcnicos, econmicos y administrativos sealados en el Informe del
Supervisor de Proyectos.
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ANEXO N 4
FORMATO INFORME DE CONFORMIDAD ENCARGADO LIQUIDACION ZONAL
SIN FACULTAD DELEGADA
INFORME N ......-200....-FONCODES/...../(colocar siglas de la Zonal y las iniciales del profesional)
A
...............................................................
JEFE ZONAL..............
ASUNTO
FECHA
..........,.........de..................................del 200......
Es grato dirigirme a Usted, con relacin a lo indicado en el asunto, para informar acerca de los
Convenios Ns ...............,..................,.....................,.......................,........................,.....................,
...................., (colocar el nmero correspondiente a cada Convenio), lo siguiente:
Los Ncleos Ejecutores, Inspectores Residentes / Tcnico y Administrativo (colocar el que
corresponda segn sea el caso) y Supervisores de Proyecto de los ......(....) Convenios que se
detallan en la Ficha adjunta al presente, cumplieron con presentar la documentacin para la
liquidacin de dichos Convenios sustentada en la Obra Fsica Ejecutada y la Rendicin Final de
Cuentas.
Cada Expediente de Liquidacin cuenta con el Informe de Aprobacin Tcnico, Econmico y
Administrativo del Supervisor de Proyectos, Acta de Terminacin de Obra, Acta de Compromiso
de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra y Valorizacin Final, Memoria Descriptiva
Valorizada y la Rendicin de Cuentas, de acuerdo a lo que exige la Gua de Liquidacin y el
Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT, as como con los dems
requisitos formales establecidos en las normas vigentes sobre la materia.
Asimismo, de acuerdo a lo establecido en la Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura
(colocar la Gua o Guas que correspondan segn sea el caso) y Gua de Liquidacin de
Convenios; cada Expediente de Liquidacin cuenta con la conformidad y aprobacin tcnica del
Supervisor Zonal.
En mi calidad de encargado de la liquidacin de Proyectos de esta Oficina Zonal y conforme a
lo establecido en la Gua de Liquidacin, cumplo con informar que he revisado, verificado,
evaluado y confrontado los documentos contenidos en cada Expediente de Liquidacin de
los ....(...) Convenios indicados en la Ficha adjunta, formulando los respectivos Informes de
Liquidacin Tcnico Econmico con la conformidad y recomendacin para la aprobacin en
primera instancia de la liquidacin de los mismos.
Por lo expuesto; alcanzo a su despacho la Ficha de Aprobacin de Liquidacin de Convenios,
para su suscripcin y aprobacin en primera instancia. Asimismo, adjunto los Informes de
Liquidacin Tcnico Econmico y Expediente de Liquidacin de los ......(...). Dicha
documentacin deber ser remitida a la ALT para la revisin correspondiente.
Es todo cuanto tengo que informar a usted.
Cordialmente,
_______________________________
Profesional encargado de la liquidacin
Zonal .......
16
ANEXO N 5
FORMATO INFORME DE CONFORMIDAD ENCARGADO LIQUIDACION ZONAL
CON FACULTAD DELEGADA
INFORME N ......-200....-FONCODES/...../(colocar siglas de la Zonal y las iniciales del profesional)
A
...............................................................
JEFE ZONAL..............
ASUNTO
FECHA
..........,.........de..................................del 200......
Es grato dirigirme a Usted, con relacin a lo indicado en el asunto, para informar acerca de los
Convenios Ns ...............,..................,.....................,.......................,........................,.....................,
...................., (colocar el nmero correspondiente a cada Convenio), lo siguiente:
Los Ncleos Ejecutores, Inspectores Residentes / Tcnico y Administrativo (colocar el que
corresponda segn sea el caso) y Supervisores de Proyecto de los ......(....) Convenios que se
detallan en la Ficha adjunta al presente, cumplieron con presentar la documentacin para la
liquidacin de dichos Convenios sustentada en la Obra Fsica Ejecutada y la Rendicin Final de
Cuentas.
Cada Expediente de Liquidacin cuenta con el Informe de Aprobacin Tcnico, Econmico y
Administrativo del Supervisor de Proyectos, Acta de Terminacin de Obra, Acta de Compromiso
de Operacin y Mantenimiento Provisional de la Obra y Valorizacin Final, Memoria Descriptiva
Valorizada y la Rendicin de Cuentas, de acuerdo a lo que exige la Gua de Liquidacin y el
Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT, as como con los dems
requisitos formales establecidos en las normas vigentes sobre la materia.
Asimismo, de acuerdo a lo establecido en la Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura
(colocar la Gua o Guas que correspondan segn sea el caso) y Gua de Liquidacin de
Convenios; cada Expediente de Liquidacin cuenta con la conformidad y aprobacin tcnica del
Supervisor Zonal.
En mi calidad de encargado de la liquidacin de Proyectos de esta Oficina Zonal y conforme a
lo establecido en la Gua de Liquidacin, cumplo con informar que he revisado, verificado,
evaluado y confrontado los documentos contenidos en cada Expediente de Liquidacin de
los ....(...) Convenios indicados en la Ficha adjunta, formulando los respectivos Informes de
Liquidacin Tcnico Econmico con la conformidad y recomendacin para la aprobacin de la
liquidacin de los mismos.
Por lo expuesto; alcanzo a su despacho la Ficha de Aprobacin de Liquidacin de Convenios,
para su suscripcin y aprobacin en primera instancia. Asimismo, adjunto los Informes de
Liquidacin Tcnico Econmico y Expediente de Liquidacin de los ......(...) Convenios
indicados.
Es todo cuanto tengo que informar a usted.
Cordialmente,
_______________________________
Profesional encargado de la liquidacin
Zonal .......
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ANEXO N 6
FORMATO INFORME DE CONFORMIDAD ENCARGADO LIQUIDACION DEL ALT
INFORME N ......-200....-FONCODES/...../(colocar las siglas de la Zonal y las
...............................................................................................
JEFE DE LIQUIDACION Y TRANSFERENCIA
ASUNTO
REF.
Memorando N .....-200....FONCODES/.....
FECHA
18
ANEXO N 7
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LOS DOCUMENTOS PARA LA LIQUIDACION DE
CONVENIOS FINANCIADOS POR FONCODES