LIQUIDACIÓN DE OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA E INDIRECTA

1. Definiciones aplicables

1.1. Liquidación Técnica y Financiera: procedimiento de carácter técnico y

administrativo requerido a la conclusión física y financiera de un Proyecto de Inversión

Pública alcanzando la meta física establecida en el Estudio de Pre inversión con el que

fue declarado variable; de ser el caso, la liquidación de cada uno de sus componentes

formará parte de la liquidación técnica y financiera del Proyecto de Inversión Pública.

1.2. Administración Directa: Modalidad en la que la entidad, con su personal e

infraestructura, es el ejecutor presupuestal y financiero de un Proyecto de Inversión

Pública, así como de todos sus componentes.

1.3. Administración Indirecta: Modalidad en la que la ejecución física y financiera de

un Proyecto de Inversión Pública, en mérito a un contrato celebrado con una Entidad

Privada, es realizada por una entidad distinta al Proyecto Especial Regional Plan

COPESCO.

2. Liquidación de obras por la modalidad de Administración Directa.

2.1. Formulación de la documentación fuente.

Los informes anuales de ejecución de obra, presentados a nivel de pre liquidación,

debidamente aprobados mediante Resolución Directorial, son los documentos fuente

para la formalización de la Liquidación Técnica y Financiera de un Proyecto de

Inversión Pública, razón por la que su contenido debe ser estrictamente evaluado.

En un plazo equivalente a quince (15) días calendario después del cierre anual o final de

obra, el Residente de Obra conjuntamente con el Supervisor de Obra, deberán presentar

 debidamente sustentado el informe Anual de Ejecución de Obra a nivel de Pre

Liquidación, documento que previa revisión y conformidad de la Sub Dirección

correspondiente, de la Dirección de Obras y de la Dirección de Supervisión, será

remitida a la Dirección Ejecutiva, para su aprobación por Resolución Directoral.

2.2. Contenido mínimo del informe anual o pre liquidación.

a. Para efectuar la Liquidación Técnica y Financiera de un Proyecto de Inversión

Pública, se debe contar indefectiblemente con los informes anuales de ejecución

de obra a nivel de Pre Liquidación aprobados por Resolución Directoral,

documentos que como mínimo deben de contener:

 Ficha técnica.
 Figura 1. Ficha técnica.

 Ficha SNIP 03 con la aprobación y/o viabilidad del Proyecto de Inversión

Pública.

 Resolución de aprobación del Estudio Definitivo o Expediente Técnico

Detallado.
  Resolución de aprobación de trabajos adicionales y/o modificaciones del

proyecto.

 Licencia de Construcción, de corresponder.

 Acta de entrega del terreno.

 Acta de inicio de obra.

 Acta de cierre de obra

 Acta de entrega y recepción de obra.

 Copias de convenios y contratos.

 Memoria descriptiva actualizada, antecedentes, resumen del proceso de

ejecución de obra, conclusiones y recomendaciones.

 Presupuesto analítico comparativo, programado Vs ejecutado.

 Copia de valorizaciones mensuales y resumen de valorización anual.

 Metrado valorizado de los trabajos ejecutados.

 Cuadro comparativo de avance físico, programado vs ejecutado

 Cuadro comparativo de personal, programado vs ejecutado.

 Copia de cuaderno de obra.

 Copias del movimiento mensual del almacén.

 Copia de órdenes de compra y de servicio.

 Copia de pedidos comprobante de salida.

 Planos post construcción.

 Registro fotográfico

 Otros documentos que se considere pertinente.

 b. El informe anual o final presentado a nivel de Pre Liquidación, debe estas

suscrito en cada una de sus páginas, con excepción de las copias de documentos,

por el Residente de Obra y el Supervisor de Obra como responsables de su

elaboración.

c. En caso de no contar con ningún tipo de documentación, se elaborará el

expediente Liquidación Técnica en base a los metrados efectuados en la

verificación física; elaboración de la memoria descriptiva; cálculos y elaboración

de los metrados de verificación y presupuestos ejecutados; procesado de planos

de replanteo, si por su naturaleza no requiere planos se considerará el registro

fotográfico; así como el acta de verificación y aval de las autoridades de la

localidad.

2.3. Liquidación técnica y financiera de un proyecto de inversión pública.

2.3.1. Liquidación técnica.

Consiste en la evaluación y verificación de las obras ejecutadas en concordancia y

correspondencia con las especificaciones técnicas establecidas en el Estudio Definitivo o

Expediente Técnico Detallado,

a. El procedimiento para la formulación de la liquidación técnica deberá

observar, sin carácter limitativo, lo siguiente.

1. Verificación de la documentación administrativa.

 Ficha SNIP.

 Resolución de aprobación de Expediente Técnico Detallado.

  Acta de entrega de terreno.

 Actas de inicio, palizaciones, reinicios y cierre de obra.

 Resoluciones de aprobación de Informes anuales o Pre Liquidaciones.

 Resoluciones de aprobación del Expediente Técnico Detallado o de

alguno de sus componentes, por las instituciones que corresponda.

 Resoluciones de aprobación de modificaciones del Expediente Técnico

Detallado.

 Resultado de la verificación o verificaciones gestionadas en la Oficina

de Programación de Inversiones.

 Actas de entrega/recepción de obra a la institución.

2. Constatación y contrastación de metrados.

 Visita de inspección y verificación de obra.

 Verificación de los resúmenes de metrados en el cuaderno de obra, los

informes mensuales y/o pre liquidaciones de obra.

 Contrastación de metrados ejecutados con el Expediente Técnico

Detallado del Proyecto de Inversión Pública y de las modificaciones

registradas en la Oficina de Programación de Inversiones.

3. Valorización.

 Elaboración de valorizaciones anuales, considerando partidas nuevas.

 Valorización física final de liquidación.

4. Determinación de gastos generales.

5. Determinación de gastos de supervisión.

6. Contrastación de programación y utilización de materiales.

 7. Contrastación de programación y ejecución de horas hombre.

8. Contrastación de la programación de equipo mecánico con las valorizaciones de

equipo propio, alquilado y/o de convenio.

9. Determinación del costo real de la obra.

10. Conclusiones y recomendaciones.

b. La liquidación técnica deberá contener:

 Generalidades

 Antecedentes.

 Base legal.

 Actas de entrega y recepción de obra.

 Descripción de la obra ejecutada.

 Metrados de verificación.

 Memoria descriptiva.

 Valorización física final de obra.

 Comentarios, conclusiones y recomendaciones.

 Planos post construcción.

 Registro gráfico y fotográfico.

2.3.2. Liquidación financiera.

Es el conjunto de actividades realizadas para determinar el costo real de la ejecución

de un Proyecto de Inversión Pública, en relación al presupuesto aprobado, con la

finalidad de regularizar la clasificación financiera y contable del proyecto.

a. El procedimiento para la formulación de la liquidación financiera deberá

observar, sin carácter limitativo, lo siguiente:

  Conciliar los gastos con la ejecución, compromisos vs marco

presupuestal.

 Verificación de los comprobantes de pago con sus respectivas órdenes de

compra, ordenes de servicio, planilla y rendición de fondos para pagos en

efectivo.

 Verificación del movimiento mensual de almacén.

 Verificación de las adquisiciones de bienes de capital efectuadas con el

presupuesto de obra.

 Depreciación y amortización acumulada bienes de capital, adquisición y

utilización en la ejecución de obras.

 Verificación del inventario final de obra.

 Conciliación entre el presupuesto programado y ejecutado.

 Verificación de materiales que adeuda la obra o que la obra haya

otorgado a otras obras.

b. El expediente de liquidación financiera deberá contener:

 Acta de conciliación financiera, firmada por el profesional liquidador y la

unidad financiera.

 Tarjeta de liquidación financiera.

 Resumen de ejecución financiera por años y por especifica de gastos.

 Consolidados de los resúmenes anuales de los presupuestos ejecutados.

 Detalle de gastos de mano de obra.

 Detalle de gastos de materiales.

 Detalles de gastos de servicios.

  Cuadro de ingreso y salida de materiales por cada año ejecutado.

 Inventario de bienes patrimoniales y su ubicación.

 Comentarios, conclusiones y recomendaciones del proceso de liquidación

financiera.

2.3.3. Acta de conciliación financiera.

Documento mediante el cual, la Unidad Financiera de la Oficina de Administración

y el profesional responsable de la Liquidación Financiera de la Dirección de

Supervisión, previa verificación y control, ratifican y dan conformidad al costo de

un determinado proyecto u obra.

La Unidad Financiera, en el balance constructivo de la cuenta 15.01.08

Construcción de Estructuras, va acumulando el costo de obra por cada meta o

proyecto; el resumen de los importes registrados, son remitidos al área de

Liquidación de Obras de la Dirección de Supervisión, con la finalidad de realizar la

comparación con el soto de obra determinado por el área de Liquidación de Obras.

En el caso de que existieran diferencias, se procederá a su identificación y de ser el

caso a la corrección mediante notas de contabilidad, para posteriormente suscribir el

Acta de Conciliación Financiera ambas partes en señal de conformidad.

 Figura 2. Acta de conciliación financiera.

2.3.4. Determinación y uso de los saldos.

Son os bienes sobrantes del proceso de ejecución de obra, que están constituidos por

los materiales, herramientas, equipo y bienes patrimoniales remanentes en el

almacén periférico de obra a la conclusión de la misma.

 Se deberá diferenciar el inventario de los saldos valorizados del inventario de los

bienes sobrantes a efectos de determinar el destino de los mismos.

El almacenero o responsable de la custodia de los bienes del almacén periférico de

obra, entregará al responsable del almacén central todo los materiales, herramientas,

equipo y bienes patrimoniales registrados bajo su control; a su vez, el responsable

del almacén central, hará entrega documentada de los bienes patrimoniales al

responsable del control patrimonial, para su administración y control.

Los saldos de materiales, herramientas y/o equipo depositados en el almacén

central, estarán a disponibilidad de uso de otras obras de la misma entidad, con el

adecuado control de las transferencias para el uso.

3. Administración indirecta.

3.1. Definición

La entidad mediante un procedimiento de selección encarga la ejecución de la obra a

una empresa constructora.

3.2. Requisitos que debe cumplir la entidad para convocar a una obra por contrata.

La entidad deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a. Contar con Expediente de Contratación aprobado.

b. Estar incluido en el Plan Anual de Contrataciones.

c. Expediente Técnico aprobado.

d. Contar con Asignación Presupuestal.

e. Disponibilidad física del terreno.

f. Declaratoria de Viabilidad.

g. Haber designado al comité de selección cuando corresponda.

h. Contar con los documentos del procedimiento de selección aprobados que se publican

con la convocatoria.

3.3. Sistemas de contratación.

3.3.1. Sistema de suma alzada.

Cuando las cantidades, magnitudes y calidades de la prestación están definidas en los

planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva y presupuesto de obra, que

forman parte del Expediente Técnico. Este sistema se aplica a obras de edificación.

El sistema de Suma Alzada implica:

a. El Postor oferta un monto fijo integral y por un determinado plazo la ejecución de la

obra.

b. El Contratista está obligado a ejecutar la obra según el orden de prelación establecido.

3.3.2. Sistema de precios unitarios.

Se utiliza en las obras públicas cuando no se conoce con exactitud o precisión las

cantidades o magnitudes requeridas. Este sistema se aplica a las obras donde hay

grandes movimientos de tierras como carreteras, saneamiento, canales, presas, etc.

En este sistema:

a. El Postor oferta Precios Unitarios de cada una de las partidas que proporciona la entidad

en su presupuesto base o referencial, considerando las condiciones previstas en los

planos y especificaciones técnicas.

b. Las cantidades (metrados) contenidos en el presupuesto base son referenciales.

c. Se ejecuta de acuerdo a las condiciones previstas en planos y especificaciones técnicas y

se valoriza de acuerdo a su ejecución real.

3.4. Valorización.

3.4.1. Definición
 Según el Anexo N 1 de Definiciones del Reglamento de la Ley de Contrataciones

vigente, la valorización de una obra, es la cuantificación económica de un avance físico

en la ejecución de la obra, realizada en un período determinado. Las valorizaciones

tienen el carácter de pagos a cuenta de acuerdo al trabajo ejecutado por el contratista en

un determinado periodo, usualmente mensual, y en la liquidación final se define el

monto total de la obra y el saldo a pagar (a favor o en contra del contratista).

3.4.2. Formulación de valorización de acuerdo al sistema de contrato

a. Sistema de precios unitarios

Las valorizaciones se formulan en función de los metrados ejecutados con los precios

unitarios ofertados, agregando separadamente los montos proporcionales de gastos

generales y utilidad ofertados por el contratista; a este monto se agrega, de ser el caso, el

porcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas.

b. Sistema a suma alzada

Las valorizaciones se formulan en función de los metrados ejecutados contratados y con los

precios unitarios del valor referencial, agregando separadamente los montos proporcionales

de gastos generales y utilidad del valor referencial. El subtotal así obtenido se multiplica

por el factor de relación, calculado hasta la quinta cifra decimal; a este monto se agrega, de

ser el caso, el porcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas.

3.4.3. Contenido de valorización.

a. Valorización del avance físico: determina la cantidad o metrado ejecutado por cada

partida del presupuesto base o referencial, sustentado en planillas de metrados, que

deben estar validados por el inspector o supervisor que da la conformidad. Se utiliza

croquis, planos o cualquier otro elemento gráfico para sustentar los metrados del avance

valorizado.
b. Reajuste de precios: se obtienen por aplicación de las fórmulas polinómicas de reajuste

de precios establecidas en las bases y contrato. Incluir el Cuadro de control de reajustes,

demostrando la situación de la obra (atrasada o adelantada) en que se encuentra la obra,

con el fin de aplicar correctamente los reajustes.

c. Amortizaciones de los adelantos otorgados: en efectivo y de materiales, de corresponder,

incluir el Cuadro de control de amortizaciones.

d. Estado de vigencia de garantías.

e. Factura emitida por el contratista

f. Otros conceptos: aplicación de multas por incumplimientos, intereses por pagos

atrasados, entre otros

3.4.4. Aprobación.

Las valorizaciones deben ser aprobadas y remitidas a la entidad por el supervisor (o

inspector) de la obra, en un plazo máximo de cinco (5) días calendario contados del primer

día hábil del mes siguiente al de la valorización, para periodos mensuales.

3.4.5. Pago.

Las valorizaciones de obra serán canceladas por la entidad en fecha no posterior al último

día del mes siguiente al de la valorización, en caso de períodos mensuales. De no efectuarse

el pago en el plazo antes indicado, el contratista tendrá derecho al pago de intereses legales.

3.4.6. Recepción de obra.

En la fecha de la culminación de la obra, el residente anotará tal hecho en el cuaderno de

obra y solicita la recepción de la misma. El inspector o supervisor, en un plazo no mayor de

cinco (5) días posteriores a la anotación señalada, informa a la entidad, ratificando o no, lo

indicado por el residente. Si el inspector o supervisor verifica la culminación de la obra, la

entidad designa un comité de recepción dentro de los siete (7) días siguientes a lo
informado por el inspector o supervisor, la que debe estar integrada cuando menos, por un

ingeniero o arquitecto, según corresponda a la naturaleza de los trabajos, y por el inspector

o supervisor que actúa como asesor. En un plazo no mayor de veinte (20) días siguientes de

realizada su designación, el Comité de Recepción, junto con el contratista, procederá a

verificar el fiel cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones técnicas y

efectuará las pruebas que sean necesarias para comprobar el funcionamiento de las

instalaciones y equipos, cuyo plazo no debe exceder de 1/10 del plazo de ejecución vigente

de la obra.

3.4.7. Liquidación de contrato de obra.

El contratista presenta la liquidación sustentada con documentación y cálculos dentro de los

60 días o el equivalente a 1/10 del plazo vigente de la ejecución de la obra y la entidad se

pronuncia dentro de los 60 días de recibida la documentación Si el contratista no presenta la

liquidación es responsabilidad de la entidad elaborarla en el mismo plazo señalado y los

gastos se cargan al contratista, notificándole la liquidación para que se pronuncie dentro de

los en un plazo de 15 días siguientes. De no mediar observación de las partes, se considera

aprobada o consentida. No se procede a la liquidación si existen controversias pendientes

por resolver.

3.4.8. Transferencia de obra.

Todas las obras ejecutadas por las entidades deben de ser liquidadas y transferidas en

propiedad a favor de las entidades e inscritas en la Superintendencia de Bienes Nacionales;

para tal efecto deberán cumplir con las siguientes actividades:

a. Aprobar la liquidación de Obra.

b. Nombrar una comisión de transferencia que incorpore entre sus miembros a personas

técnicos especialistas entre sus miembros.

c. Elaborar el expediente de transferencia.

d. Elaborar el informe de transferencia de la obra.

e. Corroborar la subsanación de observaciones de existir. Emitir el documento de

aprobación de transferencia de obra.

f. Incorporar contablemente el nuevo activo patrimonial a favor de la entidad.