Municipalidad Provincial de Canchis Departamento de Supervisin y Liquidacin de Obras

DIRECTIVA N 002-2011-MPC-DSyLO

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LIQUIDACIN REGULAR DE OBRAS I. OBJETIVO Establecer las Normas y Procedimientos para la Liquidacin Tcnica y Financiera de los Proyectos de Inversin, ejecutados por Administracin Directa por Encargo o Convenio a fin de dar cumplimiento a las Normas Tcnicas y Administrativas para DETERMINAR EL MONTO TOTAL DE LA INVERSIN. II. FINALIDAD Establecer los procedimientos a seguir para la Liquidacin Tcnica y Financiera determinando el costo final de la Obra y/o Actividad, para su posterior tramitacin de la Declaratoria de Fbrica, Inscrito en Registros Pblicos o transferencia al Sector correspondiente. III. BASE LEGAL Reglamento Nacional de Edificaciones. Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el ao 2011 - Ley N 29626. Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y la Contralora General de la Repblica - Ley N 27785. Ley Orgnica de Municipalidades y sus Modificatorias - Ley N 27972. Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley N 27444. Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica - Ley N 27293. Ley de Contrataciones del Estado - D.L. N 1017 Y su Reglamento - D.S.184-2008-EF. Reglamento de Organizacin y Funciones y Organigrama Estructural de la Municipalidad Provincial de Canchis - Cusco. Resolucin de Contralora N 195-88-CG, que aprueba las normas que regulan la ejecucin de Obras Pblicas por Administracin Directa.

IV.

ALCANCE Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO bajo responsabilidad de la Gerencia de Desarrollo Urbano y Obras, la Gerencia de Desarrollo Rural y Departamento de Supervisin y Liquidacin de Obras y otras que participan directamente en la ejecucin de Obras, bajo la modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa por encargo o mediante Convenio en obras inconclusas o concluidas. Es aplicable a liquidaciones de obras que se concluyan en diferentes aos fiscales, y tambin para obras pendientes de liquidacin.

V.

VIGENCIA La presente Directiva entrar en vigencia a partir de su aprobacin por Resolucin de Alcalda y ser aplicada a todas las Obras que ejecute la Municipalidad Provincial de Canchis, asimismo se aplicar a todas las Obras pendientes de liquidacin, hasta que sea modificada o sustituida por otra.

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Municipalidad Provincial de Canchis Departamento de Supervisin y Liquidacin de Obras VI. DISPOSICIONES GENERALES 6.1.

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La liquidacin de obras consiste en la elaboracin del expediente en el cual se establece el COSTO REAL de la obra por ejecucin presupuestaria Directa, debidamente documentada e incluye las obras complementarias, adicionales, deducciones, que debidamente justificadas ha hayan tenido ejecutarse. Se entiende por liquidacin tcnica la comprobacin, expresada en nmero, del avance fsico ejecutado y valorizado de la obra, con los reajustes y variaciones aplicables por la ley a los metrados realmente ejecutados. Su resultado es el costo total valorizado de obra actualizada. La liquidacin financiera es el resultado de la suma de todos los gastos realizados, segn comprobacin analtica del presupuesto, para la construccin de la obra y que corresponde al costo total real de la obra.

6.2.

La Comisin de Liquidacin de Obras revisar la Memoria Descriptiva valorizada y los planos Post Construccin presentado por el Residente y/o Inspector de la Obra, que servir de base para la tramitacin de la declaratoria de fbrica por parte del Municipio de ser el caso su inscripcin en la oficina de los Registros Pblicos correspondiente de localidad, la documentacin de la obra ejecutada inscrita y registrada en los Registros Pblicos se enviar a la Superintendencia de Bienes Nacionales. Los egresos totales efectuados en las Obras por ejecucin presupuestaria directa deben ser concordantes con el presupuesto analtico aprobado. El costo total real de la obra por ejecucin presupuestaria directa debe resultar igual o menor al monto del presupuesto del valor referencial deducida la utilidad y debidamente actualizada, segn reajustes valorizado de obra.

6.3.

6.4.

VII. DEL PROCESO DE LIQUIDACION TECNICA Y FINANCIERA a. CONFORMACIN DE LA COMISIN DE RECEPCIN DE OBRA Se conformar una Comisin de Recepcin de Obra dentro de los 15 das anteriores a la culminacin de la Obra, solicitada por el Residente de Obra o responsable de su ejecucin, la cual ser nominada por Resolucin de Alcalda o Gerencia Municipal debiendo estar integrada por un presidente, 3 miembros como mnimo y dos suplentes, de la siguiente manera: Presidente habilitado Primer Miembro : Ser un Ingeniero Civil o Arquitecto, colegiado y habilitado. : Ser un Contador Pblico Colegiado y habilitado.

Primer Miembro (Suplente): Ser un Contador Pblico Colegiado y habilitado. Segundo Miembro : Ser un Profesional Titulado, colegiado, que no haya participado en la ejecucin de la obra a liquidarse, siendo este personal nombrado o contratado de la Municipalidad Provincial de Canchis.

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Segundo Miembro (Suplente): Ser un Profesional Titulado, colegiado, que no haya participado en la ejecucin de la obra a liquidarse, siendo este personal nombrado o contratado de la Municipalidad Provincial de Canchis. Un Asesor b. : Ser el Residente y/o Supervisor de la obra a liquidarse.

ACTA DE VERIFICACIN Y RECEPCIN DE OBRA El Residente de Obra o responsable de su ejecucin solicitara la Verificacin y Recepcin de Obra, ya sea por terminacin de obra (caso obra concluida) o por corte de obra (para obra no concluida), cualquiera sea el caso, anotando en el Cuaderno de Obra la fecha de la culminacin de los trabajos, incluyendo las obras complementarias y modificaciones al Proyecto, as mismo el inspector o supervisor en un plazo no mayor de cinco (05) das a travs de un informe a la Gerencia de Desarrollo Urbano y Obras o a la Gerencia de Desarrollo Rural segn corresponda solicitar que se realice la "Verificacin y Recepcin" de los trabajos en obra. El Residente, presentar el Informe Final de Obra dentro de un plazo de quince (15) das hbiles como mximo, contados a partir de la fecha de trmino de la obra segn la Directiva N 001-2011-MPC-DSyLO en lo referente al Informe Final, el cual ser entregada al Inspector o Supervisor de la Obra. El Inspector o Supervisor de la obra en un plazo mximo de cinco (05) das calendarios, posteriores a la fecha de presentacin del Informe Final, informar sobre las observaciones (si las hubiera) al Residente respecto al informe Presentado. El Residente responsable de la obra, tendr un plazo de 5 das calendarios para el levantamiento de las observaciones indicadas por el Inspector o Supervisor. La Comisin de Verificacin y Recepcin de Obra fijar fecha de Verificacin y Recepcin de Obra dentro de los 5 das posteriores al vencimiento del plazo de levantamiento de las observaciones. La Comisin de Verificacin y Recepcin de Obra nominada, revisara el informe final presentado por el Ingeniero Residente responsable de la obra, constando que est de acuerdo con la obra ejecutada, incidiendo en la Memoria Descriptiva Valorizada, verificando las caractersticas de la Obra el buen funcionamiento de las instalaciones de equipos y el cumplimiento de las Especificaciones tcnicas y los planos de la obra, con las modificaciones, reducciones y adicionales debidamente autorizados a que hubiera lugar, dando su conformidad de no encontrarse observaciones, y suscribiendo el Acta de Verificacin y Recepcin de Obra. Documentacin que ser entregada a la Gerencia de Desarrollo Urbano y Obras y a la Gerencia de Desarrollo Rural, para su posterior derivacin a la Comisin de Liquidacin Tcnica Financiera. Si la Comisin de Verificacin y Recepcin de Obra formular observaciones a los trabajos ejecutados por incompatibilidad con el proyecto, porque existen defectos e porque a juicio de la Comisin, existe grave deficiencia en la documentacin de la obra ejecutada; no recepcionar la obra, dejando constancia en el Acta y sealando un plazo igual a 1/10 del plazo de ejecucin de obra para su subsanacin. Si vencido este plazo no se cumpliera con levantar las observaciones, La Comisin informar de esta situacin a

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la Sub Gerencia de Infraestructura Pblica para que se establezca las responsabilidades del caso. c. DEL INFORME FINAL DE TERMINACIN O CORTE DE OBRA Documento que formula el Residente o ejecutores de la obra con VB del Supervisor, pudiendo ser: a) Informe final por conclusin de trabajo en obra.- Cundo la ejecucin de sus metas se realice en un 100% tal como fueron programadas en funcin a su Expediente Inicial. Informe final por corte de Obra.- Este tipo de documento se presentar, cuando en el momento de recibir las rdenes de suspensin, paralizacin de los trabajos en obra, las caractersticas de la dicha obra sean de "inconclusa, observada, paralizada o intervenida"; Ya sean por motivos presupuestales, finalizacin del ao u otras causas.

b)

En caso, el Ingeniero Residente no pudiese remitir algunos de los documentos arriba mencionados, a pesar de corresponderle por el tipo de trabajo realizado. Este deber hacer constar las razones o motivos que le impiden sustentar tal acto o proceso. CONTENIDO El informe final por conclusin de trabajo en obra o por corte de obra, ser presentado de acuerdo a la Directiva N 001-2011-MPC-GDUO respecto al informe Final de Obra. d. CONFORMACIN DE LA COMISION DE LIQUIDACION TCNICA FINANCIERA

La Municipalidad Provincial de Canchis, conformar una Comisin de Liquidacin Tcnica Financiera de obras mediante Resolucin de Alcalda a solicitud del Departamento de Supervisin y Liquidacin de Obras, para que se encargue y/o recepcione la Liquidacin Tcnica - Financiera de las obras ejecutadas, en un plazo no mayor a los treinta (30) das, calendario, contados a partir de la suscripcin del Acta de de Recepcin de Obra y/o a partir de la suscripcin del Contrato y estar integrada por: Un Presidente Primer Miembro : Ser un Profesional Titulado, colegiado y habilitado. : Ser un Contador Pblico Colegiado y habilitado, con un mnimo de un (01) ao de experiencia en valorizaciones, anlisis de costos, reajustes y liquidaciones.

Primer Miembro (Suplente): Ser un Contador Pblico Colegiado y habilitado Segundo Miembro : Ser un Profesional Titulado, colegiado, que no haya participado en la ejecucin de la obra a liquidarse, siendo este personal nombrado o contratado de la Municipalidad Provincial de Canchis.

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e.

FUNCIONES DE LA COMISIN DE LIQUIDACIN TCNICA - FINANCIERA. Para ejecutar la Liquidacin Tcnica - Financiera de la Obra ejecutada, la Comisin de Liquidacin tendr un plazo de 30 das contados a partir de la suscripcin del Acta de Verificacin y Recepcin de Obra y/o a partir de la suscripcin del Contrato, siendo sus funciones las siguientes: La Comisin nombrada solicitar la entrega de la documentacin tcnica y administrativa, a las oficinas participantes en la ejecucin de la Obra a travs de sus Gerencias (Gerencia de Desarrollo Urbano y Obras, Gerencia de Desarrollo Rural y Oficina de Administracin y Finanzas), para su anlisis y evaluacin. La Comisin nombrada solicitar la entrega del Acta de Recepcin de Obra a la Gerencia de Desarrollo Urbano y Obras y a la Gerencia de Desarrollo Rural, as como los Informes Mensuales de Obras y el informe Final del Residente de la Obra, el cual es requisito indispensable para la Liquidacin. La Comisin se constituir al lugar de ejecucin de la obra, a fin de verificar la existencia fsica de la obra en concordancia con el Informe Final de Obra presentado por el Residente de la Obra. La Comisin con la informacin recepcionada, procesar la Liquidacin Tcnica Actualizada, determinando el Costo Total Valorizado de Obra Actualizada. El costo Total Valorizado de Obra Actualizada es el Costo resultante de la suma de Valorizaciones Mensuales de Avance de Obra, debidamente reajustada y actualizada con los ndices Unificados de precios del mes correspondiente de cada valorizacin. Verificacin del expediente de Liquidacin Tcnico Financiero presentado por el personal de la entidad o contratista y suscripcin del Acta de verificacin Fsica o Acta de Estado Situacional de la Infraestructura.

f.

EXPEDIENTE DE LIQUIDACIN. El file de Liquidacin Tcnica - Financiera ser presentado mediante informe y formatos del Anexo (Liquidacin de Obra) y contendr los siguientes documentos: 1. Memoria descriptiva de los trabajos concluidos que conforman la obra, que considera: Ubicacin Antecedentes Informacin General Informacin Financiera Informacin Administrativa Descripcin de la Obra Especificaciones Tcnicas

2. Ejecucin Fsica Final: Esta estar enmarcada en la Liquidacin Tcnica, la cual estar a cargo de un Profesional Titulado miembro de la Comisin y proceder con los trabajos de verificacin, revisin y evaluacin de los trabajos realizados en obra, Pg. 5

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contrastando con los informes del Residente de la Obra; para determinar el grado de cumplimiento del Expediente Tcnico aprobado para la ejecucin de la Obra. La documentacin que contendr la liquidacin Tcnica ser la siguiente: 2.1. Valorizacin Final de obra programado 2.2. Valorizacin Final de obra por adicionales 2.2.1. Valorizacin Final de adicionales de obra por mayores metrados 2.2.2. Valorizacin Final de de adicionales de obra por partidas nuevas 2.3. Valorizacin Final de obra por deductivos 2.4. Resumen de Valorizacin Final de obra 2.5. Metrados finales de obra 2.6. Memoria final de Liquidacin de Obra 2.7. Conclusiones y Recomendaciones 2.8. Planos de Replanteo 3. Ejecucin Financiera Final: Esta estar enmarcada en la Liquidacin Financiera, la cual estar a cargo del Contador Pblico Colegiado miembro de la Comisin y proceder con los trabajos de acuerdo a las Normas de contabilidad, cumpliendo las acciones de verificacin, revisin y evaluacin de los documentos para determinar el grado de cumplimiento de la inversin realizada en la obra. La Liquidacin Financiera, consiste en la verificacin del movimiento financiero y la determinacin del Costo Total Real de la Obra que comprende todos los gastos realizados en el pago de la mano de obra, materiales (incluyendo utilizacin de saldos de otras obras y la deduccin de los saldos actuales de almacn), maquinarias y equipo (alquiler y/o depreciacin) y gastos generales atribuibles a la ejecucin de la obra; adems deber considerar los compromisos pendientes de pago (devengados), si los hubiera. La informacin contenida en la Liquidacin Financiera ser la siguiente: 3.1. Acta de conciliacin Financiera 3.2. Revisin y verificacin de aspectos financieros 3.3. Resumen de recursos financieros 3.3.1. Informacin Financiera 3.3.2. Costo Real de la Obra. 3.4. Tarjetas financieras por fuentes de financiamiento 3.5. Cuadro comparativo del presupuesto aprobado vs presupuesto ejecutado 3.6. Movimiento valorizado de almacn 3.7. Resumen de Ejecucin de gastos de obra 3.8. Cuadro comparativo costos de insumos 3.9. Balance de Ejecucin financiero final. 3.10. Observaciones financieras 3.11. Conclusiones financieras 3.12. Recomendaciones financieras El Costo Total Real de Obra corresponde a la suma total de las Ejecuciones Analticas Presupustales Mensuales, a las cuales influyen el costo de los materiales e insumos transferidos de otros proyectos concluidos, el costo estimado de las depreciaciones de equipos y maquinarias propias de la Municipalidad que hayan

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intervenido en la obra, los compromisos pendientes de pago (Devengados), si los hubiera y la Deduccin del saldo de almacn de los materiales e insumos que quedan al concluir la obra. 4. Evaluacin Tcnica - Financiera 4.1. Evaluacin Tcnica - Financiera 4.2. Justificacin del mayor gasto realizado de ser el caso. 4.3. Observaciones, conclusiones y recomendaciones generales. La Evaluacin Tcnica - Financiera, resulta de la comparacin entre el Costo Total Valorizado de Obra Actualizada (Liquidacin Tcnica) con el Costo Total Real de la Obra (Liquidacin Financiera). El Costo Total Real de la Obra en ningn caso debe ser mayor al Costo Total Valorizado de Obra Actualizada. Si se presentara el caso, ste deber ser justificado tcnicamente por el Residente y/o inspector de la Obra. La buena decisin en la construccin de la Obra por Ejecucin Presupuestal Directa se determina cuando el Costo Total Real de la Obra es igual o inferior al Costo Total Valorizado de la Obra Actualizada. En caso contrario, la Municipalidad, notificar al Residente de la Obra sobre la deficiencia observada, a fin de que presente una Justificacin tcnica por el mayor gasto realizado dentro del plazo de quince (15) das de notificado. 5. Anexos: La Informacin contenida ser la siguiente: 5.1. Actas y Resoluciones. Acta de Liquidacin, Acta de Recepcin o Verificacin. Acta de Materiales sobrantes de obra. Resolucin de Alcalda, que aprueba el Expediente Tcnico 5.2. Expediente Tcnico 5.3. Copias de cuaderno de obra 5.4. Copias fotostticas de los comprobantes de pago, rdenes de compra y servicio, facturas, planillas de jornales, pecosas. 5.5. Panel fonogrfico. 5.6. 5.6. Informe Final del residente de Obra. g. OBRAS NO LIQUIDADAS OPORTUNAMENTE. Cuando la obra no haya sido liquidada en su oportunidad, la Municipalidad Provincial de Canchis, conformar una Comisin Especial de Liquidacin, que se encargar exclusivamente de la Liquidacin Tcnico y Financiera de la Obra. El file de Liquidacin Tcnico y Financiera ser elaborado en los mismos trminos sealados en el item f, sustituyndose nicamente el Acta de Recepcin de Obra por un acta de Verificacin Fsica: sta Acta ser suscrita por todos los miembros de la comisin.

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Municipalidad Provincial de Canchis Departamento de Supervisin y Liquidacin de Obras h. OBRAS ANTIGUAS.

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Las obras con ms de ocho (8) aos de antigedad desde su conclusin que no hayan sido liquidadas; sin perjuicio de las responsabilidades Administras y/o Legales al que hubiera lugar, sern liquidadas de oficio, a travs de la Comisin de Liquidacin de Obras, segn sea el caso, conformado por personal que laboran en la Municipalidad Provincial de Canchis y de acuerdo a la Directiva de Liquidacin de Oficio. i. APROBACIN DE LA LIQUIDACIN TECNICA - FINANCIERA. El Expediente de Liquidacin de obra deber de contar con dos partes (parte Tcnica y parte Financiera), la cual ser presentada con su informe correspondiente a la Gerencia Municipal para su trmite y aprobacin correspondiente mediante Resolucin. El Acta de Conciliacin Financiera ser remitida a la Oficina de Administracin y Finanzas, para que emita conformidad de datos consignados en la Liquidacin financiera, para la presentacin de los Informes de Conformidad, las Gerencias correspondientes tienen un plazo de 5 das hbiles posteriores a la recepcin de dicha informacin. Con estos informes la Liquidacin Tcnica - Financiera de la Obra ejecutada ser aprobada por el Resolutivo correspondiente. La distribucin posterior a la aprobacin ser de la siguiente manera: El original (file) formar parte de la Resolucin y ser archivado conjuntamente en Secretaria General. Una copia del Expediente de Liquidacin de Obra (Tcnica-Financiera), para el Departamento de Supervisin y Liquidacin de Obras.

VIII. DISPOSICIONES FINALES Cuando no se tenga la documentacin original del caso, se podr hacer uso de segundos originales las que sern autenticadas de ser el caso. Si por circunstancias debidamente justificadas no se dispone de la documentacin tcnica y financiera exigida para el procedimiento de liquidacin de obra; este deber ser regularizado por la Comisin de Liquidacin de Obras en el nivel correspondiente, sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar. La documentacin referida en el prrafo anterior es por los conceptos siguientes: Modificaciones al proyecto. Modificaciones en el plazo de ejecucin. Reducciones de Obra. Adicionales de Obra. Efectuada la Liquidacin de una Obra, se proceder a su Inscripcin en los Registros pblicos y en el Marges de Bienes Nacionales. La Municipalidad adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de este procedimiento, hasta su culminacin.

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Las Gerencias de Lnea, Asesoramiento y Apoyo quedan obligados a brindar el apoyo necesario a la Comisin de Liquidacin para el cumplimiento de las acciones encomendadas; y debern hacer entrega de la siguiente documentacin: Gerencia de Desarrollo Urbano y Obras o Gerencia de Desarrollo Rural Expediente Tcnico aprobado. Informes mensuales de obra. Informe Final de Obra. Cuadernos de Obra. Secretaria General: Resoluciones emitidas para la Obra. Oficina de Administracin y Finanzas; Ordenes de Servicios. Planillas de Remuneraciones y Jornales. Pedido comprobante de salida. Ejecucin de Presupuesto de Gasto, con Prdidas Genricas Especficas y el detalle analtico de las partidas especficas. Documento de Reingreso de los Saldos de Materiales. Oficina de Planificacin y Presupuesto: Reporte Presupuestal. Asignacin Presupuestal.

Si las Obras materia de liquidacin transferidas de conformidad con las actas respectivas se destruyen o fallan total o parcialmente por defectos constructivos antes de 7 aos, el Residente o Responsable de la ejecucin de la Obra, as como el Inspector o Supervisor asumirn la responsabilidad Civil y Penal segn el caso (Cdigo Civil Art. 1784) Departamento de Supervisin y Liquidacin de Obras En el caso de no contar con las obras liquidadas en su debido plazo y oportunidad, existir una oficina de liquidaciones de obra permanente la misma que regularizar las liquidaciones de obra pendientes de ejercicios anteriores; sin perjuicio de las acciones legales y administrativas a que diera lugar, dicha oficina depender de la Gerencia Municipal para todos sus trmites, aprobaciones y presupuestalmente ya que en cada expediente tcnico consigna un monto asignado para liquidaciones de obra, el que ser para gastos de dicho fin y su disposicin deber depender directamente de la Gerencia Municipal. Los casos no previstos en la presente Directiva sern resueltos de conformidad con las Normas Generales y/o disposiciones reglamentarias y legales vigentes y los Principios Generales del Derecho que rigen el proceso de las liquidaciones. Los miembros de la comisin que no cumplan con los plazos y condiciones previstas por la presente directiva, incurrirn en responsabilidad administrativa y sern sancionados conforme a las normas vigentes. La presente Directiva entrar en vigencia a partir de su aprobacin por Resolucin de Alcalda hasta que sea sustituida por otra.

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