Instituto del Caf

de Costa Rica

Plan Estratgico
2014-2023

Octubre-2013

PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

Contenido
Presentacin .................................................................................................................................................................................................. 3
Resumen Ejecutivo ....................................................................................................................................................................................... 6
1-

Antecedentes ..................................................................................................................................................................................... 7
1.1 En relacin con la Planificacin Estratgica: .................................................................................................................................. 7
1.2 Nacimiento del Plan Estratgico ..................................................................................................................................................... 7
1.3 Marco de Referencia ....................................................................................................................................................................... 8
1.3.1 Estructura del Sector ..................................................................................................................................................................... 8
1.3.2 Estructura del Instituto .................................................................................................................................................................. 9
1.3.3 Funciones del Instituto del Caf de Costa Rica: ........................................................................................................................ 11
1.3.4 Caf de Costa Rica: Modelo Sostenible, nico en el Mundo. .................................................................................................... 11
1.3.5 Equidad. (Comercio tico y transparente) ................................................................................................................................... 11
1.3.6 Investigacin, Desarrollo y Transferencia de Tecnologa ............................................................................................................ 11
1.3.7 Promocin Caf de Costa Rica. ................................................................................................................................................... 12

2-

Metodologa para la elaboracin del Plan Estratgico. .................................................................................................................... 13

2.1 Conociendo al ICAFE .................................................................................................................................................................... 14
2.2 Evaluacin de la situacin del ICAFE en el contexto del Sector. .................................................................................................. 14
2.3 Prospeccin de la Organizacin. .................................................................................................................................................... 14
2.4 Proceso de consulta con lderes y actores del sector ..................................................................................................................... 15
2.5 Elaboracin de la matriz programtica. .......................................................................................................................................... 15

3-

Resultados anlisis FODA ............................................................................................................................................................. 15

4-

Marco conceptual estratgico y programtico ................................................................................................................................. 20

4.1 Misin ........................................................................................................................................................................................... 20
4.2 Visin............................................................................................................................................................................................ 20
4.3 Objetivos estratgicos ................................................................................................................................................................... 20
4.4 Acciones estratgicas, resultados esperados y coordinadores ........................................................................................................ 21

56-

Seguimiento, evaluacin y fiscalizacin.......................................................................................................................................... 26

Pasos en la implementacin del Plan Estratgico. ........................................................................................................................... 27
6.1 Socializar el Plan Estratgico a lo interno y externo (Funcionarios, Sector Cafetalero e interesados externos).......................... 27
6.2 Bsqueda de recursos financieros, humanos y materiales necesarios para el desarrollo de las acciones estratgicas definidas en el
plan. ...................................................................................................................................................................................................... 28
6.3 Definir la implementacin de estrategias en el corto, mediano y largo plazo, segn su orden de complementariedad. ................. 28
6.4 Medicin del Desempeo Indicadores......................................................................................................................................... 28
6.5 Definir una comisin permanente para el seguimiento a la implementacin del Plan Estratgico. ................................................ 29
6.6 Incorporacin de los Objetivos Estratgico en el Cuadro de Mando Integral (CMI): .................................................................... 30
6.7 Instrumento de seguimiento al proceso de implementacin .......................................................................................................... 30

7-

Anexos. ........................................................................................................................................................................................... 31
7.1 Participantes en los Talleres 1, 2 y 3. Proceso planeacin Estratgica ......................................................................................... 31
ICAFE 2014-2023................................................................................................................................................................................ 31
7.2 Anexo - Imgenes del proceso. ...................................................................................................................................................... 33
7.3 Anexo Instrumento de control y seguimiento. ............................................................................................................................ 35

II

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Presentacin
El sistema cafetalero costarricense tiene un modelo nico en el mundo, regulado a travs del Instituto del
Caf de Costa Rica (ICAFE), que tiene su origen en una decisin tomada por el Gobierno de la Repblica
de Costa Rica para atender la situacin crtica que sufra la actividad cafetalera nacional, producto de la
gran depresin mundial de 1929. Su origen se remonta a 1933, cuando fue fundado como Instituto de
Defensa del Caf por la Ley de la Repblica de Costa Rica No. 121 de 24 de julio de ese ao. Previo a su
creacin, su antecedente inmediato fue el establecimiento, por parte del sector cafetalero en 1932, de la
Asociacin Nacional de Productores de Caf.
Como trayectoria jurdica hasta nuestros das se cuentan con los siguientes antecedentes:
En 1948, con el Decreto de Ley No. 74 del 21 de junio de 1948 se reorganiza el Instituto de Defensa del
Caf y se crea la Oficina del Caf. Con esta nueva legislacin se mejora la regulacin de las relaciones
entre los diferentes participantes de la actividad cafetalera nacional y se asigna a la Oficina todo lo
relacionado con el control de la parte econmica y comercial, dejando en manos del Ministerio de
Agricultura e Industria las funciones agronmicas que realizaba el Instituto de Defensa, adems cambia su
naturaleza jurdica, a una institucin semiautnoma del Estado con recurso propios.

El 21 de junio de 1961, se promulg la Ley de Relaciones entre Productores, Beneficiadores y

Exportadores de Caf Nro. 2762, vigente hasta nuestros das, cuya finalidad es determinar un rgimen
equitativo de relaciones entre productores, beneficiadores y exportadores de caf, que garantice la
participacin racional y cierta de cada sector en el negocio cafetalero y por objeto, todas las transacciones
de caf producido en el territorio nacional. Esta Ley ha sufrido una serie de reformas que han cambiado:
el nombre de la institucin, su figura jurdica y mecanismos de eleccin de las autoridades superiores
institucionales e integracin de estos cuerpos colegiados. Las principales reformas a la Ley Nro. 2762
estn dadas con las leyes: Nro. 6988 del 26 de junio de 1985, Nro. 7736 del 19 de diciembre de 1997 y la
Nro. 8109 del 4 de julio de 2001.
As tenemos que, con la Ley Nro. 6988 cambia su nombre de Oficina del Caf a Instituto del Caf de Costa
Rica.
Con la Ley Nro. 7736, se reforma la Ley Nro. 2762 dndole al ICAFE la figura jurdica de Ente Pblico no
Estatal , que lleva implcita una mayor liberalizacin de sus actuaciones del Estado en beneficio de sus
agremiados, marca un nuevo rumbo en el proceso institucional de la caficultura, al fortalecer al ICAFE
asignndole mayores atribuciones e introduciendo cambios importantes en los procedimientos que hasta
hoy se han utilizado en la distribucin del ingreso que produce la actividad cafetalera, la promocin de la
actividad cafetalera costarricense en el campo agrcola y de investigacin y propicia un modelo equitativo
entre los miembros del sector: Productores, Beneficiadores, Tostadores y Exportadores de caf.
La ltima reforma aplicada con la Ley Nro. 8109, establece un nuevo mecanismo de eleccin de los
miembros del Congreso Nacional Cafetalero y la Junta Directiva con participacin de los integrantes de los

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sectores, se vara
productor.

adems la conformacin de estos cuerpos colegiados, dando mayora al sector

El ICAFE contribuye con el desarrollo de la actividad cafetalera y la diversificacin agrcola en el pas;

apoya los procesos de beneficiado, exportacin y comercializacin del caf; promociona el caf de Costa
Rica dentro y fuera del pas; investiga, desarrolla y transfiere tecnologa agrcola e industrial (beneficiado y
tueste) y aprueba el precio mnimo de liquidacin final que le debe pagar cada Beneficio de caf al
Productor.
Est regido por una Junta Directiva integrada por 9 miembros propietarios y sus respectivos suplentes.
Cinco son representantes del Sector Productor, uno del Sector Beneficiador, uno del Sector Exportador y
uno del Sector Tostador; todos nombrados cada dos aos por el Congreso Nacional Cafetalero. El Estado
tiene un representante en la Junta Directiva.
A lo largo de estos 80 aos el Instituto ha logrado grandes triunfos para el sector cafetalero, de los cuales
podemos mencionar:

Mantener la Ley 2762 que garantiza que el dlar que produce el caf impacte en el bienestar de
las y los Productores y en la mejor distribucin de la riqueza entre los actores de la agrocadena del
grano.
En el mantenimiento de una productividad sobre base del efecto de menor costo posible y el
mayor beneficio para el Productor, en trminos de economas de escala de la forma en que se
produce Caf de Costa Rica.
En forma visionaria, el ICAFE promueve una estructura que permite que el Caf de Costa Rica
pueda llevar el ttulo de caf sostenible.
Sigue innovando en agronoma y en adaptabilidad y mitigacin a los efectos del cambio climtico
con desarrollo de variedades con excelente calidad de la taza y aumentan la productividad como
los Hbridos F1 (variedades Milenium y Centroamericano).
Ha logrado el desarrollo de variedades para alargar tiempos de cosecha con la incorporacin de
materiales genticos para maduraciones ms tarda como el Venecia y consecuentemente,
resistencia a algunos tipos de plagas y enfermedades.
Con la agricultura de precisin, el Instituto colabora en un mejor aprovechamiento de los
fertilizantes; en la reduccin de costos; una menor afectacin del medio ambiente y un
mejoramiento de la productividad.
Como representante ante las Instituciones nacionales, el ICAFE ha sido pionero en la creacin de
un camino que se ajusta a las necesidades y requerimientos del Productor en asuntos comerciales
y de asistencia tcnica.
La institucionalidad, en manos del ICAFE, permite la creacin de redes de informacin con otros
orgenes en temas de investigacin y desarrollo.
En el campo del beneficiado de la fruta, juega un papel en la reduccin del uso del agua, de la
energa elctrica y de los productos para el secado del grano. Tambin en el uso de subproductos
como la pulpa para abono orgnico y las aguas mieles para la irrigacin de pastos.
Ha contribuido en la incorporacin de agroforestera en los cafetales para el bienestar de los
Productores.

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El ICAFE ha contribuido al desarrollo de una estructura que garantiza el monitoreo, registro y

verificacin datos trascendentales que van desde el cambio climtico, a la georeferenciacin de las
fincas cafetaleras.
En el plano internacional, el ICAFE ha desarrollado la Indicacin Geogrfica Caf de Costa Rica y
prximamente, las denominaciones de origen para las ocho regiones productoras.
Se ha consolidado un programa de promocin de Caf de Costa Rica en el mercado
A nivel internacional Caf de Costa Rica, se promociona y se ha posicionado, usando para ello la
plataforma pas en donde se cultiva el grano, dndose a conocer las 8 zonas productoras, sus
caracterizaciones organolpticas, la calidad del producto y otras consideraciones: competitivas,
ambientales, sociales, de impacto econmico en la generacin de riqueza y la sostenibilidad propia
del sistema, lo cual genera una ventaja competitiva y justificacin de valor agregado.
A nivel nacional el ICAFE promociona el consumo de caf entre los habitantes, apalancando el
esfuerzo mediante sus socios estratgicos, que da a da se suman al esfuerzo, liderado por ICAFE,
en la dispersin de Cultura de Caf en todo el territorio nacional

Con el objetivo de establecer la estrategia que la Institucin va a seguir en un largo y media plazo, se inici
en junio del 2013, con colaboracin del Instituto Interamericano de Cooperacin para la Agricultura (IICA),
un proceso de planeacin estratgica que se finaliz exitosamente en el mes de octubre.

El ICAFE, con el presente Plan Estratgico, permitir dirigir los procesos a lo interno como a lo externo de
la institucin, cumpliendo con los objetivos para el cual fue creado.
El ICAFE, como objetivo estratgico institucional, enfocar su accionar en la generacin, difusin,
transferencia y prestacin de servicios tecnolgicos para lograr la sostenibilidad del sector. Sustentar su
estrategia con personal comprometido, capacitado y con valores institucionales, con informacin
sistematizada para mejorar la eficiencia de los procesos tcnicos, administrativos y financieros. Plantea su
posicionamiento como institucin que da respuesta eficiente a las demandas de un sector deseoso de un
crecimiento y desarrollo sostenible de la actividad cafetalera.
Presentamos el Plan Estratgico del ICAFE 2014-2023, como un instrumento orientador de su accionar en el
corto, mediano y largo plazo, y comprometido con la sostenibilidad de la caficultura costarricense. El Plan
Estratgico definir los indicadores que permiten contribuir a las metas del Instituto.

Licda. Xinia Ma. Chaves Quirs

Presidenta, Junta Directiva

Ing. Ronald Peters Seevers

Director Ejecutivo

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Resumen Ejecutivo
A travs de la Ley 2762, (LEY SOBRE REGIMEN DE RELACIONES ENTRE PRODUCTORES, BENEFICIADORES Y
EXPORTADORES DE CAF) se indica que es una entidad pblica de carcter no estatal, que tiene como
finalidad determinar un rgimen equitativo de relaciones entre productores, beneficiadores y
exportadores de caf, que garantice una participacin racional y cierta de cada sector en el negocio
cafetalero, y por objeto, todas las transacciones con caf producido en el territorio nacional.
Con el afn de promulgar una Estrategia Institucional que enmarcar el rumbo de la Institucin, se nombra
una comisin que llev a cabo la misin encomendada por la Junta Directiva del ICAFE, en la que se
participan a personeros del IICA, con el nico propsito que ayudara en plasmar en blanco y negro las
objetivos estratgicos que vena y estaba realizando la Institucin. Es por ello que se logra establecer una
matriz estratgica con los pilares ms importantes que llevar acabo el Instituto a solicitud del sector
cafetalero y la administracin de la Institucin en los prximos 10 aos.
Gracias al trabajo de una comisin especializada, conformada por funcionarios de ICAFE y miembros de su
Junta Directiva, se desarroll el proceso y mtodo que conllevo a la definicin del Plan Estratgico. Este
proceso fue apoyado por la Oficina del IICA en Costa Rica. El proceso seguido, caracterizado por un amplio
carcter participativo, se bas en la metodologa ZOPP Planificacin Operativa de Planes y Proyectos.
Fueron utilizadas varias herramientas en el proceso de construccin, entre ellas el anlisis FODA, el anlisis
de ambiente interno y externo del ICAFE.
Dentro de los resultados ms destacados, se resumen una actualizacin del contexto institucional,
relacionado en trminos de innovacin y transferencia tecnolgica, que conlleva a la revisin de los
objetivos estratgicos de la institucin. En este sentido, se realiz una redaccin de una nueva misin en
funcin de fomentar y defender la actividad cafetalera con el propsito de alcanzar su sostenibilidad, en
procura del bienestar socioeconmico del sector, con caf de excelente calidad y una visin del ICAFE
conceptuada como la organizacin lder a nivel mundial, en el desarrollo tecnolgico para el
mejoramiento de la productividad, la industrializacin y la promocin de Caf de Costa Rica, brindando
servicios giles y efectivos que mantengan equidad en la agrocadena, as como en la defensa de los
intereses de la actividad, con un compromiso permanente de sus colaboradores. El vertido de esta nueva
misin y visin institucional, se sustentan en el reconocimiento de los Valores de Trasparencia,
Honestidad, Integridad, Responsabilidad, Lealtad, Liderazgo, Adaptacin al cambio y los Principios de
Legalidad, Probidad, Igualdad, Continuidad, Eficacia, Eficiencia, Regularidad y Austeridad.
Se definieron seis objetivos estratgicos: dos orientados a un proceso de modernizacin y comunicacin
Institucional, uno con el afn de propiciar el desarrollo integral de la actividad, dos con el propsito de
actualizar la estrategia de promocin y de sostenibilidad econmica de la Institucin y otro est orientado
a fortalecer y buscar alianzas estratgicas. A partir de cada Objetivo Estratgico, se generan las
Estrategias, que definen el enfoque de actuacin (el Cmo se va a hacer) y Acciones estratgicas, que
definen tareas concretas (Qu se va a hacer) como gua para su implementacin y materializacin en el
quehacer institucional.
Finalmente, se recomiendan algunos pasos necesarios y la complementariedad de acciones en otras reas
institucionales (Legal, presupuestario, entre otras) para la implementacin del Plan Estratgico.
Con los productos del proceso, plasmados en el presente documento, se espera una orientacin en el
quehacer institucional que renueve el mecanismo de actuacin en funcin del cumplimiento del mandato
institucional, frente a la generacin y transferencia de tecnolgica para el sector.
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1- Antecedentes
1.1 En relacin con la Planificacin Estratgica:
El Instituto del Caf no contaba con un Plan Estratgico formalmente establecido, su base de planificacin
estaba plasmada en lineamientos estratgicos enunciados por la Junta Directiva, enmarcados dentro de
la metodologa de Cuadro de Mando Integral con el objetivo del cumplimiento de la ley 2762. Los
lineamientos estratgicos estn incorporados anualmente dentro de los Planes Operativos, para el
cumplimiento de metas a corto plazo y compromisos a mediano y largo plazo.
El ICAFE cuenta con un portafolio de una serie de proyectos enmarcados dentro los lineamientos
estratgicos que le permite al ICAFE, fortalecer su gestin en sus diferentes reas.
Para las decisiones en materia econmica y financiera institucional la Junta Directiva y la Direccin
Ejecutiva basa sus actuaciones en los resultados que brindan los Estados Financieros y presupuestarios,
base vital para una adecuada gestin administrativa institucional.
Como herramienta estratgica se conform Comisin de Cuadro mando integral que revisa
peridicamente las directrices, polticas y metas dadas por la Junta Directiva, en cumplimiento de la ley
que lo regula.
Es importante recalcar que los recursos con que cuenta el ICAFE, son utilizados de acuerdo con las
finalidades y atribuciones emanadas por ley y los lineamientos estratgicos institucionales aprobados por
la Junta Directiva desde el ao 2006.

1.2 Nacimiento del Plan Estratgico

La Junta Directiva en la Sesin Extraordinaria No. 1976 toma el acuerdo No. 4 que indica:
Acuerdo No.4: Los Seores Directores acuerdan instruir a la Direccin Ejecutiva, para que le
presente a la Junta Directiva, en el plazo no mayor de 120 das hbiles la propuesta de un Plan
Estratgico Institucional. Lo anterior en acatamiento de la disposicin N 4.4) del Informe de la
Contralora General de la Repblica DFOE-EC-IF-04-2013 Auditoria operativa ejecutada en el
Instituto del Caf de Costa Rica relacionada con la eficacia de la gestin de cara al
cumplimiento de sus fines de creacin. ACUERDO FIRME
Lo anterior, a fin de tener una herramienta que oriente el rumbo de la Institucin para el mejoramiento
socioeconmico y el incremento de la productividad nacional del sector cafetalero.
Para tal efecto, la Junta Directiva nombr una comisin con la participacin de los sectores que la
conforman, que junto a un equipo de la Administracin atendieron el proyecto de Plan Estratgico del
ICAFE. La comisin revis y analiz una serie de documentos del cuadro de mando integral y los
lineamientos estratgicos establecidos por la Junta Directiva. Particip adems en la realizacin de varios
talleres con la asistencia del personal administrativo y representantes del sector Cafetalero.
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Se actualizaron conocimientos en tcnicas de Planeamiento Estratgico y la importancia que tiene para
la institucin en la definicin de su carta de navegacin u orientacin en el largo plazo. Adems se
establecieron vnculos con la Oficina del IICA en Costa Rica para la asesora en el proceso de elaboracin
del Plan Estratgico.

1.3 Marco de Referencia

1.3.1 Estructura del Sector

La industria del caf costarricense est conformada por cuatro sectores, regulados por las disposiciones de
la Ley 2762 del 21 de junio de 1961 y sus reformas y por el Reglamento a esa ley. Esto con el propsito de
garantizar una participacin equitativa a cada sector.
Todos los sectores tienen una interaccin constante y conforman un sistema agroindustrial tpico, en el
que participan productores agrcolas, procesadores primarios (fruta) de materia prima (beneficios de caf),
procesadores de producto terminado (torrefactores) y exportadores.
El productor es toda persona que tiene derecho a explotar una plantacin de caf por cualquier ttulo
legtimo y entrega el caf en fruta al beneficiador.
Los beneficiadores poseen una o ms plantas de beneficio y cuya responsabilidad consiste en recibir,
elaborar, financiar y vender el caf. Recibe la materia prima o caf fruta de uno o muchos caficultores por
medio de los centros de acopio (recibidores) y lo transforman en caf oro. Existen beneficios de caf en
todas las regiones cafetaleras del pas.
El exportador es el vnculo de comercializacin con el exterior. Su funcin principal consiste en preparar y
suministrar volmenes de caf a compaas importadoras y/o tostadoras que operan en los principales
pases consumidores.
Los torrefactores son propietarios de establecimientos dedicados al tostado, molido o cualquier otro
proceso industrial del grano, as como a su comercializacin en el mbito nacional.
En Costa Rica la comercializacin del caf se encuentra en manos del sector privado; sin embargo, el
Estado mantiene la supervisin y control por medio del Instituto del Caf de Costa Rica (ICAFE), en cuya
Junta Directiva estn representados todos los actores que intervienen en la actividad cafetalera.

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Figura Nro. 1 Estructura del Sector Cafetalero:

ESTRUCTURA DEL SECTOR

1.3.2 Estructura del Instituto

El Instituto del Caf de Costa Rica es una entidad nica en el mundo con ms de 80 aos regular la
actividad cafetalera.
El jerarca superior est integrado por la Junta Directiva, que a su vez es nombrada por el Congreso
Nacional Cafetalero de las ternas elegidas en las Asambleas Regionales de Productores y las Asambleas
Nacionales de los Sectores Exportador, Beneficiador y Torrefactor. Esta Junta la conforma nueve
miembros; cinco representan al sector productor, uno al sector beneficiador, uno al sector exportador,
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uno al sector torrefactor y el ltimo representado por el Ministro de Agricultura y Ganadera o bien al que
el delegue dicha representacin.
A nivel administrativo la Direccin Ejecutiva como superior, est a cargo del Director Ejecutivo, con
unidades que responden directamente a ella, a su vez se desprende tres Gerencias que tienen a su cargo
unidades que apoyan la labor administrativa, financiera, tcnica y promocional. A nivel de fiscalizacin se
cuenta con la Auditora Interna como Staff de la Junta Directiva.
El organigrama de la estructura del ICAFE, es el siguiente:
Figura Nro.2: Organigrama ICAFE:
Instituto del Caf de Costa Rica
Organigrama
Junta Directiva

Junta
Liquidaciones

Auditora Interna

Direccin
Ejecutiva

Unidad de
Informtica

Unidad Estudios
Econmicos y
Mercado

Unidad de
Asuntos Jurdicos

Unidad de Apoyo
Finan-Cafetalero

Unidad de
Liquidaciones

Gerencia de
Promocin

Gerencia Tcnica

Gerencia de
Adm. y Finanzas

Unidad de
Investigacin

Unidad Contable
Financiera

Unidad de
Industrializacin

Unidad Contrat.
Administrativa

Unidad de
Laboratorio

Unidad R. H. y
Servicios Adm.

Regionales

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1.3.3 Funciones del Instituto del Caf de Costa Rica:

a) Propiciar un rgimen equitativo de relaciones entre los distintos sectores que participan en la actividad
cafetalera. Esta accin la coordinar con las instituciones del Estado, a fin de velar por el cumplimiento y
mejoramiento de las disposiciones legales y reglamentarias relativas al caf.
b) Propiciar, en colaboracin con entidades pblicas y privadas, el desarrollo de la actividad cafetalera en
todas sus etapas, as como la diversificacin agrcola del pas.
c) Formular y proponer al Poder Ejecutivo las polticas que deban seguirse en cuanto a la actividad
cafetalera del pas, as como defender los intereses de esa actividad, tanto en el mbito nacional como
internacional.
d) Controlar todo el proceso de beneficiado, exportacin y comercializacin del caf. Al final de cada ao
cosecha y con la informacin pertinente, calcular el precio que deben pagar las distintas firmas
beneficiadoras a los productores (precio de liquidacin) y velar porque el mismo se pague oportunamente.

1.3.4 Caf de Costa Rica: Modelo Sostenible, nico en el Mundo.

Describir el significado del Caf para Costa Rica implica reconocer la relacin entre un Sector Cafetalero
productivo, de gran valor para la economa costarricense y la imagen de un pas en trminos sociales,
econmicos y ambientales.
De esta forma, hemos creado un concepto, una meta avanzada que va creciendo en favor de la
consecucin de cada una de las tres dimensiones que lo justifican.

1.3.5 Equidad. (Comercio tico y transparente)

La Equidad es el principal valor de un sistema nico en el mundo. Desde 1933 se desarroll en Costa Rica
un sistema de equidad en el cual el Instituto del Caf de Costa Rica, ICAFE, juega un papel fundamental.
Por Ley de la Repblica (Nro. 2762), el ICAFE defiende y protege el comercio equitativo de caf entre los
cuatro gremios que componen el Sector Cafetalero Costarricense: Productores, Beneficiadores, Tostadores
y Exportadores.

1.3.6 Investigacin, Desarrollo y Transferencia de Tecnologa

En el ao 1950 se formaliza el funcionamiento del Programa de Caf en Costa Rica, el cual tiene como
objetivo el desarrollo de una campaa de extensin y experimentacin que ha brindado servicios al
caficultor costarricense de manera ininterrumpida por 63 aos. Este programa ha desarrollado un extenso
programa de investigaciones principalmente por medio de experimentacin en fincas, cuyos resultados
fortalecieron el cambio tecnolgico de la actividad cafetalera del pas y que actualmente mantiene una
activa vigencia de gestin y aporte constante a la caficultura nacional, por medio de un equipo de
tcnicos y especialistas que brindan lo mejor de su esfuerzo y conocimientos para llevar a cabo la
investigacin y la Transferencia de Tecnologa a nuestro sector cafetalero, desde el Centro de
Investigaciones en Caf (CICAFE) y por medio de las seis Oficinas Regionales que mantiene el ICAFE en las
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principales zonas cafetaleras del pas. Esta gestin continua se ha logrado mantener gracias al apoyo del
sector cafetalero y cuya confianza en la gestin tcnica se ha visto ampliamente retribuida por los
resultados obtenidos y la generalizada aceptacin y aplicacin de las tecnologas en las plantaciones de
caf.
El soporte principal de la oferta tecnolgica actual del ICAFE a los productores, se basa en las reas de
Mejoramiento Gentico, Control de Plagas y Enfermedades, Nutricin Mineral y Fertilizacin, mediante la
entrega de semillas seleccionadas, tecnologas para el manejo de semilleros y almacgales, manejo
agronmico del cultivo en cuanto a densidades de siembra, poda de cafetos, variedades mejoradas de alta
produccin, alternativas para el control integrado de plagas y enfermedades, fertilizacin tcnica
eficiente, proyectos especiales desarrollados por el ICAFE o de este en acuerdos y convenios con otras
instituciones especializadas del mbito nacional y de otros pases. Adems brinda servicios en anlisis de
suelos, apoyo a los programas de renovacin de cafetales, produccin de almcigos de variedades
superiores, y da soporte de capacitacin, investigacin y servicios en el rea de Industrializacin de caf.
En su constante gestin de cambio para el mejoramiento de tcnicas y estrategias para la investigacin y
desarrollo de nuevas tecnologas, el CICAFE cuenta con un Laboratorio de Biotecnologa donde se estar
centralizando trabajo especializado en biologa molecular y cultivo de tejidos, como herramientas
modernas destacadas en la bsqueda de genotipos de caf ms productivos, de mayor resistencia a
plagas y enfermedades, mejor calidad y mejor adaptados al cambio climtico.

1.3.7 Promocin Caf de Costa Rica.

A nivel internacional el ICAFE ha promocionado el nuestro grano de oro en diferentes mercados existentes
y nichos emergentes, a fin de dar a conocer la gran calidad de nuestro producto, catalogado como uno de
los mejores caf del mundo. Mientras el Instituto fungi como ente pblico del Estado, los recursos
dirigidos a promocin del caf estaban limitados por diferentes leyes, fue hasta que se constituy como
ente pblico no estatal que se dio una asignacin especfica de recursos para realizar actividades de
promocin, desarrollo sostenible y diversificacin de la actividad cafetalera.
En los 4 aos recientes, se incorpor la Indicacin Geogrfica, Caf de Costa Rica, con la cual se
promociona y se ha posicionado el producto, para ello utilizando la plataforma pas en donde se cultiva el
grano. Se incorpora adems consideraciones competitivas, ambientales, sociales, de impacto econmico
en la generacin de riqueza, en la bsqueda de la sostenibilidad propia del sistema (garantizada por un
modelo nico en el mundo; Ley Nro. 2762) que es utilizada como ventaja competitiva y justificacin de
valor agregado. En la promocin internacional se da a conocer las 8 zonas productoras (prximas
Denominaciones de Origen), en sus caracterizaciones organolpticas e impacto social econmico y
ambiental. Esta es realizada en la participacin en ferias y foros dedicadas a los nichos de cafs especiales
y en donde el valor agregado es justificante de mejor precio, adems se pauta en medios de comunicacin
especficamente dirigidos al sector internacional relacionado al caf, tanto impresos como con el uso de
tecnologa ciberntica.
En el nivel nacional el ICAFE promociona el consumo de caf entre los habitantes, apalancando el esfuerzo
mediante sus socios estratgicos que se suman al esfuerzo de la institucin, en la dispersin de Cultura de
Caf en todo el territorio nacional.
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2- Metodologa para la elaboracin del Plan Estratgico.

El proceso de planeacin estratgica para el ICAFE comprendi cinco etapas, que abarcaron desde
procesos de recoleccin de informacin, trabajos de autoevaluacin, prospeccin, validacin y
planificacin; dejando como resultado para el Instituto, un Plan Estratgico con una visin a diez aos y
una serie de estrategias y acciones estratgicas para desarrollar en los prximos cinco aos, lo cual le
permitir al ICAFE establecer sus programaciones anuales para la consecucin de los objetivos planteados.
En el siguiente esquema se muestra el orden cronolgico de cada uno de los procesos descritos.
Figura Nro.3: Orden de proceso Planificacin Estratgica.

Los insumos necesarios para la elaboracin del documento fueron obtenidos travs de procesos
participativos, en una primera etapa con actores del sector cafetalero, quienes participaron en el primer
taller de evaluacin de la institucin y en las siguientes etapas con un grupo de trabajo conformado por
miembros del ICAFE y de su Junta Directiva. Dichos procesos fueron dirigidos y facilitados por funcionarios
de la oficina del IICA en Costa Rica de acuerdo a la metodologa de trabajo acordada.
A continuacin se visualizan y describen los talleres y cada una de las etapas del proceso de planeacin
estratgica de acuerdo a la metodologa planteada:

Proceso
Previo
Conociendo
a la
institucin

Taller 1

Taller 2

Evaluacin de Prospeccin
la situacin
de la
del ICAFE en organizacin.
el contexto
del sector.

Validacin

Taller 3

Proceso de Elaboracin
consulta con de la matriz
lderes
y programtica.
actores del
sector.

Presentacin
Entrega
y
difusin
del
documento
a
autoridades y
actores
del
sector
13

PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

2.1 Conociendo al ICAFE.

El paso inicial para el proceso de planificacin fue una induccin para los facilitadores del proceso, quienes
a travs de recoleccin de informacin documental clave y conversaciones con diferentes miembros del
Instituto pudieron conocer ms a fondo las generalidades del ICAFE, para poder tener una visin ms clara
en las dems etapas del proceso de facilitacin.
Este proceso previo de trabajo fue de suma importancia, ya que si bien es cierto fueron los miembros del
Instituto y del sector quienes realizaron los principales aportes en el desarrollo de los talleres, el
conocimiento de la institucin y de la actividad cafetalera fue de gran ayuda para la conduccin y
facilitacin efectiva de las diferentes actividades.

2.2 Evaluacin de la situacin del ICAFE en el contexto del Sector.

El proceso de planificacin estratgica, como tal, se inici con la realizacin de un taller participativo con
algunos de los principales actores del sector (Ver lista en el anexo 7.1), donde se realiz un anlisis de
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) del ICAFE y su actuacin en el sector. En esta
etapa se realiz un anlisis externo del Instituto, mediante la determinacin de las Oportunidades y
Amenazas y otro interno a travs de las Fortalezas y Debilidades.
Este anlisis dio como resultado una serie de aspectos que deben ser fortalecidos en el Instituto, tanto en
el corto, como en el mediano y largo plazo; pero de igual forma arrojaron una serie de seales, un umbral
por el que podra transitar la organizacin en un futuro aprovechando sus puntos fuertes y las
oportunidades que el entorno le est brindando.
La informacin recolectada en este primer taller abonada por el conocimiento propio de las personas que
conforman el grupo de trabajo de planeacin estratgica, fueron de vital importancia para la formulacin
de la visin y misin institucional, as como de los objetivos estratgicos y estrategias que seguir el ICAFE
en los prximos aos.

2.3 Prospeccin de la Organizacin.

Una vez completado el anlisis externo e interno de la institucin, se realiz un proceso de
sistematizacin, anlisis e interpretacin de la informacin, la cual fue discutida y analizada en el segundo
taller con el grupo de trabajo de planeacin estratgica, conformado por miembros del ICAFE y de su Junta
Directiva (Ver lista en el Anexo 7.1).
En este segundo taller tambin se realizaron una serie de actividades de anlisis las cuales dieron como
resultado la elaboracin de una propuesta de misin y visin institucional, entendindolas como la
justificacin de la existencia de la institucin y una proyeccin de lo que se desea alcanzar en los prximos
10 aos, respectivamente.
14

PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023
Como complemento al ejercicio de definicin de la misin y visin institucional, se establecieron los
objetivos estratgicos de la organizacin, concebidos en un marco global para los primeros cinco aos, se
derivan de la misin institucional y apuntan a convertir el Instituto en la instancia que se han planteado ser
en los prximos diez aos, a travs de la visin consensuada. Los objetivos estratgicos organizacionales
son de vital importancia, ya que suministrarn a los funcionarios del ICAFE direccin en su accionar,
orientacin en la planificacin, facilitarn la asignacin de recursos humanos y materiales, permitirn el
seguimiento y la evaluacin de las acciones que se desarrollen para su cumplimiento, entre otros.

2.4 Proceso de consulta con lderes y actores del sector.

Una vez definidos la misin, visin y objetivos estratgicos se realiz un proceso de consulta y validacin
de los resultados alcanzados, hasta ese momento, con los principales actores de la actividad, a travs del
pleno de la Junta Directiva del ICAFE.
El proceso de consulta ante la Junta Directiva tuvo lugar en el ICAFE, el da 17 de julio de 2013, donde se
realiz una presentacin que fue acogida por los miembros de la Junta y se dio el visto bueno para
continuar con el proceso tal y como se vena desarrollando.

2.5 Elaboracin de la matriz programtica.

Una vez que se cont con visto bueno de la Junta Directiva se program la ltima sesin de trabajo con el
grupo de trabajo de planeacin estratgica en la cual a partir de los objetivos estratgicos, definidos
anteriormente, se procedi a completar una matriz de programacin en la cual se definieron las diferentes
acciones estratgicas y sus resultados esperados, de cara al cumplimiento de los objetivos estratgicos,
adicionalmente se definieron cada una de las reas que coordinaran la ejecucin de dichas acciones.
Esta matriz es el puente que une el nivele estratgico, contemplado en la misin, visin y objetivos
estratgicos, con el nivel programtico que ser abordado con la elaboracin de los planes anuales de cada
una de las gerencias y unidades del Instituto, los cuales debern responder tanto al nivel programtico como
al estratgico.

3- Resultados anlisis FODA

La definicin de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas fue la sugerida como el punto de
partida para un anlisis de la situacin institucional. Mediante un ejercicio participativo descrito
anteriormente en el que participaron algunos de los principales actores de la actividad a nivel nacional, se
logr un consenso que dio como resultado los siguientes cuadros:

15

PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

Cuadro Nro. 1. Anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) de ICAFE, segn la
perspectiva de los diferentes actores de la actividad cafetalera.
Tema general y orden de
prioridad
1. ICAFE agremia y regula
la Actividad Cafetalera por
medio de la Ley Nro. 2762

Fortalezas

2. Estructura Organizativa
y funcional acorde
para cumplir con
sus objetivos

3.
Independencia
econmica por contar con
recursos propios (creada
por Ley)
4.
Capacidad
de
Investigacin y desarrollo
de la actividad agrcola

5. Posicionamiento Marca
Pas

6.Capacidad de adaptacin
al cambio

Ideas manifestadas por los participantes

Institucin nica en el mundo (Ley N 2762)
Liderazgo facilita el vnculo y convocatoria de los sectores.
Ley establece su mbito de accin
Capacidad de respuesta
Coordinacin de esfuerzos con otras instituciones
Solidez financiera producto de supervit de aos anteriores.
Agremia y regula a la mayora de los sectores
Madurez en el sector para trabajar como equipo en aspectos
fundamentales.
Estructura organizativa definida y con trayectoria
Recursos Humano Profesional y Capacitado
Buen clima organizacional
Organizada y con trayectoria
Buena imagen institucional
Tecnologa de punta-Sistemas Informticos
Reconocido a Nivel Internacional
Sistemas de Liquidacin modernos
Madurez y Desarrollo Institucional
Poder de negociacin a nivel poltico (- No lo aprovechamos)
Base de datos amplia del Sector Cafetalero
Base de datos de Tecnologa e Investigacin mercado en el nivel
interno
Promocin con presupuesto especfico (Ley)
Financiada con recursos propios

Inventario de Material gentico (alta calidad)

Desarrolla investigacin Tcnica
Transferencia de tecnologa reas: agronoma industrial-calidad
Oficinas Regionales en reas cafetaleras
Incentiva prcticas de Produccin sostenible
Cuenta con CICAFE investigacin
Cuenta con infraestructura propia necesaria : Beneficios-Fincas de
Caf-Laboratorios-Edificios y otros activos
Posicionamiento en principales mercados
Posicionamiento en marca pas Caf de Costa Rica
Mercadeo
Sistema garantizado con alto porcentaje del valor lo recibe el
productor
Poltica de puertas abiertas
Pasin por la actividad cafetalera

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Debilidades

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Tema general y orden de

Ideas manifestadas por los participantes
prioridad
1. Marco Legal obsoleto La mayora de la Ley Nro.2762 est obsoleta y no hay sanciones
(Ley N 2762)
Marco Legal del ICAFE obsoleto
No se regulen todos los sectores
ICAFE est sujeto a las Leyes de la Administracin Pblica.
La iniciativa de modificacin a la Ley no ha sido parte de una estrategia de
planificacin a largo plazo
Desbalance en representantes de Junta Directiva, ms productores que
restan del sector
Se defienden sectores en Junta Directiva no se defiende la caficultura
2.
Mejorar
la Insuficiente rendicin de cuentas
Estructura
No existen indicadores de avance ( medicin )
Organizacional y la
No hay un buen clima organizacional
Planificacin
Ausencia de procesos de planificacin Institucional
ICAFE es reactivo y no proactivo
Estructura Gerencial dbil en rendicin de cuentas
Estructura Organizacional del ICAFE dispersa y mal enfocada
Insuficiente disponibilidad a la creciente demanda de semilla de nuevas
variedades.
3. Necesidad mayor Falta de un mecanismo para intercambio de informacin para fijacin de
inteligencia de mercados precios.
consumo
Falta de esfuerzo de comercializacin en investigacin de mercados
comercializacin
de emergentes.
precios
Estrategia promocin de caf en mercados emergentes est mal dirigida
4. Dependencia en una Dependencia presupuestaria a la produccin y precios internacionales
sola fuente de ingreso No se generan otros ingresos
inestable
Dependencia econmica del impuesto pagado por los productores
Menor flujo de caja
5.
Debilidades
en Lejano de los productores
Comunicacin
y Ausencia de comunicacin en temas como gentico y cambio climtico
Divulgacin
Falta de alcance de las oficinas regionales a los productores
Falta en transferencia de tecnologa al productor (Beneficio, extensin
agrcola)
Estructura divulgativa de comunicacin dbil
Gerencia Tcnica no asume sus funciones en investigacin y transferencia de
tecnologa en caf de las Regionales
PNRC no se ajusta a todas las Regiones Cafetaleras
6.
Deficiencias
en Se necesita mayor tecnologa y mejores sistemas informticos
Investigacin
y Investigacin insuficiente en temas relativos a : aprovechamiento de
Transferencia
de desechos de beneficiado para producir energa
Tecnologa
Reingeniera de proyecto inexistente
Falta de validacin de ensayos cientficos a nivel comercial
Estancamiento en tecnologas de beneficiado en hmedo y seco
Falta de liderazgo poltico en temas: Tarifas energticas
Ambientales y registros fitosanitarios

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Perodo: 2014-2023

Oportunidades

Tema general y orden de

prioridad
1. Mercado y Promocin

2. Aumento de Produccin

3. Marco Poltico y Legal

4. Alianzas

5. Capacitacin y
Transferencia

6. Diversificacin de
Ingresos

Ideas manifestadas por los participantes.

Apertura de mercado carbono neutro
Aumento demanda de cafs especiales
Buscar promocin en mercados emergentes
Tendencia de mercado dirigir esfuerzos hacia la presencia de
Caf C.R. en la mesa del consumidor-cpsulas
Aprovechamiento de mercados emergentes
Promocionar consumo nacional en nuevas generaciones
Mercado permite al productor la oportunidad de elegir como
comercializar su caf
Reconocimiento Denominaciones de Origen e Indicacin Geogrfica
Aprovechamiento posicionamiento marca pas en la mente del
consumidor final
Certificacin pas por caractersticas nicas en toda la agrocadena
Aprovechar la participacin en ferias internacionales de alimentos
para promocin del producto terminado
Exportacin de caf con valor agregado
Desarrollo de programas de cultivos alternos que permitan aumento
del ingreso del productor
Avances Tecnolgicos informacin al Sector
Creacin de herramientas tecnolgicas para transferencia de
tecnologa y manejo eficiente de la finca
Investigacin subproductos industrializados del caf
Tendencias en reconocimiento de caf como producto con
oportunidades de salud e industria
Oportunidad de aplicar tecnologas mecanizadas en la parte agrcola
Evaluar conveniencia de sembrar Robusta
Ampliar opciones de variedades de caf para aumento de produccin
Actualizacin de la Ley Nro. 2762
Aprovechar potencial del Sector Cafetalero en el plano poltico
nacional para tener mayor representacin
Aprovechar el brazo poltico de ICAFE para provocar cambio
regulatorio en el Instituto
Alianzas estratgicas Internacionales
(investigacin-comercialtcnica).
Crear alianzas con otras corporaciones del sector agrcola
Retomar alianza ICAFE-MAG
Comunicar y educar a los niveles de decisiones institucionales y
polticos sobre la composicin sectorial y gestin institucional
Aprovechar nivel educativo alto de la poblacin costarricense en
general para capacitacin del Sector
Realizar varios seminarios tcnicos dirigidos a capacitacin
Venta de Servicios

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PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

Amenazas

Tema general y orden de

prioridad
1. Disminucin de
Ingresos al ICAFE

2. Altos Costos de
Produccin

3. Legislacin

4. Competencia a Nivel
Internacional (robusta)
5. Otros

Ideas manifestadas por los participantes.

Crisis Econmica Mundial
Apreciacin del Coln
Poltica Monetaria Nacional
Volatilidad de los precios
Desplazamiento de las zonas agrcolas para produccin por el desarrollo
urbano
Desarrollos urbansticos en rea cafetalera
Disminucin de ingresos del ICAFE : Precios bajos, baja productividad
Disminucin acelerada en la produccin nacional
Efecto del minifundio en la produccin
Cambio climtico prdida de produccin propagacin de plagas y
enfermedades, necesidad de investigacin
Frontera agrcola limitada
Cambio generacional desinters de los jvenes de participar en la
actividad
Orgenes con costos ms bajos y con subsidios
Desmotivacin de los sectores para seguir en sus actividades
Alta dependencia de insumos agrcolas importados y alto costo
Altos costos en toda la agro cadena
Factores de produccin
Tierra
Trabajo
Capital
Impuestos bienes inmuebles y patentes
Falta de disponibilidad de mano de obra
Sobrerregulacin Jurdica: Contratacin, Ambiental, Migratoria
Inseguridad Jurdica: Ley de Recursos Hdricos, Inters de algunos en
eliminar las regulaciones cafetaleras
Pases competidores que implantan nuestra tecnologa
Aumento de produccin de Robusta a nivel internacional
Importaciones de caf a nivel nacional
Polticas y comunicacin del Gobierno afectando la imagen del pas
Actitud destructiva de algunos integrantes del Sector Cafetalero
Ausencia de representacin agrcola en la clase poltica.

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PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

4- Marco conceptual estratgico y programtico

Durante los talleres de trabajo 2 y 3 se logr definir la base del marco conceptual del presente Plan
Estratgico, tanto a nivel estratgico, definindose la visin, misin y objetivos estratgicos institucionales,
as como programtico donde se establecieron las acciones estratgicas, resultados esperados y reas
coordinadoras en la implementacin del Plan Estratgico. A continuacin se presentan los componentes de
este marco conceptual.

4.1 Misin
Somos la institucin que regula, fomenta y defiende la actividad cafetalera con el
propsito de alcanzar su sostenibilidad, en procura del bienestar socioeconmico del
sector, con caf de excelente calidad.

4.2 Visin
Ser una Institucin lder a nivel mundial, en el desarrollo tecnolgico para el
mejoramiento de la productividad, la industrializacin y la promocin de Caf de
Costa Rica, brindando servicios giles y efectivos que mantengan equidad en la
agrocadena, as como en la defensa de los intereses de la actividad, con un
compromiso permanente de sus colaboradores.

4.3 Objetivos estratgicos

En la definicin del marco conceptual se establecieron seis objetivos estratgicos los cuales se espera
poder alcanzar en los prximos cinco aos, cuando se deber evaluar su pertinencia y replantearlos de
cara a la segunda fase de implementacin del Plan Estratgico institucional. En cuanto al contenido de los
objetivos estratgicos podemos ver que uno est orientado hacia un proceso de modernizacin
institucional en diversas reas, dos orientados a los servicios que el Instituto brinda a los actores del sector
y tres destinados a una mejora de las condiciones institucionales en aspectos econmicos, de
comunicacin y de alianzas estratgicas.

20

PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

Los objetivos estratgicos definidos consideran el entorno, las fortalezas y las principales reas de mejora
institucional y apuntan a encaminar la institucin a la consecucin de meta planteada para el 2023 en su
visin institucional y se enumeran de la siguiente manera:

1. Establecer un proceso de modernizacin institucional.

2. Propiciar el desarrollo integral de la actividad cafetalera.
3. Implementar estrategias de sostenibilidad econmica institucional.
4. Implementar una estrategia de comunicacin institucional.
5. Actualizar la estrategia de promocin.
6. Fortalecer y buscar alianzas estratgicas.

4.4 Acciones estratgicas, resultados esperados y coordinadores

A partir de cada objetivo estratgico definido por el grupo de trabajo de planeacin estratgica, se elabor
una serie de acciones de carcter estratgico, que especifican la forma en que se pretende lograr los
objetivos propuestos, inclusive sealando los resultados que se esperan de dichas acciones y el rea que
coordina la ejecucin de las mismas.
Estas acciones estratgicas sern el marco de referencia para los procesos de planeacin operativa de las
reas del ICAFE y su cumplimiento garantizar en buena medida la consecucin de los objetivos
estratgicos propuestos.
En la siguiente matriz se visualizan estas acciones estratgicas, su relacin con los objetivos estratgicos,
los resultados esperados con su cumplimiento y el rea encargada de la coordinacin de las mismas.

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PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023
Cuadro Nro.2. Objetivos Estratgicos y acciones estratgicas resultados esperados y reas coordinadoras del ICAFE, periodo 2014-2018.

Objetivo estratgico

Acciones estratgicas

1. Establecer un proceso de
modernizacin
institucional.

Revisar de la estructura organizativa

y funcional del Instituto.

Se cuenta con una estructura organizativa Gerencia de

y funcional de acuerdo a los objetivos y Administracin
fines institucionales.
y Finanzas

Establecer un proceso de revisin del

marco legal vigente.

El sector cafetalero cuenta con una Unidad Asuntos

propuesta de
ley,
acorde a las Jurdicos
necesidades del sector.

Establecer un proceso de rendicin

de cuentas institucional.

Se mejora la gestin institucional a travs Gerencia de

de la verificacin de indicadores.
Administracin
y Finanzas
Se mejora la gestin institucional con Gerencia de
procesos actualizados, documentados y Administracin
optimizados.
y Finanzas

Generar, documentar y actualizar los

flujos de procesos institucionales.

Resultado esperado

rea coordinadora

Disear e implementar una estrategia

para el uso eficiente de los activos
con que se cuenta.

Se cuenta con infraestructura y activos Gerencia de

que le permite optimizar el servicio al Administracin
sector.
y Finanzas

Establecer un proceso de
actualizacin tecnolgica
permanente.

Se cuenta con tecnologa de punta y

sistemas de informacin que le permite Unidad de Informtica
dar el mejor servicio.

Propiciar una cultura institucional

alineada con los fines del ICAFE.

El ICAFE cuenta con un excelente clima Gerencia de

organizacional, con personal motivado, Administracin
brindando
el
mejor
servicio
e y Finanzas
Interiorizando los principios y valores
ticos en los sistemas de gestin
institucional.
22

PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023
Objetivo estratgico

Acciones estratgicas

Resultado esperado

rea coordinadora

Reordenar la cartera
institucionales.

de proyectos Se cuenta con una cartera de proyectos

priorizada de acuerdo a las necesidades
del sector.
2.
Implementar
una Establecer
una
poltica
de Se han establecido los lineamientos claros
estrategia de comunicacin comunicacin institucional.
y precisos para la estrategia de
institucional.
comunicacin.

Direccin Ejecutiva

Gerencia de
Promocin

Establecer
una
estrategia
comunicacin interna.

de Se mejoran los procesos institucionales

mediante la comunicacin efectiva.

Gerencia de
Promocin

Establecer
una
estrategia
comunicacin externa.

de Se
mejora
la
comunicacin
y
posicionamiento con los pblicos meta.

Gerencia de
Promocin

3. Propiciar el desarrollo Mejorar los procesos de adopcin de

integral de la actividad la tecnologa disponible en pro de
cafetalera.
una mayor productividad.
Dar continuidad a los procesos de
investigacin cientfica en procura de
una mayor productividad.

Se mejora en la productividad de los

productores que adoptan tecnologa.

Gerencia Tcnica

El sector cafetalero cuenta con una oferta

tecnolgica de punta.

Gerencia Tcnica

Generar y transferir herramientas Los productores mejoran sus capacidades

para una mejor administracin de las para la administracin de su finca.
fincas cafetaleras.

Unidad de Estudios
Econmicos

Brindar capacitacin en coberturas y Disminucin del

comercializacin utilizando la Bolsa capacitacin en
de Nueva York y el tipo de cambio.
herramientas.

Unidad de Estudios
Econmicos y
Mercados

Potenciar mediante acciones de

mitigacin y adaptacin ante el
cambio climtico la sostenibilidad
socioeconmica y ambiental del
sector cafetalero (NAMA).

riesgo
el uso

mediante
de las

El sector cafetalero
mejora sus
condiciones
socioeconmicas
y
contribuyen con la sostenibilidad
ambiental.

Gerencia Tcnica

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PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023
Objetivo estratgico

Acciones estratgicas

4. Actualizar la estrategia Realizar un diagnstico

de promocin.
Mercados Meta.

de

Resultado esperado
los Se han identificado los mercados meta en
concordancia con los intereses de Caf de
Costa Rica.

Apoyar al sector cafetalero en el

diseo de la implementacin de una
estrategia de promocin nacional.
Apoyar al sector cafetalero en la
implementacin de una estrategia de
promocin internacional.
5. Implementar estrategias Desarrollar un proceso Identificacin,
de
sostenibilidad bsqueda y generacin de nuevas
econmica Institucional.
fuentes de ingresos.
Realizar un anlisis de sostenibilidad
econmica institucional.
Elaborar
una
propuesta
sostenibilidad econmica.

rea coordinadora
Gerencia de
Promocin

El sector cafetalero cuenta con una

estrategia de promocin nacional

Gerencia de
Promocin

El sector cafetalero cuenta con una

estrategia de promocin internacional.

Gerencia de
Promocin

Se cuenta con nuevos recursos para el

Instituto.

Gerencia de
Administracin
y Finanzas
Gerencia de
Administracin
y Finanzas

Se cuenta con informacin para la mejora

de la sostenibilidad econmica.

de El
ICAFE
opera
bajo
econmicamente sostenible.

sistema

Gerencia de
Administracin
y Finanzas

6. Fortalecer y buscar Consolidar alianzas estratgicas a Se mejora el servicio brindado al sector

alianzas estratgicas.
nivel nacional e internacional
cafetalero a travs de la consolidacin de
las alianzas estratgicas existentes.

Direccin Ejecutiva

Buscar nuevas alianzas estratgicas a Se mejora el servicio brindado al sector

nivel nacional e internacional
cafetalero a travs de la obtencin de
nuevas alianzas estratgicas.

Direccin Ejecutiva

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PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

Figura Nro.4. Esquema del Plan Estratgico Institucional del ICAFE (Mapa Estratgico)

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PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

5- Seguimiento, evaluacin y fiscalizacin

El seguimiento, evaluacin y fiscalizacin del Plan Estratgico del ICAFE se realizar a travs de mecanismos
propios de la institucin como el Cuadro de Mando Integral programaciones anuales, auditoras internas y
externas, entre otros, que a lo largo de los aos han demostrado su eficiencia e idoneidad. De igual manera se
crear r una Comisin de seguimiento del Plan Estratgico que se rena peridicamente para evaluar el grado
de implementacin y ajustar los aspectos necesarios del Plan Estratgico conformada por al menos un
miembro de la Junta Directiva e integrantes de la Administracin.
La Comisin de seguimiento de Plan Estratgico ser convocada por la Direccin Ejecutiva a fin de presentar
informe de avance peridico en la implementacin del Plan.
Existe una serie de herramientas con que cuenta el ICAFE para dar seguimiento a su gestin, dentro de los
cuales mencionamos los planes operativos anuales alineados al Plan estratgico del ICAFE, los informes de
gestin departamental, los Estados financieros mensuales y anuales, Informes trimestrales y final de ejecucin
presupuestaria, evaluacin de la cartera de inversiones y plan de inversiones proyectados para cada trimestres,
Estadsticas del Caf semanal, informes de ventas diarias, informe de caf recibido diario, Informe de pre
liquidacin y liquidacin final, Informe de gestiones legales, informe de estructura de costos de produccin
agrcola de caf, resumen del estudio de costos de beneficiado, charlas de mercado de caf, anlisis de
diferenciales, resumen del estudio de consumo de caf en los Estados Unidos de Amrica, noticiero del caf,
informe de la actividad cafetalera, entre otros.
Semestralmente la Direccin Ejecutiva presentar un informe a la Junta Directiva del grado de avance en la
implementacin del Plan Estratgico Institucional, que permita el seguimiento del mximo jerarca del ICAFE y
la revisin de los objetivos estratgicos institucionales.
El esquema de implementacin e interiorizacin institucional del Plan Estratgico se observa en la figura
siguiente:
Figura Nro. 5 Esquema de implementacin e interiorizacin Plan Estratgico

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PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

6- Pasos en la implementacin del Plan Estratgico.

Para la implementacin y materializacin de este plan, en trminos de orientacin estratgica del Instituto, se
proceder con los siguientes pasos:

6.1 Socializar el Plan Estratgico a lo interno y externo (Funcionarios, Sector

Cafetalero e interesados externos).
El proceso de comunicacin se genera mediante un efecto cascada que parte de la Junta Directiva, Direccin
Ejecutiva, las Gerencias, Jefes Operativos y resto de personal de apoyo.
El objetivo de esta socializacin es generar una interrelacin clara y precisa de la filosofa empresarial del
ICAFE (visin, misin, principios, valores y objetivos estratgicos).
Finalmente la etapa de comunicacin y vivencia se canalizan a travs de la Comisin de Comunicacin del Plan
Estratgico conformada por representantes de toda la organizacin y liderada por la Gerencia de
Administracin y Finanzas.
A travs de sesiones de informacin se define, valida y comunica la filosofa empresarial del ICAFE por medio
del proceso denominado proceso masivo en cascada; la implementacin de esta estrategia permitir
permear a toda la estructura funcional del ICAFE en la vivencia de la filosofa empresarial.
La socializacin ser ejecutada a partir de sesiones de trabajo con:

Gerencias y Jefes Operativos

Resto de personal de apoyo

En cada sesin de informacin se contar con registros de firmas, (hoja de asistencia para asegurar un
adecuado despliegue e integracin de la Visin, Misin y Valores que son incorporados como ejes funcionales
en el Plan Estratgico del ICAFE.
Complementariamente se utilizan medios que el ICAFE ha desarrollado para comunicar e informar tanto
sobre la gestin interna como externa. La intranet, el correo interno, pizarras informativas, boletines, sern
mecanismos donde se detalla toda la informacin concerniente sobre la gestin, normativa, noticias y fomento
de valores entre otros temas de comunicacin oficial del ICAFE. El Plan Estratgico del ICAFE se har de
conocimiento del sector cafetalero y terceros interesados a travs de la pgina Web Institucional.

27

PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

6.2 Bsqueda de recursos financieros, humanos y materiales necesarios para el

desarrollo de las acciones estratgicas definidas en el plan.
El aseguramiento de los recursos para la ejecucin del plan estratgico se realiza mediante el proceso de
vinculacin OBJETIVOS ESTRATEGICOS-ACCIONES ESTRATEGICAS-PAO-PRESUPUESTO y su relacin con la
planificacin. Esto le permite al ICAFE un control y seguimiento sobre la cartera de inversin sin dejar de lado
las obligaciones ordinarias de su operacin.
Mediante la implementacin del proceso de vinculacin, el PAO lleva un anlisis de riesgos que permite
clasificarlos en un portafolio tcnico, o de gestin que puedan limitar el cumplimiento de sus objetivos, con la
intencin de mitigar el efecto e impacto de estos al formular medidas de administracin del riesgo.

6.3 Definir la implementacin de estrategias en el corto, mediano y largo plazo,

segn su orden de complementariedad.
Plan Operativo: Definidas las estrategias se formular el Plan Operativo, teniendo como base las estrategias
definidas a nivel anterior, esta corresponde a un primer nivel de programacin estratgica que contempla:
Implementacin: Con base en la planificacin a nivel estratgica se establece una relacin causal entre
el nivel de programacin estratgica y la programacin tctica; la primera se convierte en insumo para
operacionalizar y alinear los objetivos del ICAFE con la programacin anual, la vinculacin se realiza
mediante un mapa estratgico que parte de la Visin, los objetivos estratgicos, los temas ordenados
mediante la lgica del Cuadro de Mando Integral.
Evaluacin y Seguimiento: El seguimiento de corto plazo se seguir mensualmente mediante
reuniones de Cuadro Mando Integral y la evaluacin se realiza de manera peridica (semestral) en dos
niveles:
Nivel estratgico, en este mbito se requiere conocer la medicin de los objetivos estratgicos.
Nivel tctico que valora el cumplimiento de objetivos y metas operativas de corto plazo cuya
periodicidad de medicin es semestral, con un informe anual.

6.4 Medicin del Desempeo Indicadores

La medicin del desempeo organizacional es el elemento que permite vincular las estrategias con las
operaciones cotidianas; la medicin del desempeo del ICAFE. Se utiliza como insumo para la toma de
decisiones basada en hechos, con el fin de guiar la gestin de procesos de la organizacin hacia logro de los
resultados clave organizacionales y los objetivos estratgicos. En funcin de lo anterior, se han identificado y
seleccionado una serie de datos que permiten vincular el seguimiento a las operaciones diarias y el avance
alcanzado respecto a los objetivos estratgicos y el Plan Operativo. Estos datos se recolectan e integran bajo el
nombre de indicadores de gestin y se tipifican de la siguiente forma:
28

PLAN ESTRATGICO
Perodo: 2014-2023

- Indicadores estratgicos orientados a la medicin de los objetivos estratgicos

- Indicadores que permiten medir y monitorear el PAO
Los indicadores reflejaran el alcance y desarrollo de las estrategias planteadas y cada uno debe considerar las
metas y acciones definidas para alcanzarlas, utilizados exclusivamente para que proporcionen informacin
relevante para la toma de decisiones y facilitar el proceso de monitoreo.

6.5 Definir una comisin permanente para el seguimiento a la implementacin del

Plan Estratgico.
Comisin Estratgica de Junta Directiva:
La Junta Directiva mantendr la Comisin Estratgica para dar seguimiento al proceso de implementacin del
Plan Estratgico del ICAFE de forma que permita garantizar el compromiso total de Instituto y especficamente
del mando superior en la integracin total, sostenible y de calidad, fluyendo la planeacin en forma vertical
hacia los niveles inferiores de la organizacin y de ah en forma horizontal por todo el organigrama del ICAFE.
Esta Comisin se reunir de ser necesario de manera trimestral a fin de conocer el proceso llevados a cabo por
la Administracin y valorar acciones de mejora desde el punto de vista estratgico, las que sern sometidas a
consideracin de la Junta Directiva para su valoracin y aprobacin.
Comisin Cuadro de Mando Integral:
La Comisin de Cuadro de Mando Integral, est formada por la Direccin Ejecutiva, Subdirector Ejecutivo y
Gerencias. Segn sea requerido para el cumplimiento de los objetivos del ICAFE se estar integrando unidades
administrativas y operativas institucionales.
Mediante Reuniones de la Comisin de Cuadro de Mando Integral, se asegura un adecuado alineamiento entre
la medicin de corto plazo, mediano y largo plazo, dado que el punto de partida de la programacin es el Plan
Estratgico, el cual se instrumentaliza a travs de los PAO y los planes de trabajo de proyectos especficos.
El seguimiento mensual por parte de la Comisin permitir asegurar el seguimiento estratgico mediante el
registro de los niveles de ejecucin a nivel tctico, el cual genera la informacin global para la medicin de
objetivos y metas.
A su vez, los informes de seguimiento semestrales de parte de las dependencias administrativas y operativas,
que son elevados a nivel de la Comisin del Cuadro de Mando Integral, sern la base para verificar la
observancia de los indicadores que tiene como objetivo cumplir las acciones estratgicas y obtener
informacin que retroalimente el proceso de planificacin tctica.

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Perodo: 2014-2023
A travs de reuniones formales de la Comisin de Cuadro de Mando Integral se analiza el nivel de ejecucin de
los indicadores y se obtiene retroalimentacin para mejorar la gestin interna de los diferentes proyectos
incluidos en los planes de accin, cuando se presentan desviaciones entre los resultados esperados y los
logrados.
Las oportunidades de mejora en el proceso de implementacin del Plan Estratgico sern
comunicadas por esta comisin a las instancias administrativas para iniciar las acciones correctivas que
correspondan.

6.6 Incorporacin de los Objetivos Estratgico en el Cuadro de Mando Integral

(CMI):
Mediante la alineacin de los Objetivos Estratgicos definidos en el Plan Estratgico del Instituto del Caf de
Costa Rica para un periodo de 10 ao (2014-2023), se ajustar el mapa estratgico, que permitir visualizar el
trabajo que se pretende alcanzar con la colaboracin de cada uno de los funcionarios de esta Institucin y que
funcionar como herramienta gua de la evaluacin y seguimiento al proceso de implementacin del Plan.

6.7 Instrumento de seguimiento al proceso de implementacin

Como instrumento de control y seguimiento del proceso de implementacin del Plan Estratgico se utilizar el
documento de control indicado en el Anexo 7.3, el cual contiene el detalle del objetivo estratgico, acciones
estratgicas, fecha de actuacin, resultados esperados, responsable, personas involucradas, accin especfica a
desarrollar, responsable de la accin especfica, presupuesto, firma de responsables y dependencias con el cual
se pretende medir en forma oportuna y sobre la marcha el cumplimiento e implementacin del Plan
Estratgico del ICAFE.

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Perodo: 2014-2023

7- Anexos.
7.1 Participantes en los Talleres 1, 2 y 3. Proceso planeacin Estratgica
ICAFE 2014-2023.

FECHA

TALLER

PARTICIPANTES
Miembros del Sector Cafetalero

13/06/2013

Directores de la Junta Directiva del ICAFE

Personal Administrativo del ICAFE
Directores Junta Directiva - ICAFE
Laura Esquivel Mora
Adrin Hernndez Johansson
Jorge Mario Hidalgo Romn
Administracin - ICAFE
Ronald Peters Seevers, Director Ejecutivo
Edgar Rojas Rojas, Subdirector Ejecutivo
Marcela Porras Elizondo, Gerencia Promocin

04/07/2013

II

Mario Arroyo Uder, Gerente de Promocin

Jorge Eduardo Ramrez Mora, Gerente Tcnico
Eddy Alvarado Sojo, Gerente Administracin y Finanzas
Carlos Sandoval Torres, Jefe de la Unidad
Contratacin Administrativa

Auditoria Interna
Anacedin Vargas Rojas, Auditora

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Perodo: 2014-2023
Directores Junta Directiva ICAFE
Laura Esquivel Mora
Jos Manuel Hernando Echeverra

12/08/2013

III

Administracin - ICAFE
Ronald Peters Seevers
Edgar Rojas Rojas
Eddy Alvarado Sojo
Jorge Edo. Ramrez Rojas
Mario Arroyo Uder
Carlos Sandoval Torres
Auditora Interna
Anacedin Vargas Rojas

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Perodo: 2014-2023

7.2 Anexo - Imgenes del proceso.

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7.3 Anexo Instrumento de control y seguimiento.

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