30-Octubre-2013 Estimados Sostenedores, Directores y Encargados de Actas: Con motivo de la cercana de los procesos de Elaboracin de Actas de Registro de calificaciones y Promocin Escolar de alumnos, y que se inicia con los 4tos de Enseanza Media, que finalizan su ao escolar aproximadamente el da 19 de Noviembre del 2013 se envan a continuacin algunas recomendaciones para que este proceso sea lo mas efectivo posible y as disminuir o evitar las rectificaciones posteriores, causadas por acciones evitables. RUN de alumnos extranjeros; Si su establecimiento posee alumnos extranjeros con RUN provisorios (mayor a 100 millones) que ya regularizaron su situacin migratoria obteniendo un RUN vlido nacional, enve los cambios a la brevedad a travs de Consultas SIGE. No espere fin de ao, ya que este cambio es necesario para que estos alumnos puedan ser incorporados en Actas finales, de lo contrario no se certificarn sus estudios. Si al finalizar el proceso de Actas algn alumno extranjero no ha obtenido su RUN vlido en Chile, igualmente se deben completar todos los datos y etapas del proceso de actas Paso a 1 al 5, incluida la pre matrcula, para que una vez obtenido el RUN chileno se actualice slo el RUN y se vuelva a generar el acta donde aparecer dicho alumno.
Casos de alumnos extranjeros o chilenos matriculados dos veces: Revise si algn alumno extranjero o chileno se encuentre matriculado dos veces en un mismo curso con distinto RUN. Si se presenta alguna situacin, enve su consulta por SIGE, a la brevedad para dar la solucin correspondiente a su caso, antes del proceso de actas.
Alumnos extranjeros en calidad de asilo: debe informar a travs de Consultas SIGE los alumnos que se encuentren en calidad de asilo, para que puedan ser incorporados en el Acta de acuerdo a la normativa vigente.
Alumnos hijos de diplomticos: para este caso, los RUN sobre 49 millones que son entregados por el Ministerio de Relaciones Exteriores se deben ingresar al SIGE desde el nivel central del MINEDUC. Para ello, debe enviar los datos actuales en
SIGE (RUN provisorio) y en archivo digital el RUN del alumno entregado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, al correo soporte.sige@mineduc.cl .
Establecimientos de Educacin Tcnico Profesional: En el Paso 2 del Proceso de Actas sobre actualizacin de cursos, debe fijarse que aparezca la especialidad que corresponda al sector econmico y al curso correspondiente.Cada curso puede tener solo una especialidad, el sistema no permite dos o ms. Si tiene cursos en que matricul alumnos de otras especialidades, se indica la necesidad de una correccin inmediata, creando un curso para cada especialidad distinta a la original Clave de actas: para poder generar actas, el Director debe ingresar su clave (clave de actas). Si no recuerda esta contrasea, puede recuperarla en SIGE, men Datos Generales, haciendo click en Recuperar Contrasea. Esta clave ser enviada al correo electrnico registrado en los datos del Director.
Cierre anticipado: Si contempla alumnos que sern promovidos con esta opcin, estos debern permanecer matriculados en SIGE y no ser retirados, mrquelos como ausentes al registrar la asistencia mensual. Si por alguna razn usted retir un alumno en esta circunstancia, deber eliminarlo y volver a matricularlo como corresponda originalmente. Si el Establecimiento es Municipal, Particular Subvencionado o 3166, adems deber registrar la asistencia y declararla nuevamente en el siguiente periodo de declaracin; en el caso de un Establecimiento Particular Pagado solamente debe volver a realizar la matricula. Recuerde hacer esto a la brevedad, para no interferir con el Proceso de Actas. La solicitud de des retiros es vlida slo para la rectificacin de actas de los aos 2009 a 2012
Colisiones: regularice las situaciones pendientes de alumnos colisionados; antes de iniciar el proceso de, dado a que afecta la matricula de ambos establecimientos y puede provocar la promocin o reprobacin del alumno en ambos colegios.
Planes de Estudio indicativos Vigentes: Este ao se public en la Unidad de Currculum y Evaluacin los planes vigentes ao 2013. Revise con anticipacin esta informacin para evitar errores al momento de realizar el proceso de Actas y Prematrcula.
Planes Propios: Si usted cuenta con plan propio autorizado, en alguna asignatura o en el plan completo de algn nivel de enseanza, debe tener el nmero y fecha de la resolucin, adems de claridad en el nombre de la o las asignaturas. Registre prolijamente la informacin relacionada con las caractersticas de la asignatura (ej. escala de evaluacin conceptual o numrica, cursos en que se dict la asignatura, alumnos asignados a asignaturas electivas etc.). La informacin incompleta o mal registrada en esta etapa no le permitir generar actas correctas.
Decretos de Evaluacin: Estos decretos se mantienen vigentes. Las observaciones a los decretos para promover o reprobar ya estn registrados en el sistema, slo debe seleccionar la opcin mas relevante. No se deben agregar otras observaciones.
Generar Actas: a veces el sistema no le permite generar las actas porque faltan notas en alguna asignatura, revise paso a paso todo antes de generar actas. Al generar actas no olvide cerrar el curso, de lo contrario seguir pendiente y abierto. Si ya cerr un curso y se dio cuenta que debe rectificar algn dato, deber solicitar la reapertura del curso al DEPROV, el cual abrir el curso para hacer las modificaciones pertinentes y volver a cerrarlo.
Archivos de importacin de notas: Si usted cuenta con software de gestin escolar propio, deber subir los archivos en formato indicado en el manual de importacin de archivos. Sin embargo, siempre deber ingresar de forma manual la situacin final de cada alumno.
Adelantar plazos de elaboracin del Proceso de Actas: Se solicita anticipar esta tarea para no retrasar el proceso general en el sistema y evitar la concentracin de establecimientos que realizan el proceso cercano al plazo final. Los documentos del sitio de manuales se encuentran vigentes y solo se actualizar el ao en curso. Pueden consultarlos desde pgina de manuales del SIGE. http://manuales.mineduc.cl/sige_proceso_actas.html