METODOLOGÍA PARA EL

PROCESO DE PROSECUCIÓN DE
LA CARGA DE LA MATRÍCULA
DE LAS Y LOS ESTUDIANTES
PERÍODO ESCOLAR 2023 – 2024

DRA. YUNIS HERNÁNDEZ

DIRECTORA GENERAL DE REGISTRO Y CONTROL
ACADÉMICO
ING. YSAYANA GUERRA
DIRECTORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR
 Advertencia: aquellas Instituciones Educativas que aún
Proceso de Prosecución masiva de la Carga de la tienen asociados en las secciones los planes de estudio no
Matrícula de las y los estudiantes período escolar vigentes, como el 32011 o 31018, recuerden modificar la
2023 – 2024. sección al 31059.
Prevención: una vez que haga el proceso de Actualización
En cada período escolar las y los Directores de de Asignaturas, no podrá modificar el Plan de Estudio, es
por ello, que la Modificación se deber hacer previo a este
los Instituciones Educativas deben realizar el paso.
proceso de Actualización, Modificación y Registro
de la carga de la matrícula de los Niveles de
Aspectos a considerar para asociar el Plan de
Educación Inicial, Primaria, Media, Modalidades y
Misiones Educativas en el Sistema de Gestión Estudio 31060 en la Mención de Ciencia y Tecnología:
Escolar (SGE). Para ello, desde el año 2018 se s
implemetó el mecanismo de prosecución de
estudios de forma masiva e inmediata al grado o • Las Instituciones Educativas que implementaron en este
año superior. (Circular N°02, numeral 1.3). período escolar el Plan de estudio Educación Media
General en la Mención Ciencia y Tecnología Código
Consejo: Lee cuidadosamente cada párrafo
Consejo: Lee cuidadosamente cada párrafo
31060, deberán crear previamente la o las nuevas secciones
para tener mayor claridad en los procesos a
para tener mayor claridad en los procesos a
realizar. de acuerdo a la cantidad de estudiantes inscritos .
realizar.
Consulte cualquier duda o inquietud con la o el • Para ello, solicitará al Centro de Desarrollo por la Calidad
Consulte cualquier duda o inquietud con la o el
Coordinador del Sistema de Gestión Escolar del
Coordinador del Sistema de Gestión Escolar del Educativa Parroquial la asignación del Plan de Estudio el
Estado.
Estado.
código 31060.
Actualización de los Datos de las y los Estudiantes
(Circular 2, Numeral 1.6)
• Identificación: Para la identificación de las niñas, niños,
jóvenes, adultas y adultos de los Niveles y Modalidades del
Subsistema de Educación Básica, y de las diferentes
Misiones Educativas se tendrá como documento válido: la
Sabemos el trabajo duro que realizas, por lo que estos festejos corren por nuestra cuenta
Cédula de Identidad (V-E), el número del Pasaporte
Diplomático, el número del Carnet Diplomático, el número
del Pasaporte Extranjero. O cualquier otra forma de
identificación que responda a los convenios internacionales
y acuerdos suscritos por la República Bolivariana de
Venezuela.
• Se utilizará la Cédula Escolar cuando la o el estudiante no Actualización de los Datos de las Madres, Padres,
posea alguno de los documentos indicados. La Cédula Representantes y/o Responsables(Circular 2, Numeral 1.7)
Escolar será creada a través del Sistema de Gestión
Escolar, y la misma tendrá validez hasta el momento que la • Identificación de la Madre, Padre, Responsable
o el estudiante obtengan su documento de identificación. y/o Representante.
Por cuanto, es obligatorio que la o el Director actualice y
• Datos de Ubicación.
modifique este campo en el SGE.
• Datos de Ubicación Domiciliaria.
• Otros datos.
• Otros datos.
 Actualización y/o Modificación de la Estructura de la Institución
Educativa (Circular 2, Numeral 1.5)
• Antes de realizar cualquier acción dentro del Sistema de Gestión Escolar, es necesario tener en
digital o impreso la nómina del personal Docente, Administrativo y Obrero, con el fin de actualizar o
modificar la Estructura de la institución educativa. Dependiendo del caso la o el Director debe:
 Registrar Nuevo personal.
 Actualizar el Estatus (Activo/Inactivo).
 Editar los Datos (Como por ejemplo: Grado de Instrucción*, Especialidad del Personal*,
Denominación*, entre otras).
• Luego de realizar los pasos anteriores, debe dar un clic al botón Cerrar Proceso de Registro de
Personal.
• Previo a este paso, debió haber realizado el proceso de la Modificación de los Planes de Estudios
31059 y/o 31060, para realizar el Proceso de Actualización de las Asignaturas y Asignación de
Docentes, en virtud que existen aún Instituciones Educativas con Planes de estudio no vigentes, si
antes no realiza esta modificación no podrá visualizar la prosecución inmediata y masiva de las y
los estudiantes dentro de su Institución Educativa en el Sistema de Gestión Escolar.
• Posteriormente, la o el Director deberá actualizar en su TOTALIDAD, a las y los Docentes en cada
una de las Secciones del nivel/grado/año de acuerdo al área de formación, en la opción Asignar
Docentes, recuerde que una vez culminado con la asignación, debe Cerrar Proceso de
Asignación de Docentes .
Proceso de Prosecución Masiva de la Carga de la Matrícula de las y los
estudiantes en todos los Niveles(Circular 2, Numeral 1.3)
 En el Sistema de Gestión Escolar se realizó un Proceso de Prosecución de estudios de
forma masiva de las y los estudiantes, es decir, las y los estudiantes que cursaron estudios
durante el período escolar 2022 – 2023 estarán inscritos de forma automática en el
nivel/grado/año superior de este período escolar 2023 – 2024, sin embargo la o el Director
deberá realizar las siguientes acciones al momento de ingresar:

 Verificar si tiene la totalidad de las y los estudiantes en las secciones de cada

nivel/grado/año para este período escolar 2023 – 2024, es decir, si todos los estudiantes
tuvieron prosecución completa del 2022 – 2023 al 2023 – 2024
 Una vez culminado el paso anterior, la o el Director deberá realizar las modificaciones o
actualizaciones necesarias de las y los estudiantes, y tener en consideración lo siguiente:

￭ Si uno o más estudiantes no continuarán cursando estudios en la Institución Educativa,

deberá excluir o excluirlos de forma inmediata, ya que obstaculizará que las o los
estudiantes puedan ser registrados en otro Institución Educativa u otro estado.
￭ Si la o el estudiante para el período escolar actual 2023 – 2024 tiene áreas pendientes
(1 o 2) del período escolar anterior, la o el Director deberá modificar su escolaridad
seleccionando la opción área pendiente y en el campo de observaciones registran la o
las áreas pendientes

 Si la o el estudiante no fue promovido al nivel/grado/año para el período escolar actual 2023

– 2024, la o el Director deberá modificar su escolaridad excluyéndolo del año y sección
donde el sistema de manera automática le dio la prosecución, y deberá registrarlo en el año
y sección de acuerdo a su repitencia para el período 2023 – 2024.
 Proceso de Prosecución Masiva de la Carga de la Matrícula de las y los estudiantes
en Niveles de Inicial, Primaria y Media General(Circular 2, Numeral 1.3)
El proceso de prosecución masiva solo está previsto para los Niveles de: Educación
Inicial, Educación Primaria y Educación Media General.
No se tiene contemplado realizar proceso de prosecución de forma masiva en los casos:
 Para las y los niños de nuevo ingreso del Nivel de Educación Inicial, el cual
corresponde al 1er Grupo de Maternal (3 meses a 1 año), así como también los del
Nivel de Educación Primaria, el cual corresponde al 1er Grado y para las y los
estudiantes de nuevo ingreso del Nivel de Educación Media General y Educación
Media Técnica, el cual corresponde al 1er año. En todos los casos, la o el Director
deberá realizar el proceso de carga de matrícula de la misma forma que se ejecutaba
en los períodos anteriores y hacer la búsqueda de las y los estudiantes por Inscripción
Individual.

NOTA: ES IMPORTANTE MENCIONAR QUE AQUELLAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

QUE IMPARTAN 2 O MÁS NIVELES, LA PROSECUCIÓN SE REALIZARÁ DE FORMA
AUTOMÁTICA:

Ejemplos:
 Prosecución de estudios del 3er Grupo de la Etapa Maternal, al 1er Grupo de la Etapa
Preescolar del Nivel de Educación Inicial.
 Prosecución de estudios del 3er Grupo de la Etapa Preescolar del Nivel de Educación
Inicial, al 1er Grado del Nivel de Educación Primaria.
 Prosecución de estudios del 6to Grado del Nivel de Educación Primaria al 1er año del
Nivel de Educación Media General.
Registro de las y los Estudiantes que Cursaron Estudios en el Extranjero
(Circular 2, Numeral 1.4)
• En aquellos casos que la o el estudiante tengan vacíos de escolaridad, porque
en su condición se encontraba cursando estudios en el extranjero, la o el Director
deberá registrar en el aplicativo de Históricos de Períodos anteriores el o los
años faltantes, para lo cual se sugiere que durante el registro, seleccione en la
Escolaridad la opción Diferido y en el campo de Observación colocar una
leyenda de acuerdo al caso que aplique. Ejemplo: la o el Estudiante no curso
estudios durante este período escolar y se aplicó el proceso de transferencia o
equivalencia de estudios de número xxxx de fecha xxxx de acuerdo al Convenio
Andrés Bello.
Del Registro de la Carga de la Matrícula del Nivel de Educación Media
Técnica, las Modalidades y Misiones Educativas en el Sistema Educativo

Para este período escolar 2023 – 2024 el Registro de la Carga de la Matrícula del
Nivel de Educación Media Técnica, las Modalidades de: Educación Especial,
Educación de Jóvenes, Adultas y Adultos y la Misión Ribas la o el Director deberá
ingresar a cada una de las secciones previamente creadas y hacer el proceso de
Inscripción Individual para completar el registro.
 CRONOGRAMA PARA EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN, MODIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA
CARGA DE LA MATRÍCULA EN EL SISTEMA DE GESTIÓN ESCOLAR PERÍODO ESCOLAR 2023 – 2024