DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL ALINEADO CON LA ORIENTACIN ESTRATGICA DE LA EMPRESA PARA EL SOPORTE EN LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL ESTRATGICO

ROSA JANETH RODRGUEZ AHUMADA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS E INDUSTRIAL BOGOT, D.C.- COLOMBIA 2011

DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL ALINEADO CON LA ORIENTACIN ESTRATGICA DE LA EMPRESA PARA EL SOPORTE EN LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL ESTRATGICO

ROSA JANETH RODRGUEZ AHUMADA

Trabajo de Grado para optar por el ttulo de Magster en Ingeniera Industrial

Dirigido por: PhD. Flix Antonio Corts Aldana

Lnea de Investigacin Gestin de Operaciones

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS E INDUSTRIAL BOGOT, D.C.- COLOMBIA 2011

TTULO: DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL ALINEADO CON LA ORIENTACIN ESTRATGICA DE LA EMPRESA PARA EL SOPORTE EN LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL ESTRATGICO TITLE: DESIGN OF A MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM, STRATEGIC ALIGNMENT WITH THE COMPANY FOR THE SUPPORT IN DECISION-MAKING A STRATEGIC LEVEL RESUMEN Los Sistemas de Informacin Gerencial (SIG) se han convertido en un arma estratgica ya que proporcionan a la gerencia informes sobre el desempeo actual de la organizacin, esta informacin se utiliza para supervisar y controlar la empresa y pronosticar su comportamiento futuro, as como de apoyo en la toma de decisiones para el nivel estratgico de las organizaciones. La empresa, una Red de Pago de Bajo Valor, objeto de este trabajo identific la necesidad de implementar un gobierno de la informacin, dentro de sus pasos para lograr este objetivo, se encuentra el diseo de un Sistema Informacin Gerencial (SIG) para soportar la toma de decisiones y realizar el respectivo seguimiento a los objetivos propuestos. Para este desarrollo se utiliz la metodologa del Ciclo de Vida para Sistemas de Informacin. Se identificaron las necesidades de informacin de los futuros usuarios del SIG y los indicadores de los planes de negocio, los cuales se encontraban alineados con la estrategia de la empresa. La etapa final de este documento es la seleccin de la plataforma de inteligencia de negocios ms adecuada que se ajuste a la organizacin y permita implementar el SIG, para adoptar esta decisin se ha aplicado el proceso analtico jerrquico (AHP), basado en el anlisis de decisiones multicriterio (MCDA). El producto final de este trabajo es el diseo del SIG, acorde con las necesidades y requerimientos de la de la empresa. El cual ya fue revisado y avalado. Actualmente, para la fecha de generacin de este documento, se est llevando a cabo la fase de implementacin. El documento se encuentra organizado de la siguiente manera: En el numeral I. se encuentra un resumen de la propuesta que gener este documento, para mayor informacin sobre este captulo, dirigirse al anexo No.1. En el numeral II. Se encuentra el marco terico que sustenta el presente documento. El captulo III. Se presenta la estrategia metodolgica para la consecucin de los objetivos de este documento. En el captulo IV. Se encuentra, una breve descripcin sobre la empresa objeto del estudio. El captulo V. contiene el desarrollo de la propuesta de acuerdo a la metodologa explicada anteriormente, donde cada numeral

iii

corresponde a un objetivo y finalmente en el captulo VI. Se presentan las conclusiones y recomendaciones del presente trabajo.

PALABRAS CLAVE: Sistemas de Informacin Gerencial, Planes de Negocio, Toma de Decisiones, Inteligencia de Negocios, Red de Pago de Bajo Valor, Anlisis de procesos jerrquicos.

ABSTRACT Management Information Systems (MIS) have become a strategic weapon because this provides management reports on the current performance of the organization, this information is used to monitor and control the company and predict their future behavior", while it also works as a support for decision making to the strategic level of organizations. The company, a network of low-value payment, the object of this work, identified the need to implement information governance, within its steps to achieve this goal is the design of a Management Information System (MIS) to support decision of the relevant decisions and follow up the objectives. For this development we used the Life Cycle methodology for Information Systems. We identified the information needs of future users of MIS and indicators of business plans, which were aligned with company strategy. The final stage of this paper is the selection of the business intelligence platform that best fits the organization and allows to implement the MIS for this decision has applied the Analytic Hierarchy Process (AHP) based on Multicriteria Decision Analysis (MCDA).

The final product of this work is the design of MIS, according to the needs and requirements of the company. Which has already been reviewed and endorsed? Currently, the date of this document generation is carrying out the implementation phase.

The paper is organized as follows: Chapter I. is a summary of the proposal that generated this document for more information on this chapter, go to the Annex No.1. In paragraph II, is the theoretical framework underlying this paper. Chapter III, presents a methodological strategy for achieving the objectives of this document. In chapter IV, is a brief description of the company under study. Chapter V. contains the proposed development in accordance with the methodology explained above, where each number corresponds to a target and finally in

iv

Chapter VI, presents the conclusions and recommendations of this work.

KEY WORDS: Management Information Systems, Business Planning, Decision Making, Business Intelligence, System for Value Low Payment Network.

DIRECTOR: Ingeniero Flix Antonio Corts Aldana, PhD Doctor en Proyectos de Ingeniera e Innovacin

AUTOR: Ingeniera Rosa Janeth Rodriguez Ahumada Ingeniera Industrial Octubre de 2011

DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL ALINEADO CON LA ORIENTACIN ESTRATGICA DE LA EMPRESA PARA EL SOPORTE EN LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL ESTRATGICO

CONTENIDO GLOSARIO...................................................................................................................... xi INTRODUCCIN ........................................................................................................... xv

I.

PROPUESTA DE DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL ALINEADO CON LA ORIENTACIN ESTRATGICA DE LA EMPRESA PARA EL SOPORTE EN LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL ESTRATGICO

1. 2. 3. 3.1. 3.2. 4.

IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA .................................................................... 1 PREGUNTA CENTRAL ......................................................................................... 1 OBJETIVOS........................................................................................................... 2 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................... 2 OBJETIVOS ESPECFICOS .................................................................................. 2 JUSTIFICACIN .................................................................................................... 3

II.

SISTEMAS DE INFORMACIN

5. 5.1

MARCO TERICO ................................................................................................ 5 MTODO DEL CICLO DE VIDA PARA EL DISEO Y CONSTRUCCIN DE SISTEMAS............................................................................................................. 5

5.2

SISTEMAS DE INFORMACIN ............................................................................ 8

III.

METODOLOGIA

6.

ESTRATEGIA METODOLGICA ........................................................................ 11 vi

6.1 6.2 6.3

METODOLOGA APLICADA ............................................................................... 11 GRUPO PRIMO PARA EL PROYECTO .............................................................. 13 MTODOS DE RECOLECCIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN ............... 13

6.3.1 Diseo De La Entrevista ........................................................................................ 15 6.3.2 Fuentes Primarias ................................................................................................. 16 6.3.3 Fuentes Secundarias ............................................................................................ 17 6.4 COMPARACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL ....................... 17

IV.

EMPRESA OBJETO DEL ESTUDIO

7. ANTECEDENTES ORGANIZACIONALES................................................................ 19 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 ORIENTACIN DE LA EMPRESA ..................................................................... 20 FUNCIONES BSICAS DE LA EMPRESA ........................................................ 20 LOS ACTORES DEL SISTEMA .......................................................................... 20 EL NEGOCIO ..................................................................................................... 21 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................. 22

V.

DESARROLLO DE LA PROPUESTA

8. 9.

ESTUDIO Y ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL ......................................... 25 ANLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN QUE APOYAN LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL GERENCIAL .................................................................. 32

10.

LOS PLANES DE NEGOCIO Y SU RELACIN CON LA ORIENTACIN ESTRATGICA ................................................................................................... 41

11.

NECESIDADES DE INFORMACIN PARA EL DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL .............................................................................. 49

12.

SELECCIN DEL SOFTWARE IDNEO ACORDE CON LAS NECESIDADES DE LA RED DE BAJO VALOR ............................................................................ 62

12.1

INTRODUCCIN ........................................................................................................... 62 vii

12.2

ENTENDIMIENTO DE LA DECISIN A TOMAR CON BASE EN TCNICAS

MCDA .......................................................................................................................................... 64 12.3 12.4 12.5 12.6 PLANTEAMIENTO DE LA DECISION A TOMAR .................................................... 65 SELECCIN DE CRITERIOS ...................................................................................... 66 PONDERACIN DE LOS CRITERIOS ...................................................................... 71 VALORACIN DE LAS ALTERNATIVAS .................................................................. 74

12.7 CALCULO DE LA PRIORIDAD GLOBAL Y ANALISIS DE RESULTADOS ........... 78

VI.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

13. 14.

CONCLUSIONES ............................................................................................... 80 RECOMENDACIONES ....................................................................................... 81

BIBLIOGRAFA ............................................................................................................ 82

ANEXOS Anexo No.1 Propuesta Trabajo Final de Maestra.pdf Anexo No.2 Matriz de Reportes por Proceso.pdf Anexo No. 3 Matriz de Informes Actuales.pdf Anexo No.4 Bitcora de Informes Compartidos ms relevantes en la Bodega de Datos.pdf Anexo No. 5 Mapa por proceso de las necesidades de Hardware, Software, fuentes de entrada productos de salida y responsables.pdf Anexo No. 6 Presentacin de introduccin y entrevistas.pdf Anexo No. 7 Resultado de las entrevistas.pdf Anexo No.8 Formato de cuestionario para expertos en la eleccin del software.pdf Anexo No.9 Aproximacin terica a los sistemas de informacin.pdf

viii

TABLA DE GRFICAS Grafico No. 1. Diagrama apoyo del SIG ........................................................................... 4 Grafico No. 2. Ciclo de Vida ............................................................................................. 6 Grafico No. 3. Sistema de informacin gerencial ............................................................. 9 Grafico No. 4. Estructura piramidal para los niveles de decisin.................................... 10 Grafico No. 5. Diapositiva entrevista usuarios SIG......................................................... 16 Grafico No. 6. Folleto franquicia ..................................................................................... 18 Grfico No. 7 Los actores del sistema ............................................................................ 21 Grafico No. 8. Estructura Organizacional ....................................................................... 22 Grafico No. 9. Organigrama de la Empresa ................................................................... 24 Grafico No. 10. Estructura funcional y operativa ............................................................ 25 Grafico No. 11. Mapa de Procesos ................................................................................ 26 Grafico No. 12. Modelo de Negocio de la Red de Bajo Valor ......................................... 32 Grafico No. 13. Estructura tecnolgica ........................................................................... 34 Grafico No. 14. Flujo Actual de la Informacin ............................................................... 39 Grafico No. 15. Orientacin estratgica de la empresa .................................................. 42 Grafico No. 16. Diagrama de la estrategia corporativa ................................................... 43 Grafico No. 17. Hacia la Visin....................................................................................... 46 Grafico No. 18. Composicin del cuadro de mando integral .......................................... 47 Grafico No. 19. Propuesta mapa de necesidades .......................................................... 51 Grafico No. 20. Fuentes de informacin para la marca .................................................. 52 Grafico No. 21. Fuentes de informacin para la red ....................................................... 53 Grafico No. 22. Validacin del mapa de necesidades .................................................... 55 Grafico No. 23. Flujo de informacin para la obtencin de los tableros de la Marca ...... 55 Grafico No. 24. Flujo de informacin para la obtencin de los tableros de Red. .......... 56 Grafico No. 25. Propuesta de estructura ........................................................................ 58 ix

Grafico No. 26. Flujo de informacin y estructura para los tableros marca .................... 58 Grafico No. 27. Flujo de informacin para los tableros red ............................................ 59 Grfico No. 28. Estructura y arquitectura 1er Tablero .................................................... 60 Grfico No. 29. Arquitectura Bodega de Datos ........................................................... 63 Grfico No. 30. Cuadrante Mgico de Plataformas para Inteligencia de Negocios ........ 68 Grfico No. 31. Representacin de la jerarqua de criterios y sus pesos ....................... 74 Grfico No. 32. Critical Capabilities for Business Intelligence Platform .......................... 75 Grfico No. 33. Mtodos de Normalizacin ................................................................... 77 Grfico No. 34. Resultados vector de prioridad global ................................................... 79

TABLA DE CUADROS Cuadro No.1. Matriz resumen de reportes para alta gerencia por proceso .................... 28 Cuadro No.2. Matriz de Resumen de informes actuales por Proceso ............................ 29 Cuadro No.3. Funciones de los activos de Informacin ................................................. 35 Cuadro No.4. Principales Datamart en la Bodega de Datos .......................................... 40 Cuadro No.5. Otras Fuentes de Informacin .................................................................. 41 Cuadro No.6. Principales Informes de la red .................................................................. 54 Cuadro No.7. Escala de Saaty ....................................................................................... 72 Cuadro No.8. Matrices de comparacin de criterios globales y locales resultados ...... 72 Cuadro No.9. Matriz de decisin .................................................................................... 76 Cuadro No.10. Matriz de decisin normalizada mtodo del porcentaje del mximo ai. .. 77 Cuadro No.11. Matriz de decisin normalizada mtodo del porcentaje total de
. ..... 78

GLOSARIO Los trminos y definiciones en este glosario se encuentran definidos para este documento y de acuerdo a la realidad de la empresa, esto quiere decir que las definiciones aqu presentadas no necesariamente son aplicadas en todos los mbitos. De todas maneras se ha hecho uso de las definiciones encontradas en la literatura (ver bibliografa).

ACH: Automated Clearing House. Es una red de pago electrnico que facilitan la compensacin de las transacciones dbito y crdito, nicamente entre entidades financieras, a travs de medios magnticos y redes de telecomunicacin. AS/400: Marca del equipo central de procesamiento que se encarga de manejar la contabilidad de la empresa, informacin de entidades financieras, canje nacional e internacional, informacin de establecimientos y POS, etc. BALANCED SCORE CARD: cuadro de mando reporte peridico que muestra en forma sinttica el desempeo real de la organizacin y su comparacin con las proyecciones realizadas. BASE DE DATOS: Conjunto de archivos que contienen datos e informacin, los cuales para su mejor aprovechamiento deben ser integrados e interrelacionados entre s. BASE-24: Software (programa) aplicativo del switch autorizador, comprende todas las aplicaciones que maneja la red de autorizaciones. Su nombre se debe a que es un sistema que opera las 24 horas del da, 7 das a la semana (Non-stop, full tolerance). BASE II: Sistema de Net que provee servicios de compensacin y liquidacin a los miembros asociados a la red. DATAMART: subconjuntos de datos almacenados en la Bodega de Datos, los cuales tienen unos usuarios especficos, estn diseados para un rea especfica y tienen un propsito especfico. Los datamarts se encuentran predeterminados segn la necesidad

xi

del usuario, por lo cual llevan filtros y se obtienen con cruces de informacin, esta es una de las principales razones por las que se presentan diferencias en la informacin. DECK DE PRUEBAS: Conjunto de datos previamente seleccionados, con el cual se efectuarn las pruebas de integracin del sistema. ENRUTADOR/SWITCH: Sistema electrnico que direcciona transacciones entre un dispositivo de acceso (POS ATM) una Red Adquirente y un autorizador, ya sea el Emisor o la Entidad que este seale para tal fin. EQUIPOS Y DISPOSITIVOS DE MISIN CRITICA: Es el conjunto de elementos de software y aplicativos vinculados al cumplimiento de las funciones esenciales del negocio, frente a los cuales toda intervencin debe observar los mximos estndares de seguridad informtica y resulta primordial que los desarrollos a ellos vinculados resulten compatibles con los mismos. ESTRUCTURA TECNOLOGICA: Conjunto de equipos de cmputo, programas de computador, archivos de datos, telecomunicaciones y procedimientos manuales interrelacionados para la recoleccin, manipulacin y procesamiento de datos e informacin para la satisfaccin de las necesidades de la entidad en condiciones de oportunidad, eficiencia, integridad y confiabilidad. HARDWARE: Conjunto de dispositivos electromecnicos que permiten el corrido y operacin del software, el almacenamiento magntico de la informacin, as como su conversin a registros impresos, imgenes u otras formas de expresin. INTERFAZ: Es la estructura de datos que contienen la informacin necesaria para alimentar la base de datos y el sistema de informacin, de modo que un mdulo opere con informacin producida por otro. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS: Se denomina Inteligencia de negocios al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administracin y creacin de conocimiento mediante el anlisis de datos existentes en una organizacin o empresa. xii

MARCA: Se refiere al ttulo que concede el derecho exclusivo de utilizacin de un signo para la identificacin de un producto servicio, en este documento nos referimos a la Marca de los medios de pago electrnicos como los son Visa, MasterCard, Diners, American Express, marcas compartidas, entre otras. MCDA: Multi-criteria Decision Analysis - Anlisis de Decisiones Multicriterio. Es un trmino amplio que incluye una coleccin de conceptos, mtodos y tcnicas que persiguen ayudar a los individuos o grupos a tomar decisiones que implican diferentes puntos de vista en conflicto y mltiples agentes interesados. MTODO AHP: El mtodo AHP por sus siglas en ingls, Analytical Hierarchy Process Proceso Analtico Jerrquico, es un proceso diseado para cuantificar juicios u opiniones gerenciales sobre la importancia relativa de cada uno de los criterios en conflicto empleados en el proceso de toma de decisin.

MDULO: Conjunto de reportes e indicadores, que se integran en el Sistema de Informacin, y estn orientados a atender una funcin determinada dentro de la organizacin.

PROGRAMAS DE CONVERSIN: Es el conjunto de programas de computador que realizan la funcin de pasar los datos de un sistema de informacin a otro. RED DE BAJO VALOR: Son redes de pagos electrnicos que facilitan la compensacin de las transacciones dbito y crdito, entre las entidades financieras, comercios y tarjetahabientes, principalmente a travs de medios magnticos o redes de telecomunicacin. Ejemplo: Redeban, Credibanco. Existen otras redes que permiten otros tipos de transacciones. La red ACH es para movimientos entre entidades financieras. Las redes ATH (A Toda Hora) y SERVIBANCA permiten realizar transacciones en la red de cajeros automticos.

xiii

SISTEMA

DE

INFORMACIN

GERENCIAL:

Conjunto

de

componentes

interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen informacin, para apoyar la toma de decisiones y el control de una organizacin. SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BASES DE DATOS (DBMS): Mtodo lgico de integracin y concatenado de las bases de datos para su mejor aprovechamiento por parte de los distintos mdulos que integran el sistema de informacin. SOFTWARE: Es el conjunto de instrucciones que permiten al aplicativo cumplir lgicamente con las funciones definidas. Est integrado por el programa fuente, el programa objeto y los elementos conexos tales como manuales de operacin. SWITCH: Computador tolerante a fallas, por el cual se enrutan y/o procesan transacciones en lnea. Est conectado con oficinas regionales y seccionales, entidades emisoras y otras redes. TANDEM: "Equipo Switch. Tndem es la marca e Himalaya el modelo. Computador con diversos procesadores con la caracterstica de un sistema Non-Stop por tener todos sus componentes duplicados." TC 40: Es el reporte del fraude a la franquicia a nivel Internacional para proveer a los miembros servicios de Administracin de Riesgos y combatir el fraude en todos los productos. XCOM: Programa para transferencia de archivos utilizando protocolo Tcp/Ip. XPNET: Red de enlaces utilizada por Base24

xiv

INTRODUCCIN El entorno actual en el cual se desempean las empresas hoy en da, han provocado un cambio en la forma de gerenciar, incentivado que, el recurso informacin sea

nuevamente reconocido como una materia prima para la produccin de los servicios que se ofrecen. Es as que el uso apropiado de la informacin, llamado gestin del conocimiento por Peter Drucker a mediados del siglo 20, se ha constituido en una ventaja competitiva, ya que el adecuado procesamiento y posterior utilizacin de la informacin, como base y apoyo en la toma de decisiones en las empresas, la hacen convertir en un factor de diferenciacin difcil de ser percibido, copiado o igualado. Razn por la cual deben desarrollar sistemas eficientes y eficaces de gestin de la Informacin. Los Sistemas de Informacin Gerencial se han convertido en una arma estratgica ya que proporcionan a la gerencia informes sobre el desempeo actual de la organizacin, esta informacin se utiliza para supervisar y controlar la empresa y pronosticar su comportamiento futuro. Toda empresa hace uso de la informacin para solucionar los problemas y retos que se presentan en la produccin de la riqueza mediante el proceso de agregar valor a los productos y servicios que se ofrecen. Sin embargo, la disponibilidad de recursos de informacin que satisfaga las necesidades tanto al interior de la empresa, cada una de sus reas, como al exterior, stakeholders, no es la idnea en la mayora de empresas. Es apenas obvio que la misma informacin presentada en una estructura e informes especficos no siempre sirva en todas las reas de la organizacin, ni en todas las oportunidades, aunque los temas y los componentes e indicadores de la informacin presenten similitudes, las necesidades de informacin son diferentes, tanto para la gestin y operacin normal, como para la toma de decisiones y la definicin de la estrategia. El objetivo de este trabajo es disear el Sistema de Informacin Gerencial que cubra las necesidades de informacin segn los perfiles, roles, procesos a cargo y toma de decisiones de los futuros usuarios en la empresa objeto de este estudio, mediante la aplicacin del conocimiento adquirido y la experiencia obtenida en el estudio de la Maestra en ingeniera Industrial en el rea de Gestin de Operaciones. xv

I.

PROPUESTA DE DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL ALINEADO CON LA ORIENTACIN ESTRATGICA DE LA EMPRESA PARA EL SOPORTE EN LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL ESTRATGICO

1. IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA

La Empresa, una red de bajo valor, objeto de este trabajo final, actualmente no posee un Sistema de Informacin Gerencial, cada rea reporta sus cifras, realiza sus proyecciones y da indicadores de resultado de acuerdo a sus criterios e interpretacin. Tomando diferentes fuentes de informacin y realizando filtros y transformaciones de acuerdo a su gestin y a sus necesidades.

Esto genera serias inconsistencias, falta de claridad y poco control, lo cual dificulta en gran medida el desempeo de la organizacin, el cumplimiento de metas, la estrategia, los planes de accin, etc.

Del mismo modo en La Empresa no existe un repositorio de informacin nico, lo cual genera bastante trabajo operativo a cada una de las reas, tanto para obtener cifras y datos como para transformar, depurar, organizar y realizar los ajustes necesarios acordes con las necesidades. Por lo tanto el seguimiento a las iniciativas y posteriores planes de negocio se hace cada vez ms crtico e incontrolable.

2. PREGUNTA CENTRAL

Cul debera ser el diseo del Sistema de Informacin Gerencial para soportar la toma de decisiones a nivel estratgico, que contribuyan al cumplimiento de la orientacin estratgica en la Empresa?

3.

OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Disear el Sistema de Informacin Gerencial alineado con La Orientacin Estratgica de La Empresa para el Soporte en la Toma de Decisiones a Nivel Estratgico

3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

a)

Diagnosticar la situacin actual de la organizacin en lo referente a la

informacin que es entregada al nivel estratgico para la toma de decisiones con base en la documentacin entregada por la organizacin.

b)

Analizar los sistemas de informacin que retroalimentan el proceso de toma de

decisiones asociado al nivel estratgico de la organizacin.

c)

Analizar los planes de negocio e identificar, analizar y evaluar el grado de

relacin de estos con la Orientacin Estratgica de la organizacin.

d)

Identificar, validar y analizar las necesidades de informacin para el diseo de

informacin gerencial que soportar la toma de decisiones en el nivel estratgico de la organizacin.

e)

Desarrollar un modelo para identificar, evaluar y seleccionar el software idneo

que se ajuste a las necesidades de la organizacin en el cual se pueda implementar el SIG.

4. JUSTIFICACIN

Los sistemas de informacin son un arma estratgica, capaz de cambiar la forma en que la compaa compite, toma decisiones, desarrolla sus procesos de negocios, entre otras actividades de la empresa, en consecuencia stos sistemas mejoran la organizacin y la ayudan a ganar "ventaja y fortaleza competitiva. Con el nimo de sumar esta arma estratgica al conjunto de herramientas necesarias en el quehacer corporativo, Las empresas invierten en sistemas de informacin para obtener diferentes objetivos estratgicos de negocios, como excelencia operativa, nuevos productos, servicios y modelos de negocios, buenas relaciones con el cliente y proveedores, toma de decisiones mejoradas, (Laudon, 2008). Adems, es destacable que los sistemas de informacin se estructuran de un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin, ayudando a los gerentes y colaboradores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos. Esta arma estratgica desempea tres funciones esenciales en cualquier tipo de organizacin: Respaldar las operaciones empresariales Respaldar la toma de decisiones Respaldar la ventaja competitiva estratgica Los sistemas de informacin en general son sistemas de apoyo a la toma de decisiones, son recursos de las organizaciones para proporcionar informacin a los gerentes, ayudarlos a resolver sus problemas y facilitar la comunicacin empresarial, como se muestra en la Grfica No.1. ventaja competitiva y supervivencia.

PROBLEMA SISTEMAS DE INFORMACION TOMA DE DECISIONES

SOLUCIN

Grfico No.1 Diagrama apoyo del SIG. Fuente: OBrien (2001)

Con el nimo de facilitar el anlisis de la informacin generado por los diferentes planes de negocios de las distintas gerencias y unidades de la empresa, La Organizacin desea disear y desarrollar un Sistema de Informacin Gerencial que permita generar informes en tiempo real los cuales soportaran el anlisis y la toma de decisiones de una manera ms gil, a la vez que les permite validar y corroborar la informacin referente a los planes de negocios generados por las diferentes gerencias al igual que tomar decisiones en un determinado periodo de tiempo para adoptar las medidas adecuadas y oportunas alineadas con la estrategia de la empresa.

II.

SISTEMAS DE INFORMACION

5. MARCO TERICO

5.1 MTODO DEL CICLO DE VIDA PARA EL DISEO Y LA CONSTRUCCIN DE SISTEMAS

Se han desarrollado diferentes mtodos reconocidos por la academia para el diseo de los sistemas, ya que estos difieren segn la necesidad, tamao, tipo de tecnologa, problemas a resolver entre otros. Estos mtodos son: El ciclo de vida de los sistemas, creacin de prototipos, desarrollo por parte del usuario final, anlisis estructurado, paquetes de software de aplicaciones y subcontratacin.

Para el desarrollo del presente trabajo se utiliz el mtodo del Ciclo de Vida, ya que est diseado para que sea desarrollado por etapas y en conjunto con la empresa era el que mejor se adaptaba a la dinmica de la misma.

El mtodo del ciclo de vida abarca varias etapas de planificacin, anlisis organizacional, anlisis de requerimientos, diseo, desarrollo e implementacin del sistema de informacin, el uso y su mantenimiento. Con base en esta metodologa se trabajar el sistema de informacin. El tiempo de duracin de un sistema de informacin especfico depende del tipo de la organizacin, los recursos a utilizarse, necesidades inmediatas y requerimientos futuros. Sin embargo, cualquier sistema de informacin, deber ser susceptible a mejora, adaptacin, adecuacin y ajuste, ya que tiene que responder a las condiciones dinmicas de las organizaciones. En la grfica No. 2 se muestra el diagrama de ciclo de vida, segn Riveros.

1 Planificacin

5 Uso y Mantenimie nto

2 Anlisis

4 Implementa cin

3 Diseo

Grfico No.2. Ciclo de Vida. Fuente: Riveros (1995)

La fase de planificacin permite definir: El alcance del proyecto. Los factores potencialmente crticos. El orden de las tareas. La base para el control del desarrollo.

Durante la primera etapa del ciclo se aplica el enfoque sistmico para la resolucin de problemas, el cual comprende una serie de pasos. El reconocimiento, normalmente es realizado por los gerentes, para determinar la existencia de un problema o la necesidad de implementar un sistema de informacin.

La fase de anlisis, comienza al finalizar la etapa de planificacin. En esta etapa se estudian las necesidades de informacin de los usuarios finales, constituyndose la base del diseo de un sistema de informacin. Incluye una revisin de los sistemas de informacin actuales para evaluar sus capacidades y deficiencias; especificacin de los objetivos del sistema a disear, los objetivos y limitaciones, un estudio del potencial de las necesidades de informacin de los usuarios, anlisis de requisitos del sistema y la especificacin. 6

Esta fase incluye un anlisis de las funciones principales del sistema y el desarrollo de un sistema arquitectura (identificacin de los principales componentes del sistema y sus interrelaciones). Es esencial involucrar al usuario final en el sistema de actividad, como requisito para asegurar el desarrollo de un sistema que responda plenamente a las necesidades del usuario.

La fase de diseo, consiste en la descripcin y determinacin de los procesos y datos que requiere el nuevo sistema. En esta fase se toman las decisiones respecto a qu informacin se recoge en el SIG, la forma en que se codificarn, la frecuencia con que se recogen, y en qu niveles de detalle, cual informacin debe ser agregada y cual detallada, responsables.

La fase de implementacin, comprende la adquisicin e integracin de los recursos fsicos y conceptuales. Esta etapa consiste en desarrollar todos los componentes del sistema - los procedimientos de recopilacin de datos, formas, transferencia y el procesamiento, los procedimientos de entrada de datos y pantallas, software, formularios de memoria, la distribucin de informes, procedimientos de control de calidad, etc.

La fase de uso y mantenimiento, esta es la etapa final del ciclo de desarrollo de sistemas. Comprende: supervisin, evaluacin y modificacin del sistema. En esta fase se deben tener todos los recursos necesarios para explotar, mantener y mejorar el sistema de informacin. Un aspecto crucial de la fase de uso y mantenimiento del sistema es el hecho de que el equipo de diseo del SIG, en esta fase terminar su participacin en el SIG. En ese punto, es importante que el cliente cuente con el personal, el saber cmo y los recursos para continuar la operacin del sistema, mantenerlo y mejorarlo, sin ms ayuda de parte del contratista.

En el modelo actualizado de DeLone & McLean (2003) se presentan 6 dimensiones de xito para medir el nivel de efectividad de un Sistema de Informacin en la organizacin. 7

5.2 SISTEMAS DE INFORMACIN

Los Sistemas de Informacin, los cuales se definen como un Conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen informacin, para apoyar la toma de decisiones y el control de una organizacin (Laudon, Laudon 2008), que proveen informacin pasada, presente o proyecciones de esta, relacionada con las operaciones internas, la administracin y las funciones de toma de decisiones de una organizacin, permiten hoy en da maximizar la eficiencia operativa y el rendimiento en los negocios, al facilitar el manejo de los grandes volmenes de datos procedente de mltiples fuentes, que llegan en diferentes formatos, los cuales hay que recoger, ordenar, explotar, y manipular para obtener un valor agregado. Debido a esto, dichos Sistemas de Informa cin son cruciales para: la planificacin, el control, la organizacin y la realizacin de los procesos y la toma de decisiones en las empresas (Walsham, 1993).

Otra de las caractersticas importantes de los sistemas de informacin gerencial es que son la forma ms comn de sistema de apoyo gerencial, ya que suministran a los usuarios finales productos de informacin que respaldan gran parte de los procesos cotidianos de toma de decisiones, mediante la provisin de informes y presentaciones a la gerencia. Los contenidos de estos productos de informacin son especificados de antemano por los gerentes de manera que contengan toda la informacin necesaria. Los sistemas de informacin gerencial recuperan de las bases de datos informacin o de informes preestablecidos actualizados sobre operaciones de las empresas y tambin obtienen a partir de fuentes externas datos del entorno empresarial. Ver grfico No. 3.

Grfico No.3. Sistema de informacin gerencial. Fuente: Laudon (2008)

Para que los gerentes puedan tomar las decisiones convenientes, es necesario contar con una adecuada y oportuna comunicacin de objetivos y resultados, a travs de la organizacin. Dicha comunicacin se realiza mediante reportes que pueden ser emitidos peridicamente o en forma expresa, en la cual se incluye la informacin pertinente para cada nivel de decisin. Un sistema de informacin gerencial adecuado deber producir los reportes jerrquicamente, empezando con reportes detallados de las operaciones en el nivel de la gerencia operacional y sintetizando la informacin conforme se asciende en la estructura organizativa, lo que obliga a definir las necesidades de informacin de los diferentes usuarios. Para definir estas necesidades de informacin es preciso hacer alusin a la clsica estructura piramidal y los diferentes requerimientos en cuanto a caractersticas de la informacin y estructura de decisin, que existen para los tres niveles de decisin: estratgico, tctico y operacional. Grfico.No.4.

Grfico No.4. Estructura piramidal para los niveles de decisin. Fuente: OBrien (2001)

Las necesidades de informacin van cambiando segn los niveles de la pirmide. Es decir que, en la base las caractersticas de la informacin son de enfoque estrecho, detallado, interno, frecuente e histrico, y cambian a caractersticas de amplio alcance, resumidas, externas, ocasionales, progresivas en la cspide. El nivel gerencial estratgico, requiere: informes, pronsticos, e informacin externa ms resumida y no programada, mientras que las personas que toman decisiones a nivel gerencial operacional, requieren: informes internos con especificaciones, donde se haga nfasis en comparaciones detalladas de datos histricos y actuales, con lo cual la toma de decisiones ms estructuradas se da en las operaciones diarias. Para mayor informacin terica dirigirse al anexo No.9 Aproximacin Terica a los Sistemas de Informacin.

10

III.

METODOLOGIA

6.

ESTRATEGIA METODOLGICA

6.1 METODOLOGA APLICADA

Como se coment en el marco terico, para el desarrollo de este trabajo se utiliz el mtodo del ciclo de vida para el diseo de sistemas de informacin. Se desarrollaron las fases de planificacin, anlisis organizacional, anlisis de requerimientos y diseo. Estas fases comprenden una serie de actividades las cuales se desarrollarn en el trabajo para la consecucin de los objetivos, adems del estudio y anlisis de la situacin actual de la organizacin, y el desarrollo del modelo para seleccionar el software.

A continuacin se describen las etapas llevadas a cabo para la obtencin de este trabajo:

a) Etapa 1. Estudio y anlisis de la situacin actual: En esta etapa se elabor un diagnstico en donde se estudi y analiz la situacin actual de la organizacin en lo que concierne a la informacin utilizada por el nivel estratgico para la toma de decisiones

b) Etapa 2. Comprende las 3 primeras fases del ciclo de vida para un Sistema de Informacin:

Fase 1. Fase de Planificacin del SIG: En esta fase se caracteriz y analiz el objeto de trabajo (Diseo de un Sistema de Informacin Gerencial alineado con La Orientacin Estratgica de La Empresa para el Soporte en la Toma de Decisiones) mediante el diagnstico de la situacin actual de la organizacin obtenido de la etapa anterior y la documentacin a disposicin por parte de la organizacin, se elabor un mapa con los actuales sistemas de informacin, 11

entendiendo e identificando los principales sistemas que apoyan y soportan las operaciones y procesos para la toma de decisiones a nivel estratgico. De esta manera se identificaron las fuentes, los responsables en algunos casos, los usuarios entre otros interesados e involucrados en el sistema de informacin gerencial.

Fase 2a. Fase de Anlisis de los Planes de Negocio: En esta fase se busc obtener el grado de relacin de los planes de negocio con la planeacin estratgica de la organizacin. Con base en esa relacin se identificaron los interesados, los usuarios, participantes, proveedores de informacin, las incertidumbres, las cuestiones esenciales, el entorno, las restricciones y el alcance para el sistema de informacin gerencial.

Fase 2b. Fase de Anlisis del Sistema de Informacin Gerencial: En esta fase se identificaron las necesidades de informacin para la toma de decisiones en el nivel estratgico de la organizacin con base en el diagnstico inicial y el resultado de la Fase 2a. Estas necesidades de informacin se validaron, por medio de entrevistas semi-estructuradas con los futuros usuarios del sistema de informacin a nivel estratgico. Posteriormente se realiz un anlisis entre el objetivo principal del sistema de informacin (el cual es, el soporte a la toma de decisiones a nivel estratgico) y las necesidades de informacin validadas con los usuarios del sistema de informacin gerencial.

Fase 3. Fase de Diseo: Esta etapa comprende el principal objetivo del presente proyecto, ya que una vez culminada la etapa 1 y las fases 1 y 2 de la etapa 2, se lograr disear el Sistema de Informacin ms apropiado para la consecucin de los objetivos del presente proyecto y de la organizacin. En esta fase se preparar el diseo detallado del sistema, se elaborarn los modelos de formatos, reportes e informes de entrada y salida del sistema de informacin gerencial identificando responsables, se disear la configuracin de los informes para el nivel estratgico de la organizacin. 12

c) Modelo para seleccin del software: la solucin a este problema se desarroll bajo la metodologa de Anlisis Multicriterio la cual permiti conseguir los objetivos propuestos: identificar, evaluar y seleccionar el software idneo que se ajuste a las necesidades de la organizacin en el cual se pueda implementar el sistema de informacin gerencial diseado.

6.2 GRUPO PRIMO PARA EL PROYECTO

El grupo primo para la consecucin del Sistema de Informacin Gerencial, y para este trabajo hasta la etapa de diseo y seleccin del software. Se encuentra conformada por parte de la empresa, por el Gerente de Planeacin y Gestin Estratgica de la empresa y el Coordinador de Planeacin, y por parte externa el Consultor, Estudiante de la Maestra en Ingeniera Industrial, quien con el desarrollo de este trabajo opta para el ttulo de Magister en Ingeniera Industrial.

Dentro de este grupo tambin se cuenta con el seguimiento, el apoyo y la participacin del Vicepresidente de Sistemas y Operaciones y el Vicepresidente Administrativo y Financiero. Dentro de cada una de las fases se cuenta tambin con un equipo de apoyo dependiendo de la tarea a realizar.

6.3 MTODOS PARA LA RECOLECCIN Y ANLISIS DE INFORMACIN

Dentro del desarrollo del trabajo se recurri a diferentes mtodos para la recoleccin de la informacin y su posterior anlisis.

Para el desarrollo de la Etapa 1. Estudio y anlisis de la situacin actual. La recoleccin de la informacin en gran parte, fue mediante fuentes secundarias, como los informes de gestin, acta de juntas, procedimientos de la gestin documental, presentaciones orientadas a las capacitaciones de la empresa. De fuentes primarias se obtuvo el panorama y las explicaciones del porqu la necesidad de un Sistema de Informacin 13

Gerencial, esta informacin se obtuvo, mediante la asistencia a dos reuniones en especial la de comit de Junta Directiva y la de Comit de desempeo del negocio.

En el desarrollo de la Etapa 2. Fase 1 y Fase 2a. La recoleccin de la informacin se realiz mediante, el acompaamiento del rea de Telecomunicaciones e Infraestructura, en especial con el Coordinador de Infraestructura y el Gerente de Planeacin y gestin de la estrategia y su coordinador.

Para el desarrollo de la Fase 2b, el mtodo escogido para la recoleccin de la informacin, referente a las necesidades de informacin, y su posterior anlisis fue la entrevista cualitativa aplicada a los futuros usuarios del Sistema de Informacin Gerencial, el diseo de la entrevista se elabor de manera estructurada y con preguntas abiertas, esto es que a todos se les hicieron las mismas preguntas, con la misma formulacin y en el mismo orden, y respondan segn sus perfiles, experiencia, punto de vista entre otros. Sin embargo, segn el cargo y perfil del usuario la entrevista se desarrollaba de manera semiestructurada, esto sucedi en pocos casos, por ejemplo, con los vicepresidentes y gerentes estratgicos (planeacin, gerente nacional de ventas), con ellos se enfoc la entrevista hacia como visualizaban el Sistema de Informacin Gerencial de la Empresa y que esperaban de l, entre otras apreciaciones.

Para el desarrollo de la entrevista se realizaron las siguientes tareas: Se disearon las preguntas para la entrevista. Se elabor una agenda, en donde se indicaba la hora, el lugar y el objetivo de la reunin, se entrevist a cada uno de manera individual. Se pronostic como duracin de cada una de las entrevistas 60 minutos, sin embargo se presentaron situaciones en las que se usaban cerca de los 90 minutos el caso de la alta gerencia y auditora, y otras entrevistas las cuales tuvieron una duracin de cerca de 35 minutos o menos, es el caso del Director de Servicios Administrativos.

14

Se elaboraron una serie de diapositivas en power point, para introducir a los entrevistados al tema del Sistema de Informacin Gerencial. La Presentacin de la introduccin se presenta en el Anexo No.6.

Se elabor un resumen de los informes que cada entrevistado tena a cargo o solicitaba, de acuerdo a la retroalimentacin de las entrevistas y los resmenes obtenidos de la gestin documental, as como los procesos en los cuales se encuentra vinculado o tiene a cargo el entrevistado.

Posteriormente se organiz y se analiz la informacin obtenida acorde al diseo de la entrevista estructurada.

6.3.1 Diseo De La Entrevista

La entrevista se dise en conjunto con el grupo primo, a medida que se realizaban las entrevistas se fue mejorando el cuestionario, la encuesta realizada a ms del 90% de los entrevistados fue la siguiente: 1. Cul es su rol en la organizacin? 2. Qu proceso tiene a cargo? 3. Qu decisiones toma? 4. Qu informacin utiliza para la toma de decisiones? (Fuentes Internas, Externas) 5. Quin y cmo le proveen la informacin? (reas, formatos, fuentes) 6. Qu informacin presenta problemas actualmente? 7. Qu informes produce y para quin? (frecuencia, presentacin) 8. Qu informacin necesitara (que le gustara ver y no ve) y como le gustara verla? (presentacin, periodicidad)

En la Grfica No. 5. Se encuentra la diapositiva que se proyect a cada uno de los entrevistados.

15

Grfica No. 5. Diapositiva entrevista usuarios SIG. Fuente: Elaboracin propia.

6.3.2

Fuentes Primarias

Las fuentes primarias fueron las siguientes: Las entrevistas estructuradas para cada uno de los futuros usuarios del Sistema de Informacin Gerencial. Las reuniones con los proveedores de informacin directa. Estos proveedores se identificaban durante las encuestas y a medida que las agendas lo permitan, realizbamos reuniones para entender y conocer el proceso de obtencin, carga, transformacin entre otros procedimientos, para la obtencin de los informes que luego usan los directores, gerentes, alta gerencia y Junta Directiva. La informacin obtenida de las reuniones de comit y desempeo del negocio, esta informacin nos la transmiti el Gerente de Planeacin y Gestin de la Estrategia. 16

6.3.3 Fuentes Secundarias

Como fuentes secundarias se hizo uso del Servidor de Administracin Documental de la empresa, espacio donde se encuentran documentados los 25 procesos de la empresa y sus respectivos procedimientos. Tambin la empresa permiti el acceso a los informes de gestin, acta de juntas, presentaciones a la Junta Directiva y presentaciones orientadas a las capacitaciones de la empresa.

6.4 COMPARACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

Se intent obtener un mapa acerca de los sistemas de informacin que actualmente, usa tanto la competencia como empresas que tengan que ver con el objeto de negocio de la Empresa. A nivel nacional como internacional. Para esto se solicitaron citas con la redes de bajo y alto valor, algunas entidades financieras. En estas visitas se esperaba obtener el software que usan y el alcance de la informacin. Si desarrollaban el software y la estructura de forma interna o si era

consultora. En la reunin esta tarea no fue posible debido a que la red de bajo valor, al conocer que se estaba desarrollando un Sistema de Informacin para otra empresa, no estuvo dispuesta a colaborar. En la red ACH la cual es de alto valor de operaciones bancarias, la situacin fue la misma. Por lo que este punto no se logr desarrollar de esta manera. Se logr obtener una oferta por medio de la franquicia, esta oferta es una solucin dirigida a toda la organizacin con especial nfasis en el rea comercial. No se logr obtener mayor informacin ms que el folleto del servicio, Sin embargo, en esta oferta se requera duplicar la base de datos para la generacin de la base que alimentaria el sistema. En el grfico No. 6 se observan los beneficios que ofrece el servicio. 17

Grfico No. 6 Folleto franquicia. Fuente: La Franquicia

18

IV.

EMPRESA OBJETO DEL ESTUDIO

7. ANTECEDENTES ORGANIZACIONALES1

La Empresa objeto de este documento es una red de bajo valor, es una entidad gremial sin nimo de lucro, creada en 1971, que se encuentra sujeta a la inspeccin, control y vigilancia de la Superintendencia Financiera y que de manera principal administra el sistema de pago de bajo valor.

La empresa es miembro y hace parte del grupo de una de las ms grandes franquicias del negocio de tarjetas como medio electrnico de pago a nivel mundial, por lo cual se encuentra facultada para actuar y representar la marca y desarrollar, frente a las entidades financieras vinculadas, todos los productos y servicios asociados a esta.

Su misin es generar contribucin a la creacin sostenida de valor para los actores, a la penetracin en el gasto privado y a la modernizacin del sistema de pagos bancario con el liderazgo de la marca (franquicia) y de la red de procesamiento.

Actualmente cuenta con al menos 659 empleados de los cuales 60 empleados, son los que conforman las gerencias y direcciones de la empresa, es decir el alcance del Sistema de Informacin Gerencial, se encuentra dirigido al 9% de la empresa, a estos futuros usuarios hay que aadirles la Junta Directiva y 17 clientes, estos clientes son asociados de la empresa. Aproximadamente el 35% de los empleados son temporales en las reas operacionales de la empresa, estos cargos son tcnicos, operarios del call center, analistas, entre otros.

La gestin, desde hace 5aos, se encuentra orientada a la gestin por procesos. La empresa tiene definidos 25 procesos entre crticos, misionales y estratgicos. Los cuales son transversales a toda a organizacin.

Informacin Suministrada por la Gerencia de Planeacin y Estrategia. Junio de 2011

19

7.1 ORIENTACIN DE LA EMPRESA

Es una empresa de Mercadeo, Tecnologa y Operaciones; concebida como una entidad de servicio, que trabaja para ser el ente central y lder del negocio de las transferencias electrnicas de fondos, autosostenida, que innova, expande promueve y hace ms +eficaz y seguro el negocio de sistemas de pago y crditos rotativos al consumidor, en busca del beneficio de sus asociados, sus clientes internos, externos y la sociedad en general.

7.2 FUNCIONES BSICAS DE LA EMPRESA

Las funciones bsicas de la empresa son las siguientes: Identificar, disear y desarrollar mercados, productos y servicios para mejorar la cobertura del sistema. Disear, desarrollar y adaptar sistemas de informacin para los clientes. Servir de cmara de compensacin sistematizada. Gestionar la afiliacin de establecimientos al sistema. Instalar los terminales de punto de venta (Datfonos y otros medios de acceso) Tramitar solicitudes de autorizacin a las transacciones con tarjetas. Desarrollar publicidad institucional y campaas de promocin de ventas en nombre de la franquicia y sus entidades financieras asociadas.

7.3 LOS ACTORES DEL SISTEMA

Los actores del sistema, interactan por medio de la red de bajo valor:

Las Entidades financieras: Las cuales proveen al tarjetahabiente de un producto que desempea las funciones de instrumentos de pago y cupo de crdito rotativo. As mismo, le proporciona al establecimiento comercial, los fondos equivalentes al valor de los comprobantes de venta. 20

Los Comercios: Son entidades que han sido afiliadas al sistema de pagos por una entidad financiera y que en su condicin pueden hacer uso de la misma.

Los Tarjeta Habientes: Personas a las cuales se les ha emitido una tarjeta y que estn autorizadas para efectuar transacciones, son ellos quienes responden por su adecuada utilizacin. Para visualizar esta interaccin se presenta el siguiente grfico.

Grfico No. 7 Los actores del sistema. Fuente elaboracin propia.

7.4 EL NEGOCIO

El negocio principal de la empresa, la cual es una red de bajo valor, est constituido por el conjunto de datfonos habilitados para realizar las transacciones. Los datfonos son de tecnologa de punta y estn diseados para agilizar el proceso de venta en el establecimiento, reciben informacin de la tarjeta, procesan la autorizacin de la transaccin, imprimen el comprobante de venta y generan el depsito electrnico de los fondos a la cuenta definida por el establecimiento al final del da. Entre otros, se encuentra la distribucin de la TII (Tarifa Intercambiaria de Intercambio), el diseo de productos y servicios acorde con cada entidad financiera, entre otros.

21

7.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Asamblea General: Es el mximo organismo de direccin de la empresa, est conformado por los representantes legales o apoderados de todas las entidades financieras que tienen el carcter de miembros principales. A su cargo estn, entre otros, la integracin de la Junta Directiva, la reforma de los estatutos y las atribuciones que le correspondan en su condicin de suprema autoridad de la entidad.

Junta Directiva: Est conformada por nueve miembros corporativos y un miembro independiente, designados por las entidades asociadas para que las represente por un perodo de un ao. Sus atribuciones estn en aprobar y coordinar el funcionamiento del sistema de pagos que administra la empresa, aprobar la estructura administrativa de la empresa. Entre otras le corresponde presentar informes de gestin, los estados financieros para su aprobacin por parte de la Asamblea y tomar las medidas conducentes al logro de los fines que persigue la empresa fijando sus prioridades.

CONFIDENCIAL

Grafico No. 8 Estructura Organizacional. Fuente: La empresa

Presidente: Es responsable de la administracin, direccin y representacin de la Asociacin. Sus funciones son, entre otras, celebrar los contratos necesarios para la realizacin de los fines que la Asociacin persigue, dirigir sus actividades de acuerdo a 22

las instrucciones de la Asamblea General y la Junta Directiva, nombrar y remover los empleados de la Asociacin y presentar a la Junta Directiva y la Asamblea General los estados financieros.

Vicepresidencia de Sistemas y Operaciones: Administrar los recursos tecnolgicos, la informacin y los procesos operativos, con el fin de proveer soluciones informticas y de conectividad altamente competitivas, dando respuesta a las necesidades del negocio, cumpliendo con la reglamentacin operativa, los estndares de la organizacin y el marco Regulatorio Legal, administrando riesgo, con el objeto de garantizar servicios de alta calidad, eficientes y seguros que redunden en una mayor aceptacin de los productos y servicios del negocio

Vicepresidencia Comercial y de Mercadeo: Disear y desarrollar la Estrategia integral de mercadeo y comercial, contextualizada en acciones que garanticen la rentabilidad de los Bancos miembros con productos de la marca franquicia.

Vicepresidencia Administrativa y Financiera: Liderar la Gestin de los procesos relacionados con la Estrategia, Talento Humano, administrativa, y Financiera de la Organizacin con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos esperados, mediante el establecimiento y consolidacin de polticas tendientes a la optimizacin de los recursos, el mejoramiento continuo y el fortalecimiento de la cultura organizacional, para lograr mayor productividad, competitividad, generacin de valor y rentabilidad parara los asociados en el negocio de sistemas de pago, as como velar por la administracin adecuada del riesgo y el cumplimiento de las normas establecidas por los entes reguladores.

A continuacin, en el Grfico No. 9, se presenta el organigrama de la empresa, a nivel gerencial y directivo, en los cuales estarn los futuros usuarios del Sistema de Informacin Gerencial:

23

CONFIDENCIAL

Grfico No. 9 Organigrama de la Empresa. Fuente: La empresa

La empresa cuenta actualmente con un (1) presidente, (3) tres vicepresidentes, (1) un auditor interno, (9) nueve gerentes en el rea central y (5) cinco gerentes a nivel regional, (27) veintisiete directores en el rea central y (12) doce a nivel regional y (2) dos coordinadores. Para un total de sesenta (60) futuros usuarios del Sistema de Informacin Gerencia SIG.

24

V.

DESARROLLO DE LA PROPUESTA

8. ESTUDIO Y ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL

El este captulo se busca diagnosticar la situacin actual de la organizacin en lo referente a la informacin que es entregada al nivel estratgico para la toma de decisiones, con base en la documentacin entregada por la organizacin. En la empresa, se logra identificar que coexisten la estructura funcional y la estructura operativa. La estructura funcional es la dominante donde se dan resultados a los accionistas, y la estructura operativa donde se dan resultados al cliente con productos y servicios. Ambas estructuras buscan maximizar beneficios para sus destinatarios. En el grfico No. 10 visualizamos el organigrama (estructura funcional) y el mapa de procesos (estructura operativa) coexistiendo para brindar resultados, productos y servicios.

CONFIDENCIAL

Grfico No. 10. Estructura funcional y operativa. Fuente: La empresa y elaboracin propia.

La gestin de la empresa se encuentra basada en los procesos. En la grfica No. 11, se presenta el mapa de proceso organizacional el cual consta de 25 procesos que soportan la operacin del negocio, se encuentra los procesos de apoyo, misionales y estratgicos. 25

En los procesos de apoyo se encuentran todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora. En los procesos misionales o de realizacin de producto o de prestacin del servicio, se encuentran los procesos que proporcionan el resultado previsto por la empresa en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. Finalmente, en los procesos estratgicos se encuentran los procesos que establecen polticas y estrategias, fijacin de objetivos, revisiones por la alta gerencia y otros estratgicos.

CONFIDENCIAL

Grfico No. 11. Mapa de Procesos. Fuente: La empresa y elaboracin propia

El alcance del Sistema de Informacin se encuentra ilustrado en el organigrama, grfico No. 3, el cual comprende la Alta Gerencia (5 personas, 1 Presidente, 3 Vicepresidentes y 1 Auditor) y las gerencias (9 Gerentes (5 Gerencias Regionales)), 27 Directores(12 regionales), 2 Coordinadores con un total aproximado de 60 personas. 26

Actualmente, en la empresa se disean diferentes tipos de informes para cada una de las gerencias, y para la alta gerencia se generan unos informes especficos provenientes de las diferente reas, en algunos casos se consolidan en uno solo, es el caso del Informe para el Comit y el informe de Junta Directiva. Debido a que las gerencias necesitan informacin acorde a sus necesidades se presentan situaciones donde las bases de clculo, no son las mismas o las definiciones no coinciden, por lo cual se presentan diferencias, las cuales posteriormente se consolidan, sin embargo queda la duda acerca de cul es la cifra que se necesita, o ms bien cul es la cifra realmente vlida para lo que se est midiendo.

Para el entendimiento de la situacin actual se consult la Carpeta de Gestin Documental del Sistema de Calidad de la empresa, identificando la relacin entre informes, procesos, decisiones, entre otros criterios de informacin. Como Anexo No. 2 se presenta la Matriz Reportes por proceso, donde se encuentra la relacin de Reportes documentados por proceso, la informacin que compone la matriz en este archivo ha sido extractada de la Carpeta de Gestin Documental del Sistema de Calidad de la empresa.

En este archivo en la hoja de trabajo Procesos, se identifican los 25 procesos en misional, de apoyo y estratgico, la misin, el alcance y el lder del proyecto de cada proceso junto con los reportes asociados segn el Sistema de Calidad, 8 procesos no registran reportes o informes o no se encuentran documentados o actualizados, por lo cual se espera en la etapa de entrevistas si es posible dar cubrimiento a estos procesos y consolidar los restantes. En resumen son 199 reportes en los 17 procesos que se encuentran documentados, en promedio, para las gerencias y la alta gerencia se tienen documentados 12 reportes por proceso (restando los procesos sin informacin).

Cabe resaltar que el proceso con mayor nmero de reportes documentados es la Gestin de Recursos Financieros con 23 reportes, de los cuales 3 informes junto con otros 12 pertenecientes a otros procesos, son los que alimentan los reportes e informes que de manera directa o indirecta se dirigen a la alta gerencia. 27

A continuacin, en el Cuadro No. 1 se presenta la relacin de los reportes para la alta gerencia por proceso, para ver la totalidad de los reportes por proceso, por favor dirigirse al Anexo No. 2 anteriormente mencionado.

CONFIDENCIAL

Cuadro No. 1. Matriz resumen de reportes para la alta gerencia por proceso. Fuente: El autor.

En el proceso de entendimiento de los sistemas y su estructura, por solicitud al rea de calidad, la cual facilit el archivo donde se logr identificar el nmero de informes actualmente producido por proceso, procedimiento, responsable y medio por el cual se presenta el informe, entre otros criterios de informacin.

Se identificaron 42 informes los cuales pertenecen o se encuentran asociados a 14 procesos, a continuacin en el Cuadro No. 2, se presenta un resumen de esta matriz. En el proceso de entrevistas y conciliacin si es posible se espera verificar esta informacin y diligenciar la que aplique. Adems de cules de estos informes son 28

gerenciales y clasifican para el Sistema de Informacin Gerencial. En el Anexo No.3 Matriz de informes Actuales, se presentan los resultados en detalle.

CONFIDENCIAL

Cuadro No. 2. Matriz de Resumen de informes actuales por Proceso. Elaboracin propia

29

CONFIDENCIAL

Cuadro No. 2. Matriz de Resumen de informes actuales por Proceso. Elaboracin propia

30

A nivel de gerencias y direcciones, se tienen definidos unos informes para supervisar y controlar su unidad, as como para medirse, con base en estos informes los directores envan a los gerentes los informes que luego van a la Alta Gerencia y son el insumo para el apoyo en la toma de decisiones. Estos informes se utilizan tambin para hacer seguimiento a cada una de las reas de la empresa.

Para la elaboracin de estos informes, los analistas y coordinadores de cada una de las reas hacen uso de las diferentes fuentes a las que tienen acceso, sistemas operacionales (Tndem, AS400, Xcom, entre otros), bodega de datos, fuentes secundarias (informes de otras reas y dependencias). En relacin a la Bodega de Datos hacen uso de los datamarts, estos son subconjuntos de datos almacenados en la Bodega de Datos, los cuales tienen unos usuarios especficos, estn diseados para un rea especfica y tienen un propsito especfico. Los datamarts se encuentran predeterminados segn la necesidad del usuario, por lo cual llevan filtros y se obtienen con cruces de informacin, esta es una de las principales razones por las que se presentan diferencias en la informacin. Por otra parte, la carga operacional que representa el transferir y transformar la informacin, se da al filtrar, actualizar y fusionar con otras fuentes de informacin, entre otras operaciones que usualmente se le realizan, a los datos, despus de obtenerlos de las diferentes fuentes. Estas transformaciones se realizan en Excel, Acces, y SPSS Modeler.

De todas maneras, la va en la que se est presentando la informacin actualmente para la toma de decisiones permite la definicin de estrategias de mediano y largo plazo, la estructura de decisin, ejecucin y control. Sin embargo, se presentan fallas y los sistemas operativos no son suficientes para garantizar el xito en la gestin. No se cumple con las expectativas. Por lo que la empresa requiere de un sistema que suministre la Informacin relevante, confiable, de manera oportuna y sobretodo presentada en forma tal que refleje la realidad y segn las necesidades. Estos criterios son un requisito indispensable para garantizar el buen desempeo de la organizacin.

31

Es por lo anterior que la empresa identific la necesidad de un Gobierno de la Informacin, y dentro de uno de sus pasos el Sistema de Informacin Gerencial para soportar la toma de decisiones y realizar el respectivo seguimiento a los objetivos propuestos.

9.

ANLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN QUE APOYAN LA TOMA

DE DECISIONES A NIVEL GERENCIAL

En este captulo se busca analizar los sistemas de informacin que retroalimentan el proceso de toma de decisiones asociado al nivel estratgico de la organizacin. Para cumplir con este objetivo se aplic la metodologa del numeral 4.1, durante la cual se cont con la participacin y apoyo de la direccin de infraestructura y

telecomunicaciones, Se obtuvieron los siguientes mapas y cuadros, para identificar los principales sistemas que apoyan la operacin. Para entender de una mejor manera el flujo de la informacin y de la operacin del negocio. A continuacin, en el Grfico No. 12 se presenta el modelo de negocio para la red de bajo valor.

Grfico No. 12 Modelo de Negocio de la Red de Bajo Valor. 32

La red de bajo valor, se puede definir como el puente existente entre los comercios y los tarjetahabientes (usuarios de instrumentos de pago bancario), para su relacin econmica sin necesidad del uso del efectivo sino sus sustitutos, por ejemplo Tarjetas Crdito, Tarjetas Dbito, Tarjetas Prepago, monedero, telefona mvil etc.

Para que exista esta relacin sin necesidad del efectivo entre tarjetahabientes y comercios, estos deben estar canalizados por medio de una entidad financiera o emisora del instrumento de pago, en el caso del tarjetahabiente esta se llaman entidad emisora, porque emite el plstico o el instrumento de pago mediante el cual, el tarjetahabiente hace uso de su efectivo o cupo de crdito; En el caso de los comercios, estos deben estar afiliados necesariamente a una entidad financiera y poseer el medio de acceso.

En resumen, para que una transaccin de compra de un bien o servicio, se lleve a cabo deben coexistir medios de pago los cuales son: tarjetas crdito, tarjetas dbito y tarjetas prepago, con las nuevas tecnologas SIM, SMS y canales de acceso que acepten los medios de pago Datfonos instalados en los comercios (POS), ATM (cajeros automticos), CNB (corresponsales no bancarios), Telefona Mvil, Terminales Virtuales, entre otros.

La red de bajo valor, cumple una serie de funciones de gran relevancia en este negocio: Afilia a los comercios, les proporciona y habilita, el medio de acceso segn la necesidad. El medio de acceso puede ser fsico o virtual. Por ejemplo: El datfono puede ser de diferentes tipos porttiles, fijos, se puede comunicar por diferentes tecnologas entre otras caractersticas. Habilita los dispositivos para la recepcin de todas las tarjetas con franquicia Enruta la transaccin para que otro la autorice, tambin la puede autorizar segn el convenio con el banco. Aprueba o niega la transaccin segn unos parmetros y polticas establecidas, por ejemplo, falta de fondos, tarjeta bloqueada, etc. Realiza el cobro de la tarifa intercambiaria de intercambio(TII) 33

Realiza el proceso el canje y compensacin entre las entidades emisoras y adquirentes.

En el entendimiento de los sistemas y la estructura que soporta la operacin de la red de bajo valor a nivel de informacin. Se recurri a la carpeta de gestin documental y a archivos proporcionados por el rea de Sistemas I, Sistemas II y en especial el rea de Infraestructura y Telecomunicaciones. A continuacin, en el grfico No.13 se presenta la estructura tecnolgica del ambiente transaccional de la red, en el cual se puede visualizar el flujo de la informacin entre los diferentes y principales sistemas que apoyan la operacin de la empresa.

CONFIDENCIAL

Grfico No. 13 Estructura tecnolgica. Elaboracin propia

Los tarjetahabientes son quienes poseen los medios de acceso y quienes originan la transaccin, los comercios, Corresponsales No Bancarios u otros poseen los 34

dispositivos de acceso y son quienes hacen posible la transaccin. Dentro de la red existe un flujo transaccional y de informacin entre los diferentes activos de informacin que se presentan dependiendo de las polticas y la parametrizacin con la cual se encuentren programados estos activos. En el cuadro No, 3, a continuacin se explica la funcin crtica de cada uno de estos activos de informacin acorde con la numeracin en el grfico anterior.

CONFIDENCIAL

Cuadro No.3 Funciones de los activos de Informacin. Elaboracin propia

Con respecto a lo antes mencionado, vale la pena aclarar los siguientes conceptos:

35

AS/400: Marca del equipo central de procesamiento que se encarga de manejar la contabilidad de la empresa, informacin de entidades financieras, canje nacional e internacional, informacin de establecimientos y POS, etc.

BASE-24: Software (programa) aplicativo del switch autorizador, comprende todas las aplicaciones que maneja la red de autorizaciones. Su nombre se debe a que es un sistema que opera las 24 horas del da, 7 das a la semana (Non-stop, full tolerance).

BASE II: Sistema de Net que provee servicios de compensacin y liquidacin a los miembros asociados a la red. ENRUTADOR/SWITCH: Sistema electrnico que direcciona transacciones y un

entre un dispositivo de acceso (POS ATM) una Red Adquirente autorizador, ya sea el Emisor o la Entidad que este seale para tal fin.

SWITCH: Computador tolerante a fallas, por el cual se enrutan y/o procesan transacciones en lnea. Est conectado con oficinas regionales y seccionales, entidades emisoras y otras redes.

TANDEM: "Equipo Switch. Tndem es la marca e Himalaya el modelo. Computador con diversos procesadores con la caracterstica de un sistema Non-Stop por tener todos sus componentes duplicados."

TC 40: Es el reporte del fraude a la franquicia a nivel Internacional para proveer a los miembros servicios de Administracin de Riesgos y combatir el fraude en todos los productos.

XCOM: Programa para transferencia de archivos utilizando protocolo Tcp/Ip. XPNET: Red de enlaces utilizada por Base24

El ambiente transaccional visualizado anteriormente corresponde al proceso tpico por el que debe pasar cada transaccin, la cual posee diferentes atributos de informacin que la hacen posible, y que el ambiente transaccional como unidad le proporciona a cada transaccin. A continuacin se encuentra una serie de definiciones de los atributos que se pueden identificar para cada transaccin:

Ciudad del comercio: Ciudad donde se encuentra el comercio. Ciudad de la transaccin: Ciudad donde se realiza la transaccin 36

Pas del Comercio: Pas donde se encuentra el comercio. Tipo de Acceso: Es el dispositivo de acceso segn la clasificacin de la Direccin de Medios de Acceso para clasificar si la transaccin entro por: Atm, Oficina, Datfono, Voz, (CRT e IVR) Telemercadeo, Internet.

Cdigo nico: Cdigo nico del establecimiento segn Incocredito que recibe la transaccin. Banco adquirente: El banco que adquiere los depsitos del comercio. Banco Emisor: Banco dueo de la tarjeta Bin de la Tarjeta: 6 primeros nmeros de la tarjeta Nombre del Bin: Nombre de la tarjeta (Oro, Clsica, Platinum, Empresarial,

Corporativa, Distribucin, Signature entre otros) Tiempo (da, mes, trimestre, semestre y ao del canje): da de la autorizacin, da del canje o da de la transaccin fraude segn sea el caso. Segmento: Segmento Direccin de Aceptacin, Segmento SuperIntendencia Financiera y Segmento Superintendencia de Industria y Comercio MCC: Actividad econmica del comercio segn clasificacin. MCC Real: Actividad econmica Real del comercio segn clasificacin. Cadena: Cadena comercial a la que pertenece el comercio. Nit : Nit del comercio. Cdigo nico: Cdigo nico del establecimiento comercial que recibe la transaccin. Seccional: Seccional segn clasificacin a la que pertenece el comercio. Regional: Regional segn clasificacin a la que pertenece el comercio. Dispositivo de Acceso: Dispositivo de acceso por el cual ingresa la transaccin segn clasificacin de la bodega. (Pos Captura, Pos Autorizacin, Pos Hpdh, Referida, Minicajeros). Origen tarjetahabiente: origen del tarjetahabiente Nacional o Internacional (se debe obtener por el bin) Hora: Hora en la que se realiza la transaccin. Red Adquirente: Red que adquiere la transaccin Tipo de operacin: Ventas, Avances, Pagos, Pagos de Impuesto. P22, Pos EntryMode: Modo de entrada al pos, define por ejemplo si se tiene 37

lectura total o parcial de la banda. P25, Pos condition code: Para determinar si hubo presencia o no del tarjetahabiente. Terminal: Terminal por la cual ingresa la transaccin, se tiene la codificacin de terminales, pero para cajeros y terminarles de otras redes se tiene un nmero comodn. Cdigo de seguridad ECI (Indicador Comercio Electrnico): Determina el nivel de seguridad de las transacciones por comercio electrnico.

El volumen transaccional que la red maneja en promedio es de 16000.000 diecisis millones de transacciones al mes, esto equivaldra a 533.333 quinientas treinta y tres mil trescientas treinta tres transacciones por da, lo cual equivale a 6 transacciones por segundo. En temporada alta, diciembre, mes de mayo, semana santa y vacaciones, el volumen transaccional llega a 24000.000 veinticuatro millones de transacciones por mes, aproximadamente 10 diez transacciones por segundo. La cantidad de dispositivos instalados y administrados por la red es de alrededor 126.000 dispositivos de acceso de las diferentes tecnologas. Por lo tanto se le presta servicio de mantenimiento, seguimiento aproximadamente al mismo nmero de comercios. El nmero de entidades afiliadas a la red es de 19, las cuales emiten instrumentos de pago electrnico franquiciados y de marcas privadas segn su objeto y orientacin.

El Tndem o Nonstop, tambin se le llama switch porque enruta las transacciones de acuerdo a parmetros establecidos, posee tan solo 24 horas de backup, cada 12 horas le transmite la informacin al AS400.

El AS400, como se mencion anteriormente es un equipo de procesamiento, el cual administra diferentes tipos de sistemas y de informacin. Actualmente, tienen acceso a la mquina alrededor de 120 personas. El 70% de estos accesos, son para el aplicativo Afiliacin a comercios el cual diligencia cada uno de los comerciales en las diferentes oficinas alrededor del pas, se realizan novedades, entre otros. En el AS400 se lleva acabo al menos el 60% del proceso de Inscripcin y habilitacin de comercios. 38

El tiempo de backup del AS400 es de aproximadamente 3 das. Sin embargo cada 12 horas se realiza un ETL del AS400 a la Bodega de Datos

La Bodega de Datos, es el repositorio final de la informacin posee una memoria de datos desde el 2004, esto equivaldra a la informacin de aproximadamente 1.680000.000 mil seiscientos ochenta millones de transacciones. A La Bodega de datos se accede mediante la aplicacin Microestrategy, en la actualidad la empresa cuenta con 100 licencias para consulta directa en la bodega de datos. Dentro de la Bodega se encuentran estructurados varios datamart, de consulta de la informacin.

A continuacin se presenta el diagrama del Flujo de Informacin Actual, donde se identifican los datamart y los activos de informacin a los cuales la gran mayora de usuarios accede para obtener informacin.

CONFIDENCIAL

Grfico No. 14. Flujo Actual de la Informacin. Fuente: Elaboracin propia.

39

Dentro de la Bodega de datos se identificaron 9 datamart principales. Estos son los de mayor uso, en la Bodega de Datos ya que tienen 96 informes compartidos con las diferentes reas y son los ms usados en el transcurso del ao 2010 y 2011. Tambin, estos 9 datamart son fuente de informacin para la elaboracin de informes a las gerencias, vicepresidencias y juntas. El resto de datamarts no se tomaron en cuenta ya que fueron diseados para la operacin propia de cada una de las reas, y tambin porque perdieron vigencia o ya no se utilizan. En el cuadro No. 4 se presenta la relacin del No. de Informes compartidos por datamart. En el anexo No. 4, se puede observar en detalle, el nombre de cada uno de los informes, el objetivo y a quienes van dirigidos.

Cuadro No, 4 Principales datamart en la Bodega de Datos

Se elabor un inventario mapa de hardware y software por proceso, donde se encuentra la relacin de fuentes de informacin y destinarios, as como las necesidades de Hardware y Software. Este mapa se obtuvo de los cruces entre los diferentes tipos de informacin proporcionados por la carpeta de Gestin Documental. Para ver el detalle, revisar el Anexo No. 5 Mapa por proceso de las necesidades de Hardware, Software, fuentes de entrada productos de salida y responsables.

En este flujo de informacin se identifica que las principales fuentes internas a usarse en el sistema de informacin gerencial son: el AS400, los datamart de adquirencia, 40

cifras del negocio, autorizaciones y canje. Como fuentes externas se identific que se reciben archivos en Excel y pdf, que complementan la informacin para la generacin de informes, es el caso de la informacin de transacciones que pasan por la competencia, que son de otras franquicias, e informacin reportada por la Superintendencia Financiera.

Cuadro No. 5. Otras Fuentes de Informacin

Los resultados de este mapeo y anlisis de los sistemas, que soportan el negocio y son fuente para los informes dirigidos a quienes toman decisiones y hacen seguimiento del desempeo de la empresa, son el insumo principal para el diseo del Sistema de Informacin Gerencial.

10. LOS PLANES DE NEGOCIO Y SU RELACIN CON LA ORIENTACIN ESTRATGICA

En el desarrollo de esta etapa, cuyo objetivo es analizar los planes de negocio e identificar, analizar y evaluar el grado de relacin de estos con la Orientacin Estratgica de la organizacin. Se procedi a revisar el cuadro de mando integral de la 41

empresa y las iniciativas, posteriormente llamadas Planes de Negocio. Para empezar la empresa cuenta con un modelo integral de gestin, en el cual se soportan los cuatro pilares estratgicos, estos son: marca, tecnologa y procesamientos, recursos y gerencia, e informacin y gestin del conocimiento. Los cuales estn centrados en los objetivos corporativos, los cuales conducen al propsito bsico del negocio. En el grfico No. 15, se puede observar esta integracin.

CONFIDENCIAL

Grfico No. 15. Orientacin estratgica de la empresa. Fuente: La empresa

Estos pilares estratgicos se componen de la siguiente manera: Marca: Licencia de la franquicia para Colombia, Sistema de pagos que administra la red y Eje del desarrollo del negocio de instrumento de pago en el pas. Tecnologa y procesamiento: Infraestructura que soporta la red de procesamiento CONFIDENCIAL de instrumentos de pago, Infraestructura de comunicaciones, sistemas de informacin y complementarios. 42

Recursos y Gerencia: Dinero, personas, herramientas, Mecanismos para la toma de decisiones acertadas, giles y oportunas. Informacin y Gestin del Conocimiento: Datos convertidos en informacin, Sistemas de retroalimentacin

CONFIDENCIAL y aprendizaje, Evolucin

del

conocimiento

retroalimentacin de la organizacin.

La estrategia corporativa determina los lineamientos para la definicin del plan estratgico. En la siguiente grfica se identifican los elementos principales de la estrategia corporativa de la empresa.

CONFIDENCIAL

Grfica No. 16 Diagrama de la estrategia corporativa

La estrategia est orientada por medio de la siguiente visin, Ser lder en entrega de soluciones integrales de Negocio a la Industria de Instrumentos de Pago en 2012, consolidando su posicin local pero con visin internacional Hacer de la franquicia la marca lder 43

Posicionar a la red como la red lder soluciones de procesamiento

Para definir la estrategia en cada negocio se han definido los siguientes impulsores:

Negocio emisor y adquirente, MARCA: Penetracin: comportamiento de consumo de tarjetas nuevas en comercios ya existentes en el sistema, profundizar la presencia de los productos de la marca en el mercado objetivo Aceptacin: comportamiento de consumo de tarjetas existentes y nuevas en nuevos comercios, son todas las estrategias que tienen como fin la aceptacin de nuevos programas, en diferentes segmentos de los productos de la marca en el mercado objetivo Activacin, uso y retencin AUR: contribuir a la rentabilidad de los miembros, en esta perspectiva se equilibran las estrategias orientadas a nuestros clientes tales como: la satisfaccin, desarrollo de nuevos productos, retencin, adquisicin y penetracin, en los segmentos y mercados seleccionados

CONFIDENCIAL

Apoyo en procesamiento, RED: Movilidad: Permitir a los tarjetahabientes que por medio de su celular pueden acceder a los servicios Bancarios y realicen transacciones Procesamiento Bancario: Desarrollar nuevos servicios dentro de la cadena de valor del negocio de tarjeta al interior del banco Procesamiento Valor Agregado: Uso de la red, incrementar el volumen de transacciones penetrando los segmentos de transporte y salud Riesgo: Manejo integral del riesgo de fraude, operativo, financiero, la vado de activos

Los objetivos corporativos y de calidad se definieron con base en los Planes de Negocios, son los siguientes: 44

Desarrollar e implementar nuevos Productos/servicios, ampliando la cobertura del mismo (Indicador de Franquicia). Brindar atencin rpida y oportuna cumpliendo los estndares definidos para los niveles de servicio (Indicador de Niveles de Servicio). Soportar la Transferencia Electrnica de Fondos con actividades que garanticen la Seguridad del mismo (Indicador de Seguridad).

CONFIDENCIAL

Generar Economas de Escala para los asociados (Indicador de Economas de Escala). Asegurar la satisfaccin de nuestros clientes (Indicador de Servicio al Cliente). Lograr el compromiso y desarrollo del talento humano (Indicador de Clima organizacional)

Las metas para cada uno de los objetivos corporativos son establecidas anualmente por la alta direccin y se les realiza seguimiento en el Comit de Evaluacin y Seguimiento Proyectos Plan de Negocios. La herramienta utilizada para realizar el seguimiento de estos objetivos corporativos y estar gestionando los indicadores de estos, es el cuadro de mando integral.

El cuadro de mando integral es un mtodo para medir las actividades de una compaa o de un rea en trminos de su visin y estrategia. Proporciona a los administradores una mirada global que muestra continuamente cundo una compaa y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratgico. Tambin es una herramienta que ayuda a la compaa a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la estrategia.

Cada uno de los objetivos corporativos se encuentra compuesto por iniciativas, esto es planes de negocio, una unidad de medida y la participacin que esa iniciativa tiene dentro del cumplimiento del objetivo, es as como los objetivos que se clasifican en: Franquicia, tienen una participacin del 30% distribuido dentro de cada una de sus 5 iniciativas. Economas de escala, tiene una participacin del 40% con dos iniciativas. 45

Niveles de servicio, tiene una participacin del 4% con una iniciativa, Seguridad, tiene una peso del 16%, con dos indicadores.

Y finalmente, el objetivo estratgico, tiene un peso del 10%, dentro de este objetivo se encuentran los planes de negocio, que se redefinen cada ao, este objetivo est compuesto por 4 planes de negocio, estos son: Procesamiento Emisor, que contribuye con el 30%, para e indicador estratgico, Movilidad con el 20%, Soluciones Tecnolgicas con el 20% y Plan de Mercadeo con el 30%. A continuacin en las grficas No. 17 y 18, se ilustra la composicin de los objetivos corporativos, la unidad de medida del indicador y la participacin sobre el total.

CONFIDENCIAL

Grfico No. 17 Hacia la Visin. Elaboracin propia

En estas grficas se logra visualizar como esta delineado el camino para llegar a la 46

meta, esto es a la visin de la empresa, con el cumplimiento de los objetivos corporativos y estratgicos se contribuye a la consecucin exitosa de los objetivos, a continuacin en los grficos 17 se presentan la composicin y medicin de estos objetivos, lo cuales, como se mencion anteriormente se encuentran en un cuadro de mando integral para hacer su seguimiento de acuerdo al desempeo del negocio.

CONFIDENCIAL

Grafica No. 18 Composicin del cuadro de mando integral

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CONFIDENCIAL

Grfica No. 18 Composicin del cuadro de mando integral - objetivos estratgicos.

Los responsables, de cada uno de los objetivos que se encuentran, en definitiva es toda la organizacin. Sin embargo existen unos lderes que son los que gestionan cada una de las reas para el cumplimiento de los objetivos, ellos son los 14 gerentes de la empresa. El responsable del diligenciamiento de la informacin es el coordinador de estrategia el cual obtiene las cifras en su mayora de la bodega de datos, del informe del tablero de la industria generado por el rea de mercadeo y del informe de la sabana de productividad proporcionado por la gerencia de aceptacin a comercios.

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11.

NECESIDADES DE INFORMACIN PARA EL DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

Para el desarrollo de este captulo se busc identificar, validar y analizar las necesidades de informacin que soportar la toma de decisiones en el nivel estratgico de la organizacin. Es indudable que el uso apropiado de la informacin se ha constituido en una ventaja competitiva, ya que su adecuado procesamiento y posterior utilizacin, como base de las decisiones en una empresa, se convierte en un factor de diferenciacin difcil de ser percibido, copiado o igualado. Toda organizacin usa la informacin para tomar decisiones y dar solucin a los problemas y retos que se presentan en el transcurso de la produccin de riqueza mediante el proceso de agregar valor a los productos y servicios que se ofrecen. La necesidad de informacin surge cuando se quiere conocer y evaluar el comportamiento de la organizacin a nivel interno y externo, para satisfacer esas necesidades de informacin se requiere: reunir, clasificar, agrupar, transformar y analizar datos, que se convierten en informacin valiosa, que debe estar al alcance de la mano para el apoyo en la toma de decisiones. Tambin, se requiere de la informacin que permita y sugiera el mejoramiento de los procesos que se llevan a cabo para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para identificar las necesidades de informacin y posteriormente realizar la evaluacin de esas necesidades, se han realizado una serie de entrevistas a los futuros usuarios del SIG (Sistema de Informacin Gerencial) y algunos de sus colaboradores, en estas entrevistas se ha dado a conocer el alcance del SIG y se ha planteado una serie de preguntas que deben ser cuestionadas por el entrevistado para verificar el tipo de informacin necesaria, en su proceso de toma de decisiones.

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Luego de determinar cules son las necesidades se procede a la recoleccin de la informacin necesaria para los usuarios del SIG, para esto es necesario identificar las fuentes y los procesos de transformacin que sufre la informacin hasta el usuario final. Las necesidades de informacin de cada uno de los usuarios provienen tanto de estmulos internos como externos. Aunque los datos sean los mismos, la informacin que actualmente se produce no siempre sirve, ni es adecuada para todas las reas. Un colaborador de la empresa puede necesitar informacin que no sabe que existe e incluso que no sabe que necesita. En el desarrollo de esta etapa se entrevistaron de los 60 futuros usuarios del sistema de informacin gerencial, 38 usuarios, la diferencia se encuentra en lo siguiente: Los directores seccionales, que son 13 tienen las mismas funciones por lo cual se entrevist a uno solo en la sede Bogot de la empresa, Los gerentes regionales son 5 razn por la cual se entrevist a uno solo de los gerentes regionales, esto disminuye el nmero de entrevistados a 43. La diferencia de 5 entrevistas se da porque tres de los cargos se encuentran vacantes y dos estn de vacaciones.

Para el agendamiento de las entrevistas se envi el siguiente mail, Buenas tardes Solicito muy cordialmente su valiosa colaboracin en el diseo del sistema de informacin gerencial de la compaa, que nos permitir implementar el gobierno de la informacin y dar soporte para la toma de decisiones para lo cual vamos a presentar en esta fecha el alcance y recoger sus recomendaciones. Las entrevistas se desarrollaron de la siguiente manera: Al entrevistado de manera individual, como se explic en el numeral 4.3 y 4.3.1, se le proporciona una introduccin de que es un sistema de informacin gerencial, que implica y que se espera. Luego se aplicaba la entrevista. En el anexo No. 6 se encuentra la presentacin y en el Anexo No.7 los resultados de la entrevista.

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Tambin, se complementaron las entrevistas con las misiones, funciones y responsabilidades para cada cargo definidas en el manual de procedimientos y funciones de la empresa para cada uno de los cargos. Para mayor detalle dirjase al anexo No.7. en este anexo se puede encontrar la matriz de informacin de las entrevistas, los campos que esta matriz contiene son: Fecha de la entrevista, rea, Nombre, Cargo, Rol, Procesos a cargo, Decisiones que toma, Informacin que utiliza para la toma de decisiones y gestin del cargo, Dimensiones de la Informacin, Fuentes, Responsable Fuente, Informacin fuentes, Servidor de Consulta, Periodicidad, Necesidad de informacin, Posible Proveedor de Informacin, Problemas con la informacin actual, Qu informes produce y a quien se los provee, Equipo de apoyo, Comentarios, Misin, Manual de Funciones, Funciones y Responsabilidades Manual de Funciones, Nivel de Autoridad, Manual de Funciones Luego de esta recoleccin y anlisis de la informacin, se elabor una propuesta del mapa de necesidades, segn el rea al que pertenece, el cual se presenta a continuacin:

PyG: Estado de Prdidas y Ganancias

Grfico No. 19 Propuesta mapa de necesidades

51

Este mapa muestra las necesidades de informacin para cada una de las reas de la empresa, con base en la informacin proporcionada tanto en fuentes primarias como secundarias.

En la recoleccin y anlisis de informacin se identificaron las fuentes de informacin, que se presentan a continuacin, en los grficos 20 y 21. Los cuales son los que proporcionan la informacin para la Marca y para la Red, con estas dos fuentes sistematizadas y en el Sistema de Informacin Gerencial con los controles y ajustes necesarios se tiene gran parte del seguimiento y apoyo a toma de decisiones sistematizado.

CONFIDENCIAL

Grfico No 20 Fuentes de informacin para la marca

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CONFIDENCIAL

Grafico No. 21 Fuentes de informacin para la red

En la cuadro No 6, se realiz el compendio de los informes prioritarios y los que ms se utilizan, los cuales son elaborados por la gerencia de aceptacin con una periodicidad definida, e las entrevistas se obtuvo que estos informes son base para la gestin de las otras reas, as como el envo de informes a la alta gerencia y a la Junta Directiva.

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CONFIDENCIAL

Cuadro No. 6 Principales Informes de la red

Con base en reuniones y analizando la disponibilidad de la informacin existente, se valid en conjunto con la gerencia de planeacin y estrategia el mapa de necesidades de informacin. Dando prioridad a las necesidades de las reas que pertenecen a la vicepresidencia comercial y de mercadeo. En el grfico No. 22, se observa que la informacin en negro se valid y se defini como alcance para el diseo del SIG. Las otras necesidades identificadas se encuentran en proceso de revisin, las fuentes de informacin y como transformarlas y enviarlas a la bodega de datos, para posteriormente ser visualizadas en el SIG.

54

Grfico No. 22 Validacin del mapa de necesidades

En la grfica No. 23 se encuentra el flujo de informacin para la obtencin de los tableros de la marca.

CONFIDENCIAL

Grfico No. 23 Flujo de informacin para la obtencin delo tableros de Marca 55

En el grafico No. 24 se encuentra el flujo de informacin para la obtencin de los tableros de Red.

CONFIDENCIAL

Grfico No. 24 Flujo de Informacin para la obtencin de los tableros de red

Para el diseo de la estructura de informacin del SIG y los tableros de visualizacin, se tomaron como base las fuentes del tablero de la industria y los informes que este genera, as como las fuentes de la Sabana de productividad y gran parte de los informes que de all se generan, cifras del negocio y de productividad de la red. De estas dos fuentes procede al menos el 70% de la informacin que se utiliza para el seguimiento del negocio y la toma de decisiones, se utilizaron como gua los informes presentados a la Junta Directiva, Comit y cada una de las Vicepresidencias.

Se encuentra en anlisis y diseo los niveles de servicio de autorizaciones y fraude.

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El SIG cuenta con los siguientes aspectos esenciales:

Se disearon 6 mdulos para el SIG: Mercadeo: Mdulo que se encuentra dividido en dos partes las cifras referentes a Marca y las Cifras Referentes a Red. Luego de seleccionar la informacin que desea ver, el usuario visualizar los tableros en default. Financiera: Mdulo en etapa de anlisis para su posterior diseo y estructuracin Niveles de servicio: Mdulo en etapa de anlisis y diseo, Macroeconmicas: Mdulo en etapa de estructuracin Informacin a Bancos: Mdulo en donde los Bancos visualizarn los informes que actualmente se generan en mercadeo. Resultados: Mdulo en donde los usuarios visualizarn el comportamiento del Balanced Score Card, el cumplimiento de las metas y de los planes de negocio estratgicos como no estratgicos. A continuacin se presenta la propuesta de estructura, el diseo en materia de imagen se desarrollar con el rea de Publicidad y comunicaciones de la empresa, en el grfico No. 25.

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Grafico No. 25. Propuesta de estructura

El flujo de informacin para la informacin de Marca es la que se presenta en el siguiente grfico :

CONFIDENCIAL

Grafico No. 26. Flujo de informacin y estructura para los tableros marca

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El flujo de informacin y estructura para los tableros de la Red es el siguiente:

CONFIDENCIAL

Grafico No. 27. Flujo de informacin para los tableros red

Los grficos 26 y 27, muestran el flujo de informacin para la obtencin de los tableros de visualizacin y reportes, la cual se encontrara en la Bodega de Datos.

Los tableros de visualizacin se disearon con base en las vistas de informacin que actualmente utilizan las reas interesadas, en las identificadas como necesarias para su gestin y en los informes finales que se envan a Junta Directiva, Comits y Vicepresidencia.

A continuacin se adjunta las variables y los tableros definidos para cada una de las vistas de informacin, tanto para red como para marca. Ver grfico 28.

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CONFIDENCIAL

Grfico N 28. Estructura y arquitectura 1er Tablero

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Grfico N 28. Estructura y arquitectura 1er Tablero

El principal objetivo de este diseo es la utilizacin del usuario final, razn por la cual se personalizaron las entrevistas y se presentaron otras sesiones de trabajo para identificar y corroborar las necesidades de informacin la forma de desagregacin, la periodicidad, los indicadores entre otras variables.

Se busca que los usuarios finales tengan el dinamismo y la informacin necesaria al alcance, sin necesidad de generar reprocesos y consumos de tiempo innecesarios, para la obtencin de la informacin necesaria para su gestin en la toma de decisiones as como en el seguimiento del desempeo del negocio.

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12. SELECCIN DEL SOFTWARE IDONEO ACORDE CON LAS NECESIDADES DE LA RED DE BAJO VALOR

En este captulo se busca identificar, evaluar y seleccionar el software idneo que se ajuste a las necesidades de la organizacin en el cual se pueda implementar el SIG. Para esto se hace uso de la metodologa explicada anteriormente en el numeral 4.1 pargrafo c).

12.1 INTRODUCCIN

El anlisis de decisiones multicriterio (MCDA, Multiple-criteria decisin analysis) es una divisin de la Investigacin de Operaciones (IO), se ha convertido en un campo importante y con rpido crecimiento de la IO en el rea de toma de decisiones. El MCDA surgi hace aproximadamente 50 aos. Una recopilacin de los mayores desarrollos en MCDA se encuentra en la publicacin de Kksalan, MULTIPLE CRITERIA DECISION MAKING, From Early History to the 21st Century.

En el MCDA se consideran problemas de decisin con mltiples criterios en conflicto y agentes interesados, con informacin tanto cuantitativa como cualitativa para la toma de decisiones en cualquier entorno, ayuda a estructurar el problema y conduce a decisiones valoradas, sustentables y con un mayor nivel de justificacin. Dentro del anlisis de decisiones multicriterio se encuentra el mtodo denominado Proceso Analtico Jerrquico (AHP), fue desarrollada por Saaty en los aos setentas. (Saaty, 1994, 1996). El AHP brinda un marco racional para estructurar el problema de decisin, representar y cuantificar los elementos de decisin y para evaluar alternativas de solucin. Est mtodo ayuda a encontrar la solucin que mejor se ajusta a las necesidades y a la compresin del problema por parte de los decisores. Este mtodo fue aplicado al problema de seleccionar una plataforma de inteligencia de negocios para la Empresa.

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En la empresa se defini como repositorio nico de informacin la bodega de datos. Esta decisin fue tomada por la alta gerencia de la empresa, El presidente y los vicepresidentes, comercial y de mercadeo, administrativo y financiero y el de sistemas y operaciones. El objetivo principal de esta decisin es consolidar la informacin para el seguimiento del negocio, informacin fuente de proyecciones, informacin para el planteamiento de metas y el seguimiento de las mismas, en un nico lugar, la bodega de datos.

Con esta decisin se espera que todas las reas tengan la misma fuente y no presente diferencias significativas, al momento del cumplimiento de las metas.

La bodega de datos, es una coleccin de datos, est estructurada de una forma especial para soportar anlisis de informacin requeridos para la toma de decisiones del negocio. El sistema operativo es Oracle 10g PSeries 550-AIX. La forma para visualizar los reportes y obtener la informacin es mediante el software Microstrategy. Contiene la coleccin de informacin corporativa derivada de los sistemas operacionales. La forma en que los usuarios acceden a las cifras es mediante los datamarts los cuales han sido estructurados y diseados segn las necesidades del solicitante. Los datamarts son un subconjunto de la bodega de datos para un propsito especfico. Se puede ver como una vista de la bodega de datos orientada a un aspecto de negocio. Contiene los registros de operaciones llevadas a cabo en el respectivo proceso con sus valores (hechos) y caractersticas (dimensiones) y (medidas).

La arquitectura de la bodega de datos se muestra en el grfico No. 29, mediante los ETL diseados para los diferentes sistemas de informacin de la empresa, es el caso del AS400, El Tndem, Xcom, entre otros mencionados anteriormente, se cargan las tablas de la bodega de datos con la informacin, para su posterior utilizacin en los datamarts, mediante la herramienta de Inteligencia de Negocios, Microstrategy.

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CONFIDENCIAL
Cuadro No. 29 Arquitectura- Bodega de Datos

12.2 ENTENDIMIENTO DE LA DECISIN A TOMAR CON BASE EN TCNICAS MCDA

Para el funcionamiento del Sistema de informacin Gerencial es necesario Potenciar la Bodega de Datos como repositorio de informacin y de consulta, sin embargo la visualizacin y el tratamiento de la informacin en el ambiente de la bodega no es amable y no se encuentra predeterminado, por este motivo se ha decidi invertir en licencias para visualizacin de reportes exportables a Excel, pdf, y html entre otros, as como visualizacin mediante tableros de instrumentos (dashboards) diseados segn la necesidad y tipo de informacin a visualizar, permitiendo la interaccin del usuario con las diferentes aristas de la informacin, adicionalmente generar restricciones de acceso por seguridad segn el perfil.

Es en esta fase es donde se origina el problema de decisin, elegir en que licencias invertir, es decir, seleccionar una plataforma de inteligencia de negocios idnea que se 64

ajuste a la empresa y permita la implementacin del Sistema de Informacin Gerencial.

Es mediante la aplicacin del mtodo AHP a este problema que se seleccionar una plataforma de inteligencia de negocios para la Bodega de datos de la empresa. Este mtodo tiene un slido fundamento cientfico y est siendo utilizado en numerosas aplicaciones prcticas. Este mtodo matemtico est basado en el establecimiento de una estructura jerrquica del problema (Grfico No.31), permite trabajar con bastante informacin, admite la integracin de las opiniones y juicios de diferentes expertos y tiene en cuenta la consistencia de los juicios emitidos.

El presente ejercicio se ha desarrollado con el apoyo de 6 expertos miembros de la alta gerencia de la empresa. Los principales pasos del proceso de decisin que se ha seguido son los siguientes (Henig y Buchanan, 1996): 1. Anlisis de las alternativas. 2. Seleccin de los criterios de decisin. 3. Ponderacin de los criterios. 4. Valoracin de las alternativas segn cada criterio. 5. Clculo de la prioridad global en el conjunto de alternativas. 6. Anlisis de resultados e informe final.

12.3 PLANTEAMIENTO DE LA DECISION A TOMAR

Las plataformas de inteligencia de negocios son un tipo de software con diferentes aplicaciones, diseado para colaborar con el procesamiento de la informacin, en los procesos de las organizaciones. Especficamente se trata de herramientas que asisten el anlisis y la presentacin de los datos.

En Colombia estn disponibles para la compra gran nmero de licencias para 65

plataformas de inteligencia de negocios, dentro de las ms comunes estn: MicroStrategy, Information Builders, Cognos, eReports, Crystal Reports, BIRT, SAS, SAP, Microsoft, Quilkview, JasperServer y Pentaho, entre otras. Por polticas de la empresa se descartan las aplicaciones de Software Libre, debido al soporte tcnico el cual no est garantizado, adicionalmente de todas las opciones en el mercado, por recomendacin del rea Tcnica de la organizacin se redujeron a las opciones a cuatro: MicroStrategy, Distribuidor Sonda Red de Colombia Cognos, Herramienta de IBM, Cisco Systems Crystal Reports, Business Reports, SAP SAS

Si bien todos estas plataformas tienen funcionalidades similares, tambin divergen en algunas de sus aplicaciones, adicionalmente cada uno tiene diferentes fortalezas y debilidades dependiendo como se evalu, por lo cual resulta complejo adoptar una u otra. El panel de expertos que han apoyado el proceso de decisin est conformado por los directivos de la organizacin, pues son las personas encargadas de tomar este tipo de decisiones y por eso mismo conocen los requerimientos y necesidades que presenta la organizacin, as como que necesitan de una plataforma. Los expertos han sido: 1. Presidente 2. Vicepresidente de Sistemas y Operaciones 3. Vicepresidente Administrativo y financiero 4. Vicepresidente Comercial y de Mercadeo 5. Gerente de Planeacin y estrategia 6. Gerente de Proyectos de Sistemas

12.4 SELECCIN DE CRITERIOS

Para la seleccin de los criterios se realiz una descomposicin jerrquica, de acuerdo 66

al mtodo AHP. Para la seleccin inicial de los criterios se realiz una propuesta de posibilidades que fue consultada y aprobada por el panel de expertos, para realizar esta propuesta se utiliz la informacin disponible de los anlisis de Gartner del ao 2011.

Gartner, S.A. es un proyecto de investigacin de tecnologas de la informacin y de firma consultiva con sede en Stanford, Connecticut, Estados Unidos, Gartner incluye como clientes algunas grandes empresas, agencias de gobierno, empresas tecnolgicas y la agencias de inversin como BT, CV, Wall Street journal etc. La empresa se concentra en la Investigacin, programas ejecutivos, consultas y eventos, Gartner proporciona el anlisis de investigacin y el consejo para IT (tecnologas de la Informacin) profesionales, empresas de tecnologa y la comunidad de la inversin, relatan sus reuniones informativas, as como el peer networking service (servicios de pares en red) y programas de socios diseados explcitamente para CEOS y otros directores ejecutivos.

Gartner se define a s mismo como: Gartner, Inc. (NYSE: IT) es el lder mundial en investigacin de tecnologa de informacin y consultora. Entregamos la visin relacionados con la tecnologa necesaria para que nuestros clientes tomen las decisiones correctas, todos los das. De los CEOS y altos lderes de TI en las empresas y agencias gubernamentales, a los lderes de negocios en empresas de alta tecnologa y de telecomunicaciones y empresas de servicios profesionales, a los inversionistas de tecnologa, somos el socio valioso para 60.000 clientes en 11.600 organizaciones diferentes. A travs de los recursos de Gartner Research, Gartner Programas

Ejecutivo, consultora Gartner y Eventos Gartner, trabajamos con cada cliente para investigar, analizar e interpretar el negocio de las TI en el contexto de su papel individual. Fundada en 1979, Gartner cuenta con 4.600 asociados, incluyendo 1,250 analistas de investigacin y consultores, y los clientes en 80 pases. (Gartner, 2011). Los anlisis producidos por Gartner son fundamentales y de gran utilidad a la hora de realizar este tipo de investigacin para seleccin de tecnologas, debido a que Gartner se ha dedicado a evaluar y especificar qu aspectos son relevantes a tener en cuenta para una seleccin de esta clase, por ese motivo fue usado como punto de referencia 67

para este trabajo, concretamente se usaron los anlisis: Critical Capabilities for Business Intelligence Platform: Esta investigacin evala las capacidades de integracin de inteligencia de negocios de 13 plataformas,

menciona los cuatro casos de uso comn y ocho capacidades crticas que los evaluadores deben considerar al hacer la seleccin de proveedores o de las decisiones de racionalizacin. Magic Quadrant for Business Intelligence Platform 2011: El Cuadrante Mgico para Plataformas de Business Intelligence, Cuadro No. 30 ofrece una visin global de la opinin de Gartner acerca de los proveedores de software principales que deben ser considerados por las organizaciones que buscan el desarrollo de Business Intelligence (BI). Segn lo definido por Gartner, "las plataformas de BI permiten a los usuarios crear aplicaciones que ayudan a las organizaciones aprender y entender su negocio."

Grfico No. 30. Cuadrante Mgico de Plataformas para Inteligencia de Negocios

68

Adicional a los anlisis de Gartner, se tuvo en cuenta otros aspectos relevantes para la seleccin de los criterios tales como: necesidad de crear bases de datos alternas con la implantacin de una plataforma, necesidad de adquirir licencias adicionales a la principal para realizar las operaciones, conocimiento por parte del proveedor, entre otros. Teniendo en cuenta todo esto, los criterios seleccionados fueron los siguientes:

C1 Criterio Tecnolgico. En este criterio se agrupan los aspectos tcnicos para identificar de manera especfica las necesidades de la organizacin como usuario de una plataforma de inteligencia de negocios. <los siguientes son los subcriterios: C1.1 Generacin de base de datos alterna (Minimizar). Este subcriterio hace

referencia a la creacin de una base de datos alterna para que sincronice con el lenguaje de la plataforma a evaluar. Este criterio se califica en una escala de 1 a 5, donde una calificacin de 1 es mejor que 5 debido a que el subcriterio es a minimizar. C1.2 -Escalabilidad de volumen de datos (Maximizar): Se evalua la capacidad de la plataforma para cambiar su configuracin o tamao de acuerdo a las demandas futuras que pueda suscitar. Se valora de 1 a 5, donde una calificacin de 5 es mejor que 1 debido a que el subcriterio es a maximizar. C1.3 - Soporte SQL sofisticado (Maximizar): Evala la disposicin de un modelo de programacin rpido y sencillo para desarrolladores, eliminando la administracin de base de datos para operaciones estndar, y suministrando herramientas sofisticadas para operaciones ms complejas. Se valora de 1 a 5, donde una calificacin de 5 es mejor que 1 debido a que el subcriterio es a maximizar. C1.4 - Reporte interactivo, complejo (Maximizar). Evala la capacidad de crear reportes formateados e interactivos, con una distribucin altamente escalable y capacidades de programacin. Se valora de 1 a 5, donde una calificacin de 5 es mejor que 1 debido a que el subcriterio es a maximizar. C1.5Integracin (Maximizar): Evala la capacidad de diseo e implementacin de la funcionalidad, de enlace de la aplicacin (software a medida o paquete de software), de datos entre s, de infraestructura tecnolgica. Se valora de 1 a 5, donde una calificacin de 5 es mejor que 1 debido a que el subcriterio es a maximizar. 69

C1.6 - Reportes financieros para el seguimiento al desempeo del negocio (Maximizar): Capacidad de la plataforma para manejar una amplia gama de estilos de presentacin de informes financieros, paneles de rendimiento, indicadores, entre otros. Se valora de 1 a 5, donde una calificacin de 5 es mejor que 1 debido a que el subcriterio es a maximizar. C1.7 - Soporte de dispositivo mvil (Maximizar): Evala la capacidad de la plataforma de permitir acceso a dispositivos mviles inteligentes con caractersticas GSM, GPRS, EDGE, WCDMA, High-Speed Downlink Packet Access (HSDPA), High-Speed Uplink Packet Access (HSUPA), LTE, cdma2000 1xRTT, cdma2000 EV-DO y celulares

digitales (PDC). Se valora de 1 a 5, donde una calificacin de 5 es mejor que 1 debido a que el subcriterio es a maximizar. C2 Criterio Financiero C2.1 - Costo de Licencia principal (Minimizar): Costo que debe ser pagado por la empresa para instalar, acceder, estructurar la plataforma. Se valora en dlares estadounidenses. C2.2 Costo de Licencias adicionales (Minimizar): Corresponde a un incremento en

las licencias diferente al inicialmente pactado. Se valora en dlares estadounidenses. C2.3 Costo de capacitacin (Minimizar): Costo de la capacitacin por parte de la

consultora para capacitar a los futuros usuarios de la plataforma. Se valora en dlares estadounidenses. C2.4 Costo de Consultor externo para reporte bsico (Minimizar): Valor de la

consultora que debe ser contratada para la generacin de reportes y tableros. Se valora en dlares estadounidenses. C2.5 Costo de mantenimiento (Minimizar): Valor que debe ser pagado como rubro de mantenimiento de la plataforma. Se valora en dlares estadounidenses.

C3 Criterio Calidad C3.1- Conocimiento del proveedor (Maximizar): Se refiere al conocimiento por parte del proveedor acerca de la operacin propia de la empresa que va a implementar lla plataforma, experiencia propia, conocimiento de las operaciones detalladas del negocio, 70

entre otras. Se valora de 1 a 5, donde una calificacin de 5 es mejor que 1 debido a que el subcriterio es a maximizar.

12.5 PONDERACIN DE LOS CRITERIOS Los pesos de los criterios expresan la medida de la importancia relativa que ellos tienen para el decisor. Existe un profundo debate en la bibliografa sobre el significado que los pesos de los criterios ejercen segn el modelo MCDA con el que se est trabajando, as como la forma de obtenerlos. Bsicamente se presentan dos enfoques: en los modelos basados en la teora de la utilidad los pesos significan tasas de intercambio entre los criterios, mientras que en los modelos de superacin (Electre o Promethee) significan coeficientes de importancia (Belton y Stewart, 2002).

Siguiendo el mtodo AHP, en el cual los criterios se representan mediante un rbol jerrquico, se han de realizar comparaciones binarias entre los vrtices de cada nivel, en base a la importancia o contribucin de cada uno de ellos al vrtice del nivel superior al que estn ligados. Este proceso de comparacin conduce a una escala de medida relativa de prioridades o pesos de los elementos cuya suma total es la unidad. Para calcular los pesos de los criterios en cada nivel jerrquico estos han de ir comparndose dos a dos, preguntndose si el criterio Ci es mejor que el Cj (o viceversa) y cunto mejor, utilizando la siguiente escala(Saaty, 1994) (adaptado de Corts, 2007).

71

Cuadro No. 7 Escala de Saaty

Para el desarrollo de este ejercicio, se elabor un cuestionario que se envi a cada experto va correo electrnico (Anexo No.8).Se utilizaron los datos obtenidos para aplicar el mtodo AHP. Se unificaron los juicios individuales emitidos por los expertos para cada grupo de opciones (Criterios locales y Criterios globales) utilizando la media geomtrica, con estos nuevos datos se calcul la matriz de comparacin de criterios para cada caso y de esta forma se obtuvieron los pesos de los criterios.

72

Cuadro No. 8 Matrices de comparacin de criterios globales y locales resultados

Es importante aclarar que C3-Criterio de Calidad, cuenta con un solo subcriterio razn por la cual no se hace necesario la elaboracin de la matriz de comparacin.

Con los datos de los pesos de los criterios globales y locales se elabor el rbol jerrquico. El grfico No. 31 muestra la estructura jerrquica de criterios y sus pesos (local y global) entre parntesis. El peso local (L) significa la prioridad del subcriterio en relacin con el resto de criterios situados en el mismo subnivel (la suma de estos pesos es igual a 1). El peso global del subcriterio es el que resulta de multiplicar su peso local por el peso global del criterio inmediatamente superior del que se descuelga el subcriterio bajo consideracin. El grfico No. 31, se exhiben los resultados de los pesos de los criterios que resultan por agregacin, mediante la media geomtrica, de los juicios emitidos individualmente por cada experto.

73

Grfico No. 31 Representacin de la jerarqua de criterios y sus pesos Los criterios tecnolgicos son los valorados como ms importantes (55,8%), despus los de calidad (30,3%) y por ltimo los financieros (13,9%). Entre los criterios de ms bajo nivel, en base a las que se va a valorar cada una de las alternativas, se puede ver que el que tiene mayor peso global es el del Conocimiento del proveedor (30,3%), y el de menor peso es el del costo de capacitacin (0,7%).

12.6 VALORACIN DE LAS ALTERNATIVAS

Una vez determinados los criterios y la forma de valorar las alternativas, se construy la matriz de decisin, Cuadro No. 9. Los datos de la matriz fueron obtenidos a partir del anlisis de Gartner Critical Capabilities for Business Intelligence Platform, en donde los datos ya se encuentran cuantificados en una escala de 1.0 a 5.0 (Grfico No. 32). 74

Grfico No. 32 Critical Capabilities for Business Intelligence Platform. Fuente: Gartner

Tambin se utilizaron datos de las cotizaciones realizadas directamente a los proveedores de las diferentes plataformas. Se aprecia que las valoraciones de todos los criterios, excepto el de Conocimiento del proveedor, se basan en datos cuantitativos obtenidos de la forma anteriormente nombrada. La valoracin del criterio Conocimiento del proveedor y Generacin de base de datos alterna se obtuvieron por consenso y se bas en la experiencia de los miembros del panel.

75

CRITERIO

SUBCRITERIO

Max( ) Min( )

PLATAFORMAS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

UNIDAD

MICROSTRATEGY
Escala de 1 a 5. Tendencia a Minimizar

BUSINESS OBJECT
5 4 4 3,9 3,8 5 3,8

SAS
5 4 4 4,6 4,2 1,3 2,5

COGNOS
5 4 5 3,9 4,2 2,5 4,4 2.500 750 5.000 1.550 400 5.000 50.000 390 1

MAX LOCAL 5 5 5 5 4,2 5 4,4 2.500 1.100 5.000 50.000 650 5

Generacin de base de datos alterna Escalabilidad de volumen de datos Soporte SQL sofisticado

1 5

Tecnolgico

Reporte interactivo, complejo Integracin Reportes financieros Soporte de dispositivo mvil Costo de Licencia principal Costo de Licencias adicionales

Escala de 0,0 a 5,0. Fuente: Gartner. Tendencia a Maximizar

5 5 3,8 4,4 3,1 500

1.650 1.100 5.000 50.000 550 1 1

Financiero

Costo de capacitacin Costo de Consultor externo para reporte bsico Costo de mantenimiento

USD $. Tendencia a Minimizar

880 50.000 276

50.000 650

Calidad

Conocimiento del proveedor

Escala de 1 a 5. Tendendia a Maximizar

Cuadro No.9 Matriz de Decisin

Con los datos de la matriz se sigui aplicando el mtodo AHP, el cual permite transformar estas valoraciones en preferencias del decisor (en este caso el panel de expertos) de varias formas, segn sean los datos disponibles. Si algn criterio fuera cualitativo y dependiera de la opinin de cada miembro del panel de expertos se hubiera podido establecer la valoracin o prioridad de las alternativas para ese criterio por comparacin binaria, al igual que se ha procedido con los pesos. Esto es as porque el nmero de alternativas es menor que 7, cantidad considerada como mxima para poder establecer comparaciones sin producir grandes inconsistencias (Saaty, 1994). En el presente caso solo estaban las situaciones de los criterios Conocimiento del proveedor y Generacin de base de datos alterna donde se opt, por establecer una escala de 1 a 5 y que el panel de expertos, por consenso, estableciera la valoracin segn su opinin experta.

Con respecto a la matriz de decisin planteada, los datos no se encuentran en la misma escala, lo cual no permite realizar comparaciones. El paso a seguir para que los datos puedan ser comparables, es normalizalos mediante alguno de los mtodos de normalizacin presentados en el grfico No. 33. Los mtodos de normalizacin 76

recomendables y ms utilizados

son en los que se guarda la proporcionalidad, el con su frmula ,

mtodo del porcentaje del mximo ai, mximo local,

requiere de conocer el mximo local de cada uno de los subcriterios, mientras que el mtodo del porcentaje total de , con su frmula

, no exige este requisito, es

solo la ponderacin sobre la sumatoria de cada uno de los subcriterios.

Interpretacin % del mximo ai % del rango (mx ai mn ai) Isima % del total de componente del vector unitario 0 Vi 1 0 Vi 1 0 Vi 1 0 Vi 1

Frmula Vector normalizado Mdulo de V Conserva Proporcionalidad

Variable

Variable

Variable

No

No

Grfico No. 33 Mtodos de Normalizacin. Fuente: Apuntes clase de Toma de Decisiones. 2011

En el cuadro No. 10 se presenta la matriz normalizada mediante el mtodo del porcentaje del mximo ai,
Matriz Normalizada
CRITERIO SUBCRITERIO
Generacin de base de datos alterna Escalabilidad de volumen de datos Soporte SQL sofisticado Reporte interactivo, complejo Integracin Reportes financieros Soporte de dispositivo mvil Costo de Licencia principal Costo de Licencias adicionales

Max( ) Min( )

UNIDAD

PLATAFORMAS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS BUSINESS MICROSTRATEGY SAS COGNOS OBJECT

0,2 1,0 1,0 1,0 0,9 0,9 0,7 0,2 0,8 0,0 1,0 0,4 1,0 1,0 0,8 0,8 0,8 0,9 1,0 0,9 0,7 1,0 1,0 1,0 0,8 0,2 1,0 0,8 0,8 0,9 1,0 0,3 0,6 1,0 0,7 1,0 1,0 1,0 0,2 1,0 0,8 1,0 0,8 1,0 0,5 1,0 0,6 0,4 1,0 1,0 0,6 0,2

% Criterio

0,150 0,052 0,071 0,071 0,048 0,060 0,107 0,012 0,012 0,007 0,012 0,095 0,303

Tecnologco

Escala de 0,0 a1

Financiero

Costo de capacitacin Costo de Consultor externo para reporte bsico Costo de mantenimiento Conocimiento del proveedor

Calidad

Cuadro No.10 Matriz de decisin normalizada mtodo del porcentaje del mximo ai. 77

A continuacin en el cuadro No. 11 se presenta la matriz normalizada mediante el mtodo del porcentaje total de
Matriz Normalizada
CRITERIO SUBCRITERIO
Generacin de base de datos alterna Escalabilidad de volumen de datos Soporte SQL sofisticado Reporte interactivo, complejo Integracin Reportes financieros Soporte de dispositivo mvil Costo de Licencia principal Costo de Licencias adicionales

.
PLATAFORMAS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS BUSINESS MICROSTRATEGY SAS COGNOS OBJECT
0,1 0,3 0,3 0,3 0,2 0,3 0,2 0,1 0,3 0,0 0,3 0,1 0,6 0,3 0,2 0,2 0,2 0,2 0,4 0,3 0,3 0,4 0,3 0,3 0,3 0,1 0,3 0,2 0,2 0,3 0,3 0,1 0,2 0,4 0,2 0,3 0,3 0,3 0,1 0,3 0,2 0,3 0,2 0,3 0,2 0,3 0,3 0,1 0,3 0,3 0,2 0,1

Max( ) Min( )

UNIDAD

% Criterio

0,150 0,052 0,071 0,071 0,048 0,060 0,107 0,012 0,012 0,007 0,012 0,095 0,303

Tecnologco

Escala de 0,0 a1

Financiero

Costo de capacitacin Costo de Consultor externo para reporte bsico Costo de mantenimiento Conocimiento del proveedor

Calidad

Cuadro No.11 Matriz de decisin normalizada mtodo del porcentaje total de

12.7 CLCULO DE LA PRIORIDAD GLOBAL Y ANLISIS DE RESULTADOS

Una vez obtenidos los datos normalizados se calcula el vector de prioridad global. El vector de prioridad se obtiene mediante la suma ponderada de los criterios por cada una de las alternativas, se debe tener en cuenta que los criterios que tienen a minimizar se les antepone el signo negativo, mientras que los que tienden a maximizar les antecede signo positivo. De esta manera obtenemos el resultado final en donde el mayor valor corresponde a la alternativa que se debe elegir, el grfico No. 33 muestra los resultados del vector de prioridad global y su respectiva grfica.

78

Grfico No. 34. Resultados vector de prioridad global

Se puede observar que el resultado de los dos mtodos de normalizacin calculados, corroboran a la plataforma Microstrategy como la ms adecuada para la organizacin, teniendo en cuenta todos los criterios establecidos y ponderados por el panel de expertos.

79

13. CONCLUSIONES

Las empresas buscan continuamente mejorar la eficiencia en sus operaciones. Para tener una rentabilidad ms alta. Los sistemas y tecnologas de la informacin, son algunas de las herramientas disponibles ms importantes para que los gerentes consigan niveles de eficiencia y productividad ms altos en las operaciones empresariales, especialmente cuando se conjugan con cambios en las prcticas de negocios y en el comportamiento administrativo.

Los sistemas de informacin son muy variados y de diferente naturaleza dentro de las empresa, se tienen lenguajes, estructuras consumo de recursos diferentes. Sin embargo, estos sistemas al integrarse permiten extraer y manipular informacin de una manera flexible. Se debe tener un amplio conocimiento de la operacin del negocio para coordinar el flujo de informacin entre los diferentes sistemas dentro de la organizacin, y de esta manera estructurar el sistema de informacin gerencial.

En el desarrollo del presente trabajo se logr disear el SIG alineado con la orientacin estratgica de la empresa para el soporte en la toma de decisiones a nivel estratgico. El propsito de este sistema es apoyar el direccionamiento y la toma de decisiones en la organizacin. Se trat no solo de la identificacin de las fuentes de informacin, si no de incorporar apropiadamente las necesidades de los usuarios del SIG. Es el caso de la asignacin del peso y unidad de medida de los planes de negocio.

El diseo del SIG se realiz con base en las necesidades de cada uno de los futuros usuarios del SIG y el flujo de la informacin, contando con la asesora y acompaamiento tanto de ellos. As como de los generadores de la informacin. Se busc la consistencia de la informacin y la unificacin de la misma, que se obtiene de los diferentes sistemas.

Se concluy que el software ms adecuado para el desarrollo, implementacin y uso 80

del SIG, en la generacin de reportes, y visualizacin de tableros, es Microstrategy, con esta herramienta se busca tambin potencializar el uso de la bodega de datos como repositorio de informacin para los informes gerenciales, de Junta directiva, seguimiento del desempeo del negocio y para apoyo en la toma de decisiones

En la implementacin de este avance, el diseo del SIG, se aportar bienestar a la empresa, con la correcta difusin ayudando a fortalecer los procesos de toma de

decisiones y seguimiento de metas, para el cumplimiento de la estrategia.

La premisa de la literatura, es que los sistemas de informacin que apoyar la toma de decisiones y a realizar el seguimiento al desempeo del negocio, para los gerentes y colaboradores, producen mejores decisiones y mayor rentabilidad. Sin embargo, no se puede pretender que los sistemas de informacin mejoren todos los tipos de decisiones que se toman en las organizaciones.

14. RECOMENDACIONES

Como recomendacin, las salidas del SIG en este caso los reportes y tableros, deben satisface los criterios de calidad, precisin, integridad, consistencia, completitud, validez, oportunidad y accesibilidad. La empresa debe definir cul es el nivel de error para tolerar en la operacin de su negocio y los planes de accin necesarios para mitigar ese error.

Durante el desarrollo del presente trabajo se identificaron diferentes niveles de imprecisin y en la mayora de casos graves errores en la informacin, los cuales degradan notablemente la calidad de la informacin y por ende, dan como resultado, prdida de confianza en los informes por parte de todas las rea de la empresa y detrimento significativo en los ingresos de la misma.

81

Se debe tener en cuenta que para el xito del SIG en la organizacin, se debe generar un cambio total en la organizacin, capacitando, instruyendo y realizando los ajustes necesarios para que los usuarios vean y potencialicen las bondades del SIG.

82

BIBLIOGRAFA

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29. CriticalCapabilitiesfor

Business

IntelligencePlatform,

Gartner

2011,

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2011.http://www.gartner.com/technology/home.jsp

86

Anexo No. 1

87

FACULTAD DE INGENIERA Vicedecanatura Acadmica POSGRADOS

PRESENTACIN PROPUESTA TESIS DE DOCTORADO: TRABAJO FINAL DE MAESTRA: TESIS DE MAESTRA: TRABAJO FINAL DE ESPECIALIZACIN

1. PROPONENTE: Rosa Janeth Rodriguez Ahumada. CDULA:52706942 2. PROGRAMA: Maestra en Ingeniera- Ingeniera Industrial. 3. DIRECTOR PROPUESTO: PhD. Flix Antonio Corts Aldana. DEPARTAMENTO: Ingeniera de Sistemas e Industrial. ASESORES: PhD. Jose Ismael Pea Reyes. 4. TTULO: Diseo de un Sistema de Informacin Gerencial alineado con La Orientacin Estratgica de La Empresa para el Soporte en la Toma de Decisiones a Nivel Estratgico. REA: Sistemas de Informacin LNEA DE INVESTIGACIN: Investigacin De Operaciones, Toma de Decisiones. 5. ANTECEDENTES Los Sistemas de Informacin, los cuales se definen como un Conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen informacin, para apoyar la toma de decisiones y el control de una organizacin (Laudon, Laudon 2008), que proveen informacin pasada, presente o proyecciones de sta, relacionada con las operaciones internas, la administracin y las funciones de toma de decisiones de una organizacin, permiten hoy en da maximizar la eficiencia operativa y el rendimiento en los negocios, al facilitar el manejo de los grandes volmenes de datos procedente de mltiples fuentes, que llegan en diferentes formatos, los cuales hay que recoger, ordenar, explotar, y manipular para obtener un valor agregado. Debido a esto, dichos Sistemas de Informacin son cruciales para: la planificacin, el control, la organizacin y la realizacin de los procesos y la toma de decisiones en las empresas (Walsham, 1993). Con el nimo de facilitar el anlisis de la informacin generado por los diferentes planes de negocios de las distintas gerencias y unidades de la empresa, La Organizacin desea disear y desarrollar un Sistema de Informacin Gerencial que permita generar informes en tiempo real los cuales soportaran el anlisis y la toma de decisiones de una manera ms gil, a la vez que les permite validar y corroborar la informacin referente a los planes de negocios generados por las diferentes gerencias al 88

igual que tomar decisiones en un determinado periodo de tiempo para adoptar las medidas adecuadas y oportunas alineadas con la estrategia de la empresa. Otra de las caractersticas importantes de los sistemas de informacin gerencial es que son la forma ms comn de sistema de apoyo gerencial, ya que suministran a los usuarios finales productos de informacin que respaldan gran parte de los procesos cotidianos de toma de decisiones, mediante la provisin de informes y presentaciones a la gerencia. Los contenidos de estos productos de informacin son especificados de antemano por los gerentes de manera que contengan toda la informacin necesaria. Los sistemas de informacin gerencial recuperan de las bases de datos informacin o de informes preestablecidos actualizados sobre operaciones de las empresas y tambin obtienen a partir de fuentes externas datos del entorno empresarial. Ver grfico 1.

Grfico 1. Fuente: Laudon (2008) Para que los gerentes puedan tomar las decisiones convenientes, es necesario contar con una adecuada y oportuna comunicacin de objetivos y resultados, a travs de la organizacin. Dicha comunicacin se realiza mediante reportes que pueden ser emitidos peridicamente o en forma expresa, en la cual se incluye la informacin pertinente para cada nivel de decisin. Un sistema de informacin gerencial adecuado deber producir los reportes jerrquicamente, empezando con reportes detallados de las operaciones en el nivel de la gerencia operacional y sintetizando la informacin conforme se asciende en la estructura organizativa, lo que obliga a definir las necesidades de informacin de los diferentes usuarios. Para definir estas necesidades de informacin es preciso hacer alusin a la clsica estructura piramidal y los diferentes requerimientos en cuanto a caractersticas de la informacin y estructura de decisin, que existen para los tres niveles de decisin: estratgico, tctico y operacional. Grfico.2.

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Grfico 2. Fuente: OBrien (2001) Las necesidades de informacin van cambiando segn los niveles de la pirmide. Es decir que, en la base las caractersticas de la informacin son de enfoque estrecho, detallado, interno, frecuente e histrico, y cambian a caractersticas de amplio alcance, resumidas, externas, ocasionales, progresivas en la cspide. El nivel gerencial estratgico, requiere: informes, pronsticos, e informacin externa ms resumida y no programada, mientras que las personas que toman decisiones a nivel gerencial operacional, requieren: informes internos con especificaciones, donde se haga nfasis en comparaciones detalladas de datos histricos y actuales, con lo cual la toma de decisiones ms estructuradas se da en las operaciones diarias. 6. MARCO CONCEPTUAL El mtodo del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de informacin consta de una serie de actividades que los interesados e involucrados en el sistema de informacin realizan para desarrollar e implementar un sistema de informacin. (Riveros, 1995) El mtodo del ciclo de vida abarca varias etapas de planificacin, anlisis organizacional, anlisis de requerimientos, diseo, desarrollo e implementacin del sistema de informacin, el uso y su mantenimiento. Con base en esta metodologa se trabajar el sistema de informacin. El tiempo de duracin de un sistema de informacin especfico depende del tipo de la organizacin, los recursos a utilizarse, necesidades inmediatas y requerimientos futuros. Sin embargo, cualquier sistema de informacin, deber ser susceptible a mejora, adaptacin, adecuacin y ajuste, ya que tiene que responder a las condiciones dinmicas de las organizaciones.

90

Planificacin

Uso y Mantenimie nto

Anlisis

Implementa cin

Diseo

Grfico 3. Fuente: Riveros (1995) La fase de planificacin permite definir: El alcance del proyecto. Los factores potencialmente crticos. El orden de las tareas. La base para el control del desarrollo. Durante la primera etapa del ciclo se aplica el enfoque sistmico para la resolucin de problemas, el cual comprende una serie de pasos. El reconocimiento, normalmente es realizado por los gerentes, para determinar la existencia de un problema o la necesidad de implementar un sistema de informacin. La fase de anlisis, comienza al finalizar la etapa de planificacin. En esta etapa se estudian las necesidades de informacin de los usuarios finales, constituyndose la base del diseo de un sistema de informacin. Incluye una revisin de los sistemas de informacin actuales para evaluar sus capacidades y deficiencias; especificacin de los objetivos del sistema a disear, los objetivos y limitaciones, un estudio del potencial de las necesidades de informacin de los usuarios, anlisis de requisitos del sistema y la especificacin. Esta fase incluye un anlisis de las funciones principales del sistema y el desarrollo de un sistema arquitectura (identificacin de los principales componentes del sistema y sus interrelaciones). Es esencial involucrar al usuario final en el sistema de actividad requisitos, para asegurar el desarrollo de un sistema que responda plenamente a las necesidades del usuario. La fase de diseo, consiste en la descripcin y determinacin de los procesos y datos que requiere el nuevo sistema. En esta fase se toman las decisiones respecto a que informacin se recoge en el SIG, la forma en que se codificarn, la frecuencia con que se recogen, y en qu niveles de detalle, cual informacin debe ser agregada y cual detallada, responsables. 91

La fase de implementacin, comprende la adquisicin e integracin de los recursos fsicos y conceptuales. Esta etapa consiste en desarrollar todos los componentes del sistema - los procedimientos de recopilacin de datos, formas, transferencia y el procesamiento, los procedimientos de entrada de datos y pantallas, software, formularios de memoria, la distribucin de informes, procedimientos de control de calidad, etc. La fase de uso y mantenimiento, esta es la etapa final del ciclo de desarrollo de sistemas. Comprende: supervisin, evaluacin y modificacin del sistema. En esta fase se deben tener todos los recursos necesarios para explotar, mantener y mejorar el sistema de informacin. Un aspecto crucial de la fase de uso y mantenimiento del sistema es el hecho de que el equipo de diseo del SIG, en esta fase terminar su participacin en el SIG. En ese punto, es importante que el cliente cuente con el personal, el saber cmo y los recursos para continuar la operacin del sistema, mantenerlo y mejorarlo, sin ms ayuda de parte del contratista. En el modelo actualizado de DeLone & McLean (2003) se presentan 6 dimensiones de xito para medir el nivel de efectividad de un Sistema de Informacin en la organizacin. A continuacin se presentan las 6 dimensiones: Calidad del Sistema que produce la Informacin: Precisin de los datos Actualidad de los datos Facilidad de uso Facilidad de aprendizaje Facilidad de acceso Realizacin de requerimientos del usuario Utilidad de las caractersticas y funcionalidades del sistema Precisin del sistema Flexibilidad del sistema Confiabilidad del sistema Integracin de sistemas Tiempo de respuesta Calidad de la Informacin producida por el sistema: Importante til Informativa Clara y Entendible Formato correcto Actual Precisa Confiable Parcial 92

Consumo (Uso) de la Informacin: Frecuencia de acceso Nmero de peticiones Registros accedidos Tiempo de conexin Funcionalidades utilizadas Uso directo/indirecto Uso voluntario/obligado Uso apropiado Tipo de informacin accedida: operativa/estratgica Tipo de uso: registro/control/planeacin Respuesta (Satisfaccin) al uso de la informacin: Satisfaccin de la informacin (necesitada/recibida) Satisfaccin con el software Satisfaccin para la toma de decisiones Satisfaccin total con el sistema Experiencia satisfactoria (disfrutar/pasarla bien) Efecto de la informacin en el comportamiento (Impacto Individual): Mejorar la productividad individual Poder individual Soporte en la realizacin de tareas Tiempo tomado para completar las tareas Mayor entendimiento del contexto Comprensin de la informacin Aprendizaje Efectividad en la toma de decisiones Calidad de la decisin Mejorar el anlisis Tiempo para tomar la decisin Participacin en la toma de decisiones Efecto de la informacin en el desempeo organizacional (Impacto Organizacional): Operativo Reduccin de costos/tiempos de operacin Mejora en la administracin de recursos Mejora de la productividad general Incremento en las ventas, beneficios, acciones Estratgico Mejora en las relaciones con clientes y proveedores 93

Nuevos productos, servicios y modelos Mejora la toma de decisiones Ventaja Competitiva

Social Creacin de trabajo Desarrollo econmico Evaluacin de Sistemas de Informacin por medio de la Calidad del Servicio, soporte del departamento de sistemas y el personal tcnico. Precisin Responsabilidad Confiabilidad Competencia tcnica Empata 7. IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACION Los sistemas de informacin son un arma estratgica, capaz de cambiar la forma en que la compaa compite, toma decisiones, desarrolla sus procesos de negocios, entre otras actividades de la empresa, en consecuencia stos sistemas mejoran la organizacin y la ayudan a ganar "ventaja y fortaleza competitiva. Con el nimo de sumar esta arma estratgica al conjunto de herramientas necesarias en el que hacer corporativo, Las empresas invierten en sistemas de informacin para obtener diferentes objetivos estratgicos de negocios, como excelencia operativa, nuevos productos, servicios y modelos de negocios, buenas relaciones con el cliente y proveedores, toma de decisiones mejoradas, ventaja competitiva y supervivencia. (Laudon, 2008). Adems, es destacable que los sistemas de informacin se estructuran de un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin, ayudan a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos. Esta arma estratgica desempea tres funciones esenciales en cualquier tipo de organizacin: Respaldar las operaciones empresariales Respaldar la toma de decisiones Respaldar la ventaja competitiva estratgica Los sistemas de informacin en general son sistemas de apoyo a la toma de decisiones, son recursos de las organizaciones para proporcionar informacin a los gerentes, ayudarlos a resolver sus problemas y facilitar la comunicacin empresarial, como se muestra en la Grfica 3. 94

PROBLEMA SISTEMAS DE INFORMACION TOMA DE DECISIONES

SOLUCION
Grfico 4. Fuente: OBrien (2001) Ante la necesidad de alinear los planes de negocios de la empresa a la planeacin estrategica de la misma, y estar revisando de manera constante, veraz y oportuna el avance de estos planes de negocio, y las actividades propias de la Organizacin ha decidido que es importante tener un sistema de informacin gerencial en su organizacin.

8. OBJETIVO GENERAL Y OBJETIVOS ESPECFICOS: OBJETIVO GENERAL Disear el Sistema de Informacin Gerencial alineado con La Orientacin Estratgica de La Empresa para el Soporte en la Toma de Decisiones a Nivel Estratgico.

OBJETIVOS ESPECFICOS A. Diagnosticar la situacin actual de la organizacin en lo referente a la informacin que es entregada al nivel estratgico para la toma de decisiones con base en la documentacin entregada por la organizacin. B. Analizar los sistemas de informacin que retroalimentan el proceso de toma de decisiones asociado al nivel estratgico de la organizacin. C. Analizar los planes de negocio e identificar, analizar y evaluar el grado de relacin de estos con la Orientacin Estratgica de la organizacin. D. Identificar, validar y analizar las necesidades de informacin para el diseo de informacin gerencial que soportara la toma de decisiones en el nivel estratgico de la organizacin. 95

E. Desarrollar un modelo para identificar, evaluar y seleccionar el software idneo que se ajuste a las necesidades de la organizacin en el cual se pueda implementar el SIG. 9. METODOLOGA: Como se coment en el marco conceptual, la presente propuesta se desarrollar bajo el mtodo del ciclo de vida para el diseo de sistemas de informacin. Se desarrollarn las fases de planificacin, anlisis organizacional, anlisis de requerimientos y diseo estas fases comprenden una serie de actividades las cuales se desarrollarn en el trabajo para la consecucin de los objetivos, adems del estudio y anlisis de la situacin actual de la organizacin, y el desarrollo del modelo para seleccionar el software: A) Etapa 1. Estudio y anlisis de la situacin actual: En esta etapa a travs de un diagnstico en donde se estudiar y analizar la situacin actual de la organizacin en lo que concierne a la informacin utilizada por el nivel estratgico para la toma de decisiones, se obtendr un panorama general acerca de las necesidades de informacin, el proceso actual de toma de decisiones, y la orientacin estratgica de la organizacin definida por ella en el Plan Estratgico o su equivalente, entre otros aspectos con base en la documentacin e informacin entregada por la organizacin. Etapa 2. Comprende las 3 primeras fases del ciclo de vida para un Sistema de Informacin: B.) Fase 1. Fase de Planificacin del SIG: En esta fase es necesario caracterizar y analizar el objeto de trabajo (Diseo de un Sistema de Informacin Gerencial alineado con La Orientacin Estratgica de La Empresa para el Soporte en la Toma de Decisiones) mediante el diagnstico de la situacin actual de la organizacin obtenido de la etapa anterior y la documentacin a disposicin por parte de la organizacin, se elaborar un mapa con los actuales sistemas de informacin, entendiendo e identificando los principales sistemas que apoyan y soportan las operaciones y procesos para la toma de decisiones a nivel estratgico. De esta manera se identificarn las fuentes, responsables, usuarios entre otros interesados e involucrados en el sistema de informacin gerencial. C.) Fase 2a. Fase de Anlisis de los Planes de Negocio: En esta fase se busca obtener el grado de relacin de los planes de negocio con la planeacin estratgica de la organizacin. Con base en esa relacin se identificarn los interesados, los usuarios, participantes, proveedores de informacin, las incertidumbres, las cuestiones esenciales, el entorno, las restricciones y el alcance para el sistema de informacin gerencial. D.) Fase 2b. Fase de Anlisis del Sistema de Informacin Gerencial: En esta fase se identificarn las necesidades de informacin para la toma de decisiones en el nivel estratgico de la organizacin con base en el diagnstico inicial y el resultado de la Fase 2a. Estas necesidades de informacin luego se validarn, por medio de entrevistas semi-estructuradas con los futuros usuarios del 96

sistema de informacin a nivel estratgico. Posteriormente se realizar un anlisis entre el objetivo principal del sistema de informacin (el cual es, el soporte a la toma de decisiones a nivel estratgico) y las necesidades de informacin validadas con los usuarios del sistema de informacin gerencial. Fase 3. Fase de Diseo: Esta etapa comprende el core del presente proyecto, ya que una vez culminada la etapa 1 y las fases 1 y 2 de la etapa 2, se lograr disear el Sistema de Informacin ms apropiado para la consecucin de los objetivos del presente proyecto y de la organizacin. En esta fase se preparar el diseo detallado del sistema, se elaborarn los modelos de formatos, reportes e informes de entrada y salida del sistema de informacin gerencial identificando responsables, se diseara la configuracin de los informes para el nivel estratgico de la organizacin. E.) Modelo para seleccin del software: la solucin a este problema se desarrollar bajo una metodologa de Anlisis Multicriterio la cual permitir conseguir los objetivos propuestos: identificar, evaluar y seleccionar el software idneo que se ajuste a las necesidades de la organizacin en el cual se pueda implementar el sistema de informacin gerencial diseado.

10. ACTIVIDADES A DESARROLLAR: A continuacin se describen las principales actividades especficas a desarrollar en cada una de las etapas del proyecto: ETAPA 1. 1. ESTUDIO Y ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL Principales Actividades Entendimiento y Anlisis de la situacin actual de la organizacin con base en la informacin provista por la misma Entendimiento e Identificacin de los principales sistemas de informacin que apoyan las operaciones y procesos para proveer informacin al nivel estratgico en el proceso de toma de decisiones Identificacin de la planeacin estratgica de la organizacin y los planes de negocio Identificacin de los productos y servicios y los elementos para la toma de decisiones Estudio de la informacin relevante para construir un estado del arte en relacin al problema a solucionar ETAPA 2. FASE 1. 2. FASE DE PLANIFICACION DEL SIG Principales Actividades 97

Identificacin de los sistemas de informacin y la estructura operativa que apoyan y soportan las decisiones a nivel estratgico Definicin del alcance del sistema de informacin gerencial Definicin de los niveles de informacin utilizada para soportar el proceso de toma de decisiones Entrevistas con usuarios y participantes Identificacin de los requisitos de informacin Identificacin de las restricciones de informacin

ETAPA 2. FASE 2. 3. FASE DE ANALISIS DE LOS PLANES DE NEGOCIO Principales Actividades Anlisis de los planes de negocio, identificando los objetivos y lo principales indicadores de desempeo Identificacin del grado de relacin de los planes de negocio con la planeacin estratgica de la organizacin ETAPA 2. FASE 3. 4. FASE DE DISEO Principales Actividades Preparacin del diseo detallado del sistema de informacin gerencial Elaboracin de formatos, reportes e informes (entrada y salida) Identificacin de responsables Identificacin y Evaluacin de las alternativas del sistema de informacin gerencial Seleccin de la mejor forma de configuracin de los informes para el nivel estratgico ETAPA 3. 5. MODELO PARA SELECCIN DEL SOFTWARE Principales Actividades Entendimiento y anlisis de la metodologa de anlisis multicriterio Realizacin de un anlisis para escoger el mtodo o tcnica de anlisis multicriterio para que se emplear para la seleccin del software Uso de la metodologa de anlisis multicriterio para la identificacin, evaluacin y seleccin del software que se ajuste a las necesidades de la organizacin 11. CRONOGRAMA: A continuacin se describe el cronograma de actividades del presente proyecto.

98

12. BIBLIOGRAFA BSICA: ANDREW, Rafael, RICART, Joan y VALOR, Joseph. Estrategia y Sistemas de Informacin Segunda edicin. IESE McGraw-Hill / Interamericana de Espaa. Madrid, 1996. ISBN 84-481-0508-7 ARAGONS, P. Aproximacin a la Toma de Decisiones Multicriterio en Proyectos. Implementacin de una Metodologa Multicriterio Multiexperto. 1995. 99

COHEN KAREN, Daniel y ASIN LARES, Enrique. Sistemas de Informacin para los Negocios: Un enfoque de toma de decisiones. Tercera edicin. McGraw-Hill Interamericana Editores. Mxico, 2000. ISBN 970-10-2658-6 CASTELLANOS, Horacio. Desarrollo de Sistemas de Informacin. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Ingeniera Sede Bogot. 1999. CORTS Aldana, Flix., GARCIA Meln, Mnica. "Using multi-criteria decision-making for selecting broad-band technology for the National University of Colombia, Bogot." Revista Ingeniera e Investigacin: 132-137. 2007. DELONE, W. & MCLEAN, E. Information Systems Success Revisited. Proceedings of the 35th Hawaii International Conference on System Sciences. 2002. DIAZ, Beatriz. Apuntes de Clase y otras presentaciones. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Administracin Sede Bogot. 2011. GARCIA PEREZ, Fernando, CHAMORRO ATANCE, Flix y MOLINA LOPS, Jos Manuel. Informtica de Gestin y Sistemas deInformacin. McGraw-Hill / Interamericana de Espaa. Madrid, 2000. ISBN 84-481-2767-6 KENDALL Kenneth y KENDALL Julie. Anlisis y Diseo de Sistemas. Editorial Prentice Hall .1991 LAUDON, Kenneth C. y LAUDON, Jane P. Sistemas de Informacin Gerencial, Administracin de la Empresa Digital. Editorial Prentice Hall. 10 ed. 2008 MARSHALL, Kimball P. Sistemas de Informacin de Mercadotecnia. Internacional Thomson Editores. Mxico, 1999. ISBN 968-7529-35-6 McLEOD. Raymond. Sistemas de Informacin Gerencial. Sptima edicin. Pearson educacin, Prentice Hall Hispanoamericana. Mxico, 2000. ISBN 970-17-0255-7 MORENO-JIMNEZ, "El Proceso Analtico Jerrquico (AHP), Fundamentos, metodologa y aplicaciones, En Toma de decisiones con criterios mltiples". Ed. ASEPUMA, Madrid. 2002. MURDICK, Robert. Sistemas de Informacin Administrativa. Segunda edicin. Prentice Hall Hispanoamericana. Mxico, 1988. ISBN MURDICK, Robert y ROSS, Joel. Sistemas de Informacin Basados en Computadores para la administracin moderna. Editorial Diana. Mxico, 1974. ISBN 968-13-0647-3 OBRIEN, James. Sistemas de Informacin Gerencial. McGraw Hill. 5. Ed. 2001. RIVEROS, Manuel. Los Sistemas de Informacin y la Administracin. Editorial Unisur, Bogot,1995. SAATY, T. "Decision making with the analytic hierarchy process." Int. J. Services Sciences: 83-98. 2008. 100

SENN, James. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin. Segunda edicin. McGraw-Hill / Interamericana de Mxico. Mxico, 1992. ISBN 968-422-991-7 SHAPIRO, Carl Y VARIAN, Hal. El dominio de la Informacin: Una gua estratgica para la economa de la red. Antoni Bosch, Editor. Barcelona, 1999. ISBN 84-85855-97-3 STAIR Stair y REYNOLDS George. Principios de Sistemas de Informacin enfoque administrativo. Editorial Thomsom. Cuarta Edicin.1999. WALSHAM, G. Interpreting information systems in organizations. Chichester, John Wiley. 1993. 13. RECURSOS FSICOS: A continuacin se listan los principales recursos fsicos requeridos en el proyecto A. B. C. D. E. F. G. Computador Personal Conexin a Internet ilimitada (Wireless, Banda Ancha) Impresora Unidad de Memoria USB Elementos varios de papelera Compra de literatura especializada o software Lugar de trabajo (oficina) y reuniones (salas)

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14. COSTOS DEL TRABAJO Y FUENTES DE FINANCIACIN:

15. COMENTARIO CON VISTO BUENO DEL DIRECTOR: (Calificar los siguientes aspectos: organizacin, pertinencia, relevancia y originalidad). __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________ 16. FIRMA DEL PROPONENTE: _______________________________________ Rosa Janeth Rodriguez Ahumada 102

Debido a condiciones de confidencial no es posible publicar los siguientes anexos Anexo No.2 Matriz de Reportes por Proceso.pdf Anexo No. 3 Matriz de Informes Actuales.pdf Anexo No.4 Bitcora de Informes Compartidos ms relevantes en la Bodega de Datos.pdf Anexo No. 5 Mapa por proceso de las necesidades de Hardware, Software, fuentes de entrada productos de salida y responsables.pdf Anexo No. 6 Presentacin de introduccin y entrevistas.pdf Anexo No. 7 Resultado de las entrevistas.pdf

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Anexo No. 8 FORMATO DE CUESTIONARIO PARA EXPERTOS EN LA ELECCION DEL SOFTWARE

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ANEXO No. 8 FORMATO DE CUESTIONARIO PARA EXPERTOS EN LA ELECCION DEL SOFTWARE

Objetivo: Desarrollar un modelo para identificar, evaluar y seleccionar el software idneo que se ajuste a las necesidades de la organizacin en el cual se pueda implementar el SIG

Nombre: Cargo: Profesin:

Fecha:

El propsito de esta encuesta es recolectar informacin que permita realizar un ejercicio para evaluar y seleccionar el software idneo que se ajuste a las necesidades de la organizacin; Los 4 software evaluados son: Cognos, Microstrategy, Business Object y SAS.

Se eligieron 3 criterios principales a tener en cuenta para la seleccin del software apropiado para la organizacin: C3: CALIDAD. Use la siguiente escala de clasificacin C1: TECNOLGICO C2: FINANCIERO

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1) Entre el criterio C1: Tecnolgico y C2: Financiero Qu criterio considera ms importante? Opciones: C1 En qu grado? Opciones: 1 2 3 4 5 6 C2 7 8 9

(Marcar con letra roja la opcin deseada.)

2) Entre el criterio C1: Tecnolgico y C3: Calidad Qu criterio considera ms importante? Opciones: C1 En qu grado? Opciones: 1 2 3 4 5 6 C3 7 8 9

(Marcar con letra roja la opcin deseada.)

3) Entre el criterio C2: Financiero y C3: Calidad Qu criterio considera ms importante? Opciones: C2 En qu grado? Opciones: 1 2 3 4 5 6 C3 7 8 9

(Marcar con letra roja la opcin deseada.)

Adicionalmente para cada una de los criterios elegidos (anteriormente nombrados) se eligieron una serie de subcriterios dependiendo el caso, conteste las siguientes

preguntas para cada uno de los criterios con el fin de definir la importancia de cada uno de los subcriterios.

1) Criterio: TECNOLGICO
Se eligieron 11 subcriterios principales a tener en cuenta para analizar el componente TECNOLGICO del software apropiado para la organizacin:

SC1: SC2: SC3: SC4: SC5: SC6: SC7: SC8:

No generacin de base de datos alterna Fcil uso para usuarios finales Fcil uso para desarrolladores Escalabilidad de volumen de datos Escalabilidad de volumen de datos Soporte SQL sofisticado Reporte interactivo, complejo Alta calidad, salida portable 106

SC9:

Integracin

SC10: Reportes financieros SC11: Soporte de dispositivo mvil

Llene todos los espacios en blanco de la siguiente matriz, para cada espacio en blanco responda siempre la siguiente pregunta (tenga en cuenta que las filas son las i y las columnas las j)

Entre el subcriterioSCi y SCj Qu subcriterio considera ms importante? Opciones: SCiSCj En qu grado? Opciones: 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1) Si el subcriterioSCi fue considerado ms importante que el SCj , rellene el campo en blanco SCijen la matriz con el numero = Grado de importancia (numero entre 1y9) 2) Si el subcriterioSCi fue considerado menos importante que el SCj , rellene el campo en blanco SCijen la matriz con el numero = 1/Grado de importancia (numero entre 1 y 9 ) (Rellene los espacios blancos con nmeros rojos) SC 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Filas i 107 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1/4 1/9 3 2 3 4 7 Los numero en amarillo son solo un ejemplo de llenado de la matriz 5 6 7 8 9 10 11 Columnasj

2) Criterio: FINANCIERO
Se eligieron 5 subcriterios principales a tener en cuenta para analizar el componente FINANCIERO del software apropiado para la organizacin:

SC1: SC2: SC3: SC4: SC5:

Costo de Licencia principal Costo de Licencias adicionales Costo de capacitacin Costo de Consultor externo para reporte bsico Costo de mantenimiento

Llene todos los espacios en blanco de la siguiente matriz, para cada espacio en blanco responda siempre la siguiente pregunta (tenga en cuenta que las filas son las i y las columnas las j)

Entre el subcriterioSCi y SCj

Qu subcriterio considera ms importante? Opciones: SCiSCj En qu grado? Opciones: 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1) Si el subcriterioSCi fue considerado ms importante que el SCj , rellene el campo en blanco SCijen la matriz con el numero = Grado de importancia (numero entre 1y9)

2) Si el subcriterioSCi fue considerado menos importante que el SCj , rellene el campo en blanco SCijen la matriz con el numero = 1/Grado de importancia (numero entre 1 y 9 ) (Rellene los espacios blancos con nmeros rojos)

SC

Columnasj 108

1 2 3 4 5 Filas i

1 1 1 1 1

3) Criterio: CALIDAD Para el criterio CALIDAD solo se escogi 1 subcriterio, SC1 :Conocimiento del

proveedor (Respecto al proceso de implantacin, Conocimiento de operacin de la empresa y Experiencia precia con el), por lo tanto no hay opciones ni preguntas que llenar para este criterio.

Gracias por su tiempo, atencin y apoyo.

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Anexo No. 9 APROXIMACIN TERICA A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

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ANEXO No.9 APROXIMACIN TERICA A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL I. SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

Los sistemas de informacin gerencial SIG, se definen como un sistema que incluye tecnologas de la informacin, personas, software, datos y procesos. El cual suministra la informacin que se necesita, a la persona que lo necesita en el momento que la necesita. Los SIG se han convertido en parte integral de la vida diaria de las organizaciones, y juegan un rol muy importante en los negocios. Tambin han sido llamados plataformas para la inteligencia de negocios. Para dar una visualizacin de las tecnologas de la informacin y como aparecieron los sistemas de informacin gerencial, se elabor el siguiente cuadro, el cual pretende de una manera cronolgica y muy sucinta dar un vistazo sobre la evolucin histrica de las tecnologas de la informacin, el cual se obtuvo con base en las notas tomadas en clase de Sistemas de Informacin de la Universidad Nacional de Colombia.
Tiempo Avance Tecnolgico 1er Computador Lenguajes de programacin Realizacin de aplicaciones comerciales (financieras y contables) Uso Cientfico Produccin de cheques de nmina y facturas Explotacin de datos Grandes avances tecnolgicos, circuitos integrados, teclados, acceso directo a los datos del disco Interfaz estandarizada con el computador Desarrollo y venta de aplicaciones para la industria Organizacin de los datos Determinacin de factores individuales, tecnolgicos, organizacionales y sociales que influencian la implementacin de las TI Aplicaciones que cubren la organizacin y suplen la cadena de valor Revolucin del concepto Interfaz/ usuario Evaluacin de las TI en el mejoramiento de la organizacin Uso Ventaja Procedimientos ms rpidos y flexibles Clculos repetitivos Programas almacenados Existencia de memorias Centralizacin en las aplicaciones comerciales Explotacin por varios usuarios al mismo tiempo Extensin de la aplicacin informtica Personas SI/TI Los nicos en hacer funcionar las mquinas eran los ingenieros. Centralizacin de las mquinas.

1945 & 50s

60s

Nueva generacin de computadores Nueva generacin de sistemas operativos Presencia de Microordenadores Organizacin de las bases de datos relacionales Introduccin del factor humano como una preocupacin en la implementacin de las TI Crecimiento de las capacidades de almacenamiento, tratamiento y telecomunicaciones Nueva generacin de computadores Estrategias de TI y Estrategia de las organizaciones Avance Tecnolgico

Liberacin a usuarios y programadores Utilizable por no expertos

70s

Datos rpidamente accesibles

80s

El uso de las microcomputadoras en las empresas se vuelve universal

Los computadores sostienen las operaciones, producen informacin, soportan la toma de decisiones Gestin de cambio organizacional Personas SI/TI Gestin de los servicios informticos a los recursos internos y a los proveedores externos El jefe de proyectos debe

Tiempo

Ventaja Acceso rpido a nuevas tecnologas Soporta de manera uniforme las principales actividades de la cadena de valor de la empresa Redes sociales, negocios electrnicos,

90s

Cesin de parte o todas las actividades de TI al subcontrato externo ERPs Internet en las empresas

Centralizacin de datos e integracin de los procesos de negocio Actividades comerciales en la Red

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mejora relaciones cliente, empleados, proveedores y sociedad

entender la organizacin y participar en cambios globales y organizacionales Los usuarios participan en la parametrizacin Los SI se encuentran integrados a lo largo de los procesos de la organizacin y no son indiferentes a cada uno de las reas de las organizaciones

2000s

Gestin del conocimiento Sistemas de Informacin (Gerencial, Inteligencia de negocios, soporte, transaccional) Software libre

2010s

Aplicaciones mviles

Bases de conocimiento, construccin de conocimiento Plataformas tecnolgicas que integren los procesos del negocio y refuerzan la efectividad operacional Modelos de desarrollo y distribucin de software, donde el cdigo fuente se puede utilizar, modificar y/o redistribuir Generacin de herramientas y tableros para las organizaciones Vigilancia en lnea, tiempo real Conectividad alrededor del mundo

Directorio de conocimiento, construccin de sociedades de conocimiento Obtener informacin valiosa de los datos digitalizados que posee la organizacin Utilizacin de herramientas anliticas Seguimiento de metas en tiempo real, apoyo en la toma de decisiones.

No se requiere de un nivel alto de conocimiento para ver lo que se desea ver

Fuente: Notas de clase, Las tecnologas de la informacin y la organizacin.

Despus de este breve repaso, nos ubicaremos en que los sistemas de informacin son esenciales para realizar negocios cotidianos en la mayora de pases avanzados, as como para lograr objetivos estratgicos de negocios. De acuerdo a Laudon, especficamente las empresas invierten fuertemente en sistemas de informacin para conseguir seis objetivos estratgicos de negocios, estos son: excelencia operativa; nuevos productos; servicios y modelos de negocios; buenas relaciones con clientes y proveedores; ventaja competitiva; y supervivencia. Los sistemas de informacin recopilan, almacena, y distribuyen informacin proveniente del entorno y las operaciones internas de la organizacin, con el fin de apoyar las funciones organizacionales y la toma de decisiones, la comunicacin, la coordinacin, el control, el anlisis y la visualizacin. Transforman datos en bruto en informacin til por medio de tres actividades bsicas: entrada, procesamiento y salida. Proporcionando soluciones a los problemas que enfrenta la empresa y devolviendo un valor econmico. Existen unos factores organizacionales los cuales se deben tener en cuenta al planificar un sistema, estos son: El entorno en que se desenvuelve la organizacin La estructura de la organizacin, jerarqua, especializacin, rutinas y proceso de negocio La cultura y las polticas de la organizacin El tipo de organizacin y su tipo de liderazgo Los principales grupos de inters que afecta el sistema, Tipos de tareas, decisiones y procesos de negocio

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En los diferentes niveles de la organizacin, que son estratgico, administrativo y operativo, se tienen distintos tipos de decisiones, estas pueden ser estructuradas, las cuales se dan a nivel operativo, las semiestructuradas que se presentan a lo largo de la jerarqua de la organizacin y las no estructuradas que se dan en el nivel estratgico de la organizacin. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones como el SIG, no siempre produce las mejores decisiones debido a los problemas de calidad de la informacin, filtros administrativos y la inercia de la organizacin. De esta manera los SIG proporciona informacin sobre el desempeo de la empresa y el cumplimiento de los objetivos ayudando de esta manera a los gerentes a vigilar, planear y pronosticar para responder con una mayor celeridad al entorno dinmico de los negocios. Los SIG combinan datos, modelos, herramientas sofisticadas, software, visualizacin amigable para el usuario.

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