3.5.1.

Especificacin de Casos de Uso del Sistema

S!LICITU" "E C!TIZACI#$

1-CUS-04- ACTUALIZA 1.

Acto%es del Sistema 1-ACS-2-Analista de Compras

&.

'%opsito Actualizar y enviar las solicitudes de cotizacin a los proveedores preseleccionados.

3.

(%e)e "esc%ipcin El caso de uso inicia cuando el Analista de Compras indica Actualizar Solicitud de Cotizacin. La solicitud de cotizaci n tiene un estado [Atendido !endiente Anulado" as# como tam$i%n una prioridad de atencin [1-&E'-(1" se)*n pol#tica de compras. La Solicitud de Cotizacin una vez )enerada de$er+ ser remitida a los proveedores seleccionados [ 1- E$-13" y ,ue cumplan con las cali-icaciones correspondientes [1- E$-04" para ,ue estos puedan remitir su cotizacin -ormal de los productos re,ueridos se)*n el medio de comunicacin esta$lecido en cada proveedor [1- E$-1*". El caso de uso termina cuando se .a actualizado la solicitud de cotizacin y esta se .a asociado a una lista de proveedores cali-icados para su atencin.

4. 4.1 /.1.1 /.1.2

+l,-o de E)entos +l,-o (.sico El Analista de Compras indica Actualizar Solicitud de Cotizacin. El sistema muestra la inter-ase de usuario Solicitud de Cotizacin con un listado de las solicitudes de cotizacin re)istrados a la -ec.a indicando su estado actual prioridad[1-&E'-(1" y cantidad de #tems ,ue con-orman la solicitud.

/.1.0

El actor realiza al)una de las si)uientes operaciones1 /.1.0.1 2ndica '3E4A para re)istrar una nueva solicitud de cotizacin de productos 5ver su$-lu6o &e)istrar 'ueva Solicitud de Cotizacin de !roductos7 /.1.0.2 2ndica E829A& para modi-icar una solicitud de cotizacin de productos 5ver su$-lu6o Editar Solicitud de Cotizacin de !roductos7 /.1.0.0 2ndica EL2:2'A& para eliminar una solicitud de cotizacin de productos 5ver su$-lu6o Eliminar Solicitud de Cotizacin de !roductos7 /.1.0./ 2ndica 2'429A& !&;4EE8;& a Cotizar 5ver su$-lu6o 2nvitar !roveedor a Cotizar7 /.1.0.< 2ndica 4E& 8E9ALLE S;L2C2938 de Cotizacin de !roductos 5ver su$-lu6o 4er 8etalle de Solicitud de Cotizacin de !roductos7

/.1./ /.1.< 4.& 4.&.1

El sistema actualiza las solicitudes de cotizacin de productos re)istrados. El Analista de Compras cierra la inter-ase de Actualizar Solicitud de Cotizacin de !roductos y el caso de uso -inaliza. S,/fl,-os e0ist%a% $,e)a Solicit,d de Coti1acin de '%od,ctos Analista de Compras selecciona los productos ,ue pertenecen a distintas solicitudes de pedido [ 1- E$-12" solicitados por cada uno de los 6e-es de seccin de cada tienda. Los productos ser+n listados utilizando los -iltros de seleccin e(istentes [!or &u$ro descripcin y=o cdi)o de !roducto Solicitud 9ienda" .

/.2.1.1 Cuando el actor indica en /.1.0.1 '3E4A el sistema muestra la inter-az un -ormulario con el listado de productos re,ueridos donde el

/.2.1.2 El actor selecciona los productos re,ueridos para adicionar a la Solicitud de Cotizacin de !roductos. Estas solicitudes de productos pueden provenir de distinta tiendas a pesar de tratarse del mismo producto [1-&E'-1>". La seleccin de productos y=o #tems a ser considerados dentro de una solicitud de pedido [1-&E'-?0" se podr+n adicionar uno a uno. /.2.1.0 El actor indica A@&E@A& despu%s de seleccionar el c.ecA $o( correspondiente. !ara los casos de seleccin total se de$er+ ele)ir el $otn A@&E@A& 9;8;S. Las cantidades de los productos y=o #tems seleccionados se ir+n acumulando y totalizando se)*n sea el caso en el +rea de productos seleccionados del -ormulario. /.2.1./. La seleccin de productos y=o #tems puede ser removida una a una 5con el $otn EL2:2'A&7 o todos los seleccionados se)*n sea el caso 5$otn EL2:2'A& 9;8;S7.

/.2.1.< 3na vez culminado el proceso de seleccin de productos y=o items el cual de$er+ contar como m#nimo con un #tem de productos y=o #tems seleccionados se de$er+ ele)ir la opcin @&ABA& con lo cual se )ra$aran los datos seleccionados dentro de la Solicitud de Cotizacin. En caso no se seleccione nin)*n producto el proceso continuo en el -lu6o alterno Cero !roductos Seleccionado [-lu6o alterno /.0.1." /.2.1.C El sistema )enera autom+ticamente un cdi)o de Solicitud de Cotizacin de !roductos [28" /.2.1.D El -lu6o contin*a en /.1./ 4.&.& Edita% Solicit,d de 'edido de Coti1acin de '%od,ctos cotizacin. /.2.2.2 3na vez seleccionada la solicitud se muestra un -ormulario con los datos de la Solicitud de !edido de Cotizacin ele)ida para su edicin. /.2.2.0 El Analista de Compras modi-ica los datos de la solicitud de pedido de cotizacin de productos seleccionado y selecciona el $otn @&ABA&. Si en caso no va realizar nin)*n cam$io podr#a ele)irse el $otn SAL2& del -ormulario activo. /.2.2.< El sistema actualiza los datos de la solicitud de cotizacin de productos seleccionada. /.2.2.C El sistema actualiza el listado de Solicitud de Cotizacin de producto re)istrado /.2.2.D El -lu6o contin*a en /.1./ 4.&.3 Elimina% Solicit,d de 'edido de Coti1acin

/.2.2.1 Cuando el actor indica en /.1.0.2 E829A& de$e tener seleccionada una solicitud de cotizacin e(istente en el listado de solicitudes de

/.2.0.1 Cuando el actor indica en /.1.0.0 EL2:2'A& de$e tener seleccionada una solicitud de cotizacin e(istente en el listado de solicitudes de cotizacin para ser eliminado. /.2.0.2 El sistema muestra el mensa6e EEsta se)uro de realizar esta operacinF para ,ue el Analista de Compra con-irme la eliminacin del re)istro seleccionado. /.2.0.0 El Analista de Compra con-irma la eliminacin de la solicitud de pedido de cotizacin seleccionando el $otn SI3. En caso contrario de$er+ seleccionar el $otn 4$!3 para mantener el re)istro e(istente. /.2.0./ El sistema elimina el re)istro de la solicitud de cotizacin de producto seleccionado. /.2.0.< El -lu6o contin*a en /.1./

4.&.4

In)itacin al '%o)eedo% ' !5EE"! 3

/.2./.1 3na vez seleccionada la solicitud *nicamente si esta se encuentra en estado pendiente se activar+ el $otn 4I$5ITA para proceder a relacionar la solicitud con los proveedores cali-icados /.2./.2 Cuando el actor indica en /.1.0./ 4I$5ITA a cotizar.

' !5EE"! 3 el sistema muestra un -ormulario con el listado de proveedores candidatos y

El Analista de Compra selecciona un re)istro de Solicitud de Cotizacin de !roductos para iniciar el procedimiento de invitacin de proveedores /.2./.2 El sistema muestra un -ormulario donde se de$er+n seleccionar del listado los proveedores a ,uienes se invitar+ para atender las solicitudes de cotizacin. !ara la $*s,ueda de proveedores se podr+n utilizar los -iltros de $*s,ueda [&azn social o &3C" se)*n sea el caso. Adicionalmente se podr+n -iltrar las empresas por &u$ro la cual -ueron cali-icadas como proveedores. /.2./.0 El Analista de Compra proceder+ a seleccionar desde un m#nimo de 1 proveedor .asta un m+(imo de 0 proveedores [1-&E'-10" a los cuales se les remitir+ la invitacin a cotizar. /.2././ 3na vez ele)idos los proveedores se de$er+ seleccionar el CGEH donde se indica ,ue se de$er+ enviar una copia v#a email de la solicitud de cotizacin de los producto re,ueridos. /.2./.< Se proceder+ a seleccionar el $otn 46 A(A 3 para proceder a )ra$ar los datos in)resados al sistema. /.2./.C El sistema @ra$a los datos de las invitaciones remitidas a los proveedores seleccionados y se env#a electrnicamente en -ormato pd- la invitacin al e-mail del proveedor re)istrado. /.2./.D El -lu6o contin*a en /.1./ 4.&.5 5e% "etalle de '%od,cto

/.2.<.1 Cuando el actor indica en /.1.0.< 4E& 8E9ALLE de$e tener seleccionada una solicitud de cotizacin e(istente en el listado de solicitudes de cotizacin. El Analista de Compra selecciona un re)istro del listado de solicitud de pedido de cotizacin de productos ,ue desea ver el detalle de productos re,ueridos descritos en dic.a solicitud. /.2.<.0 El sistema muestra la relacin de productos ,ue est+n contenidos dentro de la solicitud. Los productos para una me6or presentacin en el -ormulario pueden ser -iltrados por el criterio &u$ro Cate)or#a para poder ser listados se)*n se re,uiera. /.2.<./ El Analista de Compra eli)e el $otn 4SALI 3 del -ormulario activo. /.2.<.< El -lu6o contin*a en /.1./

4.3 4.3.1

+l,-os Alte%nos Ce%o '%od,ctos Seleccionados /.2.1.2 y /.2.1.0 el Analista de compras no selecciona nin)*n producto el sistema le mostrar+ el mensa6e ,ue de$e ' !"UCT!S3 para poder )enerar la Solicitud de !edido de Cotizacin de !roductos. !ara cerrar el mensa6e se de$er+

/.0.1.1 Si en 4SELECCI!$A

seleccionar el $otn 4ACE'TA 3 /.0.1.2 Se proceder+ a seleccionar como m#nimo ?1 #tem de productos solicitados para ,ue se active el $otn 46 A(A 3. /.0.1.0 3na vez activado se selecciona el $otn 46 A(A 3 para )uardar los datos. El caso de uso contin*a en /.2.1.< 4.3.& esponde a la p%e0,nta de confi%macin /.0.2.1 Si en /.2.0.0 el Analista de Compras responde ,ue 4$!3 entonces el caso de uso contin*a en /.2.0.< 5. '%econdiciones 5.1 5.& *. In0%eso al Sistema '%incipal 6ene%a% In)itacin de '%o)eedo% El usuario de$e .a$erse lo)eado al sistema La e(istencia de solicitudes de cotizaciones re)istradas ,ue presenten el estado de !endiente. 'oscondiciones *.1 *.& 8. 2. Act,ali1acin del %e0ist%o de Solicit,d de Coti1acin de '%od,ctos 5inc,lo ent%e '%o)eedo%es 7 Solicit,d de Coti1acin de '%od,ctos El re)istro de solicitudes de cotizacin y su respectiva estado ,ueda actualizado. Asi)nacin de un m#nimo 1 proveedor y un m+(imo de 0 proveedores a cada solicitud de cotizacin e(istente. ',ntos de E9tensin 'o aplica. e:,e%imientos Especiales 'o aplica. ;. Info%macin Adicional

A continuacin se listan las &e)las de 'e)ocio y &e,uerimientos 5Iuncionales y 'o Iuncionales7 relacionados con el caso de uso analizado1

E6LAS "E $E6!CI! C!"I6! 1-&E'-10 E6LA "E $E6!CI! Evaluacin de Cotizaciones

"ESC I'CI!$ !ara los casos de ad,uisiciones de productos se evaluar+n un m#nimo de 1 proveedor y un m+(imo cotizaciones entre los proveedores ,ue se encuentran re)istrados para los casos de productos ,ue m+s de un representante local. !ara los casos de productos ,ue tiene un solo distri$uidor local no e(iste el proceso de cali-icacin sino se )enera el pa)o correspondiente Solo se tra$a6ar+ con proveedores ,ue ten)an la su-iciente Capacidad Iinanciera y Capacidad ;perativa para cu$rir las e(i)encias de tienda. El proveedor de$e entre)ar la documentacin ,ue sustente esta in-ormacin para su evaluacin.

1- E$-04

Condicin de E)al,acin de '%o)eedo%es

1-&E'-1C 1-&E'-1>

:edio de entre)a de Cotizaciones de !ara los casos de cotizaciones remitidos por los proveedores ori)inados por una solicitud de Cotizac !roveedores Compras Corporativas

de !roductos los documentos podr+n ser remitidos al comprador de manera escrita por -a( o email Las compras se realizan de manera corporativa. Cada tienda se)*n sea el caso remitir+ al Analista Compras su solicitud de pedido de los productos re,ueridos se)*n el criterio esta$lecido para la reposicin de productos. El analista de compras acumular+ los pedidos de las distintas tiendas y el o$6etivo de mane6ar costos competitivos o-ertas y tiempos de entre)a.

ne)ociar+ con la lista de proveedores re)istrados las me6ores condiciones de compra por volumen c

1-&E'-(1

!rioridad de compra de productos

!ara la compras de productos se tendr+n en cuenta las prioridades -i6adas por pol#tica del supermercado. En -orma inicial ser+n las prioridades de1 Alta :edia y Ba6a.

10.

Informacin Adicional A continuacin se muestra el formulario de Actualizar Solicitud de Pedido de Cotizacin de Productos.

Formulario de Listado de Solicitudes de Pedido de Cotizacin existentes

Formulario de Solicitud de pedidos de cotizacin

Formulario de Confirmacin para la Eliminacin de una Solicitud de Pedido de Cotizacin

Formulario de Consulta de Detalle de Solicitud de Pedido de Cotizacin

Formulario de Generar Solicitud de Cotizacin a Proveedor