UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y NEGOCIOS INGENIERIA EN FINANZAS Y AUDITORIA C.P.A.

Tesis

Proyecto de Implementacin de un Sistema Contable - Administrativo Dirigido a las Comunidades Campesinas e Indgenas.
Comunidad San Vicente, Parroquia de Cangahua, Cantn Cayambe, Provincia de Pichincha, Ecuador

Betty Marisol Iza Hurtado Quito - Ecuador

INDICE
INDICE ........................................................................................................................................... 2 CAPITULO I ................................................................................................................................... 8 PROYECTO DE IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA CONTABLE - ADMINISTRATIVO DIRIGIDO A LAS COMUNIDADES CAMPESINAS E INDGENAS...................................................... 8 1.1. 1.2. ANTECEDENTES Y/O INTRODUCCIN ................................................................................ 8 JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA ...................................................................................... 10

1.3. DELIMITACIN DEL TEMA.................................................................................................. 11 1.3.1 ESPACIAL ......................................................................................................................... 11 1.3.2 TEMPORAL ....................................................................................................................... 11 1.4. OBJETIVOS............................................................................................................................. 11 1.4.1 OBJETIVO GENERAL...................................................................................................... 11 1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.............................................................................................. 11 1.5. MARCO REFERENCIAL......................................................................................................... 12 1.5.1 MARCO TERICO............................................................................................................ 12 1.5.2 MARCO LEGAL................................................................................................................ 16 1.6. HIPOTESIS ..................................................................................................................................... 19 1.6.1 HIPTESIS GENERAL ..................................................................................................... 19 1.6.2 HIPTESIS ESPECFICOS ............................................................................................... 20 1.7. SELECCIN DE VARIABLES E INDICADORES.......................................................................... 20 1.8. METODOLOGIA..................................................................................................................... 21 1.8.1 METODOS ......................................................................................................................... 21 1.8.2 TECNICAS ......................................................................................................................... 21 CAPITULO II ................................................................................................................................ 23 Marco Conceptual.................................................................................................................................. 23 2.1. PRINCIPIOS CONTABLES..................................................................................................... 23 2.1.1 CONCEPTO DE CONTABILIDAD .................................................................................. 23 2.1.2 IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE LA CONTABILIDAD........................................... 23 2.1.3 FINES FUNDAMENTALES DE LA CONTABILIDAD .................................................. 24 2.1.4 CAMPOS DE APLICACIN DE LA CONTABILIDAD ................................................. 24 2.2. CUENTAS CONTABLES ......................................................................................................... 25 2.2.1 CONCEPTO DE CUENTAS.............................................................................................. 25 2.2.2 PARTES DE UNA CUENTA............................................................................................. 25 2.2.3 PERSONIFICACION DE LAS CUENTAS ....................................................................... 26 2.2.4 CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS ............................................................................ 29 2.2.5 EL PLAN DE CUENTAS................................................................................................... 37 2.2.6 CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS ........................................................................... 40 2.2.7 ESTADO DE SITUACION INICIAL................................................................................. 42 2.2.8 PARTES QUE LO CONFORMAN: ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO..................... 43 2.2.9 EL LIBRO DIARIO ............................................................................................................. 45 2.2.10 ESTRUCTURA DEL LIBRO DIARIO............................................................................... 46 2.2.11 MODELO DE LIBRO DIARIO .......................................................................................... 47 2.2.12 JORNALIZACION ............................................................................................................. 48 2.2.13 ASIENTO CONTABLE: SIMPLE, COMPUESTO Y MIXTO .................................... 48 2.2.14 EL LIBRO MAYOR ...................................................................................................... 49

2.2.15 2.2.16 2.2.17 2.2.18 2.2.19 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7.

ESTRUCTURA DEL LIBRO MAYOR ........................................................................ 50 CODIGO DE CUENTAS............................................................................................... 50 MAYORIZACIN: CONCEPTO, PASOS FUNDAMENTALES ............................... 51 BALANCE DE COMPROBACION.............................................................................. 53 ESTADOS FINANCIEROS .......................................................................................... 54

LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO LRTI. .............................................................. 57 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC........................................................ 63 CODIGO DE TRABAJO.......................................................................................................... 70 ACUERDO ENTRE EL GOBIERNO NACIONAL Y LAS ORGANIZACIONES INDIGENAS, CAMPESINAS Y SOCIALES DEL ECUADOR ....................................................................... 74 CONSTITUCIN POLITICA DEL ECUADOR ...................................................................... 75

CAPITULO III ............................................................................................................................... 77 Diagnostico de la Organizacin La Comunidad San Vicente............................................................. 77 3.1. 3.2. 3.3. CONSTITUCIN..................................................................................................................... 77 LOCALIZACION ..................................................................................................................... 77 ORGANIZACIN .................................................................................................................... 77

3.4. ACTIVIDADES ........................................................................................................................ 78 3.4.1 ACTIVIDA PRODUCTIVA............................................................................................... 78 3.4.2 ACTIVIDAD SOCIOECONOMICA ................................................................................. 79 3.4.3 ACTIVIDAD DE CAPACITACION ................................................................................. 79 3.5. FUENTES DE FINANCIAMIENTO ........................................................................................ 80 3.5.1 RECURSOS PROPIOS ...................................................................................................... 80 3.5.2 RECURSOS LOCALES ..................................................................................................... 81 3.5.3 RECURSOS DE ONGS .................................................................................................... 81 3.6. 3.7. 3.8. ADMINISTRACION Y CONTROL........................................................................................... 82 ANALISIS FODA ..................................................................................................................... 82 CONCLUSIN ........................................................................................................................ 84

CAPITULO IV ............................................................................................................................... 85 Sistema Contable Administrativo ........................................................................................................ 85 4.1. INTRODUCCIN.................................................................................................................... 85

4.2. OBJETIVOS............................................................................................................................. 86 4.2.1. OBJETIVO GENERAL...................................................................................................... 86 4.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.............................................................................................. 86 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. AMBIENTE DE APLICACIN................................................................................................ 86 POLTICAS DE CARCTER GENERAL ................................................................................ 86 CODIFICACIN DEL PLAN DE CUENTAS ......................................................................... 87 PROPUESTA DE PLAN DE CUENTAS.................................................................................. 87 ANLISIS DE CUENTA POR CUENTA Y EJEMPLOS.......................................................... 87 MOVIMIENTOS: INGRESOS, EGRESOS, DOCUMENTOS DE RESPALDO, PERSONAL QUE AUTORIZA EL INGRESO Y EL EGRESO DE DINERO, LLENAR FORMULARIOS Y DOCUMENTACIN EN GENERAL DE RESPALDO, DISTRIBUCIN DE DOCUMENTACIN DE RESPALDO Y ASIENTO CONTABLE............................................ 97

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 98 1. MANUAL GUIA AREA ADMINISTRATIVA.............................................................................. 98

PR. ARCHIVO........................................................................................................................................ 99 OBJETIVO........................................................................................................................................ 99 ALCANCE........................................................................................................................................ 99 LINEAMIENTOS GENERALES ..................................................................................................... 99 PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................................... 100 PR. ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS ............................................................................. 101 OBJETIVO...................................................................................................................................... 101 ALCANCE...................................................................................................................................... 101 LINEAMIENTOS GENERALES................................................................................................... 101 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 102 FORMATO 1 PRA2..................................................................................................................... 103 FORMATO 2 PRA2..................................................................................................................... 104 FORMATO 3 PRA2..................................................................................................................... 105 PR. CORRESPONDENCIA.................................................................................................................. 106 OBJETIVO...................................................................................................................................... 106 ALCANCE...................................................................................................................................... 106 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 106 ELABORACIN Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA.................................... 106 REGISTRO DE INGRESOS DE CORRESPONDENCIA............................................................. 107 FORMATO 1 PARA 3................................................................................................................. 108 FORMATO 2 PARA 3................................................................................................................. 109 FORMATO 3 PAR 3.................................................................................................................... 110 PR. EQUIPOS...................................................................................................................................... 111 OBJETIVO...................................................................................................................................... 111 ALCANCE...................................................................................................................................... 111 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 111 FORMATO 1 PAR4..................................................................................................................... 113 PR. LOGISTICA PARA VIAJES........................................................................................................... 114 OBJETIVO...................................................................................................................................... 114 ALCANCE...................................................................................................................................... 114 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 114 PR. SUMINISTROS DE OFICINA....................................................................................................... 115 OBJETIVO...................................................................................................................................... 115 ALCANCE...................................................................................................................................... 115 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 115 FORMATO 1 PRA6..................................................................................................................... 116 PR. FOTOCOPIAS............................................................................................................................... 117 OBJETIVO...................................................................................................................................... 117 ALCANCE...................................................................................................................................... 117 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 117 FORMATO 1 PRA7..................................................................................................................... 118 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................................................................................... 119 2. MANUAL - GUIA AREA DE RECURSOS HUMANOS ................................................................ 119 PR. HORARIO DE TRABAJO.............................................................................................................. 120 OBJETIVO...................................................................................................................................... 120 ALCANCE...................................................................................................................................... 120 LINEAMIENTOS GENERALES................................................................................................... 120 PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................................... 121

PR. VACACIONES............................................................................................................................... 122 OBJETIVO...................................................................................................................................... 122 ALCANCE Y RESPONSABILIDADES........................................................................................ 122 LINEAMIENTOS GENERALES................................................................................................... 122 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 123 FORMATO 1 PRH2..................................................................................................................... 124 PR. PRSTAMOS Y ANTICIPOS ........................................................................................................ 125 OBJETIVO...................................................................................................................................... 125 ALCANCE...................................................................................................................................... 125 LINEAMIENTOS GENERALES................................................................................................... 125 PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................................... 126 PR. EVALUACIN DE PERSONAL.................................................................................................... 127 OBJETIVO...................................................................................................................................... 127 ALCANCE...................................................................................................................................... 127 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 127 PR. CAPACITACION........................................................................................................................... 129 OBJETIVO...................................................................................................................................... 129 ALCANCE...................................................................................................................................... 129 LINEAMIENTOS GENERALES................................................................................................... 129 PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................................... 130 FORMATO1 PRH5...................................................................................................................... 131 PR. PASANTIAS................................................................................................................................... 132 OBJETIVO...................................................................................................................................... 132 ALCANCE...................................................................................................................................... 132 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 132 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................................................................................... 134 3. MANUAL GUIA AREA CONTABLE........................................................................................... 134 PR. ACTIVOS FIJOS ........................................................................................................................... 135 OBJETIVO...................................................................................................................................... 135 ALCANCE...................................................................................................................................... 135 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 135 PR. SEGUROS ..................................................................................................................................... 137 OBJETIVO...................................................................................................................................... 137 ALCANCE...................................................................................................................................... 137 LINEAMIENTOS GENERALES................................................................................................... 137 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 138 PR. BANCOS........................................................................................................................................ 139 OBJETIVO...................................................................................................................................... 139 ALCANCE...................................................................................................................................... 139 PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................................... 139 FORMATO 1 PRF3 ..................................................................................................................... 141 PR. CHEQUES .................................................................................................................................... 142 OBJETIVO...................................................................................................................................... 142 ALCANCE...................................................................................................................................... 142 LINEAMIENTOS GENERALES................................................................................................... 142 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 143 PR. CAJA CHICA ................................................................................................................................ 144 OBJETIVO...................................................................................................................................... 144 ALCANCE...................................................................................................................................... 144 LINEAMIENTOS GENERALES................................................................................................... 144

PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................................... 145 FORMATO 1 PRF5 ..................................................................................................................... 146 PR. GASTOS DE VIAJE....................................................................................................................... 147 OBJETIVO...................................................................................................................................... 147 ALCANCE...................................................................................................................................... 147 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 147 FORMATO 1 PRF6 ..................................................................................................................... 149 PR. IMPUETOS DE LA ORGANIZACION.......................................................................................... 150 OBJETIVO...................................................................................................................................... 150 ALCANCE...................................................................................................................................... 150 LINEAMIENTOS GENERALES................................................................................................... 150 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA................................................................................. 150 PORCENTAJE DE RETENCIN EN GENERAL ...................................................................... 151 CUADRO DE RETENCIONES PARA SOCIEDADES Y PERSONAS NATURALES NO OBLIGADAS A LLEVAR CONTABILIDAD .............................................................................. 152 RETENCIONES PARA INSTITUCIONES PBLICAS Y CONTRIBUYENTES ESPECIALES153 CASOS EN QUE NO PROCEDE RETENCIN ........................................................................... 153 IMPUESTO A LA RENTA ............................................................................................................ 154 FECHAS DE DECLARACION DE IMPUESTOS ........................................................................ 157 PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................................... 158 PR. CUENTAS POR PAGAR ............................................................................................................... 159 OBJETIVOS ................................................................................................................................... 159 ALCANCE...................................................................................................................................... 159 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 159 A. PAGO A PROVEEDORES ................................................................................................... 159 B. REEMBOLSO DE GASTOS A EMPLEADOS.................................................................... 161 DETALLE 1 PRF8....................................................................................................................... 162 FORMATO 1 PRF8 ..................................................................................................................... 164 PR. PROCEDIMIENTOS Y NORMAS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA................................... 165 OBJETIVO...................................................................................................................................... 165 ALCANCE...................................................................................................................................... 165 PROCEDIMIENTO ........................................................................................................................ 165 EGRESOS DE CAJA CHICA ........................................................................................................ 166 OPERACIONES DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA ............................ 167 PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD........................................................................................ 168 TRASPASO DE RESPONSABILIDAD ........................................................................................ 169 FORMATO 1 PRF9 ..................................................................................................................... 170 FORMATO 2 PRF9 ..................................................................................................................... 171 PR. REGISTROS CONTABLES ........................................................................................................... 172 OBJETIVO...................................................................................................................................... 172 ALCANCE...................................................................................................................................... 172 PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................................... 172 A. REGISTRO DE EGRESOS.................................................................................................. 172 B. REGISTRO DE INGRESOS ................................................................................................. 174 C. REGISTRO EN LIBRO DIARIO.......................................................................................... 174 FORMATO 1 PRF10 ................................................................................................................... 176 FORMATO 2 PRF10 ................................................................................................................... 177 FORMATO 3 PRF10 ................................................................................................................... 178 CONCLUSIONES ................................................................................................................................ 179 RECOMENDACIONES ....................................................................................................................... 180 GLOSARIO DE TERMINOS ................................................................................................................ 181

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................... 189 ANEXOS............................................................................................................................................... 191

CAPITULO I

PROYECTO DE IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO DIRIGIDO A LAS COMUNIDADES CAMPESINAS E INDGENAS.

1.1. ANTECEDENTES Y/O INTRODUCCIN

En varios aos trabajando con organizaciones indgenas he podido palpar la falta de un Sistema Contable - Administrativo fcil, que permita el manejo a cualquier persona que lo administre o se le entregue la responsabilidad de la conduccin Contable Administrativa dentro de las organizaciones. Cabe

recalcar que este Sistema Contable - Administrativo cumplir con todos las leyes, procedimientos e Instituciones que se requiere y que se exijan como son las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC., Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, u organismos de control como el Servicio de Rentas Internas SRI, etc.

Este proyecto se implementar con el grupo principal de la organizacin Unin de Organizaciones Campesinas e Indgenas de Cayambe, UNOCC Programa de Mujeres filial a la Federacin Nacional de Organizaciones Campesinas, Indgenas y Negras, FENOCIN, es un grupo de mujeres netamente indgenas que se encuentran en el sector rural en la parroquia Cangahua, cantn Cayambe.

El programa de mujeres viene trabajando desde Marzo de 1993, con el objeto de fortalecer la participacin de la mujer en el desarrollo organizativo y productivo dando como resultado el contribuir al mejoramiento de sus conocimientos y formacin para la consolidacin de sus grupos.

Podemos aadir que la iniciativa de implementar un Sistema Contable en las Organizaciones Indgenas, Campesinas es para suplir en parte las deficiencias de carcter geogrfico, fsicos, infraestructura, tecnologa, etc. dentro de las organizaciones indgenas, Campesinas del Ecuador.

Tomando en cuenta que nuestro pas ha descuidado notablemente a las comunidades indgenas, Campesinas principalmente en el mbito educacional ya que carecen de escuelas, colegios y mucho menos universidades a las cuales puedan asistir para poderse capacitar y obtener un ttulo. Esto es una causa muy importante ya que en nuestro pas las escuelas rurales son un docentes, es decir que tienen un profesor para ms de 6 grados, esto dificulta notablemente el aprendizaje.

pesar de existir en nuestro pas organismos que tratan de suplir estas

necesidades no es suficiente, ya que no abarcan todas las expectativas de las mismas. Lastimosamente casi no existen organismos que financien el fortalecimiento organizativo, dando como resultados organizaciones que no saben como manejar los recursos que les son entregados y mucho menos justificar sus gastos con los actuales requerimientos de los organismos de control que regulan nuestro pas.

Con esta introduccin podemos darnos cuenta de la necesidad que existe en la implementacin de este Sistema Contable - Administrativo, la investigacin se enfocara en satisfacer en gran parte esta deficiencia, en el desarrollo de esta

investigacin podremos darnos cuenta de las necesidades existentes en nuestros compaeros campesinos e indgenas especficamente en la parroquia de Cangagua, cantn Cayambe, provincia de Pichincha.

1.2. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA

UNOCC conformada por 18 comunidades en la sierra norte del Ecuador son campesinos, en su mayora Kichwas que producen para el autoconsumo. La mayor parte de la poblacin son pobres y marginados.

Cangahua es la parroquia con mayor desempleo en el cantn. Hay dificultades con el acceso al agua potable y de riego en las zonas, lo cual principalmente afecta a la comunidad y a los cultivos. La estructura familiar es tradicional, es decir que en el hogar el padre de familia toma las decisiones, en especial en cuanto a lo econmico.

UNOCC

se constituyo formalmente en 1976, al principio la lucha era

principalmente por la tierra, pero despus de la reforma agraria en los 70 cambi, enfocando en conseguir mejores condiciones de vida, tanto a nivel poltico como econmico.

UNOCC y quienes lo conforman han visto la necesidad de identificar fortalezas y debilidades dentro de su organizacin, han realizado un mapeo de las necesidades del grupo. Entre las debilidades destacamos la falta de conocimientos sobre administracin operativa y financiera.

Por eso vemos la importancia de ejecutar un proyecto que permita a las comunidades indgenas, campesinas adquirir conocimientos contables y administrativos muy importantes para el desarrollo de las organizaciones.

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1.3. DELIMITACIN DEL TEMA

1.3.1 ESPACIAL
Se realizar un Sistema Contable Administrativo para ser aplicado en la Comunidad San Vicente, Parroquia de Cangahua, Cantn Cayambe.

1.3.2 TEMPORAL
El proyecto se ejecutar durante el ao 2007; y luego se ajustar y evaluar en los siguientes aos.

1.4. OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
Disear un Sistema Contable - Administrativo que permita a las organizaciones Campesinas e indgenas, principalmente al Programa de Mujeres en la Comunidad de San Vicente de la Parroquia de Cangahua, manejar con eficiencia y eficacia los recursos econmicos, propios y procedentes del financiamiento local e internacional.

1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Reinsertar a las comunidades campesinas e indgenas a la formalidad. Ayudar a las organizaciones campesinas e indgenas a manejar sus finanzas en forma autnoma, para mejorar la rentabilidad de los proyectos productivos y sociales. Capacitar a la comunidad en el manejo administrativo y control de sus actividades productivas.

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1.5. MARCO REFERENCIAL

1.5.1 MARCO TERICO:
Implementacin de un Sistema Contable - Administrativo, el cual estar dirigido a los miembros de UNOCC Programa de Mujeres, los cuales aprendern en forma fcil la utilizacin del mismo, a su vez se la reinsertar a sus miembros a la formalidad, es decir el conocimiento y cumplimiento de la Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento, las resoluciones del SRI y de otros organismos de control.

Esta investigacin consiste lograr la integracin

de las organizaciones

campesinas brindndoles los elementos fundamentales de la contabilidad y de la administracin para un mejor manejo de los recursos econmicos, de

acuerdo a lo establecido en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Servicio de Rentas Internas SRI, Ministerio de Bienestar Social y los ONGs a los cuales tienen que rendir cuentas dependiendo del tiempo que establezcan cada uno de ellos.

Muchas veces el incumplimiento en los envos la diferente informacin, ha servido de pretexto para el cierre de las organizaciones campesinas e indgenas e incluso la imposicin de multas en el caso del SRI, cabe sealar que las organizaciones campesinas e indgenas su constitucin le ha facilitado ser exentos del pago de Impuesto a la Renta, tambin es propicio indicar que la falta de presentacin de informes ha llegado a la suspensin de desembolsos por parte de los organismos donantes de acuerdo a lo estipulado en los convenios, etc.

Para evitar estos problemas, algunas organizaciones campesinas e indgenas, han contratado los servicios de contadores profesionales de fuera de la comunidad, que a veces no conocen las caractersticas, proyectos y forma de vida de la organizacin. Esto significa por un lado, pagar por los servicios

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exageradas sumas de dinero; y por otro, consolidar el orden establecido, en virtud del cual, se ha privado a las organizaciones populares del derecho a pensar y a crear. De esta manera la magia del saber contina siendo propiedad de unos pocos elegidos y la ignorancia, la condicin normal de las mayoras.

Por tanto se pretende dar una receta que d soluciones a los problemas contables - administrativos. Es ms estamos consientes que el analfabetismo resulta de la actual estructuracin de nuestra sociedad, har que sean pocos los que se asomen al mensaje que se pretende hacer llegar. Sin embargo estoy convencida, de la necesidad de iniciar e implementar un sistema contable el cual permita elevar el nivel de conocimientos en las organizaciones.

CONSTITUCION La personera jurdica de la organizacin es Unin cantonal de organizaciones campesinas e indgenas y el N CGC Acuerdo ministerial 0465, 09 de Agosto de 1984, al inicio trabajaron en relacin con la UCOPEM del vecino cantn de Pedro Moncayo, para mayor respaldo dentro de las acciones de lucha son filiales de la FENOCIN. El programa de Mujeres Warmicunapak Muchuk Yungay es parte de la UNOCC, pero no tiene personera jurdica.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL - Programa de Mujeres Presidenta Del Programa Martha Susana Cuyango Vicepresidenta Carmen Ulcuango Secretaria Laura Chiquimba

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Cajera Margarita Iguamba Miembros de la Directiva Alejandrina Farinango Empleados Mercedes Andrango (Coordinadora a medio Tiempo)

ESTRUCTURA FORMAL UNOCC UNOCC una organizacin cantonal afiliada a la FENOCIN. La organizacin consiste de 18 organizaciones de base, una por comunidad. Estas tienes reuniones aproximadamente una vez cada 15 das, o una vez por mes. Las asambleas se hacen una vez cada trimestre, Consejos ordinarios cada medio ao y los Congresos ordinarios son una vez cada dos aos. Las

organizaciones de base toman las decisiones y los delegados ejecutan. Las actas de estas son documentos pblicos/oficiales. Hay estatutos. ESTRUCTURA FORMAL Programas de Mujeres El programa de mujeres consiste en nueve grupos. Dentro de cada grupo se elige una coordinadora. Las coordinadoras se renen una vez al mes y se hacen informes, para que las coordinadoras informen a su grupo. La directiva es elegida en los congresos cada dos aos, donde todos los miembros pueden asistir. La directiva se rene dos veces al mes y se informa verbalmente. Cada tres meses y una vez al ao se hace un informe escrito. El programa de mujeres no tiene estatutos propios.

Las organizaciones de las mujeres en la zona ha madurado. Varias mujeres tienen mayor autoestima que antes y han aprendido a valorar la produccin local. El programa de Mujeres ha participado en la fundacin de una red de mujeres a nivel provincial, con 800 miembros.

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ORIGEN DE FONDOS Luego de su larga trayectoria y lucha se a logrado mantener relaciones con otras organizaciones similares y tambin con algunas ONGs como SWISSAID, IEDECA, Casa Campesina, DRI, UBV Cooperacin Tcnica Sueca, Fundacin Antisana, etc. quienes han extendido sus ayudas a fin de cristalizar muchos objetivos. Tambin logran financiar algunas actividades con la venta de cuyes y hortalizas.

ACTIVIDADES QUE REALIZAN DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE UNOCC Trabajar con educacin para consolidar y fortalecer las bases, Cursos de produccin, ambiente y poltica con facilitadores externos. Se ha conseguido una mayor participacin en las actividades, que la gente se sienta mas participe y que se identifique con la organizacin.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DEL PROGRAMA DE MUJERES La organizacin trabaja con cursos, talleres y seminarios para aumentar el conocimiento de las mujeres sobre liderazgo y temas polticos actuales. El objeto es aumentar la participacin de las mujeres a distintos niveles y aumentar la autoestima de ellas. El Programa de Mujeres tambin trabaja con agricultura orgnica en los huertos familiares y cultivo orgnico de hortalizas. Se mantiene un jardn modelo adjunto al local, que es mantenido conjuntamente por las mujeres. Se siembran rboles para disminuir la erosin del suelo. El programa trabaja con cra de animales menores y ha abierto un restaurante donde se sirve la especialidad de la regin, cuy a la parrilla. El programa da micro crditos a las mujeres participantes a travs de un fondo rotativo. Tambin se tiene intercambios con otras organizaciones campesinas de mujeres.

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ORGANISMOS DE CONTROL 9 Ministerio de Bienestar Social 9 Servicio de Rentas Internas 9 Organismos no Gubernamentales Nacionales e Internacionales

SERVICIOS QUE TIENE LA COMUNIDAD Los principales servicios que tiene la comunidad son: 9 Agua entubada 9 Agua para riego 9 Luz Elctrica 9 Alcantarillado en la parte cntrica de la poblacin 9 Escuela con profesores un docentes 9 Colegios

1.5.2 MARCO LEGAL:

Constitucin Poltica del Ecuador. Capitulo V De los Derechos Colectivos Seccin 1. De los pueblos Indgenas y negros o afroecuatorianos Art. 83 [Definicin].Los pueblos indgenas, que se

autodefinen como nacionalidades de races ancestrales, y los pueblos negros o afroecuatorianos, forman parte del Estado Ecuatoriano, nico e indivisible. Art. 84.- [Garantas a los pueblos indgenas].- El estado reconocer y garantizar a los pueblos indgenas, de conformidad con esta Constitucin y la ley, el respeto al orden pblico y a los derechos humanos, los siguientes derechos colectivos:

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1. Mantener, desarrollar y fortalecer su identidad y tradiciones en lo espiritual, cultural, lingstico, social, poltico y econmico; 2. Conservar la propiedad imprescriptible de las tierras comunitarias, que sern inalienables, inembargables e indivisibles, salvo la facultad del Estado para declarar su utilidad pblica. Estas tierras estarn exentas del pago el impuesto predial; 3. Mantener la posesin ancestral de las tierras

comunitarias y a obtener su adjudicacin gratuita, conforme a la ley; 4. Participar en el uso, usufructo, administracin y conservacin de los recursos naturales renovables que se hallen en sus tierras; 5. Ser consultados sobre planes y programas de

prospeccin y explotacin de recursos no renovables que se hallen en sus tierras y que puedan afectarlos ambiental o culturalmente; participar en los beneficios que esos proyectos reporten, en cuanto sea posible y recibir indemnizaciones por los perjuicios socio-

ambientales que les causen; 6. Conservar y promover sus prcticas de manejo de la biodiversidad y de su entorno natural; 7. Conservar y desarrollar sus formas tradicionales de convivencia y organizacin social, de gerencia y ejercicio de la autoridad; 8. A no ser desplazados, como pueblos, de sus tierras; 9. A la propiedad intelectual colectiva de sus

conocimientos ancestrales; a su valoracin, uso y desarrollo conforme a la ley;

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10. Mantener, desarrollar y administrar su patrimonio cultural e histrico; 11. Acceder a una educacin de calidad. Contar con el sistema de educacin intercultural bilinge; 12. A sus sistemas, conocimientos y prcticas de medicina tradicional, incluido el derecho a la proteccin de los lugares rituales y sagrados, plantas, animales,

minerales y ecosistemas de inters vital desde el punto de vista de aquella; 13. Formular prioridades en planes y proyectos para el desarrollo y mejoramiento de sus condiciones

econmicas y sociales; y a un adecuado financiamiento del Estado; 14. Participar, mediante representantes, en los organismos oficiales que determine la ley; y, 15. Usar smbolos y emblemas que los identifique. Ley de Rgimen Tributario Interno LRTI. Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC. Cdigo de Trabajo Reglamento Interno de la Organizacin Resolucin sobre la accin de la OIT concerniente a los Pueblos Indgenas y Tribales. Acuerdo entre el Gobierno Nacional y las Organizaciones Indgenas, Campesinas y Sociales del Ecuador. 1. Terminar los proyectos de riego inconclusos en el menor tiempo posible, a travs de la creacin de un Fondo de Riego, e impulsar la realizacin de estudios para nuevos proyectos. 2. Viabilizar la implementacin y suscripciones de convenios entre Gobierno Nacional y la Organizaciones Indgenas. 3. Incremento del presupuesto para organismos indgenas, como: CODENPE, DINEIB y la Direccin Nacional de Salud Indgena.

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Promover la coordinacin y participacin de las Organizaciones Sociales. 4. Dar solucin a conflictos de tierra, agua, y otros recursos naturales, dando instrucciones especficas a las instancias pblicas

correspondientes. Convenio N 169 Sobre los Pueblos Indgenas y Tribales en Pases Independencia. 9 Reconocer las aspiraciones de esos pueblos a asumir el control de sus propias instituciones y formas de vida y de su desarrollo econmicos y a mantener y fortalecer sus identidades, lenguajes y religiones, dentro del marco de los Estados en que viven. 1. Parte I. 2. Parte II. 3. Parte III. 4. Parte IV. 5. Parte V. 6. Parte VI. 7. Parte VII. 8. Parte VIII. 9. Parte IX. 10. Parte X. Poltica General Tierras Contratacin y Condiciones de Empleo Formacin Profesional Artesana e Industrias Rurales Seguridad Social y Salud Educacin y Medios de Comunicacin Contactos y Cooperacin a Travs de las Fronteras Administracin Disposiciones Generales Disposiciones Finales

1.6. HIPOTESIS
1.6.1 HIPTESIS GENERAL
La implementacin de un sistema contable - administrativo permitir que las organizaciones indgenas, campesinas mejoren el manejo administrativo contable de los recursos que les son entregados.

19

1.6.2 HIPTESIS ESPECFICOS

Las comunidades indgenas, campesinas con la reinsertacin a la formalidad, obtienen mltiples beneficios, y servicios sociales. Las organizaciones indgenas estn interesadas en la capacitacin, para que de esta forma sean autosuficientes el instante de encomendarles recursos econmicos necesarios para el desarrollo de la comunidad. Los dirigentes de las organizaciones indgenas estn interesados en capacitarse en el manejo administrativo y control de los fondos propios o de terceros.

1.7. SELECCIN DE VARIABLES E INDICADORES

VARIABLES
1. Contabilidad:

INDICADORES
- Sistema Contable - Proceso Contable

2. Tributacin:

-Declaracin de Impuestos - Impuesto a la Renta - Anexos Transaccionales - Otros (Devolucin de IVA, etc.)

3. Presupuestos:

Elaboracin de Presupuestos - Manejo de Presupuestos

4. Presentacin de Informes:

Elaboracin de Informes Elaboracin de Informes

Internos para la organizacin Elaboracin de informes

Externos

(ONGs,

Organismos

Reguladores)

20

1.8. METODOLOGIA
1.8.1 METODOS
Se utilizarn los Mtodos: Hipottico - Deductivo y Emprico, ya que de esta forma se comprobara la necesidad de las organizaciones indgenas de la implementacin de un sistema contable fcil de utilizar, esto se lo lograra mediante conclusiones ciertas y firmes. Es necesario la implementacin de estos mtodos ya que de esta forma se espera mejores resultados.

1.8.2 TECNICAS

OBSERVACION DIRECTA PRIMARIA:

9 Encuestas; Con la finalidad de recoger opiniones impersonales dentro de las organizaciones. Es impersonal por que no llevar nombre ni otra identificacin de la persona que lo responda ya que estos datos no interesan al investigador. 9 Entrevistas; Que servir para obtener datos por parte del entrevistado, que es una persona que conforman las organizaciones y a su vez personas entendidas en la materia de la investigacin. Se empleara esta tcnica cuando se considere necesario un dialogo entre el entrevistador y la persona que es fuente de informacin, especialmente cuando se trate de personas cuyas opiniones y criterios interesen para la investigacin. 9 Observacin Directa; Ya que nos permite mirar los fenmenos que e presenten en el momento real. Y a su vez nos permitir palpar la necesidad de las organizaciones en esta rea.

21

OBSERVACION INDIRECTA SECUNDARIA:

9 Bibliografa 9 Estadsticas 9 Internet y medios de comunicacin 9 Videoteca

22

CAPITULO II

Marco Conceptual
2.1. PRINCIPIOS CONTABLES
2.1.1 CONCEPTO DE CONTABILIDAD
Contabilidad es una ciencia y arte a la vez, que permite al comerciante individual o empresa, coleccionar, resumir, analizar e interpretar las transacciones comerciales que realiza diariamente, en una forma ordenada, lo cual le va a permitir posteriormente, elaborar los Estados Financieros con la finalidad de saber si al final del proceso contable obtuvo una prdida o una ganancia1

2.1.2 IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE LA CONTABILIDAD

El estudio de la Contabilidad, ha sido desarrollado enfocando hacia la empresa privada debido a que los principios y procedimientos de cada materia son de gran importancia para las empresas creadas con el fin de obtener ganancias. Pero en los actuales momentos este estudio de la materia se ha generalizado hacia todas las actividades productivas, por cuanto, es debido al ordenamiento de las transacciones comerciales que realizan, se pueda obtener resultados que permitan analizar si la actividad comercial que se esta concibiendo es ventajosa econmicamente.

Esta ciencia permite en lo que tiene relacin con la administracin estatal, que el Estado pueda elaborar Presupuestos financiables, debido a que a travs de este documento se controlan los ingresos y los gastos que tiene el Estado.

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Concepto de Contabilidad. Pg. 29

23

Es decir, la importancia de la materia radica en poner ordenadamente todas las actividades econmicas que realizan las personas que intervienen de una u otra forma en el proceso productivo2.

2.1.3 FINES FUNDAMENTALES DE LA CONTABILIDAD

La materia contable tiene algunas finalidades las cuales se mencionan a continuacin: Controlar eficientemente la actividad financiera de la empresa u organizacin. Registras las operaciones comerciales de una manera clara y precisa. Proporcionar la situacin financiera en el momento que se lo solicite. Proyectar la ampliacin de las actividades comerciales teniendo como base las realizadas en periodos anteriores3.

2.1.4 CAMPOS DE APLICACIN DE LA CONTABILIDAD

La Contabilidad se la aplica en todos los sectores econmicos de un pas con la finalidad de organizarlos econmicamente. As tenemos que se la utiliza tanto en el sector pblico como en el sector privado. En el sector pblico se utiliza la Contabilidad para controlar los ingresos y egresos de los diferentes organismos que forman parte de este sector, tales como: Gobierno, Municipalidades, Consejos Provinciales, etc. Este control se lo lleva a cabo a travs de los Presupuestos, los cuales son documentos contables que se los utiliza teniendo presente ciertas normas, establecidas previamente para el efecto. As mismo en el sector privado se utiliza la contabilidad en los diferentes sectores de la produccin ya conocidos, tales como: Agrcola, ganadero, industrial, etc. para cada uno de estos sectores se utiliza la contabilidad, la cual, va a permitir que se obtenga generalmente resultados positivos de la actividad econmica emprendida.
EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Concepto de Contabilidad. Pg. 29 - 30 3 EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Concepto de Contabilidad. Pg. 30
2

24

Tambin se utiliza la Contabilidad en aquellos sectores que realizan actividades burstiles, tales como seguros, bancos, etc.

Como nos podemos dar cuenta, el campo en el cual se desarrolla la contabilidad es muy amplio, por lo que se requiere de contadores capaces, que permitan confiabilidad por parte de los empresarios que los contratan para realizar tareas contables en sus respectivas empresas4.

2.2. CUENTAS CONTABLES

2.2.1 CONCEPTO DE CUENTAS
Denominados cuenta al cuadro en el cual se anotan las operaciones comerciales que tienen relacin con la persona, bienes o valores bajo cuya denominacin fue abierta.

2.2.2 PARTES DE UNA CUENTA

La cuenta se divide en tres partes: 1. EL DEBE O EL DEBITO, ubicado en el lado izquierdo de la cuenta representan los bienes, valores o servicios recibidos por la empresa, organizaciones, etc.

DEBE Bienes Valores Servicios recibidos

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Concepto de Contabilidad. Pg. 34 - 35

25

2. EL HABER O CREDITO.- Ubicado en el lado derecho de la cuenta, representa los bienes, valores o servicios entregados por el comerciante o la empresa.

HABER Bienes Valores Servicios entregados

SALDO O BALANCE.- Puede ser Deudor o Acreedor segn el caso.

2.2.3 PERSONIFICACION DE LAS CUENTAS

Recibe el nombre de Personificacin de las cuentas, la transformacin de las cosas materiales en supuestas personas deudoras de los valores que se reciben y acreedoras de los valores que se entregan.

La personificacin de las cuentas es aspecto muy necesario e importante cuando se requiere iniciar un proceso contable. Si no se efectuare la

personificacin de las cuentas no se podran registrar las transacciones que realiza empresa.

As mismo, cuando se procede a personificar una cuenta se le asigna un nombre contable, lo cual permitir, que el proceso contable se lo realice en una forma eficiente.

26

Personificacin de las cuentas ms comunes que se utiliza en el proceso contable.

POR PERSONIFICACION
Dinero en efectivo (metal o billete) Cheques Artculos destinados para la venta Facturas pendientes de cobro

PERSONIFICADO
CAJA BANCOS MERCADERIAS CUENTAS POR COBRAR

Escritorios, sillas, anaqueles, etc. para ser utilizados. Computadoras, data show, etc. para ser utilizados. EQUIPO DE COMPUTACIN MUEBLES DE OFICINA

Maquinas de escribir, cajas registradoras, calculadoras, etc. para ser utilizados. Camionetas, camiones, etc. que se utilizarn en la empresa u organizacin. Local donde funcionara la empresa u Organizacin Terreno que se pone a disposicin de la Empresa u organizacin Facturas y otros documentos legales pendientes de pago Dinero que el comerciante pone a Disposicin de la empresa CAPITAL CUENTAS POR PAGAR TERRENO EDIFICIO VEHICULOS EQUIPO DE OFICINA

27

LA PARTIDA DOBLE
El principio fundamental de la Partida Doble surge como consecuencia de que, en toda transaccin contable interviene una parte real y otra parte financiera, es decir interviene una persona que recibe algo y otra que tambin entrega al mismo tiempo algo.

Debido a ello, podemos indicar que el nombre de la Partida Doble se debe a que en cada operacin contable existe por lo menos un valor deudor que se recibe y otro valor acreedor que se entrega, ya se trate de bienes, servicios o valor (efectivo o fiduciario).

Este principio contable de la Partida Doble, en concordancia con nuestro Cdigo de Comercio es aplicado a las actividades mercantiles que se desarrollan en nuestro pas. Demostracin a travs de un ejemplo:

EJERCICIO

El Seor Marcelo Vega compr una computadora para utilizar en el negocio en un valor de $ 650 valor cancelado en efectivo.

Al desarrollar el ejercicio nos hacemos las siguientes preguntas: QUE RECIBE EL SEOR? El seor Marcelo Vega est recibiendo una computadora, es decir, est interviniendo en la parte real de la transaccin. QUE ENTREGA EL SEOR? El seor Marcelo Vega est entregando por la computadora que ha recibido, dinero en efectivo, por lo tanto, aqu est interviniendo la parte financiera de la transaccin.

Como podemos darnos cuenta, en esta transaccin contable han intervenido al mismo tiempo un valor deudor que se recibe (Computadora); y un valor

28

acreedor que se entrega (dinero en efectivo). Con lo cual se cumple con lo que dice el principio bsico de la partida doble:

NO HAY VALOR DEUDOR SIN VALOR ACREEDOR y NO HAY VALOR ACREEDOR SIN VALOR DEUDOR

El conocimiento del principio fundamental de la Partida Doble es muy necesario dentro del aprendizaje de la contabilidad.

2.2.4 CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS

En lo que respecta a la clasificacin de las cuentas, vamos a realizar un estudio individual de cada una de ellas con la finalidad de que se conozca cual es el papel que desempean estas en el proceso contable.

CAJA
Esta cuenta representa dinero en efectivo, entendindose como tal las monedas, billetes de bancos, cheques recibidos. Esta cuenta aumenta cuando se recibe dinero en efectivo. Se registra este valor en el lado del Debe; en cambio disminuye cuando se entrega (paga) dinero en efectivo y en este caso se registra este valor entregado en el lado del Haber. La cuenta Caja pertenece al grupo del Activo y su saldo siempre ser deudor.

29

DEBE
Recibe dinero en efectivo AUMENTA

HABER

DEBE
Recibe dinero en efectivo AUMENTA

HABER

$$$
BANCOS

$$$

Representa los valores que el comerciante deposita en una institucin bancaria. Esta cuenta aumenta cuando se deposita dinero en el banco. Se registra este valor depositado en el lado del Debe: pero cuando se retira dinero del banco se registra este valor en el lado del Haber. Esta cuenta pertenece al grupo de Activo y su saldo siempre ser deudor.

DEBE

HABER
Se retira dinero del Banco DISMINUYE

DEBE
Se deposita dinero en el Banco AUMENTA

HABER

$$$

$$$

30

MERCADERIAS
Llamamos mercaderas a aquellos bienes producidos, destinados para la compra o venta. Esta cuenta aumenta cuando nos compran o nos devuelven mercaderas registrndose su valor en el lado del Debe. En cambio disminuye cuando se venden o se devuelven mercaderas, su valor se registra en el lado del Haber. Generalmente esta cuenta pertenece al grupo de Activo y su saldo ser siempre deudor.

DEBE
Se compra o nos devuelven mercaderas AUMENTA

HABER

DEBE

HABER
Se venden o se devuelven mercaderas DISMINUYE

$$$

$$$

CUENTAS POR COBRAR

Representa los valores que deben al negocio, por haberse vendido mercaderas o crdito si la intervencin de documentos. Esta cuenta aumenta cuando se venden mercaderas o crdito. Se registra este valor en el lado del Debe; en cambio disminuye, cuando el cliente paga parcial o totalmente el valor de la cuenta, en este caso se registra este valor en el lado del Haber. Es una cuenta que pertenece al grupo de Activo y su saldo ser siempre deudor.

31

DEBE
Ventas de mercaderas a crditos sin documentos AUMENTA

HABER

DEBE

HABER
Pago parcial o total de la cuenta por parte del cliente DISMINUYE

$$$
DOCUMENTOS POR COBRAR

$$$

Representan valore que deben al negocio, por haberse vendido mercaderas a crdito con la intervencin de documentos, tales como pagars, letras de cambio, etc. Esta cuenta aumenta cuando se reciben los documentos a favor del negocio, y se registra su valor en el lado del Debe; en cambio disminuye, cuando se cobran estos documentos, registrndose su valor en el lado del Haber. Es una cuenta que pertenece al grupo de Activo, su saldo siempre ser deudor.

DEBE
Recibe documentos a favor del negocio AUMENTA

HABER

DEBE

HABER
Se cobran los documentos DISMINUYE

$$$

$$$

32

MUEBLES Y ENSERES
Estn considerados en esta cuenta los escritorios, sillas, mesas, mostradores, maquinas (escribir, calculadoras, etc.), que se utilizan en el negocio en su parte administrativa.

Esta cuenta aumenta cuando el comprador adquiere alguno de los bienes mencionados anteriormente, se registra este valor en el lado del Debe; en cambio disminuye, cuando el comprador vende por cualquier causa alguno de estos bienes. Se registra este valor en el lado del Haber. Es una cuenta de Activo, su saldo siempre ser deudor.

DEBE
Compra de bienes para el negocio AUMENTA

HABER

DEBE

HABER
Venta de los bienes adquiridos DISMINUYE

$$$

$$$

VEHICULOS
Son todos aquellos transportes que se utilizan en la distribucin de mercadera, o para actividades a realizar (trabajos de campo). Los transportes pueden ser: bicicletas, motocicletas, camionetas, camiones, etc. Esta cuenta aumenta cuando se adquiere el vehculo. Se registra este valor en el lado del Debe; en cambio disminuye cuando se lo vende alguno de los vehculos que se adquiri, registrndose este valor en el lado del Haber. Es una cuenta que pertenece al grupo Activo y su saldo, siempre ser deudor.

33

DEBE
Compra un transporte para el uso de la Organizacin o Empresa AUMENTA

HABER

DEBE

HABER
Venta de transportes adquiridos para la Organizacin o Empresa DISMINUYE

$$$
EDIFICIOS

$$$

Son la (s) casa (s) de propiedad de la organizacin u empresa las cuales son utilizadas para los fines que fue creada la organizacin u empresa. Esta cuenta aumenta cuando se adquiere alguna casa para utilizarla en el negocio. Su valor se registra en el lado del Debe; en cambio, disminuye, cuando se vende o se da de baja el activo antes mencionado, registrndose su valor en el lado del Haber. Esta cuenta pertenece al grupo de Activo y su saldo ser deudor.

DEBE
Adquisicin de una casa para la organizacin AUMENTA

HABER

DEBE

HABER
Venta de la casa o dada de baja por para de la organizacin DISMINUYE

$$$
34

$$$

TERRENOS
Son espacios fsicos de tierra que pertenecen a la organizacin u empresa. Esta cuenta aumenta cuando se adquiere algn terreno con la finalidad de utilizarlo en la organizacin u empresa. Su valor se registra en el lado del Debe; en cambio, disminuye, cuando se vende el terreno, registrndose su valor en el lado del Haber. Esta cuenta pertenece al grupo de Activo y su saldo, es deudor.

DEBE
Adquisicin de terrenos para la organizacin AUMENTA

HABER

DEBE

HABER
Venta del Terreno por parte de la organizacin DISMINUYE

$$$

$$$

CUENTAS POR PAGAR

Representa valores que la organizacin u empresa debe a los proveedores por haber adquirido bienes y/o servicios sin la intervencin de documentos. Esta cuenta aumenta por las deudas que la organizacin u empresa adquiere. Su valor se registra en el lado del Haber; en cambio, disminuye cuando la empresa u organizacin paga parcial o totalmente la deuda contrada; este valor se registra en el lado del Debe. Es una cuenta de Pasivo y su saldo es acreedor.

35

DEBE

HABER
Se acredita documentos a la organizacin AUMENTA

DEBE
Pago parcial o total de los documentos por la Organizacin DISMINUYE

HABER

$$$

$$$
CAPITAL
Es el valor que los accionistas, socios, fundadores, etc. invierten en la organizacin u empresa al inicio de su actividad. Esta cuenta aumenta por ingresos obtenidos (ganancias) durante el proceso contable. Su valor se registra en el lado del Haber; en cambio, disminuye por los gastos que se han ocasionado en el proceso contable. Este valor se registra en el lado del Debe. Es cuenta de Pasivo.

DEBE

HABER
Ganancia obtenidas en el proceso contable AUMENTA

DEBE
Gastos ocasionados durante el proceso contable DISMINUYE

HABER

$$$

$$$

36

2.2.5 EL PLAN DE CUENTAS

El plan de cuentas constituye para la organizacin u empresa, un elemento muy fundamental, por cuanto nos indica cuales son las cuentas que van a intervenir en el proceso contable de una determinada organizacin u empresa. Adems, nos da el ordenamiento contable del negocio que nos permitir realizar la serie de transacciones contables en forma eficiente.

En el plan de cuentas se ordenan estas cuentas teniendo presente el grupo al que pertenecen, as diremos que, las cuentas que representan valores de propiedad de la organizacin o empresa se ubicarn en el grupo de activos; las deudas contradas por la empresa u organizacin, se ubicarn en el grupo pasivo, etc.5

ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS

El plan debe obedecer a las necesidades de informacin presentes y futuras de un Ente, y se elaborar a la luz de un estudio previo que permita conocer las metas, particularidades, polticas de comercializacin, perspectivas de

crecimiento etc. de tal forma que un Plan de Cuentas de be ser especfica y particularizado. En todo caso su estructura debe partir de agrupamiento convencionales los que al ser jerarquizados presentan los siguientes niveles.

NIVEL SUPERIOR: EL GRUPO

Est dado por los trminos de la situacin financiera y econmica en este orden:

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Cuentas Contables (Puntos: 2.2.1 al 2.2.5) Pginas 37 - 38; 40 - 50

37

SITUACIN FINANCIERA
Activo Pasivo Patrimonio

SITUACIN ECONOMICA
Ingresos o Rentas Gastos Costos Industriales (solo para empresas industriales).

SEGUNDO NIVEL SUBGRUPO

Est dado por la divisin racional de los grupos, efectuando bajo algn criterio de uso generalizado as:

TRATANDOSE DEL ACTIVO

Se lo desagrega bajo el criterio de liquidez as: Activo circulante o corriente Activo fijo o inmovilizado Otros Activos

TRATANDOSE DEL PATRIMONIO

Se lo desagrega bajo el criterio de INMOVILIDAD as: Capital Reservas Supervit de Capital Resultados

38

TRATANDOSE DEL PASIVO

En la misma forma se lo clasifica bajo el criterio de liquidez, en los siguientes grupos: Pasivo Circulante, corriente o a corto plazo Pasivo Fijo o inmovilizado o a largo plazo Otros Pasivos

TRATANDOSE DE LAS RENTAS

Se lo divide en: Rentas Operativas Rentas no Operativas

TRATANDOSE DE LOS GASTOS Y COSTOS

Se lo desagrega en: Operacionales No Operacionales6

EL CODIGO DE CUENTAS
Se lo define como la expresin resumida de una idea a travs de la utilizacin de nmeros, letras y/o smbolos; en consecuencia el cdigo viene a ser el equivalente del nombre.

En general el cdigo viene a reemplazar al nombre propio del dato, que debe registrarse, informarse y procesarse, es decir, en el campo administrativo la codificacin sustituye a los datos7.

6 7

ZAPATA Snchez, Pedro. Contabilidad General. Estructura del Plan de Cuentas Pginas 28-30 ZAPATA Snchez, Pedro. Contabilidad General. El Cdigo de Cuentas Pg. 30

39

La importancia de la codificacin radica en simplificar el manejo y el proceso de la informacin, es decir, tiende a simplificar el registro, la informacin y el proceso de la misma.

EJEMPLO 1. ACTIVO 1.01. ACTIVO CORRIENTE 1.02. ACTIVOS FIJOS 1.03. OTROS ACTIVOS 2. PASIVOS 2.01. PASIVOS CORRIENTES 2.02. PASIVOS A LARGO PLAZO 2.03. OTROS PASIVOS 3. PATRIMONIO 3.01. CAPITAL SOCIAL 3.02. RESERVAS 3.03. SUPERAVIT 3.04. RESULTADOS DEL EJERCICIO 4. INGRESOS 5. GASTOS

2.2.6 CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS

GASTOS En el proceso contable tiene que efectuare una serie de gastos que le van a permitir un desarrollo eficientes de sus actividades. Estos gastos ocurren por diferentes causas que se presentan en la Organizacin u Empresa.

40

Es importante dejar indicado que los gastos que se ocasionan en una empresa se los contabiliza ubicando el valor en el lado del DEBE de la cuenta respectiva. Grficamente se demostrara as:

DEBE - CUENTAS DE GASTOS - HABER

Se registra los valores que ocasionan gastos.

Las principales cuentas de gastos son las siguientes: Gastos de Arriendos Gastos de Oficina Gastos de Transportes Gastos Generales Gastos de Seguros Honorarios Sueldos de Administracin Bonificaciones de Ley Aportes al IESS Gastos de Viajes Gastos de Talleres Depreciaciones

INGRESOS Los ingresos son aquellos valores monetarios que recibe la organizacin u empresa por la actividad que realiza. Sealando la forma de registrar los valores de ingresos diremos que estos se ubican en el lado del HABER de la respectiva cuenta de ingresos, de acuerdo a los principios contables establecidos.

41

DEBE - CUENTAS DE INGRESOS - HABER

Se registra los valores que ocasionan ingresos.

Las principales cuentas de ingresos son las siguientes: Proyectos por Ejecutar Donaciones Ventas Intereses Ganados Arriendos Recibidos8

2.2.7 ESTADO DE SITUACION INICIAL

CONCEPTO El Estado de Situacin Inicial es la demostracin grfica que presenta la empresa al inicio de sus operaciones, sealado en el mismo en una forma ordenada lo que posee (ACTIVO), lo que tiene que pagar (PASIVO) y el dinero aportado en la organizacin (CAPITAL)9. Todos los miembros de una Organizacin Campesina, deben conocer y saber que el BALANCE (informe econmica) de su Organizacin; presentado peridicamente por el responsable de los asuntos econmicos (tesorero,

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Cuentas de Gastos e Ingresos (Puntos: 2.2.6) Pginas 52 54. EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Estado de Situacin Inicial. Pg. 61
9

42

coordinador, etc.) es decir la presentacin numrica en fra de las actividades econmicas de la Organizacin.

2.2.8 PARTES QUE LO CONFORMAN: ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO

De acuerdo al concepto nos podemos dar cuenta que el Estado de Situacin Inicial est formado por: Activo, Pasivo y el Capital. Para un mejor entendimiento de estos elementos vamos a dar su parte conceptual. ACTIVO.- Representan todos los valores que pertenecen a la organizacin u empresa que tienen un valor monetario. PASIVO.- Representan todos aquellos valores que la organizacin u empresa tiene que pagar a terceras personas y que tienen un valor monetario. CAPITAL.- Representan el dinero que la organizacin u empresa aporta para el negocio al inicio de sus actividades mercantiles. En la elaboracin del Estado de Situacin Inicial es necesario tener en cuenta lo siguiente: 9 La liquidez 9 El encabezamiento 9 La presentacin10.

EJERCICIO PRCTICO El 01 de Enero del 2007 se instala la siguiente organizacin dedicada al apoyo organizacional y capacitacin de comunidades indgenas; con la finalidad de llevar en forma eficiente el desenvolvimiento de la organizacin, se contrata el servicio de un contador, a quien le entregan una serie de documentos, y le solicita que con ellos le haga una demostracin grfica de lo que posee

10

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Partes que conforman el Estado de Situacin Inicial. Pg. 61 - 62

43

(activos); de las obligaciones contradas con terceras personas, (pasivos); y del dinero que aport al inicio de sus actividades (capital). Los valores entregados al contador por parte de la organizacin son los siguientes: Dinero en efectivo Dinero en cuenta corriente Anticipos para talleres Equipo de Computacin Muebles y Enseres Cuentas por Pagar Proveedores Proyectos por Ejecutar Capital con que inicio la organizacin $ 500,00 $ 40.500,00 $ 500,00 $ 5.000,00 $ 2.500,00 $ 1.250,00 $ 45.000,00 $ 2.750,00

44

Organizacin "XYZ" ESTADO DE SITUACIN INICIAL Al 01 de Enero del 2007

ACTIVOS

PASIVOS

Caja

500,00

Cuentas por Pagar Proveedores 1.250,00

Bancos

40.500,00

Proyectos por Ejecutar

45.000,00

Anticipos para talleres

500,00

Equipo de Computacin 5.000,00

PATRIMONIO

Muebles y Enseres

2.500,00

Capital

2.750,00

TOTAL PASIVO Y TOTAL ACTIVOS 49.000,00 PATRIMONIO 49.000,00

Contador Firmas

Coordinador Firmas

2.2.9

EL LIBRO DIARIO

CONCEPTO En el Libro Diario se registra en una forma cronolgica, es decir, da a da todas las operaciones de la organizacin u empresa que realiza en un determinado perodo contable, indicando en cada una de estas operaciones

45

cul es el valor deudor y cual es el valor acreedor. Es necesario indicar que este libro constituye un factor muy importante para que la organizacin u empresa se desarrolle en una forma eficiente, debido a que se hace un detalle muy minucioso de toda la actividad. De la misma manera es necesario sealar que este libro es el eje central de la organizacin u empresa por cuanto sin el no se podra realizar los diversos aspectos que esta compuesto el proceso contable tales como mayorizacin, balance de comprobacin, estados financieros, etc.11

2.2.10

ESTRUCTURA DEL LIBRO DIARIO

La manera como se encuentra estructurado o elaborado este libro va a permitir que la forma de utilizarlo sea de fcil comprensin, es decir que, aquella persona que tenga los fundamentos necesarios de la materia contable no tendr dificultad en su utilizacin. El libro se lo ha distribuido en determinadas columnas, ubicadas de la siguiente manera: 1. FECHA.- En esta columna se indicar el ao, el mes y el da que se efecta el registro contable. 2. DETALLE O DESCRIPCION.- En esta columna se indicara los nombres de las cuentas tanto deudoras como acreedoras que intervienen en el proceso contable, indicando adems el respectivo detalle de cada una de las transacciones. De cada transaccin las primeras cuentas que se registran son las deudoras las cuales estarn ubicadas para

diferenciarlas de las acreedoras junto a la columna de fecha. 3. REFERENCIA.- En esta columna se indicar el nmero con el cual se han codificado cada una de las cuentas que han sido mayo rizadas. 4. PARCIAL.- Esta columna se utiliza para registrar cantidades que pertenecen a una misma cuenta, es decir, son valores parciales los

11

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Concepto Libro Diario. Pg. 79

46

cuales sern sumados en su respectivo momento para que una vez totalizados sea ubicado este valor total ya sea en la columna del Debe o columna del Haber de acuerdo al caso. 5. DEBE.- Esta columna es exclusivamente para el registro o anotacin de las cuentas deudoras, es decir, de aquellos valores recibidos por la organizacin u empresa. 6. HABER.- La columna del Haber del Libro diario se utiliza con la finalidad de registrar las cuentas acreedoras, es decir, aquellos valores que ha tenido que entregar el negocio por diversas circunstancias12.

2.2.11

MODELO DE LIBRO DIARIO

El rayado del libro diario es estndar, lo cual quiere decir que no varia mayor mente el momento de utilizarlo.

LIBRO DIARIO

FECHA

CONCEPTO

REF.

DEBE

HABER

12

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Estructura del Libro Diario. Pg. 80

47

2.2.12

JORNALIZACION

Es el registro que se efecta en el libro diario de las operaciones que la organizacin u empresa efecta durante un determinado periodo contable. Para poder iniciar el proceso de jornalizacin de las transacciones es necesario saber la forma de utilizar el rayado del Libro Diario, esta forma de utilizacin se ha explicado en lneas anteriores en una forma terica, an cuando posteriormente efectuamos la utilizacin en forma prctica. De la misma manera es necesario conocer que la palabra registrar significa tambin asentar, por lo que un registro contable que se realice podr tambin denominrselo asiento contable13.

2.2.13

ASIENTO CONTABLE: SIMPLE, COMPUESTO Y MIXTO

ASIENTO CONTABLE
Recibe el nombre de asiento contable al registro o anotacin que se hace de una transaccin financiera, sealando cual es la cantidad deudora y cual es la cantidad acreedora; estos asientos contables tienen que estar acompaados de su respectiva fecha para lo cual lgicamente se deber guardar un rgido orden cronolgico, de la misma forma que, despus de hacer el registro de la cuenta se har un resumen de la transaccin asentada.

CLASES DE ASIENTOS CONTABLES En lo que respecta con el asiento contable estos son de varias clases los cuales vamos a analizarlos a continuacin despus de indicar su clasificacin en: 9 Simples 9 Compuestos 9 Mixtos

13

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Concepto Jornalizacin. Pg. 81

48

ASIENTOS SIMPLES Se denominan asientos simples aquellos que constan de una cuenta deudora y una cuenta acreedora. ASIENTOS COMPUESTOS Se conocen con el nombre de asientos compuestos aquellos que constan de dos o ms cuentas deudoras y dos o ms cuentas acreedoras. ASIENTOS MIXTOS Son aquellos que estn compuestos por una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, de la misma forma puede ser una cuenta acreedora y dos o ms cuentas deudoras.

El primer asiento que se registra en el diario al inicio de la organizacin o empresa, recibe el nombre de ASIENTO DE APERTURA y ser compuesto por los datos que nos proporciona el estado de situacin inicial, registrndose los valores de las cuentas de activo en la columna del DEBE, y los valores de Pasivo y Capital en la columna del HABER14.

2.2.14

EL LIBRO MAYOR

CONCEPTO
"El libro mayor es aquel que la organizacin o empresa utiliza con la finalidad de trasladar los valores tanto deudores como acreedores que han sido previamente registrados en el Libro Diario, para posteriormente saber cual es el saldo de cada una de las cuentas que han intervenido en el proceso contable".

14

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Asiento Contable; Clases de Asientos Contables. Pg. 81 - 82

49

CLASES DE MAYORES: PRINCIPAL Y AUXILIAR, ESTRUCTURA DEL LIBRO MAYOR

El libro mayor se lo puede clasificar en: 9 General 9 Auxiliar

El Mayor General se encarga de registrar los valores deudores y acreedores de las cuentas principales registradas previamente en el Libro Diario. Como cuentas principales podemos considerar las siguientes: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, etc. En cambio el Mayor Auxiliar sirve de ayuda a las cuentas principales con la finalidad de realizar un control ms eficiente15.

2.2.15

ESTRUCTURA DEL LIBRO MAYOR

La estructura de este libro se la hace de tal forma, que permita una fcil utilizacin, se tendr en cuenta el nombre de la cuenta mayo rizada, el cdigo utilizado, la fecha, las cuentas que intervienen, tanto deudoras como acreedoras16.

2.2.16

CODIGO DE CUENTAS

El proceso contable a cada una de las cuentas se les asignar un determinado nmero el cual en mucho de los casos de acuerdo a la cuenta de que se trate permanecer invariable, aunque en las dems el nmero que se les asigne depender de la capacidad del negocio y como consecuencia de ello de la cantidad de cuentas que intervengan al inicio del negocio.

15

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Concepto de Mayor; Clases de Mayor. Pg. 103 - 104 EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Estructura del Libro Mayor. Pg. 104

16

50

CODIFICAR UNA CUENTA no es otra cosa que asignarle un determinado nmero a cada una de las cuentas que intervienen en el proceso contable. Se lo puede realizar utilizando letras o tambin nmeros y letras a la vez. Activos Pasivos Patrimonio Ingresos Egresos 01 02 03 04 0517

2.2.17

MAYORIZACIN: CONCEPTO, PASOS FUNDAMENTALES

Es el traslado de las transacciones contables que previamente fueron registradas en el Libro Diario o en algn otro registro de entra original hacia el libro denominado MAYOR. Para lo cual es necesario tener en cuenta lo siguiente: a) La fecha del asiento, la misma que debe ser igual al del libro diario por cuanto se trata de la misma operacin contable. b) Los valores que estn ubicados en la columna del dbito del Diario se trasladar al dbito del Mayor. c) Los valores ubicados en la columna del crdito del Diario se trasladar al crdito del Mayor. d) Hay que tomar en cuenta que los valores de los Activos y Gastos generalmente tienen saldo Deudor. En cambio, los valores de los Pasivos, Capital Remanente o Ingresos, tienen saldo acreedor.

17

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Mayorizacin. Pg. 110 111

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PASOS A SEGUIRSE PARA EFECTUAR LA MAYORIZACIN El proceso de mayorizacin se lo debe efectuar de una manera ordenada, por tanto, es conveniente seguir los siguientes pasos, los cuales van a permitir realizarlo eficientemente. 1. En la parte superior izquierda se ubica el nombre de la cuenta que ser mayorizada. 2. En la parte superior derecha del rayado se ubicar el cdigo (nmero) de la cuenta, teniendo presente para ello a qu grupo pertenece la cuenta mayorizada. 3. Se registra la fecha, indicando el da, mes y ao correspondiente. 4. En la columna de descripcin se har el detalle de la operacin contable mayorizada si se desea, por cuanto se puede dejar el espacio en blanco, pero cuando el registra que se asienta en el mayor proviene del estado de situacin inicial, es indispensable escribir la palabra BALANCE INCIAL en esta columna. 5. La columna de referencia servir para registrar el nmero de la pgina del diario de donde se toman los valores para mayorizar. 6. En la comuna del dbito se registrarn los valores que previamente estn registrados en el dbito del libro Diario; de la misma forma en la columna del crdito se registrarn los valores que previamente fueron registrados en le Haber del libro Diario. 7. En la columna de saldos, estos se ubicarn de acuerdo a la clase de saldos que se trate, as por ejemplo, si el saldo es deudor se ubicar en la columna del saldo deudor, en cambio, si el saldo que resulta es acreedor se ubicar en la columna del saldo acreedor. 8. Por ltimo en la columna de referencia del diario, se ubicar el nmero de la cuenta mayorizada a la cual se efectu el traslado de la cuenta jornalizada18.
18

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Pasos a seguir para efectuar la Mayorizar. Pg. 111 - 112

52

2.2.18

BALANCE DE COMPROBACION

CONCEPTO
Se denomina Balance de Comprobacin a la presentacin en forma ordenada de los saldos de las cuentas mayorizadas de un perodo contable determinado. La finalidad es determinar que la organizacin o empresa ha registrado de una forma eficiente en le Libro Diario y como consecuencia de ello en el Libro Mayor. Debido a ellos que el Balance de Comprobacin resulta ser un documento contable de mucha importancia19.

PARTES DE QUE SE COMPONE EL BALANCE DE COMPROBACIN El Balance de Comprobacin esta compuesto de las siguientes partes: 1. EL ENCABEZAMIENTO.- Est ubicado en la parte superior externa del rayado y contiene lo siguiente: a) Nombre de la Organizacin o Empresa b) Nombre del documento contable (Balance de Comprobacin) c) El perodo de tiempo (fecha) que comprende la elaboracin del documento contable.

2. PARTE CENTRAL DEL BALANCE.- Constituido por lo siguiente: a) La columna en la cual se ubica el nombre de las cuentas b) El nmero asignado a cada una de las cuentas que forman parte del balance. c) La columna para registrar los valores deudores (dbito) d) La columna para registrar los valores acreedores (crdito)20

19

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Concepto Balance de Comprobacin. Pg. 127 EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Partes de que se compone el Balance de Comprobacin. Pg. 127 - 128

20

53

MODELO GRAFICO
ORGANIZACIN "XYZ" BALANCE DE COMPROBACIN DEL 1ero AL 31 DE DICIEMBRE xxxx NOMBRE DE LA CUENTA REF. DEBITO CREDITO

TOTALES

2.2.19

ESTADOS FINANCIEROS

CONCEPTO
Son los documentos que muestran la situacin financiera de la organizacin o empresa, sus cambios o resultados obtenidos como consecuencia de las transacciones realizadas en un periodo contable21.

CLASIFICACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La clasificacin de los estados financieros son los siguientes: 1. Estado de Resultados 2. Balance General

21

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Concepto Estados Financieros. Pg. 133

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3. Estado de Utilidades Retenidas 4. Estado de cambios de la situacin financiera22

ESTADO DE RESULTADOS: CONCEPTO Y FORMA DE PRESENTACIN CONCEPTO El Estado de Resultados no va a permitir conocer el resultado econmico obtenido por la organizacin o la empresa en sus actividades realzadas durante, un perodo contable.

Para la elaboracin de este estado agrupamos separadamente las cuentas de Ingresos, de la misma forma separamos las cuentas que ocasionan gastos, luego realizamos una comparacin entre el total de ingresos y el total de gastos para con este fin en el caso de las empresas que perciben lucro sabrn si obtuvieron ganancia o perdida.

FORMA DE PRESENTACIN DEL ESTADO DE RESULTADOS La forma de presentacin del estado de resultados es la siguiente: 1. EL ENCABEZAMIENTO.- El cual constar de las siguientes partes: a) Nombre de la organizacin o empresa b) Nombre del Estado Financiero (Estado de Resultado) c) Periodo contable (fecha) correspondiente 2. Se presentar en forma ordenada los ingresos obtenidos por la organizacin o empresa. 3. De la misma forma se presentar ordenadamente los gastos realizados durante el proceso contable.

22

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Clasificacin de los Estados Financieros. Pg. 133

55

4. Finalmente se determinar la ganancia o prdida ocurrida en el perodo contable, que resulta de la comparacin de los ingresos con los gastos23.

ESTADO DE SITUACIN FINAL FORMA DE PRESENTACIN CONCEPTO

(BALANCE GENERAL): CONCEPTO Y

El Balance General es aquel que refleja la situacin econmica de la empresa en un perodo determinado. FORMA DE PRESENTACION BALANCE GENERAL El Balance General constar de las siguientes partes: 1. EL ENCABEZAMIENTO.- El cual constar de las siguientes partes: a) Nombre de la organizacin o empresa b) Nombre del Estado Financiero (Balance General) c) Fecha en la cual se realice (31 de Diciembre xxxx) 2. LA PARTE CENTRAL DEL ESTADO.- Conformada por lo siguiente: a) LAS CUENTAS DE ACTIVOS.- Generalmente ubicadas en el lado izquierdo, ubicadas de acuerdo a su convertibilidad en dinero efectivo lo ms pronto posible. b) LAS CUENTAS DE PASIVO Y CAPITAL.- Ubicadas en el lado derecho, ubicadas de acuerdo a su convertibilidad en dinero efectivo lo ms pronto posible24.

23

EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Forma de Presentacin del Estado de Resultados. Pg. 134 EDICIONES LUMARSO. Contabilidad Ciclo Bsico. Principios Contable. Concepto y Forma de Presentacin del Balance General. Pg. 135

24

56

2.3. LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO LRTI25.

Sujeto activo.- El sujeto activo de este impuesto es el Estado. Lo administrar a travs del Servicio de Rentas Internas. Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el pas, que obtengan ingresos gravados de conformidad con las disposiciones de esta Ley. Los sujetos pasivos obligados a llevar contabilidad, pagarn el impuesto a la renta en base de los resultados que arroje la misma. Ejercicio impositivo.- El ejercicio impositivo es anual y comprende el lapso que va del 1o. de enero al 31 de diciembre. Cuando la actividad generadora de la renta se inicie en fecha posterior al 1o. de enero, el ejercicio impositivo se cerrar obligatoriamente el 31 de diciembre de cada ao. Obligacin de llevar contabilidad.- Estn obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. Tambin lo estarn las personas naturales que realicen actividades empresariales en el Ecuador y que operen con un capital propio que al 1 de enero de cada ejercicio impositivo, supere los veinte y cuatro mil dlares (24.000 USD) o cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio inmediato anterior sean superiores a los cuarenta mil dlares (40.000 USD) incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrcolas, pecuarias, forestales o similares. Objeto del impuesto.- Establece el impuesto al valor agregado (IVA), que grava al valor de la transferencia de dominio o a la importacin de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de

comercializacin, y al valor de los servicios prestados, en la forma y en las condiciones que prev esta Ley.

25

CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Ley de Rgimen Tributario Interno,.Sujetos Pasivos, Activos, Quienes estn obligados a llevar contabilidad, Porcentajes de Retencin Fuente e IVA.

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A PARTIR DEL CONCEPTO: 01/07/2007 Compra de bienes muebles (mercaderas, tiles de oficina, equipos, materiales, etc.) Construccin de inmuebles Rendimientos financieros entre instituciones financieras Intereses pagados Arriendo de inmuebles Honorarios profesionales Deportistas, rbitros, cuerpo tcnico, artistas Servicios en que prevalece la mano de obra al intelecto Pago de tarjetas de crdito a locales afiliados Notarios, registradores de la propiedad y mercantiles Seguros y reaseguros Transporte privado de pasajeros y pblico y privado de carga Pago de energa elctrica Arrendamiento mercantil Pagos a medios de comunicacin Otros servicios no contemplados
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2% 2% 1% 2% 8% 8% 8% 2% 2% 8% 2 por mil 1% 1% 2% 2% 2%

NOTA IMPORTANTES: 1. Todos los pagos no contemplados en los porcentajes especficos de retencin, sealados en esta resolucin, estn sujetos a la retencin del 1%, salvo lo previsto en normas especiales.

2. Los montos pagados por servicios ocasionalmente prestados en el Ecuador por personas naturales extranjeras no residentes y que constituyan ingresos gravados y otros pagos distintos a utilidades o dividendos que se enven, paguen o acrediten al exterior, directamente, mediante compensaciones o con la mediacin de entidades financieras u otros intermediarios, estarn sometidos al 25% de retencin sobre el total de los pagos o crditos

26

EL ASESOR CONTABLE Cia. Ltda. Porcentajes de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta a partir del 1 de Julio 2007. contadorespichincha@yahoogroups.com.

58

efectuados, conforme lo previsto en los artculos 36 e innumerado a continuacin del 38 de la Ley de Rgimen Tributario Interno, bajo las condiciones y reglas establecidas en el Art. 13 del mismo cuerpo legal y las disposiciones reglamentarias concordantes.

3. Los porcentajes de retencin sealados no se aplicarn a los intereses y rendimientos financieros pagados a instituciones bancarias o compaas financieras y otras entidades sometidas a vigilancia de la Superintendencia de Bancos. Tampoco aplicar la retencin a los intereses pagados en libretas de ahorro a la vista de personas naturales, a las rentas por cesiones o transferencias mineras o hidrocarburferas, a los reembolsos de costos y gastos, y en general, aquellos pagos o acreditaciones en cuenta exentos o no sujetos a retencin conforme lo establece el Reglamento para la Aplicacin de la Ley de Rgimen Tributario y sus Reformas, y a las rentas provenientes del trabajo en relacin de dependencia, que tienen un rgimen especfico de retencin previsto en el Reglamento.

De la misma forma, no procede retencin alguna en la compraventa de divisas, transporte pblico de personas, ni en la compra de bienes inmuebles o de combustibles.

Se exceptan de este tratamiento, los pagos efectuados conforme a los convenios de dbito con instituciones del sistema financiero y pagos relacionados con operaciones burstiles, que se regirn por las normas reglamentarias y resoluciones respectivas.

4. La obligatoriedad de efectuar retenciones, procede sobre todo pago o crdito en cuenta superior a cincuenta dlares de los Estados Unidos de Amrica (USD$ 50), salvo en aquellos casos establecidos en la Ley de Rgimen Tributario Interno o su Reglamento para su aplicacin., en los que

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se disponga que se efecte la retencin sobre la totalidad del valor pagado o acreditado, sin importar el monto del mismo.

Cuando el pago o crdito en cuenta se realice por concepto de la compra de mercadera o bienes muebles de naturaleza corporal o prestacin de servicios en favor de un proveedor permanente o prestador continuo, respectivamente, se practicar la retencin sin considerar los lmites sealados en el inciso anterior.

Se entender por proveedor permanente o prestador continuo aqul a quien habitualmente se realicen compras o se adquieran servicios por dos o ms ocasiones en un mismo mes calendario.

La base de retencin establecida en el primer inciso de este artculo, no aplica a los pagos o crditos en cuenta que se realicen por rendimientos financieros u otros conceptos no especificados, casos en los cuales se aplicar la retencin en la fuente sobre la totalidad del monto pagado o acreditado en cuenta, sin importar su monto.

HECHO IMPONIBLE Y SUJETOS DEL IMPUESTO IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA Hecho generador.- El IVA se causa en el momento en que se realiza el acto o se suscribe el contrato que tenga por objeto transferir el dominio de los bienes o la prestacin de los servicios, hecho por el cual se debe emitir obligatoriamente la respectiva factura, nota o boleta de venta.

En el caso de los contratos en que se realice la transferencia de bienes o la prestacin de servicios por etapas, avance de obras o trabajos y en general aquellos que adopten la forma de tracto sucesivo, el Impuesto al Valor Agregado IVA se causar al cumplirse las condiciones para cada perodo,

60

fase o etapa, momento en el cual debe emitirse el correspondiente comprobante de venta.

Sujeto activo.- El sujeto activo del impuesto al valor agregado es el Estado. Lo administrar el Servicio de Rentas Internas (SRI).

El producto de las recaudaciones por el impuesto al valor agregado se depositar en la cuenta del Servicio de Rentas Internas que, para el efecto, se abrir en el Banco Central del Ecuador. Luego de efectuados los respectivos registros contables, los valores se transferirn en el plazo mximo de 24 horas a la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional para su distribucin a los partcipes.

Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del IVA: a) En calidad de agentes de percepcin: 1. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente efecten transferencias de bienes gravados con una tarifa; 2. Quienes realicen importaciones gravadas con una tarifa, ya sea por cuenta propia o ajena; y, 3. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente presten

servicios gravados con una tarifa.

b) En calidad de agentes de retencin: 1. Las entidades y organismos del sector pblico; las empresas pblicas y las privadas consideradas como contribuyentes especiales por el Servicio de Rentas Internas; por el IVA que deben pagar por sus adquisiciones a sus proveedores de bienes y servicios cuya transferencia o prestacin se encuentra gravada, de conformidad con lo que establezca el reglamento;

61

2. Las empresas emisoras de tarjetas de crdito por los pagos que efecten por concepto del IVA a sus establecimientos afiliados, en las mismas condiciones en que se realizan las retenciones en la fuente a proveedores; y, 3. Las empresas de seguros y reaseguros por los pagos que realicen por compras y servicios gravados con IVA, en las mismas condiciones sealadas en el numeral anterior.
RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
AGENTE DE RETENCIN (Comprador; el que realiza el pago) RETENIDO: El que vende o transfiere bienes, o presta servicios. PERSONAS NATURALES

NO OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD INSTITUCIN PUBLICA CONTRIBUYENTES ESPECIALES SOCIEDADES OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD EMITE LIQUIDACIN DE COMPRAS DE BIENES O ADQ. SERVICIOS PROPIETARIOS DE BIENES INMUEBLES

EMITE FACTURA

PROFESIONALES

INSTITUCIN PUBLICA Y CONTRIBUYENTES ESPECIALES

BIENES NO RETIENE SERVICIOS NO RETIENE

BIENES NO RETIENE SERVICIOS NO RETIENE

BIENES 30% SERVICIOS 70%

BIENES 30% SERVICIOS 70%

BIENES 30% SERVICIOS 70%

BIENES 100% SERVICIOS 100%

BIENES ----------SERVICIOS 100%

BIENES ----------SERVICIOS 100%

CONTRATANTE DE SERVICIOS DE CONSTRUCCIN

-----------------------

BIENES -----------SERVICIOS 30%

BIENES ----------SERVICIOS 30%

BIENES ----------SERVICIOS 30%

BIENES ----------SERVICIOS 30%

BIENES ----------SERVICIOS 100%

BIENES ----------SERVICIOS 30%

------------------

SOCIEDAD Y PERSONA NATURAL OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD

BIENES NO RETIENE SERVICIOS NO RETIENE

BIENES NO RETIENE SERVICIOS NO RETIENE

BIENES NO RETIENE SERVICIOS NO RETIENE

BIENES NO RETIENE SERVICIOS NO RETIENE

BIENES 30% SERVICIOS 70%

BIENES 100% SERVICIOS 100%

BIENES -------SERVICIOS 100%

BIENES -------SERVICIOS 100%

27

27

SRI Servicio de Rentas Internas. www.sri.gov.se. Porcentajes de Retenciones en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado.

62

2.4. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC.28

NEC No. 1 - PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS Objetivo El objetivo de esta Norma es prescribir las bases de presentacin de los estados financieros de propsito general, para asegurar la comparabilidad con los estados financieros de perodos anteriores de la misma empresa y con los estados financieros de otras empresas. Para lograr este objetivo, esta Norma establece consideraciones generales para la presentacin de los estados financieros, orientacin para su estructura y requerimientos mnimos para el contenido de los estados financieros. El reconocimiento, medicin y revelacin de transacciones y eventos especficos son tratadas en otras Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

Alcance

1.

Esta Norma debe ser aplicada en la presentacin de todos los estados financieros de propsito general preparados y presentados de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

2.

Los estados financieros de propsito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir las necesidades de los usuarios que no estn en posicin de requerir informes a la medida para cumplir sus necesidades de informacin especficas. Los estados financieros de propsito general

incluyen aquellos que son presentados por separado o dentro de otro documento pblico tales como un informe anual o un prospecto. Esta Norma no aplica a informacin financiera interina condensada. Esta

Norma aplica igualmente a los estados financieros de una empresa individual y estados financieros consolidados para un grupo de empresas.

28

NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD, Arias Barriga Gonzalo, NEC 1 Pg. 17 51; NEC 3 Pg. 111; NEC 4 Pg. 135; NEC 11 Pg. 283; NEC 12 Pg. 297; NEC 13 Pg. 319.

63

3.

Esta Norma aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y compaas de seguro. Requerimientos adicionales para bancos e

instituciones financieras similares, consistentes con los requerimientos de esta Norma, estn establecidos en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 2 referente a Revelacin en los Estados Financieros de Bancos y Otras Instituciones Financieras Similares.

4.

Esta Norma utiliza terminologa apropiada para una empresa con un objetivo de lucro. Las empresas comerciales del sector pblico pudieran por lo tanto aplicar los requerimientos de esta Norma. Las entidades sin fines de lucro, del gobierno y otras del sector pblico que procuren aplicar esta Norma pueden necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los estados financieros y para los estados financieros en s mismos. Tales entidades tambin pudieran presentar componentes adicionales de los estados financieros.

NEC No. 3 - ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Objetivo La informacin sobre los flujos de efectivo de una empresa es til para proporcionar a los usuarios de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus equivalentes y las necesidades de la empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivo. Las decisiones econmicas que toman los usuarios requieren una evaluacin de la habilidad de una empresa para generar efectivo y sus equivalentes. As como la oportunidad y certidumbre de su generacin.

El objetivo de esta Norma es requerir la presentacin de informacin acerca de los cambios histricos en el efectivo y sus "equivalentes de una empresa, por medio de un estado de flujos de efectivo que clasifica los flujos de efectivo por las actividades operativos, de inversin y de financiamiento durante el perodo.

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Alcance 1. Una empresa debe preparar un estado de flujos de efectivo de acuerdo con los requisitos de esta Norma y debe presentarlo como parte integral de sus estados financieros.

2.

Los usuarios de los estados financieros de una empresa estn interesados en cmo la empresa genera y utiliza el efectivo y sus equivalentes. Las empresas necesitan efectivo esencialmente para las mismas razones, a pesar de lo diversas que pueden ser sus principales actividades que producen ingresos. Necesitan efectivo para dirigir sus operaciones, pagar sus obligaciones, y proporcionar rendimientos a sus inversiones. Por

consiguiente esta Norma requiere que todas las empresas presenten un estado de flujos de efectivo.

Beneficios de la informacin de Flujos de Efectivo 3. Cuando se usa conjuntamente con los dems estados financieros, un estado de flujos de efectivo proporciona informacin que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos netos de una empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su habilidad para generar efectivo y sus equivalentes.

Tambin acrecienta la comparabilidad de los informes sobre la actuacin operativa por diferentes empresas porque elimina los efectos de usar diferentes tratamientos contables para las mismas transacciones y eventos.

4.

La informacin histrica de flujos de efectivo se usa con frecuencia como indicador del monto, oportunidad y certidumbre de los flujos futuros de efectivo. Tambin es til para verificar la exactitud de las proyecciones pasadas de flujos de efectivo y examinar la relacin entre las utilidades y el flujo de efectivo neto y el impacto de los precios cambiantes.

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NEC No. 4 - CONTINGENTES Y SUCESOS QUE OCURREN DESPUES DE LA FECHA DEL BALANCE Alcance 1. Esta Norma debe aplicarse en la contabilizacin y revelacin de contingencias y sucesos que ocurren despus de la fecha del balance.

2.

Se excluyen del alcance los temas siguientes que pueden dar por resultado la existencia de contingencias: (a) pasivos de compaas de seguros de vida derivados de plizas emitidas; (b) obligaciones derivadas de planes de pensiones. (c) compromisos originados por contratos de arrendamiento a largo plazo. (d) impuesto a la renta.

Definiciones 3. Los siguientes trminos se usan en esta Norma con los significados que se indican:

Una contingencia es una condicin o situacin cuyo resultado final, ganancia o prdida, slo se confirmar si acontecen o dejan de acontecer uno o ms sucesos futuros inciertos.

Sucesos que ocurren despus de la fecha del balance son aquellos acontecimientos tanto favorables como desfavorables, que ocurren entre la fecha del balance y la fecha en que se autoriza la emisin de los estados financieros. Pueden identificarse dos tipos de sucesos:

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(a) los que proporcionan prueba adicional de condiciones que existan a la fecha del balance, y (b) los que son indicadores de condiciones surgidas posteriormente a la fecha del balance.

NEC No. 11 - INVENTARIOS Objetivo El objetivo de esta Norma es prescribir o sealar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histrico. Un tema primordial en la

contabilidad e inventarios es la cantidad de costo que ha de ser reconocida como un activo y mantenida en los registros hasta que los ingresos relacionados sean reconocidos. Esta Norma proporciona guas prcticas sobre la determinacin del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluyendo cualquier disminucin a su valor neto de realizacin. Tambin brinda lineamientos sobre las frmulas de costeo que se usan para asignar costos a inventarios.

Alcance 1. Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en los estados financieros preparados en el contexto del sistema de costo histrico en la contabilidad de inventarios que no sean: a) el trabajo en proceso que se origina bajo los contratos de construccin incluyendo contratos de servicios directamente

relacionados (los que sern tratados en una Norma especfica sobre contratos de construccin); b) instrumentos financieros c) inventarios de productores de ganado, de productos forestales y de agricultura y depsitos de mineral en la medida que son cuantificados a su valor neto de realizacin de acuerdo con prcticas bien establecidas en ciertas industrias.

67

2.

Los inventarios a que se refiere el prrafo 1 (c) son cuantificados a su valor neto de realizacin en ciertas etapas de produccin. Esto ocurre, por ejemplo, cuando las cosechas en la agricultura ya han sido levantadas o los depsitos de mineral han sido extrados y la venta esta asegurada bajo un contrato a futuro o una garanta del gobierno, o cuando existe un mercado homogneo y hay un riesgo insignificante de dejar de vender. Norma. Estos inventarios se excluyen del alcance de esta

NEC No. 12 - PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Objetivo El objetivo de esta Norma es sealar el tratamiento contable para las propiedades, planta y equipo (tambin llamados activos fijos). Los temas

principales en la contabilidad de propiedades, planta y equipo, son: el momento indicado de reconocimiento de los activos, la determinacin de sus valores en libros y los cargos por depreciacin que deben ser reconocidos en relacin con ellos, y la determinacin y tratamiento contable de otras disminuciones en los valores en libros. El tratamiento en esta Norma requiere que una partida de propiedades, planta y equipo sea registrada en libros a su costo de adquisicin menos su depreciacin, o la cantidad de recuperacin, cuando haya evidencia de un deterioro del valor.

Un tratamiento permitido en esta Norma es la revaluacin al valor justo de propiedades, planta y equipo, y el uso de esta cantidad revaluada como la base para determinar el cargo por depreciacin.

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Alcance 1. Esta Norma debe ser aplicada en la contabilizacin de propiedades, planta y equipo, excepto cuando otra Norma Ecuatoriana de Contabilidad exija o permita un tratamiento contable diferente.

2.

Esta Norma no aplica a: (a) (b) bosques y recursos naturales renovables similares; y derechos sobre minerales, la exploracin y extraccin de minerales, petrleo, gas natural y recursos no renovables similares.

Sin embargo esta Norma s aplica a las propiedades, planta y equipo usados para desarrollar o mantener las actividades o los activos cubiertos en (a) o (b), cuando son separables de esas actividades o activos.

NEC No. 13 - CONTABILIZACION DE LA DEPRECIACION Alcance

1. 2.

Esta Norma debe aplicarse en la contabilizacin de la depreciacin. Esta Norma se aplica a todos los activos depreciables exceptuando:

(a)

propiedades,

planta

equipo

(ver

Norma

Ecuatoriana

de

Contabilidad NEC No. 12 referente a Propiedades, Planta y Equipo); (b) (c) bosques y recursos naturales renovables similares; gastos de exploracin y extraccin de minerales, petrleo, gas natural y recursos no renovables similares; (d) gastos de investigacin y desarrollo (ver Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 14 referente a Costos de Investigacin y Desarrollo). (e) crdito mercantil (ver Norma referente a Combinaciones de Negocios).

69

3.

Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de muchas empresas. Por consiguiente, la depreciacin puede tener un

efecto significativo al determinar y presentar la situacin financiera y los resultados de las operaciones de esas empresas. Depreciacin 1. El monto de la depreciacin de un activo depreciable deber ser asignado, sobre una base sistemtica, a cada uno de los perodos contables que alcance la vida til del activo. 2. Algunas veces se expresa el parecer de que si el valor de un activo se ha incrementado por encima del importe al cual se lleva en los estados financieros, no es necesario hacer provisin para su depreciacin. Sin embargo se considera que debe cargarse depreciacin en cada perodo contable sobre la base del importe depreciable independientemente de que el valor del activo haya aumentado.

2.5. CODIGO DE TRABAJO29

REMUNIRACIONES ADICIONALES - DERECHOS DE LOS TRABAJADORES Los trabajadores en relacin dependencia tienen derecho a que sus empleadores les paguen las decimotercera y decimocuarta remuneraciones, en la forma y en el tiempo determinados en la ley.

REMUNERACIONES Los trabajadores tienen derecho al pago de su sueldo o salario bsico unificado en CIENTO SETENTA DOLARES mensuales (US$ 170,00), para los

trabajadores en general del sector privado, incluidos los trabajadores de la pequea industria, agrcola y de maquila.

29

CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Cdigo de Trabajo. Pargrafo 1 De las Remuneraciones y sus garantas Pg. 23; De las remuneraciones adicionales Pargrafo 3 Pg. 25

70

DECIMOTERCERA REMUNERACION O BONO NAVIDEO Los empleadores tienen la obligacin de pagar a sus trabajadores la dcima tercera remuneracin hasta el 24 de diciembre de cada ao.

El monto de esta remuneracin se calcular tomando la doceava parte del total de remuneraciones percibidas entre el 1 diciembre del ao anterior y el 30 de noviembre del ao en curso (Art. 111 C. Trabajo).

Si un trabajador no hubiere laborado el ao completo, se tomar la doceava parte de lo percibido durante el tiempo que hubiera laborado para ese empleador.

DECIMOCUARTA REMUNERACIN O BONO ESCOLAR El Bono escolar o decimocuarta remuneracin, cosiste en una bonificacin adicional anual equivalente a una remuneracin bsica mnima unificada para los trabajadores en general y una remuneracin bsica mnima unificada de los trabajadores del servicio domstico, respectivamente, vigente a la fecha de pago.

Este beneficio adicional de conformidad con la Ley ser pagado hasta el 15 de abril en las regiones de la Costa e Insular; y, hasta el 15 de septiembre en las regiones de la Sierra y Oriente.

Para el pago de esta bonificacin se observar el rgimen escolar adoptado en cada una de las circunscripciones territoriales (Art. 113 CT).

PRESENTACIN DE FORMULARIOS Los empleadores estn obligados a presentar en el Ministerio del Trabajo la informacin relativa al pago de la decimotercera y dcimo cuarta remuneracin

71

(Art. 1 Reglamento sobre informacin del pago de remuneraciones adicionales y participacin de utilidades).

Informacin que entregarn por medio de formularios, los mismos que debern contener los siguientes datos: 9 Fecha del periodo reportado, esto es el ao calendario

correspondiente a cada remuneracin, y que sern: Dcimo tercero: 1 de diciembre a 30 de noviembre; Dcimo cuarto: 1 de septiembre a 31 de agosto para la regin Sierra y desde el 1 de abril al 31 de marzo para la Costa y Galpagos. 9 Informacin general del establecimiento: donacin o razn social, o apellidos y nombres del empleador, apellidos y nombres del representante legal si fuere el caso, domicilio, nmero patronal; 9 Nmero total de trabajadores en relacin de dependencia y que tienen derecho a estas remuneraciones; 9 Apellidos y nombres, sexo y ocupacin de los trabajadores; 9 Tiempo trabajado por cada uno de ellos; 9 Total ganado en el perodo respectivo; 9 Valor pagado por remuneraciones adicional; 9 Total de remuneracin adicionales; y, 9 Firma y huella digital de los trabajadores (Art. 2 Reglamento sobre informacin del pago de remuneraciones adicionales y participacin de utilidades). De igual manera se debern anexar los requisitos detallados para el pago de utilidades, que mencionaremos ms adelante.

SANCIONES Las sanciones que se impondrn para el caso de retraso en la presentacin de la informacin sobre pago de las remuneraciones adicionales, consiste en una

72

multa de US $200 si es impuesta por el Director Regional del Trabajo o de US $50 si es impuesta por los jueces y los inspectores del trabajo (Art. 628 CT).

CALCULO DE LAS APORTACIONES REMUNERACION PARA EFECTOS DE APORTACION Para estos efectos, la materia gravada (sueldo o salario de aportacin), que servir de base de clculo para las aportaciones y contribuciones al seguro general obligatorio est conformada por: todo ingreso regular, susceptible de apreciacin pecuniaria, percibido por el afiliado con motivo de la realizacin de su actividad personal. Los porcentajes de aportacin son: Aporte personal: Aporte patronal: 9,35% 11,15%

Se deber aportar, adems de los valores sealados, el 1% para el SECAP o CNCF y al IECE.

ENVIO DE PLANILLAS Y VALORES PLANILLA DE APORTES Para la remisin de aportes, tanto personales como patronales, el empleador, su representante o los funcionarios que tuvieren a su cargo el pago de

remuneraciones a los trabajadores, llenarn y enviarn al IESS la respectiva planilla prevista para el efecto.

Se utilizar una planilla por cada mes de aportacin y se presentar por duplicado. El IESS entregar una copia de la misma al empleador para que le sirva de comprobante de pago.

73

PLAZO El envi de las planillas de aportes y el depsito de los valores correspondientes se podr efectuar dentro de los quince das siguientes al mes al que correspondan los aportes, sin que se causen intereses ni multas.

Si el ultimo da del plazo fuere sbado, domingo o da de descanso obligatorio, aquel se extender hasta el siguiente da hbil.

2.6. ACUERDO ENTRE EL GOBIERNO NACIONAL Y LAS ORGANIZACIONES INDIGENAS, CAMPESINAS Y SOCIALES DEL ECUADOR30
El Gobierno Nacional consciente de la existencia de conflictos histricamente no resueltos en la relacin Estado-Pueblos Indgenas, y que en el proceso de ajuste estructural genera impacto en los pueblos indgenas y sectores pobres del pas, acuerdo con las Nacionalidades, Pueblos y Organizaciones Indgenas, impulsar un proceso de entendimiento y dialogo nacional permanente.

Con tales antecedentes se firma el presente acuerdo tonel siguiente contenido: 1. Terminar los proyectos de riego inconclusos en el menor tiempo

posible, a travs de la creacin de un Fondo de Riego, e impulsar la realizacin de estudios para nuevos proyectos. 2. Viabilizar la implementacin y suscripciones de convenios entre

Gobierno Nacional y la Organizaciones Indgenas. 3. Incremento del presupuesto para organismos indgenas, como:

CODENPE, DINEIB y la Direccin Nacional de Salud Indgena. Promover la coordinacin y participacin de las Organizaciones Sociales. 4. Participacin de las Organizaciones Sociales e Indgenas en la

elaboracin de Proyectos de Inversin Social para canje con la deuda

30

CODENPE. Presidencia de la Repblica. Acuerdo entre el Gobierno Nacional y las Organizaciones Indgenas, Campesinas y Sociales del Ecuador. Pginas 2 ,3,4 y 5

74

externa, fondos que revertirn, preferentemente en los 50 cantones y en las 200 parroquias ms pobres del pas, en base a un plan de Desarrollo Emergente. 5. Trato especial a todos las Nacionalidades y Pueblos del Ecuador,

especialmente de la Regin Amaznica para su desarrollo. La Dcima Ronda de Licitaciones Petroleras se realizar cumpliendo con la Constitucin Poltica del Estado y los Convenios Internacionales Vigentes. 6. dando Dar solucin a conflictos de tierra, agua, y otros recursos naturales, instrucciones especficas a las instancias pblicas

correspondientes. 7. Cumplir con el Gasto Social aprobado en el Presupuesto General

del Estado, e incrementar este gasto en la medida en que se liberen recursos producto de la renegociacin de la deuda externa.

2.7. CONSTITUCIN POLITICA DEL ECUADOR31

Capitulo V - De los Derechos Colectivos Seccin 1. De los pueblos Indgenas y negros o afroecuatorianos Art. 83.- Los pueblos indgenas, que se autodefinen como nacionalidades

de races ancestrales, y los pueblos negros o afroecuatorianos, forman parte del Estado Ecuatoriano, nico e indivisible. Art. 84.- El estado reconocer y garantizar a los pueblos indgenas, de

conformidad con esta Constitucin y la ley, el respeto al orden pblico y a los derechos humanos, los siguientes derechos colectivos: 1. Mantener, desarrollar y fortalecer su identidad y tradiciones en lo

espiritual, cultural, lingstico, social, poltico y econmico; 2. Conservar la propiedad imprescriptible de las tierras comunitarias,

que sern inalienables, inembargables e indivisibles, salvo la facultad del Estado para declarar su utilidad pblica. Estas tierras estarn exentas del pago el impuesto predial;

31

CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador. Capitulo V. Seccin 1. Pg. 26

75

3.

Mantener la posesin ancestral de las tierras comunitarias y a

obtener su adjudicacin gratuita, conforme a la ley; 4. Participar en el uso, usufructo, administracin y conservacin de

los recursos naturales renovables que se hallen en sus tierras; 5. Ser consultados sobre planes y programas de prospeccin y

explotacin de recursos no renovables que se hallen en sus tierras y que puedan afectarlos ambiental o culturalmente; participar en los beneficios que esos proyectos reporten, en cuanto sea posible y recibir

indemnizaciones por los perjuicios socio-ambientales que les causen; 6. Conservar y promover sus prcticas de manejo d la biodiversidad

y de su entorno natural; 7. Conservar y desarrollar sus formas tradicionales de convivencia y

organizacin social, de gerencia y ejercicio de la autoridad; 8. 9. A no ser desplazados, como pueblos, de sus tierras; A la propiedad intelectual colectiva de sus conocimientos

ancestrales; a su valoracin, uso y desarrollo conforme a la ley; 10. Mantener, desarrollar y administrar su patrimonio cultural e

histrico; 11. Acceder a una educacin de calidad. Contar con el sistema de

educacin intercultural bilinge; 12. A sus sistemas, conocimientos y prcticas de medicina tradicional,

incluido el derecho a la proteccin de los lugares rituales y sagrados, plantas, animales, minerales y ecosistemas de inters vital desde el punto de vista de aquella; 13. Formular prioridades en planes y proyectos para el desarrollo y

mejoramiento de sus condiciones econmicas y sociales; y a un adecuado financiamiento del Estado; 14. Participar, mediante representantes, en los organismos oficiales

que determine la ley; y, 15. Usar smbolos y emblemas que los identifique.

76

CAPITULO III

Diagnostico de la Organizacin La Comunidad San Vicente

3.1. CONSTITUCIN
La personera jurdica de la organizacin es Unin cantonal de organizaciones campesinas e indgenas y el N CGC Acuerdo ministerial 0465, 09 de Agosto de 1984, al inicio trabajaron en relacin con la UCOPEM del vecino cantn de Pedro Moncayo, para mayor respaldo dentro de las acciones de lucha son filiales de la FENOCIN. El programa de Mujeres Warmicunapak Muchuk Yungay es parte de la UNOCC, pero no tiene personera jurdica.

3.2. LOCALIZACION
La Unin de Organizaciones Campesinas de Cayambe es una organizacin de segundo grado, se encuentra ubicada en la Comunidad San Vicente Alto, perteneciente a la Parroquia de Cangahua, Cantn Cayambe, provincia de Pichincha a 70 Kilmetros de distancia de la ciudad de Quito, en el margen derecho de la panamericana norte a 8 kilmetros al oriente va Cangahua.

3.3. ORGANIZACIN
UNOCC una organizacin cantonal afiliada a la FENOCIN. La organizacin consiste de 18 organizaciones de base, una por comunidad. Estas tienes reuniones aproximadamente una vez cada 15 das, o una vez por mes. Las asambleas se hacen una vez cada trimestre, Consejos ordinarios cada medio ao y los Congresos ordinarios son una vez cada dos aos. Las

77

organizaciones de base toman las decisiones y los delegados ejecutan. Las actas de estas son documentos pblicos/oficiales. Hay estatutos.

El programa de mujeres consiste en nueve grupos. Dentro de cada grupo se elige una coordinadora. Las coordinadoras se renen una vez al mes y se hacen informes, para que las coordinadoras informen a su grupo. La directiva es elegida en los congresos cada dos aos, donde todos los miembros pueden asistir. La directiva se rene dos veces al mes y se informa verbalmente. Cada tres meses y una vez al ao se hace un informe escrito. El programa de mujeres no tiene estatutos propios.

3.4. ACTIVIDADES
3.4.1 ACTIVIDA PRODUCTIVA
Las actividades productivas que realiza esta organizacin conjuntamente con sus miembros, los cuales velan el bienestar de de la organizacin sin descuidar el ncleo familiar logrando de esta manera conjugar las dos actividades que les han permitido mejorar su calidad de vida. Las actividades que realizan son: Huertos familiares (Hortalizas) Siembra de plantas medicinales Crianza de cuyes
* *

Crianza de gallinas

Se ha logrado obtener abonos orgnicos de los animales menores

El Programa de mujeres y sus comunidades de la UNOCC, ha realizado varios esfuerzos por lograr obtener financiamiento de Organismos no

gubernamentales ONGs. Al obtener financiamiento, esto ha facilitado que los miembros de las diferentes comunidades se capaciten en las actividades

78

mencionadas anteriormente. Lo cual se evidencia ya que esta capacitacin no solo ha quedado en papel, si no ms bien la comunidad a logrado que la implementacin de varios proyectos como es la crianza de cuyes. Ellos ha logrado desarrollar y les servido como un ingreso tanto para la organizacin como para cada familia que ha implementado lo aprendido.

3.4.2 ACTIVIDAD SOCIOECONOMICA

La organizacin ha logrado que la comunidad se integre y se interese por aprender, y esto les ha permitido llegar a ocupar puestos importantes dentro de organismos del Estado, donde pueden lograr que se implementen leyes, reglamentos e incluso el ser escuchados. Ya que como todos sabemos la comunidad indgena campesina no tiene el respaldo del Estado y han sido presa fcil de la pobreza, ignorancia e incluso a el no tomarles en cuenta en decisiones que afectan directamente a sus territorios los cuales son muchas veces territorios ancestrales.

Podemos entonces recalcar que el Programa de Mujeres y sus comunidades de la UNOCC, se han logrado posesionar tanto en el Municipio como en el Consejo Cantonal de Mujeres en Cayambe.

3.4.3 ACTIVIDAD DE CAPACITACION

La organizacin ha logrado que sus miembros se involucren a procesos de fortalecimiento de las organizaciones de segundo grado y sus bases. Y se a propuesto trabajar en el fortalecimiento organizativo de la mujer y sus comunidades a travs de talleres, seminarios, cursos de educacin, intercambios de experiencias internos y externos con el objeto de consolidar y mantener fortalecidas a las organizaciones de base, donde a travs de este proceso la gente tenga conciencia y confianza de participacin e identificacin con su propia organizacin. Tambin consideran que la mujer tiene que desarrollar su participacin en los distintos niveles para de esta manera

aumentar su autoestima. En los diferentes medios de capacitacin se ha

79

logrado trabajar en una forma participativa donde se respete el derecho a libre opinin y participacin para alcanzar las metas a mediano y largo plazo.

Cabe recalcar que las comunidades y los grupos de mujeres han sido la base fundamental de la ejecucin de los diferentes proyectos que han tenido y tienen bajo su responsabilidad ya que de ellos depende el desarrollo de las

actividades y el cumplimiento de los resultados.

Podemos enunciar algunos temas de capacitacin: Liderazgo, Fortalecimiento organizativo y autoestima Procedimientos parlamentarios y democrticos en la organizacin Derechos colectivos Procesos polticos en el Ecuador y participacin ciudadana Maltrato intrafamiliar y Desarrollo Humano Las nacionalidades indgenas del Ecuador Manejo de Recursos Naturales, Conservacin de suelos y Agricultura orgnica El alcoholismo, Drogadiccin y Pandillas juveniles Salud (valorar la medicina ancestral)

Estos son los temas que se estn desarrollando con el apoyo del proyecto que fue aprobado por UBV Cooperacin Tcnica Sueca.

3.5.
3.5.1

FUENTES DE FINANCIAMIENTO
RECURSOS PROPIOS

La auto gestin que ha logrado la organizacin ha sido muy valiosa ya que al tener una fuente de ingresos propios les ha permitido seguir desarrollando iniciativas que no han podido ser cubiertas por los ONGs. O que han quedado

80

iniciadas con proyectos aprobados como es la crianza de cuyes, gallinas y la siembra de hortalizas. Estos son las actividades que les permiten tener ingresos. Su forma de promocionarlos es en eventos organizados por la CONAIE,

FENOCIN entre otras, las cuales les han permitido dar a conocer sus productos.

3.5.2

RECURSOS LOCALES

La organizacin no registra apoyo de recursos local ya que al ser una organizacin de segunda grado no se considera dentro del presupuesto del Municipio o el Consejo Cantonal de Mujeres o de cualquier otra institucin Gubernamental. Como se puede palpar la realidad de estas organizaciones es difcil ya que deben elaborar proyectos y presentarlo a ONGs internacionales y locales.

Por lo tanto sus recursos provienen la gran mayora de ONGs y de su auto gestin.

3.5.3

RECURSOS DE ONGS

Los recursos provenientes de ONGs locales e internacionales, le ha permitido desarrollar y capacitarse, en los diferentes proyectos presentados.

Podemos indicar algunas de las ONGs que han colaborado con la ejecucin de proyectos. Suiza It Casa Campesina UBV Cooperacin Tcnica Sueca

Estas son las organizaciones que han apoyado desde aos atrs al desarrollo de la organizacin y de la comunidad.

81

3.6. ADMINISTRACION Y CONTROL

En nuestra investigacin hemos podido constatar que la organizacin no cuenta con Manuales de Procedimientos tanto Administrativos como Contables. La organizacin al no tener una gua y al no contar con un sistema contable, se ha visto afectada ya que las actividades econmicas son elaboradas manualmente, y a su vez el desconocimiento en la parte tributaria no les ha permitido contar con ciertos privilegios que el Estado otorga a Organizaciones Sociales.

3.7. ANALISIS FODA

Se realiza un anlisis de la situacin actual de la empresa la misma que realizo a continuacin: FORTALEZAS La unin de las comunidades por un fin en comn. Filial de FENOCIN (UNOCC Programa de Mujeres). Movimiento Campesino de Mujeres que busca insertarse en una sociedad y fortalecer sus lazos intrafamiliares. Organizacin con reconocimientos de Organismos Nacionales e Internacionales (Financistas). OPORTUNIDADES Legalizacin de la Organizacin con la Obtencin de la Personera Jurdica. Registrarse en el Ministerio de Bienestar social como Organizacin Campesina. La posibilidad de obtener el Registro nico de Contribuyentes. Ingresar a la formalidad la Organizacin y a su vez como miembros de la misma.

82

Capacitarse en el rea contable y administrativa. Elaboracin de Manual de Procedimientos. Elaboracin de un sistema fcil que les permita llevar la Contabilidad.

DEBILIDADES No cuenta con personera jurdica. No cuenta con el Registro nico de

AMENAZAS Que el Servicio de Rentas Internas les sancione. Desviacin de recursos al no contar con un proceso claro de manejo contable. Que los Recursos econmicos captados, en los diferentes proyectos no sean ejecutados en las actividades aprobadas por el financista. Que reciba sanciones por los organismos de control al nos ser una Organizacin Legal. Que sus propios miembros no los reconozcan al no ser una Organizacin Legal.

Contribuyentes. No tiene un sistema de Contabilidad la cual permita tener un historial de pasadas

cooperaciones. No cuenta con un manual de procedimientos. No cuentan con el conocimiento necesario para elaborar presupuestos para proyectos. No hay una buena ejecucin de presupuestos. No hay poltica para captar apoyo econmico en el Fortalecimiento Organizativo.

83

3.8. CONCLUSIN
Mi propuesta del capitulo IV se basa y se fundamenta en la investigacin y en las necesidades que la Organizacin tiene para fortalecer esta rea importante dentro de cualquier Institucin. Las necesidades de la Organizacin en Legalizarse abrirn puertas a financistas potenciales como es la Unin Europea, Estados Unidos, e incluso organizaciones fuertes en Amrica Latina. El capacitar y fortalecer a sus miembros es importante ya que no solo va en beneficio de la Organizacin si no de un grupo muy importante como las Comunidades que lo conforman. Al ser un grupo de mujeres interesadas en sobresalir en una sociedad discriminatoria. Ellas han visto el potencial en sus miembros ya que trabajan conjuntamente mujeres, hombre, nios y ancianos.

Por eso es fundamental fortalecer el rea Administrativa y Contable dentro de esta institucin.

84

CAPITULO IV

Sistema Contable Administrativo

4. Elaboracin de Manual de Manejo Contable

4.1. INTRODUCCIN
UNOCC Programa de Mujeres, es una organizacin de segundo grado la misma que ha venido desarrollando una serie de actividades, con el fin de capacitar y fortalecer a sus comunidades de base, esta organizacin no cuenta con un Manual de Manejo Contable - Administrativo. Al visitar la organizacin y sus diferentes comunidades que se encuentran asociadas a la organizacin pude identificar la necesidad de implementar este manual. La implementacin de esta Manual Contable - Administrativo lo lograremos con capacitacin al personal encargado de la parte Contable Administrativa y partiremos capacitando con lo bsico, ya que debemos tomar en cuenta que muchas de las personas encargadas son personas no instruidas en este campo. A su vez queremos insertar a la mayor cantidad de sus miembros a la formalidad, dndoles a conocer la parte tributaria que actualmente rige en el pas. El fortalecimiento interno de la Organizacin lo lograremos al identificar miembros capacitados en este campo, tambin una buena administracin de recursos los cuales son encomendados por las diferentes organizaciones donantes, e incluso su propio dinero logrado por su propio esfuerzo. Podremos tambin observar en su crculo familiar, una mejor administracin y mejor distribucin de sus recursos econmicos.

85

4.2. OBJETIVOS
4.2.1. OBJETIVO GENERAL
Elaborar un Sistema Contable Administrativo (Manual de Procedimientos) que permita a la Organizaciones Campesinas e Indgenas, principalmente a la Organizacin UNOCC Programa de Mujeres, manejar con eficiencia y eficacia los recursos econmicos, propios y procedentes del financiamiento local e internacional.

4.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Incentivar a la insercin a la formalidad de sus miembros. Realizar talleres de capacitacin sobre manejo Contable - Administrativo estos estarn dirigidos a sus lideres, y estos a su vez podrn hacer replicas de los mismos a sus miembros de cada comunidad.

Implantar un proceso fcil de manejo contable, el cual permita continuidad.

4.3. AMBIENTE DE APLICACIN

Se implementar en la Organizacin UNOCC - Programa de Mujeres, ellos estn ubicadas en la Provincia de Pichincha, Cantn Cayambe, Parroquia Cangahua.

4.4. POLTICAS DE CARCTER GENERAL

Todas las polticas de carcter general se encuentran detalladas en el Manual de Procedimientos que he realizado de acuerdo a las necesidades de la Organizacin. Las mismas que permitirn un mejor manejo Contable Administrativo ahorrando tiempo, recursos, etc. que posee la Organizacin, a su vez sus miembros podrn desarrollar y ejecutar de mejor manera las diferentes actividades que se encuentran detalladas en los diferentes proyectos a su cargo. La utilizacin del mismo se lo realizar en forma continua ya que son procedimientos que en el da a da deben ser aplicados por cada miembro que

86

conforma la Organizacin. Tambin se basar en las leyes que rigen en nuestro pas, sin descuidar las leyes que a su vez respaldan a los movimientos indgenas, campesinos del pas.

4.5. CODIFICACIN DEL PLAN DE CUENTAS

La codificacin del Plan de Cuentas de la Organizacin se lo realizara en sistema numrico, el cual consiste en la utilizacin exclusiva de nmeros. El Plan de Cuentas contiene: 1. 2. 3. 4. 5. ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO INGRESOS GASTOS

4.6. PROPUESTA DE PLAN DE CUENTAS Plan de Cuentas UNOCC.xls (Anexo 1)

4.7. ANLISIS DE CUENTA POR CUENTA Y EJEMPLOS CAJA CHICA.- Esta cuenta esta destinada a satisfacer gastos relativamente
pequeos que no justifiquen la emisin de cheques. El monto mximo de pago desde este fondo se lo puede fijar dentro del manual de procedimientos interno pero es recomendado realizar pagos menores a $45. Considerando que a partir de $50 se debe proceder a retener los impuestos sealados en la LRTI. Sin olvidar que pueden existir proveedores continuos a los cuales por cualquier valor se debe proceder a retener. Cdigo de la Cuenta: 1110.01. Debe: Se debita por emisin del cheque girado con el afn de crear o aumentar dicho fondo. Haber: Se acredita por la disminucin parcial o total del fondo.

87

Ejemplo: 1. La Organizacin en junta directiva decide crear el fondo de caja chica por un monto de $100 Ref.: segn acta N 16/08/2007AJD08768.

2.

La Srta. Nancy Cortes responsable de la Caja Chica solicita reposicin del Fondo de Caja Chica por un monto $75 segn acta de arqueo de Fondo de Caja Chica.

(1) Saldo

Caja Chica DEBE HABER 100,00 100,00 Saldo

Bancos DEBE HABER 2.500,00 100,00 Saldo 75,00 Anterior 2.325,00

(1) (2)

(2) Saldo

Movilizacin DEBE HABER 15,00 15,00

(2)

tiles de Oficina DEBE HABER 10,00 10,00

(2) Saldo

Materiales de Aseo DEBE HABER 5,00 5,00

(2) Saldo

Cafetera DEBE HABER 45,00 45,00

CAJA.- En esta cuenta se controla el movimiento de los valores en efectivo

que posee la empresa (billetes, monedas y cheques a su favor). Cdigo de la Cuenta: 1110.02. Debe: Se debita por los valores en efectivo que ingresan a la Organizacin, generalmente por cobro de cuentas, ventas al contado, etc. Haber: Se acredita por todos los valores en efectivo que egresan o salen de la empresa, generalmente por depsitos bancarios, pago de gastos en efectivo, etc. Saldo: Representa los valores en efectivo que posee la empresa en un momento determinado y son de inmediata disponibilidad.

88

Ejemplo: 3. La Organizacin recepta por concepto de devolucin de un prstamo a uno de sus miembros en efectivo la cantidad $ 230 segn pagar N 08768. 4. La Organizacin deposita $ 200 en la cuenta de ahorro N 09879876900 de la Cooperativa Andaluca. Papeleta N 344677.

Caja DEBE HABER (1) 230,00 200,00 (2) Saldo 30,00 Saldo

Prest. Miembros DEBE HABER 230,00 230,00 (1) -

Bancos DEBE HABER (2) 200,00 Saldo 200,00

BANCOS.- En esta cuenta se controla el movimiento de los fondos que la

empresa posee en Instituciones Bancarias (Cuentas Corrientes, Cuentas de Ahorro, etc.) Cdigo de la Cuenta: 1120.01 / 1120.02 Debe: Se debita por los depsitos en cuentas corrientes, cuentas de ahorro y por las notas de crdito emitidas por los Bancos. Haber: Se acredita por los cheques girados sobre las cuentas corrientes, retiros de cuentas de ahorro y por las notas de dbito emitidas por los Bancos. Saldo: Representa los valores que en las cuentas bancarias posee la empresa en un momento determinado. Ejemplo: 1. La Organizacin deposita en la Cuenta de ahorro N 09879876900 de la Cooperativa Andaluca $ 8.000, como parte del 1er Desembolso Proyecto XYZ, con Papeleta N 09768. 2. La Organizacin paga honorarios Consultoria por $ 672, mediante transferencia bancaria N 868908. 89

Bancos DEBE HABER (1) 8.000,00 552,00 (2) Saldo 7.448,00

Ejecucin de Proyectos a cargo de la Organizacin DEBE HABER 8.000,00 (1) Saldo - 8.000,00

Honorarios DEBE HABER (2) 672,00 Saldo 672,00

Retencin Fuente 8% DEBE HABER 48,00 (2) Saldo 48,00 Saldo -

Retencin IVA 100% DEBE HABER 72,00 72,00

(2)

CUENTAS POR COBRAR.- En esta cuenta se controla el movimiento de

los crditos personales o simples concedidos por la organizacin. Estos crditos no tienen respaldo de un documento. Debe: Se debita por el valor de los crditos concedidos. Haber: Se acredita por los cobros parciales o totales de los crditos. Cdigo de la Cuenta: 1210. Saldo: Representa el valor de los crditos personales o simples concedidos por la organizacin y que se encuentran pendientes de cobro. Ejemplo: 1. La Organizacin entrega a Sr. Lus Ulcuango responsable de proyecto la cantidad de $ 200 para que realice el taller en la Regin Sierra Norte, por concepto de Reembolso de gastos a participantes. El Sr. Ulcuango deber presentar los correspondientes respaldos. El valor ser entregado en Cheque. 2. El Sr. Pablo Ros miembro de la organizacin solicita anticipo de suelo que fue concedido, por un monto de $ 150, el valor se lo entrega en cheque.

90

Anticipo Viajes, Reuniones, Talleres, etc. DEBE HABER (1) 200,00 Saldo 200,00

Bancos DEBE HABER 2.000,00 200,00 Saldo 150,00 Anterior Saldo 1.650,00

(1) (2)

Cuentas por Cobrar a Miembros de la Organizacin DEBE HABER (2) 150,00 Saldo 150,00

ACTIVO FIJO.- En esta cuenta se controla aquellos bienes permanentes y/o

derechos exclusivos que la Organizacin utilizar sin restricciones en el desarrollo de sus actividades. Debe: Se debita por la adquisicin de activos fijos para la Organizacin. Haber: Se acredita por la venta que puede ser al valor que esta registrado en libro o a un valor menor o mayor en libros, tambin por la baja o eliminacin del Activo Fijo. Cdigo de la Cuenta: 1310. Ejemplo: 1. La Organizacin adquiere 2 computadores porttiles marca HP zv5257LA para uso de la Organizacin, a la empresa AKROS Cia. Ltda. la deuda asciende a $ 2.688 segn Factura N 001-002-005578, se cancela en cheque. 2. La Organizacin realiza la depreciacin del mes de Marzo del ao en curso del Equipo de Computacin.

91

(1) Saldo

Equipo de Computacin DEBE HABER 2.688,00 2.688,00

Banco DEBE HABER 5.000,00 2.640,00 Saldo Anterior Saldo 2.360,00

(1)

Gasto Depreciacin Equipo de Computacin DEBE HABER (2) 73,92 Saldo 73,92

Retencin Fuente 2% DEBE HABER 48,00 (1) Saldo 48,00

Depreciacin Acumulada Equipo de Computacin DEBE HABER 73,92 (2) Saldo 73,92

CUENTAS POR PAGAR.- En esta cuenta se controla el movimiento de los

crditos por la compra de bienes o servicios. Se considera que terceras personas otorgan a la organizacin con respaldo de un documento (Factura, Nota de Venta, Letra de cambio) y que deben ser cancelados en un plazo previamente fijado. Debe: Se debita por los abonos parciales o totales que efecta la empresa al crdito concedido. Haber: Se acredita por el valor de las obligaciones adquiridas. Cdigo de la Cuenta: 2110. Saldo: Representa el valor de las obligaciones a crdito simple o personal que se encuentran pendientes de pago. Ejemplo: 3. La Organizacin realiza un anticipo del 50% a la Imprenta del Sr. Jorge Sierra con nombre comercial SERIGRAF, persona natural no obligada a llevar contabilidad, para la elaboracin de 100 cartillas de capacitacin el total de la Factura N 001-001-0004767 es de $392. La diferencia se adjudicara a la entrega del trabajo, el anticipo se entrega en Cheque.

92

4.

La Organizacin compra Suministros y Materiales a crdito por $ 655, a la empresa DNS Cia. Ltda., segn factura N 001-001-0080870 a 45 das plazo.

(1) Saldo

Publicaciones DEBE HABER 392,00 392,00

Banco DEBE HABER 2.500,00 159,60 Saldo Anterior Saldo 2.340,40

(1)

Deudas Proveedores DEBE HABER 196,00 643,30 Saldo - 839,30

(1) (2)

Retencin Fuente 2% DEBE HABER 7,00 (1) 11,70 (2) Saldo 18,70

Retencin IVA 70% DEBE HABER 29,40 Saldo 29,40

(1)

(2) Saldo

Material de Oficina DEBE HABER 655,00 655,00

IMPUESTOS CON EL FISCO - SRI.- En esta cuenta se registra las

obligaciones contradas por la Organizacin por efecto de la aplicacin de disposiciones de carcter legal, constantes en el Ley de Rgimen Tributario Interno. Debe: Se debita por los abonos y cancelaciones de obligaciones fiscales en los centros autorizados por la Ley. Haber: Se acredita por el aparecimiento de la obligacin, por retenciones hechas, de acuerdo a disposiciones vigentes. Cdigo de la Cuenta: 2120. Saldo: Representa el valor pendiente que se debe satisfacer a corto plazo y cuyo pago se lo realizara de acuerdo al calendario de pagos establecido por el Servicio de Rentas Internas SRI.

93

Ejemplo: 1. La Organizacin adquiere 50 pares de botas al Sr. Jos Pozo persona natural no obligada a llevar contabilidad, el monto asciende a $ 196 segn Factura N 001-001-0000015, se cancela con Cheque. 2. La Organizacin procede a realizar la correspondiente Declaracin de Impuestos correspondiente al mes de marzo 2007, el valor asciende a $163,76 se cancela con Cheque.

(1) Saldo

Material de Campo DEBE HABER 196,00 196,00

Banco DEBE HABER 5.000,00 186,20 Saldo 163,76 Anterior Saldo 4.650,04

(1) (2)

Retencin Fuente 2% DEBE HABER (2) 23,76 23,76 3,50 Saldo Anterior Saldo 3,50

S. Ant. (1)

Retencin IVA 30% DEBE HABER (2) 30,00 30,00 S. Ant. 6,30 (1) Saldo 6,30

(2) Saldo

Retencin Fuente 8% DEBE HABER 46,00 46,00 -

S. Ant.

(2) Saldo

Retencin IVA 100% DEBE HABER 64,00 64,00 -

S. Ant.

PATRIMONIO (CAPITAL).- En esta cuenta se registra los aportes iniciales

de capital. Debe: Se debita por retiro parcial del aporte inicial o por perdidas ocasionadas en el periodo. Haber: Se acredita por la inversin original del o los propietarios o cualquier ampliacin posterior de su inversin. Cdigo de la Cuenta: 3110.

94

Ejemplo: 1. Los fundadores de la Organizacin FIAN del Ecuador ONGs, decidieron constituirse para lo cual necesitaban tener un capital inicial para lo cual sus cinco fundadores colocaron el aporte individual de $ 80 dando un total capital inicial de $ 400 para la constitucin de la misma.

Capital Pagado para la Constitucin de la Organizacin DEBE HABER 400,00 (1) Saldo 400,00

(1) Saldo

Banco DEBE HABER 400,00 400,00

INGRESOS.- En esta cuenta se registra los aportes recibidos por concepto de

Intereses Bancarios, Desembolsos de Proyectos ejecutados por la Organizacin y otras donaciones provenientes de distribucin de publicaciones de materiales elaborados por la Organizacin, etc. Debe: Se debita cuando generamos un asiento el cual consta los gastos efectuados de los proyectos que ejecuta la organizacin, con el fin de que no se genere ni perdidas ni ganancias, ya que al ser una Organizacin Sin Fines de Lucro no debe existir ningn tipo de resultados finales. Cdigo de Cuenta: 4110. / 4120. Ejemplo: 1. La Organizacin recibe el primer desembolso del Proyecto ABC el cual fue aprobado por La Unin Europea (Financista), por un de $ 15.000, se acredito a la Cuenta de la Organizacin.

95

2.

La Organizacin procede al registro del asiento final, para afectar al ingreso y liberar de las cuentas por pagar financistas, los gastos del Proyecto ABC del ao 2006 por un monto de $8.566,27.

Ejecucin de Proyectos a cargo de la Organizacin DEBE HABER (2) 8.566,27 15.000,00 (1) Saldo - 6.433,73

Banco DEBE HABER (1) 15.000,00 Saldo 15.000,00

Ingresos por Proyectos Rendidos DEBE HABER 8.566,27 (2) Saldo - 8.566,27

EGRESOS.- En este grupo de cuenta se registra los desembolsos de dinero

que representan gastos para la Organizacin, los cuales sern imputados a los diferentes proyectos o actividades que estn bajo la responsabilidad de la Organizacin. Debe: Se debita cuando generamos gastos de las diferentes actividades que estn bajo la responsabilidad de la Organizacin como son elaboracin de Material Didctico, Honorarios Profesionales, Gastos Administrativos, etc. Haber: Se acredita por ajustes o reclasificaciones de cualquier rubro que este considerado como Egreso o Gasto para la Organizacin. Cdigo de Cuenta: 5110. / 5210. 5220. / 5310. Ejemplo: 1. La Organizacin paga el consumo telefnico del mes de marzo, la suma asciende a $ 137,21 segn Factura N 002-033-004689 de Andinatel S.A., se cancela en Cheque. 2. La Organizacin cancela la estada de 25 participantes al Evento que organizo, la suma asciende a $ 280 segn Factura N 002-001.0047899 del Hotel Ambassador, se cancela con cheque.

96

(1) Saldo

Telfono / Internet DEBE HABER 137,21 137,21 Saldo

Banco DEBE HABER 2.500,00 135,05 Saldo 275,00 Anterior 2.364,95

(1) (2)

Retencin Fuente 2% DEBE HABER 2,16 5,00 Saldo 2,16

(1) (2)

(2) Saldo

Estada DEBE HABER 280,00 280,00

4.8. MOVIMIENTOS: INGRESOS, EGRESOS, DOCUMENTOS DE RESPALDO, PERSONAL QUE AUTORIZA EL INGRESO Y EL EGRESO DE DINERO, LLENAR FORMULARIOS Y DOCUMENTACIN EN GENERAL DE RESPALDO, DISTRIBUCIN DE DOCUMENTACIN DE RESPALDO Y ASIENTO CONTABLE.

97

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. MANUAL GUIA AREA ADMINISTRATIVA NOMENCLATURA PROCEDIMIENTO PAGINA
ARCHIVO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS CORRESPONDENCIA 106 110 PR. A4 Pg. EQUIPOS 111 113 PR. A5 Pg. LOGISTICA PARA VIAJES 114 PR. A6 Pg. SUMINISTROS DE OFICINA 115 116 PR. A7 Pg. FOTOCOPIAS 117 118 PR. A1 Pg. 99 -100 PR. A2 Pg. 101 105 PR. A3 Pg.

FECHA

98

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. ARCHIVO FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR. A1 PAG. 1 3

OBJETIVO
Almacenar informacin y disponer de ella rpidamente y eficientemente.

ALCANCE
Todas las personas que se encarguen de cumplir este procedimiento en la Organizacin, pueden ser: secretarias departamentales, una sola persona encargada del archivo, divisiones por reas especficas en donde existan personas responsables de la tarea. Etc.

LINEAMIENTOS GENERALES
Un mtodo de llevar el archivo dentro de cada organizacin es el clasificar la informacin de acuerdo a: Correspondencia interna (entre los miembros de la Organizacin) Correspondencia Loca (Organizacin con el Ecuador) Correspondencia Internacionales) Internacional (Organizacin y contactos

99

PROCEDIMIENTOS

A.

ARCHIVO CORRESPONDENCIA ENVIADA

La persona que redacta la carta o recopila la informacin para que sea enviada debe entregarla a la persona encargada de la correspondencia, quien:

1. 2. 3. 4.

Debe sacar una copia de la documentacin que recibi Debe abrir una carpeta por cada uno de los proyectos que se manejan Archivar la documentacin por proyectos Entrega la documentacin al destinatario ya sea dentro de la Organizacin o fuera de la misma.

B.

ARCHIVO CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Toda documentacin que llega a la Organizacin despus de ser registrada debe entregarse a la persona encargada del archivo de la correspondencia, quien: 1. 2. 3. Debe sacar una copia de la documentacin que recibe. Entregar la documentacin recibida a su destinatario. El destinatario debe seleccionar la correspondencia y clasificar la misma de acuerdo a los proyectos que maneje y entregar una copia a la persona encargada de la correspondencia. 4. Archivar la documentacin por proyectos.

100

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR. A2 PAG. 1 6

OBJETIVO
Delinear los parmetros necesarios para el personal delegado a efectuar las adquisiciones de la Organizacin y a las personas que cumplen con el nivel de aprobacin.

ALCANCE
Todas las personas que tengan la autoridad de comprometer fondos de la organizacin.

LINEAMIENTOS GENERALES
Un mtodo eficiente de llevar a cabo la funcin de compras dentro de la Organizacin es clasificar el tipo de adquisiciones de acuerdo al monto y al nivel de autorizacin requerida.

Se recomienda el siguiente esquema: De 1 a 100 dlares se necesita: orden de cheque (Formato 1) con su respectiva firma autorizada. De 101 a 1.000 dlares se necesita: orden de cheque y requisicin (Formato 2) con sus respectivas firmas autorizadas, acompaadas de mnimo 3 cotizaciones. De 1001 a 10.000 dlares se necesita: orden de cheque, requisicin y orden de compras (Formato3) con sus respectivas firmas de autorizacin, acompaada de mnimo 3 cotizaciones. 101

Ms de 10.000 dlares debe estar dentro de la Planificacin Anual de la Organizacin y por lo tanto aprobado por la Junta Directiva. A su vez si fuese necesario deber ser aprobado en base a lineamientos y exigencias de cada proyecto a cargo de la Organizacin.

Si la Organizacin requiere de servicios a Largo Plazo es recomendable pactar stos mediante contratos debidamente legalizados, los cuales deben ser firmados nicamente por el Representante Legal de la Organizacin.

PROCEDIMIENTO
1. El rea o departamento solicitante realiza la Requisicin de Compra en cada rea o departamento de la Organizacin segn las necesidades de la misma con las respectivas firmas de autorizacin. 2. 3. Entregar la requisicin al departamento o persona encargada de compras. Segn el monto de la compra se debe seguir el esquema indicado anteriormente. 4. El encargado de compras debe, de acuerdo al esquema propuesto conseguir las cotizaciones necesarias (como mnimo 3). 5. Con las cotizaciones en mano el encargado de la compra seleccionara la mejor propuesta. 6. El encargado de compras, la realiza considerando el esquema de montos propuestos. 7. El encargado de compras recibe el material, equipo, etc. Comprado verifica y aprueba. 8. El encargado de compras entrega el material al departamento solicitante y pide la firma de aceptacin conforme. 9. El encargado de compras procesa los documentos necesarios par el pago al Proveedor. 10. Contabilidad procesa el pago.

102

FORMATO 1 PRA2

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres ORDEN DE CHEQUE

SOLICITADO POR: AUTORIZADO POR: CONCEPTO:

FECHA

VALOR: PROVEEDOR: CDIGO DEL PROYECTO

103

FORMATO 2 PRA2

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

N:
REQUISICIN DE COMPRA

SOLICITADO POR: AUTORIZADO POR: BIEN SOLICITADO: JUSTIFICACIN:

FECHA DE PEDIDO: FECHA DE ENTREGA: CANTIDAD:

FIRMA SOLICITANTE

FIRMA AUTORIZADA

FIRMA COMPRAS

104

FORMATO 3 PRA2

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

ORDEN DE COMPRA N REQUISICIN N PROVEEDOR N tems 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Descripcin Cantidad

FECHA:

Costo Unitario US$

Subtotal US$

Total US$ OBSERVACIONES:

FIRMA SOLICITANTE

FIRMA AUTORIZADA

FIRMA COMPRAS

105

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. CORRESPONDENCIA FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR. A3 PAG. 1 5

OBJETIVO
Controlar y hacer seguimiento de toda la correspondencia enviada y recibida por la Organizacin.

ALCANCE
Persona encargada de mantener los registros de entrada y salida de la correspondencia, la misma persona ser la responsable de la distribucin de la correspondencia enviada por la Organizacin.

PROCEDIMIENTO
Se recomienda el siguiente esquema:

ELABORACIN Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

A) B) Elaborar la correspondencia en papel membretado de la Organizacin. Numerar la correspondencia elaborada de acuerdo a un registro de numeracin de la correspondencia, tanto de cartas, como de memorndums que debe mantener la Organizacin (Formato 1). C) Entregar una copia de la correspondencia elaborada para el archivo y entregar la original para su despacho o distribucin. 106

D)

La persona encargada del manejo de la correspondencia debe organizar el despacho de la misma, ya sea dentro o fuera del pas, usando la respectiva Hoja de Ruta (Formato3), y enviarla con el responsable de la distribucin de la correspondencia.

REGISTRO DE INGRESOS DE CORRESPONDENCIA

1. La persona encargada del manejo de la correspondencia debe registrar los documentos que llegan a la Organizacin en el formulario correspondencia (Formato 2). 2. 3. Esta persona debe distribuirla a los interesados. La persona que recibe la correspondencia debe clasificarla y de ser el caso entregar una copia a la persona encargada del archivo. 4. La persona que maneja el archivo debe considerar el PR F1.

107

FORMATO 1 PARA 3
Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA N FECHA DIRIGIDO A INSTITUCIN DESCRIPCIN DE CONTENIDO PERSONA QUE FIRMA

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

CONTROL DE MEMOS ENVIADOS N FECHA DE PARA INSTITUCIN ASUNTO

108

FORMATO 2 PARA 3

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

REGISTRO DE INGRESO DE CORRESPONDENCIA FECHA DE PARA ASUNTO PERSONA QUE RECIBE

109

FORMATO 3 PAR 3

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

DESPACHO Y DISTRIBUCIN CORRESPONDENCIA

Fecha Hora de Salida Hora aprox. De regreso

GESTIONES VARIAS LUGAR GESTIN

ENTREGA DE CORRESPONDENCIA CANTIDAD REMITE PARA INSTITUCIN NOMBRE PERSONA QUE RECIBE HORA

110

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. EQUIPOS FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR. A4 PAG. 1 3

OBJETIVO
Control y mantenimiento de todos los equipos que posee la Organizacin.

ALCANCE
Todos los miembros de la Organizacin deben usar correctamente los equipos con los que cuenta para su trabajo, con el fin de mantener en perfectas condiciones. Sin embargo es necesario que se delegue la funcin de controlar y mantener los equipos de la Organizacin en una de las posiciones administrativas, para que sea encargada especficamente de esto.

PROCEDIMIENTO

A) 1.

MANTENIMIENTO
La persona encargada de los equipos debe contratar a una empresa o persona que realice mantenimiento programados (Trimestrales o semestrales) de los equipos de la Organizacin.

2.

La persona encargada de los equipos debe pedir autorizacin a la Coordinacin y a la Administracin respectiva para realizar el mantenimiento.

111

3.

Una vez que el mantenimiento est terminado la persona encargada debe verificar el trabajo y proceder a aceptarlo o rechazarlo.

4.

En el caso de existir la necesidad que se realicen reparaciones a los equipos, el encargado debe realizar la debida requisicin as como cumplir con el PR. A2 en cuanto a montos y autorizaciones para luego canalizar el pago.

Se recomienda utilizar una sola empresa o persona tanto para mantenimiento como reparacin de los equipos. B) 1.

PRSTAMOS
La persona que solicita un equipo debe llenar el formulario (Formato 1) y entregarlo al administrador de los equipos con las debidas autorizaciones.

2.

Se realiza el prstamo del equipo previo la constatacin de su buen funcionamiento.

3.

El momento de la devolucin del equipo, el encargado debe constatar el buen funcionamiento del mismo, y firmar el formulario de recepcin.

4.

En caso de daos al equipo el encargado debe informar a la Coordinacin o Administracin Encargada de las novedades por escrito.

5.

La Coordinacin o Administracin debe delinear las acciones a seguir.

112

FORMATO 1 PAR4
Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

PRESTAMO DE EQUIPOS DE OFICINA

ENTREGA
FECHA PERSONA A QUIEN SE ENTREGA INSTTITUCIN A LA QUE PERTENECE DESCRIPCIN DEL EQUIPO

ESTADO DEL EQUIPO

OBSERVACIONES

RECIBI CONFORME

ENTREGADO POR ORGANIZACIN

RECEPCIN
FECHA DESCRIPCIN EQUIPO

ESTADO DE EQUIPO

OBSERVACIONES

RECIBI CONFORME ORGANIZACIN

ENTREGADO POR

113

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. LOGISTICA PARA VIAJES FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR. A5 PAG. 1 2

OBJETIVO
Realizar todos los preparativos necesarios para que los miembros de la Organizacin puedan viajar sin problema, cuando as sea requerido.

ALCANCE
Este procedimiento debe efectuarlo la persona designada para la coordinacin de viajes en la Organizacin.

PROCEDIMIENTO
1. El personal que vaya a realizar un viaje, debe solicitar con al menos una semana de anticipacin que se realicen todos los arreglos para el mismo (pasajes, reservaciones de hotel, material didctico, publicaciones, etc.) 2. La persona encargada debe proceder con los arreglos pertinentes con el fin de tener todo listo 24 horas antes del viaje. 3. La persona que realice el viaje debe solicitar los fondos considerando el PR. F-6 del manual financiero. 4. Contabilidad debe emitir un cheque por el monto solicitado y entregar al solicitante.

Se sugiere que la Organizacin cuente con una agencia de viajes conocida, con hoteles determinados en los sitios a los que usualmente se viaja, etc. 114

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. SUMINISTROS DE OFICINA FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR. A6 PAG. 1 2

OBJETIVO
Entregar al empleado las herramientas bsicas y necesarias para el ptimo desempeo de sus funciones; as como regular la adquisicin de estos materiales y el gasto de los mismos.

ALCANCE
Todo el personal de la Organizacin.

PROCEDIMIENTO
De acuerdo a la Organizacin Interna, debera existir una persona encargada para cada divisin organizacional de realizar lo siguiente:

1. 2. 3. 4.

Establecer las necesidades de suministros de la Organizacin. Realizar la requisicin de compras para efectuar la adquisicin. Efectuar la adquisicin. Una vez que se recibe el total de suministros se debe proceder a registrar en un Kardex que puede ser manual o en hoja Excel. (Formato 1).

5.

La persona encargada de compras debe proceder a tramitar el proceso de pago para el proveedor de los suministros.

115

6.

Contabilidad

debe

proceder

pagar

la

factura

del

proveedor,

considerando los trminos de pago de la negociacin.

Se recomienda una lista estndar para la adquisicin de los suministros.

FORMATO 1 PRA6
Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

KARDEX DE SUMINISTROS DE OFICINA

Cdigo tem: Saldo Inicial Cantidad Ingresos Cantidad Egresos Descripcin: Saldo Final Fecha Transaccin Observaciones

116

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. FOTOCOPIAS FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR. A7 PAG. 1 2

OBJETIVO
Mantener control sobre el gasto de la oficina en fotocopias y proceder a cargar este gasto al proyecto que corresponda.

ALCANCE
Cada miembro de la Organizacin debe tener acceso a sacar copias y ser responsable de dejar identificado el proyecto al que pertenece.

PROCEDIMIENTO
1. 2. La persona interesada debe sacar las copias que necesita. Al terminar debe registrar el nmero de copias sacadas en un formulario donde se indique claramente el proyecto al que afecta dicho uso. (Formato 1).

117

FORMATO 1 PRA7

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

CONTROL DE COPIAS
ASUNTO
PROYECTO 1 PROYECTO 2 PROYECTO 3 PROYECTO 4

FIRMA

118

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2. MANUAL - GUIA AREA DE RECURSOS HUMANOS

PROCEDIMIENTO

NOMENCLATURA PAGINA
PR. RH1 Pg. 120 121 PR. RH2 Pg. 122 124 PR. RH3 Pg. 125 126 PR. RH4 Pg. 127 128 PR. RH5 Pg. 129 131 PR. RH6 Pg. 132 - 133

FECHA

HORARIO DE TRABAJO

VACACIONES

PRESTAMOS Y ANTICIPOS

EVALUACION DE PERSONAL

CAPACITACIN

PASANTIAS

119

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. HORARIO DE TRABAJO FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR - RH1 PAG. 1 2

OBJETIVO
Cumplimiento por parte de los empleados de las horas de entrada y salida de las oficinas de la Organizacin establecidas.

ALCANCE
Todo el personal de la Organizacin.

LINEAMIENTOS GENERALES
La ley seala que el tiempo mximo de horas de trabajo es de 8 horas diarias. La Organizacin puede acordar una jornada menor, pero de ninguna manera mayor a las ocho horas establecidas excepto para el caso de los empleados que desempeen funciones de confianza y direccin, es decir a quienes representen a la Organizacin. La Organizacin debe establecer la hora de entrada y salida del personal para cumplir con las horas de trabajo indicadas. Una vez establecido el horario, debe ser difundido en toda la Organizacin.

Las ocho horas de trabajo, pueden dividirse en dos partes, con un descanso despus de las primeras cuatro horas, el cual puede prolongarse hasta por dos horas.

120

PROCEDIMIENTOS
1. Cada empleado debe registrar su hora de llegada y de salida de la oficina, por medio de un formulario. 2. Al finalizar cada semana la Administracin debe revisar este registro y verificar que todas las personas estn cumpliendo el horario establecido. 3. En caso de encontrar algn tipo de incumplimiento se debe proceder a hacer la observacin adecuada (oral o escrita segn el caso lo amerite) a la persona que corresponda.

121

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. VACACIONES FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR - RH. 2 PAG. 1 3

OBJETIVO
Dar parmetros para el manejo de las vacaciones de acuerdo con las necesidades del empleado y la Organizacin, reconociendo el valor del descanso del empleado tanto de forma fsica como mental.

ALCANCE Y RESPONSABILIDADES
Deben estar amparados bajo esta poltica todo los empleados de la Organizacin que hayan laborado, ininterrumpidamente, por lo menos un ao en la Organizacin. Ser responsabilidad de la Coordinacin el velar por que todos los empleados gocen de sus vacaciones de manera equitativa y cumpliendo las polticas descritas.

LINEAMIENTOS GENERALES
El Cdigo del Trabajo define que la vacacin anual es derecho irrenunciable de todo trabajador. Las vacaciones deben ser gozadas ininterrumpidamente, ya que lo que pretende la ley es qu se cumpla la finalidad biolgica y psicolgica de la vacacin: el descanso.

Al cumplir un ao de labores el empleado tendr derecho a gozar 15 das calendario de vacaciones los cuales incluyen das sbados, domingos y

feriados, excepto por el 1ro de Enero de cada ao el cual se tomar como da de descanso no computable para el periodo de vacaciones.

122

Los trabajadores que hubieren prestados sus servicios por ms de cinco aos de labores, tendr derecho a gozar adicionalmente de un da adicional de vacaciones, por cada uno de los aos excedentes.

Para el caso de vacaciones de los empleados extranjeros que trabajen en la Organizacin dentro de un esquema de Asignacin Internacional se respetar el perodo de vacaciones que est especificado en la carta de propuesta por ellos firmada.

Se recomienda gozar las vacaciones de forma ininterrumpida, es decir 15 das seguidos, en caso contrario se autorizarn las vacaciones parciales siempre y cuando el empleado y la compaa estn de acuerdo con las fechas de salida e ingreso del empleado.

En casos especiales de acuerdo a solicitud del empleado las vacaciones acumuladas podrn ser canceladas al empleado.

PROCEDIMIENTO
1. La Administracin deber preparar para Diciembre de cada ao un calendario anual de vacaciones del personal. Cabe indicar que an cuando se trate de un plan de vacaciones, se intentar en lo posible regirse al mismo, para poder ordenadamente coordinar el normal desarrollo de las actividades y que el empleado tenga sus vacaciones en las fechas que ms le favorezcan. 2. Con anticipacin mnima de 15 das, el empleado deber presentar a la Administracin el formulario de vacaciones, (Formato 1) debidamente firmado por el empleado y su jefe inmediato, indicando la fecha de vacaciones, el perodo a que corresponde y los das pendientes si los hubiere.

123

3.

La Administracin llevar una base de datos actualizada del personal en la que incluya los das de vacaciones tomados y pendientes de tomas de cada empleado.

FORMATO 1 PRH2

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres Nombre: Cargo: Fecha de Ingreso a la Organizacin: Solicito tomar vacaciones: Desde: Fecha que se reintegra a la Organizacin Hasta:

FIRMA SOLICITANTE

FIRMA AUTORIZACIN

124

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. PRSTAMOS Y ANTICIPOS FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR - RH. 3 PAG. 1 3

OBJETIVO
Regular los anticipos realizados a empleados para un mejor control administrativo y contable.

ALCANCE
Todo el personal de la Organizacin.

LINEAMIENTOS GENERALES
La Organizacin, como poltica, debera prohibir los prstamos a empleados, de tal manera que nicamente podrn anticiparse valores, por las razones establecidas a continuacin: Se pueden anticipar un 50 por ciento del sueldo mensual bruto la primera quincena de cada mes, y el restante la segunda de cada mes, los mismos que deben ser acreditados en cuenta un da antes del quince dado que los bancos procesan la informacin por la noche. Si estas fechas caen en das sbados, domingos o feriados se debe cancelar el da inmediato anterior. Cualquier otro anticipo tanto al sueldo o beneficios de ley deber presentrselo por escrito indicando las cusas generales por las que solicita dicho anticipo, la cual debe contar con la aprobacin del supervisor y de Recursos Humanos. Todo anticipo se conceder previo a un anlisis respectivo de cada caso en particular, reservndose la Organizacin el

125

derecho de autorizar o negar dicha peticin de acuerdo con las razones planteadas. Por norma general se entender que todo anticipo es de carcter excepcional y que para su aprobacin es necesaria que se cumpla con los siguientes requisitos: 9 Que se destine a cubrir una calamidad domstica emergente. 9 Que se pague en el mes siguiente la totalidad del anticipo.

Deber entenderse por calidad de vida domstica todo acontecimiento que sea de urgente resolucin, que afecte el ncleo ntimo familiar y que no haya sido causado por el empleado.

PROCEDIMIENTOS
1. 2. 3. Solicitud por parte del empleado a la Administracin. Aprobacin o no por parte de la Administracin. En caso de haber sido aprobada la solicitud, se solicita que se procese el anticipo al empleado en Contabilidad. 4. Contabilidad emite el cheque a nombre del empleado.

126

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR. EVALUACIN DE PERSONAL FIRMAS AUTORIZADAS FECHA PR - RH. 4 PAG. 1 2

OBJETIVO
Evaluar el desempeo de cada empleado de la Organizacin.

ALCANCE
Todo el personal de la Organizacin.

PROCEDIMIENTO
Se recomienda que cada empleado de la Organizacin se establezca para la evaluacin de su desempeo en el perodo de un ao. Este proceso se debe realizar de la siguiente manera: 1. Al iniciar cada ao fiscal la Organizacin todos los empleados deben realizar un borrador de sus objetivos para el ao y discutirlos con su rea de trabajo, para asegurar que sus objetivos individuales se encuentran en la misma lnea que los de su rea de trabajo en la Organizacin. 2. Los empleados nuevos deben desarrollar objetivos con su rea para su perodo de introduccin, el mismo que puede ser de 3, 6 o 12 meses, o el tiempo que determine la Organizacin de acuerdo a la naturaleza de trabajo de esta persona.

127

3.

La Organizacin debe realizar una evaluacin anual del desempeo de cada empleado. La misma que se recomienda se realice el ltimo mes de perodo fiscal.

4.

El proceso de evaluacin debe incluir una auto evaluacin del empleado y una evaluacin de su Jefe de rea. Adicionalmente se recomienda solicitar tambin los comentarios de compaeros de trabajo sobre el desempeo del empleado.

5.

Los empleados que se encuentren en su perodo de introduccin deben participar en el proceso de evaluacin al finalizar su perodo introductorio utilizando el mismo formato y proceso que las evaluaciones anuales.

128

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - RH. 5 FECHA PAG. 1 3

PR. CAPACITACION FIRMAS AUTORIZADAS

OBJETIVO
Capacitar al personal de la Organizacin en todos los aspectos necesarios para el beneficio tanto del empleado como de la Organizacin.

ALCANCE
Todo el personal de la Organizacin.

LINEAMIENTOS GENERALES
Se recomienda que la Organizacin apoye en brindar capacitacin a sus empleados basndose en las siguientes guas: Debe ser un empleado de tiempo completo, que haya cumplido un ao en la Organizacin. Se debe apoyar con una sola capacitacin a la vez. Y la Organizacin se reserva el derecho de incluir los materiales, libros, etc. que necesite el empleado. Los entrenamientos deben ser en temas que estn relacionados directamente con las actividades de trabajo del empleado o temas los cuales sean lneas de trabajo de la Organizacin.

129

La Organizacin debe determinar el porcentaje en el que se cubrir el curso al empleado, que puede ir desde el 50 hasta el 100% en base a la necesidad y a la motivacin que se requiere brindar.

PROCEDIMIENTOS
1. Para aplicar: el empleado deber presentar a la Administracin el formulario de solicitud de capacitacin (Formato 1) debidamente firmado por el empleado y su jefe inmediato. 2. La Administracin verificara en el presupuesto antes de aprobar o no la solicitud de capacitacin. 3. Si existe la aprobacin, se procede a emitir los pagos necesarios para dicha capacitacin. 4. La Administracin debe establecer los horarios de dicha capacitacin para que el trabajo no se vea afectado. 5. Al trmino de la capacitacin debe pedirse al empleado los certificados necesarios.

130

FORMATO1 PRH5

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres Nombre: Cargo: Fecha de Ingreso a la Organizacin: Solicitud de capacitacin:

Descripcin:

Institucin:

Desde: Valor:

Hasta: Proyecto:

FIRMA SOLICITANTE

FIRMA AUTORIZACIN

131

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - RH. 6 FECHA PAG. 1 2

PR. PASANTIAS FIRMAS AUTORIZADAS

OBJETIVO
Brindar mayor apoyo en todas las reas de la Organizacin, evitando gastos de recursos econmicos.

ALCANCE
Todo el personal de la Organizacin.

PROCEDIMIENTO
La Organizacin debe promover programas de voluntariado o pasantas estableciendo contactos con las universidades locales cuya enseanza sea afn a las actividades de conservacin. El procedimiento sugerido es: 1. 2. Recibir solicitudes de voluntarios que se informan sobre el programa. Escoger la persona adecuada para el rea en la que se va a desarrollar la pasanta, mediante entrevistas del Coordinacin General, Administradora y Jefe de rea que requiere este servicio. 3. Determinar el perodo de pasanta y establecer horarios y reglas internas de la Organizacin. 4. Capacitar al voluntario a nivel general de la Organizacin.

132

5.

Capacitar al voluntario a nivel del rea de trabajo y de las actividades a ejecutar.

6.

Al final del perodo de pasanta, el voluntario debe: realizar un informe final de actividades incluyendo recomendaciones y sugerencias para los prximos pasantes.

7.

La Organizacin debe otorgar un certificado de voluntariado al pasante, indicando el perodo de apoyo, as como sus actividades relevantes.

133

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3. MANUAL GUIA AREA CONTABLE PROCEDIMIENTO NOMENCLATURA PAGINA
PR. F1 Pg. 135 136

FECHA

ACTIVOS FIJOS

SEGUROS

PR. F2 Pg. 137 138

BANCOS

PR. F3 Pg. 139 141

CHEQUES

PR. F4 Pg. 142 143

CAJA CHICA

PR. F5 Pg. 144 146

GASTOS DE VIAJE IMPUESTOS DE LA ORGANIZACIN CUENTAS POR PAGAR PROCEDIMIENTOS Y NORMAS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA REGISTRO CONTABLE

PR. F6 Pg. 147 149

PR. F7 Pg. 150 158

PR. F8 Pg. 159 164

PR. F9 Pg. 165 171

PR. F10 Pg. 172 178

134

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - F. 1 FECHA PAG. 1 2

PR. ACTIVOS FIJOS FIRMAS AUTORIZADAS

OBJETIVO
Establecer un procedimiento que permita a todos los empleados conocer los requisitos y pasos necesarios para la compra de bienes que sern registrados como Activo Fijo de la Organizacin.

ALCANCE
Es responsabilidad de todos los empleados de la Organizacin que intervengan en el proceso de compras, cumplir y hacer cumplir el procedimiento.

PROCEDIMIENTO
1. Para poder gestionar la compra de un Activo Fijo, se deber cumplir con el procedimiento de compras establecido (PR-A2), y contar con todas las firmas de aprobacin necesarias. 2. Una vez efectuada la adquisicin, se debe incluir este activo en el inventario de Activos Fijos que mantenga la Organizacin, en donde se incluya un cdigo, la fecha de adquisicin, la descripcin del activo y su valor de compra. 3. Se debe identificar el archivo con un adhesivo en el cual conste su cdigo. Adicionalmente existen donantes que exigen que los activos adquiridos con sus fondos estn identificados con un sticker de la institucin donante.

135

4.

En base al inventario de Activos Fijos, se debe efectuar la depreciacin anual de los mismos, de acuerdo a lo establecido por la ley, que es:

EDIFICIO MUEBLES Y ENSERES VEHICULOS EQUIPO DE COMPUTACIN MAQUINARIA

20 aos 10 aos 5 aos 3 aos 10 aos

5% 10% 20% 33% 10%

136

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UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - F. 2 FECHA PAG. 1 3

PR. SEGUROS FIRMAS AUTORIZADAS

OBJETIVO
Mantener asegurados los activos fijos de la Organizacin, ante posibles contingentes.

ALCANCE
rea Administrativa, encargada del control de los activos de la Organizacin.

LINEAMIENTOS GENERALES
Todos los muebles, equipos de oficina, electrnicos, de campo, etc., deben estar debidamente protegidos por plizas de seguro contra robo, incendio, inundacin y desastres naturales. Para ello se debe controlar que sean contratados los seguros que se requieran para cubrir adecuadamente los riesgos implcitos en el desarrollo de las operaciones de la organizacin. Se llevar un registro de los seguros contratados por la entidad, que permita controlar sus vencimientos, coberturas y facilitar la oportuna renovacin de los mismos. Las plizas y documentos relacionados con los seguros contratados por la Organizacin sern adecuadamente archivados y custodiados para evitar perjuicios en las renovaciones, reclamaciones y servicios que se precisen.

137

PROCEDIMIENTO
1. La persona encargada de la administracin de los seguros debe verificar y llevar un control de todos los bienes asegurables. 2. Una vez verificado los bienes se debe proceder a cotizar y buscar la mejor empresa aseguradora que brinde la cobertura y calidad necesarias de la Organizacin. 3. Una vez contratada la compaa se debe llevar una registro de los seguros contratados, que permita controlar sus vencimientos, cobertura y facilitar la oportuna renovacin de los mismos. 4. La persona encargada de los seguros debe llevar un adecuado archivo de las plizas y documentos relacionados con los seguros contratados y debe ser el custodio de los mismos para evitar perjuicios en las renovaciones, reclamaciones y servicios que se precisen. 5. La persona encargada debe verificar que todo proyecto que se presente incluya el rubro Seguros adecuadamente cuantificado y sustentado. 6. En concordancia con lo anterior, es necesario qu en todo proyecto aprobado por la Organizacin por ende con los Organismos Financiadotes se contraten los seguros previstos. 7. En adicin a la contratacin de seguros, se tomar las medidas de seguridad bsicas exigidas por las empresas Aseguradoras para la respectiva contratacin.

138

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UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - F. 3 FECHA PAG. 1 3

PR. BANCOS FIRMAS AUTORIZADAS

OBJETIVO
Establecer un adecuado uso y control de los fondos de los proyectos que maneja la Organizacin.

ALCANCE
Todos los empleados de la Organizacin, y es responsabilidad de la Administracin Financiera cumplir y hacer cumplir los procedimientos y lmites establecidos.

PROCEDIMIENTOS
1. La persona encargada del manejo de los fondos de la Organizacin debe realizar un estudio de todas las opciones de bancos en las que puede mantener las cuentas. 2. Una vez que se decida por el banco en donde se van a manejar los valores de la Organizacin se debe contar con tantas cuentas corrientes o de ahorro como proyecto s maneje. De tal manera que los fondos de cada proyecto sean controlados individualmente. 3. La persona encargada debe mantener un archivo separado de cada cuenta, para su adecuado control.

139

4.

Para la emisin y pagos de cheques se debe designar a las personas encargadas de firmas y establecer los montos mximos par alas correspondientes firmas.

5.

Una vez que es emitido el cheque, las personas encargadas de las firmas deben revisar los soportes del mismo y firmar tanto el cheque como el comprobante de egreso.

6.

Una vez que se firme el cheque se entrega al beneficiario y ase archivan los documentos en la carpeta respectiva.

7.

En el caso de recibir dinero de la Organizacin, las mismas personas que firman los egresos deben firmar los comprobantes de ingresos luego de revisar la documentacin soporte.

8.

Al finalizar cada mes se debe realizar las respectivas conciliaciones bancarias por cada cuenta. FORMATO 1 - PR F3

140

FORMATO 1 PRF3
Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

CONCILIACIN BANCARIA Al .. de .. de 200.

Saldo segn el Estado de Cuenta

Depsitos en Trnsito
Fecha Depsito Banco N Papeleta Detalle Valor

Total

Cheques en Circulacin
Fecha N Cheque A la Orden de Detalle Valor

Total

Saldo del Banco Conciliado

Saldo en Libros
+ Notas de Crdito Fecha N N/C Detalle Valor

Total

Notas de Dbito Fecha N N/D Detalle Valor

Total

Saldo en Libros Conciliado

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

141

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UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - F. 4 FECHA PAG. 1 3

PR. CHEQUES FIRMAS AUTORIZADAS

OBJETIVO
Establecer un procedimiento para la emisin de cheques.

ALCANCE
rea Administrativa Financiera.

LINEAMIENTOS GENERALES
Los pagos que efecte la Organizacin deben estar previstos en su presupuesto general. Todos los pagos deben realizarse contra la presentacin de la factura otorgada por el proveedor, la misma que debe estar debidamente revisada y autorizada por la Administracin. Todas las facturas deben ser originales, claramente detalladas, sin rasgos de alteracin o adulteracin, y deben contar con todos los requisitos de la ley de facturacin. Se debe designar un da exclusivo para realizar los pagos, que puede ser los viernes por la tarde. Una factura que llegue el viernes se debe

procesar para el viernes de la siguiente semana. Los cheques deben nicamente ser tramitados mediante orden de cheque en la que debe constar las firmas de autorizacin correspondientes, la cuenta contable y la identificacin del proyecto. 142

Todos los comprobantes ya sean de egreso o ingreso deben contar con las firmas de responsabilidad y revisin correspondientes.

Una vez realizados los cheques, debern ser revisados y autorizados. Las personas autorizadas deben firmar individualmente todos los cheques. La numeracin de los cheques que se emitan deben corresponder tanto en los nmeros y fechas con los de los comprobantes de egreso, es decir que deben guardar una relacin secuencial numrica y por fecha.

PROCEDIMIENTO
1. Las personas que por su naturaleza de trabajo comprometen fondos de la Organizacin, deben entregar las facturas a la persona encargada de la contabilidad para que revise los mismos. 2. La persona de contabilidad debe entregar estos soportes a la persona encargada de emitir los cheques para que proceda a hacerlo. 3. Al emitir los cheques, estos deben ser firmados por las respectivas personas autorizadas. 4. 5. Se procede al pago. Se archivan todos los documentos.

143

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UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - F. 5 FECHA PAG. 1 3

PR. CAJA CHICA FIRMAS AUTORIZADAS

OBJETIVO
Establecer un adecuado uso y control de los fondos denominados Caja Chica y que sirven para cubrir gastos cuyos montos y naturaleza de urgente no ameritan la emisin de un cheque.

ALCANCE
Este procedimiento debe ser acogido por todos los empleados de la Organizacin que hagan uso de este fondo. Es responsabilidad de la administracin financiera cumplir y hacer cumplir los procedimientos y lmites establecidos.

LINEAMIENTOS GENERALES
La Organizacin puede escoger el tener una caja chica central y atribuir los gastos de la misma a los proyectos correspondientes, o tener una caja chica para cada proyecto. Se debe determinar el monto de la Caja Chica en base al movimiento mensual de gastos previstos como urgentes y de montos bajos.

144

PROCEDIMIENTOS
1. La persona que requiera de efectivo solicitar al custodio un Vale provisional de caja chica, luego de lo cual deber obtener la firma de autorizacin correspondiente. 2. 3. El solicitante debe entregar el vale al custodio y recibir los fondos. Al efectuar la compra, deber entregar al custodio la factura o nota de venta equivalente al fondo que solicit, de no ser as devolver el excedente o reclamar el faltante. Todos los vales provisionales deben ser liquidados en un mximo de 48 horas. 4. Una vez que el fondo haya sido gastado en un 80%, el custodio deber solicitar el reembolso respectivo a fin de que el fondo no sufra de iliquidez. Para cumplir con esto, el custodio debe completar el formulario de Reposicin de Caja Chica FORMATO 1 PR F5. 5. Entregar el formulario a la administracin financiera para su revisin, aprobacin, autorizacin del reembolso respectivo y registros contables derivados. 6. De no existir discrepancias, se proceder a la elaboracin del cheque, el cual estar a nombre del custodio.

145

FORMATO 1 PRF5
Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

ACTA DE ARQUEO CAJA CHICA

Fecha: Responsable: Fecha: Delegado:

EFECTIVO

Cantidad Monedas

Detalle

Valor

Total

Billetes

Total

Cheques

Total Comprobantes Fecha Concepto Autorizado Valor

Total Presentado Saldo Contable Diferencia

CUSTODIO

DELEGADO

146

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UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - F. 6 FECHA PAG. 1 3

PR. GASTOS DE VIAJE FIRMAS AUTORIZADAS

OBJETIVO
Establecer un mecanismo de control de los fondos destinados para los viajes de los proyectos que maneja la Organizacin.

ALCANCE
Todos los miembros de la Organizacin que realicen viajes para los diferentes proyectos que se manejan y el rea Administrativa Financiera.

PROCEDIMIENTO
1. La persona que va a realizar un viaje debe solicitar los fondos necesarios, con al menos una semana de anticipacin, por medio de una solicitud de anticipo para viaje (Formato 1). Se debe establecer un monto mximo para entregar como anticipo para el viaje, el cual puede ser determinado de acuerdo al nmero de das de viaje y ala regin de destino. 2. La solicitud de anticipo para viajes ser aprobada por el inmediato superior y pasar al rea administrativa financiera. 3. La administracin financiera se encargar de emitir el cheque a nombre del solicitante, y cargar este valor como un anticipo por liquidar. 4. el empleado que realiza el viaje debe liquidar el anticipo en un mximo de tres das despus de su retorno (PRF9 Formato 1), presentado todos los

147

recibos correspondientes a los gastos realizados. nicamente pueden estar exentos de presentacin de facturas los pagos de taxis, propinar y otros de la misma lnea. Es aconsejable tambin establecer un monto mximo de gastos diario en comida, y un monto que reconocer y reembolsar al utilizar el empleado un vehculo de su propiedad. 5. La liquidacin de los gastos de viaje deber ser cargada al proyecto correspondiente, as como el anticipo entregado. 6. La persona que registra las transacciones debe tener mucho control al cerrar los anticipos contra el mismo proyecto del cual fueron sacados. 7. La liquidacin de gastos debe ser aprobada por el inmediato superior (el mismo que aprob el anticipo). 8. La liquidacin del viaje debe ser entregada al rea administrativa financiera, la misma que se encargar de emitir el cheque de reembolso al empleado o de depositar el valor que reembolse el empleado a la Organizacin, segn sea el caso.

148

FORMATO 1 PRF6

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres SOLICITUD DE FONDOS PARA VIAJE Nombre: Destino: Ida: Regreso:

Motivo del Viaje:

Monto:

Proyecto:

FIRMA SOLICITANTE

FIRMA AUTORIZACIN

149

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UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - F. 7 PAG. 1 9

PR. IMPUETOS DE LA ORGANIZACION FIRMAS AUTORIZADAS FECHA

OBJETIVO
Establecer un procedimiento para el pago oportuno y completo de los impuestos al Estado.

ALCANCE
El rea Administrativa financiera y el representante de la Organizacin.

LINEAMIENTOS GENERALES
De acuerdo a la ley, las ONGs, al ser entidades sin fines de lucro, no

deben pagar impuestos al Estado Ecuatoriano, ya que no tienen ganancias anuales sobre las cuales calcular un porcentaje para pagar como impuestos. E base a lo anterior, los nicos impuestos que debe cancelar la

Organizacin son los retenidos, es decir, las retenciones de IVA y retenciones de Impuesto a la Renta, tanto de empleados de la Organizacin, como de proveedores externos.

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA

El impuesto al valor agregado (IVA) es un tributo que grava la transferencia de determinados bienes y prestacin de servicios.

150

Este tributo es indirecto, por cuanto el pago del mismo se traslada al consumidor final. A su vez los agentes de retencin deben declarar y pagar el IVA retenido mensualmente, para lo cual utilizara el formularios 104, dentro de los plazos que se indica la ley.

PORCENTAJE DE RETENCIN EN GENERAL

30% del valor del IVA, cuando se trate de adquisiciones de bienes gravados con tarifa 12%. 70% del valor del IVA, cuando se trata de prestacin de servicios

grabados con tarifa 12%. 100% del valor del IVA causado en el caso de servicios prestados por profesionales con instruccin superior o de arrendamiento de inmuebles de personas naturales no obligadas a llevar contabilidad. Se proceder a retener la totalidad del IVA causado, cuando el adquiriente de bienes y servicios haya emitido una liquidacin de compra de bienes y servicios.

151

CUADRO DE RETENCIONES PARA SOCIEDADES Y PERSONAS NATURALES NO OBLIGADAS A LLEVAR CONTABILIDAD

RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

RETENIDO: El que vende o transfiere bienes, o presta servicios. AGENTE DE RETENCIN (Comprador; el que realiza el pago) PERSONAS NATURALES NO OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD EMITE PROPIETARIOS LIQUIDACIN EMITE DE COMPRAS PROFESIONALES DE BIENES FACTURA INMUEBLES DE BIENES O ADQ. RETENCIN RETENCIN RETENCIN RETENCIN SI NO SI NO SI NO SI NO 30% 70% 100% 100% ---100% --100%

INSTITUCIN PUBLICA

CONTRIBUYENTE S SOCIEDADES ESPECIALES

OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD RETENCIN SI NO X X

RETENCIN SI NO SOCIEDAD Y PERSONA BIENES NATURAL OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD SERVICIOS X X

RETENCIN SI NO X X

RETENCIN SI NO X X

152

RETENCIONES PARA INSTITUCIONES PBLICAS Y CONTRIBUYENTES ESPECIALES

En el caso de las Instituciones Pblicas y Contribuyentes Especiales que proceden como agentes de retencin: RETENIDOS Instituciones Pblicas, Contribuyentes Especiales que vende o transfieren bienes, o presta servicios la retencin no procede es decir no se retiene. Sociedades que vende o transfieren bienes, o presta servicios la

retencin es Bienes 30% y en Servicios 70%. Personas Naturales Obligadas a Llevar Contabilidad que vende o transfieren bienes, o presta servicios la retencin es Bienes 30% y en Servicios 70%. Personas Naturales no Obligadas a Llevar Contabilidad que vende o transfieren bienes, o presta servicios la retencin es: o Los que emiten Factura: Bienes 30% y en Servicios 70%. o Los que emiten Liquidaciones de Compras y Prestacin de Servicios: Bienes 100% y en Servicios 100%. o Los Profesionales y los Propietarios de Bienes Inmuebles: Servicios 100%.

CASOS EN QUE NO PROCEDE RETENCIN

No se realizarn retenciones a: Entidades del sector Pblico Compaas de Aviacin Agencias de viajes, en la venta de pasajes areos Y no se realizarn retenciones entre contribuyentes especiales

153

IMPUESTO A LA RENTA
Debe ser cancelado mensualmente, declarado las retenciones realizadas en el mes, en el formulario 103. Esta retencin se debe realizar tanto a los empleados en relacin de dependencia, como a los proveedores externos, de acuerdo a lo siguiente: 1. Estn sujetos a retencin del 1%

Los pagos realizados por transporte de Carga Los pagos realizados por transporte privado de personas Pago de energa elctrica

2.

Estn sujetos a retencin del 2%

La compra de todo tipo de bienes muebles de naturaleza corporal,

excepto combustibles Los pagos o acreditaciones en cuenta realizadas por actividades de

construccin de obra material inmueble, urbanizacin, lotizacin o actividades similares. Los que realizan a personas naturales por concepto de servicios en los

que prevalezca la mano de obra sobre el factor intelectual. Los ingresos por concepto de intereses, descuentos y cualquier otra

clase de rendimientos financieros generados por prstamos, cuentas corrientes, certificados financieros, plizas de acumulacin, depsitos a plazo, cerificados de inversin, avales, fianzas y cualquier otro tipo de documentos similares, sean stos emitidos por sociedades constituidas o establecimientos en el pas, por sucesiones indivisas o por personas naturales residentes en el Ecuador.

154

Aquellos generados por la enajenacin ocasional de acciones o participacin, no estn sujetos a esta retencin. Las ganancias de capital no exentas originada en la negociacin de valores no estarn sometidas a retencin en la fuentes de impuesto a la renta, sin embargo los contribuyentes harn constar tales ganancias en su declaracin anual de impuesto a la renta global. Los pagos o crditos en cuanta que se realicen a compaas de seguros

y reaseguros legalmente constituidas en el pas y alas sucursales de empresas extranjeras domiciliadas en el Ecuador, aplicable sobre el 10% de las primas facturadas o planillazas. Los pagos o crditos en cuenta por servicios de medios de comunicacin

y de agencias de publicidad. Art. 3 Todos los pagos o crdito en cuenta no contemplados en los

porcentajes especficos de retencin, sealados en esta resolucin, estn sujetos a la retencin del 2%.

3.

Estn sujetos a retencin del 8%

Honorarios, comisiones y dems pagos realizados a profesionales y a

otras personas naturales nacionales o extranjeras residentes en el pas por ms de seis meses, que presten servicios en los que prevalezca el intelecto a la mano de obra. Los realizados a notarios y registradores de la propiedad y mercantiles,

por sus actividades notariales y de registro. Los realizados por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles.

155

4.

Otros porcentajes de retencin

Art. 4 LRTI.- Los montos pagados a personas naturales extranjeras no

residentes, por servicios ocasionalmente prestados en el Ecuador y que constituyan ingresos gravados, as como otros pagos distintos a utilidades o dividendos que se enven, paguen o acrediten al exterior, directamente, mediante compensaciones o con la medicin de entidades financieras u otros intermediarios, estarn sometidos al 25% de retencin en la fuente sobre el total de los pagos o crditos efectuados, conforme lo previsto en la Ley de Rgimen Tributario Interno y las disposiciones reglamentarios concordante.

5.

Base para la retencin

Art. 10 LRTI.- En todos los casos en que proceda la retencin en la

fuente de impuesto a la renta, se aplicar la misma sobre la totalidad del monto pagado o acreditado en cuenta, sin importar su monto, salvo aquellos referidos a la adquisicin de bienes muebles o de servicios prestados en los que prevalezca la mano de obra, casos en los cuales la retencin en la fuente procede sobre todo en los que prevalezca la mano de obra, casos en los cuales la retencin en la fuente procede sobre todo pago o crdito en cuenta superior a cincuenta dlares de los Estados Unidos de Amrica ( USD 50).

Cuando el pago o crdito en cuenta se realice por concepto de la compra de mercadera o bienes muebles de naturaleza corporal o prestacin de servicios a favor de un proveedor permanente o prestador continuo, respectivamente, se practicar la retencin sin considerar los lmites sealados en el inciso anterior.

156

Se entender por proveedor permanente o prestador continuo aqul a quien habitualmente se realicen compras o se adquieran servicios por dos o ms ocasiones en un mismo mes calendario.

Para efectos de establecer la base de retencin se debe considerar que en los pagos o crditos en cuenta por transferencias de bienes o servicios gravados con tributos tales como el IVA o el ICE, la retencin debe hacerse exclusivamente sobre el valor del bien o servicio, sin considerar tales tributos, siempre que se encuentren discriminados o separados en el respectivo comprobante de venta. Art. 11 LRTI.- Para efectos de aplicacin de los porcentajes de

retenciones deber observar expresamente las disposiciones contenidas en el Reglamento para la Aplicacin de la Ley de Rgimen Tributario y sus Reformas, especficamente las relacionadas a las retenciones en la fuente por otros pagos o crditos en cuentas realizados dentro del pas.

FECHAS DE DECLARACION DE IMPUESTOS

Las retenciones se realizan en el momento en que se realice el pago. Al realizar las retenciones, tanto de IVA como de Impuesto a la Renta, la Organizacin se convierte en deudor con el Estado, por los valores retenidos, los mismos que debern ser cancelados mediante declaracin mensual, la cual debe ser presentada como mximo en el da del mes que corresponda de acuerdo al noveno digito del RUC, en base a la tabla siguiente.

157

Si el noveno digito es: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

Fecha de vencimiento (hasta el da) 10 del mes siguiente 12 del mes siguiente 14 del mes siguiente 16 del mes siguiente 18 del mes siguiente 20 del mes siguiente 22 del mes siguiente 24 del mes siguiente 26 del mes siguiente 28 del mes siguiente

PROCEDIMIENTOS
1. La persona que emite los cheques recibe la factura y el cuadro de detalle de las mismas (Archivo Excel o Detalle del sistema PRF - 8) con el porcentaje de retencin de impuestos. 2. Al emitir el cheque debe realizar el correspondiente comprobante de retencin de IVA e Impuesto a la Renta, e ingresar el nmero de este comprobante en el cuadro de detalle. 3. 4. Al cancelar el cheque, debe entregar los comprobantes de retencin. Al final de cada mes la persona encargada debe cotejar el cuado de detalle con los comprobantes fsicos. 5. 6. Llenar los formularios correspondientes. Proceder a declarar y pagar los impuestos.

158

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - F. 8 FECHA PAG. 1 7

PR. CUENTAS POR PAGAR FIRMAS AUTORIZADAS

OBJETIVOS
Establecer un procedimiento que permita a todos los empleados conocer el flujo, requisitos y otros elementos necesarios para el pago de un bien o servicio, optimizando tiempo y recursos.

ALCANCE
Es responsabilidad de todos los empleados de la Organizacin, que intervengan en el proceso de compras de bienes y servicios, cumplir y hacer cumplir este procedimiento.

PROCEDIMIENTO
Todo el proceso que a continuacin se detalla debe estar de acuerdo con PR. A2.

A.
1.

PAGO A PROVEEDORES
Una vez que Contabilidad reciba las facturas con las notas de recepcin respectivas, se proceder a revisar lo siguiente:

Soportes completos Cumplimiento de requisitos de Ley y de control interno. 159

Niveles de Aprobacin Operaciones aritmticas Aplicacin Contable

Si los tres primeros requisitos no se cumplen la factura debe ser devuelta a la persona que lo tramit. 2. La persona encargada de llevar el control de las cuentas por pagar de la Organizacin debe realizar el siguiente proceso:

3.

Ingreso de factura al sistema (si lo tuvieren) o registro de las facturas en un archivo de Excel. Validar lo ingresado. Envo de facturas a la administracin financiera para emisin de cheque y retenciones. La persona encargada de cuentas por pagar debe verificar los siguientes requisitos para proceder a registrar una cuenta por pagar:

Orden de compra Nota de Reopcin del sistema o en forma escrita Factura Orden de Cheque

Para tramitar un anticipo se necesitar cumplir nicamente con los dos primeros requisitos.

Excepciones: No se debe ingresar al sistema o al archivo de Excel, valores menores al fijado para la caja chica ya que estos sern cancelados por este medio. La reposicin de la Caja Chica si deber ingresarse al sistema o al archivo en Excel. 4. Luego de cumplir con todos los pasos anteriores se debe proceder a entregar todas las facturas a la persona que emite los cheques, previa la validacin de las facturas ingresadas al sistema o al archivo Excel.

160

5.

El sistema o el archivo en Excel deber calcular los das de vencimiento de cada factura en base a los trminos de pago ingresados segn el proveedor y a la fecha de recepcin del bien o servicio.

6.

Una vez que todo est validado se deben entregar todas las facturas a la persona que emite los cheques.

7.

La persona que emite los cheques seleccionar los pagos a realizarse, en base a la poltica de pagos de la Organizacin. Una vez que el cheque haya sido emitido, todos los soportes debern sellarse cancelado.

8.

Se emitirn los cheques y retenciones conforme el control de pagos lo determine.

9.

Se entregarn todos los cheques al personal encargado del control interno de la Organizacin para su revisin.

10.

Luego se recoger las firmas autorizadas respectivas, de acuerdo a lo estipulado en la Poltica de Firmas autorizadas. (Se sugiere emitir una poltica de Firmas Autorizadas).

11.

Una vez que los cheques sean entregados a sus beneficiarios, sern archivados con todos los soportes (a excepcin de los pagos a empleados que se sugiere se archive en una carpeta separada) de manera secuencial.

12.

El rea administrativa financiera emitir y revisar mensualmente el reporte de todos los proveedores autorizados y condiciones de pago, que hayan sido ingresados al sistema o al archivo Excel en ese perodo.

B.
13.

REEMBOLSO DE GASTOS A EMPLEADOS

La persona que regresa de un viaje presenta a Contabilidad el formulario de Liquidacin de fondos para viaje (Formato 1), con su firma y con las formas de aprobacin requerida.

161

14.

Contabilidad verifica que todos los soportes (facturas) de gastos cumplan con los requisitos de ley y de control interno.

15. 16.

Proceder al registro en la Contabilidad. Incluir los valores en el cuadro de detalle (archivo Excel o Sistema) para emisin de los cheque.

17. 18.

Emisin del cheque y pago al empleado (en un mximo de 15 das) Los formularios de Liquidacin de gastos de viajes se mantendrn en un archivo de cada empleado, en custodia del personal de contabilidad.

DETALLE 1 PRF8

Requisitos de Ley
1. Nombres y Apellidos o Razn Social del Emisor: (NOMBRE DEL PROVEEDOR) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Domicilio del Emisor Nmero del RUC del Emisor Denominacin del comprobante de venta Numeracin secuencial pre impresa Fecha de emisin del Documento Razn social del Usuarios/Comprador RUC del Usuario Pie de imprenta del establecimiento grfico Descripcin del bien transferido Cantidad del bien transferido y peso en su caso Precios unitarios Valor total del Comprobante Importe del los bienes o servicios comprados, discriminando el IVA tarifa 12% o 0% 15. Base imponible sobre la que se calcula el IVA tarifa 12% 162

16. 17. 18.

Importe del IVA Sin enmiendas ni borrones Autorizacin del SRI otorgada a la Organizacin para emitir factura o a su vez al vendedor.

Requisitos de Control Interno

1. Nmero de la Orden de Compra escrita en la factura

Estos requisitos se actualizarn cada vez que la Ley o los Controles Internos de la Organizacin sean modificados.

163

FORMATO 1 PRF8
Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

LIQUIDACIN DE FONDOS PARA VIAJE

Nmero: Nombre: Destino: Motivo del Viaje: Proyecto: Valor del Anticipo:

DETALLE DE GASTOS

FECHA

DETALLE

VALOR

TOTAL VALOR A RECIBIR VALOR A REEMBOLSAR

FIRMA EMPLEADO

FIRMA AUTORIZACIN

164

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - F. 9

PR. PROCEDIMIENTOS Y NORMAS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA FIRMAS AUTORIZADAS FECHA

PAG. 1 6

OBJETIVO
Establecer procedimientos procedimiento y normas a seguir para el manejo de Caja Chica, de los proyectos que maneja la Organizacin.

ALCANCE
Tesorera (o) miembros de la Organizacin responsable del manejo de Caja Chica y la Administradora de la Organizacin ser la encargada de velar en buen manejo de este recurso.

PROCEDIMIENTO
1. La Caja Chica est dedicada a cubrir desembolsos relacionados con el giro de las actividades de la Organizacin y para prstamos personales de emergencia. La utilizacin de estos fondos para propsitos diferentes a los aqu estipulados se considera para todos previstos por la Ley y por el Reglamento Interno de la Organizacin como falta grave en el desempeo de las responsabilidades a cargo. 2. Toda salida de dinero de Caja Chica debe estar respaldada por facturas o documentos apropiados, los cuales deben contar con la aprobacin respectiva al reverso de la misma.

165

3.

La Administracin y la Coordinacin son responsables de mantener controles efectivos que aseguren el estricto cumplimiento de las normas que rigen su funcionamiento.

4.

La Persona encargada del manejo de la Caja Chica deber llenar el Formulario de Liquidacin de Compras y Prestacin de Servicios, este formulario debe ser llenado por la Organizacin para respaldar un egreso de caja chica, en el caso de que el proveedor no cuente con una factura legal. Es importante que el Formulario de Liquidacin de Compras y

Servicios sea llenado el 100% en el original y su copia (nombres completos, RUC, CI, direccin y firmas). El original se adjunta al

formulario de reposicin de fondos y la copia se archiva en orden secuencial. En caso de anulacin de estos formularios, deber anularse el original y la copia. La aprobacin de este formulario lo har el

Coordinador de rea respectivo.

EGRESOS DE CAJA CHICA

A continuacin se describen las transacciones de salidas de caja que se llevan a efecto a travs de la Caja Chica y las normas y procedimientos aplicables a cada una de ellas:

1.

Desembolsos provisionales de Caja Chica Los desembolsos provisionales de caja se presentan cuando se requiere un anticipo para cubrir un gasto a realizar. Este tipo de desembolso se rige por las siguientes normas:

a) El valor del desembolso no debe exceder de $50. b) El dinero del desembolso se lo entregar nicamente al solicitante. c) Los desembolsos provisionales de caja aplican en principio nicamente para los miembros del Organizacin. d) La solicitud de desembolso se tramita llenando, el Vale de Caja Chica (Formato 1 PRF9) el cual consiste en llenar todas las casillas 166

correspondientes con bolgrafo. La aprobacin de este recibo provisional es realizada por la persona responsable de la (s) Cajas Chicas, quien debe quedarse con este recibo, para canjearlo posteriormente por la respectiva factura o nota de venta presentada por la persona que realice el gasto. e) Los desembolsos provisionales deben cancelarse hasta el siguiente da hbil al del recibo de los fondos, bien sea sustituyendo el dinero recibido o presentando los comprobantes correspondientes del gasto efectuado. Cualquier excepcin a este plazo de cancelacin debe ser justificado. f) Es responsabilidad de la Contadora es hacer un seguimiento apropiado a los desembolsos provisionales hasta el momento de su cancelacin. g) Las facturas o recibos de caja, deben estar expedidos a nombre de LA ORGANIZACION y debe tener un sello de pagado o cancelado.

OPERACIONES DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA CAJA CHICA

1.- Cierre o cuadre de caja El Responsable debe asegurarse que en todo momento, los fondos bajo su custodia estn completos, representados en efectivo o comprobantes. Las siguientes normas son aplicables para tales propsitos:

a) Semanalmente, a ms tardar cada quince das, el Responsable del Fondo efectuar un cierre de Caja Chica, para hacer un cuadre entre el valor total del fondo y la sumatoria de los comprobantes existentes ms el dinero disponible. Este cuadre lo podr realizar con el mismo formato de arqueo de caja chica. b) Cualquier faltante o sobrante que se detecte al momento de hacer el cierre debe ser informado de inmediato por la Contadora.

167

c) En caso de haber un Faltante, su monto ser cubierto por la persona responsable del Fondo, sin perjuicio de las acciones disciplinarias a las que pudiera haber lugar despus de examinar el caso. d) En caso de presentarse un Sobrante, su monto debe ser ingresado a los fondos de la Organizacin, con una nota aclaratoria al final del formulario de Reembolso de Fondos, ya sea como un sobrante o faltante para el cuadre de dicho formulario. 2.- Arqueo de Caja Chica Los arqueos de Caja Chica son una responsabilidad de control ejercida por la Contadora. Dichos arqueos se rigen por las siguientes normas:

a) Se debe hacer un Arqueo a Caja Chica por lo menos una vez cada mes (Formato 2 PRF9). b) Los Arqueos pueden ser sorpresivos o efectuados con base especfica. Se debe efectuar arqueos cuando se presente:

descuadres en el cierre, cuadre de caja o cuando se reemplace al Responsable. c) Los resultados del Arqueo de Caja Chica se registran en el formulario Arqueo de Caja Chica; el original del formulario tramitado lo archivar la Administracin.

PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
1. Como parte de sus elementos de trabajo, a la persona designada como responsable se le entregar una pequea caja fuerte para que pueda guardar con las debidas seguridades los fondos puestos bajo su custodia. 2. La caja fuerte debe permanecer siempre con llave y abrirse solamente al momento de efectuarse una transaccin. Cuando el responsable del

fondo tenga que ausentarse por cualquier razn de su sitio de trabajo, debe guardar la caja fuerte cerrada en un cajn de su escritorio bajo llave.

168

3.

Si a lo largo del tiempo se presenta algn desperfecto en el funcionamiento de la caja fuerte, el responsable del fondo tiene que tramitar sin demora alguna con la Contadora el arreglo correspondiente, as como de acordar con este ltimo las medidas de proteccin complementarias que sean necesarias durante el tiempo del arreglo.

TRASPASO DE RESPONSABILIDAD
Se presenta un traspaso de responsabilidad cuando por cualquier circunstancia (ej. vacaciones, enfermedad, retiro), el responsable del Fondo deba dejar de desempaar sus funciones en forma temporal o permanente. Las siguientes normas son aplicables para este caso:

1.

La administracin debe elaborar una Acta de Traspaso, que debe ser firmada tanto por el Cajero saliente como por la persona que recibe.

2.

En el acta debe detallarse el estado en que se entrega el Fondo de la Caja Chica, es decir, se prepara con base en un cierre o cuadre de caja tramitado en concordancia con las instrucciones dadas en este instructivo.

3.

Si por cualquier razn el Responsable de Fondo saliente no puede estar presente en el momento de la elaboracin del acta, la Administracin debe abrir la caja fuerte en presencia de otro funcionario y hacer un arqueo de caja siguiendo las instrucciones. En este caso, el acta de

traspaso se prepara con base en los resultados del arqueo de caja.

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FORMATO 1 PRF9

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

VALE DE CAJA
VISTO BUENO He recibido de: La Cantidad de: Concepto:

$............................................

CARGO ..

..de 20.. RECIB CONFORME ..

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FORMATO 2 PRF9

Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

ACTA DE ARQUEO CAJA CHICA

Fecha: Responsable: Delegado:

EFECTIVO

Cantidad Monedas

Detalle

Valor

Total

Billetes

Total

Cheques

Total Comprobantes Fecha Concepto Autorizado Valor

Total Presentado Saldo Contable Diferencia

CUSTODIO

DELEGADO

171

Warmicunapac Mushuk Yungay

UNOCC - PROGRAMA DE MUJERES PR - F. 10 PAG. 1 9

PR. REGISTROS CONTABLES FIRMAS AUTORIZADAS FECHA

OBJETIVO
Establecer procedimientos de registros contables a seguir para el manejo de la Contabilidad, de los proyectos que maneja la Organizacin y a la vez obtener Estados Financieros precisos y confiables.

ALCANCE
Personas encargadas de la contabilidad de la Organizacin y todos los funcionarios que por la naturaleza de las actividades que realizan deben solicitar y suministrar informacin al rea contable financiera de la Organizacin.

PROCEDIMIENTOS
Se debe llevar un registro claro de Ingresos y Egresos que deben ser diferenciados por Proyecto:

A.

REGISTRO DE EGRESOS

Todo de desembolso deber quedar registrado en un comprobante de egreso que tendr numeracin consecutiva pre impreso. (Formato 1)

172

A.1. ANTICIPOS DE VIAJES

Todo el proceso que a continuacin se detalle debe estar de acuerdo con el Procedimiento PRF 6. 1. Contabilidad recibe el formato de anticipo de gastos de viaje, el cual sebe especificar claramente la cantidad, el nombre y cdigo que se design al proyecto. 2. Contabilidad revisa y aprueba el anticipo y entrega para la emisin del cheque. 3. 4. La persona encargada emite el cheque y entrega al empleado. Contabilidad registra la erogacin del dinero en una cuenta de anticipo, manteniendo el cdigo del proyecto.

A.2. PAGOS A PROVEEDORES

1. Comprobar que las cifras presentadas en las facturas estn correctas y los documentos de soporte debidamente autorizados. 2. La solicitad de pago deber indicar el cdigo del proyecto por el cual se realizar la erogacin del dinero. 3. Contabilidad registrar este egreso directamente en una cuenta de gastos, afectando el cdigo o nmero de proyecto.

A.3. LIQUIDACIN DE ANTICIPO DE FONDOS PARA VIAJE

La persona que incurri en gastos a causa de viajes el proyecto, debe llenar el formato 1 PR- F8 y sustentarlo con las facturas necesarias, que deben cumplir con los requisitos de ley.

La persona de contabilidad designada a recolectar estos reportes deber:

173

1.

Revisar: Que todos los rubros declarados como gastos estn sustentados as como debe considerar la racionalidad del mismo.

Que las cifras cuadren tanto en las sumas totales como comparndolas con sus respectivos soportes.

Si el gasto est debidamente aprobado. Si el gasto est ligado al proyecto respectivo (nmero o cdigo designado).

2.

Aprobar y registrar contablemente, descargando el anticipo generado y afectando el gasto del proyecto, utilizando el cdigo designado.

B.

REGISTRO DE INGRESOS

1. Los fondos entregados a la Organizacin para cada proyecto deben ingresar ala cuenta respectiva. 2. La validacin de los ingresos debe ser entregada a Contabilidad con el detalle de los fondos recibidos (Formato 2). 3. Contabilidad verifica la informacin del documento. 4. Una vez revisada y verificada la documentacin se procede a registrar esta transaccin en una partida de Ingresos por Proyecto, manteniendo subcuentas de orden que llevarn por nombre ya sea un nmero o cdigo que identifique al proyecto.

C.

REGISTRO EN LIBRO DIARIO

Habr ciertas transacciones o movimientos contables que necesitarn ser registrados por medio de un Libro Diario (Formato 3) detallamos algunos movimientos: 1. Reclasificacin de cuentas.

174

2.

Ajustes de rubros por razones que se pueden presentar en la Organizacin.

3. 4. 5.

Registro de N/C y N/D al fin del mes Bancos. Registro Depreciaciones, dadas de baja Activos Fijos mensualmente. Registro de Liquidacin de Gastos de Viaje o Anticipos para talleres, reuniones, eventos organizados por la Organizacin o por otras organizaciones, en caso de que no existiera saldo a favor de Empleado o de la Organizacin, ah procedemos al registro y cierre del anticipo en el Libro Diario.

6.

Otras transacciones que la organizacin realizar y que a criterio del rea contable lo viera necesario utilizar libros diarios.

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FORMATO 1 PRF10
Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

COMPROBANTE DE EGRESO
N

Quito,... De200

USD $

Beneficiario: Son:

Banco: Cuenta Corriente: Nombre Proyecto:

N Cheque

CODIGO

RUBRO

DETALLE

DEBE

HABER

SUMAN

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

Nota: Es recomendable que este formato sea pre impreso.

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FORMATO 2 PRF10
Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

COMPROBANTE DE INGRESO
N

Quito,... De200

USD $

Son:

Banco: Cuenta Corriente: Nombre Proyecto:

CODIGO

RUBRO

DETALLE

DEBE

HABER

SUMAN

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

Nota: Es recomendable que este formato sea pre impreso. 177

FORMATO 3 PRF10
Warmicunapac Mushuk Yungay "UNOCC" - Programa de Mujeres

LIBRO DIARIO
N

Quito,... De200

Nombre Proyecto:

CDIGO

RUBRO

DETALLE

DEBE

HABER

SUMAN

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

Nota: Es recomendable que este formato sea pre impreso.

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CONCLUSIONES
Las necesidades de la Organizacin son fundamentales y prioritarias, para su correcto funcionamiento, la capacitacin de sus miembros har que se interesen por actividades que puedan mejorar su estilo de vida y por ende las de sus familias. Es muy importante destacar, incentivar a la capacitacin de los dirigentes de cada comunidad para que por medio de ellos se realicen replicas de los talleres que se impartirn en las comunidades, el fin es que la gente de apoco se vaya insertando al mundo tributario, contable, laboral, etc. Y por ende exigiendo que se respeten sus derechos como ciudadanos y ciudadanas ecuatorianos (as).

La Organizacin UNOCC, con su programa de mujeres, se encuentra en total disponibilidad y apertura para la aplicacin de esta gua que permitir una mejor aplicacin tanto en el rea contable, tributaria. Cabe mencionar que esta gua se la realiz en base a las necesidades de la Organizacin tomando en cuenta, la situacin geogrfica, econmica, humana, educativa, etc. en que la comunidad vive. La principal meta es el involucramiento de la comunidad en los talleres que se impartirn, ya que aqu se ver los verdaderos resultados que se obtendrn de esta estudio, ya que el fortalecimiento de la organizacin de base como es la UNOCC es prioridad. El involucramiento de sus miembros nos permitir seguir identificando las necesidades que quedarn sin ser resueltas pero nos dar pautas para buscar soluciones e ir fortaleciendo a esta Comunidad.

En la Organizacin UNOCC, Programa Mujeres se efectuarn con dos dirigentes de 5 comunidades que la conforman, 2 talleres que permitirn sociabilizar, esta gua, que fue investigada para de esta manera poder ponerla en practica e ir obtenido mejores resultados y miembros capacitados. Estos talleres se los realizar con el apoyo de UBV Cooperacin Tcnica Sueca, Organismo no gubernamental, que se encuentra en el Ecuador desde 1992.

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Esta ONGs trabaja con movimientos sociales y su visin una justicia social y una distribucin equitativa de los recursos del mundo.

RECOMENDACIONES

Efectuar los 2 talleres con el Programa de Mujeres, en la Parroquia de Cangahua, con sus dirigentes (Presidente de la comunidad y responsable de la economa). Para la implementacin del Manual Contable Administrativo.

Se efectuar la capacitacin del manejo del manual a los miembros responsables de la organizacin UNOCC Programa de Mujeres. Se considera 5 miembros (Presidenta, Vicepresidenta, Tesorera, Secretaria y un responsable del equipo tcnico o ejecutores de los proyectos).

Que sus dirigentes se comprometan que los talleres impartidos sean replicados, con los miembros de sus comunidades. El compromiso mo es la participacin tanto en los dos talleres principales, como a su vez la participacin y la colaboracin en los talleres de rplicas.

Que el manual que ser entregado, sea actualizado segn se vayan apareciendo nuevas necesidades o requerimientos que las leyes ecuatorianas vayan solicitando.

180

GLOSARIO DE TERMINOS
Activo.- Todas las partidas de un balance que indica las propiedades o recursos personales o de la empresa. Lo que tiene la empresa. Activos Fijos.- Activos permanentes, representados por la maquinaria, equipos, vehculos, bienes mobiliarios y en general todo los bienes necesarios para realizar la actividad productiva habitual de una empresa, los cuales no suelen convertirse en lquidos durante el perodo de su utilizacin. Se consumen lentamente por su uso, a travs del transcurso del tiempo y su recuperacin se consigue mediante la depreciacin o amortizacin. Administracin.Es el uso adecuado a todos los recursos para de esta

manera lograr los objetivos que nos hemos propuesto. Agotables.- Son aquellos activos que agotan al ser extrados o removidos de la tierra, tales como los yacimientos de minerales (oro, plata, cobre), petrleo, bosques, etc. Ahorro.- Cantidad de renta no gastada en consumo. Ajustes.- Se elaboran al trmino de un perodo contable o ejercicio econmico. Los ajustes contables son estrictamente necesarios para que las cuentas que han intervenido en la Contabilidad de la Organizacin demuestren su saldo real o verdadero y faciliten la presentacin de los Estados Financieros. Anlisis Financiero.- Proceso de estudio de los estados financieros de la empresa, Balance General y Estado de Prdidas y Ganancias, con el propsito de identificar las debilidades y/o fortalezas de carcter financiero de la empresa principalmente: Nivel de endeudamiento Posicin de capital de trabajo Flujo de Caja

181

Rentabilidad sobre el capital propio El resultado del anlisis financiero permitir obtener una primera conclusin sobre la capacidad econmica del solicitante para cumplir con el pago de sus obligaciones. Asiento.- Consiste en registrar cada transaccin en cuantas deudoras que reciben valores en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el

principio de la partida doble No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. Balance de Resultados.Conocido tambin como Balance de Prdidas y

Ganancias, Estado de Resultados o Estado de gneos y Gastos. Balance General.- Informe contable que refleja la situacin patrimonial de la empresa en un da concreto. Se denomina balance porque en el sistema de contabilidad de doble entrada, el activo es siempre igual a la suma del pasivo (exigibles) ms el patrimonio (fondos propios). Bienes Inmuebles.- Son aquellos que no se pueden mover o trasladarse de un lugar a otro (terrenos). Bienes Muebles.- Son aquellos bienes tangibles que pueden transportarse de un lugar a otro (muebles, equipos, etc.). Capacitacin.- Proceso mediante el cual se busca brindar nuevas destrezas, habilidades y conocimientos y/o fortalecer las existentes. Puede abarcar las reas administrativas, tecnolgicas, produccin, mercadeo y ventas, manejo financiero, vinculado con el desarrollo de la empresa. Capacidad Empresarial.- Conjunto de conocimientos, habilidades y destrezas que presenta un pequeo empresario para un adecuado manejo de su negocio, en las diferentes reas de gestin: Administracin

182

Tecnologa Financiera.

Capacidad de Endeudamiento.- Capacidad de la empresa o del empresario para generar recursos y enfrentar la cobertura de una deuda ante un ente financiero externo, sin que ello conlleve poner en riesgo el normal funcionamiento de la institucin. Comercio.- Actividad propio de intercambio, ventas, compras o permutas entre personas naturales y/o jurdicas. Comprobantes.- Son todos los documentos que la organizacin maneja internamente para respaldar la entrada y salida de dinero, los cuales son respaldos para la contabilidad. Contabilidad.Es saber recoger, clasificar, registrar e interpretar las

actividades de trabajo, para de esta manera saber y conocer que la actividad, proyecto que esta en marcha se esta ejecutando de la correcta manera. Costos.Es la suma de todos los gastos o desembolsos (transporte,

alimentacin, compra de productos agrcolas, plantas, sueldos, honorarios etc.) que debe realizarse para cumplir con toda las actividades del proyecto (s) de la Organizacin. Cuentas.- Saber clasificar con claridad ingresos y gastos que tenemos dentro de las actividades que realiza la organizacin y de acuerdo al proyecto a desarrollar. Cuentas de Balance.- Registr de todas las transacciones y de la fecha de cada una de ellas, que afectan a una fase particular de una empresa. Son aquellas que mantienen la ecuacin contable con el principio del a partida doble:

183

ACTIVO CIRCULANTE O CORRIENTE Disponible Exigible Realizable

ACTIVO FIJO Tangible Intangible

DIFERIDO Y OTROS PASIVOS CIRCULANTE O CORRIENTE PASIVO DE LARGO PLAZO PATRIMONIO CAPITAL RESERVAS UTILIDAD / DEFICIT. Chulquero.- Es la persona que facilita prstamos o crditos en dinero a cierto tiempo y aprovecha cobrando inters o porcentaje muy alto y exagerado. Depreciables.son aquellos que pierden su valor por el uso o por

obsolescencia tales como equipos, muebles, etc. Todos estos activos tienen una vida til limitada.

184

Depreciacin.- Es el desgaste que sufren los activos fijos debido al uso. La depreciacin es un gasto que incurre la empresa y a pesar de que no ocasiona una salida de dinero, el empresario debe hacer una reserva con el fin de reponer estos activos cuando se a necesario.

Empresa.- Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades d produccin, comercializacin y prestacin de bienes y servicios a la colectividad. Factura.- Es el documento que el vendedor entrega al comprador con el detalle de los bienes o servicios adquiridos, en la misma debe estar detallada la cantidad, producto, precio unitario y total, IVA. Adicionalmente debemos

percatarnos que el documento que nos entreguen cumpla con todos los requisitos que la ley nos exige. FENOCIN.- Federacin Nacional de Organizaciones Campesinas, Indgenas y Negras. Financiamiento.Se entiende el dinero que necesita la organizacin para

llevar a cabo las actividades. Fuente de financiamiento.- Es el origen de donde viene el dinero para realizar uno o varios proyectos, existe varias formas de obtener financiamiento entre alguna de ellas esta el presentar proyectos a organizaciones internacionales y nacionales las cuales evalan el proyecto y lo aprueban si fuere el caso. Gastos o Egresos.- Son todas las salidas de dinero que realiza la Organizacin. Inflacin.- Es el incremento en el nivel de precios de los bienes, insumos y servicios de una economa nacional que da lugar a una disminucin del poder adquisitivo del dinero.

185

Ingresos.- Son todas las entradas de dinero que recibe la Organizacin por sus actividades productivas o para desarrollar uno o varios proyectos. Insumos.- Bienes o servicios necesarios para la fabricacin de un producto o la prestacin de un servicio. Inversin.- Adquisicin de bienes o medios de produccin para conseguir una renta. Letra de cambio.- Es una orden de pago que da l acreedor a su deudor para que pague en determinado tiempo y lugar, el valor que se indica en el documento. Maquinaria y equipo.- Bienes que permiten la produccin de un bien final o la prestacin de un servicio, mediante la aplicacin de un proceso sistemtico de produccin. Materia Prima, Materiales.- Insumos utilizados para la produccin de un bien o prestacin de un servicio. Los procesos productivos alteran su estructura original. Mediana Empresa.- Empresa de produccin de un bien o servicio, con mayor nivel tecnolgico y estructural laboral. Los parmetros que califican la condicin de mediana empresa son variables. Mercado Financiero.- Mercados monetarios y de capital de una economa. Los mercados monetarios compran y venden instrumentos de crdito a corto plazo, los mercados de capitales compran y venden instrumentos de crdito a largo plazo.

186

Microempresa.- Unidad elemental de produccin de un bien o servicio por lo general de carcter individual o familiar, con un nmero de trabajadores no mayor a 10. NEC.- Normas Ecuatorianas de Contabilidad. No depreciables.- Son aquellos que no sufren desgaste fsico o prdida de valor, al contrario este valor aumenta con el transcurso del tiempo, tal es el caso del terreno que gana plusvala y tiene una vida til ilimitada. ONGs.- Organizaciones no gubernamentales. Pagar.- Es una promesa escrita de pagar cierta cantidad de dinero a una persona determinada en el documento, o a su orden, o al tenedor del documento, en una fecha determinada. Pasivo.- Todas aquellas obligaciones de corto, mediano y largo plazo que la organizacin mantiene con terceros, pagaderos en dinero, bienes y/o servicios. Persona Natural.- Es todo individuo hombre o mujer de cualquier edad y condicin econmica. Personal.- Concepto que engloba los recursos humanos de la organizacin, as como la relacin laboral con los mismos. Recibo.- Es la constancia escrita por medio de la cual la persona que firma, declara haber recibido de otra persona: dinero en efectivo o cheques, documentos, bienes muebles o inmuebles, etc. RUC.- Registro nico de contribuyentes Sector Campesino.Sector primario de la economa, generador de los

insumos y recursos necesarios para la produccin. Sector Productivo.- Sector secundario transformador de la materia prima en productos y/o servicios terminados listos para el consumo. Todos y cada una de las personas que contribuyen con su trabajo a la economa nacional.

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Servicios.- Todas aquellas actividades que satisfacen una necesidad de manera intrnseca como ejemplo la energa elctrica, agua potable, telfono, servicios de mantenimiento, etc. Semovientes.- Son aquellos que se pueden transportarse de un lado a otro, movindose por si mismos (ganado). SRI.- Servicio de Rentas Internas. UNOCC.- Unin de Organizaciones Campesinas e Indgenas de Cayambe. Utilidad.- Resultado final de un perodo contable determinado y que refleja que los ingresos han sido mayores que los costos y gastos incurridos. Vale de Caja.- Es una constancia escrita que certifica el compromiso que la persona adquiere consigo mismo por recibir en prstamo cierta suma de dinero la misma que deber ser pagada posteriormente.

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BIBLIOGRAFIA
ARIAS Barriga Gonzalo, Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC, 1era Edicin 2004, Diseo Grafico EDIMPRESO, Tomo 1 y 2. BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General. Editorial Nuevodia, 6ta. Edicin, Quito-Ecuador. CAAP Centro Andino de Accin Popular, SINAB, para Organizaciones Campesinas. CODENPE Consejo de Desarrollo de las Nacionalidades y Pueblos del Ecuador y Presidencia de la Republica del Ecuador, Acuerdo entre el Gobierno Nacional y las Organizaciones Indgenas, Campesinas y Sociales del Ecuador. COLEGIO DE CONTADORES PUBLICOS DE PICHINCHA, Contablenet va Internet, Colegio de Contadores Pblicos de Pichincha, QuitoEcuador. CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, Cdigo de Trabajo, Talleres de la Corporacin de Estudios y Publicaciones, Quito-Ecuador. CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, Ley Rgimen Tributario Interno, Talleres de Corporacin de Estudios y Publicaciones, Quito-Ecuador. EDITORIAL LUMARSO, Contabilidad Ciclo Bsico, Editores: Econ. Mendoza Marcela y Econ. Borja Jacinto. EDLE Ediciones Legales del Ecuador, Ley de Contadores, Ediciones Legales, Quito-Ecuador. EDLE Ediciones Legales, Servicio de Informacin Emergente SIE, Contabilidad Bsica

Ediciones Legales, Quito-Ecuador. EDLE Ediciones Legales, Ediciones, Manual Legal para el Contador, Ediciones Legales, Quito-Ecuador. EL ASESOR CONTABLE Expertos en Tributacin, Boletines Tributarios va Internet, El Asesor Contable Cia. Ltda., Quito-Ecuador.

189

FEDETA (Fundacin Ecuatoriana de Tecnologa Apropiada), Cartillas Tcnicas (Modulo Contabilidad), Edicin Mena Soledad, Villanova Sandra y el Centro de Investigacin de los Movimientos Sociales del Ecuador CEDIME, Quito-Ecuador.

FENOCIN

Confederacin Indgenas y

de

Nacionalidades del

de

Organizaciones Administracin

Campesinas,

Negras

Ecuador,

Contabilidad Ahorro Crdito, ICCO Organizacin Inter-Eclesisticas para Cooperacin al Desarrollo Holanda, AGROTIERRA Holanda, PRODEPINE, Quito-Ecuador. FONDO PAR EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDIGENAS DE AMERICA LATINA Y EL CARIBE, CONACAMI Coordinadora Nacional de Comunidades del Per, Convenio N 169 Sobre los Pueblos Indgenas y Tribales en Pases Independientes (KICHWA Ecuador), DINEIB, La PazBolivia. LOZADA Franklin, Manual de Crdito Empresarial - Gua para Cooperativas de Ahorro y Crdito, CONSULCOOP, SWISSCONTAC, Quito-Ecuador. OCEANO Grupo Editorial, Enciclopedia del Management, Bittel Lester y Ramsey Jackson, Editorial Ocano Grupo Editorial, Barcelona Espaa. ZAPATA Snchez Pedro, Contabilidad General, Editora Surez Martha Edna, Bogota-Colombia.

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ANEXOS

Anexo 1 - 4.6 Propuesta de Plan de cuentas

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