REVISION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La auditora moderna se basa en pruebas o muestras. Para que un auditor pueda confiar en estas pruebas deben existir evidencias de que la muestra fue lo suficientemente grande, se seleccion apropiadamente y era representativa de las partidas similares que ocurrieron durante el periodo contable y que se reflejan en los estados financieros. REDUCCION DE RIESGOS.- El primer riesgo es aquel en que se haya incurrido en errores o irregularidades importantes en el proceso de registro de operaciones y preparacin de los estados financieros. Los auditores se apoyan sobre el control interno contable para reducir este riesgo. El segundo riesgo es que los errores importantes que hayan ocurrido se reflejen en los estados financieros y no hayan sido detectados. Para reducir este riesgo los auditores realizan pruebas sustantivas. Existen dos tipos generales de pruebas sustantivas, como se indica en el SAS N 1: Pruebas de los detalles de las operaciones y saldos, son tcnicas que representan la seleccin de transacciones de muestra en los registros contables para ser examinadas por completo. Procedimientos analticos de revisin, es el estudio de razones, tendencias y relaciones importantes, y la investigacin de fluctuaciones y variaciones fuera de lo normal y partidas dudosas.

PROPOSITOS DE LA REVISION.- En situaciones donde el control interno contable sea efectivo se debe considerar que las transacciones son apropiadas y que los estados financieros han sido presentados correctamente. Por consiguiente, en esas situaciones el auditor debe estar en posibilidad de confiar en el alto grado del sistema de control interno contable y tendr que realizar meno pruebas sustantivas. Existe una relacin inversa entre la efectividad del control interno contable y la extensin de las pruebas sustantivas. En caso de que el auditor decida no confiar en el sistema de control interno contable ser necesario realizar mayores pruebas sustantivas. ORGANIZACIN DE LA REVISION DEL AUDITOR.- El auditor puede organizar la revisin de un sistema de control interno contable sobre la base de ciclos, unidades operativas o clasificaciones de los estados financieros, siendo la meta prioritaria de investigacin del auditor, llegar a comprender el flujo de informacin y de datos a travs del sistema. Se debe contemplar la interrelacin de varios controles y funciones, pues afectan el funcionamiento exacto de la totalidad del sistema contable y la correccin de la informacin financiera producida. Ciclos, se separa un sistema de control interno por ciclos para identificar dentro de cada ciclo, transacciones o reas que estn relacionadas estrechamente. Unidades operativas, las divisiones operativas constituyen los segmentos que decida utilizar el auditor como base de la revisin del control interno y otros procedimientos de la revisin d auditoria. Algunos negocios estn claramente

divididos en unidades de produccin, almacenamiento, ventas, administracin, etc. Aunque cada unidad es diferente, existe informacin y flujos contables que son comunes. Si el auditor selecciona las unidades operativas alrededor de la cuales organizara la auditoria, debe prestar adecua atencin a los aspectos de relaciones de las propias unidades as como los flujos de informacin dentro y entre las unidades operativas. Clasificaciones de los estados financieros, En ocasiones los estados financieros, o incluso el balance de comprobacin, pueden formar la base alrededor de la cual el auditor organiza una revisin para reconocer la interrelacin de todas las cuentas.

Etapas de la revisin.- El auditor rene informacin sobre el diseo del sistema del control interno contable del cliente as como informacin sobre la manera como funciona en realidad. La manera como opera un sistema puede o no ser igual a su diseo. La revisin del auditor debe consistir en las siguientes etapas: Revisin preliminar del ambiente, comprende: - Ambiente del control del cliente - Flujo de las operaciones - Naturaleza del negocio - Tipos de operaciones - Procedimientos para autorizacin - Ejecucin, registro y procesamiento de operaciones. Evaluacin preliminar del ambiente, sobre la base del conocimiento del ambiente de control y del flujo de operaciones el auditor debe decidir ya sea: - No confiar en el sistema de control para determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de las pruebas sustantivas, o - Realizar investigaciones adicionales para determinar si se puede confiar en el sistema de control para determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de las pruebas sustantivas. Revisin del diseo del sistema, si la evaluacin preliminar del ambiente de l control demuestra que se puede confiar en el control interno, si est diseado y funcionando con propiedad, el auditor debe seguir adelante con la revisin. El objetivo del auditor es determinar si los procedimientos del control contable estn adecuadamente diseados, en lo individual o en su conjunto, para dar seguridad razonable de que evitarn o detectaran los errores y las irregularidades. Evaluacin del diseo del sistema, para determinar si el sistema en realidad funciona como fue diseado el auditor desarrollara prueba de cumplimiento si estable que el sistema de control no es confiable por no haber sido diseado convenientemente no es necesario realizar pruebas de cumplimiento. En tanto que las pruebas sustantivas se basan en la ausencia del sistema de control, no es pertinente para el auditor que el sistema funcione como fue diseado. En el SAS N 1 se describe un enfoque lgico para ser utilizado por el auditor al evaluar el sistema.

Prueba de cumplimiento de las operaciones, el propsito de estas pruebas es proporcionar al auditor la seguridad razonable de que el cliente aplica los procedimientos de control contable segn lo indica el diseo del sistema. El auditor no solo est interesado en que hayan cumplido los procedimientos de control sino tambin en que el personal asignado lo haya desarrollado con propiedad. Evaluacin del funcionamiento del Sistema, para llegar a la conclusin de que los controles son satisfactorios en un rea en particular el auditor tiene que evaluar la revisin del sistema y las pruebas de cumplimiento para determinar que no muestra alguna condicin considerada como una debilidad importante. En las SAS N 1 define a una debilidad importante como una condicin en la cual los procedimientos especficos de control o el grado de cumplimiento no reducen a un nivel relativamente bajo el riesgo de ocurran errores o irregularidades importantes sin que sean detectadas a tiempo por los empleados, siguiendo procedimientos establecidos con el grado de cumplimiento sealado como usual.

Alcance de las pruebas sustantivas. Trabajo del auditor interno, cuando el auditor interno revisa y evala los controles internos contables haciendo pruebas de las transacciones y saldos, el sistema contable de la entidad adquiere una mayor seguridad de exactitud, mas all de la produce mediante la verificacin habitual de exactitud que lleva a cabo el personal de operaciones. El trabajo del auditor interno reduce la cantidad de pruebas sustantivas y procedimientos de auditoria por parte del auditor independiente. Sin embargo es evidente que el trabajo de los auditores internos no ms que un complemento a los procedimientos de auditoria utilizados por el auditor independiente y en definitiva no un sustituto. Riesgo final, es el producto del riesgo de que los controles internos fracasen en detectar errores importantes y el riesgo de que las pruebas sustantivas fracasen en detectar errores importantes. El SAS N 39 establece una serie de frmulas que ayudan a los auditores a determinar el grado de riesgo que debe asignarse a los factores separados el riesgo final.

DOCUMENTACION DE LA REVISION.- La documentacin en los papeles de trabajo toman varias formas como son respuestas a cuestionarios sobre control interno, diagramas de flujo forma descriptiva. Estos documentos ayudan al auditor a conocer el sistema de control como fue diseado y como funciona. Tambin contribuyen a la planeacin y supervisin apropiada de muchas fases de la revisin. Diagramas de flujos, Por lo general el auditor prepara un diagrama de flujos del sistema el cual debe incluir el flujo de la informacin, divisin del trabajo, registros producidos y mantenidos. Cuando el cliente tiene diagramas de flujos para documenta el sistema propio de la entidad el auditor puede utilizarlos junto con otra informacin como base los diagramas preparados para los papeles de trabajo del auditor.

Para prepara los diagramas de flujo del sistema de control interno se debe llevar a cabo encuestas Los diagramas de flujo permiten al auditor ver mucha facilidad el funcionamiento global del sistema, identificar las reas donde es necesario llevar a cabo una cantidad mayor o menor de procedimientos de auditoria, realizar valiosas recomendaciones al cliente. Los auditores actuales dominan las tcnicas de elaboracin de diagramas de flujos y este conocimiento es fundamental para desarrollar la profesin de auditoria. Cuestionarios, tradicionalmente los auditores han utilizado un cuestionario de control interno como mtodo inicial de obtener informacin acerca del diseo del sistema de control interno contable de un cliente. El cuestionario se puede disear de modo que una respuesta negativa indique una debilidad del sistema de control interno contable, los cuestionarios tienen la ventaja de que abarcan de manera completa las situaciones usuales por lo que son generalmente extensos y amplios en su cobertura. Una crtica comn el mtodo de cuestionario es que esta forma de responder si y no ocasiona que se traten superficial y rutinariamente. No obstante cuando se usa junto con los diagramas de flujos y notas descriptivas logra la naturaleza amplia de la revisin y a que el auditor comprenda el funcionamiento completo del sistema de control.

CARTAS E INFORMES SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE Cartas de comentarios constructivos.- Es la comunicacin dirigida a la administracin como un subproducto valioso de un trabajo de auditoria cuya sugerencias pueden ser para mejorar la eficiencia de las operaciones del cliente, sin estar relacionada especficamente con los estados financieros. Esta comunicacin sirve para proteger a los auditores cuando hacen recomendaciones para mejorar el sistema de control contable. Tambin disminuyen su responsabilidad. Si llegara a ocurrir una anomala en un rea donde los antes los auditores hubieran hecho recomendaciones para mejorar los controles contable, podrn alegar negligencia contribuyente por parte del cliente como argumento de su defensa se fueran demandados por negligencia, si el cliente no hubiera puesto en prctica la mejora recomendada. Comunicacin de las debilidades importantes.- El SAS N 20 demanda a los auditores que informen a la alta direccin y el consejo de administracin de la entidad o su comit de auditora de todas las debilidades importantes en los controles internos contables que hayan descubierto durante la realizacin de su trabajo. Aunque esta comunicacin se realice verbalmente haciendo las anotaciones correspondientes en los papeles de trabajo en realidad es preferible un informe por escrito. Informes del control interno.- Es posible que al auditor se le solicite que informe sobre un sistema de control interno contable con base en el estudio y la evaluacin del sistema hecho como parte de una auditoria de los estados financieros. El auditor puede redactar este informe si describe en el la naturaleza limitada del estudio y evaluacin, y tambin se abstiene de opinar sobre el sistema de control contable tomado en su conjunto. El informe debe sealar que fue preparado para uso exclusivo de la administracin, una agencia

reguladora especfica u otra parte interesada especialmente. La forma recomendada para este informe se ilustra en el SAS N 30. ELEMENTOS DE PRESENTACION DE SISTEMAS MEDIANTE DIAGRAMAS DE FLUJOS.- Del mismo modo que se puede expresar una idea de diversas maneras, un sistema contable se puede representar en un diagrama de flujos en distintas disposiciones aunque por lo general los diagramas de flujo reflejan el mtodo individual de expresin de quien lo prepara, poco smbolos y reglas convencionales generales de amplia utilizacin. Una regla fundamental en la elaboracin de diagramas de flujos es que cada entrada tiene que producir una salida. Toda informacin, datos o documentos introducidos a un sistema se procesan de algn modo y siempre producen algn tipo de salida. El diagrama de flujos presente grficamente este proceso. Un mtodo efectivo para preparar el diagrama de flujos de un sistema contable es que el auditor dibuje a mano los smbolos bsicos que representen los documentos y las operaciones segn va comprendiendo el sistema.